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UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI CAMERINO Facoltà di Scienze Matematiche, Fisiche e Naturali

Corso di Laurea in Informatica

Dipartimento di Matematica e Informatica

PROGETTAZIONE DI UN SISTEMA

A SUPPORTO DELLE ATTIVITA’

DI UN TEAM WORK

Tesi di Laurea sperimentale

Laureando:

Luca Mengoni

Relatore:

Dott.ssa Emanuela Merelli

Correlatore:

Dott.Leonardo Mariani

A.A.2001-2002

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Indice

Introduzione

CAPITOLO 1 - LA GESTIONE DOCUMENTALE 1.1 Concetti base 1.2 L’archiviazione da cartacea a elettronica 1.3 Vantaggi dell’archiviazione elettronica CAPITOLO 2 – PANORAMICA SUI PRODOTTI ESISTENTI 2.1 Criteri di valutazione di un’applicazione per la gestione documentale 2.1.1 Scalabilità e Integrabilità 2.1.2 Considerazioni conclusive per la scelta finale 2.2 Microsoft Sharepoint Portal Server 2001 2.2.1 Gestione dei documenti 2.2.2 Ricerche 2.2.3 Gestione degli utenti 2.2.4 Strumenti di collaborazione 2.3 CVS (Concurrent Version System) 2.3.1 Gestione dei documenti 2.3.2 Ricerche 2.3.3 Gestione degli utenti 2.3.4 Strumenti di collaborazione

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2.4 Lotus Domino.Doc 2.4.1 Gestione dei documenti 2.4.2 Ricerche 2.4.3 Gestione degli utenti 2.4.4 Strumenti di collaborazione 2.5 Docs Manager 2.5.1 Gestione dei documenti 2.5.2 Ricerche 2.5.3 Gestione degli utenti 2.5.4 Strumenti di collaborazione 2.6 Analisi comparata dei prodotti CAPITOLO 3 – PORTALE DI GESTIONE DOCUMENTALE A SUPPORTO DELL’ATTIVITA’ UNIVERSITARIA 3.1 Lo Scenario 3.2 Descrizione del Dominio Applicativo 3.3 Scenario Ricerca 3.3.1 Classi di utenti 3.3.2 Operazioni eseguibili 3.3.3 Documenti da gestire 3.4 Scenario Tesi 3.4.1 Classi di utenti 3.4.2 Operazioni eseguibili

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3.4.3 Documenti da gestire 3.5 Scenario Didattica 3.5.1 Classi di utenti 3.5.2 Operazioni eseguibili 3.5.3 Documenti da gestire 3.6 Scelta del prodotto (Motivazioni) 3.7 Validazione dei requisiti Hardware e Software CAPITOLO 4 – INSTALLAZIONE E PERSONALIZZAZIONE DEL PORTALE 4.1 L’area di lavoro 4.2 Gestione dei documenti 4.3 Ricerche 4.4 Gestione utenti 4.5 Il sito Dashboard 4.6 Installazione, Configurazione e Personalizzazione di Sharepoint 4.7 Limiti e problemi Conclusioni Bibliografia

NOTA REDAZIONALE: Questa tesi si compone di 180 pagine

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Introduzione L’esigenza dell’archiviazione è cresciuta di pari passo con l’evoluzione della

civiltà. L’archiviazione in senso lato può essere intesa, prima di tutto, come

un’organizzazione della memoria, di un singolo individuo così come di un

organismo, di una struttura, di un Ente, di uno Stato, di un popolo e come tale

è un’esigenza primaria di ogni civiltà che vuole lasciare traccia della propria

storia.

Nell’uomo è sempre stata molto sentita la necessità di organizzare in modo

“ufficiale” i documenti che riguardano la vita pubblica dello Stato. Tale

organizzazione, da un punto di vista storico, è una fonte insostituibile di

informazioni sulla civiltà che ha creato e custodito tali documenti. Uno dei

concetti che emerge prepotentemente da questa valutazione è che l’esigenza

di creare un archivio nasce dalla necessità di conservare ed organizzare i

documenti. Quindi il concetto di archivio è strettamente correlato ai concetti di

documento, organizzazione e conservazione.

Il problema affrontato nella tesi è quello della creazione di un sistema

elettronico per la gestione dei documenti che sia efficace, efficiente e

personalizzabile. L'interesse a questa attività è maturata dalla necessità del

gruppo di ricerca del progetto BioAgent [17] dell'Università di Camerino di

gestire un vasto ammontare di documenti, consistenti principalmente in

articoli, draft, specifiche e documentazioni di vario genere.

In questo contesto le funzioni di maggiore importanza sono tre: archiviazione,

ricerca e facilità di collaborazione tra i membri del gruppo. L'archiviazione è

essenziale al fine di riuscire a gestire un vasto ammontare di documenti

anche profondamente diversi nella loro natura, la ricerca permette di reperire

velocemente i documenti che più ci interessano e la collaborazione permette

ai membri dello stesso gruppo di condividere informazioni e documenti con

facilità. Questo scenario deve essere realizzabile sia nella Intranet che da

Internet e quindi da postazioni remote come casa propria. Al fine di realizzare

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questo scenario nella prima fase abbiamo scelto di procedere ad una

revisione analitica e critica dei prodotti esistenti che permettono di creare dei

portali per la gestione dei documenti. Prima di poter scegliere il prodotto

idoneo al nostro caso abbiamo studiato il caso di studio. L'analisi del dominio

applicativo si è articolata in numerose interviste e una elevata mole di dati

raccolti sulle esigenze di tutti gli utenti, sulle operazioni che erano necessarie

eseguire e sul tipo di documenti trattati. Come risultato dell'analisi comparata

dei prodotti e dall'analisi del dominio applicativo abbiamo concluso che

Microsoft SharePoint Server [9] fosse il prodotto più promettente, e quindi è

stato il software effettivamente impiegato.

Nella seconda fase del lavoro abbiamo installato, configurato e provato il

software di gestione documentale. La configurazione è stata fatta in modo

fedelmente concorde all'analisi del dominio applicativo.

La tesi si articola nel seguente modo. Nel capitolo 1 abbiamo delineato i

concetti principali che stanno alla base della gestione documentale, nel

capitolo 2, dopo aver definito i criteri per la scelta di un software di gestione

documentale, si è effettuata un’analisi comparata delle funzionalità dei

principali software per la gestione documentale. Nel capitolo 3 abbiamo

descritto i diversi scenari presenti nell’ambito dell’università, in particolare

quelli della ricerca, tesi e didattica, e abbiamo scelto il software per la

gestione documentale da personalizzare per il nostro caso di studio,

spiegando le motivazioni della scelta effettuata. Infine nel capitolo 4 abbiamo

descritto dettagliatamente il software scelto per poi procedere alla sua

installazione e personalizzazione affinché corrispondesse alle esigenze del

gruppo universitario di ricerca del progetto Bioagent.

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CAPITOLO 1 La gestione documentale

La necessità di adottare dei criteri per la gestione documentale nasce

dall'esigenza di archiviare, organizzare e reperire i documenti che una

persona, uno studio professionale o un'azienda producono, ricevono o

utilizzano nell'ambito dello svolgimento della propria attività. In questo primo

capitolo illustriamo i concetti fondamentali della gestione documentale,

partendo dai concetti base di documento e archivio fino ad illustrare il

passaggio da archiviazione cartacea ad elettronica e relativi vantaggi di

questa archiviazione.

1.1 Concetti base Diamo una definizione generale di documento che ci permetta di includere

tutto ciò che deve essere archiviato nell’ambito di una generica attività

professionale.

Una definizione che ci permette di includere tutto ciò che vogliamo come

oggetto di archiviazione è quella secondo la quale documento è qualunque

scritto prodotto nell’ambito dello svolgimento di un’attività. [1]

Secondo tale definizione tutto ciò che entra o esce da un ufficio su

supporto cartaceo o anche elettronico è identificabile come documento, sia

che sia stato prodotto dall’ufficio stesso, sia che sia stato prodotto da altri

uffici con cui questo ha avuto rapporti di qualunque genere.

Se ne desume che sono documenti tanto le fatture quanto i fax, le

lettere, i depliant i messaggi e quant’altro produciamo, riceviamo o utilizziamo

nell’ambito dell’attività professionale.

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Da questo scenario si evince la necessità di organizzare i documenti,

infatti sarebbe altrimenti impossibile gestire le fatture ricevute, quelle

prodotte, la posta inviata, quella ricevuta e quant’altro affolla scrivanie e

armadi.

Secondo tale definizione il concetto di documento è naturalmente completato

da quello di archiviazione.

Il concetto di archivio rappresenta l’organizzazione di un gruppo di

documenti. Questo concetto può essere inteso in modi differenti, ad esempio

c’è chi intende l’archivio principalmente come luogo fisico in cui vengono

conservati i documenti, e c’è chi al termine archivio attribuisce il valore logico

di insieme di documenti. Sicuramente in entrambi i casi parliamo di archivi, in

quanto l’archivio è sia il luogo (l’edificio, la stanza o il raccoglitore) in cui

vengono conservati i documenti sia l’insieme dei documenti da conservare.

Ciò che manca per ottenere una definizione corretta di archivio è, tuttavia,

una componente che consenta ai documenti di essere raccolti in maniera

logica.

Non è certamente mettendo fisicamente alla rinfusa tutti i documenti di

un’azienda all’interno della medesima stanza che si è creato un archivio.

La definizione più semplice di archivio è: un archivio è un complesso

organizzato di documenti.[1]

Se i documenti non sono gettati sugli scaffali alla rinfusa, ma sono

organizzati secondo un certo criterio, si è in presenza di un archivio. Il criterio

di organizzazione ha il doppio ruolo di permettere di identificare la posizione

esatta in cui inserire un nuovo documento e di permettere di ritrovare i

documenti già archiviati.

Ciascun documento, da quando viene concepito per la prima volta fino

al momento in cui viene "consumato" dagli utenti finali, percorre tutta una

serie di tappe intermedie. Questo percorso dà luogo a quel processo che è

chiamato anche “ciclo di vita di un documento”.

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Il ciclo di vita di un qualsivoglia documento aziendale presenta le seguenti

tappe di carattere generale [1]:

• localizzazione: allo scopo di creare un nuovo documento, un autore

normalmente localizza una serie di dati informativi di varia natura che

utilizza quale input per l’elaborazione;

• trasformazione: per poter essere utilizzate, le informazioni raccolte

vengono sottoposte a una serie di modifiche, finalizzate al loro

adattamento agli obiettivi dell’autore;

• redazione: in base all’insieme delle informazioni reperite e adattate,

l’autore redige una prima versione del documento;

• salvataggio: questa prima versione viene stampata su supporto

cartaceo o salvata in formato elettronico;

• revisione: a questo punto interviene il revisore, che procede al controllo

sotto vari profili del documento;

• integrazione: il documento viene completato e arricchito con l’aggiunta

di ulteriori elementi informativi;

• pubblicazione: l’autore provvede quindi al rilascio formale e alla messa

a disposizione dell’utenza del documento;

• utilizzo: il documento viene prelevato, letto e usato dagli utenti;

• aggiornamento: in base al feedback degli utenti, il documento viene

rinviato all’autore per eventuali modifiche e rielaborazioni.

Uno degli aspetti fondamentali dell’organizzazione di un archivio di

documenti è il criterio di archiviazione.

I criteri secondo i quali organizzare gli archivi sono, solitamente, comuni

alla maggior parte delle attività professionali. Descriviamo qui quelli più

diffusi:

• Ordine cronologico: secondo tale criterio i documenti vengono

archiviati in ordine rigorosamente cronologico.

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Laddove un documento ha più di una data (ad esempio i documenti

ricevuti, che hanno una data di produzione ed una data di ricezione), la

data a cui si deve fare riferimento per l’archiviazione è quella che più ha

valore per l’azienda (generalmente la data di ricezione). Per l’ordine

cronologico il limite è dettato dalla eccessiva rigidità dell’archiviazione

che ne consegue.

Le ricerche in un archivio ordinato secondo il criterio cronologico

saranno tanto più facili e veloci quanto più si conosca con precisione la

data del documento cercato.

• Ordine alfabetico: Secondo tale criterio i documenti vengono archiviati

in un ordine rigorosamente alfabetico.

Tale criterio è molto diffuso, ad esempio, presso gli studi professionali,

che realizzano un’archiviazione ordinata secondo la lettera iniziale dei

cognomi dei propri clienti. Per l’ordine alfabetico il limite è dettato dalla

scarsa applicabilità nei casi generali. Sicuramente è un criterio di

ordinamento che risulta essere molto valido in applicazioni pratiche, nel

caso in cui i documenti da archiviare siano strettamente correlati a

nominativi o a stringhe alfabetiche di riferimento.

L’ordine alfabetico è un criterio che utilizziamo molto spesso nell’ambito

della nostra vita privata, senza neanche porci quesiti su possibili

alternative, in quanto è quello che ci sembra più naturale. Nella realtà di

un ufficio, tuttavia, tale criterio non è molto indicato per l’archiviazione

generale.

Basti pensare a quanto poco si adatti alla gestione di documenti di

tipo amministrativo o bancario.

• Ordine per categorie, materie o argomenti: Secondo tale criterio i

documenti vengono suddivisi per argomento o tipologia di documenti e

poi, all’interno della medesima categoria, vengono archiviati in ordine

cronologico o alfabetico. Tale criterio è certamente uno dei più diffusi,

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soprattutto nella maggior parte delle archiviazioni adottate dalle piccole

e medie aziende (le grandi aziende generalmente archiviano tutta la

documentazione tramite protocollazione). Una prima classificazione dei

documenti da archiviare viene compiuta in base alla categoria;

successivamente, nell’ambito della medesima categoria, viene adottato

un criterio di ordinamento con archiviazione cronologica o alfabetica dei

documenti. Grazie alla sua capacità di strutturazione il criterio di

archiviazione per categorie è uno dei più largamente adottati. L’effetto è

quello di creare una struttura di sottoarchivi di dimensioni contenute e,

quindi, più facilmente gestibili. Il limite maggiore di tale organizzazione

è, d’altro canto, la dispersione dei documenti.

La loro collocazione secondo categorie tende a snaturare l’ordine

in cui sono stati ricevuti e, a rendere difficoltose le ricerche trasversali.

• Ordine per versioni: un altro criterio per l’archiviazione dei documenti

è quello di ordinarli in base al numero di versione a loro assegnato.

Ogni volta che si lavora su un documento, apportandogli modifiche e

migliorie atte alla sua pubblicazione, si assegnerà al documento un

numero di versione superiore a quella attuale, di solito associata alla

data e all’ora in cui si è modificato o pubblicato il documento. Questa

organizzazione dei documenti è utile per chi voglia analizzare la “storia”

del documento, i cambiamenti che si sono effettuati su di esso di volta

in volta e chi è stato ad apportarli.

Un’organizzazione basata solo sulle versioni è limitata, per essere

efficiente dovremo implementare un’organizzazione che includa tutti i

modi di ordinamento finora descritti, complementari fra di loro.

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1.2 L’archiviazione da cartacea a elettronica Il termine di archiviazione documentale viene spesso, erroneamente,

utilizzato come sinonimo di gestione documentale, in realtà si tratta di due

argomenti e, conseguentemente, di due applicazioni ben distinte.

• L’archiviazione documentale, ha lo scopo di fornire strumenti per

l’archiviazione, ovvero la memorizzazione e l’estrazione dei documenti.

È indispensabile che un’applicazione di archiviazione documentale

abbia un approccio differente rispetto ad un’applicazione di gestione di

un File System, in quanto non deve coinvolgere l’utente (o

l’amministratore di sistema) chiedendogli informazioni su dove

memorizzare i documenti.

Le prestazioni, il modo in cui vengono automatizzati i processi di

memorizzazione ed estrazione dei documenti ed i criteri adottati nella

implementazione delle tecniche di gestione dei supporti di

memorizzazione rappresentano alcuni dei parametri su cui valutare la

qualità di un’applicazione di archiviazione documentale.

• La gestione documentale arricchisce le funzionalità proprie

dell’archiviazione

documentale con l’aggiunta di moduli che svolgano compiti

complementari, quali, ad esempio, strumenti per la creazione di

database, funzioni evolute per la ricerca di documenti con approccio

tipo SQL [2] (Structured Query Language, ovvero linguaggio strutturato

finalizzato all’interrogazione di database), l’integrazione con strumenti di

office automation (fax, posta elettronica, word processor, fogli

elettronici, etc.), l’integrazione con elaboratori centrali.

In genere siamo abituati ad identificare un documento con il suo contenuto; la

gestione documentale identifica, invece, un documento con la sua forma.

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Una fattura, per noi, diventa tale, e quindi diventa documento, solamente

qualora vengano aggiunte al foglio di carta prestampato tutte quelle

informazioni che riteniamo significative. Dal punto di vista di un’applicazione

di gestione documentale un documento è la sua forma, cioè il suo aspetto o,

per utilizzare il termine preciso, la sua immagine. È evidente che, se si

considera documento qualunque entità che sia visualizzabile sullo schermo di

un computer possiamo ampliare la gamma di possibili applicazioni della

gestione documentale a tutti i casi in cui si vogliano trattare immagini, oltre ai

noti documenti elettronici creati con applicazioni software.

In questo senso potremmo ipotizzare che un medico utilizzi la gestione

elettronica dei documenti per archiviare radiografie, oppure che un fotografo

la sfrutti per archiviare diapositive, o ancora che un’agenzia pubblicitaria se

ne serva per costruire un archivio fotografico di modelle. Un documento,

ovvero la sua immagine, viene quindi archiviata dalla soluzione di gestione

documentale per utilizzi futuri quali consultazioni, stampe, invii a terzi e

quant’altro. L’acquisizione dell’immagine del documento cartaceo avviene,

solitamente, tramite una periferica specifica: lo scanner.

Sappiamo che nella maggior parte dei casi le informazioni che ci

interessano riguardano il contenuto di un documento e non la sua forma.

Perciò l’applicazione di gestione documentale deve permettere di fare

riferimento anche al contenuto del documento, in modo tale da consentire

l’adozione del criterio di ricerca più appropriato. Uno degli aspetti

fondamentali quindi è che per la gestione elettronica dei documenti, il

documento da solo non è sufficiente, ma servono anche un certo numero di

chiavi che ne identifichino il contenuto.Questo binomio immagine del

documento più chiavi del documento, permette di archiviare e ricercare

qualsiasi tipo di documento. L’assegnazione delle relative chiavi (operazione

che prende il nome di indicizzazione) ha modalità diverse dipendenti dal tipo

di software utilizzato di volta in volta per la gestione documentale. Alcune

soluzioni applicative permettono di associare le chiavi contestualmente

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all’acquisizione dell’immagine (nel caso di conversione in formato elettronico

di un documento cartaceo).

Altre soluzioni permettono di acquisire i documenti “a lotti”, e di

assegnare le rispettive chiavi in un momento successivo. In altre applicazioni

ancora viene prima richiesto di inserire le chiavi e poi di acquisire i

documenti. Spesso le procedure applicative recuperano automaticamente le

chiavi da altri applicativi o da altri archivi. Una volta acquisite le chiavi,

l’utente ha la possibilità di eseguire ricerche anche molto complesse

utilizzandole. Il tipo di ricerca più comune è la ricerca diretta, in cui l’utente

inserisce il valore della chiave del documento da ricercare.

Esistono anche ricerche più complesse, come quelle basate su più chiavi.

C’è una importante differenza tra il concetto di documento e quello di

chiave.

Il documento viene memorizzato dall’applicazione sul supporto adibito a tale

scopo (che può essere il disco rigido del computer, ma, per applicazioni che

necessitano di trattare grandi quantità di documenti, è più spesso un CD

ROM, un disco magneto-ottico o quant’altro). Le chiavi, invece, vengono

generalmente tenute separate dai documenti e sono quasi sempre

memorizzate sul disco rigido del computer (o del server in soluzioni GED [1]

operanti in rete). Il motivo principale per questa distinzione è essenzialmente

di ordine pratico, in quanto le chiavi occupano uno spazio ridotto rispetto ai

relativi documenti (generalmente la proporzione è tale per cui le chiavi

occupano circa un ventesimo dello spazio occupato da ogni singola pagina

del documento), quindi è possibile memorizzare le informazioni relative a

milioni di documenti su un semplice disco rigido. I documenti occupano molta

più memoria rispetto alle informazioni relative al loro contenuto, quindi è

ipotizzabile che essi risiedano su dischi rigidi solo se sono in numero limitato

o se la disponibilità di spazio sui dischi è molto elevata; qualora siano diverse

centinaia di migliaia o milioni è preferibile che si utilizzino supporti specifici,

che, a discapito della velocità, permettono di memorizzare una grande

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quantità di documenti. A questo punto risulta evidente che, se le informazioni

risiedessero insieme ai documenti, nel caso in cui si utilizzino periferiche

esterne per la memorizzazione, che è il caso più comune, i tempi necessari

per reperire le chiavi sarebbero eccessivamente lunghi. Ciò è improponibile,

in quanto il maggior numero di operazioni di ricerca non avviene sulle

immagini dei documenti, ma sulle chiavi.

Come appena detto, un generico documento può essere rappresentato

da un numero limitato di informazioni, le chiavi appunto. Anche se questo

sistema di archiviazione risolve il problema dell’archiviazione di una grande

quantità di documenti, esso tuttavia non può essere utilizzato nella totalità

delle applicazioni.

In alcuni casi, infatti, non è sufficiente avere un certo numero di chiavi per

rappresentare il contenuto di un documento, senza che questo produca una

perdita di informazioni eccessiva; in alcuni casi è necessario che il

documento sia rappresentato totalmente dal suo contenuto. Come è facile

intuire, questo è il caso tipico di documenti testuali, in cui il testo è l’elemento

su cui devono essere effettuate le ricerche integralmente. Le applicazioni in

cui si ha la necessità di archiviare documenti di tale genere sono, di norma,

piuttosto rare, in quanto sono pochi i casi in cui i documenti non siano

rappresentabili da un numero ridotto di chiavi, tenendo presente che è anche

possibile che una o più chiavi possono essere lunghe anche diverse centinaia

di caratteri per permettere di archiviare un riassunto del contenuto del

documento, come nel caso dell’ abstract.

Generalmente, tali necessità di archiviazione sono proprie di realtà con

attività particolari. Questo fatto è anche dovuto alle difficoltà tecniche che

un’archiviazione del testo completo di una grande quantità di documenti

comporta.

L’archiviazione di documenti in forma testuale, infatti, richiede di

utilizzare soluzioni specifiche. Riguardo il criterio di archiviazione bisogna

sapere che le chiavi associate ad ogni documento vengono memorizzate in

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un database, una struttura informatica che permette di memorizzare e gestire

collezioni omogenee di dati. Ognuno di questi dati prende il nome di record.

Un record è formato da un certo numero di campi, che, nel nostro caso,

contengono i valori delle chiavi dei documenti.

Ad ognuno dei record del database corrisponde un documento ed ogni

record è formato dalle chiavi associate a quel documento. L’insieme di tutti i

record costituisce il nostro database. E’ possibile utilizzare diversi database

per realizzare una certa struttura d’archivio.

I database più noti sono Access [3] e Dbase [4] ; tra quelli più

importanti, troviamo i “giganti” del settore: Oracle [5] , SQL Server [6],

Informix [7], Sybase [8] e tanti altri. Quando si sceglie una soluzione di

gestione documentale si sceglie anche un database, in quanto senza di esso

non è possibile realizzare un’archiviazione efficiente.

La scelta del database è dettata dalle condizioni in cui quest’ultimo

dovrà operare, in quanto le differenze tra un database e l’altro sono, in buona

misura, legate alla destinazione d’uso. Risulta di conseguenza che non tutti i

database sono adatti ai medesimi scopi. In particolare esistono database

specifici per l’archiviazione di testi e la ricerca su testi. Ovviamente il criterio

di scelta è legato alla quantità di documenti da archiviare ed alla lunghezza

del testo, ma se si tratta di migliaia (o più) di documenti di testo, magari di

diverse pagine ciascuno, è sicuramente meglio orientarsi verso soluzioni

specifiche di database. I database che sono nati per questo tipo di

applicazioni si dicono, generalmente, database full text.

Un database nato specificamente per compiti di questo tipo non è

idoneo all’archiviazione di documenti con l’approccio per chiavi di cui si è

detto prima.

I costi d’acquisto di un database full text sono, generalmente, impegnativi e

consigliano di destinare tale tipologia di archiviazione solamente ai casi che

ne necessitino realmente. In aggiunta al costo per il database è necessario

evidenziare altri costi che sono da affrontare per l’archiviazione di documenti

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testuali. Le operazioni di archiviazione e ricerca, su oggetti di tipo testuale

sono molto onerose, a causa delle dimensioni di tali oggetti. Questo fatto

implica che le risorse hardware richieste da questo tipo di elaborazione sono

nettamente superiori rispetto ai casi più consueti di archiviazione per chiavi.

Oltre ai costi maggiori di database e di hardware sono anche i costi software

ad influire sul totale, in quanto è da un lato necessario acquisire una

soluzione di gestione documentale che sia sufficientemente sofisticata da

consentire l’utilizzo di database full text (quando non sia addirittura

necessario dotarsi di una soluzione specifica, destinata alla sola gestione di

testi) e, secondariamente sarà necessario acquisire una soluzione di

riconoscimento dei caratteri (OCR).

L’organizzazione di un archivio elettronico si basa su principi differenti

ed, in taluni casi, addirittura opposti rispetto a quelli di un archivio classico.

Un archivio cartaceo è tanto più facilmente gestibile quanto più è

frammentato. Se l’archivio è costituito da un numero elevato di raccoglitori

ognuno dei quali contiene pochi documenti, la ricerca manuale potrà essere

effettuata con tempi molto brevi. Pertanto si tende, nella pratica, a

frammentare un archivio in tanti archivi più piccoli, con il risultato di rendere

quasi impossibili le eventuali ricerche “trasversali”.

Un archivio elettronico è invece, virtualmente, un grande contenitore che

raccoglie anche categorie di documenti differenti (purché siano affini tra loro).

Saranno poi le condizioni di ricerca che vengono impostate dall’utente a

restituire volta per volta quello che si ricerca. In tal modo le funzionalità di

ricerca diventano il cuore del sistema di archiviazione elettronica. Maggiore

sarà la quantità di chiavi, quindi la quantità di informazioni associate ad ogni

singolo documento, maggiori saranno le possibilità di effettuare ricerche

differenziate, anche molto complesse.

Un discorso strettamente collegato al numero di chiavi è quello della

loro valorizzazione in fase di acquisizione dei documenti o, come l’abbiamo

identificata con un termine più appropriato, in fase di indicizzazione. Alcune

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soluzioni di gestione documentale permettono all’utente (se l’indicizzazione

avviene manualmente) di non valorizzare obbligatoriamente tutte le chiavi.

Sta al buon senso dell’utente, in questi casi, valorizzare sempre le

chiavi più significative, perché dalla loro valorizzazione dipende la qualità

delle ricerche. Quando si effettua una ricerca, infatti, il meccanismo che si

innesca è quello del confronto tra le condizioni di ricerca impostate ed i valori

delle chiavi di ogni documento interessate. L’attività di indicizzazione

permette di identificare qualsiasi documento tramite una serie di chiavi. Il

procedimento di archiviazione ed indicizzazione è auspicabile per tutti i

documenti in ingresso ed in uscita da un’azienda o da qualsiasi altra

organizzazione che si trova a dover gestire dei documenti. Uno degli aspetti

più utili e significativi dell’attività di archiviazione elettronica è la possibilità di

archiviare i file di qualunque genere.

Immaginiamo, infatti, non di archiviare solamente i documenti cartacei,

ma anche tutti i nostri file di dati, siano essi stati creati con Word, con Excel o

con qualsiasi altro applicativo. Il vantaggio di effettuare un’archiviazione di tali

documenti è duplice: da un lato l’archiviazione elettronica consente di avere

molte più informazioni associate ad un file (e non solamente il nome e la

posizione); dall’altro consente di adottare un criterio di archiviazione comune

a tutti coloro che condividono la soluzione di gestione documentale,

permettendo così a tutti di effettuare ricerche sui documenti comuni. I

numerosi vantaggi derivanti dall’archiviazione comune ed organizzata dei file

sono sempre maggiormente apprezzati dagli utenti, in quanto le nuove

tecnologie stanno portando a dischi sempre più capienti e l’utilizzo massiccio

di Internet sta conducendo ad un ammassamento di informazioni ed immagini

di vario genere e ad una proliferazione di cartelle sul disco fisso. Adottare

l’archiviazione anche per queste tipologie di documenti non può che

rappresentare un vantaggio, considerando soprattutto che non comporta

alcun costo aggiuntivo, né alcuna perdita di tempo.

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1.3 Vantaggi dell’archiviazione elettronica È utile operare una distinzione: se si parla di una soluzione applicativa che

opera sul singolo posto di lavoro o su una rete. Per ottenere i migliori risultati

da una soluzione di gestione documentale, si dovrebbe utilizzare una rete.

Se infatti la soluzione di archiviazione e gestione documentale

risiedesse su una sola macchina, per operare ricerche e memorizzazioni

sarebbe necessario operare fisicamente sulla medesima macchina,

obbligando così gli utenti a spostarsi dal proprio posto di lavoro ed

imponendo loro di attendere il proprio turno nel caso in cui vi fossero altre

persone a dover operare. Tale soluzione ridurrebbe drasticamente i vantaggi

di un’archiviazione elettronica, quindi è da considerare indicata solamente per

casi particolari o per i singoli professionisti che non possiedono una rete di

personal computer. In generale è sicuramente consigliabile operare in rete,

avere cioè la possibilità di effettuare operazioni di archiviazione e ricerca dal

proprio posto di lavoro, senza doversi preoccupare di cosa stanno facendo gli

altri utenti.

Perché ciò sia possibile è necessario che si disponga di una rete locale

e che la soluzione applicativa di gestione documentale preveda la possibilità

di funzionare in rete, rendendo cioè disponibili contemporaneamente agli

utenti (magari identificati da profili che li abilitino ad utilizzare specifiche

funzionalità) gli strumenti di archiviazione e ricerca dei documenti. Il fatto che

più utenti possano lavorare contemporaneamente è dovuto sia alla presenza

della rete che al fatto che il documentale funzioni come server per i vari client.

Il segreto della gestione elettronica risiede nel fatto che non obbliga più

gli utenti alla ricerca ed alla consultazione dell’originale cartaceo, in quanto

ne conserva la fedele immagine in forma elettronica, rendendola disponibile

per tutte le necessità. Generalmente gli originali vengono acquisiti per mezzo

di uno scanner (che occupa di norma uno spazio di alcuni decimetri cubi) e

vengono memorizzati in forma elettronica. Se i documenti, come succede

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nella maggior parte delle applicazioni, vengono acquisiti in bianco e nero con

una risoluzione di 200 dpi in formato Tiff con compressione gruppo 4, è

possibile stipare all’interno di un singolo disco fisso un intero archivio. Si

consideri, infatti, che i recenti personal computer sono dotati di dischi fissi con

capacità minime nell’ordine della decina di Gb. Se di questi ipotetici 10 Gb

supponiamo che il 70% sia disponibile per l’archiviazione delle immagini dei

documenti, otteniamo che nel solo disco di un PC così configurato possono

trovare posto oltre 250.000 pagine A4. E’ possibile utilizzare qualunque

supporto presente sul mercato, sia esso magnetico, ottico o magneto-ottico.

Ovviamente è necessario verificare il modo in cui questi supporti possano

essere gestiti dalla soluzione di gestione documentale specifica caso per

caso, ma la maggior parte delle soluzioni applicative, qualitativamente degne

di nota, dovrebbero consentire di utilizzare qualsiasi periferica di

memorizzazione.

Il costo totale per l’adozione di una soluzione informatica è limitato agli

oneri economici relativi al software (acquisto ed eventuale manutenzione

della procedura) ed allo start-up; dove con il termine start-up si indicano i

costi di istruzione del personale ed i costi derivanti dalla ridotta produttività

per il periodo compreso tra l’adozione della procedura ed il raggiungimento

del regime. Il tempo necessario per lo start-up è molto variabile da caso a

caso, si va da una giornata lavorativa, più che sufficiente per l’installazione e

la prima presa di confidenza con soluzioni di gestione documentale per posto

di lavoro singolo, fino a diverse settimane lavorative, necessarie nel caso di

installazioni complesse con molti utenti da istruire. In generale, per

installazioni standard, rivolte all’archiviazione elettronica di documenti in studi

professionali o piccole aziende (quindi per singolo posto di lavoro o per reti di

quattro o cinque PC), è sufficiente considerare un costo medio da un minimo

di una giornata lavorativa ad un massimo di tre giornate lavorative. Qualora la

rete aziendale risultasse inadeguata all’adozione di una soluzione di

archiviazione elettronica, sarebbe necessario considerare anche i costi di

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adeguamento (per l’upgrade hardware e software delle macchine, per

l’acquisto di nuove macchine, per l’acquisto delle periferiche, per la

manutenzione hardware).

Il criterio di ordinamento dei documenti di un archivio tradizionale

abbiamo visto che deve essere unico. Questo pone una serie di limitazioni

alla modalità con cui è possibile effettuare ricerche. Nel caso degli archivi

elettronici non esiste, in pratica, un ordinamento predefinito, in quanto è

possibile effettuare qualsiasi ricerca ottenendo in tempi brevissimi i risultati in

apparenza più complessi. Un’operazione di ricerca corrisponde ad un

confronto tra tutte le chiavi presenti nell’archivio e le condizioni di ricerca

impostate dall’utente. Se le stesse operazioni dovessero essere effettuate

manualmente ci vorrebbero tempi lunghissimi, mentre il computer è in grado

di effettuarle in pochi istanti. Un ultimo aspetto da tenere in considerazione è

la qualità della ricerca elettronica rispetto alla ricerca manuale. A prescindere

dal fatto che una ricerca, magari complessa, può essere effettuata anche

manualmente, sia pur con tempi non paragonabili, un fattore che resta

indeterminato è la qualità del risultato ottenuto. Una ricerca manuale

potrebbe permettere di ritrovare tutte le offerte fatte, ma la certezza che

quelle ritrovate siano davvero tutte le offerte è possibile solamente dopo aver

verificato effettivamente che nessuno abbia prelevato un’offerta dall’archivio.

Si potrebbe venire a creare un caso in cui uno o più documenti, oggetto di

ricerca manuale, non vengano trovati perché temporaneamente prelevati

dall’archivio. Nel caso dell’archiviazione elettronica questo non potrebbe mai

accadere, in virtù del fatto che i documenti sono sempre accessibili; quindi gli

esiti delle ricerche informatiche sono certi (salvo errori in fase di

indicizzazione), con conseguente aumento, appunto, della qualità delle

ricerche.

Uno dei limiti fisici più evidenti della gestione documentale classica è

l’impossibilità da parte di più persone di accedere contemporaneamente allo

22

stesso documento. Se la soluzione di gestione elettronica dei documenti

consente l’utilizzo in rete, ogni posto di lavoro può effettuare operazioni di

archiviazione o ricerca in modo autonomo, senza che azioni analoghe da

parte di altri utenti della rete interferiscano minimamente. Questo però nei

casi in cui non si tenti di modificare lo stesso documento

contemporaneamente, perché altrimenti sorgono diversi problemi.

La possibilità di accesso simultaneo ai medesimi archivi ed ai medesimi dati

ha un valore notevole, in quanto permette di ottenere la vera integrazione tra

le varie aree dell’attività aziendale.

Un altro aspetto fondamentale della gestione elettronica dei documenti

è la naturale integrazione con gli altri strumenti applicativi in uso presso

l’azienda.

Una cosa che risulta naturale, infatti, è utilizzare un documento dopo averlo

trovato. Se la ricerca è avvenuta manualmente su un archivio tradizionale,

l’unica possibilità di utilizzare il documento è, a livello pratico, quello di

fotocopiarlo e/o inviarlo via fax. Nel caso di una gestione elettronica dei

documenti, invece, una volta trovato il documento si ha un ventaglio molto più

ampio di possibilità.

È possibile inviare il documento in forma elettronica via fax (senza

necessità di stamparlo), così come è possibile inviarlo in posta elettronica ad

un altro utente della rete, così come è possibile inviarlo via posta elettronica

verso il mondo esterno (posta Internet). Lo stesso documento, poi, è

disponibile per essere utilizzato nell’ambito di applicativi standard, ad

esempio copiandolo interamente oppure copiandone alcune parti

(generalmente con il meccanismo del copia ed incolla) all’interno di

programmi di elaborazione testo. L’integrazione si traduce in un aumento

dell’efficienza complessiva della struttura aziendale.

È noto che i documenti cartacei pongono diversi problemi per la loro

conservazione nel tempo; tuttavia neppure l’argomento della conservazione

dei documenti elettronici è da trascurare. Come in tutte le applicazioni

23

informatiche, infatti, anche nella gestione documentale i dati rappresentano il

patrimonio informativo dell’azienda. Una loro perdita rappresenterebbe un

danno enorme.

Per porsi al riparo da tale eventualità è necessario prevedere appropriati

meccanismi di salvataggio (backup). Eventuali procedure di backup non sono

quasi mai incluse nell’applicazione di gestione documentale, in quanto si

prevede che ogni realtà aziendale affronti separatamente il problema,

risolvendolo nel modo più indicato per le proprie necessità contingenti. La

tecnica utilizzata, inoltre, dovrebbe essere generale, ovvero essere rivolta al

salvataggio di tutti i dati degli applicativi aziendali, senza distinguere tra

un’applicazione e l’altra. In tal senso anche la gestione documentale impone

che si presti particolare attenzione ai meccanismi di salvaguardia dei dati e

che vengano effettuate regolari copie di sicurezza degli archivi e delle

immagini dei documenti.

24

CAPITOLO 2 Panoramica sui prodotti esistenti

In questo capitolo, dopo aver illustrato dettagliatamente i requisiti per la

valutazione di un’applicazione per la gestione documentale, abbiamo messo

a confronto quattro software per la gestione documentale: Sharepoint Portal

Server, Cvs, Lotus Domino.Doc e Docs Manager, soffermandoci soprattutto

sugli aspetti di gestione dei documenti, ricerche, gestione utenti e strumenti di

collaborazione forniti da ogni software. Alla fine del capitolo è stata effettuata

un’analisi comparata con tanto di tabella riassuntiva finale delle

caratteristiche.

2.1 Criteri di valutazione di un’applicazione per la gestione documentale Andiamo ora ad evidenziare le funzionalità più importanti che un’applicazione

per la gestione documentale deve avere, con una breve trattazione anche

degli aspetti che non sono centrali ma che spesso troviamo ugualmente in

queste applicazioni. In base a queste funzionalità ed ai criteri che illustriamo,

si procede alla scelta del prodotto che soddisfa in modo migliore le esigenze

del gruppo di lavoro. Una prima fondamentale distinzione riguarda la tipologia

di sistema informativo in cui dovrà inserirsi la soluzione di gestione elettronica

dei documenti. Esistono, infatti, due macrocategorie di soluzioni software:

quelle funzionanti su elaboratori host (mini o mainframe) e quelle funzionanti

su reti di PC o PC singoli. In realtà i confini tra le due tipologie non sono così

definiti come si potrebbe pensare, infatti le soluzioni funzionanti sul sistema

centrale spesso necessitano di delegare una parte dei compiti di acquisizione

o elaborazione a PC collegati.

25

D’altro canto le soluzioni più sofisticate funzionanti in ambito di rete

consentono di utilizzare database o unità di memorizzazione dei documenti

residenti su un eventuale sistema centrale.

Questo limita alla sola componente software applicativa vera e propria

(il modulo di programma principale dell’applicazione) il compito di

determinare l’ambiente operativo in cui può funzionare. La possibilità di

integrazione e di condivisione delle risorse del sistema, con particolare

riferimento alla possibilità di utilizzare il database centrale, ha reso ancora più

interessanti le soluzioni operanti in ambiente di rete.

Queste ultime, infatti, consentono di ottenere ottime prestazioni a costi

molto contenuti. L’onere economico per adeguare un sistema centrale alle

necessità elaborative di una soluzione di gestione documentale, infatti, è

molto elevato, a causa del costo dei dispositivi (processore, dischi e

memoria) che è, spesso, di uno o due ordini di grandezza superiore a quello

degli stessi dispositivi destinati ai PC server.

Consideriamo inoltre che l’ambiente in cui si ottengono i maggiori

benefici, in termini di integrazione, dall’adozione di una soluzione di gestione

documentale è quello dell’office automation. È quindi sicuramente preferibile

adottare la soluzione di gestione documentale nello stesso ambiente

operativo degli applicativi office utilizzati. La scelta di utilizzare una soluzione

di gestione documentale in ambiente host non viene compiuta di frequente.

Sono infatti applicazioni molto particolari a necessitare obbligatoriamente di

operare in ambiente host, considerando che i costi, le prestazioni e la

versatilità sono sicuramente a vantaggio delle soluzioni in rete.

Anche l’aspetto che è sempre stato il punto di forza dei sistemi centrali,

cioè l’elevata affidabilità, sarà eguagliato entro pochi anni dalle nuove

tecnologie adottate dai PC server; da un punto di vista hardware, infatti,

questi ultimi sono ormai quasi a livello dei sistemi, mentre a livello software

soffrono ancora della mancanza di sistemi operativi paragonabili a quelli dei

sistemi centrali. Fino a pochi anni fa esistevano solamente soluzioni di

26

gestione documentale per sistemi, a causa del fatto che i PC erano

assolutamente inadeguati a svolgere compiti così onerosi sia dal punto di

vista hardware sia dal punto di vista software. Solo in questi ultimi anni si è

assistito al decentramento di tutta una serie di compiti storicamente riservati

ai sistemi verso i server di rete. A fronte di questo fatto hanno cominciato a

diffondersi, e addirittura a proliferare, soluzioni di gestione documentale per

PC e reti.

La differenza fondamentale tra una soluzione di rete ed una soluzione

per posto di lavoro singolo è la condivisione degli archivi. Una soluzione per

posto di lavoro singolo, infatti, dovrebbe operare su archivi propri, a

prescindere dal fatto che questi siano residenti fisicamente sul proprio PC o

su un altro dispositivo di rete. È perciò ipotizzabile che ci possano anche

essere differenti installazioni stand-alone dello stesso programma ognuna

con i propri archivi. Questo limita, però, sensibilmente le possibilità di utilizzo;

infatti uno dei maggiori vantaggi dell’archiviazione elettronica è la possibilità

di rendere contemporaneamente disponibili a più utenti i medesimi archivi. La

necessità di orientarsi verso una soluzione specifica per il funzionamento in

rete è dettata dal fatto che, per effettuare una reale condivisione degli archivi,

è indispensabile che il software preveda i necessari meccanismi di accesso

simultaneo agli stessi dati sia per la scrittura (archiviazione dei documenti e

modifica delle chiavi di quelli già memorizzati) sia per la lettura (ricerche e

visualizzazioni).

Se una soluzione software non è stata costruita per condividere

espressamente i dati, è fortemente sconsigliabile modificarne la natura. In

certe situazioni gli utenti tendono ad installare la soluzione per PC singolo su

più posti di lavoro, indicando (laddove il software lo consenta) al programma

di operare con i medesimi archivi.

Un’architettura siffatta è estremamente rischiosa, perché eventuali accessi

concorrenti in scrittura ai dati potrebbero sortire effetti anche molto dannosi

(danneggiamento degli archivi, perdita di dati, etc.).

27

Tale soluzione sarebbe da evitare sempre, non solamente nel caso della

gestione documentale. Se si ha la necessità di consultare i medesimi dati è

necessario rivolgersi ad un software adeguato e costruito espressamente a

tale scopo. Esistono, tuttavia, situazioni in cui l’utilizzo di una soluzione di rete

è inutile; tipicamente tutti i casi in cui l’archiviazione viene gestita totalmente

da una sola postazione di lavoro (ad esempio nel caso dei singoli

professionisti). È esattamente per tali casi che le soluzioni per posto di lavoro

singolo sono state create.

Vediamo ora di illustrare le differenze tra un software di gestione

documentale e un organizer [1]:

• Software per la gestione documentale: questo tipo di software serve

principalmente per raccogliere in forma organizzata tutti i documenti di

interesse dell’azienda, di qualsiasi tipo essi siano.

Il Software documentale gestisce ogni documento in tutto il proprio ciclo

di vita, dallo stato di bozza a quello di pubblicato, e tutte le sue diverse

versioni.

Deve supportare anche l’approvazione per la validazione di specifici

documenti.

Il gestore documentale consente di configurare i diritti di accesso ai

singoli raccoglitori o cartelle e ai singoli documenti tramite politiche

basate su ruoli.

Il gestore documentale consente di riunire su uno o più server tutti gli

archivi aziendali rendendo possibili efficaci politiche di archiviazione e

di gestione centralizzata dell'integrità dei documenti.

• Organizer: con il termine organizer si vogliono indicare quei prodotti

software che permettono di effettuare un’indicizzazione del contenuto

del disco fisso di un PC o, nelle versioni di rete, di più dischi residenti su

macchine differenti, consentendo all’utente di operare ricerche sui file

così indicizzati.

28

L’obiettivo dell’operazione di indicizzazione è, nel caso degli

organizer, quello di consentire all’utente di assegnare i valori ad una

serie di chiavi che identifichino un certo documento residente sul disco

in una posizione precisa (sia il documento un file di immagine, un file

dati generico, un file di programma o un file di qualsiasi altra natura).

L’operazione di indicizzazione non è propedeutica all’archiviazione vera

e propria compiuta dal programma, ma avviene semplicemente su file

che vengono gestiti dall’utente. Questo fatto comporta una

conseguenza fondamentale: il singolo documento può essere spostato,

modificato o cancellato dall’utente o da qualsiasi altro programma.

Questo implica, in parole povere, che il principio basilare della gestione

elettronica dei documenti, ovvero l’immodificabilità del documento

elettronico archiviato, non viene rispettato. Il rischio maggiore, che è

praticamente una certezza, è che il documento originale possa andare

perduto nel momento in cui viene spostato o rinominato, senza

considerare, poi, il fatto che il termine “documento originale” perde di

significato, dato che in qualunque momento potrebbero essere state

effettuate modifiche. Sicuramente, a queste condizioni, non si può

parlare di archiviazione elettronica dei documenti; ecco perché si è

preferito coniare un termine più vicino alla reale funzione di questi

applicativi che, in realtà, organizzano il disco e, quindi, è meglio che

vengano indicati come organizer.

Per meglio distinguere una soluzione di archiviazione da un organizer

specifichiamo alcune semplici verifiche da effettuare:

1) L’archiviazione dei file dati deve rispecchiare il principio seguente:

effettuare l’archiviazione di una copia non modificabile e non l’archiviazione di

un semplice collegamento al file originale.

2) L’applicazione deve consentire la gestione di supporti di memorizzazione

differenti dal disco fisso ed, in ogni caso, deve prevedere la gestione

dell’evento di riempimento del disco.

29

3) L’applicazione deve garantire l’immodificabilità dei documenti archiviati,

siano essi immagini o altro.

Qualsiasi applicazione di gestione documentale si appoggia ad un

database, sia che questo fatto venga reso esplicito o meno. Le differenze tra

una soluzione di gestione documentale e l’altra, per quello che concerne i

database, possono essere sintetizzate in due soli punti:

1) tipo di database utilizzato

• Proprietario: costruito espressamente per operare con quella

specifica soluzione di gestione documentale.

In tal caso potrebbe non essere neppure noto il tipo di database,

quindi le sue caratteristiche debbono essere valutate caso per

caso.

E’ lecito attendersi prestazioni complessive buone, che

giustifichino la scelta di dotare l’applicazione di un database

proprietario e, quindi, non condivisibile da altre applicazioni e non

gestibile dall’esterno dell’applicazione stessa.

• Noto: in tal caso è possibile sia condividere gli archivi con altre

applicazioni che supportino il medesimo tipo di database, sia

valutare a priori le prestazioni che è lecito attendersi dalla

soluzione di gestione documentale in considerazione delle

prestazioni garantite dal database in altre applicazioni.

• differenti database: in modo tale da permettere all’utente (o,

meglio, all’amministratore di sistema) di adottare il database che

preferisce, o anche i database, dato che è anche possibile

ipotizzare di utilizzare differenti database per i diversi archivi.

È inutile dire che fra le tre elencate non esiste la soluzione migliore in

assoluto, in quanto la terza, che è quella tecnicamente più valida, è una

soluzione che richiede all’utente maggiori spese e maggiori conoscenze

tecniche; la seconda è una scelta che può essere valutata solamente in

funzione del tipo di database supportato e del tipo di archiviazione che

30

necessita; la prima è una soluzione che, generalmente, solleva l’utente da

oneri di valutazione e che, di norma, consente di avere minori problemi di

carattere tecnico. Sicuramente una soluzione di archiviazione di fascia

economica non trae grosse limitazioni dal fatto di non supportare differenti

database, anzi solleva dall’onere di una scelta che potrebbe essere troppo

impegnativa per alcuni utenti.

Per contro è impensabile che una soluzione di archiviazione elettronica

di fascia alta obblighi l’utente ad operare con un database piuttosto che con

un altro; è necessario che i prodotti di fascia alta supportino differenti tipi di

database e, comunque, tutti quelli più diffusi.

2) identificazione della struttura dell’archivio o degli archivi

• L’applicazione potrebbe essere in grado di archiviare una sola

tipologia di documenti con una struttura predefinita, ovvero con le

chiavi che sono state definite da chi ha sviluppato il programma.

Questa soluzione è sicuramente la più limitata da un punto di vista

operativo, ma, per contro, è anche quella più semplice da utilizzare,

in quanto non richiede all’utente (o all’amministratore di sistema) di

dover definire la struttura dati o identificare il tipo di chiavi

necessario.

• L’applicazione potrebbe essere in grado di archiviare più tipologie di

documenti con una struttura predefinita.

In tal caso l’applicazione gestirà differenti archivi le cui chiavi sono

state definite da chi ha sviluppato il programma.

Tale soluzione è più versatile della precedente, in quanto consente

di archiviare diverse tipologie di documenti, ma conserva ancora il

limite di non poter intervenire sulla struttura degli archivi.

• L’applicazione potrebbe consentire di intervenire sulla struttura degli

archivi (in tal caso è piuttosto improbabile che l’applicazione supporti

un solo archivio) e quindi consentire all’utente di modificare la

31

struttura definita a priori da chi ha sviluppato il programma o di

definire ex novo la struttura degli archivi.

In tal caso si otterrebbe la massima versatilità d’uso, in quanto è

possibile definire le chiavi in funzione delle proprie specifiche volontà

e variare queste impostazioni nel tempo a fronte di eventuali future

necessità.

E’ più facile individuare tra quelle descritte la soluzione migliore, in quanto il

caso dell’applicazione che supporta il singolo archivio è riservato ad

applicazioni specifiche; il caso di soluzioni con supporto di più archivi a

struttura fissa è, generalmente, appannaggio di soluzioni ancora una volta

specifiche, oppure di fascia economica; il caso delle soluzioni che

consentono di definire la struttura dati secondo le proprie necessità è il caso

ideale nella maggioranza delle applicazioni concrete di gestione

documentale.

La problematica della gestione delle abilitazioni degli utenti è legata alla

necessità di condivisione dei dati anche da parte di utenti che non possono

essere autorizzati ad accedere a tutte le funzionalità del programma. Questo

è il caso tipico di soluzioni di gestione documentale messe a disposizione di

clienti o di utenti esterni all’azienda, allo studio, o all’ente. E’ necessario

implementare differenti livelli di abilitazione, per permettere di limitare gli

accessi alle sole persone autorizzate e, parallelamente, di consentire

l’accesso a determinate funzionalità del programma solamente ad alcuni

utenti. La maggior parte degli utilizzatori delle soluzioni di gestione elettronica

dei documenti, infatti, ha solamente la necessità di compiere ricerche e di

visualizzare documenti (ovviamente anche di stamparli, inviarli via fax,

spedirli per posta elettronica o utilizzarli nell’ambito di altri applicativi); è

pertanto preferibile che costoro non abbiano accesso a funzionalità più

“delicate” quali l’acquisizione di nuovi documenti, la loro indicizzazione o la

loro archiviazione, per non parlare delle operazioni più delicate in assoluto, la

32

modifica delle chiavi e la cancellazione dei documenti. Risulta pertanto

evidente che la soluzione migliore per la sicurezza è che l’amministratore di

sistema abbia la possibilità di definire le varie abilitazioni, ovvero l’insieme

delle funzionalità a cui il singolo utente ha possibilità di accedere. Oltre al

controllo a livello di funzionalità che è appena stato descritto, è anche

opportuno che il programma consenta un controllo sulle abilitazioni, che può

essere implementato a diversi livelli:

• A livello di accesso al programma: solamente gli utenti abilitati possono

accedere al programma di archiviazione.

A questo livello è sufficiente che al profilo utente sia associata una

parola chiave che non sia di dominio pubblico. In tal modo il programma

consente l’accesso ai soli utenti che risultano abilitati.

• A livello di accesso all’archivio: solamente gli utenti abilitati possono

accedere ad un certo archivio.

A questo livello la protezione permette ad un utente di accedere

solamente a quegli archivi che l’amministratore di sistema ha associato

al suo profilo.

• A livello di singolo documento: solamente gli utenti abilitati possono

visualizzare un certo documento.

Con questo meccanismo, piuttosto sofisticato e di gestione non

semplicissima, ad ogni documento è associato un livello di privatezza.

Solamente gli utenti che hanno l’accesso all’archivio ed hanno quel

livello di privatezza possono visualizzare il documento.

• A livello di singola pagina del documento: solamente gli utenti abilitati

possono visualizzare certe pagine del documento.

Con questo meccanismo, in modo analogo a quanto detto nel punto

precedente, anziché ad ogni documento il livello di privatezza è

associato ad ogni singola pagina, in modo tale da consentirne la

visualizzazione solamente agli utenti che hanno l’accesso all’archivio ed

hanno quel livello di privatezza.

33

• A livello di porzioni della singola pagina del documento: solamente gli

utenti abilitati possono visualizzare certe aree della singola pagina del

documento. Questo meccanismo è di gestione particolarmente

onerosa, quindi si trovano di rado soluzioni di gestione documentale

che lo implementino. Fondamentalmente si basa su un principio

analogo a quello comune ai due punti precedenti, solamente che non è

basato su un livello di sicurezza associato al documento o alla singola

pagina, ma alla singola porzione del documento, in modo tale da

rendere certe aree del documento stesso visibili soltanto agli utenti

abilitati.

Ogni singola procedura avrà la possibilità di effettuare uno o più dei controlli

sopradescritti. La necessità o meno di limitare l’accesso degli utenti a livello

di archivio, di documento, di pagina o di porzioni di pagina dipende dalle

necessità organizzative e contingenti della singola azienda.

2.1.2 Scalabilità e integrabilità Con il termine scalabilità intendiamo la caratteristica di un’applicazione di

consentire passaggi a versioni superiori dello stesso programma. Questa

caratteristica è di grande importanza nel campo della gestione documentale,

in quanto la necessità di passaggi a versioni di programma superiori si

verifica con frequenza. Questa necessità nasce dal fatto che spesso una

soluzione di gestione documentale viene adottata per l’archiviazione di una

tipologia specifica di documenti su uno o, comunque, su un numero limitato di

posti di lavoro. Visti i benefici immediati portati dalla gestione documentale,

accade spesso di estendere ad altre tipologie di documenti e ad altri posti di

lavoro la gestione documentale.

34

Spesso le accresciute esigenze, però, non possono essere soddisfatte

dalla medesima soluzione adottata per le ridotte esigenze iniziali, quindi è

opportuno che si adotti una soluzione di livello più elevato. Se il costruttore

della soluzione che è già stata adottata propone anche soluzioni maggiori il

problema è risolto, altrimenti potrebbe essere necessario acquisirne una

diversa. Quest’ultima ipotesi comporta, solitamente, degli oneri, non

solamente dal punto di vista strettamente economico, ma anche da un punto

di vista organizzativo (migrazione degli archivi, istruzione del personale, etc.).

Nel caso della gestione documentale, non è opportuno scegliere una

soluzione che soddisfi solamente le esigenze del momento. È sempre utile

tenere in considerazione il fatto che le proprie esigenze possono crescere o,

semplicemente, mutare nel tempo.

Quando si sceglie una soluzione di gestione documentale è, perciò,

opportuno sincerarsi se e come quest’ultima possa far fronte ai suddetti

cambiamenti.

I produttori specializzati nelle soluzioni di gestione documentale propongono

sempre una scelta tra differenti soluzioni o tra versioni differenti della

medesima soluzione, inclusi moduli addizionali che estendono le funzionalità

del software. Se la soluzione di gestione documentale scelta, inizialmente

installata sul singolo posto di lavoro, non consente installazioni in rete, non è

possibile estenderne l’uso a nessuno.

Anche l’integrabilità è uno degli argomenti fondamentali nella

valutazione delle caratteristiche di una soluzione di gestione documentale.

Per integrabilità si intende la capacità del software di gestione documentale di

interagire con altri applicativi, quali word processor, fax server, programma di

posta elettronica e altri software utilizzati nell’ambito della propria

organizzazione. E’ normale che si utilizzino contemporaneamente più

applicativi e che si trasferiscano i dati da un programma all’altro. Questa

tendenza è stata talmente recepita dai produttori di software, che è nata

un’architettura comune che permette a programmi differenti di scambiarsi i

35

dati e di dialogare tra loro. Questa architettura ha subito negli anni diverse

evoluzioni (OLE, OLE-2 ed ora COM). In quest’ottica si inserisce la gestione

documentale, che è una risorsa legata all’office automation. Una soluzione di

gestione documentale si propone di trovare in brevissimo tempo e con il

minimo sforzo un certo documento.

L’utente, però, non ha nella ricerca del documento il suo fine ultimo, in quanto

una volta reperitolo, questo dovrà servirgli per un certo scopo, che sia la

visualizzazione, la stampa, l’utilizzo nell’ambito di un altro applicativo, l’invio a

mezzo fax, la spedizione in posta elettronica o quant’altro. L’utente potrebbe

volere il documento per allegarlo ad una sua lettera; in tal caso il

procedimento più comodo è che possa trasportarlo, ad esempio, in Word. In

modo analogo potrebbe volerlo inviare via fax; in tal caso la soluzione di

gestione documentale dovrebbe consentire l’integrazione con il fax server

eventualmente disponibile. Questi sono solamente alcuni degli esempi che

chiariscono come i vari applicativi debbano poter dialogare tra loro.

In tal senso l’integrazione della soluzione di gestione documentale con gli altri

programmi è un requisito fondamentale.

2.1.3 Considerazioni conclusive per la scelta finale L’aspetto fondamentale che determina, in ultima analisi, la scelta di una

soluzione di gestione documentale piuttosto che un’altra, è l’aspetto

operativo.

Se, infatti, una soluzione di gestione documentale è ottima da un punto

di vista teorico, ma complessa e poco intuitiva da utilizzare, o poco versatile

o, ancora, farraginosa in certi passaggi, il vantaggio che può portare la sua

adozione è limitato. D’altra parte una soluzione di gestione documentale

anche non sofisticatissima da un punto di vista tecnico ma semplice ed

intuitiva da utilizzare e versatile nelle ricerche e nelle sue funzionalità,

produrrà, se adottata, notevoli vantaggi.

36

In mancanza dell’occasione concreta di provare una certa soluzione

software è sicuramente preferibile un confronto diretto con qualche realtà

affine che già la adotti. Gli aspetti che devono essere valutati, nell’ottica

dell’interfaccia utente, sono principalmente i seguenti: l’ambiente operativo

(che deve essere quanto più simile possibile a quello degli applicativi che si

utilizzano quotidianamente e, comunque, semplice ed intuitivo); la presenza,

la chiarezza ed il livello di dettaglio della documentazione (sia in linea sia

cartacea); la versatilità e la semplicità di formulazione delle condizioni di

ricerca; la versatilità del modulo di visualizzazione dei documenti, che deve

consentire l’integrazione con il sistema operativo ed eventuali altri applicativi

(per le consuete operazioni di stampa, invio via fax, spedizione in posta

elettronica, “esportazione” del documento verso altri applicativi, etc.); la

possibilità di effettuare in modi differenti le operazioni di indicizzazione, che

devono comunque essere rese quanto più semplici e veloci possibile.

Abbiamo focalizzato la nostra attenzione su questi quattro aspetti in

particolare di ogni software di gestione documentale, che comprendono

anche l’integrabilità con software esistenti:

• Gestione dei documenti: come viene implementata la gestione del

documento, (ciclo di vita), in che modo è possibile accedere ai file della

propria organizzazione, se è presente o meno un controllo per le

versioni dei documenti, i tipi di file che è possibile gestire, (elettronici,

cartacei o entrambi), le procedure di approvazioni disponibili o meno.

• Ricerche: le funzionalità di ricerca dei documenti disponibili, incluse

parole chiave per una identificazione più veloce, categorie, profili di

documento, gli ambiti in cui è possibile effettuare la ricerca (intranet e

internet).

• Gestione degli utenti: in che modo il software implementa la gestione

degli utenti, se è possibile creare o meno gruppi di utenti con livelli di

privilegio differenti, possibilità o meno di modifica simultanea di un

documento da parte di più utenti.

37

• Strumenti di collaborazione: quali strumenti il software mette a

disposizione per l’interazione tra gli utenti, soprattutto durante il

processo di pubblicazione di un documento.

Esistono diversi prodotti per la gestione documentale: qui di seguito andiamo

a descrivere quelli più diffusi in commercio.

2.2 Microsoft Sharepoint Portal Server 2001

Microsoft Sharepoint Portal Server 2001 [9] abbina funzioni di gestione dei

documenti a un sito personalizzabile, in modo da permettere agli utenti di

scrivere, rivedere, gestire e cercare del contenuto all'interno della propria

organizzazione.

In particolare,consente di:

• Organizzare informazioni. Utilizzando le cartelle nell'area di lavoro, i

processi di pubblicazione e approvazione, i profili di documento e le

funzionalità di categorizzazione.

• Condividere informazioni. Utilizzando la protezione delle cartelle e il

processo di pubblicazione per controllare l'accesso ai documenti.

• Ricercare informazioni. Utilizzando le funzionalità di ricerca

disponibili sul sito.

SharePoint fornisce un sito Web, chiamato sito dashboard, creato

automaticamente durante l'installazione. Questo fornisce un punto di accesso

centralizzato per la ricerca e la gestione delle informazioni. Utilizzando un

browser, è possibile gestire documenti ed eseguire ricerche attraverso il sito.

Esso consente agli utenti di trovare e condividere documenti

indipendentemente dalla loro posizione o dal loro formato.

38

2.2.1 Gestione dei documenti Per la gestione dei documenti tramite Sharepoint, sono disponibili:

• Funzioni di verifica delle versioni per memorizzare e visualizzare la

cronologia dei documenti

• Informazioni descrittive usate per le ricerche, come ad esempio

l’associazione di parole chiave ad un documento.

• Il controllo della pubblicazione del documento.

• L’invio automatizzato del documento ai revisori.

• Discussioni web per commenti in linea tra più revisori di un documento.

• Controlli di accesso al documento basati su ruoli utente.

Sharepoint è in grado di gestire qualsiasi tipo di file esistente.

Per i documenti di Office supporta anche l’archiviazione, revisione e

pubblicazione diretta da Word, Excel e Powepoint. I documenti sono

caratterizzati da diverse proprietà.

Una delle principali è il numero della versione, con la data e l'ora di creazione

e il nome dell'autore. Un numero di versione del tipo 0.x (ad esempio, 0.1,

0.2, 0.3 e così via) indica una versione non pubblicata del documento. (Una

bozza).

Viceversa, un numero di versione del tipo x.0 (ad esempio, 1.0, 2.0, ecc.)

indica una versione pubblicata del documento. Se il numero di versione è un

misto dei due tipi (ad esempio, 1.1, 1.2, ecc.), significa che esiste una

versione pubblicata del documento, ma che nell'area di lavoro è attualmente

disponibile una versione non pubblicata più recente di quella pubblicata.

I profili di documento consentono di aggiungere informazioni relative a

un documento che possono poi essere sottoposte a ricerche. Tali

informazioni possono aiutare a descrivere o identificare il documento in

maniera più chiara. Per impostazione predefinita, un profilo include le

proprietà di base, quali Autore e Titolo.

39

È possibile aggiungere proprietà personalizzate per registrare ulteriori

informazioni in grado di semplificare l'organizzazione e la ricerca dei

documenti.

La procedura di approvazione serve ad assicurarsi che un documento

venga adeguatamente revisionato prima di essere pubblicato. Quando un

autore decide di pubblicare un documento, questo può essere inviato

automaticamente a una o più persone per essere sottoposto a revisione

prima di essere pubblicato.

Ciascuna di queste persone, denominate revisori, ha la facoltà di

approvare o rifiutare il documento. Quando un documento deve essere

sottoposto a revisione, i revisori ne ricevono notifica tramite posta elettronica.

I documenti pubblicati sono a disposizione degli utenti per essere sottoposti a

ricerca o essere visualizzati sul sito dashboard. SharePoint supporta versioni

sia pubbliche che private di un documento.

Il documento può essere pubblicato automaticamente ogni volta che viene

salvato sul server oppure si può scegliere di mantenere private le bozze del

documento per pubblicarlo solo dopo che è stato ultimato. È possibile

generare un numero illimitato di bozze prima di pubblicare una versione del

documento.

2.2.2 Ricerche Per la ricerca delle informazioni Sharepoint dispone delle seguenti

funzionalità:

• ricerca di informazioni memorizzate in luoghi diversi eseguibile da

un'unica posizione (il sito Dashboard)

• parole chiave per eseguire ricerche full-text su un documento e sulle

sue proprietà

• ricerca delle informazioni tramite esplorazione per argomento (con le

categorie)

40

• Divisione automatica dei documenti in categorie

• classificazione dei documenti di maggiore rilevanza nell'ambito di una

ricerca

sottoscrizioni per mantenersi aggiornati su informazioni utili.

SharePoint consente agli utenti di eseguire ricerche simultanee su più origini

di informazioni. Le organizzazioni conservano le informazioni in luoghi diversi,

quali siti Web, file system, server di posta elettronica e database. Utilizzando

una procedura guidata per l'aggiunta di un'origine di contenuto, è possibile

identificare la posizione del contenuto che si desidera rendere disponibile per

la ricerca in modo da collegarlo al sito dashboard. SharePoint indicizza le

informazioni di ciascuna origine di contenuto per consentire ricerche rapide

dal sito.

Da lì è possibile anche eseguire una ricerca full-text per cercare parole

chiave nel testo e nelle proprietà di un documento (Vedi Fig.1). SharePoint

trova tutti i documenti che corrispondono ai criteri di ricerca specificati

dall'utente e restituisce un elenco di risultati.

Per una ricerca più mirata, è possibile utilizzare l'opzione di ricerca

avanzata per l'aggiunta di proprietà del documento, ad esempio Autore, ai

criteri di ricerca.

È inoltre possibile specificare un ambito di ricerca per cercare soltanto

in un insieme specifico di documenti, ad esempio una cartella per i

comunicati stampa o il sito Web di un fornitore.

41

Fig.1 Ricerca di documenti

Nel sito dashboard è possibile organizzare le informazioni utilizzando le

categorie per raggruppare documenti simili. In tal modo è possibile

visualizzare le informazioni per argomento. Per gli utenti che non hanno

familiarità con le posizioni in cui vengono memorizzati i documenti, le

categorie aiutano a trovare le informazioni necessarie. Inoltre un documento

può apparire in più categorie. Le categorie possono contenere documenti

memorizzati in SharePoint e informazioni contenute in origini di contenuto

aggiuntive. Se si dispone di una grande quantità di documenti, la loro

categorizzazione potrebbe richiedere un tempo eccessivo .Per semplificare

questa operazione, SharePoint offre uno strumento di categorizzazione

automatica denominato Riconoscimento automatico categorie. Dopo che

l'utente ha categorizzato alcuni documenti rappresentativi per ciascuna

categoria, (almeno 10) lo strumento Riconoscimento automatico categorie

42

confronta i documenti campione con quelli non categorizzati e seleziona

quindi automaticamente la categoria più adatta per essi.

L'utilizzo dei documenti di maggiore rilevanza indirizza gli utenti verso

documenti considerati particolarmente rilevanti per la ricerca. Un documento

di maggiore rilevanza è un documento selezionato come il migliore per

quanto riguarda una categoria o una specifica parola chiave. SharePoint

visualizza questi documenti in cima all'elenco dei risultati della ricerca.

Le sottoscrizioni servono a notificare all'utente la disponibilità di

informazioni nuove o aggiornate su argomenti di interesse. È possibile

sottoscrivere un contenuto che si ritiene utile: un documento specifico, tutti i

documenti di una cartella, tutti i documenti assegnati a una categoria o un

insieme di risultati di ricerca. Dopo che l'utente ha sottoscritto un contenuto,

SharePoint invia una notifica quando il contenuto viene modificato, oppure se

si è reso disponibile un nuovo documento che soddisfi i criteri specificati

dall'utente o se vengono aggiunti commenti sul contenuto in una discussione

Web. Le notifiche di sottoscrizione possono essere visualizzate sul sito ed è

anche possibile riceverle tramite posta elettronica.

2.2.3 Gestione degli utenti

Sharepoint dispone dei seguenti ruoli (vedi Fig.2) per controllare l’accesso al

contenuto e per ricercare documenti all’interno dell’area di lavoro, ciascuno

con differente livello di privilegio:

o Coordinatore: utente responsabile della gestione dell'intera area di

lavoro o di una specifica cartella e delle relative sottocartelle.

Può essere di due tipi:

1.Coordinatore dell'area di lavoro

Le attività per questo ruolo comprendono:

43

o Aggiunta di utenti all'area di lavoro ed assegnazione dei ruoli agli

utenti.

o Creazione dei profili di documento.

o Creazione delle categorie e assegnazione dei relativi contatti.

o Aggiunta di origini di contenuto all'area di lavoro.

o Configurazione e gestione dell'area di lavoro e della struttura delle

cartelle.

o Configurazione e gestione del sito Dashboard.

o Creazione degli indici del contenuto aggiornato, se necessario, o

pianificazione dell'aggiornamento automatico degli indici.

2.Coordinatore di cartella Per una cartella normale, le attività del coordinatore comprendono:

creazione di sottocartelle, modifica ed eliminazione di documenti ed

assegnazione dei ruoli.

Per una cartella avanzata, le attività del coordinatore comprendono:

selezione dei processi di approvazione, applicazione dei profili di

documento alle cartelle, creazione di sottocartelle, modifica ed

eliminazione di documenti, assegnazione dei ruoli e creazione dei

processi di approvazione per la pubblicazione dei documenti sul sito

Dashboard.

I coordinatori di una cartella possono anche leggere ed eliminare un

documento non ancora archiviato. Inoltre, possono annullare il

processo di approvazione di un documento con il comando Annulla

pubblicazione o terminarlo con il comando Ignora approvazione.

o Autore: Il ruolo di autore consente di gestire i documenti dell'area di

lavoro.

In tal modo, si favorisce la collaborazione tra gli autori dei documenti di

una cartella. Gli autori sono in grado di aggiungere nuovi documenti a

44

una cartella, modificare, eliminare e leggere tutti i documenti della

cartella.

Nelle cartelle avanzate gli autori possono inoltre inviare documenti

all'approvazione per la pubblicazione. Un autore può anche creare,

rinominare ed eliminare le proprie cartelle. Quando un autore crea una

nuova cartella, essa eredita le impostazioni di protezione, inclusi i ruoli,

dalla cartella superiore. L'autore non può modificare i ruoli o i criteri di

approvazione di queste cartelle.

Il coordinatore può negare l'accesso a determinati documenti.

In tal caso, l'autore non sarà in grado di aprire o modificare i documenti

per i quali gli è stato negato l'accesso.

o Revisore: Dopo che l'autore ha utilizzato il comando Pubblica per

presentare il documento all'approvazione, il revisore riceverà una

notifica per posta elettronica contenente un collegamento al documento

in esame.

È possibile approvare o rifiutare un documento utilizzando i comandi

appropriati nell'area di lavoro o nel sito Dashboard. I revisori vengono

assegnati solo alle cartelle avanzate, in quanto quelle normali non

supportano i processi di approvazione. I coordinatori di cartelle

specifiche hanno il compito di designare i revisori delle proprie cartelle.

Non è possibile estrarre o modificare un documento in attesa di

approvazione. Se si desidera comunicare commenti o suggerimenti

all'autore o agli altri revisori, è possibile inviare un messaggio di posta

elettronica o utilizzare discussioni Web, a seconda del processo di

approvazione o di comunicazione previsto. Sia che il documento venga

approvato o rifiutato, SharePoint mantiene tutte le discussioni Web a

esso associate finché non vengono eliminate da un coordinatore. Il

documento approvato viene quindi pubblicato sul Dashboard del sito.

Gli utenti che dispongono dei ruoli necessari possono ricercarlo e

visualizzarlo.

45

o Lettore: può utilizzare l'area di lavoro e il sito dashboard per esplorare

e cercare documenti pubblicati e memorizzati nell'area di lavoro e nelle

origini di contenuto.

A seconda delle funzionalità attivate dai coordinatori, le seguenti funzionalità

di gestione dei documenti potranno essere o meno disponibili nelle cartelle

dell'area di lavoro, nel sito dashboard e dai menu di alcune applicazioni di

Office:

o Archiviazione ed estrazione di documenti

o Documenti pubblici e privati

o Visualizzazione della cronologia delle versioni di un documento

o Processo di revisione e approvazione di un documento

o Profili di documento

o Categorizzazione di un documento

o Discussioni Web

Fig.2 Definizione dei ruoli nell’area di lavoro

46

2.2.4 Strumenti di collaborazione Utilizzando le discussioni Web, è possibile fare commenti in linea su un

documento senza modificarlo effettivamente. Alternativamente all’utilizzo

della posta elettronica o di riunioni per discutere un documento, gli autori e i

revisori possono comunicare gli uni con gli altri tramite le discussioni Web.

Discussioni simultanee su un documento possono avvenire anche nel caso in

cui una persona abbia estratto tale documento. I commenti sono memorizzati

come conversazioni concatenate, che raggruppano i commenti e le relative

risposte.

2.3 CVS (Concurrent Versions System) CVS [10] è un sistema di controllo delle versioni di un progetto legato alla

produzione e alla modifica di file. In pratica, permette a un gruppo di persone

di lavorare simultaneamente sullo stesso gruppo di file (generalmente si tratta

di sorgenti di un programma), mantenendo il controllo dell'evoluzione delle

modifiche che vengono apportate. Il compito di un sistema CVS non si limita

a questo; per esempio è sempre possibile ricostruire la storia delle modifiche

apportate a un gruppo di file, e si può anche ottenere una copia che faccia

riferimento a una versione passata di quel lavoro.

2.3.1 Gestione dei documenti

L’architettura di CVS è basata su alcuni semplici concetti: tutte le directory ed

i file sorgente vengono memorizzati all’interno di un repository (deposito).

(Fig.3)

47

Fig.3 La struttura ad albero delle directory del repository

Questo contiene directory e file in una struttura ad albero. Al suo interno, per

ogni file del progetto, sono memorizzati dei file con l’aggiunta dell’estensione

“v”. Questi file contengono l’ultima revisione del sorgente e tutte le modifiche

apportate (le varie parti del file per le quali le varie versioni differiscono).

Più directory, all’interno di un repository possono essere raggruppate in

modo da costituire un modulo. I file modulo registrano le definizioni dei nomi

per le raccolte di codice sorgente. CVS userà queste definizioni se lo si usa

per aggiornare i file moduli. Il file può contenere linee bianche e commenti,

così come le definizioni del modulo. La definizione del modulo è una singola

linea sul file modulo, in entrambi i formati.

Gli sviluppatori non modificano direttamente il codice sorgente

contenuto all’interno del repository ma ognuno di loro lavora su una copia

locale dei file.

Una volta effettuare le modifiche necessarie (di solito ci si assicura che il

codice venga compilato correttamente), il codice modificato viene inviato a

CVS che si preoccupa di memorizzare solo le differenze tra la versione

48

precedente e quella del repository e quindi di aggiornare la versione corrente

del progetto. L’operazione tramite la quale si estraggono i file contenuti nel

repository viene detta check out, mentre quella che consiste nell’inviare le

modifiche apportate si chiama commit.

Quando un collaboratore ha riprodotto la propria copia di lavoro del

modulo di suo interesse, può apportare le modifiche che ritiene opportune nei

file e quindi dovrebbe fare in modo di aggiornare anche il deposito generale.

A questo proposito conviene distinguere le fasi seguenti:

• modifica dei file: per modificare un file si fa prima una copia locale del

file dal repository a una sotto directory di lavoro;

• aggiornamento della copia locale: per aggiornare la copia di un

modulo con i cambiamenti fatti nel repository centrale si esegue il

comando update, che permette di vedere i file che sono stati aggiornati

e non ancora archiviati e chi lo ha fatto.

Quando si esegue un update, le modifiche fatte nella copia centrale

possono risultare incongruenti con quelle fatte sulla propria copia

locale. In questo caso apparirà un messaggio di avvertimento, e non

sarà possibile aggiornare il file finchè non si risolve l’incongruenza

manualmente.

• commit del file: quando si pensa che i file siano pronti per essere

rimessi nel repository per essere visti dal resto degli sviluppatori, si

esegue un commit, che ci permette di scrivere un messaggio che

descriva le modifiche che sono state fatte al file.

I cambiamenti fatti saranno poi aggiunti alla copia principale.

Il senso di questi passaggi è abbastanza semplice: il collaboratore che

modifica qualcosa, prima di sottoporre le modifiche al sistema di gestione del

deposito, deve verificare che nel frattempo qualcun altro non sia intervenuto

negli stessi file; se CVS non riesce a sistemare le cose occorre rimediare

manualmente ai conflitti che si sono creati.

49

Per tenere traccia degli interventi dei singoli collaboratori, CVS gestisce un

numero di revisione indipendente per ogni file amministrato.

Altre operazioni disponibili sono:

• Aggiunta e rimozione di un file: le modifiche che si vogliono eseguire

possono anche coinvolgere un file completamente nuovo, o comportare

la rimozione di uno vecchio.

Si deve sempre eseguire un commit dopo l’aggiunta o rimozione di un

file affinché queste modifiche abbiano effetto.

L’operazione di rimozione non elimina il file dal repository, ma lo sposta

dalla lista corrente dei file mettendolo nell’attico del CVS. Questo attico

è una directory che viene creata automaticamente quando si elimina un

file, discendente di quella del modulo alla quale apparteneva il file, in

cui viene spostato il file che si vuole cancellare. Quando un’altra

persona estrarrà il modulo in futuro non potrà prendere i file che sono

stati rimossi. Tuttavia se si richiede una vecchia versione del file prima

che fosse rimosso, questa potrà essere prelevata dall’attico.

• Release: quando si è terminato di lavorare sulla propria copia locale e

si vuole eliminarla è possibile farlo con il comando release.

Questo cancella in modo sicuro gli effetti di una modifica al file.

• Tag e Rtag: con CVS è possibile segnare tutti i file di un modulo con un

nome simbolico.

Si usi Tag per contrassegnare la versione dei file che si sono

modificati. Il comando Tag è specifico per le copie locali, mentre l’Rtag

è specifico per i file del repository.

Questa funzionalità è utile nel caso si voglia rilasciare una copia dei file

per un vasto gruppo di persone, oppure se si vuole fissare un punto nel

processo di sviluppo di un file.

• History: serve per elencare le informazioni del repository, ad esempio i

moduli modificati, gli Rtag dei moduli..

50

• Log: permette di conoscere la sequenza degli interventi attuati su un

certo file, anche su quelli eliminati.

• Diff: Quando si modifica un file nella propria copia locale, prima di

inviarlo al deposito conviene verificare il suo stato e se necessario

aggiornarlo alla revisione presente nel deposito.

Prima di tale aggiornamento è possibile verificare quali siano le

differenze tra i due file con il comando diff.

Ogni versione di un file ha un unico numero di revisione. I numeri di revisione

sono rappresentati come ‘1.1’,1.2’,’1.3.2.2’ o anche ‘1.3.2.2.4.5’. Un numero

di revisione ha sempre anche un numero di interi decimali separati da un

periodo.

Per default, la revisione 1.1 è la prima revisione di un file. Ogni revisione

successiva è data da un nuovo numero incrementando il numero più a destra

di uno. CVS non è limitato a uno sviluppo lineare. L’albero di revisione può

essere diviso in rami, dove ogni ramo è una linea di sviluppo auto mantenuta.

Le modifiche fatte a un ramo possono essere facilmente spostate al tronco

principale. Ogni ramo ha un numero di ramo, consistente in un decimale

intero dispari separato da un periodo. Il numero del ramo è creato

aggiungendo un intero al numero di revisione dove il ramo corrispondente si

biforca. Avere rami numerati permette a più di un ramo di biforcarsi da una

certa revisione. Tutte le revisioni di un ramo hanno un numero di revisione

formato aggiungendo un numero ordinale al numero del ramo.

Quando CVS crea un numero di ramo preleva il primo intero non ancora

usato che inizia con 2. Così quando si vuole creare un ramo dalla revisione

6.4 sarà numerata 6.4.2. Tutti i numeri di ramo terminanti con 0 (come 6.4.0)

sono usati internamente da CVS.

Con le directory ci sono file history per ogni file sotto controllo di

versione.

51

Il nome del file history è il nome del file corrispondente con 'v' aggiunta alla

fine.

Il file history contiene, tra le altre cose, abbastanza informazioni per ricreare

ogni revisione del file, un log di tutti i messaggi di commit e il nome utente

della persona che ha fatto la revisione. I file history sono conosciuti come file

RCS, perchè il primo programma a salvare file in quel formato era un sistema

di controllo di versione conosciuto come RCS [10]. Questo formato di file è

diventato molto comune: molti sistemi, oltre a CVS e RCS possono importare

file history in quel formato.

CVS può accedere a un repository in diversi modi, ad esempio dal

computer locale o da un computer nella stessa stanza o uno in qualsiasi

parte del mondo.

Per distinguere fra questi metodi di accesso, il nome del repository può

iniziare con un metodo. CVS consente anche l’accesso ai sorgenti tramite

rete; quindi mantenendo i sorgenti su un computer remoto è possibile

accedervi anche tramite Internet. Attualmente tutti i maggiori progetti GNU

sono disponibili attraverso CVS, è quindi possibile scaricare dalla rete, giorno

dopo giorno, i file che sono stati modificati. Un esempio è il sito dello GNOME

[GNU]. Generalmente, usare un repository remoto è proprio come usarne uno locale,

eccetto che il formato del nome del repository è

:method:user@hostname:/path/to/repository.

Ci sono differenti modi per connettersi a repository remoti:

• Tramite RSh

• Tramite connessione diretta con autenticazione di password

• Tramite connessione diretta con Kerberos

I tipi di file che Cvs riesce a trattare nel modo più flessibile sono quelli di

testo e quindi qualsiasi file sorgente C, C++, Java, ecc..

52

2.3.2 Ricerche CVS non ha un motore di ricerca apposito per trovare un certo tipo di

documento. Usa una struttura ad albero delle directory per il salvataggio dei

file.

Tramite i numero di revisione di un file è possibile rintracciare una particolare

revisione di un file, che è fornita con una descrizione del contenuto e altre

parole chiave descritte qui di seguito che facilitano la ricerca.

Se si modifica un file all’interno della propria copia di lavoro in un modulo è

abbastanza semplice ritrovare lo stato di un file tramite i comandi status o log,

ma se si esportano i file dal proprio ambiente di sviluppo diventa più difficile

identificare il loro numero di revisione. RCS usa un meccanismo conosciuto

come sostituzione di parole chiave che ci permette di identificare più

facilmente i file. Ecco un elenco delle parole chiave che RCS supporta:

• Autore: il nome di accesso dell’utente che ha salvato la revisione

• Data: la data e l’ora in cui la revisione è stata creata

• Intestazione: un’intestazione standard che contiene il percorso

completo del file RCS, il numero di revisione, la data, l’autore, lo stato

del documento.

• Id: come l’intestazione, eccetto per il fatto che il nome del file RCS è

senza percorso.

• Nome: nome del tag utilizzato per estrarre il file

• Log: un messaggio di log fornito durante l’archiviazione, preceduto

dall’intestazione. Questa parola chiave è utile per accumulare un file log

completo in un file sorgente.

• RCSfile: il nome del file RCS senza un percorso

• Revisione: il numero di revisione assegnato alla revisione.

• Origine: il nome del percorso completo del file RCS

• Stato: lo stato assegnato alla revisione.

53

L’utilizzo di queste parole chiavi semplifica la ricerca di un determinato file da

parte degli utenti.

2.3.3 Gestione degli utenti In CVS è possibile creare gruppi di utenti con un determinato livello di

accesso, per facilitare ad esempio l’assegnazione di persone ad un unico

progetto. E’ possibile anche assegnare singolarmente ad un utente l’accesso

a un determinato file o a una specifica directory, con un livello di privilegio

specifico.

Spesso, può succedere che due persone provino a modificare lo stesso file

simultaneamente. Una soluzione, conosciuta come file locking o checkout

riservato, è di permettere solo a una persona alla volta di modificare ogni file.

Questa è la sola soluzione adottata da alcuni sistemi di controllo di versione,

inclusi RCS e SCCS.

Può anche essere possibile usare la funzionalità di watch insieme con

procedure adatte, per evitare di avere due persone che modifichino lo stesso

file contemporaneamente. Il modello di default usato da CVS è conosciuto

come checkout non riservato. In questo modello, gli sviluppatori possono

modificare la propria copia di lavoro di un file simultaneamente.

La prima persona che esegue i suoi cambiamenti non ha un modo

automatico per sapere che un altro ha iniziato a modificare il suo stesso file.

Se si tenta di eseguire quel file si riceverà un messaggio di errore. Bisognerà

quindi usare i comandi CVS per rendere aggiornata la copia di lavoro con la

revisione del repository. CVS supporta anche meccanismi che facilitano vari

tipi di comunicazione, senza applicare regole come invece fa il checkout

riservato.

Le directory all'interno del repository sono modificabili dalle persone che

hanno i permessi per modificare i file in ogni directory. Questo normalmente

implica che si crei un gruppo UNIX costituito dalle persone che possono

54

modificare i file del progetto, e selezionare il repository affinchè quel gruppo

sia associato a una directory. Questo significa che si può solo controllare

l'accesso ai file per directory.

Gli utenti devono anche avere accesso alla scrittura per estrarre i file, perchè

CVS crea file protetti. CVS prova a settare permessi di file per le nuove

directory che sono aggiunte dentro l'albero, ma si dovrebbero invece

assegnare manualmente nel caso in cui una nuova directory possieda

differenti permessi differenti dalla sua precedente.

Le directory di ciò che è stato inserito nel deposito sono dei moduli,

secondo la terminologia di CVS.

Nel momento in cui vengono create le directory, con i file relativi, questi

acquisiscono le proprietà dell'utente che ha eseguito il comando di

importazione; se si vuole che i dati siano accessibili anche ad altri utenti

collaboratori, occorre modificare qualcosa. Per esempio si può attribuire a

questi file e directory il gruppo definito inizialmente per l'accesso alla directory

amministrativa CVSROOT/, oppure si può scindere la gestione del progetto in

modo da individuare dei sottogruppi competenti per i sottomoduli rispettivi.

Dato questo tipo di impostazione, prima di iniziare a fare qualunque cosa, gli

utenti che collaborano alla gestione di questi moduli dovrebbero inserirsi nel

gruppo stabilito.

2.3.4 Strumenti di collaborazione Per quanto riguarda questo aspetto, CVS non ha molti strumenti per

permettere la collaborazione tra i diversi utenti. Spesso è utile informare gli

altri che si sta archiviando una nuova revisione di un file. Si possono

utilizzare le funzionalità dei file moduli o i file Loginfo di CVS per mandare

delle mail a tutti gli sviluppatori o per postare un messaggio in un newsgroup

locale.

55

2.4 Lotus Domino.doc Domino.Doc [11] è una soluzione di gestione dei documenti costruita per i

calcolatori distribuiti e basati su reti. Questi necessitano di gestire e

condividere documenti in vari formati tra differenti gruppi e utenti.

Domino.Doc serve a organizzare, gestire e archiviare tutti i documenti

dell’azienda, e a renderli accessibili sia all’interno che all’esterno della propria

organizzazione.

Le sue caratteristiche sono :

• ODMA (Open Document Management API): permette agli utenti di

lavorare tramite le applicazioni alla quale sono abituati, come Office e

Smartsuite.

Gli utenti possono usare queste applicazioni per aprire o salvare

documenti in Domino.doc

• Sicurezza: a livello di librerie, file cabinet, cartelle o documenti,

mediante assegnazione di diversi livelli di privilegio agli utenti.

• Estrazione e Archiviazione: funzioni che assicurano l’integrità del

documento quando molti utenti vogliono modificare o gestire lo stesso

documento simultaneamente

• Ricerca: possibilità di ricerca all’interno di librerie e file cabinet , e di

ricevere una singola vista dei risultati

• Versioni multiple: possibilità di archiviare versioni multiple di un

documento con lo scopo di rintracciare le diverse revisioni e fornire un

controllo complessivo delle attività

• Replica di domini: possibilità di accedere a copie di Domino.Doc da

differenti domini

• Replica Server to Server: per la distribuzione di file cabinet e del loro

contenuto in locazioni remote

• Gestione del ciclo di vita: per la creazione, revisione, approvazione,

rilascio e archiviazione dei documenti

56

• Integrazione con Lotus Workflow: per iniziare un processo di

Workflow e accedere allo status di lavoro del workflow gestito all’interno

di Lotus Workflow

• Integrazione con Windows Explorer: per utilizzare un file manager

familiare per lavorare con Domino.Doc

2.4.1 Gestione dei documenti In Domino.Doc si possono creare documenti dallo strumento di scrittura

preferito e poi salvare il contenuto direttamente nella libreria. Quando si salva

un documento nella libreria, si indica una locazione per l’archiviazione, un file

cabinet o una cartella, e si può scegliere un profilo di documento da una lista

predefinita di tipi di documenti. Se il tipo di documento ha un gruppo di

attributi, si possono inserire valori nei campi per rendere il documento più

facile da organizzare e localizzare.

Domino.Doc fornisce molti modi per aggiungere documenti esistenti alle

sue librerie. Si può aggiungere un documento direttamente nel file cabinet di

Domino.Doc utilizzando un’applicazione integrata per creare o modificare un

documento, e poi salvarlo nella libreria specificata.

Si possono portare file esistenti nella libreria di Domino.Doc nei seguenti

modi:

• Inviandoli tramite browser

• Inviando file esistenti con Notes

• Importando i file con Notes

• Catturando documenti di Notes esistenti

• Selezionando e trascinando i file con Internet Explorer

• Aggiungendo nuovi documenti con Internet Explorer I tipi di documento forniscono ai file maggiori informazioni rispetto a quelle

di base del titolo, rendendo più agevole la ricerca successiva del documento.

57

Per ogni tipo di documento possono essere specificati attributi estesi

appropriati.

Possono essere anche specificate opzioni per la versione, revisione,

approvazione, archiviazione, ritrovamento e workflow di un documento.

Quando si prepara e configura Domino.Doc per il proprio sito,

l’amministratore di sistema definisce tutti i tipi di documento per l’intera

libreria. Quando si creano i file cabinet, i tipi di documento permessi saranno

archiviati dove specificato.

Quando si crea un file cabinet, il creatore specifica chi può leggere e

specificare il documento che sarà archiviato nel file cabinet, e specifica il

livello di protezione di default per il documento. Se il controllo di accesso di

default specificato per il file cabinet è di ereditare le impostazioni di sicurezza

della cartella, la lista degli utenti che creeranno documenti nella cartella

erediterà le impostazioni della cartella. Gli autori possono cambiare l’accesso

in base ai documenti.

L’accesso ai documenti può essere dato solo agli utenti che hanno anche

accesso al file cabinet specificato per quei documenti. Domino.Doc fornisce due livelli per il controllo di versione dei documenti: le

bozze e le versioni. Si possono salvare documenti come bozze attraverso i

cicli di scrittura e di revisione. Quando la bozza finale è stata approvata ed è

pronta per essere pubblicata, si può salvarla come una versione.

• Le versioni hanno una rappresentazione dei numeri intera, come 1, 2, 3

• Le bozze hanno un numero intero e una frazione decimale, che mostra

la relazione con la versione, ad esempio 1.1 , 1.2 , 1.3

• Per un nuovo documento che non è ancora stato salvato come

versione, le bozze appariranno con uno zero, come ad esempio 0.1 ,

0.2 , 0.3 eccetera.

• Un nuovo documento che non è stato ancora archiviato apparirà come

0.0.

58

Le bozze dei documenti sono utili per i progetti collaborativi, nei quali diverse

persone contribuiscono ai contenuti. L’accesso alle bozze o al lavoro in corso

può essere differente all’accesso alle versioni pubblicate. Mentre gli editor di

bozze lavorano su un nuovo documento o ne stanno modificando uno

esistente, gli altri utenti vedranno solo quello che è stato precedentemente

pubblicato, non quello che è ancora in corso di svolgimento. Solo l’ultima

copia di un documento può essere estratta per la modifica.

Se una versione ha una bozza riferita ad essa, solo la bozza può essere

estratta.

L’opzione di archiviazione dipende dal fatto di lavorare su un documento che

è una bozza o una versione, e sul fatto che le bozze siano o meno abilitate

per quel tipo di documento. Per documenti come i promemoria che sono

creati in una singola sessione di compilazione, e non hanno bisogno di

collaborazione, revisione o approvazione da parte di altri, le bozze non sono

necessarie. Quando una versione (1.0) è estratta, si crea una copia di lavoro.

La copia di lavoro può essere archiviata come una nuova copia di lavoro o

come bozza. Se è archiviata come nuova versione (2.0), il compilatore può

scegliere se sostituire o mantenere la precedente versione (1.0). Se il

documento è archiviato come bozza, la versione corrente è ancora la

versione originale (1.0), e la copia di lavoro diventa una bozza (1.1). Le bozze

forniscono una storia dell’evoluzione del documento. Se non si ha bisogno di

tenere una cronologia, si può scegliere di eliminare tutte le bozze quando si

salva il documento come versione. Ad esempio se si archivia la bozza 1.5

come versione 2.0, si possono cancellare tutte le bozze dalla 1.1 alla 1.5.

Molti documenti attraversano una serie di stati che collettivamente

formano il ciclo di vita del documento. Questi stati includono la creazione,

revisione, approvazione, rilascio e archiviazione del documento. Le opzioni di

revisione, approvazione e archiviazione del documento possono essere

abilitate o disabilitate, e i parametri possono essere ereditati dal tipo di forma

del documento.

59

• Preparazione del documento: facilita la creazione e la compilazione

iniziale di un documento da uno o più compilatori

• Revisione del documento: invia la bozza di un documento a un

gruppo di utenti per la revisione

• Approvazione del documento: invia la bozza di un documento a un

gruppo di utenti per l’approvazione o per il rifiuto.

Uno o più utenti devono approvare un documento prima che questo

giunga allo stato successivo. Durante il ciclo di approvazione, non

vengono fatti cambiamenti o commenti al contenuto del documento.

Tuttavia approvatori possono allegare commenti al documento.

• Rilascio del documento: un documento viene rilasciato quando ha

completato il suo ciclo di vita di compilazione.

Le proprietà della versione rilasciata del documento saranno

probabilmente differenti da quelle della versione bozza.

• Archiviazione del documento: riguarda il salvataggio di un

documento obsoleto in un deposito alternativo (ad esempio il file

system, un database relazionale o un disco ottico).

• Stato del documento: descrive gli specifici punti della vita di un

documento. Questi sono i seguenti:

o Nuovo: un documento prima che sia archiviato per la prima volta

o Bozza: il documento è stato modificato da uno o più utenti

o In revisione: il documento è in revisione da uno o più revisori

o Revisione completata: la bozza corrente ha completato il ciclo di

revisione

o In attesa di approvazione: la bozza corrente è nel processo di

approvazione

o Approvato: la bozza corrente è stata approvata ma non

archiviata come versione

o Rifiutato: la bozza corrente è stata rifiutata durante il processo di

approvazione

60

o Rilasciato: il documento è stato archiviato come versione.

Molti documenti collaborativi devono essere revisionati, commentati e

modificati da un gruppo di persone prima della pubblicazione del documento.

Ogni bozza di documento può essere sottoposta a revisione da un

modificatore di bozze, purché le bozze non siano disabilitate per il tipo di

documento e sia impostato un ciclo di revisione. Quando l’ultimo revisore

termina, il creatore del documento viene notificato, e lo stato del documento

diventa di “revisione completata”.

Colui che inizia il processo di revisione può cambiare la lista dei revisori e

cancellare il ciclo di revisione in ogni momento prima che la revisione sia

completata. Molti documenti richiedono un’approvazione prima di essere rilasciati o

finalizzati. Se il documento richiede un ciclo di revisione, la revisione deve

essere completata prima di iniziare il ciclo di approvazione. Ogni bozza può

essere sottoposta a un processo di approvazione da un modificatore di

bozze, purchè le bozze non siano disabilitate per il tipo di documento e sia

impostato un ciclo di approvazione. Se qualche approvatore rifiuta il

documento (ad esempio perché mancano alcune informazioni sul documento

o perché questo deve essere modificato), il ciclo di approvazione termina. Quando un documento non ha più bisogno di un accesso regolare e

immediato, si può archiviare il suo contenuto in un archivio esterno dalla

quale può essere facilmente recuperato. Quando si aggiunge un tipo di

documento a una libreria, l’amministratore del sistema specifica opzioni di

archiviazione che controllano come e quando i documenti sono archiviati.

Linee guida per l’archiviazione:

• I documenti possono essere archiviati solo dalla copia principale del file

cabinet

• Se un documento è estratto, il documento corrente (versione o bozza) ,

non può essere archiviato

61

• Le copie di lavoro non possono essere archiviate

• Se si eliminano le bozze, anche ogni copia di revisione associata alla

bozza sarà eliminata

• Non si può selezionare l’ultima versione per l’archiviazione, se quella

versione ha una bozza estratta, o se la bozza ha un ciclo di revisione o

di approvazione in corso

Le funzionalità di estrazione e archiviazione dei documenti di Domino.Doc

permettono di mantenere l’integrità dei documenti. Ogni autore o redattore

può estrarre un documento. Quando ciò accade, il programma rilascia il

documento all’utente e nega agli altri la possibilità di estrarre lo stesso

documento, finche questo non sarà di nuovo archiviato. Gli altri utenti

possono però vedere il documento mentre questo è estratto, ma non possono

modificarlo. Questo assicura il fatto che gli utenti stiano vedendo e prendendo

decisioni sulle informazioni più aggiornate piuttosto che su un lavoro in corso.

I documenti che sono in un ciclo di revisione o di approvazione non possono

essere estratti.

La funzionalità di inoltro dei documenti permette di spedire agli altri

utenti e-mail che includono contenuti del documento, collegamenti al

documento, o entrambi.

Si possono inoltrare documenti dalla cartella o dal profilo del documento, da

Notes o da un browser web.

Se si ha un livello di accesso sufficiente, si possono cancellare i

documenti dalla libreria di Domino.Doc. Quando si lavora da browser (Vedi

Fig.4), per eliminare un documento si deve prima aprire il profilo e poi

eliminare il documento.

In Domino.Doc, cancellare un documento ha conseguenze sulle versioni e

sulle bozze collegate a quel documento.

62

A seconda dello stato del documento, si possono selezionare diverse opzioni

per l’eliminazione dello stesso:

• Cancellare la bozza corrente

• Cancellare tutte le bozze della versione corrente

• Cancellare la versione corrente

• Cancellare tutte le versioni

• Cancellare una bozza di revisione

Quando si elimina qualcosa si seguono le seguenti relazioni:

• Se si cancella l’ultima versione di un documento, tutte le bozze basate

su quella versione saranno cancellate

• Se si cancella l’ultima bozza del documento, opzionalmente si possono

cancellare le bozze precedenti del documento

• Se si sceglie di cancellare una versione corrente o una bozza, e esiste

una versione o bozza precedente, il documento precedente diventa

quello corrente

Fig.4 Accesso a Domino.Doc tramite browser

63

2.4.2 Ricerche Domino.Doc fornisce diversi modi per trovare e aprire documenti archiviati

nelle sue librerie. Come risultato delle attività di ricerca sulla libreria, si

otterranno gruppi di documenti, inclusi:

• Risultati di ricerca: lista di documenti che soddisfano il criterio di

ricerca

• Favoriti: lista di documenti che sono stati segnati come favoriti

• History (Modificati recentemente): lista degli ultimi cinque documenti

(e cartelle) alla quale si è acceduto o che si sono modificati in questa

libreria

• Ciclo di vita: lista dei documenti alla quale si ha accesso che sono nel

processo di revisione o di approvazione

• Estratti: lista dei documenti che sono stati estratti

Si possono eseguire ricerche da qualsiasi interfaccia utente, sia semplici che

avanzate. Nella ricerca semplice si utilizza una parola o una stringa di testo,

mentre in quella avanzata si possono specificare parametri per dettagliare la

ricerca. La ricerca può essere eseguita sull’intera libreria o limitata a file

cabinet specifici.

Si possono salvare le query di ricerca per un successivo riutilizzo, oppure è

possibile eliminarle. A ricerca completata si ottiene una lista di documenti che

corrispondono ai criteri di ricerca. Si può poi selezionare qualsiasi documento

trovato per lavorare su di esso.

Si possono creare documenti e cartelle “favorite” per un accesso veloce

direttamente dalla libreria. Se la lista dei favoriti contiene il documento che si

sta cercando si può aprirlo direttamente selezionandolo dalla lista. Si può

accedere alla lista dei favoriti, aggiungere e togliere elementi da questa

utilizzando l’interfaccia di Domino.Doc. Il collegamento ai favoriti è associato

con la versione corrente di un documento; non si può associare un favorito

64

con una precedente versione o bozza, o con una copia di lavoro. Quando si

accede alla vista dei favoriti sul programma, si accede solo ai propri favoriti.

Solo gli amministratori possono visualizzare la lista dei favoriti di tutti gli

utenti, ma solo se utilizzano il client Notes.

Domino.Doc mantiene una lista degli ultimi cinque documenti modificati.

Anche la lista degli ultimi cinque documenti modificati può essere vista

dall’interfaccia del programma, e se il documento che si ricerca è in questa

lista lo si può aprire direttamente. Anche in questo caso gli utenti possono

accedere solo alla lista dei propri documenti, a meno che non siano

amministratori. In tal caso possono visualizzare tutte le liste degli utenti.

2.4.3 Gestione degli utenti Si può gestire la sicurezza a livello di file cabinet, cartelle e documenti. Ogni

file cabinet ha una lista di utenti che definisce chi può accedere al file cabinet

e le operazioni che si possono eseguire. La lista degli utenti può includere

utenti con ID registrato e utenti web registrati, con nomi e password personali

salvati nella rubrica.

La lista utenti per il file cabinet definisce questi utenti:

• Lettori: possono leggere documenti, ma non possono creare o

modificare documenti salvati nel file cabinet

• Editor: possono creare e modificare documenti contenuti nel file

cabinet, inclusi quelli creati da altri

• Manager: possono modificare il livello di sicurezza del file cabinet e

forzare l’archiviazione dei documenti

Se un file cabinet è impostato affinché le cartelle ereditino il suo livello di

sicurezza, e affinché i documenti ereditino la sicurezza delle cartelle, si

possono solo escludere i lettori e gli editori, cambiare un editore in lettore, o

65

promuovere un editor a manager. Ogni cartella ha una lista di utenti che

definisce chi può accedere ad essa e le operazioni che si possono eseguire.

La lista degli utenti della cartella è limitata alla lista degli utenti del file cabinet,

ma il creatore della cartella (manager) può sovrascrivere le impostazioni di

default.

La lista degli utenti per le cartelle definisce i seguenti utenti:

• Lettori: possono vedere le cartelle. Non possono cambiare le proprietà

delle cartelle né aggiungere o togliere documenti dalle cartelle.

• Editor: possono vedere e modificare le proprietà delle cartelle e le

informazioni del profilo. Possono aggiungere documenti alle cartelle.

• Manager: possono modificare il livello di sicurezza delle cartelle,

cancellarle e modificare tutti i documenti contenuti in esse.

Anche per ogni documento esiste una lista di utenti che definisce chi può

accedere ad essi e le operazioni che si possono eseguire.

La lista degli utenti per i documenti definisce i seguenti utenti:

• Lettori: possono vedere le versioni dei documenti ma non le bozze.

Non possono cambiare il contenuto o le proprietà dei documenti o

spostare un documento su un’altra cartella

• Editor: possono vedere e modificare il contenuto del documento, le

proprietà e le informazioni del profilo.

Non possono vedere le copie di lavoro estratte dagli altri utenti.

• Manager: possono modificare il livello di sicurezza del documento,

spostare il documento su una cartella differente e cancellare il

documento.

Per essere un manager di documenti, un utente deve avere anche

almeno il livello di accesso editor alla cartella che contiene il

documento.

66

Domino.Doc fornisce l’accesso a certe funzionalità attraverso gruppi che

devono essere aggiunti alla rubrica. Questi gruppi sono creati

automaticamente durante la creazione della prima libreria, per default.

Alternativamente, si possono aggiungere manualmente prima di iniziare a

lavorare con la libreria del programma.

Questi cinque gruppi di “utenti speciali”, o gruppi a livello di sito, hanno

nomi fissi che non possono essere cambiati.

• Amministratori del sito: tutti gli utenti che possono creare e

amministrare librerie.

Ai membri di questo gruppo è garantito l’accesso a tutti i database di

Domino.Doc.

Gli amministratori del sito sono i soli utenti che possono creare librerie o

eseguire installazioni generali o operazioni di aggiornamento.

Possono anche compiere tutte le operazioni proprie degli amministratori

e degli utenti.

• Amministratori: tutti gli utenti alla quale è permesso amministrare

Domino.Doc. Anche a questi utenti è fornito l’accesso ai database.

Dovrebbero anche avere accesso come autori alla rubrica, per

permettere loro di modificare i gruppi di Domino.Doc, ma non gli altri

gruppi.

• Creatori di File Cabinet: tutti gli utenti che possono creare file cabinet:

ai membri di questo gruppo è fornito accesso come designer al

template del file cabinet, in modo che possano creare sottotipi di

documenti e tipi di cartelle.

• Utenti: tutti quelli che usano Domino.Doc devono appartenere al

gruppo utenti o al gruppo amministratori o al gruppo dei creatori dei file

cabinet. Domino.Doc gestisce le appartenenze al gruppo di utenti

automaticamente.

67

• Editor di rubrica: tutti gli utenti che possono creare o modificare la

rubrica del server.

2.4.4 Strumenti di collaborazione La funzionalità forum permette agli utenti di creare argomenti di discussione e

risposte per i documenti di Domino.Doc.

La struttura degli argomenti e delle risposte è collegata e accessibile per

ogni bozza o versione collegata a un documento. Basta che esista anche

una sola versione di un documento affinché venga mantenuta la struttura

della discussione.

• I nuovi argomenti principali dei documenti che sono creati

dall’interno della struttura della discussione ereditano le impostazioni

di sicurezza dall’ultima bozza o versione di un documento che

l’autore può vedere

• I nuovi argomenti principali dei documenti che sono creati

direttamente da una versione o bozza, ereditano le impostazioni di

sicurezza di quel documento

• Le risposte ai documenti ereditano sempre il livello di sicurezza dal

documento superiore

• Un gestore di documento può cancellare alcune o tutte le discussioni

su un documento

• Cancellare tutte le versioni di un documento forza la cancellazione di

tutte le discussioni correlate al documento, a meno che non rimanga

almeno una versione del documento

68

2.5 Docs Manager Le caratteristiche principali di Docs Manager [12] sono la generazione, la

compressione e la decompressione, la manipolazione, l’archiviazione, la

ricerca, visualizzazione, stampa e distribuzione delle immagini archiviate.

2.5.1 Gestione dei documenti L’acquisizione dei documenti può avvenire nei seguenti modi:

• Tramite importazione da file

• Tramite importazione da fax server

• Tramite importazione da exchange

• Tramite importazione da scanner

• Tramite importazione da fotocamera digitale

• Tramite importazione da spool di stampa

Docs Manager ha dei diversi moduli aggiuntivi:

Con il modulo Docs-Fax di collegamento al fax server, può acquisire i

documenti direttamente dal programma fax in tempo reale.

Con il modulo Docs-mail per il collegamento ad Outlook, può acquisire i

documenti mail da Exchange direttamente in tempo reale.

Docs Manager si interfaccia a qualsiasi tipo di scanner Twain.

E’ possibile acquisire documenti singoli oppure più documenti

contemporaneamente che abbiano le stesse caratteristiche per accelerare la

procedura di produzione.

Le operazioni principali eseguibili sono:

• Immettere un documento nei fascicoli

• Esportare un documento

• Stampare la lista dei documenti

• Visualizzare i movimenti dei documenti

69

• Inviare i documenti ad altri utenti

• Inserire nuove revisioni dei documenti

• Inserire e visualizzare note

• Mostrare e modificare il profilo dei documenti

• Avviare dei processi di workflow

• Aprire in visualizzazione il documento

• Impostare i permessi sui documenti

• Visionare i log dei documenti

I documenti possono essere catalogati in fascicoli o cartelle.

Ogni fascicolo può avere diversi sotto fascicoli i quali a loro volta possono

averne altri e così via. Ogni fascicolo è soggetto a criteri di riservatezza per

utente o gruppi di utenti. In ogni fascicolo è possibile inserire un numero

infinito di documenti.

L’inserimento dei documenti nei fascicoli può essere fatto manualmente

oppure associando un criterio che permetta a Docs Manager di provvedere

ad archiviare in maniera automatica i documenti nei fascicoli.

I tipi di documento di Docs Manager sono strutturati su tre livelli

opzionali, quindi in base alla propria organizzazione è possibile scegliere il

dettaglio più indicato. Una tipologia strutturata di documenti porta vantaggi sia

per le ricerche che nella definizione dei flussi di workflow, nell’assegnazione

di campi aggiuntivi specifici per il tipo di documento e per la gestione dei livelli

di accesso.

Non esiste nessun limite al numero delle tipologie di documento che è

possibile creare. Ad ogni tipologia è associato uno stato che ne verifica la

validità.

In Docs Manager è possibile strutturare la definizione dei campi che

compongono il profilo del documento (Vedi Fig.5). Il profilo è l’insieme delle

informazioni che caratterizzano il documento. Ad esempio il mittente, il

destinatario, l’oggetto, la data. Oltre ad una serie di campi standard è

possibile aggiungere al profilo dei campi definiti dall’utente.

70

Questi campi aggiuntivi possono essere di tipo generico, cioè applicati

su tutte le tipologie di documenti, oppure di tipo specifico e cioè applicati solo

a determinate tipologie di documenti. Tutti i campi aggiuntivi definiti

dall’utente sono oggetto di ricerca.

Fig.5 Profilo di documento

Un documento archiviato in Docs Manager non è più modificabile, in quanto il

programma garantisce l’integrità dei documenti. E’ comunque possibile

registrare nuove revisioni del documento alle quali Docs Manager assegna

un numero progressivo univoco. L’ultima revisione diventa il documento

principale mentre le revisioni precedenti finiscono in un archivio storico

sempre consultabile.

Si possono inserire nuove revisioni dei documenti anche con la cartella di

archiviazione automatica. Salvando un documento in quella cartella, il

sistema è in grado di capire che si tratta di un documento già esistente in

archivio e procede alla sua memorizzazione come revisione nuova, salvando

la versione precedente in un archivio storico. Attraverso la gestione delle

revisioni è sempre possibile consultare le versioni precedenti dei documenti e

sapere che tipo di procedure sono state attivate.

Uno strumento utile di Docs Manager è Docs Web, che è un modulo

che permette la consultazione e l’immissione dei documenti dal web.

71

Permette anche di eseguire la ricerca e visualizzazione dei documenti, di

immettere e visualizzare note su di essi, cambiare il profilo di un documento e

inserirne uno nuovo tramite upload.

Un altro, Docs Fax, consente di inviare i documenti cartacei via fax e

contemporaneamente di archiviarli in Docs Manager.

Si selezionano i diversi destinatari del fax, quindi il sistema recupera i numeri

dalla rubrica interna di Docs Manager, si passa il documento cartaceo nello

scanner e questo verrà inviato successivamente da Docs Manager. Se il fax

va a buon fine viene anche archiviato automaticamente in Docs Manager.

Qualsiasi organizzazione utilizza al proprio interno dei moduli

predefiniti, che possono essere ad esempio ordini, commissioni,

comunicazioni interne, fax eccetera.

Con Docs Manager si possono gestire, creare, organizzare ed utilizzare in

modo integrato tutti i moduli della propria organizzazione. Dopo aver creato il

modulo in Word o Excel questo viene importato in Docs Manager e reso

disponibile in forma pubblica o privata agli utenti, che direttamente da Docs

Manager potranno compilare il modulo e contemporaneamente archiviare il

documento generato, rendendolo disponibile per altri processi quale il

workflow o la diffusione.

2.5.2 Ricerche Docs Manager fornisce anche un sistema di ricerca dei documenti.

Tramite la tecnologia relazionale l’utente autorizzato potrà selezionare

un set di documenti fornendo o scegliendo tra più filtri. E’ possibile eseguire

le ricerche su tutti i campi del profilo di documento, siano essi di default,

generali o specifici per il tipo di documento. E’ inoltre possibile eseguire le

ricerche sulle note allegate ai documenti. Si possono anche salvare le

ricerche che vengono eseguite più frequentemente per richiamarle

all’occorrenza (Vedi Fig.6).

72

Fig.6 Risultati di una ricerca in forma tabellare

2.5.3 Gestione degli utenti Docs Manager riconosce gli utenti di rete definiti su Win Nt/2000 server ed

assegna a questi utenti determinate impostazioni di default che verranno

decise dall’amministratore. Inoltre consente la definizione di gruppi di utenti,

in base generalmente all’appartenenza allo stesso reparto o allo stesso ufficio

o al tipo di mansioni svolte. Questo consente di inoltrare o assegnare un

documento o un task a più persone contemporaneamente e in un’unica

operazione. Ad ogni utente vengono associati dei criteri di riservatezza e

operazioni consentite specifici.

La riservatezza è impostata sulla tipologia dei documenti: possono

essere create diverse tipologie di documenti, a seconda delle esigenze, e ad

ogni utente vengono assegnate le tipologie di documenti alla quale ha

accesso. In Docs Manager è possibile definire fino a tre livelli di tipologie di

documenti in forma scalare e strutturata. Inoltre per ogni singolo documento è

possibile definire un ulteriore livello di riservatezza.

73

2.5.4 Strumenti di collaborazione Docs Manager gestisce la distribuzione dei documenti a partire dal loro

ricevimento, in modo da determinarne la tipologia e smistarli

successivamente ai diretti interessati. La casella di posta è il punto nevralgico

per la diffusione dei documenti tra gli utenti; attraverso di essa è possibile

ricevere ed inviare messaggi con allegati i documenti. E’ anche possibile

consultare in qualsiasi momento lo stato del documento per verificare quali

utenti ne abbiano preso visione. La funzione della casella di posta è la

gestione della circolazione dei documenti all’interno della struttura aziendale.

Docs Manager possiede una propria rubrica interna nella quale

vengono registrati tutti i mittenti e destinatari dei documenti.In base ad essa il

programma controlla l’esistenza del nominativo in rubrica.

Lo scopo della rubrica è di velocizzare la fase di inserimento dati e di

evitare duplicazioni dello stesso nominativo. La rubrica può essere aggiornata

o manualmente solo dagli utenti incaricati, o da quelli che possiedono le

autorizzazioni necessarie oppure attraverso sistemi automatici, con

collegamenti a database esterni come DB2 [14] , As/400 [15], Oracle [5] ,

Exchange [16]. Le informazioni inserite nella rubrica serviranno anche per

inviare fax o mail in forma automatica.

2.6 Analisi Comparata dei prodotti Riassumiamo qui brevemente le funzionalità dei prodotti, anche grazie a una

tabella finale.

Possiamo notare che tutti i prodotti forniscono la possibilità di gestire le

versioni dei documenti.

Per quanto riguarda la modifica simultanea di un documento da parte di

più utenti, solo CVS fornisce questa funzionalità, mentre gli altri prodotti

consentono la sola consultazione di documenti pubblicati e non delle bozze di

74

un documento in fase di revisione da parte di un utente. Inoltre solo un utente

alla volta può lavorare su una bozza di documento. Finchè questo non viene

pubblicato, agli altri sarà possibile accedere solo alle vecchie versioni

pubblicate del documento.

Per quanto riguarda il ciclo di vita dei documenti, SharePoint e

Domino.Doc forniscono un processo di approvazione per i documenti

notificando via mail i revisori affinché approvino o meno le modifiche, per

consentire la pubblicazione del documento, mentre CVS e Docs Manager

non hanno questa funzionalità.

Tutti i prodotti offrono la possibilità di gestire documenti elettronici, Sharepoint

ha una migliore gestione soprattutto dei documenti di office, grazie alla

possibilità di integrazione con Word, Excel e Powerpoint, CVS è ottimizzato

soprattutto per la gestione di file sorgenti di programma e di testo, ma

entrambi possono gestire anche altri tipi di file. Domino.doc gestisce qualsiasi

tipo di file, mentre Docs Manager è specializzato nella gestione delle

immagini, e in più offre la possibilità di importare documenti cartacei in

formato elettronico, tramite Scanner, Fax o fotocamera digitale.

Per la ricerca dei documenti, tranne CVS che utilizza parole chiave e la

struttura ad albero di directory per gli archivi, gli altri 3 prodotti hanno in

comune un motore di ricerca full-text e la possibilità di creare profili di

documento personalizzati da associare ai documenti. Sharepoint in più offre

la possibilità di utilizzare categorie e i documenti di maggiore rilevanza per

velocizzare la ricerca, oltre alla possibilità di creare origini di contenuto su cui

effettuare la ricerca, siano esse siti web o cartelle della propria intranet o

altro. Inoltre permette anche di sottoscrivere documenti, cartelle o ricerche

indicate dall’utente, in modo da essere notificato via sito o tramite posta

elettronica quando avviene una modifica sul documento, cartella o risultato di

ricerca sottoscritto. Domino.Doc per la ricerca di documenti dà la possibilità di

creare documenti e cartelle favoriti, e tiene traccia dei documenti modificati

più di recente.

75

Tutti i prodotti hanno una gestione degli utenti basata su ruoli, con

l’assegnazione di differenti livelli di accesso a cartelle e documenti e la

possibilità di creare gruppi di utenti. In base a questi ruoli assegnati un utente

potrà eseguire un numero variabile di operazioni, sia sui documenti che nella

configurazione del prodotto.

Per quanto riguarda gli strumenti di collaborazione disponibili,

Sharepoint fornisce la funzionalità di discutere un documento tramite

discussioni web sul sito, mentre CVS e Docs Manager utilizzano la posta

elettronica, e Lotus Domino.Doc utilizza un forum per la comunicazione tra

utenti.

Riassumiamo i punti principali di ogni prodotto in una tabella:

76

Funzionalità Nome Prodotto

Microsoft Sharepoint Portal Server

CVS (Concurrent Version System)

Lotus Domino.Doc

Docs.Manager

Tipi di documento gestiti

-Tutti, in particolare quelli di Office

-Tutti, in particolare File Sorgenti e di testo

- Tutti -Tutti,anche cartacei

Versioni del documento - Supportate - Supportate - Supportate - Supportate Modifica contemporanea di un documento da parte di più utenti

-Non Consentita

- Consentita -Non Consentita

-Non Consentita

Accesso ai documenti -Tramite cartelle web -Tramite sito Dashboard -Da esplora risorse

-Tramite struttura ad albero delle directory -Tramite web

-Tramite una struttura a cartelle -Tramite Browser

-Tramite una struttura a cartelle e fascicoli -Tramite Web,con il modulo Docs Web

Ricerche di Documenti - Motore di ricerca Full-text - Categorie - Sottoscrizioni- Documenti di maggiore rilevanza - Origini di contenuto

- Parole Chiave -Tramite esplorazione di directory

- Documenti e cartelle favoriti - Documenti modificati recentemente - Motore di ricerca Full-text

- Profili di documento - Motore di ricerca Full-text

Gestione Utenti -Basata su ruoli

- Basata su ruoli

- Basata su ruoli

- Basata su ruoli

Strumenti di collaborazione

-Discussioni Web

- Mail - Forum - Mail

77

CAPITOLO 3 Portale di Gestione Documentale a

supporto dell’attività universitaria

In questo capitolo, dopo aver illustrato il dominio applicativo di interesse ed

aver individuato tre diversi scenari distinti, quello riguardante la ricerca, un

secondo riguardante l’attività di tesi e il terzo che riguarda l’attività didattica,

abbiamo proceduto alla scelta del prodotto di gestione documentale che

soddisfa in modo migliore i requisiti, verificando quale fosse più

corrispondente alle esigenze che abbiamo individuato nei paragrafi

riguardanti i singoli scenari.

3.1 Lo Scenario

Siamo nel contesto dell’università di Camerino e vogliamo costruire un

software di supporto alla gestione dei documenti presenti in tutte le attività

svolte dal personale universitario. In particolare ci concentriamo su un gruppo

di ricerca composto da circa 20 persone di diverso grado e ruolo, interne ed

esterne all’università, che collaborano nell’attività didattica e di ricerca.

3.2 Descrizione del Dominio Applicativo Procediamo all’analisi del dominio applicativo per il nostro caso. Gli utenti del

portale che andremo a costruire sono personale appartenente allo staff

universitario. Questo staff è composto da professori, ricercatori, dottorandi,

collaboratori esterni, studenti in tesi e studenti. I Membri dello staff sono poi

78

organizzati in gruppi che collaborano attivamente per scopi differenti. In

particolare ci sono tre possibili situazioni di collaborazione che si possono

venire a creare:

• Ricerca: l’attività di ricerca implica la produzione di software, la scrittura

di articoli e di documentazione di vario genere, l’organizzazione e

l’archiviazione dei documenti letti, come gli articoli prodotti da altri

ricercatori. Nell’ambito della ricerca c’è una ampia collaborazione tra i

professori, i ricercatori e i dottorandi che si concretizza in un fitto

scambio di email e in lunghe discussioni spesso fatte in rete su forum

privati. Diversi membri di un gruppo di lavoro possono essere esterni

all’università stessa e spesso contengono anche studenti in tesi che

lavorano su argomenti affini.

• Tesi: l’attività di Tesi riguarda principalmente gli studenti in tesi, i

professori relatori dei tesisti, i correlatori, eventuali collaboratori del

relatore e altri studenti. Gli studenti in tesi interagiscono soprattutto con

il relatore e il correlatore, ai quali inviano di volta in volta i documenti

che producono per la loro tesi affinché vengano revisionati e corretti. Gli

studenti in tesi possono ricercare materiale esistente di interesse per la

propria tesi fra i documenti prodotti da altri studenti, professori,

dottorandi, ricercatori, oppure in rete su siti attinenti all’argomento della

propria tesi. Gli studenti in tesi possono collaborare con altri professori,

con altri dottorandi o con collaboratori esterni dell’università, come ad

esempio professori di altre università o referenti di ditte interessate

all’oggetto della tesi.

• Didattica: l’attività didattica coinvolge i professori docenti dei vari corsi,

gli studenti che seguono i corsi, i tutor (che possono essere studenti,

laureati o dottorandi) e gli esercitatori. I professori producono

documenti relativi ai corsi che tengono, come ad esempio dispense,

esercizi, ed appunti che pubblicano per renderli disponibili agli studenti.

Questi li consultano insieme a guide e manuali attinenti al corso, ma

79

non possono modificarli. Gli studenti collaborano tra di loro e con i

docenti per svolgere i progetti e gli esercizi assegnati nel corso

dell’attività didattica, che potranno essere pubblicati una volta

completati (dopo una revisione del lavoro da parte del professore e del

tutor della materia). Per interagire fra di loro gli studenti, i professori gli

esercitatori e i tutor utilizzano forum, posta elettronica e discussioni.

Le operazioni che dovranno essere possibili sono:

• Creazione di documenti

• Modifica di documenti

• Eliminazione di documenti

• Archiviazione di documenti

• Pubblicazione di documenti

• Consultazione di documenti

• Richiesta di approvazione di documenti

• Ricerca di documenti

• Discussioni di documenti

• Invio di mail

• Utilizzo di forum

• Creazione di cartelle

• Modifica di cartelle

• Eliminazione di cartelle

I documenti da gestire sono principalmente documenti pdf, sorgenti di articoli

(Tex, Bib, EPS, PS, formati immagine vari), per un volume delll’ordine del

migliaio di elementi.

In misura minore avremo anche file di tipo Doc, Rtf, Txt, Xls, che

essenzialmente contengono documenti di amministrazione. Il volume in

questo caso è dell’ordine delle centinaia di unità. Le informazioni più

80

importanti di ogni documento sono la data di creazione del file, il numero di

versione e in genere le informazioni contenute nei profili bibitem per gli articoli

scientifici. Ulteriori profili saranno creati ad esempio per i documenti di

descrizione dei progetti, per i meeting, ecc..

Nei prossimi paragrafi e sottoparagrafi analizziamo più in dettaglio gli

aspetti che abbiamo introdotto in questo paragrafo introduttivo.

3.3 Scenario Ricerca Analizziamo in dettaglio gli utenti coinvolti nell’attività di ricerca, le operazioni

che possono eseguire e i tipi di documenti che producono e gestiscono.

3.3.1 Classi di utenti Il gruppo di ricerca è costituito principalmente da:

• Professori e Ricercatori

• Dottorandi e Borsisti

• Studenti in Tesi

• Collaboratori esterni

I professori sono il riferimento principale per ogni gruppo di ricerca,

coordinano tutte le attività ed hanno il maggior potere decisionale.

Presiedono alle riunioni e si avvalgono della stretta collaborazione di

ricercatori ed altro personale a contratto (come borsisti e dottorandi).

Nell’ambito di una attività di ricerca sono spesso in corso tesi di dottorato e

tesi di laurea. I dottorandi hanno i professori come supervisori della propria

attività di tesi e possono essere loro stessi supervisori delle tesi di laurea. Gli

studenti che collaborano con la propria tesi non hanno il potere di modificare i

documenti esistenti ed il loro contributo è ristretto alla tesi stessa. Sulla base

81

del tipo di progetto possono essere coinvolti anche partners esterni di ditte

interessate.

3.3.2 Operazioni eseguibili

I ricercatori possono creare documenti, in particolare articoli attinenti al

proprio ambito di ricerca, modificarli di volta in volta aggiungendo o togliendo

contenuto, fino a quando non ritengano il documento pronto per essere

pubblicato e reso quindi disponibile per la consultazione. Possono inoltre

leggere documenti pubblicati da altri, proporre modifiche o apportarne

direttamente se lo ritengono opportuno. Per pubblicare i propri documenti non

necessita dell’approvazione da parte degli altri componenti del gruppo di

ricerca perché il ricercatore è sufficientemente esperto per giudicare la

pubblicabilità dei propri manoscritti. Un ricercatore può approvare o meno i

documenti che riceve dai tesisti e dai dottorandi, che avendo una minore

familiarità con il mondo della ricerca hanno bisogno di maggiore supporto.

Essi possono discutere con gli altri componenti del gruppo tramite posta

elettronica, forum o discussioni sui documenti. Possono ricercare documenti

sia pubblicati che in fase di compilazione tramite esplorazione delle cartelle o

motore di ricerca interno o web, e renderli di più facile individuazione tramite

l’applicazione di parole chiave o suddivisione in categorie, o creando cartelle

in cui memorizzare tipologie di documenti differenti, ad esempio cartella

“articoli”, “pubblicazioni”, ecc..

Inoltre gestiscono anche i documenti esistenti prodotti da terzi o dagli

altri membri del gruppo di ricerca, archiviandoli e catalogandoli in una

struttura di cartelle. Possono aggiungere, modificare o rimuovere cartelle per

trovare più facilmente i documenti di interesse. Tengono traccia dei

documenti in corso di pubblicazione tramite numeri di versione, profili di

82

documento o parole chiave, mentre non usano il controllo di versione per

documenti quali guide e manuali pubblicazioni, articoli scritti da autori esterni.

Schema delle operazioni eseguibili dai ricercatori:

• Creazione,modifica ed eliminazione documenti

• Pubblicazione immediata di documenti

• Approvazione dei documenti degli altri membri

• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle

• Consultazione di documenti pubblicati o meno

• Ricerca di documenti

• Controllo di versione dei documenti

• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni

I professori che fanno parte del gruppo di ricerca possono creare

documenti per il gruppo, modificarli e pubblicarli direttamente ed eliminarli,

archiviarli e catalogarli in cartelle appropriate. Utilizzano anch’essi le versioni

per controllare lo stato dei propri documenti in corso di pubblicazione, mentre

non utilizzano la funzionalità per i documenti creati da autori esterni al gruppo

di ricerca. Possono ricercare documenti di loro interesse sia fra quelli

archiviati prodotti dal gruppo di ricerca che fra i documenti di autori esterni,

visualizzano sia i documenti pubblicati che quelli in corso di elaborazione.

Collaborano con gli altri membri del gruppo via mail, forum o discussioni, che

utilizzano per decidere le eventuali modifiche che devono essere fatte a un

documento in corso di pubblicazione, con i ricercatori e i dottorandi. Anche

loro possono pubblicare direttamente articoli, ricercare materiale sia di

produzione interna che esterna al gruppo, e approvare o meno i documenti

che vengono loro mandati dagli studenti in tesi che fanno parte del gruppo di

ricerca. Quindi definiscono procedure di approvazione per i documenti dei

tesisti. Classificano i documenti utilizzando cartelle, profili di documento e

parole chiave.

83

Schema delle operazioni eseguibili dai professori:

• Creazione, modifica ed eliminazione documenti

• Pubblicazione immediata di documenti

• Approvazione dei documenti degli studenti in tesi

• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle

• Consultazione di documenti pubblicati o meno

• Ricerca di documenti

• Controllo di versione dei documenti

• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni

I dottorandi possono consultare documenti esistenti pubblicati dagli altri

utenti, (ma non quelli ancora in corso di compilazione) creare, modificare ed

eliminare i documenti di propria produzione, pubblicarli direttamente senza

richiedere l’approvazione da parte dei ricercatori e dei docenti del gruppo di

ricerca, archiviarli nelle cartelle create dai ricercatori e dai professori,

collaborare con gli altri utenti tramite posta elettronica, forum o discussioni.

Possono ricercare documenti di interesse archiviati all’interno o all’esterno del

gruppo di ricerca, ma non possono modificare ed eliminare i documenti

pubblicati dai professori o dai ricercatori. Controllano documenti pubblicati o

in corso di pubblicazione anche tramite i numeri di versione, mentre per i

documenti che vengono pubblicati direttamente non prevedono questo tipo di

controllo.

Schema delle operazioni eseguibili dai dottorandi:

• Creazione, modifica ed eliminazione documenti (solo propri)

• Pubblicazione immediata di documenti

• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle

• Consultazione di documenti pubblicati

• Ricerca di documenti

• Controllo di versione dei documenti

84

• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni

I tesisti che fanno parte del gruppo di ricerca possono creare e

modificare documenti e proporli all’approvazione dei professori e dei

ricercatori per la pubblicazione. Se questa viene concessa, possono

pubblicarli, altrimenti dovranno di nuovo modificarli finchè non saranno

approvati. Possono ricercare materiale di interesse sia tra i documenti

archiviati all’interno della rete locale che in internet. Possono visualizzare i

documenti pubblicati dagli altri membri del gruppo di ricerca ma non quelli

ancora in corso di elaborazione (possono visualizzare quelli in corso di

elaborazione nel proprio gruppo). Di questi documenti possono anche

visualizzare la cronologia delle versioni presente. Collaborano tramite posta

elettronica, forum o discussioni. Possono impostare parole chiave o profili da

applicare ai documenti che pubblicano, in modo da renderli più facilmente

identificabili.

Schema delle operazioni eseguibili dai tesisti:

• Creazione, modifica ed eliminazione documenti (solo propri)

• Pubblicazione di documenti dopo l’approvazione dei ricercatori o

professori

• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle

• Consultazione di documenti pubblicati

• Ricerca di documenti pubblicati

• Controllo di versione dei documenti

• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni

I collaboratori esterni del gruppo (professori di altre università o che

lavorano in aziende) eseguono diverse operazioni a seconda che siano

collaboratori generici o esperti del dominio applicativo. I collaboratori generici

possono consultare i documenti pubblicati dagli altri membri del gruppo di

ricerca ma non quelli quelli ancora in fase di compilazione, non possono

85

modificare, eliminare o pubblicare articoli direttamente, ma devono richiedere

prima l’approvazione ai ricercatori e ai docenti. Gli esperti a livello di dominio

possono creare, modificare ed eliminare documenti, archiviarli nelle cartelle,

pubblicarli direttamente senza richiedere l’approvazione, creare, modificare

ed eliminare cartelle appropriate per l’archiviazione dei documenti. Ai

documenti pubblicati o da pubblicare applicano il controllo di versione, oltre ai

profili di documento e a parole chiave per facilitarne la ricerca. Entrambi i tipi

di collaboratori esterni possono comunicare con gli altri membri del gruppo di

ricerca tramite posta elettronica, forum o discussioni. Tutti i membri del

gruppo di ricerca accederanno all’archivio dei documenti sia localmente dalla

rete interna che dall’esterno, tramite web, in modo da poter eseguire le

operazioni illustrate anche quando non si è presenti nell’università per

seguire conferenze o seminari o per altri impegni.

Schema delle operazioni eseguibili dai collaboratori:

1. Collaboratori Generici

• Modifica, eliminazione e pubblicazione documenti dopo

l’approvazione dei ricercatori o professori.

• Consultazione di documenti pubblicati

• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni

2. Collaboratori Esperti a livello di dominio

• Creazione, modifica ed eliminazione documenti

• Pubblicazione immediata di documenti

• Approvazione dei documenti degli altri membri

• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle

• Consultazione di documenti pubblicati o meno

• Ricerca di documenti

• Controllo di versione dei documenti

• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni

86

3.3.3 Documenti da gestire Analizziamo ora i tipi di documenti prodotti da ciascun utente appartenente al

gruppo di ricerca. I ricercatori producono principalmente articoli e

pubblicazioni varie, scritti in word o latex e poi salvati come file Pdf o PS, oltre

a sorgenti di documenti come file Tex, Bib, EPS, PS, formati immagine vari.

In misura minore producono anche documenti word, excel e powerpoint. I

docenti, sia interni che esterni non generici producono gli stessi tipi di

documenti dei ricercatori, mentre i collaboratori generici esterni e i tesisti

producono principalmente documenti word, excel o powerpoint, con un

numero molto inferiore di documenti pdf o latex rispetto a quello prodotto dai

ricercatori, docenti e dottorandi.

3.4 Scenario Tesi Analizziamo in dettaglio gli utenti coinvolti nell’attività di tesi, le operazioni che

possono eseguire e i tipi di documenti che producono e gestiscono.

3.4.1 Classi di utenti Questo gruppo è costituito essenzialmente da:

• Tesisti

• Professori

• Studenti

Gli utenti che fanno parte di questo gruppo sono i tesisti, i professori relatori

dei tesisti, eventuali correlatori (dottorandi o professori), studenti.

87

3.4.2 Operazioni eseguibili

I tesisti possono creare documenti per la propria tesi, modificarli,

eliminarli, mandarli al proprio relatore o correlatore affinché siano letti e

revisionati. Alla fine della tesi pubblicano i documenti definitivi affinché

possano essere consultabili dagli altri utenti, quali studenti, professori esterni

ed interni, altri tesisti. Prima di pubblicare dovranno però avere

l’approvazione da parte dei propri relatori e correlatori. Possono creare

cartelle nella quale archiviare i documenti, modificarle e eliminarle. Possono

ricercare materiale attinente alla tesi sia fra i documenti pubblicati all’interno

della rete universitaria che in siti internet di interesse, ma non fra i documenti

ancora in corso di scrittura. Possono consultare il materiale esistente ad

esempio pubblicato dai docenti, dai ricercatori o dai dottorandi ma non

possono modificarlo né eliminarlo, e non hanno accesso ai documenti che

non sono ancora stati pubblicati. Per i documenti che pubblicano applicano

versioni per tener traccia delle modifiche effettuate di volta in volta, parole

chiave e profili di documento per facilitarne la successiva ricerca. Possono

chiedere la collaborazione dei docenti, di altri studenti o dottorandi o

collaboratori esterni dell’università tramite posta elettronica, forum o

discussioni. Accedono ai documenti tramite web (quando lavorano da casa) o

tramite rete universitaria, quando si trovano ad esempio su un computer

dell’aula tesisti.

Schema delle operazioni eseguibili dai tesisti:

• Creazione, modifica ed eliminazione di documenti inerenti la tesi

• Pubblicazione della tesi dopo approvazione da parte del relatore e

correlatore

• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle

• Consultazione di documenti pubblicati

• Ricerca di documenti pubblicati

88

• Controllo di versione dei documenti

• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni

I relatori possono decidere procedure di approvazione per i file prodotti

dai tesisti, creare, modificare ed eliminare documenti e cartelle dove

archiviare i file, pubblicare documenti direttamente senza bisogno di

approvazione. Leggono, modificano e correggono i documenti che ricevono

dai tesisti, approvando di volta in volta le modifiche proposte ai documenti

che andranno a formare la tesi dello studente. Forniscono anch’essi materiale

come guide, manuali, tutorial, articoli che interessano il tesista, prodotti

personalmente o meno. Possono anche tenere traccia dei documenti

pubblicati o in corso di compilazione tramite versioni. Eseguono ricerche tra il

materiale pubblicato o ancora in revisione, archiviato nella rete universitaria o

in siti di interesse. Discutono con gli studenti tramite posta elettronica, con i

correlatori, altri collaboratori, dottorandi o altri professori tramite posta

elettronica, forum o discussioni. Accedono ai documenti sia da web (quando

non possono essere all’università) che dalla struttura delle cartelle della rete

locale.

I correlatori collaborano principalmente con il relatore e con i tesisti. Da

questi ricevono documenti che devono essere revisionati e corretti prima di

poter essere pubblicati e quindi resi disponibili agli altri utenti. I correlatori

possono essere docenti o dottorandi. Possono fornire documenti di interesse

dei tesisti come manuali, guide, articoli, tutorial, scritti da loro o da terzi, e

renderli disponibili per le ricerche. Possono creare, modificare, eliminare o

pubblicare documenti direttamente, senza chiedere l’approvazione di

nessuno, ed implementare una procedura di approvazione per i documenti

prodotti dai tesisti. Negano o concedono l’approvazione alla pubblicazione di

questi documenti insieme ai relatori. Eseguono il controllo di versione dei

documenti che devono essere pubblicati, mentre per i documenti come

articoli dei ricercatori, manuali di software e in generale per i file di terzi già

89

pubblicati, non applicano questa funzionalità. Eseguono ricerche fra i

documenti esistenti negli archivi della intranet e in internet, salvando

localmente e archiviando il materiale di interesse. Possono consultare ed

eventualmente modificare sia i documenti pubblicati dai laureati che quelli in

scrittura da parte dei tesisti. Collaborano con i tesisti, i relatori, i dottorandi, gli

studenti e i docenti tramite posta elettronica, forum sugli argomenti delle tesi

e discussioni. Anch’essi hanno la possibilità di accedere al contenuto

archiviato sia da web che dai computer della rete locale.

Schema delle operazioni eseguibili dai Relatori e dai Correlatori:

Relatori e Correlatori

• Creazione, modifica ed eliminazione documenti

• Pubblicazione immediata di documenti

• Revisione e approvazione dei documenti degli studenti in tesi

• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle

• Consultazione di documenti pubblicati o meno

• Ricerca di documenti

• Controllo di versione dei documenti

• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni

I dottorandi possono fare da correlatori ad un tesista oppure collaborare

con un relatore fornendo ad esempio supporto per l’installazione di software

utile al tesista, individuando l’hardware adatto e preparando i computer

affinché siano utilizzati dai tesisti. Se svolgono il compito di correlatori,

ricevono i documenti degli studenti in tesi e li revisionano e correggono,

discutendo delle modifiche da apportare con il relatore e con lo studente, e

negando o accettando l’approvazione delle stesse di volta in volta, fino a

giungere alla pubblicazione del documento finale della tesi.

Possono fornire documenti di interesse del tesista, (pubblicazioni

proprie o di altri, libri, manuali, guide, siti web). Possono creare, modificare,

90

eliminare documenti e cartelle, pubblicarli direttamente e archiviarli. Tengono

traccia dei documenti prodotti dai tesisti tramite controllo delle versioni, parole

chiave e profili di documento. Eseguono ricerche di documenti di interesse fra

i documenti pubblicati nella rete locale o in siti internet, tramite motore di

ricerca interno o siti web o semplicemente esplorando le cartelle della rete

locale. Accedono agli archivi tramite esplorazione delle cartelle della rete

locale o tramite web. Discutono con i relatori e i tesisti tramite posta

elettronica, forum sugli argomenti della tesi e discussioni.

Schema delle operazioni eseguibili dai dottorandi:

• Creazione, modifica ed eliminazione documenti (solo propri)

• Pubblicazione immediata di documenti

• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle

• Consultazione di documenti pubblicati

• Ricerca di documenti

• Controllo di versione dei documenti

• Collaborazione tramite posta elettronica, forum e discussioni

Gli studenti possono consultare tramite web i documenti pubblicati dai

tesisti, per interesse personale o perché attinenti alle materie di studio. Non

possono creare, modificare o eliminare i documenti pubblicati o le cartelle

dove sono archiviati i documenti dei tesisti, ma possono solo consultarli.

Possono richiedere informazioni ai tesisti o ai relatori e correlatori tramite

posta elettronica.

Schema delle operazioni eseguibili dagli studenti:

• Consultazione di documenti pubblicati

• Collaborazione tramite posta elettronica

91

3.4.3 Documenti da gestire I tipi di documenti prodotti dai tesisti sono file della tesi scritti in latex o word,

immagini utilizzate per la tesi, file excel o powerpoint (utilizzato ad esempio

per scrivere la presentazione della tesi che verrà mostrata il giorno della

laurea), file pdf creati dai propri scritti. Inoltre consultano guide, articoli,

tutorial attinenti la tesi, principalmente file doc, pdf, rtf, txt o pagine html.

I relatori, i correlatori e i dottorandi producono principalmente documenti

word, excel o powerpoint, e consultano soprattutto file pdf (articoli,

guide,manuali, tutorial) o documenti word.

3.5 Scenario Didattica Analizziamo l’ultimo scenario che abbiamo individuato, quello della didattica.

Descriviamo gli utenti che ne fanno parte, le operazioni da loro eseguibili e i

tipi di documento prodotti.

3.5.1 Classi di utenti Quest’ultimo gruppo è costituito da:

• Studenti

• Docenti

• Tutor

• Esercitatori

Gli utenti che fanno parte di questo scenario sono i docenti, gli studenti che

seguono i vari corsi, i tutor (che possono essere studenti, laureati o

dottorandi) e gli esercitatori.

92

3.5.2 Operazioni eseguibili

Gli studenti che seguono i vari corsi possono consultare le dispense messe a

disposizione dal docente, scaricare appunti,esercizi e altro materiale tramite

web. Ricercano materiale per il corso oltre che nei computer della intranet

universitaria anche in internet.

Possono leggere le dispense pubblicate dal docente ma non possono

modificarle o eliminarle. Creano documenti per progetti assegnati loro dai

docenti, ad esempio documenti di analisi dei requisiti per la progettazione di

un database, programmi in c, c++, pascal, assembler, tesine. Questi vengono

inviati ai docenti per essere revisionati e corretti, e dopo lo svolgimento

dell’esame possono essere pubblicati sul sito del docente della materia per

essere consultati da altri studenti. Gli studenti contattano i docenti tramite

posta elettronica, e discutono fra di loro (ad esempio se svolgono insieme un

progetto) tramite posta elettronica, forum sui progetti in svolgimento o

discussioni.

Schema delle operazioni eseguibili dagli studenti:

• Consultazione e download di documenti pubblicati dai docenti

(dispense, esercizi, manuali ecc…)

• Ricerca di materiale pubblicato

• Creazione e modifica di progetti assegnati da parte dei docenti

• Pubblicazione dei progetti dopo approvazione da parte dei docenti

• Collaborazione tramite posta elettronica (con i docenti) e forum

(fra studenti)

I docenti pubblicano sul sito personale il programma del corso di cui

sono titolari con dispense, esercizi da far svolgere agli studenti, le date e i

testi degli appelli d’esame con relative soluzioni, i risultati delle prove scritte,

link a siti che trattano aspetti del corso o a materiale di supporto per lo studio

93

dello studente, come ad esempio programmi per visualizzare le dispense.

Possono creare, modificare ed eliminare dispense, lucidi, cartelle in cui

archiviare questi documenti e quelli che importano da internet o da intranet,

ed accedervi sia localmente che tramite web.

Tengono traccia dei file di progetto che ricevono dagli studenti tramite

controllo di versione, parole chiave e profili di documento, e suggeriscono

modifiche a questo materiale di volta in volta. Svolto l’esame, pubblicano sul

sito anche i progetti completi degli studenti affinché possano essere

consultati anche dagli altri studenti.

Possono essere contattati dagli studenti tramite posta elettronica.

Schema delle operazioni eseguibili dai docenti:

• Creazione, modifica ed eliminazione documenti (dispense,

esercizi, lucidi)

• Pubblicazione immediata di documenti

• Approvazione dei documenti degli studenti (progetti)

• Importazione e archiviazione di documenti in cartelle

• Consultazione di documenti pubblicati o meno

• Ricerca di documenti

• Controllo di versione dei documenti (progetti degli studenti)

• Collaborazione tramite posta elettronica

I tutor dei corsi (studenti, laureati o dottorandi) possono pubblicare dispense

o esercizi da far svolgere agli studenti sul sito del docente con la quale

collaborano, analizzare e correggere questi esercizi, fissare un orario per le

esercitazioni e il ricevimento. Svolgono attività di supporto agli studenti ad

esempio chiarendo eventuali dubbi riscontrati a lezione, svolgendo esercizi

insieme a loro, e tenendosi in contatto tramite posta elettronica e forum

dedicati alla materia.

94

Schema delle operazioni eseguibili dai tutor:

• Creazione,modifica ed eliminazione documenti (dispense,

esercizi)

• Pubblicazione immediata di documenti (dispense, esercizi)

• Revisione dei documenti degli studenti (esercizi)

• Collaborazione tramite posta elettronica

L’esercitatore invece, che può essere un dottorando o un docente,

svolge esclusivamente esercitazioni sul corso tenuto dal docente in orari

prefissati, e può creare, modificare eliminare e pubblicare gli esercizi e le

soluzioni relative sul sito del docente, insieme agli orari in cui svolgerà queste

esercitazioni. Collabora con il docente e con gli studenti tramite posta

elettronica. Corregge gli esercizi svolti dagli studenti.

Schema delle operazioni eseguibili dagli esercitatori:

• Creazione,modifica ed eliminazione documenti (esercizi)

• Pubblicazione immediata di documenti (esercizi)

• Revisione dei documenti degli studenti (esercizi)

• Collaborazione tramite posta elettronica

3.5.3 Documenti da gestire I tipi di documenti prodotti dagli studenti sono principalmente documenti di

testo scritti in word, utilizzati per tesine, file di descrizione dei progetti,

esercizi, appunti sulle lezioni seguite. Inoltre producono anche file pdf o di

applicazioni come excel, powerpoint, access, pagine html da inserire ad

esempio sul sito della didattica, immagini di screenshots di software specifici

utilizzati per i progetti, file sorgenti di c, c++, assembler, pascal, fortran.

I docenti producono soprattutto dispense scritte in word o latex e poi

convertite in file pdf, che poi pubblicano sul proprio sito, lucidi delle lezioni

95

creati con powerpoint o adobe acrobat, testi e soluzioni di esercizi scritti con

elaboratori di testo. Creano anche archivi zip o rar in modo da diminuire

l’ingombro dei file e da velocizzarne il download da parte degli studenti e file

html da inserire sul proprio sito, con informazioni sull’orario delle lezioni e di

ricevimento, sulle date degli appelli di esame con i testi, i risultati e le

soluzioni degli esercizi.

I tutor producono dispense ed esercizi per la maggior parte pubblicati

sotto forma di file pdf, doc o ppt, così come gli esercitatori. In maniera minore

producono anche altri tipi di file, come file html, immagini, latex o in altri

formati.

3.6 Scelta del prodotto (motivazioni)

Dopo aver descritto nel capitolo precedente i software per la gestione

documentale, comprese le caratteristiche di ognuno, e aver analizzato nei

paragrafi precedenti di questo capitolo il dominio applicativo su cui andremo

ad operare, procediamo ora alla scelta del prodotto che soddisfa in maniera

migliore i requisiti richiesti.

Per quanto riguarda i tipi di documento prodotti dai vari utenti e che dovremo

gestire per l’archiviazione, la ricerca e la pubblicazione, notiamo che tutti e

quattro i software analizzati (SharePoint, CVS, Domino.Doc e Docs.Manager)

offrono la possibilità di gestire qualsiasi tipo di documento. Possiamo però

osservare che Sharepoint gestisce in maniera più efficiente i documenti di

Office, (Word, Excel e Powerpoint) con possibilità di svolgere le normali

operazioni di archiviazione, modifica e pubblicazione di questi documenti

anche direttamente da queste 3 applicazioni. CVS invece è specializzato

nella gestione di file sorgenti di programma e di testo, e risulta un po’ meno

versatile rispetto alle altre applicazioni perché offre minori funzionalità di

ricerca e categorizzazione dei documenti, e la collaborazione fra gli utenti può

96

avvenire solo tramite posta elettronica, mentre Docs Manager è specializzato

soprattutto sulla gestione delle immagini, e prevede un’importazione da

formato cartaceo a elettronico che le altre applicazioni analizzate invece non

hanno.

Per quanto riguarda il controllo delle versioni dei documenti, tutti e

quattro i software includono questa funzionalità. Il più efficiente sotto questo

aspetto risulta essere CVS, che offre un livello di controllo delle versioni

superiore rispetto agli altri concorrenti.

La modifica simultanea di un documento è supportata solo da CVS,

comunque questo non è un aspetto fondamentale sulla scelta finale del

prodotto, perché ci interessano soprattutto la capacità di ricerca e gestione

dei documenti. Gli altri 3 software implementano l’accesso in sola lettura ai

documenti che sono stati estratti per la modifica da altri utenti, in modo da

mantenerne l’integrità.

L’accesso ai documenti avviene per ciascun software in modo diverso.

Sharepoint permette l’accesso tramite cartelle web collegate all’area di

lavoro, dove vengono memorizzati i documenti, oppure da esplora risorse di

windows o tramite sito web che viene creato automaticamente quando si

installa il software e che si può personalizzare a seconda delle esigenze di

ciascun utente. Come detto in precedenza, permette anche l’accesso ai file di

office anche direttamente da Word, Excel e Powerpoint. In CVS invece è

possibile accedere ai documenti esplorando la struttura ad albero delle

directory del deposito, oppure via web, tramite diversi tipi di connessione

autenticata. Lotus Domino.Doc prevede l’accesso ai documenti sia

esplorando una struttura a cartelle che tramite browser web, mentre invece

Docs Manager implementa una struttura a cartelle e fascicoli. Per quanto

riguarda l’accesso ai documenti quindi i software che risultano più validi sono

Sharepoint e Louts Domino.Doc, perché implementano l’accesso sia

localmente che tramite browser con autenticazione degli utenti.

97

Per quanto riguarda la ricerca di documenti, Sharepoint implementa sul

sito un motore di ricerca avanzata full-text, nella quale inserire parole chiave

come ad esempio il titolo del documento, l’autore, ecc..

Inoltre offre la possibilità di associare i documenti a categorie

specifiche, di creare profili di documento con attributi personalizzati da

applicare ai documenti, rendendoli di maggiore rilevanza in un determinato

ambito di ricerca, origini di contenuto che possono essere ad esempio un

computer della intranet o un sito web nella quale si vogliono ricercare i

documenti.

Con Sharepoint gli utenti possono anche tenere traccia delle modifiche

effettuate di volta in volta a documenti, cartelle o risultati di ricerca di

interesse, tramite sottoscrizioni effettuabili dal sito. Per la ricerca di documenti

CVS offre la possibilità di esplorare le directory create o di associare parole

chiave che facilitino l’identificazione dei documenti. Lotus Domino.Doc per la

ricerca offre le funzionalità di indicare documenti e cartelle favoriti dagli utenti,

inoltre tiene traccia dei documenti modificati recentemente e implementa un

motore di ricerca full-text.

Docs Manager per la ricerca ha le funzionalità di associare profili di

documento ai documenti archiviati e un motore di ricerca full-text. Il prodotto

che soddisfa in modo migliore i requisiti di ricerca è Sharepoint, perché oltre

alle funzionalità in comune con gli altri tre (motore di ricerca e profili di

documenti), offre anche la possibilità di creare categorie, di sottoscrivere i

documenti e le cartelle di interesse e di specificare ambiti di ricerca interni o

esterni, con le origini di contenuto.

Per quanto riguarda la gestione degli utenti, tutti i quattro software

analizzati utilizzano livelli di privilegio differenti da assegnare agli utenti, che

saranno assegnati in base al proprio ruolo all’interno dell’università. Si andrà

da un livello massimo (in generale di amministratore) assegnato ai

responsabili di un gruppo di ricerca o ai docenti, alla quale sarà permesso

assegnare permessi di accesso ai file, creare cartelle, approvare documenti

98

direttamente e consultare qualsiasi tipo di documento, compresi quelli non

pubblicati, ad un livello di privilegio minimo ad esempio fornito agli studenti

che seguono un corso, che potranno solo consultare il materiale pubblicato

nel sito del docente.

Come strumenti di collaborazione, Sharepoint offre la possibilità di

discutere i documenti inserendo discussioni web dal sito o dalle applicazioni

office, e di mandare posta elettronica agli utenti responsabili delle diverse

categorie. In CVS la collaborazione viene effettuata tramite posta elettronica,

così come in Docs Manager.

Lotus Domino.Doc è l’unico prodotto che offre un forum di discussione

per la collaborazione fra gli utenti. In sostanza per quanto riguarda questo

aspetto nessuno dei quattro prodotti implementa tutte e tre le funzionalità di

collaborazione (posta elettronica, forum e discussioni) illustrate

precedentemente, ma quello che più si avvicina alle nostre necessità è

Sharepoint, che permette di inviare posta elettronica e di inserire discussioni

sui documenti.

Sharepoint Portal Server da questa analisi finale risulta essere il

prodotto più completo tra i quattro illustrati, perché offre

contemporaneamente il controllo di versione, la possibilità di accedere ai

documenti sia localmente che tramite web, gestisce qualsiasi tipo di

documento, ha maggiori funzionalità di ricerca rispetto agli altri, implementa

una gestione utenti basata su ruoli e strumenti di collaborazione adeguati.

Docs Manager invece è specializzato soprattutto nell’acquisizione di

immagini, mentre le esigenze del team sono focalizzate più sulla gestione di

documenti elettronici che non sull’importazione di documenti cartacei, inoltre

offre anche minori funzionalità di ricerca di documenti, pur supportando

l’accesso ai documenti dal web.

Lotus Domino.Doc paga un minor numero di funzionalità per la ricerca di

documenti rispetto a Sharepoint.

99

3.7 Validazione dei requisiti Hardware e Software Verifichiamo ora che Sharepoint Portal Server soddisfi i requisiti Hardware e

Software dell’Università di Camerino.

Requisiti del Server:

• Intel Pentium III o processore compatibile (minimo consigliato)

• 256 Mb di Ram (minimo consigliato)

• Almeno 550 Mb di spazio su disco disponibile su un’unità formattata

con file system NTFS.

• Sistema operativo Windows 2000 Server o Windows 2000 Advanced

Server e Windows 2000 Service Pack 1 o versione successiva.

• IIS (Internet Information Services) 5.0

• Servizio SMTP (Componente di Windows 2000 Server)

Il seguente software non può essere utilizzato insieme a Sharepoint Portal

Server per problemi di coesistenza:

• Exchange 2000 Enterprise Server

• Microsoft Exchange Server 5.5 e precedenti

• Microsoft Site Server (qualsiasi versione)

• Estensioni del server di Microsoft Office

Il programma di installazione di SharePoint Portal Server verifica l’eventuale

esistenza di questi programmi e se ne rileva la presenza interrompe

l’installazione. Se questi programmi vengono installati dopo l’installazione di

SharePoint, questo non funzionerà più correttamente.

Requisiti del client:

• Processore Pentium o compatibile da 200 Mhz o superiore consigliato

• 64 MB di Ram (minimo consigliato).

100

• 30 MB di spazio disponibile su disco in sistemi Windows 2000; 50 MB di

spazio disponibile su disco in tutti gli altri sistemi.

• Windows 98, Windows NT versione 4.0 con Service Pack 6 o Windows

2000 Professional, Server o Advanced Server. Le funzioni di

coordinatore richiedono Windows 2000 Professional, Server o

Advanced Server.

• Microsoft Internet Explorer 5 o versione successiva.

• Microsoft Outlook Express 5 o versione successiva.

Requisiti del sito dashboard: per accedere a SharePoint Portal Server dal sito

dashboard non è necessario che l’utente installi i componenti client.

Con Windows è possibile utilizzare i seguenti browser:

• Internet Explorer 4.01 o versione successiva.

• Netscape Navigator 4.51 o versione successiva (per le versioni italiana

e spagnola di SharePoint Portal Server).

• Netscape Navigator 4.75 o versione successiva (per le versioni inglese,

francese, tedesca e giapponese di SharePoint Portal Server).

I sistemi operativi Macintosh e Solaris non sono supportati.

Per il corretto funzionamento del sito dashboard, è inoltre necessario attivare

nel browser il supporto per Jscript o Netscape Javascript.

Il software richiesto per la creazione del portale è Sharepoint Portal Server

2001 con service pack 1 o successivo, installato su sistema operativo

Windows 2000 Server.

Le modalità di installazione di Sharepoint sono 3:

• Piccole dimensioni: (collaborazione di gruppi). Il prodotto è utilizzato

essenzialmente per la gestione dei documenti e per la ricerca dei

documenti all’interno della rete locale.

101

• Medie dimensioni: (servizi di ricerca). Si utilizza questo tipo di

installazione se c’è bisogno di un alto grado di utilizzo dei servizi di

ricerca.

• Grandi dimensioni: (gestione e ricerca aggregata dei documenti). Se si

ha il bisogno di gestire una grande quantità di documenti, e se le

ricerche devono essere svolte su più origini di contenuto, anche su

internet oltre che sulla intranet.

Dopo aver fatto un inventario dei computer presenti all’interno dell’università

abbiamo potuto constatare che essi soddisfano largamente i requisiti

hardware richiesti da Sharepoint Portal Server, quindi abbiamo proceduto

all’installazione e personalizzazione del software, descritta nel capitolo

successivo. (Nel paragrafo 6).

102

CAPITOLO 4 INSTALLAZIONE E PERSONALIZZAZIONE

DEL PORTALE

In questo capitolo, dopo aver analizzato dettagliatamente ed esaustivamente

il software scelto, sarà illustrata la procedura di installazione e

personalizzazione di Microsoft Sharepoint sulla base dell’analisi del dominio

applicativo compiuta.

La personalizzazione è stata realizzata in modo completo, ma illustreremo nel

dettaglio solo lo scenario ricerca, per gli altri le operazioni sono del tutto

analoghe.

4.1 L’area di Lavoro SharePoint è un server Web e le aree di lavoro [13] di SharePoint sono

cartelle Web sul server. Ciascuna area di lavoro ha proprietà univoche e un

sito Dashboard associato.

Le aree di lavoro di SharePoint Portal Server dispongono delle funzionalità di

base delle cartelle Web e forniscono strumenti aggiuntivi per la gestione dei

documenti.

Tali strumenti comprendono:

• Comandi per la gestione dei documenti, quali Archivia ed Estrai.

• Comandi per la pubblicazione e l'approvazione dei documenti, quali

Pubblica, Approva e Rifiuta.

103

• Cartelle speciali che consentono ai coordinatori di gestire informazioni

sul server nei modi seguenti:

• Aggiunta e gestione delle origini di contenuto (siti Web,

condivisioni di file e così via) allo scopo di includere del contenuto

memorizzato all'esterno dell'area di lavoro in uno degli indici di

Sharepoint che può essere sottoposto a ricerca.

• Aggiunta e gestione di profili di documento affinché gli autori

possano definire i propri metadati a descrizione dei documenti

utilizzati.

• Categorie che organizzano i documenti per argomento e consentono

agli utenti di cercare informazioni.

• Visualizzazioni Web avanzate con informazioni estese sugli elementi

selezionati.

• Una selezione di funzionalità per la gestione dei documenti che

includono la protezione basata sui ruoli, la cronologia delle versioni dei

documenti e le impostazioni di pubblicazione per cartella.

L'area di lavoro (vedi Fig.7) contiene l'archivio documenti, in cui

vengono memorizzati i documenti sul server, gli strumenti di gestione, la

struttura delle categorie, il contenuto del sito Dashboard e un indice di

informazioni che può essere oggetto di ricerca.

104

Fig.7 L’area di Lavoro

Un'area di lavoro può memorizzare qualunque tipo di file. Può anche

contenere collegamenti a contenuto memorizzato su file server di rete, siti

Web, server Exchange, database Lotus Notes e altre aree di lavoro

SharePoint. In base alle proprie necessità, un'organizzazione può disporre di

una o più aree di lavoro. Un singolo server può ospitare un massimo di 15

aree di lavoro. Per la configurazione di un’area di lavoro, in primo luogo

bisogna creare una struttura di cartelle nella cartella Documenti in cui gli

utenti archivino e gestiscano i propri documenti. Successivamente, si

dovranno assegnare i ruoli per consentire l'accesso alle cartelle dell'area di

lavoro. Dopo aver creato una struttura di cartelle, è possibile assegnare dei

coordinatori a cartelle specifiche. I coordinatori configurano e gestiscono le

cartelle nell'area di lavoro.

105

Quando si crea una sottocartella, in base all'impostazione predefinita essa

eredita le impostazioni di protezione dalla cartella padre.

Il coordinatore di una cartella può decidere se le impostazioni di protezione

delle sottocartelle debbano cambiare in modo dinamico quando cambiano

quelle della cartella padre oppure se tali impostazioni debbano essere

mantenute anche se quelle della cartella padre vengono modificate.

È possibile configurare le impostazioni di eredità per le sottocartelle nella

cartella superiore o nella stessa sottocartella.

Dopo aver assegnato i ruoli, bisogna poi specificare le impostazioni per le

funzionalità che estendono e migliorano la ricerca quali le categorie, le origini

di contenuto, i profili di documento e il sito Dashboard.

L'area di lavoro predefinita è composta da quattro cartelle di livello

principale:

• Documenti: È la cartella utilizzata per la memorizzazione dei

documenti nell'area di lavoro.

• Categorie: Questa cartella contiene una serie di cartelle speciali

denominate cartelle di categoria, in cui i documenti vengono

memorizzati e organizzati in una struttura di argomenti primari e

secondari.

• Contenuto del sito Dashboard: Questa cartella contiene le cartelle

predefinite utilizzate per configurare e gestire le informazioni

visualizzate sulle Web Part predefinite presenti sul sito Dashboard.

• Gestione: La cartella Gestione contiene strumenti e cartelle che i

coordinatori possono utilizzare per configurare e gestire l'area di lavoro,

i profili di documento e le origini di contenuto.

106

E’ possibile configurare le seguenti impostazioni dell'area di lavoro (vedi

Fig.8):

• Impostazioni generali: Queste impostazioni consentono di

specificare una descrizione dell'area di lavoro, il contatto dell'area di

lavoro, l'indirizzo di posta elettronica del contatto dell'area di lavoro e il

numero delle versioni principali di ciascun documento da memorizzare

sul server.

• Impostazioni di protezione: Queste impostazioni consentono di

aggiungere e rimuovere utenti dall'area di lavoro e di specificare i ruoli a

livello dell'area di lavoro.

• Impostazioni dell'indice: Queste impostazioni consentono di

visualizzare lo stato dell'indice e di specificare un limite di tempo per le

query per gli aggiornamenti delle origini di contenuto.

• Impostazioni di registrazione: Queste impostazioni consentono di

definire gli elementi da includere o escludere dai file registro e il numero

di file registro che possono essere mantenuti sul server.

• Impostazioni delle sottoscrizioni/discussioni: Queste impostazioni

consentono di specificare il numero massimo di sottoscrizioni ammesse

per utente e per area di lavoro e il numero massimo di risultati per

sottoscrizione. Attraverso queste impostazioni è inoltre possibile

attivare e disattivare discussioni Web nell'area di lavoro e abilitare e

disabilitare l'inserimento di discussioni Web negli ambiti di ricerca e

nell'indice.

107

Fig.8 Proprietà dell’area di lavoro

Sebbene la descrizione dell'area di lavoro sia facoltativa, può tuttavia

fornire un modo per distinguere tra le aree di lavoro, se queste vengono

create da più amministratori di sistema sullo stesso server o da un nuovo

amministratore di sistema. È inoltre possibile usare la descrizione per fornire

informazioni su un'area di lavoro specifica nel caso in cui si gestiscano molte

aree di lavoro. Se, al momento della creazione dell'area di lavoro,

l'amministratore di sistema ha omesso di aggiungere una descrizione, è

sempre possibile farlo successivamente. Inoltre, la descrizione può essere

modificata se, ad esempio, cambia la destinazione d'uso dell'area di lavoro.

Quando si crea un'area di lavoro, è necessario definire un contatto per

tale area.

108

Il contatto area di lavoro è il punto di riferimento per tutte le questioni relative

all'area di lavoro. Benché non sia obbligatorio, in genere il contatto dell'area

di lavoro è anche un coordinatore a livello dell'area di lavoro.

Il contatto area di lavoro organizza i contenuti nell'area di lavoro e specifica

l'ambito del contenuto incluso nelle ricerche. Inoltre, il contatto riceve tutti i

messaggi di posta elettronica relativi all'area di lavoro. È possibile modificare

l'indirizzo di posta elettronica del contatto dell'area di lavoro se l'indirizzo del

contatto cambia o se si assegna un nuovo contatto. SharePoint invia i

messaggi relativi alle sottoscrizioni degli elementi dell'area di lavoro al

contatto dell'area di lavoro utilizzando il suo indirizzo di posta elettronica.

Quando un utente che ha effettuato una sottoscrizione risponde al messaggio

di notifica di una sottoscrizione, il contatto dell'area di lavoro riceve una

risposta.

Se il sistema operativo in uso è Windows 98 o Windows NT 4.0, è

possibile utilizzare le cartelle Web per accedere a SharePoint.

Se il sistema operativo in uso è Windows 2000, bisogna invece utilizzare

Risorse di rete per accedere. Risorse di rete e cartelle Web si equivalgono.

Cartelle e file possono essere visualizzati e gestiti in una cartella Web in tre

diversi modi:

• In Esplora risorse: Quando si visualizza il contenuto di una cartella

Web, appare un elenco di cartelle e file con i relativi URL (vedi Fig.9). È

possibile spostare, copiare, rinominare ed eliminare tali cartelle e file

come in un normale file server e visualizzare le proprietà di cartelle e

file. È inoltre possibile trascinare file fra server Web, da un server Web

a un file server e da un server Web al disco rigido locale.

• In un programma di Microsoft Office: dalla finestra di dialogo Apri del

menu File, è possibile visualizzare e aprire il contenuto delle cartelle

Web. Dalla finestra di dialogo Salva con nome del menu File, è

possibile salvare una copia di un file in una cartella Web.

109

• In un browser: tramite la connessione a un server Web su cui sono in

esecuzione le estensioni del server di Microsoft Office, è possibile

visualizzare nel proprio browser il contenuto delle cartelle Web e le

proprietà del file system associate.

Fig. 9 Accesso all’area di lavoro tramite cartella web su esplora risorse 4.2 Gestione documenti Quando si configura l'area di lavoro, è possibile trascinare cartelle esistenti

contenenti documenti dal proprio computer ad una cartella per la

memorizzazione dei documenti nell'area di lavoro. Se si trascina una cartella

dal computer all'area di lavoro, essa erediterà le impostazioni della cartella di

destinazione. Se, ad esempio, la cartella di destinazione è una cartella

normale, anche quella trascinata diventerà una cartella normale. Le

sottocartelle, tuttavia, non ereditano le impostazioni relative al processo di

approvazione. Queste ultime devono essere configurate singolarmente.

Dopo avere aggiunto la cartella all'area di lavoro, è possibile modificarne il

tipo soltanto se essa è vuota.

SharePoint supporta documenti composti solo nelle cartelle normali.

110

Questi sono ad esempio i file HTML con i relativi collegamenti, documenti di

Microsoft Word collegati a un foglio di lavoro di Microsoft Excel e documenti

master creati in Microsoft Word.

SharePoint supporta due tipi di cartelle nell'area di lavoro: cartelle normali e

cartelle avanzate. È possibile utilizzare ambedue i tipi di cartella nell'area di

lavoro in qualsiasi momento ed entrambi possono contenere sottocartelle

normali e avanzate in qualsiasi combinazione. Per convertire una cartella

normale in una cartella avanzata, è necessario che la cartella sia vuota e

occorre disporre delle autorizzazioni di accesso come coordinatore per la

cartella da modificare.

Le possibili modalità di utilizzo di cartelle normali e avanzate sono elencate di

seguito:

• Utilizzare cartelle normali per documenti che non richiedono controlli

quali modifiche, revisioni o approvazione prima di essere visualizzati sul

sito Dashboard.

• Utilizzare cartelle avanzate per documenti che richiedono controlli quali

modifiche, revisioni o approvazione prima di essere visualizzati sul sito

Dashboard.

Le cartelle normali supportano i profili di documento, i ruoli utente e le

funzionalità tipiche delle cartelle Web delle estensioni del server di

Office 2000. SharePoint pubblica automaticamente tutti i documenti

posizionati nelle cartelle normali. Gli utenti che dispongono del ruolo di lettore

possono visualizzare i documenti sul sito Dashboard. Le cartelle normali non

supportano l'archiviazione e l'estrazione del documento, il controllo della

cronologia delle versioni, i processi di approvazione o le visualizzazioni

pubbliche e private del documento.

Le cartelle avanzate (vedi Fig.10) supportano tutte le funzionalità di

gestione dei documenti, tra cui l'archiviazione e l'estrazione, le visualizzazioni

pubbliche e private dei documenti, i profili di documento, la cronologia delle

111

versioni dei documenti e un processo di approvazione per la pubblicazione

dei documenti.

A seconda delle proprie esigenze, è possibile scegliere di configurare alcune

o tutte le funzionalità delle cartelle avanzate. Si dovrebbero configurare le

cartelle avanzate per documenti che richiedono controlli quali modifiche,

revisioni o approvazione prima di essere visualizzati sul sito Dashboard.

Fig 10 Proprietà della cartella avanzata documenti

Se il coordinatore ha configurato un processo di approvazione per la

cartella, il documento verrà inviato tramite il comando Pubblica ai revisori per

essere approvato prima della pubblicazione. Se invece il coordinatore non ha

configurato alcun processo di approvazione, con il comando Pubblica il

documento verrà pubblicato automaticamente sul sito Dashboard. I lettori del

sito potranno cercare e visualizzare i documenti pubblicati.

Nell'area di lavoro, la scheda Versioni della pagina Proprietà riporta la

cronologia delle versioni del documento e consente di visualizzare le versioni

precedenti in modo da poter controllare o tenere traccia dello stato di

avanzamento di un progetto. Non è possibile eliminare, del tutto o in parte, la

cronologia delle versioni di un documento se non si elimina la versione

corrente del documento stesso.

112

Se si elimina la versione di lavoro corrente di un documento, verrà eliminata

anche la cronologia completa delle versioni. Il coordinatore della cartella

contenente il documento può specificare quante versioni del documento

stesso verranno memorizzate sul server. Pertanto, è possibile che alcune

versioni del documento non siano visualizzabili.

Le cartelle avanzate contengono una cronologia delle versioni per ciascun

documento, che mostra le versioni principali (pubblicate) e secondarie (non

pubblicate). È possibile specificare il numero di versioni principali da

conservare. Questa impostazione non influenza il numero di versioni

secondarie conservate. Se si specifica un limite per le versioni, il server

controlla il valore specificato ed elimina permanentemente le versioni

precedenti in sovrannumero.

In base all'impostazione predefinita, il numero di versioni principali archiviate

per ciascun documento è 99. Se tale numero viene abbassato, il server

applicherà il nuovo criterio a tutte le successive approvazioni ma non ai

documenti che erano stati approvati con un valore superiore.

Se il numero specificato è zero, il server non eliminerà le versioni precedenti

e manterrà un numero infinito di versioni principali precedenti.

• Un numero di versione del tipo 0.x (ad esempio, 0.1, 0.2, 0.3 e così via)

indica una versione non pubblicata del documento.

• Viceversa, un numero di versione del tipo x.0 (ad esempio, 1.0, 2.0,

ecc.) indica una versione pubblicata del documento.

Se il numero di versione è un misto dei due tipi (ad esempio, 1.1, 1.2, ecc.),

significa che esiste una versione pubblicata del documento, ma che nell'area

di lavoro è attualmente disponibile una versione non pubblicata più recente di

quella pubblicata.

113

Passiamo ora ad illustrare le fasi necessarie per la pubblicazione di un

documento:

1.Aggiunta di un documento nuovo o esistente all'area di lavoro.

La prima fase della pubblicazione consiste nell'aggiunta di un

documento dal proprio computer all'area di lavoro.

Seguire una delle seguenti procedure:

• Salvare il documento da un'applicazione di Microsoft Office ad una

cartella dell'area di lavoro.

• Trascinare il documento dal proprio computer ad una cartella dell'area

di lavoro.

Molte funzionalità di SharePoint non sono disponibili finché il documento non

viene archiviato. Per utilizzare le funzionalità avanzate di gestione dei

documenti, bisogna archiviarli.

2. Utilizzo dei comandi Archivia ed Estrai per modificare o revisionare un

documento.

I comandi Archivia ed Estrai assicurano che nessun altro sia in grado di

modificare il documento attivo. Dopo che un documento è stato archiviato, gli

utenti con autorizzazioni appropriate possono estrarlo per apportare eventuali

modifiche e salvarle. Tutti gli altri utenti saranno ancora in grado di

visualizzare il documento nell'area di lavoro, ma potranno aprirlo unicamente

in sola lettura.

È possibile apportare modifiche e salvarle solo dopo aver estratto il

documento.

Gli utenti che dispongono dei ruoli appropriati possono pubblicare i documenti

tramite il comando Pubblica dell'area di lavoro o selezionando sul modulo di

archiviazione la casella di controllo Pubblica il documento dopo l'archiviazione.

114

Se si pubblica un documento in una cartella per la quale il coordinatore ha

impostato una procedura di approvazione, lo stato del documento diventerà

in attesa di approvazione. Una volta approvato, il documento verrà pubblicato

e reso disponibile sul sito Dashboard per la visualizzazione. Se il

coordinatore non ha impostato alcuna procedura di approvazione per la

cartella, il documento verrà pubblicato senza approvazione.

3. Selezione di un profilo di documento

.

SharePoint associa ogni documento dell'area di lavoro a un profilo di

documento che contiene una serie di proprietà relative al documento (vedi

Fig.11). Quando si archivia un documento, viene visualizzato un modulo di

archiviazione. Questo modulo contiene una sezione per i commenti ed

un'altra, denominata modulo del profilo, dalla quale è possibile selezionare e

definire un profilo per il documento.

Per fornire informazioni sul documento, si assegnano valori alle proprietà (ad

esempio, categoria e parole chiave) nel modulo del profilo.

Queste informazioni vengono utilizzate da SharePoint per categorizzare i

documenti e indirizzare le ricerche sul sito Dashboard una volta che sono

stati pubblicati.

Fig.11 Scelta fra Profili di documento disponibili per una cartella

115

4. Utilizzo delle versioni di un documento per controllarne la cronologia. È possibile tenere traccia dello stato di avanzamento di un documento

visualizzandone le versioni precedenti. Dal sito dashboard, selezionando

l’opzione cronologia versioni, vengono visualizzate tutte le versioni del

documento.

5. Richiesta di approvazione per la pubblicazione.

Se il coordinatore ha impostato un processo di approvazione per la cartella

attiva, è possibile inviare il documento ai revisori della cartella utilizzando il

comando Pubblica (vedi Fig.12). In tal caso, il documento diventa in attesa di

approvazione e verrà pubblicato dopo essere stato approvato.

I revisori sono in grado di inviare commenti sul documento tramite la posta

elettronica o le discussioni Web. Il metodo utilizzato dai revisori per inviare

commenti dipende dal modo in cui il processo di approvazione è stato

strutturato dal coordinatore. È inoltre possibile pubblicare il documento

selezionando la casella di controllo Pubblica il documento dopo l'archiviazione sul modulo di archiviazione.

Fig.12 Impostazione del processo di approvazione per i documenti della cartella

116

6. Approvazione di una richiesta di pubblicazione, invio di commenti o rifiuto di un documento. Il revisore di un documento riceve una notifica per posta elettronica

contenente un collegamento al documento in attesa di approvazione.

Sono disponibili diversi metodi per inviare commenti o suggerimenti: tramite

posta elettronica o tramite le discussioni Web.

È possibile approvare o rifiutare un documento utilizzando il comando

Approva o Rifiuta disponibile nell'area di lavoro o nel sito Dashboard. Una

volta approvati, i documenti vengono pubblicati automaticamente. I

documenti rifiutati vengono automaticamente archiviati nell'area di lavoro in

modo che gli autori possano estrarli, revisionarli e presentarli nuovamente per

l'approvazione.

7. Gestione di documenti approvati.

È possibile continuare a modificare un documento anche dopo la

pubblicazione.

Se si desidera effettuare modifiche su un documento precedentemente

approvato e pubblicato, è possibile creare una nuova versione di lavoro

estraendo il documento originale. Sul modulo di archiviazione, i commenti

consentono di tenere traccia delle modifiche apportate ad ogni versione del

documento. Finché la nuova versione non viene archiviata e pubblicata, la

versione precedentemente approvata rimarrà disponibile per la

visualizzazione pubblica.

117

4.3 Ricerche

I documenti pubblicati e le origini di contenuto che memorizzano informazioni

all'esterno dell'area di lavoro costituiscono il contenuto di un'area di lavoro

che può essere oggetto di ricerca. Per migliorare la qualità dei risultati della

ricerca sul sito Dashboard, è possibile personalizzare e utilizzare le seguenti

funzionalità:

• Profili di documento: Consentono di organizzare cartelle e documenti

e migliorare la funzionalità di ricerca sul sito Dashboard. Possono

essere creati utilizzando l'Aggiunta guidata profilo documento nella

cartella Profili documento, situata nella cartella Gestione di livello

principale. Gli utenti possono assegnare i profili ai propri documenti

utilizzando la scheda Profili nella pagina delle proprietà di ciascun

documento oppure, con i documenti memorizzati in una cartella

avanzata, selezionando un profilo di documento sul modulo di

archiviazione.

• Categorie: Forniscono un modo per individuare facilmente i documenti

sul sito Dashboard e organizzarli in una struttura di argomenti e

sottoargomenti. È possibile creare categorie da utilizzare nell'area di

lavoro attraverso il comando Nuova categoria nella cartella Categorie.

Con il Riconoscimento automatico categorie è possibile categorizzare

grandi quantità di documenti.

• Documenti di maggiore rilevanza: Forniscono informazioni essenziali

agli utenti del sito Dashboard indicando il miglior documento da

scegliere per uno specifico argomento.

Utilizzando la scheda Ricerca e categorie (vedi Fig.13) della pagina

delle proprietà di un documento, è possibile identificare un documento

come documento di maggiore rilevanza per le categorie e le parole

chiave utilizzate nelle ricerche.

118

Fig.13 Impostazioni per la ricerca e categorie del documento

• Origini di contenuto: Forniscono dei punti di partenza dai quali gli

utenti del sito Dashboard possono ricercare e visualizzare documenti

memorizzati all'esterno dell'area di lavoro in siti Web, condivisioni di file

e database. È possibile utilizzare l'Aggiunta guidata origine contenuto

per creare e memorizzare origini di contenuto.

• Sito Dashboard: Offre un punto di accesso centralizzato per eseguire

attività di gestione dei documenti e funzioni di ricerca.

• Discussioni Web: Strumento che consente agli utenti di discutere dei

documenti dell'area di lavoro. Ogni documento dell'area di lavoro viene associato a un profilo che

contiene una serie di proprietà del documento. Le proprietà del profilo di

documento sono campi presenti nel modulo del profilo in cui gli autori

possono immettere metadati descrittivi relativi ai propri documenti. Tutti i

profili di documento si basano su un modello di profilo di base fornito con

SharePoint. Esso contiene attributi, quali il titolo e le parole chiave, che

possono essere applicati a tutti i documenti. È possibile creare numerosi tipi

di profili di documento, a seconda delle necessità. Quando si creano nuovi

profili, è possibile includere o escludere le proprietà e le impostazioni da

quello di base e crearne di nuove.

119

Essi consentono anche di controllare dove gli utenti memorizzano i

documenti. Se si applicano restrizioni di profilo alle cartelle di

memorizzazione dei documenti, solo quelli con profili specifici potranno

essere memorizzati in tali cartelle.

Gli autori possono utilizzare il modulo del profilo per fornire informazioni

sui documenti creati. La pagina delle proprietà di uno specifico profilo

consente di fornire una descrizione per ciascun profilo di documento.

La descrizione fornisce agli utenti informazioni sul profilo del documento,

fornendo anche un aiuto per stabilire se il profilo descrive in modo

appropriato i documenti correntemente in uso. È possibile assegnare più

profili di documento ad una cartella.

Se si assegnano profili di documento ad una cartella, soltanto i documenti

che corrispondono a quei profili potranno essere memorizzati in tale cartella.

Se un utente tenta di inserire un documento assegnato a un particolare

profilo in una cartella che non consente quel tipo di profilo, il documento verrà

automaticamente assegnato al profilo di documento predefinito di tale

cartella.

Se in seguito il documento viene inserito in una cartella che consente il profilo

di documento originariamente assegnato, verrà ripristinato tale profilo.

SharePoint utilizza le informazioni del profilo di documento per categorizzare i

documenti e indirizzare le ricerche dopo che il documento viene pubblicato

sul sito Dashboard. Il coordinatore a livello dell'area di lavoro può applicare

profili specifici ai documenti quando questi vengono aggiunti per la prima

volta all'area di lavoro.

Nelle cartelle avanzate, gli utenti possono accedere al modulo del profilo

anche dal modulo di archiviazione.

Le proprietà sono campi specifici contenuti nel profilo di documento. (vedi

Fig.14)

120

Alcuni esempi di proprietà dei profili sono l'autore, le parole chiave e le

categorie.

Il coordinatore a livello di area di lavoro può creare proprietà personalizzate in

base alle esigenze. Le proprietà create sono disponibili per tutti i profili di

documento.

Se si modificano gli attributi di una proprietà, le modifiche influenzano la

modalità con cui la proprietà viene visualizzata in tutti i profili di documento.

Quando si creano le proprietà, sono disponibili i seguenti tipi di proprietà:

• Testo. Questo tipo di proprietà fornisce una casella di testo

contenente al max 255 caratteri nella quale gli utenti possono inserire

un testo relativamente breve. Esempi di questo tipo di proprietà sono:

Autore, Titolo, Collegamento e Oggetto, tutte incluse in SharePoint

come proprietà predefinite.

• Casella per commenti. Questo tipo di proprietà fornisce una casella

di testo multiriga nella quale gli utenti possono inserire un testo più

lungo rispetto a quello del tipo di proprietà Testo. Le caselle di testo a

più righe hanno un limite di 4096 caratteri. Un esempio di tipo di

proprietà Casella per commenti è la proprietà Descrizione, che è

inclusa in SharePoint come proprietà predefinita.

• Numero. Questo tipo di proprietà fornisce un campo nel quale gli

utenti possono inserire solo numeri. Non ci sono proprietà predefinite di

questo tipo incluse in SharePoint.

• Data. Questo tipo di proprietà fornisce un campo nel quale gli utenti

possono inserire solo date.

121

Fig.14 Selezione delle proprietà del profilo di documento

Poiché nel sito Dashboard è possibile cercare anche le date, è importante

tenere presente che è possibile cercare solo date nel formato gg/mm/aaaa o

gg-mm-aaaa.

La ricerca di date in altri formati non è consentita.

• Elenco. Questo tipo di proprietà fornisce un menu dal quale gli utenti

possono selezionare i valori da un elenco o nel quale possono

includere nuovi valori da aggiungere all'elenco. Un esempio di questo

tipo è la proprietà Parole chiave, che è inclusa in SharePoint come

proprietà predefinita.

Per questo tipo di proprietà sono disponibili le seguenti opzioni:

• Elenco a discesa a selezione unica: Consente agli utenti di

selezionare un unico elemento dall'elenco a discesa.

• Elenco a discesa a selezione unica con elenco di termini suggeriti: Consente agli utenti di selezionare un unico elemento

dall'elenco a discesa o di immettere nuovo testo.

• Elenco a discesa a selezione multipla con elenco restrittivo di termini: Consente agli utenti di selezionare più elementi

dall'elenco a discesa.

122

• Elenco a discesa a selezione multipla con elenco di termini suggeriti: Consente agli utenti di selezionare più elementi

dall'elenco a discesa o di immettere nuovo testo.

SharePoint include le seguenti proprietà di sistema preconfigurate:

• Autore: Una casella di testo nella quale gli utenti possono inserire il

nome dell'autore del documento.

• Titolo: Una casella di testo nella quale gli utenti possono inserire il titolo

del documento.

• Oggetto: Una casella di testo nella quale gli utenti possono inserire

l'argomento del documento.

• Collegamento: Una casella di testo nella quale gli utenti possono

inserire un indirizzo, in formato URL, da associare al documento.

SharePoint fornisce questa proprietà perché venga usata con il profilo di

documento predefinito Collegamenti Rapidi usato sul sito Dashboard,

piuttosto che per i documenti memorizzati nella cartella Documenti dell'area

di lavoro. Quando si aggiunge un collegamento a un documento, il

collegamento immesso sovrascrive l'URL predefinito per quell'elemento e può

impedire che il server acceda all'URL predefinito.

• Categorie: Un elenco dal quale gli utenti possono scegliere una

categoria (o più categorie) da associare al documento.

• Descrizione: Una casella per commenti nella quale gli utenti possono

inserire del testo descrittivo o dei commenti sul documento.

• Parole chiave: Un elenco dal quale gli utenti possono scegliere le

parole chiave da associare al documento. Gli utenti possono utilizzare

questo campo anche per immettere nuove parole chiave da associare

al documento. Le parole chiave aggiunte dagli utenti all'elenco vengono

visualizzate solo nell'elenco del profilo del documento specifico al quale

sono state aggiunte. Altri utenti non potranno vedere o selezionare le

nuove parole chiave da altri documenti. Solo il coordinatore a livello

123

dell'area di lavoro può aggiungere parole chiave all'elenco principale

per tutti gli utenti.

Il comando Elimina dell'area di lavoro consente di eliminare un profilo di

documento. Poiché i profili di documento vengono condivisi dall'intera area di

lavoro, tutte le modifiche effettuate dall'utente influiscono sull'uso del profilo

nell'intera area di lavoro. Se si elimina un profilo di documento, esso viene

rimosso completamente dall'area di lavoro. Non è possibile ripristinare un

profilo di documento eliminato. SharePoint riclassifica i documenti che

utilizzavano il profilo eliminato con il profilo predefinito della cartella in cui

sono memorizzati.

È anche possibile eliminare una proprietà utilizzando il comando

Elimina della scheda Proprietà della pagina delle proprietà di un profilo di

documento specifico.

Poiché le proprietà create e gestite vengono applicate a tutti i profili di

documento, le modifiche apportate a una proprietà influiscono sulla modalità

in cui questa proprietà viene visualizzata in tutti i profili di documento. Le

proprietà possono essere eliminate solo se non sono più associate ad alcun

profilo di documento dell'area di lavoro. Se si elimina una proprietà dal profilo

di documento, non verrà più visualizzata in nessun profilo di documento

dell'area di lavoro. Una volta eliminate, le proprietà non possono essere

ripristinate.

Le categorie consentono a SharePoint di organizzare i file e ordinarli in

una struttura di argomenti e sottoargomenti. È possibile configurare le

categorie nella cartella Categorie dell'area di lavoro in modo che gli utenti

possano applicarle ai documenti tramite il modulo del profilo. Gli utenti con i

ruoli appropriati possono visualizzare le categorie dall'area di lavoro e sul sito

Dashboard. Le categorie forniscono un elenco di termini da gestire che aiuta

gli utenti a definire i documenti presenti nell'area di lavoro. L’uso delle

124

categorie non è indispensabile ma fornisce agli utenti un efficace strumento

per la gestione dei documenti.

I documenti possono essere categorizzati nell'area di lavoro nei due modi

seguenti:

• Utilizzando il Riconoscimento automatico categorie per categorizzare

automaticamente i documenti dell'area di lavoro

• Aggiungendo la proprietà Categorie ai profili di documenti.

Gli utenti possono classificare un documento utilizzando una o più categorie.

Gli utenti che dispongono dei privilegi di coordinatore a livello dell'area di

lavoro nella cartella Categorie possono utilizzare la pagina Proprietà di una

categoria per modificare le impostazioni descritte di seguito:

• Descrizione: Serve a fornire una descrizione della categoria stessa.

La descrizione della categoria aiuta gli utenti a stabilire se la categoria

è adatta o meno ai documenti.

• Parole chiave: questa sezione serve per aggiungere o selezionare le

parole chiave da applicare alla categoria da utilizzare per le ricerche sul

sito Dashboard.

• URL immagine della categoria: questa sezione fornisce un indirizzo

che consenta a SharePoint di accedere a un'immagine da associare

alla categoria.

• Nome contatto categoria: qui si inserisce un nome e un indirizzo di

posta elettronica per il contatto a cui gli utenti possono rivolgersi per

informazioni, domande o problemi relativi alla categoria specifica.

È possibile categorizzare manualmente un documento utilizzando la

scheda Ricerca e categorie nella pagina delle proprietà del documento.

Se si devono categorizzare solo pochi documenti, è consigliabile utilizzare

esclusivamente la categorizzazione manuale, altrimenti è possibile utilizzare il

Riconoscimento automatico categorie per categorizzare i documenti.

125

Per utilizzare il Riconoscimento automatico categorie per categorizzare

automaticamente i documenti, è necessario categorizzare manualmente

alcuni documenti che lo strumento possa utilizzare come esempi.

È importante includere documenti di tutte le categorie in modo che il

Riconoscimento automatico categorie possa avere esempi per ciascuna di

esse.

È consigliabile includere almeno 10 documenti per categoria e per almeno

due categorie come esempi per il Riconoscimento automatico categorie.

Il Riconoscimento automatico categorie utilizza come esempio qualsiasi

documento categorizzato manualmente. Per utilizzare il Riconoscimento

automatico categorie per la categorizzazione dei documenti, è necessario:

• Creare le categorie che si desidera utilizzare nell'area di lavoro.

• Categorizzare manualmente almeno dieci documenti per ciascuna

categoria che si desidera venga categorizzata dal Riconoscimento

automatico categorie. È importante categorizzare i documenti per le

categorie più importanti e utilizzate con maggiore frequenza in modo

che il Riconoscimento automatico categorie possa utilizzare esempi

validi.

• Impostare il Riconoscimento automatico categorie (vedi Fig.15). Senza

buoni esempi per ogni categoria, l'accuratezza della categorizzazione

da parte del Riconoscimento automatico categorie viene limitata.

126

•

Fig.15 Impostazione del riconoscimento automatico categorie

I documenti di esempio ideali per essere categorizzati sono:

• Tutti correlati allo stesso argomento della categoria.

• Documenti prevalentemente di testo: I documenti creati con un

elaboratore di testo sono esempi ideali. I documenti come fogli di

calcolo invece non contengono una simile quantità di testo utile al

Riconoscimento automatico categorie per la categorizzazione.

• Documenti relativamente lunghi: Devono contenere una quantità

sufficiente di testo affinché il Riconoscimento automatico categorie

analizzi i documenti e identifichi le parole chiave che definiscono una

categoria.

È possibile assegnare il compito di impostare il Riconoscimento automatico

categorie a una o più persone. Due possibili modelli di impostazione sono:

• Consentire agli autori di categorizzare i documenti. Se si desidera

distribuire le responsabilità dell'impostazione nell'ambito di un gruppo di

autori, è possibile aggiungere la proprietà Categorie ai profili di

127

documento. A mano a mano che gli autori archiviano i documenti e li

categorizzano, aggiungono esempi per il Riconoscimento automatico

categorie. Il vantaggio di questo metodo è che più documenti vengono

utilizzati come esempi per l'impostazione.

• Affidare ad un singolo individuo l'impostazione del Riconoscimento automatico categorie. Se si desidera controllare

l'impostazione del Riconoscimento automatico categorie, è possibile

rimuovere la proprietà Categorie dai profili di documento.

Il Riconoscimento automatico categorie categorizza automaticamente i

nuovi documenti confrontando l'elenco delle parole relative a ogni categoria

con l'elenco delle parole contenute in ogni nuovo documento incontrato. Un

singolo documento può essere assegnato automaticamente a più categorie.

uando si utilizza il Riconoscimento automatico categorie occorre tenere

presenti i punti seguenti:

• Cercare di fornire più esempi possibile. Questi esempi devono

comprendere tutti i possibili aspetti della categoria.

• Cercare di applicare più categorie a un documento. È possibile

assegnare un documento a qualsiasi categoria alla quale può accedere

l'utente. I documenti possono non apparire immediatamente nelle

categorie assegnate poiché le categorie non vengono applicate finché il

contenuto non viene indicizzato. La lunghezza di questo periodo di

tempo dipende dal metodo di indicizzazione utilizzato e dalla quantità di

contenuto da indicizzare.

Se per un documento specifico non si desidera utilizzare le categorie

suggerite dal Riconoscimento automatico, è possibile escludere la

funzionalità.

Se si esclude il Riconoscimento automatico delle categorie per più di qualche

documento, tornare alla categorizzazione automatica diventa problematico.

128

Non è possibile tornare al sistema di categorizzazione automatica per i

documenti categorizzati manualmente.

Per annullare un'operazione di esclusione, è necessario riportare

manualmente ciascun documento alla categorizzazione automatica e

attendere l'aggiornamento successivo degli indici oppure avviare un

aggiornamento manuale degli indici per rendere le modifiche effettive. e il

Riconoscimento automatico categorie non seleziona le categorie appropriate

per un documento, il coordinatore può ignorarlo utilizzando i metodi seguenti:

• Per un singolo documento. Il coordinatore a livello dell'area di lavoro

può abilitare il Riconoscimento automatico categorie per l'area di lavoro

ma occasionalmente ignorare le categorie scelte automaticamente per

documenti specifici. Il coordinatore può correggere l'assegnazione di

categoria modificando le proprietà del documento.

• Per tutti i documenti. Se il Riconoscimento automatico categorie non

dà i risultati sperati, il coordinatore può disabilitarlo e neutralizzare tutte

le categorie assegnate automaticamente. Quando il Riconoscimento

automatico categorie suddivide i documenti in categorie, aggiorna una

proprietà nascosta del profilo Documento di base denominata

Categorie automatiche. Quando il Riconoscimento automatico

categorie è disabilitato, la proprietà Categorie automatiche non verrà

più utilizzata.

Un coordinatore a livello dell'area di lavoro per la cartella Categorie può

rinominarle. Dopo la ridenominazione, il server aggiornerà automaticamente

tutti i documenti della categoria per includere il nome nuovo.

Se si esegue questa operazione, è necessario eseguire un aggiornamento

completo dell'indice prima che il nuovo nome della categoria venga

visualizzato nell'area di lavoro e nel sito Dashboard. E’ anche possibile

eliminare categorie.

129

L'eliminazione di una categoria rimuove tutti i documenti dalla categoria ed

elimina la categoria e le relative sottocategorie dall'area di lavoro.

L'eliminazione di una categoria non elimina i documenti che appartengono ad

essa.

Un documento di maggiore rilevanza è un documento che viene

selezionato manualmente per essere visualizzato come risultato più

appropriato di una ricerca specifica eseguita sul sito dashboard. È possibile

selezionare la visualizzazione di documenti di maggiore rilevanza per una

categoria o una parola chiave specifiche.

Nella selezione dei documenti di maggiore rilevanza,è utile tenere presente

quanto segue:

• È possibile selezionare un documento di maggiore rilevanza solo se si

dispone dei privilegi di coordinatore per la cartella che contiene il

documento.

• Per selezionare documenti da considerare documenti di maggiore

rilevanza per una categoria o una parola chiave sul sito Dashboard,

utilizzare la pagina delle proprietà del documento.

• È possibile selezionare documenti specifici come documenti di

maggiore rilevanza per ottimizzare la funzione di ricerca eseguita dal

sito Dashboard

• È possibile sia selezionare un documento come documento di

maggiore rilevanza di più categorie o parole chiave sia selezionare più

documenti per la stessa categoria o parola chiave.

Ogni area di lavoro include un indice di ricerca full-text che consente agli

utenti di effettuare ricerche dei documenti disponibili nell'area di lavoro.

SharePoint aggiorna e organizza l'indice affinché la funzione di ricerca possa

utilizzarlo. Dopo che il contenuto è stato incluso in un indice, può venire

visualizzato nei risultati della ricerca sul sito Dashboard. Un indice di ricerca

full-text consente di facilitare la ricerca dei seguenti tipi di contenuto:

130

• Il contenuto fisicamente memorizzato nell'area di lavoro, come i

documenti. Tale contenuto si trova nella cartella Documenti o nella

cartella Contenuto sito Dashboard dell'area di lavoro. L'indice include

solo i documenti pubblicati.

• Il contenuto che è memorizzato fuori dall'area di lavoro, denominato

contenuto collegato, e che viene reso disponibile all'indice tramite le

origini di contenuto (ad esempio, siti Web e condivisioni di file).

Un'origine di contenuto rappresenta una posizione, indicata da un URL,

dove il contenuto collegato è memorizzato e a cui si può accedere per

l'inserimento nell'indice. Questo contenuto può essere situato fuori

dall'area di lavoro ma sullo stesso server, su un altro server nella rete

Intranet o su Internet.

SharePoint è in grado di creare indici per il contenuto memorizzato su siti

e pagine Web, su file system, su database Lotus Notes versione 4.6a e R5,

su server Exchange Server 5.5 e Exchange 2000 e su altri computer

SharePoint.

Il coordinatore a livello dell'area di lavoro aggiunge le origini di contenuto

all'area di lavoro.

Quando si crea un'area di lavoro, SharePoint genera automaticamente

un indice per tale area di lavoro (vedi Fig.16). Quando si aggiungono

documenti all'area di lavoro o si modificano i documenti esistenti, SharePoint

modifica l'indice per inserire le modifiche apportate. Se il contenuto da

includere nell'indice è memorizzato solo nell'area di lavoro (nessuna origine

di contenuto), l'indice verrà automaticamente aggiornato tramite notifiche.

Quando si aggiungono le origini di contenuto o si modificano le

impostazioni corrispondenti, è necessario eseguire una ricerca per

indicizzazione sulle origini di contenuto per aggiornare l'indice. Se si

aggiungono origini di contenuto all'area di lavoro, è necessario pianificare su

base regolare gli aggiornamenti dell'indice in modo da garantire che tutto il

131

contenuto visualizzato sul sito Dashboard per la ricerca e la visualizzazione

sia il più recente. È possibile aggiornare manualmente un indice utilizzando la

console di amministrazione di SharePoint o le cartelle Web. In alternativa, è

possibile definire delle pianificazioni perché SharePoint aggiorni gli indici

automaticamente. La creazione e l'aggiornamento dell'indice richiedono un

utilizzo intensivo delle risorse del disco e del processore e potrebbero

impiegare molto tempo se vi è una grande quantità di dati di testo nelle origini

di contenuto.

Se un'origine di contenuto supporta gli aggiornamenti su notifica, il

programma invia automaticamente la notifica di qualsiasi cambiamento

all'indice. Questa notifica provoca l'aggiornamento dell'indice. Le notifiche

sono disponibili solo per le condivisioni di file che si trovano su una partizione

con file system NTFS in un computer che utilizza Windows NT 4.0 o

Windows 2000.

In un'area di lavoro è possibile propagare un massimo di altri quattro indici a

partire da altre aree di lavoro.

È possibile gestire l'indice configurando le impostazioni e le regole

seguenti:

• Pianificazione degli aggiornamenti degli indici: Utilizzando le

cartelle Web, è possibile creare aggiornamenti completi, incrementali o

adattivi dell'indice. Pianificando l'aggiornamento dell'indice per la

cartella Origini contenuto, è possibile personalizzare la frequenza degli

aggiornamenti delle informazioni nell'indice da parte di SharePoint. Ciò

include l'aggiornamento del contenuto memorizzato nell'area di lavoro e

delle origini del contenuto memorizzato fuori dall'area di lavoro.

• Regole per i percorsi di sito: tali regole consentono di ignorare le

impostazioni per l'account di accesso al contenuto predefinito per una

determinata origine di contenuto, fornendo un account utente specifico

132

per accedere al percorso di sito. Inoltre, è possibile escludere dall'indice

percorsi di sito specifici.

• Regole di inclusione/esclusione dei tipi di file: tali regole

consentono di specificare i tipi di file da includere o escludere quando si

esegue una ricerca per indicizzazione su un indice di tutte le origini di

contenuto.

• Attività pianificate: dopo il completamento di un'attività di

indicizzazione, quale un aggiornamento, è possibile scegliere se

modificare o eliminare l'attività se non ne è stata pianificata una nuova

esecuzione.

• Tempi di inattività: per assicurare che gli aggiornamenti dell'indice per

le origini di contenuto vengano eseguiti quando c'è una maggiore

disponibilità di risorse, è possibile configurare un'attività pianificata in

modo che venga avviata durante i tempi di inattività del computer.

• Risparmio di energia: per assicurare che l'aggiornamento dell'indice

per le origini di contenuto venga eseguito quando c'è una maggiore

disponibilità di risorse, è possibile configurare un'attività pianificata in

modo che venga avviata in base alle impostazioni del risparmio energia

del computer.

L'aggiornamento dell'indice comporta l'aggiornamento di tutti i documenti, i

collegamenti, le categorie e le origini di contenuto. Invece, quando l'indice

viene aggiornato per una singola origine di contenuto, verranno aggiornate

solo le informazioni relative a tale origine di contenuto.

133

Fig.16 Impostazioni di salvataggio degli indici

Un'origine di contenuto rappresenta una posizione, indicata da un URL,

dove è possibile accedere ai documenti memorizzati all'esterno di un'area di

lavoro per includerli nell'indice. Esempi di origini di contenuto sono i siti Web,

i file system, i database e altre aree di lavoro. Gli utenti con autorizzazioni di

coordinatore a livello dell'area di lavoro possono aggiungere origini di

contenuto (vedi Fig.17).

SharePoint crea un indice delle informazioni disponibili nelle origini di

contenuto create dall'utente e lo aggiorna regolarmente. Questo indice può

essere utilizzato per effettuare ricerche. Dopo l'inserimento nell'indice delle

origini di contenuto create, gli utenti possono ricercare i documenti e i

contenuti sul sito Dashboard.

A differenza dei documenti dell'area di lavoro, non si possono estrarre o

modificare gli elementi presenti nelle origini di contenuto.

È possibile aggiungere origini di contenuto dai seguenti tipi di contenuto:

• Collegamenti Web: Ad esempio, http://www.unicam.it.

• Condivisione file: Ad esempio, file://server/condivisione/cartelle

• Cartelle pubbliche di Exchange 5.5.

• Cartelle pubbliche di Exchange 2000.

134

• Database di Lotus Notes.

• Altre aree di lavoro: Esterne all'area di lavoro corrente.

Fig.17 La finestra per l’aggiunta di un’origine di contenuto

Dopo aver aggiunto un'origine di contenuto, è possibile completare le

seguenti attività di gestione:

• Pianificazione degli aggiornamenti: servono per indicare la frequenza

con cui SharePoint deve aggiornare l'indice per includere nuove origini

di contenuto e il nuovo materiale nelle origini di contenuto esistenti.

• Creazione degli ambiti di ricerca per le origini di contenuto: gli

ambiti di ricerca forniscono agli utenti un modo per limitare il contenuto

delle ricerche nel sito Dashboard.

• Impostazione di regole: servono per indicare i tipi di informazioni che

si desidera includere o escludere dall'indice.

E’ possibile fare delle ricerche anche all’interno delle discussioni web. In base

all'impostazione predefinita, le discussioni Web sono attivate.

Se rimangono attivate, gli utenti dell'area di lavoro e del sito Dashboard

potranno discutere dei propri documenti. È possibile impedire l'utilizzo delle

135

discussioni Web agli utenti per i documenti di un'area di lavoro specifica sul

server. La disattivazione delle discussioni Web, non implica la disattivazione

della Web Part relativa alla gestione delle discussioni. Ciò significa che è

possibile disattivare le discussioni Web immediatamente ed eliminarle

successivamente. È possibile decidere se consentire che gli elementi delle

discussioni Web siano inclusi nell'indice e resi disponibili per le ricerche.

Se si sceglie di attivare questa opzione, gli utenti potranno cercare e

visualizzare le discussioni Web, nonché dare un proprio contributo dal sito

Dashboard.

Gli elementi di discussione non sono però protetti. Se si attiva l'opzione per la

ricerca e l'indicizzazione per le discussioni Web, gli elementi di discussione

saranno visibili agli utenti sul sito Dashboard anche se non dispongono

dell'accesso al documento cui gli elementi di discussione si riferiscono. Ciò

potrebbe potenzialmente compromettere la protezione del contenuto di un

documento. Per evitare che questo accada, in base all'impostazione

predefinita l'opzione per includere le discussioni Web negli ambiti di ricerca è

disattivata. È possibile accedere alle discussioni Web da un browser o dalla

barra degli strumenti di Collaborazione in linea di Office 2000.

Le discussioni basate su browser consentono agli utenti che non dispongono

di Microsoft Internet Explorer 5 o di Office 2000 di leggere le discussioni e di

parteciparvi direttamente. Gli utenti che utilizzano Internet Explorer 5 e Office

2000 possono accedere alle discussioni utilizzando la barra di Collaborazione

in linea disponibile in queste applicazioni.

Se gli utenti trovano di particolare utilità un documento, una cartella,

una categoria o un insieme specifico di risultati di ricerche, possono

richiedere che SharePoint invii loro delle notifiche ogni volta che questi

elementi vengono modificati. Se il coordinatore a livello dell'area di lavoro

attiva le sottoscrizioni (vedi Fig.18), gli utenti possono effettuare la

sottoscrizione per ricevere notifiche relative alle modifiche di singoli

documenti, cartelle, categorie o risultati di ricerche.

136

Gli utenti possono visualizzare le notifiche nella Web Part Riepilogo

sottoscrizioni sulla home page o nella pagina Sottoscrizioni del sito

Dashboard.

Possono anche scegliere di ricevere gli aggiornamenti delle sottoscrizioni

tramite posta elettronica, o effettuare sottoscrizioni anche del contenuto

collegato ai risultati delle ricerche, o nelle categorie. I coordinatori a livello

dell'area di lavoro possono specificare le impostazioni per le sottoscrizioni e

per le notifiche.

È possibile gestire le sottoscrizioni e le notifiche dalla scheda Sottoscrizioni in

Impostazioni area di lavoro o dalla pagina Gestione del sito Dashboard.

Quando viene creata una sottoscrizione, vengono applicate le seguenti

impostazioni:

• Sottoscrizioni per area di lavoro: se un utente cerca di creare una

sottoscrizione quando il limite di sottoscrizioni è già stato raggiunto,

viene visualizzato un messaggio di errore. In base all'impostazione

predefinita, il numero massimo di sottoscrizioni ammesse per l'area di

lavoro è 100.000.

• Sottoscrizioni per utente: se un utente cerca di creare una

sottoscrizione dopo aver raggiunto il proprio limite, verrà informato che

la sottoscrizione non può essere creata in quanto il limite è già stato

raggiunto. In base all'impostazione predefinita, il numero massimo di

sottoscrizioni ammesse per utente è 20.

• Risultati per sottoscrizione: in base all'impostazione predefinita, il

numero massimo di notifiche ammesse per sottoscrizione è 20. Il valore

massimo per questa impostazione è 100. Se una sottoscrizione che ha

già raggiunto il limite di notifiche consentito riceve una nuova notifica,

SharePoint seleziona la notifica da eliminare in base al seguente ordine

di precedenza:

• Per una sottoscrizione di un documento, una cartella o una categoria,

viene eliminata la notifica meno recente.

137

• Nel caso di una sottoscrizione di risultati di ricerche, le scelte

operate da SharePoint variano a seconda del fatto che le notifiche

vengano inviate o meno per posta elettronica. Se la sottoscrizione

invia una notifica via posta elettronica, in SharePoint viene

eliminata la notifica già inviata con priorità inferiore. Questo è

possibile perché il software memorizza tutte le sottoscrizioni

effettuate, con data, autore e informazioni sul tipo di contenuto

sottoscritto.

Fig.18 Impostazioni delle sottoscrizioni e delle discussioni 4.4 Gestione utenti SharePoint utilizza i ruoli per raggruppare con un unico nome gli utenti che

dispongono delle stesse autorizzazioni, in modo analogo ad un gruppo locale

di Windows 2000. Memorizza in cartelle individuali le appartenenze a un

ruolo, invece che in un servizio di directory o nel database di protezione del

server.

Ciascuna cartella può contenere un diverso insieme di utenti e gruppi per

ciascun ruolo. L'assegnazione di un utente a un ruolo fornisce le

autorizzazioni a eseguire attività specifiche, quali la creazione o la modifica di

documenti.

138

Non è possibile personalizzare le autorizzazioni assegnate ai ruoli. Nell'area

di lavoro, gli utenti possono essere coordinatori, autori o lettori. I ruoli

possono essere assegnati ad utenti selezionati dal dominio di Windows NT o

Windows 2000 esistente oppure ad utenti e gruppi locali. Tali utenti e gruppi

possono essere definiti localmente nel server oppure nel dominio di cui il

server è membro. Con i ruoli è possibile aggiungere alle tradizionali

autorizzazioni di accesso ai file, quali lettura, scrittura e modifica, azioni quali

l'archiviazione, l'estrazione e la pubblicazione.

Se si desidera assegnare i ruoli per particolari cartelle dell'area di lavoro, è

necessario configurare questi ruoli nelle singole cartelle. Le impostazioni di

protezione su singole cartelle determinano ciò che gli utenti vedono nell'area

di lavoro.

Ciò significa che un utente con un ruolo assegnato a livello dell'area di lavoro

potrebbe non avere lo stesso ruolo a livello della cartella. Ad esempio, se si

assegna a un utente il ruolo di coordinatore a livello dell'area di lavoro,

l'utente diventa il coordinatore dell'intera area di lavoro e può assegnare i

ruoli in tutte le cartelle dell'area stessa. Se si assegna a un utente il ruolo di

coordinatore a livello della cartella, l'utente sarà coordinatore solo per quella

cartella specifica.

Quando si aggiunge un utente all'area di lavoro (vedi Fig.19), il ruolo

predefinito dell'utente è quello di lettore, che consente di visualizzare tutti i

documenti pubblicati. Per consentire a questo utente di modificare i

documenti o di gestire le cartelle, è necessario assegnare all'utente un nuovo

ruolo.

In base all'impostazione predefinita, durante la creazione dell'area di lavoro, il

gruppo Tutti di Windows NT o di Windows 2000 viene assegnato

automaticamente al ruolo di lettore per tutte le cartelle. In questo modo nel

dominio tutti possono leggere i documenti pubblicati. Un coordinatore può

aggiungere o rimuovere utenti dalle cartelle o negare l'accesso a un

139

particolare documento. Al gruppo locale Administrators di Windows 2000

viene automaticamente assegnato il ruolo di coordinatore.

La possibilità di configurare le impostazioni di protezione consente di

accedere a qualsiasi cartella nel caso in cui, volutamente o per errore, ne

venga bloccato l'accesso agli utenti per i quali è normalmente disponibile.

Il gruppo locale Administrators può ripristinare i ruoli per le singole cartelle.

La negazione dell'accesso a un documento non impedisce al gruppo locale

Administrators di accedere a tale documento.

Fig.19 Selezione degli utenti per l’area di lavoro

L'utente può essere un utente singolo o un gruppo, dove per gruppo si

intende un elenco di utenti che hanno gli stessi diritti e le stesse

autorizzazioni.

Se gli utenti sono tutti membri dello stesso dominio o di un gruppo locale, è

possibile risparmiare tempo aggiungendo il gruppo all'area di lavoro anziché

aggiungere individualmente ciascun utente.

E’ preferibile assegnare i ruoli agli utenti utilizzando i gruppi del dominio di

Windows NT. Se all'area di lavoro si aggiunge un gruppo di dominio, tutti gli

utenti che sono membri di tale gruppo di dominio vengono automaticamente

assegnati al ruolo di lettore.

140

Se si aggiunge un nuovo utente al gruppo, al nuovo utente verranno

assegnati automaticamente gli stessi ruoli del gruppo.

Se un membro di un gruppo viene aggiunto all'area di lavoro come singolo

utente, tale utente avrà tutte le autorizzazioni assegnate al ruolo del gruppo

oltre a quelle associate al proprio ruolo come singolo utente.

Se il gruppo dispone di un determinato livello di accesso e si desidera che un

membro di questo gruppo disponga di un sottoinsieme di autorizzazioni di

tale accesso, è necessario rimuovere l'utente considerato dal gruppo o il

gruppo dal ruolo assegnato.

Quando si rimuove un utente da un'area di lavoro, tale utente perde

automaticamente il ruolo cui era assegnato.

Il coordinatore a livello dell'area di lavoro può assegnare ruoli utente per tutta

l'area di lavoro e per le cartelle dell'area di lavoro su base individuale

utilizzando la scheda Ruoli della pagina delle proprietà della cartella

corrispondente.

Il coordinatore a livello delle cartelle è in grado di assegnare ruoli utente solo

per la cartella per cui dispone delle autorizzazioni di coordinatore.

Se si crea una sottocartella in qualità di autore, questa eredita

automaticamente le assegnazioni dei ruoli della cartella padre. Non è

possibile modificare l'utente o i ruoli per la propria cartella.

La protezione basata sui ruoli utilizza l'autenticazione di Windows NT, le

normali autorizzazioni di accesso ai file (per lettura, scrittura, esecuzione e

modifica) e un insieme esteso di autorizzazioni specifiche per SharePoint

Portal Server

(archiviazione, estrazione e approvazione).

Le attività per un coordinatore a livello dell'area di lavoro comprendono:

• Aggiunta di utenti all'area di lavoro ed assegnazione dei ruoli agli utenti.

• Creazione dei profili di documento.

• Creazione delle categorie e assegnazione dei relativi contatti.

• Aggiunta di origini di contenuto all'area di lavoro.

141

• Configurazione e gestione dell'area di lavoro e della struttura delle

cartelle.

• Configurazione e gestione del sito Dashboard.

• Creazione degli indici del contenuto aggiornato, se necessario, o

pianificazione dell'aggiornamento automatico degli indici.

Le attività del coordinatore per una cartella normale comprendono:

• creazione di sottocartelle

• modifica ed eliminazione di documenti

• assegnazione dei ruoli.

e per una avanzata:

• selezione dei processi di approvazione

• applicazione dei profili di documento alle cartelle

• creazione di sottocartelle

• modifica ed eliminazione di documenti

• assegnazione dei ruoli

• creazione dei processi di approvazione per la pubblicazione dei

documenti sul sito Dashboard.

I coordinatori di una cartella possono anche leggere ed eliminare un

documento non ancora archiviato. Inoltre, possono annullare il processo di

approvazione di un documento con il comando Annulla pubblicazione o

terminarlo con il comando Ignora approvazione.

Il ruolo di autore consente di gestire i documenti dell'area di lavoro.

In tal modo, si favorisce la collaborazione tra gli autori dei documenti di una

cartella.

Gli autori sono in grado di aggiungere nuovi documenti a una cartella,

modificare, eliminare e leggere tutti i documenti della cartella.

Nelle cartelle avanzate gli autori possono inoltre inviare documenti

all'approvazione per la pubblicazione.

142

Un autore può anche creare, rinominare ed eliminare le proprie cartelle.

Quando un autore crea una nuova cartella, essa eredita le impostazioni di

protezione, inclusi i ruoli, dalla cartella superiore. L'autore non può modificare

i ruoli o i criteri di approvazione di queste cartelle.

Il coordinatore può negare l'accesso a determinati documenti.

In tal caso, l'autore non sarà in grado di aprire o modificare i documenti per i

quali è stato negato l'accesso.

Dopo che l'autore ha utilizzato il comando Pubblica per presentare il

documento all'approvazione, il revisore riceverà una notifica per posta

elettronica contenente un collegamento al documento in esame.

È possibile approvare o rifiutare un documento utilizzando i comandi

appropriati nell'area di lavoro o nel sito Dashboard.

I revisori vengono assegnati solo alle cartelle avanzate, in quanto quelle

normali non supportano i processi di approvazione.

I coordinatori di cartelle specifiche hanno il compito di designare i revisori

delle proprie cartelle. Non è possibile estrarre o modificare un documento in

attesa di approvazione. Se si desidera comunicare commenti o suggerimenti

all'autore o agli altri revisori, è possibile inviare un messaggio di posta

elettronica o utilizzare discussioni Web, a seconda del processo di

approvazione o di comunicazione previsto. Sia che il documento venga

approvato o rifiutato, SharePoint mantiene tutte le discussioni Web a esso

associate finché non vengono eliminate da un coordinatore.

Il documento approvato viene quindi pubblicato sul Dashboard del sito.

Gli utenti che dispongono dei ruoli necessari possono ricercarlo e

visualizzarlo.

In SharePoint sono disponibili due modelli di approvazione nell'area di lavoro:

seriale (le approvazioni si susseguono in sequenza) e parallela (le

approvazioni vengono fatte in contemporanea).

Si riceverà una notifica per posta elettronica che specifica il tipo di processo

di approvazione utilizzato, il nome dell'autore e degli altri revisori.

143

• Approvazione seriale (In sequenza). Quando il documento è pronto

per la pubblicazione, il primo revisore dell'elenco riceve un messaggio

di richiesta di approvazione. Una volta che il primo revisore ha

approvato il documento, il secondo revisore dell'elenco riceve la

richiesta di approvazione e così via.

Il documento viene pubblicato soltanto dopo che tutti i revisori lo hanno

approvato. Se un revisore dell'elenco rifiuta il documento, il processo di

approvazione viene annullato ed il documento viene riportato allo stato

archiviato.

• Approvazione parallela (contemporanea) (vedi Fig.20). Questo

modello di approvazione si basa su un sistema a votazione. Il

coordinatore della cartella specifica può scegliere fra due strategie di

voto: singolo (un voto di approvazione consente la pubblicazione del

documento) o unanime (l'approvazione di tutti i revisori consente di

pubblicare il documento).

In entrambi i casi, quando il documento è pronto per la pubblicazione, i

revisori ricevono una richiesta di approvazione. Se il documento viene

approvato, SharePoint procede alla pubblicazione. Se il documento non

riceve il numero adeguato di approvazioni, il processo di approvazione

viene annullato e il documento viene riportato allo stato di archiviato.

144

Fig.20 Approvazione contemporanea (parallela)

Se non è previsto un processo di approvazione per la cartella, i relativi autori

e coordinatori possono pubblicare i documenti in essa contenuti anche se

non approvati mediante il comando Pubblica o l'opzione Pubblica il

documento dopo l'archiviazione presente sul modulo di archiviazione. In

questo modo il documento viene pubblicato automaticamente. È possibile

approvare o rifiutare un documento utilizzando il comando Approva o Rifiuta

disponibile nell'area di lavoro o nel sito Dashboard.

Il coordinatore della cartella è anche in grado di visualizzare i comandi Ignora

approvazione e Annulla approvazione che consentono di terminare un

processo di approvazione. I documenti approvati da tutti i revisori interessati

vengono automaticamente pubblicati. Una volta pubblicati, gli utenti possono

effettuare ricerche e visualizzare i documenti dal sito dashboard.

SharePoint effettua automaticamente l'archiviazione nell'area di lavoro dei

documenti rifiutati in modo che gli autori possano estrarli, revisionarli e

presentarli nuovamente all'approvazione.

145

Un lettore è un utente che può eseguire ricerche e leggere documenti,

ma non è in grado di aggiungerli all'area di lavoro. I lettori possono eseguire

le attività indicate di seguito: In una cartella normale, il lettore può

visualizzare tutti i documenti.

In una cartella avanzata, i lettori sono in grado di visualizzare solo le cartelle

e i documenti pubblici. Un lettore non è in grado di estrarre, modificare o

eliminare documenti e non può visualizzare bozze dei documenti.

4.5 Il sito Dashboard Il sito Dashboard è un sito Web che SharePoint crea automaticamente e

contemporaneamente all'area di lavoro associata. Fornisce una

visualizzazione Web dell'area di lavoro e consente agli utenti con i ruoli

appropriati di ricercare, visualizzare e gestire documenti sul sito Dashboard e

di ricercare e visualizzare contenuti da altre origini.

Gli utenti accedono al sito Dashboard tramite un browser, quale Internet

Explorer o Netscape Navigator. L'accesso a SharePoint attraverso il sito

Dashboard non richiede l'installazione dei componenti client.

Con Windows, è possibile utilizzare i seguenti browser:

• Internet Explorer versione 4.01 o successiva

• Netscape Navigator versione 4.51 o successiva (per le versioni italiana

e spagnola di SharePoint Portal Server)

• Netscape Navigator versione 4.75 o successiva (per le versioni inglese,

francese, tedesca e giapponese di SharePoint Portal Server)

Macintosh e Solaris non sono supportati.

Per il corretto funzionamento del sito Dashboard, è inoltre necessario attivare

nel browser il supporto Microsoft JScript o Netscape JavaScript.

Vediamo l’aspetto del sito dashboard predefinito. La parte superiore del sito

comprende i seguenti elementi:

146

• Un titolo di sito personalizzabile.

• Barra di ricerca con menu a discesa da cui gli utenti possono

selezionare gli ambiti di ricerca e una casella di testo in cui immettere i

termini di ricerca.

Nella parte inferiore del sito Dashboard sono inclusi i seguenti elementi:

• Un logo personalizzabile del sito Dashboard.

• Una barra di spostamento contenente collegamenti ad altri Dashboard:

Home page, Documenti, Categorie, Sottoscrizioni, Gestione, Guida

e Suggerimenti. Nell'area di visualizzazione principale della pagina può essere visualizzata

una o più Web Part. Una Web Part di informazione è un'area del sito

Dashboard con un tipo specifico di contenuto.

La pagina iniziale (vedi Fig.21) comprende quattro Web Part predefinite:

Notizie, Annunci, Collegamenti Rapidi e Riepilogo sottoscrizioni. Le prime tre corrispondono alle sottocartelle con lo stesso nome nella cartella

Contenuto sito Dashboard nell'area di lavoro.

Tali sottocartelle consentono di memorizzare le informazioni visualizzate nelle

Web Part corrispondenti.

La quarta Web Part, Riepilogo sottoscrizioni, contiene informazioni solo se

l'utente che visualizza il sito Dashboard dispone di notifiche di sottoscrizione.

Il Dashboard viene modificato prevalentemente tramite lo stesso sito.

Il coordinatore a livello dell'area di lavoro può aggiungere, eliminare e

personalizzare Web Part, nonché aggiungere contenuto alle Web Part

mediante il sito Dashboard.

Il coordinatore, tuttavia, aggiunge informazioni alle Web Part Notizie, Annunci

e Collegamenti Rapidi tramite le cartelle dell'area di lavoro.

Inoltre, la Web Part Riepilogo sottoscrizioni fornisce un riepilogo delle

notifiche relative alle sottoscrizioni dell'utente corrente.

Ciascun utente può visualizzare le due notifiche più recenti relative a

sottoscrizioni insieme ai collegamenti ai documenti. Ciascun utente gestisce

147

le proprie sottoscrizioni e il processo di notifica è automatico. I coordinatori

non possono stabilire il contenuto della Web Part Notifiche.

Il coordinatore a livello dell'area di lavoro può aggiungere, eliminare e

personalizzare Web Part, Dashboard e layout di Web Part e può aggiungere

informazioni alle Web Part Notizie, Annunci e Collegamenti. I collegamenti di

spostamento vengono visualizzati nella parte superiore di ciascuna pagina

Dashboard.

• Home page: consente di tornare alla home page. Poiché si tratta di un

collegamento personalizzabile, il nome può essere diverso.

• Categorie: consente di visualizzare un elenco di categorie e

sottocategorie.

• Archivio Documenti: consente di visualizzare le cartelle e le

sottocartelle in cui è memorizzato il contenuto dell'area di lavoro.

Dall'Archivio Documenti, gli utenti associati con il ruolo appropriato

possono gestire i propri documenti.

• Ricerca: consente di effettuare query di ricerca semplici e avanzate.

• Sottoscrizioni: consente di visualizzare tutte le sottoscrizioni correnti in

modo dettagliato.

• Guida: consente di accedere alla Guida sito Dashboard.

• Gestione: consente di gestire le sottoscrizioni di altri utenti e le

discussioni Web nell'area di lavoro e di svuotare la cache

dell'applicazione del sito Dashboard.

• Contenuto: consente di personalizzare e gestire le Web Part

visualizzate sulle pagine del sito Dashboard e di specificare il contenuto

visualizzato in tali Web Part.

• Impostazioni: consente di personalizzare e gestire le impostazioni del

Dashboard.

• Layout: consente di personalizzare il layout del Dashboard.

148

Fig.21 Pagina principale del sito Dashboard

Il coordinatore a livello dell'area di lavoro definisce il contenuto visualizzato

nella Web Part Annunci aggiungendo o rimuovendo documenti dalla cartella

Annunci nell'area di lavoro.

Le categorie (vedi Fig.22) sono raggruppamenti di informazioni

suddivise per argomenti. A differenza di una struttura di file su un unico

server, una categoria può essere associata a informazioni disponibili in più

posizioni diverse, come file server, database e siti Web. L'area di lavoro

predefinita contiene cinque categorie predefinite, visualizzate nella Web Part

Categorie: Categoria 1, Categoria 2 e Categoria 3, con le sottocategorie 4 e

5. È possibile visualizzare le categorie utilizzando la Web Part Categorie sulla

home page o tramite collegamento alla pagina Categorie nel menu principale

del sito Dashboard.

149

Fig.22 Pagina delle categorie sul sito

Nella Web Part Notizie sono riportate informazioni di interesse

generale, quali notizie relative alla società o ai singoli reparti, notizie fornite

da agenzie di stampa e di altro tipo. Il coordinatore a livello dell'area di lavoro

definisce il contenuto visualizzato nella Web Part Notizie aggiungendo o

rimuovendo documenti dalla cartella Notizie nell'area di lavoro. Nella Web

Part Collegamenti Rapidi sono riportati collegamenti a contenuto di

particolare interesse per gli utenti, ad esempio a risorse aziendali. Il

coordinatore a livello dell'area di lavoro definisce il contenuto visualizzato

nella Web Part Collegamenti Rapidi aggiungendo o rimuovendo documenti e

collegamenti a pagine Web dalla cartella Collegamenti Rapidi nell'area di

lavoro.

È possibile sottoscriversi a file, cartelle, risultati di ricerca e categorie (vedi

Fig.23). Quando si effettua la sottoscrizione ad un elemento, è possibile

specificare che si desidera ricevere notifica di eventuali modifiche apportate a

tale elemento. Se, ad esempio, si sottoscrive ad un documento, è possibile

impostare SharePoint affinché notifichi un'eventuale modifica o eliminazione

dello stesso. Se si sottoscrive ad una categoria, è possibile richiedere la

notifica dell'aggiunta di un documento a tale categoria.

150

Nella Web Part Notifiche sulla home page viene fornito un riepilogo delle

notifiche di sottoscrizione più recenti.

Le notifiche di sottoscrizione correnti vengono visualizzate insieme ai

collegamenti ai rispettivi documenti. Se si desidera eliminare una notifica già

letta, è necessario andare alla pagina Sottoscrizioni.

Fig.23 Elenco sottoscrizioni effettuate

Accedendo al sito tramite Login e Password (vedi Fig.24), ogni utente avrà

una visualizzazione del sito corrispondente ai livelli di privilegio che possiede

a livello dell’area di lavoro. I coordinatori visualizzeranno anche le voci

“impostazione”, “Layout” e “Contenuto”, potendo così personalizzare a

proprio piacimento il sito per le proprie esigenze, mentre gli autori e i lettori

non potranno modificarlo.

151

Fig. 24 Accesso all’area dell’utente Bonura (lettore)

I coordinatori potranno visualizzare tutti i documenti indipendentemente dal

fatto che siano stati o meno pubblicati, mentre gli autori potranno visualizzare

i documenti archiviati e pubblicati, infine i lettori vedranno solo i documenti

pubblicati.

Dal sito è anche possibile discutere un documento, e si ha anche la

possibilità di filtrare le discussioni in base all’autore, alla data, all’argomento

della discussione e al testo contenuto nella discussione.

Vediamo un esempio di discussione web di documento (Fig.25):

Fig.25 Discussione web

152

4.6 Installazione e Configurazione/Personalizzazione di Sharepoint Dopo aver illustrato le funzionalità del software, abbiamo proceduto alla sua

configurazione al fine di adattarlo alle esigenze del gruppo di ricerca Bioagent

[17].

Dovendo scegliere fra i tre tipi di installazione possibili di Sharepoint, illustrati

nel precedente capitolo, abbiamo optato per un’installazione di piccole

dimensioni, in quanto la funzionalità che ci interessa maggiormente è la

gestione dei documenti, e in misura minore quella di poter effettuare ricerche

all’interno della intranet o in internet.

Abbiamo installato Sharepoint Portal Server su un computer del gruppo

Tesilab chiamato Aragorn (pentium 2 o 3 con 396 mb di Ram e Hd da 18

Gigabyte), con Sistema Operativo Windows 2000 Server e Service Pack 2.

All’area di lavoro abbiamo dato il nome di AgentTeamWork.

La descrizione dell’area di lavoro è “Area di Lavoro per la gestione dei

documenti del TeamWork Bioagent”.

Sono stati inseriti (vedi Fig.26) i seguenti utenti:

• Administrator (Coordinatore)

• Rosario Culmone (Coordinatore) (Tecnico)

• Emanuela Merelli (Coordinatore) (Ricercatore)

• Luca Mengoni (Autore) (Tesista)

• Ezio Bartocci (Autore) (Tesista)

• Leonardo Mariani (Autore) (Dottorando)

• Diego Bonura (Lettore) (Collaboratore)

• Sergio Gabrielli (Lettore) (Tesista)

• Everyone (Lettore) (Gruppo predefinito creato da Sharepoint)

153

Fig.26 Gli utenti che fanno parte del gruppo di lavoro

Ai ricercatori e all’utente Administrator è stato assegnato il ruolo di

coordinatori dell’area di lavoro, in modo che possano creare cartelle e

categorie, aggiungere permessi di accesso agli altri utenti, stabilire procedure

di approvazione per documenti contenuti in cartelle specifiche e gestire i

documenti nell’area di lavoro. Ai Dottorandi Mariani e Bartocci e al Tesista

Mengoni è stato assegnato il ruolo di Autori, in modo che possano creare

cartelle e aggiungervi documenti pubblicati o in fase di pubblicazione. Al

tesista Gabrielli e al Dottorando Bonura, insieme al gruppo predefinito di

Windows Everyone è stato assegnato il ruolo di lettori, che permette di

accedere ai documenti pubblicati nel sito e di effettuare ricerche, sempre dal

sito. Ogni utente potrà avere un differente livello di accesso a livello di

cartella, come vedremo successivamente nell’esempio per la cartella “tesi di

laurea Luca Mengoni”.

Il sito è accessibile da browser Internet Explorer o Netscape Navigator, all’url

http://Aragorn/AgentTeamWork. E’ anche possibile accedervi tramite una

cartella web, allo stesso indirizzo sopra indicato. Per accedere da client è

154

stato prima necessario configurare il server proxy per l’utilizzo di un proxy

fittizio (vedi Fig.27), sulle impostazioni di connessione di Internet Explorer,

altrimenti si riceveva un messaggio di errore di accesso.

Fig. 27 Impostazione del proxy per l’accesso da client

Eseguito questo passaggio, digitando l’url precedente appare una schermata

per l’autenticazione tramite nome utente e password. Una volta eseguito il

login, si accede al sito Dashboard. I coordinatori visualizzano oltre alle web

part predefinite illustrate nei precendenti paragrafi anche le web part di

amministrazione Contenuto, Layout e Impostazioni.

Nella cartella documenti dell’area di lavoro abbiamo creato le seguenti

sottocartelle di documenti specifiche: Article, Book, In Collection, Master

Thesis, PHD Thesis, Proceedings, Tech Report, Tesi Luca Mengoni,

Unpublished, Misc (vedi Fig.28).

In esse verranno archiviati i documenti corrispondenti al nome della cartella,

ai profili di documento e alle categorie create, in modo da facilitarne l’accesso

e la successiva ricerca da parte degli utenti.

155

Le cartelle Book, Proceedings, Tech Report e Misc sono state impostate

come cartelle normali, in quanto i tipi di documenti (libri di terzi, articoli tecnici,

articoli vari e atti di conferenze) che dovremo archiviare non necessitano di

controllo di versione e di una procedura di approvazione, e quindi saranno

pubblicati direttamente.

Le rimanenti cartelle sono invece impostate come avanzate, in quanto

dovranno avere anche le funzionalità di controllo versione e di approvazione

per i documenti.

Fig.28 Sottocartelle di documenti create

Ad ogni sottocartella di documenti è stato applicato un profilo di documento

(vedi Fig.29), creato secondo gli attributi dei profili bibitem utilizzati dal gruppo

di lavoro, che vediamo qui in dettaglio. In maiuscolo abbiamo indicato gli

attributi che devono essere inseriti obbligatoriamente quando si applica il

profilo a un documento, mentre in minuscolo quelli facoltativi.

156

• ARTICLE.

Profilo utilizzato per gli articoli, ha i seguenti attributi:

AUTHOR TITLE JOURNAL YEAR volume number pages month note abstract keywords

• BOOK. Profilo utilizzato per i libri:

AUTHOR TITLE PUBLISHER YEAR editor volume number series address edition month note abstract isbn price keywords

• PROCEEDINGS. Profilo utilizzato per gli atti di una conferenza pubblicati:

TITLE YEAR editor publisher volume

157

number series organization address month note abstract isbn price keywords

• INCOLLECTION. Profilo utilizzato per gli articoli che si trovano in un libro che contiene una collezione di articoli:

AUTHOR TITLE BOOKTITLE PUBLISHER YEAR editor volume number series type chapter pages address edition month note abstract keywords

• TECHREPORT. Profilo utilizzato per i report tecnici:

AUTHOR TITLE INSTITUTION YEAR type number address month

158

note abstract keywords

• PHDTHESIS. Profilo utilizzato per le tesi di dottorato:

AUTHOR TITLE SCHOOL YEAR type address month note abstract keywords

• MASTERSTHESIS. Profilo utilizzato per le tesi di Laurea:

AUTHOR TITLE SCHOOL YEAR type address month note abstract keywords

• MISC. Profilo per I documenti di vario genere:

author title howpublished year month note abstract keywords

159

• UNPUBLISHED. Profilo utilizzato per I documenti ancora da pubblicare:

AUTHOR TITLE NOTE year month abstract keywords

Fig.29 I profili di documento creati

Illustriamo un esempio di creazione di profilo di documento, quello applicato

agli Articoli (Article).

Dalla cartella gestione, basta selezionare nuovo profilo di documento e si

accede alla procedura guidata per la creazione. Si può decidere se basarsi

su un profilo di documento esistente scegliendo fra i profili esistenti e

aggiungendo ulteriori attributi da noi specificati. Diamo al profilo il nome di

Article (vedi Fig.30), partendo dal profilo di documento esistente di base, che

ha attributi Author, Keywords, Description.

160

Fig.30 Creazione del nuovo profilo Article

Dopo aver dato un nome al nuovo profilo, selezioniamo gli attributi che dovrà

avere tra quelli esistenti, aggiungendoli se non sono presenti.

Basandoci sul profilo bibitem illustrato in precedenza, abbiamo assegnato a

Article le proprietà obbligatorie Author, Title, Journal e Year e quelle

facoltative Volume, Number, Pages, Month, Note, Abstract, Keywords e

Category. (Fig.31)

Quest’ultimo attributo è importante perché ci permette di associare, quando

compileremo il profilo di documento, una o più categorie allo stesso, che

comparirà cartelle di categorie selezionate.

Fig. 31 Proprietà del profilo di documento article

161

Un esempio di campo obbligatorio è Author (Fig.32). Poiché la casella

“Richiedi agli utenti di immettere un valore per questa proprietà” è stata

selezionata, dovrà obbligatoriamente essere inserito un valore appropriato

quando si applica il profilo al documento, altrimenti non sarà possibile

archiviarlo e pubblicarlo.

Fig. 32 Attributo Author

Una volta creati, i profili di documento vengono assegnati alle sottocartelle

dei documenti. (vedi Fig.33, Alla cartella Book viene applicato il profilo di

documento omonimo come predefinito, oltre a quello Base Document). Si può

decidere il numero di profili disponibili per ogni cartella, e in particolare quale

sarà quello predefinito applicato ai documenti archiviati nella cartella. Questo

potrà comunque essere modificato successivamente editando le proprietà dei

singoli documenti.

162

Fig.33 Assegnazione di profili di documento ad una cartella di documenti

Successivamente abbiamo creato categorie omonime alle sottocartelle e ai

profili di documento, e cioè Article, Book, In Collection, Masters Thesis, Misc,

PHD Thesis, Proceedings, Tech Report, Unpublished. Inoltre abbiamo

aggiunto le categorie Announce (per gli annunci), News (per le notizie),Web

Link (per i collegamenti a siti web). (Fig.34, le categorie create nell’area di

lavoro)

Fig.34 Le categorie create

Ai documenti possono essere associate una o più categorie selezionando

l’apposita voce (Ricerca e categorie) dalle proprietà del documento

selezionato, oppure come visto in precedenza direttamente da un profilo di

163

documento che contenga l’attributo Cathegory. Nell’esempio il documento

selezionato è stato associato alla categoria Article selezionata fra quelle

presenti nell’elenco. (Fig.35)

Fig.35 Assegnazione di un documento ad una categoria

Abbiamo aggiunto dei documenti di esempio nelle cartelle Article, Tech

Report, Tesi di Laurea Luca Mengoni e Web Links, in modo da fornire un

campione sufficiente per il riconoscimento automatico delle categorie, che

serve ad assegnare automaticamente un documento ad una categoria

analizzando un numero sufficiente di file archiviati. (Fig.36)

Fig. 36 Impostazione del riconoscimento automatico delle categorie

164

Dalla cartella origini di contenuto possiamo creare altri ambiti per la ricerca di

documenti, oltre a quelli già esistenti che ci permettono di eseguire la ricerca

dei file localmente all’interno della intranet. Abbiamo aggiunto due ulteriori

origini di contenuto di esempio oltre a quelle già esistenti all’interno dell’area

di lavoro (Fig.37).

Fig.37 La cartella Origini di contenuto predefinita

Precisamente abbiamo inserito 2 siti web di interesse del gruppo di lavoro, e

cioè il sito del gruppo Bioagent [17] e il sito della rivista Mokabyte [18] . Con

la creazione di queste 2 nuove origini di contenuto, (vedi Fig.38) è ora

possibile eseguire ricerche (dal portale) specificatamente in questi 2 siti oltre

che nei documenti archiviati nell’area di lavoro.

Dalle impostazioni aggiuntive possiamo specificare la profondità della ricerca

all’interno del sito (il numero di nodi che possono essere attraversati), i tipi di

documento che si vuole ricercare, gli indirizzi che bisogna includere o

escludere dalla ricerca.

165

Fig.38 Aggiunte 2 nuove origini di contenuto

Dopo la creazione di una nuova origine di contenuto Sharepoint procede

alll’indicizzazione, e a seconda delle regole impostate i documenti trovati

vengono resi o meno disponibili per la ricerca. Dalla pagina di ricerca sul sito

Dashboard si può ora scegliere fra ricerca interna, nel sito della Mokabyte

[18] o nel sito del gruppo Bioagent (Fig.39)

Fig. 39 Ora è possibile cercare contenuto sulle nuove origini di contenuto

create

166

Le sottocartelle di documenti che abbiamo creato nell’area di lavoro, sono

accessibili anche dal sito Dashboard, dalla web part documenti (Fig.40)

Fig.40 Visualizzazione delle cartelle di documenti dal sito

Illustriamo un esempio di gestione di documento dal sito Dashboard,

dall’archiviazione fino alla sua pubblicazione, estrazione, nuova archiviazione

e successiva pubblicazione. Innanzitutto accediamo al sito come utente

Mengoni (Autore).

Dalla sottocartella di documenti Article, selezioniamo l’opzione Aggiungi

Documento. Appare la finestra di aggiunta del documento, (Fig.41) dalla

quale possiamo selezionare un file sfogliando le directory del nostro

computer.

167

Fig.41 Aggiunta di un documento a una cartella

Possiamo decidere di archiviare il documento oppure di pubblicarlo

direttamente, in modo che possa essere visualizzato anche dagli utenti per la

lettura e la ricerca.

Dopo aver selezionato il file, appare la finestra per la compilazione del profilo

di documento che avevamo precedentemente applicato alla cartella Article.

Per archiviare il file dobbiamo inserire almeno valori nei campi contrassegnati

dall’asterisco, che sono obbligatori. Se non si conferma l’archiviazione, il

documento verrà memorizzato come estratto.

Inseriti gli attributi obbligatori Author, Journal, Title e Note aggiungiamo anche

la categoria del documento, in modo che al momento della pubblicazione il

documento apparirà anche nella categoria selezionata. Scegliamo solamente

di archiviarlo (quindi non sarà disponibile per la visualizzazione e ricerca da

parte dei lettori), dalla finestra di ispezione possiamo vedere gli attributi

inseriti e, sulla sinistra, le azioni disponibili per l’autore.

168

Queste sono l’estrazione del documento appena archiviato per apportarvi

ulteriori modifiche, la rinomina del file, la pubblicazione, la visualizzazione

della cronologia delle versioni del documento (vedi Fig.42).

Decidiamo di pubblicare il documento, al quale viene assegnato il numero di

versione 1.0 , da 0.1 che aveva in precedenza dopo l’archiviazione. Per

apportare modifiche al documento pubblicato dobbiamo prima estrarlo. Lo

facciamo, e il suo numero di versione diventa 1.1.

Fig.42 Finestra di ispezione del documento

Fino a quando non viene archiviato nuovamente, il documento non può

essere modificato da altri utenti. Decidiamo di inserire informazioni sul campo

abstract del profilo, e pubblichiamo nuovamente il documento. Ora il suo

numero di versione è 2.0. Se andiamo nella categoria Article troviamo il

documento che abbiamo appena pubblicato (Fig.43)

169

Fig. 43 Il documento appare nella categoria associata

Per venire notificati ogni volta che vengono apportate modifiche al contenuto

della cartella Article, la sottoscriviamo. Possiamo assegnare un nome alla

sottoscrizione, e decidere se riceverla anche tramite mail o solo dal sito, e la

frequenza di invio. Al prossimo accesso al sito con lo stesso utente, se ci

sono state variazioni sarà possibile vederle direttamente dalla pagina

principale del Dashboard.

Accediamo ora al sito con un utente che ha privilegi differenti, l’utente Merelli

(coordinatore). Contemporaneamente l’utente Mengoni ha di nuovo estratto

l’articolo che aveva pubblicato in precedenza e lo sta modificando. L’utente

coordinatore tenta di archiviarlo e riceve questa finestra di errore di accesso

negato (Fig.44).

170

Fig. 44 Accesso negato al documento (in quanto è utilizzato da un altro

utente) Nella sottocartella Article vengono ora visualizzati anche i documenti estratti

e archiviati, oltre a quelli pubblicati. Pubblichiamo nella cartella altri due

articoli. Accediamo al sito anche con un terzo utente, l’utente Gabrielli che ha

privilegi di lettore. Questa volta nella cartella Article vengono visualizzati solo

i documenti pubblicati.

L’utente Mengoni riaccede al sito e, visto che il coordinatore ha modificato la

cartella Article aggiungendo due nuovi documenti, riceve una notifica

direttamente dalla pagina principale. (vedi Fig.45)

171

Fig.45 Sottoscrizioni Mengoni

Illustriamo ora la pubblicazione di un documento in una cartella con impostata

una procedura di approvazione.

Abbiamo scelto di impostare sulla cartella Unpublished una procedura di

approvazione contemporanea per i documenti della cartella (vedi Fig.46).

Come revisori per la cartella sono stati inseriti i due utenti coordinatori Merelli

e Culmone, con i loro indirizzi di posta elettronica.

Quando un utente cerca di pubblicare un documento della cartella, ai due

revisori viene inviata la richiesta di approvazione sia dal sito che tramite posta

elettronica, e finchè almeno uno dei due non approva il documento non sarà

possibile pubblicarlo.

172

Fig. 46 Impostazione di una procedura di approvazione per la cartella

Unpublished

Accediamo al sito con l’utente Merelli e andiamo sulle proprietà del

documento con la procedura di approvazione impostata: fra le azioni

disponibili ci sono ora anche i comandi approva e rifiuta. Lo stato del

documento è impostato a “in attesa di approvazione di un chiunque revisore”,

con sotto l’elenco dei revisori impostati precedentemente. (Fig.47)

Fig. 47 L’utente Merelli accede al sito e può rifiutare o approvare il

documento

173

Se il documento viene approvato, viene pubblicato e il suo numero di

versione diventa 1.0. Altrimenti, se il revisore lo rifiuta, ritorna allo stato di

archiviato, e prima di essere pubblicato deve essere nuovamente approvato

da uno dei due revisori.

Per la cartella “Tesi Luca Mengoni” abbiamo impostato privilegi differenti

rispetto a quelli precedentemente assegnati a livello di area di lavoro: il

tesista Mengoni è stato aggiunto come coordinatore della cartella, e all’autore

Mariani è stato assegnato il ruolo di lettore, in modo che possa solo

consultare e non modificare la cartella e i documenti contenuti.

Ai coordinatori Culmone e Merelli è stato dato lo stesso livello di accesso

dell’area di lavoro. Abbiamo scelto di applicare queste impostazioni anche a

tutte le sottocartelle presenti. Abbiamo negato l’accesso al documento della

tesi agli utenti Bartocci, Bonura e Gabrielli, perché vogliamo che possa

essere modificato e ricercato solo dagli autori e dai coordinatori. Se

accediamo alla cartella dov’è salvato il documento dopo esserci identificati

come uno dei tre utenti sopraelencati, non visualizzeremo il documento. (vedi

Fig.48)

174

Fig.48 L’utente Bartocci non visualizza il file alla quale è stato negato l’accesso (Tesi)

Per personalizzare ulteriormente il portale del gruppo di ricerca, abbiamo

aggiunto nella web part collegamenti rapidi, accessibile dalla pagina

principale del sito, dei collegamenti a siti web di interesse del gruppo

Bioagent. Per visualizzarli nella web part, dopo aver creato dei file di tipo

“collegamento web”, ai quali abbiamo associato i siti web di interesse, li

abbiamo salvati nella sottocartella del contenuto del sito Dashboard

“Collegamenti Web”. In questo modo i file archiviati appaiono sulla web part

del sito come collegamenti a siti web. (vedi Fig.49)

I collegamenti aggiunti sono

• www.bioagent.net/forum : Il forum che il gruppo utilizza per comunicare

• www.mokabyte.it: sito della rivista mokabyte che tratta argomenti di

interesse del gruppo, come agenti mobili in java ecc…

175

• www.google.it : sito del motore di ricerca Google, uno dei più efficienti

per eseguire ricerche in internet

• www.bioagent.net: il sito del gruppo di ricerca Bioagent.

Fig. 49 Aggiunti collegamenti a siti di interesse del gruppo

4.7 Limiti e problemi Abbiamo riscontrato un problema di accesso all’area di lavoro tramite cartelle

web da computer diversi da Aragorn (non vengono visualizzate le cartelle

presenti nell’area di lavoro). Il problema è stato risolto installando outlook

express che condivide alcuni componenti con Microsoft Sharepoint Portal

Server.

Un altro problema è stato riscontrato durante il processo di approvazione dei

documenti: quando si esegue il comando pubblica, la notifica via mail non

176

arriva ai revisori. Il problema dipendeva da un’errata impostazione del server

SMTP che è stata poi corretta. Invece la notifica tramite sito Dashboard

funziona.

Se si inseriva l’indirizzo ip (193.2049.50), invece del nome del server

(Aragorn), per accedere al sito dashboard o all’area di lavoro, anche accendo

con il ruolo di amministratore non si riusciva ad eseguire le operazioni che il

ruolo assegnato consentiva, come l’archiviazione o la pubblicazione. Veniva

visualizzato un messaggio di privilegi di accesso insufficienti per eseguire

l’operazione, ed era consentita solo la visione e il download dei documenti e

la ricerca. Il problema è stato risolto modificando le impostazioni dell’internet

information service per l’accesso dai web. Se si copia in una cartella un file

con attributi diversi ma con lo stesso nome, viene chiesto se si vuole

sovrascrivere il vecchio file, mentre invece dovrebbe essere visto come file

differente dal Software. Dall’area di lavoro è possibile rinominare un file

anche se prima non lo si estrae, mentre invece dal sito ciò è possibile solo

dopo averlo estratto. E’ stato riscontrato un problema durante la prova delle

discussioni web su un documento: inserendo una discussione con l’utente

Administrator, quando si andava a discutere lo stesso documento con un

utente diverso, la discussione inserita precedentemente non veniva

visualizzata. Eseguendo la prova con gli altri utenti (cioè non utilizzando

l’utente Administrator), il problema invece non si è presentato. Un limite del

software è stato riscontrato nel fatto che è possibile effettuare l’archiviazione

simultanea di più documenti, ma quando si compila il profilo del documento in

questo caso, si otterrà di assegnare gli stessi valori dei campi a tutti i file,

cosa non corretta.

177

Conclusioni

Il nostro lavoro, focalizzato sul problema di semplificare la gestione e la

ricerca dei documenti prodotti da un gruppo di ricerca, è stato portato a

termine scegliendo di adottare Microsoft SharePoint Portal Server, un

software per la gestione documentale accuratamente scelto tra una selezione

di programmi dello stesso tipo.

Attraverso Sharepoint Portal Server, siamo riusciti a dare un’organizzazione

più efficiente alla gestione e alla ricerca dei documenti all’interno e all’esterno

della rete universitaria.

Grazie alla definizione di ruoli personalizzati, di profili personalizzati, alla

possibilità di accedere sia tramite web che localmente e all’esistenza di

numerosi strumenti di collaborazione, si è migliorata di molto la realtà

precedentemente esistente. Prima del contributo della seguente tesi i membri

di uno stesso gruppo gestivano separatamente tutti i documenti prodotti con

un vasto spreco di risorse e una grave mancanza di sincronicità e di

interazione.

Con la creazione del portale tutti gli utenti riescono a condividere i propri

documenti, a segnalare quelli di maggiore importanza agli altri membri della

comunità e ad ottenere rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno.

Inoltre collaborano in maniera più veloce ed efficiente grazie agli strumenti di

comunicazione che il programma mette a loro disposizione.

La pubblicazione di un documento risulta agevolata dalla creazione di

procedure di approvazione per le cartelle di interesse, che garantiscono un

livello di revisione maggiormente accurato prima che un documento possa

essere pubblicato da parte di qualcuno. Anche la sicurezza sui propri

documenti trae vantaggio dall’aver creato ruoli personalizzati per gli utenti del

gruppo, grazie al quale si potrà accedere solo al contenuto per la quale si è

autorizzati.

178

L’attività svolta si è concentrata principalmente su uno dei tre scenari

presentati nel Capitolo 3 e può essere estesa anche per gli altri due scenari.

Sviluppi futuri potrebbero includere oltre l'estensione delle aree di

applicazione del portale la sua integrazione con altri strumenti come quelli di

produttività e di condivisione dei documenti.

179

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Elettronica dei Documenti (GED) , 2002

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