Ridurre rischi e costi con la governance proattiva dei dati

White paper aziendale

2

Sommario

3 In sintesi

4 Governance dei dati: il nuovo imperativo aziendale

4 La tempesta perfetta delle informazioni

5 Il ruolo dell'innovazione

6 L'eredità dei supporti cartacei

7 Una nuova prospettiva per una nuova era

8 Governanceproattivadeidati:gestireladicotomiatraflessibilitàecontrollo

8 Informazioni su HP Autonomy

3

Business white paper | Soluzioni HP per la governance proattiva dei dati

Gestire la tempesta perfetta delle informazioni

In sintesi

Ilpanoramaaziendaledioggiècaratterizzatodaunaforteturbolenzageneratadaun'unicaforza: l'incessante crescita delle informazioni. Ormai è una realtà generalmente accettata: i dati raddoppiano ogni 12/18 mesi e tutti gli indicatori lasciano pensare che tale crescita accelererà nel corso del prossimo decennio. I recenti progressi tecnologici, in particolare per quanto riguarda le funzioni analitiche, hanno reso queste informazioni la più preziosa risorsa potenziale di ogni azienda.

Senzadubbio,ilrapidoaumentodeidatistaponendonuovesfideecreandonuoveopportunitàpertutte le imprese. Ma per risultare davvero utili, i dati devono essere gestiti correttamente in tutto il loro ciclo di vita. Tradizionalmente la governance delle informazioni rappresentava un'attività costosa,difficileeperlopiùmanuale.Oggiinvecelarealtàèquesta:

• IprogressinelletecnologieassociateaeDiscoveryebigdatahannoresolagovernancedeidatipiùflessibile,piùpotenteepiùautomatizzatarispettoalpassato.

• L'applicazione proattiva della governance delle informazioni può favorire l'ottimizzazione dei beneficiconlacontemporaneariduzionedeirischi.

Sfruttare al meglio i dati è ora un imperativo dei dirigenti aziendali e lo spazio di opportunità per monetizzarneiflussisistarapidamenteesaurendo,conleimpresepiùintraprendentiedecisecheottengonovantaggiindiscutibili.MaperrisolvereilproblemanonèassolutamentesufficientecaricareidatisuunmotoreMapReduceeaffidarsiaundatascientistperlaloroanalisi.Inunmondoincuiriuscireadamministrarepetabyteoexabytedidatisensibilidiclientieaziendeèconsideratonormale, è più che mai necessario concentrarsi sulla corretta esecuzione delle attività di gestione, monitoraggio e protezione di tutte le informazioni.

Business white paper | Soluzioni HP per la governance proattiva dei dati

4

Governance dei dati: il nuovo imperativo aziendale

Sebbeneoggilamaggiorpartedeidirigentiriconoscal'importanzadeidatidelleloroimprese,pochi hanno adottato misure adeguate per gestirli correttamente. La governance delle informazioni è un argomento di discussione da oltre trent'anni, eppure le soluzioni tecnologiche hanno compiuto progressi molto limitati in questo arco di tempo. In generale i processi di governancesonoancoraincentratisuapproccisuperatiperlagestionedirecordfisiciodocumenti,cheinpassatocostituivanolabaseperl'amministrazionedell'impresa.

Tali procedure, un tempo adeguate se non addirittura ideali, risultano purtroppo inadatte alle esigenzedibusinessodierne.Lamaggiorpartedelleaziendesiritrovaatentaredi gestirelelororisorsepiùpreziosetramiteprocessi,procedureetecnologieormaiobsolete.

L'infrastruttura di governance si sta sgretolando sotto il peso dell'incessante aumento dei dati, proprio nel momento in cui tale capacità è essenziale per il successo di un'azienda. È necessario unapprocciodiversoallagestionedelleinformazioni,daapplicareintempibrevi.

La tempesta perfetta delle informazioni

Non è un caso che la governance dei dati si collochi in primo piano tra le iniziative aziendali di oggi.Leimpreseaffrontanolacontemporaneainterazionedellacrescitaesplosivadeidati,deldrastico aumento della supervisione legale e normativa e dell'esigenza di agire sui dati con unavelocitàeun'efficaciasempremaggiori.Perbilanciaretalirequisiti,ènecessariooperareinmodo completamente diverso.

Tentare di gestire manualmente le risorse informative, con la diretta supervisione e l'intervento umanononsolononèpiùunapproccioefficiente,maèimpossibileinterminioperativi.Milioniomiliardididocumenti,e-mail,messaggiditesto,videoealtrifilevengonospostatiattraversocentinaia o migliaia di sistemi, a cui accedono migliaia o milioni di utenti. La complessità dell'odiernoambientedelleinformazioniètalechel'interventodirettodelpersonalenonèpiùunasceltarazionale.Alcontrarioleimpresedevonogestireipropriambientididaticonlestessetecnologiechecontribuisconoallalorocrescitainterminidiscalabilità,velocitàecomplessità.

5

Business white paper | Soluzioni HP per la governance proattiva dei dati

Il ruolo dell'innovazione

Fortunatamente negli ultimi venti anni la gestione delle informazioni ha registrato grandi investimenti e compiuto progressi notevoli. Le aziende hanno speso miliardi di dollari per promuovere l'innovazione tecnologicainareecomeeDiscovery,socialmedia,bigdataefunzionianalitichepericlienti.Questiprogressihannomiglioratosensibilmentelanostracapacitàdigestireenormivolumidirisorseinformativediverse,intemporealeesuunnumeropressochéinfinitodipiattaforme,iltuttoconunelevato livello di coerenza, trasparenza e automazione.

Proprio le tecnologie che favoriscono l'incessante crescita dei dati sono diventate i fattori essenziali nellagestionedituttequesteinformazioni.Basandosisutalioffertetecnologiche,lagovernancedeidati diventa un aspetto necessario e funzionale.

Nella valutazione delle vostre esigenze di governance delle informazioni, considerate le seguenti domande:

• Ènecessarioindividuarechiaccedeaidatispecifici,quandoeinqualecontesto? Inquestosenso,visonofortianalogieconlacapacitàdistabilireciòcheivostriclientidesideranoquandovisitanoilvostrositoWeb.

• Ènecessariocercaree-mailchepotrebberoesserepertinentiaundeterminatocasolegale?Sitrattadi una funzionalità identica alla personalizzazione dei contenuti forniti a un determinato cliente, inbaseaunaseriespecificadiselezionidaluieffettuate.

• È necessario accertarsi che le informazioni aziendali cruciali siano protette e monitorate in modo attivopergarantirneuncorrettoutilizzo?Certamentesarebbepreferibilechequestafunzionalitàfossegiàapplicataatuttiidatisensibilideiclienti.

IprogressinelleattivitàdianalisiedeDiscoveryfavorisconomiglioramentisignificativiperlagovernance dei dati. Le opzioni richieste sono identiche; la governance delle informazioni rappresenta semplicemente una serie diversa di use case. Oggi le imprese possono davvero rispondere ai requisiti di governance, che sono diventate vere esigenze, anche se mai del tutto soddisfatte, nel corso degli ultimi decenni.Einunmondosemprepiùcomplesso,distribuito,regolatoecostantemente"intemporeale",nonèmaitroppoprestoperriuscireagestireidatiinmodoefficace.

Business white paper | Soluzioni HP per la governance proattiva dei dati

6

L'eredità dei supporti cartacei

Peraffrontarelanuovarealtàdeibigdata,leimpresedevonomodificareilproprioapproccioallagovernance delle informazioni. Storicamente, tale strategia era applicata attraverso tre livelli principali: organizzazione, posizione e controllo. Il termine organizzazione si riferisce al modo in cui i volumi di dati vengono scomposti in insiemi più piccoli per permetterne una gestione più immediata. Posizione indica il sistema o i sistemi in cui sono archiviate, e quindi gestite, le informazioni. Il controllo ècostituitodaunaseriediregole,policy,flussidilavoroealtrielementisucuisibasal'effettivaesecuzione delle attività di governance.

Tradizionale Attuale

Gestione dei dati: Posizione prestabilita Sul posto

Controllo dei dati: Procedurale Discorsivo

Applicazione Globale Trasparente

I livelli indicati erano identici a quelli utilizzati nella precedente era dei supporti cartacei, visto che leimpresevantavanounagrandeesperienzaconquestiapproccitradizionali.Conl'avventodelleinformazioni digitali, i tre livelli sono stati implementati nel modo seguente:

• Gliobiettivilegatiall'organizzazione sono stati raggiunti tramite l'utilizzo di tassonomie centralizzateocataloghidimetadati,incuivenivanocreatecategoriediinformazionipredefiniteeidatieranoorganizzatialmomentodellalorocreazione.Questoapproccioall'organizzazioneeraditipoprescrittivo,poichévenivanoprimadefiniteeimplementatelecategorieesuccessivamenteidatierano collocati in quelle pertinenti.

• Per quanto riguarda la posizione, i requisiti sono stati soddisfatti implementando uno o più pacchetti softwareperlagestionedeidati.Unavoltaadottatounsistemadigovernance,venivaeffettuatalamigrazionedeidatiinquell'ambienteperpoterliamministrare.Tutteleinformazioniall'esternodelsistemaeranodifattofuoricontrolloenonvisibiliattraversoilprocessodigovernance.

• Gliobiettividicontrollosonostatiraggiuntigrazieall'utilizzodiflussidilavoro,regoledibusinessealtristrumentispessomoltocomplessi,difficilidausareecherichiedevanounnotevoleintervento umano per essere eseguiti correttamente. Tali approcci erano adeguati nei primi anni dellarivoluzionedigitale,marappresentanounostacolodirettoallaproduttivitàeallafattibilitànell'ambienteodierno.

7

Business white paper | Soluzioni HP per la governance proattiva dei dati

Una nuova prospettiva per una nuova era

I vecchi metodi associati a organizzazione, posizione e controllo semplicemente non funzionano e impediscono di fatto alle imprese di comprendere e sfruttare al massimo le proprie risorse informative. Per ogni livello di governance dei dati è necessario, non solo opportuno, un nuovo approccio. Ad esempio:

• Organizzazione: perl'organizzazione,ilmetodoprescrittivotradizionalebasatosulladefinizionediuna tassonomia centralizzata e un catalogo di metadati, con il successivo inserimento forzato delle informazioniintalestruttura,noneraefficace,accuratoerichiedevatroppiinterventimanuali.Invecesfruttandolatecnologiasensibilealcontesto,idatipossonoessereorganizzatiinmododinamicoeautomatico,almomentodellacreazioneodell'utilizzoeinbasealcontestodeglielementigestiti,piuttosto che tramite parole chiave o metadati forzati.

Diconseguenza,quandosiesegueunaqueryosiapplicaunapolicy,irisultatispecificicorrispondonoesattamenteaciòchecisiattendevaalmomentodell'esecuzione.Questilivellidiprecisioneedefficienzagarantiscono agli utenti di ottenere i risultati corretti, nel momento giusto, senza dover prevedere in anticipoognipossibileutilizzodiundato.

• Posizione: per ciò che concerne la posizione, l'approccio tradizionale che implicava lo spostamento di tuttiidatidagestireinun'unicapiattaformaosistemanonèsemplicementefunzionaleinunambientebasatosucloudecaratterizzatodalletendenzeBYODeSaaS(Software-as-a-Service).Irepositorydeidatidelleaziendesistannodiversificandosempredipiùetalediversitàinterminidicreazioneeutilizzoèdestinataadaumentaredrasticamenteneiprossimianni.Infine,l'ideadispostarepetabyteoexabytediinformazioniinunrepositorycentraleperpoterlegestireèassolutamenteirrealizzabile.

Un approccio migliore alla posizione di amministrazione prevede di conservare le informazioni nel luogo piùcomodopergliutentiepiùefficienteperleaziende,applicandopoilefunzionalitàdigovernancedeidati in loco. Nel caso ideale, un motore di policy centralizzato controlla tutte le informazioni per l'intero ciclodivita,raggiungendoqualsiasinumerodirepositorydistribuitieapplicandolepolicyneipercorsidiarchiviazionedeidati.Questagovernanceinlocoèfondamentaleperpermetterealleaziendedisfruttarealmassimoivantaggioffertidalcloudcomputing,conservandonelcontempoilnecessariolivellodisupervisione.

• Controllo: infinel'approcciotradizionalealcontrollo,checonsistevaininterventomanuale,revisione,valutazione ed eliminazione non funziona più in presenza di milioni di record e migliaia di partecipanti aiprocessi.Pertalemotivoicontrollirigidamentecodificati,formaliepervasividevonolasciarespazioall'applicazionefluida,dinamica,automatizzataecentralizzatadellepolicydimonitoraggio,chepermetteunacorrettagestionedegliutentisenzavincoliinappropriati.Questotipodicontrolloèugualmenteefficace,senondipiù,equandovieneapplicatonelmodogiustorisultatrasparenteagliutenti.Unatrasparenzacheèessenzialeperassicurarel'applicazionecoerenteesostenibilealivellonormativodeicriteri di governance rispetto a enormi volumi di informazioni create e utilizzate in tempo reale.

Business white paper | Soluzioni HP per la governance proattiva dei dati

8

Registrati per ricevere gli aggiornamenti hp.com/go/getupdated

Governance proattiva dei dati: gestire la dicotomia tra flessibilità e controllo

Applicando la governance proattiva dei dati in termini di organizzazione, posizione e controllo, potreteassicurareladisponibilità,laprotezioneel'amministrazionedellevostrerisorseinformative durante l'intero ciclo di vita. E in tale arco di tempo, tutti gli utenti appropriati potranno accedere ai dati, per promuovere processi decisionali informati in tutta l'azienda.

Lesoluzionidigovernanceproattivadeidatioffronorisparmiavallesutempiecosti,associatiallarispostaalleesigenzerelativealleinformazioni;ciòèpossibilegrazieallacapacitàdi:

• Collegarsiairepositorypertinentidiinformazionistrutturateenonstrutturate

• Catalogareeanalizzareleinformazioniintemporeale,garantendolacorrettainclusioneditutti i dati pertinenti, indipendentemente dalla modalità di organizzazione e gestione

• SelezionareeisolareleinformazionipertinentiperusecasespecificicomeattivitàdieDiscoveryinambitolegale,rispostaallenormativeoaccertamentideiclienti

• Automatizzareiflussidilavorodimapping,notificaecolloquiodeidepositarigrazieamodellidinamici,personalizzabiliesensibilialcontestoperfavorirel'efficienza

• Integrarehardwareesoftwarepersemplificareledistribuzioniincasodiambientiinhosting,inlocaleoibridi

ConlapiattaformadigovernancedeidatidiHP,lavostraaziendapotràraggiungeregliobiettividivergentidiaumentodellaflessibilitàedelcontrollo.Gliutentisarannoingradodiaccederealleinformazioni corrette nel momento giusto e nel contesto adeguato, il tutto in conformità alle policyeaicontrollisocietariappropriati.Talicontrollisonoapplicatiinmodofluido,trasparenteecoerente grazie all'utilizzo della rivoluzionaria tecnologia HP IDOL.

Informazioni su HP Autonomy

HPAutonomyèleaderglobalenell'ambitodisoftwarecheelaboranoinformazioniumanenonstrutturate,comesocialmedia,e-mail,video,audio,testiepagineWeb.Utilizzandoletecnologiedi gestione e analisi delle informazioni di HP Autonomy, le imprese possono ricavare valore in tempo reale da dati in qualunque formato o lingua, compresi i dati strutturati. Un'ampia gamma dioffertecommercialiprogettateperscopispecificiaiutaleaziendeaotteneremaggiorivantaggiattraversofunzionalitàdianalisidelleinformazioni,accessounificatoaidati,archiviazione,eDiscovery, gestione dei contenuti aziendali, protezione dei dati e ottimizzazione delle iniziative di marketing.

Ulterioriinformazionisonodisponibiliall'indirizzoautonomy.com/infogov .

Condividiquestodocumentoconicolleghi

©Copyright2013Hewlett-PackardDevelopmentCompany,L.P.Leinformazionicontenutenelpresentedocumentosonosoggetteamodifichesenzapreavviso.LesolegaranziesuiprodottieiserviziHPsonoquellestabilitenelledichiarazionidigaranziaesplicitecheaccompagnanotaliprodottieservizi.Nessunaaffermazionecontenutanelpresentedocumentopuòessereritenutaun'estensioneditalegaranzia.HPnonèresponsabiledeglieventuali errori tecnici o editoriali, né delle omissioni contenute nel presente documento.

20140212_RL_WP_HP_Proactive_InfoGov QuestaèunastampadigitaleHPIndigo.