PROGETTI DI SISTEMI INFORMATIVI

Le principali fasi e i relativi approcci della pianificazione

LE FASI DI PIANIFICAZIONE DI UN SISTEMA INFORMATIVOschema di riferimento

1. IDENTIFICAZIONE DEL PROBLEMA O DELL’OPPORTUNITA’ (fase preliminare); ANALISI DI FABBISOGNI, REQUISITI, OBIETTIVI

2. DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI E DELLE SPECIFICHE FUNZIONALI DI MASSIMA

• schematizzazione e rappresentazione della struttura; rappresentazione delle procedure; selezione di indicatori (per SID); impostazione e rappresentazione delle basi di dati; scelta e dimensionamento delle attrezzature

3. ANALISI DEGLI IMPATTI ORGANIZZATIVI E VALUTAZIONI ECONOMICHE

4. STESURA DI UN RAPPORTO CONTENTENTE ELEMENTI E SCHEMI INDICATIVI DI MASSIMA PER LA SOLUZIONE TECNICA

Sviluppo del progetto (progettazione tecnica)

implementazione e test del sistema

FASE 1IDENTIFICAZIONE DEL PROBLEMA O

DELL’OPPORTUNITA’;ANALISI DI FABBISOGNI, REQUISITI, OBIETTIVI

IDENTIFICAZIONE DEL PROBLEMA O DELL’OPPORTUNITA’

Ha lo scopo di chiarire se il problema o la proposta presentate chiamino effettivamente in causa i sistemi informativi, e se sì in che modo

• Indagine conoscitiva per definire il problema e/o la proposta e/o identificare la nuova opportunità di implementazione

• Identificazione dell’origine del problema o della motivazione della proposta

• Formulazione preliminare delle prime idee e suggerimenti per pervenire alla soluzione, identificazione di alcune grandi alternative di massima, ecc.

ANALISI DI FABBISOGNI, REQUISITI, OBIETTIVI

Analisi avente lo scopo di affrontare interrogativi quali:

• A cosa deve servire il sistema?• Quali funzionalità devono essere sviluppate?• Quali informazioni servono?• A quali utenti?• Per fare cosa?• Quali procedure si vorrebbe automatizzare?• Ecc.

Identificazione di fabbisogni/obiettivi:LE DIFFICOLTA’:

• “Quali informazioni servono? Cosa dobbiamo informatizzare/automatizzare?”

• Gli “utenti” dovrebbero essere la prima fonte per trovare la risposta

MAci sono alcuni tipici fattori che limitano la possibilità di individuare bisogni e obiettivi a cui dovrebbe rispondere il S.I. da progettare

FATTORI CHE OSTACOLANO L’IDENTIFICAZIONE DI FABBISOGNI E OBIETTIVI DEL PROGETTO DI UN S.I.

DA PARTE DEGLI UTENTI

• Ancoraggio “alla realtà attuale”• Sensibilità alla vicinanza temporale• Tendenza al comportamento intuitivo• Abilità differenziate nell’uso delle ICT

In alcuni casi:• Prevenzione verso le ICT• Scarsa conoscenza del contesto aziendale specifico

FATTORI CHE OSTACOLANO L’IDENTIFICAZIONE DI FABBISOGNI E OBIETTIVI DEL PROGETTO DI UN S.I.

DA PARTE DELL’ANALISTA/PROGETTISTA

• Una scarsa conoscenza del contesto aziendale (ossia “del business”)

• Un’eccessiva focalizzazione su aspetti di carattere tecnico/informatico

• Una scarsa capacità di interazione con utenti e manager (per far “emergere” le idee chiave)

FATTORI CHE OSTACOLANO L’IDENTIFICAZIONE DI FABBISOGNI E OBIETTIVI DEL PROGETTO DI UN S.I.

DIFFICOLTA’ “DI CONTESTO”• Indeterminatezza dei compiti degli utenti

• Variabilità delle attività che vengono svolte o che sono da informatizzare

• Complessità degli obiettivi delle attività

• …

GRADO DI INDETERMINAZIONE DEL CONTESTO

RIASSUMENDO:

analisi dei fabbisogni:APPROCCI POSSIBILI alla raccolta delle

informazioni necessarie

1. DEDUZIONE DI SPECIFICHE E OBIETTIVI DA APPLICAZIONI ESISTENTI

2. RILEVAZIONI TRAMITE INDAGINE DIRETTA PRESSO GLI UTENTI

3. RILEVAZIONI INDIRETTE

4. APPROCCIO PROTOTIPALE/SPERIMENTALE

1. DEDUZIONE DI FABBISOGNI, OBIETTIVI E SPECIFICHE ISPIRANDOSI AD APPLICAZIONI

ESISTENTI

• Studio di applicazioni o soluzioni già ben descritte su testi, manuali, casi-studio, disposizioni o regolamenti, ecc.

• Studio di un’applicazione del S.I. già esistente e che va sostituita o migliorata

• Studio di un’applicazione da riprodurre o imitare (ad es. presso altre aziende, o disponibili sul mercato, ecc.)

2. RILEVAZIONI TRAMITE INDAGINE DIRETTA PRESSO GLI UTENTI

• Indagine con questionari (sui dati di cui gli utenti hanno bisogno, su quali funzionalità sono da automatizzare, ecc.)

• Progetti di una certa dimensione in cui sono coinvolti molti utenti

• Necessità di coerenza nella preparazione di questionari e nella somministrazione

• Interviste (semi-strutturate o non strutturate)• Per progetti più piccoli, o nel caso di difficoltà di formalizzazione di questionari

• Tecniche di consultazione di gruppo• Riunioni guidate

• Brainstorming

• Metodo Delphi, ecc.

• Ad es. se è difficile la convergenza di idee, o se il progetto è molto innovativo o complesso

3. RILEVAZIONI INDIRETTE

• Analisi delle modalità di lavoro dell’utente

• Analisi degli indirizzi strategici generali dell’azienda

• Analisi dei processi aziendali

• Analisi di normative di riferimento (es.: normative sulla qualità)

4. PROTOTIPAZIONE

• Realizzazione di una versione “sperimentale” del sistema le cui funzionalità vengono testate con gli utenti– Costo elevato (anche in termini di tempo)– Necessaria la disponibilità di un campione di utenti– Va gestita l’eventuale coesistenza di “vecchi”

sistemi o modalità di lavoro– Richiede comunque un’analisi preliminare per poter

progettare il prototipo stesso

DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI E DELLE SPECIFICHE FUNZIONALI DI MASSIMA

A. Approcci e schemi per la rappresentazione della struttura del S.I.

UN APPROCCIO FORMALE PER L’ANALISI E LA SCHEMATIZZAZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI:

IL METODO “BSP”Business System Planning

• Approccio di “analisi dei sistemi”• IBM anni ’70 (proposto nel 1971)• Scopo: identificazione dei fabbisogni di informazione e di

elaborazione delle informazioni, identificazione delle funzionalità dei sistemi attuali, identificazione delle aree di intervento

• Per s.i. operativi (ma anche direzionali)• Si sviluppa in tre fasi (v. più avanti)

LE MATRICI

• Mettono in relazione elementi diversi dell’organizzazione e/o del sistema informativo

• consentono di evidenziare i fabbisogni informativi a seconda della categoria di utilizzatore

• consentono di identificare ciò che il sistema (o i sistemi) fanno o dovrebbero fare

• possono essere utilizzate per rappresentare sia “l’esistente” sia “l’obiettivo”

LE PRIME DUE FASI:

• Consentono di evidenziare con coerenza i fabbisogni di informazione e di elaborazione dell’organizzazione

• Consentono di mettere in luce la coerenza tra i fabbisogni informativi e gli obiettivi del progetto del nuovo S.I. (e/o del sistema attuale, individuandone carenze e aree di sviluppo)

FASE 1

• Analisi dell’organizzazione:– Quale unità organizzativa (funzione, ufficio, ruolo

individuale, ecc.) svolge quale attività (o processo)– Matrice unità organizzative/processi o attività

Matrice unità organizzative/processi • Si tratta di identificare le attività (o le sequenze di attività

intese come processi) svolte da un’unità aziendale (ufficio, reparto, singolo individuo, ecc.)

• Un possibile procedimento:– partire dall’organigramma aziendale o da una porzione di interesse– sulla base delle informazioni raccolte (con interviste, questionari,

analisi ecc.) identificare le diverse attività/processi svolte da ciascun addetto, reparto, unità aziendale, funzione aziendale, ecc.

– scomporre (se possibile) i processi in sottoprocessi e poi attività “elementari”

– mettere in relazione le attività o processi con gli altri elementi (cioè costruire appunto matrici)

– importante identificare unità e processi distinti, ma evitando un grado di dettaglio eccessivo

matrice unità organizzative/processi-attività

U1 U2 U3 …. Unproc/att. a FC IR E

proc/att. b E FC

…. E

…. IR Eproc/att. k RR E

E=esegue; IR= è informato dei risultati; RR=è responsabile dei risultati; FC=fornisce un contributo; ….

FASE 2

• Analisi dei requisiti informativi delle varie attività– Ossia: quali informazioni usano e/o elaborano determinati

processi o attività– Si produce la Matrice classi di informazioni/processi o

attività

• L’incrocio con la matrice unità/processi permette di costruire la– matrice unità/classi di informazioni:

• Evidenzia quali informazioni (o fabbisogni informativi) per quali unità organizzative (e quindi indirettamente per quali processi)

Matrice informazioni/processi-attivitàindica quale attività/processo “usa” quale informazione (ed eventualmente come)

Att

ivit

à o

proc

essi

Matrice unità organizzative/informazione: permette di evidenziare i requisiti informativi dei singoli

utilizzatori (individui, unità organizzative), nonché chiarisce quali informazioni ciascun soggetto/unità organizzativa usa o produce in

quanto svolge o partecipa a determinate attivittà/processi

FASE 3

• Analisi delle applicazioni del S.I. attuale o proposto– Matrice sistemi/processi– Matrice sistemi/informazioni– Matrice unità organizzative/sistemi

• Rappresenta la “sintesi” del lavoro; evidenzia le funzionalità attuali del S.I. e i loro limiti, la coerenza con i fabbisogni evidenziati, le aree possibili di intervento (iniziando a definirne gli obiettivi in termini di specifiche)

matrice sistemi/processi:quali sistemi o (sotto)sistemi trattano quali

processi o attività (e viceversa)

Matrice sistemi/informazioni:indica in quali sistemi sono disponibili quali informazioni

(o dovrebbero/potrebbero esserlo se si tratta di un nuovo progetto), di quali sistemi una data informazione costituisce input o output, o

altro

matrice unità organizzative/sistemi:specifica quale unità aziendale usa quale

sistema

SUL METODO BSP

• Metodo “completo” e articolato (analisi dei sistemi)• Coerenza con l’impostazione “dall’organizzazione al sistema

informativo”• Input chiaro e ben definito; output utile per la traduzione immediata in

termini progettuali• Possibile diverso grado di dettaglio (ad es. sistema completo di

un’azienda, oppure singole porzioni o applicazioni)• Analisi “del sistema attuale” e “degli obiettivi”• Approccio “costoso” (lungo e articolato)• Richiede un team dedicato• Difficoltà di analisi per problemi o in contesti indeterminati• Obiettivi di medio/lungo termine (analisi statica)