SISTEMI INFORMATICI Alessandro Capodaglio Bologna, 24 maggio 2007.
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SISTEMI INFORMATICI
Alessandro Capodaglio
Bologna, 24 maggio 2007
Il sistema aziendaleIl sistema aziendale
AZIENDA
SistemaSistema di elementi socio economici (energie personali e mezzi
patrimoniali) fra loro coordinati ed interagenti verso un fine
assegnato.
SISTEMA
Insieme di elementi diversi, in relazione tra loro, in cui l’equilibrio di
ogni elemento e dell’intero sistema e’ condizionato in varia misura
dagli altri elementi e dai legami tra loro esistenti.
L’AZIENDA DI PRODUZIONE (IMPRESA)L’AZIENDA DI PRODUZIONE (IMPRESA)
MERCATO DEGLI
APPROVVIGIONAMENTI
(FATTORI)
MERCATO DI
SBOCCO
(PRODOTTI)
AZIENDAAZIENDA
IL SISTEMA OPERATIVO DELLE AZIENDE DI PRODUZIONEIL SISTEMA OPERATIVO DELLE AZIENDE DI PRODUZIONE
MEZZI MONETARI DISPONIBILI
FINANZIAMENTI A TITOLO DI
CAPITALE DI CREDITO
INVESTIMENTI PATRIMONIALI
ACCESSORI
FINANZIAMENTI A TITOLO DI
CAPITALE PROPRIO
DISTRIBUZIONIDI UTILI
INVESTIMENTI INFATTORI
PRODUTTIVI
TRASFORMAZIONIINTERNE
TECNICO-ECONOMICHE
REALIZZIPRODOTTI E RESIDUI
DI FATTORI PROD.
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USCITE
ENTRATEUSCITA
LA GESTIONE AZIENDALELA GESTIONE AZIENDALE
Complesso di operazioni (decisioni e attuazioni) che gli organi dell’azienda pongono in essere per il raggiungimento dei propri fini.
Operazioni di gestione esterna
-Finanziamenti a titolo di credito
-Tutti gli investimenti
-Realizzi
Operazioni di gestione interna
-Trasformazioni tecnico-economiche
Operazioni fuori gestione
-Finanziamenti a titolo di capitale proprio
-Distribuzioni di utili
L’ORGANIZZAZIONE IMPRENDITORIALE NELLE PMIL’ORGANIZZAZIONE IMPRENDITORIALE NELLE PMI
CAPACITA’ – CREATIVITA’ – INTUITO
DELL’IMPRENDITORE
AUMENTO
COMPETITIVITA’
DEFINIZIONE DI UN MODELLO ORGANIZZATIVO
CONTENIMENTO DEI COSTI
E
MIGLIORAMENTO DELLA GESTIONE AZIENDALE
LE FUNZIONI SVOLTE IN AZIENDALE FUNZIONI SVOLTE IN AZIENDA
RAPPORTI CON I FORNITORI
PROCESSI INTERNIRAPPORTI CON RETE
VENDITA/CLIENTI
•GESTIONE ORDINI FORNITORI
•LOGISTICA IN ENTRATA
•AMMINISTRAZIONE
•CONTABILITA’ CLIENTI
•CONTABILITA’ FORNITORI
•CONTROLLO DI GESTIONE
•GESTIONE DEL PERSONALE
•PAGHE E CONTRIBUTI
•ACQUISTI
•MARKETING
•PIANIFICAZIONE PROD.
•PRODUZIONE
•CONTROLLO QUALITA’
•VENDITE
•PRE-VENDITA
•GESTIONE ORDINI CLIENTI
•GESTIONE ORDINE RETE DI VENDITA
•LOGISTICA IN USCITA
•ASSISTENZA POST-VENDITA
LE AREE AZIENDALILE AREE AZIENDALI
AREA AMMINISTRATIVA AREA COMMERCIALE
AREA PRODUZIONE/TECNICA
AREA LOGISTICA
AREA AMMINISTRATIVAAREA AMMINISTRATIVA
– Contabilita` Generale
– Controllo di Gestione
– Tesoreria / Gestione Finanziaria
– Questioned Economica
• Rapporti clienti/fornitori
• Recupero crediti
– Gestione Personale
IL PROCESSOIL PROCESSO
FATTURAZIONEATTIVA / PASSIVA
INCASSI &PAGAMENTI
FATTI PATRIM.E FINANZIARI
SCRITTURESCRITTURECONTABILICONTABILI
LIBRI FISCALI
BILANCIO
CONTROLLO DI GESTIONE
REPORTING
BUDGET &FORECAST
AREA COMMERCIALEAREA COMMERCIALE
– Gestione rapporti clienti
– Marketing
– Politiche commerciali (prezzi)
– Agenti / Venditori / Rappresentanti
– Web presence, e-commerce
– Acquisizione ordini, emissione offerte
– Gestione rapporti fornitori
– Controllo costi
IL PROCESSO – Ciclo attivoIL PROCESSO – Ciclo attivo
OFFERTAA CLIENTE
ORDINE DA CLIENTE
CONSEGNA (DDT)
EMISSIONEFATTURA
CALCOLOPROVVIGIONI
REGISTRAZIONECONTABILE
SCADENZARIOINCASSI
APPROVVIGION. /PRODUZIONE
ATTIVITA’ DIMARKETING
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IL PROCESSO – Ciclo passivoIL PROCESSO – Ciclo passivo
RICHIESTA D’OFFERTA
ORDINE A FORNITORE
ACCETTAZIONEMATERIALI
RICEVIMENTOFATTURA
REGISTRAZIONECONTABILE
SCADENZARIOPAGAMENTI
GARE
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NASCITAFABBISOGNO
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AREA LOGISTICAAREA LOGISTICA
– “punto di passaggio” per vari processi aziendali
– Organizzazione logica e fisica di prodotti e materie prime
– Gestione scorte
– Stoccaggio e distribuzione prodotti
– Classificazione materiali in ingresso
AREA PRODUZIONEAREA PRODUZIONE
– Definizione e gestione tecnica del prodotto
– Gestione Terzisti
– Pianificazione e controllo attività produttive
– Gestione Qualita` Prodotti
– Sistemi CAD / CAM
– Assistenza tecnica post-vendita
Il sistema informativo aziendaleIl sistema informativo aziendale
Struttura aziendale: suddivisione dell’organizzazione in differenti unità organizzative alle quali sono attribuiti compiti ed obiettivi specifici e che cooperano attraverso legami di tipo gerarchico e funzionale.
Risorse aziendali: tutto ciò con cui la azienda opera, sia materiale che immateriale, per perseguire i suoi obiettivi. Sono risorse i prodotti o i servizi offerti da un'azienda, i materiali utilizzati, gli immobili, ma sono risorse anche il denaro e le persone utilizzate per produrre.
Il sistema informativo aziendaleIl sistema informativo aziendale
Processo:
insieme delle attività (sequenze di decisioni e azioni) che l’organizzazione nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa o di un gruppo omogeneo di risorse.
In altro modo:
insieme di attività tra loro interrelate, finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodotto/servizio interno o esterno) che contribuisce al raggiungimento della missione dell’organizzazione e che trasferisce valore al fruitore del servizio (il cliente interno o esterno).
Coinvolgimento di più strutture organizzative
Omogeneizzazione dell’organizzazione
Il sistema informativo aziendaleIl sistema informativo aziendale
Un caso molto particolare di risorsa su cui operano tutte le aziende è
l'informazione.
L'informazione è infatti una risorsa che riguarda tutte le altre risorse.
I processi, per poter operare, hanno bisogno di conoscere la risorsa o
le risorse su cui agiscono, in altri termini hanno bisogno di
informazioni: l'insieme delle informazioni gestite (generate, utilizzate,
elaborate) dai processi costituisce il sistema informativo.
Il sistema informativo aziendaleIl sistema informativo aziendale
Prima dell'introduzione degli elaboratori elettronici, i flussi ed i
processi informativi all'interno delle organizzazioni venivano gestiti
con metodi manuali, che prevedevano l'uso di complesse e lunghe
procedure di registrazione dei dati su supporti cartacei, di
archiviazione di documenti, di ricerca su schedari, etc.
L'assenza di una tecnologia avanzata non consentiva di giungere ad
una razionalizzazione dei processi informativi; anzi, l'alto tasso
di errore dovuto al susseguirsi di fasi di trascrizione manuale
costringeva spesso ad introdurre cicli di controllo delle
informazioni, con ulteriori perdite di efficienza.
Il sistema informativo aziendaleIl sistema informativo aziendale
L’introduzione delle tecnologie informatiche e di comunicazione
ha invece permesso di accelerare l'esecuzione dei processi
informativi, mettendo a disposizione facili e rapide procedure di
registrazione, archiviazione, elaborazione, ricerca dei dati.
Ha inoltre condotto a:
• realizzazione di tecniche per la gestione automatizzata delle
informazioni;
•definizione di teorie e di metodologie per il loro utilizzo.
La classificazione dei processi/decisioni aziendaliLa classificazione dei processi/decisioni aziendali
• processi direzionali: concorrono alla definizione degli obiettivi
strategici
• processi gestionali: concorrono alla traduzione degli obiettivi in
criteri di gestione ed effettuano il controllo del raggiungimento di tali
obiettivi
• processi operativi: concorrono all'attuazione degli obiettivi.
La classificazione dei processi/decisioni aziendaliLa classificazione dei processi/decisioni aziendali
La suddivisione dei processi in direzionali, gestionali e operativi può essere ulteriormente caratterizzata dal tipo di decisioni che vengono prese all'interno di essi.
•decisioni strutturate: le regole per decidere sono completamente determinate, basta conoscere tutte le variabili di interesse ed applicare ad esse tali regole;
•decisioni semi-strutturate: alcune regole per decidere sono determinate, ma l'intervento umano creativo è necessario per stabilire l'esito finale;
•decisioni non-strutturate: non esistono criteri generali per decidere, ma l'intero processo è affidato all'esperienza ed alla creatività del decisore.
L’evoluzione dei sistemi informativiL’evoluzione dei sistemi informativi
La tecnologia informatica appare più adatta a fornire supporto a quei
processi maggiormente deterministici, ovvero che possano essere
eseguiti in maniera ripetitiva.
Tale caratteristica è dominante nei processi operativi, presente
nei processi gestionali, quasi assente in quelli direzionali.
I processi decisionali di livello gestionale hanno bisogno dei dati
provenienti da quelli di tipo operativo, così come i processi direzionali
ricevono le informazioni da quelli gestionali.
L’evoluzione dei sistemi informativiL’evoluzione dei sistemi informativi
• Prima fase
automazione delle attività di raccolta, archiviazione e reperimento dei dati di
natura operativa.
ripetitività e precisa definizione delle operazioni da compiere
vantaggi legati alla quantità delle operazioni elementari eseguite con
efficienza, piuttosto che alla qualità e al valore delle singole operazioni.
ottica settoriale: i processi vengono automatizzati all'interno di un settore e
di un'attività aziendale, senza tener conto degli altri settori e attività
(contraddizione con la reale integrazione dei processi informativi aziendali)
L’evoluzione dei sistemi informativiL’evoluzione dei sistemi informativi
• Seconda fase
integrazione fra applicazioni operative e loro coinvolgimento nell'automazione dei processi informativi di livello gestionale e direzionale.
Ottica di completa integrazione tra le procedure interne ai singoli settori in primo luogo e tra i settori successivamente.
I sistemi informatici integrati orientati ai dati:
archivi non ridondanti e coerenza di aggiornamento
gestione delle informazioni centralizzata
Integrazione come prerequisito necessario per il supporto alle attività di tipo gestionale e direzionale che necessitano di dati intersettoriali.
I sistemi ERPI sistemi ERP
Nucleo software con interfaccia indipendente dal sistema operativo sul quale
viene installato.
Scambia i dati con il database unico centrale dell’impresa.
Verso l’esterno dialoga con software indipendenti, garantendo
l’aggiornamento del database.
Sono sistemi caratterizzati da un’integrazione nativa su tutte le aree
aziendali.
I sistemi ERPI sistemi ERP
Introduzione di un sistema ERP in azienda
Vengono coperti in senso orizzontale i fabbisogni di gestione e trattamento
delle informazioni di tutte le principali funzioni aziendali:
• elevata standardizzazione delle prassi e dei processi operativi;
• messa a sistema di modelli predefiniti di gestione dei processi.
Il sistema ERP impone la propria logica ed è richiesto in parte all’impresa di
adattarsi:
• repertorio di alternative maggiore rispetto a quelle di solito adottate o
considerate;
• modelli di eccellenza operativa che possono solo migliorare la prassi di
gestione operativa.
I sistemi ERPI sistemi ERP
Diffusione dei sistemi ERP
Aumento delle quantità di informazioni disponibili con conseguente difficoltà
di distinguere i dati interessanti per il management per prendere la
decisione giusta al momento giusto.
Business intelligence
Raccogliere ordinatamente i dati, catalogare, ritrovare e rendere disponibili le
informazioni giuste al momento giusto, perché possano essere utilizzate in
modo efficace.