Realizzato in conformità con le ultime disposizioni di legge e regole tecniche AIPA, è personalizzabile, sulle specifiche esigenze dell’Ente, per la gestione dei campi del Protocollo.

Le funzioni più complesse del Protocollo si integrano con la gestione del workflow di ORACLE®

Soluzioni per la Pubblica Amministrazione

1

Funzioni principaliFunzioni principali

Inserimento dati corrispondenza in entrata ed in uscita;

Gestione anagrafica mittente — destinatario;

Smistamento della posta, gestione flussi e inoltro;

Gestione pratiche;

Raggruppamento della corrispondenza in pratiche;

Consultazione con varie modalità di ricerca;

Stampa Registro Protocollo, Report e Statistiche;

Archiviazione Ottica dei documenti.

Soluzioni per la Pubblica Amministrazione

2

L’operatore dell’Ufficio Protocollo inserisce i dati del “Protocollo in Entrata” L’operatore dell’Ufficio Protocollo inserisce i dati del “Protocollo in Entrata” in una apposita maschera (i campi sono personalizzabili in una apposita maschera (i campi sono personalizzabili in fase di installazione), e la relativa immagine da scannerin fase di installazione), e la relativa immagine da scanner

inserisce i dati del “Protocolloinserisce i dati del “Protocollo in Uscita” in un’altra maschera, in Uscita” in un’altra maschera,

ed acquisisce la relativa immagine ed acquisisce la relativa immagine da scanner o da fileda scanner o da file

E’ possibile effettuare lo “Smistamento” E’ possibile effettuare lo “Smistamento” e l’ “inoltro”, dei documenti archiviati, e l’ “inoltro”, dei documenti archiviati,

agli utenti collegati in rete,agli utenti collegati in rete,che possono visionarli ed inoltrarliche possono visionarli ed inoltrarli

il ricevente visualizza la lista dei documenti ricevuti/ricevuti il ricevente visualizza la lista dei documenti ricevuti/ricevuti e la relativa immagine e/o i campi di protocollazionee la relativa immagine e/o i campi di protocollazione

Le ricerche relative ai flussi documentali Le ricerche relative ai flussi documentali (il “giro” che il documento (il “giro” che il documento

ha fatto nell’organizzazione), o dov'è ora, etc.,ha fatto nell’organizzazione), o dov'è ora, etc.,sono realizzate mediante la ricerca sugli sono realizzate mediante la ricerca sugli

““Smistamenti”, “Inoltri” e “ordini di servizio”Smistamenti”, “Inoltri” e “ordini di servizio” effettuati, impostando i effettuati, impostando i

criteri in una apposita mascheracriteri in una apposita maschera

Possiamo “Allegare” al documento archiviatoPossiamo “Allegare” al documento archiviatodocumenti elettronici, di qualsiasi formato, documenti elettronici, di qualsiasi formato,

Es.: Adobe Acrobat, Microsoft Word, Es.: Adobe Acrobat, Microsoft Word, Microsoft Excell, bitmap, TIFF, etc..Microsoft Excell, bitmap, TIFF, etc..

All’occorrenza, li riapriremo con l’applicazione nativaAll’occorrenza, li riapriremo con l’applicazione nativa

Possiamo ricercare i documenti in 5 modi diversi. Possiamo ricercare i documenti in 5 modi diversi. Questa modalità sotto presentata, richiede che Questa modalità sotto presentata, richiede che

si sceglia la “Ricerca” preimpostata,si sceglia la “Ricerca” preimpostata,da un menù personalizzabile da un menù personalizzabile

Potremo eseguire la ricerca, ad es.: delle Fatture Potremo eseguire la ricerca, ad es.: delle Fatture

di Acquisto, impostando uno o più criteri di Acquisto, impostando uno o più criteri tra quelli già preimpostatitra quelli già preimpostati

Pigiando F2, apriamo la tabella nella quale sonoPigiando F2, apriamo la tabella nella quale sonodisponibili tutti i valori già inseriti nei campidisponibili tutti i valori già inseriti nei campi

Es.: I fornitori che iniziano per “Fe”Es.: I fornitori che iniziano per “Fe”

I documenti trovati, che soddisfano il criterio di ricercaI documenti trovati, che soddisfano il criterio di ricerca impostato, sono disponibili nella finestra “Risultato”. impostato, sono disponibili nella finestra “Risultato”.

Possiamo visualizzare solo i campi, Possiamo visualizzare solo i campi, o visualizzare anche l’immagine e ristamparlao visualizzare anche l’immagine e ristamparla

PossiamoPossiamo ristampare ilristampare il documentodocumento

Possiamo spedire i documenti Possiamo spedire i documenti mediante la posta Elettronica standardmediante la posta Elettronica standard

Gli utenti che hanno accesso al Sistema Gli utenti che hanno accesso al Sistema di Gestione Documentale da WEB di Gestione Documentale da WEB

(Internet/Intranet)(Internet/Intranet)possono effettuare le ricerche dei possono effettuare le ricerche dei

documenti a cui sono abilitati ad accedere, documenti a cui sono abilitati ad accedere, secondo il Profilo Utente a loro attribuitosecondo il Profilo Utente a loro attribuito

Gli utenti abilitati, possono visualizzare Gli utenti abilitati, possono visualizzare la lista del risultato di ricerca, la lista del risultato di ricerca,

o direttamente le anteprime delleo direttamente le anteprime delleimmagini dei documentiimmagini dei documenti

Doppio clic e si apre il documento selezionato Doppio clic e si apre il documento selezionato

24 strumenti di Annotazione: P24 strumenti di Annotazione: Post-it, ost-it, evidenziatore, timbri, linee, evidenziatore, timbri, linee,

rettangoli, inserimento testo, etc.,rettangoli, inserimento testo, etc., tutti proteggibili da password, consentono tutti proteggibili da password, consentono comode e facili annotazionicomode e facili annotazioni su documenti su documenti non sottoposti all’Archiviazione Sostitutivanon sottoposti all’Archiviazione Sostitutiva

I documenti cancellati, sono I documenti cancellati, sono disponibili nel’apposito cestino e si possono cancellaredisponibili nel’apposito cestino e si possono cancellare

o ripristinare solo con le apposite autorizzazionio ripristinare solo con le apposite autorizzazioni

Per archiviare i documenti in modo massivo,Per archiviare i documenti in modo massivo,si creano “Lotti di Lavorazione” nel si creano “Lotti di Lavorazione” nel

““Contenitore Temporaneo”,Contenitore Temporaneo”, ciò consente un’acquisizione da scanner veloci ciò consente un’acquisizione da scanner veloci

o da file, per una successiva catalogazione, o da file, per una successiva catalogazione, fatta da uno o più utenti contemporanei fatta da uno o più utenti contemporanei

Il contenuto del Contenitore Temporaneo, Il contenuto del Contenitore Temporaneo, è possibile visualizzarlo è possibile visualizzarlo

in modalità miniatura, in modo tale in modalità miniatura, in modo tale da selezionare e catalogareda selezionare e catalogare

più velocemente i documentipiù velocemente i documenti

Selezioniamo le pagine dalle miniature, Selezioniamo le pagine dalle miniature, per creare un documentoper creare un documento

multipagina e catalogarlo in modo veloce,multipagina e catalogarlo in modo veloce,eventualmente “Ereditando” i campi da uno deieventualmente “Ereditando” i campi da uno dei

documenti simili, prima inseritidocumenti simili, prima inseriti

Con il modulo specifico,Con il modulo specifico,è possibile creare Reportsè possibile creare Reports

e/o Fogli Elettronici, dai dati immessie/o Fogli Elettronici, dai dati immessi

Ad Es. un Report dal risultato di ricercaAd Es. un Report dal risultato di ricerca

Il Registro di Protocollo giornaliero, Il Registro di Protocollo giornaliero, che può essere personalizzato secondo le che può essere personalizzato secondo le

esigenze dell’Enteesigenze dell’Ente

Registro di Protocollo del 10/10/2001

Comune di Specchia

Gli utenti che hanno accesso al Sistema Gli utenti che hanno accesso al Sistema di Gestione Documentale devono essere registrati. di Gestione Documentale devono essere registrati.

Ad ogni utente è collegato un Profilo UtenteAd ogni utente è collegato un Profilo Utentecon le funzioni ed i tipi di accesso a lui consentiticon le funzioni ed i tipi di accesso a lui consentiti

La riservatezza dei documentiLa riservatezza dei documenti archiviati è garantita, archiviati è garantita,

impostando adeguatamente impostando adeguatamente la “Gestione della Sicurezza”la “Gestione della Sicurezza”

Agli utenti che hanno accesso al Sistema Agli utenti che hanno accesso al Sistema di Gestione Documentale è assegnato di Gestione Documentale è assegnato

una login costituita da User ID una login costituita da User ID e PASSWORD ai quali è collegato il Profilo Utentee PASSWORD ai quali è collegato il Profilo Utente

con le funzioni a lui abilitatecon le funzioni a lui abilitate

E’ possibile anche restringereE’ possibile anche restringerel’accesso ai vari archivi ad l’accesso ai vari archivi ad

ogni utente o gruppo di lavoroogni utente o gruppo di lavoro