Progetto sussidi didattici - In Vitro · La progettazione culturale rientra nel vasto ambito della...

Progetto sussidi didattici - In Vitro

Progettare la promozione della lettura

Nadia Paddeu

Libriforas aps

progettazione e produzione a cura di

Progetto sussidi didattici In vitro

Indice

1. Cos’è un progetto

1.1 Lavorare per progetti

1.2 La progettazione culturale

2. Il PCM-Project Cycle Management

2.1 Ideazione. Analisi di contesto – Stakeholder – Albero dei problemi –

Albero degli obiettivi – Piano di Attività – Scheda di Progetto

2.2 Pianificazione e Budget

2.3 Realizzazione e Piano di Comunicazione

2.4 Chiusura

2.5 Programmazione

3. Bibliografia


Ogni attore/soggetto che si ponga un problema di innovazione, o semplicemente valuti un

intervento in una situazione per modificarla, ha di fronte a sé un problema di progettazione. In un

progetto si sistematizzano connessioni, intuizioni, ipotesi nate in modo scomposto e gli si da una

forma comunicabile.

1. Cos’è un progetto?

“Una serie di attività miranti a obiettivi chiaramente stabiliti entro un periodo temporale limitato e

con un budget definito”

(European Commission – Europe Aid Corporation Office, PCM Guidelines- Bruxelles 2004)

Data questa definizione possiamo dire che un progetto è caratterizzato da tre fattori

fondamentali:

1) raggiungimento di obiettivi specifici (OBIETTIVI)

2) un inizio, una fine e una durata prestabiliti (TEMPO)

3) risorse finanziarie, strumentali, professionali predeterminate messe a disposizione per il

progetto (RISORSE)

Questi tre vincoli (Obiettivi/Tempi/Risorse) vanno monitorati costantemente e modificati

tempestivamente nel caso di cambiamenti con il minor dispendio di risorse.

Il progetto deve quindi essere considerato una realtà estremamente dinamica, capace di adeguarsi

e modificarsi nel tempo pur di raggiungere i suoi obiettivi strategici.

OBIETTIVI

TEMPIRISORSE


1.1 Lavorare per Progetti

Da diversi decenni è invalsa l’abitudine di lavorare “per progetti” non solo nel mondo della

scienza, dell’ingegneria e di tutte le discipline tecniche e tecnologiche, ma anche nel mondo del

sociale e della cultura.

Perché?

Lavorare per progetti implica l’adozione di una serie di valori propri della progettazione,

garantendo alcuni vantaggi:

Lavorare per progetti inoltre:

• Consente di affrontare problematiche caratterizzate da elevata complessità e dinamismo

del contesto di riferimento;

• superare conflitti di competenza, sovrapposizioni e sprechi di risorse;

• decodificare i bisogni collettivi e individuali in maniera attenta;

• attivare le risorse presenti sul territorio;

• valutare i risultati in termini di impatto sullo stato di bisogno;

• replicare esperienze laddove sussistono le condizioni fondamentali.

Val

ori

del

la p

roge

ttaz

ion

e

EFFICACIA e CONCRETEZZA: lavoro organizzato per obiettivi specifici, limitati raggiungibili in un tempo determinato e

verificabile

RESPONSABILITA CONDIVISA e EMPOWERMENT: l'intero gruppo di lavoro è

responsabile del progetto ognuno in base alle proprie competenze che mette a disposizione

degli altri.

EFFICIENZA: rispetto dei vincoli di tempo e risorse a disposizione del progetto.

FLESSIBILITÀ: permette di reagire in maniera più efficace a eventuali cambiamenti del

contesto.

CREATIVITÀ e INNOVAZIONE: ogni progetto è un caso unico, pensato per rispondere a un

determinato problema in una specifica situazione


1.2 La progettazione culturale

La progettazione culturale rientra nel vasto ambito della progettazione sociale, che ha delle

caratteristiche peculiari che riguardano:

- la tipologia di servizi e interventi offerti, principalmente si parla di aiuto alle

persone/comunità non finalizzato alla produzione di manufatti, tecnologie o beni tangibili,

quanto piuttosto a generare un cambiamento in termini di benessere personale e sociale;

- le caratteristiche del personale coinvolto connotato fortemente da un punto di vista

valoriale, etico e affettivo connaturato alla tipologia di lavoro (educatori, sociologi,

insegnanti, psicologi, bibliotecari, ecc.);

- il tipo di destinatari e il tipo di contesto/comunità in cui ci si colloca solitamente

caratterizzato da notevole complessità e quindi bisognoso di una pluralità di interventi da

parte di organizzazioni e istituzioni sia pubbliche che private;

- forte dipendenza del settore dai finanziamenti pubblici;

Nonostante le forti peculiarità in termini di “contenuto”, un progetto culturale non diverge nella

sua modalità di costruzione da qualsiasi altro progetto.


2. Il PCM: Project Cycle Management

Scrivere un progetto è un esercizio di logica e coerenza e richiede la conoscenza di un linguaggio

ad hoc, quello appunto del Project Cycle Management altrimenti detto PCM.

Il PCM è una metodologia introdotta ai primi degli anni ’90 dalla Commissione Europea che mette

a sistema l’insieme degli strumenti e delle competenze che

• Chi presenta e Chi valuta

deve acquisire per garantire la massima efficacia nei meccanismi della progettazione e della

gestione degli stessi.

L’approccio PCM si caratterizza per alcuni principi fondamentali:

- Strutturato, cioè parte dai bisogni dei beneficiari. Il coinvolgimento dei destinatari dei

settori sociali, economici, culturali interessati dall’iniziativa, e delle istituzioni locali è una

caratteristica che attraversa tutte le fasi del progetto.

- Risultati e Obiettivi devono essere definiti fin dall’inizio in modo chiaro ed espressi in

termini di indicatori, in modo da poter garantire la loro verifica sia nel corso che al termine

dell’iniziativa;

- Centralità dell’impatto strategico, cioè la capacità del progetto di apportare benefici ai

destinatari anche al di là del lasso di tempo coperto dalle attività di progetto.

A prescindere dal tipo di progetto realizzato, dal contesto, dalla durata, dai destinatari o da altri

elementi peculiari ogni progetto segue un ciclo di vita scandito in quattro tappe:


N.B. Gli strumenti forniti dal PCM spesso soffrono i limiti di una concezione un po’ “tecnicistica”

del progetto e sicuramente non risolvono completamente alcune problematiche legate alla

progettazione. Tuttavia, essendone consapevoli, si procederà a integrarne i limiti con analisi

economiche, culturali e sociali e una particolare attenzione a cogliere la complessità dei processi e

delle opportunità che ne possono derivare.

2.1 Ideazione

È la fase cruciale del progetto ex ante. Una o più persone, formulano un’idea, che nasce

dall’identificazione di un problema, mettono in atto tutta una serie di analisi e valutazioni a

seguito delle quali compileranno una SCHEDA DI PROGETTO che illustrerà il progetto nelle sue

linee strategiche. Tale documento servirà per decidere se procedere alla fase successiva oppure se

abbandonare il progetto.

Per rispondere alle esigenze di tale fase sono stati messi a punto una serie di strumenti volti a

garantire la massima aderenza del progetto alle reali necessità del contesto in particolare misura

per quanto riguarda le soluzioni prospettate rispetto alle problematiche emerse dalla comunità

locale.

IDEAZIONE. Genesi e Analisi dell'idea. Scheda

di progetto

PIANIFICAZIONE. Piano

dettagliato delle attività.

Formulario

REALIZZAZIONE. Prodotti e servizi

CHIUSURA. Valutazione a

posteriori. Report e

Rendicontazione


Analisi di contesto

- Serve a creare una visione integrata della realtà in cui si va operare;

- identifica con precisione i soggetti coinvolti nel progetto, valutandone le sinergie e le

interazioni;

- mette in luce i nostri punti di debolezza e le eventuali minacce.

Analisi S.W.O.T.

E’ uno degli strumenti di analisi più semplici ed efficaci per evidenziare le caratteristiche salienti di

una realtà o di un’organizzazione e le sue relazioni con l’ambiente operativo nel quale si colloca.

Tale strumento offre un quadro di riferimento per la definizione di orientamenti strategici e si

costruisce abitualmente dividendo uno spazio (un foglio, una lavagna) in quattro quadranti,

scrivendo nel primo gli elementi di forza (Strenghts), nel secondo quelli di debolezza

(Weaknesses), nel terzo le opportunità (Opportunities) e nel quarto le minacce (Threats)

dell’oggetto di analisi.

L’analisi consiste nell'individuare quali siano gli aspetti propri, interni, materiali e immateriali,

caratterizzanti in positivo e in negativo un determinato oggetto di analisi (comunità, territorio,

PUNTI di FORZA (Strengths) fattori interni da valorizzare presenti nel

nostro contesto

PUNTI di DEBOLEZZA (Weaknesses) limiti da considerare interni al

nostro contesto

OPPORTUNITA (Opportunities) possibilità esterne, offerte dal nostro contesto che possono offrire vantaggi e occasioni di

sviluppo

MINACCE (Threats) rischi esterni da valutare perché potrebbero rendere critica una situazione.

S.W.O.T.


settore, organizzazione, ecc.) ed evidenziarli nei primi due quadranti. Nella parte bassa dello

spazio andranno invece elencati le forze, le tendenze e i fattori, - esterni all'oggetto di analisi - che

possono offrire sostegno ed occasioni di sviluppo (opportunità) e quelli che potrebbero peggiorare

e rendere critica la situazione esistente o limitare le possibilità future (rischi, minacce).

Analisi degli Stakeholder (Portatori di Interesse)

Sono tutti i soggetti che in maniera diretta o indiretta sono toccati dal progetto.

Il loro coinvolgimento fin dalle prime fasi dell’ideazione offre una carta vincente per la buona

riuscita del progetto.

Come si fa a individuare i portatori di interesse?

La maggior parte emerge dall’analisi SWOT.

In ogni caso basta rivolgersi delle semplici domande:

- Cosa mi serve sapere sul progetto?

- L’opinione e l’esperienza di chi sarebbe importante?

- Chi prenderà le decisioni sul progetto?

- Chi agirà in base a queste decisioni?

- Quali figure mi possono supportare nella buon riuscita del progetto?

- Chi ha diritto a essere coinvolto?

- Chi potrebbe sentirsi minacciato dal progetto?

Le informazioni così ottenute andranno sistematizzate in una matrice a 4 colonne:

stakeholder In che modo il progetto riguarda lo stakeholder

In che modo lo stakeholder può influenzare il p.

Misure per attrarre l’interesse dello stakeholder

Identificare Capire Contribuire Integrare


Albero dei problemi

Il passo successivo è identificare i problemi a cui il nostro progetto vuole apportare delle soluzioni.

Come si definisce un problema:

È ben definito se… Non è ben definito se…

- Esprime una sola idea (scomposizione delle idee);

- È oggettivo e concreto; - Rappresenta la complessità della

problematica.

- È espresso in termini di “assenza di”, “mancanza di”;

- racchiude giudizi soggettivi non suffragati da dati o fatti dimostrabili;

- è espresso in maniera generica e astratta.

Consiglio: può essere utile lavorare su dei foglietti adesivi colorati riposizionabili; in ognuno di essi

si può scrivere un problema e poi posizionarli su una parete abbastanza ampia.

Una volta scritti i nostri problemi bisogna selezionare un PROBLEMA CHIAVE tra quelli individuati,

uno che potrebbe avere molte cause e molti effetti e che riveste una posizione rilevante per noi o

per il gruppo di lavoro.

Il passo successivo è ordinare gli altri problemi secondo un rapporto di CAUSA-EFFETTO. Si

costruirà così l’albero dei problemi, un comune diagramma di flusso che rappresenta visivamente i

problemi ed evidenzia la loro gerarchizzazione.

Attraverso la costruzione dell’albero dei problemi ci è chiara la situazione problematica o di

esigenza in un dato momento e ci risultano evidenti le relazione di causa effetto.

Qui di sotto un esempio di schema di albero dei problemi:


Segue un esempio pratico di albero dei problemi che riguarda il problema della mobilità urbana,

argomento non pertinente per la sede ma talmente diffuso da poter essere compreso da tutti.


Albero degli Obiettivi

L’analisi degli obiettivi parte dall’analisi dei problemi trasformando la situazione negativa attuale

(problema) in situazione positiva futura (obiettivo).

Gli obiettivi verranno organizzati come i problemi in un diagramma ad albero che funziona come

se fosse uno specchio in positivo dell’albero dei problemi.

L’albero degli obiettivi si costruisce trasformando tutti i problemi in possibili obiettivi di progetto.

Consiglio: organizzare il lavoro in maniera identica all’albero dei problemi cambiando il colore dei

foglietti adesivi riposizionabili (es. verdi)

Di sotto prosegue l’ esempio pratico ribaltando la situazione della mobilità urbana da negativa in

positiva

PROBLEMA

Situazione

negativa attuale

OBIETTIVO

Situazione

desiderata futura


Ancora da sapere sugli obiettivi:

- meglio se espressi al participio passato, in modo da trasmettere una condizione positiva,

effettivamente raggiunta

- devono essere S.M.A.R.T:

Specific: specifici per dare un’idea chiara di ciò che si sta realizzando;

Measurables: misurabili in modo da poter valutare il livello di raggiungimento;

Achievables: raggiungibili in modo da poter essere realizzati con le risorse a disposizione;

Realistic: realistici cioè fortemente riferiti al contesto;

Timed: pianificati nel tempo.

Un progetto non può apportare soluzioni a tutti i problemi evidenziati, ma realisticamente offrirà

soluzioni concrete solo per alcuni. Devo quindi associare più obiettivi in aree omogenee, dette

ATTENZIONE!

Gli obiettivi identificati non corrispondono ancora ai

nostri obiettivi di progetto.


AREE DI INTERVENTO e operare scelte strategiche all’interno delle stesse, in base ai criteri di

Piano delle Attività

Una volta messi in evidenza i nostri obiettivi di progetto dovremo individuare tutta una serie di

azioni da mettere in atto per il raggiungimento dei nostri obiettivi.

Le attività di un progetto sono in stretta relazione con i risultati e gli obiettivi, così come i mezzi

sono in relazione con i fini.

Quindi per il raggiungimento di ciascun obiettivo è necessario prevedere una o più attività che

portino al raggiungimento dei risultati prefissati. Di contro ogni attività deve mirare al

raggiungimento di un risultato e quindi di un obiettivo del progetto.

Efficacia: grado di raggiungimento di

benefici per i destinatari

Complementarietà rispetto ad altre

iniziative presenti o programmate

Risorse umane, finanziarie e strumentali disponibili

Efficienza: analisi costi-benefici

Sostenibilità: durata dei benefici

nel tempo

Interesse Strategico del proponente

Obiettivi

AzioniRisultati


In questa fase occorre iniziare a riempire di contenuti il progetto, sarà dunque necessario:

- Individuare i prodotti/servizi che verranno realizzati;

per ogni prodotto/servizio verranno stabilire i mezzi gli strumenti e i destinatari (in questa

fase i destinatari non sono da intendersi come tutti i beneficiari diretti e indiretti, ma

specificatamente coloro cui saranno indirizzati i servizi/prodotti, in altri termini i loro fruitori o

utenti finali);

- identificare le risorse economiche da impegnare per il progetto;

- definire i tempi di realizzazione.

N.B. una cosa importante in questa sede è stabilire il modo in cui le diverse attività verranno

realizzate per raggiungere gli obiettivi: la metodologia è strettamente correlata allo spirito

originario del progetto, alle sue motivazioni. La metodologia dovrà essere coerente con gli

obiettivi, le attività e i risultati attesi.

La Scheda di Progetto

Siamo giunti alla fine del processo di ideazione, bisogna compilare la SCHEDA DI PROGETTO, un

documento di sintesi in cui si descrivono gli elementi principali:

Titolo

Descrizione Proponente

Motivazioni

Obiettivi

Destinatari

Attività

Metodologia

Prodotti e servizi

Risultati attesi

Tempi

Budget


2.2 Pianificazione

L’attività di pianificazione porta a compimento l’attività di analisi e studio della fase precedente. In

questa fase viene:

- dettagliato il piano delle attività;

- le risorse professionali;

- i mezzi necessari;

- lo sviluppo temporale del progetto;

- definito il budget economico-finanziario;

- si studia un piano di comunicazione.

Si compila così un Piano Dettagliato di Progetto che nel caso di richiesta di finanziamento si

concretizzerà nella compilazione di un FORMULARIO strutturato.

Sulla base di questo documento l’ente a cui si richiede il finanziamento decide se dare l’avvio alle

attività assegnando le risorse finanziarie.

Il Budget

Il B

UD

GET

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ind

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Esso

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sere

:

Chiaro e Trasparente

realistico e prudente

efficiente

sostenibile economicamente e finianziariamente


2.3 La Realizzazione

Questa fase inizia ad approvazione progetto, e rappresenta la fase operativa vera e propria. Le

azioni che caratterizzano questa fase sono:

1. gestione amministrativa-contabile e 2. coordinamento del progetto: riuniscono le azioni di

governo generale del progetto che mirano a costituire il team di persone coinvolte, coordinarne le

attività, nonché assicurare la gestione contabile delle risorse;

3. comunicazione, promozione e disseminazione: comprendono le azioni di comunicazione del

progetto, la promozione delle sue attività verso i destinatari delle iniziative e la diffusione dei suoi

risultati oltre il limitato bacino degli utenti direttamente coinvolti, moltiplicando così i benefici

generati dal progetto;

Gestione amministrativa e

contabile

Coordinamento delle attività

comunicazione, promozione,

disseminazione

Monitoraggio e valutazione in

corso


4. monitoraggio e valutazione: riguardano le azioni programmate per il controllo dell’andamento

del progetto (sia rispetto agli obiettivi e ai risultati attesi, sia rispetto ai processi di gestione e alla

gestione economica) e l’adozione di eventuali azioni correttive in corso d’opera.

Il Piano di Comunicazione

Le azioni di comunicazione e diffusione del progetto sono di importanza fondamentale per il

raggiungimento degli obiettivi. Una buona strategia comunicativa deve garantire:

• una efficace circolazione delle informazioni attivando le sinergie tra gli stakeholder

• raggiungere i destinatari delle azioni offrendo a quanti più possibile i loro benefici.

L’attività di comunicazione deve essere definita, descritta e pianificata con attenzione, diventando

una sorta di “progetto nel progetto”.

Il PDC (Piano di Comunicazione) è lo strumento che ci consente di

- Programmare

- Gestire

- Monitorare

Le strategie e le azioni previste sono finalizzate al raggiungimento di specifici obiettivi di

comunicazione.

Il Piano di Comunicazione si comporta esattamente come un progetto, quindi per costruirlo è

necessario ripercorrere tutte le tappe analizzate fino a ora:


2.4 Chiusura

Ogni progetto ha una durata prestabilita e quindi un termine ultimo di conclusione certo.

Sono tre le condizioni che devono verificarsi perché il progetto possa essere considerato concluso:

1. le attività devono essere state portate a termine come previsto dal piano di progetto

(eventualmente emendato e rivisto in corso d’opera);

2. gli adempimenti amministrativi e finanziari collegati alle attività devono essere stati

completati;

3. (nel caso di finanziamento) l’ente finanziatore deve aver approvato in via definitiva il

contributo e liquidato l’ultima tranche di pagamento.

Ovviamente le tre condizioni non si verificano mai contemporaneamente. Per questo motivo la

chiusura di un progetto non è un singolo evento, ma una fase del ciclo di vita temporalmente

estesa che inizia con la conclusione delle attività previste all’approvazione del finanziamento.

È dedicata alla valutazione retrospettiva dei risultati conseguiti dal progetto, questa fase è molto

importante anche in vista di una programmazione di progetti futuri.

Piano di Comunicazione

L'analisi dello Scenario

Gli obiettivi strategici della comunicazione

Gli attori della Comunicazione

Gli strumenti e mezzi da utilizzare

La programmazione delle attività di comunicazione: tempi e budget

i metodi di verifica e di

misurazione dei risultati raggiunti.


Si decide cosa di positivo rimane del progetto non soltanto per quanto riguarda i risultati ma

anche in termini di competenze, relazioni e visibilità.

Si evidenzia quali sono stati gli aspetti critici sui quali occorre riflettere per apportare eventuali

modifiche in caso di sviluppi futuri.

Nel caso di un finanziamento pubblico, inoltre, la gestione di progetto richiede la preparazione di

una serie di report per poter ottenere il saldo del contributo.

Questi documenti possono essere:

• relazione delle attività con copia dei prodotti realizzati allegata;

• rendicontazione delle spese sostenute e dei ricavi generati;

• copia dei documenti contabili riferiti al progetto;

• rassegna stampa e altra documentazione sul progetto.

2.5 Programmazione

È importante che si abbia la consapevolezza, nelle organizzazioni che si occupano di progettazione

sociale e culturale, che ogni progetto si inserisce in un quadro più ampio di politiche definite da

un’istituzione pubblica o privata.

Soprattutto quando necessita di finanziamenti pubblici o privati il progetto diventa STRUMENTO

per l’attuazione delle politiche programmate dall’Istituzione Finanziatrice.

Il Ciclo di Programmazione segue un ciclo di vita quasi del tutto analogo a quello della

progettazione:

1. Programmazione – definizione degli ambiti di intervento, dei problemi più rilevanti e degli

obiettivi strategici

2. Identificazione – definizione degli interventi principali, modalità, stakeholder, risorse a

disposizione

3. Formulazione – pianificazione temporale, organizzativa, finanziaria degli interventi

4. Implementazione – realizzazione degli interventi


5. Valutazione e Audit – analisi dei risultati ottenuti, efficienza degli interventi e riflessione

per futura programmazione.

Il punto di contatto tra un progetto e il programma dell’ente finanziatore in cui esso viene inserito

avviene attraverso un processo di co-progettazione, che sta alla base di un bando.

Co-progettazione

ENTE FINANZIATORE SOGGETTO PROPONENTE Stabilisce:

• Obiettivi generali che intende raggiungere

• Ambito dei progetti da finanziare • Procedure per la richiesta di

finanziamento e valutazione • Criteri di ammissibilità

Responsabile: • Individuazione del problema • Individuazione degli obiettivi

specifici • Pianificazione iniziativa • Realizzazione


Bibliografia

Laura Plebani, Alessio Lorenzi, Ideare e gestire progetti nel sociale, Centro Servizi per il

Volontariato della provincia di Trento, 2009

http://slideplayer.it/slide/2393587/

http://www.slideshare.net/gianlucarizzo54/presentazione-corso-progettazione-sociale

http://www.progettomattoneinternazionale.it/upload/mattone/gestionedocumentale/3.6_Gli_str

umenti_(alcuni)_della_progettazione_784_2647.pdf


Progetto sussidi didattici - In Vitro

Organizzazione e produzione: AIB

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