MANUALE GESTIONE TRASFERTE - eTRAVEL - unitn.it · MANUALE GESTIONE TRASFERTE - eTRAVEL Sommario...

Direzione Pianificazione Amministrazione Finanza

GESTIONE TRASFERTE – ETRAVEL

manuale eTravel utente_segreterie.doc- Pagina 1 di 18 Divisione Amministrazione - Direzione P.A.F. – Molino Vittoria - Via Verdi , 6 38122 Trento , Italy

MANUALE GESTIONE TRASFERTE - eTRAVEL

Sommario

1. ACCESSO ................................................................................................................................................... 2

2. HOME PAGE .............................................................................................................................................. 2

3. RICHIEDENTE - INSERIMENTO DI UNA RICHIESTA AUTORIZZAZIONE MISSIONE ........................................ 4

4. RICHIEDENTE - RIEPILOGO RICHIESTE ........................................................................................................ 8

5. RICHIEDENTE - INSERIMENTO RICHIESTA LIQUIDAZIONE MISSIONE ......................................................... 9

6. AMMINISTRAZIONE SEGRETERIE/POLI - COMPILAZIONE DI UNA RICHIESTA AUTORIZZAZIONE MISSIONE CON I DATI

CONTABILI (CDC O OI) .................................................................................................................................... 15




Questo manuale ha lo scopo di promuovere e agevolare l’utilizzo dell’applicativo Gestione Trasferte,

chiamato anche e-Travel, per tutte le categorie di utenza abilitate.

1. ACCESSO

L’applicativo Gestione Trasferte è disponibile nel portale di Ateneo, previo login in myUnitn, per tutti i

dipendenti, i collaboratori, i dottorandi, i borsisti, gli assegnisti e gli studenti.

2. HOME PAGE

La pagina di presentazione contiene le istruzioni di base per compiere una trasferta. Da qui è possibile

attivare 4 etichette: Home, Amministrazione, Profilo, Messaggi, accessibili in base al profilo dell’utente

collegato.

� HOME

� accessibile a tutti gli utenti, consente di:

� creare una nuova richiesta di autorizzazione missione,

� visualizzare lo storico delle trasferte compiute e l’elenco delle missioni da compiere, osservando

il flusso della procedura (menù a tendina per filtrare le richieste attive/liquidate/archiviate),

� archiviare le trasferte per cui né l’utente né l’Ateno ha sostenuto spese e/o di cui non si chiede

rimborso.

� AMMINISTRAZIONE

� accessibile ai soli addetti alla gestione amministrativa, consente di:

� inserire i dati contabili necessari alla registrazione contabile della pratica,

� confermare l’ammissibilità al rimborso, secondo il Regolamento per le Missioni e le leggi

nazionali, dei documenti esibiti nella richiesta liquidazione,

� inoltrare la richiesta ai Responsabili per l’approvazione,

� contabilizzare in via definitiva.

� PROFILO

� accessibile a tutti gli utenti, consente di:

� gestire le (eventuali) deleghe che si intendono concedere ad altri utenti, ad esclusione di

particolari azioni considerate personali,

� gestire le note, attraverso notifica mail o web, delle azioni da compiere,

� gestire i dati delle proprie auto, per rendere facilmente accessibili i dati delle auto che

solitamente si utilizzano per le trasferte,

� selezionare la struttura di default per la richiesta di trasferta, se diversa da quella di afferenza.




� MESSAGGI

� le operazioni compiute dagli altri operatori e che riguardano l’attività dell’utente collegato vengono

evidenziate in questa sede.




3. RICHIEDENTE - INSERIMENTO DI UNA RICHIESTA AUTORIZZAZIONE MISSIONE

Per iniziare una nuova richiesta di autorizzazione missione, nella home page, cliccare su

; in tutti i box accessibili, tutti i campi contrassegnati da un asterisco *

sono obbligatori.

L’icona contiene istruzioni/informazioni o riferimenti normativi che guidano e agevolano la

compilazione.

� DATI RICHIEDENTE

� il sistema propone automaticamente la struttura di afferenza, il nome e la qualifica del richiedente,

� se il costo della missione è da attribuire ad una struttura diversa da quella di afferenza, l’opzione va

selezionata attraverso il menù a tendina (es: missione per formazione interna da imputare alla

Direzione Risorse Umane e Organizzazione),

� nel caso del delegato, cliccare in alto Cambia Ruolo , selezionando

l’opzione corrispondente,

� per le trasferte a cui non sono legati costi e/o richieste di rimborso, già in questa fase è possibile

selezionare la relativa dichiarazione ,

� attenzione: tale dichiarazione va selezionata se non vi è nessuna spesa riconducibile alla trasferta,

sia sostenuta direttamente sia indirettamente (agenzia, carta di credito di Direzione/Dipartimento);

diversamente si dovrà procedere al rientro alla compilazione della domanda di liquidazione online,

selezionando la modalità di pagamento corretta.




Per passare da uno step all’altro possono essere utilizzate le opzioni e ; in

alternativa premere il nome dell’etichetta successiva.

� DATI MISSIONE

� inserire la/le destinazione/i e le date della trasferta; per le date è necessario utilizzare il calendario

che compare posizionando il cursore nel tab corrispondente alla giornata,

� indicare il fondo/progetto di imputazione della spesa o un suo acronimo (il dato sarà fornito e

convalidato dalla segreteria di riferimento),

� allegare la documentazione di sostegno all’oggetto della missione, a norma del nostro Regolamento

per le Missioni (attestato di partecipazione, lettere d’invito, brochure ecc.).




� ULTERIORI DATI

� scegliere il/i mezzo/i utilizzati per raggiungere la destinazione della missione e rientrare alla sede di

servizio,

� si chiede di avere cura di completare le dichiarazione necessarie ai fini dell’autorizzazione all’uso del

mezzo straordinario (condizioni tassative) e di inserire i dati dell’auto privata, se utilizzata, necessari

per la copertura assicurativa.




� ANTICIPO MISSIONE

� nei casi previsti dal Regolamento per le Missioni in vigore, è possibile chiedere un anticipo delle

spese di missione (pasti, pernotto, viaggio), che sarà erogato nella misura del 75% del richiesto,

� la richiesta deve essere avanzata almeno 10 giorno prima l’inizio della trasferta per consentire il

concludersi della procedura autorizzativa e amministrativo-contabile.

� ultimata la compilazione, la richiesta si perfeziona con l’invio alla Segreteria/Polo di riferimento con

: � se l’invio è stato effettuato correttamente il sistema restituisce il messaggio

e nel box di riepilogo presente nella Home Page compare un

record relativo all’autorizzazione appena richiesta, con i dati principali della missione e il flusso della

transazione,

� se l’invio non è stato completato, o se le compilazione della richiesta è stata interrotta per essere

ripresa successivamente, nella Home Page compare un messaggio di attenzione

.




4. RICHIEDENTE - RIEPILOGO RICHIESTE

L’utente può in ogni momento interrogare nella sua Home Page lo storico delle richieste di autorizzazione

missione e delle richieste di liquidazione missione inserite, monitorando l’iter della procedura dalla home

page, attraverso l’icona .




5. RICHIEDENTE - INSERIMENTO RICHIESTA LIQUIDAZIONE MISSIONE

Nell’elenco delle trasferte compiute, disponibile nella home page, cliccando su relativo alla trasferta

selezionata, si attiva la procedura di richiesta di rimborso.

Per passare da uno step all’altro vanno utilizzati i tasti e .

� DATI RICHIEDENTE

� il sistema propone i dati anagrafici e la qualifica dell’utente,

� precisare il comune sede di servizio e di residenza




� DATI MISSIONE

� si tratta essenzialmente della/le destinazione/i della missione e della sua durata,

� giornate e orari devono essere comprensivi del viaggio effettivo, per fini assicurativi, anche nel caso

in cui lo stesso sia stato anticipato o posticipato per ragioni personali.

� SPESE SOSTENUTE

� attraverso si inseriscono le spese sostenute, selezionando la tipologia di spese di

riferimento,

� il sistema predispone un menu a tendina che consente di dettagliare la spesa, la divisa, la tipologia

di pagamento,




� attraverso è possibile allegare alla richiesta di liquidazione on line il pdf della

spesa, indicando la tipologia di documento acquisito e collegandolo alla spesa a cui si riferisce, già

inserita nell’elenco spese sostenute,

� per le ricevute cartacee non è richiesta alcuna scansione, ma è necessario inviare gli originali

all’ufficio a cui compete la liquidazione.




� ULTERIORI DATI

� è possibile integrare la richiesta di liquidazione missione con informazioni e dati extra-contabili utili

alla liquidazione,

� gli spazi predisposti suggeriscono le eventuali dichiarazioni necessarie,

� altro: se le date effettive di viaggio sono diverse dalle date di missione, cioè se il viaggio è stato

anticipato o posticipato per ragioni personali e quindi non istituzionali, indicare in questa sede,

precisando l’assenza di costi aggiuntivi a carico dell’Ateneo nella giornate extra (si ricorda di esibire

un preventivo, richiesto prima della partenza, del viaggio nella data di missione per la

comparazione economica con il viaggio effettivo); nei viaggi effettuati con mezzo privato, indicare

in questa sede eventuali colleghi trasportati, autorizzati alla trasferta (altri passeggeri non godranno

della copertura assicurativa di Ateneo); varie ed eventuali.




E’ sempre possibile salvare una bozza della richiesta di liquidazione missione cliccando su e

riprendere la compilazione in un momento successivo.

Finché la procedura non sarà ultimata con , che sottopone la richiesta

all’amministrazione, ogni spesa potrà essere modificata o eliminata con .

Se la richiesta non è stata inviata o non è stata inviata correttamente, il sistema avvisa l’utente con un

messaggio nella Home Page .




6. AMMINISTRAZIONE SEGRETERIE/POLI - COMPILAZIONE DI UNA RICHIESTA

AUTORIZZAZIONE MISSIONE CON I DATI CONTABILI (CDC O OI)

Nell’etichetta AMMINISTRAZIONE la segreteria trova due opzioni:

� INDEX:

contiene la gestione amministrativa delle richieste di autorizzazione missione pendenti che possono

essere eventualmente rifiutate (esempio errata competenza) oppure

completate per l’invio all’approvazione definitiva del Responsabile del

fondo/CdR .

� STORICO:

contiene la lista delle trasferte di competenza della Segreteria, con possibilità di visualizzazione e

stampa sia dei moduli sia degli allegati. Le autorizzazioni missione per le quali è stato richiesto

l’anticipo vengono segnalate con l’icona .




E’ possibile selezionare le trasferte ad un determinato stadio del processo con il menù a tendina

predisposto:

Quando un utente invia una richiesta di autorizzazione missione, nella home page l’amministrativo

trova una notifica:

� COMPLETA AUTORIZZAZIONE:

� consente di visualizzare la richiesta di autorizzazione missione inviata dal richiedente,

respingerla o completarla con i dati contabili, inviandola al Responsabile ;

� in questa sede si conferma/modifica il fondo/progetto di imputazione della spesa e si avvalora

l’eventuale richiesta di anticipo .




Per validare un eventuale richiesta di anticipo, cliccare su e impostare la

percentuale del 75%, come stabilito dal Regolamento per le Missioni

Per l’attribuzione del fondo/CdC, cliccare su : è necessario selezionare la tipologia di

ricerca ed inserire l’acronimo o il numero relativo al CdC/ordine interno scelto, inserendo le proprie

credenziali in SAP




In questa sede è possibile anche impostare un valore massimo liquidabile, a discrezione e su indicazione

del Responsabile dei fondi, cliccando su e digitando la cifra stabilita nel box che

compare;

Una volta completata la richiesta di autorizzazione, perfezionare la procedura cliccando

.

Il sistema restituisce un messaggio e la richiesta di

autorizzazione arriva al Responsabile che la approva in via definitiva.

MANUALE GESTIONE TRASFERTE - eTRAVEL - unitn.it · MANUALE GESTIONE TRASFERTE - eTRAVEL Sommario...

Documents

Transcript of MANUALE GESTIONE TRASFERTE - eTRAVEL - unitn.it · MANUALE GESTIONE TRASFERTE - eTRAVEL Sommario...