Dai Tempo al TempoDai Tempo al TempoPillole di Formazione

7 aprile 2009Confindustria Padova – Delegazione Ovest Colli

Chi siamo: presentiamociChi siamo: presentiamoci

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Obiettivi dell’incontroObiettivi dell’incontro

1. Il Calendario: quale usare? Come usarlo? Perché usarlo ?

2. Parleremo della metodologia di Pianificazione del tempo e ….

3. …. di come organizzare in modo efficace ed efficiente gli Appuntamenti.

LE LISTE: Non vi è una reale pianificazione del tempo, si affida alla capacità mnemonica della persona di ricordarsi di tutte le attività previste, avvalendosi eventualmente di liste da portare con sé e verificare a fine giornata.

IL PLANNING: Questo approccio alla gestione del tempo prevede una pianificazione fiscale e razionalizzata del tempo, con utilizzo di agende e planning, esasperando il concetto di efficienza personale e portando a considerare il mondo come potenziale mezzo o ostacolo da superare per svolgere le proprie attività.

Gestione del Tempo: un po’ di storia ….Gestione del Tempo: un po’ di storia ….

Gestione del Tempo: un po’ di storia ….Gestione del Tempo: un po’ di storia ….

LE PRIORITA’: Si basa sull’individuazione dei valori e sulla fissazione delle priorità. Viene utilizzata sia per programmare la giornata lavorativa, sia per verificare la corrispondenza tra attività quotidiane e obiettivi a medio – lungo termine posti all’inizio

GLI OBIETTIVI: Trae origine dalla sintesi dei precedenti, cercando di esaltarne i punti di forza e di sopperire ai punti di debolezza. Parte dal presupposto che gestire il proprio tempo non vuol dire iper-pianificare, ma raggiungere un equilibrio interiore , cercando di soddisfare esigenze lavorative, ma anche quelle sociali, fisiche e mentali.

!!

La 4° generazione di “Gestione del Tempo”La 4° generazione di “Gestione del Tempo”

… il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste

nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi.

Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli

Performance ManagementPerformance Management

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Performance ManagementPerformance Management

La perfezione è raggiunta non quando non c’è più

niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente

da togliere.Antoine De Saint-Exupery

(autore de Il Piccolo Principe)

Pareto & Parkinson

I principi: legge di ParetoI principi: legge di Pareto

Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.

Questa osservazione ispirò la cosiddetta "legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto:

l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause

Legge di Pareto e il tempoLegge di Pareto e il tempo

Tempo:

l’80 % dei risultati deriva dal 20% dello sforzo e del tempo impiegati;

Da studiare:Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80%

del tempo ?Qual è il 20% delle fonti che produce l’80%

dei risultati ?

Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico.

Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile

per il suo completamento

I principi: legge di ParkinsonI principi: legge di Parkinson

Pareto + ParkinsonPareto + Parkinson

Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro (Pareto)

+Abbreviare il tempo di lavoro per limitare

le Attività all’essenziale (Parkinson)

Lo strumento: il calendarioAnalisi del calendario

Il tempo: una risorsa finitaIl tempo: una risorsa finita

Il vaso è pieno ?

Se non si mettono per primi i sassi più grossi, in seguito non ci si potrà mettere il resto.

Lo strumento: il calendarioLo strumento: il calendario

Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ?

Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom): anno, mese, settimana, giorno, ore.

Overview sul tempoOverview sul tempo

MESEMESE

SETTIMANASETTIMANA

GIORNO/ORAGIORNO/ORA

ANNOANNO

++

--

Consigli tecnici ……Consigli tecnici ……

Disattivare i promemoria di default◦ http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040

Aprire Outlook sul Calendario: http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100

788811040

Consigli “metodologici” ……Consigli “metodologici” ……

Appuntamenti con sé stessi◦Altri = contraenti forti◦Noi = contraenti deboli

Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine

Lavorare per Priorità

Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempoMatrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo

Errori comuniErrori comuni

Applicare il metodo LIFO invece del FIFONon saper dire di NO (bisogna avere un

“SI" più grande che ci appassiona);Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che

ci divertono ma che non sono importantiDare priorità a lavori facili

La PianificazioneQuando, come e cosa pianificare

Overview dell’annoOverview dell’anno

Quando: ◦1 mese prima

Cosa fare:◦Check ed Act dell’anno trascorso◦Definire il PdA◦Studiare il tempo futuro (feste, fiere,

anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)

Overview del meseOverview del mese

Quando: ◦Due o tre giorni prima della fine del mese

Cosa fare:◦Check ed Act del mese trascorso◦Studiare il prossimo mese: Su quali categorie lavoro ? Quali attività importanti ?

◦Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, )

Overview della settimanaOverview della settimana

Quando: ◦venerdì

Cosa fare:◦Check ed Act della settimana trascorsa◦Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari,

spostamenti, …)◦Studiare le Attività su cui lavorare◦Azioni importanti

Overview del giornoOverview del giorno

Quando: ◦La sera, prima di chiudere la giornata

Cosa fare:◦Check ed Act della giornata trascorsa◦Controllare le Attività non lavorate e

riposizionarle nel tempo◦Studiare il domani (appuntamenti, orari,

spostamenti, …)◦Studiare le Attività su cui lavorare◦Azioni importanti

Vantaggi della PianificazioneVantaggi della Pianificazione

Permette l’anticipazione mentaleAttiva il SAREvita le distrazioniStimola l’EustressPermette di rimanere sul Quadrante 2 ed

impedisce di “cadere” sul Quadrante 1Scarica l’ Inconscio, libera risorse per

Conscio e SubconscioGenera controllo, quindi sicurezza e

tranquillitàVostri suggerimenti ….

Monitorare le pianificazioniMonitorare le pianificazioni

valutare gli scostamenti tra quanto valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmentepianificato e quanto avvenuto realmente

Cause frequenti di scostamento:◦mancanza di autodisciplina nel rispettare il

piano scritto◦Sottostimare/sovrastimare il tempo◦eccedere il n° di attività◦eccesso di interruzioni non gestite◦“altri” che tendono a prevaricarci◦eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano

veramente ?)◦scarsa leadership verso i ns. impegni

Ricetta: le 5 pillole.Ricetta: le 5 pillole.

1. Ricordate Pareto + Parkinson2. Usate 1 calendario (Outlook ?)3. Segnate gli appuntamenti con voi stessi4. Definite ora inizio e ora fine5. Pensate, Prevedete, Pianificate (3P)

Arrivederci alla prossima pillola

Martedì 28/04/09Alessandro Carli

Fare di più …. facendo di meno: come delegare con successo.