REGIONE PIEMONTE Direzione “Organizzazione, Pianificazione, Sviluppo e Gestione delle Risorse Umane” Settore “Stato Giuridico ed Ordinamento del Personale” Comitato Pari Opportunità

Tracce di progetti… 1. Accompagniamo il tuo rientro 2. Bottega del Facilitatore

L’attività è svolta con la collaborazione di Gruppo Soges S.p.A.

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Premessa

Il presente opuscolo è stato realizzato per i partecipanti alle iniziative di Melting Box, la Fiera Internazionale dei Diritti e delle Pari Opportunità per Tutti, che si svolge a Torino dal 22 al 24 ottobre 2007.

L’intento è quello di lasciare a chi visiterà la fiera degli spunti di riflessione a partire da progetti realizzati con il personale dalla Regione Piemonte e il Comitato Pari Opportunità.

L’obiettivo, dell’Anno europeo delle Pari Opportunità per Tutti, di proporre un dibattito più esteso, sui benefici della diversità per le società europee, di rendere i cittadini dell’Unione europea più consapevoli del loro diritto a ricevere uguale trattamento e a vivere una vita priva di discriminazioni, è molto significativo e per concretizzarsi ha bisogno di esperienze e testimonianze.

“Tracce di progetti” vuole indicare dei percorsi di lavoro nell’ambito delle iniziative per le Pari Opportunità per Tutti, proprio come se fossero delle tracce di un cammino iniziato e che altri possono intravedere e continuare, perché la meta ambiziosa sia possibile.

L’opuscolo presenta una breve introduzione per spiegare come dai risultati del progetto “Accompagniamo il tuo rientro” si è sviluppato il percorso “Bottega del facilitatore”. Nelle pagine successive segue la presentazione del primo progetto e della “curvatura” che ha preso dopo la ricerca iniziale che si è conclusa con nuove ipotesi sottoposte a sperimentazione. Seguono ancora due riflessioni, una da parte dei proponenti (Comitato Pari Opportunità) e l’altra da parte del soggetto attuatore (Gruppo Soges), per aiutare comprendere meglio quanto di positivo è emerso da “Accompagniamo il tuo rientro”. Nella parte conclusiva si descrive brevemente il secondo progetto, attualmente in realizzazione, “Bottega del facilitatore”. Torino, 19 settembre 2007

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INTRODUZIONE Il progetto di IERI Dal 14 settembre 2003 al 15 settembre 2004 la Regione Piemonte e il Comitato Pari

Opportunità, tramite la consulenza del Gruppo Soges S.p.A., ha realizzato il progetto “Accompagniamo il tuo rientro”, avvalendosi dei finanziamenti relativi alla Misura E1 del P.O.R. REGIONE PIEMONTE 2000-2006 Obiettivo 3 F.S.E. – Linea 3. La macro finalità iniziale del progetto è stata quella di migliorare la gestione degli svantaggi e delle discriminazioni che si originano al momento del ritorno dei lavoratori/trici sul luogo di lavoro, dopo un lungo periodo di assenza, attraverso la definizione e la creazione di una figura di “tutor” che guidi e agevoli il processo di reinserimento in modo tale da ridurre i disagi e fenomeni di emarginazione, anche temporanea, dai processi lavorativi. L’esito della sperimentazione ha permesso di evidenziare che il “referente delle presenze” evolvendo da attività solo amministrativa vs. attività anche relazionale poteva assumere una funzione di aiuto nella gestione dei rientri.

A conclusione del progetto si prospettava di arricchire la funzione del referente presenze affinché potesse:

gestire l’informazione prima del rientro nei confronti della persona e del gruppo di lavoro di appartenenza;

agire da sensore sull’incontro “dipendente - Ente” nel momento del rientro; monitorare (verificare agendo sempre da sensore) il decorrere della

situazione per attivare una rete di altri servizi, se necessario. Il progetto di OGGI Oggi, la Direzione “Organizzazione, Pianificazione, Sviluppo e Gestione delle Risorse

Umane” Settore “Stato Giuridico ed Ordinamento del Personale” e il Comitato Pari Opportunità stanno lavorando per approfondire ulteriormente il modello di servizio a suo tempo sperimentato in forma ristretta. Infatti, il Percorso di Lavoro “Bottega del facilitatore” che si è avviato ha lo scopo di sviluppare un osservatorio per studiare la funzione del facilitatore.In termini sintetici, la “Bottega del facilitatore” mira a sviluppare le competenze del referente presenze o di altro ruolo/funzione di direzione, affinché all’interno di ogni direzione vi sia un “esperto di risorse umane” che agisca da “antenna” capace di intercettare situazioni di disagio lavorativo e promuovere azioni per il benessere organizzativo.

Fasi del Percorso di Lavoro: costruzione della committenza definizione delle modalità per la costituzione dei gruppi di lavoro progettazione esecutiva e di dettaglio formazione consegne per il periodo di sperimentazione/osservazione richiamo per il monitoraggio restituzione dei risultati

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DESCRIZIONE DEL PROGETTO “ACCOMPAGNIAMO IL TUO RIENTRO” Il “Comitato Pari Opportunità”, nell’ambito dei suoi compiti istituzionali, ha valutato

proficuo sostenere il rientro dei lungo assenti dal posto di lavoro del personale dell’Ente – Regione Piemonte, per promuovere:

“azione positive”… “...misure atte a rimuovere gli ostacoli che di fatto impediscono la

realizzazione di pari opportunità nell’accesso al lavoro e nel lavoro” (Legge Regionale 29 ottobre 1992, n. 43)

Il Comitato ha incaricato Gruppo Soges per elaborare e presentare un progetto nell’ambito del P.O.R. - Fondo Sociale Europeo - Obiettivo 3, Misura E1 - Linee 3 e 4. I ruoli all’interno del progetto. Nel progetto finanziato il Comitato Pari Opportunità risultava soggetto proponente e Gruppo Soges il soggetto attuatore.

Il progetto è rivolto al personale dell’Ente Regione Piemonte e si colloca in una fase di cambiamento:

innovazione tecnologica organizzativa decentramento amministrativo da Stato a Regione

Obiettivi:

Eliminare gli svantaggi e le discriminazioni che si originano al momento del reingresso dei lavoratori/trici

Definizione e creazione di una figura di “tutor facilitatore” L’identificazione e la mappatura delle criticità connesse al rientro dopo una

lunga assenza L’analisi delle problematiche emerse e l’individuazione di possibili soluzioni

(preventive e correttive) L’identificazione delle competenze di ruolo e delle attività del “tutor

facilitatore” La definizione del Modello Organizzativo del Servizio Lo start up del servizio La diffusione dei risultati

Macro attività del progetto: Prima azione: realizzazione e somministrazione dei QUESTIONARI

Identificazione e mappatura delle criticità questionario per i dirigenti questionario per i lungo-assenti

Idee chiave partire dai problemi il doppio questionario è voluto per focalizzare il problema reale calibrato sul “clima organizzativo”

Seconda azione: definizione ruolo del “tutor facilitatore” Definizione delle attività svolte dal tutor: mappa delle competenze,

conoscenze, caratteristiche personali Individuato tra il personale della Regione Piemonte Percorso modulare e integrato di formazione

Idee chiave tutor “leggero”

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Terza azione: identificazione del modello organizzativo Coordinatore dei tutor Tempi e modalità di erogazione del servizio durante i periodi di assenza e/o durante

il periodo di reinserimento Modalità di accesso al servizio del personale che ne fa richiesta Idee chiave

servizio “leggero” Quarta azione: sperimentazione

Promozione Sperimentazione Monitoraggio Diffusione risultati

Idee chiave centrare il “clima organizzativo”

Risultati attesi Superamento delle criticità e delle discriminazioni Creazione di una rete di collaborazione

Amministrazione Regionale Comitato Pari Opportunità Commissione Regionale Pari Opportunità

Sensibilizzazione attiva sulle Pari Opportunità Preparazione materiale divulgativo

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IL RIPOSIZIONAMENTO DEL PROGETTO A FRONTE DELLA RICERCA Il progetto “Accompagniamo il tuo rientro” prevedeva, nella fase iniziale, un’attività

di ricerca indirizzata alla definizione quantitativa e qualitativa del fenomeno di disagio connesso al rientro sul posto di lavoro dopo un periodo di lunga assenza.

Nelle intenzioni originarie, la ricerca doveva servire alla mappatura delle criticità in modo da definire le competenze del tutor facilitatore individuato per accompagnare il rientro dei colleghi.

L’analisi dei dati rilevati dai due questionari somministrati (dipendenti e dirigenti) ci ha spinti verso un’ipotesi interpretativa più articolata del fenomeno.

Alla data in cui è stato definito il campione i dipendenti della Regione Piemonte risultavano essere 2.754. Il campione è stato formato rilevando i dipendenti che dal 2001 al 2003 hanno fatto un periodo di assenza superiore ai tre mesi. Sono stati individuati 27 uomini e 132 donne per un totale di 152 persone assenti per maternità/paternità, malattia/infortunio e aspettativa.

Emerge immediatamente che il maggior numero di rispondenti, del campione dipendenti, è di sesso femminile rispecchiando la situazione del campione che evidenzia che il principale motivo di assenza è connesso alla maternità.

La ricerca evidenzia che nella Regione Piemonte c’è una differente percezione tra i “capi” e i “collaboratori” circa il proprio ruolo lavorativo (modo di essere al lavoro, attese professionali, competenze professionali, cultura organizzativa e rappresentazione soggettiva dell’organizzazione, approccio alla propria funzione e ai compiti assegnati, clima organizzativo e rapporto con i collaboratori, stile di leadership atteso e agito).

Tale distonia è enfatizzata “al momento del rientro” e “dal rientro” perché è un evento occasionale e inconsueto rispetto alla quotidianità del vissuto organizzativo. L’assenza non genera una completa estraneità rispetto al lavoro e all’organizzazione, per cui il rientro, se adeguatamente gestito, può essere un occasione di sviluppo personale e dell’organizzazione e del clima organizzativo.

L’oggetto di lavoro individuato come prioritario è il sistema di relazioni e la cultura organizzativa. Il disagio emergente può essere affrontato stimolando una nuova cultura organizzativa capace di gestire congiuntamente le procedure finalizzate al raggiungimento degli obiettivi e le risorse umane.

Per circoscrivere il problema si è analizzata la prassi prevista per rilevare e autorizzare i casi di aspettativa, malattia e infortunio, maternità e paternità.

L’esame dell’iter formale di rilevazione delle assenze ha evidenziato i diversi attori e i loro impegni/funzioni: il Dipendente, il Dirigente di Settore, la Segreteria di Direzione, il Referente delle presenze, il Settore Stato Giuridico ed Ordinamento del Personale.

Inoltre risulta che le assenze sono gestite attraverso una procedura informatica che permette di avere in tempi “reali” la situazione delle presenze.

Ciò ha evidenziato che le informazioni sono disponibili, ma la cultura organizzativa e relazionale condiziona il flusso di informazioni. Il nodo centrale del flusso informativo pare essere il Referente presenze.

Da un progetto/intervento mirato ad affiancare la persona che rientra dopo un congedo, alla sperimentazione di alcune buone prassi sul contesto organizzativo nei settori in cui sono previsti dei rientri.

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DA

FUNZIONE SOLAMENTE AMMINISTRATIVA

A

FUNZIONE ANCHE DI

FACILITATORE DELLA

GESTIONE DEI RIENTRI

La sperimentazione: Costituzione di un focus gruop formato da testimoni privilegiati e da referenti

delle presenze di due direzioni in cui erano previsti rientri Analisi del profilo lavorativo e professionale del Referente presenze

Definizione della nuova funzione del Referente presenze e delle relative

capacità da sviluppare

Training individualizzato e di gruppo con i Referenti presenze sulle nuove capacità utili all’esercizio della funzione

Sperimentazione della nuova modalità di esercizio della funzione di Referente delle presenze per un periodo di due mesi

Somministrazione di questionari alle persone rientrate nei Settori in sperimentazione e somministrazione del questionario al dipendente in rientro di un Settore di controllo (il referente delle presenze non hanno partecipato al training sulle nuove capacità)

Valutazione degli esiti

Controllo

regolarità

bollature

Rilevazione

presenze e

assenze

Rilevazione

giornaliera

delle assenze

della propria

direzione

Registrazione

assenze:

verifica/controllo

Raccolta e

trasmissione

delle missioni

dei

dipendenti

entro una

data

RIRI--POSIZIONAMENTO della funzione: referente presenzePOSIZIONAMENTO della funzione: referente presenze

Registrazione

codici di

assenza

Richiedere

informazioni

all’ufficio

personale

centrale per

conto del

dipendente

Funzioni con

i colleghi

dell’ufficio

centrale

presenze per

i vari

problemi

Contatto con

i colleghi per

eventuali

irregolarità

Registrazione

dei codici di

assenza di

tutti i colleghi

Caricamento

dati

Richiedere

giustificazioni

circa le

assenze fatte

dai

dipendenti

Inserimento dati

nella procedura,

rilevazione

assenze/presenze

informatizzata

Trattamento

dei dati

sensibili

Funzione di trait

d’union tra i

colleghi e l’ufficio

personale

centrale per

quesiti e

aggiornamenti

Fanno da tramite

tra gli uffici del

personale e loro

Possono

influenzare i

dirigenti

negativamente o

positivamente sui

colleghi

Risoluzione dei

problemi relativi

alla gestione,

intermediazione

con l’ufficio

personale

Verifica della

documentazione

presentata dai

colleghi

Deve esercitare un po’ di

pressione nei confronti dei

colleghi che si disinteressano

di giustificare le assenze

Proteggono i

colleghi

Raccolgono

lamentele ed

esercitano un ruolo

di centro tra i colleghi

Dare informazioni sulle

modalità dei permessi ai

dipendenti delle direzioni

Dare informazioni sulle

varie assenze che

possono effettuare i

dipendenti

Segnalare le eventuali

assenze non giustificate

al dipendente

interessato

Risposta a

quesiti: normativa

possibilità

congedi

informazioni

Ascolto delle

esigenze.

Vicinanza al

dipendente

Raccolta delle

circolari e relativa

trasmissione a

tutti i dipendenti

Aggiornamento

novità

Tenuta dei tiket

resturant.

Raccolta firme su

tabulati e

trasmissione

all’ufficio

competente

Consiglio a

seguito

dell’ascolto delle

problematiche

RICOGNIZIONE

DELL’ASSENZA

RICOGNIZIONE

DELL’ASSENZA

GESTIONE

DELLA

CASISTICA

GESTIONE

DELLA

CASISTICA

CONTROLLO E

INFORMAZIONE

CONTROLLO E

INFORMAZIONE

Gestione delle informazioni sulla

casistica dei dipendenti

Gestione Gestione (raccolta e distribuzione)(raccolta e distribuzione) delle informazione sulla casisticadelle informazione sulla casistica

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“TESTIMONIANZA*: UN NUOVO STILE DI ESSERE AL LAVORO”

Questo mio breve intervento vuole essere una testimonianza diretta della fase di sperimentazione del progetto, in particolare dello “step” di lavoro svolto all’interno dei “focus group”. Gli incontri sono stati più di uno ed ognuno di essi è stato incentrato su un particolare aspetto del “disagio” che una lunga assenza dal posto di lavoro può generare.

Dal confronto delle esperienze e delle sensazioni di ognuno dei partecipanti al gruppo di lavoro, è emerso come, rispetto al passato, sia cambiato il modo di “vivere e sentire” il posto di lavoro e come i disagi del “rientro” non sono tanto riconducibili ad aspetti tecnici, tipo variazioni di procedure piuttosto che l’introduzione di nuovi dettati legislativi che possono modificare il lavoro o della diffusione di nuovi strumenti informatici. Il disagio emerso è più circoscritto alla sfera dei rapporti interpersonali.

Nei tempi passati il posto di lavoro era vissuto in maniera forse più “passiva”, soprattutto nella Pubblica amministrazione dove non si “producono” beni materiali ma servizi o, come nel caso specifico della Regione ente sostanzialmente di programmazione, si sviluppano procedimenti amministrativi che portano a decisioni finali che, a loro volta, vengono “riversati su altri”. “Il prodotto finale” quindi non era e non è tutt’ora nella maggior parte dei casi, una “cosa” tangibile, toccabile; il lavoro di ogni singolo spesso rappresentava una parte minima di tutto il procedimento amministrativo e la maggior parte non si preoccupava di sapere dove tutto aveva inizio e dove andava a finire.

Oggi, e questo è l’aspetto, che, a mio avviso, è emerso con maggiore forza dai confronti, c’è da parte del personale una maggiore attenzione, una maggiore consapevolezza del proprio lavoro ed una voglia di capire, di sapere cosa si sta facendo, perché, a cosa serve, dove finisce. Non ci si vuole più sentire solo “un anello dell’ingranaggio”; c’è anche voglia di “attenzioni”, di attenzioni al singolo, alla persona intesa come essere umano, agli aspetti relazionali ed emozionali dei rapporti, sia nei confronti dei colleghi che nei confronti dei superiori.

Non è più sufficiente essere attenti solo ai rapporti istituzionali e procedurali. Gli aspetti relazionali, istituzionali e procedurali del rapporto di lavoro possono essere “governati”, “gestiti” e possono tranquillamente interagire fra di loro. I benefici di questo nuovo “stile di essere al lavoro” sono, secondo me e secondo la mia personale esperienza, ormai ventennale nell’Ente, molteplici.

Se la persona si sente accolta, apprezzata, viene messa in condizioni di esprimere al meglio le sue attitudini, il suo potenziale, lavorerà con maggiore lena ed entusiasmo, il risultato del suo lavoro, di qualunque natura esso sia (dirigenziale – esecutivo – direttivo ecc.) risulterà migliore ed anche il “beneficiario finale”, il cittadino, potrà trarre vantaggio. Sicuramente continueranno ad esserci aree di criticità, ma il prendere coscienza che “le cose sono cambiate” e che occorre “modificare la rotta”, rappresenta un primo significativo passo verso il consolidamento di “nuovi modi di vivere il posto di lavoro”.

Il progetto “Accompagniamo il tuo rientro”, nel suo piccolo e nella specifica area di intervento, ha voluto proprio rappresentare un piccolo passo verso questo processo di cambiamento, verso la diffusione di una cultura del “benessere organizzativo” sui posti di lavoro, in sinergia con l’Amministrazione regionale.

* intervento di Maria Fierro, vice presidente del Comitato pari Opportunità, al Convegno di chiusura del

progetto “Accompagniamo il tuo rientro”

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RIFLESSIONI A MARGINE DEL PROGETTO* Dalle sensazioni all’ascolto organizzativo: comprendere per risolvere i problemi Le situazioni di disagio all’interno delle organizzazioni pubbliche hanno come

impatto un non “adeguato” servizio al cittadino, che è l’obiettivo dell’amministrazione pubblica

La percezioni di questo disagio segnalata da più parti, ci ha portato a pensare e attivare il progetto “Accompagniamo il tuo rientro”

Il progetto ci ha dato lo stimolo ad esplorare da una prospettiva nuova i problemi organizzativi, non solo orientata al miglioramento dei processi ma anche finalizzata ad una maggiore attenzione alle dinamiche relazionali

Le figure individuate nel collaborare al superamento del disagio sono i dirigenti, oltre che i referenti per le presenze, nell’arricchimento del loro ruolo nel governo delle risorse umane

Il problema da affrontare è stato “il disagio legato al rientro sul luogo di lavoro dopo un periodo di lunga assenza”

Il disagio è originato da fatti e situazioni negative, ma prima ancora di essere una disfunzione organizzativa è una sensazione soggettiva, facilmente affrontabile attraverso un’attività di ascolto e comunicazione

L’approccio è quello di aumentare la sensibilità ad affrontare i problemi “invisibili” e soggettivi

Da qui l’urgenza di cogliere le dinamiche relazionali, senza fermarci solo alle sensazioni manifestate o tacite delle persone, al fine di comprendere il sommerso su cui transita l’organizzazione

Uno strumento concreto per affrontare il disagio è l’ASCOLTO ORGANIZZATIVO, un ascolto contestualizzato e finalizzato a comprendere ciò che realmente accade tra le persone che compongono l’organizzazione per migliorare il livello di performance e di servizio al cittadino

… si ascolta per apprendere a gestire tutte le risorse, incluse quelle umane Per superare il disagio occorre quindi agire su tutte le variabili organizzative: clima

organizzativo e interpretazione delle norme, gestione delle persone e presidio delle procedure

* spunti di riflessione e dibattito a cura di Bartolomeo Avataneo, Gruppo Soges S.p.A., al Convegno di

chiusura del progetto “Accompagniamo il tuo rientro”

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PERCORSO DI LAVORO “BOTTEGA DEL FACILITATORE” Oggetto dell’attuale progetto è attuare un servizio inteso come processo di interscambio finalizzato alla gestione di situazioni di disagio lavorativo attraverso la creazione di una rete di relazioni che ha come nodo il referente delle presenze o di altro ruolo/funzione di direzione… Perché il nome del percorso è “Bottega del facilitatore” Realizza prodotti su misura… Ha l’essenziale… È una presenza di riferimento che non si impone… È sinonimo di artigianale e non di “improvvisato”

Perché il nome della funzione è “Facilitatore” È il nome che esplicita meglio la funzione e lo stile da assumere nella realizzazione

del servizio: intercettare e prevenire situazioni di disagio lavorativo e promuovere azioni per il benessere organizzativo.

Presenza neutra nei contenuti… Regista interazionale negli scambi… Il progetto si basa su un modello costituito da 5 dimensioni fondamentali: un mandato, dei clienti, un’immagine da curare, un sistema di produzione, dei contenuti di lavoro Mandato

I risultati finali del progetto “Accompagniamo il tuo rientro” Espressa richiesta del Comitato Pari Opportunità e dell’Ente Regione

Piemonte di presentare un progetto per la continuità (conferimento d’incarico a Gruppo Soges)

Elaborazione della committenza con l’individuazione della funzione in osservazione e del nome del progetto

Circolare ai Direttori della Giunta Regionale(15/02/2007 prot. 3741/75), al Direttore Amministrazione Consiglio Regionale (15/02/2007 prot. 3740/75), a tutti i referenti e figure di direzione (15/02/2007 prot. 3742/75),.

Clienti Colleghi a disagio nel periodo di rientro dopo un assenza lavorativa Colleghi in disagio lavorativo Altre situazioni…

Immagine Regione Piemonte Comitato Pari Opportunità I partecipanti I destinatari Gruppo Soges

Sistema di produzione Gli strumenti per la facilitazione

I contenuti del lavoro Le aree di presidio e gli stili del facilitatore

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Sviluppo delle competenze del facilitatore I perché del percorso

Il senso del percorso Bottega del Facilitatore all’interno dell’Ente Il senso della funzione del facilitatore Il senso di questa funzione per il facilitarore

Le aree di presidio del facilitatore: i compiti

Culturale - simbolica Socio - affettiva Politico - integrativo Lavorativo - processuale Logistico - organizzativo Normativo - formale

Le competenze del facilitatore

Area delle informazioni e conoscenze Area delle competenze trasversali: capacità emotive / relazionali,

organizzative / gestionali, creative/ di problem solving

Gli stili presenti nel processo di facilitazione Meccanico Burocrate Affettivo (amichevole / buonista) Dominante Evitante Di ricerca di senso

Gli strumenti per la facilitazione

Osservazione Dialogo Gestione Mediazione

La simulazione della Bottega del Facilitatore in aula

Rielaborazione dei concetti precedenti Analisi di 3 casi “tipo” simulazioni giochi di ruoli meta riflessioni Costruzione della metodologia per il monitoraggio dell’osservatorio e per gli

incontri di follow up. Servizi, istituti e opportunità in uso dall’Ente

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