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Regione Molise Allegato 1

DIREZIONE GENERALE PER LA SALUTE

Servizio Politiche delle Risorse Umane del SSR, Formazione ed ECM

Manuale sulla gestione delle visite di verifica della Commissione Regionale per l'Educazione Continua in Medicina

1. Premessa 2. Oggetto 3. Campo di applicazione 4. Visite di verifica 5. Composizione del Team di verifica ( gruppo di lavoro) 6. Comunicazioni 7. Procedure operative della visita 8. Revisione e verifica 9. Elenco degli allegati al manuale

Premessa. Con D.G.R. n. 863 del 31 Dicembre 2012 avente ad oggetto “Avvio del Nuovo Sistema regionale di Educazione Continua in Medicina – Approvazione del Manuale di Accreditamento dei Provider regionali E.C.M.” la Regione Molise ha dato attuazione alla normativa nazionale che ha modificato in modo sostanziale il ruolo degli attori del sistema E.C.M., ed in modo particolare quello dei provider. In applicazione delle disposizioni evidenziate nel suddetto Manuale, con Determinazioni del Direttore Generale per la Salute in data 2 maggio 2014, si è provveduto al rilascio dell’accreditamento provvisorio, per la durata di 24 mesi, in favore n. 7 Provider regionali. Con il Decreto del Commisario ad acta n. 49 del 22/07/2015 è stata ricostituita la Commissione Regionale per l'Educazione Continua in Medicina, confermandone finalità e compiti già individuati con D.G.R. n. 544/2013. Le funzioni della Commissione Regionale E.C.M. sono state ulteriormente specificate nel “Regolamento della Commissione Regionale E.C.M.” approvato con la Determinazione Dirigenziale n. 320 del 3 febbraio 2016, la quale prevede che: “La Commissione Regionale per l’Educazione Continua in Medicina è organismo della Regione Molise con compiti propositivi, di monitoraggio nonché di supporto tecnico-scientifico alla Regione stessa per la governance della Formazione Continua in Medicina. Compiti della Commissione sono:

definire e verificare l’applicazione dei criteri per l’accreditamento dei provider, aggiornando il processo di accreditamento dei Provider così come previsto dalla Deliberazione di Giunta Regionale n. 863 del 31 dicembre 2012 (Approvazione del Manuale di Accreditamento dei Provider Regionali ECM);

verificare le ricadute delle attività formative sugli operatori sanitari; verificare i requisiti necessari per il rilascio dell’accreditamento provvisorio e dell’accreditamento

standard entro sei mesi dalla presentazione delle istanze; accertare, con il supporto dell’Osservatorio Regionale sulla Qualità della Formazione, che



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continuino a sussistere i requisiti per il mantenimento dell’accreditamento. A tal fine la Commissione effettua ogni anno visite di verifica ad almeno il 10% dei Provider accreditati dalla Regione Molise. In tali visite si esamina la documentazione presentata dai provider necessaria per ottenere l’accreditamento, per accertare che i requisiti dichiarati corrispondano realmente a quelli previsti dalla regolamentazione vigente. Durante la visita di verifica la Commissione rileva l’idoneità dei requisiti ed eventuali violazioni e stila una relazione con i risultati della verifica, emettendo eventualmente i conseguenti provvedimenti. Qualora vengano riscontrate violazioni, in funzione della loro gravità, l'Ente accreditante potrà disporre sanzioni al Provider, a partire da un' ammonizione fino alla revoca in via temporanea o definitiva dell'accreditamento, conformemente a quanto stabilito dalla Determina della Commissione Nazionale del 8 ottobre 2010 e dal Manuale di Accreditamento;

produrre, sulla base di tali Rapporti e sulla scorta dei dati dell’Osservatorio Nazionale e del Co.Ge.A.P.S., un "Rapporto annuale sulle attività E.C.M." che includa, tra l'altro, i risultati delle verifiche effettuate;

predisporre l'Albo Regionale dei provider E.C.M. e la successiva trasmissione alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua per l'aggiornamento dell'Albo Nazionale dei Provider ECM;

procedere all’analisi dei bisogni formativi, all’ individuazione degli obiettivi formativi e dei criteri che debbono caratterizzare l’attività formativa;

studiare e accompagnare l’implementazione di nuove metodologie didattiche fra cui la Formazione a Distanza, la Formazione sul Campo, la Formazione Blended, ed altre metodologie (ricerca, autoformazione), individuando i criteri di attribuzione dei relativi crediti;

garantire la definizione dei contenuti del dossier formativo, individuale e di gruppo, sia per i dipendenti del Servizio Sanitario Regionale che per i liberi professionisti;

sviluppare e approfondire argomenti e proposte provenienti dai competenti organismi regionali al fine di supportare lo sviluppo del sistema formativo molisano in relazione anche alle esigenze formative delle diverse figure professionali sanitarie;

adeguare lo sviluppo e l’aggiornamento del sistema informatico alle esigenze dell’intero sistema regionale di gestione della formazione”.

Oggetto Con il presente Manuale la Regione Molise intende disciplinare le procedure, le tempistiche e le modalità per la conduzione delle visite di verifica presso i Provider. La visita di verifica è lo strumento per definire se il Provider abbia i requisiti per: - il riconoscimento dell’accreditamento provvisorio; - il passaggio all’accreditamento standard; - il mantenimento dello status di Provider; - il riaccreditamento; nonché per evidenziare i punti di forza e le eventuali aree di debolezza del Provider stesso. Le procedure indicate sono, inoltre, uno strumento di autovalutazione che il Provider può applicare, in tempi successivi, per verificare i progressi operati o per programmare interventi di miglioramento. Campo di applicazione Le procedure elencate nel presente Manuale sono applicate, da parte della Commissione Regionale per l’Educazione Continua in Medicina, a tutti i Provider che hanno già ottenuto l’accreditamento provvisorio e/o standard, nonché ai futuri Provider.



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Visite di verifica Nella tabella seguente sono evidenziate le caratteristiche dei vari tipi di visita:

Tipo Scopo Quando

Accreditamento provvisorio

Verifica del possesso dei requisiti dichiarati per il riconoscimento di

Provider, erogatore di formazione in sanità, accreditato provvisoriamente.

Previo accordo per la data di visita con il Provider stesso ed

entro il primo anno dall'accreditamento provvisorio.

Accreditamento standard

Passaggio dallo status di Provider accreditato provvisoriamente a quello di Provider accreditato

standard

Dopo l’ottenimento dell’accreditamento provvisorio,

previo accordo per la data di visita con il Provider stesso e,

comunque, entro sei mesi dalla relativa richiesta

Miglioramento

Verifica della messa in atto di eventuali piani di miglioramento

definiti in una precedente visita a seguito di problematiche che però

non hanno precluso l’accreditamento standard.

Entro i termini definiti nel report della visita e previo accordo per la data di visita con il Provider

stesso

Mantenimento Verifica del mantenimento

dei parametri necessari per l’accreditamento standard

Nei quattro anni dall'accreditamento

standard

Riaccreditamento Rivalutazione per la conferma

o meno dello status di Provider accreditato standard

Dopo quattro anni dall’accreditamento

standard

Le visite saranno finalizzate all’accertamento dei:

a) Requisiti del soggetto richiedente, b) Requisiti strutturali, organizzativi e della qualità, c) Requisiti dell'offerta formativa,

secondo lo schema di cui all’allegata scheda (Allegato A). La visita al Provider:

- deve seguire le regole di un audit di parte terza; - è un processo documentato che può essere verificato in qualsiasi momento da chiunque ne abbia

interesse; - va conclusa con una puntuale rendicontazione che va inviata sia al Provider che all'Ente accreditante cui

competono le decisioni conseguenti. La visita in loco si basa sull'analisi della documentazione disponibile e sull'osservazione diretta dei requisiti (strutturali, organizzativi, etc.) La proposta di visita viene comunicata al Provider dalla Segreteria ECM (Allegato B). Nei casi di visita finalizzata, la disponibilità o la eventuale indisponibilità alla visita dovrà essere comunicata dal Provider interessato entro e non oltre 10 giorni lavorativi dalla ricezione della lettera di visita. Il mancato riscontro nei termini suddetti darà luogo ad una nuova proposta di data inderogabile.



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L'eventuale indisponibilità o mancato riscontro alla seconda proposta di data, entro e non oltre il medesimo termine di 10 giorni lavorativi, comporterà una violazione molto grave che, in base all'allegato 2 dell'Accordo Stato-Regioni del 19 aprile 2012 "Determinazione della CNFC in materia di violazioni", darà luogo alla revoca definitiva dell'accreditamento provvisorio. Composizione del Team di verifica (gruppo di lavoro) Per le visite di verifica presso i Provider la Commissione Regionale per l’Educazione Continua in Medicina si può avvalere di gruppi di lavoro costituiti al proprio interno, così come previsto dall’art. 7 del “Regolamento della Commissione Regionale ECM” approvato con Determina Dirigenziale n° 320 del 3 febbraio 2016. I soggetti costituenti il gruppo che effettua la visita devono garantire la propria indipendenza e assenza di conflitto d’interessi relativamente ai Provider che saranno chiamati a controllare. A questo fine sono tenuti a compilare, per ogni visita, una dichiarazione specifica di assenza di conflitto di interessi (Allegato C). In caso di conflitto di interessi il componente del gruppo di lavoro deve rinunciare a far parte del team per quella specifica visita. Nello svolgimento della loro attività i gruppi di lavoro devono seguire i seguenti principi:

1. etica - integrità professionale, riservatezza e discrezione; 2. imparzialità - obbligo di riportare fedelmente e con precisione le evidenze e le conclusioni; 3. professionalità - adeguatezza e discernimento che proviene dalla competenza; 4. indipendenza - dall’attività oggetto della visita, libertà da pregiudizi e assenza di conflitto di interessi; 5. obiettività - approccio basato su evidenze verificabili, nell’ambito delle informazioni disponibili.

Il gruppo di lavoro è costituito da almeno 3 componenti ed è diretto da un team leader (TL). Il TL deve sapere pianificare la visita, tenere i rapporti con il Provider, condurre la visita e decidere sulle eventuali modifiche, controllare il rapporto finale e trasmetterlo all’Ente Accreditante. In situazioni particolari potrà essere utile integrare il team con esperti per altre competenze specifiche. E’ prevista, inoltre, una funzione di supporto organizzativo, a carico della Segreteria ECM. Comunicazioni I risultati delle visite di verifica presso i Provider vengono formalizzate attraverso la redazione del relativo Verbale, o Rapporto conclusivo, di cui la Regione Molise prende atto mediante l’adozione del relativo provvedimento, che viene notificato agli interessati. Procedure operative della visita La sequenza logico-temporale della visita si articola in tre fasi:

Fase preliminare

1. definizione obiettivi della visita – la Commissione Regionale ECM definisce gli obiettivi della visita;

2. nomina del team – la Commissione ECM nomina il team leader e gli altri componenti che compongono il team;

3. preparazione della visita – il team leader e i restanti componenti esaminano i documenti disponibili presso l’Ente Accreditante e definiscono il Piano di visita;

4. invio, da parte della Segreteria ECM, della lettera di proposta della visita al Provider interessato (Allegato B) il quale dovrà rendere disponibili, al momento della visita, tutti i documenti di cui al “Manuale di Accreditamento dei Provider regionali E.C.M.” approvato con D.G.R. del 31 dicembre 2012 n. 863, ovvero la documentazione integrativa richiesta.



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Fase della visita

1. visita – il team esegue la visita, raccogliendo la documentazione e mettendo in luce da un lato le evidenze e gli indicatori a cui si riferiscono le osservazioni e dall’altro le osservazioni stesse. Il team raccoglie anche le osservazioni dei rappresentanti del Provider.

Fase conclusiva

1. Riunione di valutazione – il team si riunisce a conclusione della visita per esaminare le evidenze

raccolte e impostare il Rapporto conclusivo (Verbale);

2. Rapporto conclusivo – è lo strumento per la sintesi e la comunicazione dei risultati; che descrive le evidenze raccolte, le osservazioni e le proposte di miglioramento. Nella parte conclusiva del rapporto vengono riassunti i risultati attraverso:

Sintesi della valutazione dei requisiti di base

Sintesi dei rilievi relativi alla visita

Eventuali criticità maggiori

Aspetti soggetti a possibilità di miglioramento

Eventuali prescrizioni di miglioramento

3. trasmissione del Rapporto conclusivo (Verbale) – il TL trasmette il Rapporto conclusivo all’Ente Accreditante;

4. conclusione della visita – l’Ente Accreditante comunica i risultati della visita al Provider e prende gli eventuali provvedimenti del caso.

Revisione e verifica Questo documento viene sottoposto a verifiche e a periodiche revisioni sulla base dei risultati e delle esperienze derivanti dalla sua applicazione e con il contributo di tutti i soggetti interessati. Elenco degli allegati al manuale Allegato A: Verbale di visita in loco o Rapporto conclusivo; Allegato B: lettera di comunicazione visita al Provider E.C.M. Allegato C: modello di autocertificazione assenza conflitto di interessi;

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ALLEGATO A)

COMMISSIONE REGIONALE PER L’ ECM

Requisiti Minimi e Standard e Criteri per le Visite di Verifica della Commissione ECM

I Requisiti minimi e gli Standard richiesti riguardano le caratteristiche del soggetto da accreditare, la sua organizzazione, il rigore qualitativo nella offerta formativa proposta, le procedure di registrazione e di reporting degli eventi e dei crediti formativi assegnati9 e l’indipendenza da interessi commerciali.

La presente Scheda individua i requisiti minimi ed i relativi standard che costituiscono parte integrante del “Modello di accreditamento dei Provider ECM” e che rappresenta una base per la conduzione delle visite di verifica.

Il documento e organizzato in 3 parti relative ai requisiti del soggetto richiedente, requisiti della struttura/organizzazione e dei requisiti dell’offerta formativa di cui all’allegato 1) del documento relativo al modello di accreditamento dei provider della Regione Molise.

Nello specifico in ogni “scheda” sono schematicamente riportati: 10 requisiti relativi alle caratteristiche del soggetto pubblico e privato richiedente, 5 requisiti relativi alla struttura formativa e alla sua organizzazione e 8 relativi all’offerta formativa, per un totale di 23 requisiti minimi e standard.

Il Provider può indicare ulteriori requisiti di qualità ritenuti supplementari e quelli minimi, con particolare attenzione a percorsi legati alla valutazione d’impatto e alla innovazione e capacità di riprogettazione.

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ALLEGATO A)

COMMISSIONE REGIONALE PER L’ ECM

Verbale di visita in loco

Il giorno _______________________alle ore _________; i sottoscritti:_____________________________ , _______________________ , _______________________________ , _______________________________, _______________________________

incaricati dalla Commissione Regionale per la Formazione Continua, riferiscono di aver eseguito la visita in loco presso la:

Sede (Operativa/Legale):_____________________________________________________________________________ a _________________________ in __________________________________________ - CAP: __________________ Tel: ______________________- Fax:___________________ - Email: _________________________________________ del Provider (cod) n. _____________, Denominazione: _____________________________________________________ Legale Rappresentante

Cognome Nome

_______________________ _____________________

Luogo di nascita Data di nascita

______________________ ______________________

Luogo di residenza Indirizzo di residenza

______________________ ______________________

ed hanno rilevato quanto segue:

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SCHEDA 1 REQUISTI DEL SOGGETTO RICHIEDENTE VERIFICA IN LOCO

Codice Requisito Indicatore Evidenze Oggettive Modalità di

verifica Ø

Annotazioni

1

Ragione Sociale Denominazione Atto costitutivo - Statuto per soggetti privati, ad esclusione di soggetti pubblici (Aziende Sanitarie pubbliche, Università, etc). Deve essere allegata dichiarazione formale che quanti direttamente interessati alla attività ECM del Provider (coniuge, affini e parenti fino al 2° grado) non abbiano interessi commerciali nell'ambito della Sanità da non meno di due anni dalla data di cessazione

dell'attività * Nota 1

Documentale

2

Sede legale (*} Nota 2

Sede legale stabile nella regione Molise. Tale sede non deve coincidere con strutture produttive in ambito sanitario o commerciali nel settore sanitario

Attestazione del legale rappresentante Audit

Documentale e Osservazionale

3

Sede operativa (*} Nota 3

Sede con i requisiti necessari alla gestione delle attività ECM e situata nel Molise. Tale sede non deve coincidere con strutture produttive in ambito sanitario o commerciali nel settore sanitario.

Attestazione del legale rappresentante. Documentale e Osservazionale

4

Legale rappresentante

Generalità complete del rappresentante legale

Curriculum vitae - Atto e data di nomina ed esplicita indicazione delle sue competenze e poteri per l'esercizio delle funzioni in relazione al ruolo ricoperto.

Documentale

(*} Nota 1:

Le dichiarazioni devono essere predisposte su carta intestata e firmate dal legale rappresentante con firma digitale.

Lo Statuto deve indicare la finalità ECM del soggetto richiedente e se sono previsti altri obiettivi (agenzia congressuale, tour operator, ecc.) dello stesso soggetto. (*) Nota 2:

E' il luogo dove, dallo Statuto e/o dal registro delle imprese, l'organizzatore risulta avere il centro della propria attività. (*} Nota 3:

Nella sede legale devono essere conservati i documenti da rendere disponibili, a richiesta, per Ente accreditante, Osservatorio e Comitato di Garanzia

4

SCHEDA 1 REQUISTI DEL SOGGETTO RICHIEDENTE VERIFICA

IN LOCO


verifica Ø

Annotazioni

5

Impegno statutario nel campo della formazione continua in

sanità. (Sono esonerati i soggetti che erogano prestazioni sanitarie)

Presenza esplicita nello Statuto e nell'Atto costitutivo di finalità nel campo della formazione continua in sanità, anche a titolo non esclusivo

Atto costitutivo - Statuto Documentale

6

Eventuale pregressa esperienza in

attività didattico/formativa in campo sanitario (*} Nota 4

Evidenza di attività formative in campo sanitario e indicazione delle aree di attività prevalenti realizzate negli ultimi 3 anni.

Documentazione in cui si evidenzia che il provider ha progettato, pianificato, realizzato, monitorato attività formative in campo sanitario


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Affidabilità

economico-finanziaria

Bilanci e documenti economici congrui agli obiettivi, alla numerosità dell'utenza ed alla tipologia di ECM che intende organizzare. Il bilancio deve indicare in modo esplicito le risorse acquisite con l'attività formativa e quelle provenienti da altre fonti.

Per i provider di nuova istituzione o per i soggetti che non hanno svolto negli anni precedenti attività in materia di formazione continua in medicina resta obbligatoria la presentazione del budget previsionale per l'attività programmata. Nomina di un responsabile amministrativo.

Bilanci economici per centri di costo e centri di spesa (contabilità analitica) e documenti contabili che attestino le capacità economiche in rapporto all'entità dell'impegno programmato. Per i soggetti privati si rinvia alle

norme del Codice Civile ed alle leggi

speciali. (*) Nota 5 Atto di nomina e curriculum vitae del responsabile amministrativo.

Documentale

(*) Nota 4: questo criterio non è obbligatorio per i soggetti di nuova istituzione, che richiedono l'accreditamento provvisorio. (*) Nota 5: I documenti devono evidenziare l'eventuale impegno economico pregresso per attività formative e la disponibilità economico-finanziaria per le attività pianificate imputando i dati ai relativi centri di costo per il riscontro della prevalenza dell'attività formativa effettivamente prodotta. Tali documenti devono altresì evidenziare in quale percentuale è intervenuta, nel finanziamento delle attività ECM, la sponsorizzazione commerciale. Il documento/bilancio sulle attività formative pregresse non è obbligatorio per l'accreditamento temporaneo dei soggetti di nuova istituzione o che non hanno svolto negli anni precedenti attività in materia di formazione continua in medicina. Per gli enti pubblici (Aziende Sanitarie, Università, etc.) il documento deve riguardare solamente il budget dell'Ufficio Formazione.

5

SCHEDA 1 REQUISTI DEL SOGGETTO RICHIEDENTE VERIFICA

IN LOCO


verifica Ø

Annotazioni

8

Affidabilità rispetto alle norme in tema - di sicurezza, previdenza e fiscalità

-Documentazione anti-mafia (per privati)

-Rispetto obblighi relativi alla sicurezza e alla prevenzione degli infortuni (strutture e attrezzature)

-Rispetto degli obblighi in tema di contribuiti previdenziali e assistenziali

-Rispetto degli obblighi fiscali

Dichiarazione del legale rappresentante. Indicazione nominativa del personale dipendente (copia della documentazione se richiesta). Copia documentazione formalmente sottoscritta che attesta che il provider ha verificato e si fa garante anche nel caso le strutture e le attrezzature siano utilizzate in base a contratti e convenzioni. Audit Audit


9

Indicazione relativa alla metodologia ECM che intende utilizzare (RES,FAD,FSC)

Formazione RES,FAD,FSC,mista,altro. Dichiarazione del legale rappresentante.

Documentale

10

Dichiarazione relativa alla tipologia di professionisti della Sanità cui intende rivolgersi (target

di utenza)

Indicazione delle discipline e/o delle professioni destinatarie degli eventi formativi

(*) Nota 6

Dichiarazione del legale rappresentante.

Documentale

(*) Nota 6: Qualsiasi disciplina/professione indicata negli eventi che fanno parte del piano formativo deve rientrare tra quelle che il provider ha dichiarato al

momento della presentazione della domanda di accreditamento e che corrisponde ad idonee qualifiche nel Comitato Scientifico.

Si sottolinea che i l Responsabile Scientifico del singolo evento formativo deve corrispondere ad un soggetto esperto nell'area sanitaria di riferimento. Tali

parametri non sono vincolanti per i soggetti che erogano prestazioni sanitarie.

Le discipline/professioni destinatarie di ogni singolo evento formativo dovranno essere indicate dal provider al momento della trasmissione del programma

definitivo (almeno 15 giorni prima della sua erogazione) e non potranno essere cambiate essendo stato l'evento programmato solo per le professioni

indicate.

6

SCHEDA 2 REQUISTI DELLA STRUTTURA/ORGANIZZAZIONE VERIFICA

IN LOCO


verifica Ø

Annotazioni

1

Sedi, strutture ed attrezzature disponibili (proprie o per contratto)

Disponibilità di sedi, strutture ed attrezzature necessarie allo svolgimento nella Regione Molise delle attività amministrative e di quelle formative (aule, servizi di segreteria ed amministrativi, servizi editoriali, sito web, etc.) e con caratteristiche coerenti con i piani formativi proposti. Conformità delle strutture e delle attrezzature alla normativa per la sicurezza e la prevenzione.

Per FAD e FSC devono essere disponibili le condizioni e le attrezzature necessarie per organizzare e gestire le iniziative di formazione a distanza, o le attività di formazione sul campo, secondo le disposizioni emanate dalla CNFC e dalla Regione Molise.

Titoli di proprietà o contratti di locazione o altro titolo di utilizzo, con indicazione della durata temporale e della destinazione d'uso. Altra documentazione utile relativa alle procedure ed all'impegno di spesa di massima per l'acquisizione di strutture didattiche idonee nelle sedi previste nel piano formativo di massima. Audit

Contratti/convenzioni con soggetti idonei per la fornitura di tecnologie mediatiche per lo svolgimento della FAD e/o con soggetti che gestiscono strutture sanitarie idonee per la FSC (se non p ossedute in p r o p r i o ) .


2

Struttura Organizzativa

Risorse umane, economiche e strutturali che configurano una organizzazione stabile e finalizzata alla formazione continua in sanità, inclusa la presenza di un Responsabile di struttura formativa

Documentazione descrittiva con organigramma, funzionigramma ed altra documentazione sottoscritta. Atto di nomina e CV del responsabile della formazione. Per le Aziende Sanitarie e gli Enti pubblici: descrizione in dettaglio delle caratteristiche dell'Ufficio Formazione.


3

Sistema Informatico

Presenza di un sistema informatico per la gestione ed archiviazione dei dati di cui sono definite architetture, responsabilità e procedure, e che include risorse tecnologiche e umane idonee alla gestione del sistema. Nomina di un Responsabile del sistema informatico.

Documentazione descrittiva della struttura informatica, firmata dal legale rappresentante.

Atto di nomina del Responsabile del Sistema Informatico.


7

SCHEDA 2 REQUISTI DELLA STRUTTURA/ORGANIZZAZIONE VERIFICA

IN LOCO


verifica Ø

Annotazioni

4

Competenze scientifiche

Presenza di un Coordinatore Scientifico con competenze scientifiche specifiche, di progettazione e pianificazione delle attività

formative. Presenza di organismo (Comitato scientifico) preposto alla validazione del piano formativo a livello scientifico (almeno 5 componenti incluso il coordinatore). Nell'ambito del Comitato Scientifico deve essere presente almeno un componente con competenze di progettazione e pianificazione della formazione.

Il Comitato Scientifico dovrà designare il Responsabile Scientifico per ogni singolo programma ECM che deve corrispondere ad un soggetto esperto nell’area sanitaria di riferimento.

Atto di nomina del Coordinatore Scientifico. Atti di nomina o convenzioni per i componenti del Comitato Scientifico. Curricula dei componenti il Comitato scientifico. Per ogni evento il programma definitivo dovrà indicare il/i responsabili scientifici, docenti, tutor, etc.,con i relativi curricula.


5

Implementazione miglioramento della qualità

Esistenza di procedura con l’indicazione di un responsabile per la valutazione del raggiungimento degli obiettivi predeterminati e per l’individuazione dei criteri e

l’identificazione degli indicatori di processo e di esito.

Documenti sulle procedure di rilevazione delle esigenze, di valutazione dei risultati e di implementazione della

qualità.

Atto di nomina e curriculum vitae del responsabile (anche esterno) dal quale

si evinca l’esperienza operativa e/o

culturale nel sistema della qualità.


8

SCHEDA 3 REQUISTI DELLA OFFERTA FORMATIVA VERIFICA

IN LOCO


verifica Ø

Annotazioni

1

Rilevazione ed analisi fabbisogni formativi

Esistenza di procedure finalizzate alla rilevazione dei fabbisogni formativi dei professionisti della Sanità nel territorio regionale.

Documentazione sulle modalità di rilevazione e analisi dei fabbisogni


2

Pianificazione

(*) Nota 7

Esistenza di un piano formativo che

deve comprendere:

- eventi programmati e loro tipologia;

- obiettivi formativi;

- target di riferimento;

- responsabili scientifici; sistema di valutazione del piano formativo.

Documentazione relativa alla

pianificazione annuale.

Per ogni evento (RES, FAD, FSC)

programmato, il Piano formativo dovrà

indicare:

- argomento (titolo);

- tipologia formativa (RES, FAD, FSC);

- obiettivi formativi;

- target utenza;

- periodo/sede (per FAD inizio/scadenza);

- responsabile scientifico e suo CV;

(*) Nota 8


3

Progettazione Esistenza di procedure strutturate che

garantiscano la qualità del progetto

Documentazione relativa alla

progettazione delle attività formative.

Le procedure attivate devono essere

coerenti con le tipologie formative

utilizzate. Il progetto deve

prevedere almeno gli obiettivi

formativi, la selezione dei destinatari, i

contenuti, le metodologie e un sistema

di valutazione.


(*) Nota 7: La pianificazione annuale deve essere trasmessa entro il 31 ottobre dell’anno precedente. Il provider ha l'obbligo di realizzare almeno il 50% dell'attività programmata annualmente, con la possibilità di aumentare, per ogni target di utenza già previsto, le attività formative, coerentemente con le risorse disponibili e le richieste dell'utenza cui si rivolge e coerentemente con gli obiettivi formativi che ha indicato.

(*) Nota 8: Il provider dovrà comunicare il programma definitivo di ogni evento, inclusi docenti/tutor ed i crediti assegnati almeno 30 giorni prima della data di inizio

(eventi RES e FSC) o della data di attivazione (eventi FAD). Per i programmi FAD dovrà essere indicata anche la data di scadenza (al massimo 1 anno dopo l'inizio). Le competenze scientifiche e andragogiche e requisiti tecnico-professionali dei docenti/formatori sugli argomenti oggetto dell'attività formativa (CV) dovranno essere indicati al momento della presentazione di ogni programma definitivo. L'Ente accreditante provvederà ad inserire l'evento nel catalogo Regionale delle attività ECM operative (confermate).

9


IN LOCO


verifica Ø

Annotazioni

4

Erogazione Esistenza di procedure organizzate per garantire un processo di erogazione dell'attività ECM efficace opportunamente controllato attraverso metodologie e strumenti oggettivi relativamente a: ricognizione competenze in ingresso, rilevazione presenze, raggiungimento obiettivi di apprendimento, verifica sulla qualità/finalità del progetto formativo e valutazione della qualità percepita

Documentazione relativa sottoscritta dal Responsabile scientifico dell'evento e dal legale rappresentante.


5

Valutazione

{*) Nota 9

Esistenza di un sistema di : -rilevazione della presenza; -rilevazione del gradimento e della qualità percepita;

-rilevazione dell'apprendimento.

Documentazione che indichi le modalità di rilevazione e di registrazione nel sistema informatico.


6

Attribuzione crediti ECM e distribuzione attestati.

{*) Nota 10

Procedure per l'attribuzione dei crediti ECM e per l'erogazione degli attestati all'utente (a carico del provider).

Trasmissione dei dati alla Regione Molise

ed al COGEAPS

Documentazione relativa firmata dal

legale rappresentante.


{*) Nota 9: La effettiva partecipazione degli operatori alle attività ECM può essere documentata con modalità varie (firma di frequenza, verifiche elettroniche di ingresso/uscita dalla sede di formazione, scheda di valutazione dell'apprendimento firmata dal partecipante, etc.). La valutazione della qualità percepita da parte dei partecipanti è obbligatoria per assegnare i crediti. Questo parametro deve essere rilevato mediante una scheda che includa:la rilevanza del programma rispetto ai bisogni formativi e al ruolo professionale; la qualità formativa del programma; l'utilità della formazione ricevuta; i tempi di svolgimento (per la FAD) la eventuale percezione da parte dei partecipanti di interessi commerciali nel programma ECM. La valutazione dell'apprendimento costituisce anche una valutazione della partecipazione al programma e dell'efficacia formativa. La valutazione può essere effettuata con diversi strumenti (quesiti a scelta multipla o a risposta aperta, esame orale, esame pratico, produzione di un documento, realizzazione di un progetto, etc.) che devono, tuttavia, essere coerenti con gli obiettivi formativi dichiarati ed avere caratteristiche paragonabili per i diversi programmi in modo da creare condizioni standard di valutazione. Se vengono utilizzati i quesiti, essi dovranno essere standardizzati in almeno 3 quesiti per ogni credito ECM erogato (a scelta quadrupla con una sola risposta esatta se si usano quesiti a scelta multipla).

{*) Nota 10: Accertato che i requisiti (partecipazione, valutazione della formazione e scheda della qualità percepita) siano stati soddisfatti, il provider attesterà che l'utente ha svolto la suddetta attività formativa ed ha acquisito i crediti ECM in numero pari a quanto previsto per quella attività ECM. Dovrà quindi essere rilasciata o inviata, a cura del provider, apposita attestazione ed il dato trasmesso per via informatica al CO.GE.A.P.S. ed alla Regione Molise. I dati relativi a valutazione e attribuzione dei crediti devono essere conservati dal provider per 5 anni.

10


IN LOCO


verifica Ø

Annotazioni

7

Sponsorizzazione e patrocini

Nel piano formativo devono essere indicati eventuali patrocini e sponsor. In ogni caso questi devono essere inclusi nella documentazione relativa al programma definitivo di ogni evento ECM, inviato almeno 30 giorni prima dell'inizio.

Documentazione relativa a contratti/convenzioni di sponsorizzazione. Tali contratti devono esplicitare le obbligazioni di entrambi i contraenti ed essere firmati dal legale rappresentante.


8

Relazione attività annuale

Redazione di una relazione annuale sull'attività formativa svolta durante l'anno con l'indicazione degli eventi formativi realizzati rispetto a quelli programmati. La relazione annuale deve essere trasmessa alla Regione Molise entro il 31 gennaio dell'anno successivo e deve contenere tutti gli indicatori relativi ad ogni evento realizzato:

- elenco eventi formativi realizzati;

- confronto tra il programmato (nel Piano) ed il realizzato (indicare gli eventi effettivamente erogati e la percentuale corrispondente agli eventi effettivamente erogati rispetto alla programmazione a suo tempo definita nel Piano formativo);

- numero di partecipanti per ogni evento;

- target partecipanti (professioni/specialità);

- numero di partecipanti cui sono stati attribuiti crediti;

- rilevazione statistiche finalizzate al miglioramento

dell'offerta formativa nei suoi aspetti organizzativi (qualità percepita, implementazione);

- aspetti economico-finanziari;

- quantità complessiva delle risorse provenienti dalla sponsorizzazione e dettaglio distinto per azienda di ogni singolo evento effettivamente erogato; percentuale delle risorse provenienti dalla sponsorizzazione rispetto a tutte le risorse acquisite nell'anno.

La relazione deve anche contenere la dichiarazione di

avere adempiuto agli obblighi informativi nei confronti:

-dell’utenza (ogni indicazione utile ai discenti per la

partecipazione agli eventi, quali ad

esempio:data,luogo,costi);

-dell’ente accreditante;

-dell’Istituzione archiviante nazionale (COGEAPS)

Documentazione che indichi le modalità di rilevazione e di registrazione nel sistema informatico.


11

Osservazioni finali della Commissione:

Sintesi dei rilievi relativi alla visita:

Eventuali criticità maggiori:

12

Aspetti soggetti a possibilità di miglioramento:

Eventuali prescrizioni di miglioramento:

13

Osservazioni del Provider:

Di quanto sopra attestato, è stato redatto il presente Verbale composto da n° 13 pagine, copia del quale viene rilasciata al Legale Rappresentante.

Letto, confermato e sottoscritto alle ore _____________

Data_______________________________

Firma Team Leader del Gruppo Firma Legale Rappresentante Provider

__________________________________ _________________________________

Firma componenti del Gruppo

__________________________________

__________________________________

Via S. Antonio Abate 236, 86100 Campobasso tel. 0874 424 441 – 0874 424 427 - Fax 0874 424 432

e-mail: [email protected]

ALLEGATO B

REGIONE MOLISE


SERVIZIO POLITICHE DELLE RISORSE UMANE DEL SSR – FORMAZIONE ED ECM –

FAC-SIMILE Al Provider _________________________ _________________________

Oggetto: Visita di verifica sullo stato di Provider. In riferimento a quanto previsto dalla vigente normativa, in merito alle attività affidate alla Commissione Regionale ECM, si comunica quanto segue.

Sulla base delle indicazioni contenute nel “Manuale di Accreditamento dei Provider regionali ECM”, approvato con D.G.R. n. 863 del 31 dicembre 2012, consultabile sul sito: http://ecm.regione.molise.it/ecm/, è stata programmata una visita a cura della Commissione Regionale per l’Educazione Continua in Medicina, presso la sede operativa di codesto Provider per il giorno_______________________ per la seguente finalità: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

I termini della durata della visita e le modalità connesse all’ospitalità del Team saranno

concordate in occasione dell’incontro. La disponibilità, o la eventuale indisponibilità, alla visita programmata della Commissione

E.C.M. dovrà essere comunicata entro e non oltre 10 giorni lavorativi dal ricevimento della presente, alla scrivente Segreteria.

Il mancato riscontro nel termine suddetto darà luogo ad una nuova proposta di data inderogabile.

Nei casi di visita finalizzata all’acquisizione dello status di Provider standard, l’eventuale

indisponibilità o mancato riscontro alla seconda proposta di data, entro e non oltre il medesimo termine di 10 giorni lavorativi, comporterà una violazione molto grave che, in base all’allegato 2 dell’Accordo Stato-Regioni del 19 aprile 2012 “Determinazione della CNFC in materia di violazioni”, darà luogo alla revoca definitiva dell’accreditamento provvisorio.

La Segreteria ECM è contattabile per ogni necessaria collaborazione ai seguenti recapiti

telefonici 0874- 424441, 0874-424427, 0874-424450, dalle ore 8,00 alle ore 14,00. Cordialmente Il Direttore del Servizio _____________________________

http://ecm.regione.molise.it/ecm/

Via Toscana, 45 - 86100 Campobasso tel. 0874/424522-70 - Fax 0874/424547

e-mail: [email protected]

ALLEGATO C

REGIONE MOLISE


SERVIZIO POLITICHE DELLE RISORSE UMANE DEL SSR – FORMAZIONE ED ECM

FAC-SIMILE

Modello di autocertificazione dell’assenza specifica di conflitto di interessi del soggetto appartenente al gruppo deputato alla visita di verifica.

Il sottoscritto ____________________________________________accetta l’incarico di componente del Gruppo di lavoro per la visita da svolgere in data __________________________

presso il Provider ___________________________________________________________

DICHIARA

a) di non essere in conflitto di interessi (1) in base alla normativa ECM, ossia di non avere nessun

conflitto d’interessi o altro impedimento nei confronti del Provider sopra citato e (solo se dipendente, barrare la specifica che segue)

o di avere chiesto ed ottenuto tutte le necessarie autorizzazioni dall’Ente di appartenenza;

b) di essere consapevole che, a seguito dell’attività di verifica, può venire a conoscenza di dati,

notizie e informazioni aventi natura riservata e, pertanto, si impegna a mantenere riservate le informazioni e a non divulgarle, diffonderle o comunicarle a terzi, neanche parzialmente, e in ogni caso, si impegna a trattare i dati unicamente per gli scopi e le funzioni di cui alla vigente normativa in materia ECM;

c) di autorizzare l’Ente Accreditante al trattamento dei dati personali, ai sensi del D.Lgs 196/2003.

(1) Perché sussista conflitto di interessi è necessario che il dichiarante abbia o abbia avuto nell’ultimo biennio una

qualsiasi forma di cointeressenza, diretta o indiretta, con il Provider visitato. Restituito per accettazione in data_______________

FIRMA

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