SUITE E-FILESLA SOLUZIONE IDEALE PER LA TUA

GESTIONE DOCUMENTALE

THINK GREEN, DO DIGITAL!

LA PRIMA COSA CHE SI DIGITALIZZA E’ UN PROCESSO, NON UN DOCUMENTO

I moduli della Suite cercano dimettere in connessione le persone in base alle attività che svolgono in

azienda.

le chiavi imprescindibili per il raggiungimento di qualsiasi

obiettivo di business.

E-Files è un'unica Suite di Servizi Atomici per tutto, dal ciclo di vita dei documenti alla gestione dei processi.

Condivisone e automazione:

Con il nostro aiuto, sarà facile scegliere la giusta strada per avviare la digitalizzazione dei vostri processi in azienda.

LA SOLUZIONE DOCUMENTALE DEFINITIVA CHE OTTIMIZZA I TUOI PROCESSI AZIENDALI

Innovare i processi è la strada giusta per incrementare la competitività.Ædera ha sviluppato una strategia globale che consiste in una serie di “Servizi Atomici” in Cloud integrabili nei processi dei diversi ambiti aziendali e anche in

mobilità

E-Files rappresenta la soluzione più completa per la gestione documentale e la conservazione digitale a norma di legge

SUITE E-FILES

MODULARE FLESSIBILE INTEGRABILE SEMPLICE

È la soluzione pensata per tutte le tue

esigenze, di oggi e di domani

Si modella in base ai tuoi volumi e

alle tue necessità,adattandosi ai tuoi

consumi

Comunica senza difficoltà con

qualsiasi sistema informatico già

presente in azienda

Gestisce qualsiasi processo, anche

complesso, attraverso strumenti user-friendly

alla portata di tutti

I VANTAGGI DELLA SUITE E-FILES

BASSI INVESTIMENTI INIZIALI E COSTI PROPORZIONALI AI BENEFICI

• Attivare subito i servizi che servono alla riduzione dei costi dei processi;

• Pagare a consumo in base ai documenti effettivamente archiviati.

L’intera Suite è strutturata per rispondere alle nuove esigenze degli imprenditori: automatizzare i flussi di attività che coinvolgono la gestione dei documenti in azienda.

Il modulo E-Arch permette di archiviare digitalmente, in piena sicurezza, grandi quantità di documenti, senza dover investire in nessun costo legato all’infrastruttura

I moduli della suite E-Files sono erogati in modalità On Demand, il che permette di:

IL CONCETTO DI ON DEMAND

I documenti risiedono in una struttura centralizzata sicura, e sono accessibili da più stazioni di lavoro, solo dagli utenti autorizzati.

Sfrutta al meglio le migliori tecnologie per permettere di:

E-ARCH - Archiviazione Documentale

E-ARCH: INTEGRABILE CON I PRINCIPALI SISTEMI GESTIONALI

Preparare, normalizzare, elaborare, indicizzare

documenti prima della loro archiviazione

Creare classificazioni dinamiche e pratiche

organizzate in base alle esigenze dell’utente

Trovare documenti in modo veloce attraverso diverse

possibilità di ricerca

Creare regole specifiche attraverso l’analisi dei

documenti stessi

L’invio di fatture in formato

cartaceo, implica un elevato

rischio di errore nella gestione, costi ingenti di stampa e

materiali di consumo, costo

elevato per la distribuzione e l’archiviazione, ritardi nel

recupero crediti ed insoddisfazione dei clienti.

La completa automazione del ciclo attivo tramite il Portale

Documenti di E-Files risolve questi problemi

ERP

Conservazione Digitale

ArchiviazioneInternet Data

Centre

Delivery

Firma

Autorizzazione invio

E-DISPATCH – Portale di Invio Multicanale

CICLO ATTIVO: LA DISTRIBUZIONE DEI DOCUMENTI

RIDUZIONE TEMPO LAVORO (dal 15 al 30% delle ore uomo)

E-DISPATCH – Portale di Invio Multicanale

PERCHE’ SCEGLIERE E-DISPATCH?

DISTRIBUZIONE AUTOMATICA DEI DOCUMENTI

ELIMINA TEMPI DI CONSEGNA A MANO

NIENTE PIÙ CARTA

Riduce i costi di invio e conservazione delle fatture a pochi centesimi cadauna

Distribuzione automatica e multicanale dei documenti tramite PEC, E-mail E Fax

Permette a clienti certificati di visionare e scaricare i documenti online, in totale

sicurezza conformemente alle norme per la privacy

Ogni fattura è archiviata automaticamentee portata in Conservazione Digitale a norma

di legge

Attraverso la Scrivania Digitale di E-Files, è possibile

automatizzare il processo di acquisizione, registrazione, controllo ed inserimento in

prima nota delle fatture passive, il tutto

indipendentemente dal numero di documenti e dal modo in cui si ricevono dai

fornitori.

Ricezione Fattura

Conservazione Digitale

ArchiviazioneInternet Data

Centre

Approvazione al pagamento

Registrazione

Protocollo in ingresso

E-DESK – Scrivania Digitale

CICLO PASSIVO: LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI

• Semplicità nella digitalizzazione e classificazione dei documenti:componenti di riconoscimento caratteri, analisi semantica e interfaccia adelevata usabilità

• Memorizzazione di eventuali correzioni dell’operatore per futureinterpretazioni e indicizzazioni

• Possibilità di associare ai documenti informazioni aggiuntive: FirmaDigitale, Protocollo IVA

• Maggior rapidità nei processi: automatismi ed esperienza tattile permettonouna forte riduzione di errori, costi e anche del personale addetto, conminimi sforzi di formazione

• Archiviazione digitale del documento validato e successivamente puòessere portato in Conservazione Digitale; il tutto all’interno del Cloud Ædera

E-DESK – Scrivania Digitale

PERCHE’ SCEGLIERE E-DESK?

Ædera propone un sistema evoluto che permette al personale di lavorare con una produttività mai sperimentata prima: E-FLOW

L’allineamento immediato degli strumenti software per l’esecuzione operativa dei processi e la gestione dei documenti consente di supportare con agilità le evoluzioni del business aziendale

Accessibile attraverso qualsiasi web browser, E-Flow consente di creare e modificare i processi disegnandoli facilmente.

OR

GA

NIG

RA

MM

A

E-FLOW – BPM di Processi

WORKFLOW PER GESTIRE I PROCESSI

• Diretta importazione ed elaborazione dei dati provenienti dal sistema gestionale.

• Rappresentazione dell’organizzazione, con gli uffici coinvolti nel processo, le tipologie ed i flussi documentali.

• Massima visibilità e controllo delle azioni intraprese con conseguente velocizzazione dei processi e resa più efficiente delle prestazioni.

• Mappatura ed aggiornamento dei processi con semplicità ed in piena autonomia.

• Possibilità di tracciare in ogni momento lo stato di avanzamento del processo e l’ufficio coinvolto.

• Eliminazione di documenti cartacei e automazione di qualsiasi flusso documentale, anche in mobilità.

E-FLOW – BPM di Processi

PERCHE’ SCEGLIERE E-FLOW?

L’archiviazione a Norma di Legge

Ædera, avvalendosi di personale altamente specializzato e di avanzati supporti tecnologici ed informatici, propone E-Legal, il servizio di Archiviazione a Norma

di Legge con Delega della Responsabilità per l’intero processo di conservazione.

E-Legal appone la Firma Digitale e la Marca

Temporale

E-Legal genera i lotti per conservazione con

frequenza concordata

E-Arch archivia i documenti e li invia

a E-Legal

E-LEGAL – Conservazione Digitale con Delega

CONSERVAZIONE DIGITALE CON DELEGA

DISPONIBILITA’

ELIMINAZIONE DEI COSTI

INTEGRITA’

AUTENTICITA’ E VALIDITA’

Del documento Della forma e dei contenuti

Di affitto e manutenzione degli spazi fisici dedicati

all’archiviazione e alla conservazione dei documenti.

Garantita dall’apposizione della Marca Temporale e della Firma

Digitale, sia sui singoli documenti che sull’intero lotto.

PERCHE’ SCEGLIERE E-LEGAL?

La procedura assicura:

E-LEGAL – Conservazione Digitale con Delega

DISPONIBILITA’

ELIMINAZIONE DEI COSTI

INTEGRITA’

AUTENTICITA’ E VALIDITA’

Del documento Della forma e dei contenuti

Di affitto e manutenzione degli spazi fisici dedicati

all’archiviazione e alla conservazione dei documenti.

Garantita dall’apposizione della Marca Temporale e della Firma

Digitale, sia sui singoli documenti che sull’intero lotto.

PERCHE’ SCEGLIERE E-LEGAL?

La procedura assicura:

E-LEGAL – Conservazione Digitale con Delega

E-SIGNL’autenticazione dei Documenti Elettronici

Tutti i documenti elettronici presenti in E-Files possono essere firmati digitalmente: Ædera propone la Firma Digitale Remota.

QUALIFICATA

Firma remota qualificatapermette di apporre firme su documenti singoli o multipli. Al momento della firma da parte del titolare del certificato, verrà richiesto di inserire username, password e un'ulteriore credenziale di autenticazione forte (OTP), che verrà ricevuta via SMS, tramite App Smartphone, TokenUSB.

MASSIVA

Firma massiva non presidiata:permette di firmare documenti in maniera automatica senza la necessità di intervento da parte del titolare del certificato di firma digitale.

Due modalità di attivazione:

E-SIGN – Firma Digitale e Grafometrica

• Attivazione del processo di firma senza dover ricorrere all'installazione di hardware o

software dedicato.

• Possibilità di certificare data e ora in cui avviene l'operazione di firma apponendo sul file una marca temporale.

• Possibilità di archiviazione automatica dei documenti firmati, invio, portata in conservazione ed inserimento in un processo approvativo.

• Possibilità di sottoscrivere digitalmente documenti informatici via web, in massima sicurezza.

• I certificati di firma risiedono in Internet Data Center di massima sicurezza, resistenza

ed efficienza; non importano né esportano mai i dati, bensì li generano o distruggono direttamente al loro interno.

E-SIGN – Firma Digitale e Grafometrica

PERCHE’ SCEGLIERE E-SIGN?

L’APPLICAZIONE PER LA GESTIONE DEI TUOI DOCUMENTI IN MOBILITÀ

Raccoglie, in un’unica interfaccia, le diverse autorizzazioni richieste dai sistemi

aziendali.

Permette di apporre la Firma Digitale, con rispetto delle policies aziendali, in modo facile ed immediato su qualsiasi documento di business.

E-Approval è un’applicazione per approvare e firmare i documenti in

mobilità, utilizzabile sia con il proprio PC che con qualsiasi dispositivo mobile con

sistema operativo IOS.E-Approval è completamente integrato

con il modulo E-Flow

E-APPROVAL – Approvazione in Mobilità

• Segreterie più efficienti.

• Manager meno vincolati alla presenza fisica in ufficio.

• Riduzione dei tempi legati all’approvazione dei documenti

• Servizio di Mobile Device Management incluso.

• Elimina le inefficienze legate alla firma su documenti cartacei

DINAMICOVELOCEINTUITIVO

E-APPROVAL – Approvazione in Mobilità

PERCHE’ SCEGLIERE E-APPROVAL?

Via delle Magliaie, 12 - 41012, Carpi (MO)

Sede legale e amministrativa

+39 347 3854668

Telefono

ae-sales@aedera.it

E-mail

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