RINA VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI SISTEMI DI · - ISO 14004:2004 - Sistemi di Gestione...

RINA

VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI SISTEMI DI GESTIONE AMBIENTALE

IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 1/55

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

La presente istruzione dettaglia le modalità di svolgimento delle attività relative alla certificazione di sistemi di gestione ambientale e relativo mantenimento ai sensi della norma ISO 14001:2004.

La presente istruzione si applica alle attività svolte da RINA e da Agroqualità secondo quanto previsto nei rispettivi Regolamenti.

2. DEFINIZIONI E/O ABBREVIAZIONI

AC: Azione correttiva

AREA TECNICA SGA (di seguito indicata come MACROSETTORE o MS): raggruppamento di settori EA con aspetti ambientali simili così come esplicitato in allegato 5

OPN: Operational NetworkAOI: Area Operativa Internazionale

AON: Area Operativa Nazionale

Audit (valutazione): processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’audit e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell’audit (insieme di politiche, procedure o requisiti) sono stati soddisfatti

Auditor - Tecnico che possiede tutti i requisiti di competenza previsti dalla scheda di qualifica per Auditor (IS-DCI-AUD-01)

Audit Iniziale: audit di prima certificazione di un Sistema di Gestione Ambientale che è svolto in due stages (stage 1 e stage 2). La prima parte dello stage1 può essere effettuata off-site.

CFPR: Certification Process CRT: Coordinamento e Controllo Tecnico

Certificato di Conformità: documento che attesta la conformità del Sistema di gestione ambientale dell’Organizzazione alla norma di riferimento (ISO 14001:2004)

COD: Pianificazione e controllo operativo

CTA: Comitato Tecnico Ambiente, comitato preposto a deliberare in merito alla convalida delle proposte di certificazione presentate dalla ROC

CU: Capo Ufficio

DECISION MAKER: soggetto in possesso di competenza nello schema certificativo e nell’area tecnica in cui opera l’organizzazione cui è rilasciata la certificazione, e che sia indipendente rispetto all’intero processo di certificazione

DO: Disposizione Organizzativa

GVI: Gruppo di Audit

IPR: Unità di Ingegneria di produzione

LAVORO ESTERNO: Attività espletate da singole persone o piccoli gruppi dell’Organizzazione presso la sede del cliente o altre sedi dallo stesso indicate o attività mobile.

Lead Auditor - Tecnico che possiede tutti i requisiti di competenza previsti dalla scheda di qualifica per Lead Auditor (IS-DCI-AUD-01)

MS: macro settore (corrispondente ad un determinato gruppo di settori EA)

NC: Non Conformità

OdC: Organismo di Certificazione ( RINA o Agroqualità)

ORGANIZZAZIONE MULTI-SITO: Organizzazione avente una funzione centrale ben definita (di seguito indicata come sede centrale) nella quale certe attività sono pianificate, controllate o gestite, ed una rete di uffici o sedi locali (siti) in cui tali attività sono totalmente o parzialmente effettuate.

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 2/55

PVI: Piano di audit, attività necessarie per pianificare ed organizzare gli audit del Sistema di Gestione Ambientale di un Organizzazione (numero e tipo) e per fornire le risorse per svolgerli efficacemente ed efficientemente, entro i limiti di tempo stabiliti.

PVP: Programma triennale degli Audit, documento di pianificazione di massima delle audit da effettuarsi durante il periodo di validità del certificato, elaborato dal RPC, in collaborazione con TL

QI: Questionario informativo, documento compilato dal Cliente, contenente tutti gli elementi utili per l’elaborazione dell’offerta

RESPONSABILE DI SCHEMA: Responsabile della gestione dello specifico schema

RPC: Responsabile di Pratica, tecnico che possiede tutti i requisiti di un TL, ha conoscenze tecniche relative allo schema di riferimento, ha responsabilità tecnico/gestionali relativi alle pratiche di certificazione che gli vengono assegnate ed è il responsabile dell’attuazione del Programma triennale di audit per la pratica assegnata.

RVI: Rapporto di audit

STG: Segreteria tecnica CRTCFPR

SEG: Segreteria tecnica AOCOPN

SGA: Sistema di Gestione Ambientale

SITI PERMANENTI: Siti esterni alla sede centrale nei quali sono dislocati permanentemente dipendenti dell’Organizzazione per l’espletamento di funzioni attinenti le attività dell’Organizzazione stessa.

SITI TEMPORANEI: Siti esterni nei quali esiste un’organizzazione per uno specifico progetto, ad esempio:

• cantieri di costruzione/installazioni impegnativi o di lunga durata,

• attività di servizio complessa di lungo termine (es. gestione mense o gestione di servizi socio-sanitario-assistenziali su gare d’appalto)

TEC E/LE: Tecnico ambientale, esperto che possiede tutti i requisiti di competenza previsti dalla scheda di qualifica per TEC E/LE (IS-DCI-AUD-01)

TL: TEAM LEADER - Responsabile Gruppo di Audit, tecnico che possiede tutti i requisiti di competenza previsti dalla scheda di qualifica per Lead Auditor (IS-DCI-AUD-01), al quale è stata assegnata la responsabilità dell’audit

TRASFERIMENTO DI CERTIFICAZIONE: il riconoscimento di un certificato di un SGA esistente e valido, rilasciato da un organismo di certificazione accreditato al fine di emettere la propria certificazione (Allegato 4)

3. PRINCIPALI RIFERIMENTI E RIMANDI AD ALTRI DOCUMENTI - ISO 14001:2004 - Sistemi di Gestione Ambientale – Requisiti e guida per l’uso

- ISO 14004:2004 - Sistemi di Gestione Ambientale - Linee Guida generali su principi, sistemi e tecniche di supporto

- ISO IEC 17021:201106 – Valutazione della conformità - Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione

- Documenti IAF Serie MD

-ISO 19011:2003 “Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale”

- EA-7/05 “EA Guidance on the Application of ISO/IEC 17021:2006 for Combined Audits

- Regolamenti/Documenti tecnici degli Organismi di accreditamento

- Regolamenti/Guide RINA per la certificazione di Sistemi di Gestione

- Certificati di accreditamento emesse dagli Organismi di accreditamento o Tabella accreditamenti RINA

- ACCREDIA – Tabella di corrispondenza tra i settori di accreditamento e la Codifica NACE

- ACCREDIA – RT-09

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 3/55

- Guida UNI/TR 11331 Indicazioni relative all’applicazione della UNI ISO14001:2004 in Italia, a partire

dalle criticità emerse e dalle esperienze pratiche

- Guida UNI/TR 11405 Applicazione della norma UNI EN ISO 14001 nella Pubblica Amministrazione con competenze di gestione del territorio

- ISTAT – Classificazione delle Attività economiche – Metodi e Norme serie C – n. 11

- Disposizioni organizzative OdC della DCI

- Manuale Qualità OdCdella DCI

- Procedure OdCdella DCI

- IS-SCC-CER-01 - Emissione, sospensione, ripristino e revoca delle certificazioni e delle attestazioni di confomità

- IS-SCC-FCT-01 - Funzionamento dei comitati tecnici

- IS-CRT-AUD-01 - Competenze del personale tecnico per i sistemi di gestione Qualifica e relativo mantenimento del personale tecnico ed allegato specifico per Sistemi di Gestione Ambientale

- IS-DCI-RIS-01 - “Tutela dell’imparzialità nell’attività di valutazione della conformità”

- Documenti che servono da indirizzo e guida in alcuni settori EA critici riportati nel database "Instructions to Technicians"

- Documenti specifici per l’aggiornamento legislativo ambientale nei diversi Stati riportati nel database "Instructions to Technicians"

- Documenti che servono da indirizzo e guida riportati nel database "Instructions to Technicians"

- Documenti CTA00 – Attività CTA centrale DG e CTA01 – Attività CTA decentrato AON riportati nel database "Instructions to Technicians"

- Report da NEWAGE

- Tariffario dell’OdC

- Forms di tipo EMS, Questionario informativo, Riesame del contratto

4. DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO

Le fasi principali del processo di certificazione SGA sono quelle strettamente connesse alla realizzazione del servizio, orientate al raggiungimento del risultato finale. Esse si susseguono in modo sequenziale o condizionate dal raggiungimento di un determinato risultato o da richiesta del Cliente e sono schematicamente rappresentate nei due diagrammi di flusso funzionali riportati di seguito.

4.1 RAPPRESENTAZIONE DEL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE , SORVEGLIANZA E RICERTIFICAZIONE

I due diagrammi di flusso rappresentano graficamente l’intero processo di certificazione di SGA e relativo mantenimento. Il diagramma di flusso n. 1 rappresenta le fasi finalizzate alla certificazione e ricertificazione del SGA. Il diagramma di flusso n. 2 rappresenta le fasi finalizzate al mantenimento di tale certificazione, mediante gli audit di sorveglianza.

Per il riconoscimento da parte del RINA o Agroqualità di Certificazioni di SGA di Organizzazioni rilasciate da altri Organismi accreditati, ai fini dell’emissione di un proprio Certificato fare riferimento all’Allegato 4.

4.2 PROGRAMMA TRIENNALE DI AUDIT

Il Programma triennale di audit, di responsabilità del RPC nominato, è composto dalle fasi/attività riportate nella tabella sottostante e descritte dei 2 diagrammi di flusso. L'RPC ha la possibilità di assegnare alcune attività del programma di audit ad altri tecnici qualificati, all'interno o all'esterno della Struttura (stage 1 o parte

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 4/55

di esso, stage 2) rendendo disponibile l’informazione agli interessati mediante l’inserimento dei nominativi sul sistema informatico ASCESI..

AUDIT INIZIALE

La preparazione dell'audit di certificazione iniziale

Apertura processo Assegnazione e comunicazione del GVI per stage 1 e stage 2 Preparazione ed invio piano di audit stage1

Audit stage 1 (può essere effettuato completamente on-site)

Audit stage1 off-site: Esame documenti SGA (analisi ambientale preliminare, manuale…) Invio del rapporto di audit stage1 off-site all’Organizzazione (solo per esame documentale effettuato in ufficio) Audit stage1 on-site: - Valutazione localizzazione e condizioni sito; - Valutazione grado implementazione SGA; - Raccolta informazioni relative a campo applicazione, processi, aspetti legali,… Riunione introduttiva Raccolta delle evidenze Riunione di chiusura interna Indicazione rilievi critici Preparazione del rapporto di audit stage 1 on-site Riunione finale Riesame assegnazione risorse per audit stage 2 e definizione dettagli Consegna di copia del rapporto di audit stage 1 on site all’Organizzazione Invio del Piano di audit stage 2 all’Organizzazione

Audit stage 2 (on site) Riunione introduttiva Verifica messa in atto azioni efficaci relativamente a quanto emerso durante stage 1 Raccolta delle evidenze Riunione di chiusura interna Classificazione dei rilievi Preparazione del rapporto di audit Riunione finale Consegna di copia del rapporto di audit stage 2 all’Organizzazione

Azioni successive all’audit Controllo e conferma del Rapporto di audit Accettazione delle proposte di trattamento ed azioni correttive Preparazione del Programma triennale di audit Proposta di certificazione Pubblicazione del certificato e del Programma triennale di audit (Member Area) Verifica completezza documentazione, chiusura processo

AUDIT DI SORVEGLIANZA

La preparazione dell'audit di sorveglianza Apertura processo Assegnazione del GVI per l’audit Invio del Piano di audit di sorveglianza all’Organizzazione

Audit di sorveglianza Riunione introduttiva Verifica messa in atto trattamenti ed azioni correttive relative all’audit precedente, reclami Raccolta delle evidenze Riunione di chiusura interna Classificazione dei rilievi Preparazione del rapporto di audit Riunione finale Consegna di copia del rapporto di audit all’Organizzazione

Azioni successive all’audit Controllo e conferma del Rapporto di audit Accettazione delle proposte di trattamento ed azioni correttive Eventuale modifica del Programma triennale di audit e pubblicazione su Member Area Invio conferma validità del certificato all’Organizzazione Verifica completezza documentazione, chiusura processo

AUDIT DI RICERTIFICAZIONE

La preparazione dell'audit di ricertificazione Apertura processo Assegnazione e comunicazione del GVI per l’audit

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 5/55

Invio del Piano di audit di ricertificazione all’Organizzazione

Audit di ricertificazione Riunione introduttiva Esame documentale Verifica messa in atto trattamenti ed azioni correttive relative all’audit precedente, reclami, Raccolta delle evidenze Riunione di chiusura interna Classificazione dei rilievi Preparazione del rapporto di audit Riunione finale Consegna di copia del rapporto di audit all’Organizzazione

Azioni successive all’audit Controllo e conferma del Rapporto di audit Accettazione delle proposte di trattamento ed azioni correttive Preparazione del Programma triennale di audit Proposta di ricertificazione Stampa ed invio del certificato e del Programma triennale di audit Verifica completezza documentazione, chiusura processo

4.3 LEGENDA DEL DIAGRAMMA DI FLUSSO

La riga riportata in testa alle colonne del diagramma di flusso riporta la responsabilità operativa delle fasi che si sviluppano lungo le colonne del diagramma. Ogni fase è collocata nella colonna adeguata a seconda della responsabilità assegnata.

Ogni fase o decisione rappresentata sul diagramma di flusso è numerata per creare una corrispondenza tra i 2 diagrammi di flusso e le tabelle che seguono che riportano la descrizione dettagliata di ogni singola fase, con la definizione degli input, degli output, delle criticità e delle registrazioni su supporto informatico e/o cartaceo. Il Diagramma di flusso 1 ed il Diagramma di flusso 2 si leggono in corrispondenza rispettivamente con la Tabella 1 e la Tabella 2.

FASI

Passaggio da una fase all’altra

Le decisioni sono rappresentate dai rombi. Il rombo divide il flusso originario in 2 flussi, quello principale orientato al raggiungimento del risultato finale e quello secondario che è costituito da una o più fasi che bisogna eseguire preventivamente per confluire nel flusso principale.

Fasi sequenziali

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 6/55

ATTENZIONE: per le differenze in RICERTIFICAZIONE v edere note a pag. 17

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 7/55

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 8/55

4.3 DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE, SORVEGLIANZA E RICERTIFICAZIONE

Tabella 1 - DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE E RICERTIFICAZIONE

FASI INPUT1 DESCRIZIONE DELL’ATTIVITA’ OUPUT/OBIETTIVO2 CRITICITA’3 REGISTRAZIONI SU

STRUMENTI INFORMATICI

REGISTRAZIONI CARTACEE

1 DEFINIZIONE OFFERTA

QI compilato dal cliente Il CU in collaborazione con RPC esegue le seguenti attività: -verifica l’esistenza delle risorse necessarie per effettuare audit nei tempi previsti -definisce se effettuare l’esame documentale dell’audit stage 1 in ufficio e/o presso l’organizzazione -definisce se può essere effettuato l’audit stage1 e stage2 in

giornate consecutive4 -definisce i tempi da dedicare a stage 1 e stage 2 motivando, nell’apposito spazio del modulo RIESAME DEL CONTRATTO, l’adozione dei tempi da tabella, eventuali riduzioni e incrementi -nel caso di organizzazioni operanti in Italia nei settori EA 1, EA 3 ed EA 30, registra sul modulo RIESAME DEL CONTRATTO che l’offerta dovrà essere preparata come Agroqualità -calcola il costo della certificazione e relativo mantenimento sulla base del tariffario, tenendo conto anche dell’effettivo tempo necessario per il servizio in giorni/uomo (vedi Allegato 1)

-verifica il settore EA ed il tipo di accreditamento5 -verifica ammissibilità dell’eventuali esclusioni -nel caso di organizzazioni multi-sito prepara il piano di campionamento (vedi Allegato 2) - registra tutte le informazioni non documentate pervenute dal cliente (per esempio informazioni telefoniche) sul questionario informativo --registra sul modulo RIESAME DEL CONTRATTO i dati necessari alla preparazione dell’offerta -Al fine di evitare l’impiego di personale esterno, autonomo o

-Definizione dati da inserire sull’offerta -Definizione del piano di campionamento dei siti permanenti

-Verificare con particolare attenzione chi ha erogato il servizio di consulenza, al fine di gestire il rischio di conflitto di interessi ed indipendenza (vedi PR-DCI-RIS-01) -Identificare con particolare attenzione il campo di applicazione del SGA, al fine di verificarne l’ammissibilità (vedi Guida UNI/TR 11331 par. 3) -Settore EA (vedi documento ACCREDIA “Tabella di corrispondenza tra i settori di accreditamento e la Codifica NACE” e documento ISTAT “Classificazione delle Attività economiche”. -classe di complessità ambientale associata al settore (vedi Allegato 1) -Accreditamento (vedi

- Questionario informativo compilato dal cliente e dal dell’OdC per la parte Riesame del Contratto

1 Input: Evento iniziale di una fase 2 Output/Obiettivo: Risultato della fase, motivo per il quale la fase si attiva 3 Aspetti particolarmente critici da tenere in considerazione 4È possibile eseguire gli Stage 1 e 2 in giornate consecutive esclusivamente nel caso di Organizzazioni con meno di 10 addetti e di impatto ambientale “basso” o “limitato”. 5 Il settore EA “prevalente” è attribuito in base all’attività svolta dall’Organizzazione come attività principale, sulla base del numero di persone addette alla stessa. In caso di più attività rilevanti svolte dall'organizzazione, configurabili come prevalenti o caratterizzate da una sensibile specificità se confrontate con quella individuata come prevalente, devono essere assegnati più settori EA.

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 9/55




appartenente a società che operano per conto della DCI, che ha svolto negli ultimi 2 anni una delle attività classificate a rischio, il CU deve identificare il nominativo del tecnico (autonomo o appartenete a società) incaricato per l’attività di consulenza attraverso l’esame del questionario informativo compilato dall’Organizzazione e registrarlo nell’apposito spazio del modulo RIESAME DEL CONTRATTO. Nei casi in cui il tecnico che ha effettuato l’attività di consulenza sia un Auditor Non esclusivo dell’OdC, l’RPC non deve designarlo per la valutazione (vedi IS-DCI-RIS-01). NOTA PER LA RICERTIFICAZIONE: per contratti senza scadenza il CU, alla ricezione del QI in fase di ricertificazione, verifica se ci sono cambiamenti che potrebbero rendere necessaria una modifica del contratto; se il contratto va modificato deve essere preparata una nuova offerta, in caso contrario resta valido il contratto in vigore; in quest’ultimo caso il CU dovrà confermare i dati tecnici invariati compilando flaggando l’apposito campo sul modulo RIESAME DEL CONTRATTOsu ASCESI e SEG dovrà inviare all’Organizzazione la comunicazione relativa disponibile in ascesi (aggiungere step: documento generico - fax generico - conferma validità offerta/contratto; ricordarsi di inserire gg/uomo per offerte che non li prevedevano)

“Tabella Accreditamenti dell’OdC”)

2 REDAZIONE OFFERTA

Modulo Riesame del Contratto compilato

SEG redige l’offerta comprensiva di piano di campionamento (se necessario per organizzazioni multi-sito) e di giorni uomo.

I dati identificativi dell’Organizzazione sono la personalità giuridica dell’Organizzazione oggetto della certificazione (Ragione e Sede Sociale) e le unità operative (Siti) nelle quali vengono svolte le attività oggetto di certificazione (comprendendo anche i siti operativi temporanei).

NOTA PER LA RICERTIFICAZIONE: applicabile solo se nella FASE 1 il CU, verificando il QI, ritiene necessario rivedere il contratto in corso di validità

-Offerta redatta (comprensiva del Piano di campionamento se necessario) e di giorni uomo.

-Sito produttivo (nel caso sia diverso da sede sociale) -Tipo di accreditamento

-Registrazione dei dati del potenziale cliente su ANACLI, CAI-C

Offerta stampata da CAI-C

3 CONTROLLO/FIRMA OFFERTA

Offerta redatta CU controlla e firma l’offerta. SEG spedisce. NOTA PER LA RICERTIFICAZIONE: applicabile solo se nella FASE 1 il CU, verificando il QI, ritiene necessario rivedere il contratto in corso di validità

Offerta firmata da CU inviata all’Organizzazione

- - Offerta stampata da CAI-C e firmata dal CU

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 10/55




4 CONTROLLO ORDINE/ ASSEGNAZIONE RPC

-Ordine del cliente oppure -Richiesta di certificazione su modulo dell’OdC

CU esamina: A)la Richiesta/Ordine per verificarne la completezza e la congruenza con l’offerta inviata B)assegna la responsabilità della pratica ad un RPC e comunica a SEG tale assegnazione NOTA PER LA RICERTIFICAZIONE: applicabile solo se nella FASE 1 il CU, verificando il QI, ritiene necessario rivedere il contratto in corso di validità

-Richiesta/Ordine completi e congruenti con l’offerta Assegnazione responsabilità pratica ad un RPC

-Carico di lavoro del RPC -Competenza del RPC

- -Ordine cliente, oppure -Richiesta certificazione (RICCER)compilata e firmata dal cliente siglata dal CU

5 APERTURA PRATICA/FIRMA CONTRATTO

-Richiesta/Ordine completi e congruenti con l’offerta -Assegnazione responsabilità pratica ad un RPC

SEG registra l’accettazione dell’offerta su CAI-C inserendo il nominativo del RPC, stampa il documento “Conferma d’accettazione” che si genera automaticamente da CAI-C. CU controlla e firma la “Conferma d’accettazione”. SEG invia la “Conferma d’accettazione” al cliente. NOTA PER LA RICERTIFICAZIONE: applicabile solo se nella FASE 1 il CU, verificando il QI, ritiene necessario rivedere il contratto in corso di validità

-Stipula del contratto OdC-cliente -Richiesta documenti SGA per esame

Inserimento su CAI-C “Campo di applicazione del SGA” italiano ed inglese da parte di SEG

-Apertura contratto su CAI-C -Assegnazione pratica ad un RPC

-Modulo “Conferma d’accettazione” stampato da CAI-C firmato dal CU -Cartella di archiviazione dei documenti del Cliente

6 ASSEGNAZIONE DEL GVI

Contratto OdC - cliente

RPC definisce la composizione del GVI e il TL. L’RPC deve definire GVI appropriati per l’audit iniziale (stage 1 + 2) (vedi “Report da New Age per qualifiche competenze

Auditor”):6 I nominativi del GVI devono essere comunicati all’Organizzazione (l’Organizzazione può ricusare). Nel decidere le dimensioni e la composizione del GVI, RPC deve considerare: -gli obiettivi, il campo di applicazione, i criteri, ed il tempo stimato di audit: -se l’audit è di tipo combinato, integrato o congiunto -la competenza complessiva del GVI per conseguire gli obiettivi dell’audit -i requisiti di certificazione (inclusi i requisiti legislativi applicabili) -la lingua ed aspetti culturali -se i membri del GVI hanno in precedenza sottoposto ad audit il SG del Cliente. L’esame dei documenti SGA deve essere effettuatoa da un tecnico qualificato come a cui sia stato asseganto il ruolo di

-Eventuale assegnazione del Tecnico che esegue l’esame documenti in ufficio (stage1 esame documentale off-site) -Assegnazione del GVI per gli audit on-site (stage 1 e 2) -identificazione MS SGA

La nomina del GVI e del TL deve tenere in considerazione la competenza specifica e le caratteristiche personali che si rendono necessarie, in base alla tipologia dell’Organizzazione sulla base dei macrosettori EA per SGA (vedi Allegato 5) -Verificare con particolare attenzione che i componenti del GVI non siano stati coinvolti nell’erogazione del servizio di consulenza sul SGA dell’Organizzazione. -Verificare ammissibilità eventuale riduzione tempi di audit

-Assegnazione GVI su ASCESI WEB -Compilazione steps predisposti su ASCESI WEB 1)Ricezione documenti STAGE 1 per esame documentale ,

6 Per salvaguardare l’indipendenza dell’audit ogni auditor qualificato comecome componente del team ( TECNICO/AUDITOR/LEAD AUDITOR) è tenuto a comunicare al RPC qualsiasi propria relazione che esista, o che sia esistita negli ultimi tre anni, con l'Organizzazione da verificare, prima di assumere l'incarico relativo a tale Organizzazione.

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 11/55




Auditor ISO14001 o Lead Auditor ISO14001, meglio se coincidente con l’TL assegnato all’audit preliminare. Per l'audit iniziale (stage 1 e 2) on-site devono essere soddisfatte le seguenti condizioni: -i componenti del GVI devono essere qualificati percompetenti

lo schema ISO140017 ed almeno un componente del team deve essere qualificato competente per operare nella Nazione di appartenenza del sito/i dell’Organizzazione -il componente nel ruolo di TL deve essere qualificato comeun Lead Auditor -per l’eventuale esame documentale dello stage1 effettuato off-site è sufficiente la qualifica diun AUDITOR -il GVI nel suo insieme deve avere anche la qualifica competenza nel/i macrosettore/i (MS SGA) dell’Organizzazione sottoposta a valutazione quantomeno durante lo stage2 (Vedere allegato 5) La composizione del GVI per i due stages dell’audit iniziale on-site è comunicata in forma scritta all’Organizzazione con l’invio del piano di audit (audit stage1 on-site e audit stage2). -i componenti del GVI non devono essere stati coinvolti nell’erogazione del servizio di consulenza dell’Organizzazione; l’RPC deve dimostrare di aver verificato questo aspetto apponendo la spunta nella casella predisposta su ascesi “Is the audit team competent in relation to the company's activities and impartial as regards carrying out the audit?” NOTA PER LA RICERTIFICAZIONE: non è obbligatorio suddividere l’audit di ricertificazione in stage 1+ stage 2; può essere necessario in caso di modifiche significative

AUDIT STAGE1

7 AUDIT STAGE1-ESAME DOCUMENTA

LE8

-Documenti SGA come da Regolamento dell’OdC inviati dal cliente -Comunicazione nominativo per esame

Il tecnico designato verifica che la documentazione sia conforme ai requisiti della norma e del Regolamento dell’OdC per la specifica attività richiesta sul QI e sulla richiesta di certificazione e comunica l’esito dell’esame documentale all’Organizzazione ed al TL.

- Rapporto di esame documentale -Comunicazione al cliente ed al TL

Presenza di attività presso il sito che si vogliono escludere dalla certificazione (dovranno essere espressamente

Compilazione step predisposto su ASCESI: -“Stage 1 – Esame documentale”

-Stampa da ASCESI del rapporto di esame documentale firmato dall’auditor che ha

7 Ai fine del calcolo dei gg./uomo, il TECNICO (TEC E/LE) è nullo. 8 L’esame dei documenti SGA può essere effettuato on-site. In tal caso il rapporto di esame documentale, con l’evidenza dell’approvazione della documentazione, sarà direttamente consegnato all’Organizzazione unitamente al rapporto di audit stage 1 .

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 12/55




documentale in ufficio accettata

Per l'esame del manuale, dell’analisi ambientali iniziale e dell’elenco degli adempimenti ambientali applicabili posso non essere utilizzate le pertinenti liste di riscontro.( QUASGA13 e 14, check-list leggi 14001, linee guida ambientale di settore)

indicate sul futuro certificato) -Campo di applicazione SGA documento, allineato con Richiesta di certificazione -Individuazione assenza documenti autorizzativi

effettuato la valutazione.

8 PREPARAZIONE ED INVIO PIANO DI AUDIT STAGE1 ON-SITE

Cliente contatta l’RPC o viceversa

RPC esegue le seguenti attività (almeno 1 settimana prima della data dell’audit): A)verifica i tempi di audit in base all’Allegato 1 B)concorda con il Cliente la data della verifica C)definisce i siti in base all’Allegato 2 Successivamente il TL, considerando quanto definito dal RPC,D) prepara, in collaborazione col TL, ed invia al Cliente il piano di audit. La pianificazione dettagliata dell’audit in base agli argomenti da verificare elencati nel fax di comunicazione, con la suddivisione tra i componenti del GVI delle diverse attività da verificare, e con la definizione di ora e durata per ciascuna attività e dell’ora e durata della riunione di chiusura con l’Organizzazione è effettuata dal TL durante la riunione d’apertura. Nel caso in cui si effettuino consecutivamente stage1 e stage 2, è necessario inviare al cliente un unico piano di audit con annessa comunicazione nella quale deve essere precisato che si potrà procedere con lo stage2 solo in caso di assenza di rilievi critici riscontrati durante lo stage1 e dovranno essere compilati entrambi i rapporti

Piano di audit stage1 inviato al Cliente

Il SGA deve essere operativo da almeno 3 mesi al momento della verifica (vedi “Regolamento dell’OdC”). -Il giorno di audit si intende composto da almeno 8 ore, con l’esclusione del tempo viaggio -è possibile effettuare stage 1 e stage2 in giornate consecutive solo in caso di Organizzazioni con meno di 10 addetti e ricadenti in bassa o limitata complessità

Compilazione step predisposti su ASCESI: -Invio programma e comunicazione data stage 1on-site ”

-Stampa da ASCESI del Fax “Invio programma e comunicazione data stage 1 on-site ” firmato dal RPC/TL

9 AUDIT STAGE1 ON SITE

-Piano di audit stage1 on-site -RVI esame documentale

Durante l’audit stage1 on-site saranno eseguite le attività secondo le modalità descritte nell’Allegato 3 Se l’esame documentale non è stato effettuato off-site e l’esame dei documenti è eseguito presso il sito durante l’audit stage1 on-site, il GVI dovrà comunque compilare anche il rapporto di esame documentale inserendovi le informazioni relative alla documentazione esaminata.

-RVI stage1 on-site (identificato con il numero pratica seguito da /STG1 ON) -L’obiettivo dell’audit è quello di fornire un quadro generale per poter pianificare l’audit stage2.

-Devono essere quantomeno verificati gli argomenti previsti dalla norma ISO IEC 17021:2006 e dai documenti tecnici Accredia di riferimento (RT-09). -Verifica conformità legislativa durante l’audit

Compilazione step predisposti su ASCESI “Audit stage1” In caso di impossibilità di elaborazione del RVI su ascesi il TL o

-Stampa da ASCESI del RVI/STG1 ON firmato dal TL e controfirmato dal cliente (la copia in originale rimane all‘OdC la fotocopia

rimane al cliente)9

9 In caso di malfunzionamento di ASCESI è possibile compilare il rapporto utilizzando i moduli disponibili nel database Forms su Lotus “EMS RVI STAGE 1”

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 13/55




Al termine dell’audit di stage1 deve essere riesaminata l’assegnazione delle risorse per lo stage2 e devono essere concordati con il cliente i dettagli dello stesso.

stage1 (vedi Allegato 3) -Durante la riunione iniziale deve essere richiesta all’Organizzazione conferma del n° di addetti e, in caso di audit stage1 e stage2 consecutivi, ribadire che in presenza di osservazioni critiche l’audit di stage2 dovrà essere ripianificato e rinviato ad altra data

l'RPC deve inserire la seguente nota sul campo "note" presente per ogni processo su ASCESI: ("Il rapporto è stato compilato e archiviato in copia cartacea" con data e sigla di chi inserisce il commento.)

10 PREPARAZIONE ED INVIO PIANO DI AUDIT STAGE 2

-Cliente contatta l’RPC o viceversa

RPC esegue le seguenti attività (almeno 1 settimana prima della data dell’audit): A)verifica i tempi di audit in base all’Allegato 1 B)concorda con il Cliente la data della verifica C)definisce i siti in base all’Allegato 2 Successivamente il TL, considerando quanto definito dal RPC, prepara ed invia al Cliente il piano di audit.D)prepara, in collaborazione in collaborazione con TL, ed invia al Cliente il piano di audit stage2 avendo cura di verificare che: - la durata dell'audit sia conforme alle tabelle IAF e congruente con quanto previsto dal riesame del contratto - siano chiaramente identificati con un adeguato grado di dettaglio tutti i processi, attività e/o servizi erogati dall'Organizzazione ed i siti permanenti presso i quali saranno effettuate le attività - in caso di lavoro esterno e/o cantieri operativi siano chiaramente indicati attività e luoghi oggetto di audit - sia prevista la verifica dei processi/attività/servizi da parte dell’auditor con competenza nel MS - siano indicate le funzioni coinvolte nell'apposita colonna ED)controlla che l'audit di stage 2 sia effettuato entro un termine massimo di 6 mesi dalla conclusione dell'audit di stage 1. Oltre tale data l'audit di stage 1 dovrà essere ripetuto e solo per casi particolari RPC potrà valutare di estendere tale limite a 12 mesi, in questo caso dovrà apporre specifica nota al riguardo nella pratica e su ascesi. FE)verifica la necessità di estendere l’audit a tutti i turni (se presenti)

Piano di audit inviato al Cliente in allegato alla comunicazione dell’audit stage2

Il SGA deve essere operativo da almeno 3 mesi al momento della verifica (vedi “Regolamento dell’OdC”). La verifica del controllo operativo è affidata al componente del GVI che possiede la competenzaqualifica nel macrosettore. -Il giorno di audit si intende composto da almeno 8 ore, con l’esclusione del tempo viaggio -Non sono accettabili frazioni del giorno di audit inferiori alla mezza giornata

Compilazione Step predisposti su ASCESI: -“Piano di audit – PVI” -“Invio piano di audit stage 2”

Stampa da ASCESI dei documenti firmati dal RPC

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 14/55




Nel caso nel campo di applicazione del SG certificato sia compresa anche un'attività mobile e/o presso la sede di un cliente, questa attività deve essere verificata (es. imprese di pulizie, guardiani giurati, raccolta rifiuti, trasporto di merci, cantieri edili, gestione mense, gestione di servizi socio-sanitario-assistenziali, ecc.). NOTA PER LA RICERTIFICAZIONE: il documento di riferimento in ASCESI è INVIO PIANO DI AUDIT DI RICERTIFICAZIONE

11 AUDIT STAGE 2

- Piano di audit – PVI -Rapporto di audit stage 1 con evidenza di risoluzione delle eventuali rilievi critici -Documenti SGA del cliente

GVI verifica che l’SGA del Cliente sia conforme ai requisiti della norma e del Regolamento dell’OdC per la specifica attività richiesta sul QI e sulla richiesta di certificazione. Per l’audit on site possono essere utilizzate le liste di riscontro ed devono essere compilati i moduli per registrare le osservazioni. (QUASQA08V)

Relativamente ai requisiti legislativi e alle peculiarità della valutazione durante lo stage 2 vedere l’allegato 3.

Negli spazi debitamente predisposti su ascesi dovrà essere annotato un giudizio sulla conformità del SGA alle prescrizioni della norma di riferimento, con particolare riguardo ai processi, alla competenza del personale coinvolto ed alla adeguatezza delle procedure.

In caso di turni, dovrà essere eventualmente registrata sull’ultima pagina del rapporto di audit la giustificazione della mancata effettuazione dell’audit su ciascun turno.

NOTA PER LA RICERTIFICAZIONE: fra i documenti di input prevedere i rapporti di audit del triennio precedente; lo step relativo di ASCESI è AUDIT DI RICERTIFICAZIONE

Rapporto di audit stage2 controfirmato dal Cliente Rapporto di audit stage1 con evidenza chiusura rilievi

-Verifica conformità legislativa durante l’audit di stage2 (vedi Allegato 3) -Esito dell’audit stage1 -Durante la riunione iniziale deve essere richiesta all’Organizzazione conferma del n° di addetti - Campo di applicazione proposto per il certificato che fa riferimento esclusivamente alle attività su cui l’Organizzazione ha dato evidenza di operare al momento dell’audit

Compilazione step predisposto su ASCESI per il RVI: Audit di stage2

-Stampa da ASCESI del RVI firmato dal TL e controfirmato dal cliente (l’originale rimane all’OdC, la fotocopia rimane al

cliente)10 -Check-list eventualmente compilata dal GVI (QUASGA13 disponibili su FORMS) -Moduli Osservazioni compilate del GVI (Form QUASQA08V disponibili su FORMS)

12 CONTROLLO E CONFERMA DEL RVI

Rapporto di audit stage2 controfirmato dal Cliente

L’RPC controlla e sigla il rapporto e se d’accordo con le risultanze dell’audit, conferma per iscritto il contenuto del rapporto. Trascorsi tre giorni lavorativi dalla data di conclusione dell’audit, il Cliente potrà considerare confermati i contenuti del RVI. Nei casi in cui l’RPC ha deciso delle variazioni al RVI rilasciato dal TL all’Organizzazione, come ad esempio la classificazione di un rilievo diversa oppure la necessità di una verifica in data ravvicinata rispetto a quella riportata, è

Rapporto di audit stage2 controllato e controfirmato dal Cliente e firmato da tecnico qualificato competente nello schema

Nel caso l’RPC sia un membro del GVI o non sia qualificato competente nello schema, è necessario che il controllo sia effettuato da un altro tecnico qualificato competente nello schema.

Eventuale compilazione step predisposto su ASCESI per la conferma del contenuto del RVI

-RVI siglato -Eventuale stampa da ASCESI della Conferma contenuti del RVI firmata dal RPC

10 In caso di malfunzionamento di ASCESI è possibile compilare il rapporto utilizzando i moduli disponibili nel database Forms su Lotus EMS RVI. In tal caso il TL o l'RPC deve inserire la seguente nota sul campo "note" presente per ogni processo su ASCESI: ("Il rapporto è stato compilato e archiviato in copia cartacea" con data e sigla di chi inserisce il commento.)

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 15/55




necessario darne comunicazione all’Organizzazione. Qualora non sia possibile effettuare tale tipo di verifica direttamente presso gli Uffici periferici, la verifica competente ed indipendente si intende effettuata da parte del CTA a seguito dell’esame della proposta di certificazione cui sono allegati i rapporti di audit.

13 ACCETTAZIONE DELLE PROPOSTE DI AC

TrattamentoCorrezioni, analisi delle cause e Proposte AC e tempi di attuazione

L’RPC o il TL controlla l’adeguatezza diel Correzionitrattamento, analisi delllea cause e delle azioni correttive nonché dei tempi di attuazione proposti dal Cliente. Se l’esito del controllo è positivo l’RPC conferma per iscritto tale accettazione. Questa attività può essere effettuata anche attraverso l’applicazione informatica ASCESI

CorrezioniTrattamento, analisi delle cause, proposte di AC e tempi di attuazione accettati

- Rapporto di audit stage2 Nel caso di prosecuzione dell’iter certificativo l’accettazione delle AC è comunicata al Cliente insieme alla comunicazione di avvenuta certificazione (Step di ASCESI Comunicazione avvenuta certificazione/convalida”)

Moduli delle Non conformità (rilievi tipo “A” e “B”)/ Osservazioni (rilievi tipo “B”) siglati dal TL o dal RPC

14 PROPOSTA DI CERTIFICAZIONE

-RVI (SGA CONFORME) -Proposte di AC e tempi di attuazione accettati

Il RPC, coadiuvato da SEG, prepara la documentazione da inoltrare al CTA o Decision maker e firma la proposta di certificazione. Redige il PVP in collaborazione col TL. E’ responsabilità del TL la redazione del rapporto riservato

La data del primo audit di sorveglianza successivo all'audit iniziale corrisponde alla data proposta dal GVI sull’ultima pagina del RVI di certificazione che sarà successivamente accettata dal CTA o Decision maker e non deve essere fissata oltre 12 mesi dalla fine dello stage 2 dell’audit iniziale.

Sul PVP:

-I tempi di audit riportati sul PVP per gli audit di sorveglianza annuali e per gli audti di ricertificazione devono essere pari rispettivamente ad 1/3 e 2/3 del tempo totale di audit iniziale

-Proposta di certificazione/estensione -PVP -Documentazione per CTA

-Si raccomanda una programmazione degli audit a 10 – 22 – 33 mesi, al fine di rispettare le scadenze vincolanti; per i contratti che prevedono audit semestrali, programmare gli audit a 6-12-18-24-30-33 NOTA PER LA RICERTIFICAZIONE: la programmazione triennale dopo il primo audit di ricertificazione deve prevedere 12 – 24 – 36

-Compilazione step predisposto su ASCESI “Programma triennale di audit”” -Compilazione icona “Iter” su ASCESI WEB

-Stampa da ASCESI dei documenti firmati dal RPC: -PVP -Documento “Iter certificativo ” Predisposizione doc. cartacea SGA tra cui redazione documento “Rapporto riservato SGA” (EMS07)

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 16/55




(anche se in parte effettuato off-site).

-ogni processo/servizio/attività dovrà essere esplicitato separatamente , ai fini di illustrare all’Organizzazione l’ipotetico campionamento triennale

- i siti oggetto di campionamento dovranno essere esplicitati, ai fini di illustrare all’Organizzazione l’ipotetico campionamento triennale

In ogni caso il PVP deve prevedere almeno una verifica ogni 12 mesi secondo un programma che consenta di verificare, nell'arco dei tre anni di validità del Certificato, almeno una volta, ogni punto della norma di riferimento ed ogni processo. Si ricorda che in tutti gli audit, compreso le sorveglianze, devono essere verificati i seguenti processi/impatti: esame documentale - responsabilità della direzione - sistema di gestione per la qualità – misurazioni, analisi e miglioramento – verifica eventuali azioni correttive per audit precedente, se presenti – reclami da parti terze interessate e reclami pervenuti all’OdC – regolamento OdC – uso del logo OdC e pubblicizzazione del SGA

NOTA PER LA RICERTIFICAZIONE: Nella pianificazione di ogni ricertificazione, RPC in collaborazione con TL: -verifica l’eventualità di aggiornamento del PVP sulla base delle problematiche emerse negli audit precedenti e/o eventualmente segnalate sul “Foglio segnalazione” (EMS-06); -verifica data scadenza certificato, in modo da poter segnalare eventuali anomalie a CFPR;

In caso di necessità di modifica del PVP, RPC in collaborazione con TL, dovrà apporre una nota relativa alla revisione o su ascesi

mesi dall’audit di ricertificazione -Redazione dello scopo del certificato secondo i criteri previsti solo per SGA previsti da RT-09 Accredia.” -Completezza della documentazione

15 PIANIFICAZIONE/

-RVI (SGA NON CONFORME)

L’RPC definisce (almeno 1 settimana prima della data della visita):

-RVI controfirmato dal Cliente (identificato dal

Composizione GVI in base a NC e a GVI visita

Compilazione step predisposti su

-Stampa da ASCESI del RVI firmato dal TL

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 17/55




EFFETTUAZIONE AUDIT SUPPLEMENTARE

-Proposte di AC e tempi di attuazione accettati

A)data della visita B)composizione del GVI Il GVI deve comprendere almeno un componente che ha eseguito l'audit (stage1 e stage2) precedente, scelto a seconda della tipologia dei rilievi che hanno resa necessaria la visita supplementare e che sia qualificato comeun lead auditor.

L’estensione dell’audit supplementare è valutata dal RPC in collaborazione col TL a seconda dei casi, in base al numero ed al tipo di NC (rilievi tipo “A”) o osservazioni (rilievi tipo “B") rilevate.

a) Se il numero delle Non Conformità è ridotto e si tratta di rilievi puntuali, si verificherà soltanto la messa in atto di adeguate AC (entro 3 mesi dall’audit che ha richiesto l’audit supplementare)

b) Se il numero di Non Conformità e/o Osservazioni è elevato (>5), il SGA nel suo complesso appare carente, si effettuerà un’audit su tutti i requisiti/processi della norma. E’ possibile che nel sottocaso a) la verifica possa essere solo documentale.

numero di pratica

seguito da /S)11

precedente

ASCESI: -Fax “Comunicazione necessità visita suppletiva” -RVI

e controfirmato dal cliente (l’originale rimane all’OdC, la fotocopia rimane al

cliente)12 -Moduli di rilievo del RVI precedente con evidenza della risoluzione delle NC e/o Osservazioni

16a APPROVAZIONE PROPOSTA DA PARTE DEL CTA CENTRALE

-Documentazione per CTA CENTRALE-Iter di certificazione

-Estratto visura camerale

aggiornata

-Riesame del contratto

-Questionario informativo

-Organigramma

nominativo

-Rapporto di audit stage1

- esame documentale

-Rapporto di audit di

stage1 - parte on-site

-Piano di audit stage2

Il CTA verifica ed approva (vedi IS-SCC-CER-01) la proposta di certificazione ed assegna il numero di certificato alle Organizzazioni la cui proposta è stata approvata. Per la composizione del CTA e le modalità di funzionamento si rimanda a quanto riportato nel documento IS-SCC-FCT-01 e nel dettaglio a quanto riportato neil documenti CTA00, CTA01, CTA02 o “Attività CTA centrale” disponibilIe su “Instruction to technicians” su Lotus. Nei casi in cui il CTA decida variazioni al RVI rilasciato dal TL all’Organizzazione, come ad esempio la classificazione di un rilievo diverso oppure la necessità di un audit in data ravvicinata rispetto a quella riportata, od altre tipologie di modifiche sostanziali è necessario darne comunicazione all’Organizzazione. A seguito dell’approvazione da parte del CTA, SEG stampa da ASCESI la “Comunicazione avvenuta certificazione/convalida”

-Cliente certificato (Numero del certificato assegnato alla data in cui il CTA approva la proposta) -Comunicazione al Cliente dell’avvenuta certificazione (SEG)

-Deve essere sempre garantita la competenza ed indipendenza tra chi ha partecipato all’iter di audit (compreso esame documentale) e chi esamina la pratica. -La proposta di certificazione deve essere presentata all’Organo di delibera (CTA o Decision Maker) entro e non oltre tre mesi dalla data di conclusione dell’ultimo audit effettuato (stage2 o audit supplementare).

-Operazione di assegnazione numero del certificato tramite ASCESI (CERTIFY) -Esito del controllo delle pratiche registrato sulle check list disponibili in ASCESI -“Comunicazione avvenuta certificazione/convalida” su ASCESI

-Documento “ Iter certificativo” firmato per approvazione dal presidente del CTA. -Comunicazione al Cliente di avvenuta certificazione (Stampa da ASCESI del documento “Comunicazione di avvenuta certificazione”) -Verbale del Comitato tecnico ambiente.

11 Nel caso si verifichi ancora NC del SGA durante l’audit supplementare, è necessario effettuare un audit on-site completa. 12 In caso di malfunzionamento di ASCESI è possibile compilare il rapporto utilizzando i moduli disponibili nel database Forms su Lotus. In tal caso il TL o l'RPC deve inserire la seguente nota sul campo "note" presente per ogni processo su ASCESI: ("Il rapporto è stato compilato e archiviato in copia cartacea" con data e sigla di chi inserisce il commento.)

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 18/55





-Rapporto riservato

-Elenco autorizzazioni ed

adempimenti ambientali

(EMS00) solo per italia

-Programma triennale di

audit -Report veto power (se necessario)13

e la invia al cliente NOTA PER LA RICERTIFICAZIONE: l’intero iter di ricertificazione, compreso eventuali audit supplementari, deve essere completato entro la data di scadenza del certificato; in caso contrario dovrà essere intrapreso un nuovo iter di certificazione. Se il certificato è scaduto da un massimo di 6 mesi è possibile considerare i tempi di audit di prima certificazione ed applicare una riduzione massima del 30% in quanto si ha una precedente conoscenza del sistema dell’organizzazione, procedendo direttamente con lo stage 2, a meno di modifiche significative (vedi FASE 8) NOTA PER I TRASFERIMENTI: per i trasferimenti di certificato si veda l’allegato 4.

16b APPROVAZIONE PROPOSTA DI CERTIFICAZIONE DA PARTE DEL DECISION MAKER PERSONALE AON

-Documentazione per

CTA DECENTRATO-Iter

di certificazione

-Estratto visura camerale

aggiornata

-Riesame del contratto

-Questionario informativo

-Organigramma

nominativo


- esame documentale

-Rapporto di audit di

stage1 - parte on-site

-Piano di audit stage2


-Rapporto riservato

-Elenco autorizzazioni ed

adempimenti ambientali

L’esame viene effettuato con gli stessi criteri adottati dai membri del CTA, con l’aiuto di una apposita check-list, da parte di tecnici Decision maker addestrati e nominati dal CTA stesso (vedi documento “Attività CTA decentrato AON o AOICTA01”, disponibile nelle Instruction to technicians ) . Il tecnico a cui è delegata l’assegnazione del numero di certificato (vedi file apposito allegato al documento “Attività CTA decentratoCTA01”), appone la firma di approvazione sulla proposta, inserendo una sintetica nota, se necessario, sulla decisione presa ed assegna il numero di certificato alle Organizzazioni la cui proposta è stata approvata. Nei casi in cui il tecnico decision maker che ha effettuato l’esame decida delle variazioni al RVI rilasciato dal Team Leader all’Organizzazione, come ad esempio la classificazione di un rilievo diversa oppure la necessità di una visita in data ravvicinata rispetto a quella riportata, è necessario darne comunicazione all’Organizzazione utilizzando le lettere predisposte su ASCESI. SEG stampa da ASCESI la “comunicazione avvenuta certificazione/convalida” e la invia al cliente SEG compila l’elenco delle Organizzazioni alle quali è stato assegnato il numero di certificato durante il periodo che intercorre fra un CTA e l’altro e lo invia alla casella di posta ct-

-Cliente certificato (Numero del certificato assegnato nella data in cui il tecnico autorizzato all’emissione del n° di certificato approva la proposta) -Comunicazione al Cliente dell’avvenuta certificazione (SEG)

Deve essere sempre garantita la competenza di chi esamina la praticapratica del decision maker (vedi sopra) e l’indipendenza tra chi ha partecipato all’iter di audit (RPC, chi ha fatto esame documentale e GVI) e chi verifica la proposta di certificazionedecision maker. -La proposta di certificazione deve essere presentata all’Organo di delibera (CTA o Decision Maker) entro e non oltre tre mesi dalla data di conclusione dell’ultimo audit effettuato (stage2 o audit supplementare).

-Operazione di assegnazione numero del certificato tramite ASCESI (CERTIFY) -Esito del controllo delle pratiche registrato sulle check list disponibili in ASCESI. - “Comunicazione avvenuta certificazione/convalida” su ASCESI

-Documento “Iter certificativo e proposta di certificazione/estensione” firmata per approvazione dal tecnico autorizzato all’emissione del n° di certificato -Verbale del Comitato Tecnico Ambiente

13 L’elenco della documentazione da presentare per il CTA CENTRALE unitamente alle modalità di gestione e tempistiche di tutte le attività correlate sono comunque esplicitatie nel dettaglio neil documentio “Attività CTA centrale” CTA00, CTA01, CTA02 disponibilIe su Instruction to technicians” su Lotus. .

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 19/55




(EMS00) solo per italia

-Programma triennale di

audit -Report veto power (se

necessario)14

[email protected]. entro il giorno che precede il CTA. NOTA PER LA RICERTIFICAZIONE: l’intero iter di ricertificazione, compreso eventuali audit supplementari, deve essere completato entro la data di scadenza del certificato; in caso contrario dovrà essere intrapreso un nuovo iter di certificazione. Se il certificato è scaduto da un massimo di 6 mesi è possibile considerare i tempi di audit di prima certificazione ed applicare una riduzione massima del 30% in quanto si ha una precedente conoscenza del sistema dell’organizzazione, procedendo direttamente con lo stage 2, a meno di modifiche significative (vedi FASE 8)

17 FIRMA DEL CERTIFICATO

Certificato stampato che riporta come data di scadenza 36 mesi dalla data di approvazione della proposta

Un Tecnico CRT CFPR controlla i contenuti della stampa dei certificati emessi durante il periodo che intercorre tra due CTA. A seguito dell’esito positivo del controllo il Responsabile DCIAD (per le pratiche RINA)/Direttore Agroqualità (per le pratiche Agroqualità) firma elettronicamente il certificato.

Certificato firmato da parte del di Resp. DCIAD / Direttore Agroqualità

-inserimento fasi del processo che generano impatti ambientali significativi -utilizzo della sola dicitura “ad esclusione di…” in caso di certificazione parziale -Errori di battitura -Traduzione inglese -Corrispondenza EA-attività -Presenza di siti temporanei (cantIeri operativi, centri di erogazione del servizio,…) -Logo degli organismi di accreditamento15 - Data di scadenza

-Operazione di stampa tramite ASCESI (PRINT da CERTIFY PROCESS) -Operazione di firma elettronica tramite ASCESI (SIGNATURE)

18 PUBBLICAZIONE DEL CERTIFICATO /PVP

Certificato firmato

Se le condizioni di pagamento sono soddisfatte ASCESI rende disponibile automaticamente il certificato sulla “member area “ del cliente ed una copia sul sito internet dell’OdC per il pubblico.

-Il certificato di conformità ed il PVP sono resi disponibili al cliente attraverso la

- -“Comunicazione pubblicazione certificazione/ convalida e PVP su

Stampa -“Comunicazione pubblicazione certificazione/

14 L’elenco della documentazione da presentare per il CTA unitamente alle modalità di gestione e tempistiche di tutte le attività correlate sono comunque esplicitati nel dettaglio nei documenti CTA00, CTA01, CTA02 disponibilI su Instruction to technicians” su Lotus. L’elenco della documentazione da presentare per il CTA DECENTRATO unitamente alle modalità di gestione e tempistiche di tutte le attività correlate sono esplicitate nel dettaglio nel documento “Attività CTA decentrato AOC” disponibile su “Instruction to technicians” su Lotus. 15 Non è possibile emettere certificati senza logo ACCREDIA per un settore EA per il quale il RINA è accreditato dal ACCREDIA, a meno di non usare quello di un altro Organismo di accreditamento (es. INMETRO e UKASANAB).

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 20/55




SEG stampa da ASCESI la “comunicazione pubblicazione certificazione/ convalida e PVP su member area” e la invia al cliente. Se richiesto dal cliente SEG stampa ed invia al Cliente il certificato (se emesso da RINA, sia CISQ che IQNet). Chiusura processo.

“member area” a lui riservata sul portale dell’OdC. Copia del certificato è reso disponibile al pubblico sul sito dell’OdC

member area” da ASCESI

convalida e documenti su member area” da ASCESI

19 VERIFICA COMPLETEZZA DOCUMENTAZIONE

Documenti della pratica) Verifica completezza documentazione ed eventuale completamento (in base al QUASQA2). Verifica della compilazione di tutti gli Step su ASCESI WEB (Completed).

Processo chiuso - Verifica della compilazione di tutti gli Step su ASCESI WEB (Completed). Chiusura processo.

Registrazioni sul QUASQA2

NOTE PER LA RICERTIFICAZIONE: Le fasi della tabella 1 sono applicabili anche al processo di ricertificazione, tenendo presenti le seguenti differenze: FASE 1: per contratti senza scadenza il CU, alla ricezione del QI in fase di ricertificazione, verifica se ci sono cambiamenti che potrebbero rendere necessaria una modifica del contratto; se il contratto va modificato deve essere preparata una nuova offerta, in caso contrario resta valido il contratto in vigore; in quest’ultimo caso il CU dovrà confermare i dati tecnici invariati compilando flaggando l’apposito campo sul modulo RIESAME DEL CONTRATTOASCESI e SEG dovrà inviare all’Organizzazione la comunicazione relativa disponibile in ascesi (aggiungere step: documento generico - fax Conferma validità offerta / contratto; ricordarsi di inserire gg/uomo per offerte che non li prevedevano) FASE 2, 3, 4, 5: applicabili solo se nella FASE 1 il CU, verificando il QI, ritiene necessario rivedere il contratto in corso di validità FASE 7-9: non è obbligatorio suddividere l’audit di ricertificazione in stage 1+ stage 2; può essere necessario in caso di modifiche significative FASE 10: il documento di riferimento in ASCESI è INVIO PIANO DI AUDIT DI RICERTIFICAZIONE FASE 11: fra i documenti di input prevedere i rapporti di audit del triennio precedente; lo step relativo di ASCESI è AUDIT DI RICERTIFICAZIONE FASE 14: quanto riportato nel campo CRITICITA’ non è applicabile alla RICERTIFICAZIONE: la programmazione triennale dopo il primo audit di ricertificazione deve prevedere 12 – 24 – 36 mesi dall’audit di ricertificazione. Nella pianificazione di ogni ricertificazione, RPC in collaborazione con TL: -verifica l’eventualità di aggiornamento del PVP sulla base delle problematiche emerse negli audit precedenti e/o eventualmente segnalate sul “Foglio segnalazione” (EMS-06); -verifica data scadenza certificato, in modo da poter segnalare eventuali anomalie a CFPRCRT; In caso di necessità di modifica del PVP, RPC in collaborazione con TL, dovrà apporre una nota relativa alla revisione su ascesi. FASE 16a e 16b: l’intero iter di ricertificazione, compreso eventuali audit supplementari, deve essere completato entro la data di scadenza del certificato in caso contrario dovrà essere intrapreso un nuovo iter di certificazione, applicando una riduzione dei tempi di audit dovuta ai motivi previsti in allegato 1. Se il certificato è scaduto da un massimo di 6 mesi è possibile considerare i tempi di audit di prima certificazione ed applicare una riduzione massima del 30% in quanto si ha una precedente conoscenza del sistema dell’organizzazione, procedendo direttamente con lo stage 2, a meno di modifiche significative (vedi FASE 7-8) Per il dettaglio

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 21/55

dell’attività di esame delle proposte di ricertificazione SGA delegata agli uffici periferici si veda l’”Instruction to technicians” “Attività CTA decentrato AONCTA00, CTA01” presente nel database di Lotus Notes.

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 22/55

Tabella 2 - DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI SORVEGLIANZA FASI INPUT16 DESCRIZIONE DELL’ATTIVITA’ OUPUT/OB

IETTIVO17 CRITICITA’18 REGISTRAZIONI SU

STRUMENTI INFORMATICI REGISTRAZIONI CARTACEE

1 APERTURA PROCESSO SORVEGLIANZA IN SCADENZA

PVP

L’RPC apre il processo dell’audit di sorveglianza in scadenza su ASCESI.

Gli audit devono essere effettuati entro la data riportata sul PVP; Il RPC può concedere, per giustificati motivi ed a seguito di richiesta scritta motivata dell’organizzazione (mancanza di commesse; C.G.I., grosse modifiche organizzative, altro..), un rinvio non superiore a tre mesi, tenendo comunque presente che, in ogni caso, dovrà essere effettuato un audit di sorveglianza nell’anno solare. Il primo audit di sorveglianza successivo all'audit iniziale dovrà essere comunque effettuato non oltre 12 mesi dalla fine dello stage 2 dell’audit inizial e

Processo aperto

L'eventuale rinvio di audit di sorveglianza non sposta la scadenza degli audit successive.

Operazione di apertura processo tramite ASCESI

-

2 VERIFICA PVP -PVP -Documenti relativi agli audit precedenti -Info ricevute da Cliente

Nella pianificazione di ogni sorveglianza, RPC in collaborazione con TL: -verifica l’eventualità di aggiornamento del PVP sulla base delle problematiche emerse negli audit precedenti e/o eventualmente segnalate sul “Foglio segnalazione” o, in caso di prima sorveglianza, sul “Rapporto riservato di valutazione” (EMS-06 o EMS07); -verifica data scadenza certificato, in modo da poter segnalare eventuali anomalie a CRT;CFPR -contatta il Cliente per l’aggiornamento dei dati e registra l’esito flaggando l’apposito campo su ASCESInell’apposito campo del modulo “RIESAME DEL CONTRATTO” In caso di necessità di modifica del PVP, RPC in collaborazione con TL, dovrà apporre una nota relativa alla revisione o su ascesi o sul RVI

-PVP verificato dal RPC -RIESAME DEL CONTRATTO aggiornato Conferma dati in ASCESI

- - -

3 ASSEGNAZIONE DEL GVI E COMUNICAZIONE DATA

Cliente contatta RPC o viceversa

RPC esegue le seguenti attività: A) verifica i tempi di audit sul PVP B) definisce la composizione del GVI e il TL. L’RPC deve definire GVI appropriato per l’audit (vedi REPORT da New Age per qualifiche competenze

Assegnazione del GVI per l’audit e preparazione piano di

VEDI FASE 6 Tabella 1 -Piano di audit – PVI -Invio piano di audit di sorveglianza

Stampa da ASCESI del documento “Piano di audit” e “Invio piano di audit di sorveglianza”,

16 Input: Evento iniziale di una fase 17 Output/Obiettivo: Risultato della fase, motivo per il quale la fase si attiva 18 Aspetti particolarmente critici da tenere in considerazione

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 23/55

FASI INPUT16 DESCRIZIONE DELL’ATTIVITA’ OUPUT/OB



auditor)19 Per l'audit devono essere soddisfatte le seguenti condizioni: -i componenti del GVI devono essere qualificati

competenti per lo schema ISO1400120 ed almeno uno di essi deve essere qulificato competente nello Stato di appartenenza del sito/i dell’Organizzazione -il componente nel ruolo di TL deve essere qualificato comeun Lead Auditor -il GVI nel suo insieme deve avere anche la qualifica competenza nel macrosettore (MS EA) dell’Organizzazione sottoposta a valutazione -i componenti del GVI non devono essere stati coinvolti nell’erogazione del servizio di consulenza dell’Organizzazione; l’RPC deve dimostrare di aver verificato questo aspetto apponendo la spunta nella casella predisposta su ascesi “Is the audit team competent in relation to the company's activities and impartial as regards carrying out the audit?” C)concorda con il Cliente la data della visita D)controlla siti da verificare in base al PVP Successivamente il TL, considerando quanto definito dal RPC, prepara ed invia al Cliente il piano di audit.E)prepara ed invia al Cliente, in collaborazione con il TEAM LEADER, la comunicazione “Invio piano di audit di sorveglianza” (l’Organizzazione può ricusare GVI).

audit - PVI firma del RPC/TL ed invio all’Organizzazione

4 AUDIT DISORVEGLIANZA

-Comunicazione “Invio piano di audit di sorveglianza”-Piano di audit -RVI dell’audit precedente

Il GVI verifica che il SGA del Cliente sia conforme ai requisiti della norma di riferimento e del Regolamento dell’OdC per la specifica attività certificata.

L'audit è condotto sugli argomenti fissati sul Piano di audit, con eventuale estensione ad altre aree qualora ciò si rendesse necessario (ad esempio un reclamo specifico di una parte interessata, estensioni di attività, ecc…).

Rapporto “Audit di sorveglianza” controfirmato dal Cliente

VEDI FASE 11 Tabella 1 -Verifica conformità legislativa durante gli audit di sorveglianza (vedi Allegato 3)

Compilazione step “Audit di sorveglianza” predisposto su

ASCESI21

VEDI FASE 11 Tabella 1

-compilazione modulo “Foglio di segnalazione” (EMS-06)

Il riscontro della

19 Per salvaguardare l’indipendenza dell’audi,t ogni auditor, qualificato come componente del team ( TECNICO, AUDITOR, LEAD AUDITOR), è tenuto a comunicare al RPC qualsiasi propria relazione che esista, o che sia esistita negli ultimi tre anni, con l'Organizzazione da verificare, prima di assumere l'incarico relativo a tale Organizzazione. 20 Ai fine del calcolo dei gg./uomo, il TECNICO (TEC E/LE) è nullo. 21 In caso di impossibilità di elaborazione del RVI su ascesi il TL o l'RPC deve inserire la seguente nota sul campo "note" presente per ogni processo su ASCESI: ("Il rapporto è stato compilato e archiviato in copia cartacea" con data e sigla di chi inserisce il commento.)

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 24/55




Dovranno essere sempre valutate:

- gli audit interni ed il riesame della direzione

- eventuali modifiche ai documenti del SGA

- trattamento degli eventuali reclami, sia quelli ricevuti dalle parti terze interessate che quelli pervenuti all’OdC, registrati sul data base “Claims Certification" disponibile in Lotus

- efficacia del sistema di gestione ed avanzamento delle attività finalizzate al miglioramento continuo

-le correzione effettuate e le AC intraprese a seguito delle NC rilevate durante l’ultima audit

-le azioni preventive eventualmente attuate a seguito delle raccomandazioni rilevate durante l’ultima audit

-l’utilizzo del logo dell’OdC -la pubblicizzazione del SGA e dei prodotti/servizi forniti dall’Organizzazione, anche tramite la verifica del Sito Internet.

“Foglio di segnalazione SGA (EMS-06)”

messa in atto di correzione eddelle azioni correttive è indicato sui moduli di rilievo del RVI precedente completi della proposta di AC, riportando per ogni rilievo una breve descrizione dell’evidenza riscontrata, l’esito dell’audit e la data dell’audit)

5 CONTROLLO E CONFERMA DEL RVI

Rapporto “Audit di sorveglianza” controfirmato dal Cliente


Rapporto “Audit di sorveglianza” controfirmato dal Cliente e firmato da tecnico qualificato competente nello schema

VEDI FASE 12 Tabella 1 VEDI FASE 12 Tabella 1 VEDI FASE 12 Tabella 1

6 APPROVAZIONE AZIONI CORRETTIVE (se presenti NC) O COMUNICAZIONE DI ESITO POSITIVO

TrattamentoCorrezione, analisi delle cause, proposte AC e tempi di attuazione

L’RPC (se qualificato competente nello schema) o il TL controlla l’adeguatezza dei trattamenti, analisi delle cause, delle azioni correttive e dei tempi di attuazione proposti dal Cliente. Se l’esito del controllo è positivo l’RPC/TL conferma per iscritto tale accettazione. Questa attività può essere effettuata anche attraverso l’applicazione informatica ASCESI In assenza di NC/Osservazioni può essere inoltrata

-CorrezioneTrattamento, analisi cause, proposte di AC e tempi di attuazione

Qualora l’Organizzazione non invii le proposte di AC entro la data concordata, trascorso il periodo di 10 giorni dalla suddetta data, l’RPC provvede a sollecitare l’organizzazione in forma scritta chiarendo che in caso di mancato

Compilazione step predisposti su ASCESI: -“Approvazione azioni correttive”, oppure -“Comunicazione esito positivo audit” (in assenza di NC/Osservazioni)

-Moduli delle Non conformità/Osservazioni siglati dal TL o dal RPC -Stampa dei documenti da ASCESI firmati dal RPC

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 25/55




AUDIT subito la Comunicazione di esito positivo audit. Se necessario insieme all’accettazione delle proposte di AC viene predisposto anche un nuovo PVP.

accettati -PVP

invio, trascorsi ulteriori 5 gg. lavorativi, l’RPC predisporrà la proposta di sospensione(IS-SCC-CER-01).

7 PIANIFICAZIONE/ EFFETTUAZIONE AUDIT SUPPLEMENTARE




VEDI FASE 15 Tabella 1 VEDI FASE 15 Tabella 1 VEDI FASE 15 Tabella 1

8 PROPOSTA DI SOSPENSIONE/APPROVAZIONE DELLA PROPOSTA

RVI supplementare (SGA NON CONFORME)

L’RPC prepara ed inoltra la proposta di sospensione al CTA, specificando il motivo. Il CTA definisce una data massima per il periodo di sospensione (vedi IS-SCC-CER-01)

Certificato sospeso

- Operazione di sospensione certificato da ASCESI e relative comunicazioni

Proposta di sospensione firmata dal RPC e dal Presidente del CTA

9 VERIFICA COMPLETEZZA DOCUMENTAZIONE/ CHIUSURA PROCESSO

Documenti della pratica

Verifica completezza documentazione ed eventuale completamento (in base al QUASQA2). Verifica della compilazione di tutti gli Step su ASCESI(Completed). Chiusura processo.

Processo chiuso

- Verifica della compilazione di tutti gli Step su ASCESI (Completed). Chiusura processo.

Registrazioni sul QUASQA2

22 Nel caso in cui l’audit supplementare abbia esito negativo quando il Cliente è già certificato, è necessario procedere alla Sospensione del certificato (vedi fase 8 tabella 2).

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 26/55

5. FATTURAZIONE

La fatturazione avviene a seconda del contratto, in diverse fasi del processo di certificazione, a cura delle Segreteria amministrativa dell’ufficio, utilizzando il programma informatico CAI-C.

6. MODIFICA DELLA CERTIFICAZIONE

6. 6.1 GENERALITA’

Nel caso in cui il cliente richieda una modifica della certificazione (ad esempio modifica dell’oggetto della certificazione, estensione ad altro sito, variazion e della sede operativa, ecc… ), deve inviare all’OdC il questionario informativo compilato in tutte le sue parti e l’RPC valuta la situazione caso per caso.

L’RPC può gestire tale richiesta in modo del tutto similare ad una certificazione oppure prevedere la verifica della modifica durante un audit extra o in occasione dell’audit di sorveglianza.

In caso di estensione di sito produttivo o trasferi mento di sito produttivo è necessario effettuare quantomeno un esame documentale dell’analisi prelim inare del sito; indipendentemente dall’appartenenza della modifica ad una delle due c asistiche esposte di seguito. Fanno eccezione, ad esempio, alcune Aziende di servizio (ad esempio società di consulenza) per le quali il sito in cui si svolge l’attività non risulta significativo.

In caso di estensione di attività/servizi la verifi ca della relazione di analisi preliminare è effettu ata limitatamente alle parti relative alle attività/ser vizi oggetto dell’estensione .

CASO A

Se la modifica richiesta comporta una modifica per l’audit dei gg./uomo, la situazione deve essere gestita come una nuova certificazione (nuova offerta, esame documentale, audit sul sito, proposta di estensione della certificazione al CTA); valutando, in fase di riesame del contratto, l’eventualità di effettuare anche lo stage 1 (es. in caso di estensione ad altro/i sito/i)

CASO B

Se la modifica richiesta NON comporta una modifica per l’audit dei gg./uomo la modifica della certificazione può essere semplicemente verificata durante un audit extra o in occasione dell’audit di sorveglianza. In questo caso oltre quanto previsto dal programma triennale degli audit, sono esaminati gli altri eventuali punti o reparti dell’Organizzazione, che sono interessati alle modifiche dovute alla variazioni del Sistema.

Per i tempi di audit fare riferimento all’Allegato 1.

In entrambi i casi si avrà l’emissione di un nuovo certificato.

Nel caso B per tenere traccia della modifica l’RPC, coadiuvato da SEG, apporta tutte le varianti necessarie su ASCESI, inserisce una nota su ASCESI che descrive l’autore della modifica, la tipologia di modifica apportata e le motivazioni23 e chiede per posta elettronica a [email protected] di far firmare dal responsabile DCIAD la nuova versione del documento, precisandone le motivazioni; in caso di estensione ad un nuovo settore EA, nella nota dovrà essere registrato anche il nominativo del tecnico competente ed indipendente che ha esaminato la pratica di estensione.

6.2 ESTENSIONE DI SITI E/O ATTIVITÀ

Qualora la modifica riguardi l’estensione ad attività e/o siti, limitatamente alla fase di estensione vale quanto segue, indipendentemente dall’appartenenza della modifica ad una delle due casistiche (CASO A o B) esposte al precedente paragrafo:

23 Nel caso questa modifica coinvolga più di un’organizzazione la nota su ASCESI deve essere apportata su tutte le organizzazioni coinvolte

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 27/55

a) Il/i nuovo/i sito/i e/ nuove attività devono essere considerati come un gruppo indipendente per il calcolo

dei tempi di audit per la sola fase di estensione. Qualora l’estensione avvenga in fase di ricertificazione gli addetti possono essere invece considerati unitamente agli altri.

b) Generalmente i gg/uu da spendere per la parte oggetto di estensione non dovrebbero essere inferiori a quelli previsti per un audit di ricertificazione per lo stesso numero di addetti

c) Dopo che il nuovo/i sito/i e/o attività sono stati inclusi nel certificato, questi/e saranno aggregati a quelli precedentemente inclusi nel campo di applicazione del SGA per determinare la durata dei futuri audit di sorveglianza o di ricertificazione

d) In caso di estensione di sito produttivo o trasferi mento di sito produttivo è necessario effettuare quantomeno un esame documentale dell’analisi preliminare del sito. Fanno eccezione, ad esempio, alcune Aziende di servizio (ad esempio società di consulenza) per le quali il sito in cui si svolge l’attività non risulta significativo.

e) In caso di estensione di attività/servizi la verifica della relazione di analisi preliminare è effettuata limitatamente alle parti relative alle attività/servizi oggetto dell’estensione

Eventuali scostamenti da quanto sopra indicato devono essere giustificati sul modulo riesame del contratto.

Per quanto riguarda invece riguarda l’aggiunta di siti in Organizzazioni Multisite si veda il paragrafo pertinente dell’allegato 2.

7. MISURA DEL PROCESSO

Il processo di certificazione di SGA è tenuto sotto controllo dal punto di vista economico, operativo e tecnico dalle diverse Unità operative in conformità a quanto riportato nelle disposizioni organizzative.

Il monitoraggio del processo per gli aspetti gestionali e tecnici è effettuato dal Responsabile IPR, attraverso la definizione di indicatori di performance per pertinenti livelli e funzioni, in collaborazione con il Responsabile di schema (ad esempio un indicatore di performance per i RPC è rispetto dei tempi previsti dal programma di audit).

La misura del processo per gli aspetti economici è effettuato dal Responsabile COD che verifica l'andamento del fatturato, dei costi e delle prestazioni della Rete Operativa e gli scostamenti dal budget.

8. CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI

Le registrazioni cartacee relative alle Organizzazioni certificate sono conservate dalla ROC OPN come segue:

- le pratiche relative agli audit, con le registrazioni previste, devono essere conservate fino ai due riesami completi precedenti all’ultima visita effettuata

- il manuale del SGA deve essere conservato per il tempo necessario al suo esame fino al rilascio del certificato

-la copia dei certificati emessi deve essere conservata per sempre

I verbali delle riunioni del CTA sono conservatio da CRT CFPR per almeno 10 anni.

I documenti di qualifica competenza dei tecnici sono conservati da CRT CFPR per almeno 3 anni dalla data in cui il tecnico non effettua più prestazioni per conto della DCIdi CFPR.

Le registrazioni su supporto informatico vengono conservate fino a chiusura della pratica. 9. ALLEGATI

Allegato 1 - Definizione dei tempi di audit

Allegato 2 - Campionamento sitiCertificazioni multisito

Allegato 3 – L’audit del Sistema di Gestione Ambientale

Allegato 4 - Trasferimento del certificato

Allegato 5 – Macrosettori di sistemi di gestione ambientale

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 28/55

ALLEGATO 1 - DEFINIZIONE TEMPI DI AUDIT

10.1. INTRODUZIONE

Il presente allegato definisce i criteri per determinazione del tempo necessario per l’effettuazione di audit ISO14001 di Organizzazioni di diverse dimensioni e di diversa complessità in un ampio spettro di attività. Come riferimento si considera il documento Obbligatorio IAF sulla Durata degli Audit dei Sistemi di Gestione per la Qualità (QMS) e dei Sistemi di Gestione Ambientale (EMS) (IAF MD 5:2009).

11.2. DEFINIZIONI

2.1 Giorno/uomo (gg/uu)

La durata di un gg/uuomo è normalmente di 8 ore. La verifica del primo sito operativo non è da considerarsi come tempo aggiuntivo rispetto ai tempi minimi di audit indicati nella tabella dell’allegato 1; Devono essere computati come aggiuntivi tutti i tempi di trasferimento superiori ad un’ora.

2.2. Numero effettivo di addetti

Il numero effettivo di addetti è costituito da tutto il personale a tempo pieno che è coinvolto nello scopo della certificazione, compresi coloro che lavorano in ciascun turno; dal personale non permanente (stagionale, temporanei, provvisorio e sub-contrattisti) e dal personale part-time.

2.3 Sito temporaneo

Un sito temporaneo è un sito che viene allestito da un'organizzazione per effettuare un lavoro o un servizio specifico per un periodo di tempo limitato e che non diventerà un sito permanente. (es. cantieri edili, centri di erogazione dei servizio…).

2.4. Classi di complessità

Sono identificate cinque categorie primarie di complessità in base alla natura, il numero e la gravità degli aspetti ambientali di un’organizzazione che influiscono in maniera sostanziale sul giorni uomo.

12.3. APPLICAZIONE

3.1 Durata dell’audit

La durata dell’audit (tempo totale di audit), per tutti i tipi di audit, comprende il tempo trascorso nel sito presso le strutture del cliente e il tempo impiegato off-site per effettuare la pianificazione, per il riesame della documentazione, per interagire con il personale del cliente e per la stesura del rapporto.

Il tempo totale di audit deve essere indicato sul riesame del contratto, sull’offerta e sul PVP.

Questo vale per gli audit iniziali, per quelli di sorveglianza e per quelli di ricertificazione. Qualora occorra più tempo per la pianificazione e/o per la stesura del rapporto, ciò non giustificherà una riduzione della durata dell’audit nel sito per nessun tipo di audit.

Non è possibile effettuare riduzioni superiori al 30% rispetto ai tempi specificati in tabella A.

Il tempo da spendere “on-site” non deve essere inferiore all’80% ai tempi indicati in tabella A.

Nello stabilire la durata dell’audit, l’organismo di certificazione deve considerare, fra l’altro, i seguenti aspetti: a) i requisiti della norma del sistema di gestione applicabile; b) la dimensione e la complessità; c) il contesto tecnologico e legislativo; d) l’affidamento all’esterno di attività incluse nel campo di applicazione del sistema di gestione; e) i risultati degli audit precedenti; f) il numero dei siti e le considerazioni circa siti multipli; g) i rischi associati a prodotti, processi o attività dell’organizzazione; h) quando gli audit sono combinati, congiunti o integrati.

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 29/55

3.2 Giorni/uomo (gg/uu)

Nella Tabella A è indicata la durata degli audit calcolati in gg/uu e sulla base di 8 ore al giorno.

Il numero di gg/uuomo assegnati non dovrà essere ridotto nelle fasi di pianificazione programmando un maggior numero di ore per giornata lavorativa.

3.3 Numero effettivo di addetti e calcolo di addett i equivalenti

Il numero effettivo di addetti è utilizzato come base per calcolare la durata dell’audit.

Il numero di addetti dell’Organizzazione con il quale entrare nella tabella A si calcola considerando il numero di dipendenti comprendendo anche lavoratori stagionali, lavoratori part-time, temporanei e i sub-contrattisti. (media degli ultimi tre anni)

Tuttavia nei casi citati di seguito possono essere applicati dei meccanismi di calcolo del numero di addetti equivalente.

3.3.1 Personale impiegato non a tempo pieno

A seconda delle ore lavorate, il numero di personale part-time può essere ridotto e convertito in un numero equivalente di personale a tempo pieno. Ovviamente nel caso di personale impiegato non a tempo pieno (stimato in 40 ore settimanali) e in modo non continuativo si deve fare una stima del tempo realmente dedicato all’Organizzazione (es. totale dipendenti 100, di cui 50 operanti 20 ore settimanali e 50 operanti 40 ore settimanali, il calcolo del numero effettivo di addetti è pari a (100-50)+50/2=75).

Indipendentemente dal calcolo del numero di addetti equivalenti, su ascesi dovrà essere registrato il numero effettivo di addetti.

13.4. DEFINIZIONE TEMPI DI AUDIT

Il tempo totale, in giorni/uomo, per tutti i tipi di audit, comprende il tempo trascorso nel sito presso le strutture del cliente e il tempo impiegato off-site per effettuare la pianificazione, per il riesame della documentazione, per interagire con il personale del cliente e per la stesura del rapporto.

Il CU deve calcolare adeguatamente i tempi da impiegare per ogni audit dell’Organizzazione da valutare, considerando i seguenti aspetti e registrando i risultati sul modulo “Riesame del contratto”:

- i requisiti della norma dei sistemi di gestione ambientale,

- classe di complessità ambientale,

- dimensioni e complessità,

- contesto tecnologico e legislativo,

- affidamento all’esterno di attività incluse nel campo di applicazione del SGA,

- i risultati degli audit precedenti,

- numero di siti e considerazioni circa siti multipli

- audit combinato, congiunto o integrato

- rischi associati a prodotti, processi o attività dell’organizzazione

Come riferimento si considera la tabella A “Tempi totali di audit iniziale” riportata di seguito estratta dal documento IAF MD 5:2009 che definisce i tempi da utilizzare in giorni/uomo per l’audit iniziale (stage1 + stage2) a seconda:

- del numero di addetti

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 30/55

- della classe di complessità ambientale (da determinare secondo la successiva tabella C

“Correlazione tra i settori di attività e le categorie di complessità degli aspetti ambientali”. )

La tabella B “Fattori da considerare per l’incremento o la riduzione dei giorni uomo” identifica i fattori secondo i quali i tempi di audit possono essere incrementati o ridotti nell’intervallo di tempi previsto nella tabella A stessa.

In particolare, relativamente al calcolo dei gg/uomo, devono essere registrate sui documenti “Riesame del contratto” dal CU e "Iter certificativo e Proposta di certificazione/estensione" dal RPC, riportandone chiaramente i motivi:

- ogni riduzione/incremento del numero di addetti r ispetto a quello riportato dall’Organizzazione sul QI,

- l’adozione dei tempi in tabella anche se coincide nti con quelli della tabella A

- ogni riduzione dei tempi di audit rispetto a quel li riportati in tabella A,

- ogni modifica della classe di complessità ambient ale rispetto a quanto riportato in tabella C

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 76

Pag. 31/55

14.5. TABELLA A: TEMPI TOTALI DI AUDIT

ALTA COMPLESSITA’ MEDIA COMPLESSITA’ BASSA COMPLESSITA’ LIMITATA COMPLESSITA’

N. effettivo di addetti

Audit iniziale (ST1 + ST2)

Sorveglianze Ricertificaz. Audit iniziale (ST1 + ST2)



Sorveglianze Ricertificaz.

IAF MD5

Riduz. Max*.

IAF MD5

Riduz. Max*

IAF MD5

Riduz. Max*

IAF MD5

Riduz. Max*

IAF MD5

Riduz. Max*

IAF MD5

Riduz. Max*

IAF MD5

Riduz. Max*

IAF MD5

Riduz. Max*

IAF MD5

Riduz. Max*

IAF MD5

Riduz. Max*

IAF MD5

Riduz. Max*

IAF MD5

Riduz. Max*

1-5 3 2,1 1 0,7 2 1,4 2,5 1,8 0,8 0,6 1,7 1,2 2,5 1,8 0,8 0,6 1,7 1,2 2,5 1,8 0,8 0,6 1,7 1,2

6-10 3,5 2,5 1,2 0,8 2,3 1,6 3 2,1 1 0,7 2 1,4 3 2,1 1 0,7 2 1,4 3 2,1 1 0,7 2 1,4

11-15 4,5 3,2 1,5 1,1 3 2,1 3,5 2,5 1,2 0,8 2,3 1,6 3 2,1 1 0,7 2 1,4 3 2,1 1 0,7 2 1,4

16-25 5,5 3,9 1,8 1,3 3,7 2,6 4,5 3,2 1,5 1,1 3 2,1 3,5 2,5 1,2 0,8 2,3 1,6 3 2,1 1 0,7 2 1,4

26-45 7 4,9 2,3 1,6 4,7 3,3 5,5 3,9 1,8 1,3 3,7 2,6 4 2,8 1,3 0,9 2,7 1,9 3 2,1 1 0,7 2 1,4

46-65 8 5,6 2,7 1,9 5,3 3,7 6 4,2 2 1,4 4 2,8 4,5 3,2 1,5 1,1 3 2,1 3,5 2,5 1,2 0,8 2,3 1,6

66-85 9 6,3 3 2,1 6 4,2 7 4,9 2,3 1,6 4,7 3,3 5 3,5 1,7 1,2 3,3 2,3 3,5 2,5 1,2 0,8 2,3 1,6

86-125 11 7,7 3,7 2,6 7,3 5,1 8 5,6 2,7 1,9 5,3 3,7 5,5 3,9 1,8 1,3 3,7 2,6 4 2,8 1,3 0,9 2,7 1,9

126-175 12 8,4 4 2,8 8 5,6 9 6,3 3 2,1 6 4,2 6 4,2 2 1,4 4 2,8 4,5 3,2 1,5 1,1 3 2,1

176-275 13 9,1 4,3 3 8,7 6,1 10 7 3,3 2,3 6,7 4,7 7 4,9 2,3 1,6 4,7 3,3 5 3,5 1,7 1,2 3,3 2,3

276-425 15 10,5 5 3,5 10 7 11 7,7 3,7 2,6 7,3 5,1 8 5,6 2,7 1,9 5,3 3,7 5,5 3,9 1,8 1,3 3,7 2,6

426-625 16 11,2 5,3 3,7 10,7 7,5 12 8,4 4 2,8 8 5,6 9 6,3 3 2,1 6 4,2 6 4,2 2 1,4 4 2,8

626-875 17 11,9 5,7 4 11,3 7,9 13 9,1 4,3 3 8,7 6,1 10 7 3,3 2,3 6,7 4,7 6,5 4,6 2,2 1,5 4,3 3

876-1175 19 13,3 6,3 4,4 12,7 8,9 15 10,5 5 3,5 10 7 11 7,7 3,7 2,6 7,3 5,1 7 4,9 2,3 1,6 4,7 3,3

1176-1550 20 14 6,7 4,7 13,3 9,3 16 11,2 5,3 3,7 10,7 7,5 12 8,4 4 2,8 8 5,6 7,5 5,3 2,5 1,8 5 3,5

1551-2025 21 14,7 7 4,9 14 9,8 17 11,9 5,7 4 11,3 7,9 12 8,4 4 2,8 8 5,6 8 5,6 2,7 1,9 5,3 3,7

2026-2675 23 16,1 7,7 5,4 15,3 10,7 18 12,6 6 4,2 12 8,4 13 9,1 4,3 3 8,7 6,1 8,5 6 2,8 2 5,7 4

2676-3450 25 17,5 8,3 5,8 16,7 11,7 19 13,3 6,3 4,4 12,7 8,9 14 9,8 4,7 3,3 9,3 6,5 9 6,3 3 2,1 6 4,2

3451-4350 27 18,9 9 6,3 18 12,6 20 14 6,7 4,7 13,3 9,3 15 10,5 5 3,5 10 7 10 7 3,3 2,3 6,7 4,7

4351-5450 28 19,6 9,3 6,5 18,7 13,1 21 14,7 7 4,9 14 9,8 16 11,2 5,3 3,7 10,7 7,5 11 7,7 3,7 2,6 7,3 5,1

5451-6800 30 21 10 7 20 14 23 16,1 7,7 5,4 15,3 10,7 17 11,9 5,7 4 11,3 7,9 12 8,4 4 2,8 8 5,6

6801-8500 32 22,4 10,7 7,5 21,3 14,9 25 17,5 8,3 5,8 16,7 11,7 19 13,3 6,3 4,4 12,7 8,9 13 9,1 4,3 3 8,7 6,1

8501-10700 34 23,8 11,3 7,9 22,7 15,9 27 18,9 9 6,3 18 12,6 20 14 6,7 4,7 13,3 9,3 14 9,8 4,7 3,3 9,3 6,5

>10700 Seguire la progressione precedente Seguire la progressione precedente Seguire la progressione precedente Seguire la progressione precedente (vedere le note alla tabella A alla pagina seguente)Legenda: IAF MD= tempi previsti dalla tabella IAF MD5:2009 Riduz. Max = riduzione massima ammissibile dei tempi totali di audit Vedere le note alla tabella A alla pagina seguente.

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 32/55

NOTE ALLA TABELLA A: 1. Il tempo totale di audit è comprensivo anche del tempo impiegato per le attività di pianificazione

degll’audit stesso (programmazione audit, contatti con Organizzazione) e di rapportazione finale.

2. Non è possibile effettuare riduzioni superiori al 3 0% rispetto ai tempi specificati in tabella

3. Il tempo da spendere “on-site” non dovrà essere inferiore all’80% del tempo riportato in tabella. In caso l’esame documentale sia effettuato off-site, tale attività non dovrà comunque comportare una riduzione del tempo da spendere on-site.

4. In caso di frazioni decimali è necessario effettuare un’approssimazione per eccesso alla mezza giornata successiva solamente del tempo minimo “on-site”(Es: tempo totale audit = 2,8 ->tempo minimo on-site = 2,24 ->2,5; di conseguenza il tempo speso “off-site” sarà, per differenza, pari a 0,3, per un totale di 2,8 come da tabella).

3.Non è possibile effettuare riduzioni superiori al 3 0% rispetto ai tempi specificati in tabella

4.In caso di frazioni decimali è necessario effettuar e un’approssimazione per eccesso alla mezza giornata successiva (es. 1,6 →2).

4.Il tempo da spendere “on-site” non dovrà essere inferiore all’80% del tempo riportato in tabella.

5.Il tempo da spendere “off-site”, quindi, non potrà essere superiore al 20% dei tempi riportati in tabella. In caso l’esame documentale sia effettuato off-site, tale attività non dovrà comunque comportare una riduzione del tempo da spendere on-site.

6.5. I criteri di cui ai punti 2, e 3 e 4 si applicano sia agli audit iniziali che di sorveglianza e ricertificazione

7.6. Per l’audit di prima certificazioneiniziale , il tempo dedicato allo stage1 non dovrebbe mai superare il 50% della durata totale dell’audit iniziale (stage1+stage2)

8.7. Per gli audit di sorveglianza , il tempo totale da spendere annualmente dovrebbe essere pari a circa 1/3 di quello effettivamente speso per l’audit iniziale (considerando il tempo totale). In ogni caso, al momento della pianificazione di ogni audit di sorveglianza, dovrà comunque essere richiesto un aggiornamento dei dati del cliente il cui esito sarà registrato nel campo “Conferma dati” sul modulo “RIESAME DEL CONTRATTOsu ASCESI”

9.8. Per gli audit di ricertificazione : il tempo totale da spendere dovrebbe essere pari a circa 2/3 di quello effettivamente speso per un audit iniziale (considerando il tempo totale) calcolato in base alle informazioni aggiornate del cliente (Q. Informativo + registrazione nel campo “Conferma dati” sul modulo “RIESAME DEL CONTRATTO”su ASCESI), all’esito del riesame delle prestazioni del sistema nell’arco del periodo di certificazione (RVI precedenti) e alle eventuali modifiche intervenute alle tabelle IAF di riferimento per il calcolo dei tempi.

10.9. Per l’audit iniziale , nNon è possibile effettuare audit inferiori a 1 giornata, inclusi gli audit di stage1 e stage2; 24.nNel caso di audit pari a 1 gg/uu , questo non può essere effettuato da due auditor in mezza giornata. Nel caso di audit > 1gg/uu questo non potrà essere suddiviso tra i componenti del team in frazioni decimali inferiori alla giornata (esempio tempo di audit on-site = 1.5. Suddivisione non ammissibile: 0.8 TL + 0.7 coteamer. Suddivisione ammissibile: 1 TL+ 0,5 coteamer)

11.10. Un giorno si intende composto da 8 ore, escluso il tempo viaggio. Il tempo minimo di audit , per le certificazioni rilasciate con accreditamento Accredia, è 1 giorno/uomo . Il tempo impiegato giornalmente oltre alle 8 ore non deve essere considerato al fine del calcolo dei giorni/uomo.

11. Il tempo dei valutatori in addestramento (osservatori) e il tempo degli esperti tecnici, non devono essere considerati come tempo di audit.

24 Salvo eccezioni consentite da tabella IAF in caso di prima certificazione pari a 1.8 gg/uu totali (0.3 off-site + 0.5 stage1 + 1 stage2)

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 33/55

Tabella B: Fattori da considerare per l’incremento o la riduzione dei giorni uomo

Aumento della durata dell’audit:

• Logistica complessa che coinvolge più edifici o luoghi in cui si svolge il lavoro, ad esempio nel caso che si debba sottoporre ad audit un centro di progettazione separato;

• Personale che parla lingue diverse (se questa circostanza rende necessario l'impiego di uno o più interpreti o impedisce ai singoli valutatori di lavorare in modo indipendente)

• Un sito molto grande per numero di dipendenti (es. un bosco da legname) • Un elevato grado di regolamentazione (es. alimenti, farmaci, industria aerospaziale, energia nucleare,

ecc.); • Un sistema che riguarda processi molto complessi o un numero relativamente alto di attività uniche; • Attività per cui occorre visitare siti provvisori al fine di confermare le attività del(i) sito(i) permanente(i) il

cui sistema di gestione è sottoposto a certificazione. • Maggiore sensibilità dell'ambiente ricevente rispetto all’ubicazione tipica per quel settore

industriale; • • Punti di vista delle parti interessate; • Aspetti indiretti che richiedono un aumento dei gg/uu; • Aspetti ambientali aggiuntivi o insoliti per il settore o condizioni regolamentate.

Riduzione della durata dell’audit:

• Sito molto piccolo per numero di personale (es. solo un complesso direzionale); • Maturità del sistema di gestione; • Audit combinato su un sistema integrato composto da due o più sistemi di gestione compatibili; • Precedente conoscenza del sistema di gestione del cliente (es. già certificato per un'altra norma da

RINA/Agroqualità); • Preparazione del cliente alla certificazione (es. cliente già certificato ISO14001 da altro Organismo); • Attività a bassa complessità, ad esempio

• I processi riguardano una singola attività generica (es. solo servizi); • Attività identiche svolte in 2 turni con l'evidenza appropriata di prestazioni equivalenti in base

agli audit precedenti (audit interni e audit di terza parte); • Casi in cui una percentuale significativa del personale svolge mansioni semplici di tipo

analogo. • Casi in cui nel personale vi è un certo numero di persone che lavorano “fuori sede”, ad esempio addetti

alla vendita, autisti, personale di servizio, ecc. ed è sostanzialmente possibile verificare la conformità delle loro attività rispetto al sistema attraverso l’esame delle registrazioni.

NOTE ALLA TABELLA B: Nel caso sia applicabile la riduzione dei tempi di audit per sistemi di gestione integrata (vedi paragrafi

successivi) non potrà essere contemporaneamente applicato alcun fattore della tabella B che risulti equivalente alla gestione integrata.

Nel caso sia applicabile la riduzione del numero di addetti per turni lavorativi (vedi paragrafi successivi) non potrà essere contemporaneamente applicato alcun fattore della tabella B che risulti equivalente.

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 34/55

Tabella C Correlazione tra i settori di attività e le categorie di complessità degli aspetti ambiental i

Categoria di complessità Settore di attività

Alta

Estrazione in miniere e cave Estrazione di petrolio e gas Concia di tessuti e abbigliamento Parte relativa alla fabbricazione di pasta nella produzione di carta, compreso il trattamento di riciclo della carta Raffinazione del petrolio

Prodotti chimici e farmaceutici Produzioni primarie - metalli Lavorazione di materiali non metallici e prodotti che comprendono ceramiche e cemento Produzione di energia elettrica a carbone Costruzioni civili e demolizione Trattamento di rifiuti pericolosi e non pericolosi, es. Incenerimento, ecc. Trattamento di effluenti e fognature

Media

Pesca/agricoltura/silvicoltura Tessuti e abbigliamento, esclusa la concia Produzione di tavole, trattamento/impregnazione del legno e dei prodotti in legno Produzione di carta e stampa, esclusa la pasta Lavorazione di materiali non metallici e prodotti che comprendono vetro, argilla, calce, ecc. Trattamento superficiale e altri trattamenti chimici per manufatti in metallo, esclusa la produzione primaria Trattamento superficiale e altri trattamenti chimici per ingegneria meccanica in generale Produzione di circuiti stampati nudi per l'industria elettronica Produzione di apparecchiature per trasporto - strada, rotaie aria, navi Produzione e distribuzione di energia elettrica non a carbone Produzione, stoccaggio e distribuzione di gas (nota: l'estrazione rientra nella categoria alta) Estrazione, depurazione e distribuzione d'acqua, compresa la gestione dei fiumi (nota: il trattamento degli effluenti commerciali rientra nella categoria alta) Vendita all'ingrosso e al dettaglio di combustibile fossile Prodotti alimentari e tabacco - lavorazione Trasporto e distribuzione - per mare, aria, terra Agenzia immobiliare per locali ad uso commerciale, amministrazione di immobili, pulizia industriale, disinfezione, lavaggio a secco che normalmente fanno parte di servizi aziendali generali Riciclo, compostaggio, discarica (di rifiuti non pericolosi) Collaudi tecnici e laboratori Sanità/ospedali/veterinaria Servizi di carattere ricreativo e personale, esclusi alberghi/ristoranti Regioni, Province, Comuni

Bassa

Alberghi/ristoranti Legno e prodotti in legno, esclusa la produzione di tavole, il trattamento e l'impregnazione del legno Prodotti in carta, escluse stampa, fabbricazione della pasta e fabbricazione della carta Stampaggio ad iniezione di gomma e plastica, formatura e assemblaggio - esclusa la preparazione di materie prime in plastica e gomma, che rientrano nei prodotti chimici Formatura a caldo e a freddo e fabbricazioni in metallo, esclusi il trattamento superficiale ed altri trattamenti chimici e la produzione primaria Assemblaggio per ingegneria meccanica in generale, esclusi il trattamento superficiale ed altri trattamenti chimici Vendita all'ingrosso e al dettaglio Assemblaggio di apparecchiature elettriche ed elettroniche, esclusa la produzione di circuiti stampati nudi

Limitata

Attività e direzione di società, sede centrale e direzione di holding Trasporto e distribuzione - servizi di gestione senza un parco veicoli effettivo da gestire Telecomunicazioni Servizi generali per le aziende, ad eccezione di agenzie immobiliari per locali ad uso commerciale, amministrazione di immobili, pulizia industriale, disinfezione, lavaggio a secco Servizi per l'istruzione

CASI SPECIALI

Nucleare Generazione di energia nucleare Stoccaggio di grandi quantità di materiale pericoloso Pubblica amministrazione (da definire da “bassa a “media” vedi nota 3 alla tabella ad esclusione dei comuni, province, regioni)

Altri enti locali non equiparabili alla pubblica amministrazione Organizzazioni con prodotti o servizi sensibili dal punto di vista ambientale Istituti finanziari

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 35/55

Note alla tabella C: 1. Non sempre tutte le Organizzazioni appartenenti ad un settore specifico rientreranno sempre nella stessa categoria di complessità. Per determinare la categoria di complessità, si dovrà comunque tenere conto delle attività specifiche dell'organizzazione. Per esempio: anche se molte aziende del settore chimico dovrebbero essere classificate ad "alta complessità", un'organizzazione che effettui solo un'operazione di miscelazione senza reazioni chimiche o emissioni e/o un'attività di commercializzazione potrebbe rientrare nella categoria "media" o anche in quella a "bassa complessità". RPC dovrà documentare tutti i casi in cui ha ridott o la categoria di complessità per un’organizzazione in u n settore specifico nel riesame del contratto. 2. La Tabella A non prende in considerazione la categoria di “complessità speciale”: per questa categoria la durata dell’audit dovrà essere messa a punto e giustificata caso per caso 3. Per i casi particolari il tempo di audit dovrà essere definito e giustificato distintamente. Per la pubblica amministrazione (limitatam. a realtà comunali) è possibile utilizzare il compendio al Q.I. specifico . I Comuni, le Province e le Regioni ricadono nella classe di complessità media.

15.6. ATTRIBUZIONE DEL SETTORE EA/CLASSE DI COMPLESSITÀ/C RITERIO DI PONDERAZIONE PER IL CALCOLO DEI TEMPI DI AUDIT

Nel caso in cui la certificazione venga richiesta da organizzazioni con processi diversi e come tali attribuibili a settori EA diversi, il certificato dovrà essere attribuito a più settori EA.

In generale non risulta possibile modificare la classe di complessità così come individuata dalla tabella C; ma qualora si rientrasse nei casi sotto descritti è necessario in fase di offerta contattare la Struttura CRT CFPR per concordare caso per caso possibili modifiche di classe di complessità.

Qualora, ad esempio, i processi afferiscano a macrosettori con differente livello di complessità, la durata dell’audit potrà essere definita attraverso il calcolo della media ponderata; dette motivazioni di definizione della durata degli audit rientrano nelle attività di riesame del contratto.

Esempio: 50 addetti di cui 30 che operano nel settore EA 28 – costruzioni e demolizioni (elevata complessità) e 20 nel settore EA 33 (bassa complessità), è necessario calcolare i gg/uu che sarebbero necessari sia in elevata complessità per 50 addetti (8gg/uu) che in bassa complessità per 50 addetti (4,5 gg/uu) ed effettuare la seguente media:

X= (30x8,0)/50 + (20x4,5)/50= 6,6 da approssimare a 7gg/uu.

16.7. ORGANIZZAZIONI CON SISTEMA DI GESTIONE GIÀ CERTIFIC ATO DA ALTRO ORGANISMO DI CERTIFICAZIONE

Per le Organizzazioni con SGA già certificato da altro Organismo di Certificazione accreditato da un ente firmatario del MLA IAF, EA vale quanto riportato nell'allegato 4.

17.8. ORGANIZZAZIONI MULTISITO

Per l’applicabilità di certificazioni multisito ed i relativi criteri di campionamento vale quanto riportato nell’allegato 2 “Certificazioni multisito”

18.9. SISTEMI INTEGRATI

79.1 Generalità Per determinare il tempo di audit per un audit combinato che copra due o più norme sui sistemi di gestione, ad esempio A + B + C, per il calcolo dei gg/uu si dovrà procedere come segue: • calcolare il tempo di audit richiesto separatamente per ciascuna norma sui sistemi di gestione

(applicando tutti i fattori pertinenti previsti dalla guida all’accreditamento e/o dalle regole dello schema applicabili per ciascuna norma)

• calcolare il punto di partenza T per la durata dell’audit combinato addizionando le singole parti (es. T = A + B + C)

• se appropriato, apportare un aggiustamento alla cifra del punto di partenza tenendo conto dei fattori che possono far diminuire (vedi punto 7.2) o far aumentare il tempo richiesto per l’audit combinato considerando i seguenti fattori: o La disponibilità e l’impiego di auditor multi-disciplinari.

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 36/55

o Il livello di integrazione del sistema di gestione dell’organizzazione. o La capacità del personale dell’organizzazione di rispondere a domande riguardanti più norme sui

sistemi di gestione. o La pianificazione dell’audit tiene conto dell’impiego effettivo del tempo-valutatore. o La complessità degli audit combinati rispetto ai singoli audit dei sistemi di gestione.

• Comunicare al cliente che, qualora le durate degli audit combinati, stabilite in base ai livelli dichiarati di integrazione del sistema, risultino successivamente non essere valide, saranno soggette ad aggiustamenti.

In ogni caso la massima riduzione dei tempi per un audit combinato, considerando tutti i fattori di riduzione possibile, non potrà essere superiore al 20% rispetto alla cifra del punto di partenza T di cui sopra. La cifra del punto di partenza e le motivazioni per una riduzione devono essere documentate sul riesame del contratto.. Gli audit combinati su sistemi di gestione non integrati (anche se condotti contemporaneamente) non determinano alcuna riduzione di tempo.

97.2 Riduzione di tempo per audit combinati

Live

llo d

i int

egra

zion

e %

Capacità di effettuare l’audit combinato %

Figura 1: Questa figura illustra la riduzione (%) della durata dell’audit combinato e il suo rapporto con:

• Asse verticale : il livello di integrazione del sistema di gestione di un’organizzazione (v. sotto) (a tale proposito si dovrebbe prendere in considerazione la capacità di chi è sottoposto ad audit di rispondere a domande su molteplici aspetti); e • Asse orizzontale : la misura in cui i singoli membri del gruppo di audit sono qualificati competenti per più norme sui sistemi di gestione coperte dall’audit combinato (cioè la misura in cui i membri del gruppo sono polivalenti), calcolata con la seguente formula:

Dove X1,2,3…n è il numero di norme per le quali l’auditor n è qualificato competente in relazione al campo di applicazione dell’audit combinato;

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 37/55

Y è il numero delle norme sui sistemi di gestione che devono essere coperte dall’audit combinato; Z è il numero degli auditor. Esempio: Un gruppo di audit combinato formato da 3 auditor che coprono tre differenti norme sui sistemi di gestione. Un auditor è competentequalificato per tutte e tre le norme, un auditor è competentequalificato per due norme e l’altro auditor è competentequalificato per una sola norma. La percentuale che deve essere utilizzata per l’asse orizzontale è:

Livello di integrazione

Si ha un sistema di gestione integrato quando un’organizzazione utilizza un unico sistema di gestione per gestire più aspetti delle prestazioni dell’organizzazione. Un sistema di gestione integrato è caratterizzato da: 1. Riesami da parte della Direzione che prendono in considerazione il piano e la strategia globale dell’azienda. 2. Un approccio integrato agli audit interni. 3. Un approccio integrato alla politica e agli obiettivi. 4. Un approccio integrato ai processi dei sistemi. 5. Una documentazione integrata che include le istruzioni di lavoro, con un adeguato livello di sviluppo. 6. Un approccio integrato ai meccanismi di miglioramento (azioni correttive e preventive; misurazioni e miglioramento continuo). 7. Un approccio integrato alla pianificazione, con un buon utilizzo di approcci alla gestione del rischio a livello di tutta l’azienda. 8. Responsabilità e supporto unificati per la gestione.

Il calcolo del livello percentuale di integrazione si basa sulla misura in cui il sistema di gestione dell’organizzazione soddisfa i criteri sopra indicati.

Esempio di calcolo di gg/uu per audit combinati Di seguito è riportato un esempio di calcolo di audit integrato SGA ed SGQ nel caso di massima riduzione e massima integrazione. Organizzazione di 18 addetti in media complessità ambientale. 1) Tempo previsto per ISO9001: 3 gg/uu - 30% (es: riduzione per esclusione progettazione) = 2,1 gg/uu 2) Tempo previsto per ISO14001: 4,5 gg/uu - 30% (es. riduzione per elevato numero di addetti che esegue la stesse e semplici mansioni e cliente già certificato ISO14001 da ente accreditato) = 3,2 gg/uu 3) La somma dei due tempi ridotti 2,1 + 3,2 = 5,3 gg/uu (corrispondente a T) in caso di massima integrazione tra i due sistemi la somma potrà essere ulteriormente ridotta del 20%. Quindi 5,3 – 20% = 4,2 gg/uu 4) A questo punto si procederà con l’approssimazione per eccesso per cui il tempo previsto per l’audit integrato sarà pari a 4,5 gg/uu del tempo di audit on-site

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 38/55

5) La ripartizione del tempo totale (4,5 gg/uu ) tra i processi di ascesi ISO14001 e ISO9001 da caricare su ascesi dovrà essere proporzionale alla ripartizione dei tempi di audit iniziale tra i due schemi.

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 39/55

ALLEGATO 2 – CERTIFICAZIONI MULTISITO

1 GENERALITA’

Si definisce organizzazione multi-sito un'Organizzazione che ha una funzione centrale identificata (di seguito ci si riferirà a un ufficio centrale, ma non deve necessariamente trattarsi della sede centrale) nella quale vengono pianificate, controllate o gestite determinate attività, e una rete di uffici o filiali (siti) locali in cui tali attività vengono svolte interamente o parzialmente

Le organizzazioni multi-sito non devono essere nece ssariamente una persona giuridica unica , ma tutti i siti devono avere un legame giuridico o contrattuale con l’ufficio centrale dell’organizzazione e devono essere soggetti a un sistema di gestione comune che viene stabilito, implementato e sottoposto a sorveglianza continua e ad audit interni da parte dell’ufficio centrale. Ciò significa che l’ufficio centrale ha il diritto di esigere che i siti mettano in atto le azioni correttive eventualmente necessarie in qualsiasi sito. Se applicabile, questo dovrebbe essere stabilito nell’accordo formale tra l’ufficio centrale e i siti.

Di seguito sono riportati esempi di possibili organizzazioni multi-sito:

Organizzazioni che operano in franchising

Aziende manifatturiere con una rete di uffici di vendita (l’approccio multisito sarebbe applicabile alla rete di vendita)

Società di servizi con siti multipli che offrono un servizio analogo

Società con più filiali

Le holding rientrano in questa casistica, a patto che siano registrate nel registro delle imprese e che le società appartenenti abbiano un legame giuridico o contrattuale con la holding di appartenenza.

2 APPLICABILITÀ

L’applicabilità ai fini della possibilità di campionamento, è basata sui presupposti riportati di seguito che fanno riferimento al documento IAF MD1:2007 “Mandatory Document for the Certification of Multiple Sites Based on Sampling”. Qualora gli stessi non siano soddisfatti, il singolo sito dovrà essere valutato applicando le usuali procedure dell’OdC con il rilascio di singole certificazioni.

• I processi di tutti i siti devono essere sostanzialmente dello stesso genere e devono essere svolti con metodi e procedure simili. Se alcuni dei siti in oggetto svolgono processi simili, ma in minor numero rispetto ad altri, essi possono essere idonei per la certificazione multi-sito a condizione che il(i) sito(i) che svolge(svolgono) il maggior numero di processi, o processi critici, sia(no) sottoposto(i) ad audit completo

• Le organizzazioni che svolgono la propria attività attraverso processi collegati che si svolgono in luoghi differenti sono anch’esse idonee per il campionamento, a condizione che vengano rispettate tutte le altre disposizioni contenute nel presente documento. Se i processi che si svolgono in ciascun luogo non sono simili, ma sono chiaramente collegati, il piano di campionamento deve includere almeno un esempio di ciascun processo svolto dall’organizzazione (es. fabbricazione di componenti elettronici in un luogo, assemblaggio degli stessi componenti svolto dalla stessa società in diversi altri luoghi).

• Il Sistema di Gestione dell’Organizzazione deve essere unico, gestito centralmente sulla base di un piano di controllo centralizzato e deve essere dimostrato che la sede centrale ha stabilito un Sistema di Gestione in conformità alla norma applicabile e che l’intera Organizzazione soddisfa ai requisiti della norma stessa;

• Le seguenti attività devono essere gestite dalla sede centrale dell’Organizzazione o almeno la sede centrale deve dimostrare di essere in grado di sapere raccogliere ed esaminare i dati relativi alle attività stesse da tutti i siti e la sua autorità e capacità di introdurre cambiamenti organizzativi, se necessario:

- controllo della documentazione del sistema e delle sue modifiche; - riesame del Sistema di Gestione da parte della direzione; - reclami da parti terze interessate - valutazione dell’efficacia delle azioni correttive e preventive - pianificazione /esecuzione delle audit interni e valutazione dei loro risultati

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 40/55

- Modifiche degli aspetti e degli impatti associati per i sistemi di gestione ambientale (EMS) - Differenti requisiti di legge - analisi preliminare dei siti

• Prima dell’audit iniziale l’Organizzazione deve aver effettuato un audit interno ad ogni sito ed aver verificato, dopo la chiusura delle eventuali azioni correttive, la sua conformità alla norma di riferimento.

• Da sito a sito sono permesse lievi variazioni delle istruzioni operative in conseguenza a non uniformità delle attrezzature disponibili e delle dimensioni del sito e del contesto ambientale in cui l’Organizzazione opera

3 VERIFICA DEL CONTRATTO

Sulla base del QI presentato e dei contatti preliminari con l’Organizzazione, deve essere verificata la complessità, il tipo e la dislocazione delle attività coperte dal SGA e le differenze tra i siti, per determinare il livello di campionamento.

In ogni caso dovrà essere verificato con quale estensione i siti svolgono attività sostanzialmente simili con le stesse procedure o metodologie.

L’Organizzazione deve inoltre comunicare preliminarmente all’OdC i siti che al momento dell’audit iniziale non sono ancora pronti e pertanto non soggetti a certificazione. In particolare, per Organizzazioni di servizi, l’organizzazione sarà tenuta a comunicare preventivamente all’OdC i siti che essa desidera siano inclusi nella certificazione e quelli che ne devono essere esclusi

Per i siti permanenti le modalità di applicazione del piano di campionamento dovranno far parte della documentazione fornita all’Organizzazione con l’invio dell’offerta in quanto l’Organizzazione deve essere ovviamente al corrente dei criteri usati dall’OdC per l’audit iniziale e di sorveglianza. Nel database forms su Lotus a titolo esemplificativo è riportato in allegato uno schema di piano di campionamento da presentare all’Organizzazione, con la relativa premessa.

Nel caso di siti non permanenti dovrà essere indicata sull’offerta il previsto audit sui siti stessi.

4 MODALITÀ DI AUDIT

4.1 ATTIVITÀ PRELIMINARI

Prima di effettuare gli accertamenti presso i siti, il GVI effettuerà la valutazione del SGA per le attività espletate dalla sede centrale, con particolare riguardo alla valutazione dei risultati delle Audit interni accertando l’avvenuta copertura e conformità di tutti i siti, nonché alla documentazione relativa all’identificazione degli aspetti ambientali delle attività espletate nei siti stessi.

4.2 SITI PERMANENTI Nei paragrafi successivi sono definite le condizioni per l’elaborazione di piani di campionamento di Organizzazioni multisite con siti permanenti. Eventuali piani di campionamento con scostamenti sensibili da quello previsto in questo documento dovranno essere sottoposti da ROC OPN a CRT CFPR per le considerazioni del caso e, nel caso di variazioni più rilevanti, potrà essere richiesto parere all’Ente Accreditante.

4.2.1 Criterio di campionamento

Posto che ci si trovi nelle condizioni di applicabilità dell’approccio a campione secondo i presupposti illustrati ai punti precedenti, si può applicare il piano di campionamento di cui al successivo punto 4.2.2. in modo da ridurre il numero di siti permanenti da valutare e sottoporre a valutazione, in caso contrario ciascun sito sarà sottoposto a audit

Il campione dovrebbe essere in parte selettivo, sulla base dei fattori indicati di seguito, e in parte non selettivo, e dovrebbe tradursi nella scelta di un insieme rappresentativo di siti differenti senza escludere la componente di casualità del campionamento che dovrebbe riguardare almeno il 25% dei siti.

Tenendo conto delle disposizioni riportate di seguito, la parte restante del campione dovrebbe essere selezionata in modo che vi siano le più grandi differenze possibili tra i siti scelti nel corso del periodo di validità del certificato.

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 41/55

La scelta dei siti può includere, tra gli altri, i seguenti aspetti:

• Risultati di audit interni al sito e di riesami della direzione o di precedenti audit di certificazione;

• Registrazioni di reclami ed altri aspetti pertinenti di azioni correttive e preventive;

• Variazioni significative nelle dimensioni dei siti;

• Variazioni nel sistema dei turni e nelle procedure di lavoro;

• Complessità del sistema di gestione e processi svolti nei siti;

• Modifiche successive all'ultimo audit di certificazione;

• Maturità del sistema di gestione e conoscenze dell’organizzazione;

• Questioni ambientali e portata degli aspetti e degli impatti associati per i sistemi di gestione ambientale;

• Differenze di cultura, lingua e requisiti regolamentari; e

• Distribuzione geografica.

Questa scelta non deve essere fatta all’inizio del processo di audit. Essa può essere effettuata dopo che sia stato ultimato l’audit nell’ufficio centrale. In ogni caso l’ufficio centrale deve essere informato sui siti che dovranno far parte del campione. Questo può avvenire con un preavviso relativamente breve che, tuttavia, dovrebbe consentire di avere il tempo sufficiente per la preparazione dell’audit

4.2.2 Piano di campionamento

Posto che la sede centrale deve comunque sempre essere valutata ad ogni audit, il numero minimo dei siti campione da sottoporre a audit iniziali e periodiche è basato sui seguenti criteri:

a) Audit iniziale (audit stage1 + audit stage2):

- il campione di siti si ricava dalla radice quadrata del totale dei siti presentati ( )XY = arrotondato all’unità intera superiore

b) Audit di sorveglianza:

Il campione di siti da sottoporre ad audit annuali si ricava dalla radice quadrata del totale dei siti presentati, moltiplicato per un coefficiente pari a 0,6 ( )Y X= 0 6, * arrotondato all’unità intera superiore.

c) Audit di ricertificazione:

Normalmente il campione dei siti da verificare all’atto della ricertificazione dovrebbe essere pari a quello esaminato all’atto dell’audit iniziale, tuttavia, qualora il Sistema di Gestione abbia dimostrato nel corso dei tre anni precedenti di essere efficiente, il campione dei siti da verificare può essere ridotto del 20%, ( )Y X= 0 8, * arrotondato all’unità intera superiore.

Qualora l’organizzazione intenda aggiungere ai siti già certificati un ulteriore lotto di siti, il nuovo lotto deve essere considerato indipendentemente da quelli precedentemente certificati e quindi per essi vale la formula ( )Y X= . Per i successivi audit di sorveglianza/ricertificazione si considera il totale dei siti.

Le dimensioni del campione e la frequenza del campionamento dovrebbero essere aumentate nel caso in cui l’analisi del rischio svolta dal CU al momento del riesame del contratto per l’attività coperta dal sistema di gestione sottoposto a certificazione indichi delle circostanze particolari relativamente a fattori come:

• Le dimensioni dei siti e il numero di dipendenti (es. più di 50 dipendenti in un sito);

• La complessità o il livello di rischio dell’attività e del sistema di gestione;

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 42/55

• Variazioni nelle prassi di lavoro (es. lavoro a turni);

• Variazioni nelle attività svolte;

• Importanza e portata degli aspetti e degli impatti associati per i sistemi di gestione ambientale;

• Registrazioni di reclami ed altri aspetti pertinenti di azioni correttive e preventive;

• Qualsiasi aspetto di carattere multinazionale; e

• Risultati di audit interni e del riesame della direzione.

Quando l'organizzazione ha un sistema gerarchico di filiali (es. sede centrale (ufficio principale), uffici nazionali, uffici regionali, filiali locali), il modello di campionamento per l’audit iniziale, come definito in precedenza, si applica a ciascun livello.

Esempio:

1 sede centrale: visitata ad ogni ciclo di audit

(iniziale o di sorveglianza o di ricertificazione)

4 uffici nazionali: campione = 2: almeno 1 a caso

27 uffici regionali: campione = 6: almeno 2 a caso

1700 filiali locali: campione = 42: almeno 11 a caso.

4.2.43 Definizione dei tempi di audit per Organizzazioni multisite Il numero di gg/uu per sito, compreso l’ufficio centrale, è calcolato per ciascun sito i tempi della tabella A: TEMPI TOTALI DI AUDIT INIZIALE di cui al precedente alleagato1.

E’ possibile applicare la riduzione massima del 30% del tempo totale di audit per sito tenendo conto dei punti norma che non sono pertinenti all’ufficio centrale e/o ai siti locali (vedi esempio) e del fatto che il SGA è comune. Potrebbe anche essere possibile una variazione (riduzione) della classe di complessità per l’ufficio centrale e/o alcuni siti sulla base della dimostrata assenza di alcune funzioni o attività e relativi aspetti ambientali associati (esempio tipico: ufficio centrale con sola funzione di direzione, coordinamento e controllo del sistema, ma senza attività operative).

Tali riduzioni devono essere opportunamente giustificate e registrate su riesame del contratto e iter. I siti in cui si svolgono la maggior parte dei processi o i processi critici non sono soggetti a riduzioni.

Il tempo complessivo impiegato per la valutazione iniziale e la sorveglianza è la somma complessiva del tempo impiegato in ciascun sito più quello impiegato presso l’ufficio centrale e non deve mai essere inferiore a quello che sarebbe stato calcolato in base alle dimensioni e alla complessità dell’azienda multisito, come se tutta l'attività fosse svolta in unico sito (cioè considerando tutti i dipendenti della società operanti nello stesso sito).

Esempio : Organizzazione ricadente in MEDIA complessità con Sede centrale nella quale non si effettua alcun processo produttivo ma solo processi direzionali e 9 siti operativi.

Sede centrale => 20 addetti; 9 siti operativi => 50 addetti per sito per un totale di addetti pari a 470.

Applicando il piano di campionamento e la regola sopramenzionata si ottiene per l’audit di 1a certificazione

Sede centrale (20 addetti) = 4,5 giorni/uomo (Riduzione 30% per assenza dei processi produttivi) =3,5 giorni/uomo

Siti operativi (50 addetti per ogni sito campionato) = 6 giorni/uomo x 3 siti = 18 giorni/uomo

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 43/55

Il totale dei giorni /uomo per l’audit di 1 certificazione di tutta l’Organizzazione multi-sito è pari a 21,5, maggiore dei 12 giorni/uomo previsti se considerassimo che i 470 addetti fossero tutti localizzati in un unico sito.

Le stesse considerazioni devono essere effettuate per gli audit di sorveglianza e di riesame completo (rispettivamente 1/3 e 2/3 dei giorni/uomo impiegati nell’audit di 1a certificazione).

4.2.45 Siti aggiuntivi Nel momento in cui viene fatta richiesta di includere un nuovo gruppo di siti in una rete multi-sito già certificata, per stabilire la dimensione del campione ogni nuovo gruppo di siti dovrebbe essere considerato come un insieme indipendente. Dopo che il nuovo gruppo di siti è stato incluso nel certificato, i nuovi siti saranno aggregati a quelli precedenti per determinare le dimensioni del campione per i futuri audit di sorveglianza o di ricertificazione.

4.3 SITI TEMPORANEI E LAVORO ESTERNO

4.3.1 GENERALITÀ

Per il campionamento dei siti in cui si svolgono attività al di fuori dei siti permanenti dell’Organizzazione, valgono i criteri riportati ai punti seguenti tenendo presente che tali siti devono comunque essere soggetti a audit qualora lo scopo della certificazione includa anche l’attività esterna.

Qualora al momento dell’audit iniziale non esistano siti esterni operativi, non potrà essere concessa all’Organizzazione la certificazione relativa all’attività esterna ad essi relativi.

In alcuni casi, per alcune delle attività riportate nel campo di applicazione del SGA, può essere accettato che l’Organizzazione dimostri la competenza per l’attività esterna mostrando la documentazione relativa ai lavori effettuati in tali settori in un periodo abbastanza recente. In questo caso può essere accettata la verifica documentale fatta presso la sede dell’Organizzazione atta a dimostrare la buona esecuzione delle attività.

In ogni caso il Gruppo di audit dovrà indicare sul Rapporto i siti verificati, il tipo di attività in essi espletata e le eventuali attività valutate documentalmente.

4.3.2 MODALITA’ DI VERIFICA I criteri di campionamento per le audit sui siti temporanei devono essere stabiliti considerando tutte le attività espletate dall’Organizzazione, raggruppate per macrofamiglie omogenee, e la numerosità dei siti operativi per ogni macro-famiglia.

Indipendentemente dalle verifiche documentali effettuate presso la sede centrale, deve essere effettuata una audit presso i siti che sono operativi al momento della audit seguendo i seguenti criteri:

• Audit iniziale

Deve essere visitato almeno un sito operativo per ogni tipologia di attività espletata dall’Organizzazione.

Nel caso in cui le attività da certificare siano più di una, per una sola di esse, in luogo della verifica presso il sito operativo, può essere accettata la verifica documentale; tale verifica deve essere eseguita presso la sede dell’Organizzazione, e deve dimostrare la buona esecuzione delle attività, purché le attività stesse non siano state concluse da più di tre anni.

• Audit di sorveglianza/ricertificazione

Nel periodo che intercorre tra l’audit iniziale e la ricertificazione (prima sorveglianza + seconda sorveglianza + ricertificazione) devono essere verificate, presso il sito, tutte le attività citate nel certificato.

Ad ogni audit (di sorveglianza o di ricertificazione) deve essere verificato almeno un sito operativo.

La verifica del primo sito operativo non è da considerarsi come tempo aggiuntivo rispetto ai tempi minimi di audit indicati nella tabella dell’allegato 1; devono essere computati come aggiuntivi tutti i tempi di trasferimento superiori ad un’ora.

4.4 SITI PERMANENTI E TEMPORANEI

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 44/55

Nel caso l’Organizzazione abbia contemporaneamente sia siti permanenti che temporanei (ad esempio impresa di costruzioni con più filiali in Italia o all’estero e con più cantieri operativi), si applica quanto previsto ai punti precedenti con l’avvertenza che i due suddetti paragrafi si applicano singolarmente.

4.5 SOCIETA’ ARMATORIALI

Nell’ambito della certificazione di Compagnie armatoriali possono configurarsi diversi scenari, la cui valutazione preliminare risulta determinante ai fini di una corretta quotazione in termini di giornate uomo e di conseguenza della pianificazione e conduzione dell’audit.

In particolare occorre individuare il soggetto responsabile della Gestione (sia tecnica che amministrativa) della singola nave o dell’intera flotta. Possiamo a titolo di esempio prevedere i seguenti casi tipici di soggetto che intende richiedere la certificazione:

a) L’ARMATORE che gestisce direttamente la/e nave/i; l’oggetto del certificato intestato all’Armatore si riferirà sia all’EROGAZIONE DEL SERVIZIO DI TRASPORTO CHE ALLA GESTIONE DELLA/E NAVE/I (settore EA 31a). Sul certificato va inserito l’elenco delle navi.

b) L’Armatore affida la gestione della/e nave/i ad una Società Terza, che ne diventa a tutti gli effetti responsabile; l’oggetto del certificato intestato al Gestore si riferirà all’EROGAZIONE DEL SERVIZIO DI GESTIONE DELLA/E NAVE/I (settore EA 31a e 35). Sul certificato va inserita la dicitura “E NAVI IN GESTIONE” se tutte le navi in gestione rientrano nel campo di applicazione del Sistema di Gestione, in caso contrario va inserito il dettaglio delle singole navi.

c) Il Gestore individuato dall’Armatore a sua volta può “sub-appaltare” determinate attività, di cui comunque mantiene la responsabilità; l’oggetto del certificato intestato all’Outsorcer si riferirà alla sola attività svolta (settore EA 35 o altro settore a seconda dell’attività svolta e 31a). Sul certificato non è possibile inserire l’elenco delle navi, in quanto si tratta di un servizio erogato trasversalmente per più navi e/o armatori, senza avere la responsabilità della gestione della nave.

In fase di offerta si consiglia comunque di concordare con CRTCFPR le modalità di gestione dell’offerta ed il relativo campionamento di navi ed attività.

4.5.1 MODALITA’ DI CAMPIONAMENTO E CONDUZIONE AUDIT

La modalità di campionamento delle Navi varia a seconda della diversa tipologia di Organizzazione che richiede la certificazione, come sopra identificato.

Caso a:

All’atto dell’audit iniziale e di ricertificazione viene verificata almeno una nave per ogni tipo, identificato secondo quanto previsto dai Regolamenti di classificazione navale, per ogni lotto di 10 navi o frazione di tale tipo; (ad esempio per un’Organizzazione che gestisce 7 RO-RO, 11 OBO, 1 chimichiera, 2 Tanker e 21 Cargos dovranno essere verificate almeno 7 navi). Per gli audit di sorveglianza, nell’arco di 3 anni deve essere verificata almeno una nave per ogni tipologia tra quelle gestite dall’Organizzazione, con un minimo di una nave ad ogni audit di sorveglianza.

Caso b e c:

Trattandosi di un servizio erogato trasversalmente per più navi e/o armatori è necessario verificare almeno una nave per tipologia di servizio erogato.

Per la conduzione di audit a bordo nave RPC deve valutare l’opportunità di coinvolgere nel team di audit un tecnico qualificato ISM e/o quantomeno visionare la documentazione relativa alla nave campionata (Es. Rapporti ISM e Status Nave) attraverso l’applicativo “Leonardo info”, disponibile sul Portale RINA.

Nel caso particolare di Organizzazioni che gestiscono navi, all’atto dell’audit iniziale e di ricertificazione viene verificata almeno una nave per ogni tipo, identificata secondo quanto previsto dai Regolamenti di classificazione navale, per ogni lotto di 10 navi o frazione di tale tipo; (ad esempio per un’Organizzazione che gestisce 7 RO-RO, 11 OBO, 1 chimichiera, 2 Tanker e 21 Cargos dovranno essere verificate almeno 8 navi). Per gli audit di sorveglianza, nell’arco di 3 anni deve essere verificata almeno una nave per ogni tipologia tra quelle gestite dall’Organizzazione, con un minimo di una nave ad ogni audit periodica.

5 TRATTAMENTO DELLE NON CONFORMITÀ RILEVATE

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 45/55

Quando vengono rilevate delle non conformità in un singolo sito, sia mediante l’audit interno dell'organizzazione che mediante l’audit da parte dell’OdC, dovrebbe essere effettuata un'indagine per stabilire se gli altri siti possano esserne interessati.

Pertanto l’OdC dovrebbe chiedere all'organizzazione di riesaminare le non conformità per stabilire se esse rivelino una carenza complessiva del sistema applicabile agli altri siti. Se le non conformità risultano essere di questo tipo, si dovrebbero attuare azioni correttive, con relativa verifica, sia nell’ufficio centrale che nei singoli siti interessati.

Se, invece, le non conformità non risultano essere di questo tipo, l'organizzazione dovrebbe essere in grado di fornire all’OdC una motivazione per limitare la sua azione correttiva di follow-up

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 46/55

Allegato 3 – L’AUDIT DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIEN TALE

1 GENERALITA’ In questo documento si forniscono indicazioni operative per la gestione ed effettuazione di audit di stage 1, di stage 2, di sorveglianza e di ricertificazione di Sistemi di Gestione Ambientale relativamente ai seguenti argomenti:

• Modalità di effettuazione della audit

• Verifica della conformità legislativa

• Modalità di rapportazione

Quanto descritto nel presente allegato considera anche quanto definito nel rapporto tecnico Accredia RT-09 e dalla Guida UNI/TR 11331 che comunque rimangono i documenti di riferimento.

In generale, il mancato rispetto di requisiti legislativi in campo ambientale comporta l’emissione di una non conformità grave (di tipo A). Nel caso in cui, nonostante l’Organizzazione abbia comunque fatto quanto in suo potere per essere conforme alla legislazione, si riscontrino situazioni formalmente non conformi a quanto previsto dalla legge, il GVI deve effettuare una verifica conformemente alle modalità descritte nei paragrafi successivi a seconda della tipologia di audit.

2 AUDIT STAGE1 DI UN SGA

L’obiettivo dell’audit stage di un SGA è quello di fornire un quadro generale per poter pianificare l’audit stage; ciò attraverso la conoscenza sia del contesto ambientale in cui l’Organizzazione opera che del SGA applicato (aspetti/impatti associati alle attività, politica ed obiettivi, preparazione degli audits).

2.1 MODALITÀ DI EFFETTUAZIONE DELLA AUDIT STAGE1 Durante l’audit stage1 il GVI deve:

• Valutare che la documentazione del SGA, incluse le procedure, copra tutti i requisiti della norma e sia ad essi conforme (in particolare: esista una coerenza con la Politica Ambientale adottata, sia stato correttamente disposto il programma/i ambientale/i, vengano gestite le comunicazioni da parte di esterni interessati, il procedimento di riesame risulti adeguato ad assicurare che siano raccolte le informazioni necessarie per permettere alla direzione stessa di condurre a termine la audit del sistema stesso)

• Valutare un ciclo completo di audit interni esteso a tutti i siti, esaminando la programmazione ed i rapporti

• Verificare che l’Organizzazione abbia documentato la valutazione degli aspetti ambientali significativi e valutarne la rappresentatività del contesto reale

• Verificare che sia presente in Organizzazione la documentazione (autorizzazioni, concessioni….) che attesti il rispetto delle norme ambientali cogenti secondo i criteri descritte al paragrafo successivo (2.2)

• Effettuare sopralluoghi sul campo per avere una quadro complessivo delle attività e degli impatti dell’Organizzazione;

• Verificare che il SGA sia applicato a tutte le attività per le quali è stata richiesta la certificazione ai fini della corretta identificazione dello scopo di certificazione

• Discutere, verificare e documentare il campo di applicazione del SGA (come richiesto dal punto 4.1 della norma)

2.2 VALUTAZIONE DELLA CONFORMITÀ LEGISLATIVA DURANT E LA AUDIT STAGE 1

Verifica del possesso delle autorizzazioni Il GVI deve verificare il possesso da parte dell’Organizzazione di tutte le autorizzazioni in campo ambientale ed il rispetto delle prescrizioni ivi contenute, sulla base delle evidenze fornite dall’Organizzazione stessa. Il dettaglio della verifica della conformità legislativa da un punto di vista amministrativo è comunque riportato al punto 4.2 della UNI/TR11331:2009 che riporta in sintesi quanto segue. In caso di mancato possesso di documenti autorizzativi il GVI deve verificare che l’Organizzazione: - abbia presentato la domanda di autorizzazione completa e corretta con un anticipo non inferiore al tempo

che la legge concede all’autorità competente per rilasciare l’autorizzazione oppure, se nessun termine può essere reperito, entro un termine di 6 mesi (a meno dei casi in cui la legislazione preveda il silenzio-diniego).

- attui correttamente tutti i passi previsti dall’iter autorizzativo o dalla successive richieste da parte dell’Ente Competente

- solleciti con ragionevole continuità e tempestività in modo documentato l’Ente pubblico per il rilascio dell’autorizzazione

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 47/55

In caso non siano soddisfatti uno o più dei tre precedenti punti il GVI deve rilevare la situazione sul rapporto di audit stage1 secondo le modalità definite al paragrafo 2.3 successivo emettendo un rilievo critico al riguardo sul rapporto di audit stage1. (al riguardo vedere anche chiusura di rilievi a carattere legislativo durante l’audit stage 2) In tutti casi non chiaramente riconducibili a quanto suddetto, il GVI deve inserire quantomeno una nota, nel rapporto di audit stage1 con tutte le informazioni del caso per poi sottoporlo, prima della prosieguo dell’iter certificativo, al giudizio dell’ OdC per le possibili azioni del caso in conformità a quanto previsto dal RT-09 al riguardo. Verifica del rispetto dei limiti/disposizioni previ sti dalla legislazione e/o altri documenti prescrit tivi Il GVI durante l’audit stage1 deve verificare, sulla base delle evidenze fornite dall’Organizzazione, che la stessa rispetti i limiti/disposizioni previsti dalla legislazione ambientale, le prescrizioni delle autorizzazioni e/o altri documenti prescrittivi.

2.3 MODALITÀ DI RAPPORTAZIONE NEGLI AUDIT STAGE1 Le registrazioni dei rilievi riscontrati (rilievi) durante l’audit stage1 devono dare evidenza all’Organizzazione valutata se sono presenti situazioni per le quali non è possibile procedere con l’effettuazione dell’audit stage 2. Tali situazioni possono essere riconducibili all’esito negativo della verifica delle voci di cui al precedente punto 2.1 (carenze di SGA) oppure qualora la verifica della conformità legislativa non abbia avuto esito positivo. - In questi casi il GVI deve emettere una osservazione critica al riguardo sul rapporto di audit stage1 (al

riguardo vedere anche chiusura di rilievi a carattere legislativo durante la audit di valutazione – stage 2)

In tutti casi associati alla conformità legislativa ma non chiaramente riconducibili a quanto prospettato al suddetto paragrafo 2.2, il GVI deve inserire quantomeno una nota nel rapporto di audit stage1, con tutte le informazioni del caso per poi sottoporlo, prima del prosieguo dell’iter certificativo, al giudizio dell’OdC per le possibili azioni del caso in conformità a quanto previsto dal RT-09 al riguardo.

3 AUDIT STAGE2 DI UN SGA

L’audit stage2 è effettuato dopo l’audit stage1 ma non consecutivamente ad esso fatta eccezione per Organizzazioni con meno di 10 dipendenti e ricadenti nelle classi di complessità “bassa” o “limitata”. In tutti gli altri casi l’intervallo di tempo tra i due stage dovrebbe consentire: - la preparazione e la comunicazione dell’audit stage 2 - la completa risoluzione da parte dell’Organizzazione degli eventuali riscontri rilevati durante la audit sui

documenti, nonché la chiusura delle osservazioni critiche rilevate durante l’audit stage1

3.1 MODALITÀ DI EFFETTUAZIONE DELL’AUDIT STAGE2 L’obiettivo della audit stage2 è quello di valutare estensivamente e dettagliatamente che la definizione e l'attuazione del Sistema di Gestione dell’Organizzazione che svolge una specifica attività siano conformi ai requisiti della norma e che tale Sistema sia completamente operativo.

Durante l’audit dovrà essere verificata la presa in carico delle osservazioni rilevate durante la audit stage1.

3.2 VALUTAZIONE DELLA CONFORMITÀ LEGISLATIVA DURANT E L’AUDIT STAGE 2 Chiusura delle osservazioni a carattere legislativo rilavate nell’audit stage1 Il GVI durante l’audit stage2 deve verificare che le osservazioni inerenti la conformità legislativa riscontrate durante l’audit stage1siano risolte ossia: 1. qualora si fosse riscontrata la mancanza di autorizzazione il GVI deve verificare che l’Organizzazione: - abbia presentato la domanda di autorizzazione/i completa e corretta da almeno 6 mesi - attui correttamente tutti i passi previsti dall’iter autorizzativo o dalla successive richieste da parte dell’Ente

Competente - solleciti con ragionevole continuità e tempestività in modo documentato l’Ente pubblico per il rilascio

dell’autorizzazione

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 48/55

ovvero

- abbia ottenuto l’autorizzazione/i mancante 2. qualora si fosse riscontrato un superamento di limiti e/o una mancata osservazione di

prescrizioni/disposizioni il GVI deve verificarne, sulla base delle evidenze fornite dall’Organizzazione, l’avvenuta chiusura.

Per le situazioni non chiaramente riconducibili alle suddette, qualora, il GVI, sulla base delle evidenze riscontrate, a suo giudizio decida di non emettere una non conformità maggiore, deve chiaramente indicare sul rapporto di audit che la certificabilità dell’Organizzazione è sottoposta al parere favorevole al riguardo del CTA per le possibili azioni del caso in conformità a quanto previsto dal RT-09 al riguardo. Non conformità legislative riscontrate durante l’au dit stage2 Qualora si riscontri una nuova non conformità di tipo legislativo durante l’audit stage2 il GVI deve emettere una non conformità grave (tipo A). Qualora, il GVI, sulla base delle evidenze riscontrate, a suo giudizio decida di non emettere una non conformità maggiore, deve chiaramente indicare sul rapporto di audit che la certificabilità dell’Organizzazione è sottoposta al parere favorevole al riguardo del CTA per le possibili azioni del caso in conformità a quanto previsto dal RT-09 al riguardo. 3.3 MODALITÀ DI RAPPORTAZIONE NEGLI AUDIT STAGE2 Durante l’audit stae2, il GVI deve dare evidenza della presa in carico o meno delle osservazioni rilevate durante l’audit stage1. In tutti casi associati alla conformità legislativa ma non chiaramente riconducibili a quanto prospettato al suddetto paragrafo 3.2, il GVI deve chiaramente indicare sul rapporto di audit che la certificabilità dell’Organizzazione è sottoposta al parere favorevole al riguardo del CTA per le possibili azioni del caso.

4 AUDIT DI SORVEGLIANZA E DI RICERTIFICAZIONE DI UN SGA

4.1 MODALITÀ DI EFFETTUAZIONE DELL’AUDIT DI SORVEGL IANZA Durante gli audit di sorveglianza e di ricertificazione dovranno essere sempre valutate: − le azioni correttive intraprese a seguito delle non conformità rilevate durante l’ultimo audit (il riscontro

della messa in atto delle azioni correttive è indicato sui moduli di rilievo del rapporto precedente completi della proposta di azione correttiva, riportando per ogni rilievo una breve descrizione dell’evidenza riscontrata, l’esito della verifica e la data della verifica);

− l’efficacia del Sistema di Gestione in relazione al raggiungimento degli obiettivi della Politica dell’Organizzazione;

− il funzionamento delle procedure per la notifica di eventuali problemi, − lo stato di avanzamento delle attività pianificate finalizzate al miglioramento delle performance

dell’Organizzazione in linea con la sua Politica; − il follow up delle risultanze degli audit interni; − le azioni intraprese in risposta ad ogni tipo di reclamo rilevante ai fini del Sistema di Gestione; − l’utilizzo del logo dell’ OdC; − la pubblicizzazione del Sistema di gestione e dei prodotti/servizi forniti dall’Organizzazione, anche tramite

la verifica dell’eventuale Sito Internet. − il funzionamento delle procedure per l’accettazione, la registrazione e la risposta delle comunicazioni

rilevanti da parti terze interessate e organi di controllo; − il funzionamento delle procedure per la periodica valutazione ed aggiornamento della conformità alla

legislazione e regolamenti ambientali/di sicurezza applicabili − l’ottemperanza dei requisiti/prescrizioni legislative. Le modalità di effettuazione dell’audit di ricertificazione sono le medesime della audit iniziale. Tra l’altro, durante l’audit di ricertificazione, è, in particolare, verificato:

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 49/55

− l’effettiva interazione tra tutti gli elementi del sistema, − l’efficacia globale del sistema alla luce di eventuali cambiamenti in atto, − l’impegno al mantenimento dell’efficacia del sistema.

4.2 VALUTAZIONE DELLA CONFORMITÀ LEGISLATIVA DURANT E GLI AUDIT DI SORVEGLIANZA E DI RICERTIFICAZIONE Qualora si riscontri una nuova non conformità di tipo legislativo durante l’audit di sorveglianza il GVI deve emettere una non conformità grave (tipo A). Nel caso di autorizzazioni in scadenza per le quali la domanda è stata presentata nei tempi corretti o comunque da almeno 6 mesi, il GVI può considerare la situazione conforme, ma in tal caso deve: - richiedere all’Organizzazione di informare l’OdC circa gli sviluppi della situazione riscontrata - inserire, quantomeno, una nota la riguardo sul “foglio segnalazione” (EMS-06) Nel caso si riscontri un mancato rispetto di un limite/disposizione od altro documento prescrittivo, in presenza di una situazione puntuale, riconducibile a situazione di eccezionalità/casualità e correttamente gestita dall’Organizzazione, il GVI, può non emettere una non conformità grave, ma comunque deve, quantomeno, documentare quanto riscontrato nel “foglio segnalazione” (EMS-06). In tutti i casi suddetti per i quali, a giudizio del GVI, è possibile non compromettere il mantenimento della certificazione, il GVI deve segnalare le casistiche riscontrate a CRTCFPR. 3.3 MODALITÀ DI RAPPORTAZIONE NEGLI AUDIT DI RICERT IFICAZIONE Le informazioni di dettaglio relative alle autorizzazioni esaminate, aspetti ambientali, documenti del SGA verificati, reparti/aree presso cui sono stati eseguiti sopralluoghi ed interviste sono descritte nel dettaglio nei Moduli Osservazioni compilate del GVI (Form QUASQA08V disponibili su FORMS); mentre la registrazione di sintesi di quanto oggetto di valutazione/campionamento è inserita nel “Foglio segnalazione” (EMS-06). Il “Foglio di segnalazione” (per il primo audit di sorveglianza il documento di riferimento è il “rapporto riservato di valutazione” predisposto per il CTA) è utilizzato dal GVI nella preparazione di ogni audit di sorveglianza ai fini di assicurare una continuità nella trasmissione delle informazioni tra audit. successivi.

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 50/55

Allegato 4 - TRASFERIMENTO DI UNA CERTIFICAZIONE

1 PRESUPPOSTI L’OdC può riconoscere la certificazione del SGA di un’Organizzazione emessa da un altro organismo con la procedura riportata di seguito quando sussistono i seguenti presupposti:

- l’Organizzazione interessata ad ottenere il riconoscimento della Certificazione da parte dell’OdC deve

inviare allo stesso avere inviato il Questionario Informativo ai fini della redazione dell’offerta economica per il trasferimento la relativa richiesta secondo la normale prassi dell’OdC

- il certificato dell’Organizzazione è rilasciato da un Organismo accreditato da un ente firmatario degli Accordi di Mutuo Riconoscimento (Accordi MLA EA ed IAF)25

- il certificato deve essere in corso di validità - il certificato non deve essere sospeso - l’Organismo non deve essere sospeso - le attività certificate rientrano nello scopo accreditato dell’OdC Le organizzazioni in possesso di certificati non coperti da tali accreditamenti dovranno essere trattate come nuovi clienti.

La verifica di tali presupposti è effettuata in concomitanza del riesame del contratto compilando l’apposito spazio (“Valutazione presupposti trasferimento”) sul modulo di riesame del contratto.

2 VERIFICA DI PRE-TRASFERIMENTO

Dopo aver verificato l’esistenza dei presupposti di cui al punto 1, il trasferimento di un certificato avviene attraverso una verifica di pre-trasferimento che include normalmente una visita all’Organizzazione che ha richiesto il trasferimento della certificazione.

Per la verifica di pre-trasferimento deve essere sempre compilato e consegnato all’Organizzazione lo specifico rapporto per la verifica di pre-trasferimento – es ame documentale, disponibile su ascesi, come mostrato a seguire.

25 L’elenco degli Enti di Accreditamento facenti parte del suddetto accordo è disponibile sul sito internet www.iaf.nu alla sezione IAF MEMBERS AND SIGNATORIES Accredia.it.

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 51/55

Nei successivi paragrafi sono descritte le possibili modalità di trasferimento di certificato:

- trasferimento con esame documentale verifica di pre-trasferimento econ sopralluogo presso l’Organizzazione (punto 2.1)

- trasferimento con verifica di pre-trasferimento esame documentale ed audit presso l’Organizzazione (punto 2.2)

o CASO A: Trasferimento in concomitanza di audit di sorveglianza

o CASO B: Trasferimento con audit completo

2.1 Verifica di pre-trasferimento Esame documentale con sopralluogo

Un tecnico competentequalificato nel macrosettore deve effettuare un esame documentale basato sui documenti successivi seguito da un sopralluogo presso l’Organizzazione:

a) richiesta di Certificazione

b) questionario informativo contenente le motivazioni della richiesta di trasferimento

c) copia controllata del Manuale del Sistema di Gestione Ambientale e dell’elenco delle Procedure operative

d) copia del certificato in corso di validità rilasciato all’Organizzazione

e) copia del rapporto di audit iniziale o dell’ultimo rapporto di audit di ricertificazione e dei rapporti di audit di sorveglianza relativi a tutte le successive sorveglianze

f) evidenza delle azioni correttive intraprese al fine di risolvere le non conformità rilevate durante gli audit precedenti o evidenza della verifica della risoluzione delle stesse da parte dell’altro Organismo.

g) Programma programma triennale degli audit

h) reclami ricevuti e azioni intraprese

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 52/55

i) le informazioni pervenute con comunicazione da parte dell’Organizzazione circa le motivazioni della

richiesta di trasferimento della certificazione

j) eventuali osservazioni o segnalazioni pervenute dalle autorità nazionali o locali preposte.

La verifica di pre-trasferimento ha esito positivo se la documentazione esaminata ed il sopralluogo effettuato dimostrano l’adeguatezza ed il grado di affidabilità del SGA. L’effettuazione del solo esame documentale senza so pralluogo presso l’Organizzazione deve essere giustificato e la giustificazione deve essere adegu atamente registrata sul modulo riesame di contratto rapporto di pretransfer review .

Per questa attività deve essere preparato

Pertanto in caso di trasferimento con sopralluogo:

- deve essere aggiunto al processo di certificazione lo step su ASCESI specifico e potranno essere cancellati tutti gli altri step di audit di Stage 1 e Stage 2 (in quanto non è effettuato alcun audit) e deve essere utilizzato l’apposito rapporto per la verifica di pre-trasferimento – esame documentale;

- il campo di applicazione del SGA da certificare deve essere identico a quello definito dall’altro OdC

- Le date dei successivi audit di sorveglianza/ricertificazione devono essere identiche (o anticipate rispetto) a quelle previste dall’altro Organismo

un rapporto di audit documentale sul quale devono essere registrati tutti i documenti esaminati e le risultanze dell’esame e del sopralluogo effettuato26; il campo di applicazione del SGA da certificare deve essere identico a quello definito dall’altro Organismo.

Le date dei successivi audit di sorveglianza/ricertificazione devono essere identiche (o anticipate rispetto) a quelle previste dall’altro Organismo.

L’RPC, al termine dell’attività di audit documentale, per il proseguimento dell’iter certificativo, prepara la documentazione di cui al paragrafo 3, che deve essere inviata al CTA per approvazione.

2.2 Verifica di pre-trasferimento Esame documentale ed audit sul sito

Oltre alla verifica di pre-trafserimentoesame documentale effettuato sui documenti descrittai in precedenza, può essere effettuato un audit sul sito nei due casi successivi. (CASO A e CASO B)

Comunque in entrambi i casi: per la verifica di pre-trafsferimento (sia se effettuata presso il Cliente che c/o gli uffici RINA) deve essere utilizzato l’appositocompilato il rapporto per la verifica di pre-trasferimento – esame documentale, disponibile su ascesi, aggiungendo lo specifico step su ascesi.

- se l’esame documentale è effettuato presso l’Organi zzazione le risultanze di tale verifica e le registrazioni di tutti i documenti verificati di cui al paragrafo 2.1 lett. a) – j), possono essere registrate direttamente sul rapporto di audit sul sito (step audit stage2 su ascesi)

- sSe l’esame documentalela verifica di pre-trasferimento è effettuat ao off-site , i tempi di tale verifica non dovranno superare il 20% dei tempi totali di audit. e dovrà essere preparato un rapporto di audit documentale. (step Stage 1- esame documentale su ascesi)

CASO A: Trasferimento in concomitanza di audit di s orveglianza

Nel caso in cui la richiesta di trasferimento sia accolta in concomitanza di un audit periodico programmato dal precedente OdC, è effettuato un audit sul sito con i tempi e le modalità corrispondenti alla tipologia di audit programmata dal precedente Organismo.

26 Anche l’esito del sopralluogo dovrà essere registrato direttamente sul rapporto di audit documentale compilando i campi “generalità” e “Conclusioni”

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 53/55

A completamento con esito favorevole dell’audit sul sito, oltre alla redazione del rapporto per la verifica di pre-trasferimento – esame documentale di cui sopra:

- deve essere preparato, come di consueto, il rapporto di audit (poiché il processo su ascesi, in caso di trasferimento del certificato, ha gli stessi step di quelli di prima certificazione, deve essere compilato lo step corrispondente allo stage2 indipendentemente dalla tipologia di audit)

- deve essere predisposto un programma di audit le cui date dei successivi audit di sorveglianza/ricertificazione devono essere identiche (o anticipate rispetto) a quelle previste dall’altro Organismo

- il certificato emesso avrà una validità identica a quella del certificato del precedente Organismo

L’RPC, al termine dell’attività di esame documentalepre-trasferimento e di audit periodico, per il proseguimento dell’iter certificativo, prepara la documentazione di cui al paragrafo 3, che deve essere inviata al CTA per approvazione.

CASO B: Trasferimento con audit completo

Nel caso in cui la richiesta di trasferimento sia accolta in concomitanza di un audit di ricertificazione programmato dal precedente OdC o su espressa richiesta dell’Organizzazione, è possibile procedere alla certificazione mediante un audit completo presso l’organizzazione applicando i tempi di ricertificazione.

In questo caso , a completamento con esito favorevole dell’audit sul sito, oltre alla redazione del rapporto per la verifica di pre-trasferimento – esame docume ntale di cui sopra:

- deve essere preparato, come di consueto, il rapporto di audit (poiché il processo su ascesi, in caso di trasferimento del certificato ha gli stessi step di quelli di prima certificazione, deve essere compilato lo step corrispondente allo stage2)

- si potrà emettere un PVP con audit a 12, 24, 36 mesi dalla data di completamento dell’audit di trasferimento ed un certificato valido tre anni a partire dalla data di emissione.

L’RPC, al termine dell’attività dell’esame documentale e di audit di ricertificazione, per il proseguimento dell’iter certificativo, prepara la documentazione di cui al paragrafo 3, che deve essere inviata al CTA per approvazione.:

3 CERTIFICAZIONE

L’RPC, al termine dell’attività di audit, per il proseguimento dell’iter certificativo, prepara la seguente documentazione (compresa quella dell’altro Organismo), che deve essere inviata al CTA per approvazione.:

Poiché possono essere trasferite solo certificazioni emesse sotto accreditamento in corso di validità, la proposta di trasferimento deve essere verificata con esito positivo entro la data di scadenza del precedente certificato.

Documentazione per Trasferimento di certificato (ML A)

Documentazione RINA e/o Agroqualità

1. ITER CERTIFICATIVO E PROPOSTA DI

CERTIFICAZIONE; 2. QUESTIONARIO INFORMATIVO 3. RIESAME DEL CONTRATTO 4. VERIFICA DI PRE-TRASFERIMENTO – Esame

documentale 5. PIANO DI AUDIT (se applicabile) 6. RAPPORTO DI AUDIT SUL SITO (se

Documentazione del precedente OdC:

9. COPIA CERTIFICATO IN CORSO DI VALIDITÀ 10. COPIA DELL’ULTIMO RAPPORTO DI AUDIT

DELL’ALTRO ORGANISMO 11. COPIA DEL PROGRAMMA TRIENNALE

DELL’AUDIT DELL’ALTRO ORGANISMO

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 54/55

applicabile);

7. PROGRAMMA DEGLI AUDIT PERIODICI 8. REPORT VETO POWER (se necessario)

Documentazione RINA o Agroqualità: -iter certificativo e Proposta di certificazione; -riesame del contratto -rapporto di audit documentale e/o di audit sul sito; -programma degli audit di sorveglianza Documentazione dell’altro Organismo -copia del certificato emesso dall’altro Organismo in corso di validità -copia dell’ultimo rapporto di audit dell’altro Organismo -copia del programma triennale dell’audit dell’altro Organismo Tutti i trasferimenti sono oggetto di verifica da parte del CTA o decision maker secondo quanto previsto alle fasi 16a e 16b della Tabella 1 - DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE E RICERTIFICAZIONE e Tutti i trasferimenti sono oggetto di verifica da parte del CTA centrale secondo nelle rispettive quanto previsto dall’Instruction to technicians di riferimento (CTA 010 per le certificazioni emesse in Italia; CTA023 per le certificazioni emesse all’estero).

4 PROROGHE Il RPC può concedere, per giustificati motivi ed a seguito di richiesta scritta motivata dell’Organizzazione (mancanza di commesse; C.G.I., grosse modifiche organizzative, altro..), un rinvio non superiore a tre mesi degli audit di sorveglianza, tenendo comunque presente che, in ogni caso, dovrà essere effettuato un audit di sorveglianza nell’anno solare e che il primo audit di sorveglianza successivo all'audit iniziale dovrà essere comunque effettuato non oltre 12 mesi dalla fine dello stage 2 dell’audit iniziale effettuato dall’altro Organismo. L’intero iter di ricertificazione, compreso eventuali audit supplementari, deve essere completato entro la data di scadenza del certificato.

RINA


IS-CRT-AMB-00

Rev. 7

Pag. 55/55

Allegato 5 – AREE TECNICHE MACROSETTORI DI PER SISTEMI DI GESTIONE AMBIENTALE : MACROSETTORI

In tabella sono riportati i macrosettori che rappresentano le aree tecniche per lo schema SGA con esplicitati i relativi settori tra i quali sono presenti settori non qualificanti.

A chiarimento di quanto sopra specificato: - il possesso da parte di un ispettore della competenza in un “settore non qualificante” non consente di

ottenere la qualifica competenza dell’ispettore anche per gli altri settori del macrosettore; - un valutatore qualificato competente in un macrosettore può comunque operare nel macrosettore IX

In particolare, solo per i Sistemi di Gestione Ambientale

-il settore EA 39 è suddiviso in EA 39a ed EA 39b seco ndo i codici NACE di seguito riportati . EA 39a = cod. NACE 37-38-39: - GESTIONE DELLE RETI FOGNARIE, ATTIVITA’ DI RACCOLTA, TRATTAMENTO, E SMALTIMENTO

RIFIUTI, RECUPERO DI MATERIALI EA 39b = ATTIVITÀ’ DI ORGANIZZAZIONE ASSOCIATIVE N.C.A. - ATTIVITÀ’ RICREATIVE, CULTURALI E SPORTIVE - ALTRE ATTIVITÀ’ DEI SERVIZI - SERVIZI DOMESTICI PRESSO FAMIGLIE E CONVIVENZE - ORGANIZZAZIONE ED ORGANISMI EXTRATERRITORIALI

-il settore EA 17 è suddiviso in EA 17a ed EA 17b seco ndo i codici NACE di seguito riportati . EA 17a = cod. NACE 24: - METALLURGIA EA 17b = cod. NACE 25: - FABBRICAZIONE DI PRODOTTI IN METALLO, ESCLUSI MACCHINARI ED ATTREZZATURE

SUDDIVISIONE MACROSETTORIALE PER SGA

MS SETTORI EA SETTORI NON QUALIFICANTI

I 1,3, 30 30

II 17b, 18, 19, 20, 21, 22a, 22b, 23a, 23b, 23c, 23d, 29b, 31a, 31b 23 e 31a

III 7, 8, 9 8

IV 2, 15, 16, 17a, 23f, 28 23f

V 6, 23e

VI 4, 5

VII 10, 12, 13, 14 14

VIII 25, 26, 27 27

IX 29a, 29c, 32, 33, 35, 39b

X 11

XI 24, 39a

XII 34

XIII 36, 37 37

XIV 38

Nota. In grassetto sono evidenziate le modifiche di allocazione intervenute su alcuni settori EA

Per le modalità qualifica identificazione della competenza macrosettoriale SGA vale quanto riportato nella IS-CRT-AUD-01 e relativo allegato specifico per SGA.

RINA VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI SISTEMI DI · - ISO 14004:2004 - Sistemi di Gestione...

Documents

Transcript of RINA VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI SISTEMI DI · - ISO 14004:2004 - Sistemi di Gestione...