CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI FISCALI

On line

6/10/2014 ore 14,30

DALLA GESTIONE DOCUMENTALE ALLA CONSERVAZIONE DIGITALE

Claudio Caprara

Direttore commerciale

MultiMedia it

claudio.caprara@multimediait.net

Skype claudio.caprara

MULTIMEDIA IT

Produciamo software per la gestione documentale e

la conservazione digitale

Partner

Software per Studi tributari e aziende.

Servizio WEB per la Fatturazione Elettronica nei

confronti della PA

Con il contributo di

Quotidiano on-line di approfondimenti e novità fiscali

IL BRIEFING

Da 3 anni organizziamo il briefing della conservazione

digitale per discutere e, se possibile, chiarire le regole

da seguire per ottenere archivi digitali a norma.

Grazie a:

Agenzia delle Entrate

Cna ICT

MenoCarta.net

BRIEFING 2014 - PROGRAMMA 1’ PARTE

14,30 “Dalla gestione documentale alla conservazione digitale.”

Rag. Claudio Caprara - MultiMedia it Direzione commerciale

14,45 “Fattura Elettronica e Conservazione, regole definite e prospettive future.”

Dott. Mario Carmelo Piancaldini – Agenzia delle Entrate - Direzione Centrale Accertamento -

Settore Analisi e Strategie - Ufficio Imprese minori e lavoratori autonomi

15,30 “Effetti della conservazione digitale e della F.E. su studi tributari e centri servizi”

Dott. Salvatore De Benedictis - Dottore Commercialista – Revisore contabile

16,00 pausa

BRIEFING 2014 - PROGRAMMA 2’ PARTE

16,15 “il Sistema di interscambio e il processo di ricezione ed inoltro delle fatture elettroniche

destinate alle PA”

Dott. Gerardo De Caro – Agenzia delle Entrate – Direzione Centrale Amministrazione

Pianificazione e Controllo – Settore Processi e Sistemi ICT – Ufficio Fatturazione elettronica PA

16,45 “Effetti dell’innovazione digitale sulle piccole imprese e sulle professioni”

Dott. Fabio Massimo Presidente CNA ICT

17,15“Opinioni degli Stakeholder”

Dott. Andrea Lisi, Presidente Anorc – Avv. Luigi Foglia, Responsabile della conservazione

presso ANORC - Dott. Nicola Savino, Esperto, consulente e Responsabile della Conservazione

digitale

17,45 Domande e risposte dei partecipanti - 18,15 Conclusioni Claudio Caprara MultiMedia it Direzione commerciale

La sequenza di novità legislative

• Fatturazione elettronica verso la p.a. – Ministero delle Finanze Decreto 03/04/2013

Regolamento emissione fattura elettronica

• Nuove regole per la conservazione digitale – DPCM 03/12/2013 regole tecniche della conservazione

(pubblicato 12/3/2014)

• Nuove regole (semplificate) per i documenti Fiscale – Ministero delle Finanze Decreto 17/06/2014

assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici

Le nuove regole della conservazione

• Nuove regole per la conservazione digitale

– DPCM 03/12/2013 regole tecniche della conservazione (pubblicato 12/3/2014)

Separazione tra gestione documentale e conservazione digitale

Definizione «formale» del «sistema di conservazione»

Esclusione dal sistema di conservazione del processo di formazione, controllo validazione del documento

Le nuove regole della conservazione

VERSAMENTO

RAPPORTO

MODELLI

Diversi livelli di «sistema» non necessitano

norme diverse ma interpretazioni proporzionali

Singolo pc

memorie off line

Sistema distribuito di

gestione

documentale e

conservazione

Conservazione digitale, Percorso lungo

risultati esigui

• 1’ norma 1993

• 1’ anno digitale per documenti fiscali 2004

• Archivi fiscali digitali del 2013

– Imprese in Italia >5 milioni

– Imprese con Archivi digitali

< 200 mila

Le nostre imprese (fonte open data MEF) Iva 2013 anno imposta 2012

• Contribuenti iva 5.373.864

• Volume d’affari <400k€

4.803.699

• Volume d’affari >400<1000k€

300.535

• Volume d’affari >1000k€

269.830

Di cui: volume 0 =608.633

La digitalizzazione delle grandi imprese in

mano alle piccole

FORNITORE NAZIONALE

fatture elettroniche

4.200.000

piccole imprese

600.000 imprese

medio grandi

TARGHET

2.400.00

FATTURE

ELETTRONICHE

Archivio fiscale di impresa semplificata

• Registri iva e liquidazioni

– Da 2 a 20 documenti/anno

• Fatture emesse

– Da 10 a 500 fatture annue

• Fatture ricevute

– Da 20 a 1000 fatture annue

• Dichiarazioni varie

– Unico, black list, spesometro,

redditometro etc.

• Documenti lavoristici.

0200400600800

1000120014001600

50

1500

Archivio fiscale impresa ordinaria

• Libro Giornale, Inventari, Libri sociali,

– Da 500 a 5000 pagine anno

• Registri iva e liquidazioni

– Da 2 a 40 documenti/anno

• Fatture emesse

– Da 50 a 5000 fatture annue

• Fatture ricevute

– Da 100 a 10000 fatture annue.

• Dichiarazioni varie

– Unico, black list, spesometro, redditometro etc.

• Ordini bolle comunicazioni

– Da 100 a 10000

• Documenti lavoristici.

0

5000

10000

15000

20000

25000

1500

Archivio fiscale dello studio tributario

• 100 imprese – Libri e registri – circa 18 mila pagine

– Dichiarazioni – circa 12 mila pagine

– 200 b.paga – circa 10 mila pagine

– Movimenta circa 40 mila

pagine di fatture.

Obiettivi Europa 2020

• 50% di fatture scambiate elettronicamente ?

• Indispensabile il coinvolgimento degli studi tributari e centri servizi

• Strumenti per ricevere fatture elettroniche (anche semplici pdf)

• Strumenti per registrare fatture elettroniche

• Strumenti per conservare fatture elettroniche

• Semplificazioni legislative - ok

• Certezza dei procedimenti

• Semplicità

• Economicità

Quali strumenti per raggiungere questo

obbiettivo ?

Obiettivi Europa 2020

• 50% di fatture scambiate elettronicamente ?

• Cultura

• Utilizzare da subito i documenti elettronici

• Utilizzare sempre i documenti elettronici

• Organizzare i posti di lavoro per usare agevolmente i documenti

elettronici.

• Supporto delle società ICT

• Coraggio

Quali impegni da parte degli utenti per

raggiungere questo obbiettivo ?

“Fattura Elettronica e Conservazione, regole

definite e prospettive future.”

Dott. Mario Carmelo Piancaldini

Agenzia delle Entrate - Direzione Centrale Accertamento - Settore Analisi e Strategie -

Ufficio Imprese minori e lavoratori autonomi

Domande materia fiscale

1) qual è il luogo di "conservazione delle scritture contabili"?

il luogo di esibizione o il luogo dove risiedono i server? In caso di servizio in cloud? (art. 5 -

comma 2)

da sentenza di C.d.C .

secondo (art 35, comma 2, lettera d), D.P.R. n. 633/ I972) e art. 42, comma 10, del medesimo

decreto, la società deve essere in grado di esibire una dichiarazione rilasciata dal soggetto

depositario da cui emerga il luogo in cui esse sono conservate e la specificazione dei libri

contabili in suo possesso

Diverse tipologie di «sistemi»

Domande materia fiscale

2 ) si possono dematerializzare i documenti doganali analogici?

3 ) Indicazione di conservazione digitale nel modello Unico, per l'anno 2014 si presume che

tale segnalazione non sia necessaria, si deve fare la comunicazione dell’impronta tramite

entratel ?

3b ) Gli archivi formati prima della entrata in vigore del DM 06/2014 devono essere

comunicati ?

3c ) nel caso che l'azienda decida DOPO la spedizione di unico, di generare documenti

elettronici, può farlo ? Dovrà fare un nuovo modello unico ?

DM 17/06/20142.

-ART. 5 ….. 1. Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica

dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di

imposta di riferimento.

- ART. 7 …… Dalla data di entrata in vigore del presente decreto e' abrogato il decreto del

Ministro dell'economia e delle finanze del 23 gennaio 2004.

3. Le disposizioni di cui al decreto 23 gennaio 2004 continuano ad applicarsi ai documenti

gia' conservati al momento dell'entrata in vigore del presente decreto.

Domande materia fiscale

4 ) Dematerializzazione di documenti analogici relativi ad anni precedenti.

Nella precedente norma non vi era un termine per la dematerializzazione degli analogici,

l'importante era conservare il cartaceo fino al completamento del processo, ora con l'obbligo

di indicare nel modello unico i documenti dematerializzati è ancora possibile agire su anni

fiscali precedenti?

-ART. 5 ….. 1. Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica

dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di

imposta di riferimento.

5 ) Il libro cespiti, entro quando va formato ?

Domande materia fiscale

BOLLI il termine di 120 giorni decorre dalla fine dell'esercizio Fiscale o dalla fine dell'anno solare ?

vanno calcolati sui documenti formati o emessi o sulle registrazioni effettuate (ancorchè non stampate o formate come documenti elettronici ) ?

Bolli, La circolare 5/e-2013 parla di pagamento antecedente alla prima registrazione , nel caso di documenti informatici è necessario tale pagamento o si versa esclusivamente il saldo a posteriori ?

Bolli, il termine di 120 giorni decorre dalla fine dell'esercizio Fiscale o dalla fine dell'anno solare ?

“Effetti della conservazione digitale e della

F.E. su studi tributari e centri servizi”

Dott. Salvatore De Benedictis - Dottore

Commercialista – Revisore contabile.”

Pausa 10 minuti

28

“il Sistema di interscambio e il processo di

ricezione ed inoltro delle fatture elettroniche

destinate alle PA”

Dott. Gerardo De Caro

Agenzia delle Entrate – Direzione Centrale

Amministrazione Pianificazione e Controllo –

Settore Processi e Sistemi ICT – Ufficio

Fatturazione elettronica PA

Domande FEPA

FATTURA SCONTRINO come si conciliano le regole di emissione e invio alla PA con l'obbligo di fatturazione immediata che hanno, ad esempio, i centri commerciali per le fatture emesse da scontrino? RIFIUTO FATTURA PER VIE ANALOGICHE si chiede conferma che la PA possa rifiutare una fattura anche oltre i quindici giorni con i metodi tradizionali

ANTICIPAZIONE AVVIO RICEZIONE FEPA si chiede conferma della necessità per la PA di accordo con TUTTI i fornitori per anticipare l'obbligo rispetto al 31 marzo 2015 (in quanto sembra strano che qualche amministrazione sia riuscita ad accordarsi con tutti.....)

“Effetti dell’innovazione digitale sulle piccole

imprese e sulle professioni”

Dott. Fabio Massimo Presidente CNA ICT

17,15“Opinioni degli Stakeholder”

Dott. Andrea Lisi, Presidente Anorc

Avv. Luigi Foglia, Responsabile della

conservazione presso ANORC

Dott. Nicola Savino, Esperto, consulente e

Responsabile della Conservazione digitale

Domande dei partecipanti

Domande Conservazione

ADEGUAMENTO SISTEMI ESISTENTI l'adeguamento del sistema di conservazione alle nuove regole tecniche in 36 mesi è previsto per aziende o enti che hanno un sistema di conservazione già attivo oppure nel caso si avvalgano di un servizio esterno già attivo?

Un centro servizi (Outsourcer) che ha già un sistema attivo , se acquisisce un nuovo cliente deve assoggettarlo alle nuove regole oppure rientra nel "sistema esistente" e può adottare le vecchie regole fino allo scadere dei 36 mesi ?

PACCHETTI come garantisco le funzioni di ricerca obbligatorie su un documento analogico, tipo LG? cosa deve essere ricercabile? (Art. 3 comma b)

cosa deve contenere "l'indice del PdD", inteso come XML che descrive il pacchetto?, è obbligatorio?

MultiMedia it

Claudio Caprara

conclusioni e notizie

COSA FA?

• EDITING WEB DA INTERFACCIA DELLE FATTURE ELETTRONICHE PA

• CARICAMENTO DI FATTURE DA GESTIONALI

• FIRMA DELLE FATTURE PA

• INVIO DELLE FATTURE PA ALL’SDI

• GESTIONE DEI MESSAGGI DI RITORNO DALL’SDI

• CONSERVAZIONE DIGITALE ON LINE E CON SW MULTIMEDIA IT

A CHI SI RIVOLGE?

• STUDI PROFESSIONALI, COMMERCIALISTI, LIBERI PROFESSIONISTI

• AZIENDE

COME?

TEAMSYSTEM SI PONE COME INTERMEDIARIO PER IL CLIENTE FINALE DIVENTANDO ENTE

EMITTENTE E TRASMITTENTE DELLE FATTURE ELETTRONICHE PA

SERVIZIO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA IN SAAS

PRESENTAZIONE

22 OTTOBRE ORE 14,30

Estrae dati da documenti

elettronici.

Estrazioni analitiche e precise

Formazione on line

Corso di aggiornamento su conservazione di libri registri dichiarazioni e ricevute

17/10/2014 – 21/11/2014

Corso di avviamento nuovi sistemi

IN CORSO DI PUBBLICAZIONE

www.multimediait.com/eventi

Presentazione CAPTIDOC

22/10/2014

Grazie

Dott. Mario Carmelo Piancaldini

Dott. Salvatore De Benedictis

Dott. Gerardo De Caro

Dott. Fabio Massimo

Dott. Andrea Lisi

Avv. Luigi Foglia

Dott. Nicola Savino

Commercialistatelematico.com Dott. Roberto Pasquini

TEAMSYSTEM SPA

Grazie speciale a

Direzione Agenzia Entrate

Allo staff di MultiMedia it

A tutti i partecipanti