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“Cercare (e trovare) in biblioteca”
“Il servizio di reference nel contesto del Sistema Bibliotecario d’Ateneo e
dei servizi della biblioteca”a cura di Anna Bendiscioli
16 febbraio 2007
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Il servizio di reference nel contesto del Sistema Bibliotecario d’Ateneo e dei servizi delle biblioteche
Parleremo di:Il Sistema Bibliotecario di Ateneo;
La gestione delle attività e dei servizi della biblioteca
back officefront office
Cenni sulla valutazione delle attività e dei servizi bibliotecari.
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Perché il contesto?
servizi online
prestito
fotocopie
DD
ILL
consultazione
REFERENCEPATRIMONIO
GESTIONE
Il sistema bibliotecario di Ateneo (SiBA)
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Cos’èFinalitàRegolamentoOrgani di gestioneBiblioteche e loro tipologie
Strutture e punti di servizioDislocazione delle bibliotecheGli utenti
Il SiBA
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Il SiBA - Cosa èÈ l’insieme delle strutture di servizio cui compete la gestione del patrimonio librario e documentario dell’Ateneo e l’accesso alle informazioni documentaliStruttura, compiti e organizzazione sono stabiliti dallo Statuto dell’Università e dal Regolamento del SiBA (ottobre 2004).
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Il SiBA - FinalitàÈ di supporto alle strutture scientifiche e didattiche;Promuove il coordinamento fra le strutture anche mediante condivisione di funzioni, fatta salva l’autonomia scientifica e organizzativa;Promuove il loro accorpamento per migliorare funzionamento e economicità;Favorisce lo sviluppo del patrimonio documentale;
Favorisce la fruizione del patrimonio e lo sviluppo dei servizi;Distribuzione razionale delle risorse;Formazione e aggiornamento del personale;Cura conformità a standard bilioteconomici e tecnologiciFavorisce cooperazione con altre realtà bibliotecarie
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Il SiBA - Struttura
BibliotecheCommissione Bibliotecaria d’Ateneo (CBA): è l’organo di indirizzo, programmazione e coordinamentoDivisione Biblioteche: è l’organo esecutivo della CBA.
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Il SiBA realizza
gestione centralizzata di risorse comuni e servizinell’ ambito di un sistema decentrato
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La CBA Si occupa di
Ripartizione delle risorse, decisioni politiche su questioni di interesse generale (cataloghi, banche dati, formazione), valutazione funzionamento, valutazione organico.
Componenti: Rettore, docenti rappresentanti biblioteche rappresentanti personale tecnico-amministrativo, rappresentanti studenti.
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La divisione bibliotecheE’ l’organo esecutivo della CBA; Attività:
Coordinamento strutture;OPAC e cataloghi (Servizio Catalogo Unico d’Ateneo);Banche Dati e riviste online d’Ateneo….
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Le biblioteche (ex A, B, C, D)DI AREA
dall’unificazione di piùstrutturepatrimonio consistentealmeno 40 ore di apertura settimanaleadeguate sale di consultazioneServizi di qualità anche per utenza esterna
DI DIPARTIMENTOinserite in un dipartimentoalmeno 20 ore di apertura settimanalesala di consultazione
DEPOSITI LIBRARI
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Grado di autonomiaArea:
autonomia amministrativa Regolamento, Consiglio Scientifico, Direttore Tecnico, Segretario Amministrativo
Dipartimentogestite dalla struttura a cui appartengono.
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Strutture e punti di servizio
Le biblioteche, anche nell’ambito della stessa tipologia, sono di dimensioni molto diverse tra loro;Alcune hanno più punti di servizio;Costituiscono un lungo elenco;
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Sono distribuite nelle strutture universitarie (struttura decentrata);La tendenza è per una più razionale unificazione delle strutture;
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Gli utenti …..
DocentiStudenti
TecniciEsterni
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Biblioteca: organigramma
BIBLIOTECA
personale ausiliario bibliotecari obiettori studenti part-time volontari civili tirocinanti
direttore
La gestione delle attività e dei servizi della biblioteca
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FinalitàAttività gestionaleServiziServizi centralizzati
La biblioteca nella realtà universitaria
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finalità
garantire l’accesso a documenti e informazioni;supportare l’attività di studio e ricerca delle strutture afferenti;
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La biblioteca universitaria è:
Speciale = si conoscono in anticipo gli utenti e le loro esigenzeSpecializzata = materiale di argomento circoscritto
differenza rispetto alle biblioteche di pubblica lettura o di conservazioneriflessi su tutte le attività della biblioteca
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Attività della biblioteca
Erogazione di servizi(front office)
Attività gestionale(back office)
Le attività della biblioteca sfruttano procedure automatizzate
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ATTIVITA’ GESTIONALE(back office)
AcquistiAbbonamentiCatalogazioneSoggettazione e classificazioneRisorse elettronicheInventariCollocazioni
Queste attivitàdevono essere organizzate, coordinate e……realizzate
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acquistiProcedura ordine:
Proposte d’acquistoApprovazioneVerificheOrdine
All’arrivo:Controlli materiale e fatturaInventariazioneCatalogazioneSoggettazioneclassificazioneCollocazioneTimbri e etichette
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catalogazione
Procedura che permette di descrivere un documento per poterlo individuare in mezzo agli altri;Descrive il documento nelle sue caratteristiche bibliografiche e fisiche;
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CatalogazioneConsiste nell’immissione dei dati del libro nel catalogo nazionale SBN e/o nell’OPAC d’Ateneo tramite i programmi specifici;Il catalogatore
Produce la descrizione utilizzando le norme specifiche (regole RICA e ISBD);Definisce i punti di accesso (autore, titolo etc.)(Stampa le schede per il catalogo cartaceo)
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SBN
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EASYCAT
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Soggettazione e classificazioneAnche dette “catalogazione semantica”;Descrivono il documento dal punto di vista del suo contenuto;SOGGETTAZIONE: descrive il soggetto specifico, esprimendolo con termini controllati (soggettario e thesauri);CLASSIFICAZIONE: descrive il soggetto nell’ambito della materia (classe) di appartenenza esprimendolo mediante un indice (alfabetico, numerico, alfanumerico);
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Perché soggettare o classificare
Per facilitare la ricerca dei documenti relativi ad un certo argomento nel catalogo o tra gli scaffali della biblioteca
Per fare sì che la biblioteca sia sempre più “user frendly”
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Per raggruppare gli argomenti si possono scegliere soluzione alternative
in base al tipo di biblioteca e agli utentia seconda della sezione nell’ambito della stessa biblioteca
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abbonamentiRinnovi/cessazioniInventariazioneannataCatalogazione ACNPGestione arrivo fascicoli (GAP Techlib)
Reclami/SollecitiEsposizione al pubblicoRilegaturaScambio fascicoli doppiRiviste online
Visualizzazione utente: OPAC
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collocazioneSistematicaSistematica adattataPer formatoPer ordine di accessione o di comodoParallelaFissaMobile
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inventariazioneL'inventario è in unica sequenza numerica per volumi e periodici. Al numero di inventario viene associato un codice (serie inventariale) distintivo della biblioteca o di una particolare collezione nella biblioteca.I volumi hanno ciascuno un proprio numero di inventario, distintivo di quell’unità fisica.Opere in più volumi hanno tanti numeri di inventario quanti sono i volumi che le compongono.Le pubblicazioni periodiche hanno un numero di inventario per ogni anno che viene apposto sul primo fascicolo della raccolta annuale.L’inventariazione è gestita tramite software della contabilità.Il numero di inventario è l’elemento che contraddistingue il volume nel catalogo elettronico e nei software correlati.
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Gestione cataloghi e risorse online
Catalogazione acquisti e pregresso;Ottimizzazione dei dati recuperati;da altri database;Aggiornamento consistenze periodici;Stampa schede;Mantenimento link periodici;Abilitazione IP macchine;
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SERVIZI (Front office)ConsultazionePrestitoReferencePrestito InterbibliotecarioServizi onlineFotocopie
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Servizio di consultazioneè il servizio di base che una biblioteca deve offrire;normalmente aperto anche agli utenti esterni;
Si consultano:Cataloghi tradizionali e online;Monografie;Periodici;Materiale bibliografico;Editoria elettronica
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…consultazioneLa modalità di accesso al materiale è diversa a seconda che la biblioteca abbia
Scaffale apertoScaffale chiuso
Sono collegati alla necessità della consultazione:
Sale letturaComputer al pubblicofotocopiatrici
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Servizio di prestitoÈ, insieme alla consultazione, il principale servizio offerto dalla biblioteca;Ha un suo regolamento, che definisce:
Le tipologie di utenti, con relativi diritti;I materiali ammessi al prestito;Le modalità di rinnovo del prestito;Le eventuali penalità per gli inadempienti
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…prestito
Il metodo di registrazione dei prestiti:
può essere manuale o automatizzato;deve essere semplice e rapido sia per gli utenti che per il personale addetto;deve consentire ricerca per utente o autore invio solleciti, estrazione dati statistici.
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Procedura automatizzata di prestito: Fluxus
Dati anagrafici utenti (da segreteria studenti)dati materiale (da OPAC)gestione accessi (da singolo regolamento);storia dei prestiti;
prenotazioni, solleciti;comunicazioni e-mail;gestione statistiche;(prestito interbibliotecario;Prenotazioni da OPAC)
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Servizio di reference
È lo strumento tramite il quale la biblioteca si interfaccia con l’utente;Risponde a domande
di orientamento generaledi informazione bibliografica
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…referenceDi fronte ad una domanda il bibliotecario:
Comprende cosa l’utente cerca e a quale livello di approfondimento;Fornisce gli strumenti adeguati per la ricerca;Recupera i documenti
In bibliotecaTramite ILL e DD
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…reference: strumentiTradizionali
Enciclopedie e dizionariBibliografie, rassegne, riviste di abstracts….
OnlineBanche datiBasi di dati bibliograficheInternet (virtual reference desk, indici web, motori di ricerca….)
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…reference:utenti
Il reference nella biblioteca universitaria si rivolge a utenti i cui bisogni sono noti e possono essere anticipati mediante
la scelta mirata degli strumentiguide per l’utenzapagine web come reference desk virtualebollettini di informazione bibliografica
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Servizio di prestito interbibliotecario
Consente di procurare per gli utenti materiale non disponibile nella biblioteca richiedendolo ad altre strutture;Comprende:
Prestito interbibliotecario (ILL) per scambio di libri;Document Delivery (DD) per scambio di articoli;
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…servizio di prestito interbibliotecario
Procura materiale non possedutoAmplia virtualmente il patrimonio della biblioteca;Consente di ridurre la duplicazione di abbonamenti tra biblioteche cooperanti;Forma di cooperazione che consente ottimizzazione risorse.
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…servizio di prestito interbibliotecario
Realizzato tramite:scambi informali (con modalità e tariffe della singola biblioteca);sistemi cooperativi di interscambio con proprio regolamento (Nilde);fornitori commerciali (British Library, Subito, Inist, etc…)
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La fornitura dei documenti è un sistema complesso
Registrazione richiesta
Reperimento materiale
(Richiesta rimborso)
Biblioteca fornitriceBiblioteca richiedente
Registrazione arrivo materiale
Avviso utente
(Invio e addebito rimborso)
utente
Registrazione ordine
Ricerca cataloghi
richiestaordine
Invio materiale
consegna
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ILL & DD: Gestione Registrazione manuale delle transazioni e dei passaggi relativi;
Adattamento programmi di prestito automatizzato;Modulo prestito interbibliotecario all’interno del prestito automatizzato (Fluxus);
Piattaforme per invio richieste a supporto dei cataloghi nazionali;
Importante: definizione di procedimenti uniformi (messaggi etc.);
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ILL e DD: problemi aperti
RimborsiVoucher IFLAFrancobollic/c postale o bancarioVaglia postaleInterscambio gratuito
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ILL e DD: problemi aperti
CopyrightFotocopie
Legge diritto d'autore (Legge 22 aprile 1941, n. 633) e sue successive modifiche (d.lg. 9 aprile 2003, n. 68)Accordo tra SIAE e CRUIRegole stabilite dagli editori per riproduzione articoli e scaricamento articoli online
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Servizi on line
La pagina web della biblioteca funge da piattaforma per l’accesso ai servizi:
Informazioni sulla biblioteca e sulle sue risorsecataloghi elettronici e risorse onlineModuli per richiesta informazioni, document delivery, proposte di acquisto….
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Servizi centralizzati a livello nazionale
A partire dai cataloghi nazionaliSBN
ICCU ILL
ACNPNilde DDGestione amministrativa periodici
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Servizi centralizzati d’ Ateneo
OPACCatalogazione con EasyCatPrestito con FluxusBanche Dati e riviste online SiBAAbbonamenti
La valutazione delle attività e dei servizi bibliotecari
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Attività di misurazione e valutazione
Strumento che serve a monitorare in modo continuativo la funzionalità del sistema biblioteca;L’attenzione è focalizzata sulle esigenze dell’utenza, nell’ottica di ottimizzare l’utilizzazione delle risorse e l’erogazione dei servizi;E’ il momento di feedback nella catena gestionale basata sulla pianificazione;
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…attività di misurazione e valutazione : obiettivi
Misurare per “valutare”Per rendere oggettivi i risultati e confrontarli con gli obiettivi concordatiPer convincere gli altri delle proprie scelte e dei propri bisogniPer confrontarsi con altri o con se stessi nel tempo
Misurare per “gestire”Definire le prioritàPrendere decisioniAnalizzare i tempi e i costi dei serviziOttimizzare i processi, eliminando gli sprechi
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…attività di misurazione e valutazione : oggetti
ServiziReference………
RisorseStrutturaliPatrimonialiFinanziariePersonaleutenti
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…attività di misurazione e valutazione : livelli
I livelliIl singolo servizioLa singola bibliotecaIl sistema bibliotecarioIl Servizio Bibliotecario Nazionale
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…attività di misurazione e valutazione : fasi
Definizione di metodi, contenuti, fonti, strumentiRaccolta datiElaborazione dei datiInterpretazione dei risultati
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…attività di misurazione e valutazione : raccolta dei dati
MetodiAnalisi quantitativa o qualitativaPunto di vista utente o bibliotecarioAutovalutazione o valutazione esterna
FontiIntervisteQuestionariSimulazione CampionaturaOsservazione
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…attività di misurazione e valutazione : raccolta dei dati
StrumentiGli strumenti della valutazione sono gli “indicatori di prestazione”;Si ottengono dalla combinazione di una o più misure;Consentono di interpretare i risultati confrontando tra loro dati resi omogenei;
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Indicatori di prestazione: esempi
UtenzaTasso di penetrazione
Ricerca su cataloghiSuccesso ricerca di un documento notoSuccesso ricerca per argomento
Reference:Tasso risposte corretteLivello soddisfazione utenza
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Attività di misurazione e valutazione nel SiBA
Questionario annuale a livello d’AteneoQuestionario nazionale del GIM (2003, dati 2002)
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Materiale bibliografico consigliatoN.B.: cliccando sui titoli si arriva al testo pieno quando disponibile
Concetti fondamentali sull’organizzazione e i servizi della biblioteca:Prontuario di biblioteconomia : 100 domande e risposte a uso dei bibliotecari delle università, delle biblioteche speciali e dei centri di documentazione / Anna Maria Tammaro. - Nuova ed. - Milano : Bibliografica, 2001.
Normativa vigente nel Sistema Bibliotecario dell’Università di Pavia:Regolamento generale di Ateneo e Regolamento del Sistema Bibliotecario di Ateneo
Alcuni articoli tratti dal periodico “Biblioteche oggi”l servizio del prestito e l'interpretazione dei dati / Carlo Revelli (2000, n.6, p.26) Prestito interbibliotecario e fornitura di documenti / Lucia Bertini ( 2002, n.3, p.46Aggiornare l'utenza con il web / Luisa Fruttini, Gabriele Picchi, Raul Ciappelloni (2004, n. 1, p.41-45)Quanto valgono i siti web di biblioteca? / Arturo Santorio (2002, n.10, p.6)Dal progetto web all'integrazione dei servizi / Brunella Longo (2001, n.7, p.28)Strumenti di valutazione per i servizi digitali Anna Galluzzi (2001, n.10, p.6)La valutazione del servizio Carlo Revelli (1998, n.7, p.32)
Nel testo della presentazione sono inoltre offerti i link relativi agli argomenti trattati