ORGANIZZAZIONE EVENTI

COS’È UN EVENTO?

COS’È UN EVENTO?1) qualcosa che accade 2) risultato

3) esperienza memorabile

4) possibilità

5) un’attività organizzata o programmata

OGNUNO DEGLI ELEMENTI DELLA LISTA È DETERMINANTE PER DEFINIRE UN EVENTO.

COS’È UN EVENTO?

“L’evento è una leva di marketing emozionale ed esperienziale, coerentemente inserita nel piano di comunicazione, finalizzata a generare un orientamento positivo verso un marchio, un prodotto, un servizio, una istituzione, per mezzo di azioni costruite attraverso contenuti di comunicazione, spettacolo, interazione e contatto”.

Non esistono scuole. L’unica scuola sarà la vostra esperienza.

COME

1) Vivete gli eventi, tutti! 2) Arrivate per primi e andatevene per ultimi.3) Osservate tutto e domandate a gli addetti al settore. 4) Presentatevi e conoscete persone. 5) Fate volontariato. 6) Cominciate dagli incarichi più semplici.

QUALE EVENTO ORGANIZZARE?Gli eventi possono essere di diverso tipo: sportivi, di entertainment (spettacolo, musica, ecc), di carattere culturale e religioso, personale (compleanno, matrimonio). Oppure possono essere eventi pubblici, politici, pubblicitari o per il sostegno di una causa di solidarietà.

Qualsiasi evento, non importa quanto “grande” sia, richiede una corretta pianificazione e gestione.Sicuramente la grandezza è però uno degli elementi che può fare la differenza, soprattutto perché incide sulla complessità dell’evento.

DA DOVE COMINCIARE

L’organizzazione di un evento non è solo una questione di competenze tecniche.

L’evento è uno strumento di PROMOZIONE, COMUNICAZIONE, EDUCAZIONE. Troppo spesso si fa l’errore di confondere il mezzo - l’evento - con l’obiettivo.

DA DOVE COMINCIAREIl primo passo è dunque avere una chiara visione di chi è l’organizzazione: quale la sua vision, la sua mission e i suoi obiettivi.

La pianificazione di qualsiasi attività di promozione e comunicazione non può prescindere dagli obiettivi dell’organizzazione e dagli obiettivi che questa si è data per le sua attività di promozione.

OBBIETTIVO

DA DOVE COMINCIARECHI SIAMO

LA MISSION: GLI OBBIETTIVIA CHI CI RIVOLGIAMO

OBBIETTIVI DELLA COMUNICAZIONESTRUMENTI DA UTILIZZARE

I VANTAGGI• l’evento consente di riunire le persone

• l’evento ha in genere una qualche caratteristica di celebrazione

• l’evento è un’esperienza

Che si tratti di un prodotto, di un servizio o di una buona causa le campagne promozionali più efficaci si basano sulla possibilità di rivolgersi al proprio target facendo fare esperienza di quel prodotto, servizio o causa, in modo da creare con esso un legame di tipo personale, per questo unico e quindi più forte.

I CONTRO

La riuscita dell’evento dipenderà dalla capacità di saper prevedere tutto quanto è possibile si verifichi, e spesso anche l’impossibile.

Organizzare un evento è complesso, perché richiede la capacità di saper correttamente pian-ificare diversi fattori, un’ottima capacità gestionale e realizzativa.

I CONTROUno degli errori più comuni che inficiano la riuscita di un evento è quello di non essere in grado di prevedere tutte le possibili variabili che possono condizionarne l’esito.

Inoltre ci sono delle variabili che possono essere al di fuori del nostro controllo (es. lo scio-pero dei mezzi il giorno stabilito per l’evento, un imprevisto che impedisce all’ospite d’onore di intervenire), a volte in maniera definitiva (es: un terremoto o l’allagamento della sala con-vegni causa maltempo).

L’EVENTO È UN RISCHIO, METTILO IN CONTO!

CHI FA L’EVENTO?

LE ASPETTATIVE

HYPE

Le aspettative sono di: 1) L’ORGANIZZATORE

2) L’UTENTE / IL TARGET

BELLO O BRUTTO?Com’è l’acustica? Capienza della location? Quante persone realmente presenti? Uscite di emergenza? Allestimenti palco e strutture? Gli impianti sono sufficienti? Il disegno delle luci è all’altezza?

Punti ristoro? Situazione bagni?Gestione personale preposto alla sicurezza? Disposizione banchi o mercati? Disposizione punti regia?I fuochi degli impianti sono corretti?

ANNOTATE TUTTO!

PUÒ ESSERE UTILE?

1) CORSO DI PRIMO SOCCORSO

2) CORSO ANTINCENDIO (rischio medio)

SIAESocietà Italiana Autori ed Editori Nasce a Milano nel 1882 a Palazzo MarinoÈ un ente pubblico a base associativa preposto alla protezione e all’esercizio dell’intermedi-azione del diritto d’autore.

“Aprire” una pratica SIAE: - data - orari - programma e cast artistico - tipologia di spettacoli (dj set o concerti) - capienza - prezzo biglietto

SIAE

INGRESSO GRATUITO: si paga un fisso calcolato sulla capienza e sulla tipologia di spettacolo (può subentrare una percentuale su gli incassi) INGRESSO A PAGAMENTO: circa il 9% dell’incasso

Esistono Convenzioni (ad es. per le Associazioni)

SIAE

Apri la pratica - paghi la cauzione - ricevi il permesso - ricevi fattura - ricevi borderaux

I BORDERAUX

MI PORTO DA BERE DA CASA?

FONTI DI INTROITO ECONOMICO: vendita dei biglietti, incasso dei punti bar e ristoro. Sempre meno sponsorizzazioni e interventi della pubblica amministrazione.

FIGURA FONDAMENTALE: IL BAR MANAGERDI COSA SI OCCUPA?

MI PORTO DA BERE DA CASA?DURATA ESTEMPORANEA LIMITATA --> OTTIMIZZARE IL SERVIZIO

- rifornimenti sempre carichi- ghiaccio (MAI SENZA!) - quali ordini fare in base al tipo di evento? - disposizione punti bar nella venue- selezione personale- rapporti con i fornitori- problem solving- punti refrigerati- carico corrente elettrica

- punto di scarico dell’acqua- allaccio acqua- definire punti di stoccaggio- orari di carico e scarico- disposizioni delle casse per pagare- prevedere sviluppo delle file- cartellonistica (tabelle etilometriche e divieti)- bidoni e raccolta rifiuti- OTTENERE COLLABORAZIONI COMMERCIALI!

IMPIANTI DI SPILLATURA

È SEMPRE MEGLÒIO IL FUSTO? Se “SI” --> celle refrigerate o verifica dei cavalli dell’impianto. Per grandi eventi conviene il TANK

CALCOLATE TUTTOFUSTO = 30 litri --> 70 bicchieri

TANK = 500/1000 litri

UNA VOLTA APERTI HANNNO 3 O 4 GIORNI DI VITA

FATE BENE I CONTI!

UN ESEMPIOMI AMI FESTIVAL - CIRCOLO MAGNOLIA - MILANO Affluenza di più di 20.000 persone in soli 3 giorni 55 band live - 4 palchi - 7 punti bar - 3 aree ristoro

3 TANK DA 1000 LITRI --> spreco di 85 litri di birra!

COME È POSSIBILE? ANALISI DEI NUMERI E DEGLI STORICI

NON TUTTO IL PUBBLICO È UGUALE

Es. “Milano Libera Tutti” - 10 Maggio 2011 Venue: Stazione Centrale Di Milano Affluenza: più di 30.000 persone Scelta critica: come allestire i punti bar? --> SOLO BIRRA

NON TUTTO IL PUBBLICO È UGUALE

Es. “Cascina Monluè” Stagione 2006 - Stagione 2007

L’IMPIANTO AUDIOCHI CI LAVORA?

tecnici audiotecnici luci

tecnici videoelettricisti

riggerbakliner

stage managerP.A. man

L’IMPIANTO AUDIOBACKSTAGE

PUBBLICO

REGIA

PALCOP.A. P.A.

L’IMPIANTO LUCI

Ce ne accorgiamo solo quando viene a mancare, è insufficiente o è fastidiosa.

VALUTA LA SITUAZIONE E USA LUCI ADATTE

COME TE LO POSSO DIRE?

LA COMUNICAZIONE DELL’EVENTO È FONDAMENTALE! Trasforma l’evento da “ciò che accade” in “ciò che ha il diritto di accadere”.

CON CHI PARLI? --> ognuno ha i propri sindacabili gusti.

COME TE LO POSSO DIRE?

CHICOSADOVECOME

PERCHÈ

COME LO CHIAMIAMO?NOMI BREVI

ENTRA NELL’IMMAGINARIO DELL’UTENTESE POSSIBILE EVITA L’INGLESE

USATE CITAZIONIBALLA COI CINGHIALI

“Come a Woodstock ma si mangia meglio!”

AFFIDARSI QUANDO POSSIBILE A UNUFFICIO STAMPA

USARE CON CRITERIO I SOCIAL NETWORK

ORA PROVATE VOI ;)