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Web Operatori (per utente Aves)

INDICE Pagina 1 di 30

WEB OPERATORI

(per utente Aves)

INDICE

INDICE ............................................................................................................................................................... 1

INTRODUZIONE ............................................................................................................................................... 2

IMPOSTAZIONI DEI SERVIZI TOP .................................................................................................................. 3

IL SERVIZIO PRINCIPALE .......................................................................................................................... 3 La testata .............................................................................................................................................. 3

La sezione Disponibilità e la sezione Varia Disponibilita’ ..................................................................... 4

La sezione Stop Sale ............................................................................................................................ 5

La sezione Costi e la Gestione Tabellare Variazione Costi.................................................................. 5

La sezione Prezzi e la Gestione Tabellare Variazione Prezzi .............................................................. 6

IL SOTTOSERVIZIO .................................................................................................................................... 7 La testata .............................................................................................................................................. 7

La sezione Disponibilita’ e la sezione Varia disponibilita’ ..................................................................... 7

La sezione Stop Sale ............................................................................................................................ 9

Camere con disponibilita’ su richiesta .................................................................................................. 9

Camere con disponibilita’ condivisa .................................................................................................... 10

La sezione Costi e la sezione Variazione Costi .................................................................................. 11

La sezione Prezzi e la sezione Variazione Prezzi .............................................................................. 12

IMPOSTAZIONE DELLE ANAGRAFICHE OPERATORI ................................................................................ 14

L’anagrafica dell’hotel: come abilitare un albergo al Web Operatori .................................................. 14

IL WEB OPERATORI ...................................................................................................................................... 16

Accesso al sito .................................................................................................................................... 16

MODIFICA DISPONIBILITA’ E PREZZI ..................................................................................................... 18 Modifica Disponibilita’ ......................................................................................................................... 19

Modifica Prezzi (costi) ......................................................................................................................... 23

MODIFICA SCHEDA CATALOGO ............................................................................................................. 25 VISUALIZZA ROOMING LIST .................................................................................................................... 26

AREA AMMINISTRAZIONE ............................................................................................................................ 28


INTRODUZIONE Pagina 2 di 30

INTRODUZIONE

Questo modulo permette ai fornitori (es. hotel) di gestire direttamente sul web la disponibilità e/o le tariffe

della loro struttura (servizio Top) a seguito di un contratto di allotment, con il rilevante vantaggio di non dover

noi più caricare i costi e di non dover aggiornare le disponibilità in conseguenza dell’andamento delle vendite

(vedi stop-sales, tariffe speciali, ecc..): saranno gli stessi fornitori che lo faranno autonomamente.


IMPOSTAZIONI DEI SERVIZI TOP Pagina 3 di 30

IMPOSTAZIONI DEI SERVIZI TOP

Di seguito illustreremo quali sono le corrette impostazioni da dover apportare ai Servizi Top degli hotel sia

sul servizio principale che sui sottoservizi interessati (solo le sistemazioni).

IL SERVIZIO PRINCIPALE

LA TESTATA

Sulla testata del servizio principale occorre impostare:

Operatore: inserire qui l’anagrafica dell’hotel o comunque quella che utilizza il Web Operatori;

Tipologia di vendita: impostare su “Soggiorno giornaliero/settimanale” in quanto questa è l’unica tipologia di

vendita funzionante con il Web Operatori;

Visibilità: servizio singolo => Web: questo campo deve essere spuntato altrimenti non risulta visibile

Operatori: modifica disponib.:

NON VISIBILE: l’hotel vede il servizio, ma non vede la disponibilità;

NO: l’hotel vede il servizio, vede la disponibilità, ma non la può modificare;

+: l’hotel vede il servizio, vede la disponibilità e la può modificare, ma solo in aumento, non la può

diminuire;

+/-: come il precedente, in più la disponibilità la può modificare sia in aumento che in diminuzione;

Operatori: modifica importi (costi):

NON VISIBILE: l’hotel vede il servizio, ma non vede i costi;

NO: l’hotel vede il servizio, vede i costi, ma non li può modificare;

-: l’hotel vede il servizio, vede i costi e li può modificare, ma solo in diminuzione rispetto al costo di

partenza, non li può aumentare (es.: il costo di partenza è 100, diminuisce il costo fino a 50, ma non

può portarlo a 150, perché 150 supera l’importo iniziale di 100);

+/-: come il precedente, in più i costi li può modificare sia in aumento che in diminuzione.

Queste stesse impostazioni andranno ripetute su tutti i sottoservizi di tipo “Sistemazione” (le camere) per i

quali si vuole permetterne la visualizzazione e la modifica da parte dell’hotel attraverso il Web Operatori.



LA SEZIONE DISPONIBILITÀ E LA SEZIONE VARIA DISPONIBILITA’

La disponibilità può essere gestita sia a livello di sottoservizi che a livello di servizio principale: nel primo

caso, cioè gestita a livello di camere, la disponibilità totale della struttura (cioè del servizio principale) non è

altro che la somma della disponibilità di tutte le camere: questo in Aves equivale a gestire la disponibilità

come “Cumula nel piano occupaz. disponibilità s/servizi ‘Sistemazione’ rif al principale tipo ALT” in modo da

non caricare nessuna disponibilità sul principale perché questa deriverà appunto dalla somma di tutte le

disponibilità di tutti i sottoservizi di tipo sistemazione che saranno ad esso riferiti. Quindi la disponibilità del

servizio principale dovrà essere così impostata:

Nel secondo caso, non andrà messo il flag sulla voce “Cumula nel piano occupaz. disponibilità s/servizi

‘Sistemazione’ rif al principale tipo ALT” e potrà essere indicata la quantità complessiva di camere che l’hotel

potrà gestire, indipendentemente dal tipo di camera (quindi, la disponibilità di ciascun sottoservizio sarà

riferita al servizio principale con anche l’indicazione “Max tutte di” in quanto vendibili indifferentemente fra

l’una e l’altra tipologia).

Solo in questo secondo caso, la variazione delle disponibilità, in aumento ed in diminuzione, che effettua

l’hotel attraverso l’interfaccia del Web Operatori, viene automaticamente inserita in Aves nella Sezione “Var

Dispo” (Variazione Disponibilità) del servizio principale e nella colonna “Inserito il” sarà riportata la data della

modifica, nella colonna “Note” sarà riportato il codice WEB seguito dall’ora in cui è stata effettuata la

variazione, come in figura:



LA SEZIONE STOP SALE

Quando la disponibilità è gestita a livello di struttura (quindi, non è presente la spunta sul flag “Cumula nel

piano occupaz. disponibilità s/servizi ‘Sistemazione’ rif al principale tipo ALT” e la disponibilità di ciascun

sottoservizio è riferita al servizio principale con anche l’indicazione “Max tutte di” in quanto vendibili

indifferentemente fra l’una e l’altra tipologia) nella sezione “Stop Sale” del servizio principale troveremo le

chiusure vendita (stop sale), la messa in Richiesta, la modifica del Release e l’apertura vendita dell’intera

struttura, come in figura:

LA SEZIONE COSTI E LA GESTIONE TABELLARE VARIAZIONE COSTI

Il listino Generico Costi del Servizio Principale può essere impostato esclusivamente con durata “Variabile”

(colonna “Durata”) e con fattori di calcolo che moltiplichino l’importo a camera o a pax (vale a dire “x Num”

oppure “x Pax” nella colonna “XPaxXNum”) per “Notti” o “Giorni” o “Settimana divisibile” o “Settimana

Periodo” nella colonna “Importo Per”, come in figura:

Quando il fattore di calcolo per tutti i servizi è “x Pax” è necessario comunicarlo alla Datagest.

Per avere una visione d’insieme dei costi aggiornati con le variazioni dell’operatore è possibile utilizzare la

gestione tabellare “Var. Costi” di tutti i sottoservizi riferiti al principale:

Commentato [FT1]: La durata del costo deve essere Variabile perché nel sito operatori (ma anche sul piano d’occupazione Aves), anche se per lo stesso periodo vi sono diverse tariffe per durate diverse, viene visualizzata una sola “riga”

Commentato [FT2]: occorre comunicarlo ai programmatori web perché per visualizzare il prezzi a Pax sul sito operatori è necessario inserire un apposito tag nelle domande. FLGPAX=S – tkt 251542c Meditour



In questa visualizzazione, gli importi rossi rappresentano le modifiche avvenute dal Web Operatori:

LA SEZIONE PREZZI E LA GESTIONE TABELLARE VARIAZIONE PREZZI

Di norma, anche la Sezione Prezzi, per quel che riguarda l’impostazione dei fattori di calcolo, segue la

stessa logica della Sezione Costi. Trovandoci qui nella Sezione Prezzi del servizio principale ovviamente

non è necessario caricare alcun prezzo.

Per avere una visione d’insieme dei prezzi aggiornati con le variazioni dell’operatore è possibile utilizzare la

gestione tabellare “Var. Prezzi” di tutti i sottoservizi riferiti al principale:

In questa visualizzazione, gli importi rossi rappresentano le modifiche avvenute dal Web Operatori:



IL SOTTOSERVIZIO

Come già anticipato nel paragrafo relativo al Servizio Top Principale, le impostazioni che illustreremo di

seguito andranno ripetute su tutti i sottoservizi di tipo “Sistemazione” (le camere) per i quali si vuole

permetterne la visualizzazione e la modifica da parte dell’hotel attraverso il Web Operatori.

LA TESTATA

Sulla testata del sottoservizio occorre impostare:

Tipo: solo sottoservizi di Tipo “Sistemazione” saranno utilizzabili dal Web Operatori;

Soggetto a: solo sottoservizi “Soggetto a” saranno utilizzabili dal Web Operatori

Visibilità: servizio singolo => Web: questo campo deve essere spuntato altrimenti non risulta visibile

Operatori: modifica disponib.:

NON VISIBILE: l’hotel vede il sottoservizio, ma non vede la disponibilità;

NO: l’hotel vede il sottoservizio, vede la disponibilità, ma non la può modificare;

+: l’hotel vede il sottoservizio, vede la disponibilità e la può modificare, ma solo in aumento, non la può

diminuire;

+/-: come il precedente, in più la disponibilità la può modificare sia in aumento che in diminuzione;

Operatori: modifica importi (costi):

NON VISIBILE: il l’hotel vede il sottoservizio, ma non vede i costi;

NO: l’hotel vede il sottoservizio, vede i costi, ma non li può modificare;

-: l’hotel vede il sottoservizio, vede i costi e li può modificare, ma solo in diminuzione rispetto al costo

di partenza, non li può aumentare (es.: il costo di partenza è 100, diminuisco il costo fino a 50, ma non

posso portarlo a 150, perché 150 supera l’importo iniziale di 100);

+/-: come il precedente, in più i costi li può modificare sia in aumento che in diminuzione.

LA SEZIONE DISPONIBILITA’ E LA SEZIONE VARIA DISPONIBILITA’

La sezione Dispo del sottoservizio deve essere regolarmente riferita al principale ed il valore presente nella

colonna “Tipo” deve essere impostato su “Alt” in quanto, nella maggior parte dei casi, la disponibilità viene

gestita a livello di camera (quindi, sulla sezione Dispo del servizio principale, come illustrato



precedentemente, è stato messo il flag su “Cumula nel piano occupaz. disponibilità s/servizi ‘Sistemazione’

rif al principale tipo ALT” e lasciato “Alt 0”).

Nel caso in cui l’albergo abbia già concesso da contratto un determinato quantitativo di camere sarà

necessario indicarne nella colonna “Quantità” il numero, come in figura:

altrimenti impostare “Alt 0”, come in figura:

affinché l’hotel andrà autonomamente ad aggiungere/ridurre le camere proprio attraverso il Web Operatori.

In entrambi i casi, la variazione delle disponibilità, in aumento ed in diminuzione, che effettua l’hotel

attraverso l’interfaccia del Web Operatori, viene automaticamente inserita in Aves nella Sezione “Var Dispo”

(Variazione Disponibilità) e nella colonna “Inserito il” sarà riportata la data della modifica, nella colonna

“Note” sarà riportato il codice WEB seguito dall’ora in cui è stata effettuata la variazione, come in figura:

Nel caso in cui la sezione Dispo venga impostata su “Alt 0”, sino a quando l’albergo non caricherà delle

camere nella sezione Var Dispo, il servizio in Aves sarà ugualmente vendibile e visualizzato, sia in fase di

ricerca che sul Piano Occupazione, con posti liberi=0: se si prenota, la pratica nascerà in “Lavorazione” in

quanto la camera andrà su “Richiesta”.

La sezione Dispo del sottoservizio può essere impostata anche su “Max tutte di”, ma solo quando la

disponibilità viene gestita a livello di servizio principale (e sulla sezione Dispo del servizio principale il flag

precedentemente indicato non è stato messo e quindi la disponibilità del sottoservizio non verrà modificata

dall’Operatore – valido quindi solo quando l’hotel non gestisce le disponibilità camera per camera, ma lavora

direttamente su un unico allotment condiviso fra tutte le camere) o risulta condivisa con un altro sottoservizio

(vedi più avanti, paragrafo “Camere con disponibilità condivisa”).



LA SEZIONE STOP SALE

Quando la disponibilità è gestita a livello di sottoservizio (quindi, è presente la spunta sul flag “Cumula nel

piano occupaz. disponibilità s/servizi ‘Sistemazione’ rif al principale tipo ALT” e la disponibilità di ciascun

sottoservizio è riferita al servizio principale con anche l’indicazione “Alt”) nella sezione “Stop Sale” del

sottoservizio troveremo le chiusure vendita (stop sale), la messa in Richiesta, la modifica del Release e

l’apertura vendita del singolo sottoservizio, come in figura:

CAMERE CON DISPONIBILITA’ SU RICHIESTA

Quando la camera è concessa già da contratto in “Richiesta”, ma l’hotel si riserva l’opportunità di aprirne la

vendita per aggiungere/togliere quantità (che, come visto, avverrà nella sezione “Var Dispo”) oppure qualora

si desiderasse vedere da subito il servizio su “Richiesta” sia nel Booking che sul Piano Occupazione, oltre

ad impostare “Alt 0” nella sezione “Dispo”, occorre utilizzare la sezione “Stop Sale” su ciascun sottoservizio

inserendo il valore “A Richiesta” sulla colonna “Tipo”, come in figura:

Questa procedura, che prevede l’inserimento di zero quantità nella sezione “Dispo” e l’impostazione della

vendita su richiesta nella sezione “Stop Sale”, è necessaria perché l’interfaccia del Web Operatori utilizzata

dall’hotel visualizza sempre valori numerici della disponibilità quindi, ad esempio l’hotel visualizza 0 in caso

di “Alt 0” o visualizza 3 in caso di “Alt 3” e, se erroneamente la disponibilità in Richiesta delle camere viene

gestita nella sezione “Dispo” e non nella sezione “Stop Sale” (come visto poco fa, quindi invece di “Alt 0”

viene inserito direttamente “Richiesta”) comunque l’hotel visualizzerà, attraverso il Web Operatori, una

disponibilità pari a zero e, al tentativo di modifica di questa sarà restituito all’hotel un messaggio di errore,

perché l’aggiornamento da Web Operatori verso Aves non andrà a buon fine.

Quando in Aves una camera è in Richiesta (e questo deriva dall’inserimento della richiesta nella sezione

“Stop Sale”) oppure quando è terminato l’allotment, la variazione sul Web Operatori di questa situazione (ad

esempio aggiungendo un allotment) ha in Aves 2 effetti:

- la creazione di un “Open Sale” (nella sezione “Stop Sale”);

- l’aumento del numero di camere disponibili nella sezione “Varia Dispo” (Variazione Disponibilità)

IMPORTANTE: in Aves l’inserimento del tipo “Open sale” nella sezione “Stop Sale”, se effettuata su date

che avevano precedenti disponibilità, le rende nuovamente valide: quindi queste si sommerebbero alle

disponibilità aggiunte in questo momento dal Web Operatori. E’ importantissimo quindi che i Tour Operator

che consentono ai loro fornitori di modificare le disponibilità siano coscienti di questo fatto e

fondamentalmente impostino lo stato “Richiesta” solo su periodi con disponibilità assente o a zero.



CAMERE CON DISPONIBILITA’ CONDIVISA

Quando la disponibilità di una camera è condivisa con quella di un’altra camera (es. ho 3 camere

indifferentemente vendibili fra doppie e matrimoniali) allora, dopo aver caricato l’allotment su una delle 2 (es.

“Alt 3” sulla doppia) è possibile riferire a questa la disponibilità dell’altra (sulla matrimoniale, invece di

“Riferito al principale” scegliere “Riferito a sottoservizio” ed indicare, nel campo successivo, il codice di

sottoservizio a cui riferire la disponibilità di questa camera ed indicare poi “Max tutte di”) in maniera tale che

in caso di vendita di una delle due, la disponibilità residua sarà uguale per entrambe. In tal caso, quindi,

l’hotel potrà gestire solo ed esclusivamente la disponibilità della camera principale (nell’esempio, della

doppia) e non di quella riferita. Anche quando la disponibilità della camera riferita è parziale (es. “Max 1 di

3”) l’hotel potrà modificare solo la camera principale (la doppia).

Stessa modalità di caricamento sarà necessaria quando l’hotel dispone di più categorie di camere (standard,

superior, deluxe) e la disponibilità è condivisa fra le varie camere in base alla categoria: 10 camere Standard

indifferentemente vendibili fra doppie, singole e triple, 5 camere Superior indifferentemente vendibili fra

doppie, singole e triple, 3 camere Deluxe indifferentemente vendibili fra doppie, singole e triple.

In questo caso, sarà necessario creare 3 sottoservizi specifici per la gestione della disponibilità di ciascuna

categoria (es. sottoservizio “dST” dove inseriremo l’allotment delle camere Standard, sottoservizio “dSU”

dove inseriremo l’allotment delle camere Superior, sottoservizio “dDX” dove inseriremo l’allotment delle

camere Deluxe).



Ciascuno di questi sottoservizi sarà riferito al principale (nella cui sezione Dispo, come già visto, avremo

messo la spunta sul flag “Cumula nel piano occupaz. disponibilità s/servizi ‘Sistemazione’ rif al principale tipo

ALT” e lasciato “Alt 0”), non sarà visibile al booking e sarà il servizio a cui ciascuna camera di tale categoria

sarà riferita e che l’hotel visualizzerà e gestirà attraverso il Web Operatori.

LA SEZIONE COSTI E LA SEZIONE VARIAZIONE COSTI

Il listino Generico Costi del sottoservizio è riferito al Servizio Principale e quindi sarà impostato con i fattori di

calcolo indicati sul servizio principale, come da esempio in figura:

Tutti gli interventi che l’hotel effettuerà direttamente con l’interfaccia del Web Operatori e che andranno in

diminuzione/in aumento delle tariffe di costo, in modifica del numero notti minimo di soggiorno ed in modifica

dei giorni di cancellation policy, saranno automaticamente inserite nella sezione “Var Costi” e nella colonna

“Utente”, sarà presente il codice WEB, come in figura:



I minimi di vendita e i giorni di cancellation policy possono essere inseriti anche inizialmente in Aves, sempre

nella Sezione Costi, rispettivamente nei campi “Gg min” e “Gg pen”. Sia che siano lasciati vuoti o compilati in

Aves, questi valori saranno poi modificabili dall’albergatore e quindi visibile nella

Tutte le variazioni presenti sulla sezione “Var Costi” andranno a prevalere sui dati inseriti nella sezione

“Costi” e sulle comunicazioni meno recenti che riguardano lo stesso periodo.

NOTA BENE: anche se in Aves è possibile riferire i prezzi di una camera a quelli di un’altra (ad esempio il

costo della Singola è il 10% in più della Doppia) questa situazione non è gestibile dal Sito Operatori dato che

gli albergatori gestiscono le camere separate, slegate tra loro, per cui le tabelle di variazione ignorano

eventuali riferimenti.

LA SEZIONE PREZZI E LA SEZIONE VARIAZIONE PREZZI

I prezzi di vendita dei servizi gestiti tramite Web Operatori devono essere calcolati attraverso la Funzione

Speciale “Mark-up/Ricarico dei sottoservizi” (dal Servizio Principale, cliccare su “Funzioni Speciali”):

In questo modo, ad ogni variazione di costo effettuata dall’hotel (che, come visto prima, viene inserita nella

sezione “Var Costi”) si genera in automatico nella sezione “Var Prezzi” (Variazione Prezzi) una

corrispondente fascia. Senza utilizzare la funzione speciale del markup/ricarico occorrerebbe verificare e

modificare manualmente i prezzi ad ogni inserimento fatto dall’albergo.



L’aggiornamento dei prezzi avviene automaticamente per tutti i listini presenti (generico, specifico, cliente)

nella sezione “Var prezzi”.

Nelle “Funzioni Speciali” “Markup/ricarico sottoservizi” dovrà essere sempre selezionata la prima opzione,

“Non varia tab origin e inserisce modifiche su tab var prezzi”, in caso si voglia variare il mark-up/ricarico

inizialmente inserito. In questo caso, verrà inserito il prezzo aumentato del mark-up/ricarico, solo nella

sezione Variazione prezzi, lasciando inalterata la sezione Prezzi. Il mark up/ricarico verrà calcolato ed

inserito su tutte le fasce inserite, sia partendo dalla Sezione Costi che dalla Sezione Variazione Costi. Sarà

comunque sempre la fascia inserita nelle variazioni a prevalere su quelle delle sezioni originali costi e prezzi.

Inoltre selezionando questa opzione verrà proposta automaticamente come data di inizio quella odierna e

non sarà utilizzabile la funzione di ricalcolo cambio.

NOTA BENE: anche se in Aves è possibile riferire i prezzi di una camera a quelli di un’altra (ad esempio il

costo della Singola è il 10% in più della Doppia) questa situazione non è gestibile dal Sito Operatori dato che

gli albergatori gestiscono le camere separate, slegate tra loro, per cui le tabelle di variazione ignorano

eventuali riferimenti.


IMPOSTAZIONE DELLE ANAGRAFICHE OPERATORI Pagina 14 di 30

IMPOSTAZIONE DELLE ANAGRAFICHE OPERATORI

Dopo aver effettuato le impostazioni sui Servizi Top, come illustrato nel precedente capitolo, il secondo

passo da compiere per permettere ad un hotel, attraverso il Web Operatori, di modificare costi e disponibilità

del proprio servizio Top presente in Aves è abilitare l’anagrafica del singolo hotel.

L’ANAGRAFICA DELL’HOTEL: COME ABILITARE UN ALBERGO AL WEB OPERATORI

Per abilitare un hotel all’utilizzo del modulo sarà sufficiente andare nell’anagrafica corrispondente all’albergo,

che ricordiamo, deve essere quella presente al campo “Operatore” del Servizio Top, nel menu 3-

Anagrafiche, 1-Menu Operativo, 1-Gestione Anagrafiche, selezionare la scheda “Web”, fare doppio clic su

“Password”, inserire una password (di minimo 6, massimo 10 caratteri) oppure farla creare automaticamente

dal sistema cliccando sul pulsante “Genera”, poi scegliere “Operatore” dalla voce “Tipo” e salvare.

Potete ora comunicare all’hotel le credenziali per l’accesso al Web Operatori come segue:

CODICE: è il codice dell’anagrafica dell’hotel su Aves (es: 649213)

PASSWORD: è il testo inserito in questo campo (es: HTRM55)

La comunicazione delle credenziali può essere fatta anche cliccando sul pulsante “Invia”: si aprirà un nuovo

messaggio di posta elettronica con destinatario l’indirizzo mail dell’anagrafica e con il testo presente nel file

“Sendmail.ini” (testo personalizzabile su ciascun computer in cui è installato Aves andando a modificare il file

“Sendmail.ini” che si trova in c:\aves\prog).


IMPOSTAZIONE DELLE ANAGRAFICHE OPERATORI Pagina 15 di 30

Nel caso si desideri limitare l’accesso degli operatori solo a determinate funzioni è possibile richiedere

questa personalizzazione al servizio assistenza Datagest-Sviluppo Web: in tal caso le anagrafiche operatori

potranno accedere solo alle funzioni abilitate, per attivarle occorre inserire nelle Note Anagrafiche di tipo

Web Memo questa dicitura:

ABILITATO ALL'AREA OPERATORI A MODIFICARE:

#DISP_E_PREZZI

#AMMINISTRAZIONE_COSTI

#ROOMING_LIST

Per disabilitare una funzione è sufficiente eliminare la riga che si vuole disabilitare.


IL WEB OPERATORI Pagina 16 di 30

IL WEB OPERATORI

ACCESSO AL SITO

Per accedere al Web Operatori, andare sul link al sito fornito dalla segreteria Datagest oppure accedervi

direttamente dal BackOffice del vostro Sito Web con le credenziali già comunicate sempre dalla segreteria o

dal reparto Web Datagest, come da esempio in figura:

Qui ci sarà il Vostro logo



Il Web Operatori è disponibile sia in lingua italiana che in lingua inglese, sarà sufficiente cliccare sulla

relativa bandierina per cambiare la lingua, come in figura:

In questo caso, qualora si voglia far utilizzare all’albergatore straniero la versione in inglese, occorre anche

tradurre in Aves i codici dei sottoservizi delle sistemazioni (percorso 7.8.9.3).

Ipotizziamo ora di essere l’Hotel Accademia di Roma (corrispondente in Aves al Servizio Top

“CHACCADRM”) e di accedere al Web Operatori con le credenziali Codice: 649213 (codice anagrafica Aves

dell’Hotel Accademia presente nel Servizio Top nel campo Operatore della testata del servizio principale – il

codice anagrafico può essere inserito anche senza zeri, es. 440 quando in Aves corrisponde a 000440) e

Password: HTRM55. La pagina che si aprirà sarà come la seguente:



MODIFICA DISPONIBILITA’ E PREZZI

Dopo aver cliccato sulla prima voce “Modifica Disponibilità e Prezzi” (per “prezzi” si intende il listino Costi

Generico del servizio Top) verrà visualizzata la seguente pagina:

Come si può notare, per effettuare le modifiche sulle disponibilità e sui costi occorre selezionare il mese di

interesse e la struttura sulla quale si vogliono apportare le modifiche (per accedere al servizio cliccare sulla

voce a sinistra “Visualizza”).

Nella figura precedente nell’”Elenco Hotels” è presente un solo servizio, ma è possibile che uno stesso

Operatore possieda più strutture e le gestisca con un unico accesso. A tal proposito ipotizziamo infatti di

aver fornito Codice anagrafico e Password operatore ad un centro prenotazioni o ad una catena alberghiera

con la quale abbiamo stipulato diversi contratti per ciascun hotel che, in Aves, corrispondono quindi a più

Servizi Top, tutti con la stessa anagrafica Operatore (il centro prenotazioni/catena alberghiera) ed

ovviamente con anagrafica Voucher diversa (i singoli hotel), avremo il risultato come in figura:



MODIFICA DISPONIBILITA’

Dopo aver cliccato su “Visualizza” per accedere alla singola struttura, verrà visualizzata la maschera per la

modifica della Disponibilità:

In questa pagina l’albergatore potrà effettuare le seguenti operazioni:

visualizzare gli allotment totali concessi e la relativa specifica delle camere;

visualizzare e variare la release;

visualizzare le camere vendute;

aggiungere o diminuire gli allotment;

inserire uno Stop Sales;

riaprire una disponibilità (Open Sale);

mettere una disponibilità a richiesta;

Come si può vedere dalla figura precedente, la maschera presenta:

una TABELLA DI SOLA CONSULTAZIONE che mostra gli allotment concessi giorno per giorno per

ciascuna sistemazione, come in figura:

Come spiegato dalla legenda, i quadrati assumeranno diversi colori in base allo stato dell’allotment:

- verde scuro con valore, nel caso sia indicato un allotment con release non scaduta ( );

- verde scuro con lettera T, nel caso la camera sia riferita al servizio principale o ad un altro

sottoservizio per il totale delle camere concesse ( );

- arancione, per visualizzare i giorni di release ( ) (vedi immagine successiva)

- verde chiaro, per il numero di camere vendute ( , vedi immagine successiva)

- blu, nel caso la disponibilità sia a richiesta ( );

TABELLA DI SOLA

CONSULTAZIONE

(disponibilità)

SEZIONE DI

MODIFICA

(disponibilità)



- rosso nel caso di errore di inserimento ( )

- nero, nel caso di un periodo in Stop Sales ( );

Per visualizzare in arancione ed in verde chiaro, rispettivamente, le release assegnate e le camere

vendute, in caso di spunta delle rispettive caselle:

La camera inserita con una disponibilità indipendente (Alt) sarà di colore nero (es. DOPPIA

STANDARD), mentre in caso di camere con allotment condiviso la descrizione della camera sarà in

grigio (es. MATRIMONIALE STANDARD), come in figura:

e quando tutti i sottoservizi sono riferiti alla disponibilità del Servizio Principale con “Max tutte di” la

sezione Dispo del servizio principale apparirà come la CAMERA BASE, come in figura:

Per maggiori dettagli, vedi paragrafo “Camere con disponibilità condivisa”.

una SEZIONE DI MODIFICA della precedente tabella tramite la quale poter effettuare variazioni

sulle quantità degli allotment, sugli stati delle disponibilità e/o sulle release.

In questa sezione vengono visualizzate:

- Tipo camera: indica le sistemazioni per le quali è stata abilitata la modifica della disponibilità

- Dal, Al: indica il periodo in cui si vuole effettuare la modifica;

- Modifica: indica il tipo di operazione da effettuare. E’ possibile selezionare:

- Aggiungi (+)

- Diminuisci (-)

- Richiesta

- Stop Sale

Quando nel sottoservizio è abilitata la sola aggiunta camere, sarà presente solo l’opzione

Aggiungi (+).

- Disponibilità: per indicare il numero di camere da aggiungere;

- Release: per indicare i giorni di release del periodo che si sta modificando;

Possibili messaggi in questa sezione:

- “Impostato come Non Modificabile da web”: nel sottoservizio, il campo “Operatori: Modifica

Dispon” è impostato su “No”;



- “Disponibilità comprese nella…”: la disponibilità di una camera è riferita a quella di un’altra

con una quantità parziale condivisa (es. la matrimoniale è “Max 1 di 5” della doppia);

- “Non modificabile. Disponibilità uguali alla CAMERA BASE”: nel sottoservizio, la disponibilità

è impostata come “Max Tutte di” in riferimento alla disponibilità del servizio princiapale;

- “Non modificabile. Disponibilità uguali alla …..: nel sottoservizio, la disponibilità è impostata

come “Max Tutte di” in riferimento ad un’altra;

Per modificare i dati della Tabella di sola consultazione occorrerà intervenire nella Sezione di modifica

specificando, per la camera interessata, il periodo su cui si vuole intervenire e quindi il tipo di operazione che

si vuole effettuare. Attraverso la compilazione dei vari campi sarà possibile eseguire le seguenti operazioni:

- aggiungere una determinata disponibilità;

- diminuire una determinata disponibilità;

- impostare un periodo a richiesta;

- impostare un periodo in stop sale;

- riaprire un periodo in stop sale;

- inserire o modificare la release di un determinato periodo.

La modifica avrà effetto cliccando sul pulsante esegui.

La modifica richiesta verrà effettuata ed immediatamente visualizzata nella TABELLA DI SOLA

CONSULTAZIONE ed in Aves verranno inserite nella sezione “Varia Dispo” e “Stop Sale” del

servizio/sottoservizio. Fare riferimento ai precedenti capitoli per maggiori dettagli.

Il sistema ci proporrà un messaggio nel caso in cui la modifica richiesta non sia consentita.

Infatti, le modifiche che si pongono in essere dovranno essere congruenti con il caricamento del Servizio

Top in Aves. Ad esempio, se una camera è riferita alla disponibilità totale del Servizio Top o di un altro

sottoservizio non si potrà aggiungere una quantità che vada a superare la quantità totale: si dovrà prima

aumentare la disponibilità della CAMERA BASE (in caso di sottoservizio riferito alla disponibilità del servizio

Principale con “Max x di “) o della camera di riferimento (es. la camera doppia) e poi procedere alla modifica

della camera in questione. Nel caso in questione il sistema proporrà il seguente messaggio:



Inoltre saranno presenti delle logiche limitazioni, come ad esempio l’impossibilità di poter aggiungere o

diminuire disponibilità in un periodo in Stop Sale o A Richiesta, come in figura:

Per inserire degli allotment per un determinato periodo per le camere che risultano in Stop Sale o a

Richiesta l’hotel dovrà effettuare prima un Open Sale per le date interessate e poi aggiungere la quantità

desiderata, come mostrato nelle seguenti immagini:

Open Sale:

Aggiunta camere:

Dopo aver effettuato la modifica è possibile far in modo che partano in automatico 2 email, una alla struttura

stessa e una ad un Vs. indirizzo predefinito con la notifica della variazione effettuata, nel seguente formato:



Per l’impostazione di questa funzione contattare il Reparto Web Datagest.

MODIFICA PREZZI (COSTI)

La modifica del listino Costi Generico potrà essere effettuata cliccando su “Prezzi”. La schermata

visualizzata sarà come la seguente:

In questa maschera l’albergatore potrà effettuare le seguenti operazioni:

visualizzare e modificare i costi delle camere;

visualizzare e modificare i minimi di vendita;

visualizzare e modificare i giorni di cancellation policy concessi;

visualizzare i costi iniziali assegnati alle camere.

La configurazione della schermata è suddivisa allo stesso modo della Disponibilità, vale a dire con una

Tabella di solo consultazione ed una Sezione di modifica:

la TABELLA DI SOLA CONSULTAZIONE che visualizza tutte le camere nelle quali è stata abilitata

la modifica costi con i relativi importi suddivisi per i singoli giorni del mese visualizzato.

TABELLA DI SOLA

CONSULTAZIONE

(costi)

SEZIONE DI

MODIFICA

(costi)



Occorre sottolineare che i costi riportati in questa tabella sono a camera anche se nella sezione

Costi il fattore di calcolo è a persona (a Pax) e non a camera (Num): infatti, l’importo mostrato nel

Web Operatori sarà calcolato automaticamente moltiplicando il valore inserito nei costi per il numero

massimo delle persone che possono alloggiare nella camera indicato nel sottoservizio. Laddove sia

necessario visualizzare sempre l’importo a persona e non a camera, comunicarlo alla Datagest.

Come spiegato dalla legenda, i quadrati assumeranno diversi colori in base al tipo di valore

visualizzato:

- blu scuro, per i costi iniziali, visualizzabili nella riga della camera;

- azzurro, per i costi variati dall’albergatore, visualizzabili nella riga della camera;

- celeste, per i costi iniziali, visualizzabili spuntando la casella “Visualizza Prezzi-iniziali”;

- verde per i minimi di vendita, visualizzabili spuntando la casella “Visualizza Minimi di vendita”;

- rosso, per i giorni di concellation policy, visualizzabili spuntando la casella “Visualizza

Cancellation policy”.

Per visualizzare i prezzi iniziali, i minimi di vendita e le cancellation policy spuntare i relativi flag:

Per modificare i valori dei costi, dei minimi di vendita o dei giorni di cancellation policy occorrerà intervenire

nella Sezione di Modifica, specificando il periodo su cui si vuole intervenire e quindi il nuovo valore da

inserire nelle specifica casella:

Le modifiche dei prezzi effettuate, non solo potranno essere immediatamente visualizzate nella Tabella di

sola consultazione del Web Operatori, ma verranno anche inserite nella sezione “Var. Costi” del

sottoservizio in cui è stata effettuata la modifica.



La variazione dei costi attiva automaticamente la variazione dei prezzi quando sul servizio è stato utilizzata

almeno una delle funzioni mark-up/ricarico. Il prezzo di vendita sarà ottenuto automaticamente in base alla

percentuale di mark-up/ricarico utilizzata e verrà inserito nella sezione “Var. Prezzi”.

Le sezione “Var Costi” e “Var Prezzi” prevarranno sugli importi inseriti nella sezione Costi e Prezzi.

All’interno delle sezione “Var. Costi” e “Var. Prezzi” verranno quindi indicate tutte le variazioni di prezzi

effettuate dall’albergatore. La variazione che il sistema prenderà in considerazione per caricare il costo e il

prezzo sulla pratica sarà l’ultima inserita.

Dopo aver effettuato la modifica è possibile far in modo che partano in automatico 2 email, una alla struttura

stessa e una ad un Vs. indirizzo predefinito. con la notifica della variazione effettuata, nel seguente formato:

Per l’impostazione di questa funzione contattare il Reparto Web Datagest.

MODIFICA SCHEDA CATALOGO

Solo per i clienti Datagest che hanno il modulo Aves “CMS” possono, eventualmente, permettere

all’albergatore di modificare la propria scheda CMS che viene visualizzata nel Web Booking.

Fare riferimento al manuale sul modulo CMS.



VISUALIZZA ROOMING LIST

In questo menu l’albergatore può scaricarsi direttamente la rooming list (quella del percorso 1.5.1.1)

impostando i filtri nella pagina seguente:

- Da/a data inizio: seleziona i voucher per data d’inizio del viaggio presente sulla testata della pratica;

- Da/a data fine: seleziona i voucher per data rientro del viaggio presente sulla testata della pratica.

- Da/a data pratica: seleziona i voucher per data di apertura pratica;

- Da/a data voucher: seleziona i servizi per data di partenza riportata sui servizi;

- Servizio: scegliere il Servizio Top per il quale si vuole ottenere la Rooming List;

- Includi pratiche: permette di includere tutte le pratiche, oppure solo quelle con lo stato “Opzione”

oppure solo quelle con lo stato Lavorazione quindi con servizi “A Richiesta”

- Includi note: permette di visualizzare o meno le note di tipo “Rooming” presenti su ciascun

beneficiario e le note di tipo “Conferma d’ordine” presenti su ciascun servizio della pratica.



Il risultato ottenuto a video è un Pdf, che l’albergatore può scaricarsi, come il seguente:


AREA AMMINISTRAZIONE Pagina 28 di 30

AREA AMMINISTRAZIONE

Questo menu permette direttamente all’amministrazione del Tour Operator/Hotel (nel caso sia abilitata a

farlo) di verificare i costi da fatturare delle nostre pratiche e di confermare la fatturazione stessa, allegando

copia pdf del documento e/o eventualmente copie dei voucher relativi ad ogni singola prenotazione.

Per prima cosa selezionare il periodo interessato indicando la data di inizio soggiorno DA/A, ad esempio

indicando dal 15 luglio al 22 luglio si intendono tutti gli inizi dal 15 al 22 luglio, i campi data sono entrambe

obbligatori:

Cliccare su CERCA per avviare la ricerca, fino a visualizzare una schermata simile alla seguente:

La lista mostra l’elenco di tutte le pratiche che ancora non hanno inserita la fattura di costo, raggruppate per

pratica (ovvero se la prenotazione ha la quota sistemazione+supplemento-riduzione viene mostrata una sola

riga per il totale), per regime contabile (ad esempio se le penali venissero fatturate in iva ordinaria anziché in

74/ter) ed eventualmente per valuta (nel caso in cui i servizi avessero valute diverse), con elencati questi

dati:

- Pratica = comprende il Codice della pratica di Aves nel formato AA/NNNNNN e lo stato prenotazione

- Descrizione = dettaglio della sistemazione + eventuale indicazione di penali

- Data = comprende la data inizio più bassa e la data fine più alta

- Notti = calcolate in base al campo precedente

- Pax = Pax della pratica

- Num = numeri di sistemazioni

- Vs Rif = contiene gli eventuali riferimenti del Tour Operator/Hotel (campo FILE della riga di servizio)

- Beneficiari = contiene il nome del primo viaggiatore

- Costo = è l’unico dei campi in input, è preceduto dalla valuta di conto: la cella è vuota, occorre

inserirvi l’importo dal costo che andrà fatturato.

Il pulsante X a sinistra serve per permettere al fornitore di disattivare o attivare la singola riga, in modo da

sospendere o meno la fatturazione della stessa.

Inserendo il costo comparirà a fianco della casella un bollino (semaforo), verde nel caso in cui l’importo sia

uguale a quello presente in Aves o si scosti (in più o in meno) da questo entro una soglia di tolleranza

prevista (da concordare col servizio Web Datagest), altrimenti il semaforo risulterà rosso: nel primo caso si



attiva anche il pulsante “Allega Voucher” col quale appunto è possibile eventualmente allegare il voucher

relativo alla prenotazione ( tab Documenti della pratica) prelevandolo direttamente dalla cartella desiderata

(formato doc, docx, jpg, gif, png, pdf):

Le celle con gli importi posso essere lasciate vuote (ad indicare che non si desidera fatturare quella pratica)

oppure occorre valorizzarle con un importo valido: finchè presenti semafori rossi non sarà possibile

procedere oltre. Quando tutti saranno verdi in fondo compariranno i seguenti pulsanti:

Sarà sufficiente quindi inserire la data, il numero del documento ed allegare la copia del documento stesso

(formato doc, docx, jpg, gif, png, pdf): tutti questi dati sono obbligatori. Il documento allegato sarà presente

nel tab Documenti della fattura.

Sulla riga “Riepilogo Costi Inseriti” viene totalizzato l’ammontare delle singole cifre che corrisponderà quindi

al totale fattura.

Se la prenotazione è completamente Annullata la penale è il solo servizio elencato ma essendo appunto il

solo servizio rimasto andrà fatturata in iva ordinaria e non come FAOR: per questo, come indicato nel tool tip

che compare sull’icona col punto esclamativo, andrà fatturata separatamente e non tramite questa

interfaccia:

Se invece si tratta di un cambio data o simili la penale compare allora assieme alla sistemazione e potrà

essere fatturata normalmente.

Una volta confermato l’invio della fattura il programma inserisce nel menù di Fatturazione la fattura di tipo

FAOR con i riferimenti indicati ed effettua i vari collegamenti alle singole pratiche, che risulteranno quindi al

termine fatturate: nella fattura nella sezione Documenti risulterà archiviata la copia del documento, mentre

nella sezione Documenti della pratica sarà presente l’eventuale voucher inserito.

Nel caso in cui l’importo inserito come costo coincida perfettamente con quello presente in Aves il

programma effettua semplicemente i collegamenti tra la pratica e la fattura; se invece il costo inserito si

scosta da quello presente in Aves di quanto previsto dalla soglia il programma effettua anche

l’arrotondamento necessario, variando quindi sia l’importo della riga di servizio della pratica che si sta

fatturando sia i fattori di calcolo (che diventano tutti a forfait) in modo da registrare la fattura per il nuovo

importo indicato. Chiariamo con un esempio, supponiamo di avere la seguente situazione su una pratica



Camera quadrupla = 40,31 x PAX (4) x NT (3) = 483,72

Riduzione infant = - 40,31 x PAX (1) x NT (3) = - 120,93

Riduzione child = - 22,39 x PAX (1) x NT (3) = - 67,17

TOTALE prenotazione = 295,62

Supponiamo che l’amministrazione inserisca una fattura di 295,72 e che la soglia di tolleranza sia di 0,10: la

fattura viene quindi accettata e registrata per questo importo e la pratica si modifica automaticamente così:

Camera quadrupla = 483,82 a forfait = 483,82

Riduzione infant = - 40,31 x PAX (1) x NT (3) = - 120,93

Riduzione child = - 22,39 x PAX (1) x NT (3) = - 67,17

TOTALE prenotazione = 295,72

Ovvero prima del collegamento della fattura il servizio risultava così caricato nella pratica:

Una volta collegata la fattura si modifica come segue:

Ovviamente non viene effettuata la contabilizzazione, che resta una operazione da svolgere separatamente.

A questo punto la pagina si aggiorna e le pratiche fatturate non sono più in input.

Terminata l’operazione il programma invia due comunicazioni, una all’indirizzo mail del Tour Operator/Hotel

che ha caricato la fattura simile alla seguente:

“ Gentile operatore,

le confermiamo la corretta importazione della fattura riferita alle seguenti pratiche:

17/006386

…… ”

e una ad un interno (da concordare con il servizio Web Datagest) simile alla seguente:

“ Pratica: 17/006386

Costo inserito: 421,30

Voucher: nomefile.jpg

Importazione fattura avvenuta con successo

…..

Data Fattura: 17/07/2017

Numero Fattura: 34567

Pratiche di riferimento:

17/006386

…..

Fattura: nomefile.jpg “

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