Aspetti normativi e contrattuali della conservazione dei documenti informatici

ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICIRelatore: GIANLUCA SATTA

ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

GIANLUCA SATTA


La dematerializzazione: processo attraverso cui il documento giuridico viene formato (e conservato) utilizzando supporti di natura informatica.

La conservazione: processo finalizzato al mantenimento dei requisiti di validità giuridica ed integrità informativa dei documenti, al fine di consentirne l'accesso o l'esibizione.

Definizioni

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Formazione

Trasmissione

Firme elettroniche (firma elettronica semplice, avanzata, qualificata e firma digitale)

Marcatura temporale Documento informaticoAcquisizi

oneProtocollo informatico

Archiviazione

Posta elettronica certificata (PEC)Gli archivi della P.A. (Codice dei beni culturali)

Contenuto Trattamento dei dati personali (Codice della Privacy)

La conservazione dei documenticoordinamento con altre discipline

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L. 7 agosto 1990, n. 241 - “Procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi”

D. Lgs. 12 febbraio 1993, n. 39 - “Sistemi informativi automatizzati nella P.A.”

Legge 24 dicembre 1993, n. 537 - Introduce una norma su validità del documento su supporto ottico

Direttiva del Presidente del Consiglio 5 settembre 1995 “Rete unitaria della pubblica amministrazione”

DPCM 6 dicembre 1996, n. 694 “Riproduzione sostitutiva dei documenti di archivi e di altri atti dei privati”

L. 15 marzo 1997, n. 59 “Delega al Governo per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa”

D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513 Regolamento sulla formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici

Evoluzione normativa

4


Del. AIPA 30 luglio 1998, n. 24 “Reg. Tecn. riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”

D. Lgs. 20 ottobre 1998, n. 368 “Istituzione del Ministero per i beni e le attività culturali”

DPCM 8 febbraio 1999 “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513”

DPCM 22 ottobre 1999, n. 437 “Carta di identità elettronica e del documento di identità elettronico”

Direttiva del Presidente del Consiglio del 28 ottobre 1999 “Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni”


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Direttiva C.E. 13 dicembre 1999, n. 93 “Direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche”

DPCM 31 ottobre 2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428

Del. AIPA 23 novembre 2000, n. 51 “Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” (TUDA)

Del. AIPA 16 febbraio 2001, n. 27 “utilizzo della firma digitale nelle pubbliche amministrazioni”

Del. AIPA 13 dicembre 2001, n. 42 “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali” - D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (TUDA)


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D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 “Attuazione della Dir. 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche”

DPCM 13 gennaio 2004 “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici”

D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 “Codice dei beni culturali” DMEF 23 gennaio 2004 “Modalità di assolvimento degli obblighi

fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”

Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità”

Del. CNIPA 17 febbraio 2005, n. 4 “Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico”

D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice della amministrazione digitale” (CAD)


7


D. Lgs. 4 aprile 2006, n. 159 "Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 recante codice dell'amministrazione digitale"

DPCM 30 marzo 2009 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici” abrogato il DPCM 13 gennaio 2004

Del. CNIPA 21 maggio 2009 n. 45 “Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico” abroga Circ. AIPA 19 giugno 2000, n. 24

Circ. DigitPA 29 dicembre 2011 , n. 59 “ Modalità per presentare la domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici”

DPCM 22 febbraio 2013 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”

Det. Commissariale Agid. 30 Aprile 2014 n. 63 “Modalità di attuazione dell’articolo 19, comma 7, del DPCM 22 febbraio 2013”


8


DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione” abroga Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità”

DPCM 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di documenti informatici”, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 gennaio 2015 (GU serie gen. 8)

Circ. Agid 10 aprile 2014 n. 65 “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici”


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D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice della amministrazione digitale” (CAD)

DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014 (suppl. ord. n. 20, serie gen. 59)

D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”

Circ. Agid 10 aprile 2014 n. 65 “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici”

Conservazione dei documenti informatici: normativa in vigore

DPCM 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di documenti informatici”, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 gennaio 2015 (GU serie gen. 8)

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Sistema per la conservazione dei documenti informatici

D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’Amministrazione DigitaleArt. 20, commi 3 e 5-bis, Art. 23-ter, comma 4, Art. 43, commi 1 e 3, Art. 44, Art. 44-bis

“Regole tecniche in materia di sistema di conservazione” DPCM 3 dicembre 2013, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014 (suppl. ord. n. 20, serie gen. 59)

atto a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti

per l’intero ciclo di gestione, ovverossia per l’intero arco temporale di esistenza del documento informatico

indipendentemente dall’evoluzione del contesto tecnologico


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Art. 20 del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD)

“Regole tecniche in materia di documenti informatici”

DPCM 13 novembre 2014 pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 gennaio 2015 (GU serie gen. 8)

Il documento informatico assume piena validità e rilevanza agli effetti di legge, solo se la sua formazione e, conseguentemente, la memorizzazione e trasmissione telematica, è in linea con le regole tecniche previste ai sensi dell’art. 71 del CAD

Entrato in vigore l’11 febbraio 2015 Completato quadro normativo della regolamentazione tecnica:

firme elettroniche, conservazione e protocollo informatico


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Nuovi sistemi di conservazione

Nuove regole tecniche (DPCM 3 Dicembre 2013)

Vecchi sistemi di conservazione

(Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11)

Facoltà di adeguarli alle nuove regole entro l’11 aprile 2017(in tal caso vi è l’obbligo di disporre un piano dettagliato nel

manuale di conservazione)

Validi ed efficaci fino all’11 Aprile

2017

Dopo l’11 Aprile 2017 sarà obbligatorio adeguare tutti i sistemi esistenti alle nuove regole tecniche


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Il documento informatico nel sistema di conservazione

Regole tecniche sul documento

informatico

Regole tecniche sul sistema di

conservazione Stesso ambito di applicazione Il sistema di conservazione è rivolto ad assicurare

l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici.

Necessario determinare

cosa si intende per “documento

informatico”.

collegate

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Amministrazioni dello StatoIstituti, scuole e università

Regioni, le Province, i Comuni e relativi enti pubblici

Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura

Aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale

Privati

Persone giuridiche

Società di persone

Enti e associazioni

Soggetti esterni a cui è affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici

Capo II del CAD (documento

informatico e firme elettroniche,

trasferimenti, libri e scritture)

Relative regole tecniche

Ambito soggettivo di applicazione(art. 2 Reg. Tecn., art. 2, commi 2

e 3 CAD)

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Quali soggetti hanno l’obbligo di adottare un sistema di conservazione?

Obbligo di conservare

Obbligo di produrre documenti direttamente ed unicamente in formato

digitale

Art. 20, comma 5-bis del CAD Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche (in materia di sistemi di conservazione e in materia di formazione del documento informatico).

Tutti i soggetti che hanno l’obbligo di conservare documenti per i quali è prevista la produzione direttamente ed unicamente in formato digitale originale, senza poter utilizzare il formato cartaceo ai fini della validità legale dello stesso

Ambito oggettivo di applicazione

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Amministrazioni dello StatoDiversi settori dove è obbligatorio produrre in formato elettronico

Assenza di norme generali che obbligano la P.A.

Dal 2013, le pubblicazioni effettuate in sola forma analogica non hanno effetto di pubblicità legale. Obbligo di pubblicità legale mediante pubblicazione online (Albo pretorio).

La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche deve avvenire esclusivamente utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione

Obbligo di produrre documenti direttamente ed unicamente in

formato digitale



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La pubblica amministrazione Ricorso alle tecnologie dell'informazione nei procedimenti

amministrativi per realizzare gli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza e semplificazione.

Adotta le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati. • Uso dei mezzi informatici per la

formazione dei documenti originali• Protocollo informatico • Gestione digitale dei flussi documentali

esigenze di carattere pubblico

per garantire il corretto

funzionamento

ragioni di interesse storico

Esempi

Obbligo di conservare

Ambito oggettivo di applicazioneArt. 12 CAD - Norma di indirizzo generale

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Obbligo di conservare per i privati

Art. 2220 Codice Civile Obbligo di conservazione per dieci anni dei documenti contabili, delle fatture, delle lettere e dei telegrammi ricevuti e delle copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti Imprenditori commerciali: libro

giornale, libro degli inventari, scritture contabili.

S.p.a.: libro soci, libro delle obbligazioni, libro delle adunanze delle assemblee, del consiglio di amministrazione, ecc...

S.r.l.: libro soci, libro delle decisioni dei soci, degli amministratori, libro del collegio sindacale o del revisore

Art. 22, D.P.R. 29 settembre 1973, n.600

Obbligo di conservazione delle scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta Obblighi di conservazione in

materia fiscale: registri IVA, il registro dei corrispettivi per mancato o irregolare funzionamento del registratore di cassa, il registro delle ricevute fiscali, il registro merci, il registro onorari

Datori di lavoro: libro matricola, del libro paga e registro degli infortuni



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PrivatiUnico obbligo, sancito da una norma di legge, che preveda

l’obbligo di conservare e l’uso esclusivo del formato digitale per la validità legale del documento stesso

La fattura elettronica emessa in favore della P.A.



Obbligo di produrre documenti direttamente ed unicamente in

formato digitale

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Fin dove si estende?

Solo nel caso di obbligo di conservazione dei documenti, la cui produzione è prevista esclusivamente in formato elettronico

L’adozione di un sistema di conservazione è FACOLTATIVA quando:

In via residuale

riconosciuta la validità legale del documento cartaceo

non è previsto un obbligo di legge che impone la produzione di documenti digitali

assenza di obbligo di conservazione


Obbligo di rispettare le

regole tecniche

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Documenti cartacei di cui si possiede un solo esemplare originale

Limite: i documenti analogici originali uniciArt. 22 CAD

Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.

Non possono essere digitalizzati e conservati in formato elettronico

Possono essere digitalizzati e conservati in formato elettronico, a condizione che la loro conformità all’originale sia autenticata come previsto dall’art. 22 CAD

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DPCM 21 marzo 2013, Allegato ADocumenti analogici originali unici

Documenti per i quali permane l’obbligo di conservazione del cartaceo originale

1. Atti contenuti nella raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica2. Atti giudiziari, processuali e di polizia giudiziaria3. Opere d’arte4. Documenti di valore storico-artistico5. Documenti conservati negli archivi, biblioteche di Stato6. Atti notarili7. Atti conservati dai notai prima della consegna agli Archivi notarili8. Atti conservati presso gli Archivi notarili

Documenti per i quali è consentita la conservazione in formato elettronico (art. 22 CAD)

1. Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, decreti ministeriali e interministeriali

2. Atti amministrativi da adottarsi nella forma del D.P.R.3. Decreti dirigenziali e direttorialiPer i vari ministeri sono elencati i documenti interessati, tra cui:4. Documenti in materia di tutela dei diritti civili, confessioni religiose, di

cittadinanza, immigrazione5. Atti inerenti la tutela della sicurezza dello Stato, dell’ordine e della

sicurezza pubblica6. Piani paesaggistici e protocolli disciplinari degli stessi

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La norma consente quindi di conservare ed esibire validamente (a tutti gli effetti di legge) qualunque documento (quindi anche cartaceo), a mezzo di documenti informatici

Il documento (cartaceo) per essere conservato a mezzo di documento informatico, necessita di essere acquisito in un formato digitale

Art. 20, comma 5-bis del CAD Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche (in materia di sistemi di conservazione e in materia di formazione del documento informatico).

La conservazione dei documenti informatici

Facoltativa

Quali regole per il passaggio dal documento cartaceo al documento informatico?

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Definizione del CAD del documento informatico:rappresentazione informatica di atti, fatti o dati

giuridicamente rilevantiArticolo 3, Regole Tecniche (DPCM 13 novembre 2014)

Formazione del documento informatico1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità: a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su

supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;

c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;

d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

La formazione dei documenti informatici

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Documenti informatici “nativi”

Redazione con appositi strumenti software (art. 3, comma 1, lett. a))

Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico (art. 3, comma 1, lett. b))

Servizi in Cloud Download

Supporti di memoria

Duplicati informatici ≠ copie informatiche


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Acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico (art. 3, comma 1, lett. b))

Documento cartaceo Copia per immagine

Acquisizione della copia informatica di un documento analogico(art. 3, comma 1, lett. b))

Documento cartaceoContenuto identico all’originale


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Registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente (art. 3, comma 1, lett. c))


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Generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica (art. 3, comma 1, lett. d))


Database

Forma statica

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Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti

Nuove regole tecniche

DPCM 3 dicembre 2013

Sistema di conservazione unico

La nuova definizione di documento informatico

Formata con le modalità previste dall’art. 3 del d.p.c.m. 13 novembre 2014

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Vecchie regole tecnicheDel. CNIPA 19 febbraio

2004, n. 11

Conservazione dei documenti analogici

Conservazione documenti digitali

Conservazione sostitutiva (“a norma”)

Nuove regole tecniche

DPCM 3 dicembre 2013

Sistema di conservazione (sostitutiva)

In passato...

Oggi…

Nuova concezione del documento informatico

(Art. 3, regole tecniche sul documento informatico)

Sistema di conservazione unico

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Art. 20, comma 1-bis, CADL'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall'articolo 21

Conservazione e valore probatorio del documento informatico

Art. 3, comma 4, Regole tecniche sul documento informatico“le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni: (…) il versamento ad un sistema di conservazione”.

Il documento informatico, quando non è sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, versato in un sistema di conservazione, è considerato ex se in possesso delle caratteristiche oggettive di integrità e immodificabilità

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Modelli organizzativi: in house e in outsourcing

Art. 5, Regole tecniche2. Ai sensi dell’art. 44 del Codice, la conservazione può essere svolta: a)all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare;

Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione documentale

Titolare dei documenti

informatici da conservare

Il titolare di documenti informatici, nel procedere alla conservazione, può consegnare i documenti ad altro soggetto che si occupa del versamento nel sistema di conservazione, il quale assume il ruolo di produttore.

può non coincidere con il produttore

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Art. 5, Regole tecniche2. Ai sensi dell’art. 44 del Codice, la conservazione può essere svolta: (…)b) affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale.

Modelli organizzativi: in house e in outsourcing

Outsourcing

Conservatori Conservatori accreditati

Obbligatorio per la P.A.

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Conservatori accreditatiSoggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi1. dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere l’attività di conservazione; 2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti;3. applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate; 4. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nelle regole tecniche previste dal CAD;5. adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l'integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione, come descritte nel manuale di conservazione, parte integrante del contratto/convenzione di servizio.Il conservatore, se soggetto privato, in aggiunta a quanto previsto dai precedenti punti, deve inoltre: 1. avere forma giuridica di società di capitali e un capitale sociale di almeno 200.000 Euro;2. garantire il possesso, oltre che da parte dei rappresentanti legali, anche da parte dei soggetti preposti alla amministrazione e da parte dei componenti degli organi preposti al controllo, dei requisiti di onorabilità

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Attività di vigilanza

Requisiti per l’accreditamento

Albo dei conservatori

revoca l’iscrizione cancellazione dall’elenco

pubblico

Conservatori accreditati

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a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;

Art. 7, Regole TecnicheIl responsabile della conservazione è il dominus del sistema di conservazione

Il ruolo del Responsabile della conservazione

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h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12; j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite; k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti; m) predispone il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Art. 7, Regole TecnicheIl responsabile della conservazione è il dominus del sistema di conservazione

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Soggetto tenuto alla conservazione dei documenti informatici

Persona fisica

Persona giuridica

Responsabile della

conservazione

Soggetto nominatoResponsabile della Conservazione (RdC)

Libero professionistao Ditta individuale

Società o ente

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Soggetto nominato RdC

Conservazione

in house

Conservazionein

outsourcing Delega per lo svolgimento delle proprie competenze ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza

Interni alla struttura Sotto il diretto controllo del

RdCDelega solo per lo svolgimento delle attività relative al processo di conservazione (art. 7)

Il responsabile della conservazione è sempre la persona fisica o giuridica, o il soggetto all’uopo nominato

Il ruolo di RdC resta sempre in capo al soggetto incaricante, non al conservatore.

Solo il RdC può decidere di affidare la conservazione all’esterno. La scelta non può essere di un soggetto delegato dal RdC.


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Il contratto di affidamento esterno della conservazioneart. 44, comma 1-ter, dall’art. 44-bis, CAD, dall’art. 5, dall’art. 6, comma 7,

d.p.c.m. 3 dicembre 2013

AziendeEnti

Professionisti

Attività complesse

Adempimenti tecnici

Obblighi imposti dalla normativa

Gestione della sicurezza fisica e informatica

Rispetto dei limiti temporali di conservazione

Salvaguardia dell’integrità e leggibilità dei documenti

Aggiornamento tecnologico e normativo

Conservatore

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Il contratto di affidamento esterno della conservazione

Soggetto affidante(o incaricante)

Tenuto alla conservazione dei

documenti informatici

Affidatario del servizio

Società di servizi IT strutture informatiche competenze tecniche del

proprio personale realizza la conservazione

dei documenti informatici dell’affidante

Legittimato a concludere il contratto Unico soggetto a cui la normativa

attribuisce la facoltà di affidare all’esterno la conservazione

Responsabile della conservazione

Se persona giuridica, il contratto può essere validamente sottoscritto dal legale

rappresentante della stessa

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Il contratto di affidamento esterno della conservazioneArt. 6, comma 6, Regole Tecniche

“la conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all’art. 5, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa”

Contratto di affidamento del

servizio di conservazione

(Condizioni generali di contratto)

Manuale di conservazione

? aziende di medio -

grande dimensione forte potere

contrattuale assenza di trattative strutture

informatiche per servizi standardizzati

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IMPORTANTEPrima della sottoscrizione del contratto, verificare il contenuto

del manuale della conservazione e delle condizioni generali di contratto

Presenza di carenze all’interno del sistema di conservazione

Mancato rispetto delle regole tecniche

Perdita del valore legale dei documenti conservati

in capo al titolare dei documenti informatici e al conservatore

Responsabilità civile Responsabilità amministrativaResponsabilità penale

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Il contratto di affidamento esterno della conservazioneResponsabilità civile

Responsabile della

conservazione

Professionista, tenuto a conservare i documenti di un proprio cliente, affida la conservazione all’esterno. La perdita di valore legale dei documenti, dovuta al mancato rispetto delle regole sulla conservazione, potrebbe causare dei danni al cliente (es. le sanzioni amministrative quando i documenti sono di natura fiscale, oppure il danno derivante dall’impossibilità di tutelare un proprio diritto)

Risponde dei danni derivanti da errata conservazione

Soggetto terzo a cui i documenti si riferiscono

Terzo

in forza del rapporto contrattualeResponsabile

della conservazione

risarcimento del danno extracontrattuale

(art. 2043 c.c.)

ConservatoreCome l’appaltatore, danni a terzi nell’esecuzione del

contratto

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Determinazione e l’attribuzione della responsabilità per danni arrecati a terzi dal conservatore

nell’esecuzione del contratto

Diligenza del responsabile della conservazione nella scelta

del conservatore

Autonomia concessa al conservatore nella prestazione del servizio di conservazione

Tre principi elaborati dalla giurisprudenza in materia di appalto: culpa in vigilando del committente;

l’ingerenza del committente, quando il danno deriva da un ordine o disposizione di quest’ultimo;

culpa in eligendo, quando il servizio è affidato ad un soggetto privo delle capacità e dei mezzi idonei

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Il titolare dei documenti informatici

(In qualità di responsabile della conservazione e parte nel contratto di fornitura del servizio)

può sempre agire

Conservatore

Danni subiti dovuti all’inadempimento del

contratto di conservazione. (nei limiti contrattuali)

Responsabilità amministrativaIl titolare dei documenti informatici, essendo l’unico responsabile della loro conservazione nei confronti dei terzi e di tutte le pubbliche autorità, sarà l’unico soggetto chiamato a rispondere in caso di sanzioni amministrative derivanti da una irregolare tenuta e conservazione dei documenti

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Linee guida per la scelta del conservatore

Preliminarmente alla sottoscrizione del contratto di affidamento della conservazione,

è opportuno valutare: rispetto delle regole tecniche generali le modalità con cui esse sono concretamente attuate dal singolo

conservatore

evolutiva

Disciplina sulla conservazione dei

documenti informatici

individuati i requisiti e gli

obiettivi generali del sistema di conservazioneai destinatari delle regole tecniche la scelta sulle misure da

applicare al caso concreto

esame del manuale della conservazione e delle condizioni generali di contratto predisposte

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Analisi, da parte del responsabile della conservazione, delle tipologie di documenti informatici che si intendono conservare, tenuto conto della vigente normativa in materia di obblighi di conservazionenon tutti i conservatori, infatti, mettono a disposizione un servizio di conservazione valido per ogni tipo di documento (limitati ad una particolare categoria di documenti informatici o ad un particolare formato di files)

Caratteristiche di qualità e sicurezza del servizio offerto, eventualmente attestate dal possesso di certificazioni,

nonché gli anni di esperienza nel settoreIl manuale di conservazione è un documento informatico che deve descrivere (art. 8): l’organizzazione dell’ente conservatore; l’identità e i ruoli dei soggetti coinvolti; il modello di funzionamento; la descrizione del processo di conservazione e delle infrastrutture

utilizzate; le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile.

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Linee guida per la scelta del conservatoreVerifica dei ruoli predisposti

nel manuale

Il ruolo di RdC sempre in capo al

fruitore del servizio

Il conservatore assume il ruolo di responsabile del

servizio di conservazione

In alcuni manuali della conservazione, il fruitore del servizio viene indicato con il termine “cliente”

Non confondere con il ruolo di “responsabile della conservazione” che, in linea con le disposizioni normative, è svolto dal titolare dei documenti informatici

Quando è previsto dal manuale, al soggetto affidante può essere attribuito anche il ruolo di produttore, con conseguente assunzione dei relativi obblighi e responsabilitàAl produttore compete la produzione del pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Il produttore, quindi, deve assicurarsi che i documenti, oggetto del trasferimento, siano statici, non modificabili e generati con uno dei formati previsti dal manuale; infine, è anche l’unico responsabile dell’associazione dei metadati ai documenti, per garantirne la corretta indicizzazione nel sistema del conservatore

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Linee guida per la scelta del conservatoreVerifica delle misure di sicurezza adottate e previste dal

Codice in materia di protezione dei dati personali e dall’allegato B

Misure minime(All. B al Codice

Privacy)

Articoli da 31 a 36

Disciplinare tecnico di cui all’allegato B

Codice in materia di protezione dei dati

personaliD. Lgs. 30 giugno 2003,

n. 196

Misure idonee (artt. 31-36 Codice Privacy)

MISURE DI SICUREZZA

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CARATTERISTICHE DELLE CREDENZIALI DI

AUTENTICAZIONE

Lunghezza minima della password di 8 caratteri

non riconducibile al soggetto

GESTIONE DELLE CREDENZIALI

DI AUTENTICAZIONE

Modifica dopo il primo utilizzo, ogni 6 o 3 mesi a seconda dei dati trattati

Disattivazione in caso di non uso per almeno 6 mesi o di perdita della qualità che permette l’accesso ai dati

Garanzia della disponibilità dei dati o degli strumenti elettronici in caso di prolungata assenza o impedimento dell’incaricato che goda delle credenziali di autenticazione

SISTEMA DI AUTORIZZAZIONE Verifica almeno annuale delle

condizioni per l’autorizzazione 52




PROTEZIONE CONTRO IL RISCHIO DI INTRUSIONE

Attivazione di idonei strumenti elettronici da aggiornare con cadenza almeno semestrale.

AGGIORNAMENTI PERIODICI DEI

PROGRAMMI PER ELABORATORE

Almeno annuale per dati comuni Almeno semestrale per dati

sensibili e/o giudiziari

BACK UP Salvataggio dei dati con frequenza

almeno settimanale

DISASTER RECOVERY Ripristino entro il termine massimo di una settimana



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Le misure idoneeSono individuabili sulla base delle tecnologie al momento conosciute e alle caratteristiche del trattamento, e sono definite in modo tale da ridurre al minimo i rischi che il sistema di conservazione concretamente comporta.

L’analisi deve tener conto dei rischi di distruzione e perdita dei dati, di accesso non autorizzato e di trattamento eseguito per finalità diverse dalla conservazione.

Misure minime di sicurezza

Misure idonee di sicurezza

Sanzioni civili (art. 2050 c.c.)

Sanzioni amministrative e penali (Codice Privacy)



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Struttura fisica del

sistema di conservazione

Sede legale e luogo di

conservazione (art. 2, RT)

Residenza dei data center (sicurezza)

Modalità di esibizione dei

documentiAccesso alla

documentazione conservata

Estrazione copie, consultazione

Servizio di distribuzione

Portabilità dei documenti

Lunghi termini di conservazione

Rapporto contrattuale (dalla presa in carico allo

scarto)Migrazione verso

altri sistemi

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Linee guida per la scelta del conservatoreCondizioni generali di contratto

Diritti

Obblighi

Accordo

Recesso idonee garanzie affinché il titolare dei documenti non

subisca alcun pregiudizio in seguito all’eventuale esercizio del diritto di recesso.

congrui tempi di preavviso per la comunicazione del recesso da parte del conservatore

restituzione dei documenti conservati, in modo da consentire al titolare dei documenti di attivare un nuovo servizio di conservazione (portabilità)

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Grazie per l’attenzioneGianluca Satta

European LawyerEsperto in diritto dell’informatica e delle Nuove

Tecnologie

[email protected]

www.diricto.itict4forensics.diee.unica.it

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Aspetti normativi e contrattuali della conservazione dei documenti informatici

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