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Egidio [email protected]

Amministrazione CondomìnioCarta –Standard di Assicurazione Qualità

Jan-2006

Amministrazione Condomìnio Carta - Standard di Assicurazione Qualità

Premessa

Sul presente documento

1) la “Carta-Standard di Assicurazione Qualità nell’Amministrazione Condominìo”, ad integrazione del c.c., stabilisce requisiti precisi al modello di amministrazione condomìniale, in essenziale traduzione operativa di principi costituzionali (diritto all’informazione), di regole globalmente riconosciute (standard Iso e di mercato a tutela del consumatore), di sentenze della Corte di Cassazione (rivolte alla tutela del singolo condòmino verso le amministrazioni condomìniali).

2) Contestualmente, la Carta-Standard, delinea un modello di amministrazione efficiente (eliminazione sprechi, riduzione dei costi) ed efficace (soddisfazione degli obiettivi, soprattutto riguardo alla sicurezza) e trasparente per disegno, scandito da prestazioni oggettivamente misurabili, anche grazie all’impiego di elementari comuni strumenti informatici.

3) In particolare, la Carta-Standard è disegnata per prevenire le deformazioni delle amministrazioni condomìniali tese a fare business sul parco buoi dei condòmini (anche in associazione con fornitori amici), nei modi tipici documentati da casi esemplari: prezzi gonfiati nelle forniture; appalti gonfiati per risultati scadenti; micro-prelievi ingiustificati, nascosti aggregando le voci nei rendiconti sui singoli, poco appariscenti sui singoli ma che, sulla popolazione statistica di migliaia di condòmini, raggiungono cifre vertiginose (non tassate).

4) Pertanto, recependo superiori ineludibili istanze, la Carta-Standard in oggetto ha valore di Direttiva: il modello amministrativo dovrà uniformarsi ai requisiti della carta.Diversamente, i singoli condòmini potranno applicare, su esposti motivati all’assemblea, le azioni di autotutela previste, quali il blocco mirato dei pagamenti e sanzioni mirate all’amministratore, per le quote individuali. Specificamente, motivo sufficiente (oltre che eticamente necessario) per azioni di autotutela è il tradimento del diritto all’informazione, che la Carta-Standard porta “scientificamente” allo scoperto nelle sue varie manifestazioni (dalla mancanza o inadeguatezza delle informazioni nei contenuti e nel flusso, soprattutto in contesto di costosi progetti in appalto, ai “rendiconti” contabili che non rendicontano, etc.)

Documentazione di riferimentoSentenze della C.di CassazioneNorme generali di tutela del ConsumatoreSul diritto all’informazione: white papers commisione UE e determinazioni della Corte de L’AiaAnalisi di casi esemplari documentati di amministrazione condòminio da “professionisti” ANACI

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Linea Guida (concetti da tradurre in azione)

Informazione-Risorsa: per disegno, è il fondamento del modello di lavoro ed elemento di definizione di responsabilità, obblighi fra gli attori, in modo inequivocabile e misurabile.

L’informazione-risorsa è il materiale concreto, ancorchè intangibile, che accompagna in modo naturale qualsiasi attività: sia come prodotto diretto dell’attività (output), sia come risorsa operativa dell’attività (input), sia come indicatore delle prestazioni dell’attività (quadro di controllo delle prestazioni).Di più è il fattore chiave che orienta il disegno di qualsiasi modello di lavoro verso prestazioni sempre migliori, in modo snello e flessibile: per costi (drastica riduzione dei costi totali), per qualità dei risultati (garanzia), per tempestività; ovviamente, il tutto nella massima trasparenza, vale a dire sotto costante controllo della gestione.L’informazione-risorsa plasma in modo inequivocabile responsabilità, diritti, doveri, obblighi, etc…, tutti gli elementi regolatori di rapporti fra gli attori: gli enunciati di responsabilità, diritti, etc…trovano concretezza in specifiche di informazioni-risorse da produrre; le informazioni-risorse prodotte offrono immediata oggettiva evidenza circa la soddisfazione delle responsabilità, degli obblighi, etc…nei fatti. L’informazione-risorsa è organizzata e risiede nel sistema informativo/informatico del condòminio.Come ogni sistema informativo, ha due livelli: il meta-livello (repository) esprime il disegno organizzato dei dati in archivi, sia in forma strutturata (es. data base), sia in forma non strutturata (es. testi, fotografie); il livello normale è quello dei contenuti dei dati, espressi da records o istanze negli archivi. Gli strumenti informatici, il cui uso va considerato ormai assodato in qualsiasi attività in modi semplici e alla portata di tutti, senza rinunciare al corollario delle tradizionali gestioni cartacee, rendono possibile (”enabler”) a costi ridicoli l’uso del nuovo fattore.(In generale, gli strumenti informatici sono i più potenti strumenti di esercizio concreto della democrazia, poiché rendono possibile al Cittadino il pieno controllo di qualsiasi gestione, attraverso le Informazioni-Risorse).Nota bene: i documenti sono solo i portatori dell’informazione-risorsa, cioè mezzi materiali per rendere la risorsa fruibile; l’esistenza di un documento con un certo titolo, di per sé, non dice nulla; sono i contenuti a qualificare l’attendibilità di un documento, in relazione alla sua missione; per esempio, un documento intitolato “rendiconto”, se non assolve il compito di “rendicontare” attraverso precise regole di contenuto, è un documento inadeguato alla missione dichiarata.

Diritto all’Informazione: dagli enunciati alla praticaIl diritto all’informazione ha due aspetti: diritto di accesso alle informazioni e diritto all’esistenza di informazioni adeguate ai requisiti (anche in relazione al prezzo pagate per esse, da vedersi sempre come risorse, prodotti)1) Il mero “accesso” del Condòmino (o, in generale del Cittadino) alle informazioni non soddisfa ancora

il diritto se tale accesso non è garantito secondo modalità di facile immediata fruizione: cioè per flusso delle informazioni verso il condòmino, attraverso e-mail, bacheche fisiche o elettroniche; l’accesso al luogo fisico degli archivi, con gli attriti che presenta, non deve essere necessario (la medioevale formula “i documenti sono disponibili in orario di ufficio” tradisce arrogante arretratezza).

2) L’essenza del diritto all’informazione, quando la gestione dell’informazione è in mano ad estranei come servizio remunerato, consiste nel diritto all’esistenza di informazioni-risorse adeguate ai bisogni ed alla tutela dei condòmini. Ciò comporta prima di tutto una fondamentale responsabilità per il gestore del sistema informativo: la responsabilità diretta della qualità dei dati presenti nel sistema informativo e, quindi, delle informazioni elaborabili. Questo viene ben prima del flusso delle informazioni. Se il contenuto delle informazione è carente, il flusso diviene solo una copertura formale

Termini del mandato: normalizzazione sotto regole di mercato (fine della mera rendita da posizione burocratica), con soluzioni di autodifesa del condòmino-consumatore in prevenzione

I termini di fornitura dei servizi di amministrazione “professionale”, espressi nel listino-prezziario dei servizi, devono conformarsi alle regole generali del mercato e devono comprendere specifiche soluzioni di auto-tutela del singolo condòmino visto come “consumatore”.






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Parte 1 – Amministrazione Condòminio: elementi di disciplina

BACHECA del Condòminio: obbligo di continuo aggiornamento

La bacheca è strumento fondamentale di una gestione efficace e trasparente, nella partecipazione da parte di tutti i condòmini (c.c.). Sostiene il flusso informativo diretto tra i condòmini e tra questi ed i fornitori di servizi (tra cui l’amministratore). Non serve solo al controllo. E’ anche strumento di leva del parco di competenze varie, anche specialistiche, insite nei Condòmini e utili alla risoluzione di problemi. Inoltre, sui dati di pronto intervento posti in bacheca, in luogo consono, riposa la sicurezza dei condòmini e la possibilità di uscire da difficoltà.La bacheca è in formato fisico o, alternativamente (su scelta all’unanimità), in formato elettronico-sito internet. Anche una soluzione mista è auspicabile. Comunque, anche in caso di sito internet, la bacheca fisica della “sicurezza” e del “pronto intervento” deve essere disponibile in luogo consono.

Bacheca fisica della sicurezza e del pronto interventoEspone: la lista dei recapiti telefonici dei fornitori di servizi di pronto intervento, quali l’assistenza ascensore, pompieri, amps, fabbro, elettricista, carabinieri, amps, apriporta, etc…, cioè quanto serve al condòmino per uscire da situazioni di costrizione, emergenza, insicurezza.Espone la lista-prezziario dei fornitori di servizi estemporanei: fabbro, falegname, elettricista, antennista, etc…

Bacheca fisica della gestione Sezione di controllo dei lavori di manutenzione.Espone: 1) in anticipo, il programma di interventi di manutenzione - sia per il controllare l’accesso di estranei nei luoghi condominiali (Sicurezza), sia per prevenire il fenomeno delle fatturazioni gonfiate dando la possibilità a chiunque lo desideri di monitorare i lavori e, quindi, di commisurare il fatturato a quanto effettivamente visto eseguire; 2) le fatture ed i rapporti di lavoro rilasciati dai fornitori, la cui esposizione è essenziale per la disciplina di controllo delle forniture e relativi pagamenti(vedi oltre). Sezione degli avvisi e delle comunicazioni dell’amministratoreEspone: avvisi di riunioni informali, con chiara descrizione degli obiettivi; preavvisi di prossima Assemblea, in modo che chiunque possa contribuire con sintesi di punti d’interesse. Soprattutto, … Sezione delle comunicazioni dei condòminiE’ una sezione ad uso dei condòmini per segnalare problemi, esprimere osservazioni, suggerimenti, prese di posizione, esposti all’assemblea, etc…in eventuale parallelo a comunicazioni inviate all’amministratore (con vantaggio di diffusione a tutti in tempo reale e controllo in tempo reale delle conseguenti prestazioni dell’amministratore). Espone anche, eventualmente, i documenti portatori di informazioni di sostegno a future decisioni, soprattutto quelle di notevole impatto economico. Area di controllo di progetti in appaltoQuest’area raccoglie tutti i documenti canonici di un progetto, stabiliti dalla disciplina specifica di controllo (vedi oltre).

Gruppo e-mail dei condòmini: canale obbligatorio di comunicazione per l’amministratore professionale

Riguarda i condòmini che intendono essere coinvolti nella partecipazione via e-mail, su indicazione del proprio indirizzo e-mail. L’uso del canale di gruppo è obbligatorio da parte dell’amministratore, per il flusso informativo previsto dalla carta. In presenza di sito internet, il canale mantiene valore come canale di avvisi di novità.All’unanimità, il sito internet potrebbe sostituire o alleggerire la bacheca fisica di gestione.

Condòmini “referenti”/“consiglieri”

I condòmini sono tutti referenti e consiglieri. Grazie al modello di trasparenza realizzato con la presente carta tutti i condòmini sono messi in grado di partecipare (come loro diritto, c.c.) alla gestione. L’assemblea non ha alcun bisogno di nominare condòmini “referenti”, figure tradizionalmente assunte dagli amministratori “professionali” come intermediari, a copertura di assenza di flusso informativo.Il dovere – banalmente assolto nell’era informatica- di un amministratore è di assicurare a chiunque la possibilità di partecipazione, in ottemperanza al c.c.






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SPORTELLO E-MAIL: obbligatorio per amministratore “professsionale”

L’amministratore è obbligato a soddisfare via e-mail tutte le richieste presentate allo sportello e-mail, ovviamente compreso il rilascio di documenti (nota: cosa banale, per documenti naturalmente presenti nel sistema informativo)

Accesso diretto del Condòmino al sistema informativo di sua proprietà: gratis e con comodo

1) L’accesso diretto al sistema informativo, sia cartaceo, sia elettronico (data base, directories) è un diritto del condòmino, in orari a proprio comodo (è l’amministratore a doversi adattare agli orari del condòmino, e non viceversa). La collaborazione è un obbligo dell’amministratore, senza alcuna pretesa .

2) Il rilascio di informazioni comportano al richiedente le sole eventuali spese del mezzo di rilascio, quali fotocopie o supporti magnetici

3) Nota: in un sistema amministrativo efficiente ed efficace e trasparente, con un flusso informativo adeguato, il condòmino non ha alcun bisogno di accedere al deposito delle informazioni.

4) Il condòmino costretto a perdere tempo nell’ufficio dell’amministratore, su esposto motivato all’assemblea, applicherà sanzioni all’amministratore

5) Se poi la ricerca dei dati dovesse comportare tribolazione e frustrazione, oltre che perdita di tempo, il condòmino chiederà i danni esistenziali (sentenze in tal senso sono già uscite)

6) La frase “i documenti sono disponibili presso l’ufficio fino al giorno dell’assemblea” è fasulla: il condòmino-proprietario- dei-dati ha sempre a disposizione tutti gli archivi di qualsiasi tempo ed in qualsiasi tempo.

In particolare: accesso del condòmino all’estratto conto bancario, soluzione banale

Chissà perché tante complicazioni per vedere un estratto conto! La soluzione è banale.Basta che l’amministratore chieda alla banca il servizio di resa elettronica al proprio indirizzo e-mail e che poi trasmetta il file (excel) al gruppo e-mail dei condòmini che lo richiedonon! Oppure apre presso la banca l’istruttoria per la trasmissione diretta al gruppo e-mail dei condòmi. Da questi, viene poi reso a tutti. Come per qualsiasi altro documento.L’amministratore ha l’obbligo di trasmissione via e-mail dell’estratto conto bancario, su richiesta del singolo condòmino, via sportello, come per qualsiasi altro documento.

SISTEMA INFORMATIVO DEL CONDOMINIO: OBBLIGHI dell’Amministratore “professionale”

Organizzazione del sistema informativo: obbligo di documentazione

L’amministratore, qualora utilizzi un sistema informativo/informatico di proprio disegno, invece del sistema eventualmente predisposto dal condominio, è obbligato a produrre il documento-disegno illustrativo dell’organizzazione del sistema.

Sistema cartaceo e sistema informatizzato: parallelo naturaleIl sistema informativo ha due formati paralleli: cartaceo ed elettronico.Ogni attore (fornitori, banca, etc.) dotato di partita IVA è obbligato a consegnare, oltre alla documentazione cartacea, anche la “nuda” documentazione elettronica: cosa naturale, poiché i documenti oggi nascono già in formato elettronico. Si tratta di una comune regola di mercato (per cui non dovrebbe essere necessaria una clausola contrattuale) che apporta vantaggi enormi, economici, nella gestione delle informazioni e del flusso e sostiene la trasparenza.Altri attori (anche i condòmini) vanno invitati a utilizzare la forma elettronica di trasmissione.Comunque, l’amministratore ha l’obbligo di resa elettronica della documentazione (cosa naturale, immediata).

Revisione del sistema informativoIl singòlo condòmino ha diritto, in qualsiasi momento, su appuntamento, di esercitare la revisione sull’organizzazione del sistema informativo/informatico documentata dalla relazione di revisione.Qualora il risultato della revisione manifestasse inadempienze, carenze, negligenze, ritardi di aggiornamento, su motivato esposto all’assemblea, applicherà debite sanzioni all’amministratore.

Sottosistema informativo degli Impianti (critici) del Condòminio (in particolare: impianti interrati e infrastrutturali)

L’aggiornamento della documentazione degli impianti, la cui produzione a regola d’arte da parte dei fornitori e manutentori è obbligatoria, è un obbligo dell’amministratore.






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(Tale documentazione è essenziale sia per la tutela della sicurezza, sia per il valore degli immobili, di cui costituiscono necessario corredo). L’amministratore è responsabile del controllo della qualità dell’Informazione-Risorsa rilasciata attraverso la documentazione dai fornitori.

REGISTRI ELETTRONICI delle Attività : obbligo di continuo aggiornamento per l’amministratore “professionale”

I registri elettronici, con profili essenziali di dati, per cui basta un testo word, sono la soluzione più banale, a prova di deficiente, per un minimo controllo di gestione, in mancanza di soluzioni più sofisticate eventualmente suggerite dal “professionista”

Registro-profilo delle comunicazioniTutte le comunicazioni di competenza del condomìnio (riguardanti condòmini, inquilini, fornitori, etc.) in entrata all’amministratore o in uscita dall’amministratore, in qualsiasi forma (e-mail, telefono,fax, posta, de visu, etc.), devono essere profilate (rilevate in modo essenziale: chi, quando, motivo) in registro elettronico.

Registro-profilo delle presenze dell’amministratore presso il Condòminio

Le presenze dell’amministratore presso i luoghi condomìniali (comprese le sedi di riunione dei condòmini) o presso eventuali altre sede, ove sia chiamato (su preventiva autorizzazione) dagli interessi della gestione del condomìnio, devono essere profilate (quando, perché, con chi) nel registro elettronico.

Registro-schedario degli esposti all’assembleaSolito profilo essenziale: chi, quando, motivo, eventuali sanzioni applicate

Registro-schedario dei problemi del fabbricatoQuesto registro elettronico è molto importante e direttamente attinente la gestione. Ogni evento-problema apre una scheda elettronica. Ogni sviluppo del caso comporta un movimento di registrazione. L’amministratore è chiamato a rispondere di eventuale indempienza alla voce “Disciplina di Verifica e Sanzioni dell’amministratore”.

Altri registri eventualmente necessari per seguire aspetti della gestione

Di profilo sempre semplice, banale. Il singolo condòmino può chiedere l’apertura di registri specifici per illuminare aspetti della gestione, per giustificati motivi. L’amministratore esegue.

Assemblee dei Condòmini e Delibere: disciplina

Criterio di ammissione di un argomento alla delibera dell’Assemblea condomìniale: “no decision, without enabling information” - misura anti-raggiro

(In attesa che la il codice civile finalmente intervenga su questo punto chiave, la presente carta fissa punti precisi).Condizione necessaria affinchè un punto possa essere ammesso a delibera (cioè al processo decisionale dell’Assemblea), è la preventiva e tempestiva resa a disposizione dei decisori delle informazioni-risorse adeguate a sostenere la decisione.La mancanza di adeguato supporto informativo alle decisioni, costituisce motivo di annullamento delle delibere per difetto di adeguata preventiva informazione.L’”adeguatezza dell’informazione di supporto alle decisioni” e la “tempestività”, ovviamente, saranno commisurate al contesto ed all’importanza dell’oggetto della decisione, dai vari punti di vista, anche economico.La mancanza di adeguata informazione è motivo sufficiente per il singolo condòmino per denunciare opposizione all’ammissione di un punto a delibera, tramite esposto o mozione all’assemblea.L’assemblea ha, quindi, l’obbligo di pronunciarsi sull’ammissione, votando sull’ammissibilità del punto a delibera, con espressa assunzione di responsabilità dei singoli. In caso di ammissione in presunzione di informazione inadeguata, il singolo condòmino può dissociarsi dalle conseguenze della delibera, per atto sottoscritto entro 30 gg..

Obblighi dell’amministratore






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L’amministratore ha l’obbligo di scrivere nell’atto di convocazione dell’assemblea, per ogni punto all’ordine del giorno posto a delibera, la lista dettagliata per tipi-documenti della documentazione illustrativa resa disponibile al singolo condòmino, con i tempi e le modalità di resa a disposizione.(Si tolga dalla testa un amministratore di nascondersi sotto affermazioni di copertura del tipo “la documentazione è nel mio ufficio”)

Disciplina di gestione delle Assemblee Prima di convocare l’Assemblea, si procederà, su preavviso in bacheca, alla raccolta delle istanze di tutti

i Condomini; l’ordine del giorno rifletterà le richieste dei Condomini tutti, dal primo all’ultimo. In largo anticipo sull’Assemblea, sarà sempre fornita in allegato alla convocazione informazione adeguata a sostenere le decisioni, per i punti posti a delibera, che dovranno essere espressamente indicati.

In assemblea si discute solo di argomenti già documentati, su documentazione scritta resa preventivamente disponibile.

L’amministratore è direttamente responsabile della qualità delle informazioni rese disponibili ai singoli condòmini.

Responsabilità del Presidente dell’AssembleaIl presidente dell’Assemblea, da tradizionale “utile idiota”, passa al ruolo di garante circa il rispetto del diritto all’informazione dei condòmini in tutto il processo che conduce alle decisioni, con le conseguenti responsabilità.

Disciplina dei lavori in appalto

Premessa: la qualità nasce a monteLa qualità nasce a monte, ancor prima della progettazione- processo chiave di ogni realizzazione- nella fase, per altro gratuita, di definizione del progetto (tradizionalmente trascurata dagli amministratori).

Fase di definizione del progetto L’Assemblea delibera la fase di definizione di un progetto, emettendo un documento di esigenze e

bisogni in relazione ai problemi da risolvere, in grado di innescare la raccolta gratuita di preventivi di progettazione (dalla formulazione dei preventivi, arriva gratuitamente dal mercato un contributo di competenze utili alla definizione del progetto). Inoltre, l’assemblea convalida la bozza di lettera d’incarico di progettazione, “blindato” a favore del Condomìnio con precise clausole sui contenuti- informazioni-risorse - attese dal progetto. L’amministratore provvede un tale documento (senza fatica, basta scaricare uno dei migliori da internet). Ma anche il singolo condòmino ha il diritto di integrare la lettera-contratto con motivate clausole aggiuntive.In tal modo si elimina ogni equivoco in partenza con i progettisti.

Le clausole della lettera-contratto di progettazione, per quanto commisurate alla complessità dell’opera, comprendono in generale: 1) la lista degli output attesi dal progetto; ben oltre al disegno tecnico ed al computo metrico dell’opera – engineering -, abbraccia anche il processo di esecuzione in garanzia di qualità, con indicazione dei punti critici e delle soluzioni di controllo qualità- industrializzazione- e, ovviamente un prospetto indicativo dei costi di fattibilità - costing. La natura del lavoro indicherà, secondo standard di mercato e best-practices, la tipologia di documentazione specifica da produrre, fermo restando che ogni progettista sa di dover qualificare la propria offerta con la lista dettagliata degli output (tipi documenti) dalla progettazione; 2) la clausola di disciplina di revisione del progetto (abbia chiaro il progettista, che il suo progetto sarà sottoposto a fase formale di revisione “pubblica” presso i Condòmini; 3) la clausola netta che il pagamento del servizio, per ogni quota individuale dei condòmini, avverrà solo su ogni singola approvazione della qualità del risultato, sia riguardo alla qualità della documentazione, sia riguardo al merito dell’opera.

Qualsiasi condòmino, utilizzando i due documenti suddetti (anche in formato elettronico a cura dell’amministratore), in parallelo all’amministratore, può interpellare il mercato per richieste di preventivi di progettazione, entro la scadenza stabilita dall’assemblea.

I preventivi di progettazione devono essere corredati dal Documento dei Requisiti e Linea di Sviluppo d’Opera, indispensabile per accertare il grado di comprensione del problema da parte del candidato (ovviamente, in formato anche elettronico, per la massima facilità di analisi e confronto delle proposte, prima della selezione.






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La documentazione dei preventivi è posta in bacheca e fornita via e-mail dall’amministratore. I condòmini hanno a disposizione giorni 15 per l’analisi delle offerte, con facoltà di porre interrogazioni direttamente ai candidati. La bacheca delle comunicazioni dei condòmini è a disposizione per osservazioni.

Fase di Progettazione L’Assemblea procede in seduta deliberante all’assegnazione della commessa di progettazione. In

base alla complessità del progetto, l’assemblea stabilisce la durata della fase di revisione e di aggiornamento finale (fixing) da parte del progettista.

Il singolo condòmino ha il diritto di dissociarsi dall’impresa, su esposto all’assemblea, a causa sia di gravi lacune nelle informazioni-risorse (progetto non adeguatamente definito), sia per contestazioni nel merito tecnico dell’opera.

Il progettista rilascia la documentazione del progetto in formato anche elettronico, essenziale per favorire la successiva fase di revisione. L’amministratore espone la documentazione in bacheca e trasmette la documentazione elettronica via e-mail.

Ovviamente, la documentazione del progetto deve comprendere tutti i documenti contrattualmente prestabiliti, ovvero informazioni-risorse adeguate al contesto d’opera.

Fase di revisione e aggiornamento (fixing) del progetto I condòmini hanno il tempo prestabilito in assemblea, dalla data di pubblicazione in bacheca, per

eseguire, anche individualmente, la fase di revisione del progetto, con facoltà di interrogazione diretta del progettista via e-mail.

Le osservazioni sono esposte dai condòmini in bacheca, oltre che comunicate all’amministratore ed al progettista, che deve rispondere ed aggiornare in tempo reale il progetto.

In revisione, prima ancora della fase di approvazione del progetto da parte dell’assemblea, ogni condòmino ha il diritto, tramite esposto all’assemblea, di esprimere disapprovazione del progetto (con relativo blocco dei pagamenti della quota individuale), sia per motivate gravi non conformità e lacune della documentazione, sia per motivate ragioni tecniche.

L’aggiornamento (fixing) del progetto è pubblicato in bacheca a trasmesso via e-mail.

Fase di approvazione del progetto: individuale, per natura L’approvazione di un progetto come prodotto di per sè, in base alla qualità della sua

documentazione, non è materia di delibera assembleare, ma di pronunce individuali in assemblea, prendendo atto delle eventuali contestazioni e dissociazioni (con blocco delle relative quote di pagamento) dei singoli condòmini già pervenute. Si tratta di stabilire se la documentazione del progetto qualifica effettivamente, per adeguatezza di struttura e contenuti, un progetto. Ogni condòmino assume individuali responsabilità sulle conseguenze della fase di approvazione, esprimendosi a favore anche per silenzio-assenso, o a sfavore per esposto scritto.

Nota bene: la documetazione di un progetto è oggettivamente misurabile; ogni posizione individuale è dunque ancorata ad elementi oggettivi; il nulla, l’aria fritta, non diventano qualcosa in seguito alla delibera di una maggioranza; d’altro canto, ogni contestazione va documentata e motivata, per costituire valido motivo di dissociazione, sulla base della documentazione oggettiva.

Nota bene: il progettista non viene ancora pagato; sarà pagato dopo l’analisi dei preventivi di esecuzione, da cui emerge l’effettiva fattibilità del progetto; l’analisi dei preventivi di esecuzione potrebbe rivelare incongruenze e o lacune nel progetto, richiamando la necessità di azioni correttive.

Fase di ricerca dei preventivi di esecuzione in appalto L’assemblea delibera l’apertura della fase di ricerca preventivi di esecuzione- la quale, attenzione,

non è affatto una delibera di esecuzione . Ovviamente, insieme alla documentazione del progetto, va rilasciata al fornitore da subito la bozza

di contratto d’appalto. Anche questo contratto è blindato a favore del condomìnio con clausole opportune, tenendo conto del contesto e della natura dell’opera. La bozza di contratto deve essere discussa in assemblea e approvata e in seguito rilasciata, in forma elettronica, dall’amministratore ai condòmini.

Avendo tutta la documentazione necessaria, qualsiasi condòmino è in grado, se lo desidera, di raccogliere preventivi dal mercato.

Analogamente si procede, eventualmente, verso la figura del direttore lavori con responsabilità contrattuale di controllo qualità oppure del responsabile del controllo qualità. Nota bene: se si lavora bene in progettazione, non serve un direttore lavori, oltre a quello già predisposto






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dall’appaltatore. Serve piuttosto un responsabile del controllo qualità, che comprende anche il collaudo finale.

I contratti d’appalto conterranno clausole di tutela specifiche relative alla produzione della documentazione sull’esecuzione dei lavori, anche in forma elettronica: in particolare, tutti i documenti del controllo qualità, i rapporti periodici sullo stato di avanzamento lavori ed il programma sempre aggiornato dei lavori. Nota bene: la documentazione dovrà prevedere fotografie o filmati attestanti la qualità in esecuzione, soprattutti sui punti critici del progetto. Il fornitore deve aver ben chiaro in partenza, che i documenti di controllo esecuzione saranno esposti in bacheca e che, per i pagamenti, la mera emissione di documenti contabili, è condizione necessaria, ma non sufficiente. Inoltre, ogni appaltatore, avrà chiaro che, accettando l’esecuzione del progetto, ne condivide l’adeguatezza del progetto in relazione ai problemi da risolvere. Se ha dubbi, o anche osservazioni su miglioramenti, deve dichiararli in un documento separato.

La mancanza di informazione è motivo sufficiente per il singolo condòmino associato al progetto (distinto da quelli che si sono dissociati prima) per bloccare, su esposto, le proprie quote di spesa.Non solo: il singolo condòmino può anche bloccare su comunicazione diretta alla banca tutti i pagamenti.

Sito internet di progetto, a cura del fornitore. Ci si aspetta spontaneamente da un buon fornitore, come espressione di efficienza ed efficacia, l’apertura, nel suo sito internet, delle pagine del progetto.

Per il pagamento delle rate del progetto, l’emissione dei documento contabili è solo condizione necessaria, ma non sufficiente. Il flusso dei pagamenti sarà vincolato alla qualità della documentazione tecnica del controllo qualità emessa dal direttore lavori. Inoltre, prima di ogni pagamento significativo per importo (secondo indicazioni dell’Assemblea), si darà preavviso ai condòmini attraverso bacheca, in modo che chiunque possa esercitare il diritto di controllo ed eventuale posizione di “veto”, da sottoporre all’Assemblea.

I preventivi non vengono esposti in bacheca, per ovvie ragioni. Saranno aperti in fase di apertura delle buste e analisi.

Fase di analisi dei preventiviLe buste dei preventivi degli appaltatori e dei candidati alla direzione/controllo qualità confluiscono in un tavolo di riunione aperta a tutti, per l’analisi.Quindi le sintesi, compreso i documenti sui eventuali dubbi e osservazioni di miglioramento, saranno pubblicate in bacheca.Se emergono dubbi o osservazioni di miglioramento, il progetto rientra in fase di revisione, controllata dall’amministratore, a cura del progettista e dei fornitori.Alla fine, deve pervenire ai condòmini un progetto esecutivo finale perfettamente condiviso da progettista ed appaltatori.

Fase di esecuzioneA questo punto, se l’assemblea delibera l’esecuzione contestualmente all’assegnazione dell’appalto, tutto è chiaro, ben definito, comprese le posizioni dei dissociati, in base a oggettiva adeguata documentazione e ad un modello operativo tale da garantire il pieno controllo del progetto.Nota: è ovvio che una delibera di esecuzione non può che essere contestuale all’assegnazione di un appalto, su progetto ben documentato (tradizionalmente, gli amministratori tendono ad ottenere delibere “fasulle”, cioè su intenzioni di esecuzione, in assenza di contenuti, ai quali poi “provvedono” loro).

Disciplina delle manutenzioni programmate

Si tratta di manutenzioni programmate ed assegnate su delibera dell’assemblea a fornitori su contratto. Gli interventi devono essere preventivamente notificati in bacheca (vedi Bacheca), per motivi di

sicurezza e possibilità di controllo. I fornitori di servizi di manutenzione programmati, dovranno rilasciare, insieme alla fattura, un rapporto

tecnico del lavoro eseguito, da pubblicarsi in bacheca (la documentazione sarà fornita in formato cartaceo ed elettronico all’amministratore – vedi sistema informativo).

Eventuali parti sostituite e fatturate, dovranno essere rese visibili in luogo idoneo prestabilito nel documento di assegnazione dell’incarico.

Nel caso il risultato non sia percepile “a vista”, il fornitore è impegnato (da contratto) a documentare il lavoro eseguito con fotografie digitali.

I pagamenti non sono automatici, ma soggetti a benestare dei condomini per silenzio-assenso, entro il periodo prestabilito nel contratto con il fornitore. Il contratto con il fornitore deve prevedere una dilazione di pagamento di non meno di 60 giorni, proprio per favorire la revisione delle forniture da






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parte anche del singolo condòmino. Qualsiasi condòmino, su contestazioni sottoscritte indirizzate all’assemblea, può bloccare i pagamenti anche nel caso di rapporti di lavoro non chiari o lacunosi.

I rapporti di lavoro e le fatture rilasciate dai fornitori di manutenzione dovranno quadrare con i risultati del controllo eventualmente eseguite da Condòmini (o delegati). (misura di contrasto delle sovrafatturazioni). In caso contrario, anche il singolo condòmino, su esposto all’assemblea, sotto la propria responsabilità, può bloccare i pagamenti.

Ovviamente, in caso di contestazioni, l’amministratore ha l’obbligo e l’onere di dimostrare e giustificare il lavoro consegnato dal fornitore.

Price matching , ovvero adeguamento del prezzo al miglior prezzo sul mercato. L’amministratore avrà cura di attivare verso i fornitori la clausola internazionale di Price Matching, ovvero adeguamento immediato del prezzo ad un miglior prezzo di mercato, riscontrato anche a posteriori e dimostrato da documento di offerta per lo stesso lavoro da parte di aziende di commisurabile caratura sul mercato (misura di contrasto del fenomeno delle sovrafatturazioni).

Riparazioni estemporanee: disciplina di controllo

Trattasi di interventi estemporanei (non programmati) di ordinaria riparazione, a cura dei fornitori previsti dalla relativa lista-prezziaro.Gli interventi possono avere carattere di urgenza ed essere richiesti direttamente anche dal singolo condòmino.Deve seguire l’esposizione in bacheca del rapporto di lavoro e di fattura.

Servizi ordinari

Controllo qualità delle forniture di servizio anche con ispezioni senza preavviso e periodica revisione del parco fornitori, per allineamento alle migliori opportunità di mercato. In particolare, i contratti onerosi attivi - manutenzione ascensori, assicurazioni, eventuale manutenzione caldaia, etc…- vanno rivisti almeno annualmente.

Anche i servizi banali, quali pulizie e giardinaggio, vanno rivisti periodicamente e proposti in assegnazione, preferibilmente, con soluzioni attente al sociale (persone svantaggiate, disoccupati, con precedenza ai Parmigiani).

Disciplina della Contabilità e del controllo del flusso di cassa

Rendiconti d’esercizioPremessa: il principio di chiarezza contabile va tradotto, da enunciato di principio, in requisiti di contenuti informativi oggettivamente misurabili. (Nota culturale: il principio di chiarezza contabile è la traduzione in una disciplina – la contabilità- del più generale principio del diritto all’informazione, che, a sua volta, è un componente o una traduzione in immediato dettaglio della più generale carta di Helsinky; un filo stupendo, parte di una maglia, che, se fosse praticata da operatori del diritto con cultura sull’informazione risorsa-non arretrati come sono ora- produrrebbe leggi di straordinaria semplicità efficacia e bellezza) Principio di chiarezza contabile, indicatore: un rendiconto d’esercizio condomìniale soddisfa il principio

se e solo, alla semplice lettura risponde sulla formazione delle spese in modo analitico ed esaustivo; vale a dire: senza alcun bisogno di ricorrere ad analisi e spiegazioni su dati esterni al rendiconto, tenendo conto che i dati sono per struttura banali.

Il rendiconto d’esercizo è analitico per disegno, strutturato per voci o conti elementari diversi per natura e/o destinazione economica.

Non sono ammesse aggregazioni di voci o conti. Per una stessa voce elementare, non sono ammesse aggregazioni di movimenti di spesa sul tempo.

I movimenti di spesa sono elementari. Riportano, per la piena comprensione da parte del condòmino, oltre all’importo: voce elementare, descrizione del fatto generatore di spesa con relativa data o periodo di accadimento; n.ro e data del documento contabile giustificativo della spesa, data del flusso di cassa; l’espressa sigla, quando necessario (secondo disciplina della presenta carta), dello stato di approvazione dai condòmini: A-approvato/ C-contestato su esposto (da almeno un condòmino).

L’attribuzione all’esercizio del movimento di spesa è per data del flusso di cassa / ordine di pagamento alla banca.

Allegato essenziale al rendoconto, è il piano dei conti d’inquadramento dei movimenti, riportante, per ogni conto, il criterio assunto per l’attribuzione e la suddivisione delle spese (attribuzione tra condòmini e inquilini, suddivisione per millesimi, per uso, per soluzione mista, etc…)






Jan-2006

Sia chiaro all’amministratore che un rendiconto non analitico non “va chiarito a chiacchiere” sotto la copertura “ i documenti sono in ufficio”: va riscritto, anche per una sola riga, con risarcimento ai singoli condòmini del tempo perso, in termini di sanzioni

La presenza anche di una sola aggregazione di voci di spesa è motivo sufficiente al singolo condòmino, su esposto all’assemblea, per esercitare il blocco delle proprie quote di pagamento sia in relazione alle spese non chiare e sanzioni individuali verso l’amministratore.

Non solo: certe ben note aggregazioni eseguite dagli amministratori, con spese incomprensibili e mai giustificate, applicate in esenzione dall’imponibile fiscale, ancorchè per importi poco appariscenti sul singolo condòmino, ma elevatissimi sulla popolazione statistica di migliaia di condòmini, richiedono, doverosamente, la denuncia alla Guardia di Finanza. Chiaro?

Sia altresì chiaro che la revisione contabile deve riguardare il mero controllo di veridicità delle asserzioni; nessuna attività di rendicontazione sostitutiva ad un lavoro fatto male

Del resto, in un sistema amministrativo trasparente, basato sul flusso dei dati attraverso la bacheca, per i residenti nel condomìnio, e non vi dovrebbe essere alcun bisogno di revisione.

La revisione contabile è comprovata solo dalla relazione dei revisori, con in premessa i criteri della revisione (altro che patacche “formali”!); senza contenuti canonici, una “relazione di revisione” non è solo aria fritta, ma può essere strumento di raggiro.

Prospetto rendiconto delle spese dei singoli (condòmini e inquilini)

Deve riportare la colonna aggiuntiva delle spese contestate e bloccate per esposto dalle singole posizioni.

Preventivi: sono formulati a base zero Preventivi: sono formulati a base zero (cioè dall’analisi di effettiva previsione di fatti futuri e non per

riporto dal rendiconto precedente). Non sono ammesse voci “varia”. La costituzione di fondi di riserva è solo a partecipazione volontaria. Tenendo conto delle dilazioni di

pagamento sul mercato, in caso di necessità, in qualsiasi momento l’assemblea è in grado di far fronte a spese elevate anche non preventivate.

Cassa su c/c e flusso di cassa Gli ordini di pagamento emessi dall’amministratore alla banca devono sempre essere

accompagnati, insieme agli estremi della documentazione giustificativa, dalla nota “visto e approvato dai condòmini, in seguito a esposizione tempestiva di adeguata documentazione”.

In seguito a pubblicazione in bacheca delle fatture e dei rapporti di lavoro dei fornitori (in anticipo sul pagamento per il periodo necessario alle verifiche dei condòmini e, quindi, ad approvazione anche per silenzio assenso), in caso di disapprovazione, motivata per esposto all’assemblea, il singolo condòmino “suggerisce” anche alla banca (anche via fax o e-mail) il blocco del pagamento “in attesa di accertamenti, per gravi documentati motivi”. L’inadeguatezza della documentazione è motivo sufficiente per il blocco.

In caso di negligenza dell’amministratore nella disciplina operativa basata sul flusso informativo attraverso la bacheca, il singolo condòmino, in seguito a motivato esposto all’assemblea, “suggerisce” anche alla banca il blocco di pagamenti specifici, compreso ovviamente i pagamenti verso l’amministratore.

L’esperienza dimostra che non sembra necessario attivare con la banca una clausola contrattuale specifica che condizioni gli ordini di pagamento all’assenza di richieste di blocco. Per gravi documentati motivi (prezzi gonfiati, lavori non conformi, documentazione con dati fasulli, etc…) il “suggerimento” funziona. Il singolo condòmino non abbia esitazioni ad agire a tutela di tutti.

Pagamenti per importi cospicui non possono essere ordinati dall’amministratore senza l’espressa approvazione (via bacheca o anche via e-mail) dei condòmini che lo richiedono. Il limite, sia generale, sia eventualmente legato a progetti e appalti, è fissato dai condòmini richiedenti.

L’accesso in lettura al conto corrente è concesso ai condòmini che lo desiderano (anche se questa carta, con il suo potere di prevenzione, lo rende inutile).

Disciplina delle rendite condòminialiSulle eventuali rendite condomìniali (per es. da affitti di locali condomìniali, da contratti pubblicitari, etc…), ogni singolo condòmino decide sulla destinazione della propria quota: o in incasso (su modalità indicate all’amministratore, con spese di trasferimento esclusivamente bancarie a carico del condòmino), o in pagamento della quota di spese condòminiali.






Jan-2006

SolidarietàIl condòmino che non è in grado di far pronte al pagamento delle spese ha l’obbligo di informare l’amministratore delle proprie difficoltà e del programma di rientroAll’amministratore non è consentita alcuna propria iniziativa verso il condòmino inadempiente (l’amministratore si tolga dalla testa di lucrare su chi è in difficoltà, dando lavoro agli avvocati amici)Ogni iniziativa, compresa la scelta delle risorse umane eventualmente necessarie, compete all’assemblea






Jan-2006

Parte 2: Termini di fornitura del servizio “amministrazione condòminio”

Criterio di produzione del listino-prezziario

Principio di analisi e tracciabilità delle voci a listino secondo regole di mercato: struttura analitica delle voci, con chiaro criterio quantitativo di calcolo della spesa e documenti di prova dei compiti svolti

Non è ammessa nel listino-prezziario l’aggregazione di voci corrispondenti a costi di diversa natura economica.

Per ogni voce analitica, il criterio di calcolo della spesa è quantitativo, cioè la spesa è in funzione di quantità oggettivamente misurabili (per esempio: ore di attività, quantità di materiale, volume ovvero numero di movimenti contabili, etc…)

Nota bene: 1) ciò esclude espressamente i fittizi legami “a percentuale” di una voce di spesa ad un’altra (tradizionale fonte di raggiri); 2) ciò esclude la l’introduzione fittizia di voci di costo/spesa che sono per natura già incluse (e pagate) in altre voci (es. riunioni di consiglio con i condòmini; sono già comprese nei compensi alla voce “gestione”) 3) ovviamente, non possono albergare nel listino voci che non siano intrinsecamente di pertinenza del condomìnio (lo diciamo perché qualche furbo prova a scaricare sul condomìnio la quota personale d’ iscrizione all’ANACI).

Ogni voce relativa ad attività, deve essere accompagnata-attenzione- dalla lista dei documenti elettronici, che dànno evidenza dello svolgimento dell’attività svolta. Alla luce della presente carta, l’attività-servizio-di contabilità è dimostrato dal rendiconto e dagli allegati; l’attività di gestione è comprovata, come minimo, dai registri elettronici visti in precedenza.

Corollario 1: naturale separazione a listino dei servizi di ragioneria-contabilità dai servizi di gestione del condòminio

Contabilità e gestione sono servizi di ben diversa natura, corrispondenti ad attività del tutto diverse per prestazioni e relative misure, con rilevanza (anche di responsabilità) rispetto agli obiettivi assolutamente diverse. La gestione comporta attività sulla catena del valore, mentre la contabilità non lo è (è attività secondaria nella catena del valore).Le prestazioni sulla contabilità sono facilmente commisurabili in logica di mercato per confronto con gli studi che gestiscono contabilità per le aziende, ben più impegnative della banalità condominiale, eppure di costo basso. L’amministratore non dovrà sottrarsi al confronto in logica di mercato.

Corollario 2: l’“Amministrazione straordinaria” non esiste. Eliminazione di conflitto d’interessi.

Gli amministratori “professionali” hanno sempre lucrato sui lavori in appalto, reclamando compensi di “amministrazione straordinaria”, addirittura secondo il criterio della (elevata) percentuale sugli importi dei lavori: una situazione inequivocabile di conflitto d’interessi, nel momento in cui sono gli amministratori stessi sono i soli, secondo pratica corrente, a raccogliere i preventivi.Ma, attenzione: tradizionalmente, ancora prima dell’appalto, sono gli stessi amministratori a raccogliere in solitudine i preventivi dei progetti, dai quali quasi sempre scaturisce anche la direzione lavori.E’ evidente che la situazione tradizionale, è esposta ad associazioni di business sul parco buoi dei condòmini. E va stroncata: non solo con la disciplina degli appalti (parte 1 della presente carta), ma, a monte, nei termini economici di amministrazione, con le seguente specifica corollario.Non esiste “amministrazione straordinaria”, ma, eventualmente, solo comprovato lavoro eccedente i volumi di attività previsti a listino.Per attività di diversa natura da quelle comprese nell’amministrazione, va presentata un’offerta, come per qualsiasi fornitura

Vincoli di prezzo sugli standard di mercato, per voci comuniNon possono essere gonfiati i prezzi di servizi e materiali comuni, quali telefono, cancelleria, mod.770, etc…

Traccia del Listino prezziario dell’amministratore

I Prezzi in euro sono Prezzi Finali (già comprensivi di IVA e contributi previdenziali).

Voce e criterio Prezzo unitario Prezzo totale #QACA-00_0601 Draft - 00 electronic outlined text Pag. 12 di 13





Jan-2006

Servizi di mera Contabilità tutta, ancorchè separata tra ordinaria e “di progetto”– criterio basato sul numero totale di movimenti elementari (prima nota) per esercizio

<=200 fino 400 movimenti/esercizio<= 400

fino a mille movimenti/esercizio

Mod.770 (comprensivo di quadro AC) – tutto compreso –versione base <= 173Mod 770 – versioni multiple derivate dalla versione base (multipalazzine) <= 36

Servizi di Gestione – l’amministratore non formula solo un importo per esercizio; indica anche una previsione di attività-ore

<= 350 fino a 40 ore<= 1300 fino a 160 ore

Spese di comunicazione tradizionaleBuste indirizzate (comprende il lavoro di preparazione spedizioni)

<= 0,10 A piè di lista (*)

Fotocopie imbustate (comprende il lavoro di preparazione spedizioni) <= 0,15 A piè di lista (*)Spedizioni PT , eventualmente necessarie (*) Tariffa postale A piè di lista Raccomandate a mano ai Condòmini, residenti nel Comune dell’Immobile (*) – obbligo per l’amministratore

Zero Zero

Specificamente, a scanso di equivoci, le seguenti voci sono a costo zero(per vari motivi, tra cui sentenze della Cassazione su alcune voci)

Assemblee (tutte) ZeroRiunioni, incontri di lavoro con i Condòmini o con terzi per conto dei Condomini

Zero Zero

Passaggio di consegne in seguito a revoca ZeroTelefonate e fax da linee fisse tariffa provider/a piè di lista Home Banking Zero ZeroCancelleria a piè di lista impiego / prezzi di

mercato Suddivisione spese proprietari-inquilini, criterio standard (*) Zero ZeroSolleciti di pagamento e richiami ai Condomini (*)(Solo le spese di comunicazione sono addebitate ai singoli)

Zero Zero

Gestione dei contenuti del sito internet condominiale (*) ZeroComunicazione elettronica (*) ZeroModifiche (piccole) al regolamento condominiale (*) ZeroPassaggio di consegne (non serve Zero

Rigoroso rispetto nella chiusura del mandato: 12 mesi + 15 giorni

L’amministratore è impegnato a pianificare le cose in modo che ciò, banalmente, avvenga. Se la tira lunga, senza giustificati motivi, va incontro a sanzioni.

Sanzioni all’amministratore

Avvengono da parte del singolo condòmino, su esposto motivato all’assemblea. L’amministratore ha 30 gg per controdeduzioni all’assemblea.

Cauzione

L’amministratore, contestualmente all’apertura del mandato, deve versare l’ importo cauzionale fissato dall’assemblea nel bando di ricerca dei candidati o convenuto al momento dell’assunzione.

Pagamento dei compensi all’amministratore “professionale”

Nessun anticipo. Esattamente alla scadenza dell’esercizio, presentazione, insieme al rendiconto provvisorio, anche della fattura in bacheca, per approvazione dai condòmini, anche per silenzio-assenso.Prima di tale esposizione, i condòmini, anche singoli o per gruppi, dovranno aver esperito l’analisi delle prestazioni dell’amministratore, producendo una relazione di score.




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