Roberto Guarasci
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Documenti Digitali Roberto Guarasci Macerata 26 ottobre 2012
Transcript of Roberto Guarasci
Documenti Digitali
Roberto Guarasci
Macerata 26 ottobre 2012
Macerata 26 ottobre 2012
Di cosa parliamo
Archivio Corrente
Archivio di
Deposito
Archivio Storico: > 30 anni
Archivio
Documenti Digitali
Archivio
1. Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da
un ente (magistrature, organi e uffici centrali e periferici dello
Stato; enti pubblici territoriali e non territoriali; istituzioni private,
famiglie e persone) durante lo svolgimento della propria attività. I
documenti che compongono l'archivio sono pertanto collegati tra
loro da un nesso logico e necessario detto vincolo archivistico.
Macerata 26 ottobre 2012
Archivi e Beni Culturali
Articolo 10
Beni culturali
1. Sono beni culturali le cose immobili e mobili appartenenti allo Stato, alle regioni, agli altri enti
pubblici territoriali, nonché ad ogni altro ente ed istituto pubblico e a persone giuridiche private senza
fine di lucro, ivi compresi gli enti ecclesiastici civilmente riconosciuti, che presentano interesse
artistico, storico, archeologico o etnoantropologico (1).
2. Sono inoltre beni culturali:
b) gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali,
nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico;
3. Sono altresì beni culturali, quando sia intervenuta la dichiarazione prevista dall'articolo 13:
b) gli archivi e i singoli documenti, appartenenti a privati, che rivestono interesse storico
particolarmente importante;
Macerata 26 ottobre 2012
Archivi e Beni Culturali
Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42Codice dei beni culturali e del paesaggio
Articolo 30
Obblighi conservativi
1. Lo Stato, le regioni, gli altri enti pubblici territoriali nonché ogni altro ente ed istituto pubblico
hanno l'obbligo di garantire la sicurezza e la conservazione dei beni culturali di loro appartenenza.
4. I soggetti indicati al comma 1 hanno l'obbligo di conservare i propri archivi nella loro organicità
e di ordinarli. I soggetti medesimi hanno altresì l'obbligo di inventariare i propri archivi storici,
costituiti dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni ed istituiti in sezioni separate.
Agli stessi obblighi di conservazione e inventariazione sono assoggettati i proprietari, possessori o
detentori, a qualsiasi titolo, di archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di cui
all'articolo 13.
Macerata 26 ottobre 2012
La terminologia
Fascicolo
Unità archivistica costituita dai documenti relativi a un
determinato affare, collocati - all'interno di una
camicia o copertina - in ordine cronologico. Il fascicolo
costituisce l'unità di base, indivisibile, di un archivio,
mentre la busta, che contiene diversi fascicoli, si
considera unità soltanto ai fini della conservazione
materiale. (glossario BB.CC.)
Dossier
Insieme di documenti provenienti da più soggetti
produttori relativi allo stesso oggetto o soggetto.
Aggregazione documentale informatica
aggregazione di documenti informatici o di fascicoli
informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in
relazione alla natura e alla forma dei documenti o in
relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle
funzioni dell’ente. (Glossario Regole Tecniche Agid)
Macerata 26 ottobre 2012
Per ora parliamo del digitale…
Non facciamo confusione….
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DEMATERIALIZZAZIONE
Documenti Digitali e Documenti Digitalizzati sono diversi
Non facciamo confusione….
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Articolo 42 Codice Amministrazione Digitale [D.lvo 82/05].Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni.1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto
informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione eprovvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archiviinformatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell' articolo 71 .
Articolo 43 CAD [D.lvo 82/05].
Riproduzione e conservazione dei documenti.1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui
è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validie rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate inmodo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabiliteai sensi dell' articolo 71 .
2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato odocumento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o conaltro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.
3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono esserearchiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modopermanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell' articolo 71 .
IL DOCUMENTO
Roberto Guarasci
IL DOCUMENTOPerché può succedere
IL DOCUMENTO
Roberto Guarasci
IL DOCUMENTOIl trend: qualche esempio
Fatturazione elettronica
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2014
Legge 244/2007 art. 1, commi 209-213
Fatturazione Elettronica
209. Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioniimponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213,l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporticon le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblicinazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuataesclusivamente in forma elettronica, con l'osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004,n. 52, e del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n.
82.
DM MeF 55/2013
A far data dal 6 giugno 2014 le amministrazioni centrali non potranno accettare fatture che non
siano elettroniche e dal 6 settembre non potranno, in assenza, procedere ad alcun pagamento.
Legge n. 136 del 18 dicembre 2018. Conversione del DL n. 119/2018 collegato alla Legge di Bilancio.
A far data dal 1 gennaio 2019 diventa obbligatoria la fattura elettronica tra privati.
2007
2019
Fattura elettronica: i numeri
18Febbraio 2019: 217.235.022
Scontrino Elettronico
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Decreto legge contenente disposizioni urgenti in materia fiscale e finanziaria
23 ottobre 2018 n. 119
Scontrino elettronico
Art. 17
Obbligo di Memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi
1 luglio 2019 per ricavi maggiori di 400.000 euro
1 gennaio 2020 per tutti
2019
Contratti della PA
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CAD Art. 21
Documento informatico sottoscritto con firma elettronica
2-bis). Salvo quanto previsto dall’articolo 25, le scritture private di cuiall’articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, sefatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, confirma elettronica qualificata o con firma digitale”.
L. 221/2012 Art. 6 Trasmissione di documenti per via telematica, contratti della pubblica
amministrazione e conservazione degli atti notarili
2010
2012 di2-bis. A fare data dal 1° gennaio 2013 gli accordi stipulati sia in forma
pubblica amministrativa [30.6.2014 DL 23.12.2013 n. 145] sia mediantescrittura privata [01.01.2015 DL 23.12.2013 n. 145] sono sottoscritti confirma digitale, ai sensi dell'articolo 24 del decreto legislativo 7 marzo 2005,n. 82, (con firma elettronica avanzata, ai sensi dell'articolo 1, comma 1,lettera q-bis), del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ovvero con altrafirma elettronica qualificata,) pena la nullità degli stessi.
Processo Civile Telematico
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2014
«Art. 16-bis. - (Obbligatorietà del deposito telematico degli attiprocessuali). -- 1. Salvo quanto previsto dal comma 5, a decorreredal 30 giugno 2014 nei procedimenti civili, contenziosi o divolontaria giurisdizione, innanzi al tribunale, il deposito degli attiprocessuali e dei documenti da parte dei difensori delle partiprecedentemente costituite ha luogo esclusivamente con modalitàtelematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentareconcernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione deidocumenti informatici. …
LEGGE 24 DICEMBRE 2012, N. 228
Processo Civile Telematico
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Da gennaio 2014 a dicembre 2017 sono stati ricevuti24.034.841 atti, di cui:
•1.520.984ricorsi per decreto ingiuntivo;•18.681.327 atti endo-procedimentali;•3.832.530atti introduttivi e di costituzione;
Il registro Generale degli Indirizzi Elettronici conta ben1.101.598 soggetti attivi e 254.021 sono gli avvocati attiviiscritti di cui 240.014 con indirizzo PEC (94%).
Roberto Guarasci
La Regole TecnicheIl CAD e i suoi Fratelli
LEGGE 17 dicembre 2012 n. 221 Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, recante ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese (cosiddetto «Decreto Crescita 2.0».
LEGGE 9 agosto 2013 n. 98 Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 21 giugno 2013, n. 69, Disposizioni urgenti per il rilancio dell’economia (cosiddetto «Decreto del Fare»)
DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005 n. 82, integrato e modificato dalDECRETO LEGISLATIVO 30 dicembre 2010 n. 235.
AGENZIA PER L'ITALIA DIGITALE - CIRCOLARE 10 aprile 2014, n. 65 (in G.U. n. 89 del 16 aprile 2014) -Modalità perl'accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documentiinformatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. (14A03117)
DECRETO LEGISLATIVO 26 agosto 2016 n. 179Modifiche e integrazioni al codice dell’Amministrazione digitale
DECRETO LEGISLATIVO 13 dicembre 2017 n. 217Disposizioni correttive e integrative al codice dell’Amministrazione digitale
Ambiti di applicazione
DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005 n. 82, integrato e modificato dalDECRETO LEGISLATIVO 26 agosto 2016 n. 179 e dal DECRETO LEGISLATIVO13 dicembre 2017 n. 217.
Le disposizioni del presente codice si applicano alle pubbliche amministrazioni dicui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nelrispetto del riparto di competenza di cui all’articolo 117 della Costituzione,nonché alle società a controllo pubblico, come definite nel decreto legislativoadottato in attuazione dell’art. 18 della Legge n. 124 del 2015 , escluse lesocietà quotate come definite dallo stesso decreto legislativo.. Ivi comprese leautorità di sistema portuale nonché le autorità amministrative indipendenti digaranzia, vigilanza e regolazione.
Le disposizioni di cui al presente codice e le relative linee guida…si applicano aiprivati ove non diversamente previsto.
Le disposizioni del presente codice si applicano anche ai gestori di servizi pubblici edagli organismi di diritto pubblico.
I Decreti Attuativi
Per quanto sia stato contenuto il ricorso ai decreti attuativi è stato inevitabile, in più articoli, il richiamo alle Regole Tecniche di cui all’art. 71 del CAD che ne hanno, fino ad ora, limitato l’applicazione.
«Le regole tecniche per la formazione, per la trasmissione, la conservazione, la copia, laduplicazione, la riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici, nonché quellein materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica avanzata,sono stabilite ai sensi dell'articolo 71»
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Con decreto del Ministro delegato per la semplificazione e la pubblicaamministrazione da adottare entro quattro mesi dalla data di entrata invigore del presente decreto sono aggiornate e coordinate le regoletecniche previste dall’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2205 n. 82…
DECRETO LEGISLATIVO 26 agosto 2016 n. 179 art. 61
Il Percorso delle regole tecniche
«Le regole tecniche andavano emanate entro 12 mesi dall’entrata in vigore del D.lgs 235/2010 ecioè entro il 25 gennaio 2012»
•DigitPA invia testo al Mibac dopo la predisposizione di un testo da parte di un gruppo di lavoro esteso a tutte le amministrazioni
centrali.28.10.2011
•Osservazioni Mibac inviate a DigitPA, Miur e DIT
17.02.2012• Testo con le osservazioni
DigitPA, MIUR e MIBAC viene inviato ad Agenzia per l’Italia Digitale, al Garante ed alla Conferenza Unificata.
08.02.2013
22.02.2013
03.12.2013
13.11.2014
D.P.C.M.
Firme
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D.P.C.M.
1. Conservazione
2. Protocollo
Informatico
G.U. 12.3.2014D.P.C.M.
Documento
informatico
Art. 56 Decreto Legislativo 179/16Con decreto del ministro delegato per la Semplificazione e la Pubblica amministrazione, su proposta dell’Agid, di concerto con il ministro della Giustizia e con i ministeri competenti…sono adottate le regole tecniche per l’attuazione del presente Codice.
Art. 66 Decreto Legislativo 217/17Le parole «regole tecniche» sono sostituite dalle seguenti: Linee guida
Le Linee Guida
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All. 1: GlossarioAll. 2: FormatiAll. 3: Certificazione di processoAll. 4: StandardAll. 5: MetadatiAll. 6: Comunicazione tra AOO
Roberto Guarasci
La Regole TecnicheLa formazione del Documento Informatico
Articolo 3.Formazione del documento informatico
1.Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:a)redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;b)acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione dellacopia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informaticadi un documento analogico;c)registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dallapresentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;d)generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenientida una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logicapredeterminata e memorizzata in forma statica.
Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e
conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22,
23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41 e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al
decreto legislativo n. 82 del 2005.
Considerato che i documenti digitali nonesistono più come entità fisiche distinte e,quindi, nessun valore hanno le relazionifisiche, diventa assolutamente crucialedocumentare e validare le relazioni logiche .
Roberto Guarasci
Le Relazioni Logiche
OFF LINE
Roberto Guarasci
La formazione del Documento Informatico
ON LINE
Roberto Guarasci
La formazione del Documento Informatico
La gestione del ciclo di vita totalmente senza carta produce una nuova forma di attestazione dei fatti non ancora
codificata nelle norme se non per assimilazione
Change ApproveRoute RetirePublishCreate
Document Lifecycle Management
ARCHIVERoberto Guarasci
La formazione del Documento Informatico
Documento come vista, temporalmente
identificata e descritta, di un processo di estrazione di dati da repository che
attesta e qualifica un evento o una transazione
)
Roberto Guarasci
Dal Documento alla Vista del Documento
Log
Evidenza
Metadati
Roberto Guarasci
Le Viste Documentali
le viste documentali sono insiemi di termini
rilevanti in una struttura concettuale finalizzata
alla validità ed all’evidenza di una transazione;
I vincoli diventano relazioni semantiche,
morfologiche e sintattiche tra i termini che
vengono evidenziate nelle loro correlazioni al
momento della ricerca dell’informazione;
Roberto Guarasci
Vincoli e Relazioni
9.5.3 Vocabolari controllati (UNI ISO 15489-1: 2006)
4.3. Hierarchy of terms (ISO TR 26122:2008)
7.4.1. Controlled Vocabulary (S 1000 D : 2007)
Roberto Guarasci
Lessici, Vocabolari e Terminologia
