ALEPH 16.02

MODULO ACQ/SERIALS“PERIODICI”Corso Bicocca-Insubria luglio 2004

INTRODUZIONE

Il modulo Acquisitions/Serials permette di gestire i dati relativi a:fornitori, budget, ordini e fatturazioni sia di monografie che di periodici. Questo modulo funziona solo nei database ADM. (BIN5O Bicocca, BIN51 Insubria).

La GUI ACQUISITIONS/SERIALS

La GUI Acquisitions/Serials e’ stata costruita con attenzione alla fruibilità e facilita’ di accesso alle diverse funzioni coinvolte.

Le informazioni su Fornitore, Budget, Copie, Ordine e Fattura sono interconnesse e sono accessibili facilmente.

La struttura a pannelli con le diverse informazioni ne permette la visualizzazione in simultanea.

BARRE STRUMENTIBARRA DEI MENU

BARRA DEI SERIALI

BARRA DEL TITOLO

BARRA DEGLI ORDINI

BARRA DELLA FATTURA

PANNELLO DI NAVIGAZIONE

ALBERO DI NAVIGAZIONE

PANNELLO SUPERIORE

TAB PRINCIPALI

PANNELLO INFERIORE

PANORAMICA

Il modulo Serials e’ inglobato nel modulo ACQ. All’interno di un unico modulo è ora possibile

gestire tutte le funzioni relative ai periodici: Ordini, Registrazione dei fascicoli; Controllo delle copie; Solleciti; Fatturazione degli Ordini; Creazione Piani di pubblicazione; Rinnovi; Rilegature…

BARRA DEI PERIODICI

Permette di recuperare un determinato record e aprirlo nella apposita funzione. Per recuperare un record si seleziona un parametro di ricerca dal menù a tendina sulla sinistra, ad es. “Titolo” o “n. di sistema”, quindi si compila il campo adiacente.

PERIODICI (Pannello di navigazione)

Nel Pannello di navigazione sono disponibili diverse funzioni collegate al Periodico che si vuole gestire:

Controllo;

Lista sottoscrizioni;

Sottoscrizione;

Lista fascicoli;

Copie;

Lista di Routing;

Info bibliografiche;

Lista trigger

PERIODICI - ORDINI (1)

Le procedure di Ordine dei periodici sono identiche a quelle delle monografie.

1 opzione

Recuperare il record bibliografico utilizzando la Tab Trova;

Una volta visualizzato il record utilizzare il tasto ACQ.

PERIODICI - ORDINI (2)

Il record verrà aperto automaticamente nella Tab Ordine e nel Pannello Superiore verranno visualizzati gli eventuali ordini già esistenti per quel periodico.

PERIODICI - ORDINI (3)

Selezionare il tasto “Aggiungi”

Comparirà la finestrella per selezionare la tipologia di ordine desiderato.

Infine si dovranno compilare le schede relative ai dati amministrativi nel Pannello inferiore.

PERIODICI - ORDINI (4)

2 opzione

Selezionare il record utilizzando la Barra dei seriali. Una volta visualizzato nella Tab Periodici ci si può spostare alla Tab Ordine e automaticamente il record verra’ aperto nella Tab corrispondente.

Selezionare la funzione Aggiungi dal Pannello superiore e seguire le procedure relative agli ordini.

Anche in questo caso vanno compilate le schede nel Pannello inferiore.

PERIODICI - ORDINI (5)

Una volta selezionata la tipologia di ordini compariranno nel Pannello inferiore le Schede relative alle Informazioni generali, Fornitore, Quantità e Prezzo che andranno compilate con i dati necessari.

PERIODICI - ORDINI (6)

LOG DELL’ORDINE (1)

LOG DELL’ORDINE (2)

Il Log dell’Ordine tiene traccia di tutte le diverse attività legate all’ordine che sono avvenute, ad es. una modifica dello status dell’ordine o la data dell’ultimo sollecito.

PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (1)

Dopo aver creato un ordine occorrerà procedere a legare il record del periodico a una sottoscrizione.

Nella Tab Periodici selezionare la voce corrispondente al nodo Lista sottoscrizioni.

Comparirà nel Pannello Superiore il pulsante Aggiungi.

PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (2)

Se non ci sono sottoscrizioni il Pannello Superiore sarà vuoto, altrimenti compariranno le sottoscrizioni legate a quel record bibliografico.

PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (3)

Una volta selezionato il pulsante Aggiungi si attiveranno le 4 schede corrispondenti nel Pannello inferiore.

1 Info Lista (si attiva dopo che sono state compilate le altre). 2 Info sottoscrizione (1)

PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (4)

3. Info sottoscrizione (2)

PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (5)

La scheda 4. HOL Links viene utilizzata se si vuole legare un abbonamento ad una determinata sottobiblioteca e con esso tutti i fascicoli che lo costituiscono.

(Al momento non utilizzato)

PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (6)

La Scheda 1. Info Lista mostrerà il riepilogo della sottoscrizione e sarà visibile solo dopo che le precedenti schede saranno state compilate.

PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (7)

Una volta creata la Sottoscrizione nel Pannello superiore si attiveranno i seguenti pulsanti: Elimina (per cancellare una sottoscrizione); Aggiungi (per aggiungere una nuova sottoscrizione); Duplica (per aggiungere una nuova sottoscrizione copiando i dettagli di una già esistente); Stampa; Apri tutti (per aprire un nuovo ciclo di items in attesa di

arrivo, a condizione che sia già presente il piano di pubblicazione. Questi verranno visualizzati nella funzione Check In e Lista Fascicoli).

PIANO DI PUBBLICAZIONE (1)

In Aleph ciascun fascicolo di un periodico deve avere un record di copia per permetterne il controllo dell’arrivo, il reclamo, e la gestione della circolazione.

Il Piano di pubblicazione serve per gestire il controllo dei singoli fascicoli.

PIANO DI PUBBLICAZIONE (2)

Aleph supporta due tipi di procedure di creazione del piano di pubblicazione:

SCHEDULAZIONE (nella versione precedente era chiamato Piano di pubblicazione)

PATTERN (utilizzato in marc21).

La procedura al momento da noi utilizzata è la

SCHEDULAZIONE.

PIANO DI PUBBLICAZIONE (3)

La Schedulazione viene creata o aggiornata selezionando il nodo Schedulazione nel Pannello di navigazione della Tab Periodici.

ESEMPIO DI SCHEDULAZIONE

SCHEDULAZIONE (1)

La Schedulazione viene gestita utilizzando gli stessi criteri della vers. precedente, compilando le seguenti schede relative alla previsione del piano di pubblicazione: Scheda 1. Informazioni

SCHEDULAZIONE (2)

Scheda 2. Testo del fascicolo

Selezionando il tasto Aggiungi a fianco delle due schede si aprirà nel Pannello inferiore il piano di pubblicazione con le specifiche che

gli sono state attribuite.

SCHEDULAZIONE (3)

SCHEDULAZIONE (4)

Selezionando il pulsante Apri Fascicoli verranno visualizzati i fascicoli nella funzione Check In e sarà quindi possibile eseguire le diverse operazioni di gestione.

SCHEDULAZIONE (5)

CHECK IN (1)

Il controllo dell’arrivo dei singoli fascicoli può essere effettuato o selezionando la funzione Check In o la funzione Gruppi presenti nella Tab dei Periodici.

CHECK IN (2) Il Pannello superiore mostrerà la lista dei fascicoli legati al periodico.

Si può anche scegliere di visualizzare 1.Tutti i fascicoli o solo quelli 2. Attesi/Non arrivati

o quelli di una singola sottobiblioteca. (Per fare questo si deve selezionare il Nodo Controllo e scegliere la sottobiblioteca interessata.

CHECK IN (3)

Per registrare l’arrivo di un fascicolo selezionare tra i pulsanti disponibili nel Pannello superiore il pulsante Arrivo.

CHECK IN (4)

Nel Pannello inferiore si attiveranno 2 schede. Andranno compilate come nella precedente versione.

CHECK IN (5)

CHECK IN (6)

NOVITA’:• Selezionando più fascicoli nella lista dei fascicoli sarà possibile

registrarne l’arrivo con una sola operazione contemporaneamente.

CHECK IN (7)

NOVITA’:

Selezionando il nodo Gruppi dalla Tab principale sarà possibile gestire l’arrivo di gruppi di fascicoli simili (che hanno quindi la stessa numerazione e cronologia).

CASI PARTICOLARI FASCICOLI NON PREVISTI: utilizzando il pulsante Aggiungi

nel Pannello superiore si attiveranno le schede Arrivo del pannello inferiore da completare.

COPIE EXTRA: per registrare una copia extra si potrà selezionare il tasto Duplica nel Pannello Superiore.

• Alla fine di un ciclo o di un anno sarà possibile effettuare la procedura di Rilegatura. Tutti i fascicoli di una annata saranno compattati per creare un unico record di copia.

• Per utilizzare questa funzione si deve selezionare nel Pannello di navigazione il nodo

Lista fascicoli. • Apparirà nel Pannello superiore il pulsante

RILEGATURA (1)

RILEGATURA (2)

RILEGATURA (3)

RILEGATURA (4)

Selezionando il tasto Rilega si attiveranno le schede relative alle Copie che dovranno essere completate.

RILEGATURA (5)

PROCEDURA COMPLETATA

MODULO ACQ/SERIALSCorso Bicocca-Insubria

luglio 2004

FINE