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Tortona, 10 giugno 2013

Giorgio Giustetto, Ufficio Comunicazione

Parlare in pubblico con l’ausilio di supporti multimediali

Ho un buon livello culturalesono molto informato sull’argomentoso esprimermi bene.

Perciò non ho problemi di comunicazione.

Vero o falso?

Comunicare

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Comunicare

Parlare non significa necessariamente comunicareComunicare: far capire ad altri il nostro messaggio

Mettersi in sintonia con l’interlocutore:• semplificare il linguaggio• usare il linguaggio non verbale• verificare che il messaggio arrivi• verificare che il messaggio sia interpretato correttamente

Obiettivo centrato sull’interlocutore:• far prendere coscienza di un certo messaggio• far intraprendere un’azione



Comunicare

Perché parlare in pubblico spaventa?

Perché le persone che non hanno esperienza spesso non si sentono all’altezza della situazione quando devono parlare in pubblico?

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Il profilo di chi ascolta



Il profilo di chi ascolta

Per comunicare efficacemente occorre conoscere le aspettative dei nostri interlocutori

Le persone abili nella comunicazione sono fortemente empatiche

Il primo passo per comunicare efficacemente èquello di conoscere il profilo dei propri interlocutori per:

• stimolare i loro interessi• entrare in sintonia

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Il profilo di chi ascoltaProfilo individuale

Profilo personale Profilo tecnico-professionale

(Uomo/donna, interessi, hobby, famiglia, ecc.)

Sarà possibile utilizzare analogie ed esempi che facciano riferimento ai vissuti personali, con un maggiore coinvolgimentodelle persone

(Comportamento professionale, posizione gerarchica, cognizioni tecniche, ecc.)

Sarà possibile fare riferimento ad esempi concretamente connessi alla professione e potrà essere utilizzato un linguaggio adattoal livello culturale delle persone

Attenzione al linguaggio tecnico hard !!!



Il profilo di chi ascoltaProfilo del gruppo

Come si fa ad identificare il profilo di un gruppo?

Un uditorio non deve mai essere vissuto come una massa amorfa di persone.

E’ un insieme di individui, ognuno con bisogni e interessi personali.

Gruppo omogeneo Gruppo disomogeneo(per cultura – bisogni – aspettative) (per cultura – bisogni – aspettative)

E’ più semplice personalizzare il messaggio.

E’ opportuno sintonizzarsi sul sotto-gruppo più numeroso o importante.

Può essere utile restringere e centrare l’orizzonte dell’argomento trattato.

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L’abilità nel comunicare




Ognuno di noi ha capacità e potenzialità per comunicare con sicurezza ed efficacia di fronte ad un uditorio.

4 condizioni fondamentali

1. Assoluta convinzione che vogliamo diventare eccellenti oratori e che abbiamo tutte le capacità per farlo.

2. Metabolizzare positivamente il contenuto della relazione.

3. Prendere coscienza che l’abilità di comunicazione non è qualcosa di “cromosomico”: risponde a regole ben precise, da acquisire e applicare sperimentandole.

4. Fare molta pratica.

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Assoluta convinzione che vogliamo diventare eccellenti oratori e che abbiamo tutte le capacità per farlo.

Le 4 condizioni fondamentali

Tendere alla qualità totaleCostante spinta al miglioramentoAutocritica - analisiNon fermarsi allo standard qualitativo raggiunto

Metabolizzare positivamente il contenuto della relazione.Dedicare tempo alla preparazionePreparare il copione con anticipoAssorbirlo e lasciarlo depositare dentro di noiPrevedere domande e obiezioni

Evitare di aspettare gli ultimi giorni per preparare la propria presentazioneEvitare di farla preparare da altri

Gli strumenti della comunicazione



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Gli strumenti della comunicazione

Studi U.S.A. anni ’60 sull’efficacia degli strumenti della comunicazione

Parola 7%Tono della voce 38%Linguaggio non verbale 55%

1. Parole2. Tono della voce3. Linguaggio non verbale: gestualità, posizione del corpo,

mimica facciale, sorriso, contatto visivo, ecc.4. Supporti visivi

93%



Capacità comunicative - comportamenti

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Capacità comunicative - comportamenti

• Contatto visivo• Gestualità• Posizione e movimenti• Volume e tono della voce• Linguaggio – parole/non parole – pause• Personalità – humour – entusiasmo• Abbigliamento• Gestione dello stress



Il contatto visivo

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Il contatto visivo“Per farsi capire dalle persone, bisogna parlare prima di tutto ai loro occhi”

(Napoleone)

Vantaggi di un efficace contatto visivo con i singoli partecipanti ad una riunione:

Si trasmette emotivamente la sensazione del colloquio a due(sicurezza e interesse per l’interlocutore)

Si eliminano le distrazioni visive, limitando il numero di immagini distraenti trasmesse al cervello

Si ottiene una padronanza d’aula: lo sguardo tiene sotto controllo e sotto osservazione la platea, se c’è una corretta disposizione d’aula (affaticamento, interesse, dubbio, desiderio di fare domande)

Si attenua il proprio nervosismo: lo sguardo proiettato sugli altri produce un rallentamento di tutte le attività motorie



Il contatto visivo: errori comuniSguardo nel vuotoL’oratore che guarda nel vuoto genera due diverse percezioni:

• Insicurezza (paura)• Disinteresse

ScanningRapido movimento degli occhi su tutti e nessuno

• Crea problemi di distrazione• Crea un meccanismo di rimbalzo nervoso

(nervosismo degli occhi – iperdinamismo del corpo)

Scelta di alcuni eletti(ordine gerarchico – un volto amico – un volto compiacente – fila di destra o fila di sinistra)

Spalle al pubblico(l’oratore è rivolto ai supporti visivi proiettati: problema tecnico o timidezza?)

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Il contatto visivo con gruppi numerosiDi solito avviene per aree o file di pubblico

Contatto visivo efficace:

La durata media dello sguardo su un componente dell’uditorio dovrebbe durare circa 5 secondi

Occorre però fare attenzione a non prolungare troppo lo sguardo su una sola persona: potrebbe creare un imbarazzo controproducente

L’abilità dell’oratore consiste nel ruotare lentamente lo sguardo da una persona all’altra, cercando a intervalli brevi e regolari il contatto d’occhi con tutti

Tecniche per migliorare il contatto visivo:• Colloquio a due o in gruppi ristretti• Tecnica della sala vuota• Tecnica delle mani in alto



La gestualità

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La gestualità

La gestualità non va appresa, ma soltanto praticata in modo spontaneo e disinibito

La vecchia scuola di oratoria bandiva la gestualità e imponeva un’impostazione rigida e “imbalsamata”

Spontaneità sì, ma con alcuni accorgimenti:All’inizio mantenere una “posizione zero” o di “reset”: in piedi in mezzo la sala, piedi ben piantati in terra, braccia e mani lungo i fianchi

Superare l’idea che i movimenti devono essere inibiti o controllati

La gestualità è un potente mezzo di comunicazione:non dobbiamo reprimerlo

Quelle sulla gestualità da evitare sono remore psicologiche che devono semmai farci temere il contrario: cioè di apparire bloccati, impacciati, inibiti



La gestualità

Errori da evitare:

Mani ai fianchiBraccia incrociatePollici nella cintura dei pantaloniMani incrociate davantiMani incrociate dietroMani congiunteToccarsi il corpo o gli indumentiMani in tascaOggetti in manoUso della bacchetta o del puntatore

Arroganza, sfidaChiusura, scarsa disponibilitàPoca professionalitàInibiti, nascondere la “nudità”Aria di superioritàOratore remissivoForme di nervosismoSi perde efficacia gestualeManifestazione di nervosismoNervosismo o minaccia

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Postura e movimenti



Postura e movimentiLa prima regola per esercitare la propria leadership su un gruppo è quella di alzarsi in piedi

La postura è importante per trasmettere all’uditorio la sensazione diprofessionalità e sicurezza

L’oratore deve acquisire credibilità, prima ancora di esporre i propri contenuti, con una serie di percezioni emotive generate da:

Contatto visivo - Tono della voce – Gestualità - Posizione del corpo

Si colloca in piedi al centro della sala, evitando ogni barriera di separazione (tavoli, podio o altro)

Mantiene una posizione equilibrata sulle gambe, spalle erette e mani distese lungo i fianchi (posizione “zero” o di “reset”)

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Postura e movimentiIl segreto di una presentazione di successo sta nel rifuggire due cose: la lettura e la voglia di nascondersi dietro ad un leggio

Movimenti in sala 1. Imparare a finalizzare i movimenti in sala2. Ballonzolare, dondolare, muoversi su una linea di

separazione dal pubblico … tradiscono nervosismo e scaricano energia positiva senza alcun fine

3. Verificare la disposizione della sala4. Partire dalla posizione centrale5. Partendo dalla posizione centrale, muoversi verso i

partecipanti: per fare una domanda, fornire una risposta, rafforzare un messaggio, rassicurare

6. Avvicinarsi al pubblico esprime sicurezza e volontà di integrazione con il gruppo, desiderio di personalizzare la comunicazione

7. Evitare di voltare le spalle al pubblico



La voce: volume e tono

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L’oratore professionista utilizza opportunamente la propria voce, con un volume adeguato e con tonalità variabili

Voce nervosa: di solito è una percezione del relatore (voce interna)

La tensione nervosa si manifesta anche con la “secchezza delle fauci”: ci schiariamo la voce, siamo portati a tossire … è un disagio provato dal relatore, ma viene anche percepito dall’uditorio (tenere a portata di mano dell’acqua)

Volume della voce: maggiore è la tensione e maggiore è la possibilità che il volume della voce si abbassi (soprattutto all’inizio). La voce affievolita è una forma di fuga

Per regolare il proprio volume della voce, è opportuno posizionarsi mentalmente sulla persona più lontana, immaginando di parlare con lui

Volume della voce




Il tono

I messaggi chiave devono essere messi in risalto con il tono della voce.Equivale a sottolineare

Per usare meglio le variazioni di tono della voce è necessario respirare profondamente (respiro diaframmatico)

Variare il tono facilita anche l’attenzione dell’uditorio

Se volete addormentare l’uditorio parlate lentamente, con volume basso e con tono monocorde

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Linguaggio – parole “non parole” - pause



Linguaggio – parole “non parole” - pause“Pensate da uomini saggi, ma parlate come la gente comune”

(Aristotele)

Linguaggio semplice e in sintonia con l’uditorio

Privilegiare la sintesi comunicativa a scapito del dettaglio (analogia dell’iceberg)

Utilizzare analogie, immagini, esempi vicini al vissuto dei partecipanti(l’85% della nostra conoscenza deriva dalle impressioni visive)

Esempi concreti vicini al vissuto dell’uditorio. L’astrattezza non comunica: obbliga ad uno sforzo cognitivo eccessivo e non contiene agganci che facilitino la comprensione e la memoria

Evitare suoni riempitivi, “non parole”, ponti sonori: superare la paura del silenzio

Evitare di parlare troppo velocemente o troppo lentamente. La velocità di ascolto è5 volte superiore alla velocità espositiva

Troppo veloce = denota fretta o nervosismoTroppo lentamente = l’uditorio tende a distrarsi

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Utilizzo delle pause

E’ necessario il superamento della paura del “vuoto sonoro”

Il “terrore del silenzio” ci spinge- a riempire il discorso di “non parole”- a parlare troppo velocemente- a continuare a parlare anche mentre si scrive alla lavagna o si

riordinano i fogli sulla scrivania

La pausa è uno degli strumenti più efficaci di comunicazione

La pausa serve a sottolineare e a dare la massima forza emotiva al nostro messaggio




Quando le pause sono utili

Per dare più forza emotiva al messaggio

Per prendere il controllo della sala: in apertura o per placare il brusio in sala

Per ridurre in maniera efficace il numero delle “non parole”

Per rallentare la velocità di esposizione

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Personalità – humour - entusiasmo



Personalità – humour - entusiasmoUniformare i comportamenti ad alcune regole della comunicazione efficace inibisce la personalità?

La personalità

Le tecniche comunicative servono a rafforzare l’efficacia della comunicazione, ma devono essere interpretate e legate alla propria personalità.

Humour, entusiasmo, sicurezza, timidezza, ecc. sono peculiarità che non vengono cancellate. Le tecniche applicate quando dobbiamo parlare in pubblico servono a governare il nostro comportamento in modo proficuo.

Humour1. Ricorrere all’umorismo solo se è parte integrante della nostra personalità2. Utilizzarlo spontaneamente in ogni situazione che si presenta (meglio le

battute estemporanee)3. Se il copione prevede un aneddoto simpatico o una barzelletta, inserirli in

un contesto logico4. Evitare di aprire la riunione facendo dell’umorismo

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La fase di apertura deve essere mirata sugli obiettivi.E’ una fase in cui stiamo costruendo la nostra credibilità professionale.Le persone sono attente a noi e si aspettano di conoscere chi e che cosa ascolteranno.L’ambiente non è ancora abbastanza disinibito per accogliere l’umorismo.

Perché leggere un discorso è così deprimente?

Perché inibisce la spontaneità, la gestualità, il contatto visivo e l’entusiasmo.

“In un discorso c’è qualcosa di più delle mere parole: il tono con cui vengono pronunciate. Non è tanto e soltanto ciò che dite, ma come lo dite”

(Dale Carnagie)



L’entusiasmo


L’entusiasmo è la vera forza della comunicazione.

“Parliamo con la mente, ma comunichiamo con il cuore”

L’entusiasmo ci permette di trasmettere la convinzione che ciò che stiamo dicendo ha validità.

L’entusiasmo porta con sé un’energia che viene trasmessa con il linguaggio non verbale … e si traduce in energia mentale

L’entusiasmo deve esserci già all’apertura; con la convinzione e l’energia diamo il via al nostro discorso

Occorre una certa carica agonistica (evitate di “salire sul patibolo”)

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Riassumendo1. Identificate gli aspetti vincenti della vostra personalità ed esprimeteli a pieno

2. Utilizzate il vostro humour spontaneamente, integrandolo nella presentazione

3. Trasmettete il vostro entusiasmo e la vostra convinzione

4. Attenzione al humour in apertura



L’abbigliamento

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L’abbigliamento

Scegliete un abbigliamento in sintonia con il pubblico che avete di fronte

Scegliete abiti non troppo appariscenti ed eliminate gli status symbol …… hanno il potere di distrarre il pubblico …



Gestione dello stress

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Gestione dello stress

Quando parliamo in pubblico

Siamo al centro dell’attenzione, ci sentiamo “nudi”

Entriamo in una sorta di allerta

È l’adrenalina che provoca lo stress (attacco o fuga)

Grazie all’adrenalina possiamo dare il meglio di noi stessi (attori e atleti)

Maggiore è la posta in gioco … maggiore è lo stress

Attenzione alla “soglia critica”: quando parlare in pubblico non è più una sfida, ma si trasforma in una sensazione di pericolo. Si ha la percezione di non avere più la situazione sotto controllo e il pubblico viene vissuto come ostile

Occorre prevenire



Gestione dello stressPrincipali sintomi da stress nell’oratore

Voce alterata – soffocata o aggressiva (soprattutto durante l’apertura o un dibattito)Palpitazioni – si consiglia di respirare in modo profondo e rallentatoSudorazione – attenzione all’abbigliamentoBruciori allo stomacoTremolio – evitare di maneggiare lucidi e di utilizzare puntatoriScarsa lucidità – non fidatevi ciecamente della vostra memoria (preparazione)

In sintesi1. Lo stress non è un fenomeno soggettivo e imprevedibile, ma un processo

biochimico che si sviluppa e segue meccanismi fisiologici prestabiliti2. Lo stress è un fenomeno biologico positivo e produttivo, purché mantenuto al

di sotto di una soglia critica3. L’energia nervosa non va soffocata, ma utilizzata positivamente per rafforzare

la comunicazione

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Gestione dello stress7 regole per vivere positivamente lo stress da presentazione

1. Essere consapevoli che è un problema comune a tutti. Gestire opportunamente la propria tensione (la disinvoltura è spesso un camuffamento)

2. Il nervosismo è quasi sempre un problema nostro, personale e non visibile all’esterno. A meno che non si facciano tentativi per soffocarlo

3. Preparare bene ogni dettaglio della presentazione-riunione. In particolare preparare bene i primi minuti (l’apertura), quando la tensione è massima

4. Ricorrere a tecniche di rilassamento (nei casi più allarmanti). Quasi mai si èverificato che vi fosse una totale perdita di controllo

5. Utilizzare l’energia positivamente. Aumentare il volume della voce, usare la gestualità (senza inibirla, incanalando l’energia), muoversi, dirigersi anche verso i partecipanti, programmare i passi

6. Prolungare il contatto visivo e con esso guidare il rallentamento motorio di tutto il corpo

7. Fare pratica, sfruttando tutte le opportunità che ci si presentano. Parlare in pubblico deve diventare un evento normale della nostra vita



Organizzazione della comunicazione

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Teoria del puzzle La comunicazione efficace presuppone di mostrare agli interlocutori l’intero disegno del puzzle, non i singoli pezzi.

Le informazioni fornite in modo disorganico non comunicano.

Le informazioni di una presentazione, per essere efficaci, devono essere organizzate e seguire un iter logico e persuasivo.

Una comunicazione organizzata tende a limitare le informazioni a quelle essenziali su cui focalizzare l’attenzione.

Le informazioni complementari vengono tenute di riserva: ad esse si può ricorrere se e quando necessario (teoria dell’iceberg).




Lo schema per ordinare e organizzare una presentazione è variabile perchédipende da diversi fattori: contenuti, platea, tempo a disposizione…

Schema generale di riferimento

1. Titolo della comunicazione – deve suscitare curiosità e interesse, essere centrato sui bisogni, positivo

2. Background – uniformare le informazioni di base3. Problema, bisogno, opportunità – la persuasione parte da un problema

compreso e condiviso4. Proposta/idea5. Prove e supporti oggettivi6. Conclusioni e sintesi7. Piano d’azione

Checklist per verificare la corretta organizzazione della presentazione

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Le fasi operative

Consigli • Preparare accuratamente i contenuti della presentazione• Fertilizzare gli argomenti e la presentazione• “Vivere il successo”

Da evitare • Leggere il copione• Imparare a memoria il copione

Metodi •Scaletta •Cartoncini •Mappa mentale

Strumenti •Supporti visivi




Le fasi operative: l’apertura

L’apertura è la fase critica: i primi minuti sono profondamente viscerali.

Si decide se chi abbiamo di fronte ci piace o nose è competentese è credibilese l’argomento trattato è interessante

4 obiettivi da raggiungere nei primi minuti

1. Costruire la propria credibilità (impatto, emotività, competenza)2. Catturare l’interesse della platea3. Portare tutti i partecipanti sulla stessa lunghezza d’onda4. Mettere a proprio agio il pubblico

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Preparazione dell’apertura• Non avere fretta di partire con il copione• Cercare il contatto visivo• Utilizzare bene il linguaggio non verbale• Evitare un’introduzione troppo lunga

I pilastri dell’apertura1. Titolo ed obiettivi – “cosa farò io e cosa farete voi”2. Indice dei lavori (overview) - orienta il pubblico, lo rassicura, lo

coinvolge. Tornare più volte nel corso della presentazione all’overview

3. Regole del gioco – tempi, aspetti logistici, possibilità di interrompere per domande, cellulari…

RompighiaccioDomanda – storia o citazione – stimolare la curiosità – giro di tavolo





Stili da evitare

1. Stile napoleonico – “Che fortuna avete: sono arrivato io!” – titoli accademici, scarso contatto visivo, movimenti pomposi

2. Stile apologize (… mi scusi …) – “Scusate se i miei lucidi possono sembrare ecc.” – oratore insicuro, si svilisce

3. Stile friendly – amichevole e informale – facilita l’anarchia e la perdita di controllo dell’aula

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Gestione psicologica del gruppo




La comunicazione è un percorso a due vie, non un monologo

Capacità dell’oratore di coinvolgere il gruppoObiettivi• Far sentire ogni partecipante importante• Stimolare la partecipazione attiva• Mantenere gli obiettivi della presentazione

Come• Creare un clima favorevole• Coinvolgere• Tenere le redini• Gestire le situazioni problematiche

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Creare un clima favorevole

• Apertura – regole del gioco, obiettivi chiari, attenzione per l’uditorio• Abilità di comunicazione• Credibilità• Rapporto con il gruppo – da adulto a adulto• Gratificazioni, rafforzamento positivo – forte strumento per creare un clima

positivo, ma richiede 2 condizioni:

1. Predisposizione dell’oratore a cogliere aspetti positivi negli interventi degli altri

2. Genuinità





Ascolto attivo 1. Ascoltare con le orecchie e con gli occhi (linguaggio non verbale)

2. Manifestare interesse verso chi parla, guardando attentamente, esprimendo segni di approvazione

3. Focalizzare l’attenzione sul significato del discorso4. Non interrompere e non saltare alle conclusioni5. Bloccare ogni tentativo di elaborazione di una risposta per

evitare distrazioni6. Cercare costantemente la sintonia con l’interlocutore,

riformulando e sintetizzando

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Stimolare la partecipazione• Chiedere l’intervento dell’intero gruppo• Chiedere a un singolo partecipante (individuare bene chi)• Incoraggiare il completamento di idee abbozzate• Preordinare il dibattito• Rimandare la risposta alle domande al momento del dibattito (annotare)

Assicurare la comunicazioneMediare la comunicazione del gruppo

• favorendo gli interventi• effettuando un ascolto attivo• avendo come obiettivo l’efficacia





Coinvolgere gli altri partecipanti nella discussione• Riformulare la domanda e rivolgerla al gruppo• Coinvolgere il gruppo nelle risposte• Chiedere al gruppo un parere sulla risposta data da un partecipante

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Tenere le redini della discussione

Quando occorre riprendere le redini della discussione?• Quando il tempo disponibile è limitato• Quando la discussione diventa sterile o sembra non avere fine• Quando la discussione sta andando fuori tema

Come si riprendono le redini?• Mostrando empatia: “Capisco che il tema le sta a cuore…”• Ricordando il tema in discussione e i limiti di tempo• Prendendo nota dell’argomento per trattarlo successivamente

(mai dimenticarlo e scegliere se affrontarlo in gruppo o singolarmente)

Trasmettere anche al gruppo la responsabilità della riunione




Gestire le situazioni problematiche

Situazioni problematiche più frequenti• I partecipanti si distraggono parlando fra loro• Sollevano argomenti irrilevanti e fuori tema, discutendone a lungo• Monopolizzano la riunione con lunghi monologhi• Si mostrano aggressivi con gli altri partecipanti• Fanno domande ostili o pesanti obiezioni

ObiettivoGestire efficacemente la situazione problematica, senza creare una percezione di azione autoritaria e mostrando naturalezza

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Gestire le situazioni problematiche

Con quali strumenti?

Empatia Identificarsi intellettualmente ed emotivamente con gli altri.

Vedere le cose con gli occhi degli altri, “mettersi nei loro panni”, cercare nelle loro idee il punto che possiamo condividere.

Ascoltarli per trovare punti che possono essere genuinamente apprezzati.

Rispetto Rispettare l’autostima dei partecipanti

Evitare frasi tipo: “Mi sembra che lei stia facendo un po’ di confusione”




Gestire le obiezioni e le domande ostili

• Empatia• Domanda: per capire meglio i punti oggettivi di disaccordo• Ascolto attivo: con l’obiettivo di mettere il partecipante ostile nelle

condizioni di razionalizzare il suo pensiero• Riformulare• Gratificare• Decidere, nel frattempo, se rispondere subito, rinviare la risposta o

chiamare in campo l’uditorio• La risposta va data a tutto l’uditorio

… e se non abbiamo la risposta?

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Principali errori da evitare

Esordire con “Buona domanda”, senza specificare perché è una buona domanda

Contrastare la domanda ostile (compatta il gruppo contro l’oratore)

Costruire una risposta estemporanea (si perde credibilità)

Cambiare stile (aggressivi o dimessi o turbati): il superamento dell’obiezione è emotivo




Personaggi e interpreti

1. Il Ciacchierone2. Il Logorroico3. Il Dominante4. L’Aggressivo5. Il Negativo – Critico6. Il Silenzioso7. L’Indifferente8. Il Giocherellone

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