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UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI CAMERINO Facoltà di Scienze Matematiche, Fisiche e Naturali
Corso di Laurea in Informatica
Dipartimento di Matematica e Informatica
PROGETTAZIONE DI UN SISTEMA
A SUPPORTO DELLE ATTIVITA’
DI UN TEAM WORK
Tesi di Laurea sperimentale
Laureando:
Luca Mengoni
Relatore:
Dott.ssa Emanuela Merelli
Correlatore:
Dott.Leonardo Mariani
A.A.2001-2002
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Indice
Introduzione
CAPITOLO 1 - LA GESTIONE DOCUMENTALE 1.1 Concetti base 1.2 L’archiviazione da cartacea a elettronica 1.3 Vantaggi dell’archiviazione elettronica CAPITOLO 2 – PANORAMICA SUI PRODOTTI ESISTENTI 2.1 Criteri di valutazione di un’applicazione per la gestione documentale 2.1.1 Scalabilità e Integrabilità 2.1.2 Considerazioni conclusive per la scelta finale 2.2 Microsoft Sharepoint Portal Server 2001 2.2.1 Gestione dei documenti 2.2.2 Ricerche 2.2.3 Gestione degli utenti 2.2.4 Strumenti di collaborazione 2.3 CVS (Concurrent Version System) 2.3.1 Gestione dei documenti 2.3.2 Ricerche 2.3.3 Gestione degli utenti 2.3.4 Strumenti di collaborazione
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2.4 Lotus Domino.Doc 2.4.1 Gestione dei documenti 2.4.2 Ricerche 2.4.3 Gestione degli utenti 2.4.4 Strumenti di collaborazione 2.5 Docs Manager 2.5.1 Gestione dei documenti 2.5.2 Ricerche 2.5.3 Gestione degli utenti 2.5.4 Strumenti di collaborazione 2.6 Analisi comparata dei prodotti CAPITOLO 3 – PORTALE DI GESTIONE DOCUMENTALE A SUPPORTO DELL’ATTIVITA’ UNIVERSITARIA 3.1 Lo Scenario 3.2 Descrizione del Dominio Applicativo 3.3 Scenario Ricerca 3.3.1 Classi di utenti 3.3.2 Operazioni eseguibili 3.3.3 Documenti da gestire 3.4 Scenario Tesi 3.4.1 Classi di utenti 3.4.2 Operazioni eseguibili
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3.4.3 Documenti da gestire 3.5 Scenario Didattica 3.5.1 Classi di utenti 3.5.2 Operazioni eseguibili 3.5.3 Documenti da gestire 3.6 Scelta del prodotto (Motivazioni) 3.7 Validazione dei requisiti Hardware e Software CAPITOLO 4 – INSTALLAZIONE E PERSONALIZZAZIONE DEL PORTALE 4.1 L’area di lavoro 4.2 Gestione dei documenti 4.3 Ricerche 4.4 Gestione utenti 4.5 Il sito Dashboard 4.6 Installazione, Configurazione e Personalizzazione di Sharepoint 4.7 Limiti e problemi Conclusioni Bibliografia
NOTA REDAZIONALE: Questa tesi si compone di 180 pagine
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Introduzione L’esigenza dell’archiviazione è cresciuta di pari passo con l’evoluzione della
civiltà. L’archiviazione in senso lato può essere intesa, prima di tutto, come
un’organizzazione della memoria, di un singolo individuo così come di un
organismo, di una struttura, di un Ente, di uno Stato, di un popolo e come tale
è un’esigenza primaria di ogni civiltà che vuole lasciare traccia della propria
storia.
Nell’uomo è sempre stata molto sentita la necessità di organizzare in modo
“ufficiale” i documenti che riguardano la vita pubblica dello Stato. Tale
organizzazione, da un punto di vista storico, è una fonte insostituibile di
informazioni sulla civiltà che ha creato e custodito tali documenti. Uno dei
concetti che emerge prepotentemente da questa valutazione è che l’esigenza
di creare un archivio nasce dalla necessità di conservare ed organizzare i
documenti. Quindi il concetto di archivio è strettamente correlato ai concetti di
documento, organizzazione e conservazione.
Il problema affrontato nella tesi è quello della creazione di un sistema
elettronico per la gestione dei documenti che sia efficace, efficiente e
personalizzabile. L'interesse a questa attività è maturata dalla necessità del
gruppo di ricerca del progetto BioAgent [17] dell'Università di Camerino di
gestire un vasto ammontare di documenti, consistenti principalmente in
articoli, draft, specifiche e documentazioni di vario genere.
In questo contesto le funzioni di maggiore importanza sono tre: archiviazione,
ricerca e facilità di collaborazione tra i membri del gruppo. L'archiviazione è
essenziale al fine di riuscire a gestire un vasto ammontare di documenti
anche profondamente diversi nella loro natura, la ricerca permette di reperire
velocemente i documenti che più ci interessano e la collaborazione permette
ai membri dello stesso gruppo di condividere informazioni e documenti con
facilità. Questo scenario deve essere realizzabile sia nella Intranet che da
Internet e quindi da postazioni remote come casa propria. Al fine di realizzare
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questo scenario nella prima fase abbiamo scelto di procedere ad una
revisione analitica e critica dei prodotti esistenti che permettono di creare dei
portali per la gestione dei documenti. Prima di poter scegliere il prodotto
idoneo al nostro caso abbiamo studiato il caso di studio. L'analisi del dominio
applicativo si è articolata in numerose interviste e una elevata mole di dati
raccolti sulle esigenze di tutti gli utenti, sulle operazioni che erano necessarie
eseguire e sul tipo di documenti trattati. Come risultato dell'analisi comparata
dei prodotti e dall'analisi del dominio applicativo abbiamo concluso che
Microsoft SharePoint Server [9] fosse il prodotto più promettente, e quindi è
stato il software effettivamente impiegato.
Nella seconda fase del lavoro abbiamo installato, configurato e provato il
software di gestione documentale. La configurazione è stata fatta in modo
fedelmente concorde all'analisi del dominio applicativo.
La tesi si articola nel seguente modo. Nel capitolo 1 abbiamo delineato i
concetti principali che stanno alla base della gestione documentale, nel
capitolo 2, dopo aver definito i criteri per la scelta di un software di gestione
documentale, si è effettuata un’analisi comparata delle funzionalità dei
principali software per la gestione documentale. Nel capitolo 3 abbiamo
descritto i diversi scenari presenti nell’ambito dell’università, in particolare
quelli della ricerca, tesi e didattica, e abbiamo scelto il software per la
gestione documentale da personalizzare per il nostro caso di studio,
spiegando le motivazioni della scelta effettuata. Infine nel capitolo 4 abbiamo
descritto dettagliatamente il software scelto per poi procedere alla sua
installazione e personalizzazione affinché corrispondesse alle esigenze del
gruppo universitario di ricerca del progetto Bioagent.
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CAPITOLO 1 La gestione documentale
La necessità di adottare dei criteri per la gestione documentale nasce
dall'esigenza di archiviare, organizzare e reperire i documenti che una
persona, uno studio professionale o un'azienda producono, ricevono o
utilizzano nell'ambito dello svolgimento della propria attività. In questo primo
capitolo illustriamo i concetti fondamentali della gestione documentale,
partendo dai concetti base di documento e archivio fino ad illustrare il
passaggio da archiviazione cartacea ad elettronica e relativi vantaggi di
questa archiviazione.
1.1 Concetti base Diamo una definizione generale di documento che ci permetta di includere
tutto ciò che deve essere archiviato nell’ambito di una generica attività
professionale.
Una definizione che ci permette di includere tutto ciò che vogliamo come
oggetto di archiviazione è quella secondo la quale documento è qualunque
scritto prodotto nell’ambito dello svolgimento di un’attività. [1]
Secondo tale definizione tutto ciò che entra o esce da un ufficio su
supporto cartaceo o anche elettronico è identificabile come documento, sia
che sia stato prodotto dall’ufficio stesso, sia che sia stato prodotto da altri
uffici con cui questo ha avuto rapporti di qualunque genere.
Se ne desume che sono documenti tanto le fatture quanto i fax, le
lettere, i depliant i messaggi e quant’altro produciamo, riceviamo o utilizziamo
nell’ambito dell’attività professionale.
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Da questo scenario si evince la necessità di organizzare i documenti,
infatti sarebbe altrimenti impossibile gestire le fatture ricevute, quelle
prodotte, la posta inviata, quella ricevuta e quant’altro affolla scrivanie e
armadi.
Secondo tale definizione il concetto di documento è naturalmente completato
da quello di archiviazione.
Il concetto di archivio rappresenta l’organizzazione di un gruppo di
documenti. Questo concetto può essere inteso in modi differenti, ad esempio
c’è chi intende l’archivio principalmente come luogo fisico in cui vengono
conservati i documenti, e c’è chi al termine archivio attribuisce il valore logico
di insieme di documenti. Sicuramente in entrambi i casi parliamo di archivi, in
quanto l’archivio è sia il luogo (l’edificio, la stanza o il raccoglitore) in cui
vengono conservati i documenti sia l’insieme dei documenti da conservare.
Ciò che manca per ottenere una definizione corretta di archivio è, tuttavia,
una componente che consenta ai documenti di essere raccolti in maniera
logica.
Non è certamente mettendo fisicamente alla rinfusa tutti i documenti di
un’azienda all’interno della medesima stanza che si è creato un archivio.
La definizione più semplice di archivio è: un archivio è un complesso
organizzato di documenti.[1]
Se i documenti non sono gettati sugli scaffali alla rinfusa, ma sono
organizzati secondo un certo criterio, si è in presenza di un archivio. Il criterio
di organizzazione ha il doppio ruolo di permettere di identificare la posizione
esatta in cui inserire un nuovo documento e di permettere di ritrovare i
documenti già archiviati.
Ciascun documento, da quando viene concepito per la prima volta fino
al momento in cui viene "consumato" dagli utenti finali, percorre tutta una
serie di tappe intermedie. Questo percorso dà luogo a quel processo che è
chiamato anche “ciclo di vita di un documento”.
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Il ciclo di vita di un qualsivoglia documento aziendale presenta le seguenti
tappe di carattere generale [1]:
• localizzazione: allo scopo di creare un nuovo documento, un autore
normalmente localizza una serie di dati informativi di varia natura che
utilizza quale input per l’elaborazione;
• trasformazione: per poter essere utilizzate, le informazioni raccolte
vengono sottoposte a una serie di modifiche, finalizzate al loro
adattamento agli obiettivi dell’autore;
• redazione: in base all’insieme delle informazioni reperite e adattate,
l’autore redige una prima versione del documento;
• salvataggio: questa prima versione viene stampata su supporto
cartaceo o salvata in formato elettronico;
• revisione: a questo punto interviene il revisore, che procede al controllo
sotto vari profili del documento;
• integrazione: il documento viene completato e arricchito con l’aggiunta
di ulteriori elementi informativi;
• pubblicazione: l’autore provvede quindi al rilascio formale e alla messa
a disposizione dell’utenza del documento;
• utilizzo: il documento viene prelevato, letto e usato dagli utenti;
• aggiornamento: in base al feedback degli utenti, il documento viene
rinviato all’autore per eventuali modifiche e rielaborazioni.
Uno degli aspetti fondamentali dell’organizzazione di un archivio di
documenti è il criterio di archiviazione.
I criteri secondo i quali organizzare gli archivi sono, solitamente, comuni
alla maggior parte delle attività professionali. Descriviamo qui quelli più
diffusi:
• Ordine cronologico: secondo tale criterio i documenti vengono
archiviati in ordine rigorosamente cronologico.
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Laddove un documento ha più di una data (ad esempio i documenti
ricevuti, che hanno una data di produzione ed una data di ricezione), la
data a cui si deve fare riferimento per l’archiviazione è quella che più ha
valore per l’azienda (generalmente la data di ricezione). Per l’ordine
cronologico il limite è dettato dalla eccessiva rigidità dell’archiviazione
che ne consegue.
Le ricerche in un archivio ordinato secondo il criterio cronologico
saranno tanto più facili e veloci quanto più si conosca con precisione la
data del documento cercato.
• Ordine alfabetico: Secondo tale criterio i documenti vengono archiviati
in un ordine rigorosamente alfabetico.
Tale criterio è molto diffuso, ad esempio, presso gli studi professionali,
che realizzano un’archiviazione ordinata secondo la lettera iniziale dei
cognomi dei propri clienti. Per l’ordine alfabetico il limite è dettato dalla
scarsa applicabilità nei casi generali. Sicuramente è un criterio di
ordinamento che risulta essere molto valido in applicazioni pratiche, nel
caso in cui i documenti da archiviare siano strettamente correlati a
nominativi o a stringhe alfabetiche di riferimento.
L’ordine alfabetico è un criterio che utilizziamo molto spesso nell’ambito
della nostra vita privata, senza neanche porci quesiti su possibili
alternative, in quanto è quello che ci sembra più naturale. Nella realtà di
un ufficio, tuttavia, tale criterio non è molto indicato per l’archiviazione
generale.
Basti pensare a quanto poco si adatti alla gestione di documenti di
tipo amministrativo o bancario.
• Ordine per categorie, materie o argomenti: Secondo tale criterio i
documenti vengono suddivisi per argomento o tipologia di documenti e
poi, all’interno della medesima categoria, vengono archiviati in ordine
cronologico o alfabetico. Tale criterio è certamente uno dei più diffusi,
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soprattutto nella maggior parte delle archiviazioni adottate dalle piccole
e medie aziende (le grandi aziende generalmente archiviano tutta la
documentazione tramite protocollazione). Una prima classificazione dei
documenti da archiviare viene compiuta in base alla categoria;
successivamente, nell’ambito della medesima categoria, viene adottato
un criterio di ordinamento con archiviazione cronologica o alfabetica dei
documenti. Grazie alla sua capacità di strutturazione il criterio di
archiviazione per categorie è uno dei più largamente adottati. L’effetto è
quello di creare una struttura di sottoarchivi di dimensioni contenute e,
quindi, più facilmente gestibili. Il limite maggiore di tale organizzazione
è, d’altro canto, la dispersione dei documenti.
La loro collocazione secondo categorie tende a snaturare l’ordine
in cui sono stati ricevuti e, a rendere difficoltose le ricerche trasversali.
• Ordine per versioni: un altro criterio per l’archiviazione dei documenti
è quello di ordinarli in base al numero di versione a loro assegnato.
Ogni volta che si lavora su un documento, apportandogli modifiche e
migliorie atte alla sua pubblicazione, si assegnerà al documento un
numero di versione superiore a quella attuale, di solito associata alla
data e all’ora in cui si è modificato o pubblicato il documento. Questa
organizzazione dei documenti è utile per chi voglia analizzare la “storia”
del documento, i cambiamenti che si sono effettuati su di esso di volta
in volta e chi è stato ad apportarli.
Un’organizzazione basata solo sulle versioni è limitata, per essere
efficiente dovremo implementare un’organizzazione che includa tutti i
modi di ordinamento finora descritti, complementari fra di loro.
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1.2 L’archiviazione da cartacea a elettronica Il termine di archiviazione documentale viene spesso, erroneamente,
utilizzato come sinonimo di gestione documentale, in realtà si tratta di due
argomenti e, conseguentemente, di due applicazioni ben distinte.
• L’archiviazione documentale, ha lo scopo di fornire strumenti per
l’archiviazione, ovvero la memorizzazione e l’estrazione dei documenti.
È indispensabile che un’applicazione di archiviazione documentale
abbia un approccio differente rispetto ad un’applicazione di gestione di
un File System, in quanto non deve coinvolgere l’utente (o
l’amministratore di sistema) chiedendogli informazioni su dove
memorizzare i documenti.
Le prestazioni, il modo in cui vengono automatizzati i processi di
memorizzazione ed estrazione dei documenti ed i criteri adottati nella
implementazione delle tecniche di gestione dei supporti di
memorizzazione rappresentano alcuni dei parametri su cui valutare la
qualità di un’applicazione di archiviazione documentale.
• La gestione documentale arricchisce le funzionalità proprie
dell’archiviazione
documentale con l’aggiunta di moduli che svolgano compiti
complementari, quali, ad esempio, strumenti per la creazione di
database, funzioni evolute per la ricerca di documenti con approccio
tipo SQL [2] (Structured Query Language, ovvero linguaggio strutturato
finalizzato all’interrogazione di database), l’integrazione con strumenti di
office automation (fax, posta elettronica, word processor, fogli
elettronici, etc.), l’integrazione con elaboratori centrali.
In genere siamo abituati ad identificare un documento con il suo contenuto; la
gestione documentale identifica, invece, un documento con la sua forma.
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Una fattura, per noi, diventa tale, e quindi diventa documento, solamente
qualora vengano aggiunte al foglio di carta prestampato tutte quelle
informazioni che riteniamo significative. Dal punto di vista di un’applicazione
di gestione documentale un documento è la sua forma, cioè il suo aspetto o,
per utilizzare il termine preciso, la sua immagine. È evidente che, se si
considera documento qualunque entità che sia visualizzabile sullo schermo di
un computer possiamo ampliare la gamma di possibili applicazioni della
gestione documentale a tutti i casi in cui si vogliano trattare immagini, oltre ai
noti documenti elettronici creati con applicazioni software.
In questo senso potremmo ipotizzare che un medico utilizzi la gestione
elettronica dei documenti per archiviare radiografie, oppure che un fotografo
la sfrutti per archiviare diapositive, o ancora che un’agenzia pubblicitaria se
ne serva per costruire un archivio fotografico di modelle. Un documento,
ovvero la sua immagine, viene quindi archiviata dalla soluzione di gestione
documentale per utilizzi futuri quali consultazioni, stampe, invii a terzi e
quant’altro. L’acquisizione dell’immagine del documento cartaceo avviene,
solitamente, tramite una periferica specifica: lo scanner.
Sappiamo che nella maggior parte dei casi le informazioni che ci
interessano riguardano il contenuto di un documento e non la sua forma.
Perciò l’applicazione di gestione documentale deve permettere di fare
riferimento anche al contenuto del documento, in modo tale da consentire
l’adozione del criterio di ricerca più appropriato. Uno degli aspetti
fondamentali quindi è che per la gestione elettronica dei documenti, il
documento da solo non è sufficiente, ma servono anche un certo numero di
chiavi che ne identifichino il contenuto.Questo binomio immagine del
documento più chiavi del documento, permette di archiviare e ricercare
qualsiasi tipo di documento. L’assegnazione delle relative chiavi (operazione
che prende il nome di indicizzazione) ha modalità diverse dipendenti dal tipo
di software utilizzato di volta in volta per la gestione documentale. Alcune
soluzioni applicative permettono di associare le chiavi contestualmente
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all’acquisizione dell’immagine (nel caso di conversione in formato elettronico
di un documento cartaceo).
Altre soluzioni permettono di acquisire i documenti “a lotti”, e di
assegnare le rispettive chiavi in un momento successivo. In altre applicazioni
ancora viene prima richiesto di inserire le chiavi e poi di acquisire i
documenti. Spesso le procedure applicative recuperano automaticamente le
chiavi da altri applicativi o da altri archivi. Una volta acquisite le chiavi,
l’utente ha la possibilità di eseguire ricerche anche molto complesse
utilizzandole. Il tipo di ricerca più comune è la ricerca diretta, in cui l’utente
inserisce il valore della chiave del documento da ricercare.
Esistono anche ricerche più complesse, come quelle basate su più chiavi.
C’è una importante differenza tra il concetto di documento e quello di
chiave.
Il documento viene memorizzato dall’applicazione sul supporto adibito a tale
scopo (che può essere il disco rigido del computer, ma, per applicazioni che
necessitano di trattare grandi quantità di documenti, è più spesso un CD
ROM, un disco magneto-ottico o quant’altro). Le chiavi, invece, vengono
generalmente tenute separate dai documenti e sono quasi sempre
memorizzate sul disco rigido del computer (o del server in soluzioni GED [1]
operanti in rete). Il motivo principale per questa distinzione è essenzialmente
di ordine pratico, in quanto le chiavi occupano uno spazio ridotto rispetto ai
relativi documenti (generalmente la proporzione è tale per cui le chiavi
occupano circa un ventesimo dello spazio occupato da ogni singola pagina
del documento), quindi è possibile memorizzare le informazioni relative a
milioni di documenti su un semplice disco rigido. I documenti occupano molta
più memoria rispetto alle informazioni relative al loro contenuto, quindi è
ipotizzabile che essi risiedano su dischi rigidi solo se sono in numero limitato
o se la disponibilità di spazio sui dischi è molto elevata; qualora siano diverse
centinaia di migliaia o milioni è preferibile che si utilizzino supporti specifici,
che, a discapito della velocità, permettono di memorizzare una grande
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quantità di documenti. A questo punto risulta evidente che, se le informazioni
risiedessero insieme ai documenti, nel caso in cui si utilizzino periferiche
esterne per la memorizzazione, che è il caso più comune, i tempi necessari
per reperire le chiavi sarebbero eccessivamente lunghi. Ciò è improponibile,
in quanto il maggior numero di operazioni di ricerca non avviene sulle
immagini dei documenti, ma sulle chiavi.
Come appena detto, un generico documento può essere rappresentato
da un numero limitato di informazioni, le chiavi appunto. Anche se questo
sistema di archiviazione risolve il problema dell’archiviazione di una grande
quantità di documenti, esso tuttavia non può essere utilizzato nella totalità
delle applicazioni.
In alcuni casi, infatti, non è sufficiente avere un certo numero di chiavi per
rappresentare il contenuto di un documento, senza che questo produca una
perdita di informazioni eccessiva; in alcuni casi è necessario che il
documento sia rappresentato totalmente dal suo contenuto. Come è facile
intuire, questo è il caso tipico di documenti testuali, in cui il testo è l’elemento
su cui devono essere effettuate le ricerche integralmente. Le applicazioni in
cui si ha la necessità di archiviare documenti di tale genere sono, di norma,
piuttosto rare, in quanto sono pochi i casi in cui i documenti non siano
rappresentabili da un numero ridotto di chiavi, tenendo presente che è anche
possibile che una o più chiavi possono essere lunghe anche diverse centinaia
di caratteri per permettere di archiviare un riassunto del contenuto del
documento, come nel caso dell’ abstract.
Generalmente, tali necessità di archiviazione sono proprie di realtà con
attività particolari. Questo fatto è anche dovuto alle difficoltà tecniche che
un’archiviazione del testo completo di una grande quantità di documenti
comporta.
L’archiviazione di documenti in forma testuale, infatti, richiede di
utilizzare soluzioni specifiche. Riguardo il criterio di archiviazione bisogna
sapere che le chiavi associate ad ogni documento vengono memorizzate in
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un database, una struttura informatica che permette di memorizzare e gestire
collezioni omogenee di dati. Ognuno di questi dati prende il nome di record.
Un record è formato da un certo numero di campi, che, nel nostro caso,
contengono i valori delle chiavi dei documenti.
Ad ognuno dei record del database corrisponde un documento ed ogni
record è formato dalle chiavi associate a quel documento. L’insieme di tutti i
record costituisce il nostro database. E’ possibile utilizzare diversi database
per realizzare una certa struttura d’archivio.
I database più noti sono Access [3] e Dbase [4] ; tra quelli più
importanti, troviamo i “giganti” del settore: Oracle [5] , SQL Server [6],
Informix [7], Sybase [8] e tanti altri. Quando si sceglie una soluzione di
gestione documentale si sceglie anche un database, in quanto senza di esso
non è possibile realizzare un’archiviazione efficiente.
La scelta del database è dettata dalle condizioni in cui quest’ultimo
dovrà operare, in quanto le differenze tra un database e l’altro sono, in buona
misura, legate alla destinazione d’uso. Risulta di conseguenza che non tutti i
database sono adatti ai medesimi scopi. In particolare esistono database
specifici per l’archiviazione di testi e la ricerca su testi. Ovviamente il criterio
di scelta è legato alla quantità di documenti da archiviare ed alla lunghezza
del testo, ma se si tratta di migliaia (o più) di documenti di testo, magari di
diverse pagine ciascuno, è sicuramente meglio orientarsi verso soluzioni
specifiche di database. I database che sono nati per questo tipo di
applicazioni si dicono, generalmente, database full text.
Un database nato specificamente per compiti di questo tipo non è
idoneo all’archiviazione di documenti con l’approccio per chiavi di cui si è
detto prima.
I costi d’acquisto di un database full text sono, generalmente, impegnativi e
consigliano di destinare tale tipologia di archiviazione solamente ai casi che
ne necessitino realmente. In aggiunta al costo per il database è necessario
evidenziare altri costi che sono da affrontare per l’archiviazione di documenti
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testuali. Le operazioni di archiviazione e ricerca, su oggetti di tipo testuale
sono molto onerose, a causa delle dimensioni di tali oggetti. Questo fatto
implica che le risorse hardware richieste da questo tipo di elaborazione sono
nettamente superiori rispetto ai casi più consueti di archiviazione per chiavi.
Oltre ai costi maggiori di database e di hardware sono anche i costi software
ad influire sul totale, in quanto è da un lato necessario acquisire una
soluzione di gestione documentale che sia sufficientemente sofisticata da
consentire l’utilizzo di database full text (quando non sia addirittura
necessario dotarsi di una soluzione specifica, destinata alla sola gestione di
testi) e, secondariamente sarà necessario acquisire una soluzione di
riconoscimento dei caratteri (OCR).
L’organizzazione di un archivio elettronico si basa su principi differenti
ed, in taluni casi, addirittura opposti rispetto a quelli di un archivio classico.
Un archivio cartaceo è tanto più facilmente gestibile quanto più è
frammentato. Se l’archivio è costituito da un numero elevato di raccoglitori
ognuno dei quali contiene pochi documenti, la ricerca manuale potrà essere
effettuata con tempi molto brevi. Pertanto si tende, nella pratica, a
frammentare un archivio in tanti archivi più piccoli, con il risultato di rendere
quasi impossibili le eventuali ricerche “trasversali”.
Un archivio elettronico è invece, virtualmente, un grande contenitore che
raccoglie anche categorie di documenti differenti (purché siano affini tra loro).
Saranno poi le condizioni di ricerca che vengono impostate dall’utente a
restituire volta per volta quello che si ricerca. In tal modo le funzionalità di
ricerca diventano il cuore del sistema di archiviazione elettronica. Maggiore
sarà la quantità di chiavi, quindi la quantità di informazioni associate ad ogni
singolo documento, maggiori saranno le possibilità di effettuare ricerche
differenziate, anche molto complesse.
Un discorso strettamente collegato al numero di chiavi è quello della
loro valorizzazione in fase di acquisizione dei documenti o, come l’abbiamo
identificata con un termine più appropriato, in fase di indicizzazione. Alcune
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soluzioni di gestione documentale permettono all’utente (se l’indicizzazione
avviene manualmente) di non valorizzare obbligatoriamente tutte le chiavi.
Sta al buon senso dell’utente, in questi casi, valorizzare sempre le
chiavi più significative, perché dalla loro valorizzazione dipende la qualità
delle ricerche. Quando si effettua una ricerca, infatti, il meccanismo che si
innesca è quello del confronto tra le condizioni di ricerca impostate ed i valori
delle chiavi di ogni documento interessate. L’attività di indicizzazione
permette di identificare qualsiasi documento tramite una serie di chiavi. Il
procedimento di archiviazione ed indicizzazione è auspicabile per tutti i
documenti in ingresso ed in uscita da un’azienda o da qualsiasi altra
organizzazione che si trova a dover gestire dei documenti. Uno degli aspetti
più utili e significativi dell’attività di archiviazione elettronica è la possibilità di
archiviare i file di qualunque genere.
Immaginiamo, infatti, non di archiviare solamente i documenti cartacei,
ma anche tutti i nostri file di dati, siano essi stati creati con Word, con Excel o
con qualsiasi altro applicativo. Il vantaggio di effettuare un’archiviazione di tali
documenti è duplice: da un lato l’archiviazione elettronica consente di avere
molte più informazioni associate ad un file (e non solamente il nome e la
posizione); dall’altro consente di adottare un criterio di archiviazione comune
a tutti coloro che condividono la soluzione di gestione documentale,
permettendo così a tutti di effettuare ricerche sui documenti comuni. I
numerosi vantaggi derivanti dall’archiviazione comune ed organizzata dei file
sono sempre maggiormente apprezzati dagli utenti, in quanto le nuove
tecnologie stanno portando a dischi sempre più capienti e l’utilizzo massiccio
di Internet sta conducendo ad un ammassamento di informazioni ed immagini
di vario genere e ad una proliferazione di cartelle sul disco fisso. Adottare
l’archiviazione anche per queste tipologie di documenti non può che
rappresentare un vantaggio, considerando soprattutto che non comporta
alcun costo aggiuntivo, né alcuna perdita di tempo.
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1.3 Vantaggi dell’archiviazione elettronica È utile operare una distinzione: se si parla di una soluzione applicativa che
opera sul singolo posto di lavoro o su una rete. Per ottenere i migliori risultati
da una soluzione di gestione documentale, si dovrebbe utilizzare una rete.
Se infatti la soluzione di archiviazione e gestione documentale
risiedesse su una sola macchina, per operare ricerche e memorizzazioni
sarebbe necessario operare fisicamente sulla medesima macchina,
obbligando così gli utenti a spostarsi dal proprio posto di lavoro ed
imponendo loro di attendere il proprio turno nel caso in cui vi fossero altre
persone a dover operare. Tale soluzione ridurrebbe drasticamente i vantaggi
di un’archiviazione elettronica, quindi è da considerare indicata solamente per
casi particolari o per i singoli professionisti che non possiedono una rete di
personal computer. In generale è sicuramente consigliabile operare in rete,
avere cioè la possibilità di effettuare operazioni di archiviazione e ricerca dal
proprio posto di lavoro, senza doversi preoccupare di cosa stanno facendo gli
altri utenti.
Perché ciò sia possibile è necessario che si disponga di una rete locale
e che la soluzione applicativa di gestione documentale preveda la possibilità
di funzionare in rete, rendendo cioè disponibili contemporaneamente agli
utenti (magari identificati da profili che li abilitino ad utilizzare specifiche
funzionalità) gli strumenti di archiviazione e ricerca dei documenti. Il fatto che
più utenti possano lavorare contemporaneamente è dovuto sia alla presenza
della rete che al fatto che il documentale funzioni come server per i vari client.
Il segreto della gestione elettronica risiede nel fatto che non obbliga più
gli utenti alla ricerca ed alla consultazione dell’originale cartaceo, in quanto
ne conserva la fedele immagine in forma elettronica, rendendola disponibile
per tutte le necessità. Generalmente gli originali vengono acquisiti per mezzo
di uno scanner (che occupa di norma uno spazio di alcuni decimetri cubi) e
vengono memorizzati in forma elettronica. Se i documenti, come succede
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nella maggior parte delle applicazioni, vengono acquisiti in bianco e nero con
una risoluzione di 200 dpi in formato Tiff con compressione gruppo 4, è
possibile stipare all’interno di un singolo disco fisso un intero archivio. Si
consideri, infatti, che i recenti personal computer sono dotati di dischi fissi con
capacità minime nell’ordine della decina di Gb. Se di questi ipotetici 10 Gb
supponiamo che il 70% sia disponibile per l’archiviazione delle immagini dei
documenti, otteniamo che nel solo disco di un PC così configurato possono
trovare posto oltre 250.000 pagine A4. E’ possibile utilizzare qualunque
supporto presente sul mercato, sia esso magnetico, ottico o magneto-ottico.
Ovviamente è necessario verificare il modo in cui questi supporti possano
essere gestiti dalla soluzione di gestione documentale specifica caso per
caso, ma la maggior parte delle soluzioni applicative, qualitativamente degne
di nota, dovrebbero consentire di utilizzare qualsiasi periferica di
memorizzazione.
Il costo totale per l’adozione di una soluzione informatica è limitato agli
oneri economici relativi al software (acquisto ed eventuale manutenzione
della procedura) ed allo start-up; dove con il termine start-up si indicano i
costi di istruzione del personale ed i costi derivanti dalla ridotta produttività
per il periodo compreso tra l’adozione della procedura ed il raggiungimento
del regime. Il tempo necessario per lo start-up è molto variabile da caso a
caso, si va da una giornata lavorativa, più che sufficiente per l’installazione e
la prima presa di confidenza con soluzioni di gestione documentale per posto
di lavoro singolo, fino a diverse settimane lavorative, necessarie nel caso di
installazioni complesse con molti utenti da istruire. In generale, per
installazioni standard, rivolte all’archiviazione elettronica di documenti in studi
professionali o piccole aziende (quindi per singolo posto di lavoro o per reti di
quattro o cinque PC), è sufficiente considerare un costo medio da un minimo
di una giornata lavorativa ad un massimo di tre giornate lavorative. Qualora la
rete aziendale risultasse inadeguata all’adozione di una soluzione di
archiviazione elettronica, sarebbe necessario considerare anche i costi di
21
adeguamento (per l’upgrade hardware e software delle macchine, per
l’acquisto di nuove macchine, per l’acquisto delle periferiche, per la
manutenzione hardware).
Il criterio di ordinamento dei documenti di un archivio tradizionale
abbiamo visto che deve essere unico. Questo pone una serie di limitazioni
alla modalità con cui è possibile effettuare ricerche. Nel caso degli archivi
elettronici non esiste, in pratica, un ordinamento predefinito, in quanto è
possibile effettuare qualsiasi ricerca ottenendo in tempi brevissimi i risultati in
apparenza più complessi. Un’operazione di ricerca corrisponde ad un
confronto tra tutte le chiavi presenti nell’archivio e le condizioni di ricerca
impostate dall’utente. Se le stesse operazioni dovessero essere effettuate
manualmente ci vorrebbero tempi lunghissimi, mentre il computer è in grado
di effettuarle in pochi istanti. Un ultimo aspetto da tenere in considerazione è
la qualità della ricerca elettronica rispetto alla ricerca manuale. A prescindere
dal fatto che una ricerca, magari complessa, può essere effettuata anche
manualmente, sia pur con tempi non paragonabili, un fattore che resta
indeterminato è la qualità del risultato ottenuto. Una ricerca manuale
potrebbe permettere di ritrovare tutte le offerte fatte, ma la certezza che
quelle ritrovate siano davvero tutte le offerte è possibile solamente dopo aver
verificato effettivamente che nessuno abbia prelevato un’offerta dall’archivio.
Si potrebbe venire a creare un caso in cui uno o più documenti, oggetto di
ricerca manuale, non vengano trovati perché temporaneamente prelevati
dall’archivio. Nel caso dell’archiviazione elettronica questo non potrebbe mai
accadere, in virtù del fatto che i documenti sono sempre accessibili; quindi gli
esiti delle ricerche informatiche sono certi (salvo errori in fase di
indicizzazione), con conseguente aumento, appunto, della qualità delle
ricerche.
Uno dei limiti fisici più evidenti della gestione documentale classica è
l’impossibilità da parte di più persone di accedere contemporaneamente allo
22
stesso documento. Se la soluzione di gestione elettronica dei documenti
consente l’utilizzo in rete, ogni posto di lavoro può effettuare operazioni di
archiviazione o ricerca in modo autonomo, senza che azioni analoghe da
parte di altri utenti della rete interferiscano minimamente. Questo però nei
casi in cui non si tenti di modificare lo stesso documento
contemporaneamente, perché altrimenti sorgono diversi problemi.
La possibilità di accesso simultaneo ai medesimi archivi ed ai medesimi dati
ha un valore notevole, in quanto permette di ottenere la vera integrazione tra
le varie aree dell’attività aziendale.
Un altro aspetto fondamentale della gestione elettronica dei documenti
è la naturale integrazione con gli altri strumenti applicativi in uso presso
l’azienda.
Una cosa che risulta naturale, infatti, è utilizzare un documento dopo averlo
trovato. Se la ricerca è avvenuta manualmente su un archivio tradizionale,
l’unica possibilità di utilizzare il documento è, a livello pratico, quello di
fotocopiarlo e/o inviarlo via fax. Nel caso di una gestione elettronica dei
documenti, invece, una volta trovato il documento si ha un ventaglio molto più
ampio di possibilità.
È possibile inviare il documento in forma elettronica via fax (senza
necessità di stamparlo), così come è possibile inviarlo in posta elettronica ad
un altro utente della rete, così come è possibile inviarlo via posta elettronica
verso il mondo esterno (posta Internet). Lo stesso documento, poi, è
disponibile per essere utilizzato nell’ambito di applicativi standard, ad
esempio copiandolo interamente oppure copiandone alcune parti
(generalmente con il meccanismo del copia ed incolla) all’interno di
programmi di elaborazione testo. L’integrazione si traduce in un aumento
dell’efficienza complessiva della struttura aziendale.
È noto che i documenti cartacei pongono diversi problemi per la loro
conservazione nel tempo; tuttavia neppure l’argomento della conservazione
dei documenti elettronici è da trascurare. Come in tutte le applicazioni
23
informatiche, infatti, anche nella gestione documentale i dati rappresentano il
patrimonio informativo dell’azienda. Una loro perdita rappresenterebbe un
danno enorme.
Per porsi al riparo da tale eventualità è necessario prevedere appropriati
meccanismi di salvataggio (backup). Eventuali procedure di backup non sono
quasi mai incluse nell’applicazione di gestione documentale, in quanto si
prevede che ogni realtà aziendale affronti separatamente il problema,
risolvendolo nel modo più indicato per le proprie necessità contingenti. La
tecnica utilizzata, inoltre, dovrebbe essere generale, ovvero essere rivolta al
salvataggio di tutti i dati degli applicativi aziendali, senza distinguere tra
un’applicazione e l’altra. In tal senso anche la gestione documentale impone
che si presti particolare attenzione ai meccanismi di salvaguardia dei dati e
che vengano effettuate regolari copie di sicurezza degli archivi e delle
immagini dei documenti.
24
CAPITOLO 2 Panoramica sui prodotti esistenti
In questo capitolo, dopo aver illustrato dettagliatamente i requisiti per la
valutazione di un’applicazione per la gestione documentale, abbiamo messo
a confronto quattro software per la gestione documentale: Sharepoint Portal
Server, Cvs, Lotus Domino.Doc e Docs Manager, soffermandoci soprattutto
sugli aspetti di gestione dei documenti, ricerche, gestione utenti e strumenti di
collaborazione forniti da ogni software. Alla fine del capitolo è stata effettuata
un’analisi comparata con tanto di tabella riassuntiva finale delle
caratteristiche.
2.1 Criteri di valutazione di un’applicazione per la gestione documentale Andiamo ora ad evidenziare le funzionalità più importanti che un’applicazione
per la gestione documentale deve avere, con una breve trattazione anche
degli aspetti che non sono centrali ma che spesso troviamo ugualmente in
queste applicazioni. In base a queste funzionalità ed ai criteri che illustriamo,
si procede alla scelta del prodotto che soddisfa in modo migliore le esigenze
del gruppo di lavoro. Una prima fondamentale distinzione riguarda la tipologia
di sistema informativo in cui dovrà inserirsi la soluzione di gestione elettronica
dei documenti. Esistono, infatti, due macrocategorie di soluzioni software:
quelle funzionanti su elaboratori host (mini o mainframe) e quelle funzionanti
su reti di PC o PC singoli. In realtà i confini tra le due tipologie non sono così
definiti come si potrebbe pensare, infatti le soluzioni funzionanti sul sistema
centrale spesso necessitano di delegare una parte dei compiti di acquisizione
o elaborazione a PC collegati.
25
D’altro canto le soluzioni più sofisticate funzionanti in ambito di rete
consentono di utilizzare database o unità di memorizzazione dei documenti
residenti su un eventuale sistema centrale.
Questo limita alla sola componente software applicativa vera e propria
(il modulo di programma principale dell’applicazione) il compito di
determinare l’ambiente operativo in cui può funzionare. La possibilità di
integrazione e di condivisione delle risorse del sistema, con particolare
riferimento alla possibilità di utilizzare il database centrale, ha reso ancora più
interessanti le soluzioni operanti in ambiente di rete.
Queste ultime, infatti, consentono di ottenere ottime prestazioni a costi
molto contenuti. L’onere economico per adeguare un sistema centrale alle
necessità elaborative di una soluzione di gestione documentale, infatti, è
molto elevato, a causa del costo dei dispositivi (processore, dischi e
memoria) che è, spesso, di uno o due ordini di grandezza superiore a quello
degli stessi dispositivi destinati ai PC server.
Consideriamo inoltre che l’ambiente in cui si ottengono i maggiori
benefici, in termini di integrazione, dall’adozione di una soluzione di gestione
documentale è quello dell’office automation. È quindi sicuramente preferibile
adottare la soluzione di gestione documentale nello stesso ambiente
operativo degli applicativi office utilizzati. La scelta di utilizzare una soluzione
di gestione documentale in ambiente host non viene compiuta di frequente.
Sono infatti applicazioni molto particolari a necessitare obbligatoriamente di
operare in ambiente host, considerando che i costi, le prestazioni e la
versatilità sono sicuramente a vantaggio delle soluzioni in rete.
Anche l’aspetto che è sempre stato il punto di forza dei sistemi centrali,
cioè l’elevata affidabilità, sarà eguagliato entro pochi anni dalle nuove
tecnologie adottate dai PC server; da un punto di vista hardware, infatti,
questi ultimi sono ormai quasi a livello dei sistemi, mentre a livello software
soffrono ancora della mancanza di sistemi operativi paragonabili a quelli dei
sistemi centrali. Fino a pochi anni fa esistevano solamente soluzioni di
26
gestione documentale per sistemi, a causa del fatto che i PC erano
assolutamente inadeguati a svolgere compiti così onerosi sia dal punto di
vista hardware sia dal punto di vista software. Solo in questi ultimi anni si è
assistito al decentramento di tutta una serie di compiti storicamente riservati
ai sistemi verso i server di rete. A fronte di questo fatto hanno cominciato a
diffondersi, e addirittura a proliferare, soluzioni di gestione documentale per
PC e reti.
La differenza fondamentale tra una soluzione di rete ed una soluzione
per posto di lavoro singolo è la condivisione degli archivi. Una soluzione per
posto di lavoro singolo, infatti, dovrebbe operare su archivi propri, a
prescindere dal fatto che questi siano residenti fisicamente sul proprio PC o
su un altro dispositivo di rete. È perciò ipotizzabile che ci possano anche
essere differenti installazioni stand-alone dello stesso programma ognuna
con i propri archivi. Questo limita, però, sensibilmente le possibilità di utilizzo;
infatti uno dei maggiori vantaggi dell’archiviazione elettronica è la possibilità
di rendere contemporaneamente disponibili a più utenti i medesimi archivi. La
necessità di orientarsi verso una soluzione specifica per il funzionamento in
rete è dettata dal fatto che, per effettuare una reale condivisione degli archivi,
è indispensabile che il software preveda i necessari meccanismi di accesso
simultaneo agli stessi dati sia per la scrittura (archiviazione dei documenti e
modifica delle chiavi di quelli già memorizzati) sia per la lettura (ricerche e
visualizzazioni).
Se una soluzione software non è stata costruita per condividere
espressamente i dati, è fortemente sconsigliabile modificarne la natura. In
certe situazioni gli utenti tendono ad installare la soluzione per PC singolo su
più posti di lavoro, indicando (laddove il software lo consenta) al programma
di operare con i medesimi archivi.
Un’architettura siffatta è estremamente rischiosa, perché eventuali accessi
concorrenti in scrittura ai dati potrebbero sortire effetti anche molto dannosi
(danneggiamento degli archivi, perdita di dati, etc.).
27
Tale soluzione sarebbe da evitare sempre, non solamente nel caso della
gestione documentale. Se si ha la necessità di consultare i medesimi dati è
necessario rivolgersi ad un software adeguato e costruito espressamente a
tale scopo. Esistono, tuttavia, situazioni in cui l’utilizzo di una soluzione di rete
è inutile; tipicamente tutti i casi in cui l’archiviazione viene gestita totalmente
da una sola postazione di lavoro (ad esempio nel caso dei singoli
professionisti). È esattamente per tali casi che le soluzioni per posto di lavoro
singolo sono state create.
Vediamo ora di illustrare le differenze tra un software di gestione
documentale e un organizer [1]:
• Software per la gestione documentale: questo tipo di software serve
principalmente per raccogliere in forma organizzata tutti i documenti di
interesse dell’azienda, di qualsiasi tipo essi siano.
Il Software documentale gestisce ogni documento in tutto il proprio ciclo
di vita, dallo stato di bozza a quello di pubblicato, e tutte le sue diverse
versioni.
Deve supportare anche l’approvazione per la validazione di specifici
documenti.
Il gestore documentale consente di configurare i diritti di accesso ai
singoli raccoglitori o cartelle e ai singoli documenti tramite politiche
basate su ruoli.
Il gestore documentale consente di riunire su uno o più server tutti gli
archivi aziendali rendendo possibili efficaci politiche di archiviazione e
di gestione centralizzata dell'integrità dei documenti.
• Organizer: con il termine organizer si vogliono indicare quei prodotti
software che permettono di effettuare un’indicizzazione del contenuto
del disco fisso di un PC o, nelle versioni di rete, di più dischi residenti su
macchine differenti, consentendo all’utente di operare ricerche sui file
così indicizzati.
28
L’obiettivo dell’operazione di indicizzazione è, nel caso degli
organizer, quello di consentire all’utente di assegnare i valori ad una
serie di chiavi che identifichino un certo documento residente sul disco
in una posizione precisa (sia il documento un file di immagine, un file
dati generico, un file di programma o un file di qualsiasi altra natura).
L’operazione di indicizzazione non è propedeutica all’archiviazione vera
e propria compiuta dal programma, ma avviene semplicemente su file
che vengono gestiti dall’utente. Questo fatto comporta una
conseguenza fondamentale: il singolo documento può essere spostato,
modificato o cancellato dall’utente o da qualsiasi altro programma.
Questo implica, in parole povere, che il principio basilare della gestione
elettronica dei documenti, ovvero l’immodificabilità del documento
elettronico archiviato, non viene rispettato. Il rischio maggiore, che è
praticamente una certezza, è che il documento originale possa andare
perduto nel momento in cui viene spostato o rinominato, senza
considerare, poi, il fatto che il termine “documento originale” perde di
significato, dato che in qualunque momento potrebbero essere state
effettuate modifiche. Sicuramente, a queste condizioni, non si può
parlare di archiviazione elettronica dei documenti; ecco perché si è
preferito coniare un termine più vicino alla reale funzione di questi
applicativi che, in realtà, organizzano il disco e, quindi, è meglio che
vengano indicati come organizer.
Per meglio distinguere una soluzione di archiviazione da un organizer
specifichiamo alcune semplici verifiche da effettuare:
1) L’archiviazione dei file dati deve rispecchiare il principio seguente:
effettuare l’archiviazione di una copia non modificabile e non l’archiviazione di
un semplice collegamento al file originale.
2) L’applicazione deve consentire la gestione di supporti di memorizzazione
differenti dal disco fisso ed, in ogni caso, deve prevedere la gestione
dell’evento di riempimento del disco.
29
3) L’applicazione deve garantire l’immodificabilità dei documenti archiviati,
siano essi immagini o altro.
Qualsiasi applicazione di gestione documentale si appoggia ad un
database, sia che questo fatto venga reso esplicito o meno. Le differenze tra
una soluzione di gestione documentale e l’altra, per quello che concerne i
database, possono essere sintetizzate in due soli punti:
1) tipo di database utilizzato
• Proprietario: costruito espressamente per operare con quella
specifica soluzione di gestione documentale.
In tal caso potrebbe non essere neppure noto il tipo di database,
quindi le sue caratteristiche debbono essere valutate caso per
caso.
E’ lecito attendersi prestazioni complessive buone, che
giustifichino la scelta di dotare l’applicazione di un database
proprietario e, quindi, non condivisibile da altre applicazioni e non
gestibile dall’esterno dell’applicazione stessa.
• Noto: in tal caso è possibile sia condividere gli archivi con altre
applicazioni che supportino il medesimo tipo di database, sia
valutare a priori le prestazioni che è lecito attendersi dalla
soluzione di gestione documentale in considerazione delle
prestazioni garantite dal database in altre applicazioni.
• differenti database: in modo tale da permettere all’utente (o,
meglio, all’amministratore di sistema) di adottare il database che
preferisce, o anche i database, dato che è anche possibile
ipotizzare di utilizzare differenti database per i diversi archivi.
È inutile dire che fra le tre elencate non esiste la soluzione migliore in
assoluto, in quanto la terza, che è quella tecnicamente più valida, è una
soluzione che richiede all’utente maggiori spese e maggiori conoscenze
tecniche; la seconda è una scelta che può essere valutata solamente in
funzione del tipo di database supportato e del tipo di archiviazione che
30
necessita; la prima è una soluzione che, generalmente, solleva l’utente da
oneri di valutazione e che, di norma, consente di avere minori problemi di
carattere tecnico. Sicuramente una soluzione di archiviazione di fascia
economica non trae grosse limitazioni dal fatto di non supportare differenti
database, anzi solleva dall’onere di una scelta che potrebbe essere troppo
impegnativa per alcuni utenti.
Per contro è impensabile che una soluzione di archiviazione elettronica
di fascia alta obblighi l’utente ad operare con un database piuttosto che con
un altro; è necessario che i prodotti di fascia alta supportino differenti tipi di
database e, comunque, tutti quelli più diffusi.
2) identificazione della struttura dell’archivio o degli archivi
• L’applicazione potrebbe essere in grado di archiviare una sola
tipologia di documenti con una struttura predefinita, ovvero con le
chiavi che sono state definite da chi ha sviluppato il programma.
Questa soluzione è sicuramente la più limitata da un punto di vista
operativo, ma, per contro, è anche quella più semplice da utilizzare,
in quanto non richiede all’utente (o all’amministratore di sistema) di
dover definire la struttura dati o identificare il tipo di chiavi
necessario.
• L’applicazione potrebbe essere in grado di archiviare più tipologie di
documenti con una struttura predefinita.
In tal caso l’applicazione gestirà differenti archivi le cui chiavi sono
state definite da chi ha sviluppato il programma.
Tale soluzione è più versatile della precedente, in quanto consente
di archiviare diverse tipologie di documenti, ma conserva ancora il
limite di non poter intervenire sulla struttura degli archivi.
• L’applicazione potrebbe consentire di intervenire sulla struttura degli
archivi (in tal caso è piuttosto improbabile che l’applicazione supporti
un solo archivio) e quindi consentire all’utente di modificare la
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struttura definita a priori da chi ha sviluppato il programma o di
definire ex novo la struttura degli archivi.
In tal caso si otterrebbe la massima versatilità d’uso, in quanto è
possibile definire le chiavi in funzione delle proprie specifiche volontà
e variare queste impostazioni nel tempo a fronte di eventuali future
necessità.
E’ più facile individuare tra quelle descritte la soluzione migliore, in quanto il
caso dell’applicazione che supporta il singolo archivio è riservato ad
applicazioni specifiche; il caso di soluzioni con supporto di più archivi a
struttura fissa è, generalmente, appannaggio di soluzioni ancora una volta
specifiche, oppure di fascia economica; il caso delle soluzioni che
consentono di definire la struttura dati secondo le proprie necessità è il caso
ideale nella maggioranza delle applicazioni concrete di gestione
documentale.
La problematica della gestione delle abilitazioni degli utenti è legata alla
necessità di condivisione dei dati anche da parte di utenti che non possono
essere autorizzati ad accedere a tutte le funzionalità del programma. Questo
è il caso tipico di soluzioni di gestione documentale messe a disposizione di
clienti o di utenti esterni all’azienda, allo studio, o all’ente. E’ necessario
implementare differenti livelli di abilitazione, per permettere di limitare gli
accessi alle sole persone autorizzate e, parallelamente, di consentire
l’accesso a determinate funzionalità del programma solamente ad alcuni
utenti. La maggior parte degli utilizzatori delle soluzioni di gestione elettronica
dei documenti, infatti, ha solamente la necessità di compiere ricerche e di
visualizzare documenti (ovviamente anche di stamparli, inviarli via fax,
spedirli per posta elettronica o utilizzarli nell’ambito di altri applicativi); è
pertanto preferibile che costoro non abbiano accesso a funzionalità più
“delicate” quali l’acquisizione di nuovi documenti, la loro indicizzazione o la
loro archiviazione, per non parlare delle operazioni più delicate in assoluto, la
32
modifica delle chiavi e la cancellazione dei documenti. Risulta pertanto
evidente che la soluzione migliore per la sicurezza è che l’amministratore di
sistema abbia la possibilità di definire le varie abilitazioni, ovvero l’insieme
delle funzionalità a cui il singolo utente ha possibilità di accedere. Oltre al
controllo a livello di funzionalità che è appena stato descritto, è anche
opportuno che il programma consenta un controllo sulle abilitazioni, che può
essere implementato a diversi livelli:
• A livello di accesso al programma: solamente gli utenti abilitati possono
accedere al programma di archiviazione.
A questo livello è sufficiente che al profilo utente sia associata una
parola chiave che non sia di dominio pubblico. In tal modo il programma
consente l’accesso ai soli utenti che risultano abilitati.
• A livello di accesso all’archivio: solamente gli utenti abilitati possono
accedere ad un certo archivio.
A questo livello la protezione permette ad un utente di accedere
solamente a quegli archivi che l’amministratore di sistema ha associato
al suo profilo.
• A livello di singolo documento: solamente gli utenti abilitati possono
visualizzare un certo documento.
Con questo meccanismo, piuttosto sofisticato e di gestione non
semplicissima, ad ogni documento è associato un livello di privatezza.
Solamente gli utenti che hanno l’accesso all’archivio ed hanno quel
livello di privatezza possono visualizzare il documento.
• A livello di singola pagina del documento: solamente gli utenti abilitati
possono visualizzare certe pagine del documento.
Con questo meccanismo, in modo analogo a quanto detto nel punto
precedente, anziché ad ogni documento il livello di privatezza è
associato ad ogni singola pagina, in modo tale da consentirne la
visualizzazione solamente agli utenti che hanno l’accesso all’archivio ed
hanno quel livello di privatezza.
33
• A livello di porzioni della singola pagina del documento: solamente gli
utenti abilitati possono visualizzare certe aree della singola pagina del
documento. Questo meccanismo è di gestione particolarmente
onerosa, quindi si trovano di rado soluzioni di gestione documentale
che lo implementino. Fondamentalmente si basa su un principio
analogo a quello comune ai due punti precedenti, solamente che non è
basato su un livello di sicurezza associato al documento o alla singola
pagina, ma alla singola porzione del documento, in modo tale da
rendere certe aree del documento stesso visibili soltanto agli utenti
abilitati.
Ogni singola procedura avrà la possibilità di effettuare uno o più dei controlli
sopradescritti. La necessità o meno di limitare l’accesso degli utenti a livello
di archivio, di documento, di pagina o di porzioni di pagina dipende dalle
necessità organizzative e contingenti della singola azienda.
2.1.2 Scalabilità e integrabilità Con il termine scalabilità intendiamo la caratteristica di un’applicazione di
consentire passaggi a versioni superiori dello stesso programma. Questa
caratteristica è di grande importanza nel campo della gestione documentale,
in quanto la necessità di passaggi a versioni di programma superiori si
verifica con frequenza. Questa necessità nasce dal fatto che spesso una
soluzione di gestione documentale viene adottata per l’archiviazione di una
tipologia specifica di documenti su uno o, comunque, su un numero limitato di
posti di lavoro. Visti i benefici immediati portati dalla gestione documentale,
accade spesso di estendere ad altre tipologie di documenti e ad altri posti di
lavoro la gestione documentale.
34
Spesso le accresciute esigenze, però, non possono essere soddisfatte
dalla medesima soluzione adottata per le ridotte esigenze iniziali, quindi è
opportuno che si adotti una soluzione di livello più elevato. Se il costruttore
della soluzione che è già stata adottata propone anche soluzioni maggiori il
problema è risolto, altrimenti potrebbe essere necessario acquisirne una
diversa. Quest’ultima ipotesi comporta, solitamente, degli oneri, non
solamente dal punto di vista strettamente economico, ma anche da un punto
di vista organizzativo (migrazione degli archivi, istruzione del personale, etc.).
Nel caso della gestione documentale, non è opportuno scegliere una
soluzione che soddisfi solamente le esigenze del momento. È sempre utile
tenere in considerazione il fatto che le proprie esigenze possono crescere o,
semplicemente, mutare nel tempo.
Quando si sceglie una soluzione di gestione documentale è, perciò,
opportuno sincerarsi se e come quest’ultima possa far fronte ai suddetti
cambiamenti.
I produttori specializzati nelle soluzioni di gestione documentale propongono
sempre una scelta tra differenti soluzioni o tra versioni differenti della
medesima soluzione, inclusi moduli addizionali che estendono le funzionalità
del software. Se la soluzione di gestione documentale scelta, inizialmente
installata sul singolo posto di lavoro, non consente installazioni in rete, non è
possibile estenderne l’uso a nessuno.
Anche l’integrabilità è uno degli argomenti fondamentali nella
valutazione delle caratteristiche di una soluzione di gestione documentale.
Per integrabilità si intende la capacità del software di gestione documentale di
interagire con altri applicativi, quali word processor, fax server, programma di
posta elettronica e altri software utilizzati nell’ambito della propria
organizzazione. E’ normale che si utilizzino contemporaneamente più
applicativi e che si trasferiscano i dati da un programma all’altro. Questa
tendenza è stata talmente recepita dai produttori di software, che è nata
un’architettura comune che permette a programmi differenti di scambiarsi i
35
dati e di dialogare tra loro. Questa architettura ha subito negli anni diverse
evoluzioni (OLE, OLE-2 ed ora COM). In quest’ottica si inserisce la gestione
documentale, che è una risorsa legata all’office automation. Una soluzione di
gestione documentale si propone di trovare in brevissimo tempo e con il
minimo sforzo un certo documento.
L’utente, però, non ha nella ricerca del documento il suo fine ultimo, in quanto
una volta reperitolo, questo dovrà servirgli per un certo scopo, che sia la
visualizzazione, la stampa, l’utilizzo nell’ambito di un altro applicativo, l’invio a
mezzo fax, la spedizione in posta elettronica o quant’altro. L’utente potrebbe
volere il documento per allegarlo ad una sua lettera; in tal caso il
procedimento più comodo è che possa trasportarlo, ad esempio, in Word. In
modo analogo potrebbe volerlo inviare via fax; in tal caso la soluzione di
gestione documentale dovrebbe consentire l’integrazione con il fax server
eventualmente disponibile. Questi sono solamente alcuni degli esempi che
chiariscono come i vari applicativi debbano poter dialogare tra loro.
In tal senso l’integrazione della soluzione di gestione documentale con gli altri
programmi è un requisito fondamentale.
2.1.3 Considerazioni conclusive per la scelta finale L’aspetto fondamentale che determina, in ultima analisi, la scelta di una
soluzione di gestione documentale piuttosto che un’altra, è l’aspetto
operativo.
Se, infatti, una soluzione di gestione documentale è ottima da un punto
di vista teorico, ma complessa e poco intuitiva da utilizzare, o poco versatile
o, ancora, farraginosa in certi passaggi, il vantaggio che può portare la sua
adozione è limitato. D’altra parte una soluzione di gestione documentale
anche non sofisticatissima da un punto di vista tecnico ma semplice ed
intuitiva da utilizzare e versatile nelle ricerche e nelle sue funzionalità,
produrrà, se adottata, notevoli vantaggi.
36
In mancanza dell’occasione concreta di provare una certa soluzione
software è sicuramente preferibile un confronto diretto con qualche realtà
affine che già la adotti. Gli aspetti che devono essere valutati, nell’ottica
dell’interfaccia utente, sono principalmente i seguenti: l’ambiente operativo
(che deve essere quanto più simile possibile a quello degli applicativi che si
utilizzano quotidianamente e, comunque, semplice ed intuitivo); la presenza,
la chiarezza ed il livello di dettaglio della documentazione (sia in linea sia
cartacea); la versatilità e la semplicità di formulazione delle condizioni di
ricerca; la versatilità del modulo di visualizzazione dei documenti, che deve
consentire l’integrazione con il sistema operativo ed eventuali altri applicativi
(per le consuete operazioni di stampa, invio via fax, spedizione in posta
elettronica, “esportazione” del documento verso altri applicativi, etc.); la
possibilità di effettuare in modi differenti le operazioni di indicizzazione, che
devono comunque essere rese quanto più semplici e veloci possibile.
Abbiamo focalizzato la nostra attenzione su questi quattro aspetti in
particolare di ogni software di gestione documentale, che comprendono
anche l’integrabilità con software esistenti:
• Gestione dei documenti: come viene implementata la gestione del
documento, (ciclo di vita), in che modo è possibile accedere ai file della
propria organizzazione, se è presente o meno un controllo per le
versioni dei documenti, i tipi di file che è possibile gestire, (elettronici,
cartacei o entrambi), le procedure di approvazioni disponibili o meno.
• Ricerche: le funzionalità di ricerca dei documenti disponibili, incluse
parole chiave per una identificazione più veloce, categorie, profili di
documento, gli ambiti in cui è possibile effettuare la ricerca (intranet e
internet).
• Gestione degli utenti: in che modo il software implementa la gestione
degli utenti, se è possibile creare o meno gruppi di utenti con livelli di
privilegio differenti, possibilità o meno di modifica simultanea di un
documento da parte di più utenti.
37
• Strumenti di collaborazione: quali strumenti il software mette a
disposizione per l’interazione tra gli utenti, soprattutto durante il
processo di pubblicazione di un documento.
Esistono diversi prodotti per la gestione documentale: qui di seguito andiamo
a descrivere quelli più diffusi in commercio.
2.2 Microsoft Sharepoint Portal Server 2001
Microsoft Sharepoint Portal Server 2001 [9] abbina funzioni di gestione dei
documenti a un sito personalizzabile, in modo da permettere agli utenti di
scrivere, rivedere, gestire e cercare del contenuto all'interno della propria
organizzazione.
In particolare,consente di:
• Organizzare informazioni. Utilizzando le cartelle nell'area di lavoro, i
processi di pubblicazione e approvazione, i profili di documento e le
funzionalità di categorizzazione.
• Condividere informazioni. Utilizzando la protezione delle cartelle e il
processo di pubblicazione per controllare l'accesso ai documenti.
• Ricercare informazioni. Utilizzando le funzionalità di ricerca
disponibili sul sito.
SharePoint fornisce un sito Web, chiamato sito dashboard, creato
automaticamente durante l'installazione. Questo fornisce un punto di accesso
centralizzato per la ricerca e la gestione delle informazioni. Utilizzando un
browser, è possibile gestire documenti ed eseguire ricerche attraverso il sito.
Esso consente agli utenti di trovare e condividere documenti
indipendentemente dalla loro posizione o dal loro formato.
38
2.2.1 Gestione dei documenti Per la gestione dei documenti tramite Sharepoint, sono disponibili:
• Funzioni di verifica delle versioni per memorizzare e visualizzare la
cronologia dei documenti
• Informazioni descrittive usate per le ricerche, come ad esempio
l’associazione di parole chiave ad un documento.
• Il controllo della pubblicazione del documento.
• L’invio automatizzato del documento ai revisori.
• Discussioni web per commenti in linea tra più revisori di un documento.
• Controlli di accesso al documento basati su ruoli utente.
Sharepoint è in grado di gestire qualsiasi tipo di file esistente.
Per i documenti di Office supporta anche l’archiviazione, revisione e
pubblicazione diretta da Word, Excel e Powepoint. I documenti sono
caratterizzati da diverse proprietà.
Una delle principali è il numero della versione, con la data e l'ora di creazione
e il nome dell'autore. Un numero di versione del tipo 0.x (ad esempio, 0.1,
0.2, 0.3 e così via) indica una versione non pubblicata del documento. (Una
bozza).
Viceversa, un numero di versione del tipo x.0 (ad esempio, 1.0, 2.0, ecc.)
indica una versione pubblicata del documento. Se il numero di versione è un
misto dei due tipi (ad esempio, 1.1, 1.2, ecc.), significa che esiste una
versione pubblicata del documento, ma che nell'area di lavoro è attualmente
disponibile una versione non pubblicata più recente di quella pubblicata.
I profili di documento consentono di aggiungere informazioni relative a
un documento che possono poi essere sottoposte a ricerche. Tali
informazioni possono aiutare a descrivere o identificare il documento in
maniera più chiara. Per impostazione predefinita, un profilo include le
proprietà di base, quali Autore e Titolo.
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È possibile aggiungere proprietà personalizzate per registrare ulteriori
informazioni in grado di semplificare l'organizzazione e la ricerca dei
documenti.
La procedura di approvazione serve ad assicurarsi che un documento
venga adeguatamente revisionato prima di essere pubblicato. Quando un
autore decide di pubblicare un documento, questo può essere inviato
automaticamente a una o più persone per essere sottoposto a revisione
prima di essere pubblicato.
Ciascuna di queste persone, denominate revisori, ha la facoltà di
approvare o rifiutare il documento. Quando un documento deve essere
sottoposto a revisione, i revisori ne ricevono notifica tramite posta elettronica.
I documenti pubblicati sono a disposizione degli utenti per essere sottoposti a
ricerca o essere visualizzati sul sito dashboard. SharePoint supporta versioni
sia pubbliche che private di un documento.
Il documento può essere pubblicato automaticamente ogni volta che viene
salvato sul server oppure si può scegliere di mantenere private le bozze del
documento per pubblicarlo solo dopo che è stato ultimato. È possibile
generare un numero illimitato di bozze prima di pubblicare una versione del
documento.
2.2.2 Ricerche Per la ricerca delle informazioni Sharepoint dispone delle seguenti
funzionalità:
• ricerca di informazioni memorizzate in luoghi diversi eseguibile da
un'unica posizione (il sito Dashboard)
• parole chiave per eseguire ricerche full-text su un documento e sulle
sue proprietà
• ricerca delle informazioni tramite esplorazione per argomento (con le
categorie)
40
• Divisione automatica dei documenti in categorie
• classificazione dei documenti di maggiore rilevanza nell'ambito di una
ricerca
sottoscrizioni per mantenersi aggiornati su informazioni utili.
SharePoint consente agli utenti di eseguire ricerche simultanee su più origini
di informazioni. Le organizzazioni conservano le informazioni in luoghi diversi,
quali siti Web, file system, server di posta elettronica e database. Utilizzando
una procedura guidata per l'aggiunta di un'origine di contenuto, è possibile
identificare la posizione del contenuto che si desidera rendere disponibile per
la ricerca in modo da collegarlo al sito dashboard. SharePoint indicizza le
informazioni di ciascuna origine di contenuto per consentire ricerche rapide
dal sito.
Da lì è possibile anche eseguire una ricerca full-text per cercare parole
chiave nel testo e nelle proprietà di un documento (Vedi Fig.1). SharePoint
trova tutti i documenti che corrispondono ai criteri di ricerca specificati
dall'utente e restituisce un elenco di risultati.
Per una ricerca più mirata, è possibile utilizzare l'opzione di ricerca
avanzata per l'aggiunta di proprietà del documento, ad esempio Autore, ai
criteri di ricerca.
È inoltre possibile specificare un ambito di ricerca per cercare soltanto
in un insieme specifico di documenti, ad esempio una cartella per i
comunicati stampa o il sito Web di un fornitore.
41
Fig.1 Ricerca di documenti
Nel sito dashboard è possibile organizzare le informazioni utilizzando le
categorie per raggruppare documenti simili. In tal modo è possibile
visualizzare le informazioni per argomento. Per gli utenti che non hanno
familiarità con le posizioni in cui vengono memorizzati i documenti, le
categorie aiutano a trovare le informazioni necessarie. Inoltre un documento
può apparire in più categorie. Le categorie possono contenere documenti
memorizzati in SharePoint e informazioni contenute in origini di contenuto
aggiuntive. Se si dispone di una grande quantità di documenti, la loro
categorizzazione potrebbe richiedere un tempo eccessivo .Per semplificare
questa operazione, SharePoint offre uno strumento di categorizzazione
automatica denominato Riconoscimento automatico categorie. Dopo che
l'utente ha categorizzato alcuni documenti rappresentativi per ciascuna
categoria, (almeno 10) lo strumento Riconoscimento automatico categorie
42
confronta i documenti campione con quelli non categorizzati e seleziona
quindi automaticamente la categoria più adatta per essi.
L'utilizzo dei documenti di maggiore rilevanza indirizza gli utenti verso
documenti considerati particolarmente rilevanti per la ricerca. Un documento
di maggiore rilevanza è un documento selezionato come il migliore per
quanto riguarda una categoria o una specifica parola chiave. SharePoint
visualizza questi documenti in cima all'elenco dei risultati della ricerca.
Le sottoscrizioni servono a notificare all'utente la disponibilità di
informazioni nuove o aggiornate su argomenti di interesse. È possibile
sottoscrivere un contenuto che si ritiene utile: un documento specifico, tutti i
documenti di una cartella, tutti i documenti assegnati a una categoria o un
insieme di risultati di ricerca. Dopo che l'utente ha sottoscritto un contenuto,
SharePoint invia una notifica quando il contenuto viene modificato, oppure se
si è reso disponibile un nuovo documento che soddisfi i criteri specificati
dall'utente o se vengono aggiunti commenti sul contenuto in una discussione
Web. Le notifiche di sottoscrizione possono essere visualizzate sul sito ed è
anche possibile riceverle tramite posta elettronica.
2.2.3 Gestione degli utenti
Sharepoint dispone dei seguenti ruoli (vedi Fig.2) per controllare l’accesso al
contenuto e per ricercare documenti all’interno dell’area di lavoro, ciascuno
con differente livello di privilegio:
o Coordinatore: utente responsabile della gestione dell'intera area di
lavoro o di una specifica cartella e delle relative sottocartelle.
Può essere di due tipi:
1.Coordinatore dell'area di lavoro
Le attività per questo ruolo comprendono:
43
o Aggiunta di utenti all'area di lavoro ed assegnazione dei ruoli agli
utenti.
o Creazione dei profili di documento.
o Creazione delle categorie e assegnazione dei relativi contatti.
o Aggiunta di origini di contenuto all'area di lavoro.
o Configurazione e gestione dell'area di lavoro e della struttura delle
cartelle.
o Configurazione e gestione del sito Dashboard.
o Creazione degli indici del contenuto aggiornato, se necessario, o
pianificazione dell'aggiornamento automatico degli indici.
2.Coordinatore di cartella Per una cartella normale, le attività del coordinatore comprendono:
creazione di sottocartelle, modifica ed eliminazione di documenti ed
assegnazione dei ruoli.
Per una cartella avanzata, le attività del coordinatore comprendono:
selezione dei processi di approvazione, applicazione dei profili di
documento alle cartelle, creazione di sottocartelle, modifica ed
eliminazione di documenti, assegnazione dei ruoli e creazione dei
processi di approvazione per la pubblicazione dei documenti sul sito
Dashboard.
I coordinatori di una cartella possono anche leggere ed eliminare un
documento non ancora archiviato. Inoltre, possono annullare il
processo di approvazione di un documento con il comando Annulla
pubblicazione o terminarlo con il comando Ignora approvazione.
o Autore: Il ruolo di autore consente di gestire i documenti dell'area di
lavoro.
In tal modo, si favorisce la collaborazione tra gli autori dei documenti di
una cartella. Gli autori sono in grado di aggiungere nuovi documenti a
44
una cartella, modificare, eliminare e leggere tutti i documenti della
cartella.
Nelle cartelle avanzate gli autori possono inoltre inviare documenti
all'approvazione per la pubblicazione. Un autore può anche creare,
rinominare ed eliminare le proprie cartelle. Quando un autore crea una
nuova cartella, essa eredita le impostazioni di protezione, inclusi i ruoli,
dalla cartella superiore. L'autore non può modificare i ruoli o i criteri di
approvazione di queste cartelle.
Il coordinatore può negare l'accesso a determinati documenti.
In tal caso, l'autore non sarà in grado di aprire o modificare i documenti
per i quali gli è stato negato l'accesso.
o Revisore: Dopo che l'autore ha utilizzato il comando Pubblica per
presentare il documento all'approvazione, il revisore riceverà una
notifica per posta elettronica contenente un collegamento al documento
in esame.
È possibile approvare o rifiutare un documento utilizzando i comandi
appropriati nell'area di lavoro o nel sito Dashboard. I revisori vengono
assegnati solo alle cartelle avanzate, in quanto quelle normali non
supportano i processi di approvazione. I coordinatori di cartelle
specifiche hanno il compito di designare i revisori delle proprie cartelle.
Non è possibile estrarre o modificare un documento in attesa di
approvazione. Se si desidera comunicare commenti o suggerimenti
all'autore o agli altri revisori, è possibile inviare un messaggio di posta
elettronica o utilizzare discussioni Web, a seconda del processo di
approvazione o di comunicazione previsto. Sia che il documento venga
approvato o rifiutato, SharePoint mantiene tutte le discussioni Web a
esso associate finché non vengono eliminate da un coordinatore. Il
documento approvato viene quindi pubblicato sul Dashboard del sito.
Gli utenti che dispongono dei ruoli necessari possono ricercarlo e
visualizzarlo.
45
o Lettore: può utilizzare l'area di lavoro e il sito dashboard per esplorare
e cercare documenti pubblicati e memorizzati nell'area di lavoro e nelle
origini di contenuto.
A seconda delle funzionalità attivate dai coordinatori, le seguenti funzionalità
di gestione dei documenti potranno essere o meno disponibili nelle cartelle
dell'area di lavoro, nel sito dashboard e dai menu di alcune applicazioni di
Office:
o Archiviazione ed estrazione di documenti
o Documenti pubblici e privati
o Visualizzazione della cronologia delle versioni di un documento
o Processo di revisione e approvazione di un documento
o Profili di documento
o Categorizzazione di un documento
o Discussioni Web
Fig.2 Definizione dei ruoli nell’area di lavoro
46
2.2.4 Strumenti di collaborazione Utilizzando le discussioni Web, è possibile fare commenti in linea su un
documento senza modificarlo effettivamente. Alternativamente all’utilizzo
della posta elettronica o di riunioni per discutere un documento, gli autori e i
revisori possono comunicare gli uni con gli altri tramite le discussioni Web.
Discussioni simultanee su un documento possono avvenire anche nel caso in
cui una persona abbia estratto tale documento. I commenti sono memorizzati
come conversazioni concatenate, che raggruppano i commenti e le relative
risposte.
2.3 CVS (Concurrent Versions System) CVS [10] è un sistema di controllo delle versioni di un progetto legato alla
produzione e alla modifica di file. In pratica, permette a un gruppo di persone
di lavorare simultaneamente sullo stesso gruppo di file (generalmente si tratta
di sorgenti di un programma), mantenendo il controllo dell'evoluzione delle
modifiche che vengono apportate. Il compito di un sistema CVS non si limita
a questo; per esempio è sempre possibile ricostruire la storia delle modifiche
apportate a un gruppo di file, e si può anche ottenere una copia che faccia
riferimento a una versione passata di quel lavoro.
2.3.1 Gestione dei documenti
L’architettura di CVS è basata su alcuni semplici concetti: tutte le directory ed
i file sorgente vengono memorizzati all’interno di un repository (deposito).
(Fig.3)
47
Fig.3 La struttura ad albero delle directory del repository
Questo contiene directory e file in una struttura ad albero. Al suo interno, per
ogni file del progetto, sono memorizzati dei file con l’aggiunta dell’estensione
“v”. Questi file contengono l’ultima revisione del sorgente e tutte le modifiche
apportate (le varie parti del file per le quali le varie versioni differiscono).
Più directory, all’interno di un repository possono essere raggruppate in
modo da costituire un modulo. I file modulo registrano le definizioni dei nomi
per le raccolte di codice sorgente. CVS userà queste definizioni se lo si usa
per aggiornare i file moduli. Il file può contenere linee bianche e commenti,
così come le definizioni del modulo. La definizione del modulo è una singola
linea sul file modulo, in entrambi i formati.
Gli sviluppatori non modificano direttamente il codice sorgente
contenuto all’interno del repository ma ognuno di loro lavora su una copia
locale dei file.
Una volta effettuare le modifiche necessarie (di solito ci si assicura che il
codice venga compilato correttamente), il codice modificato viene inviato a
CVS che si preoccupa di memorizzare solo le differenze tra la versione
48
precedente e quella del repository e quindi di aggiornare la versione corrente
del progetto. L’operazione tramite la quale si estraggono i file contenuti nel
repository viene detta check out, mentre quella che consiste nell’inviare le
modifiche apportate si chiama commit.
Quando un collaboratore ha riprodotto la propria copia di lavoro del
modulo di suo interesse, può apportare le modifiche che ritiene opportune nei
file e quindi dovrebbe fare in modo di aggiornare anche il deposito generale.
A questo proposito conviene distinguere le fasi seguenti:
• modifica dei file: per modificare un file si fa prima una copia locale del
file dal repository a una sotto directory di lavoro;
• aggiornamento della copia locale: per aggiornare la copia di un
modulo con i cambiamenti fatti nel repository centrale si esegue il
comando update, che permette di vedere i file che sono stati aggiornati
e non ancora archiviati e chi lo ha fatto.
Quando si esegue un update, le modifiche fatte nella copia centrale
possono risultare incongruenti con quelle fatte sulla propria copia
locale. In questo caso apparirà un messaggio di avvertimento, e non
sarà possibile aggiornare il file finchè non si risolve l’incongruenza
manualmente.
• commit del file: quando si pensa che i file siano pronti per essere
rimessi nel repository per essere visti dal resto degli sviluppatori, si
esegue un commit, che ci permette di scrivere un messaggio che
descriva le modifiche che sono state fatte al file.
I cambiamenti fatti saranno poi aggiunti alla copia principale.
Il senso di questi passaggi è abbastanza semplice: il collaboratore che
modifica qualcosa, prima di sottoporre le modifiche al sistema di gestione del
deposito, deve verificare che nel frattempo qualcun altro non sia intervenuto
negli stessi file; se CVS non riesce a sistemare le cose occorre rimediare
manualmente ai conflitti che si sono creati.
49
Per tenere traccia degli interventi dei singoli collaboratori, CVS gestisce un
numero di revisione indipendente per ogni file amministrato.
Altre operazioni disponibili sono:
• Aggiunta e rimozione di un file: le modifiche che si vogliono eseguire
possono anche coinvolgere un file completamente nuovo, o comportare
la rimozione di uno vecchio.
Si deve sempre eseguire un commit dopo l’aggiunta o rimozione di un
file affinché queste modifiche abbiano effetto.
L’operazione di rimozione non elimina il file dal repository, ma lo sposta
dalla lista corrente dei file mettendolo nell’attico del CVS. Questo attico
è una directory che viene creata automaticamente quando si elimina un
file, discendente di quella del modulo alla quale apparteneva il file, in
cui viene spostato il file che si vuole cancellare. Quando un’altra
persona estrarrà il modulo in futuro non potrà prendere i file che sono
stati rimossi. Tuttavia se si richiede una vecchia versione del file prima
che fosse rimosso, questa potrà essere prelevata dall’attico.
• Release: quando si è terminato di lavorare sulla propria copia locale e
si vuole eliminarla è possibile farlo con il comando release.
Questo cancella in modo sicuro gli effetti di una modifica al file.
• Tag e Rtag: con CVS è possibile segnare tutti i file di un modulo con un
nome simbolico.
Si usi Tag per contrassegnare la versione dei file che si sono
modificati. Il comando Tag è specifico per le copie locali, mentre l’Rtag
è specifico per i file del repository.
Questa funzionalità è utile nel caso si voglia rilasciare una copia dei file
per un vasto gruppo di persone, oppure se si vuole fissare un punto nel
processo di sviluppo di un file.
• History: serve per elencare le informazioni del repository, ad esempio i
moduli modificati, gli Rtag dei moduli..
50
• Log: permette di conoscere la sequenza degli interventi attuati su un
certo file, anche su quelli eliminati.
• Diff: Quando si modifica un file nella propria copia locale, prima di
inviarlo al deposito conviene verificare il suo stato e se necessario
aggiornarlo alla revisione presente nel deposito.
Prima di tale aggiornamento è possibile verificare quali siano le
differenze tra i due file con il comando diff.
Ogni versione di un file ha un unico numero di revisione. I numeri di revisione
sono rappresentati come ‘1.1’,1.2’,’1.3.2.2’ o anche ‘1.3.2.2.4.5’. Un numero
di revisione ha sempre anche un numero di interi decimali separati da un
periodo.
Per default, la revisione 1.1 è la prima revisione di un file. Ogni revisione
successiva è data da un nuovo numero incrementando il numero più a destra
di uno. CVS non è limitato a uno sviluppo lineare. L’albero di revisione può
essere diviso in rami, dove ogni ramo è una linea di sviluppo auto mantenuta.
Le modifiche fatte a un ramo possono essere facilmente spostate al tronco
principale. Ogni ramo ha un numero di ramo, consistente in un decimale
intero dispari separato da un periodo. Il numero del ramo è creato
aggiungendo un intero al numero di revisione dove il ramo corrispondente si
biforca. Avere rami numerati permette a più di un ramo di biforcarsi da una
certa revisione. Tutte le revisioni di un ramo hanno un numero di revisione
formato aggiungendo un numero ordinale al numero del ramo.
Quando CVS crea un numero di ramo preleva il primo intero non ancora
usato che inizia con 2. Così quando si vuole creare un ramo dalla revisione
6.4 sarà numerata 6.4.2. Tutti i numeri di ramo terminanti con 0 (come 6.4.0)
sono usati internamente da CVS.
Con le directory ci sono file history per ogni file sotto controllo di
versione.
51
Il nome del file history è il nome del file corrispondente con 'v' aggiunta alla
fine.
Il file history contiene, tra le altre cose, abbastanza informazioni per ricreare
ogni revisione del file, un log di tutti i messaggi di commit e il nome utente
della persona che ha fatto la revisione. I file history sono conosciuti come file
RCS, perchè il primo programma a salvare file in quel formato era un sistema
di controllo di versione conosciuto come RCS [10]. Questo formato di file è
diventato molto comune: molti sistemi, oltre a CVS e RCS possono importare
file history in quel formato.
CVS può accedere a un repository in diversi modi, ad esempio dal
computer locale o da un computer nella stessa stanza o uno in qualsiasi
parte del mondo.
Per distinguere fra questi metodi di accesso, il nome del repository può
iniziare con un metodo. CVS consente anche l’accesso ai sorgenti tramite
rete; quindi mantenendo i sorgenti su un computer remoto è possibile
accedervi anche tramite Internet. Attualmente tutti i maggiori progetti GNU
sono disponibili attraverso CVS, è quindi possibile scaricare dalla rete, giorno
dopo giorno, i file che sono stati modificati. Un esempio è il sito dello GNOME
[GNU]. Generalmente, usare un repository remoto è proprio come usarne uno locale,
eccetto che il formato del nome del repository è
:method:user@hostname:/path/to/repository.
Ci sono differenti modi per connettersi a repository remoti:
• Tramite RSh
• Tramite connessione diretta con autenticazione di password
• Tramite connessione diretta con Kerberos
I tipi di file che Cvs riesce a trattare nel modo più flessibile sono quelli di
testo e quindi qualsiasi file sorgente C, C++, Java, ecc..
52
2.3.2 Ricerche CVS non ha un motore di ricerca apposito per trovare un certo tipo di
documento. Usa una struttura ad albero delle directory per il salvataggio dei
file.
Tramite i numero di revisione di un file è possibile rintracciare una particolare
revisione di un file, che è fornita con una descrizione del contenuto e altre
parole chiave descritte qui di seguito che facilitano la ricerca.
Se si modifica un file all’interno della propria copia di lavoro in un modulo è
abbastanza semplice ritrovare lo stato di un file tramite i comandi status o log,
ma se si esportano i file dal proprio ambiente di sviluppo diventa più difficile
identificare il loro numero di revisione. RCS usa un meccanismo conosciuto
come sostituzione di parole chiave che ci permette di identificare più
facilmente i file. Ecco un elenco delle parole chiave che RCS supporta:
• Autore: il nome di accesso dell’utente che ha salvato la revisione
• Data: la data e l’ora in cui la revisione è stata creata
• Intestazione: un’intestazione standard che contiene il percorso
completo del file RCS, il numero di revisione, la data, l’autore, lo stato
del documento.
• Id: come l’intestazione, eccetto per il fatto che il nome del file RCS è
senza percorso.
• Nome: nome del tag utilizzato per estrarre il file
• Log: un messaggio di log fornito durante l’archiviazione, preceduto
dall’intestazione. Questa parola chiave è utile per accumulare un file log
completo in un file sorgente.
• RCSfile: il nome del file RCS senza un percorso
• Revisione: il numero di revisione assegnato alla revisione.
• Origine: il nome del percorso completo del file RCS
• Stato: lo stato assegnato alla revisione.
53
L’utilizzo di queste parole chiavi semplifica la ricerca di un determinato file da
parte degli utenti.
2.3.3 Gestione degli utenti In CVS è possibile creare gruppi di utenti con un determinato livello di
accesso, per facilitare ad esempio l’assegnazione di persone ad un unico
progetto. E’ possibile anche assegnare singolarmente ad un utente l’accesso
a un determinato file o a una specifica directory, con un livello di privilegio
specifico.
Spesso, può succedere che due persone provino a modificare lo stesso file
simultaneamente. Una soluzione, conosciuta come file locking o checkout
riservato, è di permettere solo a una persona alla volta di modificare ogni file.
Questa è la sola soluzione adottata da alcuni sistemi di controllo di versione,
inclusi RCS e SCCS.
Può anche essere possibile usare la funzionalità di watch insieme con
procedure adatte, per evitare di avere due persone che modifichino lo stesso
file contemporaneamente. Il modello di default usato da CVS è conosciuto
come checkout non riservato. In questo modello, gli sviluppatori possono
modificare la propria copia di lavoro di un file simultaneamente.
La prima persona che esegue i suoi cambiamenti non ha un modo
automatico per sapere che un altro ha iniziato a modificare il suo stesso file.
Se si tenta di eseguire quel file si riceverà un messaggio di errore. Bisognerà
quindi usare i comandi CVS per rendere aggiornata la copia di lavoro con la
revisione del repository. CVS supporta anche meccanismi che facilitano vari
tipi di comunicazione, senza applicare regole come invece fa il checkout
riservato.
Le directory all'interno del repository sono modificabili dalle persone che
hanno i permessi per modificare i file in ogni directory. Questo normalmente
implica che si crei un gruppo UNIX costituito dalle persone che possono
54
modificare i file del progetto, e selezionare il repository affinchè quel gruppo
sia associato a una directory. Questo significa che si può solo controllare
l'accesso ai file per directory.
Gli utenti devono anche avere accesso alla scrittura per estrarre i file, perchè
CVS crea file protetti. CVS prova a settare permessi di file per le nuove
directory che sono aggiunte dentro l'albero, ma si dovrebbero invece
assegnare manualmente nel caso in cui una nuova directory possieda
differenti permessi differenti dalla sua precedente.
Le directory di ciò che è stato inserito nel deposito sono dei moduli,
secondo la terminologia di CVS.
Nel momento in cui vengono create le directory, con i file relativi, questi
acquisiscono le proprietà dell'utente che ha eseguito il comando di
importazione; se si vuole che i dati siano accessibili anche ad altri utenti
collaboratori, occorre modificare qualcosa. Per esempio si può attribuire a
questi file e directory il gruppo definito inizialmente per l'accesso alla directory
amministrativa CVSROOT/, oppure si può scindere la gestione del progetto in
modo da individuare dei sottogruppi competenti per i sottomoduli rispettivi.
Dato questo tipo di impostazione, prima di iniziare a fare qualunque cosa, gli
utenti che collaborano alla gestione di questi moduli dovrebbero inserirsi nel
gruppo stabilito.
2.3.4 Strumenti di collaborazione Per quanto riguarda questo aspetto, CVS non ha molti strumenti per
permettere la collaborazione tra i diversi utenti. Spesso è utile informare gli
altri che si sta archiviando una nuova revisione di un file. Si possono
utilizzare le funzionalità dei file moduli o i file Loginfo di CVS per mandare
delle mail a tutti gli sviluppatori o per postare un messaggio in un newsgroup
locale.
55
2.4 Lotus Domino.doc Domino.Doc [11] è una soluzione di gestione dei documenti costruita per i
calcolatori distribuiti e basati su reti. Questi necessitano di gestire e
condividere documenti in vari formati tra differenti gruppi e utenti.
Domino.Doc serve a organizzare, gestire e archiviare tutti i documenti
dell’azienda, e a renderli accessibili sia all’interno che all’esterno della propria
organizzazione.
Le sue caratteristiche sono :
• ODMA (Open Document Management API): permette agli utenti di
lavorare tramite le applicazioni alla quale sono abituati, come Office e
Smartsuite.
Gli utenti possono usare queste applicazioni per aprire o salvare
documenti in Domino.doc
• Sicurezza: a livello di librerie, file cabinet, cartelle o documenti,
mediante assegnazione di diversi livelli di privilegio agli utenti.
• Estrazione e Archiviazione: funzioni che assicurano l’integrità del
documento quando molti utenti vogliono modificare o gestire lo stesso
documento simultaneamente
• Ricerca: possibilità di ricerca all’interno di librerie e file cabinet , e di
ricevere una singola vista dei risultati
• Versioni multiple: possibilità di archiviare versioni multiple di un
documento con lo scopo di rintracciare le diverse revisioni e fornire un
controllo complessivo delle attività
• Replica di domini: possibilità di accedere a copie di Domino.Doc da
differenti domini
• Replica Server to Server: per la distribuzione di file cabinet e del loro
contenuto in locazioni remote
• Gestione del ciclo di vita: per la creazione, revisione, approvazione,
rilascio e archiviazione dei documenti
56
• Integrazione con Lotus Workflow: per iniziare un processo di
Workflow e accedere allo status di lavoro del workflow gestito all’interno
di Lotus Workflow
• Integrazione con Windows Explorer: per utilizzare un file manager
familiare per lavorare con Domino.Doc
2.4.1 Gestione dei documenti In Domino.Doc si possono creare documenti dallo strumento di scrittura
preferito e poi salvare il contenuto direttamente nella libreria. Quando si salva
un documento nella libreria, si indica una locazione per l’archiviazione, un file
cabinet o una cartella, e si può scegliere un profilo di documento da una lista
predefinita di tipi di documenti. Se il tipo di documento ha un gruppo di
attributi, si possono inserire valori nei campi per rendere il documento più
facile da organizzare e localizzare.
Domino.Doc fornisce molti modi per aggiungere documenti esistenti alle
sue librerie. Si può aggiungere un documento direttamente nel file cabinet di
Domino.Doc utilizzando un’applicazione integrata per creare o modificare un
documento, e poi salvarlo nella libreria specificata.
Si possono portare file esistenti nella libreria di Domino.Doc nei seguenti
modi:
• Inviandoli tramite browser
• Inviando file esistenti con Notes
• Importando i file con Notes
• Catturando documenti di Notes esistenti
• Selezionando e trascinando i file con Internet Explorer
• Aggiungendo nuovi documenti con Internet Explorer I tipi di documento forniscono ai file maggiori informazioni rispetto a quelle
di base del titolo, rendendo più agevole la ricerca successiva del documento.
57
Per ogni tipo di documento possono essere specificati attributi estesi
appropriati.
Possono essere anche specificate opzioni per la versione, revisione,
approvazione, archiviazione, ritrovamento e workflow di un documento.
Quando si prepara e configura Domino.Doc per il proprio sito,
l’amministratore di sistema definisce tutti i tipi di documento per l’intera
libreria. Quando si creano i file cabinet, i tipi di documento permessi saranno
archiviati dove specificato.
Quando si crea un file cabinet, il creatore specifica chi può leggere e
specificare il documento che sarà archiviato nel file cabinet, e specifica il
livello di protezione di default per il documento. Se il controllo di accesso di
default specificato per il file cabinet è di ereditare le impostazioni di sicurezza
della cartella, la lista degli utenti che creeranno documenti nella cartella
erediterà le impostazioni della cartella. Gli autori possono cambiare l’accesso
in base ai documenti.
L’accesso ai documenti può essere dato solo agli utenti che hanno anche
accesso al file cabinet specificato per quei documenti. Domino.Doc fornisce due livelli per il controllo di versione dei documenti: le
bozze e le versioni. Si possono salvare documenti come bozze attraverso i
cicli di scrittura e di revisione. Quando la bozza finale è stata approvata ed è
pronta per essere pubblicata, si può salvarla come una versione.
• Le versioni hanno una rappresentazione dei numeri intera, come 1, 2, 3
• Le bozze hanno un numero intero e una frazione decimale, che mostra
la relazione con la versione, ad esempio 1.1 , 1.2 , 1.3
• Per un nuovo documento che non è ancora stato salvato come
versione, le bozze appariranno con uno zero, come ad esempio 0.1 ,
0.2 , 0.3 eccetera.
• Un nuovo documento che non è stato ancora archiviato apparirà come
0.0.
58
Le bozze dei documenti sono utili per i progetti collaborativi, nei quali diverse
persone contribuiscono ai contenuti. L’accesso alle bozze o al lavoro in corso
può essere differente all’accesso alle versioni pubblicate. Mentre gli editor di
bozze lavorano su un nuovo documento o ne stanno modificando uno
esistente, gli altri utenti vedranno solo quello che è stato precedentemente
pubblicato, non quello che è ancora in corso di svolgimento. Solo l’ultima
copia di un documento può essere estratta per la modifica.
Se una versione ha una bozza riferita ad essa, solo la bozza può essere
estratta.
L’opzione di archiviazione dipende dal fatto di lavorare su un documento che
è una bozza o una versione, e sul fatto che le bozze siano o meno abilitate
per quel tipo di documento. Per documenti come i promemoria che sono
creati in una singola sessione di compilazione, e non hanno bisogno di
collaborazione, revisione o approvazione da parte di altri, le bozze non sono
necessarie. Quando una versione (1.0) è estratta, si crea una copia di lavoro.
La copia di lavoro può essere archiviata come una nuova copia di lavoro o
come bozza. Se è archiviata come nuova versione (2.0), il compilatore può
scegliere se sostituire o mantenere la precedente versione (1.0). Se il
documento è archiviato come bozza, la versione corrente è ancora la
versione originale (1.0), e la copia di lavoro diventa una bozza (1.1). Le bozze
forniscono una storia dell’evoluzione del documento. Se non si ha bisogno di
tenere una cronologia, si può scegliere di eliminare tutte le bozze quando si
salva il documento come versione. Ad esempio se si archivia la bozza 1.5
come versione 2.0, si possono cancellare tutte le bozze dalla 1.1 alla 1.5.
Molti documenti attraversano una serie di stati che collettivamente
formano il ciclo di vita del documento. Questi stati includono la creazione,
revisione, approvazione, rilascio e archiviazione del documento. Le opzioni di
revisione, approvazione e archiviazione del documento possono essere
abilitate o disabilitate, e i parametri possono essere ereditati dal tipo di forma
del documento.
59
• Preparazione del documento: facilita la creazione e la compilazione
iniziale di un documento da uno o più compilatori
• Revisione del documento: invia la bozza di un documento a un
gruppo di utenti per la revisione
• Approvazione del documento: invia la bozza di un documento a un
gruppo di utenti per l’approvazione o per il rifiuto.
Uno o più utenti devono approvare un documento prima che questo
giunga allo stato successivo. Durante il ciclo di approvazione, non
vengono fatti cambiamenti o commenti al contenuto del documento.
Tuttavia approvatori possono allegare commenti al documento.
• Rilascio del documento: un documento viene rilasciato quando ha
completato il suo ciclo di vita di compilazione.
Le proprietà della versione rilasciata del documento saranno
probabilmente differenti da quelle della versione bozza.
• Archiviazione del documento: riguarda il salvataggio di un
documento obsoleto in un deposito alternativo (ad esempio il file
system, un database relazionale o un disco ottico).
• Stato del documento: descrive gli specifici punti della vita di un
documento. Questi sono i seguenti:
o Nuovo: un documento prima che sia archiviato per la prima volta
o Bozza: il documento è stato modificato da uno o più utenti
o In revisione: il documento è in revisione da uno o più revisori
o Revisione completata: la bozza corrente ha completato il ciclo di
revisione
o In attesa di approvazione: la bozza corrente è nel processo di
approvazione
o Approvato: la bozza corrente è stata approvata ma non
archiviata come versione
o Rifiutato: la bozza corrente è stata rifiutata durante il processo di
approvazione
60
o Rilasciato: il documento è stato archiviato come versione.
Molti documenti collaborativi devono essere revisionati, commentati e
modificati da un gruppo di persone prima della pubblicazione del documento.
Ogni bozza di documento può essere sottoposta a revisione da un
modificatore di bozze, purché le bozze non siano disabilitate per il tipo di
documento e sia impostato un ciclo di revisione. Quando l’ultimo revisore
termina, il creatore del documento viene notificato, e lo stato del documento
diventa di “revisione completata”.
Colui che inizia il processo di revisione può cambiare la lista dei revisori e
cancellare il ciclo di revisione in ogni momento prima che la revisione sia
completata. Molti documenti richiedono un’approvazione prima di essere rilasciati o
finalizzati. Se il documento richiede un ciclo di revisione, la revisione deve
essere completata prima di iniziare il ciclo di approvazione. Ogni bozza può
essere sottoposta a un processo di approvazione da un modificatore di
bozze, purchè le bozze non siano disabilitate per il tipo di documento e sia
impostato un ciclo di approvazione. Se qualche approvatore rifiuta il
documento (ad esempio perché mancano alcune informazioni sul documento
o perché questo deve essere modificato), il ciclo di approvazione termina. Quando un documento non ha più bisogno di un accesso regolare e
immediato, si può archiviare il suo contenuto in un archivio esterno dalla
quale può essere facilmente recuperato. Quando si aggiunge un tipo di
documento a una libreria, l’amministratore del sistema specifica opzioni di
archiviazione che controllano come e quando i documenti sono archiviati.
Linee guida per l’archiviazione:
• I documenti possono essere archiviati solo dalla copia principale del file
cabinet
• Se un documento è estratto, il documento corrente (versione o bozza) ,
non può essere archiviato
61
• Le copie di lavoro non possono essere archiviate
• Se si eliminano le bozze, anche ogni copia di revisione associata alla
bozza sarà eliminata
• Non si può selezionare l’ultima versione per l’archiviazione, se quella
versione ha una bozza estratta, o se la bozza ha un ciclo di revisione o
di approvazione in corso
Le funzionalità di estrazione e archiviazione dei documenti di Domino.Doc
permettono di mantenere l’integrità dei documenti. Ogni autore o redattore
può estrarre un documento. Quando ciò accade, il programma rilascia il
documento all’utente e nega agli altri la possibilità di estrarre lo stesso
documento, finche questo non sarà di nuovo archiviato. Gli altri utenti
possono però vedere il documento mentre questo è estratto, ma non possono
modificarlo. Questo assicura il fatto che gli utenti stiano vedendo e prendendo
decisioni sulle informazioni più aggiornate piuttosto che su un lavoro in corso.
I documenti che sono in un ciclo di revisione o di approvazione non possono
essere estratti.
La funzionalità di inoltro dei documenti permette di spedire agli altri
utenti e-mail che includono contenuti del documento, collegamenti al
documento, o entrambi.
Si possono inoltrare documenti dalla cartella o dal profilo del documento, da
Notes o da un browser web.
Se si ha un livello di accesso sufficiente, si possono cancellare i
documenti dalla libreria di Domino.Doc. Quando si lavora da browser (Vedi
Fig.4), per eliminare un documento si deve prima aprire il profilo e poi
eliminare il documento.
In Domino.Doc, cancellare un documento ha conseguenze sulle versioni e
sulle bozze collegate a quel documento.
62
A seconda dello stato del documento, si possono selezionare diverse opzioni
per l’eliminazione dello stesso:
• Cancellare la bozza corrente
• Cancellare tutte le bozze della versione corrente
• Cancellare la versione corrente
• Cancellare tutte le versioni
• Cancellare una bozza di revisione
Quando si elimina qualcosa si seguono le seguenti relazioni:
• Se si cancella l’ultima versione di un documento, tutte le bozze basate
su quella versione saranno cancellate
• Se si cancella l’ultima bozza del documento, opzionalmente si possono
cancellare le bozze precedenti del documento
• Se si sceglie di cancellare una versione corrente o una bozza, e esiste
una versione o bozza precedente, il documento precedente diventa
quello corrente
Fig.4 Accesso a Domino.Doc tramite browser
63
2.4.2 Ricerche Domino.Doc fornisce diversi modi per trovare e aprire documenti archiviati
nelle sue librerie. Come risultato delle attività di ricerca sulla libreria, si
otterranno gruppi di documenti, inclusi:
• Risultati di ricerca: lista di documenti che soddisfano il criterio di
ricerca
• Favoriti: lista di documenti che sono stati segnati come favoriti
• History (Modificati recentemente): lista degli ultimi cinque documenti
(e cartelle) alla quale si è acceduto o che si sono modificati in questa
libreria
• Ciclo di vita: lista dei documenti alla quale si ha accesso che sono nel
processo di revisione o di approvazione
• Estratti: lista dei documenti che sono stati estratti
Si possono eseguire ricerche da qualsiasi interfaccia utente, sia semplici che
avanzate. Nella ricerca semplice si utilizza una parola o una stringa di testo,
mentre in quella avanzata si possono specificare parametri per dettagliare la
ricerca. La ricerca può essere eseguita sull’intera libreria o limitata a file
cabinet specifici.
Si possono salvare le query di ricerca per un successivo riutilizzo, oppure è
possibile eliminarle. A ricerca completata si ottiene una lista di documenti che
corrispondono ai criteri di ricerca. Si può poi selezionare qualsiasi documento
trovato per lavorare su di esso.
Si possono creare documenti e cartelle “favorite” per un accesso veloce
direttamente dalla libreria. Se la lista dei favoriti contiene il documento che si
sta cercando si può aprirlo direttamente selezionandolo dalla lista. Si può
accedere alla lista dei favoriti, aggiungere e togliere elementi da questa
utilizzando l’interfaccia di Domino.Doc. Il collegamento ai favoriti è associato
con la versione corrente di un documento; non si può associare un favorito
64
con una precedente versione o bozza, o con una copia di lavoro. Quando si
accede alla vista dei favoriti sul programma, si accede solo ai propri favoriti.
Solo gli amministratori possono visualizzare la lista dei favoriti di tutti gli
utenti, ma solo se utilizzano il client Notes.
Domino.Doc mantiene una lista degli ultimi cinque documenti modificati.
Anche la lista degli ultimi cinque documenti modificati può essere vista
dall’interfaccia del programma, e se il documento che si ricerca è in questa
lista lo si può aprire direttamente. Anche in questo caso gli utenti possono
accedere solo alla lista dei propri documenti, a meno che non siano
amministratori. In tal caso possono visualizzare tutte le liste degli utenti.
2.4.3 Gestione degli utenti Si può gestire la sicurezza a livello di file cabinet, cartelle e documenti. Ogni
file cabinet ha una lista di utenti che definisce chi può accedere al file cabinet
e le operazioni che si possono eseguire. La lista degli utenti può includere
utenti con ID registrato e utenti web registrati, con nomi e password personali
salvati nella rubrica.
La lista utenti per il file cabinet definisce questi utenti:
• Lettori: possono leggere documenti, ma non possono creare o
modificare documenti salvati nel file cabinet
• Editor: possono creare e modificare documenti contenuti nel file
cabinet, inclusi quelli creati da altri
• Manager: possono modificare il livello di sicurezza del file cabinet e
forzare l’archiviazione dei documenti
Se un file cabinet è impostato affinché le cartelle ereditino il suo livello di
sicurezza, e affinché i documenti ereditino la sicurezza delle cartelle, si
possono solo escludere i lettori e gli editori, cambiare un editore in lettore, o
65
promuovere un editor a manager. Ogni cartella ha una lista di utenti che
definisce chi può accedere ad essa e le operazioni che si possono eseguire.
La lista degli utenti della cartella è limitata alla lista degli utenti del file cabinet,
ma il creatore della cartella (manager) può sovrascrivere le impostazioni di
default.
La lista degli utenti per le cartelle definisce i seguenti utenti:
• Lettori: possono vedere le cartelle. Non possono cambiare le proprietà
delle cartelle né aggiungere o togliere documenti dalle cartelle.
• Editor: possono vedere e modificare le proprietà delle cartelle e le
informazioni del profilo. Possono aggiungere documenti alle cartelle.
• Manager: possono modificare il livello di sicurezza delle cartelle,
cancellarle e modificare tutti i documenti contenuti in esse.
Anche per ogni documento esiste una lista di utenti che definisce chi può
accedere ad essi e le operazioni che si possono eseguire.
La lista degli utenti per i documenti definisce i seguenti utenti:
• Lettori: possono vedere le versioni dei documenti ma non le bozze.
Non possono cambiare il contenuto o le proprietà dei documenti o
spostare un documento su un’altra cartella
• Editor: possono vedere e modificare il contenuto del documento, le
proprietà e le informazioni del profilo.
Non possono vedere le copie di lavoro estratte dagli altri utenti.
• Manager: possono modificare il livello di sicurezza del documento,
spostare il documento su una cartella differente e cancellare il
documento.
Per essere un manager di documenti, un utente deve avere anche
almeno il livello di accesso editor alla cartella che contiene il
documento.
66
Domino.Doc fornisce l’accesso a certe funzionalità attraverso gruppi che
devono essere aggiunti alla rubrica. Questi gruppi sono creati
automaticamente durante la creazione della prima libreria, per default.
Alternativamente, si possono aggiungere manualmente prima di iniziare a
lavorare con la libreria del programma.
Questi cinque gruppi di “utenti speciali”, o gruppi a livello di sito, hanno
nomi fissi che non possono essere cambiati.
• Amministratori del sito: tutti gli utenti che possono creare e
amministrare librerie.
Ai membri di questo gruppo è garantito l’accesso a tutti i database di
Domino.Doc.
Gli amministratori del sito sono i soli utenti che possono creare librerie o
eseguire installazioni generali o operazioni di aggiornamento.
Possono anche compiere tutte le operazioni proprie degli amministratori
e degli utenti.
• Amministratori: tutti gli utenti alla quale è permesso amministrare
Domino.Doc. Anche a questi utenti è fornito l’accesso ai database.
Dovrebbero anche avere accesso come autori alla rubrica, per
permettere loro di modificare i gruppi di Domino.Doc, ma non gli altri
gruppi.
• Creatori di File Cabinet: tutti gli utenti che possono creare file cabinet:
ai membri di questo gruppo è fornito accesso come designer al
template del file cabinet, in modo che possano creare sottotipi di
documenti e tipi di cartelle.
• Utenti: tutti quelli che usano Domino.Doc devono appartenere al
gruppo utenti o al gruppo amministratori o al gruppo dei creatori dei file
cabinet. Domino.Doc gestisce le appartenenze al gruppo di utenti
automaticamente.
67
• Editor di rubrica: tutti gli utenti che possono creare o modificare la
rubrica del server.
2.4.4 Strumenti di collaborazione La funzionalità forum permette agli utenti di creare argomenti di discussione e
risposte per i documenti di Domino.Doc.
La struttura degli argomenti e delle risposte è collegata e accessibile per
ogni bozza o versione collegata a un documento. Basta che esista anche
una sola versione di un documento affinché venga mantenuta la struttura
della discussione.
• I nuovi argomenti principali dei documenti che sono creati
dall’interno della struttura della discussione ereditano le impostazioni
di sicurezza dall’ultima bozza o versione di un documento che
l’autore può vedere
• I nuovi argomenti principali dei documenti che sono creati
direttamente da una versione o bozza, ereditano le impostazioni di
sicurezza di quel documento
• Le risposte ai documenti ereditano sempre il livello di sicurezza dal
documento superiore
• Un gestore di documento può cancellare alcune o tutte le discussioni
su un documento
• Cancellare tutte le versioni di un documento forza la cancellazione di
tutte le discussioni correlate al documento, a meno che non rimanga
almeno una versione del documento
68
2.5 Docs Manager Le caratteristiche principali di Docs Manager [12] sono la generazione, la
compressione e la decompressione, la manipolazione, l’archiviazione, la
ricerca, visualizzazione, stampa e distribuzione delle immagini archiviate.
2.5.1 Gestione dei documenti L’acquisizione dei documenti può avvenire nei seguenti modi:
• Tramite importazione da file
• Tramite importazione da fax server
• Tramite importazione da exchange
• Tramite importazione da scanner
• Tramite importazione da fotocamera digitale
• Tramite importazione da spool di stampa
Docs Manager ha dei diversi moduli aggiuntivi:
Con il modulo Docs-Fax di collegamento al fax server, può acquisire i
documenti direttamente dal programma fax in tempo reale.
Con il modulo Docs-mail per il collegamento ad Outlook, può acquisire i
documenti mail da Exchange direttamente in tempo reale.
Docs Manager si interfaccia a qualsiasi tipo di scanner Twain.
E’ possibile acquisire documenti singoli oppure più documenti
contemporaneamente che abbiano le stesse caratteristiche per accelerare la
procedura di produzione.
Le operazioni principali eseguibili sono:
• Immettere un documento nei fascicoli
• Esportare un documento
• Stampare la lista dei documenti
• Visualizzare i movimenti dei documenti
69
• Inviare i documenti ad altri utenti
• Inserire nuove revisioni dei documenti
• Inserire e visualizzare note
• Mostrare e modificare il profilo dei documenti
• Avviare dei processi di workflow
• Aprire in visualizzazione il documento
• Impostare i permessi sui documenti
• Visionare i log dei documenti
I documenti possono essere catalogati in fascicoli o cartelle.
Ogni fascicolo può avere diversi sotto fascicoli i quali a loro volta possono
averne altri e così via. Ogni fascicolo è soggetto a criteri di riservatezza per
utente o gruppi di utenti. In ogni fascicolo è possibile inserire un numero
infinito di documenti.
L’inserimento dei documenti nei fascicoli può essere fatto manualmente
oppure associando un criterio che permetta a Docs Manager di provvedere
ad archiviare in maniera automatica i documenti nei fascicoli.
I tipi di documento di Docs Manager sono strutturati su tre livelli
opzionali, quindi in base alla propria organizzazione è possibile scegliere il
dettaglio più indicato. Una tipologia strutturata di documenti porta vantaggi sia
per le ricerche che nella definizione dei flussi di workflow, nell’assegnazione
di campi aggiuntivi specifici per il tipo di documento e per la gestione dei livelli
di accesso.
Non esiste nessun limite al numero delle tipologie di documento che è
possibile creare. Ad ogni tipologia è associato uno stato che ne verifica la
validità.
In Docs Manager è possibile strutturare la definizione dei campi che
compongono il profilo del documento (Vedi Fig.5). Il profilo è l’insieme delle
informazioni che caratterizzano il documento. Ad esempio il mittente, il
destinatario, l’oggetto, la data. Oltre ad una serie di campi standard è
possibile aggiungere al profilo dei campi definiti dall’utente.
70
Questi campi aggiuntivi possono essere di tipo generico, cioè applicati
su tutte le tipologie di documenti, oppure di tipo specifico e cioè applicati solo
a determinate tipologie di documenti. Tutti i campi aggiuntivi definiti
dall’utente sono oggetto di ricerca.
Fig.5 Profilo di documento
Un documento archiviato in Docs Manager non è più modificabile, in quanto il
programma garantisce l’integrità dei documenti. E’ comunque possibile
registrare nuove revisioni del documento alle quali Docs Manager assegna
un numero progressivo univoco. L’ultima revisione diventa il documento
principale mentre le revisioni precedenti finiscono in un archivio storico
sempre consultabile.
Si possono inserire nuove revisioni dei documenti anche con la cartella di
archiviazione automatica. Salvando un documento in quella cartella, il
sistema è in grado di capire che si tratta di un documento già esistente in
archivio e procede alla sua memorizzazione come revisione nuova, salvando
la versione precedente in un archivio storico. Attraverso la gestione delle
revisioni è sempre possibile consultare le versioni precedenti dei documenti e
sapere che tipo di procedure sono state attivate.
Uno strumento utile di Docs Manager è Docs Web, che è un modulo
che permette la consultazione e l’immissione dei documenti dal web.
71
Permette anche di eseguire la ricerca e visualizzazione dei documenti, di
immettere e visualizzare note su di essi, cambiare il profilo di un documento e
inserirne uno nuovo tramite upload.
Un altro, Docs Fax, consente di inviare i documenti cartacei via fax e
contemporaneamente di archiviarli in Docs Manager.
Si selezionano i diversi destinatari del fax, quindi il sistema recupera i numeri
dalla rubrica interna di Docs Manager, si passa il documento cartaceo nello
scanner e questo verrà inviato successivamente da Docs Manager. Se il fax
va a buon fine viene anche archiviato automaticamente in Docs Manager.
Qualsiasi organizzazione utilizza al proprio interno dei moduli
predefiniti, che possono essere ad esempio ordini, commissioni,
comunicazioni interne, fax eccetera.
Con Docs Manager si possono gestire, creare, organizzare ed utilizzare in
modo integrato tutti i moduli della propria organizzazione. Dopo aver creato il
modulo in Word o Excel questo viene importato in Docs Manager e reso
disponibile in forma pubblica o privata agli utenti, che direttamente da Docs
Manager potranno compilare il modulo e contemporaneamente archiviare il
documento generato, rendendolo disponibile per altri processi quale il
workflow o la diffusione.
2.5.2 Ricerche Docs Manager fornisce anche un sistema di ricerca dei documenti.
Tramite la tecnologia relazionale l’utente autorizzato potrà selezionare
un set di documenti fornendo o scegliendo tra più filtri. E’ possibile eseguire
le ricerche su tutti i campi del profilo di documento, siano essi di default,
generali o specifici per il tipo di documento. E’ inoltre possibile eseguire le
ricerche sulle note allegate ai documenti. Si possono anche salvare le
ricerche che vengono eseguite più frequentemente per richiamarle
all’occorrenza (Vedi Fig.6).
72
Fig.6 Risultati di una ricerca in forma tabellare
2.5.3 Gestione degli utenti Docs Manager riconosce gli utenti di rete definiti su Win Nt/2000 server ed
assegna a questi utenti determinate impostazioni di default che verranno
decise dall’amministratore. Inoltre consente la definizione di gruppi di utenti,
in base generalmente all’appartenenza allo stesso reparto o allo stesso ufficio
o al tipo di mansioni svolte. Questo consente di inoltrare o assegnare un
documento o un task a più persone contemporaneamente e in un’unica
operazione. Ad ogni utente vengono associati dei criteri di riservatezza e
operazioni consentite specifici.
La riservatezza è impostata sulla tipologia dei documenti: possono
essere create diverse tipologie di documenti, a seconda delle esigenze, e ad
ogni utente vengono assegnate le tipologie di documenti alla quale ha
accesso. In Docs Manager è possibile definire fino a tre livelli di tipologie di
documenti in forma scalare e strutturata. Inoltre per ogni singolo documento è
possibile definire un ulteriore livello di riservatezza.
73
2.5.4 Strumenti di collaborazione Docs Manager gestisce la distribuzione dei documenti a partire dal loro
ricevimento, in modo da determinarne la tipologia e smistarli
successivamente ai diretti interessati. La casella di posta è il punto nevralgico
per la diffusione dei documenti tra gli utenti; attraverso di essa è possibile
ricevere ed inviare messaggi con allegati i documenti. E’ anche possibile
consultare in qualsiasi momento lo stato del documento per verificare quali
utenti ne abbiano preso visione. La funzione della casella di posta è la
gestione della circolazione dei documenti all’interno della struttura aziendale.
Docs Manager possiede una propria rubrica interna nella quale
vengono registrati tutti i mittenti e destinatari dei documenti.In base ad essa il
programma controlla l’esistenza del nominativo in rubrica.
Lo scopo della rubrica è di velocizzare la fase di inserimento dati e di
evitare duplicazioni dello stesso nominativo. La rubrica può essere aggiornata
o manualmente solo dagli utenti incaricati, o da quelli che possiedono le
autorizzazioni necessarie oppure attraverso sistemi automatici, con
collegamenti a database esterni come DB2 [14] , As/400 [15], Oracle [5] ,
Exchange [16]. Le informazioni inserite nella rubrica serviranno anche per
inviare fax o mail in forma automatica.
2.6 Analisi Comparata dei prodotti Riassumiamo qui brevemente le funzionalità dei prodotti, anche grazie a una
tabella finale.
Possiamo notare che tutti i prodotti forniscono la possibilità di gestire le
versioni dei documenti.
Per quanto riguarda la modifica simultanea di un documento da parte di
più utenti, solo CVS fornisce questa funzionalità, mentre gli altri prodotti
consentono la sola consultazione di documenti pubblicati e non delle bozze di
74
un documento in fase di revisione da parte di un utente. Inoltre solo un utente
alla volta può lavorare su una bozza di documento. Finchè questo non viene
pubblicato, agli altri sarà possibile accedere solo alle vecchie versioni
pubblicate del documento.
Per quanto riguarda il ciclo di vita dei documenti, SharePoint e
Domino.Doc forniscono un processo di approvazione per i documenti
notificando via mail i revisori affinché approvino o meno le modifiche, per
consentire la pubblicazione del documento, mentre CVS e Docs Manager
non hanno questa funzionalità.
Tutti i prodotti offrono la possibilità di gestire documenti elettronici, Sharepoint
ha una migliore gestione soprattutto dei documenti di office, grazie alla
possibilità di integrazione con Word, Excel e Powerpoint, CVS è ottimizzato
soprattutto per la gestione di file sorgenti di programma e di testo, ma
entrambi possono gestire anche altri tipi di file. Domino.doc gestisce qualsiasi
tipo di file, mentre Docs Manager è specializzato nella gestione delle
immagini, e in più offre la possibilità di importare documenti cartacei in
formato elettronico, tramite Scanner, Fax o fotocamera digitale.
Per la ricerca dei documenti, tranne CVS che utilizza parole chiave e la
struttura ad albero di directory per gli archivi, gli altri 3 prodotti hanno in
comune un motore di ricerca full-text e la possibilità di creare profili di
documento personalizzati da associare ai documenti. Sharepoint in più offre
la possibilità di utilizzare categorie e i documenti di maggiore rilevanza per
velocizzare la ricerca, oltre alla possibilità di creare origini di contenuto su cui
effettuare la ricerca, siano esse siti web o cartelle della propria intranet o
altro. Inoltre permette anche di sottoscrivere documenti, cartelle o ricerche
indicate dall’utente, in modo da essere notificato via sito o tramite posta
elettronica quando avviene una modifica sul documento, cartella o risultato di
ricerca sottoscritto. Domino.Doc per la ricerca di documenti dà la possibilità di
creare documenti e cartelle favoriti, e tiene traccia dei documenti modificati
più di recente.
75
Tutti i prodotti hanno una gestione degli utenti basata su ruoli, con
l’assegnazione di differenti livelli di accesso a cartelle e documenti e la
possibilità di creare gruppi di utenti. In base a questi ruoli assegnati un utente
potrà eseguire un numero variabile di operazioni, sia sui documenti che nella
configurazione del prodotto.
Per quanto riguarda gli strumenti di collaborazione disponibili,
Sharepoint fornisce la funzionalità di discutere un documento tramite
discussioni web sul sito, mentre CVS e Docs Manager utilizzano la posta
elettronica, e Lotus Domino.Doc utilizza un forum per la comunicazione tra
utenti.
Riassumiamo i punti principali di ogni prodotto in una tabella:
76
Funzionalità Nome Prodotto
Microsoft Sharepoint Portal Server
CVS (Concurrent Version System)
Lotus Domino.Doc
Docs.Manager
Tipi di documento gestiti
-Tutti, in particolare quelli di Office
-Tutti, in particolare File Sorgenti e di testo
- Tutti -Tutti,anche cartacei
Versioni del documento - Supportate - Supportate - Supportate - Supportate Modifica contemporanea di un documento da parte di più utenti
-Non Consentita
- Consentita -Non Consentita
-Non Consentita
Accesso ai documenti -Tramite cartelle web -Tramite sito Dashboard -Da esplora risorse
-Tramite struttura ad albero delle directory -Tramite web
-Tramite una struttura a cartelle -Tramite Browser
-Tramite una struttura a cartelle e fascicoli -Tramite Web,con il modulo Docs Web
Ricerche di Documenti - Motore di ricerca Full-text - Categorie - Sottoscrizioni- Documenti di maggiore rilevanza - Origini di contenuto
- Parole Chiave -Tramite esplorazione di directory
- Documenti e cartelle favoriti - Documenti modificati recentemente - Motore di ricerca Full-text
- Profili di documento - Motore di ricerca Full-text
Gestione Utenti -Basata su ruoli
- Basata su ruoli
- Basata su ruoli
- Basata su ruoli
Strumenti di collaborazione
-Discussioni Web
- Mail - Forum - Mail
77
CAPITOLO 3 Portale di Gestione Documentale a
supporto dell’attività universitaria
In questo capitolo, dopo aver illustrato il dominio applicativo di interesse ed
aver individuato tre diversi scenari distinti, quello riguardante la ricerca, un
secondo riguardante l’attività di tesi e il terzo che riguarda l’attività didattica,
abbiamo proceduto alla scelta del prodotto di gestione documentale che
soddisfa in modo migliore i requisiti, verificando quale fosse più
corrispondente alle esigenze che abbiamo individuato nei paragrafi
riguardanti i singoli scenari.
3.1 Lo Scenario
Siamo nel contesto dell’università di Camerino e vogliamo costruire un
software di supporto alla gestione dei documenti presenti in tutte le attività
svolte dal personale universitario. In particolare ci concentriamo su un gruppo
di ricerca composto da circa 20 persone di diverso grado e ruolo, interne ed
esterne all’università, che collaborano nell’attività didattica e di ricerca.
3.2 Descrizione del Dominio Applicativo Procediamo all’analisi del dominio applicativo per il nostro caso. Gli utenti del
portale che andremo a costruire sono personale appartenente allo staff
universitario. Questo staff è composto da professori, ricercatori, dottorandi,
collaboratori esterni, studenti in tesi e studenti. I Membri dello staff sono poi
78
organizzati in gruppi che collaborano attivamente per scopi differenti. In
particolare ci sono tre possibili situazioni di collaborazione che si possono
venire a creare:
• Ricerca: l’attività di ricerca implica la produzione di software, la scrittura
di articoli e di documentazione di vario genere, l’organizzazione e
l’archiviazione dei documenti letti, come gli articoli prodotti da altri
ricercatori. Nell’ambito della ricerca c’è una ampia collaborazione tra i
professori, i ricercatori e i dottorandi che si concretizza in un fitto
scambio di email e in lunghe discussioni spesso fatte in rete su forum
privati. Diversi membri di un gruppo di lavoro possono essere esterni
all’università stessa e spesso contengono anche studenti in tesi che
lavorano su argomenti affini.
• Tesi: l’attività di Tesi riguarda principalmente gli studenti in tesi, i
professori relatori dei tesisti, i correlatori, eventuali collaboratori del
relatore e altri studenti. Gli studenti in tesi interagiscono soprattutto con
il relatore e il correlatore, ai quali inviano di volta in volta i documenti
che producono per la loro tesi affinché vengano revisionati e corretti. Gli
studenti in tesi possono ricercare materiale esistente di interesse per la
propria tesi fra i documenti prodotti da altri studenti, professori,
dottorandi, ricercatori, oppure in rete su siti attinenti all’argomento della
propria tesi. Gli studenti in tesi possono collaborare con altri professori,
con altri dottorandi o con collaboratori esterni dell’università, come ad
esempio professori di altre università o referenti di ditte interessate
all’oggetto della tesi.
• Didattica: l’attività didattica coinvolge i professori docenti dei vari corsi,
gli studenti che seguono i corsi, i tutor (che possono essere studenti,
laureati o dottorandi) e gli esercitatori. I professori producono
documenti relativi ai corsi che tengono, come ad esempio dispense,
esercizi, ed appunti che pubblicano per renderli disponibili agli studenti.
Questi li consultano insieme a guide e manuali attinenti al corso, ma
79
non possono modificarli. Gli studenti collaborano tra di loro e con i
docenti per svolgere i progetti e gli esercizi assegnati nel corso
dell’attività didattica, che potranno essere pubblicati una volta
completati (dopo una revisione del lavoro da parte del professore e del
tutor della materia). Per interagire fra di loro gli studenti, i professori gli
esercitatori e i tutor utilizzano forum, posta elettronica e discussioni.
Le operazioni che dovranno essere possibili sono:
• Creazione di documenti
• Modifica di documenti
• Eliminazione di documenti
• Archiviazione di documenti
• Pubblicazione di documenti
• Consultazione di documenti
• Richiesta di approvazione di documenti
• Ricerca di documenti
• Discussioni di documenti
• Invio di mail
• Utilizzo di forum
• Creazione di cartelle
• Modifica di cartelle
• Eliminazione di cartelle
I documenti da gestire sono principalmente documenti pdf, sorgenti di articoli
(Tex, Bib, EPS, PS, formati immagine vari), per un volume delll’ordine del
migliaio di elementi.
In misura minore avremo anche file di tipo Doc, Rtf, Txt, Xls, che
essenzialmente contengono documenti di amministrazione. Il volume in
questo caso è dell’ordine delle centinaia di unità. Le informazioni più
80
importanti di ogni documento sono la data di creazione del file, il numero di
versione e in genere le informazioni contenute nei profili bibitem per gli articoli
scientifici. Ulteriori profili saranno creati ad esempio per i documenti di
descrizione dei progetti, per i meeting, ecc..
Nei prossimi paragrafi e sottoparagrafi analizziamo più in dettaglio gli
aspetti che abbiamo introdotto in questo paragrafo introduttivo.
3.3 Scenario Ricerca Analizziamo in dettaglio gli utenti coinvolti nell’attività di ricerca, le operazioni
che possono eseguire e i tipi di documenti che producono e gestiscono.
3.3.1 Classi di utenti Il gruppo di ricerca è costituito principalmente da:
• Professori e Ricercatori
• Dottorandi e Borsisti
• Studenti in Tesi
• Collaboratori esterni
I professori sono il riferimento principale per ogni gruppo di ricerca,
coordinano tutte le attività ed hanno il maggior potere decisionale.
Presiedono alle riunioni e si avvalgono della stretta collaborazione di
ricercatori ed altro personale a contratto (come borsisti e dottorandi).
Nell’ambito di una attività di ricerca sono spesso in corso tesi di dottorato e
tesi di laurea. I dottorandi hanno i professori come supervisori della propria
attività di tesi e possono essere loro stessi supervisori delle tesi di laurea. Gli
studenti che collaborano con la propria tesi non hanno il potere di modificare i
documenti esistenti ed il loro contributo è ristretto alla tesi stessa. Sulla base
81
del tipo di progetto possono essere coinvolti anche partners esterni di ditte
interessate.
3.3.2 Operazioni eseguibili
I ricercatori possono creare documenti, in particolare articoli attinenti al
proprio ambito di ricerca, modificarli di volta in volta aggiungendo o togliendo
contenuto, fino a quando non ritengano il documento pronto per essere
pubblicato e reso quindi disponibile per la consultazione. Possono inoltre
leggere documenti pubblicati da altri, proporre modifiche o apportarne
direttamente se lo ritengono opportuno. Per pubblicare i propri documenti non
necessita dell’approvazione da parte degli altri componenti del gruppo di
ricerca perché il ricercatore è sufficientemente esperto per giudicare la
pubblicabilità dei propri manoscritti. Un ricercatore può approvare o meno i
documenti che riceve dai tesisti e dai dottorandi, che avendo una minore
familiarità con il mondo della ricerca hanno bisogno di maggiore supporto.
Essi possono discutere con gli altri componenti del gruppo tramite posta
elettronica, forum o discussioni sui documenti. Possono ricercare documenti
sia pubblicati che in fase di compilazione tramite esplorazione delle cartelle o
motore di ricerca interno o web, e renderli di più facile individuazione tramite
l’applicazione di parole chiave o suddivisione in categorie, o creando cartelle
in cui memorizzare tipologie di documenti differenti, ad esempio cartella
“articoli”, “pubblicazioni”, ecc..
Inoltre gestiscono anche i documenti esistenti prodotti da terzi o dagli
altri membri del gruppo di ricerca, archiviandoli e catalogandoli in una
struttura di cartelle. Possono aggiungere, modificare o rimuovere cartelle per
trovare più facilmente i documenti di interesse. Tengono traccia dei
documenti in corso di pubblicazione tramite numeri di versione, profili di
82
documento o parole chiave, mentre non usano il controllo di versione per
documenti quali guide e manuali pubblicazioni, articoli scritti da autori esterni.
Schema delle operazioni eseguibili dai ricercatori:
• Creazione,modifica ed eliminazione documenti
• Pubblicazione immediata di documenti
• Approvazione dei documenti degli altri membri
• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle
• Consultazione di documenti pubblicati o meno
• Ricerca di documenti
• Controllo di versione dei documenti
• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni
I professori che fanno parte del gruppo di ricerca possono creare
documenti per il gruppo, modificarli e pubblicarli direttamente ed eliminarli,
archiviarli e catalogarli in cartelle appropriate. Utilizzano anch’essi le versioni
per controllare lo stato dei propri documenti in corso di pubblicazione, mentre
non utilizzano la funzionalità per i documenti creati da autori esterni al gruppo
di ricerca. Possono ricercare documenti di loro interesse sia fra quelli
archiviati prodotti dal gruppo di ricerca che fra i documenti di autori esterni,
visualizzano sia i documenti pubblicati che quelli in corso di elaborazione.
Collaborano con gli altri membri del gruppo via mail, forum o discussioni, che
utilizzano per decidere le eventuali modifiche che devono essere fatte a un
documento in corso di pubblicazione, con i ricercatori e i dottorandi. Anche
loro possono pubblicare direttamente articoli, ricercare materiale sia di
produzione interna che esterna al gruppo, e approvare o meno i documenti
che vengono loro mandati dagli studenti in tesi che fanno parte del gruppo di
ricerca. Quindi definiscono procedure di approvazione per i documenti dei
tesisti. Classificano i documenti utilizzando cartelle, profili di documento e
parole chiave.
83
Schema delle operazioni eseguibili dai professori:
• Creazione, modifica ed eliminazione documenti
• Pubblicazione immediata di documenti
• Approvazione dei documenti degli studenti in tesi
• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle
• Consultazione di documenti pubblicati o meno
• Ricerca di documenti
• Controllo di versione dei documenti
• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni
I dottorandi possono consultare documenti esistenti pubblicati dagli altri
utenti, (ma non quelli ancora in corso di compilazione) creare, modificare ed
eliminare i documenti di propria produzione, pubblicarli direttamente senza
richiedere l’approvazione da parte dei ricercatori e dei docenti del gruppo di
ricerca, archiviarli nelle cartelle create dai ricercatori e dai professori,
collaborare con gli altri utenti tramite posta elettronica, forum o discussioni.
Possono ricercare documenti di interesse archiviati all’interno o all’esterno del
gruppo di ricerca, ma non possono modificare ed eliminare i documenti
pubblicati dai professori o dai ricercatori. Controllano documenti pubblicati o
in corso di pubblicazione anche tramite i numeri di versione, mentre per i
documenti che vengono pubblicati direttamente non prevedono questo tipo di
controllo.
Schema delle operazioni eseguibili dai dottorandi:
• Creazione, modifica ed eliminazione documenti (solo propri)
• Pubblicazione immediata di documenti
• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle
• Consultazione di documenti pubblicati
• Ricerca di documenti
• Controllo di versione dei documenti
84
• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni
I tesisti che fanno parte del gruppo di ricerca possono creare e
modificare documenti e proporli all’approvazione dei professori e dei
ricercatori per la pubblicazione. Se questa viene concessa, possono
pubblicarli, altrimenti dovranno di nuovo modificarli finchè non saranno
approvati. Possono ricercare materiale di interesse sia tra i documenti
archiviati all’interno della rete locale che in internet. Possono visualizzare i
documenti pubblicati dagli altri membri del gruppo di ricerca ma non quelli
ancora in corso di elaborazione (possono visualizzare quelli in corso di
elaborazione nel proprio gruppo). Di questi documenti possono anche
visualizzare la cronologia delle versioni presente. Collaborano tramite posta
elettronica, forum o discussioni. Possono impostare parole chiave o profili da
applicare ai documenti che pubblicano, in modo da renderli più facilmente
identificabili.
Schema delle operazioni eseguibili dai tesisti:
• Creazione, modifica ed eliminazione documenti (solo propri)
• Pubblicazione di documenti dopo l’approvazione dei ricercatori o
professori
• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle
• Consultazione di documenti pubblicati
• Ricerca di documenti pubblicati
• Controllo di versione dei documenti
• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni
I collaboratori esterni del gruppo (professori di altre università o che
lavorano in aziende) eseguono diverse operazioni a seconda che siano
collaboratori generici o esperti del dominio applicativo. I collaboratori generici
possono consultare i documenti pubblicati dagli altri membri del gruppo di
ricerca ma non quelli quelli ancora in fase di compilazione, non possono
85
modificare, eliminare o pubblicare articoli direttamente, ma devono richiedere
prima l’approvazione ai ricercatori e ai docenti. Gli esperti a livello di dominio
possono creare, modificare ed eliminare documenti, archiviarli nelle cartelle,
pubblicarli direttamente senza richiedere l’approvazione, creare, modificare
ed eliminare cartelle appropriate per l’archiviazione dei documenti. Ai
documenti pubblicati o da pubblicare applicano il controllo di versione, oltre ai
profili di documento e a parole chiave per facilitarne la ricerca. Entrambi i tipi
di collaboratori esterni possono comunicare con gli altri membri del gruppo di
ricerca tramite posta elettronica, forum o discussioni. Tutti i membri del
gruppo di ricerca accederanno all’archivio dei documenti sia localmente dalla
rete interna che dall’esterno, tramite web, in modo da poter eseguire le
operazioni illustrate anche quando non si è presenti nell’università per
seguire conferenze o seminari o per altri impegni.
Schema delle operazioni eseguibili dai collaboratori:
1. Collaboratori Generici
• Modifica, eliminazione e pubblicazione documenti dopo
l’approvazione dei ricercatori o professori.
• Consultazione di documenti pubblicati
• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni
2. Collaboratori Esperti a livello di dominio
• Creazione, modifica ed eliminazione documenti
• Pubblicazione immediata di documenti
• Approvazione dei documenti degli altri membri
• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle
• Consultazione di documenti pubblicati o meno
• Ricerca di documenti
• Controllo di versione dei documenti
• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni
86
3.3.3 Documenti da gestire Analizziamo ora i tipi di documenti prodotti da ciascun utente appartenente al
gruppo di ricerca. I ricercatori producono principalmente articoli e
pubblicazioni varie, scritti in word o latex e poi salvati come file Pdf o PS, oltre
a sorgenti di documenti come file Tex, Bib, EPS, PS, formati immagine vari.
In misura minore producono anche documenti word, excel e powerpoint. I
docenti, sia interni che esterni non generici producono gli stessi tipi di
documenti dei ricercatori, mentre i collaboratori generici esterni e i tesisti
producono principalmente documenti word, excel o powerpoint, con un
numero molto inferiore di documenti pdf o latex rispetto a quello prodotto dai
ricercatori, docenti e dottorandi.
3.4 Scenario Tesi Analizziamo in dettaglio gli utenti coinvolti nell’attività di tesi, le operazioni che
possono eseguire e i tipi di documenti che producono e gestiscono.
3.4.1 Classi di utenti Questo gruppo è costituito essenzialmente da:
• Tesisti
• Professori
• Studenti
Gli utenti che fanno parte di questo gruppo sono i tesisti, i professori relatori
dei tesisti, eventuali correlatori (dottorandi o professori), studenti.
87
3.4.2 Operazioni eseguibili
I tesisti possono creare documenti per la propria tesi, modificarli,
eliminarli, mandarli al proprio relatore o correlatore affinché siano letti e
revisionati. Alla fine della tesi pubblicano i documenti definitivi affinché
possano essere consultabili dagli altri utenti, quali studenti, professori esterni
ed interni, altri tesisti. Prima di pubblicare dovranno però avere
l’approvazione da parte dei propri relatori e correlatori. Possono creare
cartelle nella quale archiviare i documenti, modificarle e eliminarle. Possono
ricercare materiale attinente alla tesi sia fra i documenti pubblicati all’interno
della rete universitaria che in siti internet di interesse, ma non fra i documenti
ancora in corso di scrittura. Possono consultare il materiale esistente ad
esempio pubblicato dai docenti, dai ricercatori o dai dottorandi ma non
possono modificarlo né eliminarlo, e non hanno accesso ai documenti che
non sono ancora stati pubblicati. Per i documenti che pubblicano applicano
versioni per tener traccia delle modifiche effettuate di volta in volta, parole
chiave e profili di documento per facilitarne la successiva ricerca. Possono
chiedere la collaborazione dei docenti, di altri studenti o dottorandi o
collaboratori esterni dell’università tramite posta elettronica, forum o
discussioni. Accedono ai documenti tramite web (quando lavorano da casa) o
tramite rete universitaria, quando si trovano ad esempio su un computer
dell’aula tesisti.
Schema delle operazioni eseguibili dai tesisti:
• Creazione, modifica ed eliminazione di documenti inerenti la tesi
• Pubblicazione della tesi dopo approvazione da parte del relatore e
correlatore
• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle
• Consultazione di documenti pubblicati
• Ricerca di documenti pubblicati
88
• Controllo di versione dei documenti
• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni
I relatori possono decidere procedure di approvazione per i file prodotti
dai tesisti, creare, modificare ed eliminare documenti e cartelle dove
archiviare i file, pubblicare documenti direttamente senza bisogno di
approvazione. Leggono, modificano e correggono i documenti che ricevono
dai tesisti, approvando di volta in volta le modifiche proposte ai documenti
che andranno a formare la tesi dello studente. Forniscono anch’essi materiale
come guide, manuali, tutorial, articoli che interessano il tesista, prodotti
personalmente o meno. Possono anche tenere traccia dei documenti
pubblicati o in corso di compilazione tramite versioni. Eseguono ricerche tra il
materiale pubblicato o ancora in revisione, archiviato nella rete universitaria o
in siti di interesse. Discutono con gli studenti tramite posta elettronica, con i
correlatori, altri collaboratori, dottorandi o altri professori tramite posta
elettronica, forum o discussioni. Accedono ai documenti sia da web (quando
non possono essere all’università) che dalla struttura delle cartelle della rete
locale.
I correlatori collaborano principalmente con il relatore e con i tesisti. Da
questi ricevono documenti che devono essere revisionati e corretti prima di
poter essere pubblicati e quindi resi disponibili agli altri utenti. I correlatori
possono essere docenti o dottorandi. Possono fornire documenti di interesse
dei tesisti come manuali, guide, articoli, tutorial, scritti da loro o da terzi, e
renderli disponibili per le ricerche. Possono creare, modificare, eliminare o
pubblicare documenti direttamente, senza chiedere l’approvazione di
nessuno, ed implementare una procedura di approvazione per i documenti
prodotti dai tesisti. Negano o concedono l’approvazione alla pubblicazione di
questi documenti insieme ai relatori. Eseguono il controllo di versione dei
documenti che devono essere pubblicati, mentre per i documenti come
articoli dei ricercatori, manuali di software e in generale per i file di terzi già
89
pubblicati, non applicano questa funzionalità. Eseguono ricerche fra i
documenti esistenti negli archivi della intranet e in internet, salvando
localmente e archiviando il materiale di interesse. Possono consultare ed
eventualmente modificare sia i documenti pubblicati dai laureati che quelli in
scrittura da parte dei tesisti. Collaborano con i tesisti, i relatori, i dottorandi, gli
studenti e i docenti tramite posta elettronica, forum sugli argomenti delle tesi
e discussioni. Anch’essi hanno la possibilità di accedere al contenuto
archiviato sia da web che dai computer della rete locale.
Schema delle operazioni eseguibili dai Relatori e dai Correlatori:
Relatori e Correlatori
• Creazione, modifica ed eliminazione documenti
• Pubblicazione immediata di documenti
• Revisione e approvazione dei documenti degli studenti in tesi
• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle
• Consultazione di documenti pubblicati o meno
• Ricerca di documenti
• Controllo di versione dei documenti
• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni
I dottorandi possono fare da correlatori ad un tesista oppure collaborare
con un relatore fornendo ad esempio supporto per l’installazione di software
utile al tesista, individuando l’hardware adatto e preparando i computer
affinché siano utilizzati dai tesisti. Se svolgono il compito di correlatori,
ricevono i documenti degli studenti in tesi e li revisionano e correggono,
discutendo delle modifiche da apportare con il relatore e con lo studente, e
negando o accettando l’approvazione delle stesse di volta in volta, fino a
giungere alla pubblicazione del documento finale della tesi.
Possono fornire documenti di interesse del tesista, (pubblicazioni
proprie o di altri, libri, manuali, guide, siti web). Possono creare, modificare,
90
eliminare documenti e cartelle, pubblicarli direttamente e archiviarli. Tengono
traccia dei documenti prodotti dai tesisti tramite controllo delle versioni, parole
chiave e profili di documento. Eseguono ricerche di documenti di interesse fra
i documenti pubblicati nella rete locale o in siti internet, tramite motore di
ricerca interno o siti web o semplicemente esplorando le cartelle della rete
locale. Accedono agli archivi tramite esplorazione delle cartelle della rete
locale o tramite web. Discutono con i relatori e i tesisti tramite posta
elettronica, forum sugli argomenti della tesi e discussioni.
Schema delle operazioni eseguibili dai dottorandi:
• Creazione, modifica ed eliminazione documenti (solo propri)
• Pubblicazione immediata di documenti
• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle
• Consultazione di documenti pubblicati
• Ricerca di documenti
• Controllo di versione dei documenti
• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni
Gli studenti possono consultare tramite web i documenti pubblicati dai
tesisti, per interesse personale o perché attinenti alle materie di studio. Non
possono creare, modificare o eliminare i documenti pubblicati o le cartelle
dove sono archiviati i documenti dei tesisti, ma possono solo consultarli.
Possono richiedere informazioni ai tesisti o ai relatori e correlatori tramite
posta elettronica.
Schema delle operazioni eseguibili dagli studenti:
• Consultazione di documenti pubblicati
• Collaborazione tramite posta elettronica
91
3.4.3 Documenti da gestire I tipi di documenti prodotti dai tesisti sono file della tesi scritti in latex o word,
immagini utilizzate per la tesi, file excel o powerpoint (utilizzato ad esempio
per scrivere la presentazione della tesi che verrà mostrata il giorno della
laurea), file pdf creati dai propri scritti. Inoltre consultano guide, articoli,
tutorial attinenti la tesi, principalmente file doc, pdf, rtf, txt o pagine html.
I relatori, i correlatori e i dottorandi producono principalmente documenti
word, excel o powerpoint, e consultano soprattutto file pdf (articoli,
guide,manuali, tutorial) o documenti word.
3.5 Scenario Didattica Analizziamo l’ultimo scenario che abbiamo individuato, quello della didattica.
Descriviamo gli utenti che ne fanno parte, le operazioni da loro eseguibili e i
tipi di documento prodotti.
3.5.1 Classi di utenti Quest’ultimo gruppo è costituito da:
• Studenti
• Docenti
• Tutor
• Esercitatori
Gli utenti che fanno parte di questo scenario sono i docenti, gli studenti che
seguono i vari corsi, i tutor (che possono essere studenti, laureati o
dottorandi) e gli esercitatori.
92
3.5.2 Operazioni eseguibili
Gli studenti che seguono i vari corsi possono consultare le dispense messe a
disposizione dal docente, scaricare appunti,esercizi e altro materiale tramite
web. Ricercano materiale per il corso oltre che nei computer della intranet
universitaria anche in internet.
Possono leggere le dispense pubblicate dal docente ma non possono
modificarle o eliminarle. Creano documenti per progetti assegnati loro dai
docenti, ad esempio documenti di analisi dei requisiti per la progettazione di
un database, programmi in c, c++, pascal, assembler, tesine. Questi vengono
inviati ai docenti per essere revisionati e corretti, e dopo lo svolgimento
dell’esame possono essere pubblicati sul sito del docente della materia per
essere consultati da altri studenti. Gli studenti contattano i docenti tramite
posta elettronica, e discutono fra di loro (ad esempio se svolgono insieme un
progetto) tramite posta elettronica, forum sui progetti in svolgimento o
discussioni.
Schema delle operazioni eseguibili dagli studenti:
• Consultazione e download di documenti pubblicati dai docenti
(dispense, esercizi, manuali ecc…)
• Ricerca di materiale pubblicato
• Creazione e modifica di progetti assegnati da parte dei docenti
• Pubblicazione dei progetti dopo approvazione da parte dei docenti
• Collaborazione tramite posta elettronica (con i docenti) e forum
(fra studenti)
I docenti pubblicano sul sito personale il programma del corso di cui
sono titolari con dispense, esercizi da far svolgere agli studenti, le date e i
testi degli appelli d’esame con relative soluzioni, i risultati delle prove scritte,
link a siti che trattano aspetti del corso o a materiale di supporto per lo studio
93
dello studente, come ad esempio programmi per visualizzare le dispense.
Possono creare, modificare ed eliminare dispense, lucidi, cartelle in cui
archiviare questi documenti e quelli che importano da internet o da intranet,
ed accedervi sia localmente che tramite web.
Tengono traccia dei file di progetto che ricevono dagli studenti tramite
controllo di versione, parole chiave e profili di documento, e suggeriscono
modifiche a questo materiale di volta in volta. Svolto l’esame, pubblicano sul
sito anche i progetti completi degli studenti affinché possano essere
consultati anche dagli altri studenti.
Possono essere contattati dagli studenti tramite posta elettronica.
Schema delle operazioni eseguibili dai docenti:
• Creazione, modifica ed eliminazione documenti (dispense,
esercizi, lucidi)
• Pubblicazione immediata di documenti
• Approvazione dei documenti degli studenti (progetti)
• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle
• Consultazione di documenti pubblicati o meno
• Ricerca di documenti
• Controllo di versione dei documenti (progetti degli studenti)
• Collaborazione tramite posta elettronica
I tutor dei corsi (studenti, laureati o dottorandi) possono pubblicare dispense
o esercizi da far svolgere agli studenti sul sito del docente con la quale
collaborano, analizzare e correggere questi esercizi, fissare un orario per le
esercitazioni e il ricevimento. Svolgono attività di supporto agli studenti ad
esempio chiarendo eventuali dubbi riscontrati a lezione, svolgendo esercizi
insieme a loro, e tenendosi in contatto tramite posta elettronica e forum
dedicati alla materia.
94
Schema delle operazioni eseguibili dai tutor:
• Creazione,modifica ed eliminazione documenti (dispense,
esercizi)
• Pubblicazione immediata di documenti (dispense, esercizi)
• Revisione dei documenti degli studenti (esercizi)
• Collaborazione tramite posta elettronica
L’esercitatore invece, che può essere un dottorando o un docente,
svolge esclusivamente esercitazioni sul corso tenuto dal docente in orari
prefissati, e può creare, modificare eliminare e pubblicare gli esercizi e le
soluzioni relative sul sito del docente, insieme agli orari in cui svolgerà queste
esercitazioni. Collabora con il docente e con gli studenti tramite posta
elettronica. Corregge gli esercizi svolti dagli studenti.
Schema delle operazioni eseguibili dagli esercitatori:
• Creazione,modifica ed eliminazione documenti (esercizi)
• Pubblicazione immediata di documenti (esercizi)
• Revisione dei documenti degli studenti (esercizi)
• Collaborazione tramite posta elettronica
3.5.3 Documenti da gestire I tipi di documenti prodotti dagli studenti sono principalmente documenti di
testo scritti in word, utilizzati per tesine, file di descrizione dei progetti,
esercizi, appunti sulle lezioni seguite. Inoltre producono anche file pdf o di
applicazioni come excel, powerpoint, access, pagine html da inserire ad
esempio sul sito della didattica, immagini di screenshots di software specifici
utilizzati per i progetti, file sorgenti di c, c++, assembler, pascal, fortran.
I docenti producono soprattutto dispense scritte in word o latex e poi
convertite in file pdf, che poi pubblicano sul proprio sito, lucidi delle lezioni
95
creati con powerpoint o adobe acrobat, testi e soluzioni di esercizi scritti con
elaboratori di testo. Creano anche archivi zip o rar in modo da diminuire
l’ingombro dei file e da velocizzarne il download da parte degli studenti e file
html da inserire sul proprio sito, con informazioni sull’orario delle lezioni e di
ricevimento, sulle date degli appelli di esame con i testi, i risultati e le
soluzioni degli esercizi.
I tutor producono dispense ed esercizi per la maggior parte pubblicati
sotto forma di file pdf, doc o ppt, così come gli esercitatori. In maniera minore
producono anche altri tipi di file, come file html, immagini, latex o in altri
formati.
3.6 Scelta del prodotto (motivazioni)
Dopo aver descritto nel capitolo precedente i software per la gestione
documentale, comprese le caratteristiche di ognuno, e aver analizzato nei
paragrafi precedenti di questo capitolo il dominio applicativo su cui andremo
ad operare, procediamo ora alla scelta del prodotto che soddisfa in maniera
migliore i requisiti richiesti.
Per quanto riguarda i tipi di documento prodotti dai vari utenti e che dovremo
gestire per l’archiviazione, la ricerca e la pubblicazione, notiamo che tutti e
quattro i software analizzati (SharePoint, CVS, Domino.Doc e Docs.Manager)
offrono la possibilità di gestire qualsiasi tipo di documento. Possiamo però
osservare che Sharepoint gestisce in maniera più efficiente i documenti di
Office, (Word, Excel e Powerpoint) con possibilità di svolgere le normali
operazioni di archiviazione, modifica e pubblicazione di questi documenti
anche direttamente da queste 3 applicazioni. CVS invece è specializzato
nella gestione di file sorgenti di programma e di testo, e risulta un po’ meno
versatile rispetto alle altre applicazioni perché offre minori funzionalità di
ricerca e categorizzazione dei documenti, e la collaborazione fra gli utenti può
96
avvenire solo tramite posta elettronica, mentre Docs Manager è specializzato
soprattutto sulla gestione delle immagini, e prevede un’importazione da
formato cartaceo a elettronico che le altre applicazioni analizzate invece non
hanno.
Per quanto riguarda il controllo delle versioni dei documenti, tutti e
quattro i software includono questa funzionalità. Il più efficiente sotto questo
aspetto risulta essere CVS, che offre un livello di controllo delle versioni
superiore rispetto agli altri concorrenti.
La modifica simultanea di un documento è supportata solo da CVS,
comunque questo non è un aspetto fondamentale sulla scelta finale del
prodotto, perché ci interessano soprattutto la capacità di ricerca e gestione
dei documenti. Gli altri 3 software implementano l’accesso in sola lettura ai
documenti che sono stati estratti per la modifica da altri utenti, in modo da
mantenerne l’integrità.
L’accesso ai documenti avviene per ciascun software in modo diverso.
Sharepoint permette l’accesso tramite cartelle web collegate all’area di
lavoro, dove vengono memorizzati i documenti, oppure da esplora risorse di
windows o tramite sito web che viene creato automaticamente quando si
installa il software e che si può personalizzare a seconda delle esigenze di
ciascun utente. Come detto in precedenza, permette anche l’accesso ai file di
office anche direttamente da Word, Excel e Powerpoint. In CVS invece è
possibile accedere ai documenti esplorando la struttura ad albero delle
directory del deposito, oppure via web, tramite diversi tipi di connessione
autenticata. Lotus Domino.Doc prevede l’accesso ai documenti sia
esplorando una struttura a cartelle che tramite browser web, mentre invece
Docs Manager implementa una struttura a cartelle e fascicoli. Per quanto
riguarda l’accesso ai documenti quindi i software che risultano più validi sono
Sharepoint e Louts Domino.Doc, perché implementano l’accesso sia
localmente che tramite browser con autenticazione degli utenti.
97
Per quanto riguarda la ricerca di documenti, Sharepoint implementa sul
sito un motore di ricerca avanzata full-text, nella quale inserire parole chiave
come ad esempio il titolo del documento, l’autore, ecc..
Inoltre offre la possibilità di associare i documenti a categorie
specifiche, di creare profili di documento con attributi personalizzati da
applicare ai documenti, rendendoli di maggiore rilevanza in un determinato
ambito di ricerca, origini di contenuto che possono essere ad esempio un
computer della intranet o un sito web nella quale si vogliono ricercare i
documenti.
Con Sharepoint gli utenti possono anche tenere traccia delle modifiche
effettuate di volta in volta a documenti, cartelle o risultati di ricerca di
interesse, tramite sottoscrizioni effettuabili dal sito. Per la ricerca di documenti
CVS offre la possibilità di esplorare le directory create o di associare parole
chiave che facilitino l’identificazione dei documenti. Lotus Domino.Doc per la
ricerca offre le funzionalità di indicare documenti e cartelle favoriti dagli utenti,
inoltre tiene traccia dei documenti modificati recentemente e implementa un
motore di ricerca full-text.
Docs Manager per la ricerca ha le funzionalità di associare profili di
documento ai documenti archiviati e un motore di ricerca full-text. Il prodotto
che soddisfa in modo migliore i requisiti di ricerca è Sharepoint, perché oltre
alle funzionalità in comune con gli altri tre (motore di ricerca e profili di
documenti), offre anche la possibilità di creare categorie, di sottoscrivere i
documenti e le cartelle di interesse e di specificare ambiti di ricerca interni o
esterni, con le origini di contenuto.
Per quanto riguarda la gestione degli utenti, tutti i quattro software
analizzati utilizzano livelli di privilegio differenti da assegnare agli utenti, che
saranno assegnati in base al proprio ruolo all’interno dell’università. Si andrà
da un livello massimo (in generale di amministratore) assegnato ai
responsabili di un gruppo di ricerca o ai docenti, alla quale sarà permesso
assegnare permessi di accesso ai file, creare cartelle, approvare documenti
98
direttamente e consultare qualsiasi tipo di documento, compresi quelli non
pubblicati, ad un livello di privilegio minimo ad esempio fornito agli studenti
che seguono un corso, che potranno solo consultare il materiale pubblicato
nel sito del docente.
Come strumenti di collaborazione, Sharepoint offre la possibilità di
discutere i documenti inserendo discussioni web dal sito o dalle applicazioni
office, e di mandare posta elettronica agli utenti responsabili delle diverse
categorie. In CVS la collaborazione viene effettuata tramite posta elettronica,
così come in Docs Manager.
Lotus Domino.Doc è l’unico prodotto che offre un forum di discussione
per la collaborazione fra gli utenti. In sostanza per quanto riguarda questo
aspetto nessuno dei quattro prodotti implementa tutte e tre le funzionalità di
collaborazione (posta elettronica, forum e discussioni) illustrate
precedentemente, ma quello che più si avvicina alle nostre necessità è
Sharepoint, che permette di inviare posta elettronica e di inserire discussioni
sui documenti.
Sharepoint Portal Server da questa analisi finale risulta essere il
prodotto più completo tra i quattro illustrati, perché offre
contemporaneamente il controllo di versione, la possibilità di accedere ai
documenti sia localmente che tramite web, gestisce qualsiasi tipo di
documento, ha maggiori funzionalità di ricerca rispetto agli altri, implementa
una gestione utenti basata su ruoli e strumenti di collaborazione adeguati.
Docs Manager invece è specializzato soprattutto nell’acquisizione di
immagini, mentre le esigenze del team sono focalizzate più sulla gestione di
documenti elettronici che non sull’importazione di documenti cartacei, inoltre
offre anche minori funzionalità di ricerca di documenti, pur supportando
l’accesso ai documenti dal web.
Lotus Domino.Doc paga un minor numero di funzionalità per la ricerca di
documenti rispetto a Sharepoint.
99
3.7 Validazione dei requisiti Hardware e Software Verifichiamo ora che Sharepoint Portal Server soddisfi i requisiti Hardware e
Software dell’Università di Camerino.
Requisiti del Server:
• Intel Pentium III o processore compatibile (minimo consigliato)
• 256 Mb di Ram (minimo consigliato)
• Almeno 550 Mb di spazio su disco disponibile su un’unità formattata
con file system NTFS.
• Sistema operativo Windows 2000 Server o Windows 2000 Advanced
Server e Windows 2000 Service Pack 1 o versione successiva.
• IIS (Internet Information Services) 5.0
• Servizio SMTP (Componente di Windows 2000 Server)
Il seguente software non può essere utilizzato insieme a Sharepoint Portal
Server per problemi di coesistenza:
• Exchange 2000 Enterprise Server
• Microsoft Exchange Server 5.5 e precedenti
• Microsoft Site Server (qualsiasi versione)
• Estensioni del server di Microsoft Office
Il programma di installazione di SharePoint Portal Server verifica l’eventuale
esistenza di questi programmi e se ne rileva la presenza interrompe
l’installazione. Se questi programmi vengono installati dopo l’installazione di
SharePoint, questo non funzionerà più correttamente.
Requisiti del client:
• Processore Pentium o compatibile da 200 Mhz o superiore consigliato
• 64 MB di Ram (minimo consigliato).
100
• 30 MB di spazio disponibile su disco in sistemi Windows 2000; 50 MB di
spazio disponibile su disco in tutti gli altri sistemi.
• Windows 98, Windows NT versione 4.0 con Service Pack 6 o Windows
2000 Professional, Server o Advanced Server. Le funzioni di
coordinatore richiedono Windows 2000 Professional, Server o
Advanced Server.
• Microsoft Internet Explorer 5 o versione successiva.
• Microsoft Outlook Express 5 o versione successiva.
Requisiti del sito dashboard: per accedere a SharePoint Portal Server dal sito
dashboard non è necessario che l’utente installi i componenti client.
Con Windows è possibile utilizzare i seguenti browser:
• Internet Explorer 4.01 o versione successiva.
• Netscape Navigator 4.51 o versione successiva (per le versioni italiana
e spagnola di SharePoint Portal Server).
• Netscape Navigator 4.75 o versione successiva (per le versioni inglese,
francese, tedesca e giapponese di SharePoint Portal Server).
I sistemi operativi Macintosh e Solaris non sono supportati.
Per il corretto funzionamento del sito dashboard, è inoltre necessario attivare
nel browser il supporto per Jscript o Netscape Javascript.
Il software richiesto per la creazione del portale è Sharepoint Portal Server
2001 con service pack 1 o successivo, installato su sistema operativo
Windows 2000 Server.
Le modalità di installazione di Sharepoint sono 3:
• Piccole dimensioni: (collaborazione di gruppi). Il prodotto è utilizzato
essenzialmente per la gestione dei documenti e per la ricerca dei
documenti all’interno della rete locale.
101
• Medie dimensioni: (servizi di ricerca). Si utilizza questo tipo di
installazione se c’è bisogno di un alto grado di utilizzo dei servizi di
ricerca.
• Grandi dimensioni: (gestione e ricerca aggregata dei documenti). Se si
ha il bisogno di gestire una grande quantità di documenti, e se le
ricerche devono essere svolte su più origini di contenuto, anche su
internet oltre che sulla intranet.
Dopo aver fatto un inventario dei computer presenti all’interno dell’università
abbiamo potuto constatare che essi soddisfano largamente i requisiti
hardware richiesti da Sharepoint Portal Server, quindi abbiamo proceduto
all’installazione e personalizzazione del software, descritta nel capitolo
successivo. (Nel paragrafo 6).
102
CAPITOLO 4 INSTALLAZIONE E PERSONALIZZAZIONE
DEL PORTALE
In questo capitolo, dopo aver analizzato dettagliatamente ed esaustivamente
il software scelto, sarà illustrata la procedura di installazione e
personalizzazione di Microsoft Sharepoint sulla base dell’analisi del dominio
applicativo compiuta.
La personalizzazione è stata realizzata in modo completo, ma illustreremo nel
dettaglio solo lo scenario ricerca, per gli altri le operazioni sono del tutto
analoghe.
4.1 L’area di Lavoro SharePoint è un server Web e le aree di lavoro [13] di SharePoint sono
cartelle Web sul server. Ciascuna area di lavoro ha proprietà univoche e un
sito Dashboard associato.
Le aree di lavoro di SharePoint Portal Server dispongono delle funzionalità di
base delle cartelle Web e forniscono strumenti aggiuntivi per la gestione dei
documenti.
Tali strumenti comprendono:
• Comandi per la gestione dei documenti, quali Archivia ed Estrai.
• Comandi per la pubblicazione e l'approvazione dei documenti, quali
Pubblica, Approva e Rifiuta.
103
• Cartelle speciali che consentono ai coordinatori di gestire informazioni
sul server nei modi seguenti:
• Aggiunta e gestione delle origini di contenuto (siti Web,
condivisioni di file e così via) allo scopo di includere del contenuto
memorizzato all'esterno dell'area di lavoro in uno degli indici di
Sharepoint che può essere sottoposto a ricerca.
• Aggiunta e gestione di profili di documento affinché gli autori
possano definire i propri metadati a descrizione dei documenti
utilizzati.
• Categorie che organizzano i documenti per argomento e consentono
agli utenti di cercare informazioni.
• Visualizzazioni Web avanzate con informazioni estese sugli elementi
selezionati.
• Una selezione di funzionalità per la gestione dei documenti che
includono la protezione basata sui ruoli, la cronologia delle versioni dei
documenti e le impostazioni di pubblicazione per cartella.
L'area di lavoro (vedi Fig.7) contiene l'archivio documenti, in cui
vengono memorizzati i documenti sul server, gli strumenti di gestione, la
struttura delle categorie, il contenuto del sito Dashboard e un indice di
informazioni che può essere oggetto di ricerca.
104
Fig.7 L’area di Lavoro
Un'area di lavoro può memorizzare qualunque tipo di file. Può anche
contenere collegamenti a contenuto memorizzato su file server di rete, siti
Web, server Exchange, database Lotus Notes e altre aree di lavoro
SharePoint. In base alle proprie necessità, un'organizzazione può disporre di
una o più aree di lavoro. Un singolo server può ospitare un massimo di 15
aree di lavoro. Per la configurazione di un’area di lavoro, in primo luogo
bisogna creare una struttura di cartelle nella cartella Documenti in cui gli
utenti archivino e gestiscano i propri documenti. Successivamente, si
dovranno assegnare i ruoli per consentire l'accesso alle cartelle dell'area di
lavoro. Dopo aver creato una struttura di cartelle, è possibile assegnare dei
coordinatori a cartelle specifiche. I coordinatori configurano e gestiscono le
cartelle nell'area di lavoro.
105
Quando si crea una sottocartella, in base all'impostazione predefinita essa
eredita le impostazioni di protezione dalla cartella padre.
Il coordinatore di una cartella può decidere se le impostazioni di protezione
delle sottocartelle debbano cambiare in modo dinamico quando cambiano
quelle della cartella padre oppure se tali impostazioni debbano essere
mantenute anche se quelle della cartella padre vengono modificate.
È possibile configurare le impostazioni di eredità per le sottocartelle nella
cartella superiore o nella stessa sottocartella.
Dopo aver assegnato i ruoli, bisogna poi specificare le impostazioni per le
funzionalità che estendono e migliorano la ricerca quali le categorie, le origini
di contenuto, i profili di documento e il sito Dashboard.
L'area di lavoro predefinita è composta da quattro cartelle di livello
principale:
• Documenti: È la cartella utilizzata per la memorizzazione dei
documenti nell'area di lavoro.
• Categorie: Questa cartella contiene una serie di cartelle speciali
denominate cartelle di categoria, in cui i documenti vengono
memorizzati e organizzati in una struttura di argomenti primari e
secondari.
• Contenuto del sito Dashboard: Questa cartella contiene le cartelle
predefinite utilizzate per configurare e gestire le informazioni
visualizzate sulle Web Part predefinite presenti sul sito Dashboard.
• Gestione: La cartella Gestione contiene strumenti e cartelle che i
coordinatori possono utilizzare per configurare e gestire l'area di lavoro,
i profili di documento e le origini di contenuto.
106
E’ possibile configurare le seguenti impostazioni dell'area di lavoro (vedi
Fig.8):
• Impostazioni generali: Queste impostazioni consentono di
specificare una descrizione dell'area di lavoro, il contatto dell'area di
lavoro, l'indirizzo di posta elettronica del contatto dell'area di lavoro e il
numero delle versioni principali di ciascun documento da memorizzare
sul server.
• Impostazioni di protezione: Queste impostazioni consentono di
aggiungere e rimuovere utenti dall'area di lavoro e di specificare i ruoli a
livello dell'area di lavoro.
• Impostazioni dell'indice: Queste impostazioni consentono di
visualizzare lo stato dell'indice e di specificare un limite di tempo per le
query per gli aggiornamenti delle origini di contenuto.
• Impostazioni di registrazione: Queste impostazioni consentono di
definire gli elementi da includere o escludere dai file registro e il numero
di file registro che possono essere mantenuti sul server.
• Impostazioni delle sottoscrizioni/discussioni: Queste impostazioni
consentono di specificare il numero massimo di sottoscrizioni ammesse
per utente e per area di lavoro e il numero massimo di risultati per
sottoscrizione. Attraverso queste impostazioni è inoltre possibile
attivare e disattivare discussioni Web nell'area di lavoro e abilitare e
disabilitare l'inserimento di discussioni Web negli ambiti di ricerca e
nell'indice.
107
Fig.8 Proprietà dell’area di lavoro
Sebbene la descrizione dell'area di lavoro sia facoltativa, può tuttavia
fornire un modo per distinguere tra le aree di lavoro, se queste vengono
create da più amministratori di sistema sullo stesso server o da un nuovo
amministratore di sistema. È inoltre possibile usare la descrizione per fornire
informazioni su un'area di lavoro specifica nel caso in cui si gestiscano molte
aree di lavoro. Se, al momento della creazione dell'area di lavoro,
l'amministratore di sistema ha omesso di aggiungere una descrizione, è
sempre possibile farlo successivamente. Inoltre, la descrizione può essere
modificata se, ad esempio, cambia la destinazione d'uso dell'area di lavoro.
Quando si crea un'area di lavoro, è necessario definire un contatto per
tale area.
108
Il contatto area di lavoro è il punto di riferimento per tutte le questioni relative
all'area di lavoro. Benché non sia obbligatorio, in genere il contatto dell'area
di lavoro è anche un coordinatore a livello dell'area di lavoro.
Il contatto area di lavoro organizza i contenuti nell'area di lavoro e specifica
l'ambito del contenuto incluso nelle ricerche. Inoltre, il contatto riceve tutti i
messaggi di posta elettronica relativi all'area di lavoro. È possibile modificare
l'indirizzo di posta elettronica del contatto dell'area di lavoro se l'indirizzo del
contatto cambia o se si assegna un nuovo contatto. SharePoint invia i
messaggi relativi alle sottoscrizioni degli elementi dell'area di lavoro al
contatto dell'area di lavoro utilizzando il suo indirizzo di posta elettronica.
Quando un utente che ha effettuato una sottoscrizione risponde al messaggio
di notifica di una sottoscrizione, il contatto dell'area di lavoro riceve una
risposta.
Se il sistema operativo in uso è Windows 98 o Windows NT 4.0, è
possibile utilizzare le cartelle Web per accedere a SharePoint.
Se il sistema operativo in uso è Windows 2000, bisogna invece utilizzare
Risorse di rete per accedere. Risorse di rete e cartelle Web si equivalgono.
Cartelle e file possono essere visualizzati e gestiti in una cartella Web in tre
diversi modi:
• In Esplora risorse: Quando si visualizza il contenuto di una cartella
Web, appare un elenco di cartelle e file con i relativi URL (vedi Fig.9). È
possibile spostare, copiare, rinominare ed eliminare tali cartelle e file
come in un normale file server e visualizzare le proprietà di cartelle e
file. È inoltre possibile trascinare file fra server Web, da un server Web
a un file server e da un server Web al disco rigido locale.
• In un programma di Microsoft Office: dalla finestra di dialogo Apri del
menu File, è possibile visualizzare e aprire il contenuto delle cartelle
Web. Dalla finestra di dialogo Salva con nome del menu File, è
possibile salvare una copia di un file in una cartella Web.
109
• In un browser: tramite la connessione a un server Web su cui sono in
esecuzione le estensioni del server di Microsoft Office, è possibile
visualizzare nel proprio browser il contenuto delle cartelle Web e le
proprietà del file system associate.
Fig. 9 Accesso all’area di lavoro tramite cartella web su esplora risorse 4.2 Gestione documenti Quando si configura l'area di lavoro, è possibile trascinare cartelle esistenti
contenenti documenti dal proprio computer ad una cartella per la
memorizzazione dei documenti nell'area di lavoro. Se si trascina una cartella
dal computer all'area di lavoro, essa erediterà le impostazioni della cartella di
destinazione. Se, ad esempio, la cartella di destinazione è una cartella
normale, anche quella trascinata diventerà una cartella normale. Le
sottocartelle, tuttavia, non ereditano le impostazioni relative al processo di
approvazione. Queste ultime devono essere configurate singolarmente.
Dopo avere aggiunto la cartella all'area di lavoro, è possibile modificarne il
tipo soltanto se essa è vuota.
SharePoint supporta documenti composti solo nelle cartelle normali.
110
Questi sono ad esempio i file HTML con i relativi collegamenti, documenti di
Microsoft Word collegati a un foglio di lavoro di Microsoft Excel e documenti
master creati in Microsoft Word.
SharePoint supporta due tipi di cartelle nell'area di lavoro: cartelle normali e
cartelle avanzate. È possibile utilizzare ambedue i tipi di cartella nell'area di
lavoro in qualsiasi momento ed entrambi possono contenere sottocartelle
normali e avanzate in qualsiasi combinazione. Per convertire una cartella
normale in una cartella avanzata, è necessario che la cartella sia vuota e
occorre disporre delle autorizzazioni di accesso come coordinatore per la
cartella da modificare.
Le possibili modalità di utilizzo di cartelle normali e avanzate sono elencate di
seguito:
• Utilizzare cartelle normali per documenti che non richiedono controlli
quali modifiche, revisioni o approvazione prima di essere visualizzati sul
sito Dashboard.
• Utilizzare cartelle avanzate per documenti che richiedono controlli quali
modifiche, revisioni o approvazione prima di essere visualizzati sul sito
Dashboard.
Le cartelle normali supportano i profili di documento, i ruoli utente e le
funzionalità tipiche delle cartelle Web delle estensioni del server di
Office 2000. SharePoint pubblica automaticamente tutti i documenti
posizionati nelle cartelle normali. Gli utenti che dispongono del ruolo di lettore
possono visualizzare i documenti sul sito Dashboard. Le cartelle normali non
supportano l'archiviazione e l'estrazione del documento, il controllo della
cronologia delle versioni, i processi di approvazione o le visualizzazioni
pubbliche e private del documento.
Le cartelle avanzate (vedi Fig.10) supportano tutte le funzionalità di
gestione dei documenti, tra cui l'archiviazione e l'estrazione, le visualizzazioni
pubbliche e private dei documenti, i profili di documento, la cronologia delle
111
versioni dei documenti e un processo di approvazione per la pubblicazione
dei documenti.
A seconda delle proprie esigenze, è possibile scegliere di configurare alcune
o tutte le funzionalità delle cartelle avanzate. Si dovrebbero configurare le
cartelle avanzate per documenti che richiedono controlli quali modifiche,
revisioni o approvazione prima di essere visualizzati sul sito Dashboard.
Fig 10 Proprietà della cartella avanzata documenti
Se il coordinatore ha configurato un processo di approvazione per la
cartella, il documento verrà inviato tramite il comando Pubblica ai revisori per
essere approvato prima della pubblicazione. Se invece il coordinatore non ha
configurato alcun processo di approvazione, con il comando Pubblica il
documento verrà pubblicato automaticamente sul sito Dashboard. I lettori del
sito potranno cercare e visualizzare i documenti pubblicati.
Nell'area di lavoro, la scheda Versioni della pagina Proprietà riporta la
cronologia delle versioni del documento e consente di visualizzare le versioni
precedenti in modo da poter controllare o tenere traccia dello stato di
avanzamento di un progetto. Non è possibile eliminare, del tutto o in parte, la
cronologia delle versioni di un documento se non si elimina la versione
corrente del documento stesso.
112
Se si elimina la versione di lavoro corrente di un documento, verrà eliminata
anche la cronologia completa delle versioni. Il coordinatore della cartella
contenente il documento può specificare quante versioni del documento
stesso verranno memorizzate sul server. Pertanto, è possibile che alcune
versioni del documento non siano visualizzabili.
Le cartelle avanzate contengono una cronologia delle versioni per ciascun
documento, che mostra le versioni principali (pubblicate) e secondarie (non
pubblicate). È possibile specificare il numero di versioni principali da
conservare. Questa impostazione non influenza il numero di versioni
secondarie conservate. Se si specifica un limite per le versioni, il server
controlla il valore specificato ed elimina permanentemente le versioni
precedenti in sovrannumero.
In base all'impostazione predefinita, il numero di versioni principali archiviate
per ciascun documento è 99. Se tale numero viene abbassato, il server
applicherà il nuovo criterio a tutte le successive approvazioni ma non ai
documenti che erano stati approvati con un valore superiore.
Se il numero specificato è zero, il server non eliminerà le versioni precedenti
e manterrà un numero infinito di versioni principali precedenti.
• Un numero di versione del tipo 0.x (ad esempio, 0.1, 0.2, 0.3 e così via)
indica una versione non pubblicata del documento.
• Viceversa, un numero di versione del tipo x.0 (ad esempio, 1.0, 2.0,
ecc.) indica una versione pubblicata del documento.
Se il numero di versione è un misto dei due tipi (ad esempio, 1.1, 1.2, ecc.),
significa che esiste una versione pubblicata del documento, ma che nell'area
di lavoro è attualmente disponibile una versione non pubblicata più recente di
quella pubblicata.
113
Passiamo ora ad illustrare le fasi necessarie per la pubblicazione di un
documento:
1.Aggiunta di un documento nuovo o esistente all'area di lavoro.
La prima fase della pubblicazione consiste nell'aggiunta di un
documento dal proprio computer all'area di lavoro.
Seguire una delle seguenti procedure:
• Salvare il documento da un'applicazione di Microsoft Office ad una
cartella dell'area di lavoro.
• Trascinare il documento dal proprio computer ad una cartella dell'area
di lavoro.
Molte funzionalità di SharePoint non sono disponibili finché il documento non
viene archiviato. Per utilizzare le funzionalità avanzate di gestione dei
documenti, bisogna archiviarli.
2. Utilizzo dei comandi Archivia ed Estrai per modificare o revisionare un
documento.
I comandi Archivia ed Estrai assicurano che nessun altro sia in grado di
modificare il documento attivo. Dopo che un documento è stato archiviato, gli
utenti con autorizzazioni appropriate possono estrarlo per apportare eventuali
modifiche e salvarle. Tutti gli altri utenti saranno ancora in grado di
visualizzare il documento nell'area di lavoro, ma potranno aprirlo unicamente
in sola lettura.
È possibile apportare modifiche e salvarle solo dopo aver estratto il
documento.
Gli utenti che dispongono dei ruoli appropriati possono pubblicare i documenti
tramite il comando Pubblica dell'area di lavoro o selezionando sul modulo di
archiviazione la casella di controllo Pubblica il documento dopo l'archiviazione.
114
Se si pubblica un documento in una cartella per la quale il coordinatore ha
impostato una procedura di approvazione, lo stato del documento diventerà
in attesa di approvazione. Una volta approvato, il documento verrà pubblicato
e reso disponibile sul sito Dashboard per la visualizzazione. Se il
coordinatore non ha impostato alcuna procedura di approvazione per la
cartella, il documento verrà pubblicato senza approvazione.
3. Selezione di un profilo di documento
.
SharePoint associa ogni documento dell'area di lavoro a un profilo di
documento che contiene una serie di proprietà relative al documento (vedi
Fig.11). Quando si archivia un documento, viene visualizzato un modulo di
archiviazione. Questo modulo contiene una sezione per i commenti ed
un'altra, denominata modulo del profilo, dalla quale è possibile selezionare e
definire un profilo per il documento.
Per fornire informazioni sul documento, si assegnano valori alle proprietà (ad
esempio, categoria e parole chiave) nel modulo del profilo.
Queste informazioni vengono utilizzate da SharePoint per categorizzare i
documenti e indirizzare le ricerche sul sito Dashboard una volta che sono
stati pubblicati.
Fig.11 Scelta fra Profili di documento disponibili per una cartella
115
4. Utilizzo delle versioni di un documento per controllarne la cronologia. È possibile tenere traccia dello stato di avanzamento di un documento
visualizzandone le versioni precedenti. Dal sito dashboard, selezionando
l’opzione cronologia versioni, vengono visualizzate tutte le versioni del
documento.
5. Richiesta di approvazione per la pubblicazione.
Se il coordinatore ha impostato un processo di approvazione per la cartella
attiva, è possibile inviare il documento ai revisori della cartella utilizzando il
comando Pubblica (vedi Fig.12). In tal caso, il documento diventa in attesa di
approvazione e verrà pubblicato dopo essere stato approvato.
I revisori sono in grado di inviare commenti sul documento tramite la posta
elettronica o le discussioni Web. Il metodo utilizzato dai revisori per inviare
commenti dipende dal modo in cui il processo di approvazione è stato
strutturato dal coordinatore. È inoltre possibile pubblicare il documento
selezionando la casella di controllo Pubblica il documento dopo l'archiviazione sul modulo di archiviazione.
Fig.12 Impostazione del processo di approvazione per i documenti della cartella
116
6. Approvazione di una richiesta di pubblicazione, invio di commenti o rifiuto di un documento. Il revisore di un documento riceve una notifica per posta elettronica
contenente un collegamento al documento in attesa di approvazione.
Sono disponibili diversi metodi per inviare commenti o suggerimenti: tramite
posta elettronica o tramite le discussioni Web.
È possibile approvare o rifiutare un documento utilizzando il comando
Approva o Rifiuta disponibile nell'area di lavoro o nel sito Dashboard. Una
volta approvati, i documenti vengono pubblicati automaticamente. I
documenti rifiutati vengono automaticamente archiviati nell'area di lavoro in
modo che gli autori possano estrarli, revisionarli e presentarli nuovamente per
l'approvazione.
7. Gestione di documenti approvati.
È possibile continuare a modificare un documento anche dopo la
pubblicazione.
Se si desidera effettuare modifiche su un documento precedentemente
approvato e pubblicato, è possibile creare una nuova versione di lavoro
estraendo il documento originale. Sul modulo di archiviazione, i commenti
consentono di tenere traccia delle modifiche apportate ad ogni versione del
documento. Finché la nuova versione non viene archiviata e pubblicata, la
versione precedentemente approvata rimarrà disponibile per la
visualizzazione pubblica.
117
4.3 Ricerche
I documenti pubblicati e le origini di contenuto che memorizzano informazioni
all'esterno dell'area di lavoro costituiscono il contenuto di un'area di lavoro
che può essere oggetto di ricerca. Per migliorare la qualità dei risultati della
ricerca sul sito Dashboard, è possibile personalizzare e utilizzare le seguenti
funzionalità:
• Profili di documento: Consentono di organizzare cartelle e documenti
e migliorare la funzionalità di ricerca sul sito Dashboard. Possono
essere creati utilizzando l'Aggiunta guidata profilo documento nella
cartella Profili documento, situata nella cartella Gestione di livello
principale. Gli utenti possono assegnare i profili ai propri documenti
utilizzando la scheda Profili nella pagina delle proprietà di ciascun
documento oppure, con i documenti memorizzati in una cartella
avanzata, selezionando un profilo di documento sul modulo di
archiviazione.
• Categorie: Forniscono un modo per individuare facilmente i documenti
sul sito Dashboard e organizzarli in una struttura di argomenti e
sottoargomenti. È possibile creare categorie da utilizzare nell'area di
lavoro attraverso il comando Nuova categoria nella cartella Categorie.
Con il Riconoscimento automatico categorie è possibile categorizzare
grandi quantità di documenti.
• Documenti di maggiore rilevanza: Forniscono informazioni essenziali
agli utenti del sito Dashboard indicando il miglior documento da
scegliere per uno specifico argomento.
Utilizzando la scheda Ricerca e categorie (vedi Fig.13) della pagina
delle proprietà di un documento, è possibile identificare un documento
come documento di maggiore rilevanza per le categorie e le parole
chiave utilizzate nelle ricerche.
118
Fig.13 Impostazioni per la ricerca e categorie del documento
• Origini di contenuto: Forniscono dei punti di partenza dai quali gli
utenti del sito Dashboard possono ricercare e visualizzare documenti
memorizzati all'esterno dell'area di lavoro in siti Web, condivisioni di file
e database. È possibile utilizzare l'Aggiunta guidata origine contenuto
per creare e memorizzare origini di contenuto.
• Sito Dashboard: Offre un punto di accesso centralizzato per eseguire
attività di gestione dei documenti e funzioni di ricerca.
• Discussioni Web: Strumento che consente agli utenti di discutere dei
documenti dell'area di lavoro. Ogni documento dell'area di lavoro viene associato a un profilo che
contiene una serie di proprietà del documento. Le proprietà del profilo di
documento sono campi presenti nel modulo del profilo in cui gli autori
possono immettere metadati descrittivi relativi ai propri documenti. Tutti i
profili di documento si basano su un modello di profilo di base fornito con
SharePoint. Esso contiene attributi, quali il titolo e le parole chiave, che
possono essere applicati a tutti i documenti. È possibile creare numerosi tipi
di profili di documento, a seconda delle necessità. Quando si creano nuovi
profili, è possibile includere o escludere le proprietà e le impostazioni da
quello di base e crearne di nuove.
119
Essi consentono anche di controllare dove gli utenti memorizzano i
documenti. Se si applicano restrizioni di profilo alle cartelle di
memorizzazione dei documenti, solo quelli con profili specifici potranno
essere memorizzati in tali cartelle.
Gli autori possono utilizzare il modulo del profilo per fornire informazioni
sui documenti creati. La pagina delle proprietà di uno specifico profilo
consente di fornire una descrizione per ciascun profilo di documento.
La descrizione fornisce agli utenti informazioni sul profilo del documento,
fornendo anche un aiuto per stabilire se il profilo descrive in modo
appropriato i documenti correntemente in uso. È possibile assegnare più
profili di documento ad una cartella.
Se si assegnano profili di documento ad una cartella, soltanto i documenti
che corrispondono a quei profili potranno essere memorizzati in tale cartella.
Se un utente tenta di inserire un documento assegnato a un particolare
profilo in una cartella che non consente quel tipo di profilo, il documento verrà
automaticamente assegnato al profilo di documento predefinito di tale
cartella.
Se in seguito il documento viene inserito in una cartella che consente il profilo
di documento originariamente assegnato, verrà ripristinato tale profilo.
SharePoint utilizza le informazioni del profilo di documento per categorizzare i
documenti e indirizzare le ricerche dopo che il documento viene pubblicato
sul sito Dashboard. Il coordinatore a livello dell'area di lavoro può applicare
profili specifici ai documenti quando questi vengono aggiunti per la prima
volta all'area di lavoro.
Nelle cartelle avanzate, gli utenti possono accedere al modulo del profilo
anche dal modulo di archiviazione.
Le proprietà sono campi specifici contenuti nel profilo di documento. (vedi
Fig.14)
120
Alcuni esempi di proprietà dei profili sono l'autore, le parole chiave e le
categorie.
Il coordinatore a livello di area di lavoro può creare proprietà personalizzate in
base alle esigenze. Le proprietà create sono disponibili per tutti i profili di
documento.
Se si modificano gli attributi di una proprietà, le modifiche influenzano la
modalità con cui la proprietà viene visualizzata in tutti i profili di documento.
Quando si creano le proprietà, sono disponibili i seguenti tipi di proprietà:
• Testo. Questo tipo di proprietà fornisce una casella di testo
contenente al max 255 caratteri nella quale gli utenti possono inserire
un testo relativamente breve. Esempi di questo tipo di proprietà sono:
Autore, Titolo, Collegamento e Oggetto, tutte incluse in SharePoint
come proprietà predefinite.
• Casella per commenti. Questo tipo di proprietà fornisce una casella
di testo multiriga nella quale gli utenti possono inserire un testo più
lungo rispetto a quello del tipo di proprietà Testo. Le caselle di testo a
più righe hanno un limite di 4096 caratteri. Un esempio di tipo di
proprietà Casella per commenti è la proprietà Descrizione, che è
inclusa in SharePoint come proprietà predefinita.
• Numero. Questo tipo di proprietà fornisce un campo nel quale gli
utenti possono inserire solo numeri. Non ci sono proprietà predefinite di
questo tipo incluse in SharePoint.
• Data. Questo tipo di proprietà fornisce un campo nel quale gli utenti
possono inserire solo date.
121
Fig.14 Selezione delle proprietà del profilo di documento
Poiché nel sito Dashboard è possibile cercare anche le date, è importante
tenere presente che è possibile cercare solo date nel formato gg/mm/aaaa o
gg-mm-aaaa.
La ricerca di date in altri formati non è consentita.
• Elenco. Questo tipo di proprietà fornisce un menu dal quale gli utenti
possono selezionare i valori da un elenco o nel quale possono
includere nuovi valori da aggiungere all'elenco. Un esempio di questo
tipo è la proprietà Parole chiave, che è inclusa in SharePoint come
proprietà predefinita.
Per questo tipo di proprietà sono disponibili le seguenti opzioni:
• Elenco a discesa a selezione unica: Consente agli utenti di
selezionare un unico elemento dall'elenco a discesa.
• Elenco a discesa a selezione unica con elenco di termini suggeriti: Consente agli utenti di selezionare un unico elemento
dall'elenco a discesa o di immettere nuovo testo.
• Elenco a discesa a selezione multipla con elenco restrittivo di termini: Consente agli utenti di selezionare più elementi
dall'elenco a discesa.
122
• Elenco a discesa a selezione multipla con elenco di termini suggeriti: Consente agli utenti di selezionare più elementi
dall'elenco a discesa o di immettere nuovo testo.
SharePoint include le seguenti proprietà di sistema preconfigurate:
• Autore: Una casella di testo nella quale gli utenti possono inserire il
nome dell'autore del documento.
• Titolo: Una casella di testo nella quale gli utenti possono inserire il titolo
del documento.
• Oggetto: Una casella di testo nella quale gli utenti possono inserire
l'argomento del documento.
• Collegamento: Una casella di testo nella quale gli utenti possono
inserire un indirizzo, in formato URL, da associare al documento.
SharePoint fornisce questa proprietà perché venga usata con il profilo di
documento predefinito Collegamenti Rapidi usato sul sito Dashboard,
piuttosto che per i documenti memorizzati nella cartella Documenti dell'area
di lavoro. Quando si aggiunge un collegamento a un documento, il
collegamento immesso sovrascrive l'URL predefinito per quell'elemento e può
impedire che il server acceda all'URL predefinito.
• Categorie: Un elenco dal quale gli utenti possono scegliere una
categoria (o più categorie) da associare al documento.
• Descrizione: Una casella per commenti nella quale gli utenti possono
inserire del testo descrittivo o dei commenti sul documento.
• Parole chiave: Un elenco dal quale gli utenti possono scegliere le
parole chiave da associare al documento. Gli utenti possono utilizzare
questo campo anche per immettere nuove parole chiave da associare
al documento. Le parole chiave aggiunte dagli utenti all'elenco vengono
visualizzate solo nell'elenco del profilo del documento specifico al quale
sono state aggiunte. Altri utenti non potranno vedere o selezionare le
nuove parole chiave da altri documenti. Solo il coordinatore a livello
123
dell'area di lavoro può aggiungere parole chiave all'elenco principale
per tutti gli utenti.
Il comando Elimina dell'area di lavoro consente di eliminare un profilo di
documento. Poiché i profili di documento vengono condivisi dall'intera area di
lavoro, tutte le modifiche effettuate dall'utente influiscono sull'uso del profilo
nell'intera area di lavoro. Se si elimina un profilo di documento, esso viene
rimosso completamente dall'area di lavoro. Non è possibile ripristinare un
profilo di documento eliminato. SharePoint riclassifica i documenti che
utilizzavano il profilo eliminato con il profilo predefinito della cartella in cui
sono memorizzati.
È anche possibile eliminare una proprietà utilizzando il comando
Elimina della scheda Proprietà della pagina delle proprietà di un profilo di
documento specifico.
Poiché le proprietà create e gestite vengono applicate a tutti i profili di
documento, le modifiche apportate a una proprietà influiscono sulla modalità
in cui questa proprietà viene visualizzata in tutti i profili di documento. Le
proprietà possono essere eliminate solo se non sono più associate ad alcun
profilo di documento dell'area di lavoro. Se si elimina una proprietà dal profilo
di documento, non verrà più visualizzata in nessun profilo di documento
dell'area di lavoro. Una volta eliminate, le proprietà non possono essere
ripristinate.
Le categorie consentono a SharePoint di organizzare i file e ordinarli in
una struttura di argomenti e sottoargomenti. È possibile configurare le
categorie nella cartella Categorie dell'area di lavoro in modo che gli utenti
possano applicarle ai documenti tramite il modulo del profilo. Gli utenti con i
ruoli appropriati possono visualizzare le categorie dall'area di lavoro e sul sito
Dashboard. Le categorie forniscono un elenco di termini da gestire che aiuta
gli utenti a definire i documenti presenti nell'area di lavoro. L’uso delle
124
categorie non è indispensabile ma fornisce agli utenti un efficace strumento
per la gestione dei documenti.
I documenti possono essere categorizzati nell'area di lavoro nei due modi
seguenti:
• Utilizzando il Riconoscimento automatico categorie per categorizzare
automaticamente i documenti dell'area di lavoro
• Aggiungendo la proprietà Categorie ai profili di documenti.
Gli utenti possono classificare un documento utilizzando una o più categorie.
Gli utenti che dispongono dei privilegi di coordinatore a livello dell'area di
lavoro nella cartella Categorie possono utilizzare la pagina Proprietà di una
categoria per modificare le impostazioni descritte di seguito:
• Descrizione: Serve a fornire una descrizione della categoria stessa.
La descrizione della categoria aiuta gli utenti a stabilire se la categoria
è adatta o meno ai documenti.
• Parole chiave: questa sezione serve per aggiungere o selezionare le
parole chiave da applicare alla categoria da utilizzare per le ricerche sul
sito Dashboard.
• URL immagine della categoria: questa sezione fornisce un indirizzo
che consenta a SharePoint di accedere a un'immagine da associare
alla categoria.
• Nome contatto categoria: qui si inserisce un nome e un indirizzo di
posta elettronica per il contatto a cui gli utenti possono rivolgersi per
informazioni, domande o problemi relativi alla categoria specifica.
È possibile categorizzare manualmente un documento utilizzando la
scheda Ricerca e categorie nella pagina delle proprietà del documento.
Se si devono categorizzare solo pochi documenti, è consigliabile utilizzare
esclusivamente la categorizzazione manuale, altrimenti è possibile utilizzare il
Riconoscimento automatico categorie per categorizzare i documenti.
125
Per utilizzare il Riconoscimento automatico categorie per categorizzare
automaticamente i documenti, è necessario categorizzare manualmente
alcuni documenti che lo strumento possa utilizzare come esempi.
È importante includere documenti di tutte le categorie in modo che il
Riconoscimento automatico categorie possa avere esempi per ciascuna di
esse.
È consigliabile includere almeno 10 documenti per categoria e per almeno
due categorie come esempi per il Riconoscimento automatico categorie.
Il Riconoscimento automatico categorie utilizza come esempio qualsiasi
documento categorizzato manualmente. Per utilizzare il Riconoscimento
automatico categorie per la categorizzazione dei documenti, è necessario:
• Creare le categorie che si desidera utilizzare nell'area di lavoro.
• Categorizzare manualmente almeno dieci documenti per ciascuna
categoria che si desidera venga categorizzata dal Riconoscimento
automatico categorie. È importante categorizzare i documenti per le
categorie più importanti e utilizzate con maggiore frequenza in modo
che il Riconoscimento automatico categorie possa utilizzare esempi
validi.
• Impostare il Riconoscimento automatico categorie (vedi Fig.15). Senza
buoni esempi per ogni categoria, l'accuratezza della categorizzazione
da parte del Riconoscimento automatico categorie viene limitata.
126
•
Fig.15 Impostazione del riconoscimento automatico categorie
I documenti di esempio ideali per essere categorizzati sono:
• Tutti correlati allo stesso argomento della categoria.
• Documenti prevalentemente di testo: I documenti creati con un
elaboratore di testo sono esempi ideali. I documenti come fogli di
calcolo invece non contengono una simile quantità di testo utile al
Riconoscimento automatico categorie per la categorizzazione.
• Documenti relativamente lunghi: Devono contenere una quantità
sufficiente di testo affinché il Riconoscimento automatico categorie
analizzi i documenti e identifichi le parole chiave che definiscono una
categoria.
È possibile assegnare il compito di impostare il Riconoscimento automatico
categorie a una o più persone. Due possibili modelli di impostazione sono:
• Consentire agli autori di categorizzare i documenti. Se si desidera
distribuire le responsabilità dell'impostazione nell'ambito di un gruppo di
autori, è possibile aggiungere la proprietà Categorie ai profili di
127
documento. A mano a mano che gli autori archiviano i documenti e li
categorizzano, aggiungono esempi per il Riconoscimento automatico
categorie. Il vantaggio di questo metodo è che più documenti vengono
utilizzati come esempi per l'impostazione.
• Affidare ad un singolo individuo l'impostazione del Riconoscimento automatico categorie. Se si desidera controllare
l'impostazione del Riconoscimento automatico categorie, è possibile
rimuovere la proprietà Categorie dai profili di documento.
Il Riconoscimento automatico categorie categorizza automaticamente i
nuovi documenti confrontando l'elenco delle parole relative a ogni categoria
con l'elenco delle parole contenute in ogni nuovo documento incontrato. Un
singolo documento può essere assegnato automaticamente a più categorie.
uando si utilizza il Riconoscimento automatico categorie occorre tenere
presenti i punti seguenti:
• Cercare di fornire più esempi possibile. Questi esempi devono
comprendere tutti i possibili aspetti della categoria.
• Cercare di applicare più categorie a un documento. È possibile
assegnare un documento a qualsiasi categoria alla quale può accedere
l'utente. I documenti possono non apparire immediatamente nelle
categorie assegnate poiché le categorie non vengono applicate finché il
contenuto non viene indicizzato. La lunghezza di questo periodo di
tempo dipende dal metodo di indicizzazione utilizzato e dalla quantità di
contenuto da indicizzare.
Se per un documento specifico non si desidera utilizzare le categorie
suggerite dal Riconoscimento automatico, è possibile escludere la
funzionalità.
Se si esclude il Riconoscimento automatico delle categorie per più di qualche
documento, tornare alla categorizzazione automatica diventa problematico.
128
Non è possibile tornare al sistema di categorizzazione automatica per i
documenti categorizzati manualmente.
Per annullare un'operazione di esclusione, è necessario riportare
manualmente ciascun documento alla categorizzazione automatica e
attendere l'aggiornamento successivo degli indici oppure avviare un
aggiornamento manuale degli indici per rendere le modifiche effettive. e il
Riconoscimento automatico categorie non seleziona le categorie appropriate
per un documento, il coordinatore può ignorarlo utilizzando i metodi seguenti:
• Per un singolo documento. Il coordinatore a livello dell'area di lavoro
può abilitare il Riconoscimento automatico categorie per l'area di lavoro
ma occasionalmente ignorare le categorie scelte automaticamente per
documenti specifici. Il coordinatore può correggere l'assegnazione di
categoria modificando le proprietà del documento.
• Per tutti i documenti. Se il Riconoscimento automatico categorie non
dà i risultati sperati, il coordinatore può disabilitarlo e neutralizzare tutte
le categorie assegnate automaticamente. Quando il Riconoscimento
automatico categorie suddivide i documenti in categorie, aggiorna una
proprietà nascosta del profilo Documento di base denominata
Categorie automatiche. Quando il Riconoscimento automatico
categorie è disabilitato, la proprietà Categorie automatiche non verrà
più utilizzata.
Un coordinatore a livello dell'area di lavoro per la cartella Categorie può
rinominarle. Dopo la ridenominazione, il server aggiornerà automaticamente
tutti i documenti della categoria per includere il nome nuovo.
Se si esegue questa operazione, è necessario eseguire un aggiornamento
completo dell'indice prima che il nuovo nome della categoria venga
visualizzato nell'area di lavoro e nel sito Dashboard. E’ anche possibile
eliminare categorie.
129
L'eliminazione di una categoria rimuove tutti i documenti dalla categoria ed
elimina la categoria e le relative sottocategorie dall'area di lavoro.
L'eliminazione di una categoria non elimina i documenti che appartengono ad
essa.
Un documento di maggiore rilevanza è un documento che viene
selezionato manualmente per essere visualizzato come risultato più
appropriato di una ricerca specifica eseguita sul sito dashboard. È possibile
selezionare la visualizzazione di documenti di maggiore rilevanza per una
categoria o una parola chiave specifiche.
Nella selezione dei documenti di maggiore rilevanza,è utile tenere presente
quanto segue:
• È possibile selezionare un documento di maggiore rilevanza solo se si
dispone dei privilegi di coordinatore per la cartella che contiene il
documento.
• Per selezionare documenti da considerare documenti di maggiore
rilevanza per una categoria o una parola chiave sul sito Dashboard,
utilizzare la pagina delle proprietà del documento.
• È possibile selezionare documenti specifici come documenti di
maggiore rilevanza per ottimizzare la funzione di ricerca eseguita dal
sito Dashboard
• È possibile sia selezionare un documento come documento di
maggiore rilevanza di più categorie o parole chiave sia selezionare più
documenti per la stessa categoria o parola chiave.
Ogni area di lavoro include un indice di ricerca full-text che consente agli
utenti di effettuare ricerche dei documenti disponibili nell'area di lavoro.
SharePoint aggiorna e organizza l'indice affinché la funzione di ricerca possa
utilizzarlo. Dopo che il contenuto è stato incluso in un indice, può venire
visualizzato nei risultati della ricerca sul sito Dashboard. Un indice di ricerca
full-text consente di facilitare la ricerca dei seguenti tipi di contenuto:
130
• Il contenuto fisicamente memorizzato nell'area di lavoro, come i
documenti. Tale contenuto si trova nella cartella Documenti o nella
cartella Contenuto sito Dashboard dell'area di lavoro. L'indice include
solo i documenti pubblicati.
• Il contenuto che è memorizzato fuori dall'area di lavoro, denominato
contenuto collegato, e che viene reso disponibile all'indice tramite le
origini di contenuto (ad esempio, siti Web e condivisioni di file).
Un'origine di contenuto rappresenta una posizione, indicata da un URL,
dove il contenuto collegato è memorizzato e a cui si può accedere per
l'inserimento nell'indice. Questo contenuto può essere situato fuori
dall'area di lavoro ma sullo stesso server, su un altro server nella rete
Intranet o su Internet.
SharePoint è in grado di creare indici per il contenuto memorizzato su siti
e pagine Web, su file system, su database Lotus Notes versione 4.6a e R5,
su server Exchange Server 5.5 e Exchange 2000 e su altri computer
SharePoint.
Il coordinatore a livello dell'area di lavoro aggiunge le origini di contenuto
all'area di lavoro.
Quando si crea un'area di lavoro, SharePoint genera automaticamente
un indice per tale area di lavoro (vedi Fig.16). Quando si aggiungono
documenti all'area di lavoro o si modificano i documenti esistenti, SharePoint
modifica l'indice per inserire le modifiche apportate. Se il contenuto da
includere nell'indice è memorizzato solo nell'area di lavoro (nessuna origine
di contenuto), l'indice verrà automaticamente aggiornato tramite notifiche.
Quando si aggiungono le origini di contenuto o si modificano le
impostazioni corrispondenti, è necessario eseguire una ricerca per
indicizzazione sulle origini di contenuto per aggiornare l'indice. Se si
aggiungono origini di contenuto all'area di lavoro, è necessario pianificare su
base regolare gli aggiornamenti dell'indice in modo da garantire che tutto il
131
contenuto visualizzato sul sito Dashboard per la ricerca e la visualizzazione
sia il più recente. È possibile aggiornare manualmente un indice utilizzando la
console di amministrazione di SharePoint o le cartelle Web. In alternativa, è
possibile definire delle pianificazioni perché SharePoint aggiorni gli indici
automaticamente. La creazione e l'aggiornamento dell'indice richiedono un
utilizzo intensivo delle risorse del disco e del processore e potrebbero
impiegare molto tempo se vi è una grande quantità di dati di testo nelle origini
di contenuto.
Se un'origine di contenuto supporta gli aggiornamenti su notifica, il
programma invia automaticamente la notifica di qualsiasi cambiamento
all'indice. Questa notifica provoca l'aggiornamento dell'indice. Le notifiche
sono disponibili solo per le condivisioni di file che si trovano su una partizione
con file system NTFS in un computer che utilizza Windows NT 4.0 o
Windows 2000.
In un'area di lavoro è possibile propagare un massimo di altri quattro indici a
partire da altre aree di lavoro.
È possibile gestire l'indice configurando le impostazioni e le regole
seguenti:
• Pianificazione degli aggiornamenti degli indici: Utilizzando le
cartelle Web, è possibile creare aggiornamenti completi, incrementali o
adattivi dell'indice. Pianificando l'aggiornamento dell'indice per la
cartella Origini contenuto, è possibile personalizzare la frequenza degli
aggiornamenti delle informazioni nell'indice da parte di SharePoint. Ciò
include l'aggiornamento del contenuto memorizzato nell'area di lavoro e
delle origini del contenuto memorizzato fuori dall'area di lavoro.
• Regole per i percorsi di sito: tali regole consentono di ignorare le
impostazioni per l'account di accesso al contenuto predefinito per una
determinata origine di contenuto, fornendo un account utente specifico
132
per accedere al percorso di sito. Inoltre, è possibile escludere dall'indice
percorsi di sito specifici.
• Regole di inclusione/esclusione dei tipi di file: tali regole
consentono di specificare i tipi di file da includere o escludere quando si
esegue una ricerca per indicizzazione su un indice di tutte le origini di
contenuto.
• Attività pianificate: dopo il completamento di un'attività di
indicizzazione, quale un aggiornamento, è possibile scegliere se
modificare o eliminare l'attività se non ne è stata pianificata una nuova
esecuzione.
• Tempi di inattività: per assicurare che gli aggiornamenti dell'indice per
le origini di contenuto vengano eseguiti quando c'è una maggiore
disponibilità di risorse, è possibile configurare un'attività pianificata in
modo che venga avviata durante i tempi di inattività del computer.
• Risparmio di energia: per assicurare che l'aggiornamento dell'indice
per le origini di contenuto venga eseguito quando c'è una maggiore
disponibilità di risorse, è possibile configurare un'attività pianificata in
modo che venga avviata in base alle impostazioni del risparmio energia
del computer.
L'aggiornamento dell'indice comporta l'aggiornamento di tutti i documenti, i
collegamenti, le categorie e le origini di contenuto. Invece, quando l'indice
viene aggiornato per una singola origine di contenuto, verranno aggiornate
solo le informazioni relative a tale origine di contenuto.
133
Fig.16 Impostazioni di salvataggio degli indici
Un'origine di contenuto rappresenta una posizione, indicata da un URL,
dove è possibile accedere ai documenti memorizzati all'esterno di un'area di
lavoro per includerli nell'indice. Esempi di origini di contenuto sono i siti Web,
i file system, i database e altre aree di lavoro. Gli utenti con autorizzazioni di
coordinatore a livello dell'area di lavoro possono aggiungere origini di
contenuto (vedi Fig.17).
SharePoint crea un indice delle informazioni disponibili nelle origini di
contenuto create dall'utente e lo aggiorna regolarmente. Questo indice può
essere utilizzato per effettuare ricerche. Dopo l'inserimento nell'indice delle
origini di contenuto create, gli utenti possono ricercare i documenti e i
contenuti sul sito Dashboard.
A differenza dei documenti dell'area di lavoro, non si possono estrarre o
modificare gli elementi presenti nelle origini di contenuto.
È possibile aggiungere origini di contenuto dai seguenti tipi di contenuto:
• Collegamenti Web: Ad esempio, http://www.unicam.it.
• Condivisione file: Ad esempio, file://server/condivisione/cartelle
• Cartelle pubbliche di Exchange 5.5.
• Cartelle pubbliche di Exchange 2000.
134
• Database di Lotus Notes.
• Altre aree di lavoro: Esterne all'area di lavoro corrente.
Fig.17 La finestra per l’aggiunta di un’origine di contenuto
Dopo aver aggiunto un'origine di contenuto, è possibile completare le
seguenti attività di gestione:
• Pianificazione degli aggiornamenti: servono per indicare la frequenza
con cui SharePoint deve aggiornare l'indice per includere nuove origini
di contenuto e il nuovo materiale nelle origini di contenuto esistenti.
• Creazione degli ambiti di ricerca per le origini di contenuto: gli
ambiti di ricerca forniscono agli utenti un modo per limitare il contenuto
delle ricerche nel sito Dashboard.
• Impostazione di regole: servono per indicare i tipi di informazioni che
si desidera includere o escludere dall'indice.
E’ possibile fare delle ricerche anche all’interno delle discussioni web. In base
all'impostazione predefinita, le discussioni Web sono attivate.
Se rimangono attivate, gli utenti dell'area di lavoro e del sito Dashboard
potranno discutere dei propri documenti. È possibile impedire l'utilizzo delle
135
discussioni Web agli utenti per i documenti di un'area di lavoro specifica sul
server. La disattivazione delle discussioni Web, non implica la disattivazione
della Web Part relativa alla gestione delle discussioni. Ciò significa che è
possibile disattivare le discussioni Web immediatamente ed eliminarle
successivamente. È possibile decidere se consentire che gli elementi delle
discussioni Web siano inclusi nell'indice e resi disponibili per le ricerche.
Se si sceglie di attivare questa opzione, gli utenti potranno cercare e
visualizzare le discussioni Web, nonché dare un proprio contributo dal sito
Dashboard.
Gli elementi di discussione non sono però protetti. Se si attiva l'opzione per la
ricerca e l'indicizzazione per le discussioni Web, gli elementi di discussione
saranno visibili agli utenti sul sito Dashboard anche se non dispongono
dell'accesso al documento cui gli elementi di discussione si riferiscono. Ciò
potrebbe potenzialmente compromettere la protezione del contenuto di un
documento. Per evitare che questo accada, in base all'impostazione
predefinita l'opzione per includere le discussioni Web negli ambiti di ricerca è
disattivata. È possibile accedere alle discussioni Web da un browser o dalla
barra degli strumenti di Collaborazione in linea di Office 2000.
Le discussioni basate su browser consentono agli utenti che non dispongono
di Microsoft Internet Explorer 5 o di Office 2000 di leggere le discussioni e di
parteciparvi direttamente. Gli utenti che utilizzano Internet Explorer 5 e Office
2000 possono accedere alle discussioni utilizzando la barra di Collaborazione
in linea disponibile in queste applicazioni.
Se gli utenti trovano di particolare utilità un documento, una cartella,
una categoria o un insieme specifico di risultati di ricerche, possono
richiedere che SharePoint invii loro delle notifiche ogni volta che questi
elementi vengono modificati. Se il coordinatore a livello dell'area di lavoro
attiva le sottoscrizioni (vedi Fig.18), gli utenti possono effettuare la
sottoscrizione per ricevere notifiche relative alle modifiche di singoli
documenti, cartelle, categorie o risultati di ricerche.
136
Gli utenti possono visualizzare le notifiche nella Web Part Riepilogo
sottoscrizioni sulla home page o nella pagina Sottoscrizioni del sito
Dashboard.
Possono anche scegliere di ricevere gli aggiornamenti delle sottoscrizioni
tramite posta elettronica, o effettuare sottoscrizioni anche del contenuto
collegato ai risultati delle ricerche, o nelle categorie. I coordinatori a livello
dell'area di lavoro possono specificare le impostazioni per le sottoscrizioni e
per le notifiche.
È possibile gestire le sottoscrizioni e le notifiche dalla scheda Sottoscrizioni in
Impostazioni area di lavoro o dalla pagina Gestione del sito Dashboard.
Quando viene creata una sottoscrizione, vengono applicate le seguenti
impostazioni:
• Sottoscrizioni per area di lavoro: se un utente cerca di creare una
sottoscrizione quando il limite di sottoscrizioni è già stato raggiunto,
viene visualizzato un messaggio di errore. In base all'impostazione
predefinita, il numero massimo di sottoscrizioni ammesse per l'area di
lavoro è 100.000.
• Sottoscrizioni per utente: se un utente cerca di creare una
sottoscrizione dopo aver raggiunto il proprio limite, verrà informato che
la sottoscrizione non può essere creata in quanto il limite è già stato
raggiunto. In base all'impostazione predefinita, il numero massimo di
sottoscrizioni ammesse per utente è 20.
• Risultati per sottoscrizione: in base all'impostazione predefinita, il
numero massimo di notifiche ammesse per sottoscrizione è 20. Il valore
massimo per questa impostazione è 100. Se una sottoscrizione che ha
già raggiunto il limite di notifiche consentito riceve una nuova notifica,
SharePoint seleziona la notifica da eliminare in base al seguente ordine
di precedenza:
• Per una sottoscrizione di un documento, una cartella o una categoria,
viene eliminata la notifica meno recente.
137
• Nel caso di una sottoscrizione di risultati di ricerche, le scelte
operate da SharePoint variano a seconda del fatto che le notifiche
vengano inviate o meno per posta elettronica. Se la sottoscrizione
invia una notifica via posta elettronica, in SharePoint viene
eliminata la notifica già inviata con priorità inferiore. Questo è
possibile perché il software memorizza tutte le sottoscrizioni
effettuate, con data, autore e informazioni sul tipo di contenuto
sottoscritto.
Fig.18 Impostazioni delle sottoscrizioni e delle discussioni 4.4 Gestione utenti SharePoint utilizza i ruoli per raggruppare con un unico nome gli utenti che
dispongono delle stesse autorizzazioni, in modo analogo ad un gruppo locale
di Windows 2000. Memorizza in cartelle individuali le appartenenze a un
ruolo, invece che in un servizio di directory o nel database di protezione del
server.
Ciascuna cartella può contenere un diverso insieme di utenti e gruppi per
ciascun ruolo. L'assegnazione di un utente a un ruolo fornisce le
autorizzazioni a eseguire attività specifiche, quali la creazione o la modifica di
documenti.
138
Non è possibile personalizzare le autorizzazioni assegnate ai ruoli. Nell'area
di lavoro, gli utenti possono essere coordinatori, autori o lettori. I ruoli
possono essere assegnati ad utenti selezionati dal dominio di Windows NT o
Windows 2000 esistente oppure ad utenti e gruppi locali. Tali utenti e gruppi
possono essere definiti localmente nel server oppure nel dominio di cui il
server è membro. Con i ruoli è possibile aggiungere alle tradizionali
autorizzazioni di accesso ai file, quali lettura, scrittura e modifica, azioni quali
l'archiviazione, l'estrazione e la pubblicazione.
Se si desidera assegnare i ruoli per particolari cartelle dell'area di lavoro, è
necessario configurare questi ruoli nelle singole cartelle. Le impostazioni di
protezione su singole cartelle determinano ciò che gli utenti vedono nell'area
di lavoro.
Ciò significa che un utente con un ruolo assegnato a livello dell'area di lavoro
potrebbe non avere lo stesso ruolo a livello della cartella. Ad esempio, se si
assegna a un utente il ruolo di coordinatore a livello dell'area di lavoro,
l'utente diventa il coordinatore dell'intera area di lavoro e può assegnare i
ruoli in tutte le cartelle dell'area stessa. Se si assegna a un utente il ruolo di
coordinatore a livello della cartella, l'utente sarà coordinatore solo per quella
cartella specifica.
Quando si aggiunge un utente all'area di lavoro (vedi Fig.19), il ruolo
predefinito dell'utente è quello di lettore, che consente di visualizzare tutti i
documenti pubblicati. Per consentire a questo utente di modificare i
documenti o di gestire le cartelle, è necessario assegnare all'utente un nuovo
ruolo.
In base all'impostazione predefinita, durante la creazione dell'area di lavoro, il
gruppo Tutti di Windows NT o di Windows 2000 viene assegnato
automaticamente al ruolo di lettore per tutte le cartelle. In questo modo nel
dominio tutti possono leggere i documenti pubblicati. Un coordinatore può
aggiungere o rimuovere utenti dalle cartelle o negare l'accesso a un
139
particolare documento. Al gruppo locale Administrators di Windows 2000
viene automaticamente assegnato il ruolo di coordinatore.
La possibilità di configurare le impostazioni di protezione consente di
accedere a qualsiasi cartella nel caso in cui, volutamente o per errore, ne
venga bloccato l'accesso agli utenti per i quali è normalmente disponibile.
Il gruppo locale Administrators può ripristinare i ruoli per le singole cartelle.
La negazione dell'accesso a un documento non impedisce al gruppo locale
Administrators di accedere a tale documento.
Fig.19 Selezione degli utenti per l’area di lavoro
L'utente può essere un utente singolo o un gruppo, dove per gruppo si
intende un elenco di utenti che hanno gli stessi diritti e le stesse
autorizzazioni.
Se gli utenti sono tutti membri dello stesso dominio o di un gruppo locale, è
possibile risparmiare tempo aggiungendo il gruppo all'area di lavoro anziché
aggiungere individualmente ciascun utente.
E’ preferibile assegnare i ruoli agli utenti utilizzando i gruppi del dominio di
Windows NT. Se all'area di lavoro si aggiunge un gruppo di dominio, tutti gli
utenti che sono membri di tale gruppo di dominio vengono automaticamente
assegnati al ruolo di lettore.
140
Se si aggiunge un nuovo utente al gruppo, al nuovo utente verranno
assegnati automaticamente gli stessi ruoli del gruppo.
Se un membro di un gruppo viene aggiunto all'area di lavoro come singolo
utente, tale utente avrà tutte le autorizzazioni assegnate al ruolo del gruppo
oltre a quelle associate al proprio ruolo come singolo utente.
Se il gruppo dispone di un determinato livello di accesso e si desidera che un
membro di questo gruppo disponga di un sottoinsieme di autorizzazioni di
tale accesso, è necessario rimuovere l'utente considerato dal gruppo o il
gruppo dal ruolo assegnato.
Quando si rimuove un utente da un'area di lavoro, tale utente perde
automaticamente il ruolo cui era assegnato.
Il coordinatore a livello dell'area di lavoro può assegnare ruoli utente per tutta
l'area di lavoro e per le cartelle dell'area di lavoro su base individuale
utilizzando la scheda Ruoli della pagina delle proprietà della cartella
corrispondente.
Il coordinatore a livello delle cartelle è in grado di assegnare ruoli utente solo
per la cartella per cui dispone delle autorizzazioni di coordinatore.
Se si crea una sottocartella in qualità di autore, questa eredita
automaticamente le assegnazioni dei ruoli della cartella padre. Non è
possibile modificare l'utente o i ruoli per la propria cartella.
La protezione basata sui ruoli utilizza l'autenticazione di Windows NT, le
normali autorizzazioni di accesso ai file (per lettura, scrittura, esecuzione e
modifica) e un insieme esteso di autorizzazioni specifiche per SharePoint
Portal Server
(archiviazione, estrazione e approvazione).
Le attività per un coordinatore a livello dell'area di lavoro comprendono:
• Aggiunta di utenti all'area di lavoro ed assegnazione dei ruoli agli utenti.
• Creazione dei profili di documento.
• Creazione delle categorie e assegnazione dei relativi contatti.
• Aggiunta di origini di contenuto all'area di lavoro.
141
• Configurazione e gestione dell'area di lavoro e della struttura delle
cartelle.
• Configurazione e gestione del sito Dashboard.
• Creazione degli indici del contenuto aggiornato, se necessario, o
pianificazione dell'aggiornamento automatico degli indici.
Le attività del coordinatore per una cartella normale comprendono:
• creazione di sottocartelle
• modifica ed eliminazione di documenti
• assegnazione dei ruoli.
e per una avanzata:
• selezione dei processi di approvazione
• applicazione dei profili di documento alle cartelle
• creazione di sottocartelle
• modifica ed eliminazione di documenti
• assegnazione dei ruoli
• creazione dei processi di approvazione per la pubblicazione dei
documenti sul sito Dashboard.
I coordinatori di una cartella possono anche leggere ed eliminare un
documento non ancora archiviato. Inoltre, possono annullare il processo di
approvazione di un documento con il comando Annulla pubblicazione o
terminarlo con il comando Ignora approvazione.
Il ruolo di autore consente di gestire i documenti dell'area di lavoro.
In tal modo, si favorisce la collaborazione tra gli autori dei documenti di una
cartella.
Gli autori sono in grado di aggiungere nuovi documenti a una cartella,
modificare, eliminare e leggere tutti i documenti della cartella.
Nelle cartelle avanzate gli autori possono inoltre inviare documenti
all'approvazione per la pubblicazione.
142
Un autore può anche creare, rinominare ed eliminare le proprie cartelle.
Quando un autore crea una nuova cartella, essa eredita le impostazioni di
protezione, inclusi i ruoli, dalla cartella superiore. L'autore non può modificare
i ruoli o i criteri di approvazione di queste cartelle.
Il coordinatore può negare l'accesso a determinati documenti.
In tal caso, l'autore non sarà in grado di aprire o modificare i documenti per i
quali è stato negato l'accesso.
Dopo che l'autore ha utilizzato il comando Pubblica per presentare il
documento all'approvazione, il revisore riceverà una notifica per posta
elettronica contenente un collegamento al documento in esame.
È possibile approvare o rifiutare un documento utilizzando i comandi
appropriati nell'area di lavoro o nel sito Dashboard.
I revisori vengono assegnati solo alle cartelle avanzate, in quanto quelle
normali non supportano i processi di approvazione.
I coordinatori di cartelle specifiche hanno il compito di designare i revisori
delle proprie cartelle. Non è possibile estrarre o modificare un documento in
attesa di approvazione. Se si desidera comunicare commenti o suggerimenti
all'autore o agli altri revisori, è possibile inviare un messaggio di posta
elettronica o utilizzare discussioni Web, a seconda del processo di
approvazione o di comunicazione previsto. Sia che il documento venga
approvato o rifiutato, SharePoint mantiene tutte le discussioni Web a esso
associate finché non vengono eliminate da un coordinatore.
Il documento approvato viene quindi pubblicato sul Dashboard del sito.
Gli utenti che dispongono dei ruoli necessari possono ricercarlo e
visualizzarlo.
In SharePoint sono disponibili due modelli di approvazione nell'area di lavoro:
seriale (le approvazioni si susseguono in sequenza) e parallela (le
approvazioni vengono fatte in contemporanea).
Si riceverà una notifica per posta elettronica che specifica il tipo di processo
di approvazione utilizzato, il nome dell'autore e degli altri revisori.
143
• Approvazione seriale (In sequenza). Quando il documento è pronto
per la pubblicazione, il primo revisore dell'elenco riceve un messaggio
di richiesta di approvazione. Una volta che il primo revisore ha
approvato il documento, il secondo revisore dell'elenco riceve la
richiesta di approvazione e così via.
Il documento viene pubblicato soltanto dopo che tutti i revisori lo hanno
approvato. Se un revisore dell'elenco rifiuta il documento, il processo di
approvazione viene annullato ed il documento viene riportato allo stato
archiviato.
• Approvazione parallela (contemporanea) (vedi Fig.20). Questo
modello di approvazione si basa su un sistema a votazione. Il
coordinatore della cartella specifica può scegliere fra due strategie di
voto: singolo (un voto di approvazione consente la pubblicazione del
documento) o unanime (l'approvazione di tutti i revisori consente di
pubblicare il documento).
In entrambi i casi, quando il documento è pronto per la pubblicazione, i
revisori ricevono una richiesta di approvazione. Se il documento viene
approvato, SharePoint procede alla pubblicazione. Se il documento non
riceve il numero adeguato di approvazioni, il processo di approvazione
viene annullato e il documento viene riportato allo stato di archiviato.
144
Fig.20 Approvazione contemporanea (parallela)
Se non è previsto un processo di approvazione per la cartella, i relativi autori
e coordinatori possono pubblicare i documenti in essa contenuti anche se
non approvati mediante il comando Pubblica o l'opzione Pubblica il
documento dopo l'archiviazione presente sul modulo di archiviazione. In
questo modo il documento viene pubblicato automaticamente. È possibile
approvare o rifiutare un documento utilizzando il comando Approva o Rifiuta
disponibile nell'area di lavoro o nel sito Dashboard.
Il coordinatore della cartella è anche in grado di visualizzare i comandi Ignora
approvazione e Annulla approvazione che consentono di terminare un
processo di approvazione. I documenti approvati da tutti i revisori interessati
vengono automaticamente pubblicati. Una volta pubblicati, gli utenti possono
effettuare ricerche e visualizzare i documenti dal sito dashboard.
SharePoint effettua automaticamente l'archiviazione nell'area di lavoro dei
documenti rifiutati in modo che gli autori possano estrarli, revisionarli e
presentarli nuovamente all'approvazione.
145
Un lettore è un utente che può eseguire ricerche e leggere documenti,
ma non è in grado di aggiungerli all'area di lavoro. I lettori possono eseguire
le attività indicate di seguito: In una cartella normale, il lettore può
visualizzare tutti i documenti.
In una cartella avanzata, i lettori sono in grado di visualizzare solo le cartelle
e i documenti pubblici. Un lettore non è in grado di estrarre, modificare o
eliminare documenti e non può visualizzare bozze dei documenti.
4.5 Il sito Dashboard Il sito Dashboard è un sito Web che SharePoint crea automaticamente e
contemporaneamente all'area di lavoro associata. Fornisce una
visualizzazione Web dell'area di lavoro e consente agli utenti con i ruoli
appropriati di ricercare, visualizzare e gestire documenti sul sito Dashboard e
di ricercare e visualizzare contenuti da altre origini.
Gli utenti accedono al sito Dashboard tramite un browser, quale Internet
Explorer o Netscape Navigator. L'accesso a SharePoint attraverso il sito
Dashboard non richiede l'installazione dei componenti client.
Con Windows, è possibile utilizzare i seguenti browser:
• Internet Explorer versione 4.01 o successiva
• Netscape Navigator versione 4.51 o successiva (per le versioni italiana
e spagnola di SharePoint Portal Server)
• Netscape Navigator versione 4.75 o successiva (per le versioni inglese,
francese, tedesca e giapponese di SharePoint Portal Server)
Macintosh e Solaris non sono supportati.
Per il corretto funzionamento del sito Dashboard, è inoltre necessario attivare
nel browser il supporto Microsoft JScript o Netscape JavaScript.
Vediamo l’aspetto del sito dashboard predefinito. La parte superiore del sito
comprende i seguenti elementi:
146
• Un titolo di sito personalizzabile.
• Barra di ricerca con menu a discesa da cui gli utenti possono
selezionare gli ambiti di ricerca e una casella di testo in cui immettere i
termini di ricerca.
Nella parte inferiore del sito Dashboard sono inclusi i seguenti elementi:
• Un logo personalizzabile del sito Dashboard.
• Una barra di spostamento contenente collegamenti ad altri Dashboard:
Home page, Documenti, Categorie, Sottoscrizioni, Gestione, Guida
e Suggerimenti. Nell'area di visualizzazione principale della pagina può essere visualizzata
una o più Web Part. Una Web Part di informazione è un'area del sito
Dashboard con un tipo specifico di contenuto.
La pagina iniziale (vedi Fig.21) comprende quattro Web Part predefinite:
Notizie, Annunci, Collegamenti Rapidi e Riepilogo sottoscrizioni. Le prime tre corrispondono alle sottocartelle con lo stesso nome nella cartella
Contenuto sito Dashboard nell'area di lavoro.
Tali sottocartelle consentono di memorizzare le informazioni visualizzate nelle
Web Part corrispondenti.
La quarta Web Part, Riepilogo sottoscrizioni, contiene informazioni solo se
l'utente che visualizza il sito Dashboard dispone di notifiche di sottoscrizione.
Il Dashboard viene modificato prevalentemente tramite lo stesso sito.
Il coordinatore a livello dell'area di lavoro può aggiungere, eliminare e
personalizzare Web Part, nonché aggiungere contenuto alle Web Part
mediante il sito Dashboard.
Il coordinatore, tuttavia, aggiunge informazioni alle Web Part Notizie, Annunci
e Collegamenti Rapidi tramite le cartelle dell'area di lavoro.
Inoltre, la Web Part Riepilogo sottoscrizioni fornisce un riepilogo delle
notifiche relative alle sottoscrizioni dell'utente corrente.
Ciascun utente può visualizzare le due notifiche più recenti relative a
sottoscrizioni insieme ai collegamenti ai documenti. Ciascun utente gestisce
147
le proprie sottoscrizioni e il processo di notifica è automatico. I coordinatori
non possono stabilire il contenuto della Web Part Notifiche.
Il coordinatore a livello dell'area di lavoro può aggiungere, eliminare e
personalizzare Web Part, Dashboard e layout di Web Part e può aggiungere
informazioni alle Web Part Notizie, Annunci e Collegamenti. I collegamenti di
spostamento vengono visualizzati nella parte superiore di ciascuna pagina
Dashboard.
• Home page: consente di tornare alla home page. Poiché si tratta di un
collegamento personalizzabile, il nome può essere diverso.
• Categorie: consente di visualizzare un elenco di categorie e
sottocategorie.
• Archivio Documenti: consente di visualizzare le cartelle e le
sottocartelle in cui è memorizzato il contenuto dell'area di lavoro.
Dall'Archivio Documenti, gli utenti associati con il ruolo appropriato
possono gestire i propri documenti.
• Ricerca: consente di effettuare query di ricerca semplici e avanzate.
• Sottoscrizioni: consente di visualizzare tutte le sottoscrizioni correnti in
modo dettagliato.
• Guida: consente di accedere alla Guida sito Dashboard.
• Gestione: consente di gestire le sottoscrizioni di altri utenti e le
discussioni Web nell'area di lavoro e di svuotare la cache
dell'applicazione del sito Dashboard.
• Contenuto: consente di personalizzare e gestire le Web Part
visualizzate sulle pagine del sito Dashboard e di specificare il contenuto
visualizzato in tali Web Part.
• Impostazioni: consente di personalizzare e gestire le impostazioni del
Dashboard.
• Layout: consente di personalizzare il layout del Dashboard.
148
Fig.21 Pagina principale del sito Dashboard
Il coordinatore a livello dell'area di lavoro definisce il contenuto visualizzato
nella Web Part Annunci aggiungendo o rimuovendo documenti dalla cartella
Annunci nell'area di lavoro.
Le categorie (vedi Fig.22) sono raggruppamenti di informazioni
suddivise per argomenti. A differenza di una struttura di file su un unico
server, una categoria può essere associata a informazioni disponibili in più
posizioni diverse, come file server, database e siti Web. L'area di lavoro
predefinita contiene cinque categorie predefinite, visualizzate nella Web Part
Categorie: Categoria 1, Categoria 2 e Categoria 3, con le sottocategorie 4 e
5. È possibile visualizzare le categorie utilizzando la Web Part Categorie sulla
home page o tramite collegamento alla pagina Categorie nel menu principale
del sito Dashboard.
149
Fig.22 Pagina delle categorie sul sito
Nella Web Part Notizie sono riportate informazioni di interesse
generale, quali notizie relative alla società o ai singoli reparti, notizie fornite
da agenzie di stampa e di altro tipo. Il coordinatore a livello dell'area di lavoro
definisce il contenuto visualizzato nella Web Part Notizie aggiungendo o
rimuovendo documenti dalla cartella Notizie nell'area di lavoro. Nella Web
Part Collegamenti Rapidi sono riportati collegamenti a contenuto di
particolare interesse per gli utenti, ad esempio a risorse aziendali. Il
coordinatore a livello dell'area di lavoro definisce il contenuto visualizzato
nella Web Part Collegamenti Rapidi aggiungendo o rimuovendo documenti e
collegamenti a pagine Web dalla cartella Collegamenti Rapidi nell'area di
lavoro.
È possibile sottoscriversi a file, cartelle, risultati di ricerca e categorie (vedi
Fig.23). Quando si effettua la sottoscrizione ad un elemento, è possibile
specificare che si desidera ricevere notifica di eventuali modifiche apportate a
tale elemento. Se, ad esempio, si sottoscrive ad un documento, è possibile
impostare SharePoint affinché notifichi un'eventuale modifica o eliminazione
dello stesso. Se si sottoscrive ad una categoria, è possibile richiedere la
notifica dell'aggiunta di un documento a tale categoria.
150
Nella Web Part Notifiche sulla home page viene fornito un riepilogo delle
notifiche di sottoscrizione più recenti.
Le notifiche di sottoscrizione correnti vengono visualizzate insieme ai
collegamenti ai rispettivi documenti. Se si desidera eliminare una notifica già
letta, è necessario andare alla pagina Sottoscrizioni.
Fig.23 Elenco sottoscrizioni effettuate
Accedendo al sito tramite Login e Password (vedi Fig.24), ogni utente avrà
una visualizzazione del sito corrispondente ai livelli di privilegio che possiede
a livello dell’area di lavoro. I coordinatori visualizzeranno anche le voci
“impostazione”, “Layout” e “Contenuto”, potendo così personalizzare a
proprio piacimento il sito per le proprie esigenze, mentre gli autori e i lettori
non potranno modificarlo.
151
Fig. 24 Accesso all’area dell’utente Bonura (lettore)
I coordinatori potranno visualizzare tutti i documenti indipendentemente dal
fatto che siano stati o meno pubblicati, mentre gli autori potranno visualizzare
i documenti archiviati e pubblicati, infine i lettori vedranno solo i documenti
pubblicati.
Dal sito è anche possibile discutere un documento, e si ha anche la
possibilità di filtrare le discussioni in base all’autore, alla data, all’argomento
della discussione e al testo contenuto nella discussione.
Vediamo un esempio di discussione web di documento (Fig.25):
Fig.25 Discussione web
152
4.6 Installazione e Configurazione/Personalizzazione di Sharepoint Dopo aver illustrato le funzionalità del software, abbiamo proceduto alla sua
configurazione al fine di adattarlo alle esigenze del gruppo di ricerca Bioagent
[17].
Dovendo scegliere fra i tre tipi di installazione possibili di Sharepoint, illustrati
nel precedente capitolo, abbiamo optato per un’installazione di piccole
dimensioni, in quanto la funzionalità che ci interessa maggiormente è la
gestione dei documenti, e in misura minore quella di poter effettuare ricerche
all’interno della intranet o in internet.
Abbiamo installato Sharepoint Portal Server su un computer del gruppo
Tesilab chiamato Aragorn (pentium 2 o 3 con 396 mb di Ram e Hd da 18
Gigabyte), con Sistema Operativo Windows 2000 Server e Service Pack 2.
All’area di lavoro abbiamo dato il nome di AgentTeamWork.
La descrizione dell’area di lavoro è “Area di Lavoro per la gestione dei
documenti del TeamWork Bioagent”.
Sono stati inseriti (vedi Fig.26) i seguenti utenti:
• Administrator (Coordinatore)
• Rosario Culmone (Coordinatore) (Tecnico)
• Emanuela Merelli (Coordinatore) (Ricercatore)
• Luca Mengoni (Autore) (Tesista)
• Ezio Bartocci (Autore) (Tesista)
• Leonardo Mariani (Autore) (Dottorando)
• Diego Bonura (Lettore) (Collaboratore)
• Sergio Gabrielli (Lettore) (Tesista)
• Everyone (Lettore) (Gruppo predefinito creato da Sharepoint)
153
Fig.26 Gli utenti che fanno parte del gruppo di lavoro
Ai ricercatori e all’utente Administrator è stato assegnato il ruolo di
coordinatori dell’area di lavoro, in modo che possano creare cartelle e
categorie, aggiungere permessi di accesso agli altri utenti, stabilire procedure
di approvazione per documenti contenuti in cartelle specifiche e gestire i
documenti nell’area di lavoro. Ai Dottorandi Mariani e Bartocci e al Tesista
Mengoni è stato assegnato il ruolo di Autori, in modo che possano creare
cartelle e aggiungervi documenti pubblicati o in fase di pubblicazione. Al
tesista Gabrielli e al Dottorando Bonura, insieme al gruppo predefinito di
Windows Everyone è stato assegnato il ruolo di lettori, che permette di
accedere ai documenti pubblicati nel sito e di effettuare ricerche, sempre dal
sito. Ogni utente potrà avere un differente livello di accesso a livello di
cartella, come vedremo successivamente nell’esempio per la cartella “tesi di
laurea Luca Mengoni”.
Il sito è accessibile da browser Internet Explorer o Netscape Navigator, all’url
http://Aragorn/AgentTeamWork. E’ anche possibile accedervi tramite una
cartella web, allo stesso indirizzo sopra indicato. Per accedere da client è
154
stato prima necessario configurare il server proxy per l’utilizzo di un proxy
fittizio (vedi Fig.27), sulle impostazioni di connessione di Internet Explorer,
altrimenti si riceveva un messaggio di errore di accesso.
Fig. 27 Impostazione del proxy per l’accesso da client
Eseguito questo passaggio, digitando l’url precedente appare una schermata
per l’autenticazione tramite nome utente e password. Una volta eseguito il
login, si accede al sito Dashboard. I coordinatori visualizzano oltre alle web
part predefinite illustrate nei precendenti paragrafi anche le web part di
amministrazione Contenuto, Layout e Impostazioni.
Nella cartella documenti dell’area di lavoro abbiamo creato le seguenti
sottocartelle di documenti specifiche: Article, Book, In Collection, Master
Thesis, PHD Thesis, Proceedings, Tech Report, Tesi Luca Mengoni,
Unpublished, Misc (vedi Fig.28).
In esse verranno archiviati i documenti corrispondenti al nome della cartella,
ai profili di documento e alle categorie create, in modo da facilitarne l’accesso
e la successiva ricerca da parte degli utenti.
155
Le cartelle Book, Proceedings, Tech Report e Misc sono state impostate
come cartelle normali, in quanto i tipi di documenti (libri di terzi, articoli tecnici,
articoli vari e atti di conferenze) che dovremo archiviare non necessitano di
controllo di versione e di una procedura di approvazione, e quindi saranno
pubblicati direttamente.
Le rimanenti cartelle sono invece impostate come avanzate, in quanto
dovranno avere anche le funzionalità di controllo versione e di approvazione
per i documenti.
Fig.28 Sottocartelle di documenti create
Ad ogni sottocartella di documenti è stato applicato un profilo di documento
(vedi Fig.29), creato secondo gli attributi dei profili bibitem utilizzati dal gruppo
di lavoro, che vediamo qui in dettaglio. In maiuscolo abbiamo indicato gli
attributi che devono essere inseriti obbligatoriamente quando si applica il
profilo a un documento, mentre in minuscolo quelli facoltativi.
156
• ARTICLE.
Profilo utilizzato per gli articoli, ha i seguenti attributi:
AUTHOR TITLE JOURNAL YEAR volume number pages month note abstract keywords
• BOOK. Profilo utilizzato per i libri:
AUTHOR TITLE PUBLISHER YEAR editor volume number series address edition month note abstract isbn price keywords
• PROCEEDINGS. Profilo utilizzato per gli atti di una conferenza pubblicati:
TITLE YEAR editor publisher volume
157
number series organization address month note abstract isbn price keywords
• INCOLLECTION. Profilo utilizzato per gli articoli che si trovano in un libro che contiene una collezione di articoli:
AUTHOR TITLE BOOKTITLE PUBLISHER YEAR editor volume number series type chapter pages address edition month note abstract keywords
• TECHREPORT. Profilo utilizzato per i report tecnici:
AUTHOR TITLE INSTITUTION YEAR type number address month
158
note abstract keywords
• PHDTHESIS. Profilo utilizzato per le tesi di dottorato:
AUTHOR TITLE SCHOOL YEAR type address month note abstract keywords
• MASTERSTHESIS. Profilo utilizzato per le tesi di Laurea:
AUTHOR TITLE SCHOOL YEAR type address month note abstract keywords
• MISC. Profilo per I documenti di vario genere:
author title howpublished year month note abstract keywords
159
• UNPUBLISHED. Profilo utilizzato per I documenti ancora da pubblicare:
AUTHOR TITLE NOTE year month abstract keywords
Fig.29 I profili di documento creati
Illustriamo un esempio di creazione di profilo di documento, quello applicato
agli Articoli (Article).
Dalla cartella gestione, basta selezionare nuovo profilo di documento e si
accede alla procedura guidata per la creazione. Si può decidere se basarsi
su un profilo di documento esistente scegliendo fra i profili esistenti e
aggiungendo ulteriori attributi da noi specificati. Diamo al profilo il nome di
Article (vedi Fig.30), partendo dal profilo di documento esistente di base, che
ha attributi Author, Keywords, Description.
160
Fig.30 Creazione del nuovo profilo Article
Dopo aver dato un nome al nuovo profilo, selezioniamo gli attributi che dovrà
avere tra quelli esistenti, aggiungendoli se non sono presenti.
Basandoci sul profilo bibitem illustrato in precedenza, abbiamo assegnato a
Article le proprietà obbligatorie Author, Title, Journal e Year e quelle
facoltative Volume, Number, Pages, Month, Note, Abstract, Keywords e
Category. (Fig.31)
Quest’ultimo attributo è importante perché ci permette di associare, quando
compileremo il profilo di documento, una o più categorie allo stesso, che
comparirà cartelle di categorie selezionate.
Fig. 31 Proprietà del profilo di documento article
161
Un esempio di campo obbligatorio è Author (Fig.32). Poiché la casella
“Richiedi agli utenti di immettere un valore per questa proprietà” è stata
selezionata, dovrà obbligatoriamente essere inserito un valore appropriato
quando si applica il profilo al documento, altrimenti non sarà possibile
archiviarlo e pubblicarlo.
Fig. 32 Attributo Author
Una volta creati, i profili di documento vengono assegnati alle sottocartelle
dei documenti. (vedi Fig.33, Alla cartella Book viene applicato il profilo di
documento omonimo come predefinito, oltre a quello Base Document). Si può
decidere il numero di profili disponibili per ogni cartella, e in particolare quale
sarà quello predefinito applicato ai documenti archiviati nella cartella. Questo
potrà comunque essere modificato successivamente editando le proprietà dei
singoli documenti.
162
Fig.33 Assegnazione di profili di documento ad una cartella di documenti
Successivamente abbiamo creato categorie omonime alle sottocartelle e ai
profili di documento, e cioè Article, Book, In Collection, Masters Thesis, Misc,
PHD Thesis, Proceedings, Tech Report, Unpublished. Inoltre abbiamo
aggiunto le categorie Announce (per gli annunci), News (per le notizie),Web
Link (per i collegamenti a siti web). (Fig.34, le categorie create nell’area di
lavoro)
Fig.34 Le categorie create
Ai documenti possono essere associate una o più categorie selezionando
l’apposita voce (Ricerca e categorie) dalle proprietà del documento
selezionato, oppure come visto in precedenza direttamente da un profilo di
163
documento che contenga l’attributo Cathegory. Nell’esempio il documento
selezionato è stato associato alla categoria Article selezionata fra quelle
presenti nell’elenco. (Fig.35)
Fig.35 Assegnazione di un documento ad una categoria
Abbiamo aggiunto dei documenti di esempio nelle cartelle Article, Tech
Report, Tesi di Laurea Luca Mengoni e Web Links, in modo da fornire un
campione sufficiente per il riconoscimento automatico delle categorie, che
serve ad assegnare automaticamente un documento ad una categoria
analizzando un numero sufficiente di file archiviati. (Fig.36)
Fig. 36 Impostazione del riconoscimento automatico delle categorie
164
Dalla cartella origini di contenuto possiamo creare altri ambiti per la ricerca di
documenti, oltre a quelli già esistenti che ci permettono di eseguire la ricerca
dei file localmente all’interno della intranet. Abbiamo aggiunto due ulteriori
origini di contenuto di esempio oltre a quelle già esistenti all’interno dell’area
di lavoro (Fig.37).
Fig.37 La cartella Origini di contenuto predefinita
Precisamente abbiamo inserito 2 siti web di interesse del gruppo di lavoro, e
cioè il sito del gruppo Bioagent [17] e il sito della rivista Mokabyte [18] . Con
la creazione di queste 2 nuove origini di contenuto, (vedi Fig.38) è ora
possibile eseguire ricerche (dal portale) specificatamente in questi 2 siti oltre
che nei documenti archiviati nell’area di lavoro.
Dalle impostazioni aggiuntive possiamo specificare la profondità della ricerca
all’interno del sito (il numero di nodi che possono essere attraversati), i tipi di
documento che si vuole ricercare, gli indirizzi che bisogna includere o
escludere dalla ricerca.
165
Fig.38 Aggiunte 2 nuove origini di contenuto
Dopo la creazione di una nuova origine di contenuto Sharepoint procede
alll’indicizzazione, e a seconda delle regole impostate i documenti trovati
vengono resi o meno disponibili per la ricerca. Dalla pagina di ricerca sul sito
Dashboard si può ora scegliere fra ricerca interna, nel sito della Mokabyte
[18] o nel sito del gruppo Bioagent (Fig.39)
Fig. 39 Ora è possibile cercare contenuto sulle nuove origini di contenuto
create
166
Le sottocartelle di documenti che abbiamo creato nell’area di lavoro, sono
accessibili anche dal sito Dashboard, dalla web part documenti (Fig.40)
Fig.40 Visualizzazione delle cartelle di documenti dal sito
Illustriamo un esempio di gestione di documento dal sito Dashboard,
dall’archiviazione fino alla sua pubblicazione, estrazione, nuova archiviazione
e successiva pubblicazione. Innanzitutto accediamo al sito come utente
Mengoni (Autore).
Dalla sottocartella di documenti Article, selezioniamo l’opzione Aggiungi
Documento. Appare la finestra di aggiunta del documento, (Fig.41) dalla
quale possiamo selezionare un file sfogliando le directory del nostro
computer.
167
Fig.41 Aggiunta di un documento a una cartella
Possiamo decidere di archiviare il documento oppure di pubblicarlo
direttamente, in modo che possa essere visualizzato anche dagli utenti per la
lettura e la ricerca.
Dopo aver selezionato il file, appare la finestra per la compilazione del profilo
di documento che avevamo precedentemente applicato alla cartella Article.
Per archiviare il file dobbiamo inserire almeno valori nei campi contrassegnati
dall’asterisco, che sono obbligatori. Se non si conferma l’archiviazione, il
documento verrà memorizzato come estratto.
Inseriti gli attributi obbligatori Author, Journal, Title e Note aggiungiamo anche
la categoria del documento, in modo che al momento della pubblicazione il
documento apparirà anche nella categoria selezionata. Scegliamo solamente
di archiviarlo (quindi non sarà disponibile per la visualizzazione e ricerca da
parte dei lettori), dalla finestra di ispezione possiamo vedere gli attributi
inseriti e, sulla sinistra, le azioni disponibili per l’autore.
168
Queste sono l’estrazione del documento appena archiviato per apportarvi
ulteriori modifiche, la rinomina del file, la pubblicazione, la visualizzazione
della cronologia delle versioni del documento (vedi Fig.42).
Decidiamo di pubblicare il documento, al quale viene assegnato il numero di
versione 1.0 , da 0.1 che aveva in precedenza dopo l’archiviazione. Per
apportare modifiche al documento pubblicato dobbiamo prima estrarlo. Lo
facciamo, e il suo numero di versione diventa 1.1.
Fig.42 Finestra di ispezione del documento
Fino a quando non viene archiviato nuovamente, il documento non può
essere modificato da altri utenti. Decidiamo di inserire informazioni sul campo
abstract del profilo, e pubblichiamo nuovamente il documento. Ora il suo
numero di versione è 2.0. Se andiamo nella categoria Article troviamo il
documento che abbiamo appena pubblicato (Fig.43)
169
Fig. 43 Il documento appare nella categoria associata
Per venire notificati ogni volta che vengono apportate modifiche al contenuto
della cartella Article, la sottoscriviamo. Possiamo assegnare un nome alla
sottoscrizione, e decidere se riceverla anche tramite mail o solo dal sito, e la
frequenza di invio. Al prossimo accesso al sito con lo stesso utente, se ci
sono state variazioni sarà possibile vederle direttamente dalla pagina
principale del Dashboard.
Accediamo ora al sito con un utente che ha privilegi differenti, l’utente Merelli
(coordinatore). Contemporaneamente l’utente Mengoni ha di nuovo estratto
l’articolo che aveva pubblicato in precedenza e lo sta modificando. L’utente
coordinatore tenta di archiviarlo e riceve questa finestra di errore di accesso
negato (Fig.44).
170
Fig. 44 Accesso negato al documento (in quanto è utilizzato da un altro
utente) Nella sottocartella Article vengono ora visualizzati anche i documenti estratti
e archiviati, oltre a quelli pubblicati. Pubblichiamo nella cartella altri due
articoli. Accediamo al sito anche con un terzo utente, l’utente Gabrielli che ha
privilegi di lettore. Questa volta nella cartella Article vengono visualizzati solo
i documenti pubblicati.
L’utente Mengoni riaccede al sito e, visto che il coordinatore ha modificato la
cartella Article aggiungendo due nuovi documenti, riceve una notifica
direttamente dalla pagina principale. (vedi Fig.45)
171
Fig.45 Sottoscrizioni Mengoni
Illustriamo ora la pubblicazione di un documento in una cartella con impostata
una procedura di approvazione.
Abbiamo scelto di impostare sulla cartella Unpublished una procedura di
approvazione contemporanea per i documenti della cartella (vedi Fig.46).
Come revisori per la cartella sono stati inseriti i due utenti coordinatori Merelli
e Culmone, con i loro indirizzi di posta elettronica.
Quando un utente cerca di pubblicare un documento della cartella, ai due
revisori viene inviata la richiesta di approvazione sia dal sito che tramite posta
elettronica, e finchè almeno uno dei due non approva il documento non sarà
possibile pubblicarlo.
172
Fig. 46 Impostazione di una procedura di approvazione per la cartella
Unpublished
Accediamo al sito con l’utente Merelli e andiamo sulle proprietà del
documento con la procedura di approvazione impostata: fra le azioni
disponibili ci sono ora anche i comandi approva e rifiuta. Lo stato del
documento è impostato a “in attesa di approvazione di un chiunque revisore”,
con sotto l’elenco dei revisori impostati precedentemente. (Fig.47)
Fig. 47 L’utente Merelli accede al sito e può rifiutare o approvare il
documento
173
Se il documento viene approvato, viene pubblicato e il suo numero di
versione diventa 1.0. Altrimenti, se il revisore lo rifiuta, ritorna allo stato di
archiviato, e prima di essere pubblicato deve essere nuovamente approvato
da uno dei due revisori.
Per la cartella “Tesi Luca Mengoni” abbiamo impostato privilegi differenti
rispetto a quelli precedentemente assegnati a livello di area di lavoro: il
tesista Mengoni è stato aggiunto come coordinatore della cartella, e all’autore
Mariani è stato assegnato il ruolo di lettore, in modo che possa solo
consultare e non modificare la cartella e i documenti contenuti.
Ai coordinatori Culmone e Merelli è stato dato lo stesso livello di accesso
dell’area di lavoro. Abbiamo scelto di applicare queste impostazioni anche a
tutte le sottocartelle presenti. Abbiamo negato l’accesso al documento della
tesi agli utenti Bartocci, Bonura e Gabrielli, perché vogliamo che possa
essere modificato e ricercato solo dagli autori e dai coordinatori. Se
accediamo alla cartella dov’è salvato il documento dopo esserci identificati
come uno dei tre utenti sopraelencati, non visualizzeremo il documento. (vedi
Fig.48)
174
Fig.48 L’utente Bartocci non visualizza il file alla quale è stato negato l’accesso (Tesi)
Per personalizzare ulteriormente il portale del gruppo di ricerca, abbiamo
aggiunto nella web part collegamenti rapidi, accessibile dalla pagina
principale del sito, dei collegamenti a siti web di interesse del gruppo
Bioagent. Per visualizzarli nella web part, dopo aver creato dei file di tipo
“collegamento web”, ai quali abbiamo associato i siti web di interesse, li
abbiamo salvati nella sottocartella del contenuto del sito Dashboard
“Collegamenti Web”. In questo modo i file archiviati appaiono sulla web part
del sito come collegamenti a siti web. (vedi Fig.49)
I collegamenti aggiunti sono
• www.bioagent.net/forum : Il forum che il gruppo utilizza per comunicare
• www.mokabyte.it: sito della rivista mokabyte che tratta argomenti di
interesse del gruppo, come agenti mobili in java ecc…
175
• www.google.it : sito del motore di ricerca Google, uno dei più efficienti
per eseguire ricerche in internet
• www.bioagent.net: il sito del gruppo di ricerca Bioagent.
Fig. 49 Aggiunti collegamenti a siti di interesse del gruppo
4.7 Limiti e problemi Abbiamo riscontrato un problema di accesso all’area di lavoro tramite cartelle
web da computer diversi da Aragorn (non vengono visualizzate le cartelle
presenti nell’area di lavoro). Il problema è stato risolto installando outlook
express che condivide alcuni componenti con Microsoft Sharepoint Portal
Server.
Un altro problema è stato riscontrato durante il processo di approvazione dei
documenti: quando si esegue il comando pubblica, la notifica via mail non
176
arriva ai revisori. Il problema dipendeva da un’errata impostazione del server
SMTP che è stata poi corretta. Invece la notifica tramite sito Dashboard
funziona.
Se si inseriva l’indirizzo ip (193.2049.50), invece del nome del server
(Aragorn), per accedere al sito dashboard o all’area di lavoro, anche accendo
con il ruolo di amministratore non si riusciva ad eseguire le operazioni che il
ruolo assegnato consentiva, come l’archiviazione o la pubblicazione. Veniva
visualizzato un messaggio di privilegi di accesso insufficienti per eseguire
l’operazione, ed era consentita solo la visione e il download dei documenti e
la ricerca. Il problema è stato risolto modificando le impostazioni dell’internet
information service per l’accesso dai web. Se si copia in una cartella un file
con attributi diversi ma con lo stesso nome, viene chiesto se si vuole
sovrascrivere il vecchio file, mentre invece dovrebbe essere visto come file
differente dal Software. Dall’area di lavoro è possibile rinominare un file
anche se prima non lo si estrae, mentre invece dal sito ciò è possibile solo
dopo averlo estratto. E’ stato riscontrato un problema durante la prova delle
discussioni web su un documento: inserendo una discussione con l’utente
Administrator, quando si andava a discutere lo stesso documento con un
utente diverso, la discussione inserita precedentemente non veniva
visualizzata. Eseguendo la prova con gli altri utenti (cioè non utilizzando
l’utente Administrator), il problema invece non si è presentato. Un limite del
software è stato riscontrato nel fatto che è possibile effettuare l’archiviazione
simultanea di più documenti, ma quando si compila il profilo del documento in
questo caso, si otterrà di assegnare gli stessi valori dei campi a tutti i file,
cosa non corretta.
177
Conclusioni
Il nostro lavoro, focalizzato sul problema di semplificare la gestione e la
ricerca dei documenti prodotti da un gruppo di ricerca, è stato portato a
termine scegliendo di adottare Microsoft SharePoint Portal Server, un
software per la gestione documentale accuratamente scelto tra una selezione
di programmi dello stesso tipo.
Attraverso Sharepoint Portal Server, siamo riusciti a dare un’organizzazione
più efficiente alla gestione e alla ricerca dei documenti all’interno e all’esterno
della rete universitaria.
Grazie alla definizione di ruoli personalizzati, di profili personalizzati, alla
possibilità di accedere sia tramite web che localmente e all’esistenza di
numerosi strumenti di collaborazione, si è migliorata di molto la realtà
precedentemente esistente. Prima del contributo della seguente tesi i membri
di uno stesso gruppo gestivano separatamente tutti i documenti prodotti con
un vasto spreco di risorse e una grave mancanza di sincronicità e di
interazione.
Con la creazione del portale tutti gli utenti riescono a condividere i propri
documenti, a segnalare quelli di maggiore importanza agli altri membri della
comunità e ad ottenere rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno.
Inoltre collaborano in maniera più veloce ed efficiente grazie agli strumenti di
comunicazione che il programma mette a loro disposizione.
La pubblicazione di un documento risulta agevolata dalla creazione di
procedure di approvazione per le cartelle di interesse, che garantiscono un
livello di revisione maggiormente accurato prima che un documento possa
essere pubblicato da parte di qualcuno. Anche la sicurezza sui propri
documenti trae vantaggio dall’aver creato ruoli personalizzati per gli utenti del
gruppo, grazie al quale si potrà accedere solo al contenuto per la quale si è
autorizzati.
178
L’attività svolta si è concentrata principalmente su uno dei tre scenari
presentati nel Capitolo 3 e può essere estesa anche per gli altri due scenari.
Sviluppi futuri potrebbero includere oltre l'estensione delle aree di
applicazione del portale la sua integrazione con altri strumenti come quelli di
produttività e di condivisione dei documenti.
179
Bibliografia :
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Elettronica dei Documenti (GED) , 2002
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Graw Hill , 1998
[6] Gayle Coffman, Sql Server 7 guida completa, Mc Graw Hill,
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[8] www.sybase.com, Daniel Worden, Sybase System 11
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Document Management for the distributed Enterprise, 1999
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documenti, 2002
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Administrator’s Help, 2001
[14] www-3.ibm.com/software/data/db2/, Roman B. Melnyk, Paul C.
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Microsoft Exchange 2000 Server Administration Readiness, 2001
[17] www.bioagent.net
[18] www.mokabyte.it