Stampa e risparmia con i servizi MPS di Xerox®

I servizi di stampa gestiti (MPS) di Xerox® ti aiutano a controllare i costi di stampa

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Il tuo ambiente di stampa: una miniera di risparmio

Una delle sfide costanti di tutte le organizzazioni è il controllo dei costi. Ogni tipo di attività desidera ridurre i costi, senza però compromettere fattori fondamentali come produttività, servizio clienti e innovazione.

L’IT è al centro delle iniziative di controllo dei costi, perché l’evoluzione tecnologica suggerisce sempre nuove opportunità di risparmio. Tuttavia, uno degli aspetti più trascurati di quest’area come potenziale fonte di risparmio è l’ambiente di stampa.

4 modi per risparmiare con i servizi di stampa gestiti

In questo eBook scoprirai quattro aree del tuo ambiente di stampa da cui ora puoi ricavare notevoli risparmi e cosa può fare per te un partner di stampa gestita.

1. Gestione centralizzata: risparmia tempo e risorse nella gestione del tuo ambiente di stampa. Semplifica acquisti, manutenzione, forniture e fatturazione.

2. Ottimizzazione dei dispositivi: fai in modo che i tuoi colleghi abbiano i dispositivi giusti, né più né meno. Diminuisci il consumo energetico e le spese, riducendo l’utilizzo di carta, inchiostro e toner.

3. Efficienza dei processi: accelera il processo di stampa in ufficio e fuori. E sfrutta la manutenzione preventiva e predittiva per ridurre i tempi di inattività.

4. Gestione dei documenti: digitalizza i documenti cartacei e automatizza le stampe in volumi elevati e le stampe di routine. Così i tuoi colleghi potranno occuparsi delle questioni davvero importanti.

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La gestione dell’ambiente di stampa assorbe tempo, budget e risorse, specialmente quando un’organizzazione complessa è gestita da più team senza un controllo centrale.

I servizi di stampa gestiti riducono drasticamente la complessità e i costi, fornendoti una gestione esperta e centralizzata di ogni aspetto, dall ’acquisizione e installazione alla manutenzione e fornitura, così puoi concentrarti sulle tue risorse e far crescere la tua attività.

UNO Gestione centralizzata

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Utilizzo della carta

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UNO Gestione centralizzata

C I T TÀ D I N E W Y O R K : 2 M I L I O N I D I D O L L A R I

R I S P A R M I AT I . F I N O R A

La Città di New York è passata da una gestione dell’ambiente di stampa per dipartimento a un unico contratto con i servizi MPS di Xerox per l’intera città.

• 51% di attrezzature di stampa in meno

• 70% di consumo energetico in meno

• 68% di rifiuti solidi in meno

• Media operatività utente del 99,8%

• Risparmi per 2 milioni di dollari a oggi

M U N IC I P IO DI N E W P O R T: 8 0 . 0 0 0 S T E R L I N E

DI R I S PA R M I I N 5 A N N I

Con un grande parco stampanti costituito principalmente da stampanti desktop, distribuite in 50 sedi diverse, il Municipio di Newport elaborava mensilmente

750 fatture solo per le forniture.

Con i servizi MPS di Xerox, l ’amministrazione cittadina ha dimezzato i costi di stampa, risparmiando più di 80.000 sterline in cinque anni, riducendo il consumo di carta del 30% e contenendo il numero di fatture mensili a sole quattro.

“Con Xerox al nostro fianco, siamo certi che otterremo ulteriori risparmi, acquisendo una maggiore consapevolezza sul nostro utilizzo della carta e iniziando a esplorare l’automazione del flusso di lavoro.”

Mark Neilson, Responsabile servizio clienti e innovazione digitale, Municipio di Newport

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DUE Ottimizzazione dei dispositivi

Senza una gestione centralizzata, le aziende tendono ad accumulare dispositivi diversi da più fornitori, ritrovandosi con un parco di stampanti obsolete che spreca carta, inchiostro ed energia.

La razionalizzazione dell’ambiente di stampa può semplificare enormemente la gestione, sostituendo tanti modelli diversi di stampanti, scanner e fotocopiatrici con una quantità inferiore di dispositivi multifunzione di un unico fornitore.

Il potenziale di risparmio è evidente: meno dispositivi equivalgono a costi di manutenzione più bassi e a un minore consumo energetico, per non parlare della ridotta impronta ecologica.

Con i servizi di stampa gestiti, puoi ottimizzare le spese e tagliare i costi, avendo allo stesso tempo a diposizione i dispositivi adatti, con le funzionalità di cui i tuoi colleghi hanno bisogno per lavorare bene.

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I H S : 3 0 . 0 0 0 D O L L A R I D I R I S PA R M I C O N L A

R A Z I O N A L I Z Z A Z I O N E D E L PA R C O S TA M PA N T I

IHS, fornitore di dati e analisi, ha razionalizzato l’ambiente di stampa in 29 sedi diverse, riducendo i costi per un valore stimato di 30.000 sterline.

IHS ha ottimizzato l’infrastruttura di oltre l’80%, sostituendo 600 dispositivi monofunzione, tra cui molte stampanti desktop sottoutilizzate, con circa 100 dispositivi multifunzione.

Oltre ai costi di stampa, IHS ha anche ridotto del 43% il consumo energetico relativo alla stampa, tagliando le emissioni di gas serra del 34% e i rifiuti solidi del 39%.

“Per IHS, la sostenibilità aziendale non è un progetto straordinario. È un elemento fondamentale del nostro modello d’impresa ed è alla base delle nostre prestazioni future. L’integrazione della sostenibilità aziendale nella nostra attività è diventata un fattore chiave per l’efficienza e l’eccellenza operativa.”

Scott Key, Presidente e CEO, IHS

DUE Ottimizzazione dei dispositivi

70%Coface Services: un parco stampanti ridotto del 70%

Coface Services ha sostituito 7 marchi e 40 modelli di dispositivi con 1 solo fornitore e 5 modelli

61%Europart: riduzione del parco stampanti del 61%

Europart ha sostituito 600 dispositivi monofunzione con 232 dispositivi multifunzione, risparmiando un valore a sei cifre sui costi di stampa

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TRE Efficienza dei processi

Poiché un terzo di tutti i processi lavorativi si basa ancora su documenti cartacei, offrire soluzioni di stampa più rapide e semplici migliora efficienza e produttività.

Inoltre, dal momento che il 60% delle chiamate all’IT riguarda la risoluzione di problemi legati alla stampa, non saranno solo i colleghi a trarne benefici, potendosi occupare di compiti più importanti.

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TRE Efficienza dei processi

Ottimizzare i processi documentali e tagliare i costi associati è semplice con i servizi di stampa gestiti:

• automatizza i principali flussi di lavoro documentali, come l’elaborazione delle fatture, così i tuoi colleghi non dovranno farlo manualmente;

• ordina automaticamente le nuove forniture grazie a stampanti multifunzione che ti avvisano quando carta, inchiostro o toner stanno per finire;

• risparmia il tempo dedicato alla risoluzione dei problemi grazie a stampanti in rete con accesso da remoto per l’assistenza IT;

• sfrutta la manutenzione predittiva per mantenere le tue stampanti sempre in funzione, con tempi di inattività minimi;

• consenti stampa e scansione mobile per aiutare i colleghi a rimanere produttivi anche in movimento;

• salva documenti e immagini direttamente sul cloud per liberare spazio di archiviazione e garantire l’accesso sempre e ovunque.

1. IDC, Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT, 2012

2. Xerox, EPS Pre-Contract Assessment Team Key Metrics Report, 2011

L O S A P E V I ?

Processi inefficienti nella gestione dei documenti costano alle organizzazioni 19.732 dollari all’anno1.

Le aziende spendono in media il 10% dei ricavi per documenti e stampa.

Si possono perdere 488 ore produttive all’anno in attesa dei servizi di stampa e delle forniture2.

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TRE Efficienza dei processi

C A L I F O R N I A S TAT E U N I V E R S I T Y D I F U L L E R T O N :

U N R I S P A R M I O D I C A R TA P E R 2 5 0 . 0 0 0 D O L L A R I

Università votata al digitale, la California State University di Fullerton aveva bisogno di un partner di stampa gestita che consentisse di offrire a studenti e corpo docente gli alti standard tecnologici promessi, risparmiando allo stesso tempo sui costi di stampa.

Dopo aver distribuito iPad Apple ai principali membri dello staff e aver sviluppato un’app per studenti per accedere ai servizi digitali tramite dispositivi smart, l ’università ha introdotto una soluzione di stampa mobile di Xerox, che ha permesso di risparmiare 250.000 dollari solo sui costi della carta.

Adesso, sia il personale che gli studenti possono stampare on-demand dentro e fuori dal campus, grazie alle misure di sicurezza integrate di Xerox che proteggono i documenti sensibili dai 32 milioni di minacce online che l’università deve affrontare ogni mese.

“Con Xerox abbiamo ridotto i costi di oltre 250.000 dollari, investendo più soldi su ciò che sappiamo fare meglio, insegnare.”

Amir Dabirian, CIO e vicepresidente IT, California State University di Fullerton

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Una soluzione di stampa gestita intelligente non ti aiuta solo a stampare in modo più efficiente, ma riduce sostanzialmente la quantità di materiale da stampare.

Trasformare i processi cartacei in digitali può tagliare i costi in maniera semplice ma efficace:

• libera i colleghi da processi cartacei lenti e a rischio di errore, automatizzando le stampe in volumi elevati e quelle di routine;

• taglia i costi sui materiali di consumo con un calo della domanda su carta, inchiostro e toner;

• riduce il consumo energetico e l’impronta ecologica con un uso ridotto dei dispositivi;

• ti fa risparmiare sui costi di archiviazione fisica con meno documenti cartacei da archiviare.

In più, i documenti digitalizzati sono accessibili più facilmente da chi lavora da remoto, sempre e ovunque.

QUATTRO Gestione dei documenti

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QUATTRO Gestione dei documenti

C I R C O S C R I Z I O N E D I I S L I N G T O N , L O N D R A :

1 M I L I O N E D I S T E R L I N E R I S P A R M I AT E G R A Z I E

A I S E R V I Z I M P S

La circoscrizione di Islington è un rinomato pioniere in materia di efficienza. Nell’ambito dell’iniziativa Smart Working, ha iniziato a collaborare con Xerox per migliorare i processi documentali, i servizi e la sostenibilità, tagliando i costi e utilizzando meno risorse.

Dopo aver sostituito una varietà di dispositivi obsoleti con un parco stampanti completamente gestito, interconnesso e multifunzione, l’amministrazione ha iniziato a utilizzare archivi digitali per ridurre i materiali di consumo, permettendo inoltre al personale suddiviso in 66 sedi di avere accesso alle informazioni più facilmente.

Nel corso di quattro anni, i servizi di stampa gestiti di Xerox hanno fatto risparmiare 1 milione di sterline, con costi di stampa inferiori del 28%.

“Il servizio di stampa gestito e distribuito offre una riduzione dei costi senza rimetterci in efficienza. Soddisfa il nostro obiettivo di sostenibilità con meno dispositivi ma più efficienti.”

John Roberts, Responsabile alloggi e proprietà, Circoscrizione di Islington, Londra

20%

di riduzioni nei costi per l’elaborazione delle fatture

Europart digitalizza 300.000 fatture ogni anno con i servizi MPS di Xerox, tagliando i costi di elaborazione del 20%

E U R O P A R T:

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Il tuo ambiente di stampa è uno dei punti fondamentali della tua infrastruttura IT. Merita un supporto dedicato da parte di esperti per aiutarti a minimizzare i costi e a massimizzare il proprio valore.

Che tu stia cercando di semplificare la gestione di un’infrastruttura di stampa complessa, razionalizzare un parco dispositivi diversificato, migliorare i processi quotidiani di stampa e documentali o modi più funzionali di accedere e condividere i tuoi documenti, i servizi MPS di Xerox possono darti una mano.

Possiamo aiutarti a ottimizzare il tuo ambiente di stampa identificando le aree in cui tagliare il surplus, oltre a fornire servizi che ti diano il controllo su dispositivi, processi, documenti e sicurezza, grazie al nostro comprovato metodo in tre fasi:

1. Valutazione e ottimizzazione: analizziamo infrastruttura e spese attuali, progettando una soluzione che possa aiutarti a ridurre i costi e a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

2. Sicurezza e integrazione: facciamo lavorare i servizi di stampa gestiti, garantendo sicurezza e conformità.

3. Automatizzazione e semplificazione: andiamo oltre la semplice gestione della stampa, offrendo automatizzazione e digitalizzazione di nuova generazione.

Per l’ottavo anno, Quocirca ci ha nominati leader nel settore della stampa gestita, per i nostri servizi avanzati di valutazione dell’ambiente di stampa, il supporto multi-fornitore e molto altro.

P A R L I A M O N E

Vuoi iniziare a ridurre i tuoi costi di stampa e dare ancora più valore al tuo ambiente di stampa? Contattaci.

Scopri come i servizi di gestione di stampa e dei documenti di Xerox possono aiutare la tua organizzazione a stampare meno e a risparmiare.

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A proposito di Xerox

Xerox è un leader tecnologico da 11 miliardi di dollari che innova il modo di comunicare, connettersi e lavorare. Le nostre competenze sono più importanti che mai, in un mondo in cui aziende di tutte le dimensioni desiderano migliorare la produttività, ottimizzare i profitti e aumentare la soddisfazione dei clienti. Collaboriamo con organizzazioni grandi, medie e piccole, con amministrazioni governative, con fornitori di servizi grafici e con i nostri partner, loro clienti.

Conosciamo il lavoro, in tutte le sue forme. Sappiamo come affrontare un mondo sempre più complesso, sospeso tra carta e digitale, ufficio e mobile, personale e sociale. Ogni giorno, in oltre 160 paesi di tutto il mondo, le nostre tecnologie, i nostri software e il nostro personale affrontano queste intersezioni con successo. Sappiamo come automatizzare, personalizzare, confezionare, analizzare e tutelare le informazioni per consentire ai nostri clienti di muoversi sempre più rapidamente.

Per saperne di più su di noi, visita www.xerox.it.

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