ROTARY INTERNATIONALROTARY INTERNATIONALDISTRETTO 2070DISTRETTO 2070

SISD 2002-2003Seminario Istruzione Squadra Distrettuale

(Pontignano, 9 marzo 2002)

PRONTUARIO

DELLA SQUADRA DISTRETTUALE

A cura di:

Paolo Margara, R.C. Viareggio Versilia

Istruttore distrettuale

PRONTUARIO SQUADRA DISTRETTUALEPRONTUARIO SQUADRA DISTRETTUALE

SOMMARIO

Distretto Piano Direttivo distrettuale Ciclo di Formazione distrettuale Assistente del Governatore Commissioni distrettuali Istruttore distrettuale Schema rapporti funzionali Risorse nel R.I., nel distretto, nel club “District Team Training Seminar”

DISTRETTODISTRETTO

DEFINIZIONEDEFINIZIONE

Territorio geografico in cui i Rotary Club sonoraggruppati in vista dei compiti amministratividel Rotary International.

L'attività e l'organizzazione del Distretto hannola sola funzione di aiutare i singoli Rotary Cluba promuovere lo scopo del Rotary International

(Manuale di Procedura 2001 - pag. 21) )

DISTRETTODISTRETTO

ORGANIZZAZIONEORGANIZZAZIONE

Si basa sul modello indicato come

PIANO DIRETTIVO DISTRETTUALE

che consente di gestire con efficacia il lavoroorganizzativo ed amministrativo del Distretto

e di perseguire il costante miglioramentodella sua efficienza

DISTRETTODISTRETTO

EFFICIENZAEFFICIENZA

- capacità complessiva di aiutare i singoli club a promuovere gli scopi del Rotary - adozione rigorosa del Piano Direttivo distrettuale - sviluppo consequenziale del Ciclo di Formazione della Dirigenza distrettuale - attuazione di un ampio e concreto quadro di appoggi alla Fondazione Rotary

PIANO DIRETTIVO DISTRETTUALE

DEFINIZIONE

Modello organizzativo

della struttura amministrativa

del Distretto Rotariano

e del suo funzionamento

PIANO DIRETTIVO DISTRETTUALE

OBIETTIVI - rafforzare il Rotary a livello di club e di distretto

- rendere più stretti i legami fra il distretto ed i club 

- fornire ai club un miglior supporto per il loro funzionamento 

- seguire da vicino lo sviluppo delle attività nei club 

- facilitare le procedure amministrative del distretto 

- migliorare l'informazione e la comunicazione a tutti i livelli

PIANO DIRETTIVO DISTRETTUALE

OPERATIVITA’ Il Piano Direttivo Distrettuale raccomanda

il consolidamento di alcune strutture

che hanno il compito di assicurare al Distretto

il corretto assolvimento

di determinate funzioni di base

 

PIANO DIRETTIVO DISTRETTUALE

FUNZIONI E STRUTTURE CONSULTAZIONE ATTIVITA’

- Consiglio Consultivo - Squadra Distrettuale: dei past Governatori - Assistenti del Governatore - Commissione di - Commissioni distrettuali Pianificazione strategica  

GOVERNATORE

FORMAZIONE SERVIZI  

- Istruttore distrettuale - Segreteria - Assistenti dell’Istruttore - Tesoreria

- Cerimoniale

PIANO DIRETTIVO DISTRETTUALE

FORMAZIONE

Il Piano Direttivo Distrettuale richiedeil parallelo sviluppo di un adeguato

Piano di Formazione che il R.I. identifica nel nuovo

 

 Ciclo di Formazionedella Leadership distrettuale

 (adottato nel novembre 1999 è entrato in vigore nel 2001-2002)

 

LuglioGennaio Giugno

SIPE

SISD

ASDI

SEFR SEDD

CICLO DI FORMAZIONE DISTRETTUALE

Altri eventuali di iniziativa distrettuale

SISD - Seminario Istruzione Squadra Distrettuale

PARTECIPANTI

Assistenti del GovernatorePresidenti Commissioni distrettuali

 

CONTENUTI

- presentazione del Tema presidenziale dell’anno- aggiornamento ed integrazione della preparazione dei rotariani inseriti nella Squadra Distrettuale- approfondimento del ruolo, della responsabilità, delle funzioni, dei compiti della Squadra Distrettuale - esposizione dei criteri alla base del lavoro con i club

 

SIPE - Seminario Istruzione Presidenti Eletti

PARTECIPANTI

Presidenti eletti dei clubAssistenti del Governatore

 

CONTENUTI

- presentazione del Tema presidenziale dell’anno- aggiornamento sul Piano Direttivo Distrettuale- approfondimento delle linee guida relative alla amministrazione del distretto e del club- esposizione di elementi utili per un efficiente ed efficace lavoro nel club

ASDI - Assemblea Distrettuale

PARTECIPANTI

Presidenti eletti e dirigenti entranti dei clubAssistenti del Governatore

Rotariani interessati 

CONTENUTI

- presentazione del Tema presidenziale dell’anno- aggiornamento sul Piano Direttivo distrettuale- promozione di idee sulle responsabilità dei dirigenti e dei rotariani nei confronti dei club e del distretto- richiamo alla scelta, alla definizione ed al perseguimento di obiettivi validi ed efficaci

SEFR - Seminario Fondazione Rotary

PARTECIPANTI

Presidenti Commissioni F.R. dei club e del DistrettoAssistenti del Governatore

Rotariani interessati 

CONTENUTI

- aggiornamento sulla F.R. e sui suoi programmi- invito all’impegno personale e finanziario dei rotariani nei confronti della F.R. - presentazione di attività concrete della F.R. nel mondo- proposte e discussione degli obiettivi distrettuali dell’anno

SEDD - Seminario Direttivo Distrettuale

PARTECIPANTI

Past Presidenti dei clubPast Dirigenti dei club per almeno tre anni

 

CONTENUTI

- aggiornamento sul Piano Direttivo Distrettuale - esposizione dei criteri organizzativi del distretto e delle sue strutture - approfondimento dei temi relativi a strategie, comportamenti, partecipazione

ASSISTENTE DEL GOVERNATOREASSISTENTE DEL GOVERNATORE

FUNZIONIFUNZIONI

- promuove e cura l'efficienza e l’efficacia dei rapporti tra il Governatore ed i club a lui assegnati

- assiste i club nelle loro attività rispettandone sempre e comunque la piena autonomia

- svolge i compiti che gli sono stati delegati dal Governatore

- collabora con le altre strutture distrettuali

ASSISTENTE DEL GOVERNATOREASSISTENTE DEL GOVERNATORE

COMPITI E RESPONSABILITA’COMPITI E RESPONSABILITA’RISPETTO AL GOVERNATORERISPETTO AL GOVERNATORE

- tiene informato il Governatore sulle situazioni

dei club per le quali si aggiorna costantemente

- facilita le azioni del Governatore e cura opportuni

interventi preparatori

- svolge eventuali incarichi particolari su mandato

specifico del Governatore

ASSISTENTE DEL GOVERNATOREASSISTENTE DEL GOVERNATORE

COMPITI E RESPONSABILITA’COMPITI E RESPONSABILITA’NEI CONFRONTI DEI CLUB - 1° parteNEI CONFRONTI DEI CLUB - 1° parte

- è al servizio dei club a lui assegnati- concorda con i presidenti dei club assegnati le modalità di incontro e di azione- incontra con regolarità i presidenti ed i segretari dei club- una volta per trimestre e su invito del presidente partecipa ad una riunione del club- collabora all'organizzazione della visita ufficiale del Governatore

ASSISTENTE DEL GOVERNATOREASSISTENTE DEL GOVERNATORE

COMPITI E RESPONSABILITA’COMPITI E RESPONSABILITA’NEI CONFRONTI DEI CLUB - 2° parteNEI CONFRONTI DEI CLUB - 2° parte

- se delegato dal Governatore presiede l’Assemblea

del Club

- promuove buone relazioni fra i club suggerendo

attività comuni, interclub, scambi di informazioni

- collabora a favorire la partecipazione dei soci alle

riunioni distrettuali

- collabora ad agevolare i rapporti con la stampa

rotariana e con i mezzi di informazione locali

ASSISTENTE DEL GOVERNATOREASSISTENTE DEL GOVERNATORE

RIFERIMENTI DELL’AZIONERIFERIMENTI DELL’AZIONE

- risponde al Governatore

- mantiene una attenta ed equilibrata presenza nel

rapporto tra il Governatore ed i club

- rispetta l'autonomia dei club intervenendo su invito

del Presidente o per incarico diretto del Governatore

- tiene in ogni circostanza atteggiamenti costruttivi e

positivi

- si muove in sintonia con il Governatore ricevendo in

tal modo autorevolezza e valorizzazione del ruolo

COMMISSIONI DISTRETTUALICOMMISSIONI DISTRETTUALI

FUNZIONIFUNZIONI

- assicurano il supporto informativo e propositivo

al Governatore e, tramite gli Assistenti del

Governatore, ai club

- soddisfano le esigenze gestionali del distretto

- quando ritenuto necessario ed opportuno si

articolano in sottocommissioni ed incaricati

COMMISSIONI DISTRETTUALICOMMISSIONI DISTRETTUALI

COMPITI E RESPONSABILITA’ - 1° parteCOMPITI E RESPONSABILITA’ - 1° parte

- contribuiscono al corretto funzionamento del

distretto

- adempiono a compiti specifici e concreti ed

hanno responsabilità definite con chiarezza

- completano il lavoro del Governatore e degli

Assistenti del Governatore

- si aggiornano costantemente sui programmi

e sulle iniziative del R.I. nell'area di propria

competenza

COMMISSIONI DISTRETTUALICOMMISSIONI DISTRETTUALI

COMPITI E RESPONSABILITA’ - 2° parteCOMPITI E RESPONSABILITA’ - 2° parte

- preparano note informative, esplicative, di

aggiornamento e le trasferiscono ai club per

mezzo del Notiziario distrettuale, del Sito

distrettuale, delle e-mail

- in accordo con il Governatore suggeriscono

agli Assistenti del Governatore eventuali attività

di sostegno da svolgere nei confronti dei club

COMMISSIONI DISTRETTUALICOMMISSIONI DISTRETTUALI

RIFERIMENTI DELL’AZIONERIFERIMENTI DELL’AZIONE

- rispondono al Governatore

- sottocommissioni e incaricati rispondono

al presidente della rispettiva commissione

- non hanno deleghe ma incarichi specifici

- si rapportano ai club attraverso e per mezzo

degli Assistenti del Governatore

ISTRUTTORE DISTRETTUALEISTRUTTORE DISTRETTUALE

FUNZIONI

- in accordo con il Governatore fissa gli obiettivi dell’attività distrettuale di formazione e predispone i piani di formazione per i quadri distrettuali e per i dirigenti dei club

- cura la diffusione ad ogni livello della conoscenza e della comprensione delle modalità che sono alla base della vita e dei comportamenti rotariani

- opera per il corretto sviluppo ed il positivo svolgimento delle attività formative ed informative nel distrettto

ISTRUTTORE DISTRETTUALEISTRUTTORE DISTRETTUALE

COMPITI E RESPONSABILITA’ - 1° parte

- collabora con il Governatore a determinare il livello

della domanda di formazione nel distretto, a

programmare le riunioni distrettuali di formazione,

a definirne i contenuti, ad individuare i relatori

- predispone il materiale didattico per le riunioni

distrettuali di formazione raccomandate dal R.I. e

per altre eventuali ritenute necessarie

- cura il regolare svolgimento delle riunioni distrettuali

di formazione

ISTRUTTORE DISTRETTUALEISTRUTTORE DISTRETTUALE

COMPITI E RESPONSABILITA’ - 2° parte

- si tiene costantemente aggiornato su Statuti,

Regolamenti, Documentazioni rotariane

- assiste a richiesta i quadri distrettuali ed i club

nella comprensione e nell’approfondimento di

norme e procedure rotariane

- su richiesta dei club è disponibile ad intervenire

alle loro riunioni come relatore sui temi legati ad

aspetti organizzativi e comportamentali

ISTRUTTORE DISTRETTUALEISTRUTTORE DISTRETTUALE

RIFERIMENTI DELL’AZIONE

- risponde al Governatore

- si impegna affinchè gli incontri distrettuali

di formazione risultino efficaci sia sotto il

profilo della partecipazione sia sotto il

profilo della comunicazione

ASSISTENTEASSISTENTEDELL’ISTRUTTORE DISTRETTUALEDELL’ISTRUTTORE DISTRETTUALE

COMPITI e RESPONSABILITA‘ - 1° parte

- su incarico del Governatore ed in accordo con

l'Istruttore distrettuale svolge compiti specifici

indirizzati alla formazione dei leaders del Distretto

- si pone come riferimento informativo per quegli

Assistenti del Governatore che ricoprono l'incarico

per la prima volta

- in tale ottica trasferisce esperienze e metodi di

lavoro utili nei confronti dei club assegnati

ASSISTENTEASSISTENTEDELL’ISTRUTTORE DISTRETTUALEDELL’ISTRUTTORE DISTRETTUALE

COMPITI e RESPONSABILITA‘ - 2° parte

- propone all'Istruttore distrettuale argomenti ritenuti

adatti ad essere inseriti nei programmi distrettuali

di formazione

- si impegna affinchè gli Assistenti del Governatore

che ricoprono l'incarico per la prima volta possano

essere pronti all’attività in modo rapido e positivo

- risponde all'Istruttore distrettuale

RAPPORTI FUNZIONALIRAPPORTI FUNZIONALI TRA LE STRUTTURE DEL DISTRETTO TRA LE STRUTTURE DEL DISTRETTO

GOVERNATORE 

  

COMMISSIONE ASSISTENTE del ISTRUTTORE COMMISSIONI

DISTRETTUALE F.R GOVERNATORE DISTRETTUALE DISTRETTUALI

 

 

CLUB

  Operazioni ed Informazioni

Informazioni

RISORSERISORSE

NEL ROTARY INTERNATIONALNEL ROTARY INTERNATIONAL

Persone

- Membri del Consiglio Centrale

del R.I.

- Amministratori della Rotary

Foundation

- Commissioni del R.I.

- Commissioni della Rotary

Foundation

- Personale degli Uffici del R.I.

- Segreteria di Zurigo

Materiale 

- Rotary Code of Policies - Manuale di Procedura - Official Directory - Catalogo delle Pubblicazioni - The Rotarian o Rivista

regionale - Rotary World in italiano - Sito internet internazionale - Sito internet dei distretti

italiani

RISORSERISORSE

NEL DISTRETTONEL DISTRETTO

Persone

- Governatore del Distretto

- Istruttore distrettuale

- Assistenti del Governatore

- Commissioni distrettuali

- Segretario distrettuale

- Tesoriere distrettuale

- Prefetto distrettuale

Materiale 

- Lettera mensile del Governatore

- Elenco dei Quadri distrettuali

- Notiziario distrettuale

- Calendario delle manifestazioni

- Sito internet distrettuale

RISORSERISORSE

NEL CLUBNEL CLUB

Persone

- Soci

- Membri del Consiglio Direttivo

- Membri delle Commissioni

- Past dirigenti del club

- Istruttore di club

- Esperto di informatica

Materiale 

- Statuto del club - Regolamento del club - Manuale del Presidente - Manuale delle Commissioni - Manuale del Segretario - Bollettino del club - Sito internet del club (eventuale))

““DISTRICT TEAM TRAINING SEMINAR”DISTRICT TEAM TRAINING SEMINAR”

An assistant governor,

acting as liaison,

is the “administrative”

eyes, ears, mouth and hands

of the district governor 

da “DISTRICT TEAM TRAINING SEMINAR”

Assistant Governor Workshop 1-3

District committees act

as conduits for information,

working closely with

club leaders

to provide them with

specialized knowledge

 da “DISTRICT TEAM TRAINING SEMINAR”

District Committee Workshop 1-4