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Gestione Informaticadell’archivio documenti

Versione 7

Gestione Informaticadell’archivio documenti

Produttore

Distributore

Caratteristiche Tecniche

Caratteristiche Funzionali

ArchiScan

Firm@

Sistema operativo server

Occupazione Dati

Configurazione Minima

Configurazione Consigliata

MultiMedia it S.n.c.

TeamSystem S.p.a.

Programma per la scansione massivadi documenti cartacei, riconoscimentoBar Code (Codice a Barre)OCR (Optical Caracter Recognition) OMR (Optical Mark Up Recognition)ICR (Intelligent Caracter recognition)Crop e Deskew (ritaglio e rifinitura delle immagini)

Programma per l’applicazione della normativaAIPA per la conservazione informatica dei documenti in sostituzione dell’archivio cartaceo

Microsoft Windows 2000/2003 - Linux con nfs

1 pagina A4 da scanner 300 dpi= da 50 a 100 Kb1 immagine A4 colore 150 dpi = da 2 a 5 Mb1 documento informatico = come origini + 10%

Pentium II 350 mhz - 128 mb - 40 mb liberi su discoGrafica Svga o superiore - dispositivi twain per acquisizione

Processore da 1 ghz o superiore - 512 mb ram - 200 mb liberi su hdGrafica 1280 * 1024 - dispositivi twain per acquisizione

L’archivio informatico dei documenti può avere valore legale e sostituire “a tutti i fini di legge” (1) i documenti cartacei.La realizzazione di un archivio informatico dei documenti presuppone la possibilità di inserire in un unico contenitore opportunamente organizzato, una molteplicità di files di vari formati e di varia natura, in grado di rappresentare in maniera completa e inoppugnabile ogni documento emesso, ricevuto, inviato o comunque prodotto.

Archivia Plus è il software che consente di svolgere questa attività e di classificare e conservare sia su supporti magnetici che ottici, qualsiasi tipo di documento, sia esso un’immagine, un testo, un disegno, un file, un fax, un suono, un video, una email, un documento proveniente da procedure gestionali realizzato sotto forma di spool di stampa o di documento pdf.

Aderenza agli standardIl programma si presenta come una base dati configurabile dall’utente nella quale possono essere catalogati, conservati, raggruppati, ricercati, visualizzati i file che rappresentano i documenti.

Funzioni di scansione permettono di convertire i documenti cartacei in documenti informatici memorizzati secondo lo standard Tiff g4.

Per tutti gli altri tipi di documenti è data possibilità al responsabile della conservazione di utilizzare i formati che ritiene più idonei alla sua organizzazione o di limitare l’uso dell’archivio ai formati con validità legale. Per ogni documento si possono memorizzare due files.

Personalizzazione del sistemaIl sistema può essere personalizzato dall’utente che definisce gli archivi da utilizzare , le chiavi di ricerca e gli eventuali vincoli o dizionari aziendali. Con le stesse modalità può definire raggruppamenti associazioni collegamenti.

Conformità al vostro modelloArchivia Plus non costringe l’utente a modificare le proprie modalità di lavoro: integra e si integra nelle procedure di ufficio già consolidate, preleva i dati dai sistemi gestionali, genera automaticamente i documenti ed i dati di catalogazione, le connessioni logiche tra i documenti.Permette ricerche facili e veloci e di attivare procedure specifiche per documenti prodotti in grande quantità.

Altri programmi Collegabili

Linguaggio di Programmazione Visual C Visual Basic

Sistema operativo client Microsoft Windows 98/ME/2000/XP/2003

(1)D.P.R. 445/2000 e Regole Tecniche AIPA

Modulo Base

Il modulo base del programma fornisce tutti gli strumenti per attivare un sistema di gestione dei documenti. Consente la creazione e la manutenzione degli archivi, l'inserimento di documenti , la ricerca, la visualizzazione, la fascicolazione ed il collegamento.

Creazione di ArchiviIl programma dispone delle funzioni per creare in completa autonomia la struttura degli archivi da utilizzare, di definire i singoli campi, gli indici di ordinamento, decidere la dislocazione fisica dei files, attivare l'uso di tabelle, la gestione di fascicoli, associare permessi utenti ed archivi. Gli archivi generati con Archivia Plus sono protetti da letture o modifiche non autorizzate ma possono essere resi compatibili con lo standard Microsoft Access, Microsoft Sql o esportati come xml.

Inserimento di tutti i tipi di documentiDefiniti gli archivi da utilizzare, il programma permette di inserire in ogni record di ogni archivio un documento e le informazioni necessarie per la sua individuazione. Questo viene registrato nell'archivio ed il file associato viene posizionato nelle directory protette di Archivia Plus.Un secondo file può essere aggiunto successivamente per rappresentare meglio il documento archiviato. Ad esempio possiamo conservare una lettera scritta con word (file .doc) e la relativa immagine con firma e timbri in un solo record.

Ricerche rapide e completeFunzioni di ricerca consentono di ritrovare il documento in pochi secondi. Sono supportate ricerche complesse che utilizzano il linguaggio SQL e semplici ricerche di stringhe di testo, sia su singoli campi , sia sull'intero archivio. Nel caso di documenti archiviati come files non grafici, può anche essere attivata la ricerca "a tutto testo" per individuare parole non presenti nei dati identificativi ma presenti nel corpo del documento, sono supportati tutti i file che contengono testo non compresso. La ricerca a tutto testo, può essere utilizzata anche sui documenti archiviati da Spool di Stampa.

Gestione ScannerIl programma è dotato di un menù per la gestione di Scanner con interfaccia Twain e di funzioni per l'acquisizione di documenti multi pagina, l'inserimento e l'esclusione di singoli fogli, l'accodamento, l'acquisizione programmata del fronte e retro.Il programma è dotato di un proprio visualizzatore che permette di accedere direttamente ai file multi pagina TIFF, ai documenti generati da spool di stampa, alle immagini archiviate in numerosi altri formati grafici. Utilizzando il plug in Acrobat possono essere visualizzati anche i file pdf.Tutti gli altri tipi di documenti archiviati, possono essere visualizzati utilizzando programmi esterni definibili in fase di configurazione e indipendenti dalle associazioni fornite a livello di sistema operativo.

Collegamento a Microsoft OutlookArchivia Plus dispone di un comando per l'invio del documento via Email, il documento viene inserito come allegato nel messaggio e possono essere aggiunte note e oggetto. (Compatibile con Outlook 97 - 98 - 2000, Eudora Lite, Eudora Pro e tutti i programmi di posta che accettano controlli via Mapi)

Archivia Plus modulo ArchiSaveArchiSave è un "agente" di Archivia Plus e viene attivato ogni volta che un file viene memorizzato o trascinato nell'area di lavoro del programma. Indipendentemente dalla provenienza del file, viene data la possibilità di scegliere l'archivio dove si vuole inserire il documento e di digitarne i dati identificativi.

Importazione Esportazione Files e ArchiviLa possibilità di importare un file già memorizzato, consente di inserire quei documenti che l'utente ha già disponibili sul proprio disco. L'esportazione di un documento inserito consente di ottenere automaticamente il nome originale del file. Appositi comandi consentono di importare o esportare interi archivi o parti di essi.

DizionariL'inserimento dei dati, laddove non si dispone di spool di stampa, può essere facilitato con l'uso di tabelle che consentono di uniformare le informazioni inserite nel database e velocizzare l'inserimento da parte dell'operatore.

Fascicoli Cartelle e LegamiOgni documento, indipendentemente dall'archivio in cui è fisicamente archiviato, può essere raggruppato in cartelle e fascicoli. I raggruppamenti possono essere creati automaticamente da ArchiSpool o manualmente dall'operatore. Il documento presente nella cartella NON E' UN DUPLICATO dell’originale, ma un link allo stesso.Allo stesso modo possono essere creati Legami tra i documenti. Tipico esempio di legame è la sequenza Ordine Bolla Fattura.

AreeLa suddivisione degli archivi in aree di lavoro consente di amministrare agevolmente sistemi che includono numerose archivi. L'organizzazione degli utenti permette di associare gli archivi indipendentemente dall' area di appartenenza.

ArchiConfigIl modulo ArchiConfig, consente di svolgere tutte le funzioni di amministrazione del sistema di archiviazione. Con ArchiConfig si possono :·Creare, modificare, cancellare, svuotare, importare, esportare archivi.·Creare, modificare, cancellare, utenti, gruppi, permessi.·Inserire i codici di attivazione dei programmi e dei certificati relativi alle firme digitali (se presente il programma Firm@ )·Generare report dei dati relativi ai documenti·Configurare i parametri di funzionamento della postazione

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ArchiSpool è un modulo di Archivia Plus che consente di "interpretare" gli spool di stampa provenienti dai sistemi gestionali e attivare l'archiviazione dei documenti in modo completamente automatico. Questo è il metodo più veloce e sicuro per archiviare i documenti prodotti.

Definizione dello schemaApposite funzioni consentono di definire le modalità di archiviazione dello spool e di sovrapporre in fase di visualizzazione o di stampa un logotipo grafico per ricostruire così il documento originale. L'archiviazione di spool di stampa può essere utilizzata anche per creare la base dati in cui inserire i documenti acquisiti come immagini. In questo caso si usa ArchiSpool per la lettura dei tabulati da cui prelevare i dati da inserire in ogni campo identificativo del documento. Il documento vero e proprio sarà inserito successivamente.Definito lo schema, l'elaborazione avviene pressoché automaticamente consentendo l'archiviazione di oltre 1000 documenti al minuto (processore 1 ghz, 256 MB RAM - spool IBM ANSI, compilazione di 25 campi). Il programma compila automaticamente i campi dell'archivio e abilita la ricerca di stringhe di testo all'interno dei documenti.

Driver ArchiSpool dispone di driver per gli spool provenienti dai programmi Multi, Redditi, Paghe, Gamma, da elaboratori IBM™ As400™ e mainframe, DIGITAL™ e BULL™.

Elaborazione di file pdfAnche i documenti e le stampe PDF possono essere trattate come Spool ed essere archiviate automaticamente da ArchiSpool. Il Pdf viene analizzato per aree al fine di ottenere i dati necessari alla codifica del documento quindi suddiviso e archiviato.Ogni documento è formattato e memorizzato individualmente per consentire all'utente, se necessario, di rileggere i documenti con programmi propri.

ArchiPrint Archiviazione pianificata di Spool di Stampa e copia su stampante ArchiPrint è un sotto modulo di ArchiSpool e consente di programmare l'archiviazione di spool di stampa attivando automatismi legati al nome del file ovvero alla presenza di un file in una directory ovvero ad una particolare estensione.Il programma avvia automaticamente l'elaborazione dello spool, effettua una copia del file archiviato, effettua un numero di stampe programmabile dall'operatore e, infine, cancella il file elaborato. Il tutto senza alcun intervento dell'operatore il cui unico compito rimane quello di produrre la stampa su file.

Unione tra spools e immaginiConsente di abbinare documenti i cui dati di classificazione provengono da procedure di stampa e le immagini da acquisizione con scanner, ideale per l'archiviazione di bolle, fatture di acquisto, ordini di clienti. Unisce la praticità dell'archiviazione da spool con la fedeltà dell'immagine acquisita con lo scanner, indispensabile per quei documenti che contengono firme o dati aggiunti dopo la stampa.La necessità di disporre sia del documento spool che dell'immagine, può essere determinata da numerosi fattori, come variazioni apportate manualmente sul documento, necessità di conservare anche la copia firmata, necessità di archiviare documenti allegati.ArchiJoin risolve queste problematiche consentendo di inserire in ogni singolo record dell'archivio due documenti, uno come file immagine e l'altro come file non grafico. Ogni operatore dotato delle funzioni di Join potrà alternativamente visualizzare o l'uno o l'altro selezionando l'apposito flag.

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Modulo ArchiSpool

ArchiMasterE' il modulo che permette di generare Cd Rom o Dvd R contenenti gli archivi ed i documenti unitamente ad un "mini programma" per la ricerca, la visualizzazione e la stampa dei documenti.

Nel caso di archiviazione legale, sul CD vengono memorizzati oltre ai documenti, al data base per la ricerca, ai riferimenti per la rigenerazione, anche:- il nome del responsabile dell'archiviazione, - la sua firma digitale, - data e ora di generazione del Cd, - numero di serie, - versione del programma che ha effettuato l'archiviazione, - numero del certificato di rilascio della firma, - impronta di ogni documento, - impronta del totale dei documenti e data base, - marche di controllo di tutti i documenti, - marca di controllo temporale di tutto il cd, - eventuale marca di autenticazione, - estremi dell'autenticazione. Il tutto nel rispetto della normativa vigente.

Con la realizzazione del Cd Rom il programma aggiorna gli archivi dei documenti e registra il nome, il numero e la serie del Cd in cui il documento è stato archiviato. Si potrà così continuare ad effettuare ricerche anche sui documenti archiviati definitivamente su cd, in caso di richiesta di visualizzazione verrà richiesto di inserire il cd relativo o di indicare il percorso per la ricerca del Cd. Il percorso va indicato solo la prima volta, dopo che il programma ha individuato il drive da cui prelevare i documenti masterizzati, la visualizzazione dei documenti verrà effettuata come se fossero residenti ancora sui dischi magnetici.

ArchiMaster dispone di comode funzioni per selezionare i documenti presenti in archivio ed effettuare masterizzazioni parziali, per controllare la dimensione che occuperanno i documenti selezionati, per valutare l'occupazione su supporti ottici diversi (Cd rom, Dvd R etc.), per la ricostruzioni di archivi generali, riprendendo i dati relativi ai documenti dai singoli Cd rom generati in periodi diversi (D.R.)

Masterizzazione in presenza di Firm@I controlli, nel caso di archiviazione legale, sono numerosi e rigorosi, vengono verificate le firme ed i formati di tutti i file presenti in archivio. Nel caso di documento non correttamente firmato o di formato non ammesso il programma provvede, nei limiti della sua autonomia, a riparare l'inconveniente.Ad esempio nel caso di archiviazione di file Word, Excel o di altri file di tipo NON GRAFICO, qualora il formato non sia ammesso dalla normativa e non sia presente un file grafico allegato, il programma genera autonomamente una copia tiff del documento e la inserisce nel data base come secondo file. Assegna automaticamente la firma dell'operatore e prosegue all'operazione successiva. Diverso è il comportamento nel caso di firma non valida o di

ArchiProto protocollo aziendaleE' il modulo per la gestione del protocollo dei documenti in entrata ed in uscita. Il programma fornisce diversi iter di acquisizione dove vengono automaticamente acquisiti i dati relativi all'operatore, all'operazione, il giorno, l'ora, la tipologia del documento archiviato, la composizione.

Nel caso di collegamento al programma Firm@, si ottiene la sottoscrizione del documento e la memorizzazione dei dati di riconoscimento.

I campi mittente e destinatario sono associati a semplici tabelle mantenibili dall'utente, dove vengono memorizzati automaticamente tutti i dati inseriti. La ricerca di un dato avviene digitando una parte del testo da ricercare oppure selezionando quello prescelto con il mouse dalla apposita dialog box.

Il protocollo può essere distribuito tra più utenti, il programma provvede autonomamente ad evitare la duplicazione dei numeri assegnati. L'integrazione con il modulo ArchiConfig e con Archivia Plus base offre la possibilità di assegnare ad ogni utente un reparto di appartenenza e abilitare l'operatività del protocollo solo sugli archivi assegnati al reparto. Viceversa tutti i reparti possono far capo ad un protocollo unico (protocollo generale) ed utilizzare un "riferimento aggiuntivo" che identifica la provenienza interna del documento.

ArchiProto può essere utilizzato in abbinamento ad ArchiSpool in quei casi in cui il protocollo è gestito da un sistema Host e le immagini dei documenti acquisite con Archivia Plus

L'abbinamento di ArchiProto e della funzione Join consente di archiviare sullo stesso record due documenti. Questo è molto utile per protocollare un documento utilizzando come sorgente il file originale (file di word o simile) e, successivamente, dopo aver stampato firmato e spedito il documento, integrare l'archiviazione con l'immagine dello stesso e le eventuali ricevute di spedizione.

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ArchiMaster/ArchiProto

alterazione di uno qualsiasi dei file controllati dal programma. In questo caso il processo viene interrotto fino all'esclusione del documento non valido. I risultati delle elaborazioni vengono registrati in appositi file di logs e memorizzati nel supporto ottico.

ArchiStorico

E' il modulo che consente di automatizzare la funzione di revisione dei documenti. Particolarmente adatto per l'archiviazione di disegni tecnici o di documenti di progetto in quelle aziende soggette al Controllo della Qualità.

ArchiSto consente di attivare una coppia di archivi, l'archivio corrente, dove sono contenute tutte le ultime versioni (o revisioni) dei documenti archiviati e l'archivio storico dove vengono trasferiti tutti i documenti che hanno subito una revisione. Il passaggio dall'archivio corrente allo storico avviene tramite una procedura di firma elettronica che consente di gestire fino a 3 conferme, La revisione, La Certificazione ed il Controllo.

Le funzioni di Revisore, Certificatore, Controllore vengono assegnate ai singoli utenti, un utente che non possiede i dovuti requisiti non potrà mai decidere la "Storicizzazione" del documento che rimarrà quindi presente nell'archivio corrente. Nell'inserire i vari stati del documento è possibile anche aggiungere dei commenti che potranno essere visualizzati dai successivi operatori. Nel periodo in cui il documento è in corso di revisione, viene apposta una "etichetta" di avviso per gli altri utenti, (funzione di congelamento presente anche nel modulo base) e vengono inibite le modifiche senza utilizzare i permessi di Revisore.

Gli utenti revisori possono accedere ai lavori in coda da apposite liste che permettono di controllare gli stati di avanzamento dei documenti. Tutte le operazioni di Revisione vengono registrate in apposito giornale, e sono sostitutive a tutti gli effetti, delle firme sui documenti cartacei ai fini del raggiungimento della certificazione di qualità.

ArchiFax

ArchiFax è un programma suddiviso in due moduli, RICEZIONE e SPEDIZIONE. ArchiFax RICEZIONE acquisisce i Fax in entrata ricevuti con il servizio fax di Microsoft Windows 2000 e li memorizza automaticamente nell'archivio predestinato, inserendo numero del chiamante, data e ora, nome della postazione che ha ricevuto il fax e eventuali errori. L'utente può attivare la stampa automatica di una copia del documento ricevuto e può integrare i dati acquisiti automaticamente dal programma con la digitazione manuale di altri dati che identifichino il documento in maniera più precisa (ad esempio nome del mittente, oggetto del fax).

ArchiFax SPEDIZIONE consente di programmare la spedizione automatica dei documenti archiviati da spool di stampa, acquisendo il numero di fax da chiamare direttamente dal documento (senza dover gestire una apposita rubrica che si sovrapporrebbe a quella gestionale).Il documento viene archiviato con tutte le caratteristiche di ArchiSpool cioè interpretando lo spool di stampa e sovrapponendo il logotipo.

ArchiFax è molto utile in quegli uffici dove vengono prodotti documenti che vengono trasmessi sistematicamente via fax, sono di questo tipo le conferme d'ordine ai clienti ed ai fornitori, le richieste di offerte e numerosi altri. Archivia Plus dispone anche di un collegamento manuale a Microsoft Outlook, attivabile sui singoli documenti tramite l'apposita icona, che consente l’invio di Email.Indispensabili Windows 2000 ed un fax-modem.

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ArchiStorico / ArchiFax

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