ESSE3 Mobilità Internazionale -...

Mobilità Internazionale

Stato dell’arte e roadmap

Sandro Cacciamani (s.cacciamani@kion.it)

Claudio Caso (c.caso@kion.it)

EUG 12 novembre 2013

Organizzazione mobilità

Selezione outgoing

Learning Agreement

Application incoming

Gestione periodi mobilità

Riconoscimento crediti

Transcript of record

Mobilità Internazionale Esse3

Ambiti di Mobilità

Programmi

Atenei Partner

Commissioni

Referenti

ORGANIZZAZIONE

Questo sviluppo consentirà di gestire due diversi processi:

Gestione NUOVO accordo

Rinnovo accordo esistente

NUOVA GESTIONE ACCORDI

Nel corso del 2014, l’organizzazione della mobilità sarà completata con la

NUOVA GESTIONE degli ACCORDI DI MOBILITA’

• Innesco: proposta da parte di un docente

• Payload: accordo completo di flussi, se previsti

• Prodotto finale: proposta rifiutata o accordo stipulato

• Attori:

– Ufficio Relazioni Internazionali

– Docente proponente

– Delegato alla stipula (Rettore o suo delegato)

Gestione NUOVO accordo

Inserimento proposta

Valutazione

Predisposizione stipula

Stipula

Registrazione stipula

[rifiutato]

[accettato]

[rimandato]

Attore

Azione sul sistema

Dettaglio delle attività

Formulazione proposta

Docente proponente

Inserimento proposta

• Scelta del programma, dei partner e dei referenti presso i partner

• Inserimento dei dati specifici (aree di studio, tipologia flusso, ecc)

• Regole di ammissione (CdS ammessi, anni di corso ammessi)

Valutazione

Ufficio RELINT

Approvazione proposta

• Valutazione, completamento dati, accettazione/rifiuto

Predisposizione accordo

Ufficio RELINT

Produzione documento da firmare

• Completamento dati • Stampa documento precompilato

Stipula

Rettore o delegato

• Firma dell’accordo

Registrazione stipula

Ufficio RELINT

Inserimento dati di stipula

• Compilazione dati • Attribuzione protocollo • Upload scansione accordo

• Innesco: apertura dell’offerta annuale di mobilità

• Payload: accordo annuale relativo ad un Cooperation Agreement, completo di flussi, se previsti

• Prodotto finale: accordo rinnovato

• Attori:

– Ufficio Relazioni Internazionali

– Docente referente

– Referente esterno

Rinnovo accordo esistente

Generazione accordo annuale

Aggiornamento accordo

Convalida

Valutazione

[approvato]

[rimandato]

Attore

Azione sul sistema

Dettaglio delle attività

Avvio del processo di rinnovo

Ufficio RELINT

Generazione accordo annuale con flussi

• Se l’accordo era già attivo l’anno precedente si fa una copia

• I referenti dei flussi ricevono notifica

Aggiornamento accordo

Docente referente

Inserimento/modifica dei dati dell’accordo

• Eventuali contatti informali con i referenti esterni

Approvazione esterno

Referente esterno

Approvazione/rimando con eventuali annotazioni

Convalida accordo annuale

Ufficio RELINT

Produzione documento da inviare

• Invio documento a ufficio partner • Ricezione ok

Configurazione regole per l’iscrizione e la selezione

Definizione criteri di elaborazione della graduatoria

Iscrizioni degli studenti alla selezione (da client e da web)

Elaborazione della graduatoria

Assegnazione delle destinazioni

SELEZIONE OUTGOING

CONFIGURAZIONE PER LE ISCRIZIONI E LA SELEZIONE

SELEZIONE OUTGOING

CONFIGURAZIONE PER LE ISCRIZIONI E LA SELEZIONE

SELEZIONE OUTGOING

REQUISITI PER:

ISCRIZIONE

GRADUATORIA

PARTENZA

LIBERI

SELEZIONE OUTGOING

DESTINAZIONI PREVISTE

SELEZIONE OUTGOING

GESTIONE ISCRIZIONI STUDENTI DA CLIENT

SELEZIONE OUTGOING

ISCRIZIONI STUDENTI DA AREA RISERVATA WEB

SELEZIONE OUTGOING

E’ un servizio online abilitato a utenti registrati

Gestisce il processo di immatricolazione per mobilità e

prevede le seguenti fasi:

• completamento dei dati anagrafici dello studente

• inserimento permessi di soggiorno

• inserimento documenti di identità

• inserimento dichiarazioni di invalidità

• upload foto

• certificazione informatica

• certificazione linguistica

APPLICATION INCOMING

• prenotazione calendario appuntamenti

• questionari pre-immatricolazione

• immatricolazione mobilità in ingresso

• upload allegati alla carriera

• questionari post-immatricolazione.

L’intero si può configurare da backoffice utilizzando il

pannello ‘Template navigazione web’, selezionando il

processo:

WAPPLFORM - Application Form for Incoming Students.

La registrazione del candidato incoming può avvenire in tre

1. Registrazione del candidato da backoffice +

associazione al programma di scambio e assegnazione

di un TOKEN di ingresso per completare l’application

partendo da area pubblica

2. Registrazione del candidato da backoffice e

assegnazione delle credenziali di accesso (user/pwd)

per completare l’application da area privata

3. Registrazione online del candidato + application

(senza preventivo intervento da backoffice)

Application Form for Incoming Students con TOKEN

Presentazione

domanda al programma

di Mobilità

Verifica ammissibilità

Registrazione

anagrafica con dati

minimi

Comunicazione Token

Esse3.ico

Comunicazione TokenRecupero credenziali

da Token

Application Form

Perfezionamento

immatricolazione per

mobilità in ingresso

Invio elenco studenti

ammessi al programma

Assegnazione TOKEN

Assegnazione bando di

mobilità

APPLICATION INCOMING con TOKEN

Inserendo il TOKEN, cognome, nome e data di nascita, si attiva il processo di completamento dati anagrafici per ottenere le credenziali.

Completo i dati personali.

Completo i dati relativi a indirizzo di residenza e/o domicilio.

Completo i dati relativi ai recapiti.

Ottengo le credenziali.

Application Form for Incoming Students con Utente e Password

Presentazione

domanda al programma

di Mobilità

Verifica ammissibilità

Registrazione

anagrafica con dati

minimi

Comunicazione Utente

e Password

Esse3.ico

Comunicazione Utente

e PasswordApplication Form

Perfezionamento

Invio elenco studenti

ammessi al programma

Assegnazione Utente e

Password

Assegnazione bando

di mobilità

APPLICATION INCOMING con CREDENZIALI

Configurabilità Nuovo Processo Application Form for Incoming Students

Application Form for Incoming Students con TOKEN

Esse3.ico

Registrazione

sull’ateneo di

destinazione del

programma di mobilità

Application Form

Perfezionamento

Application Form for Incoming Students:

Messaggistica pre processo.

Riepilogo scelta bando.

Inserimento permessi di soggiorno.

Inserimento documenti di identità.

Inserimento dichiarazioni di invalidità.

Inserimento dati periodo di mobilità.

Riepilogo dati immessi.

Presentazione

Approvazione

Modifica

Stampa

LEARNING AGREEMENT (LA)

STAMPA L.A. STANDARD EUROPEO:

STAMPA PROMEMORIA:

Riconoscimento con atto di carriera

Schemi di riconoscimento automatico

Distribuzione statistica dei voti singoli esami

Rilascio del certificato TOR

RICONOSCIMENTO E TRANSCRIPT

Modulo Mobilità Internazionale Esse3 Riconoscimento crediti con atto di carriera MOBIL

Cliccando sul pulsante CONVALIDA da maschera “Gestione periodo di mobilità” viene generata la

pratica di riconoscimento esami (atto di carriera MOBIL)

All’interno della pratica, che nasce in stato Bozza, viene

registrato il mapping di riconoscimento con corrispondenza e

senza corrispondenza.

Il mapping con corrispondenza prevede il riconoscimento a

partire da una o più attività di origine di una o più attività offerte

dall’ateneo di destinazione.

Il mapping senza corrispondenza prevede il trasporto sul

libretto studente dell’attività svolta all’estero con il codice e la

denominazione originali.

Nel pannello dettaglio convalida vengono registrati tutti i dati

del riconoscimento (voto, anno superamento, causale di

riconoscimento) per ogni AD riconosciuta.

Modulo Mobilità Internazionale Esse3 Le attività riconosciute sono identificate da una causale di riconoscimento specifica (ad esempio

‘M’, riconoscimento per progetto di mobilità). La causale di riconoscimento per mobilità è associata

alla causale ANS: ISTSTRA (Crediti conseguiti presso altre istituzioni straniere).

Il sistema salva il riferimento esatto tra attività riconosciuta in ateneo, attività

svolta all’estero, programma e periodo di mobilità (bando, ateneo straniero,

semestre, periodo).

Questo ci consente di certificare i crediti acquisiti in mobilità nel massimo

dettaglio, come mostrato nell’esempio allegato.

E’ possibile definire degli schemi riconoscimento

automatici (con e senza corrispondenza) tra attività svolte

in un determinato periodo/programma di mobilità e attività

del piano studi dello studente.

Nel caso di riconoscimenti a pacchetto è possibile

configurare nella griglia di riconoscimento del singolo

pacchetto l’associazione tra le N attività di origine che lo

studente andrà a sostenere e le M attività riconosciute.

Lo schema di riconoscimento può essere associato ad un

preciso anno accademico, bando di mobilità e tratto di

carriera in modo da essere applicato automaticamente a tutti

i casi dello stesso tipo.

STATISTICHE VOTI per TOR

Transcript Of Records (TOR)

Learning Agreement

Livello intermedio di controlli

Gestione allegati per iscrizione al bando

Destinazioni associate a più lingue

Requisiti alla partenza

Gestione pari-merito

Numero Protocollo Domanda

Pagina Conferma Stampa Definitiva

… e tante altre piccole implementazioni

Gestione degli Accordi

Gestione Pagamenti Borse

Estrazione dati EGRACONS

Interfaccia Web Docenti

Transcript per Outgoing

Stampa massiva domande out

Stampa “contratto” per outgoing

Cooperazione applicativa con sistemi informativi

delle università partner (vedi progetto EWP)

Gestione del learning agreement per studenti incoming

Evoluzione del processo web di selezione autgoing (bandi)

adottando il paradigma dei “processi web” di esse3

Analisi, statistiche,indicatori (ODS, DataWareHouse)

Grazie per l’attenzione.

Sandro Cacciamani (s.cacciamani@kion.it)

Claudio Caso (c.caso@kion.it)

EUG 12 novembre 2013

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