Fatturazione elettronica pa (fatturaPA) - Ordine ingegneri Rovigo

Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 1

La Fattura Elettronica per la P.A.

Oneri e prospettive per gli ingegneri

Ing. Marco Avezzù P ignatel l i

Ing. Gabr ie le Toschett i

Rovigo 3 ottobre 2014

Ordine degli ingegneri della provincia di Rovigo

Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 2Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti

Agenda

� Fattura elettronica PA: normativa, decorrenze, attori coinvolti, obblighi

� Firma elettronica e conservazione sostitutiva

� Fattura elettronica PA: Modalità operative

� Strumenti "gratuiti" e strumenti disponibili sul mercato a confronto

� Domande e Risposte e Test di Apprendimento


Normativa�Direttive europee:

� Direttiva 2010/45/UE� Direttiva 2006/112/CE� Direttiva 2001/115/CE

� Legge Finanziaria 2008: commi 209-214 obbligo di fatturazione elettronica alla PA

�Decreto “Salva Italia” (Legge 214/201modifiche alla LF 2008

� Legge di Stabilità 2013: commi 324-335 modifiche al DPR 633/1972 (Decreto IVA)

�Decreto MEF n. 55/2013 – Regolamento regole tecniche e decorrenza obbligo su emissione, trasmissione, conservazione archiviazione

�Circolare MEF 31 marzo 2014, n. 1 e Nota MIUR prot. 3359 del 17/04/2014 (contenente il CODICE UNIVOCO I.P.A.)

�Decreto 66/2014 Misure urgenti contenenti semplificazioni in materia di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva


Finanziaria 2008: l’obbligo della fattura elettronica nei rapporti con la PA

Secondo Il DM 55/2013 Ministeri, Agenziefiscali ed Enti nazionali di previdenza eassistenza sociale saranno i primi adadeguarsi entro 12 mesi (art.6 c.2)

Dal 6 giugno 2014 queste PA non potrannoaccettare le fatture emesse o trasmesse informa cartaceaDal 6 settembre 2014 le stesse non potrannoprocedere al pagamento dei propri fornitori,neppure parziale, fino all'invio deldocumento in forma elettronica.

Per le altre PA (DL n. 66 24 aprile 2014) iltermine per l’adozione della FE è anticipato il

31 marzo 2015

Normativa


Lo scenario


Infrastruttura pronta

Delle 5 milioni di impreseitaliane

Circa 2 milioni sono fornitrici della PA

Il volume delle fatturescambiate è circa60 milioni l’anno

Per un importo di oltre 135 miliardi

L’introduzione della fattura elettronica porterebbe a risparmi per 1,6 miliardi di euro annui.

Se fosse integrata ai pagamenti elettronici i risparmi sarebbero 6,5 miliardi di euro annui*

* Fonte : Osservatori ICT & Management– Politecnico di Milano

Lo scenario


Definizione Fattura Elettronica (PA) La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.

La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:

1) Il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della fatturaPA. Questo formato è l' unico accettato dal Sistema di Interscambio.

2) l' autenticità dell' origine e l' integrità del contenuto sono garantite tramite l' apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura,

3) la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco

dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell' Indice delle Pubbliche Amministrazioni.


Il sistema e gli attori coinvolti

OperatoriEconomici

Sistema di

Interscambio

Notifiche e

Dati monitoraggio finanza pubblica

Datimonitoraggio finanza pubblica

Fattura elettronica

Fatturaelettronica

Notifica

Notifiche e riscontri

Ragioneria Generale dello Stato

Sistemidocumentali

Sistemigestionali

ConservazioneSostitutiva

Pubblica AmministrazioneUnità Organizzative

Pro

toco

llo

Fattura elettronica

Fatturaelettronica

Codice univocoUfficiodestinatario

Agenzia delle entrate(Gestore SDI)

Notifiche e

riscontriINT

ER

ME

DIA

RI

INT

ER

ME

DIA

RI

Sogei S.p.a.

Ministero Economie e delle Finanze

Aggiornamento ogni 6 mesi

Coordinamento SDISviluppo SDI


Uffici destinatari

• Identificazione uffici deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche

• Inserimento degli uffici identificati nell’Indice PA per l’assegnazione del codice univoco ufficio

• Inserimento nell’Indice dei servizi di fatturazione elettronica associati agli uffici e aggiornamento periodico


Uffici destinatari – se non …..Non c’è comunicazione dalla PA al fornitore� il fornitore effettua una ricerca della PA cliente sul Portale IPA (es. chiave di

ricerca: Codice Fiscale)

La PA è presente in IPA ma non c’è identificazione univoca(es. estrazione di più uffici della stessa PA)� il fornitore invia la fattura, tramite SdI, alla PA centrale di riferimento a cui

è stato associato un codice ufficio detto “padre”

La PA non è presente in IPA� il fornitore invia la fattura allo SdI con un codice di default predefinito,

cosiddetto “999999”� lo SdI, verificata l’assenza in IPA della PA, trasmette al fornitore una

“Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”

� il fornitore invia l’Attestazione direttamente alla PA tramite canale telematico (es. e-mail)


Specifiche tecniche Fattura P.A.

La fattura, deve rispettare il tracciato record definito dall’Agenzia delle Entrate.ATTENZIONE: Il file xml non contiene solo dati contabili, ma anche informazioni «Logistiche» :• n.Ddt• Causale del trasporto• Numero colli• Cod.Articolo• Descrizione articolo• Qtà• Peso• Importo• …

La fattura si considera

emessa alla data della

sua trasmissione

CIG - sempreCUP - se previsto

Mancanza

Divieto di Pagamento !



Ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio deve esserefirmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata.La firma è necessaria in quanto garantisce:

- l’integrità delle informazioni contenute nella fattura;- l’autenticità dell’emittente

Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi auno dei certificatori presenti nell’ elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale.



Qualora ci si avvalga di un Intermediario per il servizio di

fatturazione elettronica, chi deve firmare digitalmente il

documento?

“Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, ferma restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo”.

Pertanto se ci si avvale di un intermediario per l'emissione dellafattura (emissione e non semplice trasmissione), sarà costui, inquanto soggetto emittente, a firmare digitalmente il documento, ma la responsabilità fiscale resta in capo al cedente prestatore


Invio alla P.A.

Una volta emessa la fattura, come farla pervenire in modo corretto all’ente cliente?

??????


La fattura, una volta emessa, puo’ essere inviata:

• direttamente al Sistema di Interscambio che poi la invierà all’azienda cliente

• tramite intermediario al Sistema di Interscambio

Intermediario

Invio alla P.A.


MODALITÀ TRASMISSIONE FATTURE A SDI (ALL. A, DM 55/2013)

� posta elettronica certificata (PEC)

� via internet tramite l’applicazione messa a disposizione sul sito www.fatturapa.gov.it

� tramite servizi di cooperazione applicativa su rete internet con protocollo HTTPS

� tramite servizi di cooperazione applicativa tramite Sistema Pubblico di Connettività (SPC)

� trasmissione dati tra terminali remoti tramite protocollo FTP

Non necessita di autorizzazione

preventiva

Credenziali Entratel o Fisconline

Necessitano di autorizzazione

preventiva

Invio alla P.A.


Flusso dei dati (1/2)

1. Il fornitore predispone la fattura e ne genera il corrispondente file «xml»2. Il file xml viene firmato dall’azienda emittente

(OPZ: Il file viene inviato all’intermediario che lo firma )3. Il file viene inviato al Sistema di Interscambio (SdI) 4. Il SdI associa al file un codice proprio e univoco e lo comunica al

trasmittente5. Se il file risulta non formalmente corretto, il SdI inoltra una ricevuta di

scarto al trasmittente6. Se è corretto, invia un msg di «File corretto» e inoltra la fattura al

cliente P.A.7. Nel caso di invio effettuato alla P.A. correttamente, viene inviato al

trasmittente un ulteriore msg di avvenuta ricezione da parte della P.A. I msg vengono elaborati entro 24-48 ore (Invio automatico- Invio PEC)


8. Se l’invio al destinatario P.A. non va a buon fine, il SdI invia al trasmittente un msg di mancata consegna.

9. Se entro 15 gg. non è ancora riuscito ad inviare il documento alla P.A. invia al destinatario un msg di definitiva mancata consegna. Se quindi il destinatario è irraggiungibile, i fornitori sono autorizzati ad effettuare il reinvio del file (pdf e xml) tramite PEC.

10.Il SdI entro 15 gg dall’avvenuto invio della fattura alla P.A. deve ricevere l’accettazione del documento da parte della P.A., che lo inoltra al fornitore. Se non viene accettato, viene inviato un msg di «Scarto» del documento.

11.Iter completato � Decorrenza termini � Conservazione sostitutiva

Si tenga presente, che se entro i termini, la P.A. non invia l’accettazione

del documento, vale il silenzio assenso, e quindi il documento si intende

accettato.

Flusso dei dati (2/2)


1 2

3 64,5

6 7

9, 10

Conservazione sostitutiva

Conservazione sostitutiva

Flusso dei dati


Le tipologie di controllo mirano a verificare:

� Nomenclature ed unicità del file trasmesso

� Integrità del documento

� Autenticità del certificato di firma

� Conformità del formato fattura

� Validità del contenuto della fattura

� Unicità della fattura

Controlli del SDI


Notifiche SDI

RICEVUTA DI CONSEGNA � PA ha ricevuto correttamente la fattura

NOTIFICA DI MANCATA CONSEGNA PA � non ha ricevuto la fattura, SdI proverà l’inoltro per periodo di tempo prefissato (10 giorni)

NOTIFICA DI SCARTO � Fattura non formalmente corretta

ATTESTAZIONE IMPOSSIBILITÀ RECAPITO � Fattura non recapitabile per causa non imputabile al fornitore, che si mette in contatto diretto con la PA cliente

NOTIFICA ESITO FATTURA � Se PA notifica accettazione/rifiuto fattura entro 15 giorni

NOTIFICA DECORRENZA TERMINI�Se PA non notifica accettazione/rifiuto fattura decorsi 15 giorni


Schema


Il tempo massimo intercorrente tra il momento in cui la fattura è a disposizione del SDI ed il momento in cui il SDI trasmette, e quindi mette a disposizione, la stessa al destinatario (Amministrazione o terzo ricevente) viene garantito un tempo massimo pari ad:

�Ore 48 per il servizio PEC

�Ore 24 per tutti gli altri servizi

Tempi del SDI


� Non è facoltativa ma obbligatoria

� Non è possibile utilizzare un tracciato della fattura proprietario ma quello descritto dalla Sogei

� Non è possibile scegliere la modalità per definire integrità e autenticità in quanto la fattura DEVE essere firmata digitalmente

� Non è possibile scegliere il sistema di trasmissione ma è necessario veicolare la fattura tramite lo SDI

� Viene previsto nella fattura un ulteriore elemento obbligatorio: il codice IPA

In sintesi: la fattura elettronica PA


Firma elettronica / digitale


La Firma Digitale è l'equivalente elettronico di una firma apposta su carta e ne assume lo stesso valore legale.

E' associata ad un documento informatico e lo arricchisce di informazioni che ne attestano l'integrità, l'autenticità e la non

ripudiabilità dello stesso.



La firma digitale usa la crittografia asimmetrica come strumento.

La firma digitale si prefigge i seguenti obiettivi:

certezza del sottoscrittore

non modificabilità del messaggio originale

il sottoscrittore non può negare di aver firmato, nè il ricevente di disconoscere la firma del sottoscrittore

Eventualmente la certezza del momento in cui è stata apposta l’apposita

NON RIPUDIO

INTEGRITA’

AUTENTICITA’

MARCA TEMPORALE



Che cosa è la firma elettronica?

La firma digitale ed elettronica sono il mezzo per garantire l'integrità

del file firmato e la paternità del sottoscrittore.

4 tipi di firma normata

FIRMA DIGITALE

Il documento ha la stessa valenza giuridica di quello autografo

� FIRMA ELETTRONICA

Garantisce l’autenticità

� FIRMA ELETTRONICA AVANZATA

Garantisce autenticità e integrità

� FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA

Garantisce autenticità e integrità


Firma Elettronica

La Firma Elettronica è definita come "l'insieme dei dati in forma

elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad

altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione

informatica".

Definizione generica , ad es.

� un normalissimo PIN abbinato a una carta magnetica

� credenziali di accesso costituite da nome utente e password

Valore probatorio del documento informatico su cui è apposta questa tipologia di firma è rimessa alla decisione del giudice che dovrà tenere conto, caso per caso, delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.



Firma Elettronica Avanzata

La Firma Elettronica Avanzata, è definita come "un insieme di dati in

forma elettronica allegati oppure connessi a un documento

informatico che consentono l'identificazione del firmatario del

documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario,

creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo

esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da

consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente

modificati".


Tipico esempio è la firma su tablet.Firma Elettronica Avanzata = Firma Elettronica con alcune caratteristiche di sicurezza aggiuntive.


Firma Elettronica Qualificata

La Firma Elettronica Qualificata è la Firma Elettronica Avanzata basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.

Tipico esempio è il token o la smart card



Firma Digitale

Firma Digitale:"un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata

basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi

crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che

consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite

la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di

verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o

di un insieme di documenti informatici".

il mezzo più usato è il token o la smart card



Chi rilascia la Firma Digitale

La Firma Digitale viene rilasciata da un Ente Certificatore.

Ruolo Ente Certificatore:

• Rilascia, gestisce, pubblica e revoca i certificati;• Certifica la chiave pubblica di un soggetto;• Rende certa l'identità del soggetto fisico che ha generato una

firma, assicurando la corrispondenza tra il titolare e la sua chiave pubblica


Riassumendo

(fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione)


Servizi ausiliari: la marcatura temporale

La marcatura temporale può essere richiesta alla TSA (Time StampingAuthority) secondo un preciso protocollo:

� L'utente calcola l'impronta del documento (hash del documento) e l'invia al server della TSA.

� Il server della TSA riceve l'impronta, ne definisce il riferimento alla data/ora corrente e firma digitalmente la combinazione dei due dati.

L'utente, una volta ricevuta la marca temporale, la conserva verificando:• la firma e il certificato della TSA• l'impronta contenuta nella marca temporale affinché corrisponda a quella inviata nella richiesta.


La conservazione sostitutiva

IL DOCUMENTO ANALOGICO

è un oggetto materiale

è originale

è un oggetto immateriale

ogni copia è un originale


La conservazione sostitutivaPer le fatture elettroniche deve essere adottata la conservazione

elettronica

La fatturaPA deve quindi essere conservata secondo le linee guida e

le regole tecniche predisposte dall’agenzia per l’Italia digitale (D.Lgs

82 7/3/2005,DM 23/1/2004)

Le fatture diverse da quelle elettroniche possono essere conservate in modo «tradizionale» purchè siano annotate in apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica

Nota: per ogni singolo cliente/fornitore deve essere eseguita un’unica modalità di conservazione per l’intero periodo di imposta, in modo che le fatture emesse/ricevute risultino annotate tutte nello stesso registro.



Ogni 15 giorniper le fatture

Ogni anno per gli altri documenti

TERMINI PER LA CONSERVAZIONE

- avviene previa memorizzazione

- termina con la sottoscrizione elettronicae l’apposizione della marca temporale

- sull’INSIEME DEI DOCUMENTI o- su EVIDENZA INFORMATICA contenente

impronta dei documenti

da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

PROCESSO di CONSERVAZIONE deidocumenti informatici



PROCESSO di CONSERVAZIONE deidocumenti informatici

Creazione e memorizzazione del documento fiscale su supporto informatico

Apposizione della firma elettronica qualificata

Apposizione della marca temporale

CONSERVAZIONE consente la tenuta nel tempo dei documenti e scritture contabiliA FINI PROBATORI E DI OPPONIBILITA’ A TERZI

ARCHIVIAZIONE può essere propedeutica alla CONSERVAZIONE ma non è necessaria



Dischi Ottici

Documento elettronico

Documento cartaceo

Scansione

Metadatazione

Archiviazione

OCR-ICR


La conservazione sostitutiva - requisiti�Rispetto dei tempi stabiliti dalla normativa

�Garanzia delle misure di sicurezza logica ed informatica

�Garanzia della leggibilità nel tempo dei supporti

�Tracciatura delle operazioni

�Copie di sicurezza

�Archivio dei programmi

�Funzionalità di ricerca secondo vari parametri

�Indicazioni obbligatorie per la fatturazione

�Integrazione con il sistema di gestione dei flussi documentali

�Garanzia di esibizione su richiesta dei documenti conservati


La conservazione sostitutiva - requisitiSi deve identificare il Responsabile della Conservazione

Sostitutiva che ha il compito di apporre al termine del processo la

propria firma digitale e la marca temporale, attestandone il

corretto svolgimento.

Egli dovrà rendersi garante della corretta gestione dell’archivio

secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati, adottando

procedure di tracciabilità in modo tale da garantire la corretta

conservazione, l'accessibilità al singolo documento la sua

esibizione nei confronti del soggetto per cui opera delle autorità

fiscali.


La conservazione sostitutiva - Cosa� Fatture Attive E Passive

� Libro Giornale, Libro Degli Inventari, Libro Dei Cespiti, Registro

Dei Corrispettivi, Mastri, Registro Di Carico E Scarico (Etc.)

� Registri Iva (Delle Vendite, Degli Acquisti, Riepilogativo)

� Modulistica Relativa Ai Pagamenti (F24, F23, Bollettini C/C, Etc.)

� Bilancio D’Esercizio

� Contratti (Proposte, Inviti A Proporre, Accettazioni)

� Solleciti Di Pagamento, Estratti Conto, Avvisi, Lettere E Fax In

Genere

� Documento Di Trasporto, Bolla Di Accompagnamento


La conservazione sostitutiva – Cosa

� Le Scritture e i documenti rilevanti ai fini tributari nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo competenti l’Agenzia Delle Dogane (Es. Bolla Doganale)

� Dichiarazioni Dei Redditi, Irap, Iva E Sostituti� Cedolini Paga e Libri Sociali Elencati All’Art. 2421 C.C.� Distinte Meccanografiche Di Fatturazione (Bollette)


Riassumendo

Responsabile

Conservazione

Firma digitale

Indicazione temporale

Acquisizione

Verifica

Organizzazione

Esibizione


Semplificazione DM 17 giugno 2014)� Eliminazione del vincolo dei 15 giorni per la conservazione delle

fatture, i documenti potranno essere conservati entro l’anno successivo a quello in cui sono stati emessi.

� Eliminazione della comunicazione annuale delle impronte all’Agenzia delle Entrate e sostituzione dell’adempimento con l’indicazione che si effettua la conservazione elettronica dei documenti nella dichiarazione dei redditi.

� Eliminazione del divieto di conservazione dei documenti doganali e relativi alle accise che finora erano esclusi dalla conservazione e che quindi dovevano essere conservati in forma cartacea, ora gli interi cicli attivo e passivo possono essere dematerializzati completamente.

� Semplificazione estrema del pagamento dei bolli sia per i libri e i registri che per le fatture superiori ai 77 euro che non abbiano esposizione di IVA. Ora i bolli sono dovuti a consuntivo e devono essere pagati entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio in cui sono stati utilizzati.


Outsourcing

Secondo quanto stabilito dall’art. 5 della delibera CNIPA n. 11/2004, le aziende possono affidare in tutto o in parte la funzione di conservazione documentale sostitutiva in

outsourcing.

Intermediario


Piattaforma certificazione crediti


fatturapa


AgID (ex digIT)


acquistinretepa


Question time


Strumenti a disposizione

Ing. Marco Avezzù Pignatelli – ing. Gabriele Toschetti 54

Grazie

I n g . M a r c o Av e z z ù P i g n a t e l l i

m a r c o @ a v e z z u . i t

I n g . G a b r i e l e To s c h e t t i

g a b r i e l e @ t o s c h e t t i . c o m

w w w. s i n a p s i n e t . i t

Fatturazione elettronica pa (fatturaPA) - Ordine ingegneri Rovigo

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