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BOLLETTINO PAPERLESSMAGGIO 2017


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Un miliardo di documenti conservati

10La digitalizzazione della fatture passive e bolle doganali

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Partecipazione al Forum AgID della Conservazione

15Lista di riscontro AgID per la conserva-zione dei documenti informatici

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Indice

Indice | Trasmissione Dati Fatture | Un miliardo di documenti salvati | Digitalizzazione | Forum AGID | Lista di riscontro AGID


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In seguito alle recenti novità fiscali, i contribuenti, con riferimento alle operazioni rilevanti ai fini dell’IVA effettuate a partire dal 2017, devo-no trasmettere i dati all’Agenzia delle Entrate, anche mediante il Sistema di Interscambio, di tutte le fatture emesse nel corso del periodo d’imposta, le fatture ricevute e registrate ai sensi dell’art. 25 del D.P.R. n. 633/72, ivi comprese le bollette doganali, nonché le relative note di va-riazioni (art. 21 del D.L. n. 78/2010, così come modificato dall’art. 4 comma 1 del D.L. n. 193/2016, e art. 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015).La Circolare n. 1/E del 7 febbraio 2017 ha fornito i primi chiarimenti in merito alla trasmissione dei dati delle fatture emesse e ricevute, nonché delle bollette doganali e delle relative variazioni. Più nel dettaglio, la Circolare n. 1/E ha confermato che se un sogget-to passivo IVA trasmette o riceve fatture elettroniche mediante il Si-stema di Interscambio i dati delle relative fatture saranno memo-rizzati ed acquisiti dall’Agenzia delle Entrate quindi non sarà più richiesto di trasmetterli telemati-camente all’AE.Se, al contrario, le fatture non transitino tramite il Sistema di

Interscambio, il contribuente dovrà trasmettere i dati relativi alle fatture mediante la trasmissione telematica dei dati fattura.Nella precedente newsletter Pa-perless Business di Doxee abbiamo approfondito gli incentivi fiscali per i contribuenti che esercita-no l’opzione, prevista dall’art. 1 comma 3 del D.Lgs. 127/2015, e gli aspetti relativi alla modalità di trasmissione dei dati attraverso la fatturazione elettronica tra

privati, scambiata tramite il Siste-ma di Interscambio, scenario in cui Doxee svolge il ruolo di interme-diario e quindi offre tutta una serie di servizi di intermediazione tra gli operatori economici privati ed il Sistema di Interscambio.Nella presente newsletter, invece, intendiamo approfondire il secon-do scenario e quindi quello della predisposizione e l’invio all’A-genzia delle Entrate dei file XML dei dati delle fatture emesse e

ricevute. Ciò è interessante in quanto le nuove regole prevedono, di-versamente dal passato, che sia possibile inviare i file Dati Fat-ture al Sistema Ricevente anche attraverso i canali trasmissivi già accreditati e in uso – come ap-punto Doxee - seppure per altre finalità, come la trasmissione o la ricezione delle fatture elet-troniche attraverso il Sistema di Interscambio.


http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/file/nsilib/nsi/documentazione/normativa+e+prassi/circolari/archivio+circolari/circolari+2017/febbraio+2017/circolare+1+07022017/CIRCOLARE+N.+1+DEL+7+FEBBRAIO+2017.pdf

http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/file/nsilib/nsi/documentazione/normativa+e+prassi/circolari/archivio+circolari/circolari+2017/febbraio+2017/circolare+1+07022017/CIRCOLARE+N.+1+DEL+7+FEBBRAIO+2017.pdf


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Provvedimento attuati-vo dell’adempimento

Il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 58793 del 27 marzo 2017 ha definito le informazioni da trasmettere e le modalità per la comunicazione dei dati delle fatture emesse e ricevu-te valide dal 10 luglio 2017 in poi ed ha modificato i termini per la trasmissione dei dati delle fatture stabiliti dal precedente Provvedi-mento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 182070 del 28 otto-bre 2016.

Tempistiche di invio dei file Dati Fattura

A regime la trasmissione dei file Dati Fatture deve essere ultimata entro l’ultimo giorno del secondo mese successivo ad ogni trimestre (con gestione della pausa estiva di agosto con slittamento alla metà di settembre). La comunicazio-ne relativa all’ultimo trimestre è effettuata entro l’ultimo giorno del mese di febbraio dell’anno suc-cessivo. Solo per l’anno 2017, le trasmissioni devono essere effet-tuate per il primo semestre entro il

16 settembre 2017 e per il secondo semestre entro il mese di febbraio 2018.La tabella riporta il riepilogo delle scadenze di trasmissione dei file Dati Fatture per il biennio 2017-2018:

Il Provvedimento n. 212804 del 1 dicembre 2016 ha stabilito, inoltre, che entro quindici giorni succes-sivi al termine di scadenza, è consentita la modifica di dati già trasmessi, relativi a fatture riferite al medesimo periodo (semestre o trimestre).

I Semestre 2017 Entro il 16 settembre 2017

II Semestre 2017 Entro il 28 febbraio 2018

I Trimestre 2018 Entro il 31 maggio 2018

II Trimestre 2018 Entro il 16 settembre 2018

III Trimestre 2018 Entro il 30 novembre 2018

IV Trimestre 2018 Entro il 29 febbraio 2019


http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/documentazione/normativa+e+prassi/provvedimenti/2017/marzo+2017+provvedimenti/provvedimento+27+marzo+2017+liquidazioni+periodiche+iva




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Specifiche di compila-zione dei Dati FattureL’allegato al Provvedimento del 27 marzo 2017, denominato “Specifi-che tecniche e regole per la com-pilazione dei dati delle fatture”, descrive le regole tecniche per la predisposizione del file XML dei dati delle fatture emesse e ricevu-te, da trasmettere all’Agenzia delle Entrate.Il file è nel formato XML con un tracciato che presenta molte spe-cifiche e caratteristiche similari con quello della fattura elettro-nica FatturaPA.La struttura del file è interamente delimitata dall’elemento radice chiamato DatiFattura ed è com-posto da una sequenza di elementi complessi:

• DatiFatturaHeader: dati di testata;• DTE: dati relativi

alle fatture emesse; • DTR: dati relativi alle fatture ricevute;• ANN: dati di annullamento.In merito al contenuto del file XML Dati Fattura, è altresì necessario far riferimento alla Circolare n. 1/E del 7 febbraio 2017 in quanto riporta parecchi utili chiarimenti sulle informazioni da inserire nella compilazione del file Dati-Fattura. Più nel dettaglio, la circolare forni-sce chiarimenti in merito:

• al dato “Natura” dell’operazione;• al campo “Numero”;• ai dati relativi alla percentuale di detraibilità o, in alternativa, alla deducibilità del costo riportato in fattura;• ai dati relativi alla stabile organizzazione o al rappresen-tante fiscale;• ai dati relativi alle importazioni (bollette doganali);

• al documento riepilogativo del-le fatture di acquisto/vendita;• ai dati relativi alle operazioni soggette a inversione contabile (intra-comunitarie e interne);• ai dati relativi ad operazioni ex-tra-comunitarie;• al caso del regime forfettario ex lege n. 398/91, applicato dalle associazioni sportive dilettantisti-che e da quelle assimilate;• ai soggetti che si avvalgono del regime speciale per i produttori agricoli situati nelle zone montane;• alle amministrazioni pubbliche;• ai soggetti in regime forfetario;• al regime fiscale di vantaggio per l’imprenditoria giovanile e lavora-tori in mobilità (cosiddetti “minimi”);• alle operazioni straordinarie o altre trasformazioni sostanzia-li soggettive (fusioni, scissioni, cessioni di azienda, conferimenti, ecc.).


http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/file/Nsilib/Nsi/Documentazione/Normativa+e+Prassi/Provvedimenti/2017/Marzo+2017+Provvedimenti/Provvedimento+27+marzo+2017+Liquidazioni+periodiche+Iva/Specifiche+tecniche+e+regole+per+la+compilazione+dei+dati+delle+fatture.pdf




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Specifiche di trasmissione

Una volta compilato il file XML Dati Fattura e firmato digital-mente, per il suo invio al Sistema Ricevente dell’Agenzia delle Entra-te, può essere utilizzato un canale di trasmissione già accreditato per il colloquio con il Sistema di Interscambio, come quello di Doxee, attraverso il quale possono essere trasmesse una o più comu-nicazioni di Dati Fatture firmate singolarmente con firma digitale ed eventualmente contenute in un file contenitore .zip.Si evidenzia che, a differenza dei telematici fiscali del passato, non è possibile trasmettere i file Dati Fattura attraverso la piattaforma Desktop telematico, che ha so-stituito Entratel, ma lo si può fare solo tramite i canali di trasmis-sione che si interfacciano con il Sistema di Interscambio, come quello di Doxee.

CONTRIBUENTE

CANALE TRASMISSIVO

Genera e trasmette il file XML

“Dati Fattura”

XML

SISTEMA DI INTERSCAMBIO



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Operativamente, è possibile tra-smettere i file Dati Fattura all’A-genzia delle Entrate, per il tramite del canale trasmissivo Doxee:

• un file in formato XML conte-nente i dati relativi ad una o più fatture emesse anche verso più cessionari/committenti;

• un file in formato XML conte-nente i dati relativi a una o più fatture ricevute anche da più cedenti/prestatori;

• un file in formato compresso ZIP contenente uno o più file dei tipi precedenti.

I nome dei predetti file dovranno rispettare una nomenclatura convenzionale similare a quel-la della FatturaPA, ma la naming potrà essere assegnata da Doxee stessa.Dovendo essere il file XML firmato digitalmente, l’estensione del file, in base al formato di firma adotta-to, può assume il valore “.xml” (nei casi di firma XAdES-BES) oppure “.xml.p7m” (nei casi di firma CA-dES-BES).

La notifica di esito

Il Sistema Ricevente dell’Agenzia delle Entrate, ricevuti i file XML, esegue dei controlli e produce le notifiche sull’esito dell’elabora-zione dei file al fine di comunicare eventuali scarti o segnalazioni. Le notifiche di esito sono file XML firmati con firma elettronica avan-zata dell’Agenzia e vengono inol-trate al trasmittente attraverso lo stesso canale utilizzato per la trasmissione del file, in modo del tutto similare a quanto già avvie-ne nel processo di fatturazione elettronica tramite il Sistema di Interscambio. XML



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UN MILIARDO DI DOCUMENTI CONSERVATI



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Doxee ha superato la soglia del miliardo di documenti conser-vati digitalmente a norma, con-fermando la sua leadership di mercato ed una user experience cross-market.Nel 2004 sono stati conservati i primi documenti informatici ed oggi dopo 13 anni la competenza, la qualità, la sicurezza e l’erogazio-ne del processo di conservazione erogato in outsourcing con il Ser-vizio di Legal Electronic Archi-ving della piattaforma Doxee è cresciuta e migliorata, grazie alla collaborazione soprattutto dei nostri clienti, che ringraziamo!!Con l’accreditamento AgID, la certificazione ISO 27011, la cer-tificazione 9001 sul servizio di conservazione, oggi Doxee è in possesso dei requisiti di livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza nell’erogazione del servizio.Nella soluzione proposta da Doxee un fattore distintivo è rappre-sentato dalla competenza e dalla conformità che i servizi di digitaliz-zazione, dematerializzazione, fat-turazione elettronica e conserva-zione devono avere quali elementi

di primaria importanza.Doxee ha costituito dal 2009 in poi un Centro di Competenza in ambito digitalizzazione e dema-terializzazione dei documenti tra i più autorevoli a livello naziona-le, al fine di offrire una soluzione altamente specializzata in grado di soddisfare le esigenze di clienti eterogenei, proponendosi come fornitore, partner e consulente specializzato nella fornitura di servizi di consulenza ed aggiorna-mento normativo, supporto forma-tivo e di prevendita, valutazioni su conformità alla normativa vigente ed attività di auditing.Una competenza trasversale alle diverse aree di applicazione e nei differenti contesti normativi e mer-cati di riferimento.Con il suo Centro di Competenza, Doxee organizza periodicamente workshop e sessioni formative e partecipa attivamente ad impor-tanti tavoli di ricerca, commissioni tecnico-scientifiche, gruppi di lavoro e forum nazionali per la de-finizione di linee guida, standard, norme e casi utenti in ambito di dematerializzazione, conservazio-ne digitale a norma, fatturazione elettronica e data certa elettronica.

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LA DIGITALIZZAZIONE DELLA FATTURE PASSIVE E BOLLE DOGANALI



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La risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 46/E del 10 aprile 2017 ha il pregio di definire un caso prati-co e di riferimento per la digita-lizzazione delle fatture passive e bolle doganali.Il quesito posto dalla società istan-te ha la finalità di evitare la stampa dei documenti (fatture e bolle doganali) ricevuti in formato di-gitale (esempio Pdf), con partico-lare riferimento a quei documenti per i quali la normativa vigente prevede a carico del cessionario/committente specifici obblighi ai fini dell’assolvimento dell’impo-sta sul valore aggiunto mediante integrazione del documento.

La procedura operativa descrit-ta nella risoluzione dalla società istante, integrata dal parere dell’A-genzia delle Entrate, è la seguente:

1 Numerare progressivamente i documenti in arrivo con un “pro-tocollo di arrivo” formato da serie alfanumeriche ed univoche diffe-renziate a seconda del formato del documento ricevuto:

Per i documenti ricevuti in formato cartaceo il protocollo (Zl50FFnnnn-nnnnnn) sarebbe così composto:

Z150 prefisso che identifica la so-cietà istante; • FF = sigla identificativa della fat-tura del fornitore o bolla doganale; • nnnnnnnnnn = numero progres-sivo di dieci cifre. • Per i documenti ricevuti in for-mato Pdf o altri formati digitali il protocollo (Zl50FEnnnnnnnnnn) sarebbe così composto: • Z150 = prefisso che identifica la società istante; • FE sigla identificativa della fattu-ra del fornitore o bolla doganale; • nnnnnnnnnn = numero progres-sivo di dieci cifre.

Anche la protocollazione avverrà in maniera differente a seconda che il documento sia ricevuto in formato cartaceo o digitale (esempio Pdf):

A. all’arrivo di documenti (fattu-re e bolle doganali) in formato cartaceo, verrà apposto manual-mente sugli stessi, un numero detto “protocollo di arrivo”. Una volta apposto il protocollo verrà acquisita, tramite apparecchiature elettroniche (scanner), l’immagi-ne dei documenti in questione, provvedendo a cestinare la copia cartacea solo una volta concluso il processo di conservazione sosti-

tutiva. Sulla copia per immagine prodotta è necessario apporre una firma digitale ai sensi dell’art. 4 comma 1 del D.M. 17 giugno 2014 prima della loro conservazione

B. all’arrivo di documenti in for-mato Pdf o altri formati digitali, onde evitare la stampa dei docu-menti in questione, sull’immagine degli stessi verrà direttamen-te inserito, tramite apposito software, il protocollo di arrivo di cui sopra.

Nel caso di autofatture, ad esem-pio per servizi prestati da soggetti passivi extra UE nei confronti della società istante, il protocollo di arrivo verrà apposto sulla fattura del prestatore extracomunitario, che sarà conservata in modalità sostitutiva unitamente all’au-tofattura emessa dalla società istante ai fini dell’assolvimento dell’IVA.



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2Integrare i documenti ricevuti in formato Pdf, per i quali la norma-tiva vigente in materia prevede l’assolvimento dell’IVA da parte del cessionario/committente (esem-pio fatture per acquisti intra-comunitari e per altri acquisti in regime di “reverse charge”), mediante la predisposizione di un altro documento, che verrà alle-gato all’immagine della fattura in questione, contenente sia i dati necessari per l’integrazione sia gli estremi della stessa. Detto documento sarà predisposto da un apposito software, che provvederà alla sua conservazione sostitutiva unitamente (allegato) alla fattura di riferimento, senza che entrambi vengano mai stampati in formato cartaceo. Su tutti i predetti docu-menti, nativi digitali (punti 1.b e 2) è possibile apporre una firma digi-tale al fine di garantire autenticità ed integrità, prima della loro conservazione digitale.

3Adottare un registro dei protocolli di arrivo.

4Registrare le fatture di acquisto

nel registro IVA mediante asse-gnazione di un numero progressi-vo.

5Annotare nel registro IVA acquisti gli elementi previsti dall’articolo 25 del DPR n. 633 del 1972 ed il nume-ro del “protocollo di arrivo”, in modo da correlare il protocollo Iva con il protocollo di arrivo.

6Completare la procedura di con-servazione sostitutiva dei docu-menti secondo quanto previsto dal D.M. 17 giugno 2014.

7Conservare anche il registro Iva acquisti ed il registro dei protocol-lo di arrivo.

8Distruggere i documenti in forma-to cartaceo una volta completata la procedura di conservazione sostitutiva.



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PARTECIPAZIONE AL FORUM AGID DELLA CONSERVAZIONE



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Doxee ha partecipato il 5 aprile 2017 al terzo incontro dedicato al Forum sulla Conservazione dei documenti informatici, istituito dall’Agenzia per l’Italia Digitale.All’incontro hanno partecipato conservatori accreditati, associa-zioni di categoria e consulenti di settore con l’obiettivo di fare il punto sullo stato dell’arte in am-bito accreditamento dei conser-vatori e raccogliere spunti e best practice in materia di conservazio-ne dei documenti informatici.Le attività dell’incontro si sono articolate in quattro sessioni:• Aggiornamento sullo stato dell’arte in materia di accredita-mento dei conservatori;• Le esperienze e le iniziative della Pubblica Amministrazione in mate-ria di conservazione;• Aggiornamento dell’Agenzia del-le Entrate in merito alla fatturazio-ne elettronica tra privati ed antici-pazioni in merito alla Risoluzione n. 46/E del 10 aprile 2017;• Aggiornamento attività dei gruppi di lavoro: Piano nazionale di comunicazione/formazione in materia di conservazione digitale;• Contributo delle associazioni di categoria.


http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione/forum-conservazione




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LISTA DI RISCONTRO AGID PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI IN-FORMATICI



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L’8 maggio 2017 è stata pubbli-cata la lista di riscontro che AgID potrà utilizzare come strumento per effettuare verifiche ispettive presso i conservatori accreditati di documenti informatici, come Doxee.

La lista di riscontro, elaborata sulla base dei requisiti di qualità e sicurezza per l’accreditamento e la vigilanza, è lo strumento che supporta la verifica dei requisiti richiesti per i sistemi di conser-vazione adottati dai conservatori accreditati. Tale strumento elenca le attività di controllo che AgID, in collaborazione con Accredia e gli enti di certificazione certificati da Accredia stessa, può svolgere indicando gli specifici elementi da verificare ed è utilizzabile per effettuare visite ispettive.

Doxee crede che questo percorso, costoso per i conservatori accre-ditati, possa rappresentare nel tempo un ulteriore elemento di fiducia e garanzia per i clienti ed utenti finali.


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