w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILIDocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com

LA FUNZIONE ACQUISTI LA FUNZIONE ACQUISTI NELLNELL’’ EPOCA DEL DOCUMENTO EPOCA DEL DOCUMENTO INFORMATICOINFORMATICO

La gestione dei documenti e del processo di approvvigionamento

Vincenzo Cocciolo – Partner & Sales Director

DOCFLOWDOCFLOW

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Agenda

•• Il Il ““DigitalDigital AccountingAccounting””– Documenti e Processi Amministrativi Elettronici

•• LL’’ufficio Acquistiufficio Acquisti– I Processi ed i Documenti

•• LL’’applicazioneapplicazione– Docflow Synergy per gli Acquisti

•• ConclusioniConclusioni– Benefici

– Estensioni

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

IL DIGITAL ACCOUNTINGIL DIGITAL ACCOUNTINGDocumenti e Processi Amministrativi elettronici

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

L’amministrazione ed i documenti

• I  processi  documentali presenti  presso  l’ufficio amministrazione  delle  aziende  non  hanno  avuto  sostanziali modifiche  negli ultimi decenni, malgrado i progressi ottenuti (e gli investimenti fatti) nell’information technology. 

• Il documento  cartaceo continua a  svolgere un  ruolo di  rilievo individuando  in  esso  il  contenitore  in  grado  di  descrivere compiutamente qualsiasi transazione aziendale.

• Siamo di fronte  in questi casi ad una doppia gestione del fatto amministrativo  :  molto  veloce  ed  efficiente  la  parte transazionale,  sostanzialmente  lenta  e  e  costosa  la  parte documentale

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

La “nuova amministrazione digitale”

• La convergenza di tre fattori ha reso possibile negli ultimi anni una completa ridefinizione dei processi documentali:

– La  diffusione  di  internet che  consente  la  facile  condivisione  di  dati  e documenti

– Lo sviluppo della tecnologia di document management

– La completezza delle normative sul documento informatico estese a livello europeo

• E’ già possibile  oggi  ipotizzare  una  organizzazione  della amministrazione completamente automatizzata per il ciclo che inizia  con  l’ordine e  termina  con  il pagamento passando per l’emissione (o la ricezione) della fattura.

• Il punto chiave è che sia il documento che la gestione dei suoi processi di business diventano elettronici

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

LL’’UFFICIO ACQUISTIUFFICIO ACQUISTII processi e i documenti

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Un processo di Acquisto

Analisi prelim

. e assegn. Buyer

Analisi Richiesta di 

Acquisto

Formalizzazione pratica acquisto

Preparazione pre‐selezione

Individuazione Fornitori

Formalizzazione Rich. di 

Offerta

Analisi e V

alutaz. Offerte 

Fornitori

Formal. Proposta

Aggiudicazione

PROCESSO DECISIONALEPROCESSO DECISIONALEPROCESSO DECISIONALE

PROCESSO DOCUMENTALEPROCESSO DOCUMENTALEPROCESSO DOCUMENTALE

Creazione Ordine di 

Acquisto

Approvazione ed Invio al 

fornitore

Conferma di O

rdine di Acquisto

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Quando agire

• Il Processo amministrativo degli acquisti è in genere coperto dal sistema gestionale ed in alcuni casi da un proprio SRM (Supplier Relationship Management)

• Ci troviamo però spesso nella condizione dove il processo documentale viene totalmente ignorato per:

– Archiviazione e protocollazione dei documenti

– Distribuzione da e per il fornitore

– Accesso e Ricerca storico

– Tematiche di Compliance e Governance

• Infine l’estensione del gestionale o del SRM ai documenti non è percorribile per:

– Change Management

– Tecnologia

– Costi

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

La Soluzione Docflow

DocFlow propone un sistema di acquisizione, archiviazione e distribuzione dei documenti a supporto dei Processi Acquisti in grado di dare efficienza ed efficacia al processo approvvigionamenti minimizzando gli impatti organizzativi

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

La Pratica di Acquisto

Con la semplice tecnica di andare ad archiviare automaticamente ognuno dei documenti otteniamo:

– composizione della Pratica Acquisti Elettronica

– Tracciatura dei principali passi del processo.

Richiesta di Acquisto

Richiesta/e di Offerta

Specifiche tecniche

Offerta/e Fornitori

Lettera di assegnazione

Lettera di accettazione

Ordine/i

Corrispondenza Ufficiale Entrante

Corrispondenza Ufficiale Uscita

Bandi Gara

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

LL’’APPLICAZIONEAPPLICAZIONEDocFlow Synergy per gli Acquisti

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Funzionalità di Synergy APPR• Archiviazione Documenti

– Cartacei da multi‐funzione o scanner dedicati

– Immagini da Fax Server

– Elettronici da posta elettronica o PC

– Automatici e manuali da sistema gestionale

• Gestione Documenti– Raggruppamento per pratica acquisti

– Registrazione del protocollo

– Riconciliazione automatica via BarCode

– Conservazione Sostitutiva

• Distribuzione Documenti– Invio automatico documenti al fornitore via email e fax

– “Portalino” fornitori

• Ricerca e Navigazione– Ricerca per i dati gestionali della pratica

– Ricerca a testo libero sul contenuto

– Viste personalizzabili e navigabili

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Archiviazione e Protocollazione Documenti

Synergy/APPRI documenti emessi dal gestionale vengono catturati in PDF ed archiviati insime ai dati necessari per la ricerca e la catalogazione

I documenti che necessitano di essere prodotti in carta vengono dotati nativamente di BarCode stampati e quindi pronti al ritorno per la scansione una volta lavorati

1

2

I documenti in ingresso ed uscita vengono protocollati con un BarCode stampato “al momento” e acquisiti con scanner multi‐funzione o dedicato

3

I documenti direttamente generati dagli utenti con applicazioni di produttivitàpersonale come Office vengono automaticamente archiviati e protocollati in Synergydirettamente nella pratica relativa

4

Le eMail ed I documenti allegati vengono archiviati e protocollati in Synergy direttamente dal client Outlook/Notes e posti nella pratica relativa

4

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Distribuzione Gestione ed Accesso Documenti

Synergy/APPR

Utenti ERPUtenti ERP SAP Utenti Web interni Clienti/Fornitori

Gestionale

Il modulo dispatcher si occuperà di inviare le fatture secondo i diversi canali attivati per lo specifico cliente

1

Operatore Conservazione

AipaDocsAipaDocs..

Dispatcher

Dispatcher

Un operatore, dotato di smart card Poste, effettueràquindicinalmente la masterizzazione di CD contente i documenti conservati a norme CNIPA

5

Gli utenti Web disporranno di un’applicazione Web in  grado di effettuare qualsiasi ricerca/operazione sui documenti archiviati

I clienti/fornitori disporranno di un un’applicazione Web in  grado di ricercare, mostrare e stampare i propri documenti.

3 4I Gli utenti ERP saranno in grado di accedere ai singoli documenti ed alla pratica completadirettamente dalle transazioni/mappe relative

2

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

CONCLUSIONICONCLUSIONI•Caratteristiche e benefici•Estensioni

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Caratteristiche

• A differenza di altri approcci  informatici minimizza  l’effort (spesso nullo) legato all’archiviazione dei documenti

• Accedibile via Web senza che sia richiesta l’installazione di moduli client

• Implementabile  in  tempi  brevi  (tipicamente  in  produzione  in  due mesi dall’avvio)

• Altamente ingegnerizzato: sono previste solo attività di configurazione del sistema e non di sviluppo

• Scalabile  per  ambienti  complessi  multi‐site e  multi‐societari.  Anche  in versione “alta disponibilità”

• Certificazione SAP per moduli specifici

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Benefici tangibili

• Automazione dell’invio dei documenti (dispatching) con conseguente risparmio di “FTE” dedicate

• Archivio cartaceo ridotto al minimo grazie alla conservazione sostitutiva e, dove necessario, spostato in magazzino o remotizzato

• Aderenza a normative di Compliance & Governancecollegate ai processi di approvvigionamento

• Il Buyer ha più tempo a disposizione per le sue attività “core” (qualità delle forniture, trattative) grazie a l’accesso informatizzato a tutte le pratiche gestite.

• Le altre funzioni aziendali possono accedere facilmente alla base documentale e ricercare documenti per i loro scopi

• Ritorno d’immagine adottando tecniche di gestione elettronica degli interscambi documentali (email e portale)

Costi/ Efficenza

Agilità del Business

Compliance & Governance

Ricavi

SoddisfazioneDipendenti

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Estensioni possibili

• Implementazione dei Workflow non gestiti dall’ERP:– Richiesta d’Acquisto

– Approvazione ordini

• Applicazione  per  la  gestione  dei  documenti  e  dei  processi  legati alla “Qualifica dei Fornitori”

• Estensione  delle  funzionalità del  portale  fornitori  per  tutti  i  processi aziendali

• Tecniche di crittografia dei documenti  (archiviazione e  riservatezza nelle comunicazioni)

• Tecniche  di  firma  digitale  qualificata  per  minimizzare  la  gestione  dei documenti cartacei

Claims Processing Workflow

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it

www.docflow.com

DOCFLOW ITALIADOCFLOW ITALIAVincenzo CoccioloVincenzo CoccioloPartner & Sales DirectorTEL: 02 57 50 33 66

grazie Per maggiori informazioni