Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza” Modulo 5: Basi di...

Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza”

Modulo 5:Modulo 5:

Basi di dati (Access)Basi di dati (Access)

Corso di Alfabetizzazione Informatica

Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari


M5: Access

Concetti fondamentaliConcetti fondamentali

Basi di dati (Access)Basi di dati (Access)

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M5: Access

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Basi dati: Sommario Argomenti

Concetti di baseConcetti di baseGestione documentiGestione documenti

Operazioni di base: inserimentoOperazioni di base: inserimentoModificaModifica

QueryQueryMaschereMaschere

Stampa: i rapportiStampa: i rapporti


Cos’è un software di base dati?

E’ un programma che permette di gestire gruppi di dati omogenei (es. Nomi, Cognomi, Indirizzi, numeri di telefono…)

TerminologiaBase dati: “Insieme di archivi integrati che costituiscono una base di lavoro per utenti diversi con applicazioni diverse”Tabelle, Campi, Record.

Concetti fondamentali: Basi di dati

M5: Access

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RecordRecord

CampoCampo

TabellaTabella


Data base relazionali: problematica archiviazione dati

Nel primo caso, per ogni riga ripeto gli stessi dati, cosa succede se devo cambiarne uno? Devo cambiarli tutti!posso spezzare le tabelle e metterle in relazione tramite Cod Cliente

Concetti fondamentali: Basi dati

M5: Access

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Cod Cliente Ragione Sociale Indirizzo Città Importo Fattura Data46 ROSSI SpA Via Palestro 64 Roma 10000 345 01/10/0097 DE MARTINO SpA Via Palestro 81 Roma 12000 346 01/10/0046 ROSSI SpA Via Palestro 64 Roma 10000 347 14/02/01

Cod Ragione Sociale Indirizzo Città46 ROSSI SpA Via Palestro 64 Roma97 DE MARTINO SpA Via Palestro 81 Roma

Cod Importo Fattura Data46 10000 345 01/10/0097 12000 346 01/10/0046 10000 347 14/02/01


Chiave primaria:

Uno o più campi i cui valori permettono di identificare univocamente una riga di una tabella. Nell’esempio, Ragione sociale non basterebbe! La chiave deve essere unica e non nulla.


M5: Access

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Cod Cliente Ragione Sociale Indirizzo Città Importo Fattura Data46 ROSSI SpA Via Palestro 64 Roma 10000 345 01/10/0097 DE MARTINO SpA Via Palestro 81 Roma 12000 346 01/10/00


Dati in relazione per evitare ridondanza (ripetizione) e garantire coerenza :integrità referenziale (es. codice fattura inesistente)


M5: Access

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Applicazione “storica” dei computer! (in Francese, “ordinateur”)

Basi dati per creare siti web dinamici su Internet con ASP (Active Server Pages) o PHP (Pretty Home Pages)

Programmi di data base: Claris FileMaker, Microsoft Access (95, 97, 2000 ….), Microsoft SQL Server 2000SQL (Structured Query Language): linguaggio standard per interrogare qualunque DB! ODBC: Open DataBase Connectivity

Estensione dei documenti di Access: .mdb Icona:

Differenze con Excel: poche e tante! (dipende dalle applicazioni)Meno orientato ai calcoli, ottimizzazione per funzioni di ricerca, maschere input, report


M5: Access

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Operazioni su database

-Creazione

-Manipolazione-Inserimento-Modifica-Cancellazione

-Interrogazione

-Presentazione


M5: Access

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Avvio di Access

Concetti fondamentali: Basi di dati

M5: Access

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Menu Avvio (Start) Programmi

(Office)• Microsoft Access

Se non si trova:

Menu Avvio Trova

• File o cartelle– Access


Uso dell’aiuto: Assistente, Sommario, Guida Rapida

M5: Access

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3 tipi di aiuto: Tasto F1 o menu ? -> Guida in linea di Microsoft Access ? -> Sommario e indice Shift+F1 e poi clic su qualunque elemento da spiegare


Finestra di Access

M5: Access

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Nome base datiNome base dati

Barra strumentistandard

Barra strumentistandard

Elementi presenti nella scheda selezionata

Elementi presenti nella scheda selezionata

Schede:tabelle, maschere, query, report, macro, moduli

Schede:tabelle, maschere, query, report, macro, moduli

Barra di statoBarra di stato


Gestione documenti: Menu File

M5: Access

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File -> Esci(possibilità di salvare )

Nuovo database

Apri database

Salva?

Menu files recenti


Data Base (vuoto) o Autocomposizioni (se installate)

Gestione documenti: Nuovo

M5: Access

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Access vuole salvare subito il data base per motivi di ottimizzazione della velocità dell’accesso ai dati.

Gestione documenti: Nuovo Data Base (2)

M5: Access

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(barra strumenti) oppure File -> SalvaAccess aggiorna automaticamente il data base!!! Inoltre “Salva col nome” diverso da altri programmi!!“Esporta” salva in altro formato (Excel)

Gestione documenti: Salva (o salva con nome)

M5: Access

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NomeNome

Tipo: base dati,Excel, File di Testo, Stampa Unione di Word

Tipo: base dati,Excel, File di Testo, Stampa Unione di Word

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PosizionePosizione


Gestione documenti: Lavorare con più documenti

M5: Access

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In Access posso avere un solo data base aperto alla volta!(ma posso avere più finestre aperte per tabelle, query, ecc.. )Menu Finestra per selezionarle o per disporre le finestre

Oggetti apertiOggetti aperti

Utile per disporre le finestreUtile per disporre le finestre


Gli Oggetti di Access

M5: Access

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TABELLELe Tabelle rappresentano un insieme di dati relativi ad un argomento specifico. Una tabella può ad esempio contenere dati relativi a libri o autori.Sono strutturate in righe (record) e colonne (campi).Ciascun campo contiene un’informazione relativa all’argomento della tabella. Ad esempio può contenere un’informazione relativa ad un libro, come il suo titolo, o ad un autore, quale ad esempio il suo nome.Ciascun record contiene tutte le informazioni relative ad un’entità di quell’argomento, cioè ad es. un determinato libro o autore.E’ possibile visualizzare una tabella in due modalità: Struttura o Foglio dati.Visualizzando una tabella con la prima modalità è possibile creare o modificare la struttura della tabella stessa, cioè definire il nome e il tipo dei campi.Visualizzando la tabella in modalità foglio dati è invece possibile modificare o aggiungere dati alla tabella stessa.


Gli Oggetti di Access (2)

M5: Access

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QUERYLe Query rappresentano richieste di informazioni relative ai dati memorizzati in una o più tabelle.I dati che costituiscono la risposta alla query formano il DYNASET, cioè una ‘vista’ selettiva e provvisoria dei dati estratti. Ad ogni esecuzione della query, sul dynaset saranno disponibili le informazioni aggiornate.E’ possibile visualizzare una query in tre modalità: Struttura, Foglio dati, SQL.La prima modalità di visualizzazione viene utilizzata per creare o modificare la struttura di una query. E’ con questo tipo di visualizzazione che è possibile effettuare una ricerca sui dati, specificando il tipo di dati desiderato ed il loro ordinamento.La seconda modalità di visualizzazione consente invece di aggiungere, modificare o analizzare i dati.La terza modalità è il formato di memorizzazione interna di Access per la query, corrispondente al linguaggio SQL standard con alcune integrazioni.



M5: Access

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MASCHEREUna maschera presenta i seguenti vantaggi funzionali:efficienza: una maschera visualizza solo determinate informazioni nel modo desiderato;semplicità: in una maschera di Microsoft Access si utilizzano controlli quali le caselle di testo e le caselle di controllo che sono familiari agli utenti di Windows;veste grafica (presentazione): una maschera può essere colorata e personalizzata utilizzando un’ampia varietà di elementi grafici.Anche le maschere possono essere visualizzate in tre modalità che prendono il nome di Struttura, Maschera e Foglio Dati.La visualizzazione struttura delle maschere consente di creare o modificare la struttura di una maschera.E’ possibile aggiungere sulla maschera, tramite la casella degli strumenti, dei controlli legati ad un campo di una tabella o di una query (controlli casella di testo) oppure controlli contenenti testo (controlli etichetta) o immagini (controlli immagini).La visualizzazione maschera consente invece di aggiungere, modificare o analizzare i dati, accedendo alla tabella un record alla volta.



M5: Access

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REPORTI Report vengono utilizzati per la formattazione, il calcolo, la stampa e il riassunto/raggruppamento dei dati selezionati.I report consentono di rappresentare i dati con un accurato profilo estetico grazie alla possibilità di controllare le dimensioni e l’aspetto di tutti gli elementi del report (intestazioni, piè di pagina, corpo e titoli).Un report lo si può visualizzare come Struttura, Anteprima di stampa e Anteprima di Layout. La visualizzazione della struttura consente di creare o modificare dei report. E’ possibile, con questa modalità di visualizzazione, aggiungere dei controlli legati ai campi di una tabella o di una query oppure controlli che calcolano totali o percentuali.L’Anteprima di stampa mostra il report esattamente come apparirà una volta stampato, ma senza tutti i dettagli dell’Anteprima di Layout



M5: Access

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PAGINEConsentono agli utenti di lavorare e manipolare i dati del database Access da internet o da una intranet.

MACROSono costituite da una sequenza strutturata di azioni, pre-registrate, che Access deve eseguire al verificarsi di un evento definito.

MODULIRappresentano programmi (procedure e funzioni) scritte in Visual Basic per Applicazioni.Si utilizzano quando l’applicazione richiede funzioni non eseguibili tramite le azioni delle macro.


Nuova tabella

M5: Access

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Modi di creazione: Foglio dati (simile a Excel) Struttura: modalità manuale Autocomposizione


Nuova tabella: Foglio Dati

M5: Access

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Simile a Excel Doppio clic sui titoli delle colonne per cambiare i nomi dei campi il tipo di dato viene determinato automaticamente (data, ora…)



M5: Access

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Chiave primaria:

Per identificare univocamente le righe di una tabella



M5: Access

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Aprire la tabella creata nella modalità “Struttura”:


Tabella: Foglio Dati

M5: Access

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Aprire la tabella creata per inserire i dati nella finestra principale clic sulla tabella e poi su Apri

simile ad un foglio di Excel, ma per aggiungere righe devo scrivere nella riga con il triangolo

il campo contatore viene aggiornato automaticamente

posso modificare ogni record cliccando e correggendo


Nuova Tabella: Autocomposizione

M5: Access

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Nella finestra principale, clic su scheda Tabella e poi su Nuovo

Viene proposto un insieme di campi (categorie) ben definito Quando ho finito, definisce la chiave e mi chiede come

inserire i dati nella tabella


Nuova Tabella: Visualizzazione struttura

M5: Access

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Tipi di dati:•Testo (Lunghezza max 255 caratteri)•Memo (Lunghezza Max 64000 caratteri)•Numerico (un numero, varie ampiezze)•Data/Ora •Valuta•Contatore (inserito automaticamente)•Si/No

•Proprietà di ciascun campo: Indicizzato - Etichetta - Dimensione


Nuova Tabella: Visualizzazione struttura

M5: Access

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Maschera di input: controlla l’immissione dei dati quando il campo è vuoto e il formato in cui essi vengono memorizzati.

L è richiesta l’immissione di un carattere alfabetico ? è consentita l’immissione di un carattere alfabetico 9 valore numerico facoltativo 0 valore numerico obbligatorio C è consentita l’immissione di qualsiasi carattere o

spazio --------------------------------------------------- < rende in testo minuscolo > rende il testo maiuscolo ! allinea il testo a sinistra

Valore predefinito: è possibile usare un’espressione del tipo = date() = Time = null = “MI”


Tabella: Foglio Dati

M5: Access

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Valori “nulli”:

Campo che non contiene nessun valore. È diverso da una stringa di lunghezza zero (“”) o da un campo contenente il valore 0.

Non è possibile immettere un valore null in una chiave

primaria.

N.B. Eliminando un record con un campo contatore, quel

valore non sarà più utilizzato nella stessa tabella.


Barre degli strumenti

M5: Access

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Sono meno di quelle degli altri programmi ma più complicate!

Visualizzazione(SQL solo nelle Query)

Visualizzazione(SQL solo nelle Query) OrdinamentoOrdinamento

Filtro in base a selezioneFiltro in base a selezione

Filtro in base a mascheraFiltro in base a maschera TrovaTrova

Nuovo oggetto,cancella oggetto

Nuovo oggetto,cancella oggetto

Finestra database, Nuovo oggetto

Finestra database, Nuovo oggetto


Tabella: Ordinamento colonne in una tabella

M5: Access

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Aprire la tabella per modificare i dati (nella finestra principale clic sulla tabella e poi su Apri)

fare clic su un dato, poi premere una icona

la tabella viene ordinata sempre su tutte le colonne!

Il salvataggio avviene ogni volta che si chiude una finestra

Criteri multipli: Record->Filtro->Ordinamento/Filtro avanzato


Tabella: Ricerca dati in una tabella

M5: Access

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Aprire la tabella per modificare i dati (nella finestra principale clic sulla tabella e poi su Apri) Clic su oppure Modifica->Trova

Cerca: Sù / Giù / Tutto Cerca in campi come formattati Confronta: Campo intero / Parte del campo / inizio campo Possibilità di sostituire: Modifica->Sostituisci


Tabella: Filtro

M5: Access

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Filtro in base a selezione: seleziono un testo (all’inizio, in mezzo o tutto) e attivo il filtro per vedere solo le righe che lo contengono

Filtro in base a maschera: analogo a Excel: seleziono i dati per ogni colonna e per attivarlo premo il terzo pulsante

Posso eseguire l’OR logico con la linguetta “Oppure” in basso

Il terzo pulsante in figura attiva e disattiva il filtro

Filtro in basea selezione

Filtro in basea selezione

Filtro in basea maschera

Filtro in basea maschera

Filtro on/offFiltro on/off


Tabella: Query

M5: Access

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Fare una query: “Interrogare il Database” Anche un filtro è una (semplice) query Linguaggio standard per query: SQL (sequel)

Diversi tipi di query: Selezione Aggiornamento Cancellazione di creazione tabella a campi incrociati (simile a tabella pivot di Excel)

Si basano tutte sulla query di selezione...


Tabella: Query

M5: Access

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Query -> Nuovo Struttura: vengono visualizzate le tabelle, posso scegliere i

campi da esse e impostare le condizioni


Tabella: Query

M5: Access

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Aggiunta di campi ad una query Selezionare una tabella e trascinare i campi nel riquadro in basso Impostare le condizioni

(altrimenti avrò solo una “proiezione” di colonne)

Per le condizioni:generatore di espressioni

Premere il pulsante

La query vieneconsiderata unanuova tabella


Query: generatore di espressioni

M5: Access

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Espressione in costruzioneEspressione in costruzione

OperatoriOperatori

Oggetti nel databaseOggetti nel database


Query: espressioni

M5: Access

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• Un’espressione è costituita da operatori, nomi di campo o di controlli (identificatori), valori alfanumerici, costanti (null, si, …), funzioni

•Es. Somma([prezzo unitario] * [quantita] * 0,9)

•Le espressioni prevedono i seguenti caratteri di controllo:

[ ] prima o dopo nomi di maschere, report, campi e controlli es. [nome]# prima e dopo le date es. [data] > #13/1/96#“ prima e dopo un testo

•Access, in alcuni casi, inserisce automaticamente i caratteri di controllo


Query: espressioni (2)

M5: Access

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• Gli operatori si suddividono in:

operatori aritmetici (*, /, +, -, ^)operatori di concatenazione (&)operatori di confronto (>, <, >=, <=, =, <>)operatori logici (and, or, not)operatori vari (between, in, is (null), is not (null), like)operatori di identificazione (!, .) (es. Maschere![clienti]![codice cliente])

•caratteri jolly: ? (un singolo carattere), # (una singola cifra), * (un qualsiasi numero di caratteri).


Query: esempio query semplice

M5: Access

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“Mostra NomeSocietà, Contatto, Città dalla tabella Clienti dove Città=Parigi”


Query: esempio query con più campi di più tabelle

M5: Access

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“Mostra NomeSocietà, Città e DataOrdine dalle tabelle Clienti e Ordini, dove Città=Parigi e IDCliente della tabella clienti = IDCliente di tabella Ordini”

Aggiungi tabellaAggiungi tabella TotaliTotali


Query: criteri

M5: Access

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Criteri Spiegazione

Univ? Il ? è un carattere jolly che rappresenta un qualsiasi caratterealfabetico.

Univ* L’* è un carattere jolly che rappresenta un qualsiasi numero di caratteri.

1## Il # è un carattere jolly che rappresenta un qualsiasi carattere numerico

<100 Valore < di 100

>=1 Valore > o = a 1

<>"MO" Diverso da MO

Between 1 and10

Numeri da 1 a 10

Is NullIs Not Null

Trova records nessun valoreTrova tutti i records che hanno un valore

Like "a*" Tutte le parole che iniziano con "a"

>0 And <=10 Tutti i numeri > 0 e <= 10

"Bob" Or "J ane" Valori = Bob o Ja ne

I n (“MO”, “BO”) Deve essere = MO oppure = a BO


Query: SQL

M5: Access

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Query: SQL

M5: Access

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Manipolazione dei dati

•Formato generale dell'interrogazione:SELECT [DISTINCT] colonna(e)FROM tabella(e) [WHERE predicato][GROUP BY colonna(e) [HAVING predicato]][ORDER BY colonna(e)];

•Esempio:SELECT P# FROM SP;I duplicati non vengono eliminati

Ricavare i codici e lo stato dei fornitori nella città di Parigi.SELECT S#, STATUS FROM SWHERE CITY='Parigi';

Il risultato è una tabella.


Query: SQL

M5: Access

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• Ricerca qualificata:

Individuare i numeri dei fornitori di Parigi constato > 20

• Ricerca con Ordinamento

Ricavare i codici e lo stato dei fornitori di Parigiin ordine decrescente rispetto allo stato:SELECT S#, STATUS FROM SWHERE CITY='Paris'ORDER BY STATUS DESC;


Relazioni

M5: Access

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Come creare una relazione fra due tabelle Menu Strumenti - Relazioni Selezionare le tabelle della relazione e clic sul pulsante ‘Aggiungi’ impostare i campi di collegamento trascinando il campo comune della parte ‘a uno’ sul campo corrispondente della seconda tabella (parte ‘molti’) impostare le opzioni della relazione attivare l’integrità referenziale per mantenere la consistenza dei dati memorizzati nelle due tabelle collegate. Se si attivano le altre due opzioni (Aggiorna/Elimina campi correlati a catena) verranno automaticamente aggiornati i record della tabella correlata a seguito di modifiche/eliminazioni fatte nella tabella primaria. Se le due opzioni sono disabilitate non è possibile modificare il campo utilizzato nella relazione dalla tabella primaria e non è neppure possibile eliminare un record da tale tabella se è collegato a qualche record della tabella correlata.


Relazioni

M5: Access

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Impostare il tipo di relazione da utilizzare quando le tabelle vengono impiegate in una query.Equi join: dalla query vengono restituiti solo quei record aventi il contenuto del campo collegato perfettamente uguale;join esterno 1: include tutti i record della tabella primaria e quei record della tabella correlata aventi il contenuto del campo collegato uguale;join esterno 2: include tutti i record della tabella correlata e quei record della tabella primaria aventi il contenuto del campo collegato uguale. Crea

• Per eliminare una relazione fra due tabelleSelezionare la linea di unioneModifica - Elimina• Per modificare una relazione fra due tabelleSelezionare la linea di unione


Maschere

M5: Access

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Modalità di visualizzazione dei dati per l’inserimento o la presentazione (input/output)

Possibilità di campi calcolati (ad es. totali)


Maschere: creazione

M5: Access

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Dalla finestra principale, clic su scheda Maschere e poi Nuovo Struttura (modo manuale) o autocomposizione Manuale:


Maschere: autocomposizione

M5: Access

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Dalla finestra principale, clic su scheda Maschere e poi Nuovo Autocomposizione Passi necessari:

definire la tabella e i nomi dei campi di origine dei dati Layout Stile Cosa fare dopo? (aprire in inserimento, modificare)

Menu visualizza:


Report

M5: Access

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Un Report consente di organizzare e formattare dei dati con elementi grafici, allo scopo di realizzare uno stampato.

Diversi scopi per diversi oggetti:

Per estrapolare e selezionare dati da tabelle: queryPer facilitare immissione e visualizzazione dati: maschera

Per organizzare la stampa: report

I report vengono aperti in “anteprima di stampa”

Esempi di report:

Catalogo prodottiFattura


Report

M5: Access

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Creazione nuovo report: Scheda Report, pulsante Nuovo

Struttura (manuale) o autocomposizione


Report

M5: Access

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Selezione campi da tabella


Report

M5: Access

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Livelli di gruppo

Opzioni raggruppamento: per ogni livello di raggruppamento posso avere somme, medie o altre funzioni

Scelte successive: ordinamento, layout, stile


Report

M5: Access

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Risultato:

Notare i livelli di raggruppamento!!


Report: personalizzazione

M5: Access

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Apertura in modalità struttura

Notare i vari tipi di sezioni … Menu Inserisci -> Data e ora e Inserisci->Numeri di Pagina


M5: Access

Modulo M5Modulo M5

e-mail: [email protected]: [email protected]

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