DIREZIONE AMMINISTRATIVA Servizio di Vigilanza e Controllo

CHECK-LIST Versione 1.0 – Ottobre 2008

Direzione Amministrativa – Servizio di Vigilanza e Controllo 2

INDICE

1. ATTIVAZIONE DEL FINANZIAMENTO......................................................................................... 4 1.1 Approvazione delle proposte progettuali......................................................................................................... 4 1.2 Costituzione di strutture associative (ATI, ATS etc.) ....................................................................................... 5 1.3 Comunicazioni all’Autorità di gestione e sottoscrizione della convenzione.................................................... 6 1.4 Registri ufficiali (progetti di formazione) ........................................................................................................ 7 1.5 Adempimenti contabili ..................................................................................................................................... 8

2. GESTIONE ............................................................................................................................................. 9 2.1 Certificazione di spesa..................................................................................................................................... 9 2.2 Stipulazione del contratto .............................................................................................................................. 10 2.3 Fase finale della procedura di spesa............................................................................................................. 11 2.4 Adempimenti in materia di informazione e pubblicità sugli interventi dei Fondi Strutturali ........................ 12

3. ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI................................................................................................... 13 3.1 Adempimenti ai sensi dell’art. 26 della legge n. 488/99 (convenzioni Consip S.p.A.) .................................. 13 3.2 Acquisizione beni e servizi sino a € 5.000 (al di fuori delle convenzioni Consip)........................................ 14 3.3 Acquisizione beni e servizi da € 5.000 sino a € 50.000 (al di fuori delle convenzioni Consip) .................... 15 3.4 Acquisizione beni e servizi oltre € 50.000 (al di fuori delle Convenzioni Consip S.p.A.).............................. 17 Acquisizione beni e servizi oltre € 50.000 (al di fuori delle Convenzioni Consip S.p.A.) ............................................ 18

4. LAVORI PUBBLICI ............................................................................................................................ 19 4.1 Procedura negoziata con un unico fornitore (valore del contratto sino a € 10.000) .................................... 19 4.2 Procedura negoziata con più fornitori, senza previa pubblicazione di un bando di gara............................. 20 4.3 Procedura negoziata con più fornitori, con previa pubblicazione di un bando di gara................................ 21

5. LAVORO AUTONOMO ..................................................................................................................... 22 5.1 Prestatori d’opera non soggetti a regime IVA............................................................................................... 22 5.2 Professionisti soggetti al regime IVA ............................................................................................................ 24 5.3 Collaborazioni coordinate e continuative ..................................................................................................... 26

6. PERSONALE INTERNO .................................................................................................................... 28 6.1 Verifica degli atti e degli adempimenti.......................................................................................................... 28

7. ALLIEVI ............................................................................................................................................... 29 7.1 Borse di studio per allievi di Master ............................................................................................................. 29 7.2 Quote di iscrizione a corsi, seminari e convegni ........................................................................................... 30 7.3 Spese di assicurazione degli allievi ............................................................................................................... 31

8. SPESE DI VIAGGIO E MISSIONE................................................................................................... 32 8.1 Dipendenti pubblici ....................................................................................................................................... 32 8.2 Personale esterno .......................................................................................................................................... 34

9. ACQUISTO ED UTILIZZO ATTREZZATURE.............................................................................. 36

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9.1 Ammortamento............................................................................................................................................... 36 9.2 Acquisto di beni durevoli usati ...................................................................................................................... 37 9.3 Acquisizione in leasing o a noleggio ............................................................................................................. 38

10. SPESE GENERALI ......................................................................................................................... 40 10.1 Verifica degli adempimenti............................................................................................................................ 40

11. RENDICONTAZIONE.................................................................................................................... 41 11.1 Adempimenti periodici (trimestrali/quadrimestrali/semestrali ect.).............................................................. 41 11.2 Adempimenti finali......................................................................................................................................... 42

12. CHIUSURA DEL PROGETTO...................................................................................................... 43 12.1 Adempimenti finali......................................................................................................................................... 43

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1. ATTIVAZIONE DEL FINANZIAMENTO Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

1.1 Approvazione delle proposte progettuali

Progetti che rientrano nelle deleghe dei Dipartimenti (delibere n. 120 del 29/04/2006 del SA e n. 140 del 02/05/2006 del CdA). Verificare:

Delibera del Consiglio di Dipartimento per l’approvazione delle proposte progettuali

Esistenza Si No

Regolarità Si No Trasmissione al competente ufficio dell’Amministrazione centrale:

della copia conforme degli atti amministrativi dei progetti Si No

della copia conforme completa dei progetti Si No

Progetti di Sviluppo territoriale, assistenza tecnica, formazione e progetti con cofinanziamento di Ateneo, nonché tutti i progetti il cui importo complessivo sia superiore ad € 1.000.000,00. Verificare: Delibera del Consiglio di Dipartimento per l’approvazione delle proposte progettuali Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Delibera del Senato Accademico per l’approvazione delle proposte progettuali

Esistenza Si No

Regolarità Si No Delibera del Consiglio di Amministrazione per l’approvazione delle proposte progettuali

Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

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ATTIVAZIONE DEL FINANZIAMENTO

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

1.2 Costituzione di strutture associative (ATI, ATS etc.) Nel caso di ammissione a cofinanziamento del progetto, per tutte le tipologie progettuali, verificare:

Delibera del Consiglio di Dipartimento per l’approvazione della struttura associativa Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Delibera del Senato Accademico per l’approvazione della struttura associativa

Esistenza Si No

Regolarità Si No Delibera del Consiglio di Amministrazione per l’approvazione della struttura associativa

Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

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ATTIVAZIONE DEL FINANZIAMENTO

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

1.3 Comunicazioni all’Autorità di gestione e sottoscrizione della convenzione Atto d’obbligo e di accettazione da parte del Legale rappresentante da inviare all’Autorità di gestione Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Delibera del Consiglio di Dipartimento per l’approvazione della convenzione con l’Autorità di gestione Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Decreto rettorale o delibera degli organi accademici (Senato Accademico e Consiglio di Amministrazione) per l’approvazione della convenzione con l’Autorità di gestione

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Nota di conferma del progetto originario o nota di attualizzazione del piano finanziario Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Dichiarazione di avvenuto avvio delle attività di progetto e di pubblicizzazione dell’iniziativa Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

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ATTIVAZIONE DEL FINANZIAMENTO

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti registri:

1.4 Registri ufficiali (progetti di formazione) Registri didattico e di presenza Non previsto Esistenza Si No Regolarità Si No

Registro firme di presenza per attività formative individuali, fogli o schede individuali di presenza Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Registro di carico e scarico del materiale didattico distribuito agli allievi Non previsto Esistenza Si No Regolarità Si No

Registro di carico e scarico del materiale di cancelleria distribuito agli allievi Non previsto Esistenza Si No Regolarità Si No

Note

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ATTIVAZIONE DEL FINANZIAMENTO

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti adempimenti contabili:

1.5 Adempimenti contabili

Corrispondenza tra le voci di costo del progetto, così come indicate nel piano finanziario approvato dall’Autorità di gestione, e le voci di bilancio utilizzate Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Verifica della separabilità delle scritture contabili di progetto dal resto del bilancio (creazione di apposito Programma/Progetto)

Esistenza Si No

Regolarità Si No Accertamento e riscossione delle tranches di finanziamento Esistenza Si No

La quota di cofinanziamento è stata rispettata

Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

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2. GESTIONE

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei documenti giustificativi di spesa ai fini della certificazione di spesa:

2.1 Certificazione di spesa

Documenti probatori comprovanti le spese certificate per il progetto (mandato di pagamento quietanzato dalla banca) Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Annullo del mandato con i riferimenti al progetto e indicazione dell’importo portato a rendicontazione Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Documenti probatori comprovanti le spese certificate per il progetto (fattura, parcella, nota debito) Non previsto

Esistenza Si No Liquidazione della spesa Si No

Regolarità Si No Annullo della fattura/parcella/nota debito con i riferimenti al progetto e indicazione dell’importo portato a rendicontazione Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Eleggibilità della spesa Rispetto dei termini Si No Regolarità della natura della spesa Si No

Pertinenza della spesa Regolarità Si No

Corretta imputazione della spesa Regolarità Si No

Corrispondenza tra importo rendicontato e quello risultante nelle scritture contabili Regolarità Si No

Note

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GESTIONE

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti relativi alla stipula del contratto:

2.2 Stipulazione del contratto

Rispetto delle soglie di autonomia nella competenza a contrarre Regolarità Si No

Provvedimento di approvazione del contratto Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Contratto/buono d’ordine

Esistenza Si No

Regolarità (rispetto della normativa civilistica ed amministrativa) Si No Accettazione del contratto Esistenza Si No

Regolarità Si No Dichiarazione di congruità dei prezzi Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Regolarità del contratto nel rispetto della normativa “Antimafia” Non previsto Regolarità Si No

Adempimenti in materia di depositi cauzionali Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Verifica dell’esistenza nei contratti/buoni d’ordine delle penali Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

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GESTIONE

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti relativi alla fase finale della procedura di spesa:

2.3 Fase finale della procedura di spesa

Buono di carico per i beni inventariabili Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Documento di trasporto che dimostri l’effettiva consegna del bene Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Provvedimento di nomina dei collaudatori Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Certificato di collaudo o attestazione di conformità alle norme contrattuali Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Approvazione da parte degli organi competenti del certificato di collaudo o attestazione di conformità alle norme contrattuali Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Verifica degli obblighi previsti dall’art. 48-bis, comma 1, del DPR 29/09/1973, n. 602, in materia di pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

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GESTIONE

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti adempimenti:

2.4 Adempimenti in materia di informazione e pubblicità sugli interventi dei Fondi Strutturali

Realizzazione infrastrutture o interventi costruttivi Durante l’attuazione dell’operazione il beneficiario installa un cartello nel luogo delle operazioni conformi alle seguenti condizioni: il contributo pubblico totale all’operazione supera 500.000 euro; l’operazione consiste nel finanziamento di un’infrastruttura o di interventi

costruttivi.

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Il beneficiario espone una targa esplicativa permanente, visibile e di dimensioni significative entro sei mesi dal completamento di un’operazione che rispetta le seguenti condizioni: il contributo pubblico totale all’operazione supera 500.000,00 euro; l’operazione consiste nel finanziamento di un’infrastruttura o di interventi

costruttivi.

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No

Acquisto oggetti fisici Il beneficiario espone una targa esplicativa permanente, visibile e di dimensioni significative entro sei mesi dal completamento di un’operazione che rispetta le seguenti condizioni: il contributo pubblico totale all’operazione supera 500.000,00 euro; l’operazione consiste nell’acquisto di un oggetto fisico.

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No

Interventi informativi e pubblicitari destinati ai beneficiari, ai beneficiari potenziali e al pubblico Il beneficiario informa in modo chiaro che l’operazione in corso di realizzazione è stata selezionata nel quadro di un PO cofinanziato dall’FSE, dal FESR o dal Fondo di coesione. In qualsiasi documento riguardante tali operazioni, compresi i certificati di frequenza o altri certificati, figura una dichiarazione da cui risulti che il PO è stato cofinanziato dall’FSE o, se del caso, dal FESR o dal Fondo di coesione.

Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

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3. ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI

Verifica della regolarità delle procedure per l’aggiudicazione delle forniture o dei servizi:

3.1 Adempimenti ai sensi dell’art. 26 della legge n. 488/99 (convenzioni Consip S.p.A.)

BENI E SERVIZI OGGETTO DI CONVENZIONI ATTIVE CONSIP

Sono utilizzate le convenzioni attive. Verificare: Delibera o decreto che autorizza la spesa (per contratti di valore superiore a 10.000 euro) Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No

Non sono utilizzate le convenzioni attive. Verificare: Utilizzazione dei parametri di prezzo-qualità, come limiti massimi, per l’acquisto di beni e servizi comparabili oggetto delle convenzioni attive Non previsto

Regolarità Si No Non si utilizzano i parametri di prezzo-qualità essendo i beni/servizi analoghi a quelli contemplati dalla convenzione Consip ma non comparabili ad essi Non previsto

Regolarità Si No Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (Cfr. Circolare del Direttore Amministrativo prot. n. 11475-I/11 del 10/03/2008)

Esistenza Si No Regolarità Si No

Trasmissione della copia del provvedimento di acquisto di beni e servizi all’Ufficio Programmazione e Controllo di Gestione per l’esercizio delle funzioni di controllo

Esistenza Si No

Regolarità Si No BENI E SERVIZI NON OGGETTO DI CONVENZIONI ATTIVE CONSIP

Verificare se è stata inserita nel provvedimento di acquisto specifica dicitura, sottoscritta, “bene o servizio non presente nelle convenzioni Consip attive”

Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

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ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI

Verifica della regolarità delle procedure per l’aggiudicazione delle forniture o dei servizi:

3.2 Acquisizione beni e servizi sino a € 5.000 (al di fuori delle convenzioni Consip)

Valore del contratto sino a € 2.500 Preventivo datato e firmato dal legale rappresentante della ditta Esistenza Si No

Regolarità Si No Il preventivo contiene i seguenti elementi: qualità e quantità dei beni o descrizione dettagliata dei servizi, prezzo unitario degli stessi beni o servizi e prezzo complessivo Regolarità Si No

Valore del contratto da € 2.500 sino a € 5.000

Dichiarazione dell’eventuale unicità della ditta Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No n. 2 preventivi datati e firmati dai legali rappresentanti delle ditte Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Esistenza di adeguate motivazioni in presenza di un numero inferiore di preventivi Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No I preventivi contengono i seguenti elementi: qualità e quantità dei beni o descrizione dettagliata dei servizi, prezzo unitario degli stessi beni o servizi e prezzo complessivo

Non previsto

Regolarità Si No Note

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ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI

Verifica della regolarità delle procedure per l’aggiudicazione delle forniture o dei servizi:

3.3 Acquisizione beni e servizi da € 5.000 sino a € 50.000 (al di fuori delle convenzioni Consip)

Valore del contratto da € 5.000 sino a € 20.000

Decreto che autorizza la spesa per contratti di valore superiore a € 10.000 Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Lettera d’invito per indagine di mercato Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Dichiarazione dell’eventuale unicità della ditta Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Atto di nomina della Commissione di gara Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Verbale di gara Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No n. 3 preventivi datati e firmati dai legali rappresentanti delle ditte Esistenza Si No

Regolarità Si No Esistenza di adeguate motivazioni in presenza di un numero inferiore di preventivi Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

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Acquisizione beni e servizi da € 5.000 sino a € 50.000 (al di fuori delle convenzioni Consip)

Valore del contratto da € 20.000 sino a € 50.000

Provvedimento (delibera o decreto) che autorizza la spesa Esistenza Si No Regolarità Si No

Richiesta del Codice CIG Esistenza Si No

Dichiarazione dell’eventuale unicità della ditta Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Lettera d’invito per indagine di mercato Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Atto di nomina della Commissione di gara Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Verbale di gara Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No n. 6 preventivi datati e firmati dai legali rappresentanti delle ditte Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Esistenza di adeguate motivazioni in presenza di un numero inferiore di preventivi Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

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ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI

Verifica della regolarità delle procedure per l’aggiudicazione delle forniture o dei servizi:

3.4 Acquisizione beni e servizi oltre € 50.000 (al di fuori delle Convenzioni Consip S.p.A.)

Procedura negoziata diretta con un unico fornitore (nei casi previsti dall’art. 71 del RAFC)

Provvedimento (delibera o decreto) che autorizza la spesa Esistenza Si No Regolarità Si No

Dichiarazione dell’eventuale unicità della ditta Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Preventivo datato e firmato dal legale rappresentante della ditta Esistenza Si No Regolarità Si No

Procedura negoziata con più fornitori, senza previa pubblicazione di un bando di gara1 Provvedimento (delibera o decreto) che autorizza la spesa Esistenza Si No Regolarità Si No

Richiesta del Codice CIG Esistenza Si No

Lettera d’invito per indagine di mercato Esistenza Si No Regolarità Si No

Atto di nomina della Commissione di gara Esistenza Si No Regolarità Si No

Verbale di gara Esistenza Si No Regolarità Si No

Consultazione di almeno 6 soggetti Esistenza dei preventivi Si No Regolarità Si No

Esistenza di adeguate motivazioni in presenza di un numero inferiore di preventivi Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

1 Per importi superiori ad € 50.000,00 è prassi d’ateneo di procedere con l’indizione di procedure aperte.

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ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI Acquisizione beni e servizi oltre € 50.000 (al di fuori delle Convenzioni Consip S.p.A.)

Procedura negoziata con più fornitori, con previa pubblicazione di un bando di gara2 Provvedimento (delibera o decreto) che autorizza la spesa Esistenza Si No Regolarità Si No

Richiesta del Codice CIG Esistenza Si No

Bando di gara Regolarità Si No

Atto di nomina della Commissione di gara Esistenza Si No Regolarità Si No

Verbale di gara Esistenza Si No Regolarità Si No

Rispetto degli obblighi relativi alla pubblicità della gara d’appalto Regolarità Si No

Note

2 Per importi superiori ad € 50.000,00 è prassi d’ateneo di procedere con l’indizione di procedure aperte.

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4. LAVORI PUBBLICI

Verifica della regolarità delle procedure per l’aggiudicazione dei lavori:

4.1 Procedura negoziata con un unico fornitore (valore del contratto sino a € 10.000)

Preventivo datato e firmato dal legale rappresentante della ditta Esistenza Si No Regolarità Si No

Il preventivo contiene i seguenti elementi: descrizione dettagliata dei lavori, prezzo unitario degli stessi e prezzo complessivo Regolarità Si No

Note

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LAVORI PUBBLICI

Verifica della regolarità delle procedure per l’aggiudicazione dei lavori:

4.2 Procedura negoziata con più fornitori, senza previa pubblicazione di un bando di gara

Provvedimento (delibera o decreto) che autorizza la spesa Esistenza Si No Regolarità Si No

Richiesta del Codice CIG (per importi di fornitura uguali o superiori ad € 40.000) Esistenza Si No

Lettera d’invito per indagine di mercato Esistenza Si No Regolarità Si No

Verificare che il numero delle ditte invitate sia conforme a quanto previsto dalla normativa Regolarità Si No

Atto di nomina della Commissione di gara

Esistenza Si No

Regolarità Si No Verbale di gara Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Esistenza di adeguate motivazioni in presenza di un numero inferiore di preventivi Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

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LAVORI PUBBLICI

4.3 Procedura negoziata con più fornitori, con previa pubblicazione di un bando di gara

Provvedimento (delibera o decreto) che autorizza i lavori Esistenza Si No Regolarità Si No

Richiesta del Codice CIG (per importi di fornitura uguali o superiori ad € 40.000) Esistenza Si No

Bando di gara Regolarità Si No

Atto di nomina della Commissione di gara Esistenza Si No Regolarità Si No

Verbale di gara Esistenza Si No Regolarità Si No

Adempimenti in materia di pubblicità della gara Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

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5. LAVORO AUTONOMO Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

5.1 Prestatori d’opera non soggetti a regime IVA

Decreto approvazione avviso pubblico e pubblicazione bando Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Decreto approvazione verbali, nomina vincitore e approvazione lettera/contratto con indicazione della tipologia di prestazione, il periodo in cui la stessa deve essere svolta, la durata in ore, il corrispettivo orario, il progetto per il quale è effettuata la prestazione Esistenza Si No

Regolarità Si No Curriculum vitae da cui risulti la competenza professionale relativa alla prestazione richiesta Esistenza Si No Regolarità Si No

Contratto/lettera di incarico della prestazione: Esistenza Si No Regolarità Si No

o Descrizione dettagliata dell’oggetto dell’attività e/o output previsto Esistenza Si No Regolarità Si No

o Indicazione del riferimento al progetto Esistenza Si No Regolarità Si No

o Periodo di svolgimento Esistenza Si No Regolarità Si No

o Corrispettivo con indicazione del compenso per ora/giornata di prestazione Esistenza Si No

Regolarità Si No Accettazione del contratto Esistenza Si No Regolarità Si No

Nel caso di incarichi retribuiti a dipendenti di altre pubbliche amministrazioni:

Verifica dell’esistenza dell’autorizzazione dell’Ente di appartenenza nel rispetto delle disposizioni legislative che regolano la materia D.Lgs. n. 165/2001

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà per quanto riguarda il contributo previdenziale ex Legge n. 335 del 1995 per i redditi di lavoro autonomo occasionale ai sensi dell’art. 44, comma 2 del D.L. 269/2003 convertito in Legge 326/03

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No

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Relazione dettagliata da parte del prestatore sull’attività svolta nell’ambito del progetto Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Relazione dei vantaggi conseguiti dalla struttura a seguito della prestazione Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Nel caso di docenza: dichiarazione di espletamento incarico da parte del Responsabile scientifico di Progetto con l’indicazione delle ore svolte, delle giornate di lezione e dell’argomento della lezione

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Nel caso di docenza: verificare la corrispondenza tra le ore di lezione dichiarate e quelle risultanti nel Registro didattico e di presenza, nell’allegato della dichiarazione di avvio dell’attività formativa e nel programma didattico di dettaglio su base mensile

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Rispetto dei massimali di costo Regolarità Si No

Nota di debito (parcella) indicante: data, riferimento al progetto, attività svolta, corrispettivi e periodo di riferimento ove applicabile (nella parcella è richiesta l’indicazione dei motivi di esenzione con i relativi riferimenti legislativi)

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Versamento degli oneri sociali e fiscali Esistenza Si No Regolarità Si No

Note

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LAVORO AUTONOMO Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

5.2 Professionisti soggetti al regime IVA

Decreto approvazione avviso pubblico e pubblicazione bando Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Decreto approvazione verbali, nomina vincitore e approvazione lettera/contratto con indicazione della tipologia di prestazione, il periodo in cui la stessa deve essere svolta, la durata in ore, il corrispettivo orario, il progetto per il quale è effettuata la prestazione Esistenza Si No

Regolarità Si No Curriculum vitae da cui risulti la competenza professionale relativa alla prestazione richiesta Esistenza Si No Regolarità Si No

Contratto/lettera di incarico della prestazione: Esistenza Si No Regolarità Si No

o Descrizione dettagliata dell’oggetto dell’attività e/o output previsto Esistenza Si No Regolarità Si No

o Indicazione del riferimento al progetto Esistenza Si No Regolarità Si No

o Periodo di svolgimento Esistenza Si No Regolarità Si No

o Corrispettivo con indicazione del compenso per ora/giornata di prestazione Esistenza Si No

Regolarità Si No Accettazione del contratto Esistenza Si No Regolarità Si No

Nel caso di incarichi retribuiti a dipendenti di altre pubbliche amministrazioni:

Verifica dell’esistenza dell’autorizzazione dell’Ente di appartenenza nel rispetto delle disposizioni legislative che regolano la materia D.Lgs. n. 165/2001

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Relazione dettagliata da parte del prestatore sull’attività svolta nell’ambito del progetto Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Relazione dei vantaggi conseguiti dalla struttura a seguito della prestazione Non previsto Esistenza Si No Regolarità Si No

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Nel caso di docenza: dichiarazione di espletamento incarico da parte del Responsabile scientifico di Progetto con l’indicazione delle ore svolte, delle giornate di lezione e dell’argomento della lezione

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Nel caso di docenza: verificare la corrispondenza tra le ore di lezione dichiarate e quelle risultanti nel Registro didattico e di presenza, nell’allegato della dichiarazione di avvio dell’attività formativa e nel programma didattico di dettaglio su base mensile

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Rispetto dei massimali di costo Regolarità Si No

Fattura indicante: data, riferimento al progetto, attività svolta, corrispettivi e periodo di riferimento ove applicabile Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Versamento della ritenuta d’acconto IRPEF Esistenza Si No Regolarità Si No

Note

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LAVORO AUTONOMO Verifica dell’esistenza, della regolarità e del rispetto dei termini dei seguenti atti ed adempimenti:

5.3 Collaborazioni coordinate e continuative

Decreto approvazione avviso pubblico e pubblicazione bando Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Decreto approvazione verbali, nomina vincitore e approvazione lettera/contratto con indicazione della tipologia di prestazione, il periodo in cui la stessa deve essere svolta, la durata in ore, il corrispettivo orario, il progetto per il quale è effettuata la prestazione Esistenza Si No

Regolarità Si No Contratto/lettera di incarico della prestazione: Esistenza Si No Regolarità Si No

o Descrizione dettagliata dell’oggetto dell’attività e/o output previsto Esistenza Si No Regolarità Si No

o Indicazione del riferimento al progetto Esistenza Si No Regolarità Si No

o Periodo di svolgimento (max 36 mesi) Esistenza Si No Regolarità Si No

o Corrispettivo con indicazione del compenso per ora/giornata di prestazione Esistenza Si No

Regolarità Si No Accettazione del contratto Esistenza Si No Regolarità Si No

Nel caso di incarichi retribuiti a dipendenti di altre pubbliche amministrazioni:

Verifica dell’esistenza dell’autorizzazione dell’Ente di appartenenza nel rispetto delle disposizioni legislative che regolano la materia D.Lgs. n. 165/2001

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà per quanto riguarda il contributo previdenziale ex Legge n. 335 del 1995 per i redditi di lavoro autonomo occasionale ai sensi dell’art. 44, comma 2 del D.L. 269/2003 convertito in Legge 326/03

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Relazione dettagliata da parte del prestatore sull’attività svolta nell’ambito del progetto Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No

CHECK LIST

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Nel caso di docenza: dichiarazione di espletamento incarico da parte del Responsabile scientifico di Progetto con l’indicazione delle ore svolte, delle giornate di lezione e dell’argomento della lezione

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Rispetto dei massimali di costo Regolarità Si No

Fattura indicante: data, riferimento al progetto, attività svolta, corrispettivi e periodo di riferimento ove applicabile Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Nel caso dei tutors: verificare i documenti dimostrativi dell’attività svolta Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Buste paga/cedolini paga o Mod. CUD Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Versamento degli oneri sociali e fiscali Esistenza Si No Regolarità Si No

Note

CHECK LIST

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6. PERSONALE INTERNO

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

6.1 Verifica degli atti e degli adempimenti

Delibera del Consiglio di Amministrazione di assegnazione del monte ore annuo al personale impegnato nel progetto Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Ordine di servizio o analogo provvedimento formale con il quale si attribuisce l'incarico al dipendente nell'ambito del progetto cofinanziato che deve essere coerente alle funzioni abitualmente espletate e/o all'esperienza professionale del docente e indicante l’impegno orario. Tali provvedimenti devono essere emessi prima dell’inizio della prestazione Esistenza Si No

Regolarità Si No Fogli di lavoro mensili da cui risulti il monte ore complessivamente prestato dal dipendente con distinta delle ore impegnate nel progetto. Tali fogli di lavoro devono essere compilati e firmati da ciascun dipendente e controfirmati dal Responsabile di progetto e/o dal Responsabile Amministrativo Esistenza Si No

Regolarità Si No Prospetto del calcolo del costo orario certificato dall’Ufficio Stipendi Esistenza Si No Regolarità Si No

Buste paga o Mod. CUD Esistenza Si No Regolarità Si No

Rispetto del massimale rendicontabile da parte del personale interno Regolarità Si No

Note

CHECK LIST

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7. ALLIEVI

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

7.1 Borse di studio per allievi di Master

Provvedimento di approvazione e pubblicizzazione del bando di selezione Esistenza Si No Regolarità Si No

Bando di selezione Esistenza Si No Regolarità Si No

Decreto di nomina della Commissione di valutazione Esistenza Si No Regolarità Si No

Decreto di approvazione atti di selezione – pubblicazione graduatoria Esistenza Si No Regolarità Si No

Decreto approvazione elenco esclusi – comunicazione Esistenza Si No Regolarità Si No

Decreto assegnazione borse di studio Esistenza Si No Regolarità Si No

Erogazione delle borse (mensile/trimestrale/ect.) Esistenza Si No Regolarità Si No

Relazione sull’attività formativa svolta da parte del borsista Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Attestato da parte del responsabile del progetto di regolare svolgimento dell’attività prevista per l’erogazione della borsa Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

CHECK LIST

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ALLIEVI

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

7.2 Quote di iscrizione a corsi, seminari e convegni

Decreto di autorizzazione alla partecipazione al convegno/seminario sulla base della riconosciuta attinenza della stessa con le finalità del progetto Esistenza Si No

Regolarità Si No Documentazione di partecipazione Esistenza Si No Regolarità Si No

Ricevuta quietanzata di versamento della quota di iscrizione o fattura dell’Ente organizzatore intestata all’Università Esistenza Si No

Regolarità Si No Mandato quietanzato dalla banca per il rimborso dell’allievo o per il pagamento dell’Ente organizzatore Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

CHECK LIST

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ALLIEVI

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

7.3 Spese di assicurazione degli allievi

Denuncia di esercizio INAIL

Esistenza Si No

Regolarità Si No Contratti di assicurazioni aggiuntive

Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

CHECK LIST

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8. SPESE DI VIAGGIO E MISSIONE

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

8.1 Dipendenti pubblici

Ordine di missione dal quale risulti il motivo del viaggio e la stretta connessione con le esigenze del progetto Esistenza Si No

Regolarità Si No Anticipo di missione Non previsto Regolarità Si No

Biglietti dei mezzi pubblici Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Fattura di trasporto rilasciata dal vettore Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Calcolo dettagliato del costo del servizio di trasporto effettuato direttamente dal soggetto gestore Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Biglietti ferroviari vidimati Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Biglietto aereo intestato alla persona autorizzata alla missione Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Tagliando di imbarco Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Ricevuta del taxi (se autorizzato) Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Autorizzazione preventiva all’uso del mezzo proprio dalla quale risulti che l’amministrazione è sollevata da qualsiasi responsabilità circa l’uso del mezzo stesso

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Rimborso chilometrico in ragione di 1/5 del costo medio di un litro di benzina verde per km di percorrenza nel caso di utilizzo del mezzo proprio Non previsto

Regolarità Si No

CHECK LIST

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Scontrini autostradali Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Ricevute del parcheggio Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Fatture attestanti la fruizione del servizio di vitto Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Fatture attestanti la fruizione del servizio di alloggio Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Richiesta di rimborso della missione Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Prospetto liquidazione rimborso Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

CHECK LIST

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SPESE DI VIAGGIO E MISSIONE

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

8.2 Personale esterno

Per gli incarichi relativi a contratti d’opera, la missioni da effettuare e il relativo trattamento sono stabilite nel provvedimento che attribuisce l’incarico o nel contratto

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Ordine di missione dal quale risulti il motivo del viaggio e la stretta connessione con le esigenze del progetto Esistenza Si No

Regolarità Si No Biglietti dei mezzi pubblici Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Fattura di trasporto rilasciata dal vettore Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Biglietti ferroviari vidimati Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Biglietto aereo intestato alla persona autorizzata alla missione Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Tagliando di imbarco Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Ricevuta del taxi (se autorizzato) Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Fatture attestanti la fruizione del servizio di vitto Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Fatture attestanti la fruizione del servizio di alloggio Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Richiesta di rimborso della missione Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No

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Prospetto liquidazione rimborso Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Parcella contenente compenso e spese con indicazione del progetto (o solo la nota di rimborso spese) Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

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9. ACQUISTO ED UTILIZZO ATTREZZATURE

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti adempimenti:

9.1 Ammortamento

Documentazione che attesti che finanziamenti nazionali o comunitari non hanno contribuito all'acquisto in questione Esistenza Si No

Regolarità Si No Fattura corredata di buono d’ordine e di consegna, buono di carico Esistenza Si No Regolarità Si No

Il costo dell'ammortamento è calcolato conformemente alle pertinenti norme contabili e fiscali Esistenza Si No Regolarità Si No

Documentazione che attesti che il costo dell'ammortamento si riferisce esclusivamente al periodo di cofinanziamento dell'operazione in questione Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

CHECK LIST

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ACQUISTO ED UTILIZZO ATTREZZATURE

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti adempimenti:

9.2 Acquisto di beni durevoli usati

Preventivi di spesa come specificato dal disciplinare di spesa, oltre a quanto stabilito dal RAFC Esistenza Si No Regolarità Si No

Dichiarazione del venditore che attesti l'origine esatta del bene e certifichi che lo stesso, nel corso degli ultimi sette anni, non ha mai beneficiato di un contributo nazionale o comunitario Esistenza Si No

Regolarità Si No Documentazione che attesti che il prezzo del bene usato non è superiore al suo valore di mercato ed è inferiore al costo di analogo bene nuovo Esistenza Si No

Regolarità Si No Le caratteristiche tecniche del bene usato acquisito devono essere adeguate alle esigenze dell'operazione ed essere conformi alle norme e agli standard vigenti Regolarità Si No

Note

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ACQUISTO ED UTILIZZO ATTREZZATURE

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti adempimenti:

9.3 Acquisizione in leasing o a noleggio

Preventivi di spesa come specificato dal disciplinare di spesa, oltre a quanto stabilito dal RAFC Esistenza Si No Regolarità Si No

Contratto di locazione contenente la descrizione del bene, il valore, la durata del contratto, il canone distinto dall’importo relativo a tasse e spese varie, eventuale copia del listino prezzi cui il contratto fa riferimento

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Contratto di leasing (dal quale risulti la scomposizione del canone in importo relativo all’acquisto ed importo relativo a tasse e spese varie) Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Nel caso di contratti di locazione finanziaria contenenti una clausola di riacquisto o che prevedono una durata contrattuale minima corrispondente alla vita utile del bene, l'importo massimo ammissibile al cofinanziamento comunitario non deve superare il valore di mercato del bene. Verificare la documentazione che attesti questa condizione

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No Nel caso di contratti di locazione finanziaria contenenti una clausola di riacquisto o che prevedono una durata contrattuale minima corrispondente alla vita utile del bene, non sono ammissibili le altre spese connesse al contratto (tributi, interessi, costi di rifinanziamento interessi, spese generali, oneri assicurativi, ecc.)

Non previsto

Regolarità Si No Nel caso di contratti di locazione finanziaria contenenti una clausola di riacquisto o che prevedono una durata contrattuale minima corrispondente alla vita utile del bene, se la durata del contratto supera il termine finale per la contabilizzazione dei pagamenti ai fini dell'intervento comunitario, viene considerata ammissibile soltanto la spesa relativa ai canoni esigibili e pagati dall'utilizzatore sino al termine finale stabilito per i pagamenti ai fini dell'intervento. Verificare questa condizione

Non previsto

Esistenza Si No

Rispetto dei termini Si No Nel caso di contratti di locazione finanziaria che non contengono un patto di retrovendita e la cui durata è inferiore al periodo di vita utile del bene oggetto del contratto, i canoni sono ammissibili al cofinanziamento comunitario in proporzione alla durata dell'operazione ammissibile. L'utilizzatore deve essere in grado di dimostrare che la locazione finanziaria costituiva il metodo più economico per ottenere l'uso del bene. Verificare la documentazione che attesti questa condizione

Non previsto

Esistenza Si No

Regolarità Si No

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Quietanze periodiche per il pagamento del canone Esistenza Si No Regolarità Si No

Prospetto di calcolo in caso di utilizzo parziale del bene Non previsto Esistenza Si No

Regolarità Si No Note

CHECK LIST

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10. SPESE GENERALI

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti adempimenti:

10.1 Verifica degli adempimenti

Tipologia di spese rendicontabili Regolarità Si No

Rispetto della percentuale di spese generali rendicontabili Regolarità Si No

Prospetto di calcolo delle spese Esistenza Si No Regolarità Si No

Note

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11. RENDICONTAZIONE

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

11.1 Adempimenti periodici (trimestrali/quadrimestrali/semestrali ect.)

Riepilogo analitico dei costi effettivamente sostenuti nel format di rendicontazione

(il format di rendicontazione deve essere trasmesso formalmente, oltre che su supporto elettronico, anche su supporto cartaceo e deve riportare su ogni singolo foglio il timbro del soggetto attuatore, la firma del Responsabile Amministrativo del Progetto e del Legale Rappresentante)

Esistenza Si No Non previsto Regolarità Si No Non previsto

Rispetto dei termini Si No Non previsto Dichiarazione di responsabilità e di conformità alla normativa vigente del legale rappresentante

Esistenza Si No Non previsto Regolarità Si No Non previsto

Rispetto dei termini Si No Non previsto Scheda di monitoraggio procedurale (la scheda dovrà riportare sempre i dati relativi alle fasi procedurali già realizzate)

Esistenza Si No Non previsto Regolarità Si No Non previsto

Rispetto dei termini Si No Non previsto Note

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RENDICONTAZIONE

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

11.2 Adempimenti finali

Riepilogo analitico dei costi effettivamente sostenuti nel format di rendicontazione

Esistenza Si No Non previsto Regolarità Si No Non previsto

Rispetto dei termini Si No Non previsto Dichiarazione di responsabilità e di conformità alla normativa vigente del legale rappresentante, integrata dall’attestazione che eventuali spese sostenute per il progetto ma non riportate nella rendicontazione finale non saranno oggetto di ulteriori e successive richieste di contributo da parte del soggetto attuatore

Esistenza Si No Non previsto Regolarità Si No Non previsto

Rispetto dei termini Si No Non previsto Relazione finale sulle attività svolte (tale relazione deve illustrare, oltre alle attività svolte anche gli obiettivi raggiunti e i risultati conseguiti)

Esistenza Si No Non previsto Regolarità Si No Non previsto

Rispetto dei termini Si No Non previsto Note

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12. CHIUSURA DEL PROGETTO

Verifica dell’esistenza e della regolarità dei seguenti atti ed adempimenti:

12.1 Adempimenti finali

Rendiconto finanziario finale Esistenza Si No Regolarità Si No

Provvedimento di restituzione delle somme non utilizzate rispetto alle tranches di finanziamento erogate e le spese rendicontate Esistenza Si No

Regolarità Si No Regolarizzazione delle posizioni di DEBITO/CREDITO nei confronti del Bilancio dell’Amministrazione Centrale Esistenza Si No

Regolarità Si No Note