Secure board 2013

DATI E DOCUMENTI PROTETTI

Sempre. Ovunque.

La soluzione software per CdA

e Top Management

La soluzione software per CdA

e Top Management

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DATI E DOCUMENTI PROTETTI. Sempre. Ovunque

CdA e Top Management

Quando si parla di fusioni e acquisizioni, di cambiamenti di gestione, di

pianificazione o di sviluppo del business, il corretto utilizzo dei documenti

riservati e strategici condivisi dal CdA delle Aziende - quotate o meno - e

dai loro manager, è quanto mai importante e nel contempo critico.

Come è possibile proteggere i dati societari, pur consentendone la

condivisione in rete e/o via mail tra soci e partner?

La soluzione è Boole Server ® Secure Board

Secondo una recente indagine svolta a livello internazionale, circa il 70%

degli utilizzatori di Boole Server è costituito dai Consigli di

Amministrazione o più in generale dal Top management delle aziende di

grandi e medie dimensioni.

Perchè Boole Server?

Perché BooleServer Secure Board è facile, intuitivo e non necessita di

particolari competenze tecniche per essere utilizzato

Perchè, se non si è autorizzati, non è possibile salvare, catturare o

esportare i documenti visualizzati sullo schermo del proprio

computer

Perché se devono circolare documenti o immagini confidenziali è

anche possibile attivare le funzioni “filigrana” e “anti foto”

Perchè per limitarne l’uso nel tempo, il documento può essere

disponibile in modalità temporizzata per un determinato intervallo

di tempo (1 minuto, 1 ora, 1 giorno, ecc) trascorso il quale esso

sparirà.

Perchè è possibile modificare in tempo reale i diritti di accesso

concesso agli utenti sui singoli file, senza la necessità di re-inviare le

informazioni precedentemente distribuite

Perchè i documenti protetti possono essere resi disponibili anche

tramite i più moderni device mobili.

La cassaforte digitale del “Patrimonio

documentale del CdA”, accessibile solo al

management autorizzato, secondo le

modalità stabilite dal Titolare del

La Soluzione per CdA e Top Management




Le caratteristiche principali di Secure Board si possono riassumere nei seguenti

aspetti:

SICUREZZA

I file sono archiviati con una chiave di cifratura a 2048 bit, lo stesso

livello di protezione utilizzato in ambito militare: senza l’autorizzazione alla

decifratura i file risultano inutilizzabili, anche in caso di furto dei computer.

Anche quando viene trasmesso via e-mail: sia la mail che i suoi allegati

possono “SPARIRE” dopo 1 ora, 1 giorno, 1 settimana...

GOVERNANCE E CONTROLLO

Tutte le operazioni effettuate sui file protetti vengono tracciate e

memorizzate in qualunque momento: l’Amministratore Delegato, ad

esempio, può essere informato, tramite notifica via posta elettronica, di una

nuova condivisione e sapere chi ha avuto accesso ai file, quando e quali

operazioni sono state effettuate su di essi.

DOCUMENTI E ARCHIVI PROTETTI

Ciascun manager può creare e personalizzare in tempo reale il proprio

Archivio Protetto in piena autonomia: ha la facoltà di decidere se

mantenerlo riservato o condividerlo con utenti esterni e di stabilire

selettivamente gli accessi a determinati documenti, definendone anche le

modalità (lettura, modifica, copia, stampa).

TRASMISSIONE SICURA DEI DATI

I file sono scambiati in modalità cifrata, all’interno degli Archivi Protetti,

esclusivamente tra i componenti del CdA anche tramite email e su

qualunque tipo di device (iPad, iPhone, Tablet Android, Notebook...).

IL WATERMARK

E’ una funzionalità per condividere il documento con una filigrana

indelebile con cui contraddistinguere il contenuto dei file. Il Watermark

digitale può avere diverse finalità: rendere manifesto a tutti gli utenti chi sia

il proprietario del documento (nel caso in cui il marchio sia visibile);

dimostrare l'originalità di un documento non contraffatto; evitare la

distribuzione di copie non autorizzate; segnare il percorso del

documento, utilizzando un marchio differente per ogni Cliente.

Caratteristiche di Secure Board




eMAIL CIFRATE

Tramite la funzionalità Mail Encryption è anche possibile configurare

regole automatiche attraverso cui attivare la protezione di Secure Board

alle e-mail inviate tramite Outlook

TOP SECRET

Funzionalità per attivare livelli di protezione aggiuntivi per un controllo più

rigido su applicazioni che potrebbero compromettere la riservatezza dei

dati: virtual machine, terminal server o tool di video grabbing

TEMPESTIVITA’ ED EFFICIENZA

La funzione versioning è molto utile quando diverse persone lavorano

sullo stesso documento (contratti, comunicazioni, documenti CdA).

Viene creata una nuova cartella di archivazione in cui saranno conservate e

disponibili le versioni precedentemente modificate, così da avere a

disposizione immediatamente l’ultima versione aggiornata del documento.

SEMPLICITA’ DI UTILIZZO

Non sono richieste competenze tecniche specifiche per gestire le

autorizzazioni di accesso e configurare i profili abilitati ad utilizzare il

sistema: il manager responsabile dei dati può modificare in tempo reale le

caratteristiche del proprio Archivio Protetto in piena autonomia, senza la

necessità di rivolgersi a personale specializzato.

GARANZIA DI RISERVATEZZA

Gli amministratori del sistema informatico infatti non sono autorizzati ad

accedere al contenuto dei file protetti da Boole Server; solamente i

responsabili dei dati hanno facoltà di accedere ad essi e configurare

condivisioni e privilegi di accesso.

Caratteristiche di Secure Board

Licenza Server Corporate

File Versioning

Test Encryptor

Mail Encryption

Top Secret

N° 20 licenze User

Supporto e mantenimento per un anno

include:




Il presidente del CdA, tramite SecureBoard, crea l’Archivio Protetto riservato

al “CdA del giorno/mese/anno” secondo le specifiche esigenze dello stesso.

Trasferisce all’interno dell’ Archivio i file o i documenti digitalizzati di proprio

interesse (ordine del giorno, dichiarazioni, nomine, bilanci, …) con un semplice

Copia/Incolla.

Rende accessibile l’Archivio solo alle persone autorizzate, consentendo loro di

scambiare in tempo reale qualsiasi tipo di file in tutta sicurezza, anche via

email.

Ogni volta che ad esempio un componente del CdA salverà un nuovo file

nell’Archivio o effettuerà operazioni su file precedentemente condivisi, i

membri del CdA di riferimento oppure il singolo manager riceveranno una

notifica via mail.

I componenti del CdA potranno visionare i documenti anche quando si

troveranno fuori ufficio in tutta sicurezza: il documento NON ESCE

dall’archivio protetto e, senza specifica autorizzazione, non è possibile

COPIARLO, SALVARLO sul pc, STAMPARLO, o FOTOGRAFARLO a video…

anche quando viene trasmesso via email.

In questo modo viene garantita la sicurezza anche nel caso di furto o perdita

del pc o del device mobile.

Esempio di utilizzo

Manager Milano

Manager Roma

ARCHIVIO PROTETTO




.avi .gif .mp4v .ppt .txt

.bmp .jpg .mpeg .pptx .wav

.con .jpeg .mpg .rtf .wma

.doc .mkv .pdf .swf .wmv

.docx .mov .png .tga .xls

.dwg .mp3 .pps .tif .xlsx

.flv .mp4 .ppsx .tiff

Il Boole Server può essere installato su qualsiasi computer Microsoft

Windows Server 2008R2 o 2012 .

Boole Server richiede Microsoft DotNet Framework 4.0 e di un database

MS SQL Server (2008R2 o 2012).

Per installare correttamente Boole Server, è necessario utilizzare un

account di Windows con diritti di amministratore sulla macchina locale.

In fase di avvio, il sistema verifica automaticamente se sono disponibili

sul computer le componenti necessarie per la corretta installazione di

Boole Server.

Le componenti richieste sono:

Microsoft dotnet 4.0 framework

MS SQL Server database

IIS 6/7

Requisiti di sistema

File certificati da Boole Server

Elenco dei principali file certificati su cui è possibile applicare le protezioni

avanzate di Boole Server:

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Business

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