manuale preparare webinar

Alessandro Garro

COME PREPARARE E CONDURRE UN WEBINAR EFFICACE

Presentazioni a basso costo e alta efficacia via internet utilizzando il webinar

www.formazionecommerciale.it

PRESENTAZIONI A BASSO COSTO E ALTA EFFICACIA VIA INTERNET UTILIZZANDO IL WEBINAR

Come preparare e condurre un Webinar efficace

1. Come funziona un Webinar pag. 1 Caratteristiche e utilizzo In cosa le saremo utili

2. Organizzare largomento pag. 3 Obiettivi chiari Scaletta degli argomenti Valutazione dei partecipanti Calcolo del tempo In cosa le saremo utili

3. Preparare il testo pag. 7 Inizio impattante Discorso strutturato Argomenti interessanti Titolo efficace Preparazione veloce In cosa le saremo utili

4. Scrivere le slides pag. 11 Utilizzo delle slides Numero di slides da usare Realizzazione delle slides Cura della grafica In cosa le saremo utili

5. Mettere a punto la presentazione pag. 15 Prova generale In cosa le saremo utili

6. Condurre il webinar pag. 17 Preparare la postazione Relatore in video Utilizzo della voce Rispondere alle domande In cosa le saremo utili

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1. COME FUNZIONA UN WEBINAR

Caratteristiche e utilizzo

Webinar labbreviazione di Web seminar, seminario tenuto via Web. Un seminario una riunione in cui uno o pi relatori presentano un argomento, di solito con il supporto di slides, mentre i partecipanti ascoltano e alla fine fanno domande per chiarirsi i dubbi rimasti. Un seminario pu essere un corso di formazione, la presentazione di un nuovo prodotto ai clienti (o potenziali), lillustrazione dellofferta commerciale alla Forza Vendita, ecc. Un seminario tenuto con i partecipanti fisicamente presenti in una sala ha dei costi considerevoli di logistica e impegno delle persone: costi di viaggio, albergo, sala, e soprattutto perdita di tempo per i partecipanti, che pu essere notevole se questi vengono da lontano. Purtroppo sostituire il seminario in presenza con incontri a distanza sempre stato problematico: la videoconferenza per garantire qualit di immagine richiede alti costi e linee dedicate, lo screen sharing costa poco ma fornisce prestazioni troppo limitate per poter essere aziendalmente utilizzabile in una presentazione di fronte ad un pubblico. A partire dal 2007 sono state realizzate piattaforme Web che operano con una nuova tecnologia, in grado di consentire di tenere seminari via Internet con un costo contenuto e le stesse caratteristiche di immediatezza espositiva e dialogo libero di una riunione di persona, ma senza costringere relatori e partecipanti a muoversi dalla loro sede, basta siano davanti ad un computer, un tablet, o anche un cellulare. Si tratta appunto dei Webinar, che negli Stati Uniti si sono affermati con una rapidit straordinaria diventando in pochi anni uno dei principali veicoli di comunicazione aziendale, e che lo diventeranno probabilmente anche in Italia. Imparare a gestire tecnicamente un Webinar richiede considerevole tempo e impegno, ma di solito per questo compito si ricorre ad un coordinatore professionale. La cosa interessante che dal punto di vista del relatore che fa la sua presentazione condurre un Webinar richiede lo stesso impegno di una riunione tradizionale, mantenendo il grande risparmio sui costi.


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In cosa le saremo utili

In teoria chiunque pu organizzarsi da solo un Webinar, ci sono molte piattaforme di cui ci si pu servire a costo contenuto, e alcune anche gratuite.

Tenga conto per che gestire un Webinar non come condurre una riunione in presenza. Se si vogliono ottenere buoni risultati utile che i relatori possiedano un minimo di competenza sulla preparazione e conduzione di una presentazione audio/video a distanza.

Soprattutto necessario che il coordinatore abbia adeguata esperienza nella gestione tecnica della piattaforma: tutta la regia della presentazione nelle sue mani, e una volta che il Webinar avviato e si in diretta, occorre che sia in grado di gestire un pannello di controllo abbastanza complesso senza bisogno di pensarci.

Gestire un Webinar non dunque cos facile come potrebbe sembrare, e un aiuto professionale completo, ma a costo contenuto, rappresenta per lei un grande risparmio di tempo e lavoro e una polizza di assicurazione sul successo del suo seminario.

Per lassistenza al suo Webinar avr a disposizione: Alessandro Garro (www.formazionecommerciale.it)

Ho pi di 20 anni di esperienza nella conduzione di seminari sia in aula che adistanza. Prima la assister nella preparazione del suo intervento, poi gestir ilWebinar come coordinatore guidandolo anche con interventi in voce perassicurarne lo svolgimento fluido ed efficace. Lei dovr solo esporre la suapresentazione e rispondere alle domande dei partecipanti, a tutto il resto penserio, dandole tutte le istruzioni che le possono servire e supportandola se avrqualche problema.

Fiorenzo Sorcinelli (www.sestantemultimedia.it)Anche lui con esperienza ventennale di gestione informatica e software per laformazione a distanza. La seguir dal punto di vista tecnico, prima perverificare ladeguatezza delle apparecchiature che lei pensa di utilizzare, poi perrisolvere al volo eventuali problemi suoi o dei partecipanti durante lo svolgimentodel Webinar.

Grazie alla versatilit della piattaforma che utilizzeremo non ci sar bisogno di spostarci fisicamente per venire nella sua sede, risparmiando ulteriormente sui costi: io operer dal mio ufficio di Bologna, il dott. Sorcinelli dal suo a Fano.


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2. ORGANIZZARE LARGOMENTO

Obiettivi chiari

La prima cosa da fare indicare per i scritto gli obiettivi che lei vuole raggiungere con il Webinar. Gli obiettivi esplicitano ci che si intende ottenere con la presentazione e assolvono a tre funzioni importanti:

Aiutano ad avere sempre presente ci che si vuole ottenere, evitando didisperdersi e rischiare di sprecare il poco tempo disponibile

Permettono di suddividere un messaggio complicato in blocchi meglio gestibili,ciascuno funzionale ad un sub-obiettivo

Sono un parametro per misurare il successo della presentazione; alla fine la cosapi importante da verificare : gli obiettivi sono stati raggiunti?

Di solito in una presentazione c'e' un obiettivo primario (da raggiungere assolutamente) e un certo numero di obiettivi secondari, spesso funzionali al conseguimento dell'obiettivo primario. Metterli per iscritto la aiuta a chiarirsi le idee e ad essere certo che poi, nello stendere il testo della presentazione, gli obiettivi siano sempre presenti allattenzione.

Scaletta degli argomenti

Uno dei problemi da gestire per chi ha poca esperienza di presentazioni professionali consiste nel fatto che se si ha una conoscenza approfondita di un certo argomento talvolta si fa fatica ad esporlo in modo sintetico. quasi automatica la tendenza a voler dire tutto, a non tralasciare alcun dettaglio, a sviluppare tutte le argomentazioni in modo analitico e preciso. Tutto sembra importante, con lidea (purtroppo errata) che pi si dice, meglio ; la difficolt non decidere cosa dire, ma cosa non dire.

Cercare in una presentazione di dire tutto sullargomento come cercare di cucinare un piatto usando tutto quanto c nel frigo. Se il relatore molto competente (cio il frigo pieno) verr fuori un piatto assai indigesto. Si tratta invece di scegliere una ricetta (lobiettivo della presentazione) e tirare fuori dal frigo solo i componenti utili per realizzarla (la scaletta degli argomenti).

Una volta stabilito cosa dire e cosa non dire, occorre riuscire a dire esattamente quanto deciso senza trascurare dei punti e senza farsi trascinare dal discorso. La soluzione adottata dai professionisti per le relazioni da registrare in video scrivere un testo da leggere ad alta voce, proiettato su un gobbo, che semplicemente un monitor posto davanti al relatore in cui un assistente fa scorrere il testo da leggere.

Non necessario per un dilettante scrivere un testo da leggere sul gobbo (anche se per una presentazione importante consigliabile), ma assolutamente necessario preparare una serie di punti (una scaletta di argomenti) da seguire in sequenza,


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con di fianco ad ogni argomento lora in cui va affrontato, per evitare il rischio di andare lunghi nella presentazione e correre alla fine, o non lasciare abbastanza tempo per le domande.

Le parti componenti di una scaletta si ritrovano in una vecchia massima dei conferenzieri, sperimentata allinfinito e di sicura validit:

1. Anticipa cosa hai intenzione di dire (introduzione)2. Dillo (punti successivi del testo)3. Riassumi quello che hai detto (conclusione)

L'introduzione dovrebbe : Attirare l'attenzione dell'audience e focalizzarla sulla presentazione Anticipare il contenuto e la struttura degli argomenti, in modo che i partecipanti

si costruiscano uno schema mentale in cui incasellare ordinatamente quantovia via appreso

Essere breve e sul punto: se i partecipanti si annoiano fin dalla presentazione, ilsuccesso del Webinar diventa dubbio.

Il testo dovrebbe: Collegare i punti trattati in sequenza in modo che il pubblico ne colga la logica e

le correlazioni Dedicare ad ogni argomento il tempo funzionale al raggiungimento

dellobiettivo, non il tempo necessario ad una esposizione completa Se la presentazione lunga, ripresentare ogni tanto la scaletta spiegando a che

punto ci si trova in modo da aiutare i partecipanti a seguire il discorso.

La conclusione dovrebbe: Offrire una sintesi della presentazione concisa, efficace e di impatto Riprendere quanto detto con un riassunto che colleghi i vari punti in un insieme

coerente che viene pi facilmente ricordato Offrire ai partecipanti la possibilit di contattare lei e gli altri eventuali relatori in

seguito. Alla fine del Webinar previsto uno spazio per le domande che iogestir come coordinatore cercando di stimolarle, ma non tutti riescono percarattere a esprimere subito le proprie opinioni e richieste, tendono a farsi vivisolo dopo un momento di riflessione.

Valutazione dei partecipanti

Una presentazione tanto pi efficace quanto pi costruita in funzione dei partecipanti e tenendo conto delle loro caratteristiche ed esigenze. Di norma in una presentazione aziendale i relatori conoscono i partecipanti, almeno in linea di massima, e hanno le informazioni sufficienti per porsi una serie di domande.

Dalle risposte emergeranno linee-guida utili per impostare la presentazione:

Il gruppo omogeneo o richiede un approccio articolato?

Quale conoscenza dellargomento possiedono i partecipanti?


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Quale atteggiamento hanno verso largomento?

Quale la loro capacit di assimilazione?

Quale motivazione hanno per partecipare alla presentazione?

Chi sono i relatori dal punto di vista dei partecipanti?

Calcolo del tempo

Generalmente, una presentazione video non dovrebbe durare pi di 60 minuti, massimo 90 se largomento particolarmente interessante e la presentazione stessa molto coinvolgente, poi si perde lattenzione dei partecipanti. Non a caso, la durata standard di un Webinar unora.

Va ricordato che in una presentazione tradizionale in sala i partecipanti sono prigionieri sulle loro sedie: anche se si annoiano devono subire passivamente e possono al massimo pensare ai fatti loro in modo discreto. Seguendo la presentazione a distanza davanti al video, invece, quando non sono pi interessati i partecipanti possono lavorare ad altro, telefonare, o anche andarsene, senza bisogno di abbandonare formalmente il Webinar.

Se largomento da trattare molto lungo, le consiglio di suddividerlo in una serie di presentazioni separate ciascuna focalizzata su un argomento specifico, che possono essere proposte ai partecipanti anche nella stessa giornata, ma lasciando un intervallo tra un argomento e laltro, come daltronde si fa anche in una presentazione tradizionale in presenza.

In questo caso diventa ancora pi importante la scaletta, che va riproposta allinizio di ogni nuovo argomento per rendere chiaro ai partecipanti a quale punto della trattazione si trovano.

Infine, la scelta di data e ora in cui trasmettere il Webinar, per essere ragionevolmente certi che tutti i partecipanti siano in ufficio o comunque davanti ad un computer. Per la data occorre solo tenere conto dei ponti festivi e, se ci si rivolge ad un pubblico internazionale, delle festivit negli altri Paesi.

Per quanto riguarda lora, sconsigliabile avviare il Webinar subito dopo la pausa di mezzogiorno, quando alcuni partecipanti non sono ancora rientrati in ufficio, e nel tardo pomeriggio quando alcuni sono gi andati a casa. Rischioso tutto il venerd pomeriggio, specie destate. Se il pubblico internazionale, il problema diventa complesso in quanto occorre tenere conto dei diversi fusi orari e trovare un compromesso ragionevole.


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Preliminare a qualsiasi tipo di assistenza naturalmente che lei mi abbia spiegato in sintesi largomento della presentazione, ma questo necessario comunque per mettermi in grado poi di coordinare il Webinar in modo efficace. Se mi sottopone la scaletta dellintervento le potr consigliare eventuali miglioramenti alla sequenza e struttura degli argomenti.

Se invece intende preparare un testo da leggere ad alta voce sul gobbo, le spiegher tutto quello che le serve: che tipo di linguaggio usare (un testo scritto per essere detto diverso da uno scritto per essere solo letto), quale tipo di carattere pi adatto, dove posizionare il gobbo, come impostare lo schermo e lo scorrimento automatico del testo alla velocit che lei desidera, ecc.


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3. PREPARARE IL TESTO

Inizio impattante

Il modo adottato per esordire costituisce una sorta di biglietto da visita che il relatore presenta ai partecipanti, ed fondamentale per catturarne subito lattenzione e stimolarne la volont di seguire con interesse la presentazione fino alla fine. Sarebbe meglio non iniziare presentandosi: vero che la presentazione del relatore indispensabile se i partecipanti non lo conoscono, ma rappresenta di norma uno degli argomenti pi noiosi per i partecipanti, che si sono collegati per sentir parlare dellargomento e non della vita del relatore. Meglio utilizzare il mio ruolo nel Webinar come coordinatore, e affidare a me una sintetica presentazione dei relatori, che poi inizieranno il discorso andando subito al punto in modo impattante. I modi per iniziare sono pressoch infiniti e dipendono dal tipo di relatore, dall'argomento, dal tipo di pubblico e dalla situazione specifica in cui ci si trova, tuttavia alcune modalit per esordire sono ampiamente adottate in quanto semplici e di sperimentata efficacia. Iniziare in questo modo non sar originale, conferenzieri esperti sanno iniziare con un aneddoto, una barzelletta, una provocazione al pubblico, ecc, ma se lei non un relatore esperto le consiglio di lasciare la rischiosa ricerca delloriginalit ai professionisti. I principali modi per avviare la presentazione sono:

Elenco degli argomenti che si tratteranno. l'inizio classico, sempre ben accolto: avere subito conoscenza della scaletta aiuta molto gli ascoltatori ad orientarsi. Nel caso di relazioni lunghe, articolate o complesse la stessa scaletta pu essere utilmente riproposta nel corso della presentazione per mostrare progressivamente a che punto ci si trova e quali argomenti ancora restano da trattare

Elenco delle domande a cui si dar risposta. Si tratta di un modo diverso e pi interessante di presentare lelenco degli argomenti che si tratteranno. Ha il duplice vantaggio di rendere immediatamente comprensibile la logica con cui stato scelto ogni argomento e di focalizzarsi sulle esigenze dei partecipanti, catturandone linteresse.

Esposizione di fatti e cifre. Se i dati che si presentano sono significativi per i partecipanti, questo un approccio particolarmente efficace per dare alla presentazione unimmagine di realismo e concretezza. Dopo, si pu utilmente illustrare anche la scaletta degli argomenti.


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Discorso strutturato

Se il relatore non ha chiara in mente organizzazione e struttura della sua presentazione, quasi certamente nei partecipanti si ingenerer una sgradevole impressione di confusione e scarsa credibilit. Le consiglio di adottare uno schema organizzativo del discorso semplice e facile da presentare e ricordare. Ad esempio:

Passato/presente/futuro Pro e contro del progetto Funzioni del prodotto n. 1, 2, 3 ..

Quando un argomento complesso, per ogni punto si definiscono dei sottopunti. Ad esempio: Per l'aspetto "passato" considereremo:

L'ideazione La realizzazione La messa a punto

Si tratta di fatto della scaletta dellintervento, vista per non dal punto di vista di una mera sequenza di argomenti, ma da quello della logica che lega tra loro i diversi punti e la sequenza in cui vengono trattati. Strutturare la scaletta in questo modo le risolve anche il problema di decidere lordine con cui trattare gli argomenti: avendo chiara la logica alla base della presentazione, lordine giusto le apparir naturale.

Argomenti interessanti

Regola generale per acquisire e mantenere lattenzione: parlare dei partecipanti e non di noi stessi. Cio parlare ad esempio di quali sono i problemi dei clienti che il nostro prodotto risolve pi che delle sue caratteristiche, di quali saranno i vantaggi per la Forza Vendita della nostra nuova offerta commerciale pi che della sua struttura, di quali cose utili gli allievi potranno fare con i contenuti del nostro corso pi che degli argomenti trattati, ecc. Si tratta di un approccio pi difficile di quanto sembri: per esempio ad un tecnico esperto le caratteristiche tecniche del proprio prodotto appaiono estremamente interessanti e tende spesso a parlarne a lungo, mentre agli utilizzatori interessa molto di pi una spiegazione il pi concreta possibile di come tali caratteristiche consentano prestazioni utili e risolvano loro dei problemi. Oltre questa regola fondamentale, per essere interessante ogni componente del discorso dovrebbe essere:

Breve: le persone seguono pi facilmente tanti piccoli messaggi Semplice: quanto pi il discorso facile da seguire tanto pi si capisce


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Per rendersene conto le basta mettere a confronto la comprensibilit di un testo fatto di elenchi puntati, ciascun punto di poche parole, con lo stesso testo sotto forma di una frase di venti righe senza un punto e a capo.

Dato per scontato che il relatore parli di cose che potrebbero interessare i partecipanti (che altrimenti non prenderebbero parte al Webinar), il fatto che questo interesse potenziale diventi coinvolgimento effettivo nasce soprattutto dalla chiarezza con cui il relatore stesso sa esprimersi e trasmettere i concetti.

Alcuni elementi costitutivi di quel concetto elusivo che definiamo chiarezza: Volont da parte del relatore di essere chiaro.

Non ovvio, si tratta di scegliere se lobiettivo della presentazione fare bella figura con la propria competenza tecnica o invece farsi capire da tutti gli interlocutori, anche sacrificando in parte precisione e correttezza dei termini utilizzati

Corrispondenza tra il discorso fatto e l'obiettivo della presentazione.Agli ascoltatori resteranno nella memoria solo pochi dei tanti concetti trasmessi: importante che il relatore abbia chiaro in mente quali vuole che siano, e provveda a ripeterli ed evidenziarli quanto basta

Dare un significato ai numeri.I numeri vanno contestualizzati spiegandone importanza e implicazioni, mai limitandosi a leggerli senza commento, a meno che non si sia sicuri che il loro significato reale immediatamente comprensibile a tutti i partecipanti.

Usare un linguaggio semplice e diretto.Meglio essere diretti utilizzando frasi semplici e brevi, e limitare quanto possibile il gergo di settore, a meno che questo non sia funzionale al creare gruppo con partecipanti che usano lo stesso gergo

fondamentale la volont di essere chiaro: il lessico (la scelta delle parole utilizzate) dipende di solito dal livello culturale di chi parla mentre, per una comunicazione efficace, cio focalizzata sui risultati, dovrebbe dipendere soprattutto dal livello culturale di chi ascolta.

Se si parte dalla premessa che farsi capire da tutti i partecipanti condizione essenziale al successo della presentazione, il lessico dovrebbe essere tarato in modo da essere facilmente comprensibile a quello tra gli ascoltatori con il livello culturale pi basso, dando per scontato che andr bene anche per gli altri. Parlare in modo molto semplice, infatti, non danneggia la comunicazione, mentre usare parole incomprensibili la blocca.

Titolo efficace

Il primo contatto che i partecipanti hanno con il Webinar di solito il titolo. Un buon titolo dovrebbe dare subito l'idea dell'argomento e attirare l'attenzione dei partecipanti alla presentazione. Per essere efficace un titolo dovrebbe:

Essere breve: si tratta appunto di un titolo, non di un sommario

Interessare i partecipanti: pi facile catturare un pubblico predisposto adascoltare con interesse gi dallinizio

Anticipare gli argomenti: il titolo deve essere coerente con il contenuto


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Essere significativo: focalizzarsi su un problema o una situazione da gestire reale, che si riferisce allesperienza dei partecipanti.

Preparazione veloce

Data la cronica mancanza di tempo che affligge i manager aziendali, e sicuramente anche lei, diffusa e reale lesigenza di non dedicare alla preparazione della presentazione pi tempo del necessario. Purtroppo, quando si vuole che il Webinar sia efficace imprescindibile una preparazione adeguatamente accurata; se per risparmiare tempo si finisce col fare una presentazione improvvisata e dilettantesca che non raggiungere gli obiettivi, il risultato finale avere sprecato tutto il tempo e il lavoro. Specie se si conosce bene l'argomento, viene spontaneo costruire subito lintervento in forma definitiva, ma lesperienza ha insegnato che questo metodo spesso lento e inefficace. Si dimentica sempre qualcosa che va aggiunto in seguito, obbligando ad una serie di rifacimenti. pi rapido e pi efficace prendersi un momento di riflessione e scrivere in disordine tutte le idee che emergono sullargomento, e solo quando questa attivit esaurita strutturare la presentazione. Il processo per preparare rapidamente il proprio intervento assicurandosi per che sia valido dunque:

1. Indicare per iscritto gli obiettivi 2. Annotare tutte le idee man mano che vengono 3. Scegliere gli argomenti da trattare eliminando quanto superfluo 4. Preparare una scaletta 5. Ideare un titolo efficace


In qualsiasi momento lei incontri dubbi o difficolt nella preparazione del testo mi pu mandare una e-mail chiedendo consiglio, le risponder in tempo breve. Se poi alla fine mi sottopone il materiale che ha preparato (titolo, inizio, scaletta dettagliata, testi, ecc.) le dar una valutazione di massima della sua efficacia comunicativa in un Webinar e potr consigliarle eventuali miglioramenti


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SCRIVERE LE SLIDES

Utilizzo delle slides

Le slides sono fondamentali in qualsiasi presentazione, ma soprattutto in un Webinar in cui, di fatto, le slides sono lunica cosa che i partecipanti hanno davanti agli occhi. quindi importante uscire dalla logica tradizionale della formazione in presenza, in cui vengono proiettate slides che possono essere anche scadenti, tanto i partecipanti guardano soprattutto il relatore che parla; in un Webinar guardano solo le slides. In una presentazione le slides servono a:

Focalizzare l'attenzione dei partecipanti sui punti chiave del discorso

Rafforzare il messaggio verbale del relatore con un testo scritto

Stimolare l'interesse proponendo graficamente esempi e casi

Illustrare esempi e tabelle evidenziandone i dati fondamentali Le slides dovrebbero:

Contenere poca informazione: l'approfondimento verbale

Aiutare a puntualizzare: rappresentano una scaletta e non un testo

Essere leggibili con un'occhiata: grafica semplice e testo breve Le slides sono un supporto fondamentale, ma il rischio per un relatore inesperto di mettersi in concorrenza con loro. Una regola generale delle presentazioni, confermata allinfinito, che se il relatore si mette in concorrenza con il mezzo (slides, ma anche filmati, demo, ecc), vince sempre il mezzo. Lasciato a se stesso senza controllo il pubblico guarda il filmato, segue la demo, legge da solo le slides, e smette di ascoltare il relatore. Un relatore professionale usa le slides, ma non le legge; tutti i supporti sono semplicemente una occasione per fare un approfondimento verbale che sempre pi afferma la padronanza e la professionalit di chi parla.

Numero di slides da usare

Per quanto concerne il numero di slides da utilizzare nella presentazione, il mio consiglio di non seguire le formule tradizionali tipo una slide ogni 3 minuti di discorso, valide per una presentazione in presenza, ma impraticabili in video. Durante qualsiasi presentazione necessario che ci sia un certo movimento, altrimenti il pubblico si distrae; in presenza il movimento assicurato dalla gestualit del relatore


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stesso che focalizza lattenzione su di s, e in questa situazione si pu tenere una slide per un tempo molto lungo senza danno.

Ma in un Webinar i partecipanti vedono sul video solo le slides, e il movimento dato dalla loro successione. In linea di grande massima si pu indicare il tempo corretto di permanenza di una slide in video tra 15 e 30 secondi.

Con meno di 15 secondi manca ai partecipanti il tempo di metabolizzare il contenuto e i partecipanti smettono di ascoltare il relatore per cercare di leggere le slides, mentre dopo 30 secondi molti partecipanti cominciano a distrarsi. Naturalmente questo si riferisce a slides realizzate correttamente, con poco testo e grafica chiara.

Ad ogni modo, per realizzare un movimento in video non necessario cambiare la slide: basta spostare un puntatore tra i diversi punti di una stessa slide, o fare apparire brevemente limmagine del relatore in una finestra sullo schermo.

Il concetto chiave supporto: le slides devono supportare al meglio il discorso verbale, che la chiave della presentazione. Quindi va bene lasciare la stessa slide anche per un minuto se il relatore approfondisce i vari punti l sintetizzati, come va bene cambiare slide anche ogni cinque secondi se il relatore sta ricapitolando rapidamente cose gi note ai partecipanti.

Realizzazione delle slides

Per realizzare le slides sarebbe meglio evitare lopzione economica di riciclare con il copia/incolla testi gi pronti ma pensati per un altro tipo di documento, ad esempio una relazione o una brochure. Come regola generale, il testo di una slide efficace scritto specificamente pensando allutilizzo come slide.

Conviene evitare lunghi elenchi puntati in cui le persone si perdono: se i punti sono in numero maggiore di tre, meglio evidenziare con il colore, il grassetto o una freccia mobile il punto di cui si sta man mano parlando.

Da evitare anche le tabelle fitte di numeri: sono molto difficili da leggere a video, e chi si sforza di decodificare la tabella smette di ascoltare ci che sta dicendo il relatore. consigliabile evidenziare la cella della tabella che contiene il numero significativo di cui si sta parlando, e ingrandirla in modo che sia ben leggibile.

Si prestano molto allutilizzo in video i grafici di qualsiasi tipo (a barre, a torta, ecc.), con lavvertenza per di scegliere i colori in modo che il grafico sia leggibile anche se stampato in bianco/nero, come capita spesso quando in seguito i grafici sono stampati e distribuiti.

In sintesi, per preparare slides efficaci si dovrebbe:

Organizzare il testo in modo che ogni slide contenga un solo concetto

Ridurre la quantit di testo fino a che sia leggibile con unocchiata

Convertire quanto possibile il testo in schemi grafici

Spaziare le righe e grassettare le parole curando la grafica del testo

Contestualizzare i numeri trasformandoli in grafici, torte, ecc


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Scrivere elenchi puntati invece di frasi lunghe

Inserire dove possibile immagini per alleggerire la presentazione

Cura della grafica

importante curare la grafica e fare attenzione alla disposizione e alla quadratura del testo: slides scritte in modo sciatto trasmettono una impressione di sciatteria a tutta la presentazione. Opportuno usare sempre lo stesso font e lo stesso codice colore utilizzando non pi di tre colori, ad esempio i titoli in rosso, il testo in nero e le evidenziazioni in giallo. Un consiglio di buon senso lasciare la ricerca delloriginalit ai grafici professionisti e concentrarsi su chiarezza e leggibilit. Consigliabile anche scegliere un carattere semplice e pulito, che si legga bene a schermo: alcuni font, ad esempio lusatissimo Times New Roman, sono stati creati per la stampa, non per il video. Font che si prestano molto bene alla slide sono Calibri, Helvetica, Verdana, o anche il ben noto Arial, che ha il vantaggio di essere letto allo stesso modo da qualsiasi sistema operativo. Conviene usare un carattere di dimensione abbastanza grande da essere letto facilmente anche da chi segue il Webinar su uno schermo piccolo, tipo quello di uno smartphone. Infine, preferibile evitare sfondi con grafica a molti colori o con immagini che rendono difficile la lettura: la slide un supporto per leggere il testo, non un quadro! Inoltre, occorre tenere conto che le slides potrebbero poi essere stampate con una stampante in bianco/nero: gli sfondi colorati diventerebbero neri e i caratteri di tinta tenue illeggibili. Quindi consigliabile usare per lo sfondo il bianco o un colore tenue che in stampa bianco/nero diventi alla peggio grigio chiaro, e per il testo colori che stampati in bianco/nero restino scuri e ben leggibili.


Come per la preparazione dei testi, in qualsiasi momento lei incontri dubbi o difficolt nella scrittura delle slides mi mandi una e-mail chiedendo consiglio. Se le serve posso mettere a punto la grafica del modello di slide che lei intende usare per migliorarne la leggibilit a schermo, o suggerirle un modello adatto. Visto che le slides rappresentano il principale veicolo di comunicazione ai partecipanti, le consiglio vivamente di mandarmele con un certo anticipo, cos le posso visionare in tempo utile.

Ho bisogno comunque di avere copia delle slides che intende usare (oltre alla scaletta del suo intervento) per poter coordinare efficacemente il Webinar, ma se me le manda prima posso fare una valutazione della loro efficacia nellambito specifico di una presentazione in video, e suggerirle possibili miglioramenti.


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4. METTERE A PUNTO LA PRESENTAZIONE

Prova generale

Specie se si ha poca pratica, sono necessarie alcune Prove del Webinar per decidere quanto tempo si pu dedicare ad ogni punto della presentazione, e segnarsi quando affrontare in sequenza gli argomenti successivi.

Inoltre, facendo un po di pratica in condizioni di sicurezza si poi in grado di affrontare la presentazione live molto pi rilassati, e reagire meglio a eventuali situazioni impreviste.

molto utile coinvolgere alcuni colleghi e far loro ascoltare la prova della presentazione, chiedendo il loro parere sulla base di una griglia di valutazione articolata in una serie di domande:

1. Apertura del discorso: suscita fin dallinizio interesse?2. Struttura della presentazione: ha una struttura logica che si possa facilmente

seguire identificando quali sono i punti principali?

3. Capacit di argomentare: chi parla usa argomenti diversi ma coordinati ecoerenti dando lidea di un discorso organico?

4. Chiarezza dellesposizione: usa termini ed esempi subito chiari per tutti ipartecipanti?

5. Capacit di sintesi: riesce ad esprimere i concetti in poche parole?6. Focalizzazione sullo scopo: la presentazione focalizzata sullobiettivo?7. Capacit di coinvolgere: il relatore usa argomenti ed esempi che interessano

personalmente i partecipanti?

8. Gestione dei tempi: sa tararsi sul tempo disponibile senza accelerare alla fineper riuscire a terminare allora prevista?

9. Uso della voce: varia tono e velocit del parlato per evidenziare punti deldiscorso di diversa importanza?

10. Gestione delle pause: fa brevi pause per lasciare agli ascoltatori il tempo perriflettere e metabolizzare i concetti?

11. Gestione delle slides: riesce a commentare ed espandere i contenuti delleslides senza leggerle?

12. Capacit di convincere: appare a suo agio trasmettendo convinzione edinteresse in quello che dice?

Preparare presentazioni valide questione soprattutto di esperienza, e le prime volte potranno essere necessari aggiustamenti anche profondi della presentazione per portarla al livello di qualit desiderato, ma si tratta di tempo ben investito se lobiettivo un Webinar realmente efficace nel raggiungere gli obiettivi.


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Inoltre, non va dimenticato che i miglioramenti nel gestire il discorso le torneranno utili per tutte le sue presentazioni, anche fuori dal Webinar.


Dopo che lei ha messo a punto argomenti e tempi della sua presentazione, le offriamo la possibilit di condurre una prova del Webinar in condizioni reali, ma senza i partecipanti. Potremo cos verificare tutto, dalladeguatezza della banda disponibile al rispetto effettivo dei tempi, dal fluire coerente del discorso al modo di rispondere alle domande dei partecipanti (simulate da me). Alla fine le consiglieremo le messe a punto opportune per migliorare ancora la sua presentazione e assicurarne il successo.


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5. CONDURRE IL WEBINAR

Preparare la postazione

Ladeguatezza del microfono, delle cuffie e delleventuale webcam la avremo gi verificata insieme, si tratta soprattutto di assicurarsi che lei potr parlare indisturbato durante il webinar.

La cosa fondamentale il silenzio, qualsiasi rumore nellambiente verr captato dal microfono e ascoltato dai partecipanti, rappresentando un elemento di disturbo. Quindi scegliere un ufficio con pochi rumori dallesterno, deviare il telefono, spegnere il cellulare, avvisare i collaboratori e i colleghi, e magari appendere un cartello sulla porta per avvisare che per la durata del Webinar non si pu entrare.

Verifichi di avere pronte sul computer le slides della presentazione e tutti i documenti che potrebbero servirle per rispondere alle domande; i partecipanti vedranno quello che c sul suo schermo, quindi pu direttamente far vedere i documenti che ritiene utili. Se occorre una pausa per cercarli, possiamo togliere temporaneamente dal video il suo monitor.

Se decide di usare una webcam per apparire anche in video, importante che lei sia ben illuminato e abbia dietro uno sfondo che non disturbi, un muro bianco o una tenda chiara a tinta unita vanno benissimo.

Chiuda anche i programmi come Outlook e Skype che possono inserirsi con avvisi acustici o facendo apparire messaggi sul monitor, e tutti i programmi che assorbono risorse al computer salvo quelli necessari per la presentazione.

Infine, tenga pronto un bicchiere dacqua, un colpo di tosse o la gola secca sono una cosa normale durante una presentazione.

Relatore in video

In teoria sarebbe possibile svolgere tutto il Webinar con limmagine del relatore ripresa da una webcam e sempre presente in una finestra nello schermo, ma in pratica non consigliabile, e di norma lo si evita.

Il motivo la banda di trasmissione limitata spesso a disposizione di molti dei partecipanti e a volte anche del relatore stesso. Facilmente accade che molti dei partecipanti vedono un video di cattiva qualit, e alcuni soltanto un singolo fotogramma ogni tanto. Non a caso, quasi tutti i Webinar sono fatti solo di slides senza video, al massimo presentando la fotografia del relatore.


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Va considerato per che vedere in faccia il relatore uno strumento potente per coinvolgere i partecipanti, crea un rapporto molto pi diretto e personale che ascoltarne solo la voce, e sarebbe un peccato rinunciarvi, specie allinizio, quando si stabilisce la relazione tra lei e i partecipanti, poi anche alla fine, al momento di rispondere alle domande: le persone sono pi invogliate a porre domande ad una persona che vedono piuttosto che a una voce e una slide.

Prioritario a tutto verificare ladeguatezza delle apparecchiature e delle linee disponibili: se dopo la valutazione del processore e della banda a disposizione di relatore e partecipanti fatta dal dott. Sorcinelli risulter che la cosa fattibile, potremo decidere di proporre la sua immagine in una finestra nel video o per tutta la durata del Webinar, o soltanto nei momenti in cui opportuno stimolare nei partecipanti attenzione e coinvolgimento.

Utilizzo della voce

Nelle situazioni professionali la convinzione e sicurezza di chi parla, trasmessa soprattutto dal tono di voce utilizzato, contribuisce in modo significativo a determinare ladesione o meno ad una idea o una proposta. Attenzione quindi che suoi eventuali dubbi o incertezze non traspaiano durante la presentazione.

Una componente dellapproccio professionale alle presentazioni, che per si pu imparare facilmente a padroneggiare, gestire correttamente il ritmo del discorso accelerando quando i concetti sono banali o scontati, rallentando quando si richiede ai partecipanti un momento di riflessione per capire, facendo una breve pausa prima di un concetto importante per evidenziarlo.

Inoltre, faccia attenzione quando si trova nella situazione di avere gi illustrato molte volte in precedenza lo stesso concetto. Inconsciamente tutti parliamo in modo sempre pi veloce se ripetiamo discorsi gi fatti molte volte: pensi alla risposta di alcune centraliniste, cos veloce che non si capiscono le parole. Se non tiene la cosa sotto controllo corre il rischio di parlare con una velocit tale da rendere difficile seguire il discorso a chi lo sente per la prima volta.

Un grande aiuto per gestire correttamente il ritmo del discorso le pu venire dalla gestione delle pause. In un discorso la pausa uno strumento potente: fare una breve pausa ogni tanto trasmette sicurezza e controllo, mentre un eloquio rapido e senza pause percepito dagli ascoltatori come indice di nervosismo e insicurezza.

Fare una pausa nel discorso utile soprattutto:

Dopo aver dato uninformazione nuova, per consentire ai partecipanti dimetabolizzarla

Per sottolineare limportanza delle parole che seguono la pausa.

Per rallentare il ritmo del discorso, quando si ha limpressione che diventi troppoveloce

Per raccogliere le idee prima di continuare.

Naturalmente si intendono pause brevi, non momenti di imbarazzante silenzio.


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Rispondere alle domande

Una parte importante del Webinar, che ne aumenta considerevolmente vivacit e interattivit, la risposta alle domande che i partecipanti pongono al relatore. Ogni partecipante pu porre domande per iscritto tramite una sorta di chat line, o chiedere la parola in voce. Tutto gestito dal pannello di controllo del coordinatore, che lunico a vedere le domande scritte e le richieste di interventi in voce, quindi eventuali domande o richieste di intervento sgraditi possono tranquillamente essere ignorati. Il dialogo con i partecipanti si pu organizzare come si crede, ma la norma riservare alle domande a voce uno spazio specifico quando la presentazione finita, mentre d una impressione di maggiore spontaneit se io la interrompo due o tre volte (meglio se in momenti prestabiliti) per leggerle le domande arrivate per iscritto. Avremo preparato insieme in precedenza alcune domande che le legger come fossero pervenute per iscritto, per gestire il caso abbastanza frequente in cui i partecipanti non facciano subito domande e sia necessario scaldare lambiente. Inoltre, le pu essere utile che io le proponga una domanda finta per offrirle la possibilit di trattare un argomento che lei ritiene pi efficace se lo espone come risposta ad una domanda. Per quanto concerne le vere domande dei partecipanti, alcuni consigli per gestirle al meglio:

Prepararsi in anticipo: alcune domande vengono poste spesso e si possono prevedere. Attenzione per a non far capire che la risposta era gi pronta, altrimenti diventa poco convincente

Cercare di capire il vero significato della domanda: talvolta con una domanda linterlocutore vuole in realt contestare quanto detto, affermare un suo concetto, provocare, ecc.

Mostrare sicurezza, mantenendo semplicemente nelle risposte lo stesso stile di discorso usato in tutta la presentazione

In caso si debba riflettere un attimo, ripetere la domanda con altre parole: in questo modo si guadagna tempo per pensare senza perdere padronanza

Non interrompere il partecipante che si dilunga troppo: rischierebbe di mettersi in urto, lasci che ci pensi io come coordinatore a interromperlo

Evitare il rapporto a due: una serie di domande e risposte con lo stesso interlocutore fanno sentire gli altri partecipanti esclusi.

possibile che qualche partecipante, invece di fare una domanda presenti una esplicita obiezione a qualche sua affermazione. Il modo migliore per rispondere alle obiezioni, come ovvio, rispondere direttamente: si/no perch. Anche per le obiezioni, una risposta chiara e diretta di solito la migliore, motivando sempre le proprie affermazioni.


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Ma se lobiezione la mette in difficolt, alcune tecniche ben sperimentate per gestire la situazione:

Generalizzare: vero, ma bisogna vedere l'insieme. Si d soddisfazione allinterlocutore, ma contemporaneamente si riafferma la propria superiore padronanza dellargomento

Banalizzare: questo un caso particolare. Anche qui si d soddisfazione allinterlocutore, togliendo per ogni peso allobiezione

Rinviare: se ne parler poi a fondo in altra sede. Attenzione che si deve davvero dare una risposta in seguito

Ribaltare la domanda: lei cosa farebbe? Si tratta di una tecnica molto efficace con le domande assurde senza possibile risposta, che mirano solo a mettere in difficolt il relatore

Rifiutarsi di rispondere: questo non c'entra con l'argomento della presentazione. Se veramente cos non si fa cattiva figura, anzi. Se un modo per sfuggire ad una obiezione a cui proprio non si sa come rispondere, meglio un taglio netto che un tentativo di risposta incerto e poco convincente.


Prima che lei inizi a parlare il dott. Sorcinelli avr gi verificato che tutto funzioni e io avr gi fatto la presentazione del Webinar e di lei ai partecipanti: Pu iniziare rilassato sapendo che tutto sotto controllo. Le sar sempre a fianco come coordinatore, non solo gestendo dal pannello di controllo tutte le funzioni del Webinar, ma intervenendo in voce per presentare i relatori, leggere le domande dei partecipanti, dialogare direttamente con lei quando le serve un appoggio, stimolare i partecipanti ad intervenire, gestire le situazioni impreviste, ecc.

In qualsiasi momento abbia difficolt nella presentazione pu appoggiarsi a me chiedendomi aiuto tramite una chat line privata allinterno della piattaforma, per esempio se ha bisogno di fare una breve pausa io interverr in voce proponendole alcune domande fatte dai partecipanti, o sintetizzando quanto lei ha appena esposto. Possiamo anche dialogare apertamente tra di noi in voce: uno scambio di battute tra relatore e coordinatore utile per aggiungere vitalit alla presentazione. Se si manifestano problemi tecnici imprevisti il dott. Sorcinelli pronto ad intervenire per telefono e prendere in mano la situazione. Quindi pu essere sereno: tutto organizzato in modo che vada bene, ma se qualcosa dovesse mai andare storto ci siamo sempre noi per intervenire subito.

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