Come usare PowerPoint©

2003

L’uso delle diapositive nel corso di relazioni con-gressuali o di lezioni universitarie è sempre piùfrequente. Se ben realizzate, le slide contribui-scono ad attirare l’attenzione dell’uditorio e faci-litano la comprensione di quanto viene illustratoa voce. Esistono, inoltre, software facili da utiliz-zare ed assai flessibili, capaci di arricchire conimmagini, suoni e commenti le comunicazioniorali. Ciononostante, congressi e seminari conti-nuano ad ospitare relazioni corredate da diapo-sitive incomprensibili e dall’effetto irrimediabil-mente narcotico.

Troppe energie, infatti, sono dedicate alla meti-colosa elaborazione dei contenuti della presen-tazione: agli anni trascorsi a raccogliere dati perdedicare corrispondono non più di un paio digiorni per la preparazione dell'esposizione deirisultati raggiunti. "Spesso si sente dire – rac-conta Eugenio Picano – : «ora mi prendo un paiod'ore per preparare le slide per la conferenza dilunedì». Occorre tener presente che una buonaesposizione in sede congressuale può dar vita atutta una serie di collaborazioni o addirittura puòfacilitare il reperimento di ulteriori finanziamen-ti alla ricerca. La buona merce deve essere espo-sta in una altrettanto buona vetrina. Questa fon-damentale legge che regola l'universo del com-mercio può (anzi deve) essere applicata anche almondo della ricerca". [Eugenio Picano, Presenta-zione della monografia Il gioco degli assi, di Giu-liano Kraft. Edizione fuori commercio.]

Lo strumento principe per la creazione e lagestione di presentazioni scientifiche è il Power-Point.

È una versione moderna, e sostanzialmente piùpratica, dei lucidi proiettati dalle lavagne lumi-nose o delle diapositive tradizionali. Un softwareche permette di creare presentazioni elettroni-che, organizzando testi, colori, immagini, dise-gni e forme al fine di fornire messaggi efficaci.Una presentazione realizzata con PowerPointpuò essere visualizzata direttamente sul monitordel computer o proiettata, attraverso l'uscitavideo del computer, su uno schermo utilizzandoun videoproiettore.

dei preliminariL’importanza

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Anche la più seriosa ed ostica comunicazione, seben presentata, può stimolare l’attenzione dellaplatea. Analogamente, anche il lavoro più origi-nale, mal presentato, può infastidirla e annoiar-la. Bisogna arrendersi quindi all’evidenza che laforma, nella comunicazione scientifica e non, èaltrettanto importante della sostanza, soprattuttonel momento in cui i contenuti sono presentatial pubblico.

Regole preliminari

Accingendosi a preparare una presentazioneorale il relatore deve considerare il tempo asse-gnato; dovendo ad esempio riferire una propriaricerca, nello spazio di 10-20 minuti dovrà espor-re chiaramente gli intenti, i metodi, i risultati e leconclusioni del proprio lavoro.

L'attenzione del pubblico scema progressiva-mente fino a raggiungere la totale assenza diinteresse in circa 10 minuti. Un valore che puòessere ulteriormente ridotto da altri fattori, adesempio il non essere tra i primi a parlare o ladistanza dall’ultimo intervallo. Se il primo orato-

re dopo la pausa troverà ad attenderlo menti piùfresche, l'ultimo malcapitato avrà di fronte unaplatea distratta, in trepida attesa di un meritatocaffè.

Bisogna comunque tener presente che si dispo-ne di un bonus di attenzione. Si tratta di unbreve lasso di tempo in cui si ha la piena atten-zione del pubblico a prescindere dai contenutiesposti: fenomeno noto, dovuto all'interessesuscitato dal nuovo oratore. Su questa attenzio-ne gratuita si deve basare la relazione, preve-dendo (ed esercitandosi in tal senso) un esordiotale da catturare e mantenere vivo l'interessedella platea.

Tra gli apocalittici e gli integratiPowerPoint divide le coscienze. Sul numero di settembredi Wired Magazine, Edward Tufte, professore emeritodella Yale University, accusa il software di ridurre ognicontenuto ad un messaggio commerciale e si duole del-l’uso sempre più frequente di PowerPoint nelle scuolestatunitensi. PowerPoint is Evil, dunque. Ma quando mai,replica dopo poche pagine l’artista David Byrne: Power-Point fa dello strumento e del supporto il contenutostesso del messaggio, nonché espressione d’arte. Lear-ning to love PowerPoint, pertanto.

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La platea

Mai adottare l'approccio, comprovato come falli-mentare: "se non sono interessati, la colpa èloro". È di certo più efficace fare sempre atto dipenitenza di fronte ad una platea svogliata:disinteresse e noia infatti sono sempre da attri-buire a noi stessi. Meglio rivolgersi la semplicedomanda: chi mi troverò davanti? Se la presen-tazione è preparata con cura sarà gioco facileavere l'interesse generale.

Per raggiungere l'effetto desiderato, sarà quasisempre sufficiente allenarsi all'uso di:■ un corretto tono di voce;■ un gesticolare garbato, ma di effetto;■ pause, immagini, battute educate.

Un’esposizione, per essere efficace, deve esserecalibrata per il livello culturale della platea e nondell'oratore. È sciocco sfoggiare la propria prepa-razione sull'argomento trattato. Questo atteggia-mento non serve mai a generare ammirazionenella platea; piuttosto, nella maggior parte deicasi, provoca solo irritazione. È più saggio inve-ce interrogarsi sul livello professionale e sullamotivazione degli spettatori, adattando la comu-nicazione ai diversi contesti. Anche il numerodegli ascoltatori, è fondamentale per la scelta delcorretto supporto visivo.

Tempi e numeri

Comunemente si considera un minuto di esposi-zione per ogni slide preparata. Questo in linea dimassima; è comunque opportuno valutare conattenzione il contenuto di ciascuna slide cercan-do di calcolare il tempo che sarà necessario peresporre e spiegare il suo contenuto.

Alcune slide, ad esempio quelle che contengonocitazioni, necessitano di pochissimi secondi diesposizione; le diapositive che riportano tabellerichiedono invece di essere mostrate per untempo più prolungato, affinché gli ascoltatoripossano assimilarne il contenuto.

Non bisogna dimenticare, nel valutare il numerodi slide da presentare, che un numero esiguo didiapositive può causare problemi all'oratore chesi troverà, di conseguenza, a dover parlare più alungo. L’effetto potrà essere una presentazionelenta e noiosa, da dimenticare.

Al contrario, un numero eccessivo di slide disupporto causerà una comunicazione affannata,affaticante per la platea, difficile da seguire edancor più da ricordare. Mai sotterrare gli astantisotto un cumulo di grafici, cifre e conclusionidestinate a non essere assimilate.

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