prof. avv. Benedetto Santacroce · 2020. 11. 11. · 13/09/2016 1 1 DISCIPLINA della CONSERVAZIONE...

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DISCIPLINA dellaDISCIPLINA dellaDISCIPLINA dellaDISCIPLINA della

CONSERVAZIONE ELETTRONICA dei DOCUMENTICONSERVAZIONE ELETTRONICA dei DOCUMENTICONSERVAZIONE ELETTRONICA dei DOCUMENTICONSERVAZIONE ELETTRONICA dei DOCUMENTI

prof. avv. Benedetto Santacroce

L’Aquila, 23 giugno 2016

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Agenda

DOCUMENTI INFORMATICIQUADRO GENERALE

CONTRATTI “ELETTRONICI”

LIBRI, REGISTRI E SCRITTURE CONTABILI

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FATTURA ELETTRONICA

CONSERVAZIONE ELETTRONICA

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DOCUMENTI INFORMATICI:QUADRO GENERALE

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5DOCUMENTI INFORMATICI E PP.AA.

D.LGS. 7.3.2005, n. 82 CAD – CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE

art. 40 FORMAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI

Le pubbliche amministrazioni FORMANO GLI ORIGINALI DEI PROPRIDOCUMENTI CONMEZZI INFORMATICI secondo le disposizioni del presentecodice e le regole tecniche di cui all’art. 71

D.P.C.M. 13.11.2014

OBBLIGO DAL 12.8.2016:

FORMAZIONE DI DOCUMENTI CON

MEZZI INFORMATICI

Art. 17, co. 2:

Le pubbliche amministrazioni adeguano i

propri sistemi di gestione informatica dei

documenti entro e non oltre diciotto mesidall’entrata in vigore del presente decreto.

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SCHEMA DI DLGS ATTUATIVO LEGGE MADIA – RIFORMA PA

L. 7.8.2015, n. 124 DELEGHE AL GOVERNO IN MATERIA DI RIORGANIZZAZIONE DELLE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE

art. 1 CARTA DELLA CITTADINANZA DIGITALE

Modifiche al CAD

Recepimento Reg. UE eIDAS

SCHEMA DI DLGS ATTUATIVO

adozione entro il 1°°°°luglio 2016

richiamo definizioni eIDAS e abrogazione definizioni CAD di firma elettronica, firma elettronica avanzata e firma elettronica qualificata

modifiche ad articoli CAD su documento informatico e copie

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NUOVO CAD – MODIFICHE ALL’ART. 40

le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti,inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezziinformatici secondo le regole tecniche di cui all’articolo 71.

abrogati i commi 3 e 4 che prevedono l’adozione di un Regolamento perindividuare le categorie di documenti che possono essere redatti in originaleanche su supporto cartaceo in relazione al particolare valore storico eartistico (ad oggi non risulta essere stato ancora emanato alcunRegolamento).

confermate le disposizioni ad oggi in vigore

8CARTA DELLA CITTADINANZA DIGITALE (art. 1, L. 124/2015)

1. AL FINE DI GARANTIRE AI CITTADINI E ALLE IMPRESE, anche attraverso l’utilizzo delletecnologie dell’informazione e della comunicazione, il diritto di accedere a tutti i dati, idocumenti e i servizi di loro interesse IN MODALITÀ DIGITALE, nonché al fine di garantire lasemplificazione nell’accesso ai servizi alla persona, riducendo la necessità dell’accesso fisico agliuffici pubblici … il Governo è delegato ad emanare uno o più decreti legislativi volti a modificareed integrare il CAD secondo i seguenti principi e criteri direttivi:

… b) RIDEFINIRE E SEMPLIFICARE I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI, in relazione alle esigenzedi celerità, certezza dei tempi e trasparenza nei confronti dei cittadini e delle imprese, medianteuna disciplina basata sulla LORO DIGITALIZZAZIONE E PER LA PIENA REALIZZAZIONE DELPRINCIPIO «INNANZITUTTO DIGITALE» (DIGITAL FIRST), nonché l’organizzazione e le procedureinterne a ciascuna amministrazione;

… p) adeguare l’ordinamento alla DISCIPLINA EUROPEA IN MATERIA DI IDENTIFICAZIONEELETTRONICA E SERVIZI FIDUCIARI per le transazioni elettroniche; Reg. eIDAS

… q) prevedere che i PAGAMENTI DIGITALI ED ELETTRONICI effettuati con qualsiasi modalità dipagamento, ivi incluso l’utilizzo per i micropagamenti del credito telefonico, COSTITUISCANO ILMEZZO PRINCIPALE per i pagamenti dovuti nei confronti della pubblica amministrazione e degliesercenti servizi di pubblica utilità

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Reg eIDAS 910/2014 – Documento elettronico

DEFINIZIONI…35) documento elettronico, qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo oregistrazione sonora, visiva o audiovisiva;…

CAPO IVDOCUMENTI ELETTRONICI

Articolo 46Effetti giuridici dei documenti elettronici

A un documento elettronico non sono negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimentigiudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica.

DAL 1°°°° LUGLIO 2016

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Reg eIDAS 910/2014 – sez. 4 – Firme elettroniche

Articolo 25Effetti giuridici delle firme elettroniche

A una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova inprocedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti perfirme elettroniche qualificate.Una firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa.Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro èriconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri.

Articolo 26Requisiti di una firma elettronica avanzata

Una firma elettronica avanzata soddisfa i seguenti requisiti:•è connessa unicamente al firmatario;•è idonea a identificare il firmatario;•è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livellodi sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo; e•è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.

DAL 1°°°° LUGLIO 2016

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CONTRATTI“ELETTRONICI”

12CONTRATTI ELETTRONICI

CONTRATTI PUBBLICI

art. 6, D.L. 179/2012

TRASMISSIONE DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA, CONTRATTI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE …

Art. 6, co. 2 – INTEGRAZIONE DELL’ART. 15, L. 241/90 (norme in materia di procedimentoamministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi):

co. 2-bis: A FARE DATA DAL 30 GIUGNO 2014 gli accordi di cui al comma 1 sonoSOTTOSCRITTI CON FIRMA DIGITALE, ai sensi dell'articolo 24 del decreto legislativo 7marzo 2005, n. 82, CON FIRMA ELETTRONICA AVANZATA, ai sensi dell'articolo 1, comma 1,lettera q-bis) del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, O CON ALTRA FIRMAELETTRONICA QUALIFICATA PENA LA NULLITÀ DEGLI STESSI. …

ACCORDI TRA PP.AA.

Anche al di fuori degli accordi in conferenza di servizi, le amministrazioni pubbliche possonosempre concludere tra loro accordi per disciplinare lo svolgimento in collaborazione di attivitàdi interesse comune

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CONTRATTI PUBBLICI

art. 6, D.L. 179/2012

TRASMISSIONE DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA, CONTRATTI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE …

Art. 6, co. 3 – MODIFICA DELL’ART. 11, DLgs. 163/2006 (CODICE APPALTI) – fasidella procedura di affidamento:

co. 13: IL CONTRATTO E’ STIPULATO, A PENA DI NULLITA’ CON ATTO PUBBLICONOTARILE INFORMATICO OVVERO IN MODALITA’ ELETTRONICA ... IN FORMAPUBBLICA AMMINISTRATIVA a cura dell’Ufficiale rogante O MEDIANTESCRITTURA PRIVATA

ACCORDI TRA PP.AA.

DAL 19.4.2016, COMMA ABROGATO CON ENTRATA IN VIGORE NUOVO CODICE APPALTI D.LGS.N. 50/2016


DAL 19.4.2016, NUOVO CODICE APPALTI D.LGS. N. 50/2016

Art. 32 - Fasi delle procedure di affidamento

co. 14: IL CONTRATTO E' STIPULATO, A PENA DI NULLITA', con atto pubblico notarileinformatico, ovvero, IN MODALITA' ELETTRONICA secondo le norme vigenti per ciascunastazione appaltante, IN FORMA PUBBLICA AMMINISTRATIVA a cura dell'Ufficiale rogante dellastazione appaltante O MEDIANTE SCRITTURA PRIVATA in caso di procedura negoziata ovveroper gli affidamenti di importo non superiore a 40.000 euro mediante corrispondenza secondol'uso del commercio consistente in un apposito scambio di lettere, anche tramite postaelettronica certificata o strumenti analoghi negli altri Stati membri.

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servizio @e.bollo

Al fine di consentire a cittadini e imprese di assolvere per via telematica a tutti gli obblighiconnessi all'invio di una istanza a una pubblica amministrazione o a qualsiasi ente o autoritàcompetente, con provvedimento del direttore dell'Agenzia delle entrate d'intesa con il capo delDipartimento della funzione pubblica, da adottare entro centottanta giorni dalla data di entrata invigore della presente legge, sono stabilite le modalità per il pagamento per via telematicadell'imposta di bollo dovuta per le istanze e per i relativi atti e provvedimenti, anche attraversol'utilizzo di carte di credito, di debito o prepagate.

ISTANZE, ATTI E PROVVEDIMENTI TRASMESSI IN VIA TELEMATICA

art. 1, comma 596, L. 27 dicembre 2013, n. 147 (Stabilità 2014)

Provvedimento Agenzia Entrate 19.9.2014Modalità di pagamento in via telematica dell'imposta di bollo dovuta per le istanze e per irelativi atti e provvedimenti trasmessi in via telematica ai sensi dell’art. 1, comma 596, dellalegge 27 dicembre 2013, n. 147 – servizio @e.bollo

Documento AdE – AgID BOLLO TELEMATICO @E.BOLLO

LINEE GUIDA PER PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI E PRESTATORI DI SERVIZI DI PAGAMENTO

art. 6, comma 2, Provv. Dir. AdE del 19.9.2014

AgID PAGAMENTO ELETTRONICO DELLA MARCA DA

BOLLO DIGITALE Versione 1.0 - febbraio 2015

16ISTANZE, ATTI E PROVVEDIMENTI TRASMESSI IN VIA TELEMATICA

Servizio @e.bollo

consente l’acquisto della Marca da bollo digitale per l’assolvimento dell’imposta di bollosulle richieste trasmesse in via telematica alla Pubblica Amministrazione e sui relativi attirilasciati tramite canali telematici.

L’acquisto della Marca da bollo digitale, in una prima fase, sarà possibile esclusivamente suisiti internet delle Pubbliche Amministrazioni che offrono servizi interattivi di dialogo con gliutenti per la richiesta telematica e il rilascio dei documenti elettronici e che hanno aderito alNodo dei Pagamenti dell'Agenzia per l'Italia Digitale (PagoPA). Successivamente, sarannoattivate anche le procedure di pagamento della Marca da bollo digitale per le richieste eper i relativi atti scambiati via posta elettronica tra cittadini e Amministrazioni.

Per l’acquisto della Marca da bollo digitale, i cittadini potranno scegliere il prestatore diservizi di pagamento (cd. PSP) presso il quale effettuare il pagamento on line, tra coloro chehanno aderito al Nodo dei Servizi di Pagamento-SPC messo a disposizione dall’Agenzia perl’Italia Digitale (Nodo) e hanno stipulato un’apposita convenzione con l’Agenzia delle Entrate.

ll Direttore dell’Agenzia in data 30 dicembre 2015 (prot. 166199), ha sottoscritto digitalmentela Convenzione per adesione con i prestatori di servizi di pagamento per il Servizio @e.bollo.La Convenzione prevede, in sintesi:•le modalità di adesione e di “gestione dell’utenza” dei singoli PSP•le modalità di acquisto, acquisizione, pagamento e conservazione dei codici identificativinecessari alla predisposizione, a cura dei PSP, delle marche da bollo digitali•le modalità di pagamento che il PSP mette a disposizione dei cittadini

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All'articolo 3 della tariffa, parte prima, annessa al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, dopoil comma 1 è inserito il seguente:«1-bis. Istanze trasmesse per via telematica agli uffici e agli organi, anche collegiali,dell'Amministrazione dello Stato, delle regioni, delle province, dei comuni, loro consorzie associazioni, delle comunità montane e delle unità sanitarie locali, nonchè agli entipubblici in relazione alla tenuta di pubblici registri, tendenti ad ottenere l'emanazionedi un provvedimento amministrativo o il rilascio di certificati, estratti, copie e simili:euro 16,00».

art. 1, comma 591, L. 27 dicembre 2013, n. 147 (Stabilità 2014)

MISURA BOLLO

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R.M. 96/E/2013

IMPOSTA DI BOLLO sui documenti di accettazione delle offerte di fornitura dibeni e servizi scambiati tra Enti e fornitori all’interno del MEPA - Mercatoelettronico della pubblica amministrazione.

Imposta di bollo dovuta sul documento di stipula sottoscritto digitalmentedall’amministrazione che accetta l’offerta. Non si tratterebbe quindi di uncontratto concluso per corrispondenza che sconterebbe invece l’impostasolamente in caso d’uso.

Il documento di stipula viene invece ritenuto sufficiente ad instaurare ilrapporto contrattuale in quanto il fornitore non deve manifestareulteriormente la propria volontà: la mera identificazione e abilitazione al MEPAda parte delle aziende fornitrici costituisce di per sé valida sottoscrizione delleofferte di volta in volta presentate.

CONTRATTI ELETTRONICI

CONTRATTI STIPULATI ATTRAVERSO IL MEPA

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19CONTRATTI ELETTRONICICONTRATTI STIPULATI ATTRAVERSO IL MEPA (1/2)

FAQ per le P.A. - Il Mercato Elettronico

Gli ordini diretti e le Richieste di offerta del MePA sono esenti dall’applicazione delle marche da bollo?L’Agenzia delle Entrate, in risposta alle istanze di interpello formulate da Consip S.p.A., in riferimento alla Richiestadi offerta e all’Ordine diretto d’acquisto effettuati sul Mercato Elettronico della P.A., e attraverso la Risoluzione n.96/E del16 dicembre 2013 – disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate - ha precisato che:•il documento di accettazione contiene tutti i dati essenziali del contratto: amministrazione aggiudicatrice,fornitore aggiudicatario, oggetto della fornitura, dati identificativi, tecnici ed economici dell'oggetto offerto,informazioni per la consegna e fatturazione ecc. e, pertanto tale documento di accettazione dell’offerta deveessere assoggettato ad imposta di bollo ai sensi dell'articolo 2 della tariffa, Parte Prima allegata al D.P.R. 26ottobre 1972, n. 642;•le offerte presentate dagli operatori che non sono seguite dall'accettazione da parte della PubblicaAmministrazione non sono, invece, rilevanti ai fini dell'applicazione dell'imposta di bollo. Si tratta, infatti, dimere proposte contrattuali… che non producono effetti giuridici qualora non seguite dall'accettazione;•le disposizioni di cui all’art. 2 della Tariffa, Parte Prima, allegata al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, si applicanoanche alle scritture private redatte per concludere contratti attraverso la procedura denominata “Ordinediretto”;•ai sensi dell’art.8 del D.P.R.26 ottobre 1972, n. 642, nei rapporti con lo Stato l’imposta di bollo, quando dovuta, èa carico dell’altra parte, nonostante qualunque patto contrario. Pertanto, nel caso in cui il punto ordinante siaun’Amministrazione dello Stato, l’imposta di bollo è a carico esclusivamente dei fornitori;

20CONTRATTI ELETTRONICICONTRATTI STIPULATI ATTRAVERSO IL MEPA (2/2)

FAQ per le P.A. - Il Mercato Elettronico

l’imposta di bollo sui documenti di accettazione e di ordine diretto per l’approvvigionamento di beni e servizi

scambiati tra enti e fornitori all’interno del MePA può essere assolta con le modalità previste:

-dall’art. 15 D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 (pagamento imposta in maniera virtuale)

-ovvero assolta in base alle modalità individuate dalla lettera a) dell’art. 3 D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 E CIOÈ

MEDIANTE VERSAMENTO ALL’INTERMEDIARIO CONVENZIONATO CON L’AGENZIA DELLE ENTRATE CHE RILASCIA

APPOSITO CONTRASSEGNO (servizio e-bollo).

IN ALTERNATIVA ALLE MODALITÀ DI CUI ALL’ART. 15 D.P.R. 26 OTTOBRE 1972, N. 642 E AL PAGAMENTO PER

MEZZO DEL CONTRASSEGNO È POSSIBILE UTILIZZARE LE MODALITÀ DI ASSOLVIMENTO DELL’IMPOSTA DI BOLLO

SUI DOCUMENTI INFORMATICI DI CUI ALL’ART. 7 DEL DECRETO DEL MINISTRO DELL’ECONOMIA E DELLE FINANZE

DEL 23 GENNAIO 2004.

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LIBRI, REGISTRI E SCRITTURE CONTABILI

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MODALITA’ DI TENUTA (MODALITA’ DI TENUTA (MODALITA’ DI TENUTA (MODALITA’ DI TENUTA (informaticainformaticainformaticainformatica))))

NORMATIVA CIVILISTICANORMATIVA CIVILISTICANORMATIVA CIVILISTICANORMATIVA CIVILISTICA

Art. 39 CAD – Libri e scritture

I LIBRI, i repertori e le SCRITTURE … di cui siaobbligatoria la tenuta possono essere FORMATIe CONSERVATI su supporti informatici ...secondo le regole tecniche di cui all’art. 71 CAD

Art. 43 CAD – Riproduzione e conservazione dei documenti

I documenti degli archivi, le SCRITTURE CONTABILI, laCORRISPONDENZA ed ogni altro atto o documento dicui è prescritta la conservazione … OVE RIPRODOTTISU SUPPORTI INFORMATICI sono VALIDI E RILEVANTIA TUTTI GLI EFFETTI DI LEGGE se la riproduzione e laconservazione nel tempo garantiscono la conformitàdei documenti agli originali ...

Art. 2215 bis Cod. civ. –Documentazione informatica

I LIBRI, i repertori, le SCRITTURE e la DOCUMENTAZIONEla cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge oregolamento o che sono richiesti dalla natura o dalledimensioni dell’impresa possono essere FORMATI eTENUTI con STRUMENTI informatici ...

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23TEMPISTICA DI CONSERVAZIONETEMPISTICA DI CONSERVAZIONETEMPISTICA DI CONSERVAZIONETEMPISTICA DI CONSERVAZIONE

NORMATIVA FISCALENORMATIVA FISCALENORMATIVA FISCALENORMATIVA FISCALE

Art. 8, co. 5 L. 212/00

L’obbligo di conservazione di atti e documenti, stabilito a soli fini tributari, NON PUO’ECCEDERE IL TERMINE DI 10 ANNI DALLA LORO EMANAZIONE O DALLA LORO FORMAZIONE

Art. 22, co. 2, D.P.R. 600/73

NORMATIVA CIVILISTICANORMATIVA CIVILISTICANORMATIVA CIVILISTICANORMATIVA CIVILISTICA

Art. 2220 Cod. civ.

Le scritture DEVONO ESSERE CONSERVATE PER 10 ANNI dalla data dell’ultima registrazione

Per lo stesso periodo DEVONO CONSERVARSI le fatture, le lettere ed i telegrammi ricevutie le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti

Le scritture contabili obbligatorie ... DEVONO ESSERE CONSERVATE SINO A QUANDO NONSIANO DEFINITI GLI ACCERTAMENTI RELATIVI AL CORRISPONDENTE PERIODO DI IMPOSTA,anche oltre il termine stabilito dall’art. 2220 Cod. Civ.

L’Autorità adita in sede contenziosa PUO’ limitare l’obbligo di conservazione alle scritturerilevanti per la risoluzione della controversia in corso

24TERMINI DI ACCERTAMENTOTERMINI DI ACCERTAMENTOTERMINI DI ACCERTAMENTOTERMINI DI ACCERTAMENTO

Accertamento II.DD. – Art. 43 D.P.R. 600/73

TERMINE NOTIFICA

Entro il 31.12. del 5° anno successivo alla presentazione

della dichiarazione

DICHIARAZIONE OMESSA O

NULLA


della dichiarazione

RADDOPPIO TERMINI

Eliminazione norma su raddoppio termini in caso di reato ex D.Lgs.

74/00

Accertamento IVA – Art. 57 D.P.R. 600/73

RETTIFICHE ED ACCERTAMENTI

INDUTTIVI


della dichiarazione

DICHIARAZIONE OMESSA O

NULLA


della dichiarazione

RADDOPPIO TERMINI

Eliminazione norma su raddoppio termini in caso di reato ex D.Lgs.

74/00

DA PERIODO DI IMPOSTA IN CORSO AL 31.12.2016

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25TEMPISTICA DI CONSERVAZIONETEMPISTICA DI CONSERVAZIONETEMPISTICA DI CONSERVAZIONETEMPISTICA DI CONSERVAZIONE

CASSAZIONE, sent. n. 9834 del 19.1.2016 (dep. Il 13.5.2016)

Nell’ambito dell’attività accertativa tributaria resta fermo il principio per cui l’obbligo diconservazione di atti e documenti contabili non può eccedere il termine di 10 anni dalla loroemanazione o dalla loro formazione, contenuto negli artt. 2220 c.c. e 8, comma 5, dellaLegge n. 212/2000.

Infatti, il disposto di cui al comma 2 dell’art. 22 del D.P.R. n. 600/1973 - per cui le scritturecontabili obbligatorie devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli

accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre il termine decennale -

trova applicazione solo quando l’accertamento abbia avuto inizio prima del decorso deldecennio e si protragga oltre tale periodo. Se così non fosse, infatti, il contribuente sarebbecostretto a conservare la documentazione probatoria per un tempo indefinito, in violazione

della normativa citata nonché del diritto di difesa.

(Oggetto della controversia: avviso di accertamento reddito di impresa, anno 2003:LA FATTISPECIE RIGUARDAVA IL RECUPERO DI COSTI PER AMMORTAMENTI

ULTRADECENNALI, OPERATA SUL PRESUPPOSTO DELLA MANCATA PRODUZIONE DEI DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI DI SPESA)

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FATTURA ELETTRONICA

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FATTURA ELETTRONICA P.A.FATTURA ELETTRONICA P.A.FATTURA ELETTRONICA P.A.FATTURA ELETTRONICA P.A.NOVITA’

DAL 9 MAGGIO 2016 introdotti NUOVI CONTROLLI sui file trasmessi alSistema di Interscambio.

SINO AL 31 LUGLIO 2016 il mancato superamento di uno o più di questinuovi controlli non comporterà lo scarto del file ma solo unasegnalazione che verrà riportata all’interno della Ricevuta di consegna odella Notifica di mancata consegna

DAL 1 AGOSTO 2016 i file che non dovessero superare uno o più diquesti controlli verranno scartati

VERIFICA DI CONFORMITA’ SUL FORMATO FATTURA

VERIFICA DI UNICITA’ DELLA FATTURA

28FATTURA ELETTRONICA P.A.FATTURA ELETTRONICA P.A.FATTURA ELETTRONICA P.A.FATTURA ELETTRONICA P.A.

VERIFICA DI CONFORMITA’ SUL FORMATO FATTURA

introduzione di nuovi controlli con i seguenti codice di errore

• Codice 00418 La data del documento Nota di Credito (campo 2.1.1.3 ) nonpuò essere antecedente alla data della fattura collegata (campo 2.1.6.3 ),riferita nello stesso file

• Codice 00419 È presente nel documento un’aliquota IVA per la quale non esiste ilrelativo blocco DatiRiepilogo

• Codice 00420 Nel blocco DatiRiepilogo con EsigibilitaIVA uguale a S (scissionepagamenti), il campo Natura non può assumere valore N6 (inversione contabile)

• Codice 00421 Il valore del campo Imposta non risulta calcolato secondo le regoledefinite nelle specifiche tecniche

• Codice 00422 Il valore del campo ImponibileImporto non risulta calcolato secondole regole definite nelle specifiche tecniche

• Codice 00423 Il valore del campo PrezzoTotale non risulta calcolato secondo leregole definite nelle specifiche tecniche

• Codice 00424 L’aliquota IVA deve essere indicata in termini percentuali• Codice 00425 Il numero della fattura (campo 2.1.1.4 ) deve contenere

almeno un carattere numerico.

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29FATTURA ELETTRONICA P.A.FATTURA ELETTRONICA P.A.FATTURA ELETTRONICA P.A.FATTURA ELETTRONICA P.A.

VERIFICA DI UNICITA’ DELLA FATTURA

La verifica viene eseguita al fine di intercettare un accidentale reinvio della stessafattura; il SdI controlla che la fattura che sta esaminando non sia stata già trasmessa edelaborata; in quest’ottica, qualora i dati contenuti all’interno della fattura e relativi a:- identificativo cedente/prestatore;- anno della data fattura ;- numero fattura;coincidano con quelli di una fattura precedentemente trasmessa e per la quale non siastata inviata al soggetto trasmittente una notifica di scarto oppure di rifiuto da partedel destinatario (Amministrazione o terzo ricevente), il documento viene rifiutato conle seguenti motivazioni:-Codice 00404 Fattura duplicata-Codice 00409 Fattura duplicata nel lotto

Nel caso in cui il documento trasmesso sia una nota di credito (TipoDocumento =TD04), la verifica tiene conto anche della tipologia di documento; pertanto è ammessala presenza di due documenti aventi stesso cedente/prestatore, stesso anno e stessonumero solo qualora uno dei due sia di tipo TD04.

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CONSERVAZIONE ELETTRONICA

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CONSERVAZIONE ELETTRONICACONSERVAZIONE ELETTRONICACONSERVAZIONE ELETTRONICACONSERVAZIONE ELETTRONICA

art. 43art. 43art. 43art. 43

D.Lgs.D.Lgs.D.Lgs.D.Lgs. 82/2005 82/2005 82/2005 82/2005 ---- CADCADCADCAD• DOCUMENTI DEGLI ARCHIVIDOCUMENTI DEGLI ARCHIVIDOCUMENTI DEGLI ARCHIVIDOCUMENTI DEGLI ARCHIVI

• SCRITTURE CONTABILI SCRITTURE CONTABILI SCRITTURE CONTABILI SCRITTURE CONTABILI

• CORRISPONDENZA,CORRISPONDENZA,CORRISPONDENZA,CORRISPONDENZA,

• OGNI DATO, ATTO O DOCUMENTO OGNI DATO, ATTO O DOCUMENTO OGNI DATO, ATTO O DOCUMENTO OGNI DATO, ATTO O DOCUMENTO di cui e’ prescritta conservazione

SE RIPRODOTTISE RIPRODOTTISE RIPRODOTTISE RIPRODOTTI

SU SUPPORTO INFORMATICOSU SUPPORTO INFORMATICOSU SUPPORTO INFORMATICOSU SUPPORTO INFORMATICOsono VALIDI E RILEVANTIVALIDI E RILEVANTIVALIDI E RILEVANTIVALIDI E RILEVANTI

CONDIZIONECONDIZIONECONDIZIONECONDIZIONESE RIPRODUZIONE EFFETTUATA

IN MODO TALE DA GARANTIREGARANTIREGARANTIREGARANTIRE

CONFORMITA’ A ORIGINALICONFORMITA’ A ORIGINALICONFORMITA’ A ORIGINALICONFORMITA’ A ORIGINALI

E CONSERVAZIONE NEL TEMPOCONSERVAZIONE NEL TEMPOCONSERVAZIONE NEL TEMPOCONSERVAZIONE NEL TEMPO

NEL RISPETTO DELLE REGOLE TECNICHE ex art. NEL RISPETTO DELLE REGOLE TECNICHE ex art. NEL RISPETTO DELLE REGOLE TECNICHE ex art. NEL RISPETTO DELLE REGOLE TECNICHE ex art. 71 71 71 71 CADCADCADCAD

32CONSERVAZIONE ELETTRONICACONSERVAZIONE ELETTRONICACONSERVAZIONE ELETTRONICACONSERVAZIONE ELETTRONICA

CONSERVAZIONE ELETTRONICA NOTE

OGGETTODOCUMENTI

INFORMATICI

AUTENTICITÀ, INTEGRITÀ, AFFIDABILITÀ,LEGGIBILITÀ E CONSULTABILITÀ

devono essere garantire da PRESA IN CARICOsino a eventuale scarto

MODELLI ORGANIZZATIVI

INTERNOsoggetto produttore dei documenti informatici organizza

all’interno della propria struttura un sistema di conservazione elettronica

ESTERNO

soggetto produttore esternalizza in outsourcing il sistema di conservazione:

-necessaria nomina formale del responsabile dellaconservazione delegandogli anche il ruolo di responsabile deltrattamento dei dati-sottoscrizione di contratto o convenzione di servizio, conespresso obbligo contrattuale di rispettare il manuale diconservazione

D.P.C.M. 3.12.2013

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ATTORI DEL PROCESSOATTORI DEL PROCESSOATTORI DEL PROCESSOATTORI DEL PROCESSO

MANUALE DI MANUALE DI MANUALE DI MANUALE DI

CONSERVAZIONECONSERVAZIONECONSERVAZIONECONSERVAZIONE

PRODUTTORE: PRODUTTORE: PRODUTTORE: PRODUTTORE:

PF o PG responsabile del contenuto del pacchetto di versamento (se PA: è il

responsabile della gestione documentale)

RESPONSABILE CONSERVAZIONE: RESPONSABILE CONSERVAZIONE: RESPONSABILE CONSERVAZIONE: RESPONSABILE CONSERVAZIONE:

soggetto responsabile delle attività di conservazione

UTENTE: UTENTE: UTENTE: UTENTE: persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di gestione

informatica o di conservazione al fine di fruire delle informazioni di interesse

STRUMENTO STRUMENTO STRUMENTO STRUMENTO

che descrive il sistema di conservazione

dei documenti informatici:

-illustra dettagliatamente organizzazione, soggetti coinvolti e ruoli, modello di

funzionamento, descrizione del processo, di architetture e infrastrutture

utilizzate, misure di sicurezza

- obbligatoria la redazione come documento informatico

NUOVE REGOLE TECNICHE (1/3)



RUOLIE

COMPITI

PRODUTTOREPRODUTTOREPRODUTTOREPRODUTTORE

- è l’AUTORE DEL DOCUMENTO INFORMATICO , cioè il soggetto cheha l’autorità e la competenza per produrre il documento che formeràoggetto di conservazione ELETTRONICA;

- per le PP.AA., coincide con il responsabile della gestione documentale

UTENTEUTENTEUTENTEUTENTE- SOGGETTO CHE UTILIZZA il sistema di conservazione (nella maggior

parte dei casi coincide con il produttore)

RESPONSABILERESPONSABILERESPONSABILERESPONSABILE

delladelladelladella

CONSERVAZIONECONSERVAZIONECONSERVAZIONECONSERVAZIONE

- DEFINISCE E ATTUA le politiche complessive del processo diconservazione

- GESTISCE secondo il modello organizzativo, interno o esterno, adottato- REDIGE E AGGIORNA il manuale di conservazione- GENERA IL RAPPORTO DI VERSAMENTO E IL PACCHETTO DI

DISTRIBUZIONE (che sottoscrive con firma digitale o firma qualificataquando previsto dal manuale)

- RICHIEDE la presenza di unPUBBLICO UFFICIALE , se previstol’intervento

- MONITORA LA CORRETTA FUNZIONALITÀ del sistema e assicurala verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, l’integrità ela leggibilità degli archivi

- possibileDELEGA delle attività a uno o più soggetti terzi

ATTORI DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE

13/09/2016

18



PACCHETTO INFORMATIVO: PACCHETTO INFORMATIVO: PACCHETTO INFORMATIVO: PACCHETTO INFORMATIVO:

contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare

OGGETTI DEL OGGETTI DEL OGGETTI DEL OGGETTI DEL

PROCESSOPROCESSOPROCESSOPROCESSO

PACCHETTO DI VERSAMENTO: PACCHETTO DI VERSAMENTO: PACCHETTO DI VERSAMENTO: PACCHETTO DI VERSAMENTO:

Pacchetto informativo inviato dal PRODUTTORE al sistema di conservazione

secondo formato predefinito e concordato descritto nel manuale di CS

PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE: PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE: PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE: PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE:

Pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di

versamento

secondo specifiche contenute in all. 4 alle regole tecniche

e secondo le modalità descritte nel manuale

PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE: PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE: PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE: PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE:

Pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in

risposta a sua richiesta


PACCHETTO DI VERSAMENTO PACCHETTO DI VERSAMENTO PACCHETTO DI VERSAMENTO PACCHETTO DI VERSAMENTO

VERIFICA DELLA COERENZA VERIFICA DELLA COERENZA VERIFICA DELLA COERENZA VERIFICA DELLA COERENZA di PACCHETTO DI VERSAMENTO e

OGGETTI CONTENUTI CON MODALITA’ DESCRITTE NEL

MANUALE E CON FORMATI SCELTI

SCARTOSCARTOSCARTOSCARTO

GENERAZIONE, anche in modo automatico, delGENERAZIONE, anche in modo automatico, delGENERAZIONE, anche in modo automatico, delGENERAZIONE, anche in modo automatico, del

RAPPORTO DI VERSAMENTORAPPORTO DI VERSAMENTORAPPORTO DI VERSAMENTORAPPORTO DI VERSAMENTO

esito KO

esito OK• IDENTIFICATO IDENTIFICATO IDENTIFICATO IDENTIFICATO

univocamente dal sistema di univocamente dal sistema di univocamente dal sistema di univocamente dal sistema di

CSCSCSCS

• contiene RIFERIMENTO contiene RIFERIMENTO contiene RIFERIMENTO contiene RIFERIMENTO TEMPORALE TEMPORALE TEMPORALE TEMPORALE

e 1 O PIU’ IMPRONTE e 1 O PIU’ IMPRONTE e 1 O PIU’ IMPRONTE e 1 O PIU’ IMPRONTE

calcolate su intero pacchetto

possibile SOTTOSCRIZIONE possibile SOTTOSCRIZIONE possibile SOTTOSCRIZIONE possibile SOTTOSCRIZIONE

con FIRMA DIGITALE con FIRMA DIGITALE con FIRMA DIGITALE con FIRMA DIGITALE

O FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA O FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA O FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA O FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA

da parte del RC ove prevista dal manuale

PACCHETTO DI PACCHETTO DI PACCHETTO DI PACCHETTO DI

ARCHIVIAZIONEARCHIVIAZIONEARCHIVIAZIONEARCHIVIAZIONESISTEMA SISTEMA SISTEMA SISTEMA DIDIDIDI CONSERVAZIONECONSERVAZIONECONSERVAZIONECONSERVAZIONE

PROCESSO DI CONSERVAZIONE (1/2)

13/09/2016

19


PROCESSO DI CONSERVAZIONE (2/2)

esito OK Preparazione e gestione

sulla base delle specifiche

della struttura dati di cui

all. 4 delle regole

tecniche e secondo

modalità del manuale


ARCHIVIAZIONEARCHIVIAZIONEARCHIVIAZIONEARCHIVIAZIONESISTEMA SISTEMA SISTEMA SISTEMA DIDIDIDI CONSERVAZIONECONSERVAZIONECONSERVAZIONECONSERVAZIONE


DISTRIBUZIONEDISTRIBUZIONEDISTRIBUZIONEDISTRIBUZIONE

Preparazione e sottoscrizione con FIRMA DIGITALE O FIRMA ELETTRONICA FIRMA DIGITALE O FIRMA ELETTRONICA FIRMA DIGITALE O FIRMA ELETTRONICA FIRMA DIGITALE O FIRMA ELETTRONICA

QUALIFICATAQUALIFICATAQUALIFICATAQUALIFICATA se previste dal manuale

serve ai fini dell’esibizione richiesta da UTENTE

Per interoperabilità dei sistemi di CS, la produzione dei pacchetti di

distribuzione coincide con quelli di archiviazione

SISTEMA DI CONSERVAZIONE

deve permettere ai soggetti

autorizzati l’ACCESSO DIRETTO, l’ACCESSO DIRETTO, l’ACCESSO DIRETTO, l’ACCESSO DIRETTO,

ANCHE DA REMOTOANCHE DA REMOTOANCHE DA REMOTOANCHE DA REMOTO, al

documento informatico

conservato attraverso la

produzione di un pacchetto di

distribuzione

Via Giambattista Vico, 22 00196 Roma (RM)www.studiosantacroce.eu

[email protected]

+39 06.32.11.13.94 / 06.32.23.241 Fax +39 06 32.50.61.47

prof. avv. Benedetto Santacroce

prof. avv. Benedetto Santacroce · 2020. 11. 11. · 13/09/2016 1 1 DISCIPLINA della CONSERVAZIONE...

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