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Istruzioni prenotazione aule

La prenotazione di un’aula è riservata agli utenti registrati: è dunque necessario aprire il

proprio profilo Intranet e, sotto la colonna Servizi, selezionare Gestione Aule

ISTRUZIONI OPERATIVE PER LA PRENOTAZIONE DELLE AULE

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Avrete così accesso al nuovo Portale della Formazione OPBG. Inserite ora le vostre

credenziali (nome utente ………….. e password ……………..).

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Tra le voci del menu selezionate Spazi congressuali.

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Si aprirà una pagina contenente la descrizione di tutte le aule disponibili

(capienza, dotazioni tecniche, disposizione standard).

Scelta l’aula più adatta, cliccate sul corrispondente tasto Prenota l’aula

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Apparirà un calendario mensile sul quale il giorno corrente è evidenziato con il

colore giallo.

Il calendario consente una vista giornaliera, una vista settimanale ed una vista

mensile di tutte le riunioni, eventi e cerimonie che si svolgono nelle aule

congressuali dell’Ospedale.

Selezionate la data desiderata utilizzando il calendario che trovate in alto al centro

oppure inserendola direttamente nell’apposito spazio.

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Verificate se l’aula è completamente libera o se vi sono già prenotazioni: in questo

caso naturalmente si possono prenotare solo gli orari ancora liberi

Cliccando sul riquadro della data desiderata apparirà un form.

Per prima cosa inserite il titolo dell’evento. Successivamente indicate l’eventuale

necessità di catering con i relativi orari e le dotazioni tecniche richieste.

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Inserite poi il centro di costo sul quale verrà addebitata la prenotazione e il

numero previsto dei partecipanti.

Il nome e la mail del richiedente sono già presenti ma possono essere inserire

anche i dati di un’altra persona.

Indicate poi il recapito telefonico, e gli orari di inizio e fine dell’evento.

A questo punto convalidate la richiesta cliccando su Aggiungi; (se invece volete

annullare la procedura cliccate su Chiudi.)

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La prenotazione viene così posta in stato “da confermare” e la corrispondente

casella diventerà di colore arancione.

Per un ulteriore controllo, portate il cursore sulla casella e visualizzate il riassunto

dei dati inseriti

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In ogni caso, qualora si verifichi una sovrapposizione, il sistema non accetterà la

vostra prenotazione.

Entro pochi minuti riceverete una prima e-mail che attesta la ricezione della

richiesta.

Al momento della conferma della richiesta da parte del Personale della Direzione

Logistica e Servizi, il colore della casella passerà da arancione a verde e riceverete

una seconda email che convalida la prenotazione.

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Se la prenotazione è ancora da confermare (colore arancione) basterà cliccare sulla

casella corrispondente: verrà visualizzato il form che avete precedentemente

compilato. La prenotazione può essere modificata o annullata dall’utente che ha

inoltrato la richiesta.

Fate le opportune modifiche e aggiornate la prenotazione.

Nel caso in cui volete procedere all’annullamento basterà cliccare su Cancella.

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Se invece la prenotazione è già stata confermata (colore verde) sarà necessario

contattare direttamente il Personale della Direzione Logistica e Servizi.

Vi ricordiamo che con l’entrata in funzione del nuovo sistema di prenotazione

online tutte le richieste effettuate via mail o via fax non verranno più prese in

considerazione.