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Piera LanciottiHUMAN RESOURCE & GENERAL AFFAIR

PROCEDURA TRASFERTE E RIMBORSI SPESE

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PI 32 Mod.01 Richiesta trasferta

PI 31 Mod.01 Nota spese

PI 31 – PI 33 Procedure aziendali per Rimborsi Spese

TRASFERTE E RIMBORSI SPESE

INTRANET / http://desk4you.net/istituzionale.php

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PI32 mod. 01 RATRichiesta anticipo Spese Trasferta

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PI31 Mod. NS rev. 02 Nota SpeseRichiesta Rimborso Spese

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PI31 Mod.01 NS rev. 02 Nota SpeseFAC -SIMILE

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PI33 Mod. CRMFAC - SIMILE

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PI33 Mod. CRM

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Richiesta Autorizzazione Attivita’ e Rimborso spese

Le richieste compilate e salvate in formato Excel vanno inviate per e-mail:

TBIT ANTICIPI&TRASFERTE@daiichi-sankyo.it (richieste trasferte)

TBIT-Rimborsi spese@daiichi-sankyo.it (richiesta rimborso spese)

Copia conoscenza al diretto responsabile

N.B. Stampate, firmate e allegate ai DG da presentare per il controllo fiscale alla H&R Adm

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Compilazione del Rimborso SpeseI Rimborsi Spese debbono essere mensili e presentati intro il 5 gg lavorativo mese successivo ( N.B.)Le spese sostenute per attività lavorativa per le quali si smarriscono i giustificativi è possibile chiedere rimborso con AUTOCERTIFICAZIONE

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N.B. Le spese sostemute prima dei 90gg dalla data di richiesta rimborso)VITTO AUTO VARIE

- Consumazioni fuori dei pasti principali: aperitivi, caffè, birra, alcoolici e superalcoolici;Frigo-bar hotel

- Lavaggio Auto- Uso Auto Private-Fornitura carburanti speciali (Blue-Power Diesel)-Acquisto accessori e manutenzioni (previsto contratto di N.L.T

MancePay TVSpese Straordinarie (igiene personale – abbigliamento)

CENA (trasferta) max € 40,00

SPESE NON RIMBORSABILI

Compilazione del Rimborso Spese

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CRITERI (Policy aziendale)

SPESE RIMBORSABILI ( spese sostenute attività lavorativa)

RISPETTO AMBIENTE

ECONOMICITA’ CONVENZIONI AZIENDALI

DILIGENZA / RESPONSABILITA’

Uso taxi e auto limitata a quando non ci sono soluzioni alternative

Valutazione e scelta per risparmio della spesa

PARCHEGGIO multipiano Aeroporto Fiumicino Cod. 90700;TAXI Cooper. Samarcanda

Rispetto dei principi e delle norme di comportamento e sviluppo delle competenze professionali

SPEDIZIONI SDA corrieri

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Corporate Credit Card in Europa

•Il 2014 inizia con un passo deciso verso il miglioramento dei nostri strumenti finanziari, e questa volta a beneficiarne e‘ tutta l‘azienda, tutto il personale operativo.

•Per chi viaggia, in Italia o all‘estero, con possibilità di prelievo di contanti presso i cash dispenser in tutto il mondo.

•Uno strumento flessibile, comodo, potente, coperto da rischi grazie allo standing finanziario di Daiichi Sankyo Europe

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Corporate Credit Card (CCC) – come funziona ?

•L‘estratto conto della CCC e‘ sempre consultabile in linea da ogni utente, e lo stesso deve tenerne conto al momento della preparazione della propria NS, perche‘ l‘addebito scatterà sul saldo del 27 di ogni mese

•L‘addebito sul c/c personale avverrà automaticamente con mandato di debito SEPA come da autorizzazione formale (vedi oltre)

•In caso di mancato addebito SEPA, sono previste penalità per l‘e/c del dipendente nella misura di 25 Sterline e l‘addebito del 2% di interessi sul saldo non pagato. Questo non avverrà mai per cause dovute a DS, perche‘ ci impegnamo a rimborsare in ogni caso le NS prima del 21 del mese successivo.

Estratto conto CCC 12-mag  Cancelleria          15,00  15-mag Biglietto Aereo     360,00   18-mag Biglietto Ferroviario        45,00  20-mag Noleggio Auto     220,00   25-mag Spese riunione     135,00   27-mag  SALDO   775,00  

 02-giu Compilazione Nota Spese     775,00   

   

Attività di controllo e contabilizzazione NS

   

   

18-giu Emissione bonifici a dipendenti per rimborsi NS

    775,00   

   

20-giu Accredito sul c/c bancario del dipendente

    775,00   

 

21-giu Addebito sul c/c bancario del dipendente

    775,00 

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Company Fuel Card ( TOTAL ERG Card)PI42 “Procedura relativa gestione auto”

• il 1 marzo 2014 è stata inaugurato il nuovo sistema di rifornimento carburante.

•Una carta intestata alla targa dell‘ autoveicolo assegnato direttamente e completamente a carico della Daiichi Sankyo .

•Trattenuta mensile netta sul cedolino di € 50,00 ( per Dirigenti Quadri A1) e € 30,00 (tutti altri driver) per uso personale

•La carta è utilizzabile solo in Italia ed esclusivamente per rifornimento di carburante ( eccezionalmente su auto sostitutive dandone avviso ). Per le eccezioni rimane in vigore il modulo „Carta carburante“ finora utilizzato

•Uno strumento di facile utilizzo basta digitare il PIN Aziendale ( che ti forniremo con e-mail ) e i km indicati dal contakilometri per poter fare i rifornimenti

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Concetti generali – Processo mensile

Scadenze e invio Nota Spesa

Controllo NS Rimborso Nota Spesa

Documenti giustificativi (DG)

La nota spese dovrà essere compilata ed allegata via mail all’indirizzo rimborsi.notespesa@daiichi-sankyo.it entro e non oltre il 3° giorno lavorativo successivo al mese di competenza. I DG allegati al riepilogo stampato e firmato e inviati in sede.

La Ns viene verificata nel merito dal Vs superiore che leggerà in copia e controllata ai fini contabili, fiscali e procedurali da Piera Lanciotti.

La nota spesa verrà rimborsata entro il 18 giorno del mese mezzo bonifico. Le note spese che arriverranno in ritardo, saranno rimborsate il mese successivo.

La NS è basata sui DG che la corredano: in caso di discordanza fra riepilogo e/o inserimenti e DG, il rimborso viene sempre basato sui DG.N.B. le spese per le quali si è perso DG è possibile con una AUTOCERTIFICAZIONE richiedere il rimborso ma verrà considerata spesa Imponibile soggetta a tassazione in cedolino paga.

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Buon Lavoro (la mia collaborazione sempre disponibile)