ALEPH 500 v. 16.02 MODULO ACQ/SERIALS Monografie Corso Bicocca-Insubria luglio 2004.

ALEPH 500 v. 16.02

MODULO ACQ/SERIALS“Monografie”Corso Bicocca-Insubria luglio 2004

INTRODUZIONE

Il modulo Acquisitions/Serials permette di gestire i dati relativi a:fornitori, budget, ordini e fatturazioni sia di monografie che di periodici. Questo modulo funziona solo nei database ADM. (BIN5O Bicocca, BIN51 Insubria).

La GUI ACQUISITIONS/SERIALS

La GUI Acquisitions/Serials e’ stata costruita con attenzione alla fruibilità e facilita’ di accesso alle diverse funzioni coinvolte.

Le informazioni su Fornitore, Budget, Copie, Ordine e Fattura sono interconnesse e sono accessibili facilmente.

La struttura a pannelli con le diverse informazioni ne permette la visualizzazione in simultanea.

BARRE STRUMENTIBARRA DEI MENU

BARRA DEI SERIALI

BARRA DEL TITOLO

BARRA DEGLI ORDINI

BARRA DELLA FATTURA

PANNELLO DI NAVIGAZIONE

ALBERO DI NAVIGAZIONE

PANNELLO SUPERIORE

TAB PRINCIPALI

PANNELLO INFERIORE

GUI relativa ai FORNITORI

BARRA DEL TITOLO

La barra del titolo mostra il nome del programma e altri messaggi relativi quali i comandi, la versione, il Database al quale si e’ collegati, l’ indirizzo del Server.

BARRA DEL MENU La barra del menu permette l’accesso ad alcune funzioni.

Ci si deve posizionare col cursore sul nome del menu (per es. Ordini) per vedere i comandi relativi.

BARRA DEI SERIALI

Permette di recuperare un determinato record e aprirlo nella apposita funzione. Per recuperare un record si seleziona un parametro di ricerca dal menu a tendina sulla sinistra, ad es. “Titolo” o n. di sistema, quindi si compila il campo adiacente.

BARRA DEGLI ORDINI

La Barra degli ordini permette di ricercare e visualizzare un record relativo agli ordini.

Per recuperare un record di ordine si deve selezionare un parametro di ricerca dal menu a tendina sulla sinistra (ad es. il n. di ordine). Si deve quindi compilare il campo adiacente con i dati necessari, quindi cliccare sulla freccina o premere il tasto Invio.

BARRA DELLA FATTURA

La Barra della fattura permette di recuperare una Fattura Generale e la rispettiva linea degli items.E’ possibile ricercare la fattura selezionando come parametro di ricerca nel campo a sin. ad es. un fornitore. Il campo adiacente deve essere compilato inserendo il numero di fattura.

PANNELLO DI NAVIGAZIONE

E’ costituito da Tab Principali e Albero di Navigazione. Il Pannello di navigazione contiene le seguenti 6 Tab

(identificate da rispettive icone):

Ordini Ricerca

Fatture Seriali

Amministrazione Ricerca ordini

PREREQUISITI Prima di iniziare qualsiasi ordine ci si deve assicurare

che in Aleph siano presenti: Record Bibliografico a cui legare l’ordine; Lista di Fornitori ai quali inviare gli ordini; Lista di Budget sui quali impegnare gli ordini.

(Questo elemento e’ in realtà opzionale e viene utilizzato dagli utenti che vogliono tenere un controllo del budget).

Lista di Valute con i relativi tassi di cambio.

TIPOLOGIE DI ORDINI

Il modulo ACQ/SERIALS gestisce i seguenti tre tipi di ordini:

Monografie,

Seriali, Standing order.

CREAZIONE DEL FORNITORE

Selezionare dal Pannello principale la funzione Amministrazione e dall’elenco di opzioni che si visualizza selezionare la voce “Fornitori”.

Nel pannello superiore verrà visualizzato l’elenco dei fornitori già presenti nel database.

Questo pannello dispone di tasti funzione che permettono di aggiungere, duplicare o cancellare dei fornitori.

Si possono utilizzare dei “filtri” per recuperare con maggiore facilita’ un fornitore.

5) Dovranno essere compilate le relative

schede con le informazioni necessarie.

3) Verrà visualizzato l’elenco dei fornitori già

esistenti

1) Selezionare la Tab Amministrazione

2) Selezionare il nodo Fornitori

4) Si attiveranno i tasti funzione per eseguire Aggiunte,

Duplicazioni, Cancellazioni e Modifiche degli Indirizzi

TASTI FUNZIONE (FORNITORI)

Nuovo: per aggiungere un fornitore alla lista. Il pannello inferiore si attiverà e verra’ visualizzata la scheda da compilare.

Duplica: Si puo’ aggiungere un nuovo fornitore copiando i dati di uno pre-esistente. Si

evidenzia il fornitore e quindi si clicca sul tasto “duplica”. Si visualizzerà nel pannello inferiore la relativa scheda da completare.

TASTI FUNZIONE (FORNITORI)

Elimina: per eliminare un fornitore dall’elenco. Si evidenzia il fornitore e si clicca sul tasto “Elimina”. (Notare che se c’e’ un ordine o fattura legati al fornitore il sistema non ne permetterà la cancellazione).

Indirizzi: per inserire, visualizzare o modificare i diversi indirizzi legati al fornitore.

BUDGETS

I Budget servono per effettuare un controllo sulle spese relative alle acquisizioni di materiale.

Un ordine può comunque essere inviato anche senza essere stato legato ad un Budget.

Esiste inoltre nella nuova versione la possibilità di inviare un ordine con valore € 0,00. (Funzionalità ancora da definire)

GUI relativa ai BUDGETS

CREAZIONE DEI BUDGETS

Selezionare dall’Albero di Navigazione la Tab Amministrazione e nell’elenco corrispondente selezionare il nodo “Budgets”.

LISTA DEI BUDGETS

Nel Pannello superiore verrà visualizzato l’elenco dei budgets disponibili. Questi possono essere aggiunti, duplicati o eliminati selezionando i rispettivi tasti funzione.

LISTA DEI BUDGETS

Nel pannello inferiore vengono presentati, a seconda della funzione che si sceglie, una serie di schede da compilare e precisamente:

1. Budget info 1 2. Budget info 2 3. Bilancio 4. Transazioni 5. Sottobiblioteche

Scheda 1. Budget Info 1

Contiene informazioni relative alla data di apertura, nome assegnato, validità, status del budget, tipo di budget, dipartimento al quale e’ stato assegnato.

Scheda 2. Budget info 2

Contiene le seguenti informazioni: Codice oggetto: possono essere assegati oltre 20 codici al

budget. Questi possono servire per creare una gerarchia all’interno del budget e classificare le spese.

Impegni massimi superiori/inf.: qui si indica l’ammontare massimo per il quale un budget puo’ essere impegnato al di sopra o al di sotto della cifra stimata.

Spese massime Sup/Inf.: qui si indica l’ammontare massimo per il

quale un budget puo’ essere addebitato. Entrambi i valori possono essere espressi come percentuale o come valore netto.


Budget annuale: selezionando questa opzione, e utilizzando il Codice budget col formato codice-anno (es. Monografie-2004), alla fine dell’anno, la cifra rimanente potrà essere trasferita automaticamente sul nuovo budget.

Anche le fatture non pagate e gli impegni verranno trasferiti automaticamente sul nuovo budget.


Scheda 3. Bilancio

Questa scheda fornisce le informazioni riassuntive del Budget, e i dettagli relativi a: Accredito iniziale; Accrediti; Riporti; Trasferimenti; Totale Impegni; Totale fatturato; Totale pagato; IVA Fattura; IVA pagato; Bilancio totale accrediti; Saldo reale (Totale accrediti-fatture); Saldo disponibile [Totale accrediti - (fatture + impegni)]

Scheda 4. Transazioni

Questa scheda permette di vedere tutte le transazioni per un budget selezionato: indicando se a debito o a credito.

Possono essere posti dei filtri sul tipo di transazioni da visualizzare.

Ci possono essere 6 tipi di transazioni visualizzate:

Scheda 4. Transazioni

ILC Accredito iniziale Initial Allocation ALC Accrediti regolari Allocation CRO Riporti Carryover TRN Trasferimenti Transfer ENC Impegni Encumbrance INV Fatture Invoice

Scheda 4. Transazioni Sono disponibili alcuni tasti funzione quali: Filtra: per visualizzare solo transazioni di

un certo tipo. Impegna: per allocare fondi ad un budget

selezionato; Stampa: Trasferisci: per trasferire fondi da un budget ad un altro.

Scheda 5. Sottobiblioteche

Questa scheda permette di selezionare la o le sottobiblioteche alle quali il budget corrisponde.

Se non si seleziona nessuna sottobiblioteca a questo Budget può essere legato l’ordine di qualsiasi biblioteca.

5. PRIVILEGI SUL BUDGET

Le autorizzazioni ai budget vengono assegnate attraverso le funzioni Privilegi staff disponibili in tutti i moduli della GUI.

Ogni bibliotecario con funzioni legate ai processi di Acquisizione avrà i permessi per legare gli ordini ai diversi Budget.

ORDINI Per procedere alla creazione di un Ordine si può

selezionare la Barra degli Ordini in alto a destra e richiamare un Ordine già presente o utilizzare

la Tab Ordine.

CREAZIONE DI UN NUOVO ORDINE

Per creare un nuovo ordine si deve creare un record bibliografico (se non e’ presente in catalogo) o recuperarlo attraverso la Tab Ricerca.

CREAZIONE DI UN NUOVO ORDINE

E’ possibile nella nuova versione, in fase di ordine, selezionare dalla Barra dei Menu la funzione Ordini e quindi Cataloga ordine.

Sarà possibile creare un record in modalità Catalogazione on the fly.

CREAZIONE ORDINE

Una volta recuperato un record (utilizzando la Tab Ricerca) apparirà la schermata con i dati relativi al record.

Nel Pannello inferiore, selezionando il pulsante Acq si aprirà automaticamente la Tab Ordine.

Nel pannello superiore a destra comparirà il tasto “Aggiungi”.

Selezionando il tasto Acq si aprirà il record nella

Funzione Ordine

Tab Ricerca

CREAZIONE ORDINE

Selezionando il tasto Aggiungi si aprirà la finestrella in cui specificare il tipo di ordine.

(come nella versione precedente).

GUI procedure Ordine

CREAZIONE ORDINE

Nel Pannello inferiore si attiveranno 4 schede che andranno compilate come nella versione precedente.

CREAZIONE ORDINE(SCHEDE COLLEGATE)

1. Visualizza ordine (viene visualizzata una volta completate le schede successive);

2. Generalità; 3. Fornitore; 4. Quantità e prezzo.

CREAZIONE ORDINE (Scheda 2. GENERALITA’)

Si inseriscono i seguenti dati tra i quali: N. Ordine (assegnato in automatico dal sistema attraverso un contatore); Status (assegnato in automatico dal sistema come NEW); Tipo di materiale; Sottobiblioteca; Gruppo; Metodo di acquisizione;

CREAZIONE ORDINE (Scheda 2. GENERALITA’)

ID proponente: puo’ essere selezionato il nome e l’IDdel richiedente e gli può essere legata una delle seguenti azioni: 1) Inviare direttamente; 2) Creare automaticamente una prenotazione a suo nome;3) Inviare una mail in cui viene avvisato dell’arrivo;4) Non attivare alcuna azione.

CREAZIONE ORDINE (Scheda 3. FORNITORE)

Si inseriscono qui le informazioni relative al fornitore dell’Ordine quali:Codice fornitore;Nome;Riferimento (inserire qui ad es. le note relative al n° di preventivo;Nota fornitore;Contatto;Tipo di ordine e consegna(come nella vers. prec.)

CREAZIONE ORDINE (Scheda 4. QUANTITA’ E PREZZO)

Vanno compilati i seguenti campi :Numero unità:Prezzo unita’: (se viene impostato dal sistema il calcolo dellapercentuale di sconto ad es. 15,6% qui si puo’ indicare solo il prezzo di copertina.Nota sulla quantità:si aggiungono annotazioni sulle copie es. Vol.1 di 3.

CREAZIONE ORDINE (Scheda 4. QUANTITA’ E PREZZO)

Crea Record di copia;Fondo;Budget Impegnato:Indicare qui a qualeBudget si deve eventualmenteassegnare l’impegno.Selezionando il tastoAggiungi verrannoregistrati i dati eaggiunto l’Ordine alRecord. Questo comparirànel pannello superiore.

VISUALIZZAZIONE GUI DOPO AVER AGGIUNTO UN NUOVO ORDINE

CREAZIONE ORDINE

Una volta creato l’ordine sono disponibili nel pannello superiore dei tasti legati alle seguenti funzioni:

Aggiungi; Duplica; Elimina; Stampa/Cancella Invia.

Funzioni legate agli ordini

Nella Tab Ordini in corrispondenza della Voce principale Ordini abbiamo il seguente albero con

le seguenti funzioni: Impegni; Fatture; Arrivi; Copie/Sottoscrizioni Solleciti; Log dell’ordine.

Funzioni legate agli ordini

Impegni: serve per accedere al Budget relativo e fare eventuali modifiche (impegnare l’ordine ecc.) (Nota: non cliccare due volte perche’ la cifra viene disimpegnata)

Fatture: per registrare una fattura relativa all’ordine o fare eventuali modifiche;

Arrivi: per registrare gli arrivi delle copie; Copie/Sottoscrizioni: per entrare nelle copie e gestire le

informazioni relative; Solleciti: per controllare i solleciti; Log dell’ordine: per leggere le attività relative all’ordine già

effettuate.

REGISTRAZIONE FATTURA

Esistono due modi per registrare o modificare una fattura:

1) Selezionare il nodo Fatture nella Tab Ordini (Modalità Fattura generale).

2) Selezionare direttamente la Tab Fattura.

Tab Fattura

Nodo Fatture nella Tab Ordini

REGISTRAZIONE FATTURA(Percorso Fattura generale)

Dalla Barra della Fattura selezionare il Codice Fornitore e digitare il Numero della Fattura.

Apparirà una finestra per chiedere conferma di

creazione di una nuova fattura.


Nel Pannello di Navigazione in corrispondenza della Voce Fattura comparirà il seguente albero con le voci Fattura Generale e Linea d’ordine.


In corrispondenza della Fattura Generale andrà compilata la scheda nel pannello superiore con i dati relativi.


Selezionando l’opzione Linea d’ordine comparirà il seguente pannello:


Selezionando il tasto Aggiungi apparirà una finestrella da compilare con il n.

d’ordine.

Si potranno quindi registrare i dati relativi alla fattura dei singoli ordini compilando le schede nel Pannello inferiore.

REGISTRAZIONE FATTURA(Percorso Ordine)

Per recuperare l’Ordine corrispondente si può utilizzare la Barra degli ordini o

la Tab Cerca ordine.

Tab RICERCA ORDINE

Parametri di ricerca disponibili per affinare la

ricerca

REGISTRAZIONE FATTURA(Percorso Ordine)

Una volta recuperato l’ordine il sistema lo aprirà automaticamente nella funzione Ordine.


Nell’albero di navigazione della Tab Ordine si dovrà selezionare la voce Fatture.


Selezionando la voce Fatture apparirà un frame con il pannello superiore contenente il tasto “Nuovo”.

Selezionando questo tasto apparirà una finestrella con la richiesta di inserimento del n° di fattura.

Dopo averlo compilato e aver dato l’OK si visualizzeranno nel pannello inferiore 2 schede.

1. Scheda linea di copia 2. Info Ordine

Registrazione Fatture all’interno della Tab Ordine

1. Scheda linea di copia

Questa scheda va compilata inserendo i dati necessari: Importo netto; Data fattura; Data ricezione; Data invio; Codice oggetto;

Selezionando la casella Ordine completamente fatturato, lo status dell’ordine passerà da SV (Sent to Vendor) a CLS (Closed)

Una volta compilati i campi si dovrà selezionare la casella Aggiungi

REGISTRAZIONE ARRIVI

Per registrare l’arrivo del materiale si dovrà selezionare il nodo

Arrivi dalla Tab principale

REGISTRAZIONE ARRIVI

Nel pannello inferiore si compilerà la scheda relativa. Andrà selezionato il tasto funzione Aggiungi sulla destra.

Copie/sottoscrizioni

Copie/sottoscrizioni

Una volta terminata la procedura relativa alla registrazione degli arrivi e della Fatturazione si potrà completare la procedura con l’inserimento di tutti i dati di copia necessari.

Questi dati sono sempre presenti nelle schede del pannello inferiore.

ALEPH 500 v. 16.02MODULO ACQ/SERIALS

Corso Bicocca-Insubria luglio 2004

Fine

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