Word per nostalgici

Dispense suWindows,

Word , ExcelA cura diLocci Claudio

Materiale riservato alla circolazione interna per uso didattico

Nota:Si fa presente che queste dispense sono state pensate come compendio alle

lezioni tenute nei corsi di formazione e non hanno la pretesa di esserecompletamente esaustive, come d’altronde potrebbero non sembrare ad un addettodel settore.

Inoltre alcuni concetti qui solo accennati saranno trattati in maniera piùapprofondita durante le lezioni, con l’ausilio di esercizi ed esempi esplicativi, che divolta in volta potranno essere diversi in base al livello dell’utenza.

Si rimanda ai manuali ufficiali e all’HELP in linea dei diversi software per gliapprofondimenti e alle numerose pubblicazioni già presenti sul mercato.

Trattandosi di un periodo di transizione informatica per quanto riguarda leversioni dei software utilizzati si ritiene opportuno specificare che le immaginiriportate si riferiscono alla versione WINDOWS 98, WORD 2000, EXCEL 2000 edove possibile vengono riportate anche quelle relative alla versione WORD 97 edEXCEL 97. Questo per precisare che anche coloro che dispongono delle versioniprecedenti (ad es. WINDOWS 95) non troveranno difficoltà.

In definitiva questo non deve creare problemi in quanto quello che cambia è ladisposizione dei pulsanti e qualche voce di menù, mantenendosi pressochéinalterate le funzionalità elementari.

Dispense di MS- WORD Pag. 2A cura di Locci Claudio

MS WORDSi ricorda che i concetti qui esposti non sono sost itutivi dei manuali ufficiali ai qualisi rimanda senza esitazione, e che in ogni caso è d isponibile una esauriente guidain linea, consultabile tramite l’assistente, oppure dal menù relativo.


IntroduzionePer avviare WORD (secondo un’installazione standard):

Start��Programmi ��Microsoft Word

Microsoft Word è un elaboratore di testo (word processor), ossia un'applicazionecon la quale è possibile creare o modificare documenti di testo. Questa definizione, però,sta un po’ stretta a Word: infatti, questa applicazione fornisce un ambiente di lavoro riccodi funzionalità, le quali vanno oltre il normale trattamento di testi; basti pensare allapossibilità di inserire immagini, tabelle, grafici.

La figura mostra una possibile configurazione dell'ambiente di lavoro di Word. Nondimentichiamo che è concessa all'utente una notevole libertà nella personalizzazione ditale ambiente.

Word presenta un'interfaccia a documenti multipli, ossia consente di visualizzarepiù documenti contemporaneamente, ciascuno nella propria finestra. Queste finestresecondarie sono contenute nella finestra principale dell'applicazione. Il menu Finestrainclude l'elenco dei vari documenti aperti: per passare tra i vari documenti è sufficienteselezionarli da questo elenco.

L'estensione tipica dei file sui quali Word opera è ".doc" per i documenti, ".dot" peri modelli di documento. Ma Word permette di lavorare anche con molti altri formati di filegrazie all'uso di appositi convertitori di formato.

Uscita da Word

Se si vuole uscire dal programma, scegliere Esci dal menu File (oppure fare clic sulpulsante di chiusura della finestra principale di Word).


Gestione dei documenti

Verranno ora descritte alcune procedurerelative all'apertura, alla creazione, alsalvataggio e alla chiusura dei documenti.

Apertura

Per aprire un documento esistente:• Fare clic sul pulsante Apri (o scegliere

Apri … dal menu File). Apparirà lafinestra di dialogo Apri .

• Nella casella Cerca in , selezionarel'unità e/o la cartella che contiene ildocumento.

• Nell'elenco delle cartelle, facendodoppio clic sulle cartelle individuare quella che contiene il documento desiderato.

• Fare doppio clic sul documento da aprire.

È anche possibile scegliere il documento da aprire dall'elenco (visualizzato nella parteinferiore del menu File) degli ultimi file usati (vedi figura seguente).


Creazione


Per creare un nuovo documento:

• Scegliere Nuovo… dal menu File. Apparirà la finestra di dialogo Nuovo.

• Per creare un nuovo documento vuoto, cliccare sulla scheda Generale, quindi fare

doppio clic sull'icona Documento vuoto. Per creare un documento basato su un

modello o su una autocomposizione (funzione che consente di impostare

automaticamente determinati tipi di documenti in base alle indicazioni fornite dall'utente

attraverso una successione di finestre di dialogo), cliccare sulla scheda appropriata,

quindi fare doppio clic sul nome del modello o sul tipo di autocomposizione desiderato.

Si può anche cliccare sul pulsante Nuovo: in questo caso verrà creato un documentovuoto in base al modello predefinito (il modello Normal).


Salvataggio

Per salvare un nuovo documento senza nome:• Fare clic sul pulsante Salva (oppure scegliere Salva con nome…, o semplicemente

Salva, dal menu File). Apparirà la finestra di dialogo Salva con nome .


• Ricordare la casella combinata Salva in • Per salvare il documento in una cartella diversa, selezionare l'unità e la cartella

desiderata utilizzando la casella Salva in e l'elenco delle cartelle. Per salvare ildocumento in una nuova cartella, cliccare sul pulsante Crea nuova cartella .

• Nella casella Nome file , digitare il nome del documento.• Fare clic su Salva .

Per salvare un documento esistente:• Fare clic sul pulsante Salva (o scegliere Salva dal menu File).

Per salvare contemporaneamente tutti i documenti aperti:• Tenendo premuto MAIUSC, scegliere Salva tutto dal menu File.

Per salvare una copia di un documento:• Aprire il documento di cui si vuole creare una copia.• Scegliere Salva con nome … dal menu File. Apparirà una finestra di dialogo.• Se si vuole salvare la copia in una cartella diversa, selezionare l'unità e la cartella

desiderata utilizzando la casella Salva in e l'elenco delle cartelle. Se si vuole salvare lacopia in una nuova cartella, cliccare su Crea nuova cartella.

• Nella casella Nome file, digitare il nuovo nome del documento.• Fare clic su Salva.

Chiusura

Per chiudere un documento:


• Scegliere Chiudi dal menu File (oppure fare clic sul pulsante di chiusura della finestrarelativa al documento).

Per chiudere tutti i documenti aperti (senza uscire dal programma):• Tenendo premuto MAIUSC, scegliere Chiudi tutto dal menu File.

Digitazione e selezione

All'avvio di Word appare un documento vuoto, denominato Documento1: una barraverticale intermittente (punto di inserimento) indica la posizione in cui verranno immessi icaratteri digitati.

Utilizziamo la tastiera per scrivere il testo. Per inserire un carattere maiuscolo,digitare il carattere tenendo premuto anche il tasto MAIUSC (SHIFT). Per inserire piùcaratteri maiuscoli consecutivi, conviene premere il tasto BLOC MAIUSC, digitare icaratteri desiderati, infine premere nuovamente il tasto BLOC MAIUSC.

Se si desidera inserire simboli o caratteri speciali non disponibili sulla tastiera, ci sipuò avvalere del comando Simbolo… del menu Inserisci.

Per cancellare il carattere che segue il punto di inserimento, utilizzare il tastoCANC; per eliminare il carattere che precede il punto di inserimento, utilizzare il tastoBACKSPACE. Per inserire una tabulazione, premere il tasto TAB.

Per spostare il punto di inserimento utilizzare le frecce di spostamento o cliccarecon il mouse nella posizione desiderata. Per spostarsi alla schermata precedente osuccessiva, utilizzare rispettivamente i tasti PGSU e PGGIÙ. Per spostarsi all'inizio o allafine della riga corrente, utilizzare rispettivamente i tasti HOME e FINE. Inoltre, il comandoVai a…del menu Modifica consente di spostare il punto di inserimento in corrispondenza dipagine, commenti, note a piè di pagina, ed altri elementi.

Anche l'uso delle barre di scorrimento verticale e orizzontale risulta utile per renderevisibili le parti del documento che eccedono i limiti della finestra.

Quando si raggiunge il margine destro del foglio, il testo va a capoautomaticamente, continuando a far parte del paragrafo corrente. Se si vuole iniziare unnuovo paragrafo, premere il tasto INVIO. Se si vuole andare a capo senza iniziare unnuovo paragrafo, utilizzare la combinazione di tasti MAIUSC+INVIO. Se si elimina unsegno di paragrafo (¶), il paragrafo successivo si unirà al precedente, e verranno applicatigli stili e la formattazione del paragrafo precedente.

Per selezionare una qualsiasi porzione di testo, utilizzare i tasti di direzione tenendopremuto il tasto MAIUSC, oppure trascinare il puntatore del mouse: il testo risulteràevidenziato.Per cancellare il testo evidenziato, premere CANC.

Spostamento e copia

Per spostare l'elemento (testo o grafica) selezionato, utilizzare i comandi Taglia(CTRL+X) e Incolla (CTRL+V), oppure trascinarlo (con il pulsante sinistro del mouse).


Per copiarlo, utilizzare i comandi Copia (CTRL+C) e Incolla (CTRL+V), oppure trascinarlotenendo premuto il tasto CTRL.

Si può spostare e copiare la selezione anche trascinandola con il pulsante destrodel mouse: in questo caso, al rilascio del pulsante apparirà un menu di scelta rapida dalquale scegliere l'opzione per lo spostamento o per la copia.

È possibile spostare o copiare non solo all'interno del documento corrente, ma anche tradocumenti diversi, nonché tra documenti creati in programmi diversi.

Utilizzo di Taglia, Copia e Incolla

• Selezionare l'elemento che si desidera spostare o copiare.• Per spostare la selezione, cliccare sul pulsante Taglia (o scegliere il comando Taglia

dal menu Modifica). Per copiare la selezione, cliccare sul pulsante Copia (o scegliere ilcomando Copia dal menu Modifica).

• Se si desidera spostare o copiare l'elemento in un altro documento, passare aldocumento di destinazione.

• Cliccare nel punto in cui si desidera inserire l'elemento.• Cliccare sul pulsante Incolla (o scegliere il comando Incolla dal menu Modifica).

Notare che nelle operazioni di Taglia, Copia eIncolla è coinvolta un'area di memoriatemporanea il cui contenuto può esserevisualizzato tramite il Visualizzatore Appunti(Clipboard).

Start �Programmi �Accessori �Utilitàdi sistema �Visualizzatore Appunti


Ricerca e sostituzione

I comandi Trova e Sostituisci permettono di trovare e sostituire testo, formatispecifici ed altri elementi speciali, inclusi segni di paragrafo ed elementi grafici. Peraccedere a queste funzioni, scegliere Trova … o Sostituisci … dal menu Modifica :apparirà una finestra di dialogo. Per utilizzare i criteri avanzati di ricerca e di sostituzione,cliccare sul pulsante Altro .

Selezionando le appropriate caselle di controllo, è possibile attivare la distinzionetra caratteri maiuscoli e minuscoli, considerare solo le parole intere, far uso dei caratterijolly per eseguire ricerche più complesse. Cliccando sul pulsante Formato , si potrannoimpostare criteri relativi a carattere, paragrafo, stile; cliccando sul pulsante Speciale , saràpossibile utilizzare caratteri speciali, come segni di paragrafo, caratteri di tabulazione,interruzioni di pagina manuali. In questo modo, è facile ad esempio trovare tutte leoccorrenze sottolineate e formattarle in grassetto.


Sostituzione di testo

• Scegliere Sostituisci… dal menu Modifica.• Nella casella Trova, digitare il testo che si desidera ricercare affinché venga sostituito.• Nella casella Sostituisci con, digitare il testo di sostituzione.• Cliccare su Trova successivo (per trovare l'occorrenza successiva), su Sostituisci (per

sostituire una occorrenza alla volta) oppure su Sostituisci tutto (per sostituireautomaticamente tutte le occorrenze).

Se si vuole annullare una ricerca in corso, premere il tasto ESC.

Correzione automatica e Glossario

La funzione di correzione automatica permette di correggere automaticamente iltesto durante la digitazione in modo tale da evitare gli errori di digitazione, ortografia egrammatica che si presentano più frequentemente. Per esempio, è possibile fare in modoche venga automaticamente inserita la maiuscola ad inizio frase, oppure che la parolaerrata "metereologia" venga sostituita durante la digitazione con la parola corretta"meteorologia".

Per impostare le opzioni desiderate, scegliere Correzione automatica … dal menuStrumenti .


Possiamo anche utilizzare la barra strumenti glossario attivabile dal menù VisualizzaBarre degli strumenti :


Il Glossario consente di memorizzare e recuperare testo o elementi grafici che sidesidera utilizzare in una fase successiva. Per esempio, è possibile memorizzare unindirizzo di uso frequente, formule di apertura e di chiusura per una lettera, un logo di unasocietà e via dicendo.

In particolare, è disponibile il Raccoglitore , una speciale voce di glossario, con cuiè possibile rimuovere e memorizzare elementi che potranno essere in seguito inseriticome gruppo in una nuova posizione del documento.

Inserimento di una voce di glossario

• Cliccare nel punto in cui si vuole inserire la voce di glossario.• Scegliere Voce di glossario dal menu Inserisci (eventualmente tenendo premuto

anche il tasto MAIUSC).• Selezionare lo stile che è associato alla voce di glossario.• Cliccare sul nome della voce di glossario da inserire.

Utilizzo del Raccoglitore( taglia multiplo )

Il Raccoglitore consente di rimuovere due o più elementi da varie posizioni,memorizzarli nel Raccoglitore e quindi inserirli come gruppo in una nuova posizione o inun altro documento. Gli elementi rimangono nel Raccoglitore in modo da poterli inserirepiù volte. Se si desidera aggiungere un gruppo diverso di elementi, è innanzituttonecessario eliminare gli elementi precedentemente inseriti.

1. Selezionare il testo o l'elemento grafico che si desidera spostare nel Raccoglitore,quindi premere CTRL+F3.

Ripetere il passaggio 1 per tutti gli altri elementi che si desidera spostare nelRaccoglitore.

2. Fare clic nel punto del documento in cui si desidera inserire il contenuto delRaccoglitore.

3. Per inserire il contenuto del Raccoglitore rimuovendolo dal Raccoglitore stesso,premere CTRL+MAIUSC+F3 .

Per inserire il contenuto del Raccoglitore senza rimuoverlo dal Raccoglitore,scegliere Glossario dal menu Inserisci , quindi fare clic su Glossario . Nella casellaImmettere le voci di glossario , fare clic su Raccoglitore e quindi sul pulsanteInserisci .

Suggerimenti

• Per visualizzare il contenuto del Raccoglitore, scegliere Glossario dal menuInserisci , fare clic su Glossario , quindi su Raccoglitore nell'elenco delle voci diglossario. Nella casella Anteprima verrà visualizzato tutto il contenuto delRaccoglitore o una sua parte.

• Per raccogliere e incollare più elementi da programmi diversi di Office è anchepossibile utilizzare gli Appunti di Office. È ad esempio possibile copiare un disegno


in Microsoft Excel, passare a Microsoft PowerPoint e copiare un elenco puntato equindi passare a Word e incollare gli elementi copiati.

Raccogliere e incollare più elementi ( alternativa al Raccoglitore )

1. Visualizzare la barra degli strumenti Appunti ( menù Visualizza �� Barre deglistrumenti ).

2. Se l'elemento che si desidera copiare si trova in un altro programma, passare a taleprogramma.

3. Selezionare l'elemento che si desidera copiare.

4. Effettuare una delle seguenti operazioni:

o Fare clic sul pulsante Copia sulla barra degli strumenti Appunti .

o Se la barra degli strumenti Appunti non è visualizzata o non è disponibile,scegliere Copia dal menu Modifica .

5. Ripetere i passaggi descritti dal punto 2 al punto 4 per copiare tutti gli elementidesiderati (fino a un massimo di 12)

6. In un programma di Office fare clic nel punto in cui si desidera incollare gli elementi.

7. Effettuare una delle seguenti operazioni:

o Se si desidera incollare tutti gli elementi, fare clic sul pulsante Incolla tuttosulla barra degli strumenti Appunti .

o Se non si desidera incollare tutti gli elementi o se l'opzione Incolla tutto nonè disponibile, è possibile incollare elementi specifici selezionando il pulsanterelativo sulla barra degli strumenti Appunti .


Controllo ortografico e grammaticale

Word consente di eseguire il controllo del documento attivo e verificare la presenzadi eventuali errori di ortografia, di grammatica e di battitura. Nel caso in cui venga rilevatoun errore, esso verrà segnalato con una sottolineatura ondulata (rossa per gli erroriortografici, verde per gli errori grammaticali) e sarà possibile correggerlo sfruttando anchegli eventuali suggerimenti forniti.

Per impostare le opzioni per il controllo dell'ortografia e della grammatica, scegliereOpzioni dal menu Strumenti e quindi fare clic sulla scheda Ortografia e grammatica .

Ad esempio, è possibile nascondere gli errori ortografici nel documento, ignorare leparole maiuscole o le parole con numeri. Inoltre, è consentita anche la possibilità diutilizzare dizionari personalizzati (ai quali aggiungere termini non presenti nel dizionarioprincipale) o supplementari (medicina, diritto, lingue diverse).

Il controllo ortografico e grammaticale può essere eseguito in due modi :

• automaticamente durante la digitazione• oppure dopo aver creato il documento scegliendo il comando Controllo

ortografia e grammatica … (o premendo il tasto funzione F7) dal menuStrumenti .


In quest'ultimo caso, è possibile decidere se si desidera visualizzare, al termine delcontrollo, le statistiche di leggibilità del documento: queste statistiche includonoinformazioni (numero di caratteri, di parole, di frasi e di paragrafi, indici di leggibilità, medievarie come caratteri per parola o frasi per paragrafo, percentuali relative all'uso più o menocomune delle parole usate) che permettono di capire se il documento sia di facile o didifficile lettura.

Formattazione di caratteri

Per modificare l'aspetto dei caratteri è sufficiente selezionarli e quindi applicare unformato.Si ricorda che per la selezione si può usare il mouse trascinando il puntatore sopra il testotenendo premuto il tasto sinistro, oppure utilizzare le frecce di spostamento mantenendopremuto il tasto MAIUSC (SHIFT) della tastiera.

Per applicare un formato, scegliere il comando Carattere … dal menu Formato (ocliccare col pulsante destro, quindi scegliere il comando Carattere… dal menu di sceltarapida). Apparirà la finestra di dialogo Carattere: selezionare le opzioni desiderate, quindicliccare sul pulsante OK per applicarle.

In particolare, è possibile scegliere:• Tipo (per esempio Times New Roman, Arial, Courier New)• Dimensione (in punti)• Stile (normale, corsivo, grassetto, grassetto corsivo)• Sottolineatura (nessuna, singola, doppia)• Colore• Effetti vari (tra cui barrato, apice, pedice, ombreggiatura, maiuscoletto, nascosto)• Animazioni• Accentuare apici, pedici, spaziature tra caratteri


Formattazione di paragrafi

Per modificare la formattazione di un paragrafosi può agire sui seguenti elementi:

• Allineamento (a sinistra, centrato, a destra,giustificato)

• Livello struttura (corpo del testo, Livello 1,…, Livello 9)

• Rientri (a sinistra, a destra, prima riga,sporgente)

• Spaziatura fra paragrafi (prima, dopo)

• Interlinea (singola, una volta e mezzo,doppia)

• Tabulazioni.

Dopo aver selezionato il paragrafo da formattare, scegliere il comando Paragrafo… dalmenu Formato (o cliccare col pulsante destro, quindi scegliere il comando Paragrafo… dalmenu di scelta rapida). Apparirà la finestra di dialogo Paragrafo: selezionare le opzionidesiderate, quindi cliccare sul pulsante OK per applicarle.


Il righello

Se il righello orizzontale non è visualizzato, scegliere Righello dal menu Visualizza .

rientro prima riga rientro sporgente rientro sinistro rientro destro

Creazione di un rientro prima riga

1. Selezionare il paragrafo a cui si desidera applicare il rientro.

2. Sul righello orizzontale trascinare l'indicatore di Rientro prima riga nella posizionedove si desidera che il testo abbia inizio.

Suggerimenti

• Per creare un rientro prima riga è possibile utilizzare la caratteristica Doppio clic emodifica. Passare in Visualizzazione Layout di stampa oppure in VisualizzazioneLayout Web. All'inizio del nuovo paragrafo, spostare il puntatore fino a visualizzarel'icona del rientro sinistro . Fare doppio clic e iniziare a digitare il testo. Mentre sidigita, si noterà che l'indicatore di rientro prima riga è stato spostato nel punto in cuisi è fatto doppio clic.

Per attivare la caratteristica Doppio clic e modifi ca Scegliere Opzioni dal menuStrumenti , fare clic sulla scheda Modifica , selezionare la casella di controlloConsenti modifiche nel punto di doppio clic , quindi fare clic su OK.


• Per specificare l'impostazione del rientro prima riga è possibile utilizzare le opzionifornite nella scheda Rientri e spaziatura (menu Formato , comando Paragrafo ).Nell'elenco Speciale nella casella di gruppo Rientri , selezionare Prima riga eimpostare le opzioni desiderate. Per ottenere informazioni su un'opzione, fare clicsul punto interrogativo e quindi sull'opzione. Le modifiche apportate si rifletterannonell'area di anteprima, così da poter scegliere tra diverse soluzioni.


Creazione di un rientro sporgente

1. Selezionare il paragrafo in cui si desidera creare un rientro sporgente.

2. Nel righello orizzontale trascinare l'indicatore Rientro sporgente nella posizioneiniziale del rientro.

Suggerimento Per una maggiore precisione nell'impostazione del rientro sporgente, fareclic sul comando Paragrafo del menu Formato e scegliere la scheda Rientri espaziatura . Nell'elenco Speciale in Rientri , selezionare Sporgente . Nella casella Rientradi impostare la quantità di spazio per il rientro sporgente. I risultati dell'impostazionevengono visualizzati in anteprima, in modo che sia possibile fare delle prove prima didecidere l'impostazione finale.

Creazione di un rientro negativo

1. Selezionare il paragrafo di cui si desidera ridurre o estendere il rientro fino almargine sinistro.

2. Sul righello orizzontale, trascinare l'indicatore di Rientro sinistro nella posizione incui si desidera iniziare il paragrafo.

Suggerimento Per modificare il rientro destro di tutte le righe del testo del paragrafoselezionato, trascinare l'indicatore di Rientro destro .

Sul righello possiamo anche posizionare la tabulazioni scegliendole da : eposizionandole sulla scala numerata

Vista l’importanza dell’argomento si riportano alcune schermate d’esempio relative allastesura della presente dispensa:


Proviamo adesso a vedere dei casi tipici di utilizz o comune:

notare l’utilizzo di MAIUSC (SHIFT) INVIO per andare a capo

notare l’utilizzo di MAIUSC (SHIFT) INVIO per andare a capo e del tabulatore dopo i duepunti.

notare l’utilizzo di MAIUSC (SHIFT) INVIO per andare a capo e l’uso della centratura.


Bordi e sfondi

È possibile modificare l'aspetto del documento aggiungendo bordi e sfondi al testoselezionato, a paragrafi ed a tabelle. Si può anche aggiungere un bordo attorno allepagine.

Per eseguire la formattazione, dopo aver selezionato l'elemento desideratoscegliere il comando Bordi e sfondo… dal menu Formato. Apparirà la finestra di dialogoBordi e sfondo, la quale contiene tre schede: Bordi, Bordo pagina, Sfondo . Le prime dueschede consentono di impostare il tipo di bordo e gli attributi della linea del bordo (stile,colore, spessore); la terza scheda consente di scegliere il colore di riempimento e lecaratteristiche (stile, colore) di un eventuale motivo. Si fa notare che il bordo applicato può essere superiore, inferiore, sinistro, destro, esterno(include tutti i precedenti), orizzontale interno, verticale interno, interno (include i dueprecedenti), oppure può essere una determinata combinazione dei precedenti (inparticolare, tutti i bordi).Per rimuovere un bordo o uno sfondo, è sufficiente selezionare l'opzione Nessuno nellerispettive schede.


Si fa notare la differenza tra l’azione rivolta ad un paragrafo e quella rivolta al testo (vedigli esempi seguenti):


questo è un testo bordato

questo è un testo con sfondo

questo è un paragrafo bordato

questo è un paragrafo con sfondo

questo è un testo bordato e con sfondo

questo è un paragrafo bordato e con sfondo

Si ricorda che a lezione si è data come regola empirica per individuare il paragrafo quelladi esaminare gli indicatori di paragrafo

questa è una pagina bordata (dedicata per ovvie ragioni alle corsiste;))Se non si dovessero notare sono dei cuoricini!!!


Il problema maggiore a questo punto è quello di stampare un’eventuale bordo che avessimesso nella pagina.

A questo proposito si ricorda che bisognerà fare delle prove con il proprio tipo distampante, ma che in ogni caso si dovrà procedere alla regolazione di alcuni parametri:

• Nel menù File � Imposta pagina dovrò regolare la distanza dal bordodell’Intestazione e del Piè di pagina (vd anche più avanti)

• Nella scheda bordo pagina dovrò agire sulle opzioni tramite il pulsante apposito eregolare la misura in punti di distanza della bordatura dal bordo pagina o dal testo .


Formattazione con gli stili

Uno stile è un insieme di formati, quali tipo e dimensione dei caratteri e rientri, cheviene memorizzato come gruppo con un nome specifico. Quando si applica uno stile altesto selezionato, vengono applicate contemporaneamente tutte le istruzioni diformattazione contenute nello stile. È come se si eseguisce contemporaneamente uninsieme di passaggi che portano al risultato finale.

Per applicare uno stile, selezionare il testo che si desidera formattare e quindiselezionare il nome dello stile nella casella Stile della barra degli strumenti Formattazione.

Gli stili consentono di applicare un intero gruppo di formati di carattere e diparagrafo con un'unica operazione, così da rendere più semplice e veloce la formattazionedei documenti.

Utilizzando gli stili, per modificare tutto il testo formattato con uno specifico stile, èsufficiente ridefinire solo quello stile.

Sono disponibili stili di paragrafo e di carattere. Lo stile di paragrafo è un insieme diformati di carattere e di paragrafo; lo stile di carattere è una combinazione di formati dicarattere. Uno stile di paragrafo controlla tutti gli aspetti relativi al paragrafo, comel'allineamento del testo, i punti di tabulazione, l'interlinea, i bordi e può includere anche laformattazione di carattere. Uno stile di carattere controlla i vari aspetti relativi al carattere,come il tipo, la dimensione, e i formati grassetto, corsivo e sottolineato.


Vediamo come creare uno stile personalizzato:• Dal menù Formato selezionare Stile• Cliccare il pulsante nuovo• Selezionare il Tipo di stile (paragrafo o carattere)• Definirne il nome• Selezionare lo stile di partenza (In base a: ):• Definire lo stile per il paragrafo successivo• Scegliere dal pulsante formato l’aspetto voluto.

(l’effetto non è dei migliori, devo dire;))

Attenzione: le prime volte esercitatevi su documenti nuovi, non su documenti che statemodificando o terminando!!!!!!!!


Formattazione automatica(Fare particolare attenzione!!)

Dal menù Formato scegliere Formattazione automatica

Cliccando il pulsante Opzioni possiamo personalizzare le regole per la formattazioneautomatica


Con la Formattazione automatica viene resa possibile la creazione di documenti formattatiautomaticamente, in modo tale che l'utente possa rivolgere maggiormente la suaattenzione ai contenuti.

In pratica ogni paragrafo viene analizzato per individuarne la funzione neldocumento, ossia per vedere se ad esempio si tratta di un titolo o di una voce di un elenconumerato; in base ai risultati di questa analisi, viene applicato al paragrafo lo stile che èstato ritenuto più appropriato.

La formattazione automatica può essere eseguita in due modi :1- automaticamente durante la digitazione,2- oppure dopo aver creato il documento scegliendo il comando

Formattazione automatica … dal menu Formato .3- Attenzione alla scelta

In quest'ultimo caso, dopo aver eseguito la formattazione automatica, è possibile rivederele modifiche per decidere se accettarle o rifiutarle.


Per impostare le opzioni di Formattazione automatica , scegliere Correzioneautomatica … dal menu Strumenti ; apparirà la finestra di dialogo Correzione automatica.

Cliccare sulla scheda Formattazione automatica (e si ritorna al caso precedente) oppuresulla scheda Formattazione automatica durante la digitazione.

È possibile, ad esempio, decidere di formattare automaticamente elenchi puntati enumerati, applicare automaticamente gli stili da Titolo 1 a Titolo 9 ai titoli, sostituire levirgolette semplici con quelle inglesi, sostituire le frazioni (come 3/4) con caratterifrazionari (¾), creare un nuovo stile di paragrafo in base alla formattazione manualeapplicata al documento.


Elenchi puntati e numerati

L'uso di elenchi puntati o numerati può rendere più comprensibile la presentazionedi argomenti che ben si adattano ad essere esposti in maniera schematica.

Per aggiungere punti elenco o numeri, selezionare le voci interessate, quindicliccare rispettivamente sul pulsante Elenco puntato o Elenco numerato .

È anche possibile scegliere il comando Elenchi puntati e numerati… dal menuFormato, il quale permette di personalizzare il carattere punto elenco e lo stile dinumerazione; inoltre, consente di utilizzare gli elenchi a struttura, preziosi nella creazionedi documenti tecnici e legali.

Se si vuole creare un elenco puntato o numerato automaticamente durante la

digitazione, digitare rispettivamente * oppure 1. seguito da uno spazio o una tabulazione,

quindi il testo desiderato. Premendo INVIO: verrà inserito automaticamente il punto elenco

o il numero successivo. Per terminare l'elenco premere due volte INVIO, oppure premere

BACKSPACE così da cancellare l'ultimo punto elenco o numero dall'elenco.

Per rimuovere i punti elenco o i numeri, selezionare le voci interessate e fare clicrispettivamente sul pulsante Elenco puntato o sul pulsante Elenco numerato in modo dadeselezionarlo.

Gli elenchi puntati e numerati possono anche essere personalizzatiSi riportano di seguito le procedure:


• Selezionare dalla finestra aperta tramite il menù Formato il tipo di punto elenco dapersonalizzare o cambiare

• Cliccare poi sul pulsante personalizza

• Tramite i pulsanti Carattere e Punto elenco effettuare le modifiche del caso econfermare le scelte con OK fino a ritornare alla pagina su cui si stava lavorando.

• La stessa procedura si effettua anche per cambiare gli elenchi numerati con unaleggera differenza nella finestra personalizza


La struttura è quella che ci permette di personalizzare il modo di rientrare degli elenchi, lanidificazione, e lo stile. (Si consiglia di esaminare le varie opzioni con prudenza).

Pulsante per la gestione dei rientri.

nota: se ci si dovesse accorgere di aver fatto un po’ di pasticci, basterà utilizzare ilpulsante reimposta posto nella finestra principale e tutto ritornerà come prima.


Modelli

Un modello è un tipo di documento che contiene le informazioni specifiche perl'impostazione di base dei documenti. È conveniente servirsi di un modello quando sidevono creare documenti con caratteristiche simili.

I modelli possono includere i seguenti elementi:• Testo o formattazione• Stili• Voci di glossario• Macro• Assegnazioni di menu e tasti di scelta rapida• Barre degli strumenti personalizzate.

Si può facilmente creare un modello aprendo un documento contenente gli elementiche si desidera utilizzare, effettuare le modifiche volute, e salvarlo come modelloscegliendo modello di documento dal tipo di file della finestra salva con nome.

All’apertura del documento (File � Nuovo) scegliere il modello salvato e l’aspetto saràquello che si era deciso.

La tecnica è più o meno quella che si usa quando si fanno le fotocopie dei documentioriginali, ottenendo in definitiva una istanza di lavoro.

Sarà possibile anche creare una cartella contenente i propri modelli creandola comesottocartella della cartella modelli di Office e salvandovi i file modello(nell’esempio lacartella miei ).


Word mette a disposizione dell'utente svariati modelli, tra cui lettere, fax, promemoria,relazioni, curriculum.

Il modello Normal è un modello generico predefinito i cui elementi possono essereutilizzati con qualsiasi documento. Quando si avvia Word oppure si fa clic sul pulsanteNuovo, viene creato un documento basato su questo modello. È possibile personalizzare ilmodello Normal. Se Word non trova il modello Normal (ossia il file Normal.dot), vienecreato un nuovo modello Normal con impostazioni standard.

Nota: nella fase di salvataggio del modello, quando scegliamo il tipo file *.dot (modello didocumento), Word ci “indirizza” subito nella cartella dei modelli.

A questo punto potrei creare una cartella utilizzando il pulsante Crea nuova cartella esalvarvi dentro il nuovo modello.


Aspetto della pagina

Per modificare l’aspetto della pagina, prendere in considerazione i seguenti elementi

(analizzati di seguito):

1) Margini (superiore, inferiore, sinistro, destro)

2) Dimensioni del foglio (larghezza, altezza)

3) Orientamento della pagina (verticale, orizzontale)

4) Numeri di pagina

5) Numeri di riga

6) Intestazioni e piè di pagina

7) Allineamento verticale del testo (in alto, centrato, giustificato)

8) Colonne tipo giornale.

Margini

File � Imposta pagina

Selezionare la scheda Margini per indicare le misure dei margini del documento che

stiamo utilizzando, l’eventuale rilegatura, e le pagine affiancate se dobbiamo utilizzare una

stampa fronte-retro.


Le opzioni modificate saranno visibili nell’anteprima a destra.

Allo stesso modo selezionare la scheda Dimensioni per impostare il formato del foglio e il

suo orientamento.


Se dovessimo creare documenti con i numeri di riga selezionare la scheda Layout ,

cliccare il pulsante Numeri di riga , Aggiungi numeri di riga e confermare con OK

La pagina risulterà come la figura seguente (dove si sono simulate le righe utilizzando il

tasto INVIO):

Si ricorda che il pulsante predefinito che compare nelle finestre serve a impostare WORD

affinché tutti i nuovi documenti basati sul modello normal abbiano le impostazioni scelte

prima di schiacciare il pulsante.


Interruzioni di pagina e di sezione

Quando una pagina è completa, viene automaticamente inserita un'interruzione dipagina. È anche possibile inserire un'interruzione di pagina manuale per forzare l'inizio diuna nuova pagina.

Per fare in modo che un documento sia suddiviso in più parti (sezioni) aventiciascuna una particolare formattazione (per quel che riguarda, ad esempio, i margini,l'orientamento delle pagine, le intestazioni, la numerazione delle pagine, il numero dicolonne), è sufficiente utilizzare le interruzioni di sezione.

Un documento privo di interruzioni di sezione è considerato come una singolasezione.

Per inserire interruzioni di pagina e di sezione, scegliere il comando Interruzione dalmenu Inserisci .


Ricordiamoci che abbiamo a disposizione anche la Gu ida in linea!!!!!!


Colonne tipo giornale

Utilizzando le colonne tipo giornale, il testo scorre dalla fine di una colonna all'iniziodella successiva. È possibile separare le varie colonne con delle linee verticali.

Per formattare una sezione del documento in colonne multiple, fare clic in un puntoqualsiasi della sezione e scegliere il comando Colonne … dal menu Formato (oppurecliccare sul pulsante Colonne presente sulla barra degli strumenti Standard).

Un uso combinato delle colonne e delle interruzioni consente di ottenere divisioni dellapagina di questo tipo (vd figura seguente di cui si riportano i passaggi fondamentali):

• Simuliamo la scrittura del testo utilizzando il tasto INVIO da tastiera• Facciamo un po’ di righe per creare la parte dell’intestazione• Dal menù formato � colonne scegliamo il numero 3 colonne• Nella parte inferiore della finestra selezioniamo dalla casella combinata l’opzione da

questo punto in poi

• Confermiamo con OK• Nella prima colonna simuliamo la scrittura di alcune righe• Per passare alla seconda colonna inseriamo una interruzione di colonna • Simuliamo ancora le righe• Ripetiamo l’inserimento dell’interruzione di colonna• Nella terza colonna simuliamo ancora delle righe• Dal menù formato colonne scegliamo 2 colonne ricordandoci di applicare l’opzione

da questo punto in poi


• La procedura poi si ripete in maniera iterativa, ricordando che nell’ultima colonnanon conviene inserire una interruzione di colonna, utilizzata invece per poterinizializzare alla scrittura le colonne intermedie

Le zone così ottenute, le sezioni 1, 2, 3, 4, possono essere poi modificate ricordandosi diposizionarsi in un punto all’interno della sezione e utilizzando l’opzione applica a questasezione.

Si ricorda che è possibile regolare anche la larghezza delle colonne e la loro distanzaagendo sui regolatori della finestra di impostazione del numero di colonne (ricordarsi ditogliere la spunta Stessa larghezza per tutte le colonne ).


Intestazioni e piè di pagina

Le intestazioni o i piè di pagina vengono in genere utilizzati nei documenti stampati.È possibile creare intestazioni e piè di pagina contenenti testo o grafica, quali i numeri dipagina, la data oppure il logo di una società, il titolo o il nome file del documento o il nomedell'autore, che vengono stampati rispettivamente nel margine superiore o inferiore di ognipagina del documento.

Relativamente a queste dispense abbiamo ad esempio:

È possibile utilizzare la stessa intestazione o piè di pagina per tutto il documento oppuresolo per una parte. Utilizzare ad esempio intestazioni o piè di pagina univoci per la primapagina oppure non inserirli del tutto. È inoltre possibile utilizzare intestazioni e piè dipagina differenti su pagine pari o dispari o per parte di un documento (si pensi ad esempioalla stampa fronte retro).

Per impostare Intestazioni e pièdi pagina differenti per la primapagina e per le pagine pari edispari si deve ricorrere almenù File � Imposta pagina� Layout e impostare come infigura:


Poi bisognerà procedere all’inserimento dei caratteri e degli oggetti voluti.L’effetto dovrebbe essere simile al seguente (in cui si è volutamente esagerato!):


Le intestazioni e i piè di pagina vengono visualizzati solo nella visualizzazione Layout distampa e nei documenti stampati, ma non nella visualizzazione Layout Web o nei browser.

Nella figura seguente si riporta un esempio di intestazione con Wordart a tutta pagina perfar notare che la zona della intestazione non è vincolante per il posizionamento deglioggetti:


Quando si salva un documento come pagina Web, le intestazioni e i piè di pagina nonvengono più visualizzati o stampati. Rimangono tuttavia nel documento Web in modo dapoterli visualizzare quando si torna al documento in formato .doc.(si veda più avanti per i tipi di visualizzazione)

Esempio di una visualizzazione Web di due pagine precedenti (notare prima del titolo lamancanza della intestazione e del piè di pagina):

Nota : Se si crea una pagina Web in cui vengono utilizzati i frame, è anche possibilecreare un'intestazione o un piè di pagina aggiungendo un frame intestazione oaggiungendo un frame piè di pagina (vd frame più avanti).


Creazione di un'intestazione o un piè di pagina(procedura)

1. Scegliere Intestazioni e piè di pagina dal menu Visualizza .

2. Per creare un'intestazione, inserire il testo o la grafica nell'area dell'intestazioneoppure fare clic su un pulsante della barra degli strumenti Intestazione e piè dipagina .

Per inserire Fare clic su

Numeri di pagina e numero di paginedel documento

Inserisci numeri di pagina e numero

di pagine

Data corrente Inserisci data

Ora corrente Inserisci ora

Elementi comuni quali il numerocomplessivo delle pagine (Pagina 1 di10), il nome del file, oppure il nomedell'autore

Inserisci voce di glossario , quindi fare clicsull'elemento desiderato.

3. Per creare un piè di pagina, fare clic su Alterna intestazione/piè di pagina perpassare all'area dell'intestazione o del piè di pagina, quindi ripetere il passaggio 2.

4. È anche possibile impostare le proprietà della numerazione utilizzando


5. Al termine fare clic su Chiudi .

Nota: Il testo o la grafica inseriti in un'intestazione o un piè di pagina vengono allineati a

sinistra in modo automatico. È possibile centrare un elemento oppure includere più

elementi, ad esempio la data allineata a sinistra e il numero di pagina allineato a

destra. Per centrare un elemento, premere TAB. Per allineare un elemento a

destra, premere due volte TAB.


Creazione di intestazioni e piè di pagina diversiper pagine pari e dispari

(procedura)

1. Scegliere Intestazione e piè di pagina dal menu Visualizza .

2. Sulla barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina fare clic su Impostazionepagina .

3. Scegliere la scheda Layout .

4. Selezionare la casella di controllo Diverse per pari e dispari , quindi fare clic suOK.

5. Se necessario passare all'area Intestazione pagine pari oppure Piè di paginapagine pari .

6. Creare l'intestazione o il piè di pagina per ogni pagina pari (vd esempi più indietro).

7. Per spostarsi nell'area dell'intestazione o del piè di pagina di ogni pagina dispari ecreare l'intestazione o il piè di pagina successivi, fare clic su Mostra successiva

sulla barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina .

Nota: Le intestazioni o i piè di pagina delle pagine pari e dispari vengono inseriti in modo

automatico in tutto il documento. Se, tuttavia, si divide il documento in più sezioni e

si interrompe il loro collegamento, è possibile impostare intestazioni o piè di pagina

diversi per pagine pari e dispari.


Frame

(Il paragrafo può essere saltato dalla maggior parte dei lettori trattandosi di concetti relativialla creazione di pagine Web, indirizzati a corsi avanzati)

Per quanto riguarda i frame si riporta quanto presente nella guida in linea


Immagini e grafica

È possibile arricchire i documenti di Word grazie all'inserimento e alla creazione di oggettigrafici (l’immagine della finestra cambia a seconda delle diverse versioni).


Word mette a disposizione una raccolta di immagini ClipArt (figura precedente), le qualipossono essere facilmente inserite scegliendo il comando Immagine dal menu Inserisci ,quindi scegliendo ClipArt … .Questa raccolta comprende molte categorie di immagini e può essere personalizzata.

Una volta scelta l’immagine da inserire utilizzare il pulsante inserisci (Word 97) o cliccaresopra l’immagine e alla comparsa del “fumetto” cliccare il primo pulsante.

È anche possibile inserire immagini create in altri programmi.Word riconosce numerosi formati di file grafici (per esempio, bmp, dib, wmf, emf, jpg, etanti altri, in base ai filtri grafici installati).

Per inserire tali immagini, scegliere il comando Immagine dal menu Inserisci, quindiscegliere il comando Da file … .

In alternativa è possibile usare taglia-copia-incolla lavorando con un editor grafico eimportare gli oggetti in Word.

Ad esempio usiamo Paint, fornito con Windows.


Possiamo sia elaborare oggetti e poi reimportarli, sia crearne di nuovi e quindi incorporarliin Word.Vediamo qualche esempio.Partiamo dalla creazione di un nuovo oggetto :

• Si apra Paint utilizzando Start � Programmi � Accessori � Paint• Si dia sfogo alla propria fantasia e si disegni un oggetto

• Si evidenzi la parte dell’oggetto che si desidera importare utilizzando l’apposito

strumento • Dal menù modifica si selezioni taglia o copia a seconda che si voglia eliminare

l’originale o solo copiarlo• Si ritorni in Word e si posizioni il puntatore nella posizione in cui si vuole

incollare l’oggetto• Dal menù modifica scegliere incolla


Nota: i comandi taglia-copia-incolla sono disponibili anche facendo clic con il tasto destrodel mouse o utilizzando gli appositi pulsanti.

Modifica di un oggetto (ad esempio una Clipart):

• Si inserisca in Word la Clipart che si vuole modificare• La si evidenzi cliccandoci sopra• Dal menù modifica scegliere taglia (o copia)• Si apra Paint• Dal menù modifica scegliere incolla• Si facciano le modifiche• Si riporti in Word seguendo la procedura di prima

Ad esempio vedere il risultato seguente

ORIGINALE MODIFICATO


È possibile effettuare modifiche sugli oggetti inseriti anche all’interno di Word, utilizzandole apposite barre degli strumenti contestuali che compaiono quando si clicca sopral’oggetto (se non dovessero comparire le barre vedere la sezione più avanti sulle barrestrumenti).

Ad esempio la barra degli strumenti Disegno consente di creare nuove immaginiutilizzando le forme (linee, forme, frecce, diagrammi di flusso, stelle e decorazioni, callout),eventualmente aggiungendo del testo agli oggetti di disegno, scegliendo i colori diriempimento e delle linee, e sfruttando effetti come l'ombreggiatura e il 3D.

Con WordArt si è in grado di creare speciali effetti di testo: scegliere il comando


vediamo alcuni esempi di utilizzo

• Inseriamo una forma• Clicchiamo sulla forma• Compariranno le maniglie di editing

• Utilizziamo il pulsante per variarne la rotazione

• Agendo sulle maniglie verdi con il tasto sinistro del mouse si ottiene la rotazionedella figura

• Possiamo anche colorarla utilizzando il pulsante , per cambiare il colore delle

linee , per cambiarne lo spessore e il tipo


Proviamo adesso ad agire su un rettangolo:

• Oltre alle operazioni precedenti si potrebbe cambiare l’effetto tridimensionale

ottenendo gli effetti seguenti

Scegliendo Formato Immagine (in questo caso, ma dipende dal tipo di oggetto su cui silavora) si attiva una finestra in cui sono raccolti sostanzialmente i comandi delle barrestrumenti, e qualche altra opzione in più.

Agendo sulle diverse schede si hanno a disposizione molteplici parametri da potermodificare.Merita una considerazione particolare Layout in cui possiamo regolare il comportamentodel testo nei confronti dell’oggetto inserito.


Si fa presente che quando si seleziona una opzione diversa da In linea con il testo , oSopra sotto , il menù contestuale presenta delle voci aggiuntive.Ad esempio Ordine , con la quale è possibile regolare il livello di sovrapposizione di piùoggetti.

Oppure Raggruppa , con il quale è possibile scorporare l’oggetto nelle sue componentielementari

Riuscite a capire di che oggetto si trattava prima di scomporlo???????


Vediamo degli esempi di sovrapposizione di oggetti relativamente ad un testo scritto dicui si cambia il colore per non confonderlo (le tecniche utilizzate sono le stesse usate perla realizzazione di questa dispensa):

Disattivare tutti i programmi antivirus in esecuzione sulcomputer. Se infatti queste utilità vengono lasciate infunzione durante l'installazione, è possibile che il computercessi di rispondere.NOTA: alcuni computer presentano funzionalità antivirusincorporate nel sistema. Se questa caratteristica vienelasciata attivata nelle impostazione del BIOS/CMOS, èpossibile che vengano visualizzati messaggi di erroreindicanti attività di tipo virale o modifiche del record diavvio principale. È necessario consentire chevengano apportate queste modifiche perchél'installazione venga completatacorrettamente. Per ulteriori informazioni,consultare la documentazione allegataal software antivirus.Eseguire ScanDisk per rilevare e correggereeventuali problemi relativi al disco o ai dischi rigidi.Chiudere tutti i programmi in esecuzione. Questo significa anche disattivare eventualiscreen saver, le impostazioni della Gestione avanzata del risparmio energetico e altriprogrammi che potrebbero causare il blocco del programma di installazione. Perulteriori informazioni, vedere "Esecuzione di un avvio minimo".


Casella di testosottounogget

Oggetto sovrapposto al testo

Casella di testosopraunoggett

Incorniciato, come il gallo

Tabelle

Possiamo agire sulle tabelle utilizzando il menù Tabella oppure la barra degli strumentiTabelle e bordi .

Una tabella è costituita da righe e colonne di celle in cui è possibile inserire testo oelementi grafici: si è così in grado di creare colonne affiancate contenenti testo e oggetti ditipo diverso.


A1 B1 C1 D1 E1A2 B2 C2 D2 E2

il nome di ogni cella è dato da lettera e numero (come Excel)

Utilizzando le tabelle si possono risolvere vari problemi relativi alla creazione di particolaridisposizioni degli elementi nella pagina, eventualmente rendendo invisibili i bordi dellagriglia.

Si fa presente che una cella di una tabella è identificata da un indicatore , visibile o

meno a seconda che sia cliccato il Mostra/Nascondi

Si ricorda quanto visto su Bordi e Sfondi , scegliendo applica a Tabella o Cella la nuovaformattazione.

Vedere anche formattazione automatica dal menù Tabella .

Le tabelle possono essere adoperate anche per allineare numeri in colonne, per ordinarli eper eseguire elaborazioni su di essi.

È possibile creare una nuova tabella vuota nelle cui celle inserire il testo, oppureselezionare e convertire in tabella i paragrafi esistenti nei quali le colonne siano separateda un carattere quale una tabulazione. Inoltre si può anche creare una tabella prelevandole informazioni da una fonte dati esistente, per esempio un database o un foglio di calcolo.

Per creare tabelle complesse, scegliere il comando Disegna tabella dal menu Tabella(oppure cliccare sul pulsante Tabelle e bordi sulla barra degli strumenti Standard).Apparirà la barra degli strumenti Tabelle e bordi (con il pulsante Disegna tabellapremuto), e il puntatore del mouse assumerà la forma di una penna trascinando la qualesarà facile ottenere la tabella desiderata.


Una volta creata la tabella, si può modificarla aggiungendo o rimovendo righe ecolonne, unendo o dividendo le celle, variando l'altezza e la larghezza delle celle,personalizzando bordi e sfondi.

Per variare l’altezza delle righe possiamo utilizzare il mouse tenendolo cliccatosulle linee orizzontali e trascinandolo. Lo stesso per le colonne.

Righe colonneOppure utilizzare le proprietà tabella , scheda riga , colonna o cella e scegliere le

opzioni e le misure desiderate.

Possiamo inoltre impostare la stessa misura per tutte le righe (lo stesso per lecolonne) utilizzando Adatta dopo aver evidenziato le righe interessate.


Creazione rapida di una tabella semplice1. Fare clic nel punto in cui si desidera creare una tabella.

2. Fare clic su Inserisci tabella sulla barra degli strumenti Standard oppurescegliere Inserisci dal menù Tabella .

3. Trascinare il puntatore del mouse per selezionare il numero di righe e colonnedesiderato o indicarne il ,numero nelle apposite caselle.


Nota: È possibile utilizzare il comando Formattazione automatica tabella per darerapidamente un aspetto ordinato a una tabella utilizzando i bordi, i caratteri e glisfondi disponibili.

Creazione di una tabella complessa1. Fare clic nel punto in cui si desidera creare la tabella.

2. Scegliere Disegna tabella sulla barra degli strumenti Tabelle e bordi, oppuredisegna Tabella dal menù Tabella .

Il puntatore si trasformerà in una matita.

3. Per definire i limiti esterni della tabella, disegnare un rettangolo, quindi disegnaredentro al rettangolo le linee delle colonne e delle righe.


Quando si converte un testo in tabella si utilizzano caratteri separatori per indicare laposizione delle nuove colonne. Le nuove righe verranno iniziate automaticamente incorrispondenza dei segni di paragrafo. Se come caratteri separatori si scelgono anche isegni di paragrafo il testo verrà convertito in una tabella con una sola colonna.

1. Indicare i punti in cui si desidera suddividere il testo in colonne inserendo i caratteriseparatori desiderati.

Ad esempio, usando gli spazi come carattere separatore:

voglio convertire questo testo in tabella

2. Selezionare il testo che si desidera convertire.


3. Scegliere Converti dal menu Tabella , quindi fare clic su Testo in tabella .

4. In Separa il testo a , fare clic sull'opzione per il carattere separatore desiderato.

5. Selezionare le opzioni desiderate ed eventualmente la formattazione automatica.

Il risultato sarà simile al seguente:

voglio convertire questo testo in tabella


Modifica della posizione del testo in una tabella

Modifica dell'orientamento del testo

In base all'impostazione predefinita il testo all'interno delle celle della tabella, dei callout,delle caselle di testo e delle forme viene allineato orizzontalmente. È però possibilecambiare l'orientamento del testo in modo che venga visualizzato in verticale.

Tes

tove

rtic

ale Testo orizzontale

Testo

verticale

Modifica dell'allineamento del testo

Sarà anche possibile cambiare l’allineamento orizzontale e verticale utilizzando ipulsanti di figura.

Testo normaleTesto centrato verticalmente e

orizzontalmente


Note: Le tabelle molto lunghe vengono suddivise in corrispondenza delle interruzioni dipagina. Se la tabella viene suddivisa su più pagine è opportuno disporre la tabellain modo che le informazioni vengano visualizzate nella posizione desiderata.Eventualmente spezzare la tabella utilizzando Dividi tabella.

Ripetizione dei titoli su tutte le pagine: Se alla tabella è associato un titolo èpossibile fare in modo che il titolo venga automaticamente visualizzato nella partesuperiore di ciascuna pagina utilizzando Ripeti righe del titolo nel menù Tabella .

Controllo della suddivisione della tabella: In base all'impostazione predefinita,quando viene inserita un'interruzione di pagina in corrispondenza di una riga digrandi dimensioni, questa verrà suddivisa tra le due pagine. È possibile impedireche una riga di una tabella venga suddivisa tra due pagine e impostare il punto incui la tabella verrà suddivisa tra due pagine utilizzando CTRL+INVIO.

Utilizzo di tabelle come fogli di calcolo

È possibile utilizzare le tabelle per eseguire operazioni normalmente effettuate tramite unfoglio di calcolo. Ad esempio è possibile ordinare le voci della tabella in ordine alfabetico e

numerico o in base alla data , calcolare la somma di una riga o di una colonna dinumeri della tabella oppure eseguire altri calcoli, quali il calcolo della media.

Tabella � Formula

6 105 15

SOMMA=11 MEDIA=12,5

Le scritte SOMMA= e MEDIA= sono state aggiunte prima della formula.

(Resto dell’avviso che conviene comunque usare l’EXCEL!!!!!!)


Spostamento di una tabella (Word 2000)1. Tenere fermo il puntatore sulla tabella finché appare un quadratino di spostamento

nell'angolo superiore sinistro della tabella.

2. Tenere fermo il puntatore sul quadratino di spostamento finché appare unquadratino di spostamento a quattro frecce.

3. Trascinare la tabella nella nuova posizione.

Allineamento di una tabella in una pagina

1. Fare clic sulla tabella.

2. Scegliere Proprietà tabella dal menu Tabella , quindi fare clic sulla schedaTabella .

3. Nella casella di gruppo Allineamento selezionare l'opzione desiderata.

Per impostare un rientro specifico se la tabella è stata allineata a sinistra, immetterela misura desiderata nella casella Rientro da sinistra .

Nota: Per allineare rapidamente una tabella su una pagina, selezionare la tabella, quindiutilizzare i pulsanti di allineamento sulla barra degli strumenti Formattazione .


Grafici

Presentare i dati in forma di grafico contribuisce a rendere più leggibili leinformazioni di tipo numerico. E Word non ci impedisce di sfruttare questa risorsa.

Per inserire un grafico, abbiamo varie alternative, in particolare:• Crearne uno nuovo in Word.• Crearne uno da una tabella di Word.• Importarne uno di Excel.

Per creare un nuovo grafico in Word, scegliere il comando Oggetto… dal menuInserisci.

Apparirà la finestra di dialogo Inserisci oggetto, la quale contiene due schede: Creanuovo oggetto e Crea da file.

Nella casella Tipo oggetto della scheda Crea nuovo oggetto, selezionare la voceGrafico di Microsoft Graph 97 o 2000, quindi cliccare sul pulsante OK.

Apparirà un foglio dati nel quale sarà possibile immettere i valori desiderati. Quindi,fare clic sul documento per tornare a Word.


Creazione di un grafico da una tabella di Word

1. Creare una tabella in Word con etichette di testo nella riga superiore e nellacolonna sinistra e con i numeri nelle altre celle.

2. Fare clic nella tabella.

3. Scegliere Seleziona � Tabella dal menu Tabella .

4. Scegliere Oggetto dal menu Inserisci , quindi fare clic sulla scheda Crea nuovooggetto .

5. Nella casella Tipo oggetto selezionare Grafico di Microsoft Graph 97 o 2000.

Importazione di un grafico da Excel

Creare un grafico in Excel e salvarlo. Da Word utilizzare Inserisci Oggetto, crea da file ,sfogliare fino a trovare il file di Excel salvato, selezionarlo e confermare. Sarà possibileutilizzare anche gli strumenti di Taglia-Copia-Incolla.


Note a piè di pagina e di chiusura

Le note a piè di pagina e di chiusura permettono di inserire spiegazioni, commenti eriferimenti ai contenuti di un documento.

Lo stesso documento può includere entrambi i tipi di nota: le note a piè di paginasono utili per inserire commenti, mentre le note di chiusura possono essere utilizzate adesempio per i riferimenti bibliografici.

Le note a piè di pagina compaiono alla fine di ogni pagina, mentre le note dichiusura alla fine del documento.


Una nota a piè di pagina o di chiusura è composta da due elementi collegati: ilsegno di rimando (numero, carattere o combinazione di caratteri) e il relativo testo.

Le note possono essere numerate in maniera automatica, anche quando vengonoaggiunte, eliminate o spostate. È concesso creare segni di rimando personalizzati.

Il testo di una nota può avere una lunghezza qualsiasi e la formattazione desiderata.

Anche i separatori delle note (ossia le linee che separano il testo del documento dal testodella nota) possono essere personalizzati.

Per inserire una nota, scegliere il comando Nota a piè di pagina … dal menuInserisci .

Per visualizzare il contenuto delle note, è sufficiente posizionare il puntatore delmouse sul segno di rimando della nota: il testo della nota apparirà sopra il segno. Facendoinvece doppio clic sul segno di rimando della nota, il testo apparirà in un riquadro nellaparte inferiore dello schermo.

Per eliminare una nota, selezionare il segno di rimando della nota e premere il tastoCANC.


Riferimenti incrociati, didascalie e segnalibri

Riferimenti incrociati

I riferimenti incrociati permettono di creare rimandi ad elementi che si trovano in unaltro punto del documento.

Si possono creare riferimenti incrociati a paragrafi formattati con stili di titolo, a notea piè di pagina, a note di chiusura, a segnalibri, a didascalie o a paragrafi numerati.

Per creare un riferimento incrociato, scegliere Riferimenti incrociati … dal menuInserisci .

È possibile applicare un collegamento ipertestuale al riferimento incrociato selezionandola casella di controllo Inserisci come collegamento ipertestuale: in questo modo si puòpassare facilmente all'elemento cui si riferisce il riferimento incrociato.

Tuttavia, se l'elemento in questione si trova in un altro documento, allora ènecessario che entrambi i documenti facciano parte di un documento master .

Didascalie

È possibile aggiungere didascalie numerate a figure, tabelle, equazioni, grafici diMicrosoft Excel e altri elementi, in due modi diversi:• Manualmente, ad elementi già esistenti.• Automaticamente, durante l'inserimento degli elementi. Per esempio, inserendo

tabelle, verranno aggiunte le didascalie "Tabella 1", "Tabella 2", e così via.

Per aggiungere una didascalia manualmente , selezionare l'elemento desiderato escegliere Didascalia … dal menu Inserisci .


Per aggiungere le didascalie automaticamente , scegliere Didascalia … dal menuInserisci , quindi cliccare sul pulsante Didascalia automatica … e impostare le opzionidesiderate.

Se si elimina o si spostare un elemento contenente una didascalia, oppure si modificaun elemento inserito in un riferimento incrociato, Word provvederà ad aggiornareautomaticamente la numerazione.


Segnalibri

I segnalibri consentono di contrassegnare elementi come testo, grafica, tabelle edaltro, associando loro un nome così da potervi fare riferimento. In questo modo risultapossibile andare rapidamente in punti specifici del documento, creare riferimenti incrociatia tali punti oppure definire un intervallo di pagine per una voce di indice analitico.

Se si seleziona l'opzione Segnalibro nella scheda Visualizza della finestra di dialogoOpzioni (comando Opzioni… del menu Strumenti), i segnalibri vengono visualizzati comeparentesi quadre a specchio (praticamente una ΙΙΙΙ maiuscola):

Per inserire un segnalibro, selezionare l'elemento da contrassegnare e scegliereSegnalibro … dal menu Inserisci . Nella casella Nome segnalibro, digitare o selezionareun nome per il segnalibro, quindi cliccare sul pulsante Aggiungi.

Per passare a un segnalibro, scegliere Vai a… dal menu Modifica (oppure utilizzare il tastofunzione F5).

È possibile utilizzare i segnalibri per marcare delle zone del documento a cui fareriferimento tramite i collegamenti ipertestuali .


Una volta definito il segnalibro scegliere inserisci collegamento ipertestuale

Tramite il pulsante segnalibro selezionare quello a cui fare riferimento.


Indici e sommari

In Word esiste la possibilità di creare un indice analitico, un sommario oppure unindice delle figure.

Un indice analitico è un elenco delle parole e dei termini citati nel documento, conl'indicazione dei corrispondenti numeri di pagina.

Per compilare un indice analitico, è necessario anzitutto contrassegnare le voci chesi desidera siano incluse nell'indice.

Un sommario è un elenco dei titoli di un documento, con l'indicazione deicorrispondenti numeri di pagina. Per compilare un sommario, è necessario anzituttoapplicare ai titoli che si desidera facciano parte del sommario gli stili di titolo predefiniti (daTitolo 1 a Titolo 9), oppure gli stili che includano i formati di livello di struttura (da Livello 1a Livello 9), o ancora degli stili personalizzati.

Un indice delle figure è un elenco delle didascalie di figure, grafici, diapositive oillustrazioni contenuti in un documento, con l'indicazione dei corrispondenti numeri dipagina. Per compilare un indice delle figure, è necessario anzitutto che le figure sianocorredate da didascalie (aggiunte tramite il comando Didascalia… del menu Inserisci,oppure individuabili utilizzando gli stili personalizzati).

Per creare un indice analitico, un sommario, un indice delle figure, cliccare nelpunto in cui si desidera venga inserito, quindi scegliere il comando Indici e sommario …dal menu Inserisci . Apparirà una finestra di dialogo contenente le tre schede Indice ,Sommario , Indice delle figure : selezionare la scheda appropriata e impostare le opzionidesiderate.


Sicurezza e protezione(attenzione a non dimenticare la password!!!!!)

In Word si può decidere di limitare l'accesso ai documenti o a porzioni di documenti.Questo si realizza tramite l'uso delle password.

In particolare è possibile:

• Impedire che un documento venga aperto da utenti non autorizzati (password diapertura).

• Consentire l'apertura di un documento in sola lettura (password di modifica). Leeventuali modifiche potranno essere salvate solo da chi conosce la password. Ècomunque consentito il salvataggio delle modifiche in un documento con un nomediverso.

• Impedire che un documento inviato per la revisione venga modificato (comandoProteggi documento…).

• Evitare modifiche ai moduli in linea (comando Proteggi documento…).

Inoltre è possibile avvertire gli utenti che un certo documento andrebbe aperto solo inlettura.

Se si utilizzano le password, bisogna fare molta attenzione a non "dimenticarle": nel casoin cui una password venisse smarrita, non si sarà più in grado di accedere ai documenti oai dati protetti. È quindi opportuno conservare e custodire le password scrupolosamente.


Per applicare una password di apertura e modifica selezionare Strumenti � Opzioni eselezionare la scheda Salva


Revisione e commenti

PER FACILITARE LA REVISIONE DEI DOCUMENTI, WORD MET TE A DISPOSIZIONE VARIEFUNZIONI, IN PARTICOLARE:

• Commenti• Indicatori di revisione• Evidenziazioni del testo.

I commenti sono delle note o annotazioni che un autore o un revisore possonoaggiungere ad un documento. Per aggiungere un commento, scegliere Commenti dalmenu Inserisci , oppure cliccare sul pulsante Inserisci commento sulla barra deglistrumenti Revisioni. Quando si aggiunge un commento, viene automaticamente inseritoun indicatore di commento (costituito dalle iniziali dell'utente e da un numero) in formatotesto nascosto.

L’editor dei commenti si trova nella parte inferiore della finestra

Per visualizzare un commento, è sufficiente posizionare il puntatore del mouse sultesto contraddistinto da un'ombreggiatura giallo chiaro: a questo punto, un suggerimentosu schermo visualizzerà il commento e il nome dell'autore del commento (accertarsi però


che la casella di controllo Suggerimenti su schermo , presente nella schedaVisualizza accessibile tramite il comando Opzioni… del menu Strumenti, siaselezionata ).

Per modificare o visualizzare i commenti, aprire il riquadro dei commenti (nel qualesono contenuti tutti i commenti di un documento) scegliendo il comando Commenti dalmenu Visualizza , oppure cliccando sul pulsante Modifica commento della barra deglistrumenti Revisioni.

Gli indicatori di commento sono visibili quando il riquadro dei commenti è apertooppure quando il pulsante Mostra/nascondi sulla barra degli strumenti Standard èpremuto.

Per eliminare un commento, utilizzare il pulsante Elimina commento sulla barra deglistrumenti Revisioni.

Se il sistema è dotato di scheda sonora e di microfono, è anche possibile inserire edascoltare commenti vocali. Per inserire un commento di questo tipo, scegliere Commentodal menu Inserisci, cliccare sul pulsante Inserisci suono, presente nel riquadro deicommenti, e quindi registrare il commento vocale.

Gli indicatori di revisione

Consentono di contrassegnare i punti del documento nei quali l'autore o i revisoriapportano delle modifiche, per esempio inserimenti o cancellazioni. Per modificare lemodalità di visualizzazione di questi indicatori, scegliere Opzioni … dal menu Strumenti ,quindi cliccare sulla scheda Revisioni : è possibile impostare il tipo ed il colore degliindicatori relativi al testo inserito, al testo eliminato, alla formattazione modificata, alle righerevisionate.


Per segnalare le modifiche apportate durante una revisione, premere il pulsanteRevisioni sulla barra degli strumenti Revisioni. In seguito, le varie modifiche possonoessere accettate o rifiutate.

Per preparare il documento per la revisione da parte di altri utenti, prima delladistribuzione dobbiamo proteggere il documento utilizzando il comando Proteggidocumento presente nel menu Strumenti. Inoltre, se il documento ha più versioni e sivuole impedire l'accesso alle versioni precedenti, è necessario salvare la versionecorrente in un file separato da utilizzare come copia per la revisione.

Questo testo è stato aggiunto dopo la protezione e quindi è una revisioneQuesto testo è sbbaglliatto sbagliato e quindi il revisore lo corregge

Cliccandoci sopra con il tasto destro del mouse dopo aver tolto la protezione si attiva unmenù contestuale che permette di agire sulle modifiche proposte dal revisore

L'evidenziazione del testo permette di mettere in risalto, tramite l'uso del colore;specifiche parti di testo, e pertanto di renderle più facilmente individuabili all'interno deldocumento. Per evidenziare del testo, cliccare sul pulsante Evidenzia (presente sullabarra degli strumenti Revisioni o sulla barra Formattazione), quindi selezionare il testodesiderato. È anche possibile scegliere il colore da utilizzare.


Versioni di un documento

In Word è possibile salvare più versioni di un documento nello stesso file: dalmomento che vengono salvate solo le differenze tra le varie versioni, e non le versionicomplete, si ottiene un risparmio di spazio.

Per salvare la versione corrente di un documento, scegliere il comando Versioni …dal menu File ; apparirà una finestra di dialogo, cliccare sul pulsante Salva versione…,quindi inserire nella casella Commenti una descrizione relativa alla versione, infine cliccaresul pulsante OK. In alternativa, cliccare sul pulsante Salva versione sulla barra deglistrumenti Revisioni.


Moduli

Un modulo è un documento (per esempio, un contratto, un questionario) in cui èprevisto l'inserimento di informazioni. Esso è costituito da:

• Testo ed elementi grafici non modificabili.• Zone vuote nelle quali l'utente che compila il modulo inserisce le informazioni richieste.

Prima di progettare un modulo, bisogna decidere se si vuole creare un modulo dacompilare in linea (ossia sullo schermo ) o su carta (modulo prestampato ). È evidenteche nel primo caso si può sfruttare un'interattività che nel secondo caso è assente deltutto.

Alcuni vantaggi dei moduli da compilare in Word sono dati dal fatto che in Word èpossibile verificare in modo automatico l'input dell'utente (come il numero di un impiegato),aggiornare altri campi basati sull'input in un campo associato (come la città o la provinciaassociate a uno specifico codice postale) e fornire messaggi della Guida per rendere piùsemplice la compilazione del modulo.

Molti moduli, quali i contratti, sono costituiti esclusivamente da testo, con campi moduloinseriti in varie parti del documento, per consentire all'utente di fornire informazionispecifiche. Altri moduli si basano su una griglia, in cui è possibile combinare caratteristichecome tabelle per allineare il testo, bordi per delineare le aree di testo da compilare eombreggiature per mettere in rilievo titoli o altri elementi particolari che rendono il modulopiù attraente e facile da utilizzare.

Per costruire un modulo ci si può servire dei vari strumenti di Word, in primo luogo letabelle e i campi modulo (ossia posizioni in cui memorizzare i dati) utilizzando la barradegli strumenti Moduli.

Word mette a disposizione i seguenti campi modulo:• Caselle di testo, in cui digitare il testo.• Caselle di controllo, che l'utente deve selezionare o deselezionare.• Elenchi a discesa, da cui selezionare la voce appropriata.

È possibile migliorare la chiarezza del modulo aggiungendo bordi e ombreggiature chene sottolineino le parti più importanti.


Inserimento di campi modulo

Per inserire campi modulo in un modulo che verrà visualizzato e compilato in Word o sustampa, utilizzare la barra degli strumenti Moduli .

Nel documento fare clic nel punto in cui si desidera inserire il campo modulo.

Per Fare clic suInserire un campo in cui è possibileimmettere testo. È possibile specificare unarisposta predefinita: in questo caso, l'utentedigiterà una risposta solo nel caso in cuiquesta sia diversa da quella predefinita.

Campo modulo testo

Inserire una casella di controllo accanto aun'opzione indipendente che è possibileselezionare o deselezionare. Inserire inoltreuna casella di controllo accanto a ogni vocedi un gruppo di scelte che non sonoreciprocamente esclusive, ovveroconsentono più di una selezione.

Campo modulo casella di controllo

Inserire una casella di riepilogo a discesache limita le scelte disponibili a quellespecificate. Se necessario, è possibilescorrere l'elenco per visualizzare ulterioriscelte.

Campo modulo elenco a discesa

Nota Prima di utilizzare il modulo, è necessario proteggerlo facendo clic su Proteggi

modulo sulla barra degli strumenti Moduli . La protezione consente di compilare ilmodulo, ma impedisce di modificare il layout e gli elementi standard del modulo. Se sidesidera riscrivere o modificare il modulo, fare nuovamente clic su Proteggi modulo perrimuovere la protezione.

Nota: Conviene salvare il file su cui si creerà il m odulo come modello (vd procedurapiù indietro in questa dispensa). Questo modello do vrà contenere il layoutprogettato, cioè l’aspetto del modulo che dovrà ess ere visualizzato dall’utentefinale.


Vediamo adesso un esempio di creazione di modulo

Si voglia preparare un modulo per la compilazione della copertina di un fax.

Per prima cosa studiare l’aspetto grafico e poi salvare il tutto come modello. Con l’utilizzodelle tabelle si crei una struttura adatta a contenere le informazioni necessarie per l’inviodel fax: mittente, destinatario, etc…..

Si avrà una struttura simile alla seguente:


A questo punto dobbiamo utilizzare i campi modulo nelle zone di riempimento(ricordiamoci che la protezione deve essere disattivata).

Ad esempio nella zona del mittente inseriamo un campo testo . Apparirà un

rettangolo ombreggiato del tipo

Dopo averlo inserito, con un doppio clic attiviamo la finestra delle proprietà in cui adesempio scrivere una frase predefinita e scegliere il tipo di dato contenuto.

Così facendo otterremo una pagina simile alla seguente, dopo aver applicato a piacereuna formattazione .

Si ricorda che per la data e l’ora si è selezionato il tipo Data corrente e Ora corrente.


Si riporta a titolo d’esempio anche l’inserimento di un campo elenco a discesa. (notare la zona ombreggiata)

Facendo il doppio clic si aprirà la finestra in cui si sono digitate delle voci checompariranno quando si cliccherà sulla casella combinata.

.

Si è aggiunto anche un testo guida che comparirà sulla barra di stato.


L’effetto finale sarà il seguente (ricordarsi di impostare la protezione).

Salvataggio dei dati di un modulo in Word da utiliz zare in undatabase

1. Aprire il documento che è stato compilato come modulo in Word.

2. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti , quindi fare clic sulla scheda Salva .

3. Selezionare la casella di controllo Salva solo dati per moduli .

4. Scegliere Salva con nome dal menu File .

5. Nella casella Nome file digitare un nome.

6. Nella casella Tipo file , selezionare Solo testo .

I dati dei campi modulo vengono salvati in un file di testo delimitato da virgole.


Unione di documenti

Con l'unione di documenti, Word permette di creare lettere tipo, etichette di indirizzi,buste oppure cataloghi. La procedura, che si avvia scegliendo il comando Stampaunione … dal menu Strumenti , consta di tre passi:

1. Creazione del documento principale.

2. Definizione dell'origine dati.

3. Unione dei dati al documento principale.


Il documento principale, che può essere un documento nuovo oppure uno esistente,contiene il testo e la grafica che rimarranno invariati nelle varie versioni del documentounito.

L'origine dati contiene le informazioni variabili come, per esempio, i nomi e gli indirizzi deidestinatari delle lettere tipo.

L'origine dati può essere, ad esempio, una rubrica personale, un database di MicrosoftAccess o un foglio di lavoro di Microsoft Excel, o un documento di Word stesso.

Affinché possa avvenire l'unione tra l'origine dati e il documento principale, quest'ultimodeve contenere i campi unione, ossia delle istruzioni speciali che indicano la posizione incui verranno inserite le informazioni variabili recuperate dall'origine dati.

I risultati dell'unione possono essere inviati alla stampante o indirizzati ad un nuovodocumento, oppure distribuiti tramite posta elettronica o fax.

Procedura

Passo 1: Creazione del documento principale (conviene lavorare con un nuovodocumento, almeno per le prime volte).

Per comodità si esaminerà soltanto la lettera tipo , essendo gli altri tipi più che ovvi.

Selezionare Lettere tipo dal pulsante crea


Comparirà una richiesta in cui conviene selezionare Finestra attiva.(abbiamo già aperto un documento nuovo!)

Passo 2 : Dal pulsante Dati selezionare Crea origine dati .


Comparirà una finestra in cui sono proposti dei nomi di campo, che possiamo eliminareoppure integrare.

Dopo averli scelti mi viene richiesto di salvare l’origine dati con un nome (ad esempioSoci.doc)Dopo il salvataggio sarà opportuno andare a modificare l’origine inserendo dei nominativi.


Al termine confermare con OK. Si verrà posizionati nel documento principale, nel qualepotremo scrivere le parti comuni della lettera e inserire dei campi unione tramite ilpulsante apposito sulla barra Stampa unione comparsa contestualmente.

Passo 3 : Unione dei dati e del documento principale.

Cliccare il pulsante unisci. Ci verrà richiesto di unire su stampante oppure su documento.Scegliamo quello che ci interessa e confermiamo con unisci.


Sarà anche possibile impostare delle opzioni Query che permetteranno di filtrare i datiquando si voglia unire solo per valori variabili particolari.

La procedura per quanto riguarda le buste o le etic hette varia soltanto per il tipo didocumento principale, e per le conseguenti impostaz ioni ovviamente diversificate.


Nota: potrebbe succedere nel corso della procedura di perdersi tra un documentoprincipale, un’origine dati e un documento unito. Fare particolare attenzione, e leprime volte ripetere l’esercizio.

Se, ad esempio,come spesso accade, dopo aver inserito i nominativi nell’originedati, si dovesse per errore cliccare il pulsante origine fare particolare attenzione aindividuare la barra seguente

L’ultimo pulsante ci riporterà nel documento principale.

Si fa notare che il documento origine dati, altro n on è che una tabella con titoli.


Stampa

Per stampare il documento attivo, fare clic sul pulsante Stampa .

In alternativa, scegliere il comando Stampa … dal menu File ; in questo caso, apparirà unafinestra di dialogo che consente di impostare varie opzioni. In particolare, è possibile:

• Scegliere la stampante da utilizzare ed eventualmente decidere di stampare ildocumento su file.

• Stabilire se stampare tutto il documento, solo la pagina corrente, la selezione correnteoppure determinate pagine e intervalli di pagine.

• Fissare il numero di copie, eventualmente in ordine di rilegatura.

• Decidere quale parte del documento stampare (documento, riepilogo informazioni,commenti, stili, voci di glossario, assegnazioni di tasti).

• Stampare il documento in qualità bozza, ossia con la formattazione minima e quindi piùvelocemente.

• Aggiornare tutti i campi prima della stampa.

• Stampare in background.


• Decidere di escludere dalla stampa gli oggetti di disegni creati in Word.

Prima di stampare, può essere opportuno vedere in anteprima come saranno le pagineuna volta stampate: a questo scopo, fare clic su Anteprima di stampa dal menu File

(oppure cliccare sul pulsante Anteprima di stampa sulla barra degli strumenti Standard).

Ciccando sul pulsante opzioni si attiverà la finestra seguente in cui selezionare lepreferenze di stampa in base a quanto detto più sopra.


Potrebbe anche essere necessario regolare le impostazioni della stampante cliccando sulpulsante Proprietà (queste dipenderanno dal tipo di stampant e: fare riferimento alproprio manuale per la definizione delle voci).


Modalità di visualizzazione di un documento

Esistono diverse modalità di visualizzazione di un documento, ciascuna delle quali è utileper scopi specifici.

Visualizzazione Normale

La visualizzazione Normale è quella predefinita ed è la più indicata per digitare, modificaree formattare il testo. In questa visualizzazione è mostrata la formattazione del testo, ma illayout della pagina è semplificato così da rendere più rapide le varie operazioni.Personalmente ritengo più utile utilizzare la visualizzazione Layout di pagina o di stampa.Per passare alla visualizzazione Normale, scegliere Normale dal menu Visualizza .Notare come nella visualizzazione normale non vengano visualizzati alcuni elementi dellafinestra, come ad esempio i limiti del testo, eventuali bordi pagina, intestazioni, ……….

Visualizzazione Layout di lettura (Web)


La visualizzazione Layout di lettura è consigliata per facilitare la lettura in linea: il testorisulta di dimensioni maggiori e disposto in modo tale da occupare la finestraindipendentemente dalle impostazioni della pagina. In questa visualizzazione, perimpostazione predefinita, è compresa la Mappa documento , un riquadro che mostra ildocumento nella sua struttura. È facile passare velocemente in una qualsiasi parte deldocumento cliccando su una voce della mappa .Per passare alla visualizzazione Layout di lettura, scegliere Layout di lettura dal menuVisualizza .


Visualizzazione Layout di pagina (di stampa)

La visualizzazione Layout di pagina (quello che viene usato in questo momento) mostracome i vari oggetti verranno posizionati sulla pagina stampata. Questa visualizzazione èindicata per impostare intestazioni e piè di pagina, margini e per lavorare con le colonne,gli oggetti di disegno e le cornici.

Per passare alla visualizzazione Layout di pagina, scegliere Layout di pagina (o distampa) dal menu Visualizza .

Visualizzazione Struttura

La visualizzazione Struttura rende immediatamente disponibile la struttura del documentopermettendo di spostare, copiare e riorganizzare il testo semplicemente trascinando i titoli.È possibile scegliere di comprimere o espandere un documento in modo tale davisualizzare solo i titoli principali oppure tutto il documento.Per passare alla visualizzazione Struttura, scegliere Struttura dal menu Visualizza .

Notare la barra degli strumenti Struttura che permette di espandere o ridurre i paragrafiallo stesso modo delle cartelle di Esplora Risorse (agendo sui segni + o -)


Nota:Visualizzazione Documento masterLa visualizzazione Documento master permette di raggruppare più documenti di Word inun unico documento. Un documento master rende più semplice l'organizzazione di undocumento lungo, ad esempio un libro con più capitoli. Questa visualizzazione consente dimodificare il documento lungo, per esempio aggiungendo un indice, un sommario oppurecreando dei riferimenti incrociati, senza dover aprire ogni singolo documento secondario.

Visualizzazione Anteprima di stampa

Nella visualizzazione Anteprima di stampa vengono visualizzate una o più pagine di undocumento in una dimensione ridotta: in questo modo si può controllare il layout deldocumento, anche sfruttando lo zoom, così da apportare eventuali cambiamenti primadella stampa del documento.Per passare all'anteprima di stampa, scegliere Anteprima di stampa dal menu File(oppure fare clic sul pulsante Anteprima di stampa sulla barra degli strumenti Standard).


Torniamo al documento master

Per facilitare il lavoro consideriamo il documento master come un contenitore deidocumenti secondari.

Proviamo a crearne uno.

• Aprire un nuovo documento e salvarlo.• Portarsi in visualizzazione struttura.• Si comincino a digitare i titoli dei vari documenti secondari.

• Si proceda alla formattazione (se si vuole!!)• Notare che la formattazione non si vede. Si vedrà in visualizzazione layout di

stampa.• Utilizzare il pulsante crea documento secondario


• Col doppio clic sul segno si aprirà un documento nuovo (ricordarsi di salvarlo)contenente come titolo la scritta formattata.

• Facendo doppio clic sui segni + si ottiene l’espansione dell’intero documentosecondario, oppure la contrazione.

Per ulteriori informazioni consultare la guida in linea


Utilizzo di campi

I campi sono dei codici che fungono da segnaposto per particolari informazioni suscettibilidi aggiornamento automatico all'interno del documento. Un campo molto comune è ilcampo PAGE, il quale viene inserito quando si aggiunge un numero di pagina.

Anche il campo DATE trova largo impiego: infatti consente di inserire la data corrente, laquale può essere aggiornata ogni volta che si stampa il documento. Importante è anchel'impiego dei campi (campi unione) per inserire dati variabili nei documenti di stampaunione.I codici di campo sono racchiusi tra parentesi graffe. Un esempio di codice di campo è ilseguente:

{ DATE \@ "dd/MM/yy" \* MERGEFORMAT }

I campi sono simili ad una formula che produce un certo risultato. Selezionando odeselezionando la casella di controllo Codici di campo nella scheda Visualizza,raggiungibile scegliendo il comando Opzioni… dal menu Strumenti, è possibilevisualizzare rispettivamente i codici di campo oppure i risultati dei campi.

Inoltre, tramite la casella Ombreggiatura campo, è possibile stabilire che i risultati dicampo appaiono ombreggiati (sullo schermo, ma non in stampa) in modo tale da renderlipiù facilmente individuabili nel documento.

Per inserire i campi, scegliere il comando Campo … dal menu Inserisci .Ricordare di utilizzare le Opzioni .


Registrazione ed esecuzione di macro

Una macro consiste in una sequenza di comandi e istruzioni raggruppati in un unicocomando, al fine di automatizzare e quindi velocizzare le operazioni svolte piùfrequentemente. In questo modo si possono evitare lunghe e noiose procedure manuali.

In particolare le macro sono utili nelle operazioni di modifica e formattazione, nelcombinare insieme più comandi, nel velocizzare la selezione di un'opzione in una finestradi dialogo, nell'automatizzare una serie complessa di operazioni.

Per creare una macro, il metodo più semplice è quello di utilizzare il registratore dellemacro tramite il comando Registra nuova macro … (si trova nel menu Strumenti/Macro).

Dopo aver confermato con OK comparirà il pulsante di controllo registrazione ,tramite il quale sarà possibile sospendere, riprendere e terminare la registrazione stessa.

La macro viene registrata come sequenza di istruzioni nel linguaggio di programmazioneVisual Basic. In seguito è possibile aprirla nell'Editor di Visual Basic per modificarla, inmodo tale da renderla più efficiente e flessibile.

La macro registrata può essere assegnata ad un pulsante sulla barra degli strumenti, aduna voce di menu o a tasti di scelta rapida, così da poterla eseguire facilmente.

• Visualizza � Barre degli strumenti � Personalizza

• Comparirà una finestra in cui selezionare la scheda Comandi , categoria Macro .

• Trascinare la macro presente nell’elenco di destra nella posizione desiderata sulle

barre strumenti.


• Eventualmente personalizzare l’aspetto dell’icona o la scritta cliccando il tasto

destro del mouse sopra la macro inserita, e fare le scelte opportune.


In alternativa, è possibile eseguirla scegliendo Macro dal menu Strumenti, cliccando suMacro…, quindi facendo doppio clic sul nome della macro che si desidera eseguire.

Le macro possono essere memorizzare in un modello o in un documento.

Ecco un esempio di macro creata tramite il registratore delle macro:

Sub Macro1()Selection.Find.ClearFormatting Selection.Find.Replacement.ClearFormatting With Selection.Find.Replacement.Font .Size = 20 .Bold = True .Underline = wdUnderlineDouble .ColorIndex = wdBlue End With With Selection.Find .Text = "ciao" .Replacement.Text = "salve" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = True .MatchCase = False .MatchWholeWord = True .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False


End With Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAllEnd Sub

Questa macro, denominata Macro1, trova tutte le occorrenze della parola intera "ciao" e lesostituisce con la parola "salve" cambiandone la formattazione.Come si nota, la macro è una subroutine (vedi la parola chiave Sub) scritta in Visual Basic.

Nota: Barre strumenti

Molte volta capita di trovare le barre degli strumenti spostate i addirittura assenti.Per visualizzare le barre strumenti basta ciccare col tasto destro del mouse su un qualsiasialtro pulsante presente o sulla barra dei menù. Comparirà l’elenco delle barre disponibilidal quale selezionare quelle che interessano.

Oppure cliccando personalizza , scheda barre degli strumenti e selezionare le barrevolute, con la possibilità di crearne anche di nuove.

Se si volesse attivare anche qualche pulsante che non fosse disponibile abbiamo duepossibilità:

• Alla fine delle barre c’è un pulsante che permette di selezionare dall’elenco a discesa ipulsanti voluti.


• Altrimenti scegliere personalizza , scheda Comandi , la categoria di interesse e quinditrascinare il pulsante nella posizione voluta (come abbiamo fatto per le macro).


Word per nostalgici

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