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IL PERCORSO FORMATIVO POSIZIONI ORGANIZZATIVE
POSIZIONI ORGANIZZATIVE
LA GESTIONE DELLA COMPLESSITÀ ORGANIZZATIVA
COME AGIRE L’INTERFUNZIONALITA’
CAPACITA’ COMUNICATIVE PER LA GESTIONE DEI NETWORK PIU’ COMPLESSI
Formazione d’aula Attività ponte
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OBIETTIVI DI OGGI
• Sviluppare autorevolezza nell’esercizio di ruolo,
attraverso feedback efficaci ai
colleghi
• Riconoscere la responsabilità
individuale nella gestione del
proprio tempo quotidiano
• Imparare a distinguere diversi
gradi di priorità delle attività
quotidiane
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CONFRONTO SUL LAVORO PONTE IN 5 SOTTOGRUPPI
In 5 sottogruppi confrontatevi rispetto alle risposte date alle domande.
Vi sono assegnate, in particolare, due consegne:
Due delle tematiche
chiave affrontate
nell’ambito dell’attività
ponte sono state:2. Comportamenti disfunzionali
nelle riunioni: pignoleria vs divagare
1. La collaborazione
Concordate «le tre regole d’oro della collaborazione tra colleghi», scegliendo tra
quelle portate nei lavori ponte individuali (domanda 2) o ispirandovi ad esse per
crearne di nuove.
Confrontatevi su quanti nel gruppo si ritengono più «pignoli» o più «propensi a
divagare». Quale tendenza prevale?
Debrief in plenaria
Dare un feedback significa comunicare a una
persona delle informazioni circa l’effetto che il
suo comportamento ha sugli altri.
IL FEEDBACK COME MOMENTO DI CRESCITA PROFESSIONALE
Feedback
5
Chi riceve un feedback ha la
possibilità di riconsiderare e
modificare il suo comportamento,
realizzando meglio i propri obiettivi.
IDENTIKIT UN FEEDBACK
• DESCRITTIVO, Si limita a descrivere la
reazione a un dato comportamento.
• SPECIFICO, riguarda un
COMPORTAMENTO modificabile.
• IMMEDIATO, subito dopo il
comportamento da modificare.
• NON GIUDICANTE, diretto ai
comportamento della persona.
Ha sempre l’obiettivo di supportare le persone nel proprio percorso
di sviluppo professionale e personale
6
COME DARE UN FEEDBACK
• Descrivere comportamenti, non intenzioni o
motivazioni
• Fare esempi riferendosi a specifici
comportamenti osservati in situazioni di
lavoro che hanno generato conseguenze
di difficile gestione
• Descrivere come gli altri hanno reagito al
comportamento/azione
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COME RICEVERE UN FEEDBACK
• Chiedere un feedback
• Essere aperti a ciò che si ascolta
• Porre domande chiarificatorie
• Chiedere esempi concreti su ciò che si è
ascoltato
• Accordarsi su cosa fare
Voler spiegare le proprie ragioni rispetto ai
comportamenti che ci vengono riferiti
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REAZIONI TIPICHE AL FEEDBACK
NEGAZIONE “non è vero”
DIFESA “non hai capito cosa intendevo”, “non hai visto
bene”…
SPIEGAZIONE “ si però…..”
COMPRENSIONE “capisco cosa intendi”
CAMBIAMENTO “sono d’accordo con quello che mi stai
dicendo e sono disposto a fare qualcosa a riguardo…”
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ERRORI SISTEMATICI
Effetto alone: tendenza a “ trascinare ” su altri
aspetti l’impressione positiva/negativa formatasi
su una singola dimensione
Pregiudizio: tendenza a riportare nel presente gli
effetti di valutazioni fatte in passato o riferite a
gruppi/categorie simili
Identificazione: tendenza ad attribuire aspetti
positivi a chi percepiamo “simile a noi”
Proiezione: meccanismo per il quale si
attribuiscono all’interlocutore le proprie
motivazioni, atteggiamenti, capacità
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11
COSTRUIRE IL FEEDBACK
• Osservazione (errori
sistematici, stereotipi, euristiche,
inferenza e giudizio)
Processo• Pianificazione (griglia,
indicatori e compilazione,
tempi, organizzazione lavoro)
• Feedback (come dare e
ricevere feedback)
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IL FEEDBACK A JULIA – PARTE I
Dividetevi in 4 sottogruppi, osservate il primo il filmato e:
Descrivete i fatti osservati in modo oggettivo
Immaginate ora di essere il Preside del college e
pianificate un colloquio di feedback con Julia (cosa
dire, come, quando, dove)
Due volontari mettono in scena il role playing del
feedback tra Julia e il Preside
Segue debrief in plenaria
IL FEEDBACK A JULIA – NEI PANNI DI JULIA..
Se voi foste Julia, che tipo di
soluzioni potreste prevedere una
volta tornati in aula?
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IL FEEDBACK A JULIA –PARTE II
All’interno dei 4 sottogruppi, osservate il secondo filmato e:
Descrivete i fatti osservati in modo oggettivo
Immaginate nuovamente di essere il Preside del college
e pianificate un colloquio di feedback con Julia (cosa
dire, come, quando, dove)
Due volontari mettono in scena il role playing del
feedback tra Julia e il Preside
Segue debrief in plenaria
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ALLENAMENTO SUL FEEDBACK
Attività individuale da compilare e restituire all’indirizzo di posta [email protected] entro il 20/11.
- Identificare un collega e una situazione lavorativa per la quale ritenete necessario restituire un feedback- Preparare il colloquio e pianificare l’incontro - Riflettere in modo strutturato sulla propria esperienza, rispondendo alle domande sul foglio di lavoro
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PARTIAMO DA QUI …
«Può darsi che non siate responsabili per la situazione
in cui vi trovate, ma lo
diventerete se non farete
nulla per cambiarla»
M.L. King
17
COMPILAZIONE DEL QUESTIONARIO SUI LADRI DI TEMPO
• Attività individuale: compilazione del
questionario
«I ladri del mio tempo sono»
• Attività a coppie:
condividete gli esiti del
questionario, ci sono
similitudini?
18
Ogni giorno abbiamo a disposizione un "tesoro" di 1.440
minuti.
Nessuno può aumentare i propri
minuti, non li può prestare né
acquistare.
UN PICCOLO TESORO
Il tempo è una risorsa limitata .. perciò
ne va fatto buon uso!!
19
I ladri di tempo sono delle "trappole" in cui cadiamo spesso
involontariamente, ma che ci fanno perdere moltissimo tempo, distraendoci dalle attività che stiamo svolgendo
COSA INTENDIAMO PER LADRI DI TEMPO?
20
IL LADRO DI TEMPO PER ECCELLENZA …
Spesso il peggiore ladro di tempo sei proprio
tu!!
Infatti, le azioni che rubano tempo sono
quelle che non abbiamo deciso
31
Rispetto a quanto emerso nel questionario sui
ladri del tempo, individuate quali fattori sono sotto
il vostro controllo, cioè che dipendono da voi
Elencateli operando tale distinzione
COME ARGINARE I LADRI DI TEPO
ATTIVITÀ INDIVIDUALE
Pensate ora a un piano di miglioramento: quali azioni concrete
potreste mettere in atto per depotenziare i ladri del tempo?
Scrivete a fianco ai ladri del tempo prioritari l’azione da
intraprendere per arginarli
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• I ladri di tempo sono delle "trappole" in cui cadiamo spesso involontariamente ma che ci fanno perdere
moltissimo tempo, distraendoci dalle attività che
stiamo svolgendo
• Il peggior ladro di tempo siamo noi
• Imparare a posticipare telefonate, visite e attività non
pianificate e non urgenti
• Evitate di fare più cose contemporaneamente, si corre
il rischio di commettere degli errori in più
• Imparare a pianificare la propria giornata consente di trovare degli spazi per gestire e risolvere gli imprevisti
I LADRI DI TEMPO.. IN SINTESI
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RICORDATE L’ASSERTIVITÀ?
1. Comportamento partecipe e proattivo e non passivo (andare
incontro agli eventi, anticipare per quanto possibile l’azione)
2. Atteggiamento responsabile caratterizzato da piena fiducia verso
se stessi e gli altri
3. Piena manifestazione di sé e sulla capacità di affermare i propri
diritti, senza negare quelli degli altri e senza avere sensi di colpa o ansie
4. Atteggiamento non censorio che respinge l’uso di etichette e
pregiudizi
5. Capacità di comunicare ciò che si pensa: desideri,
disapprovazione, giudizi in maniera chiara e diretta, ma non in
maniera minacciosa o aggressiva.
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ATTIVITA’ INDIVIDUALE
AUTODIAGNOSI: SAI DIRE DI NO?
Compilazione del
questionario
Debrief sull’attività:
• 0 punti- dire di no non è per te un problema)
• 10 punti- forse è il caso di aumentare
la frequenza dei tuoi no rispetto ai si
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DIRE DI NO …
…non significa essere scortesi, ma far capire ai nostri interlocutori che
abbiamo scelto altre priorità di azione
Meglio un no detto chiaramente, piuttosto che una promessa non mantenuta!
Per allenarsi a dire di no, tenete presente che:
- dico di no alla richiesta, ma ti aiuto a trovare una soluzione alternativa,
ti indico come fare per risolvere il problema
- dico no alla richiesta, ma dico si alla persona
- dico no ora, ma si più tardi
- accetto i no degli altri
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ATTIVITA’ INDIVIDUALE
IMPARARE A DIRE DI NO
Rispetto alle situazioni elencate, quando tornerai al lavoro..
allenati a dire di no!
Da quale situazione partirai?
Elenca 5 situazioni
più frequenti in cui ti
capita di dire sì
quando invece
sarebbe opportuno
dire no
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CONDIVIDIAMO DUE TERMINI: IMPORTANZA E URGENZA
IMPORTANTE = è ciò che riguarda i risultati, che ha a che fare con ciò checonta con i nostri obiettivi, le cose importanti che non sono urgenti richiedonotempo, vanno progettate.
Le cose importanti richiedono progettualità, cioè “avere in testa” cosavogliamo ottenere
URGENTE = è tutto quello che richiede l’attenzione immediata, ciò che va fatto“ora”, ciò che non riusciamo a rimandare.
L’urgenza ci domina; ma ciò che è urgente è sempre importante?
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LA MATRICE DEL RAPPORTO IMPORTANZA/URGENZA
I CRITERI DI SCELTA DELLE PRIORITÀ
Alta
Bassa
I
M
P
O
R
T
A
N
Z
A
URGENZA
Bassa Alta
IMPORTANTE
NON URGENTE
IMPORTANTE
URGENTE
NON IMPORTANTE
NON URGENTE
NON IMPORTANTE
URGENTE
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LA MATRICE DEL RAPPORTO IMPORTANZA/URGENZA
I CRITERI DI SCELTA DELLE PRIORITÀ
I
M
P
O
R
T
A
N
Z
A
URGENZA
Alta
Bassa
Bassa Alta
Da pianificare Da fare subito
Da eliminare Da valutare e affrontare
Scarsa responsabilizzazione
e basso impegno
A volte le cose urgenti lo sono in
base a aspettative/priorità
di altri e non nostre
L’effetto è stress… stanchezza
Davvero non ci
sono alternative?Abbiamo ancora
tempo!
41
COME SI SCELGONO ABITUALMENTE LE PRIORITÀ?
• Si tende a dare più valore alle cose Urgenti e Non
importanti che a quelle Non urgenti e Importanti.
• Questo avviene perché, frequentemente, abbiamo il
tempo come criterio di scelta: i problemi di tempo
(scadenze) nascono proprio dalla confusione che
facciamo, e abbiamo, rispetto a queste due aree.
• Non sempre è facile delegare gli altri. Molto spesso le
persone tendono a dare troppo valore a quanto
invece si potrebbe eliminare o almeno delegare.
42
QUADRANTE 1- IMPORTANTE, URGENTE
Nel quadrante 1 ci sono le cose urgenti e importanti, i problemi che dobbiamo affrontare.
Il quadrante 1 impegna molte persone.
Più ci focalizziamo in 1, più esso diventa esteso, ci prende, ci domina, non ci lascia più tempo.
Ci esaurisce.
Ci sono delle alternative?
I
M
P
O
R
T
A
N
Z
A
URGENZA
Bassa Alta
1. IMPORTANTE
URGENTE
43
QUADRANTE 2- NON URGENTE, IMPORTANTE
Il quadrante 2 è quello delle cose importanti e non urgenti
È il quadrante che ha a che fare con i nostri obiettivi principali e con ciò che ci interessa di più.
È il quadrante in cui possiamo guardare più lontano e investire nel futuro.
È quello che ci permette di avere un forte senso di “influenza personale”, di controllare le cose, di essere soddisfatti di noi stessi.
E’ il quadrante della delega perché abbiamo il tempo di verificare.
I
M
P
O
R
T
A
N
Z
A
URGENZA
Bassa Alta
2.IMPORTANTE
NON URGENTE
44
Il quadrante 3 è quello delle cose urgenti e non importanti; a volte
scambiamo le cose urgenti per importanti.
Alcune volte le cose urgenti sono tali in base alle aspettative e alle priorità
degli altri e non alle nostre.
L’effetto è stress, delusione, stanchezza, la continua sensazione di non
padronanza di sé, di essere in ritardo. Anche senso di colpa per non fare le cose che più contano per noi.
Spesso deleghiamo
QUADRANTE URGENTE, NON IMPORTANTE
I
M
P
O
R
T
A
N
Z
A
URGENZA
Bassa Alta
3.NON IMPORTANTE
URGENTE
45
QUADRANTE NON URGENTE, NON IMPORTANTE
Il quadrante 4 è quello delle cose non urgenti e non importanti.
È il quadrante della scarsa responsabilizzazione e del basso impegno,
ma anche della temporanea libertà, se è scelta.
L’effetto è la sensazione di dipendenza dagli altri e dall’organizzazione.
I
M
P
O
R
T
A
N
Z
A
URGENZA
Bassa Alta
NON IMPORTANTE
NON URGENTE
46
QUALCHE ESEMPIO
Alta
Bassa
I
M
P
O
R
T
A
N
Z
A
URGENZA
Bassa Alta
2.
Attività di prevenzione
Sviluppo di relazione
Individuazione di nuove
opportunità
Pianificazione, organizzazione
1.
Gestire situazioni critiche
Problemi pressanti
Programmi giunti a scadenza
Programmi scaduti
4.
Parte della corrispondenza/
e-mail/telefonate
Faccende banali
Gente che fa perdere tempo
Attività piacevoli
3.
Parte della corrispondenza/
e-mail/telefonateRapporti (alcuni)
Riunioni (alcune)
Attività importanti per altri
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ATTIVITA’ INDIVIDUALE
MAPPATURA DELLE PROPRIE ATTIVITÀ
Popolate la matrice
importanza/urgenza
con le attività
ricorrenti che
svolgete nel corso
della settimana
I
M
P
O
R
T
A
N
Z
A
URGENZA
Bassa Alta
IMPORTANTE
NON URGENTE
IMPORTANTE
URGENTE
NON IMPORTANTE
NON URGENTE
NON IMPORTANTE
URGENTE
48
DEBRIEF
Quali attività avete collocato nel quadrante importante/urgente?
I
M
P
O
R
T
A
N
Z
A
URGENZA
Bassa Alta
IMPORTANTE
NON URGENTE
IMPORTANTE
URGENTE
NON IMPORTANTE
NON URGENTE
NON IMPORTANTE
URGENTE
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RIFLESSIONE SULLA PROPRIA GESTIONE DEL TEMPO E ATTIVITÀ
1) PREVEDERE
Fare un piano di lavoro giornaliero
Fare delle check-list dei compiti da effettuare per portare a termine
un progetto
Pensare ai compiti ripetitivi; come velocizzarli?
Pensare a tutto ciò che non dipende da noi - richiedere con anticipo
Elencare tutto ciò che potrebbe essere utile, anche se non richiesto
espressamente
2) ANTICIPARE
Non aspettare l’ultimo momento per fare un lavoro
Fissarsi sempre una scadenza più ravvicinata di quella reale
Nei rapporti con gli altri (interni ed esterni) dare delle scadenze più
brevi di ciò che realmente è necessario, per tenersi sempre un margine
di manovra
3) PREVENIRE
Pensare in anticipo ai possibili inconvenienti che possono accadere
e preparare delle soluzioni alternative
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OGGI ABBIAMO PARLATO DI …
• Il feedback al collega quale strumento
gestionale e di accreditamento con i propri
interlocutori interni: l’importanza del
colloquio
• I ladri di tempo e buone pratiche per
arginarli
• Saper dire di no, come strategia per
pianificare più propriamente le richieste
che arrivano dall’interno e dall’esterno
• L’assegnazione delle priorità sulla base
dell’importanza e dell’urgenza delle attività
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LA CASSETTA DEGLI ATTREZZI
Immaginate che i contenuti e
gli strumenti appresi durante il
percorso formativo vadano a
riporti in una cassetta degli
attrezzi pronta all’uso.
Quale o quali attrezzi state riponendo nella
vostra cassetta?
52
54
CORREZIONE QUESTIONARIO
1. Identikit di un feedback: ..Descrittivo, Specifico, Non giudicante(C)
2. Un errore sistematico in cui si può
incorrere nel dare un feedback al
proprio collaboratore è il cosiddetto
“effetto alone”. In che cosa consiste?
La tendenza a “trascinare” su altri aspetti
l’impressione positiva/negativa formatasi
su una singola dimensione(A)
3. Le attività urgenti sono: ..Attività che richiedono attenzione
immediata (A)
4. Quale tra i seguenti è un buon
esempio di “ladri di tempo”?
Se stessi(A)
5. Esistono tante strategie per limitare i
“ladri di tempo”. Quale tra le seguenti
NON è una buona strategia?
Risolvere subito l’imprevisto appena si
presenta (C)
55
Utilizzo della piattaforma Scs Consulting
DOVE TROVARE I MATERIALI DIDATTICI
Per qualsiasi dubbio o chiarimento potete fare riferimento al seguente
indirizzo emali: [email protected]
Al termine di ogni modulo, potrete scaricare:
• le schede di lavoro necessarie per le attività ponte/l’attività a
distanza
• Le slide proiettate in aula dai docenti
http://www.scschange.it/arpa
Per scaricare i documenti
basterà fare click sul
collegamento e scegliere la
voce «Scarica»
Attraverso il seguente link: PO ARPA
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