Servizio per la fatturazione elettronica

FATTURE E NOTIFICHE SDI

FAQ FATTURE E NOTIFICHE

Che cos’è la Fattura Elettronica? La Fattura Elettronica è un file con un tracciato definito dal Legislatore. La FatturaPA è la sola tipologia di fattura elettronica accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio (SdI) per la trasmissione delle fatture elettroniche. Ha le seguenti caratteristiche:

• il contenuto è rappresentato in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo un formato definito dalla legge, unico accettato da SdI.

• l' autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura

• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell' Indice delle Pubbliche Amministrazioni (http://indicepa.gov.it)

• la trasmissione avviene attraverso lo SdI

Quali informazioni sono previste nella FatturaPA? Il contenuto informativo della FatturaPA prevede informazioni da riportare obbligatoriamente in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste, il formato prevede l’indicazione obbligatoria di informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio. Tra le informazioni obbligatorie c’è il Codice Univoco dell’Ufficio, destinatario della fattura. Per avere informazioni di dettaglio sul formato della fattura è possibile consultare il sito www.fatturapa.gov.it.

Quale codice dell'Amministrazione deve essere inserito nella fattura elettronica? Tutti gli Uffici delle amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali che si configurano come soggetti destinatari di fattura elettronica devono essere identificati per mezzo di un codice univoco denominato “Codice Univoco Ufficio” assegnato dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Il codice è indispensabile per consentire al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare le fatture elettroniche alle P.A. destinatarie. I codici sono consultabili sull’IPA, www.indicepa.gov.it, che rappresenta l’anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica.

Cos’è il Sistema di Interscambio (SdI)? Il Sistema di Interscambio (SdI) è il sistema informatico deputato alla ricezione delle fatture elettroniche, all’esecuzione di controlli sui file ricevuti e alla trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni. Il Sistema di Interscambio

non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.

Come si trasmette una fattura elettronica? Il file XML preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, deve essere inviato al Sistema di Interscambio, che provvede a recapitarlo alla PA destinataria e fornisce notifiche relative allo stato di avanzamento del recapito.

Come posso verificare se le mie Fatture PA sono state inviate a destinazione?

Il servizio evidenzia lo stato di lavorazione delle fatturePA nel campo “stato”.

Nella tabella che segue il significato dei vari stati possibili in caso di COMPILAZIONE

MANUALE delle fatturePA e le possibili notifiche provenienti da SdI

STATI FatturaPA da compilazione manuale

DESCRIZIONE DOCUMENTI

NOTIFICHE CORRELATE ALLA FATTURAPA

Redazione FatturaPA in elaborazione da parte dell’utente

Nessuno

Completata FatturaPA completata dall’utente

File .xml generato dal sistema Eventuali allegati

Pronta per la firma FatturaPA presa File .xml generato dal

Campo “Stato”

in carico dal servizio

sistema. File .xml generato e controllato dal sistema Eventuali allegati

Scartata FatturaPA scartata dal servizio (è necessaria una correzione dati da parte

dell’utente)

File .xml generato dal sistema. File .xml scartato dal sistema Eventuali allegati

Scartata FatturaPA scartata da SdI (è necessaria una correzione dati da parte dell’utente)

File .xml generato dal sistema. File .xml.p7m scartato da SdI Eventuali allegati

NS: notifica di

scarto

Firmata Firmata File .xml generato dal sistema File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

In spedizione In trasmissione a SdI

File .xml generato dal sistema File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

Spedita Spedita a SdI File .xml generato dal sistema File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

Consegnata Consegnata da SdI alla PA destinataria

File .xml generato dal sistema File .xml generato,

controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

RC: Ricevuta di

consegna

Attesa di consegna In attesa di consegna da

parte di SdI

File .xml generato dal sistema

File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

MC: mancata consegna

Non recapitata Non recapitata

da SdI

File .xml generato dal

sistema File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

AT: notifica

impossibilità di recapito

Nessuna risposta Nessuna risposta da PA

File .xml generato dal sistema File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m)

Eventuali allegati

DT: notifica

decorrenza termini

Rifiutata Rifiutata contabilmente da PA

File .xml generato dal sistema File .xml generato, controllato e firmato

dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

NE: notifica esito

(rifiuto)

Accettata Accettata contabilmente da PA

File .xml generato dal sistema File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

NE: notifica esito (accettazione)

Nella tabella che segue il significato dei vari stati possibili in caso di UPLOAD FILE .XML

oppure .ZIP e le possibili notifiche provenienti da SdI

STATI FatturaPA da File .xml o .zip 1

DESCRIZIONE DOCUMENTI

NOTIFICHE CORRELATE ALLA FATTURAPA

Ricezione FatturaPA in elaborazione da parte dell’utente

File .xml oppure file .zip

Ricevuta 1 FatturaPA completata dall’utente

File .xml inviato dall’utente

Pronta per la firma FatturaPA presa in carico dal servizio

File .xml inviato dall’utente. File .xml controllato dal sistema

Scartata FatturaPA scartata dal servizio (è necessaria una correzione dati

da parte dell’utente)

File .xml inviato dall’utente File .xml scartato dal sistema Eventuali allegati

Scartata FatturaPA scartata da SdI (è necessaria

una correzione dati da parte dell’utente)

File .xml inviato dall’utente File .xml.p7m scartato

da SdI Eventuali allegati

NS: notifica di scarto

Firmata Firmata File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

In spedizione In trasmissione a SdI

File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

Spedita Spedita a SdI File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

Consegnata Consegnata da SdI alla PA destinataria

File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m)

RC: Ricevuta di consegna

Eventuali allegati

Attesa di consegna In attesa di

consegna da parte di SdI

File .xml inviato

dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

MC: mancata

consegna

Non recapitata Non recapitata da SdI

File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

AT: notifica impossibilità di recapito

Nessuna risposta Nessuna risposta da PA

File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

DT: notifica

decorrenza termini

Rifiutata Rifiutata contabilmente

da PA

File .xml inviato dall’utente

File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

NE: notifica esito (rifiuto)

Accettata Accettata contabilmente da PA

File .xml inviato dall’utente File .xml generato, controllato e firmato dal sistema (xlm.p7m) Eventuali allegati

NE: notifica esito

(accettazione)

1Il file .zip può contenere diversi file . xml. Il servizio provvede a scompattarlo e genera una

pubblicazione FatturaPA per ogni file .xml contenuto nel file .zip

Quali sono le Notifiche inviate da SdI ai fornitori della PA che hanno inviato fatture

elettroniche?

Le notifiche inviate da SdI ai fornitori della PA sono le seguenti:

NS - Notifica di scarto inviata da SdI nel caso di fattura non corretta rilevata in seguito a controlli formali. Questa notifica sta a segnalare che il file inviato non è formalmente corretto. La PA non lo riceve e la segnalazione dell’errore formale al fornitore è rapida.

RC - Ricevuta di consegna alla PA destinataria inviata dal SdI al soggetto trasmittente, nel caso di esito di consegna positivo

MC – Notifica di Mancata Consegna alla PA destinataria inviata dal SdI al soggetto trasmittente in caso di esito negativo, il SdI proverà a riconsegnare la fattura per un periodo prestabilito

AT – Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura a SdI con impossibilità di recapito inviata nel caso in cui non si riesca a recapitare la fattura nel periodo stabilito pari a 10 giorni (come definito nella Circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 31 marzo 2014, n.1)

In aggiunta, la PA destinataria – non dietro obbligo di legge, bensì su base volontaria – può trasmettere al SdI una notifica in cui comunica al suo fornitore di aver accettato/rifiutato contabilmente la fattura (in sigla: NE). Se questo non avviene, è il SdI a generare una notifica che viene inviata sia al fornitore sia alla PA interessata: si tratta della Notifica di decorrenza del termine (DT) per comunicare la fine del processo relativo a quella specifica fattura.

Dove visualizzo le notifiche provenienti da SdI?

Ci sono due possibilità.

1) Il Pannello di controllo espone una sezione “Messaggi SdI”

Facendo doppio click su una delle righe il sistema propone un filtro di ricerca

messaggi utilizzabile per individuare i messaggi di interesse:

MESSAGGI SdI

2) E’ possibile accedere al menù Gestione fatture, voce “Ricerca messaggi”

Voce

ricerca

messaggi

e richiamare il filtro di ricerca per i messaggi:

Quali provvedimenti devo adottare in caso di risposte non affermative dello SdI?

Di seguito uno schema dei provvedimenti da parte del fornitore

SIGLA

NOTIFICA DESCRIZIONE

FATTURA

EMESSA

FATTURA

RICEVUTA

DA PA AZIONI DA PARTE DEL FORNITORE

NS Notifica di scarto NO NO

Stornare eventuale registrazione IVA

effettuata all'atto della formazione

del documento, eliminazione errore e

riemissione fattura corretta

MC

Notifica di mancata

consegna SI NO

attendere entro 10 gg. l'esito dei

tentativi dello SDI di recapitare la

fattura alla PA

DT Notifica decorrenza termini SI SI Nessuna

AT

Attestazione di avvenuta

trasmissione della fattura

con impossibilità di

recapito SI NO

Trasmettere l'attestato alla PA per

richiederne il pagamento

Che differenza c’è tra “notifica” e “messaggio”?

Il servizio gestisce messaggi di diversa natura, ad esempio messaggi relativi all’invio via

PEC delle fatturePA a SdI. Una parte di questi messaggi contiene notifiche provenienti da

SdI

Il servizio gestisce documenti diversi da FatturePA?

Sì, è possibile gestire allegati alla Fattura PA.

Nel caso di inoltro al sistema di file.xml, gli eventuali allegati alla fattura risultano inseriti nel

tracciato del file .xml.

Nel caso di compilazione manuale della fattura, gli eventuali allegati vanno inseriti

accedendo all’apposito tab.

Il documento XML archiviato è visualizzabile/stampabile "in chiaro"?

Il documento XML è visualizzabile e stampabile attraverso il foglio di stile .xls (secondo lo standard predisposto da SdI).

Che significato hanno i colori dei campi nella compilazione manuale delle FatturePA

ROSSO: il campo è obbligatorio

ROSSO PUNTINATO: il campo è obbligatorio solo se si compila il blocco di dati di

appartenenza del campo. Il blocco di dati potrebbe non essere obbligatorio, ma se si

compila anche solo un campo presente nel blocco, sarà obbligatorio compilare tutti i

campi evidenziati dal rosso puntinato

VIOLA: viene utilizzato per i campi per i quali è prevista una possibile alternativa (es.

persona fisica/persona giuridica nel blocco di dati “Cedente/Prestatore”). E’ necessario

scegliere l’alternativa di interesse (es. persona fisica) e compilare obbligatoriamente i

campi evidenziati in viola e non riempiti dal grigio

VIOLA PUNTINATO: viene utilizzato per i campi per i quali è prevista una possibile

alternativa. Il campo è obbligatorio solo se si compila il blocco di dati di appartenenza

del campo. Il blocco potrebbe non essere obbligatorio (es. il blocco Rappresentante

Fiscale), ma se si compila anche solo un campo presente nel blocco, sarà obbligatorio

compilare tutti i campi evidenziati dal viola puntinato e non riempiti dal grigio

Cosa fare se la PA destinataria della fattura non ha PARTITA IVA, ma solo codice fiscale?

Si consiglia di NON COMPILARE il campo ID PAESE e ID CODICE (Partita IVA) nel blocco di

dati relativi al cessionario/committente. Compilare invece il campo “Codice Fiscale”.

Cosa fare se il Cedente/Prestatore non ha Partita IVA ma solo il Codice Fiscale?

La segreteria Tecnica SdI ha risposto che la Partita IVA è un elemento obbligatorio

(previsto dalla normativa IVA – DPR 633/72) per i documenti fattura ed assimilati (note di

credito o debito, parcelle etc.). Pertanto se in precedenza venivano emessi documenti

che non contenevano partita IVA, questi non rientrano nelle fattispecie per le quali la

normativa ha introdotto l’obbligo di emissione e trasmissione in formato elettronico.