LA PROGETTAZIONE E LA REALIZZAZIONE DI UN EVENTO

Documento riservato per l’Università degli Studi di Brescia Health & Wealth

INDICE

0 - INTRODUZIONE

1 - FASE PRELIMINARE

1.1 Premessa

1.2 Staff organizzativo

1.3 Analisi

1.4 Progettazione preliminare

1.5 Concept, creatività e comunicazione

1.6 Prima definizione del budget

1.7 Eventuale coinvolgimento parti terze

1.8 Documento finale

INDICE

2 - FASE OPERATIVA

2.1 Introduzione

2.2 Definizione contenuti

2.3 Attività di comunicazione

2.4 Conferme fornitori

2.5 Segreteria organizzativa

2.6 Pianificazione operativa pre-evento

3 - L’EVENTO

4 - POST EVENTO

4 – TIPS AND TRICKS

INTRODUZIONE

Gli eventi sono parte integrante della strategia di comunicazione e permettono dicoinvolgere in maniera diretta e efficace il target di riferimento. Un evento fidelizzagli stakeholder, amplia le relazioni istituzionali, diffonde senso di appartenenza,motiva i collaboratori, accresce la visibilità, favorisce il dibattito scientificotecnologico, testimonia l’impegno civico e sociale.

Ogni evento è il risultato di aspetti strategici, creativi, spettacolari tecnici eorganizzativi.

0 – INTRODUZIONE

PREMESSA

La fase preliminare di un evento è un momento fondamentale di progettazionestrategica per massimare i risultati che si vogliono ottenere.

Naturalmente diamo per scontato che, prima di entrare nell’operatività specifica, sigià stato valutato e approvato che l’evento sia lo strumento di comunicazionemigliore per diffondere precisi contenuti.

1 – FASE PRELIMINARE

STAFF ORGANIZZATIVO

Prima di procedere con la definizione dell’evento stesso sarà necessarioindividuare il Capoprogetto e il team di lavoro.Il Capoprogetto viene nominato dalla Governace e, oltre ad essere il responsabilegenerale del progetto, avrà il compito di:• definire i membri del team di lavoro (potrebbero essere anche risorse esterne

all’Università);• definire i compiti e le responsabilità di ciascun membro del team;• definire la deadline e far rispettare le tempistiche;• valutare la possibilità di coinvolgere un’agenzia sia per gli aspetti di

comunicazione sia organizzativi.A seconda della complessità dell’evento il capo progetto potrà nominare altriresponsabili in ambiti specifici dell’evento come ad esempio:• contenuti evento;• logistica generale/fornitori;• comunicazione;• amministrazione;• personale.Maggiore è la complessità dell’evento, maggiore sarà la necessità di nominare deiresponsabili specifici con uno staff dedicato, che dovranno sempre e comunqueriferire al Capoprogetto.

1 – FASE PRELIMINARE

ANALISI

Prima di iniziare con la progettazione operativa dell’evento è opportuna un’analisiapprofondita in particolare:

• definizione degli obiettivi dell’evento;

• definizione del target dell’evento;

• scelta della tipologia di evento in funzione di obiettivi e target (convegno,congresso, open day, ecc.);

• verifica di eventi analoghi organizzati da altre istituzioni o “competitors”;

• valutazione preliminare delle risorse economiche a disposizione.

1 – FASE PRELIMINARE

PROGETTAZIONE PRELIMINARE

La progettazione dell’evento richiede in prima istanza:

• ideazione del format e dei suoi contenuti generali;

• individuazione della/e data/e: particolare attenzione andrà posta affinché le datescelte non si sovrappongano con altri eventi di rilevanza locale, nazionale ointernazionale, festività locali o nazionali;

• individuazione della/e sede/i principale/i e di altre location necessarie;

• individuazione dei relatori interni/esterni (sarebbe opportuno stendere una listamolto ampia, in quanto non sempre i relatori individuati sono disponibili);

• definizione del numero dei partecipanti attesi o invitati e divisione degli stessisecondo categoria (partecipanti, relatori, accompagnatori, ecc);

• definizione generale di tutti gli “allestimenti” necessari, coerenti con il format e lelocation scelte (tensostrutture, arredi, segnaletica generale, ecc).

1 – FASE PRELIMINARE

CONCEPT, CREATIVITÀ E COMUNICAZIONE

La comunicazione gioca un ruolo fondamentale nella riuscita dell’evento. Ilmessaggio deve arrivare in maniera chiara ed efficace al target di riferimentoaffinché partecipi e prenda parte all’evento.

Saranno quindi necessari:

1. elaborazione di un teaser (titolo dell’evento) ed eventuale sottotitolo;

2. definizione di una linea grafica coerente con i messaggi da veicolare efacilmente declinabile su tutti i materiali di comunicazione dell’evento;

3. pianificazione di una strategia di comunicazione integrata per l’evento, checomprenda:

• strumenti tipici dell’evento: save the date, invito, programma, ecc (dastampare e inviare per email);

• gestione ufficio stampa;• gestione sito internet e profili social;• progettazione di una campagna di comunicazione off/online e relativo

acquisto spazi;

1 – FASE PRELIMINARE

PRIMA DEFINIZIONE DEL BUDGET

Per effettuare una prima stesura del budget sarà necessario:

• individuare tutti i fornitori: sedi evento e spazi pubblici, relatori, allestitori,personale, stampatori, catering, facchinaggio, service tecnico, spazi pubblicitarioffline e online, gadget ecc.;

• richiedere i preventivi e la disponibilità. A tutti i fornitori individuati andràrichiesto di “fissare un’opzione” in modo tale che si abbia una priorità rispetto adaltri potenziali clienti.

Una volta in possesso di tutti i preventivi andrà predisposto un foglio di lavoro inExcel che riepiloghi tutte le voci di budget in maniera dettagliata.Questo strumento permetterà una valutazione del budget complessivo e unaeventuale rimodulazione dello stesso in un secondo momento.

In caso di utilizzo di un’agenzia, il fee della stessa andrà compreso fra le voci dibudget.

1 – FASE PRELIMINARE

In alcuni casi potrebbe rendersi necessario il coinvolgimento di parti terze comesponsor, partner ed enti patrocinanti, sia per una questione di prestigio sia dibudget.

Per coinvolgerli sarà necessario fare una presentazione sintetica del progetto, chene riassuma i punti di forza e di originalità, mostrare la grafica e l’immaginecomplessiva dell’evento e, nel caso di una richiesta di sponsorship, anche di unamacro presentazione del budget.Se l’evento dovrà essere sostenuto interamente dagli sponsor, dovranno esserestabilite delle “fasce di sponsorship” che diano benefici diversi in funzione del feeeconomico corrisposto (maggiore visibilità sui media, possibilità di gestire unintervento dell’evento, ecc).

Una persona del team dovrà essere dedicata a questo tipo di attività.

EVENTUALE COINVOLGIMENTO PARTI TERZE

1 – FASE PRELIMINARE

DOCUMENTO FINALE

Al termine di questa prima fase andrà redatto un documento riassuntivo checontenga tutti i punti elencati nelle pagine precedenti.

Il documento redatto e il budget preliminare dovranno essere approvati dallaGovernance dell’Università.Anche l’eventuale coinvolgimento di parti terze dovrà avvenire dopo l’approvazionedel progetto generale da parte della Governance.

1 – FASE PRELIMINARE

INTRODUZIONE

Terminata la fase preliminare iniziano una serie di attività necessarie per la messain opera vera e propria dell’evento.

Lo svolgimento delle attività elencate nella pagine successive non necessariamenteè consequenziale ma, nella maggioranza dei casi, le stesse vengono svolte inmaniera parallela.

Il Capoprogetto dovrà stendere un GANT dettagliato con la scadenza di tutte leattività elencante.

2 – FASE OPERATIVA

DEFINIZIONE CONTENUTI

Di grande importanza è la definizione dettagliata del programma e dei contenutidell’evento, che prevede un confronto con gli speaker individuati.

Questo tipo di attività potrebbe richiedere un confronto serrato con la Governace inquanto i contenuti potrebbero variare in funzione della disponibilità di relatori espeaker ipotizzati.

A capo di questo ambito ci dovrebbe essere un responsabile, il Capoprogetto o unsuo delegato, che si occupi di tenere tutti i rapporti con gli speaker e che collaboricon la segreteria organizzativa (vedi pagine successive) per l’accoglienza deglistessi.

I contenuti dovranno sempre essere condivisi con il team comunicazione che sioccuperà di inserirli nei diversi strumenti di comunicazione.

2 – FASE OPERATIVA

Parallelamente alla definizione dei contenuti dell’evento, il concept creativo andràreso definitivo e declinato su tutti gli strumenti di comunicazione come:• save the date, invito, programma, ecc (da stampare e/o inviare per email);• eventuale campagna di comunicazione;• tutti i materiali grafici necessari per l’allestimento e per l’evento.

L’esecuzione di queste attività deve essere coordinata con le persone chegestiscono i contenuti e i fornitori.

Inoltre andranno inserite nell’apposito GANT le seguenti attività:• diffusione save the date: cartacea e/o per email;• diffusione invito: cartacea e/o per email;• diffusione programma: cartacea e/o per email (a volte l’invito e il programma

coincidono);• organizzazione conferenza stampa e attività di ufficio stampa specifiche;• pianificazione delle eventuali campagne di comunicazione off/on line;

ATTIVITÀ DI COMUNICAZIONE

2 – FASE OPERATIVA

CONFERME FORNITORI

Stabilito il format (date, location, contenuti, ecc) andranno confermati i fornitori.Prima di procedere con le conferme, sarà necessario effettuare dei sopralluoghioperativi della/e sede/i scelte o fare gli incontri con i fornitori stessi.A seguito di questa attività potrebbe essere necessario rimodulare l’impiantoorganizzativo generale ed eventualmente il budget.In questo caso ci si dovrà confrontare nuovamente con la Governance per ottenerel’approvazione definitiva del progetto.

Una volta ottenuto l’autorizzazione andranno confermati ufficialmente i fornitori edovranno essere messe in scadenziario le date di pagamento degli stessi.La conferma dei fornitori viene fatta dal Capoprogetto o da un suo delegato.

2 – FASE OPERATIVA

SEGRETERIA ORGANIZZATIVA

In alcuni casi potrebbe rendersi necessaria l’attivazione di una segreteriaorganizzativa con persone dedicate che:• si occupi delle iscrizioni dei partecipanti e di eventuali prenotazioni alberghiere;• che effettui recall mirati d’iscrizione su partecipanti o su possibili partecipanti;• che tenga un report aggiornato delle iscrizioni.

Alla segreteria organizzativa potrebbe essere affidato il ruolo di gestione eaccoglienza anche degli eventuali relatori e ospiti esterni.

2 – FASE OPERATIVA

PIANIFICAZIONE OPERATIVA PRE-EVENTO

Scelti e confermati i fornitori si dovranno pianificare tutti gli interventi operativi daeffettuare prima dell’evento:• pratiche pubbliche e autorizzazione;• allestimenti delle location;• pianificazione delle giornate di allestimento e di prove tecniche.

Una grande attenzione dovrà essere posta anche alla pianificazione dei ruolioperativi del personale durante l’evento: dovranno essere assegnati compitispecifici in modo che sia ridotto al minimo il rischio di imprevisto.

2 – FASE OPERATIVA

L’EVENTO

Se tutto è stato pianificato, l’evento dovrebbe svolgersi senza imprevisti.In ogni caso è bene stilare una lista di “numeri utili” con riferimenti, soprattuttologistici, che potrebbero tornare necessari durante l’evento.

Inoltre sarebbe opportuno far compilare ai partecipanti un questionario digradimento al termine dell’evento stesso o al termine di ogni evento singolo checompone la manifestazione.

Se l’evento è aperto al pubblico una delle persone del team dovrebbe essereaddetta al conteggio dei presenti.

Nel caso in cui la partecipazione all’evento sia soggetta ad iscrizione ci sarà undesk di accoglienza dove registrarsi; se la manifestazione è soggetta a pre-iscrizione al desk si effettuerà la spunta dei partecipanti.

3 – L’EVENTO

POST EVENTO

Al termine dell’evento è opportuno:- fare un ringraziamento partecipanti;- preparare un’analisi dei dati raccolti attraverso i questionari;- preparare un consuntivo economico dell’evento ed effettuare i pagamenti

rimasti dei fornitori;- stendere un documento per la Governance con i risultati ottenuti.

4 – POST EVENTO

TIPS AND TRICKS

Di seguito alcuni consigli, in ordine sparso, che potrebbero tornare utili durantel’evento:- ricordarsi che potrebbe sempre piovere!- un gadget aiuta a ricordare l’evento;- un cadeau per uno speaker è sempre cosa buona;- ricordarsi libro degli ospiti per consentire ai relatori di lasciare un messaggio

all’Università;- lo staff deve essere sempre riconoscibile;- mettere “riservato” per gli ospiti illustri;- meglio sale piccole molto piene che sale grandi non complete;- in caso di eventi molti istituzionale si consiglia la consultazione de Il

Cerimoniale di Massimo Sgrelli.- foto e video per immortalare l’evento.

5 – TIPS AND TRICKS