ArchiviazioneOtticaDocumenti

ArchiviazioneOtticaDocumenti

Produttore:Multimedia it S.n.c.DistributoreTeamSystem S.p.A.

Caratteristiche TecnicheVisual C Visual Basic

Microsoft Windows 98/ME(sconsigliati)Windows 2000/XP/2003

Microsoft Windows 2000/2003 - Linux con nfs

1 pagina A4 da scanner 300 dpi= da 50 a 100 Kb1 immagine A4 colore 150 dpi = da 2 a 5 Mb1 documento informatico = come origini + 10%

Pentium II 350 mhz - 128 mb - 40 mb liberi su discoGrafica Svga o superiore - dispositivi twain per acquisizione

Processore da 1 ghz o superiore - 512 mb ram -200 mb liberi su hdGrafica 1280 * 1024 - dispositivi twain per acquisizione

Caratteristiche FunzionaliIn base alle recenti disposizioninormative (v. Decreto dell’Economia 23 gennaio 2004)l’archivio informatico dei documenti può avere valore legale e sostituire “a tutti i fini di legge” i documenti cartacei che possono così essere distrutti.La realizzazione di un archivio informatico dei documentipresuppone la possibilità di inserire in un unico contenitore opportunamente organizzato, una molteplicitàdi files di vari formati e di varia natura, in gradodi rappresentare in maniera completa e inoppugnabile ogni documento emesso, ricevuto, inviatoo comunque prodotto.

Archivia Plus è il software che consente di svolgere questa attività e di classificare e conservaresia su supporti magnetici che ottici, qualsiasi tipodi documento, sia esso un’immagine, un testo,un disegno, un file, un fax, un suono, un video, una email,un documento proveniente da procedure gestionali realizzatosotto forma di spool di stampa o di documento pdf.

Linguaggio diProgrammazione

Sistema operativoclient

Sistema operativoserver

Occupazione Dati

ConfigurazioneMinima

ConfigurazioneConsigliata

FunzionalitàIl programma si presenta come una base dati configurabiledall’utente nella quale possono essere catalogati, conservati,raggruppati, ricercati, visualizzati i file che rappresentanoi documenti.

Funzioni di scansione permettono di convertire i documenticartacei in documenti informatici memorizzati secondolo standard tiff g4.

Per tutti gli altri tipi di documenti è data possibilitàal responsabile della conservazione di utilizzare i formatiche ritiene più idonei alla sua organizzazione o di limitarel’uso dell’archivio ai formati con validità legale. Per ognidocumento si possono memorizzare due files.

Conformità al vostro modelloArchivia Plus non costringe l’utente a modificare le propriemodalità di lavoro: integra e si integra nelle proceduredi ufficio già consolidate, preleva i dati dai sistemi gestionali,genera automaticamente i documenti ed i datidi catalogazione, le connessioni logiche tra i documenti.Permette ricerche facili e veloci e di attivare procedurespecifiche per documenti prodotti in grande quantità.

Altri Programmi Collegabili

ArchiScanProgramma per la scansione massivadi documenti cartacei, riconoscimentoBar Code (Codice a Barre)OCR (Optical Caracter Recognition)OMR (Optical Mark Up Recognition)ICR (Intelligent Caracter Recognition)Crop e Deskew (ritaglio e rifinitura delle immagini)

Firm@Programma per l’applicazione della normativaAIPA per la conservazione informatica dei documentiin sostituzione dell’archivio cartaceo

Archivia plus

Modulo BaseIl modulo base del programma fornisce tutti gli strumentiper attivare un sistema di gestione informaticadei documenti.

Creazione di ArchiviDispone delle funzioni per creare in completa autonomiala struttura degli archivi da utilizzare, di definire i singolicampi, gli indici di ordinamento, decidere la dislocazionefisica dei files, attivare l'uso di tabelle, la gestionedi fascicoli, associare permessi utenti ed archivi. Gli archivigenerati con Archivia Plus sono protetti da lettureo modifiche non autorizzate ma possono essere resi compatibili con lo standard Microsoft Access,Microsoft Sql o esportati come xml.

Inserimento dei documentiDefiniti gli archivi da utilizzare, il programma permettedi inserire in ogni record di ogni archivio un documento e le informazioni necessarie per la sua individuazione. Questo viene registrato nell'archivio ed il file associato viene posizionato nelle directory protette di Archivia Plus.Un secondo file può essere aggiunto successivamenteper rappresentare meglio il documento archiviato (funzioneJoin). Ad esempio possiamo conservare una lettera scrittacon word (file .doc) e la relativa immagine con firmae timbri in un solo record.

Ricerche rapide e completeFunzioni di ricerca consentono di ritrovare il documento in pochi secondi. Sono supportate ricerche complesseche utilizzano il linguaggio SQL e semplici ricerchedi stringhe di testo, sia su singoli campi, sia sull'intero archivio. Nel caso di documenti archiviati come filesnon grafici, può anche essere attivata la ricerca "a tutto testo" per individuare parole non presenti nei dati identificativi ma presenti nel corpo del documento; sonosupportati tutti i file che contengono testo non compresso.La ricerca a tutto testo può essere utilizzataanche sui documenti archiviati da Spool di Stampa.

Gestione ScannerIl programma è dotato di un menù per la gestionedi Scanner con interfaccia Twain e di funzioniper l'acquisizione di documenti multi pagina, l'inserimentoe l'esclusione di singoli fogli, l'accodamento, l'acquisizioneprogrammata del fronte e retro. Il programma è dotatodi un proprio visualizzatore che permette di accedere direttamente ai file multi pagina tiff, ai documenti generati da spool di stampa, alle immagini archiviatein numerosi altri formati grafici. Utilizzando il plug-in Acrobat possono essere visualizzati anche i file pdf.Tutti gli altri tipi di documenti archiviati possono essere visualizzati utilizzando programmi esterni definibili in fasedi configurazione e indipendenti dalle associazioni fornitea livello di sistema operativo.

Collegamento a Microsoft OutlookArchivia Plus dispone di un comando per l'inviodel documento via Email: il documento viene inserito

come allegato nel messaggio e possono essere aggiuntenote e oggetto. (Compatibile con Outlook 97 - 98 - 2000,Eudora Lite, Eudora Pro e tutti i programmi di postache accettano controlli via Mapi)

Archivia Plus modulo ArchiSaveArchiSave è un "agente" di Archivia Plus e viene attivatoogni volta che un file viene memorizzato o trascinatonell'area di lavoro del programma.Indipendentemente dalla provenienza del file, viene datala possibilità di scegliere l'archivio dove si vuole inserireil documento e di digitarne i dati identificativi.

Importazione Esportazione Files e ArchiviLa possibilità di importare un file già memorizzato, consentedi inserire quei documenti che l'utente ha già disponibilisul proprio disco. L'esportazione di un documento inseritoconsente di ottenere automaticamente il nome originaledel file. Appositi comandi consentono di importareo esportare interi archivi o parte di essi.

DizionariL'inserimento dei dati, laddove non si dispone di spooldi stampa, può essere facilitato con l'uso di tabelleche consentono di uniformare le informazioni inseritenel database e velocizzare l'inserimento da partedell'operatore.

Fascicoli Cartelle e LegamiOgni documento, indipendentemente dall'archivio in cuiè fisicamente archiviato, può essere raggruppatoin cartelle e fascicoli. I raggruppamenti possono esserecreati automaticamente da Spool o manualmentedall'operatore. Il documento presente nella cartellaNON E' UN DUPLICATO dell’originale, ma un linkallo stesso.Utilizzando questa procedura possono esserecreati Legami tra i documenti. Tipico esempio di legameè la sequenza Ordine Bolla Fattura.

AreeLa suddivisione degli archivi in aree di lavoro consentedi amministrare agevolmente sistemi che includononumerose archivi. L'organizzazione degli utenti permettedi associare gli archivi indipendentemente dall' areadi appartenenza.

ArchiConfigIl modulo ArchiConfig, consente di svolgere tutte le funzionidi amministrazione del sistema di archiviazione.Con ArchiConfig si possono:·Creare, modificare, cancellare, svuotare, importare,esportare archivi·Creare, modificare, cancellare utenti, gruppi, permessi·Inserire i codici di attivazione dei programmi e dei certificatirelativi alle firme digitali (se presente il programma Firm@)·Generare report dei dati relativi ai documenti·Configurare i parametri di funzionamento della postazione

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Archivia plus

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Spool Print Join e FaxSpoolÈ il modulo di Archivia Plus che consente di "interpretare"gli spool di stampa provenienti dai sistemi gestionalie attivare l'archiviazione dei documenti in modo completamente automatico.Questo è il metodo più veloce e sicuro per archiviarei documenti prodotti.

Definizione dello schema:apposite funzioni consentono di definire le modalitàdi archiviazione dello spool e di sovrapporre in fasedi visualizzazione o di stampa un logotipo graficoper ricostruire così il documento originale.L'archiviazione di spool di stampa può essere utilizzata anche per creare la base dati in cui inserire i documentiacquisiti come immagini. In questo caso si usa Spool per la lettura dei tabulati da cui prelevare i datida inserire in ogni campo identificativo del documento.Il documento vero e proprio sarà inserito successivamente.Definito lo schema, l'elaborazione avviene pressoché automaticamente consentendo l'archiviazione di oltre 1000documenti al minuto. Il programma compila automaticamente i campi dell’archivio.

Driver:Spool dispone di driver per gli spool provenientidai programmi Multi, Redditi, Paghe, Gamma, da elaboratoriIBM™ As400™ e mainframe, DIGITAL™ e BULL™.

Elaborazione di file pdf:anche i documenti e le stampe PDF possono essere trattatecome Spool ed essere archiviate automaticamenteda Spool. Il pdf viene analizzato per aree al finedi ottenere i dati necessari alla codifica del documento quindi suddiviso e archiviato.Ogni documento è formattato e memorizzato individualmenteper consentire all'utente, se necessario, di rileggerei documenti con programmi propri.

PrintArchiviazione pianificata di Spool di Stampa e copiasu stampante. Print è un sotto modulo di Spoole consente di programmare l'archiviazione di spooldi stampa attivando automatismi legati al nome del fileovvero alla presenza di un file in una directory ovveroad una particolare estensione.Il programma avvia automaticamente l'elaborazionedello spool, effettua una copia del file archiviato, effettuaun numero di stampe programmabile dall'operatoree, infine, cancella il file elaborato. Il tutto senza alcun intervento dell'operatore il cui unico compito rimanequello di produrre la stampa su file.

JoinJoin, unione tra spools e immagini consente di abbinaredocumenti i cui dati di classificazione provengonoda procedure di stampa e le immagini da acquisizionecon scanner, ideale per l'archiviazione di bolle, fatturedi acquisto, ordini di clienti. Unisce la praticitàdell'archiviazione da spool con la fedeltà dell'immagineacquisita con lo scanner, indispensabile per queidocumenti che contengono firme o dati aggiuntidopo la stampa.La necessità di disporre sia del documento spoolche dell'immagine, può essere determinata da numerosifattori, come variazioni apportate manualmentesul documento, necessità di conservare anche la copiafirmata, necessità di archiviare documenti allegati.Join risolve queste problematiche consentendo di inserirein ogni singolo record dell'archivio due documenti, unocome file immagine e l'altro come file non grafico. Ognioperatore dotato delle funzioni di Join potrà alternativamentevisualizzare o l'uno o l'altro selezionandol'apposito flag.

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FaxFax è un programma suddiviso nei moduli RICEZIONEe SPEDIZIONE. Fax RICEZIONE acquisisce i faxin entrata ricevuti con il servizio fax di MicrosoftWindows 2000 e li memorizza automaticamente nell'archiviopredestinato, inserendo numero del chiamante, data e ora,nome della postazione che ha ricevuto il faxed eventuali errori.L'utente può attivare la stampa automatica di una copiadel documento ricevuto e può integrare i dati acquisitiautomaticamente dal programma con l’inserimento manualedi altre informazioni che identifichino il documentoin maniera più precisa (ad esempio nome del mittente,oggetto del fax).

Fax SPEDIZIONE consente di programmarela spedizione automatica dei documenti archiviati da spooldi stampa, acquisendo il numero di fax da chiamaredirettamente dal documento (senza dover gestireuna apposita rubrica che si sovrapporrebbea quella gestionale).Il documento viene archiviato con tutte le caratteristichedi Spool, cioè interpretando lo spool di stampae sovrapponendo il logotipo.

Fax è molto utile negli uffici in cui si producono documentiche vengono trasmessi sistematicamentevia fax: ad esempio le conferme d'ordine ai clientied ai fornitori, le richieste di offerte e numerosi altri.Archivia Plus dispone anche di un collegamento manualea Microsoft Outlook, attivabile sui singoli documentitramite l'apposita icona, che consente l’invio di Email.Indispensabili Windows 2000 ed un fax-modem.

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Master Proto StoricoMasterE' il modulo che permette di generare Cd Rom o Dvd R contenenti gli archivi ed i documenti unitamentead un "mini programma" per la ricerca, la visualizzazionee la stampa dei documenti.

Nel caso di archiviazione legale, sul Cd vengono memorizzatioltre ai documenti, al data base per la ricerca, ai riferimentiper la rigenerazione, anche:il nome del responsabiledell'archiviazione, la sua firma digitale, data e oradi generazione del Cd, numero di serie, versionedel programma che ha effettuato l'archiviazione, numerodel certificato di rilascio della firma, impronta di ognidocumento, impronta del totale dei documenti e data base,marche di controllo di tutti i documenti, marca di controllotemporale di tutto il cd, eventuale marca di autenticazione,

estremi dell'autenticazione. Il tutto nel rispettodella normativa vigente.

Con la realizzazione del Cd Rom il programma aggiorna gli archivi dei documenti e registra il nome, il numeroe la serie del Cd in cui il documento è stato archiviato.Si potrà così continuare ad effettuare ricercheanche sui documenti archiviati definitivamente su cd;in caso di richiesta di visualizzazione verrà richiestodi inserire il cd relativo o di indicare il percorsoper la ricerca dello stesso. Il percorso va indicato solola prima volta: dopo che il programma ha individuatoil drive da cui prelevare i documenti masterizzati,la visualizzazione dei documenti verrà effettuatacome se fossero residenti ancora sui dischi magnetici.

Master dispone di comode funzioni per selezionare i documenti presenti in archivio ed effettuare masterizzazioniparziali, per controllare la dimensione che occuperannoi documenti selezionati, per valutare l'occupazionesu supporti ottici diversi (Cd Rom, Dvd R etc.),per la ricostruzioni di archivi generali, riprendendo i datirelativi ai documenti dai singoli Cd Rom generati in periodidiversi (D.R.)

Proto protocollo aziendaleE' il modulo per la gestione del protocollo dei documentiin entrata ed in uscita. Il programma fornisce diversi iterper l’acquisizione automatica dei dati relativi all'operatore,all'operazione, al giorno, all'ora, alla tipologia del documentoarchiviato, alla composizione.

Nel caso di collegamento al programma Firm@, si ottienela sottoscrizione del documento e la memorizzazionedei dati di riconoscimento.

I campi mittente e destinatario sono associati a semplicitabelle mantenibili dall'utente, dove vengono memorizzatiautomaticamente tutti i dati inseriti. La ricerca di un datoavviene digitando una parte del testo da ricercare oppureselezionando quello prescelto con il mouse dalla appositadialog box.

Il protocollo può essere distribuito tra più utenti:il programma provvede autonomamente ad evitarela duplicazione dei numeri assegnati.L'integrazione con il modulo ArchiConfig e con ArchiviaPlus base offre la possibilità di assegnare ad ogni utenteun reparto di appartenenza e abilitare l'operativitàdel protocollo solo sugli archivi assegnati al reparto.Viceversa tutti i reparti possono far capoad un protocollo unico (protocollo generale)ed utilizzare un "riferimento aggiuntivo" che identificala provenienza interna del documento.

L'abbinamento di Proto e della funzione Join consentedi archiviare sullo stesso record due documenti.Questo è molto utile per protocollare un documentoutilizzando come sorgente il file originale (file di wordo simile) e, successivamente, dopo aver stampato firmatoe spedito il documento, integrare l'archiviazionecon l'immagine dello stesso e le eventuali ricevutedi spedizione.

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StoricoE' il modulo che consente di automatizzare la funzionedi revisione dei documenti.Particolarmente adatto per l'archiviazione di disegni tecnicio di documenti di progetto in quelle aziende soggetteal Controllo della Qualità.

Storico consente di attivare una coppia di archivi: l'archiviocorrente, dove sono contenute tutte le ultime versioni(o revisioni) dei documenti archiviati e l'archivio storicodove vengono trasferiti tutti i documenti che hanno subitouna revisione. Il passaggio dall'archivio correnteallo storico avviene tramite una procedura di approvazioneche consente di gestire fino a 3 conferme: la revisione,la Certificazione ed il Controllo.

Le funzioni di Revisore, Certificatore, Controllore vengonoassegnate ai singoli utenti: un utente che non possiedei dovuti requisiti non potrà mai decidere la "Storicizzazione"del documento che rimarrà quindi presentenell'archivio corrente.Nell'inserire i vari stati del documento è possibileanche aggiungere dei commenti che potranno esserevisualizzati dai successivi operatori. Nel periodo in cuiil documento è in corso di revisione, viene appostauna "etichetta" di avviso per gli altri utenti, (funzionedi congelamento presente anche nel modulo base)e vengono inibite le modifiche senza utilizzarei permessi di Revisore.

Gli utenti revisori possono accedere ai lavori in codada apposite liste che permettono di controllare gli statidi avanzamento dei documenti. Tutte le operazionidi Revisione vengono registrate in apposito giornale e sonosostitutive, a tutti gli effetti, delle firme sui documenticartacei ai fini del raggiungimento della certificazionedi qualità.

Archivia plus

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Produttore:Multimedia it S.n.c.DistributoreTeamSystem S.p.A.

Caratteristiche TecnicheVisual C Visual Basic

Microsoft Windows 2000/XP/2003

1 pagina A4 da scanner 300 dpi= da 50 a 100 Kb

Processore da 1 ghz o superiore - 512 mb ram -200 mb liberi su hd

Grafica consigliata 1280 * 1024 - dispositivi twainper acquisizione Archivia Plus - consigliato modulo ArchiJoin

Caratteristiche FunzionaliArchiScan è un programma per l'acquisizione velocedi documenti cartacei, la rifinitura automatica,il riconoscimento di Bar Code, di codici OMR,di testi OCR e ICR.Per archiviazione massiva si intende l'acquisizionedi grandi quantità di documenti simili tra loro che hannoin comune layout oppure regole di archiviazione oppure formato o altri elementi comuni.ArchiScan è utilizzabile con scanner professionalicon interfaccia ISIS e utilizza le funzioni aggiuntivedi questi scanner come la compressione, l'acquisizione fronte retro, la fine fascicolo e le altre funzioni disponibili.ArchiScan utilizza gli archivi ed i controlli di basedel programma Archivia Plus.

Moduli del programma

PHOTO ADJUSTRifinitura e ottimizzazione dell’immagineOMR READERLettura e interpretazione dei codiciOMR BAR CODE READERLettura e interpretazione dei Bar CodeOCR READER (liv. base o esteso)Lettura e interpretazione del testo stampatoICR READERLettura e interpretazione del testo manoscritto

Photo AdjustQuando si effettua una scansione massiva di documenti,è utile acquisirli tutti con lo stesso formato e non curarsidi eventuali documenti "più piccoli" o "storti".Photo Adjust permette di effettuare le seguenti operazioni:

- Ritaglio di un eventuale bordo nero- Raddrizzamento dell'immagine- Rimozione degli sfondiPhoto Adjust ha una capacità di elaborazione di circa900 pagine / ora.

Linguaggio diProgrammazione

Sistema operativo

Occupazione Dati

ConfigurazioneMinima

Requisito

OMR ReaderLa funzione OMR Reader permette di acquisire automaticamente valori letti da un foglio pre codificatoe compilato sotto forma di BOX marcati.Può essere utilizzato per molteplici applicazioni: lettura di test, di bollettini, di moduli prestampati.La funzione OMR può essere abbinata alla lettura con filtrirossi e verdi per l'eliminazione delle fincature.

Bar Code ReaderLa funzione Bar Code Reader può essere utilizzata singolarmente o in abbinamento a OMR READER.Permette di riconoscere un Bar Code e di associarlo a:- Valore letto dal bar code- Valore associato al bar code- Comando di archiviazione

OCR Reader baseLa funzione OCR READER permette di riconoscereda una porzione di immagine i caratteri in essapresenti attraverso funzioni OCR(Optical Caracter Recognition)

Non permette di ricostruire il layout del testo, ma solo l'acquisizione dei caratteri e l'associazione del risultatoad un campo.

Questa funzione è implementata da un "dizionario"che permette di aumentare la precisione di lettura.

OCR READER estesoCome OCR Reader, ma con capacità di riconoscimentodi caratteri proporzionali e di qualsiasi font.

ICR ReaderLa funzione ICR READER permette di riconoscereda una porzione di immagine i caratteri in essa presenti attraverso funzioni ICR (Intelligent Caracter Recognition).Non permette di ricostruire il layout del testo, ma solo l'acquisizione dei caratteri e l'associazione del risultatoad un campo.La parte da interpretare deve essere in posizione fissa.Riconosce scrittura solo in stampatello.

ConfigurabilitàArchiScan BaseFunzioni di scansione, Photo Adjust, Omr ReaderBar Code Reader, Ocr Reader Base

ArchiScan Ocr EstesoCome il base + estensione OCR a qualsiasi carattere

ArchiScan Icr EstesoCome il base + estensione ICR

Archiscan

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Produttore:Multimedia it S.n.c.DistributoreTeamSystem S.p.A.

Caratteristiche TecnicheVisual C

Microsoft Windows 2000/XP/2003

Processore da 350mhz - 64 mb ram -10 mb liberi suhd

Archivia Plus - ArchiJoin - ArchiMasterLettore di smart cardCertificato digitale qualificatoMarche Temporali

Caratteristiche FunzionaliL'integrazione del programma di archiviazione(Archivia Plus) con il programma Firm@ è completae coerente.L'utente che dispone del programma Firm@ si trovaautomaticamente abilitate le funzioni di firma digitale, verifica, marcatura temporale, conversione formatie controllo dei formati di conservazione digitale degli archiviconformemente a quanto disposto dalla normativa vigente,e può ottenere supporti ottici con validità legale.

Assegnazione degli archiviOgni archivio sottoposto a Firm@ va assegnatoad un “Responsabile della Conservazione”che provvederà a configurare e controllare l’archivio stabilendo:1) i requisiti di firma digitale dei documenti (tipidi firme accettate)2) Le limitazioni sui formati (formati accettati,non accettati, accettati con conversione)3) I controlli di validità e coerenza dei documenti4) La conversione, d’ufficio, dei formati non ammessi.

Applicazione della firma digitaleOgni utente autorizzato che possiede un certificato digitalein grado di soddisfare le limitazioni poste dal RdC,può inserire documenti e applicare la firma digitalee, se richiesta, la marca temporale.

Conversione dei formati non ammessiIl responsabile della conservazione può decideredi consentire la conservazione di documenti in formatinon ammessi dalla legislazione vigente, ma provvedeautomaticamente, in fase di generazione dei cd rom,ad affiancare ad ogni documento “irregolare” una copia dello stesso in formato standard AIPA (tiff O PDF).Il modulo che consente tale conversione è compresonel programma Firm@.

Linguaggio diProgrammazione

Sistema operativo

ConfigurazioneMinima

Requisito Gestione del contatore Marche TemporaliLe marche temporali vanno acquistate a blocchi (minimo100 pezzi); il programma provvede a contabilizzarele marche utilizzate e gli utenti.

Gestione del dispositivo di firmaIl programma fornisce il software per interfacciareil dispositivo fisico di firma (smart card reader).

Gestione dei certificati e delle firmeIl programma consente il caricamento dei certificati digitalidegli utenti, permette di associare ad ogni utente2 certificati, uno non qualificato ed uno qualificato.Quello non qualificato ha valore solo all’internodella propria organizzazione.

Gestione dei supporti otticiIl programma fornice gli strumenti per la codificadei supporti ottici, il caricamento delle matricole,l’inventario, il riversamento, la rigenerazione, l'individuazionedi cd rom manipolati.

Firm@ garantisce al responsabile della conservazione digitale dei documenti l’originalità dei singoli filese dei cd rom, attraverso accurati controlli di conformitàe di validazione, sia in fase di creazione dei cd che in fasedi consultazione di cd rom già creati.

ConfigurabilitàCertificati qualificati supportatiTutti i certificati che si registrano correttamentenell’archivio certificati di Windows con caratteristica“non rifiuto”

Marche Temporali supportateMarche temporali Finital ca

Certificati non qualificatiTutti quelli standard x509 con caratteristiche Firma Digitale

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