REQUISITI FUNZIONALI - FER – Ferrovie Emilia-Romagna · Servizi per l’implementazione del...

Servizi per l’implementazione del sistema gestionale SAP

Requisiti

Pagina

1 di 22

Servizi per l’implementazione del sistema

gestionale SAP

REQUISITI FUNZIONALI

http://www.fer.it/index.php


Requisiti

Pagina

2 di 22

Sommario

1. Introduzione .......................................................................................................................... 2

2. Lista dei requisiti .................................................................................................................... 2

1. Introduzione

Il presente documento sono riportati i requisiti funzionali e tecnologici che il nuovo Sistema SAP dovrà

obbligatoriamente soddisfare; i requisiti sono suddivisi a mero scopo rappresentativo tra i diversi

moduli oggetto di implementazione.

L’elenco dei requisiti non ha lo scopo di elencare analiticamente tutte le funzionalità presenti nei

moduli SAP, ma quello di evidenziare le funzioni minime richieste che saranno ulteriormente

dettagliate durante gli incontri di analisi previsti nella fase di Progettazione del Sistema SAP.

2. Lista dei requisiti

ID_Requisito Descrizione

MM_1 Gestione integrata del processo di ciclo passivo - il sistema dovrà prevedere la gestione integrata dei documenti inerenti al ciclo passivo, collegati l'uno con l'altro e richiamabili partendo da ogni singolo documento.

MM_2

Anagrafica fornitori - l'anagrafica fornitori dovrà gestire almeno le seguenti informazioni: codice fornitore (collegato al codice cliente nel caso di un fornitore che risulti contemporaneamente anche cliente di FER), ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo (con possibilità di gestire più indirizzi per singolo fornitore, tra cui ad esempio sede legale e/o altre sedi amministrative/operative), telefono, fax, indirizzo e-mail, nominativo di riferimento, materiali forniti, coordinate bancarie (con gestione di più conti correnti per fornitore, tra cui i conti correnti certificati (L.136/2010 e ss.mm.ii.), note dell' utente, condizioni di pagamento ecc. Dovranno essere gestite sull'anagrafica fornitori come campo a sistema anche le informazioni relative ad alcuni adempimenti normativi, tra cui: DURC, Certificato antimafia, Iscrizione camera di commercio, Casellario giudiziario etc.

MM_3

Anagrafica materiali - l'anagrafica materiali dovrà gestire almeno le seguenti informazioni: codice materiale/gruppo merci, descrizione del materiale, ubicazione, fornitori, flag materiale pericoloso etc. Il sistema dovrà consentire di collegare al codice materiale presente in anagrafica un codice esterno riferito al medesimo materiale (es: codifica del fornitore, categorico FS)



Requisiti

Pagina

3 di 22

MM_4

Consultazione partite - il sistema dovrà consentire la consultazione dei dati di saldo per diversi parametri, tra cui: fornitore/gruppo, codice fornitore, ragione sociale, anno esercizio, anno competenza, numero protocollo, n. fattura, data fattura, causale, Importo originale fattura, saldo da pagare, ecc.

MM_5

Gestione RdA (Richieste d'acquisto) - il sistema dovrà prevedere la gestione delle RdA (Richieste d'acquisto) con possibilità di emissione da parte di qualsiasi unità organizzativa aziendale e automaticamente nel caso in cui le giacenze di magazzino di uno o più materiali (secondo le configurazioni definite) scendano sotto un livello determinato. L'RdA dovrà contenere almeno i seguenti campi: richiedente e U.O. di appartenenza, numero e data dell'RdA, codice materiale/gruppo merce, quantità, data di consegna, magazzino ricevente (per le merci gestite a magazzino), importo stimato, divisa, conto Co.Ge, oggetto di contabilizzazione, fornitore richiesto (eventuale). Il sistema dovrà gestire diversi stati del documento, visualizzabili in testata: creata e in attesa di autorizzazione, autorizzata/non autorizzata, trasformata in OdA. Le RdA dovranno poter essere emesse in relazione ad un Contratto, consentendo all'utente sulla base di una serie di parametri (fornitore, materiale etc.) di visualizzare un elenco ristretto di contratti (laddove presenti più contratti, in alternativa proporne uno unico) caricati a sistema in modo da selezionare quello corretto per lo specifico acquisto. La scelta dell'oggetto di contabilizzazione dovrà essere facilitata per l'utente tramite una restrizione della scelta possibile, a seconda della struttura organizzativa di appartenenza o della tipologia di acquisto.

MM_6 Gestione RdO (Richieste d'offerta) - il sistema dovrà prevedere la possiilità di emettere delle RdO ai fornitori

MM_7

Gestione OdA (Ordini d'acquisto) - il sistema dovrà prevedere l'emissione e gestione degli OdA, partendo eventualmente da singoli RdA o da accorpamenti di più RdA. L'OdA dovrà contenere almeno i seguenti campi: richiedente e U.O. di appartenenza, numero e data OdA, materiale/prestazione, quantità, prezzo, codice IVA, oggetto di contabilizzazione, codice CIG/CUP, fornitore selezionato, magazzino di consegna, data di consegna stimata. Gli OdA dovranno poter essere emessi in relazione ad un Contratto. Il sistema dovrà prevedere l'emissione di OdA verso RTI, con la possibilità di ricezione della fattura da parte delle singole componenti della riunione d'imprese.

MM_8

Gestione Contratti - il sistema dovrà poter gestire accordi con i fornitori differenti rispetto al semplice OdA. Si richiede al sistema di gestire le seguenti variabili all'interno delle varie tipologie di contratto che saranno definite a sistema: fornitore selezionato, condizioni d'acquisto (tariffa/prezzo unitario del bene/prestazione contrattualizzati), valore (massimo) del contratto, validità temporale del contratto, fideiussione (con relativo importo). Il sistema dovrà consentire inoltre l'emissione di RdA/OdA legati ad uno specifico contratto.



Requisiti

Pagina

4 di 22

MM_9

Gestione ciclo autorizzativo (RdA/OdA) - il sistema dovrà prevedere un workflow di approvazione di RdA/OdA a più livelli, differenziate a seconda di diverse variabili contenute nel documento d'acquisto, tra cui: tipologia di bene/servizio acquistato, importo dell'acquisto, struttura richiedente. Ogni approvatore dovrà visualizzare e operare a sistema solamente le RdA/OdA di sua compentenza, secondo le strategie definite. In caso di creazione di un documento che necessità di approvazione, il sistema dovrà inviare un alert al soggetto incaricato. Dovrà essere possibile visualizzare lo status dei documenti in attesa di approvazione ed il livello al quale sono stati approvati, identificando il soggetto che ha in carico il documento il quel dato momento.

MM_10

Verifica capienza del Budget - il sistema dovrà verificare automaticamente la capienza di budget a livello di incrocio natura di spesa/Cdc al momento della creazione dell'RdA/OdA da parte dell'utente. Tale verifica, in caso di riscontro negativo, dovrà impedire l'emissione dell'RdA/OdA o lanciare un messaggio di alert.

MM_11 Classificazione fornitori - il sistema dovrà permettere di classificare i fornitori in differenti categorie, allo scopo di raggrupparli in gruppi omogenei secondo i criteri definiti

MM_12

Valutazione fornitori - il sistema dovrà consentire la valutazione dei fornitori tramite la valorizzazione (automatica sulla base di dati contenuti a sistema o manuale da parte dell'utente) di più variabili definite a sistema, alle quali sono assegnati pesi differenziabili.

MM_13 Gestione blocco fornitori - il sistema dovrà consentire diverse tipologie di blocco del fornitore, che potranno generarsi automaticamente allo scattare di determinate condizioni o attivate manualmente dall'utente

MM_14 Gestione penalità ai fornitori per mancata/ritardata consegna - il sistema dovrà calcolare in automatico, sulla base delle condizioni inserite in OdA e della data di ricevimento merce, eventuali penalità da comminare al fornitore.

MM_15 Gestione multi-magazzini - il sistema dovrà prevedere la gestione di più magazzini, anche presso terzi

MM_16

Conversione U.M. del materiale tra OdA/EM/Fattura - il sistema dovrà prevedere la conversione automatica dell'unità di misura di quantificazione di un materiale, nel caso in cui essa risulti diversa tra quella espressa nei documenti d'acquisto e quella definita a magazzino

MM_17

Gestione tolleranze - il sistema dovrà prevedere la gestione delle tolleranze in fase di EM (quantità) e registrazione fattura (valore/quantità), consentendo all'utente di registrare un documento nonostante eventuali differenze che si possono presentare (entro i limiti definiti)

MM_18 Scritture contabili per fatture da ricevere - il sistema dovrà prevedere la gestione delle scritture contabili per fatture da ricevere

MM_19 Ripristino del budget in caso di emissione note di credito - il sistema dovrà prevedere il ripristino del budget impegnato al momento dell'emissione di una nota di credito



Requisiti

Pagina

5 di 22

MM_20

Gestione del DURC (Documento unico regolarità contributiva) - il sistema dovrà prevedere la gestione delle informazioni riguardanti la regolarità contributiva dei fornitori. In particolare dovranno essere gestiti come informazioni dell'Anagrafica del fornitore i seguenti campi: data richiesta, data scadenza, status (valido/scaduto). Dovrà essere possibile gestire l'eventuale blocco automatico del fornitore nel caso validità scaduta o in alternativa il blocco al pagamento delle partite riferite allo specifico fornitore.

MM_21

Gestione del CIG (Codice identificativo gara) e CUP (Codice unico progetto) - il sistema dovrà prevedere la gestione del CIG (Codice identificativo gara) e del CUP (Codice unico progetto) all'interno dei documenti di acquisto. L'utente dovrà avere la possibilità di inserire in un campo a sistema (con unico inserimento a sistema del dato), al momento della creazione dell'OdA/Contratto, i codici CIG/CUP e l'informazione dovrà essere riportata automaticamente sui documenti collegati (es: Fattura). La stampa dell'OdA dovrà contenere indicazione del CIG e del CUP. Nel caso di emissione di RdA legata a contratto, il codice CIG dovrà essere ripreso direttamente da quello caricato sul Contratto. In fase di creazione dell'OdA, il sistema dovrà determinare secondo alcuni parametri l'obbligatorietà dell'inserimento del CIG, impedendo il salvataggio dell'OdA in caso di assenza.

MM_22 MRP - il sistema dovrà gestire un processo di MRP rispetto agli impegni di materiale previsti in tutti i processi coinvolti

MM_23 Gestione impegni (automatici e manuali) - il sistema dovrà prevedere la gestione degli impegni dei materiali a magazzino, partendo sia da input automatici sulla base della creazione di determinati documenti (OdV, OdM etc) sia da operazione manuale

MM_24

Gestione sotto-scorta e livelli di riordino - il sistema dovrà prevedere la gestione dei livelli di riordino delle scorte a magazzino e i livelli di scorta di sicurezza dei materiali, con emissione automatica di OdT e/o RdA sulla base delle regole che saranno definite. Il livelli dovranno poter essere definiti per singolo magazzino o per l'intera società

MM_25

Gestione OdT (Ordini di trasferimento) - il sistema dovrà prevedere l'emissione e gestione degli OdT dei materiali da un magazzino a l'altro. Gli OdT potranno essere emessi manualmente o generati in automatico dalla procedura di MRP. Dovrà essere implementato un ciclo autorizzativo degli OdT, eventualmente a più livelli. Ogni responsabile di magazzino dovrà poter visualizzare/operare sugli OdT che lo riguardano.

MM_26 Gestione carichi a magazzino - il sistema dovrà prevedere la gestione dei carichi a magazzino, gestendo in maniera integrata il collegamento tra l'Entrata Merci e gli OdA.

MM_27 Gestione scarichi da magazzino - il sistema dovrà prevedere la gestione degli scarichi da magazzino, gestendo almeno le seguenti causali: scarico a CdC, scarico per OdM, scarico per OdV, reso, rottamazione

MM_28 Emissione DDT - il sistema dovrà consentire l'emissione dei DDT (Documento di trasporto)

MM_29 Gestione resi - il sistema dovrà prevedere la gestione del reso dei materiali, sia nel caso di reso con sostituzione del materiale che con generazione di nota di credito



Requisiti

Pagina

6 di 22

MM_30

Valorizzazione annuale e infrannuale delle giacenze di magazzino - il sistema dovrà prevedere la possibilità di scegliere le logiche sulla base delle quali effettuare la valorizzazione delle giacenze di magazzino, comprendedo almeno i criteri: LIFO, FIFO, Media mobile.

MM_31 Identificazione materiale tramite Codice a barre - il sistema dovrà prevedere la possibilità di tracciare a sistema la localizzazione e la movimentazione del materiale a magazzino via codice a barre

MM_32 Gestione delle partite - il sistema dovrà prevedere la gestione delle partite/lotti

MM_33

Gestione materiali pericolosi - il sistema dovrà prevedere la gestione del materiale pericoloso identificandolo in anagrafica, come previsto da apposita normativa. Dovranno anche essere identificati i forniti abilitati alla gestione/trasporto di queste categorie di materiali

MM_34 Gestione controllo qualità - il sistema dovrà prevedere la gestione della verifica di qualità/conformità delle merci in fase di consegna

MM_35 Gestione libro inventario - il sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire l’inventario di magazzino

MM_36 Gestione materiale in lavorazione conto terzi - il sistema dovrà prevedere la gestione del materiale in lavorazione conto terzi in apposita classificazione.

MM_37 Gestione beni da revisionare/revisionati - il sistema dovrà consentire di gestire e classificare il materiale da revisionare e il passaggio alla status di revisionato

MM_38 Gestione listini (condizioni di prezzo) - il sistema dovrà gestire eventuali listini dei materiali, prevedendo il caricamento massivo degli stessi.

MM_39

Stampe - il sistema dovrà prevedere la stampa degli di: RdO, OdA, DDT, Bolla entrata merci, Scheda conto/partita. Il sistema dovrà inoltre prevedere l'invio dei documenti tramite e-mail e fax. Sulla stampa dell'OdA dovrà essere indicato il conto Co.ge. Di contabilizzazione.

MM_40

Disponibilità a sistema della documentazione - il sistema dovrà prevedere la possibilità di conservare e accedere alla documentazione scansionata riguardante le attività gestite nel modulo (DDT, Fatture passive, Contratti Etc.) e di allegare le stesse agli oggetti/transazioni gestite a sistema

MM_41 Valorizzazione singoli magazzini - il sistema dovrà consentire la valorizzazione dei singoli magazzini mappati a sistema

MM_42 Gestione anticipi a fronte di OdA - il sistema dovrà prevedere la gestione degli anticipi, nel caso degli OdA che prevedono tale casistica

MM_43 Report - il sistema dovrà prevedere almeno la seguente reportistica: giornale di magazzino, movimentazione per causale/codice materiale in un dato periodo di tempo, inventario, OdA aperti, RdA in attesa di conversione etc.




Requisiti

Pagina

7 di 22

SD_1

Gestione integrata del processo di ciclo attivo - la Soluzione deve prevedere la possibilità di gestire in maniera integrata il processo di ciclo attivo, dalla creazione del contratto, fino alla fatturazione, con attribuzione degli item anche su oggetti contabili e conti diversi per riga di documento

SD_2

Anagrafica clienti - il sistema dovrà gestire l'anagrafica dei clienti, definendo almeno i seguenti dati: codice cliente, ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo (o più indirizzi collegati allo stesso cliente), telefono, fax, e-mail, nominativo di riferimento, note dell'utente, condizioni e modalità di pagamento, classificazione cliente a fini fiscali (black list, intrastat etc)

SD_3

Gestione OdV - il sistema dovrà prevedere la gestione degli OdV, singoli e/o collegati a contratto e relativo iter autorizzativo. Per alcune tipologie di vendite il sistema dovrà poter generare collegato all'OdV i documenti di impegno, uscita merci e spedizione.

SD_4

Gestione Contratti - il sistema dovrà prevedere la gestione dei contratti, e relativo iter autorizzativo. Dovranno essere gestite le date di validità dei Contratti, mettendo anche a disposizione un report sullo scadenziario. Il sistema dovrà poter gestire differenti tipologie di contratti, tra cui quelli che prevedono step di fatturazione periodica ad importi fissi e fatturazione finale ad importo/quantità variabile. Dovrà essere possibile modificare le condizioni del contratto, tramite iter autorizzativo, senza dover eliminare e creare un nuovo contratto.

SD_5

Gestione Dati contabili dei documenti inseriti - La Soluzione deve prevedere la possibilità di identificare per ogni documento inserito (contratti, fatture) i dati contabili di voce di ricavo, CdC,OI

SD_6

Gestione competenza economica documenti - La soluzione deve permettere di gestire in maniera integrata con gli altri moduli la competenza economica dei documenti e il flusso di cassa generato. In particolare il sistema dovrà imputare automaticamente la competenza corretta nel caso dei contratti di lunga durata

SD_7

Gestione di storicizzazione dello stato della documentazione - La Soluzione deve prevedere la possibilità di gestione di diversi Stati dei documenti inseriti, con storicizzazione dei diversi stati monitorati

SD_8 Notifica sulla scadenza dei documenti inseriti – La Soluzione deve prevedere la possibilità di gestire alert per contratti e fatture prossimi alla scadenza o scaduti

SD_9 Gestione fatture attive – La soluzione deve permettere la gestione delle fatture attive, secondo stati che tengano conto del workflow autorizzativo definito

SD_10 Gestione scadenziario fatture attive personalizzabile - La Soluzione prevede la possibilità gestire in maniera informatizzata lo scadenziario delle fatture attive

SD_11

Emissione della fattura attiva a partire da Template predefiniti - La Soluzione prevede la creazione e stampa delle fatture attive, secondo diversi template in base alla tipologia di servizio erogato

SD_12 CIG/CUP - all'interno della stampa della fattura dovrà essere possibile inserire il codice CIG/CUP fornito dal cliente laddove necessario



Requisiti

Pagina

8 di 22

SD_13

Creazione fattura attiva automatica – La soluzione deve prevedere la possibilità di creare automaticamente una fattura attiva a partire dalle informazioni presenti sui contratti registrati a sistema e per specifiche categorie contrattuali (es: fatture per canoni e attraversamenti potrebbero essere gestite opportunamente tramite regole definibili a sistema).

SD_14

Gestione del ciclo autorizzativo - La Soluzione deve prevedere la possibilità di gestire un iter classico di autorizzazione degli OdV/Contratti/Fatture attive, eventualmente su più livelli gerarchici di approvazione.

SD_15 Gestione del credito e pagamento fattura attiva – La Soluzione deve prevedere funzionalità di gestione del credito e di monitoraggio dei pagamenti delle fatture attive

SD_16

Fido cliente - il sistema dovrà gestire la possibilità di definire un fido per ogni cliente inserito in anagrafica, definendo differenti limiti e modalità di impegno di tale fido, con eventuale blocco al superamento dello stesso.

SD_17

Scritture in fatture da emettere - il sistema dovrà prevedere, sulla base dei parametri identificati, di generare in automatico le scritture per fatture da emettere in modo tale da gestire correttamente la competenziazione di alcune tipologie di ricavi

SD_18 Stampe - il sistema dovrà prevedere la stampa e l'invio delle Fatture attive (elettroniche e standard)

SD_19 Reportistica - il sistema dovrà prevedere la produzione di reportistica in riferimento agli oggetti del Ciclo attivo, tra cui: OdV fatturabili, OdV emessi etc.


SLM_1

Candidatura dei potenziali fornitori - il sistema dovrà consentire ai potenziali fornitori interessati di inviare richiesta di registrazione tramite un link d'accesso pubblicato sul sito FER. I candidati dovranno poter inserire le informazioni necessarie per procedere alla qualifica degli stessi (almeno le informazioni contenute nell'Anagrafica fornitori).

SLM_2 Classificazione dei fornitori - il sistema dovrà gestire la classificazione dei fornitori, almeno per: categoria merceologica, classe di fatturato, area geografica etc.

SLM_3 Categorie merceologiche - il sistema dovrà gestire differenti categorie merceologiche alle quali i fornitori potranno fare richiesta di qualifica

SLM_4

Integrazione - il sistema dovrà consentire l'integrazione tra i dati contenuti nel modulo SLM gli altri moduli implementati. In particolare dovrà essere possibile gestire in maniera integrata l'Anagrafica fornitori definendo le regole di aggiornamento sulla base delle informazioni inserite direttamente dai fornitori su SLM.

SLM_5

Qualifica dei fornitori - il sistema dovrà consentire a FER di richiedere differenti requisiti di qualificazione ai fornitori potenziali registrati presso la piattaforma e, qualora ritenuti idonei, dovranno poter essere qualificati e registrati (automaticamente o su input manuale) nell'Anagrafica fornitori

SLM_6

Documentazione del fornitore - il sistema dovrà permettere ai fornitori potenziali/qulificati di caricare sul sistema documentale l'eventuale documentazione/certificazione richiesta. Dovrà essere possibile definire la documentazione richiesta come obbligatoria/facoltativa in maniera differenziata a seconda della Categoria merceologica a cui il fornitore richiede l'iscrizione.



Requisiti

Pagina

9 di 22

SLM_7

Valutazione dei fornitori: il sistema dovrà permettere la valutazione dei fornitori qualificati, gestendo differenti variabili con input manuali oppure definendo una serie di indicatori sulla base dei dati gestiti dal Sistema SAP. Il sistema dovrà definire un form di valutazione del fornitore secondo differenti parametri, con la compilazione in carico al responsabile della procedura d'acquisto.

SLM_8 Stampe - Autocertificazione dei dati inseriti da far sottoscrivere al fornitore

SLM_9

Durata autocertificazione/iscrizione - il sistema dovrà gestire una durata dell'iscrizione/qualifica del fonrnitore; entro la scadenza dell'iscrizione/qualifica il sistema dovrà inviare una mail al fornitore richiedendo l'aggiornamento/conferma dei dati inseriti

SLM_10 Gestione blocchi al fornitore su SAP - il sistema dovrà consentire il blocco dei fornitori secondo diversi parametri

SLM_11 Report - il sistema dovrà consentire la produzione di reportistica, tra cui: indice di rotazione dei fornitori, indice di invito alle procedure di acquisto, indice di risposta etc.

SLM_12 Allineamento tra dati in anagrafica fornitori e SLM - i dati contenuti nei due moduli dovranno essere integrati, senza replicare l'inserimento del dato


FI_1

Anagrafica Piano dei Conti - Il Sistema dovrà permettere la gestione di un’anagrafica del Piano dei conti di FER su più livelli gerarchici (compresi i conti d'ordine e i conti gestionali) unica e condivisa con tutti gli altri moduli, con storicizzazione delle modifiche.

FI_2

Date documenti contabili - La Soluzione dovrà prevedere la possibilità di gestire tre date differenti in un documento contabile: 1. Data del documento: data di rilascio del documento originale; 2. Data di acquisizione: data in cui la transazione è stata inserita in modo permanente sul sistema; 3. Data di registrazione: in quale periodo fiscale il documento è pubblicato

FI_3

Classificazione costi – Il Sistema dovrà permettere di distinguere i costi attraverso la classificazione in capitalizzabili (capex) e operativi (opex) assegnabile anche in corso d’anno e attribuita a singole voci di costo o ad intere commesse.

FI_4 Integrazione co. Ge. - co.an. - Il Sistema dovrà prevedere un'integrazione automatica e real time tra le scritture di contabilità generale e quelle di contabilità analitica.

FI_5 Gestione multivaluta - Il Sistema dovrà permettere la gestione delle scritture contabili multivaluta

FI_6

Drill down scritture contabili -Il Sistema dovrà consentire il drill down dei saldi dei conti, partendo dal dato di sintesi fino ad arrivare al singolo documento/partita che lo ha generato.

FI_7

Scritture contabili automatizzate – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di generare tutte le scritture di contabilità generale a partire dai dati inseriti nel modulo di gestione del ciclo passivo, ciclo attivo, magazzino, cespiti e tesoreria in maniera automatizzata e real time

FI_8

Scritture contabili manuali - Il Sistema dovrà prevedere anche la possibilità di gestire tutte le scritture di contabilità generale manuali necessarie per la registrazione dei costi e di ricavi nonché le scritture di sola IVA /solo imponibile.



Requisiti

Pagina

10 di 22

FI_9

Gestione compensi verso Professionisti - Il Sistema dovrà prevedere la gestione completa e automatizzata della generazione della ritenuta al pagamento con fattura registrata anche antecedentemente. Nel dettaglio devono essere implementati i seguenti step di processo: registrazione della fattura proforma, pagamento professionista (con ritenuta), emissione fatture da parte del professionista, registrazione fattura definitiva sul sistema, registrazione pagamento sul sistema.

FI_10 Gestione dei solleciti a Clienti - il sistema dovrà dare la possibilità di gestire i solleciti a più livelli e produrre in automatico le lettere da inviare ai Clienti.

FI_11

Gestione delle Note credito/debito - il sistema dovrà prevedere la creazione e stampa delle Note di credito/debito, collegabili al documento contabile dal quale sono state originate con copia dei dati contabili relativi.

FI_12

Gestione competenze costi e ricavi – Il Sistema e deve prevedere la possibilità di generare in automatico tutte le scritture di contabilità generale a partire dai dati inseriti nel modulo di gestione del ciclo passivo e del ciclo attivo imputando le poste all'esercizio/periodo di riferimento secondo il criterio della competenza economica ( imputazione delle date di inizio e data fine competenza). Sulla base dei dati inseriti dovranno essere calcolati in automatico dal sistema i ratei/risconti civilistici e gestionali.

FI_13

Chiusura d’esercizio – Il Sistema dovrà permettere di effettuare in maniera informatizzata la chiusura d’esercizio contabile nonché la riapertura automatica delle voci di Stato patrimoniale a inizio del nuovo anno.

FI_14

Bilancio – Il Sistema dovrà permettere la produzione informatizzata del Bilancio di esercizio e la predisposizione delle tabelle a supporto della produzione della Nota integrativa e della Relazione sulla gestione. Deve essere inoltre gestita la circolarizzazione dei saldi per Società di revisione/Enti locali

FI_15

Gestione adempimenti civilistici - Il Sistema dovrà permettere la stampa del libro giornale, della documentazione necessaria alla predisposizione del libro inventari e la stampa delle schede contabili nonché di tutti i libri obbligatori previsti dalle legge.

FI_16 Gestione simulazioni IVA e tasse – Il Sistema dovrà permettere di svolgere delle simulazioni sull’andamento dell’IVA, delle imposte e delle tasse dovute.

FI_17

Gestione IVA e tasse – Il Sistema dovrà permettere di gestire l'IVA (generazione credito/debito IVA), di effettuare il calcolo delle imposte e tasse, e di generare le relative scritture contabili automatiche.

FI_18

Gestione adempimenti fiscali – Il Sistema dovrà permettere la produzione in auomatico e la stampa di: registri IVA e Corrispettivi (sezionali e riepilogativo), liquidazioni IVA mensili/trimestrali automatiche, dichiarazione annuale IVA, elenchi Intrastat, elenco clienti / fornitori, gestione black list, gestione Split Payment, gestione parametrica dello spesometro, gestione Reverse Charge.

FI_19

Controlli IVA - Il Sistema dovrà prevedere uno strumento di controllo e quadratura relativamente alle registrazioni e determinazioni IVA a credito/debito per dichiarazioni periodiche (verifica sulla coerenza numerazione e date i fini IVA).

FI_20 Adempimenti sostituti d'imposta - Il Sistema dovrà permettere la produzione e stampa di: compilazione automatica del mod.770, certificazione sostituti d'imposta. (CU)



Requisiti

Pagina

11 di 22

FI_21

Trasparenza, Gestione adempimenti – Il Sistema dovrà permettere la gestione delle attività richieste per adempiere a quanto richiesto dal D.Lgs. 33/2013, attraverso l’elaborazione dei dati presenti a sistema in forma idonea a coprire le necessità informative previste dall’Allegato 1 Sezione “Amministrazione trasparente” del Decreto.

FI_22

Trasparenza, Esportazione informazioni – La soluzione deve permettere l’esportazione dal sistema integrato di tutte le informazioni previste dal D.Lgs. 33/2013, in forma idonea a coprire gli obblighi di pubblicazione indicati dall’Allegato 1 Sezione “Amministrazione trasparente” del Decreto e alla pubblicazione sul sito di FER


AA_1

Anagrafica Cespiti - Il Sistema dovrà permettere la gestione di un’anagrafica complessiva dei cespiti FER e dei cespiti di terzi gestiti da FER, prevedendo almeno i seguenti campi: localizzazione, tipologia, periodo e classe di ammortamento, valore, descrizione, classificazione, oggetto di contabilizzazione etc. Il Sistema deve permettere la gestione del bene principale e del bene secondario collegato al principale, ove necessario (es. manutenzione straordinaria). Il sistema deve permettere la gestione dei beni usati e consentire la gestione e contabilizzazione dei contributi ricevuti per i singoli cespiti, con relativa tracciabilità delle movimentazioni effettuate.

AA_2

Gestione movimenti dei Cespiti - Il Sistema dovrà gestire i movimenti di dismissioni (anche parziali), rottamazioni e rivalutazioni dei cespiti ed effettuare le registrazioni contabili automatiche.

AA_3

Calcolo Ammortamenti – Il Sistema dovrà permettere diverse modalità di definizione degli ammortamenti in maniera automatizzata, in base ai parametri definiti dagli utenti (es. aliquote ridotte per il primo anno). Il Sistema deve prevedere la possibilità di definire le modalità di allocazione degli ammortamenti sui diversi oggetti di controllo identificati dall’utente. Il calcolo degli ammortamenti deve tener conto dell'eventuale contributo ricevuto per l'acquisto/capitalizzazione del cespite.

AA_4

Competenziazione ammortamenti - Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire la competenza economica degli ammortamenti su più esercizi in maniera automatica in base al periodo di ammortamento

AA_5

Capitalizzazione costi da Investimenti - Il Sistema dovrà prevedere la gestione dei costi da capitalizzare in base alla tipologia di costo o di commessa di investimento. Il Sistema deve prevedere la gestione del processo autorizzativo all’investimento e l'integrazione con la gestione delle Immobilizzazioni in corso di beni.

AA_6

Gestione Libro cespiti – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestione dell’elenco dei cespiti in maniera informatizzata, a partire dai costi capitalizzabili su CdC, commesse e progetti (Libro Cespiti) e la Redazione automatica Libro Inventari ex art 2217cc.


TRM_1 Gestione Anagrafica banche - il Sistema dovrà gestire l'anagrafica delle banche con i dati rilevanti.

TRM_2

Anagrafica condizioni - Il Sistema dovrà permettere di gestire le anagrafiche delle condizioni di pagamento e di incasso sia standard, che specifiche per singolo contratto in maniera integrata con le condizioni contrattuali attive e passive



Requisiti

Pagina

12 di 22

TRM_3

Anagrafica fonti di finanziamento – Il Sistema dovrà prevedere la gestione di un’anagrafica relativa alle fonti di finanziamento collegate a progetti/commesse e condivisa con gli altri moduli

TRM_4

Gestione Anagrafica conti bancari – Il Sistema dovrà prevedere l’inserimento dei dati dei conti bancari attraverso caricamento automatico dei tracciati bancari. Il Sistema deve prevedere la gestione informatizzata dei conti bancari per più Istituti, dettagliandone le condizioni e gestendone lo stato.

TRM_5

Commissioni banche – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di visualizzare a sistema le commissioni negoziate con le banche, in modo da confrontarle con quanto applicato e verificare eventuali differenze.

TRM_6

Gestione scadenziario pagamenti personalizzabile - Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire in maniera automatizzata lo scadenziario dei pagamenti in collegamento con le condizioni contrattuali attive e passive

TRM_7 Gestione integrata incassi e pagamenti – Il Sistema dovrà prevedere la gestione di incassi e pagamenti integrata con ciclo attivo e passivo

TRM_8 Gestione fidi, mutui – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire le operazioni di fidi, mutui, anticipazioni, leasing etc.

TRM_9

Gestione Contributi – Il Sistema dovrà permettere di tracciare e gestire le liquidazioni ottenute dagli enti finanziatori in collegamento con le fonti di finanziamento previste. Laddove su progetti specifici siano stati ottenuti dei contributi, occorre tracciare a sistema il legame tra gli incassi e i progetti a cui afferiscono. In generale il sistema deve consentire di monitorare un processo di gestione dei contributi che lega RdA/OdA/Fattura passiva/Istanza di liquidazione/Liquidazione.

TRM_10

Gestione incassi Contributi - il Sistema dovrà gestire la contabilizzazione degli incassi dei contributi da parte dei finanziatori in riferimento ad una determinata istanza di liquidazione (gestita su sistemi esterni o eventualmente su SAP).

TRM_11

Gestione flussi di cassa – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire i flussi di cassa per tipologia di movimento a partire dai singoli dati contabili (ad es: IVA, fonti di finanziamento, etc.)

TRM_12

Gestione simulazioni – La Soluzione dovrà prevedere la possibilità di effettuare simulazioni sull’andamento dei conti bancari e sui flussi di cassa di FER in base a quanto previsto dai piani di investimento e di budget, allo scadenziario dei contratti e agli altri dati contenuti a sistema.

TRM_13

Gestione Ordini di pagamento – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire in maniera automatizzata la generazione degli ordinativi di pagamento, prevedendo da parte del sistema la proposta automatica dei pagamenti da confermare con un’approvazione da parte dell’Utente prima dell’esecuzione effettiva del pagamento.

TRM_14

Quadratura consuntivo banche – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di effettuare le quadrature dei conti in banca con il consuntivato effettivo di FER, prevedendo riconciliazioni automatiche per la transazioni bancarie e la possibilità di effettuare anche riconciliazioni manuali.



Requisiti

Pagina

13 di 22

TRM_15

Blocco pagamenti – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di bloccare i pagamenti di tutte/alcune fatture di un singolo fornitore o gruppi di fornitori secondo differenti parametri di blocco (anche automatici sulla base di determinati parametri).

TRM_16

Solleciti di pagamento – Il Sistema dovrà prevedere funzionalità di segnalazione automatica dei pagamenti scaduti, sulla base dello scadenziario dei pagamenti gestito a sistema

TRM_17 Gestione RiD – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire in automatico il metodo di pagamento in Rimessa Diretta relativo ad alcuni contratti utenze

TRM_18

Verifiche equitalia - Il Sistema dovrà gestire gli obblighi derivanti dalle disposizioni normative “Verifiche Equitalia” DM N.40 18/1/2008. In particolare è necessario che il sistema in fase di pagamento dei fornitori selezioni autormaticamente, sulla base dei parametri impostati, le fatture da inviare ad Equitalia e consenta di procedere al pagamento solo a fronte della risposta ricevuta, che dovrà essere caricata a sistema per lo sblocco/conferma di blocco delle posizioni/fatture. Il sistema dovrà generare il file da inviare ad Equitalia automaticamente sulla base delle posizioni selezionate.

TRM_19

Gestione pagamenti diversi - Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire i pagamenti non relativi a fatture passive (es. assicurazioni, locazioni, imposte e tasse, diritti diversi, ecc.) con relativa gestione dell’iter autorizzativo (procedura di approvazione dei pagamenti).

TRM_20

Home Banking - Il Sistema dovrà gestire in automatico la fase di ricezione contabile dalla banca e scarico dei movimenti, effettuazione registrazioni contabili definitive tramite convalida della registrazione provvisoria già inserita nel momento dell'invio della lista dei mandati in banca

TRM_21

Gestione CIG/CUP nel flusso dei pagamenti - il Sistema dovrà prevedere, nei casi previsti, di identificare nei documenti di pagamento il CIG/CUP di riferimento per tale operazione in conformità con le norme contenute in L.136/2010 e ss.mm.ii.

TRM_22 Gestione pagamenti in divisa estera - Il Sistema dovrà prevedere la gestione dei pagamenti in divisa con relativa registrazione automatica della differenza cambi.

TRM_23

Gestione ratei e risconti - Il Sistema dovrà prevedere la gestione automatizzata per tutte le poste di natura finanziaria, con generazione delle relative scritture contabili relative a ratei e risconti.

TRM_24

Reportistica fonti di finanziamento - Il Sistema dovrà produrre la reportistica sull’avanzamento e stato dei finanziamenti, per ogni fonte di finanziamento e per ogni oggetto di controllo ad essa collegato (progetti, commesse, …)

TRM_25 Reportistica conti banca – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di creare dei report sullo stato dei conti bancari e fornire delle previsioni su entrate/uscite.

TRM_26 Pagamento parziale di una partita - il Sistema dovrà consentire la possbilità di pagare parzialmente un partita aperta

TRM_27 Workflow autorizzativo pagamenti - il Sistema dovrà gestire un workflow autorizzativo su più livelli per i pagamenti

TRM_28 Riconciliazione automatica estratti conto bancari - il Sistema dovrà consentire la riconcilizazione automatica dei dati bancari, secondo diversi parametri di abbinamento.



Requisiti

Pagina

14 di 22


CO_1

Anagrafica oggetti di controllo - Il Sistema dovrà permettere la gestione di un’anagrafica degli oggetti di controllo di FER unica e condivisa con gli altri moduli (CdC, commesse, progetti, etc.) con attributi personalizzabili e secondo livelli gerarchici diversi con aggregazione automatica dei dati per livello.

CO_2

Anagrafica parametri di ribaltamento – Il Sistema dovrà permettere la gestione dell’anagrafica dei parametri di ribaltamento dei costi/ricavi, sia con dati interni al sistema sia attraverso il caricamento con interfaccia da sistemi esterni e/o tramite caricamento di file (es. excel). Il sistema dovrà prevedere meccanismi automatici che permettano di verificarne la consistenza e gli eventuali errori.

CO_3 Relazioni tra oggetti di controllo – Il Sistema dovrà permettere la strutturazione di relazioni tra gli oggetti di controllo indicati in anagrafica di tipo padre-figlio (es. CdC) e di tipo trasversale (es. CdC-Commesse-Progetti) sia in logica 1-n che in logica n-n).

CO_4 Gestione stato oggetti di controllo - Il Sistema dovrà permettere di gestire lo stato degli oggetti di controllo (CdC, commesse, progetti), almeno distinguendo tra aperto/chiuso.

CO_5 Gestione CdC– Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire i CdC per periodo di validità senza richiederne l'apertura e la chiusura tra un anno e l'altro.

CO_6 Scritture contabilità analitica – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire le scritture di contabilità analitica (ribaltamento costi, scritture di assestamento infra-annuali ecc.) su conti distinti rispetto a quelle di contabilità generale

CO_7

Cicli di ribaltamento – Il Sistema dovrà permettere l’applicazione di cicli di ribaltamento su tutti gli oggetti di controllo (sia sui costi che sui ricavi) in base ai parametri di ribaltamento definiti e attraverso sequenzialità impostabili liberamente da parte dell’utente.

CO_8 Controllo cicli di ribaltamento – Il Sistema dovrà permettere il controllo dell'esito dei di cicli di ribaltamento definiti evidenziando anomalie e errori.

CO_9 Driver ribaltamento – Il Sistema dovrà permettere di gestire i ribaltamenti dei costi e dei ricavi sia con la logica dei costi standard per volumi, sia con la logica di ripartizione percentuale in base ai volumi

CO_10

Gestione automatica competenze infrannuali – Il Sistema dovrà permettere di gestire costi e ricavi per competenza infrannuale, gesto la spalmatura della competenza di costi rilevati in uno o più momenti, in maniera automatica in base a parametri imputati dall'utente o in base ai dati dei moduli che hanno generato la scrittura contabile (es. scadenziario ordini e contratti)

CO_11

Gestione scritture di assestamento periodiche – Il Sistema dovrà permettere la gestione delle scritture di assestamento (es. risconti, ratei, accantonamenti e ammortamenti) in modalità automatica autostornante (mensile/trimestrale) per la gestione delle chiusure periodiche e/o infra-annuali.

CO_12

Gestione chiusure infrannuali – Il Sistema dovrà permettere la possibilità di gestire in maniera informatizzata le chiusure periodiche di Conto Economico e le chiusure semestrali di Conto Economico e di Stato Patrimoniale, in base al calendario delle chiusure di periodo.



Requisiti

Pagina

15 di 22

CO_13 Gestione Piano degli investimenti - Il Sistema dovrà permettere la gestione del Piano degli investimenti che tenga conto del workflow autorizzativo definito.

CO_14 Revisione e rimodulazione Piano Investimenti – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire in corso d’anno le revisioni e le rimodulazioni del Piano Investimenti per singola voce di costo e oggetto di costo, gestendone la storicizzazione.

CO_15

Struttura Piano degli investimenti - Il Sistema dovrà permettere la gestione del Piano degli investimenti legato al portafoglio progetti gestito su un tool esterno, attraverso l’inserimento di attibuti, tra i quali: cod. linee guida, cod. programma, cod. progetto, categoria esigenza, denominazione progetto, Data inizio prevista, Data fine prevista, tipologia di finanziamento, PM, importo stimato, Struttura responsabile

CO_16 Report Contabilità Regolatoria - il Sistema dovrà produrre la reportistica riferita alla Contabilità Regolatoria, secondo le indicazioni del D.Lgs 188/2003


BPC_1

Gestione Budget – Il Sistema dovrà permettere la gestione del Budget per voce di costo (su diversi livelli gerarchici del piano dei conti) e oggetto di costo con dettaglio per Direzione, Centro di responsabilità, Commessa e Progetto . Dovrà essere possibile definire il Budget per differenti periodi temporali (es. mensile, trimestrale, semestrale, annuale).

BPC_2

Struttura Budget FER - Il Sistema dovrà permettere la gestione del Budget FER attraverso l’inserimento di voci tra cui principalmente: ricavi , Costi operativi (Opex) , Costi capitalizzabili (Capex) , Spese finanziate , Costi di progetto , Costi suddivisi per CdC, etc.

BPC_3

Gestione del Processo di Approvazione/ Autorizzazione Extrabudget - Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire un iter classico di Autorizzazione dell’Extrabudget su più livelli gerarchici di approvazione, prevedendo almeno 3 livelli autorizzativi.

BPC_4

Gestione Budget settoriali – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire i budget settoriali per struttura richiedente/owner consentendo il consolidamento dei dati su diversi livelli gerarchici (strutture organizzative) e per intera azienda.

BPC_5

Gestione Budget finanziario - Il Sistema dovrà prevedere la gestione del Budget finanziario, generato in automatico anche sulla base delle informazioni contenute negli altri budget caricati a sistema (Economico, Acquisti etc.). Dovrà essere consentito di effettuare simulazioni e ipotesi di scenario modificando manualmente le variabili che determinano il Budget finanziario.

BPC_6

Caricamento Budget HR – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di caricare automaticamente il Budget HR dal sistema esterno secondo un livello di granularità personalizzabile.

BPC_7

Gestione stati e revisioni del Budget – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire gli stati del budget (es. proposta, approvato) nonché le revisioni in corso d'anno per singola voce di costo e oggetto di costo, in base ai workflow definiti, gestendone la storicizzazione.



Requisiti

Pagina

16 di 22

BPC_8

Gestioni delle simulazioni di budget - Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di simulazione del tipo " what-if " e il lancio di report di confronto tra budget generati in scenari alternativi. Le simulazioni saranno gestite con salvataggio delle diverse versioni ed identificazione di quella ufficiale.

BPC_9

Reportistica avanzamento budget – Il Sistema dovrà produrre la reportistica sull’avanzamento di costi/ricavi rispetto alla pianificazione, e rispetto agli esercizi precedenti, per voce di costo e oggetto di costo.

BPC_10

Gestione Extrabudget – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestione della richiesta e approvazione dell’Extrabudget a partire dalle verifiche condotte attraverso l’ambito di Gestione acquisti su RdA/OdA.

BPC_11

Gestione forecast – Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire a sistema i forecast per voce di costo e oggetto di costo, gestendone la storicizzazione in base alle chiusure infra-annuali.

BPC_12

Gestione del Processo di Approvazione/Autorizzazione forecast - Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di gestire un iter classico di Autorizzazione dei Forecast su 2 livelli gerarchici di approvazione

BPC_13

Simulazioni del Piano degli Investimenti - Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di simulazione degli impatti finanziari ed economici (es: ammortamenti) derivanti dalle previsioni del Piano degli Investimenti secondo diverse ipotesi di stato di avanzamento e di incasso dei contributi agli investimenti.

BPC_14

Elaborazione report - Il Sistema deve prevedere funzionaità standard di generazione di uno o più modelli dimensionali (cubi OLAP) per l'elaborazione di report ed analisi direzionali.


BI_1

Monitoraggio e reporting – Il Sistema dovrà prevedere funzionalità di creazione di reportistica standard (già predefinita) e on demand; Il Sistema deve prevedere funzionalità di creazione cruscotti di monitoraggio delle performance basata su KPI definiti dagli utenti.

BI_2

Produzione di report schedulabili e automatizzabili - Il Sistema dovrà prevedere la produzione di report schedulabili (e in conseguenza di ciò eseguire un azione di comunicazione) e automatizzabili in sequenza.

BI_3

Produzione di report configurabili - Il Sistema dovrà prevedere la produzione di report configurabili da parte dell’utente in base agli stati, alla tipologia di movimentazione, al tipo documento, alla fase di approvazione e alla fase del ciclo di allocazione di costi/ricavi (Tools user-friendly per l'elaborazioni di query ad hoc.).

BI_4 Reportistica disponibile in tempo reale - Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di ottenere reportistica in tempo reale.

BI_5 KPI e report grafici – La Soluzione dovrà consentire la creazione di report grafici e la creazione di KPI.

BI_6 Personalizzazione Layout Grafico Report - Indipendentemente dalla tipologia di Report, Il Sistema dovrà consentire di personalizzare il Layout grafico del Report.



Requisiti

Pagina

17 di 22

BI_7

Funzionalità di Sort, Filter, Raggruppamento - Le funzionalità del sistema di Reporting dovranno prevedere la possibilità di ordinamento, selezione, raggruppamento dei campi del Report.

BI_8

Funzionalità Salvataggio del Report nella Soluzione e stampa - Le funzionalità del sistema di Reporting dovranno prevedere la possibilità di salvataggio di un report all'interno del Sistema nonché la stampa dello stesso.

BI_9

Funzionalità Salvataggio del Report in locale e stampa - Le funzionalità del sistema di Reporting dovranno prevedere la possibilità di salvataggio di un report al di fuori del Sistema nonché la stampa dello stesso.


RE_1

Anagrafica immobili - A sistema dovranno essere gestite almeno le seguenti informazioni: dati patrimoniali e di ammortamento, informazioni e dati catastali, informazioni locative, informazioni legate allo status dell'immobile e alle attività manutentive che lo riguardano. Gli immobili mappati in anagrafica dovranno essere collegati, laddove necessario, con l'anagrafica dei cespiti.

RE_2

Anagrafica Business Partner: il Sistema dovrà gestire l'anagrafica dei business partner (locatario, amministratore, garante, occupante abusivo etc), collegata con l'anagrafica dei clienti senza la necessità di duplicare il dato ma solo integrandolo con le informazioni relativi al processo di locazione

RE_3

Classificazione immobili: il Sistema dovrà poter gestire diverse categorie di immobili, aggregando le singole unità sotto le differenti categorie che saranno determinate (Immobili funzionali, Stazioni, Fabbricati viaggiatori, servitù a vario titolo etc.)

RE_4

Gestione frazionamento/fusione unità immobiliari - il Sistema dovrà prevedere la gestione delle operazioni di fusione o frazionamento degli oggetti immobiliari tracciati a sistema

RE_5

Gestione informazioni amministrative dell'immobile - il Sistema dovrà gestire le informazioni amministrative e finanziarie degli immobili mappati a sistema, condividendole con i moduli che gestiscono i processi finanziari. Il sistema dovrà essere in grado di valorizzare automaticamente gli ammortamenti sulla base del valore dell'immobile e delle regole di parametrizzazione inserite e di gestire automaticamente la competenza dei costi e dei ricavi.

RE_6

Gestione contratti di locazione attivi - il Sistema dovrà gestire i contratti di locazione attiva e il processo di locazione degli immobili, mappando almeno le seguenti informazioni: tipologia di contratto, cliente, destinazione d'uso, periodo di validità, modalità e condizioni di pagamento, garanzie (deposito cauzionale, fideiussione), adeguamenti automatici delle condizioni del contratto (es: ISTAT), dati IRE. Sulla base delle condizioni contrattuali il sistema dovrà prevedere la generazione automatica delle proposte di fattura con uno step approvativo per l'emissione definitiva e la registrazione in contabilità.

RE_7

Gestione voltura dei contratti di locazione - Il Sistema dovrà prevedere le operazioni di voltura dei contratti di locazione attivi, consentendo la modifica del cliente e delle condizioni di locazione senza dover chiudere e riaprire un contratto già registrato.



Requisiti

Pagina

18 di 22

RE_8

Gestione proroga dei contratti di locazione - il Sistema dovrà prevedere la gestione delle proroghe dei contratti di locazione, definendo differenti tipologie per durata e modalità di attivazione (proroga a tempo limitato, a tempo indefinito etc.)

RE_9

Gestione disdetta dei contratti di locazione - il Sistema dovrà prevedere la gestione della disdetta dei contratti di locazione, gestendo differenti tipologie a seconda del preavviso. Il sistema, all'atto della disdetta, dovrà gestire anche le procedure amministrative di chiusura del contratto generando sulla base delle informazioni a sistema eventuali documenti o scritture in contabilità (fatturazione attiva per eventuali danni/oneri accessori, rimborso deposito cauzionale, estinzione garanzie etc.)

RE_10

Gestione contratti di locazione passivi - il Sistema dovrà gestire i contratti di locazione passiva integrati con il processo di ciclo passivo e consentendo la registrazione delle fatture passive collegate al contratto.

RE_11

Gestione manutenzione immobili - il Sistema deve prevedere la gestione dei processi e attività manutentive degli immobili alla pari di quelli previsti per gli altri asset aziendali, gestendo in maniera integrata le informazioni tra i differenti moduli coinvolti.

RE_12

Report - Il Sistema dovrà prevedere almeno la seguente reportistica: riepilogo contratti, occupazione oggetti di locazione, flusso di cassa, lista singole partite debitorie, estratto conto per contratto, disdette, report dati IRE, morosità, ammontare interessi legali/di mora

RE_13 Stampe - il Sistema dovrà prevedere la generazione e stampa di: fatture attive canoni di locazione, lettere di avviso per adeguamenti contrattuali (es: ISTAT).

RE_14

Gestione imposta di registro: il Sistema dovrà prevedere la gestione dell'imposta di registro, calcolando l'importo dovuto a seconda della tipologia di immobile e delle sue caratteristiche e generando in automatico in file da inviare ad Entratel per la registrazione dei contratti contenente tutte le informazioni richieste (distinti tra prima registrazione e annualità successive)

RE_15 Gestione IRES - il Sistema dovrà prevedere il calcolo dell'IRES per gli immobili soggetti all'imposta, gestendo quindi la distinzione tra immobili strumentali e non strumentali.

RE_16

Gestione IMU - il Sistema dovrà prevedere la gestione dell'IMU, gestendo tutte le informazioni necessarie al calcolo e alla liquidazione dell'imposta. Dovrà essere consentito l'aggiornamento massivo delle aliquote IMU presenti sul territorio italiano tramite importazione. Dovrà essere possibile generare e stampare gli F24 per il pagamento dell'imposta e le dichiarazioni IMU da inviare ai comuni

RE_17

Gestione TASI - il Sistema dovrà prevedere il calcolo della TASI per gli immobili soggetti a tale imposta, gestendo quindi a sistema le variabili necessarie all'effettuazione del calcolo. Dovrà essere possibile gestire l'importazione massiva delle aliquote TASI previste dagli enti locali sui quali sono presenti immobili in gestione a FER

RE_18

Gestione oneri accessori - il Sistema dovrà gestire il calcolo e l'allocazione degli oneri accessori al singolo immobile prevedendo, laddove necessario, il calcolo del ribaltamento del costo sui locatari



Requisiti

Pagina

19 di 22

RE_19

Documentazione da allegare all'anagrafica immobili - il Sistema dovrà dare la possibilità di gestire la conservazione a sistema della documentazione cartacea originale dei documenti collegati agli immobili, consentendo la visualizzazione partendo dall'anagrafica dell'immobile o da una transazione che lo coinvolge. Dovranno essere gestiti almeno: Contratti di locazione, planimetria dell'edificio, Certificati di conformità degli impianti etc.

RE_20 Contratti di fornitura - Dovrà essere possibile collegare agli immobili mappati in anagrafica gli estremi e le informazioni riguardanti i contratti di fornitura collegati

RE_21

Verifica corrispondenza catastale - Dovrà essere gestito in anagrafica un campo a sistema che permette all'utente di mappare la corrispondenza dell'oggetto immobiliare inserito a sistema con la situazione reale registrata al Catasto

RE_22

Verifica adempimenti normativi: il Sistema dovrà gestire, mappato come campo a sistema, il possesso dei certificati/documenti necessari nella gestione degli immobili, gestendo almeno le seguenti variabili: tipologia, necessario (si/no), data rilascio, data scadenza, numero documento/certificato. Dovranno essere gestiti almeno gli adempimenti relativi a: Certificato abitabilità/agibilità, CDU, Attestato di prestazione energetica (D.lgs. 63/2013, Lg 90/2013), Titolo abilitativo (TUE- Dpr 380/2001), Licenza edilizia, Concessione in sanatoria, Permesso di costruire, Certificato prevenzione incendi.


PM_Linear_1

Anagrafica Impianti e oggetti da manutenere: il Sistema dovrà gestire l'anagrafica degli impianti, sia non lineari (Impianti di segnalamento, ACEI etc) che lineari (Linea ferroviaria, Linea elettrica di trazione Etc). Dovrà essere possibile definire una gerarchia degli impianti/oggetti da manutenere su più livelli. Dovrà essere possibile collegare gli oggetti presenti in anagrafica con l'anagrafica cespiti, senza dover replicare l'inserimento dei dati per quelli condivisi da entrambi i moduli. All'interno dell'anagrafica dovranno essere gestiti almeno i seguenti dati: Ubicazione dell'ente, descrizione, produttore, modello, numero di serie, classe, enti/equipments collegati, Unità organizzativa responsabile della manutenzione, garanzia degli equipments, caratteristiche tecniche dell'oggetto, eventuale categorico FS, progressiva chilometrica etc. Dovrà essere possibile identificare gli impianti e oggetti di manutenzione in costruzione, quindi non ancora operativi.

PM_Linear_2

Informazioni sullo status degli enti da manutenere - all'interno dell'anagrafica dovranno essere gestibili, a seconda della tipologia di impianto/equipment, una serie di informazioni come campi a sistema che identificano lo status e l'integrità dell'ente stesso. Tali informazioni dovranno essere aggiornate tramite dagli avvisi di guasto, dagli OdM chiusi etc.

PM_Linear_3

Distinta base dei componenti per gli oggetti di manutenzione - all'interno del Sistema dovrà essere possibile aggiornare e manutenere la distinta dei componenti da utilizzare per la manutenzione degli enti.

PM_Linear_4

Cataloghi - il Sistema dovrà gestire cataloghi standardizzati di tipologie di guasto, cause guasto, attività previste, interventi. Questi cataloghi dovranno essere resi disponibili sugli oggetti della manutenzione (avvisi, ordini, etc.) al fine di standardizzare la compilazione dei dati.



Requisiti

Pagina

20 di 22

PM_Linear_5

Piano delle attività - Il Sistema dovrà prevedere la possibilità di mappare a sistema le attività standard di manutenzione (interna o esterna) previste in FER. Le attività standard devono essere definite con modalità predefinita. Le attività di manutenzione definite dovranno essere collegate agli enti di manutenzione (o a gruppi di essi).

PM_Linear_6

Listini acquisti - il Sistema dovrà permettere l'aggiornamento di listini acquisti validi sia per i materiali che per le prestazioni esterne, questo al fine di essere aggiornati sui programmi di manutenzione ed essere proposti dal sistema come "fonte d'acquisto" standard.

PM_Linear_7

Gestione centri di lavoro - il Sistema dovrà gestire i centri di lavoro della manutenzione, identificando almeno: dotazioni e macchinari disponibili, consistenza del personale, turni di lavoro, specializzazione, operazioni manutentive eseguibili, definizione delle tariffe (orarie, per persona/centro di lavoro), tratta di competenza. I centri di lavoro dovranno essere collegati ai CdC individuati nel modulo CO.

PM_Linear_8

Ordini di manutenzione (OdM) - dovrà essere possibile creare Ordini di manutenzione in automatico sulla base della pianificazione inserita a sistema (manutenzione programmata), sulla base di avvisi o tramite inserimento manuale da parte degli utenti (manutenzione straordinaria)

PM_Linear_9

Consuntivazione degli OdM - il sistema dovrà consentire agli operatori della manutenzione di consuntivare le attività effettivamente svolte in termini di durata dell'intervento, materiali prelevati a magazzino, costi esterni sostenuti, tempo di intervento etc.

PM_Linear_10

Ciclo autorizzativo OdM / autorizzazioni - il Sistema dovrà gestire un ciclo autorizzativo degli OdM su più livelli, a seconda della tipologia di manutenzione e delle strutture di FER coinvolte

PM_Linear_11

Manutenzione programmata - il Sistema deve permettere la gestione dei piani di manutenzione degli impianti/equipments mappati a sistema, generando automaticamente gli OdM sulla base della pianificazione definita. Devono poter essere definite differenti tipologie di operazioni manutentive (ispettive, preventive, correttive etc) pianificabili. La pianificazione degli interventi deve poter essere definita secondo scadenze prestabilite, definendo sia una pianificazione di lungo periodo e, con scadenze più ravvicinate, la pianificazione operativa degli interventi.

PM_Linear_12

Contatori - il Sistema dovrà gestire gli impianti/equipments sottoposti a limiti d'utilizzo dando la possibilità di tracciare le misurazioni (chilometraggio, ore di funzionamento, numero di operazioni), sulla base di queste informazioni il sistema deve proporre manutenzioni e/o attività interne e/o esterne.

PM_Linear_13 Aggiornamento dei valori dei contatori con sistemi di campo - il sistema dovrà dare la possibilità di acquisire automaticamente da sistemi di campo esterni le misurazioni

PM_Linear_14

Avviso di guasto - il sistema dovrà prevedere l'emissione di avvisi di guasto da parte degli operatori, nei quali dovranno essere individuati il/gli ente/i coinvolti, una descrizione del guasto, data di rilevazione, data di chiusura richiesta etc. Collegati agli avvisi dovranno poter essere generati degli OdM per la riparazione del guasto segnalato



Requisiti

Pagina

21 di 22

PM_Linear_15

Integrazione tra OdM e procedura di ciclo passivo - il Sistema dovrà dare la possibilità di generare OdA collegati agli OdM, nel caso in cui sia necessario approvvigionarsi di materiale non presenti a magazzino o per servizi di manutenzione effettuata esternamente

PM_Linear_16

Disponibilità a sistema dei schemi tecnici degli enti da manutenere - dovranno essere disponibili a sistema gli schemi tecnici degli oggetti da manutenere, collegati agli oggetti stessi mappati in anagrafica, richiamabili da differenti documenti di processo collegati alla manutenzione (OdM, Avviso di guasto etc.)

PM_Linear_17

Disponibilità a sistema dei manuali operativi della manutenzione - dovranno essere resi disponibili a sistema i manuali operativi della manutenzione, collegati alle attività di manutenzione mappate a sistema, e richiamabili da differenti documenti di processo collegati alla manutenzione (OdM, Piano delle attività...)

PM_Linear_18

Accesso alle transazioni tramite mobile - dovranno essere rese disponibili tramite mobile le transazioni legate alle attività di manutenzione, tra cui: creazione/modifica/chiusura OdM, creazione/gestione avvisi di guasto, visualizzazione report OdM aperti, report materiali necessari per le manutenzioni programmate etc.

PM_Linear_19 Stampe - il Sistema dovrà produrre la stampa di una serie di documenti, tra cui: OdM, Lista di prelievo materiali per manutenzione

PM_Linear_20

Reportistica - il Sistema dovrà produrre report almeno relativi a: costi della manutenzione e dei singoli oggetti da manutenere, tempistiche delle attività manutentive, statistiche di guasto, etc.

PM_Linear_21 Audit Management - il Sistema dovrà prevedere la gestione dell'Audit management

PM_Linear_22

Gestione mansioni/qualifiche - il Sistema dovrà gestire l'attribuzione di mansioni/qualifiche/abilitazioni riferite al singolo operatore della manutenzione assegnato ad un Centro di lavoro. Il sistema dovrà verificare che le persone assegnate a svolgere una determinata attività manutentiva posseggano le appropriate competenze in termini di mansione/qualifica/abilitazione.


OT_1

Caricamento/Archiviazione documenti - il Sistema dovrà consentire il caricamento e l'archiviazione dei documenti aziendali o di interesse di FER, partendo dalla scansione di un documento cartaceo (con supporto OCR) o tramite l'archiviazione di stampe prodotte all'interno dei moduli SAP implementati

OT_2

Gestione profili di accesso - il Sistema dovrà consentire la gestione di differenti profili di accesso al sistema documentale per il caricamento/lettura/modifica della documentazione inserita

OT_3 Navigazione documenti - dovrà essere possibile ricercare e navigare per processo i documenti archiviati direttamente da SAP GUI o tramite interfaccia Web

OT_4 Strutturazione documenti: i documenti dovranno poter essere archiviati secondo criteri gerarchici ed organizzati in differenti classi/categorie

OT_5

Collegamento documenti archiviati con transazioni/documenti SAP - dovrà essere possibile collegare i documenti archiviati alle transazioni/documenti SAP, consentendo all'utente di visualizzarli tramite selezione da un elenco reso disponibile nella pagina della transazione/documento SAP



Requisiti

Pagina

22 di 22

OT_6

Ricerca documenti: dovrà essere possibile ricercare la documentazione archiviata impostando una o più variabili di ricerca, tra cui: data del documento, data di archiviazione, tipologia di documento, fornitore (se presente nel documento), utente, numero del documento, struttura/ufficio responsabile etc.

OT_7

Gestione dei documenti relativi ai fornitori: il Sistema dovrà archiviare e gestire la documentazione presentate e allegata dai fornitori sul modulo SLM, consentendone l'accesso anche all'interno delle funzionalità relative alla gestione del ciclo passivo.

OT_8

Gestione dei documenti in ambito Ciclo passivo: il Sistema dovrà prevedere la registrazione delle fatture passive su SAP partendo dalla scansione del documento cartaceo archiviata a sistema, consentendo inoltre la gestione del workflow autorizzativo delle fatture (autorizzazione tecnica, autorizzazione al pagamento, verifica della fattura per squadratura con EM/OdA). Il sistema dovrà gestire anche altri documenti collegati al processo di ciclo passivo (listini, preventivi, OdA, DDT etc.)

OT_9

Gestione dei manuali operativi della manutenzione - il Sistema dovrà gestire l'archiviazione e la consultazione della documentazione relativa alle attività di manutenzione, prevedendo il collegamento con le attività mappate a sistema e la loro visualizzazione tramite le transazioni SAP collegate

OT_10

Gestione degli schemi tecnici della manutenzione - il Sistema dovrà gestire l'archiviazione e la consultazione della documentazione relativa agli impianti e oggetti da manutenere, prevedendo il collegamento con le attività mappate a sistema e la loro visualizzazione partendo dall'anagrafica dell'oggetto su SAP

OT_11

Gestione della documentazione relativa agli immobili - il Sistema dovrà gestire l'archiviazione e la consultazione della documentazione relativa agli immobili (tra cui planimetrie, certificati e documentazione obbligatoria, contratti etc), prevedendo il collegamento con le attività mappate a sistema e la loro visualizzazione partendo dall'anagrafica dell'oggetto su SAP


REQUISITI FUNZIONALI - FER – Ferrovie Emilia-Romagna · Servizi per l’implementazione del...

Documents

Transcript of REQUISITI FUNZIONALI - FER – Ferrovie Emilia-Romagna · Servizi per l’implementazione del...