LA PROCEDURA PER LAFATTURAZIONE ELETTRONICADolo (VE) – 05/11/2018
ENRICO ZABEO - [email protected]
1
Premessa
Nell’ambito della dinamica della fatturazione IVA, su impulso comunitario, anche in
Italia gradualmente si è introdotta la modalità «elettronica», con un’evoluzione che a
partire dall’anno 2004 è stata anche accompagnata dall’introduzione della c.d.
procedura di «conservazione a norma» con piena rilevanza fiscale.
La fatturazione elettronica è già obbligatoria nei confronti della Pubblica
Amministrazione e, dal 1° gennaio 2019, la sua obbligatorietà sarà estesa anche ai
rapporti commerciali tra soggetti privati.
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La Fe nell’ Unione Europea
Adottata o
parzialmente
adottata (14)
- Austria
- Belgio
- Danimarca
- Estonia
- Finlandia
- Francia
- Germania
- Italia
- Lituania
- Olanda
- Portogallo
- Slovenia
- Spagna
- Svezia
Normativa in
discussione
(3)
- Croazia
- Malta
- Polonia
Nessuna
normativa
(11)
- Bulgaria
- Cipro
- Rep. Ceca
- Grecia
- Ungheria
- Irlanda
- Lettonia
- Lussemburgo
- Romania
- Slovacchia
- Regno Unito
La Direttiva 2014/55/EU rappresenta la norma di riferimento a livello
unionale ed entro il 2020 dovrà essere recepita da parte di tutti i paesi
membri.
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Evoluzione del contesto normativo
Giugno 2014
Marzo 2015
Luglio 2018
Settembre 2018
Ministeri
-
Agenzie
Fiscali
-
Enti Nazionali
di Previdenza
e Assistenza
Tutta la
Pubblica
Amministrazio
ne
Cessioni
all’ingrosso di
benzina e
gasolio
-
Subappaltato
ri PA
Cessioni a
Privati non
cittadini UE
per
TAX FREE
Gennaio
2019
Operazioni
B2B tra
soggetti
residenti in
Italia
-
Operazioni
B2C verso
Privati
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Fatturazione elettronica obbligatoria da luglio 2018 e novità 2019 date da ricordare
Fatturazione elettronica obbligatoria per subappaltatori PA
dal 1° luglio 2018
Cessioni all’ingrosso di benzina e gasolio. Obbligo dei pagamenti elettronici.
dal 1° luglio 2018
Fatturazione elettronica obbligatoria tax free shopping dal 1° settembre 2018
Obbligo fatturazione elettronica tra privati dal 1° gennaio 2019
Abolizione spesometro dal 1° gennaio 2019
Obbligo di trasmissione dati cessioni e presentazionirese e ricevute dall'estero (ESTEROMETRO)
dal 1° gennaio 2019
Riassumendo ecco le principali date da ricordare per il 2018 e le novità 2019:
Sintesi dei principali adempimenti e relative tempistiche
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Obiettivi del nuovo obbligo
Le disposizioni in materia di fatturazione elettronica previste nella legge di bilancio 2018 si
propongono di raggiungere i seguenti obiettivi:
• semplificazione fiscale e contabile, con la conseguente riduzione del numero degli
adempimenti fiscali;
• dematerializzazione dei processi delle imprese, con un generale incremento della
competitività del sistema paese e l’ottenimento di benefici che sono decisamente
superiori al semplice incremento di efficienza degli adempimenti fiscali;
• generare risparmi derivanti da un incremento dell'efficienza dei controlli finalizzati al
contrasto all'evasione e, conseguentemente, avere una migliore allocazione delle
risorse disponibili per la gestione della spesa pubblica;
• prevenire e contrastare l’evasione fiscale e, soprattutto, le frodi IVA, il cui gap è
particolarmente elevato nel nostro paese.
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Definizione di fattura elettronica
FePA(FeB2G)
fattura elettronica Pubblica Amministrazione
P. IVA -> Pubblica Amministrazione
FeB2B fattura elettronica Business to Business
P. IVA -> P. IVA
FeB2C fattura elettronica Business to Consumer
P. IVA -> Persona Fisica / Privati
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Definizione di fattura elettronica
La Fattura Elettronica deve:
essere prodotta in formato xml
firmata digitalmente
trasmessa al Sistema di
Interscambio
recapitata dal Sistema di
Interscambio La fattura elettronica si basa sulle
procedure e regole tecniche già adottate
per la fattura PA ma con alcuni profili di
semplificazione
Le fatture elettroniche verso la PA
continuano ad essere assoggettate alle
procedure e regole tecniche del DM n.
55/2013
Provvedimento
direttoriale del
30/4/18, n.
89757
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Contenuto della fattura elettronica
CAMPI OBBLIGATORI
Devono essere indicati i dati obbligatoriamente richiesti dalla normativa IVA, ex
articolo 21 e 21 bis DPR n. 633/1972
Deve sempre essere compilato il campo del Codice destinatario
CAMPI OPZIONALI
È possibile indicare dati integrativi al fine di agevolare
la gestione contabile delle fatture
L'omissione o errata indicazione di un dato opzionale
non incide sulla trasmissione della FE
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I requisiti della fattura elettronica
AUTENTICITA’ DELL’ORIGINE
INTEGRITA’ DEL CONTENUTO
LEGGIBILITA’
La normativa pone espressamente in capo al soggetto passivo l’obbligo di assicurare i
requisiti di A. I. L. dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di
conservazione.
l’identità del fornitore/prestatore di
beni/servizi o dell’emittente della
fattura deve essere certa.
il contenuto della fattura e, in
particolare, i dati obbligatori
previsti dall’articolo 21 del D.P.R.
633/1972, non devono essere
alterati.
la fattura deve essere resa
leggibile per l’uomo,
conformemente a quanto previsto
dalle note esplicative della
Direttiva 2010/45/UE
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Il Procedimento di Invio e Ricezione
Di seguito una rappresentazione del flusso di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di
Interscambio:
FORNITORE CLIENTE
Azienda Professionista
FeB2B
Professionista
AziendaPrivati
FeB2C
RCRicevuta diConsegna
SDISistema di Interscambio
NS Ricevuta di Scarto
Pubblica Amministrazione
FePA
MC Ricevuta di Impossibilitàdi
Recapito
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Generazione della fattura xml
Il formato XML potrà essere ottenuto con le seguenti modalità:
A –
Tramite le modalità messe a disposizione dall’AdE:
1 – caricamento manuale della fattura nel portale
«Fatture e Corrispettivi»https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2 – utilizzo del software gratuitohttps://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/schede/comunicazioni/fatture+e+corrispettiv
i/software+compilazione+fattura+elettronica/indice+sw_compilazione+fatturaelettronica
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Generazione della fattura xml
:B –
C –
Utilizzando l’applicativo proposto dalla vs software house
Tramite altri Provider accreditati allo SDI
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Generazione della fattura xml
Per chi genera le proprie fatture attive con:
NON
vi potrà essere automatismo di trasformazione della fattura in XML
Fogli Bianchi
o
PrestampatiWord Excel
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Trasmissione delle Fatture Elettroniche al Sistema di Interscambio
Una volta generato il file xml, la trasmissione potrà avvenire mediante:
a) posta elettronica certificata (PEC);
b)servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, quali la procedura
web e l’app;
c) sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite
modello “web service”;
d) sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.
Le modalità di cui alle lettere c) e d) necessitano di un preventivo processo di
“accreditamento” al SdI, con conseguente attribuzione del Codice Destinatario.
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Indirizzamento FE
Il cliente deve comunicare al proprio fornitore l’indirizzo telematico dove fare recapitare la
fattura elettronica. In mancanza, il fornitore deve indicare il codice convenzionale di 7 zeri
(0000000) nel campo “CodiceDestinatario”.
Come compilare il file xml a seconda della procedura di ricezione del cliente
Posta elettronica certificata
Sistemi Coop o FTP
(Accreditamento)
Registrazione indirizzo
telematico
(PEC o Codice destinatario)
Indicare la PEC e il codice convenzionale di 7
zeri
Indicare il codice destinatario attribuito al
contribuente in seguito all’accreditamento
E’ sufficiente indicare la Partita IVA e il codice
convenzionale di 7 zeri
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Esiti della trasmissione della FE
LA FATTURA NON E’ EMESSA!
LA FATTURA E’ EMESSA!
NOTIFICA DI SCARTO
MANCATO RECAPITO
RICEVUTA DI CONSEGNA
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Emissione della FE
LA DATA DI EMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA COINCIDE CON LA DATA APPOSTA
SUL DOCUMENTO
LA PROVA DELL’AVVENUTA EMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA SI HA CON LA
RICEVUTA DI CONSEGNA O DI MANCATO RECAPITO
IN CASO DI MANCATO RECAPITO, LA DATA DI PRESA VISIONE SARA’ PER IL CLIENTE LA
DATA DI RICEVIMENTO AI FINI DELLA DETRAIBILITA’ DELL’IMPOSTA
ATTENZIONE: L’esigibilità dell’imposta rilevabile con la data di emissione della FE,
potrebbe non coincidere con il momento in cui sorge la detrazione IVA, connessa con la
ricezione della fattura
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Emissione della FE nei confronti di consumatori finali e piccole P.IVA
Il recapito è “semplificato” per consumatori finali e piccole partite Iva.
Se la fattura elettronica è destinata a un consumatore finale, un soggetto Iva che rientra
nei regimi agevolati di vantaggio o forfettario o dell’agricoltura, l’emittente potrà
valorizzare solo il campo “Codice Destinatario” con un codice convenzionale di 7 zeri e
la fattura sarà recapitata al destinatario attraverso la messa a disposizione del file in
un’apposita area web riservata dell’Agenzia delle Entrate.
Se viene consegnata al Cliente P.F. una copia cartacea di cortesia della fattura, si
potrebbe indicare la seguente dicitura:
Copia cartacea di cortesia.
Il presente documento NON costituisce fattura valida ai sensi dell’art. 21 DPR
633/72.
La fattura valida ai fini fiscali è stata inviata mediante file XML allo SDI.
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Motivi di scarto della FE
Mancanza di dati obbligatori IVA
Mancata compilazione del campo
Codice destinatario
Codice destinatario inesistente
Inesistenza della Partita IVA o
Codice Fiscale
Incongruenza tra alcuni dati
obbligatori (es. tra imponibile,
aliquota e imposta)
Firma digitale non valida
Mancanza di dati opzionali (ad
eccezione del campo Codice
destinatario)
Incongruenza tra la partita IVA o il
Codice Fiscale con altri dati
obbligatori ai fini IVA (es. ditta, CAP,
etc.)
Mancanza della Firma digitale
SCARTO NON SCARTO
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Esempio
Notifica di scarto
(in data 3 novembre)
FATTURA NON EMESSA
•Annullare l’eventuale
contabilizzazione della FE con
una nota interna (non si tratta di
nota di credito ex art. 26,
Decreto IVA).
•Fare un secondo invio della
medesima FE, entro 5 giorni dalla
notifica di scarto, indicando
stessa data e numero (laddove
sia possibile, altrimenti indicare
dati differenti).
Ricevuta di consegna o
di mancato recapito(in data 3 novembre)
FATTURA EMESSA
•In caso si riscontrino successivi
errori di fatturazione, l'operatore
potrà emettere una nota di
variazione (art. 26 DPR n.
633/1972) ed emettere una
nuova fattura.
•Dopo l’emissione NON è
possibile rifiutare la FE!
E-fattura
(data 28 ottobre)Trasmessa 28 ottobre
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Ricezione della FE
La ricezione della FE è rilevante ai fini IVA in quanto determina il momento in cui sorge il
diritto alla detrazione IVA e il termine massimo entro il quale registrare la fattura d’acquisto.
Momento di ricezione a seconda del “luogo” in cui recapitata la FE
Posta elettronica certificata
Sistemi Coop o FTP
«Messa a disposizione»
Rileva la data indicata nella ricevuta di
consegna inviata dalla PEC al SdI
Rileva la data presente nel “response” del
servizio SdICoop o la data di termine della
trasmissione del servizio SdIFTP
Rileva la data di presa visione della FE
nell’area web riservata
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Conservazione sostitutiva della FE
Le fatture e gli altri documenti trasmessi tramite il Sistema di Interscambio si intendono
conservati ai sensi dell’articolo 3 del DM del 17 giugno 2014, che disciplina i
documenti informatici fiscalmente rilevanti (art. 1, co. 909, lett. a), n. 8).
LA CONSERVAZIONE VALE SIA AI FINI FISCALI CHE CIVILISTICI (conforme
al DPCM 3 dicembre 2013)
PER USUFRUIRE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE BISOGNA ISCRIVERSI
NELL’AREA RISERVATA (provvedimento n. 89757/2018)
È POSSIBILE CONSERVARE ANCHE LE COPIE INFORMATICHE DEL FILE xml
NEL RISPETTO DELLE REGOLE CAD (ART. 23-bis del DLGS n. 82/2005)
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Conservazione sostitutiva della FE
1. le fatture elettroniche TRASMESSE O RICEVUTE in forma elettronica
devono essere archiviate nella stessa forma;
2. le fatture elettroniche TRASMESSE O RICEVUTE in forma cartacea
possono essere archiviate in forma elettronica.
D.Lgs. 52/2004 -CONSERVAZIONE FATTURE
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Conservazione sostitutiva della FE
Con conservazione sostitutiva intendiamo una procedura all’interno del sistema
informatico che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico.
In questo modo la validità del documento è paragonabile al documento cartaceo.
Questo tipo di conservazione è applicata ai documenti come le fatture elettroniche
che hanno l’obbligo di conservazione per un periodo di 10 anni.
Il sistema, oltre a conservare l’integrità e l’unicità del documento, si preoccupa di
indicizzarlo e di restituirlo velocemente in caso di ricerca.
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Conservazione sostitutiva della FE
La conservazione sostitutiva delle fatture presuppone alcuni elementi obbligatori:
Fattura
Firma digitale
Indicizzazione
Marca temporale e firma
Lotto di conservazione
Creazione del file xml
Alla fattura elettronica deve essere apposta una
firma elettronica qualificata
Ogni documento contiene una serie di dati che
vengono indicizzati per la ricerca: partita IVA del
cliente, n. della fattura, data ecc.
È un certificato elettronico che attesta la data e
l’ora in cui al documento viene applicata la
marcatura.
Le fatture vengono raggruppate in lotti di
conservazione in base alla data.
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Intermediari delegati
La Legge di Bilancio 2018 (articolo 1, comma 909, lett. a), n. 3) ha disposto che le FE
possano essere trasmesse tramite un intermediario.
Il provvedimento attuativo n. 89757/2018 riconosce all’intermediario la possibilità di
ricevere le FE ed inoltre di utilizzare i servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia
delle Entrate previa delega.
Il provvedimento n. 117689/2018 definisce i servizi informatici e le modalità di
conferimento della delega (il servizio di delega è reso disponibile nell’area web
riservata).
A seconda delle funzioni svolte, l’intermediario deve essere un soggetto qualificato e
può agire solamente se delegato.
La FE può essere trasmessa e ricevuta dal medesimo intermediario (flusso semplificato)
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Intermediari delegati
AttivitàSoggetto abilitato (articolo 3,
co. 3, DPR n. 322/1998)Soggetto qualsiasi Delega
Trasmissione FE x
Recapito FE x
Registrazione dell'indirizzo telematico x x
Consultazione e acquisizione FE
messe a disposizione nell’area
riservata x x
Consultazione dati fatture trasmessi x x
Adesione e utilizzo servizio di conservazione x x
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(UTILIZZARE LE CREDENZIALI DI ACCESSO A FISCONLINE – come ottenerle)
CONOSCIAMO IL PORTALE FISCONLINE
caricamento delega all’intermediario
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Il Portale Fisconline per l’attribuzione della Delega
La delega ai servizi “fatture e corrispettivi” AdE
2. Presentando manualmente il modulo cartaceo presso gli uffici territoriali ADE
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ULTIME NOVITA’
NOVITA’ del Decreto Collegato alla Finanziaria 2019
1) Per il primo semestre 2019 è introdotto un regime «attenuato» delle sanzioni in materia
di fatturazione elettronica;
- NON applicazione della sanzioni se la fattura elettronica è emessa entro il termine
di effettuazione della liquidazione periodica IVA
- Riduzione dell’80% delle sanzioni se la fattura elettronica è emessa entra il termine
di effettuazione della liquidazione Iva del periodo successivo
2) A DECORRERE DAL 01/07/2019 la fattura va emessa entro 10 giorni (anziché al
momento) dall’effettuazione dell’operazione determinata ai sensi dell’art. 6 del DPR
633/720. In questo caso nella fattura deve essere riportata anche la data in cui èeffettuata la cessione/prestazione.
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ULTIME NOVITA’
NOVITA’ del Decreto Collegato alla Finanziaria 2019
4. Le fatture emesse devono essere annotate nel relativo registro entro il giorno 15 delmese successivo a quelle di effettuazione dell’operazione con riferimento al mese di
effettuazione dell’operazione.
5. Risulta soppresso l’obbligo di numerare in ordine progressivo le fatture (in quanto
identificate da un «nome file»)
6. A decorrere dal 01/01/2020 è previsto l’obbligo dell’invio telematico dei corrispettivielettronici con abolizione del relativo registro. La norma si applica già dal 01/07/2019
per i soggetti con volume d’affari superiore a Euro 400.000,00 annui. È riconosciuto un
«bonus» per l’adeguamento della apparati pari al 50% della spesa sostenuta fino ad
un massimo di Euro 250,00. Bonus direttamente da applicare come sconto ad operadel fornitore al quale viene poi rimborsato sotto forma di credito d’imposta
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L’IMPATTO DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA SUI PROCESSI
AZIENDALI:
la digitalizzazione dei documenti e la dematerializzazione dei
processi nelle imprese
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Che cosa si intende per dematerializzazione?
Il termine “dematerializzazione” indica il progressivo incremento della
gestione documentale informatizzata all’interno delle aziende e la
sostituzione della documentazione amministrativa solitamente cartacea in
favore del documento informatico, a cui la normativa vigente riconoscepieno valore giuridico.
La dematerializzazione non può essere ricondotta alla pura realizzazione di
processi di digitalizzazione della documentazione, ma investe tutta la sfera
della riorganizzazione e semplificazione dei processi.
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La dematerializzazione: principali finalità
La dematerializzazione si pone come qualificante strumento di efficienza e di
trasparenza, consentendo allo stesso tempo di perseguire due importanti finalità:
Risparmio dei costi diretti
Risparmio dei costi indiretti
• Riduzione della creazione di nuovi
documenti cartacei;
• Sostituzione di documenti cartacei
negli archivi con documenti informatici
e scarto di documenti non rilevanti.
• Riduzione dei tempi e aumento
dell'efficacia
1
2
37
I nuovi documenti informatici: forme
Documenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML
redatti tramite l’utilizzo di appositi strumenti software
Documenti acquisiti per via telematica o su supporto
informatico, e-mail, documenti acquisiti come copia per
immagine di un documento analogico
Registrazioni informatiche di transazioni o processi informatici,
dati forniti dall’utente attraverso la compilazione di moduli o
formulari elettronici
Insieme di dati, provenienti da una o più basi dati,
raggruppati secondo una struttura logica determinata
(viste)
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I nuovi documenti informatici: caratteristiche
essere identificato in modo univoco e persistente
essere immodificabile, cioè formato in modo che forma e
contenuto non siano alterabili e ne sia garantita la staticità
nella fase di conservazione
essere prodotto in uno dei formati idonei alla conservazione
essere memorizzato in un sistema di gestione informatica dei
documenti o di conservazione la cui tenuta può anche esseredelegata a terzi
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Cosa significa “Digitalizzazione” in azienda?
Basta davvero convertire i documenti cartacei in pdf per poter effettuare un processo
di evoluzione?
Per digitalizzazione dei processi aziendali, si intende un vero e proprio modello
organizzativo grazie al quale un’azienda può gestire in modo integrato, efficace e
collaborativo tutte le proprie attività, eliminando così qualsivoglia rallentamento o
rischio.
Digitalizzare un processo aziendale è molto più della digitalizzazione di un semplice
documento.
È un nuovo paradigma organizzativo che consente di mappare in modo completo
tutte le attività, di risparmiare tempo e costi e garantire alti livelli di performance.
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Realizzare un progetto di digitalizzazione
e attuare un progetto diPer una piccola impresa che intenda verificare
digitalizzazione sono raccomandabili i seguenti passi:
1. Analisi e riorganizzazione dei processi: L’analisi e la riorganizzazione dei processi
consente di eliminare processi fisici ridondanti e di attuarne di nuovi, digitali ed
efficienti. L’automazione aiuta a migliorarne la qualità, riducendo il carico di
lavoro del personale e risparmiando sui costi;
i processi aziendali, è2. Scelta di hardware e software: Una volta adeguati
fondamentale scegliere hardware e software adatti;
3. Definizione della gestione dei dati. Particolare attenzione va data alla sicurezza
dei dati. Requisiti minimi sono l’archiviazione sicura dei dati aziendali, l’esecuzione
sicura delle transazioni e la regolamentazione e applicazione delle disposizioni
organizzative
41
I vantaggi della digitalizzazione
Decentralizzazione e organizzazione con maggiore efficienza dei processi di
produzione e innovazione;
Personalizzazione dei prodotto e migliore soddisfazione delle esigenze dei clienti;
Riduzione dei costi;
Dimezzamento degli errori manuali;
Recupero delle informazioni più rapido;
Risparmio di tempo;
Incremento nella produttività;
Maggior rispetto delle policy aziendali, protezione e sicurezza dei dati.
42
Il cambiamento
La fattura elettronica NON
è un nuovo adempimento !!!
è un “momento organizzativo”
46
Il cambiamento
I processi di gestione amministrativa devono essere ripensati in chiave
digitale
La fattura elettronica non può essere registrata e controllata con le stesse
modalità di una cartacea
I nuovi processi non possono essere che nativi digitali e non partire dal
supporto cartaceo per trasformarlo poi in documento elettronico
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Quali sono le nuove esigenze?
5. Conservare le fatture
1. Ricevere la fatture xml
2. Visualizzare la fattura XML
3. Contabilizzare le fatture xml
?1. Generare un file xml
2. Spedire le fatture al SdI
3. Gestire le notifiche
4. Contabilizzare le fatture xml
49
Quali sono le nuove esigenze?
Circa il 90 % delle imprese gestite da uno studio NON utilizza un gestionale per l’emissione delle fatture
50
Come mi organizzo?
LO STUDIO PUO’ FATTURARE
PER CONTO DELL’AZIENDA
Caso 3 – Azienda organizzata
L’AZIENDA DISPONE DI UN
SOFTWARE DI FATTURAZIONE
CHE GENERA UN FILE XML E
DELEGA IL PROFESSIONISTA ALL’INVIO A SDI
Caso 2 – Azienda da informatizzare
L’AZIENDA FATTURA CON UNO
STRUMENTO FORNITO DALLO
STUDIO E DELEGA IL
PROFESSIONISTA ALL’INVIO A SDI
Caso 4 – Azienda autonoma
L’AZIENDA DISPONE DI UN
SOFTWARE DI FATTURAZIONE
CHE GENERA UN FILE XML E
INVIA IN AUTONOMIA A SDI
Caso 1 – Azienda non informatizzata
51
Ciclo attivo – Emissione fattura elettronica
Contabilizzazione
STUDIO
Caso 1 : IL CLIENTE CONTINUA A PORTARE LA CARTA E LO STUDIO FA FATTURA CONTO TERZI.
Trasmissione Firma elettronica
Conservazione
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Ciclo attivo – Emissione fattura elettronica
Contabilizzazione
Caso 2 : L’AZIENDA FATTURA CON UNO STRUMENTO FORNITO
DALLO STUDIO
AZIENDA FORNITRICE
TrasmissioneFirma elettronica
Conservazione
STUDIO
53
Ciclo attivo – Emissione fattura elettronica
Caso 3 e 4 : L’AZIENDA HA GIA’ UN PROPRIO GESTIONALE IN GRADO
DI EMETTERE IL FILE XML
AZIENDA FORNITRICESTUDIO
1. DI INVIARE IN AUTONOMIA A SDI
2. DI DELEGARE
LO STUDIO ALL’INVIO A SDI
Contabilizzazione
54
Ciclo passivo – Ricezione fattura elettronica
Le modalità con cui è possibile ricevere una fattura passiva sono:
Ricezione tramite PEC (posta elettronica certificata)
Le fatture vengono inoltrate all’operatore economico come allegato di un messaggio di
PEC.
Ricezione tramite Servizio SDIFTP
Per usufruire di questo canale di trasmissione, basato su protocollo FTP (File Transfer
Protocol ) è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio, oppure avvalersi di
un Intermediario accreditato. (Agyo)
55
Attività preliminari con i clienti
1. Scelta della modalità di gestione ciclo attivo e passivo fatturazione elettronica per
ciascun cliente;
2. Richiesta attivazione deleghe:
• registrazione fisconline;
• delega cartacea.
3. Richiesta/comunicazione codice destinatario (7 caratteri): unico punto di ricezione;
4. Censimento cod. destinatario sul servizio telematico F&C AdE per ciascun cliente e
restituzione QR code a ciascun cliente;
5. Breve corso informativo/formativo
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Vademecum operativo per le pmi
1. Scelta del sistema per la compilazione xml fattura;
2. Richiesta accreditamento SDI o ricorso alla totale o parziale esternalizzazione dei
servizi;
1. scelta canale trasmissivo e codice destinatario diretto;
2. scelta intermediario e codice destinatario intermediario.
3. Circolarizzazione fornitori con richiesta compilazione campi xml facoltativi;
4. Circolarizzazione clienti con richiesta codice destinatario/PEC;
5. Registrazione del proprio codice destinatario/PEC su sito AdE;
6. Formazione al personale coinvolto;
7. Revisione periodica delle procedure adottate, deleghe, manuale, conservazione,
etc.
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Alcuni consigli pratici per le aziende
Rapporto con la clientela
Aggiornamento anagrafiche: occorre richiedere da subito (mailing massiva)
- l’indirizzo PEC o codice destinatario dove vorranno ricevere le FE dal 01.01.2019;
- Il codice CIG/CUP in caso di subfornitura PA.
Rapporto con i fornitori (soprattutto i più
piccoli e occasionali)
Esigenza: occorre sfruttare al massimo i campi liberi disponibili all’interno del file
Xml fattura in modo da consentire una sempre maggiore automazione nei processi
interni aziendali di riscontro/verifica/autorizzazione/registrazione.
Soluzione: comunicazione preventiva ad hoc al fornitore
58
Le fatture esisterannosolo in forma
elettronica… a meno di soggetti nei regimi dei
minimi e forfettari
Tutte le fatture dovranno essere veicolate al Sistema Di Interscambio (SDI), sia
per B2B che per B2C. La fattura sarà ricevuta solo
dallo SDI
Per ricevere una fattura è necessario disporre di un
Codice Destinatario oindirizzo PEC
Il Codice Destinatario viene assegnato al provider integrato con lo SDI (tutti i clienti Agyo hanno stesso codice)
Ogni Azienda potrà accedere alla sezione ‘‘Fatture e Corrispettivi’’ sul portale AdE per visualizzare le fatture (inviate e ricevute) o delegare lo Studio
L’Azienda si accredita sul portale AdE (o delega lo Studio) e specificare la modalità di ricezione preferita. Otterrà un QR-Code da mostrare ai fornitori
M5UXCR1
60
autonoma
autonoma
diventa autonoma
Studio
1
2
3
4
4 diversi casi d’uso per i clienti dello Studio
Azienda
Autonoma
Organizzata
Digitalizzabile
Non
informatizzabile
Fatturazione Contabilità
autonoma
Studio
Studio
Studio
consulenza
consulenza + tenuta
contabile
consulenza + tenuta
contabile
consulenza +
fatturazione attiva +
tenuta contabile
Studio
61
L’azienda, a
prescindere dal
proprio sistema
gestionale, può
scegliere di dotarsi
di Agyo per emettere
e ricevere fatture
elettroniche
• Connettore gestionali
TeamSystem
• Connettore con
alcuni gestionali non
TeamSystem
• Directory Analyzer
• Import manuale dei
file XML
1 Azienda
Autonoma
62
Connettore con AgyoRicezione fatture da
parte del CLIENTE
• Emissione
fatture
• Generazione XML
RICEZIONE XMLInvio fatture da parte del
FORNITORE
M5UXCR1
CONTROLLO e FIRMA XML
Gestione dei messaggi da SDI
Lo Studio fornisce consulenza e
supervisione1 Azienda
Autonoma
• Visualizzazione
fatture ricevute
• Download &
Import
fatture
• Console
monitoraggio
messaggi
Conservazione
Cloud
TeamSystemConnettore con Agyo
63
2 Azienda
Organizzata
L’azienda, a
prescindere
dal proprio
sistema
gestionale,
utilizza Agyo
per spedire le
fatture
elettroniche
allo SDI
• Connettore
Gestionali
TeamSystem
• Connettore con
gestionali non
TeamSystem
• Directory Analyzer
• Import manuale dei
file XML
Se l’Azienda usa
Agyo per l’invio, il
link con Agyo dello
Studio è automatico
A
64
Conservazione
Cloud
TeamSystem
Connettore con AgyoRicezione fatture da
parte del CLIENTE
• Emissione
fatture
• Generazione XML
RICEZIONE XML
Connettore con Agyo
Invio fatture da parte del
FORNITORE• Visualizzazione
fatture ricevute
• Download &
Import
fatture
• Console
monitoraggio
messaggi
M5UXCR1
CONTROLLO e FIRMA XML
Gestione dei messaggi da SDI
Import
automatico
in contabilità
2 Azienda
Organizzata A
65
2 Azienda
Organizzata A
Connettore
gestionali TS
Connettore
gestionale non TS
Directory
Analyzer
Upload
manuale
Se l’Azienda desidera utilizzare Agyo per spedire le fatture elettroniche allo
SDI, ci sono diverse modalità di trasferimento
GENERAZIONE XML
CON GESTIONALE TS
GENERAZIONE XML CON GESTIONALE NON TS (ES. GESTIONALE CHE NON EFFETTUA INVIO ALLO SDI)
ALYANTE, Gamma,
LYNFA Azienda,ACG, DMT Professional
E/, Evolus, EMBYON…
SAP R3, Oracle Opera, Navision Microsoft,
Formula X3, EasyOne…
Applicazione che intercetta le fatture generate all’interno di
una cartella e le importa massivamente su Agyo
Gli XML vengono caricati a mano direttamente su
Agyo (anche massivamente)
66
2 Azienda
Organizzata
L’azienda spedisce
le fatture
elettroniche tramite
altri sistemi o hub
diversi da Agyo
• Download manuale
delle fatture del cliente
da portale AdE (fatture
attive)
• Trasferimento tramite
chiavetta / e-mail / PEC
(fatture attive)
B
• Upload suAgyo (fatture
attive)A CARICO DELLO
STUDIO
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2 Azienda
Organizzata B
Inoltro via mail o
chiavetta
Se prelevate dall’Azienda, le fatture
possono essere spedite allo Studio via e-mail o
via chiavetta
Upload
suAgyo
Lo Studio carica gli XML a mano direttamente su
Agyo (anche massivamente)
Se l’Azienda utilizza sistemi o hub diversi da Agyo per spedire le fatture allo
SDI, lo Studio deve caricare le fatture su Agyo manualmente
Download
manuale
L’Azienda o lo Studio, delegato dal cliente, entrano
nella sezione ‘‘Fatture e Corrispettivi’’ sul portale dell’AdE e prelevano le
fatture
Inoltro
delle PEC
L’Azienda può inoltrare allo Studio le PEC
contenenti lefatture elettroniche passive ricevute
[da evitare]
68
L’azienda
(microimpresa,
freelance, ristorante,
artigiano, startup,
ecc.) si dota di una
soluzione digitale
TeamSystem
integrata con Agyo
per emettere fatture
elettroniche attive e
visualizzare quelle
passive
Lo Studio utilizza
Agyo per acquisire
le fatture
elettroniche del
cliente e importarle
in contabilità
3 Azienda
Digitalizzabile
LYNFA Service
LYNFAAzienda
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3 Azienda
Digitalizzabile
Conservazione
Cloud
TeamSystem
Connettore FIC-AgyoRicezione fatture da
parte del CLIENTE
• Emissione
fatture
• Generazione
XML
• Scadenzario,
incassi,
pagamenti
RICEZIONE XML
Connettore FIC-Agyo
Invio fatture da parte del
FORNITORE• Visualizzazione
fatture ricevute
• Download &
Import
fatture
• Console
monitoraggio
messaggi
M5UXCR1
CONTROLLO e FIRMA XML
Gestione dei messaggi da SDI
Import in
contabilità
70
4 Azienda non
informatizzabile
L’azienda, per motivi
legati alle sue
dimensioni o al
numero ridotto di
fatture elettroniche
da emettere, si
rivolge al
Professionista per
l’emissione delle
fatture
Il Professionista
utilizza Agyo per
gestire la
fatturazione in conto
terzi, acquisire le
fatture elettroniche
dei clienti e
importarle in
contabilità
• Fattura inserita tramite la
console online di Agyo
Fatturazione
• Una soluzione smart per
lo Studio per gestire il
conto terzi
DATA ENTRY
71
GENERARE UNA Fe (XML) con il Portale Fatture e Corrispettivi
(utilizzare le medesime credenziali per l’accesso a Fisconline)
CONOSCIAMO IL PORTALE FATTURE E CORRISPETTIVI
73
Il Portale fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate
CONOSCIAMO FATTUREINCLOUD
(condivideremo il profilo)
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Fatture in Cloud
Mail di invito alla iscrizione a Fatture In Cloud (testo non modificabile)
Ciao,
Sto facendo adottare un nuovo software all'avanguardia (Fatture in Cloud) per la
gestione delle fatture attive e passive, clienti, fornitori, pagamenti e altro ancora.
In questo modo avrei la possibilità di accedere direttamente e in tempo reale alle
fatture che emetti, in modo da ridurre sensibilmente gli errori e velocizzare le procedure di contabilizzazione.
Inoltre potrei caricare direttamente gli F24 su Fatture in Cloud e riceveresti una
notifica e un'email.
Puoi registrarti autonomamente su Fatture in Cloud da questo link e verrai
direttamente collegato sotto la mia gestione.
Se hai dei dubbi, contattami!
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SOFTWARE GRATUITO PER IL CLIENTE IN QUANTO IL COSTO VIENE
COMPLETAMENTE ASSORBITO DALLO STUDIO
FUNGE DA INTERMEDIARIO TRA IL SFTW DEL CLIENTE E L’SDI
FORNISCE ANCHE IL SERVIZIO DI SOTTOSCRIZIONE DIGITALE E DI
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
CONOSCIAMO AGYO
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