Progetto "Camera Total Click CAMERA DI COMMERCIO DI CAMPOBASSO: UN ENTE DIGITALE.

Progetto "Camera Total Click” www.cb.camcom.it

CAMERA DI COMMERCIO DI CAMPOBASSO:

UN ENTE “DIGITALE”

ricevendo una “Menzione speciale” quale una delle 37 amministrazioni pubbliche italiane ad “aver attuato un piano di miglioramento che ha coinvolto diffusamente l’organizzazione e gli stakeholder e raggiunto i risultati attesi”.

IL CONCORSO “PREMIAMO I RISULTATI”

La Camera di Commercio di Campobasso ha partecipato al concorso “Premiamo i risultati” - indetto dal Ministero per la Pubblica Amministrazione - con il progetto

“CAMERA TOTAL CLICK”


725 domande di candidatura

478 piani di miglioramento gestionale ammessi alla fase realizzativa

350 piani di miglioramento gestionale conclusi

295 amministrazioni valutate positivamente

37 menzioni speciali

IL CONCORSO IN NUMERI

Progetto "Camera Total Click" www.cb.camcom.it

IL PROBLEMA AFFRONTATO …

Eliminare “la carta” ossia eliminare la gestione del c.d. flusso documentale “ibrido” (contemporanea presenza di documenti cartacei e telematici) presente nella gestione dei flussi documentali sia in entrata che in uscita.



Il processo di informatizzazione e innovazione organizzativa dell’Ente, iniziato nel 2005, ha portato a:

• adozione del sistema di protocollazione informatica

•utilizzo della intranet e della e-mail per le comunicazioni interne

•rilascio gratuito di PEC e dispositivi di firma digitale agli enti locali e associazioni di categoria

•utilizzo del sistema VoIP per effettuare - tramite la rete internet – telefonate e trasmissione di documenti in modalità fax

•decentramento dei servizi telematici camerali presso le associazioni di categoria

DA DOVE SIAMO PARTITI …

OBIETTIVO GENERALE

Implementare un sistema che faccia leva esclusivamente sulla modalità informatica

per una più efficiente gestione del flusso documentale, nel pieno rispetto del Codice

dell’Amministrazione Digitale.



OBIETTIVI SPECIFICI1. Migliorare l’efficienza organizzativa e gestionale dell’Ente mediante:

la razionalizzazione dei costi di funzionamento connessi al processo di gestione cartacea del flusso documentale (uso della carta, del toner, delle stampanti..)

l’informatizzazione dei processi gestionali interni, eliminando il flusso documentale “ibrido” (contemporanea presenza di documenti cartacei e telematici) presente nella gestione documentale

La prima fase del progetto è stata caratterizzata da:

• rilevazione e analisi del patrimonio documentale

• studio e analisi del flusso dei documenti e dei processi di lavoro per ciascun servizio

• redazione del piano di fascicolazione dell'archivio corrente di ciascun ufficio (dal cartaceo al virtuale)

PRIMI PASSI


ATTIVITÀ REALIZZATEALL’INTERNO …•adeguamento della struttura tecnico-informatica dell’Ente con l’introduzione di nuovi strumenti (software per la gestione documentale, business key per la firma digitale …)•organizzazione di corsi di formazione interni sull’utilizzo delle nuove procedure•trasformazione dei documenti cartacei in entrata in documenti digitali•creazione dei documenti in uscita direttamente in formato originale digitale (ossia firmati digitalmente) •implementazione della fascicolazione e archiviazione informatica documentale •digitalizzazione degli atti degli organi camerali e dei dirigenti •telematizzazione delle sedute di Giunta

ALL’ESTERNO …•promozione dei processi di digitalizzazione verso il territorio (rapporti con gli stakeholder, rilascio gratuito PEC, assistenza sull’utilizzo dei servizi telematici per le imprese e gli enti, protocollo d’intesa con la Prefettura ecc.)


Come si procede:

•Per i documenti in entrata: protocollazione e, se cartacei, trasformazione in file, assegnazione al responsabile sulla propria scrivania “ virtuale” accessibile dalla intranet camerale, fascicolazione e archiviazione

• Per i documenti in uscita: creazione in formato digitale, apposizione della firma digitale, protocollazione, fascicolazione, archiviazione e invio all’esterno tramite e-mail ordinaria, PEC o fax virtuale

•Per le determinazioni dei dirigenti e le deliberazioni di Giunta e Consiglio: redazione in formato elettronico, sottoscrizione con firma digitale, conservazione in formato digitale

•Per i documenti interni: gestione esclusivamente in formato digitale

•Per gli ordinativi di incasso e i pagamenti: creazione in formato elettronico, sottoscrizione digitale, inoltro telematico agli istituti di credito.

LA DIGITALIZZAZIONE


GLI AMMINISTRATORI CHIAMANO

IL PERSONALE RISPONDE

A partire dal 28 ottobre 2009 la Giunta si riunisce in modalità telematica. Ciascun componente visiona direttamente dal proprio PC tutti i documenti inerenti l’ordine del giorno fissato. Non si procede più alla stampa.

La digitalizzazione dell’Ente ha coinvolto tutto il personale, rimettendo in gioco procedure e modalità organizzative che hanno richiesto un grande impegno a tutta la struttura per raggiungere i livelli attuali di informatizzazione.

Gli amministratori – che hanno fortemente voluto la modernizzazione dell’ente – sono i primi ad utilizzare i nuovi strumenti digitali: delibere di giunta e consiglio sono gestite - dalle riunioni alla firma dei verbali - in modalità completamente informatica, come anche le determinazioni dei dirigenti.


IL PUNTO DI NON RITORNO

A partire dal 4 marzo 2009 la posta in arrivo non viene più stampata e consegnata agli uffici. Il personale è tenuto a consultare e utilizzare il sistema informatico di gestione documentale.

Una tappa fondamentale nel processo di digitalizzazione della Camera di Commercio è stata il 9 settembre 2009.

Da allora le comunicazioni dell’Ente verso altre pubbliche amministrazioni vengono inviate via PEC.

I relativi documenti sono firmati digitalmente, nel pieno rispetto di quanto previsto nel Codice dell’Amministrazione digitale.



RISULTATI RAGGIUNTI

Riduzione dei costi: • abbattimento dei costi per la stampa e la duplicazione dei documenti

(carta, toner, stampanti, buste..)

• riduzione dei costi di spedizione (posta ordinaria, posta raccomandata con A.R.…)

• riduzione costi di conservazione materiale dei documenti (archivi corrente, di deposito, raccoglitori, scaffali)

• riduzione spese di facchinaggio

• Riduzione del spese di personale addetto alla gestione documentale cartacea

20%

44%

10,46%

58%

100%


RISULTATI RAGGIUNTI


• di lavoro delle pratiche amministrative 45%

• di ricerca dei documenti 60%

• dei costi di gestione delibere organi camerali 43%

Riduzione dei tempi:

RISULTATI RAGGIUNTI


• miglioramento del comfort dell’ambiente di lavoro (le scrivanie dei singoli dipendenti sono meno ingombre di carta e documenti)

• più tempo disponibile per altre funzioni del personale precedentemente addetto alla gestione cartacea dei documenti

• implementazione dell’uso della intranet

100%

40%

96%

Più spazio e più tempo:

RISULTATI RAGGIUNTI



CRITICITA’

• problemi connessi alla sperimentazione e implementazione del software e alla revisione delle procedure

• difficoltà di interagire con un’utenza esterna non ancora pronta ad accettare e condividere il cambiamento. Le maggiori criticità si sono registrate sia per l’invio con PEC, che non tutti gli enti utilizzano, e sia per la difficoltà dovute all’utilizzo della firma digitale.

Sottoscrizione, con firma digitale, del protocollo d’intesa tra la Camera di Commercio e la

Prefettura di Campobasso.

L’Ente Camerale affiancherà l’Ufficio del Governo nel:

•percorso di informatizzazione della PA che opera nel territorio provinciale.

•organizzazione di azioni di informazione e formazione ai soggetti pubblici interessati sulle

modalità di utilizzo della firma digitale e degli altri strumenti telematici.

La comunicazione tra i due Enti avviene esclusivamente in via telematica tramite l’utilizzo

della PEC.

UN NUOVO RUOLO SUL TERRITORIO



DICONO DI NOI …

http://www.qualitapa.gov.it/

http://www.camcom.gov.it/






“Per aver migliorato la performance complessiva della amministrazione raggiungendo risultati significativi nella riduzione dei costi di funzionamento”.

8 giugno 2010: il “Premio dei Premi”

Con questa motivazione il Presidente della Repubblica, Giorgio Napolitano ha consegnato il ‘Premio dei Premi’ nelle mani di Lorella Palladino, Segretario Generale della Camera di Commercio di Campobasso.Nella Giornata dell’Innovazione sono state premiate 28 esperienze di innovazione, di cui soltanto 3 nella pubblica amministrazione e le rimanenti nell'industria, nei servizi e nel terziario.



Innovare la PA?Si può fare!

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