Alfresco, in un ora Ottobre 2010

Agenda

Il contesto: cenni al mondo ECM

Servizi di Content Management

Applicativi Client

Integrazioni

Confronto tra Edizioni

Come proseguire da qui?

ECM Tradizionale

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Alti costi Adozione Limita Complessità

Sfide dal mercato ECM

●  Cloud Computing, Mobile, Banda Larga e Internet

●  Cambiamenti demografici

●  Nuovo standard

●  Adozione Open Source nelle aziende

●  Spinta verso la Riduzione dei Costi

●  La crisi finanziaria

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Alfresco è...

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Lower Cost Easier to Use Adopted Faster Costi più Bassi Più Semplice Adottabile Rapidamente

I Numeri di un Successo

●  Più di 1200 Clienti

●  Più di 150,000 utenti della comunità open

●  Superati i 2 milioni di download

●  Stimati 74000 Siti

●  Oltre 1,000,000 di utenti attivi

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Global Support

Evitare i Costi Nascosti

●  Open Standard o Piattaforma Java EE

o Standard pubblici come CMIS, JSR-168, Web Services e REST.

o CMIS 1.0 ready!

o Gira su molti hardware sistemi operativi e database diversi

o Nasce con l’idea di evitare il “vendor lock-in”

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Casi di successo - 1

Casi di successo - 2

Document Management

Collaboration

Electronic Records Management

Workflow

Web Content Management

Email Archive

Image Management

Digital Asset Management

Piattaforma ECM Completa

Due Aspetti

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Servizi “Content”

Accesso Client

Version Security

Search Metadata

Lifecycle Workflow Renditions

Web Browser

Network Drive FTP

WebDAV MS Office

Kofax

Rules / Actions

IBM Lotus Google Docs

eMail

Proprietà e Contenuti di un Documento

●  Gestire ogni contenuto(.doc .ppt .xls .jpg .mp3, …)

●  Metadati – informazioni sul contenuto o  Nome, Titolo, Creatore,

Quando Creato, Dove, …

●  Si può Estendere o  Codice cliente, numero fattura,

protocollo, …

●  Supporto per tipi custom

●  Supporto agli Aspetti 12

Documento

Proprietà

Alfresco: Modello Dati Flessibile

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Tipo = Report Attributi del Tipo...

Oggetto Data Report Area di Business

Tipo = Contratto Attributi del Tipo...

Data inizio Valore

Tipo = Email Attributi del Tipo...

Oggetto Mittente Destinatario

Tipo = Caso Attributi del Tipo...

Formato

Aspect = Cliente Attributi dell’Aspect...

Nome Cliente Numero Cliente Contatti Stato

Proprietà

Controllo delle Versioni

●  Non si traccia il nome! o  Alfresco –v1.ppt o  Alfresco – v1.2.ppt

o  2010-05 Alfresco.ppt

●  Si collegano le versioni

●  Ripristino delle versioni precedenti

●  Tracciabilità totale (chi ha fatto cosa e quando)

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Documento Versioni

Controllo degli Accessi

●  Blocco del file editato o Stop alla sovrapposizione

●  Ruoli degli Utenti

●  Sicurezza o Controllo chi accede

o Controllo che ruolo ha

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Documento Versione

Sicurezza

Blocco Proprietà

Ruoli

Ruoli

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Controllo degli Accessi

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Patti Risley

VP of HR

Jennifer Watmore

CEO

Archiviazione dei Contenuti

●  Conservazione del contenuto in uno ‘Spazio’

●  Navigabile via: o Cartelle

o  Tag

o Categorie

o  Filtri (es. ‘favoriti’)

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Documento

Cartella

Versione

Sicurezza

Blocco Proprietà

Ruoli

Trasformazioni e Commenti

●  Creare file correlati

●  Trasformare in formati differenti o  es. HTML, PDF, JPG

●  Consenti agli utenti di commentare i contenuti

●  Commenti gestititi come oggetti separati

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Commenti

Documento

Renditions

Cartella

Versione

Sicurezza

Blocco Proprietà

Ruoli

Altri Servizi

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Regole e Azioni

●  Le Regole sono applicate ad uno ‘Spazio’

●  Rendono uno spazio “intelligente” (smart)

●  Sono innescate da eventi o  Inbound – Contenuto arriva in

uno spazio o  Outbound – Contenuto lascia uno

spazio (spostato, eliminato) o  Update – contenuto modificato

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Regole Azioni

Regole e Azioni

●  Le Regole sono filtrate in base a: o  Tutti gli elementi

o Specifico tipo MIME

o  Tipo del Contento

o Categoria

●  Possibile avere eventi multipli

●  Possibile definire un ordinamento tra eventi

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Bozze

Approvati

Pubblicati

Esempio:

Workflow

●  I documenti hanno un ciclo di vita (DLC) o Sono creati

o Sono revisionati

o Sono approvati

o Sono pubblicati

o  ...e sono ancora revisionati, quindi tutto ricomincia dall’inizio

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Regole Azioni

Workflow

Workflow e Business Process Management (BPM)

●  Basato su Jboss jBPM incorporato

●  Capacità BPM Complete o Diramazioni, fusioni e

condizioni logiche

o Scripting

●  Gestione Ciclo di Vita o  Ruoli, Revisori, Sicurezza,

Cartelle, Commenti, Workflow, Stati, Audit

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Crea Scrive

Revisiona Commenta

Pubblica Legge

Ricerca

●  Cercare con la sintassi e gli operatori di Google

●  Esempi: o  Tipo– type:document o  Proprietà– modified:today o  Data– created:“2009-01-01” o  Testo– text:“alfresco faq”

●  Posso combinare i criteri: o  AND, OR, NOT

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Regole Azioni

Workflow Ricerca

Esempio – name: plan

Esempio– modifier: phampton

Trova qualsiasi oggetto: Blog post, Documenti, Cartelle, Forum post, pagine Wiki, etc.

Esempio– name: plan AND modifier: phampton

Storage Policies

●  Ovvero “Information Lifecycle Management” (ILM)

●  Conservazione dinamica basata su regole business

●  Definisce regole business

●  Riduzione costi senza impatti sulle prestazioni

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Regole Azioni

Workflow Ricerca

Storage Policies

Storage Policies

●  Esempi o  Per tipo: grossi file video su dischi

veloci e costosi. Documenti Office su dischi più lenti ed economici

o  Per dipartimento, per età, per tipo d’utilizzo, ecc…

●  Applicare specifico Aspect ai contenuti per marcarli

●  Utilizza Regole e Azioni per guidare il meccanismo

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SSD $$$

FC Drives

$$

SATA Drive

$

SSD = Solid State Drives FC = Fibre Channel

Policy Rules

Policy Rules

SMTP Listener

Shared Drive

Web

Email

SharePoint / Office

Accedere ai Contenuti Da...

Il più diffuso ECM

●  Il disco di rete condiviso!?!

●  Perché? o  Facile da usare

o Nessun training

o Bassi costi

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●  Difficile trovare i file

●  Nessun contesto

●  Nessun controllo di versione

●  Sicurezza inadeguata

Problemi...

Disco di Rete Condiviso

●  CIFS / FTP / WebDAV o  Root URL: \\<machine

name>A\Alfresco o  Esattamente come un disco

condiviso o  Si monta come disco o  Trascinamento file dentro

Alfresco o  Editare i contenuti con altri

programmi o  I folder condivisi possono

essere ‘spazi smart’

o  Tutte le Regole sono attive o  I permessi verificati o  Gestione versioni del

contenuto (se attivo)

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Gestione Documenti

34

Dettagli Documento

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Project / Team Collaboration

●  Cruscotto (dashboard) personalizzabile

●  Ciascun progetto include: o  Document Library o  Calendario o  WIKI o  Blog o  Forum di discussione o  Link a URL esterne o  Data lists

●  Ablitato IMAP

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Gestione dei Record

●  Prima soluzione RM… o  Open source certificata DoD

o  Compatibile CMIS 1.0

●  Progettata per essere facile o  Regole di auto-completamento dei

metadati

●  Compilare record da… o  Web (dal sito RM o altri Share)

o  Email – Supporto IMAP

o  CIFS – Disco Rete Condiviso

Supporto  base  per  soluzioni  di  Conservazione  Sos3tu3va  

Records Management

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La Piattaforma Web

Alfresco Web Producer

Alfresco Web Editor

Alfresco Web Preview

Alfresco Editorial Repository

Dep

loym

ent

Work Packages, Renditions

Alfresco Web Delivery Runtime Repository

CMIS, REST

Web Application

Alfresco Web Editor

Editazione sul posto

Alfresco Web Editor Framework

Editare dalla lista

Modificare i Contenuti

Integrazione IMAP

●  Server IMAP virtualizzato

●  Naviga e accedi ai contenuti

o  Aprire Alfresco dal client email

o  Navigare spazi e siti Share come fossero cartelle virtuali

o  Vedere I metadati, Link ai contenuti

●  “Drag & Drop” per archiviare mail

●  Gestione allegati configurabile

●  Funziona con tutti i normali client IMAP, nessun plug-in necessario

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Completa Gestione Contenuti

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Document Management

1 Repository costruito su 1

moderna tecnologia

Records Management

Collaboration Web Content Management

Email Archive

“Content Services” per...

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Shared Drive

WEB

SAP

MS Office

SharePoint

Email

Google Docs

IBM Lotus

Drupal

Kofax

Any CMIS Client

FTP

WebDAV

Joomla

●  Controllo automatico su un solo stack software o Supporto limitato solo a

sistemi free

●  Necessario riavviare il server

Alfresco Community

Confrontiamo le Edizioni

●  Completo Controllo Qualità manuale / aut. o Supporto per piattaforme

commerciali

●  Clustering applicativo

●  Monitoraggio JMX

●  Gestione sotto-sistemi

●  Storage Policies

Alfresco Enterprise

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●  Sperimentale e senza alcun supporto

o  Nessuna SLA

o  Comunità / Wiki

●  Nessuna Manutenzione o  Arrangiarsi da soli!

●  Installare nuove versioni

●  Nessuna garanzia tecnica o legale

Community

Confrontiamo I Servizi

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●  Supporto tecnico 24x7 o  SLA concordate

o  Portale di supporto

●  Manutenzione Correttiva o  Upgrade, Updates, Hot Fixes

and Back porting

●  Manutenzione Evolutiva

●  Consulenza specializzata

●  Scudo legale

Abbonamento Enterprise

Come proseguire?

●  Provando Alfresco direttamente...

●  “Cloud Trial” di 24 ore, rinnovabili (“zero install”) o  http://bit.ly/EntTrial

o  http://bit.ly/RM-Trial

●  Scaricare la trial a 30 giorni o  http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/

●  YouTube o  http://www.youtube.com/alfresco101

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Molti libri su Amazon

Riassumendo

●  Alfresco è open standard, ad una frazione del costo delle soluzioni tradizionali

●  Alfresco è progettato per essere una soluzione ECM completa ed autonoma, altamente integrabile

●  Alfresco fornisce estesi servizi di gestione dei contenuti

●  Alfresco è realizzato con una architettura SOA, i cui servizi sono utilizzabili da qualunque client

●  Alfresco lo potete provare subito e decidere da soli!

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Domande?

●  Forum di discussione Italiano http://forums.alfresco.com/it/

●  Per ulteriori informazioni scrivetemi: maurizio.turatti@alfresco.com

Grazie!

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