Tecnologia - Alessandra Damiani - Palermo, 13/11/2014

Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia e nuove forme di funzionamento e di governo dello Studio Professionale

Palermo – 13 novembre 2014 1

ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE CRESCERE – INNOVARE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale

SISTEMA INFORMATIVO E SISTEMA INFORMATICOSISTEMA INFORMATIVO E SISTEMA INFORMATICO

TECNOLOGIE E NUOVE PRASSI TECNOLOGIE E NUOVE PRASSI PER LO STUDIO PROFESSIONALEPER LO STUDIO PROFESSIONALE

Alessandra DamianiConsulente per l’organizzazione e l’innovazione negli Studi professionali Managing Partner di Barbieri & Associati CommercialistiPresidente della Commissione «Organizzazione e Gestione Studio» - ODCEC di Bologna




Il sistema IT di uno studio deve Il sistema IT di uno studio deve garantiregarantire

AffidabilitàAffidabilitàPrestazioniPrestazioni

attraverso la massima semplicitàattraverso la massima semplicità




Siamo in grado di controllare la

tecnologia e le novità che

introduciamo o rischiamo di esserne

ostaggio?




Di cosa non si può fare a meno?Di cosa non si può fare a meno?

• Flessibilità/versatilità/elasticitàFlessibilità/versatilità/elasticità• ScalabilitàScalabilità• SicurezzaSicurezza• ProtezioneProtezione• ManutenibilitàManutenibilità• SemplicitàSemplicità




Di quali applicazioni Di quali applicazioni ha bisogno uno Studio?ha bisogno uno Studio?

• gestionale specifico• produttività personale• collaborazione• archiviazione/classificazione/

ricerca• banca dati




Diagramma della pianificazione strategica:STRATEGIE SUI SERVIZI E PIANO OPERATIVO




PIANO OPERATIVOSUI SERVIZI

STRATEGIE SUI SERVIZI




-Ingegnerizzazione dei processi per migliorare l’efficienza

e ridurre i costi

-Ottimizzazione della gestione delle informazioni

-Ottimizzazione del monitoraggio dei processi

Strategie sui servizi




• Sperimentazione nuove tecnologie• Riesame e ridefinizione dei processi interni• Misurazione delle performance

Piano operativo sui serviziIngegnerizzazione dei processi per migliorare l’efficienza e ridurre i costi




• Implementazione accessi interni / esterni• Strutturazione della comunicazione

Piano operativo sui serviziOttimizzazione della gestione delle informazioni




• Messa a punto sistemi e procedure di controllo• Misurazione delle performance e definizione di obiettivi di miglioramento

Piano operativo sui serviziOttimizzazione del monitoraggio dei processi




Diagramma della pianificazione strategica:STRATEGIE TECNOLOGICHE E PIANO OPERATIVO




PIANO OPERATIVOTECNOLOGICO

STRATEGIETECNOLOGICHE




-Ottimizzazione struttura hardware interna

-Ottimizzazione collegamenti remoti

-Ottimizzazione utilizzo software operativo

-Ottimizzazione utilizzo software gestionale

-Archiviazione ottica

-Knowledge Management

Strategie tecnologiche




I buoni propositi

questa volta questa volta cambiamo il cambiamo il

software software gestionale !gestionale !




«questa volta cambiamo il software gestionale!»

PerchéPerché??PerchéPerché??

costa costa troppotroppocosta costa

troppotroppo

non fa non fa quello quello che ci che ci serveserve

non fa non fa quello quello che ci che ci serveserve

non è non è nella nella

nuvolanuvola

non è non è nella nella

nuvolanuvolanon non

interagiscinteragisce coi e coi

clienticlienti

non non interagiscinteragisc

e coi e coi clienticlienti

È lento, è È lento, è vecchiovecchio

È lento, è È lento, è vecchiovecchio

È troppo È troppo complicatcomplicat

oo

È troppo È troppo complicatcomplicat

oo

gli gli aggiornamentaggiornament

i tardanoi tardano

gli gli aggiornamentaggiornament

i tardanoi tardano

l’assistenzl’assistenza fa acquaa fa acqual’assistenzl’assistenza fa acquaa fa acqua




sarebbe il sarebbe il

31 dicembre e 31 dicembre e non l’abbiamo non l’abbiamo

ancora ancora cambiato…cambiato…




… e perché non l’abbiamo cambiato?

Come Come mai?mai?Come Come mai?mai?

Avevamo Avevamo poi deciso poi deciso

di di cambiarlo?cambiarlo?

Avevamo Avevamo poi deciso poi deciso

di di cambiarlo?cambiarlo?

E cosa E cosa state state

aspettandaspettando, di o, di

grazia?grazia?

E cosa E cosa state state

aspettandaspettando, di o, di

grazia?grazia?

Costano Costano troppotroppo

Costano Costano troppotroppo

Fanno le Fanno le stesse stesse cosecose

Fanno le Fanno le stesse stesse cosecose

La La nuvola è nuvola è

un un rischiorischio

La La nuvola è nuvola è

un un rischiorischio

I miei I miei clienti non clienti non

sono sono prontipronti

I miei I miei clienti non clienti non

sono sono prontipronti

È già il È già il 31???31???

È già il È già il 31???31???

I call I call center center

sono tutti sono tutti ugualiuguali

I call I call center center

sono tutti sono tutti ugualiuguali

E imparare E imparare tutto da tutto da

capo? A che capo? A che pro?pro?

E imparare E imparare tutto da tutto da

capo? A che capo? A che pro?pro?




Ottimizzazione struttura hardware interna/Ottimizzazione collegamenti remoti

• Definizione piano di investimento

Piano operativo tecnologico




Ottimizzazione utilizzo software operativo/Ottimizzazione utilizzo software gestionale

• Formazione• Pianificazione implementazioni





Archiviazione ottica

• Formazione• Definizione percorsi

archiviazione• Definizione modalità

archiviazione





La produttività personaleLa produttività personale

• Outlook: generazione di azioni partendo da un messaggio, sincronizzazione tra dispositivi differenti, PEC, integrazione con i social network

• Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo dei

dati, formattazione condizionale• Access: analisi dati• Powerpoint




Strumenti per la collaborazioneStrumenti per la collaborazione

• gestione agenda• contatti• scambio documenti • condivisione processo di creazione documenti nello

studio, con i clienti, con altri professionisti, con la p.a., da remoto




Nuovi strumenti da valutare

• www.wetransfer.com • www.dropbox.com • www.evernote.com • www.teamviewer.com • www.webex.com • www.ifttt.com • www.wappwolf.com




Esempio di uso di Dropbox

Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico3.comincio a caricare i documenti richiesti4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa




Archiviazione / ricercaArchiviazione / ricerca

• Capitalizzare la conoscenza dello Studio• Seguire il ciclo di vita di un documento

(workflow)• Raccolta dati dagli altri software• Pubblicazione di dati per gli altri software




Banche datiBanche dati

• Sono ancora strumenti attuali?• Perché spendere in costosi abbonamenti se gli

utilizzatori preferiscono fare ricerche su Google o Wikipedia?

• Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente usando?




Architetture a confronto

Fisica / Virtuale / CloudFisica / Virtuale / Cloud

Quale è più adatta al nostro scopo?Stiamo già usando prodotti cloud?Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per gestire gli end-point




Una proposta concreta Una proposta concreta Fisica - Virtuale / Cloud

per gli end-point (con ricorso al BYOD)

periferiche (stampanti,

multifunzione, switch, connettività, server,

storage di rete)

per l’infrastruttura IT (server applicativi e

desktop virtuali)

costo fisso da ammortizzare costo variabile




A cosa prestare attenzione A cosa prestare attenzione in un progetto Cloud?in un progetto Cloud?

• Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità• Business continuity: un’architettura cloud ha punti

deboli diversi (tipicamente la connettività…)• Informativa adeguata al cliente per non incorrere in

violazione del segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi




A cosa prestare attenzione A cosa prestare attenzione in un progetto Cloud?in un progetto Cloud?

• Controlli sulla riservatezza più serrati• Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie

di riservatezza e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita)

• Standardizzare i comportamenti!




Client Tipo Client Tipo PROFESSIONISTAPROFESSIONISTA

mobilitàmobilità

integrazioneintegrazione

ergonomiaergonomia

archiviazionearchiviazione

sicurezzasicurezza




Client Tipo PROFESSIONISTA

mobilitàmobilità

integrazioneintegrazione

ergonomiaergonomia

archiviazionearchiviazione

sicurezza!sicurezza!




Alcuni obiettivi validi per tuttiAlcuni obiettivi validi per tutti

• Minimizzare la ripetizione dei dati

• Avere le informazioni quando servono




Alcuni obiettivi validi per tuttiAlcuni obiettivi validi per tutti

• Darsi regole di lavoro e condividerle• Condividere la rubrica telefonicarubrica telefonica

(con sé stessi sui vari dispositivi e con i colleghi)• Condividere l’agendaagenda (dentro e fuori studio)• Condividere i modellimodelli, le checklist

e l’archivioarchivio documenti• Raccogliere dati gestionalidati gestionali

(timesheet, kpi sulle pratiche)




In conclusioneIn conclusione

conviene investire in conviene investire in strumentistrumenti, in , in softwaresoftware o in o in

conoscenza conoscenza ??…. consulenza ?




Grazie dell’attenzione!

www.barbieri.itwww.economiaefinanza.org

Alessandra DamianiManaging Partner di Barbieri & Associati Dottori CommercialistiPresidente della Commissione «Organizzazione e Gestione Studio» - ODCEC [email protected]

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