VADEMECUM AL PROCESSO CIVILE TELEMATICO

Dal 1° luglio di quest’anno è obbligatorio depositare per via telematica gli atti relativi a nuovi procedimenti civili

Il deposito e la consultazione degli atti avviene tramite appositi moduli del Processo Civile Telematico e grazie all’utilizzo della Posta Elettronica Certificata

In questa presentazione si affrontano alcuni nodi principali legati all’utilizzo del PCT:─ Requisiti preliminari: cosa occorre per depositare telematicamente gli atti

─ Creazione di atti in formato pdf

─ Creazione della «Busta» virtuale contenente gli atti da depositare attraverso apposito redattore

─ Deposito telematico degli atti

─ Casi pratici: Notificare un atto Notificare un provvedimento

─ Informazioni utili

Introduzione

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La prossima slide contiene il menu principale di questa Guida E’ sufficiente cliccare sul titolo di un modulo per avviarlo E’ possibile tornare al menu principale in qualsiasi momento

cliccando l’icona «Home» mostrata qui, presente nell’angolo in basso a destra di ciascuna diapositiva (slide):

Alcune slide contengono dei collegamenti a dei video-tutorial da scaricare sul proprio PC

Introduzione

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Menu principale

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Requisiti preliminari

Cosa occorre per poter procedere al deposito telematico degli atti

Requisiti preliminari

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Per poter effettuare il deposito telematico degli atti, occorre dotarsi di alcuni strumenti qui elencati

Una casella di Posta Elettronica Certificata (costo medio annuo: €12 ca.) iscritta al Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE). Per effettuare la registrazione al ReGIndE, cliccare questo link e seguire la procedura descritta

Un Redattore, software necessario per la creazione delle «buste» virtuali con cui vengono depositati gli atti. Esistono diversi Redattori gratuiti censiti dal Ministero della Giustizia, reperibili a questo indirizzo

Un Punto di Accesso certificato. Cliccare qui per visualizzare una lista dei Punti di Accesso già esistenti

Requisiti preliminari

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Un dispositivo per la Firma Digitale (costo medio: €15 ca. per il kit iniziale + €20 ca. ogni tre anni per il rinnovo). La Firma Digitale può avere due tipi di controparti «fisiche»:─ Firma su chiavetta USB (denominata Business Key)

─ Firma su tessera elettronica (denominata SmartCard)

Le due forme sono equivalenti, ma occorre precisare che le SmartCard hanno bisogno di un apposito lettore

Cliccare qui per visualizzare una lista di certificatori attivi da cui reperire la Firma Digitale

La Firma Digitale verrà fornita con un codice PIN per l’utilizzo

SmartCard con lettore Business Key

Requisiti preliminari

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Alcune società private vendono dei pacchetti gestionali per semplificare le operazioni sul PCT. Questi pacchetti contengono solitamente:─ Un Redattore atti

─ Un kit per Firma Digitale per ciascun Avvocato dello studio acquirente

─ Un software gestionale per svolgere diverse funzioni nell’ambito del Processo Civile Telematico.

Il costo di questi pacchetti è mediamente attorno ai €250, a cui si aggiungono i costi del rinnovo delle firme digitali da effettuarsi ogni 3 anni (€20 ca.)

Creazione atti in .pdf

Come trasformare in formato digitale gli atti propri o provenienti dall’esterno

Creazione atti in .pdf

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Un aspetto fondamentale della digitalizzazione degli atti è costituito dalla trasformazione degli stessi in formato .pdf (lo standard internazionale per documenti che non devono subire modifiche)

Per la trasformazione degli atti in .pdf si distinguono due fattispecie:─ Atti prodotti in proprio

─ Atti provenienti dall’esterno

Gli atti prodotti in proprio possono essere trasformati in .pdf con facilità nel momento in cui vengono redatti su PC con Word

Gli atti provenienti dall’esterno si presentano in formato cartaceo, dunque per essere trasformati in .pdf devono essere sottoposti a scansione, seguendo alcuni accorgimenti

Creazione atti in .pdf – Atti propri

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A seconda della versione di Microsoft Word installata sul proprio PC (Word 2007, Word 2010 ecc.) il salvataggio in .pdf sarà un’operazione più o meno immediata.

Se si possiede la versione Word 2010 o più recente, il salvataggio in .pdf avverrà con la procedura mostrata nel video scaricabile al seguente link: clicca qui

Se si possiede la versione Word 2007, prima di poter effettuare il salvataggio in .pdf si dovrà scaricare un Componente aggiuntivo gratuito del programma dal sito della Microsoft a questo link, dopodichè seguire la procedura di installazione mostrata nel video scaricabile cliccando qui

Per versioni di Word precedenti, occorrerà dotarsi di un software per la trasformazione in .pdf. In rete sono disponibili diversi software gratuiti, come DoPDF, WordToPdf, PDFCreator e altri

Creazione atti in .pdf – Atti provenienti dall’esterno

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Gli atti cartacei provenienti dall’esterno possono essere digitalizzati con l’utilizzo dello scanner

Occorre prestare attenzione ad alcuni dettagli quando si effettua la scansione:─ Attivare l’opzione «OCR» (riconoscimento automatico dei caratteri): è

fondamentale per creare dei .pdf «navigabili» e aumentare drasticamente la velocità di ricerca di informazioni all’interno degli atti

─ Se le pagine sono stampate su entrambi i lati (fronte/retro), si potrà attivare l’opzione «Scansione fronte/retro» anche sullo scanner (se disponibile) per velocizzare l’operazione

─ Completezza della scansione automatica: talvolta una pagina “se ne tira dietro” un’altra che non viene scansionata. Si raccomanda di controllare che il numero delle pagine sul file .pdf combaci con il numero delle pagine sul documento cartaceo. In caso di errore, riscannerizzare solo le pagine mancanti ed aggiungerle al file con la procedura descritta più avanti

Creazione atti in .pdf – Modifica atti

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Quando occorre modificare solo una o poche pagine di un atto in formato .pdf (ad esempio per apporre timbri e firme, o per inserire una pagina non scansionata) si può utilizzare il programma gratuito «PDF Split and Merge» (PDFSaM)

Attraverso PDFSaM è possibile per esempio stampare solo l’ultima pagina di un atto, apporvi timbri/firme, scannerizzare la pagina e sostituirla nel file .pdf al posto della pagina semza timbro/firma

Nelle prossime slide è si descrivono le procedure per scaricare, installare ed utilizzare il programma PDFSaM per svolgere le operazioni di dividere/riunire i file .pdf

Creazione atti in .pdf – Modifica atti

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PDF Split and Merge (PDFSaM) è un software open source e gratuito che permette di manipolare documenti in formato PDF.

Nel dettaglio il programma permette di:

─ unire più file .pdf in unico file .pdf, personalizzabile per le diverse versioni di Acrobat Reader disponibili, o di selezionare sottoinsiemi di pagine del documento

─ dividere un file .pdf in più file .pdf utilizzando diverse opzioni (pagine dispari, pagine pari, ogni 'n' pagine...)

─ fare il mix di due documenti .pdf prendendo le pagine alternativamente da due o più documenti

Di seguito una sintetica guida step by step che parte dall’installazione del software e arriva al suo utilizzo nella gestione dei documenti, corredata da video tutorial che mostrano visivamente le operazioni da compiere.

Creazione atti in .pdf – Modifica atti

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Download1. Accesso via internet al link http://www.pdfsam.org/download.

2. Cliccare sulla versione del software (32 o 64 bit) corrispondente al sistema utilizzato, individuabile seguendo il percorso: Menù Start Pannello di controllo Sistema e sicurezza Sistema

Installazione1. Individuare il file salvato sul desktop e autorizzare l’esecuzione del file

2. Cliccare su ‘I Agree’ per accettare i termini d’uso della licenza, deselezionare la spunta sul box «Install Soda Pdf» e quindi cliccare su Next. Nella schermata successiva cliccare di nuovo su Next

3. E’ possibile che il computer non disponga dell’aggiornamento Java necessario per l’esecuzione del software, nel qual caso occorrerà seguire la procedura guidata per installarlo; qualora si visualizzi invece il messaggio «Java Runtime Environment correctly found» cliccare su Next, e quindi di nuovo su Next

4. Nella schermata successiva, selezionare Italian dal menù a tendina, cliccare sul pulsante Install. Attendere che il programma esegua l’installazione e cliccare sul pulsante Finish

Creazione atti in .pdf – Modifica atti

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Utilizzo del software1. Accedere al Menù Start, cliccare su «Tutti i programmi», scorrere il menù fino ad

individuare e cliccare su PDF Split and Merge Basic, quindi cliccare nuovamente su PDF Split and Merge Basic (simbolo ) per avviare il programma

2. L’interfaccia del software è molto semplice: a sinistra le funzioni, a destra l’area operativa propria di ciascuna funzione. Le funzioni sono: Compositore visuale di documenti Dividi Miscelazione alternata Riordino visuale Ruota Unisci / estrai

Per le operazioni descritte in questo intervento è sufficiente utilizzare solamente il Compositore visuale di documenti, descritto di seguito. Per completezza si riportano le istruzioni anche del Dividi e dell’Unisci/estrai, mentre i punti 3, 4 e 5 non sono al momento rilevanti e non saranno trattati.

Creazione atti in .pdf – Modifica atti

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Compositore visuale di documenti (vedi video-tutorial qui)

Cliccare sul pulsante Aggiungi in alto a sinistra nell’area operativaIndividuare e selezionare il file .pdf su cui si intende intervenireAttendere il caricamento del documentoCliccare nuovamente sul pulsante Aggiungi per aprire altri .pdf da cui estrarre le pagine componenti il nuovo documentoSelezionare pagina per pagina (o gruppi di pagine tenendo premuto il tasto shift ) i contenuti componenti il nuovo documento, cliccare e tenere premuto il tasto sinistro del mouse sugli elementi selezionati e quindi ‘trascinarli’ (drag&drop) nel riquadro sottostante (o eventualmente utilizzare i pulsanti «Muovi in testa» / «Muovi in fondo»)Comporre il nuovo documento usando il mouse (drag&drop) o i pulsanti laterali (per spostare, cancellare o ruotare le pagine del nuovo documento)Terminate le modifiche, nell’area denominata «File di destinazione» cliccare sul pulsante Sfoglia e, nella finestra di salvataggio, definire il nome del nuovo file e il suo percorso di archiviazioneCliccare sul pulsante Esegui in fondo all’area. Il nuovo file verrà creato nel percorso specificato.

Creazione atti in .pdf – Modifica atti

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Dividi (vedi video-tutorial qui)

Cliccare sul pulsante Aggiungi in alto a destra dell’area operativaIndividuare e selezionare il file pdf su cui si intende intervenireSelezionare una modalità di divisione del file pdf fra le Opzioni di divisione

─ in singole pagine─ in pagine pari─ in pagine dispari─ dopo pagina x─ ad intervalli di x pagina─ in base alla dimensione (kb)─ per livello di segnalibro

Nell’area denominata «Cartella di destinazione» scegliere se creare i .pdf di divisione nella medesima cartella dell’originale o specificare nuovo percorso cliccando sul pulsante Sfoglia Definire un eventuale prefisso per ciascun pdf di divisione e cliccare sul pulsante Esegui in fondo all’area. I nuovi pdf verranno creati nel percorso specificato.

Creazione atti in .pdf – Modifica atti

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Unisci (vedi video-tutorial qui)Cliccare sul pulsante Aggiungi in alto a destra dell’area operativaIndividuare e selezionare il file .pdf a cui unire altri .pdfCliccare nuovamente sul pulsante Aggiungi e individuare e selezionare altro file pdf da unire al primoRipetere l’operazione per aggiungere e unire altri .pdf, se desideratoSelezionare il box in Opzioni di unione se i pdf contengono dei formUna volta terminato di aggiungere .pdf, nell’area denominata «File di destinazione» cliccare sul pulsante Sfoglia e, nella finestra di salvataggio, definire il nome del nuovo file aggregato e il suo percorso di archiviazioneCliccare sul pulsante Esegui in fondo all’area. Il nuovo file verrà creato nel percorso specificato, costituito dal primo file selezionato con in coda tutti gli altri aggiunti in base all’ordine di selezione.

Creazione della «Busta» virtuale

Come preparare gli atti per la spedizione telematica

Creazione della «Busta» virtuale

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La «Busta» virtuale è un file creato attraverso il Redattore, contenente tutti gli atti da depositare telematicamente

Per creare una Busta virtuale occorre:─ Accedere al Redattore (vedi sezione Requisiti preliminari)─ Cliccare sull’etichetta «Nuovo Fascicolo»─ Inserire i dati relativi al fascicolo di parte da creare, dopodichè inserire

i dati del fascicolo giudiziale a cui afferiscono gli atti da depositare. L’inserimento dei dati del fascicolo giudiziale sarà guidata attraverso campi predefiniti.

─ Nella sezione «Parti» del redattore andranno inseriti i dati del proprio cliente, indicando se è persona fisica o giuridica e il ruolo nel giudizio (Attore o Convenuto) e il tipo di parte (principale, secondario, intervenuto ecc). Nel caso di persona fisica andranno inseriti nome, cognome e codice fiscale. Nel caso di persona giuridica, la denominazione e il codice fiscale

(segue)

Creazione della «Busta» virtuale

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─ Nella sezione «PCT», andrà indicato quali atti saranno contenuti nella Busta, tramite una procedura guidata. Sarà attivata così una scheda «Depositi», in cui andranno nuovamente indicati o confermati gli atti da allegare. A quel punto gli atti in formato .pdf dovranno essere allegati alla Busta.

─ Caricati gli atti, il sistema genererà automaticamente una nota di deposito (un file in formato .xml che si allegherà automaticamente alla Busta). Si aprirà una schermata in cui si potrà firmare digitalmente l’atto, inserendo il PIN della propria SmartCard o BusinessK ey. Il sistema confermerà l’avvenuta firma, e a quel punto si potrà scaricare la Busta (in un unico file in formato .enc) da allegare alla PEC per il deposito degli atti, salvandola sul proprio PC.

Deposito telematico degli atti

Come depositare telematicamente la Busta virtuale

Deposito telematico – Operazioni preliminari

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Prima di procedere al Deposito telematico della Busta virtuale, occorre compiere alcune operazioni preliminari:─ verificare di avere l’accesso al registro informatico di Cancelleria

(Polisweb), ammesso solo per i difensori costituiti. Con la propria SmartCard o Business Key, effettuare il login al Portale dei Servizi Telematici (cliccare qui per accedere) e accedere alla funzione “Consultazione registri” e selezionare “Fascicoli personali”. Inserire nell’apposita scheda i dati relativi al procedimento: tipologia di registro, numero di RG e anno. Se verrà visualizzato il fascicolo e i relativi dati, sapremo di poter procedere al deposito degli atti

─ Verificare sul Portale dei Servizi Telematici quali servizi online possono essere utilizzati nell’Ufficio Giudiziario di riferimento, e i relativi indirizzi PEC da utilizzare. Cliccare qui per l’elenco dei servizi relativi al Tribunale di Caltanissetta

Deposito telematico degli atti

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Dopo aver effettuato le verifiche indicate, aprire la propria casella di Posta PEC e cominciare a comporre una nuova email

Allegare la «Busta» virtuale creata con il Redattore alla email da comporre. La Busta sarà un file in formato .enc salvato precedentemente sul proprio PC (vedere l’apposita sezione)

Nel campo «Oggetto» della mail, scrivere “DEPOSITO ” (in maiuscolo e seguito da uno spazio), seguito da una descrizione libera dell’atto (è buona prassi indicare il nome dell’atto/degli atti, e il Numero di RG del procedimento a cui si riferisce la Busta).

Deposito telematico degli atti

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Nel corpo della mail scrivere ciò che si vuole (si può anche lasciare in bianco)

Nel campo «Destinatario», scrivere l’indirizzo PEC dell’Ufficio Destinatario, reperito durante le verifiche preliminari di cui alla slide precedente

Al momento della spedizione si riceverà una notifica di avvenuta trasmissione, e una “ricevuta di ritorno” che attesta l’avvenuto deposito dell’atto, con ora e giorno. Questa ricevuta di ritorno ha valore legale e certifica il deposito degli atti al pari del timbro apposto in Cancelleria sugli atti cartacei

Salvare la mail inviata e le due notifiche (di trasmissione e di ricevuta) ai fini della produzione in giudizio

Informazioni utili

Dove reperire ulteriori informazioni e video-tutorial sull’utilizzo del PCT

Informazioni utili

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Il Consiglio Nazionale Forense ha aperto un canale YouTube (clicca qui per accedere) nel quale sta caricando una serie di video-tutorial sull’utilizzo del PCT. Al momento sono presenti tutorial che illustrano:─ Utilizzo di base del PCT (simile ai contenuti di questo vademecum)─ Utilizzo avanzato del PCT (moduli avanzati su Firma Digitale e

pagamenti telematici)─ Composizione e utilizzo delle Notifiche telematiche

E’ consigliabile iscriversi al canale e consultarlo regolarmente per verificare la presenza di aggiornamenti e nuovi tutorial

Il Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia pubblica alcune Schede Pratiche (clicca qui per accedere) che illustrano specifici aspetti del PCT. Anche in questo caso è consigliabile consultare regolarmente questa pagina per verificare la presenza di nuove schede.

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