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PROCEDURA AREA I) DEBITI E COSTI

6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE

DIPENDENTE

INDICE

1. SCOPO

2. CAMPO DI APPLICAZIONE

3. RIFERIMENTI

4. TERMINI E DEFINIZIONI

5. RESPONSABILITÀ

FASI

6.1 Rilevazione delle presenze e delle assenze

6.2 Determinazione delle competenze stipendiali e relativi oneri

6.3 Controlli del processo di elaborazione dei cedolini

6.4 Elaborazione definitiva dei cedolini e autorizzazione al pagamento

6.5 Rilevazione dei costi e delle ritenute

6.6 Pagamento degli stipendi, delle ritenute fiscali e degli oneri contributivi e riflessi

6.7 Rilevazioni di fine esercizio

6.8 Controlli periodici

6.9 Conservazione della documentazione

7 TABELLA MATRICIALE

8 DIAGRAMMA DI FLUSSO

Rev. Data Descrizione delle modifiche Firma di Emissione Firma di Verifica Firma di Approvazione

0 31.12.2019 Prima emissione UO EF

UO RU RAQ Direttore Amministrativo

Elaborata da:

Direttore UO Economico Finanziaria

Direttore UO Risorse Umane

6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE DIPENDENTE

1.SCOPO

La procedura disciplina le modalità, le responsabilità e le tempistiche relative alla gestione del

trattamento economico del personale dipendente, fornendo gli elementi necessari a costruire un

corretto percorso amministrativo-contabile e a identificare le necessarie misure di controllo contabile;

non entra, pertanto, nello specifico degli aspetti giuridici (ivi compresa la gestione dell’anagrafica dei

dipendenti), fiscali, previdenziali e organizzativi. In particolare, prevede le fasi di: rilevazione delle

presenze e delle assenze, determinazione delle competenze stipendiali e dei relativi oneri, controllo del

processo di elaborazione dei cedolini, elaborazione definitiva dei cedolini e autorizzazione al

pagamento, rilevazione dei costi e delle ritenute, pagamento degli stipendi, delle ritenute fiscali e degli

oneri contributivi, rilevazioni di fine esercizio, controlli periodici.

2. CAMPO DI APPLICAZIONE

La presente procedura si applica alla gestione del trattamento economico del personale dipendente, a

tempo indeterminato e determinato. Il procedimento comprende la rilevazione delle presenze e delle

assenze del personale, la gestione mensile del cedolini per il compenso spettante, la contabilizzazione

dei costi per la costruzione del Bilancio e la gestione delle ritenute fiscali e previdenziali correlate alla

tipologia di personale (versamento e contabilizzazione).

3. RIFERIMENTI

D.lgs. n. 118/2011 “Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di

bilancio delle Regioni, degli enti locali e dei loro organismi, a norma degli articoli 1 e 2 della legge 5

maggio 2009, n. 42” e s.m.i.;

D.M. 15/06/2012: "Nuovi modelli di rilevazione economica «Conto economico» (CE) e «Stato

patrimoniale» (SP) delle aziende del Servizio sanitario nazionale";

D.M. 20/03/2013: "Modifica degli schemi dello Stato patrimoniale, del Conto economico e della

Nota integrativa delle Aziende del Servizio Sanitario nazionale";

Codice Civile: art. 2423-2428;

Principio Contabile Nazionale OIC n. 11 “Bilancio d’esercizio – finalità e postulati”;

Principio Contabile Nazionale OIC n. 19 “I debiti”;

Principio Contabile Nazionale OIC n. 23 “Lavori in corso su ordinazione”;

Principio Contabile Nazionale OIC n. 18 “Ratei e risconti”;

Linee guida regionali “Disponibilità Liquide”;

Decreto Legislativo 18 aprile 2016, n. 50 - Codice dei contratti pubblici

Testo Unico Imposte sui Redditi;

Normativa in materia di anticorruzione e trasparenza

CU e Modello 770 sulla base delle disposizioni Agenzia delle Entrate

Linee guida contabili e tecniche per la redazione del bilancio d’esercizio 2016 delle aziende socio

sanitarie regionali (nota prot. a1.2017.0098008 del 09/05/2017)





Disposizioni regionali relative agli scambi infragruppo: note regionali relative al Partitario

Intercompany, in particolare:

✓ linee guida partitario Intercompany

✓ attivazione Cruscotto Web per l’allineamento delle partite Intercompany delle Aziende del

Sistema Socio Sanitario Regionale e relativo manuale d’uso (rif.: nota prot. n. A1.2017.0327674

del 15/12/2017)

- Legge 190/2012 “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità

nella pubblica amministrazione”;

- D.Lgs. 33/2013 “Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di

pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni” come

modificato dal D.Lgs. 97/2016;


Norme relative a specifiche tipologie di costo;

- Norme relative al personale dipendente, assimilato e convenzionato (compresi i contratti collettivi

nazionali del personale del comparto del 21/05/2018 e del personale appartenente alla dirigenza

medica e alla dirigenza S.P.T.A del 17/10/2008, gli accordi collettivi nazionali e regionali, i contratti

integrativi aziendali);

- D. Lgs. 151/2001 "Testo unico delle disposizioni legislative in materia di tutela e sostegno della

maternità e della paternità, a norma dell'articolo 15 della legge 8 marzo 2000, n. 53";

- D. Lgs. 66/2003 “Attuazione delle direttive 93/104/CE e 2000/34/CE concernenti taluni aspetti

dell'organizzazione dell'orario di lavoro";

- D. Lgs. 116/2016 “Modifiche all'articolo 55-quater del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, ai

sensi dell'articolo 17, comma 1, lettera s), della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di

licenziamento disciplinare”;

- Legge 104/1992 “Legge-quadro per l'assistenza, l'integrazione sociale e i diritti delle persone

handicappate”

- Circolari MEF

- Leggi Regionali, Direttive ed indirizzi regionali

- Varie circolari del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato in materia di razionalizzazione

della spesa pubblica e di rideterminazione dei fondi della contrattazione integrativa.

- CC.CC.NN.LL. e C.C.I.A. - Contratti vigenti per il comparto sanità e per le aree dirigenziali

- D.Lgs.502/1992 - Riordino della disciplina in materia sanitaria

- Legge 662/1996 art.1 c.126 - Misure di razionalizzazione della finanza pubblica

- D.P.R.445/2000 - Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa

- D.Lgs.165/2001 e s.m.i. - Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle

amministrazioni pubbliche;

- Decreti Legislativi 74 e 75 del 25 maggio 2017- Decretazione Madia (modifiche e integrazioni al

decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165)

- D.L. 112/2008 convertito in Legge 133/2008 - Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la

semplificazione, la competitività, la stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione

tributaria

- D.L. 78/2010 convertito in Legge 122/2010 e s.m.i. - Misure urgenti in materia di stabilizzazione

finanziaria e di competitività economica

- D. Lgs. 141/2011 di correzione del D. Lgs. 150/2009 noto come” Riforma Brunetta” relativa alle

pubbliche amministrazioni, attua la legge n° 15 del 4 marzo 2009, in materia di ottimizzazione della

produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni

- legge regionale 30 dicembre 2009 n. 33 e s.m.i decreto legislativo n. 230/1995 e s.m.i. -regolamento

organizzativo e di funzionamento della commissione per la radioprotezione

- D. Lgs. 81/2008 - Testo unico sulla sicurezza e s.m.i.

Regolamenti, Linee Guida, accordi aziendali:

- Regolamento aziendale orario di lavoro dipendenti comparto del 03.05.2011;

- Regolamento aziendale orario di servizio e di lavoro della dirigenza medica e sanitaria non

medica, tecnica e amministrativa del 06.10.2015;

- Regolamento aziendale lavoro straordinario del 06.04.2016;

- Regolamento aziendale accesso alla mensa;

- Regolamento trattamento di missione;

- Regolamento modalità di erogazione indennità ex art. 44 CCNL 94/97 – comparto del 21.01.2011;

- Procedura interna timbrature inserite manualmente del 4.12.2017;

- Procedura interna pareggio negativi del 4.03.2016;

- Procedura interna controllo Libera Professione.

- Modifica regolamento servizio di foresteria e aggiornamento tariffe – Delibera nr. 531 del 02/12/2017

- Accordi RAR dirigenza e comparto

- Regolamento dell’esercizio dell’attività libero professionale

- Regolamento dell’attività di formazione aziendale

- Procedura per lo svolgimento di attività di docenza espletata dal personale dipendente

- Regolamento in materia di graduazione delle funzioni dirigenziali.

- Regolamento per la individuazione dei criteri per il conferimento Posizione Organizzative

- Regolamento di funzionamento del nucleo di valutazione delle performance/prestazioni


- Regolamento per la composizione e funzionamento del collegio tecnico per le verifiche del

personale dirigenziale

Normativa fiscale, Previdenziale e stipendiale:

- D.P.R. 602/1973 - Disposizioni sulla riscossione delle imposte sul reddito

- D.P.R. 917/1986 e s.m.i. - Testo Unico Imposte sui redditi

- D.P.R. 1124/1965- Testo unico delle disposizioni per l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni

sul lavoro e le malattie professionali

- D. Lgs. 38/2000- Disposizioni in materia di assicurazioni contro gli infortuni sul Lavoro

- D.P.R. 180/1950 e s.m.i - Testo unico delle leggi concernenti il sequestro, il pignoramento e la

cessione degli stipendi, salari e pensioni dei dipendenti dalle pubbliche Amministrazioni

- Legge 335/1995 - Riforma del sistema pensionistico obbligatorio e complementare

- Legge 326/2003 e s.m.i. - Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 30

settembre 2003, n. 269, recante disposizioni urgenti per favorire lo sviluppo e per la correzione

dell'andamento dei conti pubblici;

- Circolare INPDAP n.30 26 novembre 2003 e seguenti - Cartolarizzazione dei crediti

- Circolari – Informative - Regolamenti INPS ed ex INPDAP

- Legge 306/1901 e s.m.i. - Provvedimenti pel Collegio-convitto per gli orfani dei sanitari italiani in

Perugia

- Circolari annuali dell’Istituto O.N.A.O.S.I.

4.DEFINIZIONI ED ABBREVIAZIONI

UO EF Unità Operativa Economico Finanziario

UO SSST UO Servizi Sanitari e Socio Sanitari Territoriali

CUP Centro Unico di Prenotazione

UO A.S Unità Operativa Acquisti e Servizi

UO UT Unità Operativa Ufficio Tecnico

UO RU Unità Operativa Risorse Umane

SIC Servizio Ingegneria Clinica

SIA Servizio Informativo Aziendale

UO AGL Unità Operativa Affari Generali e Legali

SIC Servizio Ingegneria Clinica

UO CD Unità Operativa Controllo Direzionale

SIA Servizio Informativo Aziendale

UO SS Unità Operativa Servizi di Supporto

UO GC Unità Operativa Gestione Cronicità

DAPS Direzione assistenziale professioni sanitarie

DTP Dipartimento Tecnico Patrimoniale

UO FORM Unità Operativa Formazione

5.RESPONSABILITA’

FASI E SOTTOFASI RESPONSABILE TEMPISTICHE

1. Rilevazione delle presenze e delle assenze

a) rilevazione presenze assenze

-consegna badge al dipendente

-controlli di presenza in servizio del personale

-controlli sull’attività effettuata in Libera Professione

b)validazione/ autorizzazione del lavoro straordinario

-Piano annuale pronta disponibilità

-inserimento calendari pronta disponibilità

-guardia

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

Direzione Medica e DAPS

Responsabili UU.OO/Rep/Serv

Direzioni mediche

Trimestralmente


c)variazione sede di lavoro

d) acceso servizio mensa (controlli)

-rilevazione accessi tramite timbrature

-comunicazione ulteriori accessi (pasti in reparto, utilizzo

card locali convenzionati, ecc)

-controllo corretto accesso

e) inserimento assenze

f) eccedenze orarie

-invio prospetto dettaglio situazione oraria

-autorizzazione

-caricamento in procedura

g) recupero ore (autorizzazione)

h) emissione dei cartellini dei dipendenti

-controllo cartellini

-verifica dipendenti con saldo orario negativo

-elenco dipendenti per i quali si deve procedere alla

ritenuta stipendiale

i)controlli liquidazione Libera Professione

-elenco attività svolta con debito orario

-controlli sul debito orario

l)controlli liquidazione attività in regime AVA/ APA

- elenco attività svolta in regime AVA /APA


m) archiviazione

n) passaggio informazioni per indennità accessorie

mensili

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Servizi di Supporto

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane


UO Risorse Umane


UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Servizi Socio Sanit Territor.

UO Risorse Umane

UO Servizi Socio Sanit Territor.

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

Mensilmente

Mensilmente

Mensilmente

Mensilmente

Mensilmente

Mensilmente

Annualmente

Annualmente

Mensilmente

Mensilmente

Trimestralmente

Mensilmente

Mensilmente

2. Determinazione delle competenze stipendiali e

relativi oneri

-variazioni trattamento economico tabellare

-variazioni anagrafica /fiscale /contributiva

-caricamento variabili economiche

Debiti informativi in materia previdenziale, assistenziale

e fiscale

CU (Certificazione Unica)

-controlli

-invio Agenzia delle Entrate

Modello 770

Conto annuale

Anagrafe tributaria

Controllo autocertificazioni

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Economico Finanziaria


UO Risorse Umane


UO Risorse Umane

Annualmente

Annualmente

Annualmente


3.Controlli del processo di elaborazione dei cedolini

A) A)Verifica delle elaborazioni dei cedolini su una

congrua campionatura per qualifica /categoria

B)

C) B)Controlli specifici su tutti i dipendenti cessati e su

eventuali aspettative o assenze prolungate

D)

E) C) Controlli sui rimborsi spese da erogare ai dipendenti

F)

G) D) Controlli sulle trattenute stipendiali: verifica su un

campione di retribuzioni calcolate, della correttezza

del totale imponibile fiscale e previdenziale e del netto

da pagare, come elaborati dal sistema informatico

H)

E) Controlli sulle indennità di risultato e/o altri sistemi

incentivanti (RAR)

-comunicazione importi da liquidare

-importazione file nel gestionale stipendiale

F) Controlli sui compensi relativi all’attività libero

professionale

-verifica congruenza con i ricavi e corretta ripartizione

tra le figure coinvolte

-verifica dell’attività fuori orario di servizio

-corretta imputazione alle voci stipendiali specifiche

-inserimento nel gestionale del personale

G) Controlli sull’eventuale sussistenza di condizioni che

impediscono l’integrale pagamento delle somme

Generazione report /stampe di controllo e riepilogo

Correzione degli eventuali errori

Verifiche Equitalia (art. 48 bis DPR 602/73)

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Controllo Direzionale

UO Risorse Umane

UO SSST

UO Risorse Umane

UO SSST

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

Entro il 20 del

mese

4.Elaborazione definitiva dei cedolini e autorizzazione al

pagamento

-elaborazione definitiva

-generazione flusso SEPA per il Tesoriere

-autorizzazione al pagamento

-invio flusso al Tesoriere

-creazione stampe, riepiloghi, flussi

-Errori rilevati dopo elaborazione definitiva

a) correzione se non è ancora stato inviato il flusso al

tesoriere

b)se il flusso al Tesoriere è già stato inviato, recupero nei

mesi successivi

-iscrizione del credito

-accredito aggiuntivo

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

Responsabile UO Risorse

Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane



Entro 3 giorni

antecedenti

valuta

5.Rilevazione dei costi e delle ritenute UO Economico Finanziaria

6.Pagamento degli stipendi, delle ritenute fiscali e degli

oneri contributivi e riflessi



7.Rilevazioni di fine esercizio

A) costi e debiti non contabilizzati

-conteggio competenze fisse maturate ma non pagate

-conteggio fondi non pagati

-rilevazioni contabili dei debiti

-fondi rinnovi contrattuali

B) Libera professione – Fondo perequazione – Legge

Balduzzi

UO Risorse Umane

UO Risorse Umane




In sede di

chiusura Bilancio

d’Esercizio

8. Controlli periodici

-quadratura delle singole competenze rilevate nel

sistema di contabilità generale nel periodo con i

cedolini dello stesso periodo;

-controlli in merito alla consistenza dei debiti verso

dipendenti per retribuzioni, nonché dei debiti verso gli

enti assistenziali e previdenziali, verso l’erario e verso

eventuali altri soggetti;

- quadratura /riconciliazione tra i debiti verso personale

dipendente rilevati negli esercizi precedenti e quanto

rilevato e pagato nel corso dell’esercizio al fine di

verificare l’esattezza del saldo;

-quadratura della movimentazione finanziaria

avvenuta in ogni mese con la variazione del “Debito

verso personale dipendente” e dei debiti verso gli enti

assistenziali e previdenziali, verso l’erario e verso

eventuali altri soggetti (tutte le trattenute e i relativi

versamenti devono quadrare e trovare una

riconciliazione);

-controlli, anche a campione, sulla corretta

applicazione degli istituti relativi alla retribuzione di

risultato e di posizione rispetto all’inquadramento

giuridico del dipendente:

a)Istituto della retribuzione di posizione

b) Istituto della retribuzione di risultato/ produttività

-verifica della corretta classificazione delle passività tra

debiti e correlati costi del personale, da un lato, e fondi

e correlati accantonamenti dall’altro;

-analisi comparate dei costi del periodo corrente,

dell’anno precedente e del bilancio di previsione;

-controllo del rispetto dei debiti informativi verso il

lavoratore e gli enti esterni (per esempio Certificazioni

Uniche e modello 770):

a)verso il lavoratore

b) verso gli Enti esterni

-verifica del corretto utilizzo dei conti dedicati alla

contabilità separata della libera professione e ai

sezionali di bilancio; verifica della corretta

alimentazione dei sistemi di contabilità analitica;





UO Risorse Umane

UO Controllo Direzionale


UO Risorse Umane

UO Risorse Umane



Mensilmente

Mensilmente /

Annualmente

In sede di

chiusura

Bilancio

d’Esercizio

Mensilmente

Annualmente

In sede di

chiusura

Bilancio

d’Esercizio

Trimestralmente

Annualmente

Trimestralmente


-controlli sulla corretta applicazione della normativa in

materia di anticorruzione e trasparenza.

RPCT

9.Conservazione della documentazione

-fascicolo personale dipendente

-contabile, fiscale e versamenti obbligatori

UO Risorse Umane


6 FASI

6.1 Rilevazione delle presenze e delle assenze

6.1.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla rilevazione delle presenze e delle assenze

Le entrate e le uscite dal luogo di lavoro devono essere registrate mediante l’apposito sistema di

rilevazione. L’UO Risorse Umane Settore Rilevazione Presenze, al momento dell’assunzione, consegna a

tutti i dipendenti un badge personalizzato che svolge anche la funzione di tesserino identificativo,

strettamente personale ed incedibile.

I dipendenti sono tenuti obbligatoriamente ad utilizzare gli strumenti di rilevazione della presenza in

servizio forniti dall’ente, sia all’inizio che al termine della propria sessione lavorativa giornaliera così come

in occasione della pausa pranzo. Tutte le timbrature, comprese quelle causalizzate al fine di

contabilizzare attività diverse dal normale servizio, dovranno essere effettuate mediante utilizzo del

terminale di timbratura a cui il dipendente è abilitato. E’ autorizzato l’uso di un timbratore diverso rispetto

a quello a cui il dipendente è abilitato esclusivamente per esigenze di servizio dimostrabili o connesse a

necessità assistenziali.

Essendo il badge personale ed incedibile, costituisce per il dipendente grave illecito disciplinare

procedere alla timbratura della presenza per conto di un altro dipendente, anche se da questi

incaricato, fermo restando ogni altro eventuale profilo di responsabilità previsto dall’ordinamento.

La timbratura presuppone che il dipendente sia fisicamente presente sul luogo di lavoro. Qualora il

dipendente, per giustificato motivo personale, debba assentarsi dal luogo di lavoro, deve darne

comunicazione al proprio Responsabile gerarchico diretto ed effettuare timbratura in uscita.

Nel caso di omessa timbratura, il dipendente può inserire tramite portale, la richiesta di orario di ingresso

e/o uscita dal lavoro, precisando il motivo della mancata timbratura per la successiva autorizzazione da

parte del Responsabile gerarchico diretto. Possono essere accettate e giustificate fino ad un massimo di

2/3 mancate timbrature mensili. Nel caso in cui venga superata questa soglia, le timbrature non

autorizzate dal Responsabile gerarchico diretto non daranno luogo ad alcun riconoscimento orario.

Sulla base di apposita procedura informatica, vengono periodicamente posti in essere controlli a

campione al fine di verificare la reale presenza in servizio del personale, come previsto dalla normativa

anticorruzione. Tale controllo prevede l’estrazione assolutamente casuale di 10 matricole appartenenti a

dipendenti che risultano essere in servizio in un dato momento della giornata scelta per l’effettuazione

del controllo. Per tali dipendenti viene verificata la presenza fisica sul luogo di lavoro.

Per quanto riguarda l’attività libero professionale intramuraria, contraddistinta dall’apposita causale di

timbratura (F4), vengono effettuati, dal Settore Rilevazione Presenze-Assenze, specifici controlli finalizzati

alla verifica che l’attività venga svolta fuori timbratura. In particolare vengono richiesti al Direttore dei

Servizi Socio-Sanitari e Territoriali, con cadenza trimestrale, gli elenchi delle visite effettuate in regime di

libera professione. Tali dati vengono posti a confronto con le timbrature di servizio effettuate dal

personale medico che ha svolto l’attività libero professionale al fine di rilevare eventuali anomalie.

6.1.2 Modalità di validazione/ autorizzazione del lavoro straordinario

a) Pronta disponibilità

Il Piano annuale delle pronte disponibilità è definito dalla UO Direzione Medica e dal DAPS. Sulla base

dello stesso, l’UO Risorse Umane, predispone il Decreto a firma del Direttore Generale.

I Responsabili/Coordinatori del comparto e della dirigenza provvedono al diretto inserimento nella

procedura informatica “Sigma Planner” del calendario di Pronta Disponibilità sulla base dei turni

predisposti.


In caso di chiamata in pronta disponibilità, il dipendente timbra con apposita causale l’entrata e l’uscita

dal servizio. Il periodo di servizio in pronta disponibilità, salvo diversa indicazione del dipendente, viene

automaticamente corrisposto come straordinario in pagamento.

La pronta disponibilità passiva (arco temporale in cui il dipendente resta a disposizione del datore di

lavoro e, in caso di necessità, può essere chiamato a prestare servizio di reperibilità attiva), genera per il

dipendente il diritto a percepire la relativa indennità qualora il turno sia di 12 ore, ovvero un importo

orario proporzionale maggiorato del 10% qualora il turno sia di minor durata e comunque non inferiore

alle quattro ore; quanto sopra secondo le previsioni contrattuali.

b) Guardia

I turni di guardia effettuati sono rilevati attraverso l’applicativo informatico mediante la normale

timbratura.

Il Settore Rilevazione Presenze – assenze opera mensilmente i controlli relativi al numero di turni di guardia

da corrispondere sulla base di prospetti redatti dalle Direzioni Mediche dei Poli Ospedalieri che

effettuano verifiche mensili di congruità con i rispettivi calendari / piani di attività.

La corresponsione al personale dell’indennità di guardia notturna e festiva viene effettuata dal Settore

Economico-Previdenziale sulla base del passaggio dati effettuata mensilmente dal Settore Rilevazione

Presenze-Assenze.

Il recupero o l’eventuale pagamento delle ore effettuate in guardia attiva è disciplinato dalle specifiche

disposizioni aziendali.

6.1.3 Variazione sede di lavoro

Il Settore Rilevazione Presenze, sulla base delle indicazioni ricevute tramite comunicazione scritta dalle

Direzioni/Uffici di volta in volta competenti, provvede:

- alla variazione della sede di lavoro del singolo dipendente;

- all’attribuzione del nuovo turno/orario di servizio;

- all’attribuzione del dipendente stesso al nuovo Responsabile gerarchico diretto ai fini delle

autorizzazioni delle richieste avanzate tramite l’applicativo “Angolo del dipendente” per timbrature

mancanti, richieste di ferie e permessi nonché per la gestione del calendario turni mediante Sigma

Planner in caso di dipendente turnista.

La variazione della sede di lavoro determina automaticamente anche la variazione del centro di costo

per la contabilizzazione dei flussi economici per l’UO Controllo Direzionale.

6.1.4 Accesso alla mensa e relativi controlli

L’accesso alla mensa avviene al di fuori dell’orario di lavoro.

La fruizione del pasto viene attestata mediante una delle seguenti possibili modalità:

- tramite utilizzo del badge di timbratura personale per la mensa aziendale (Cremona e Oglio Po);

- con la card dedicata per il personale operante sul territorio (vedi nota al paragrafo successivo);

- con i buoni cartacei acquistabili presso il CUP aziendale. Il Regolamento di accesso al servizio mensa

aziendale definisce quale modalità di accesso è consentita per ciascuna tipologia di collaboratore.

ACCESSO AL PASTO MEDIANTE BADGE MAGNETICO / CARD LOCALI CONVENZIONATI

Il Settore Rilevazione Presenze-Assenze rileva gli accessi alla mensa aziendale tramite la timbratura

effettuata presso un rilevatore collocato in prossimità della cassa delle mense stesse (Cremona e Oglio

Po). Il Direttore della UO Servizi di Supporto trasmette mensilmente al Settore Rilevazione Presenze-

Assenze ulteriori accessi, e in particolare:

- l’elenco dei collaboratori che hanno prenotato il pasto in reparto (facoltà concessa ai servizi con turni

e con attività non interrompibili);

- l’elenco dei collaboratori che ne hanno fruito presso locali convenzionati. Questo elenco riguarda il

personale operante sul territorio di competenza aziendale. Sono state stipulate convenzioni con locali di

ristoro convenzionati e, a tutti i dipendenti operanti sul territorio, è stata consegnata una card dedicata

per la fruizione dei pasti, rilasciata dalla ditta risultante vincitrice della gara di appalto. I dipendenti

hanno facoltà di chiedere, alla UO Servizi di Supporto, il caricamento sulla card personale di un certo

numero di buoni pasto, in base alle proprie esigenze (massimo 2 mesi in base alle giornate di presenza).

La card è utilizzabile nei locali convenzionati con le regole fissate dal Regolamento di accesso al servizio

mensa aziendale.

- l’elenco dei dipendenti che si trovavano momentaneamente sprovvisti di badge per i quali è stata

registrata manualmente la fruizione.


Il Settore Presenze-Assenze provvede ad elaborare e a caricare nell’applicativo Sigma i suddetti elenchi.

Mensilmente il dato complessivo degli accessi alla mensa viene trasmesso telematicamente al Settore

Economico-Previdenziale per le trattenute in busta paga, secondo quanto previsto dal Regolamento di

accesso al servizio mensa aziendale.

ACCESSO AL PASTO MEDIANTE BUONO PASTO CARTACEO

Alcune categorie di collaboratori individuati dal Regolamento di accesso al servizio mensa aziendale

fruiscono del pasto mediante acquisto preventivo presso il CUP aziendale di un buono cartaceo con

pagamento anticipato al costo previsto dal Regolamento stesso. La fruizione avviene mediante

semplice presentazione del buono alla cassa della mensa aziendale.

CONTROLLO ACCESSI ALLA MENSA

Il controllo del corretto accesso al servizio mensa viene effettuata mensilmente dal Settore Rilevazione

Presenze-Assenze. Viene verificata l’eventuale presenza di accessi alla mensa in giornate di assenza a

qualsiasi titolo dal lavoro (es. congedi ordinari, straordinari, aspettative, riposi, comandi, permessi

sindacali, malattia o infortunio). Al verificarsi di queste situazioni viene effettuata una segnalazione

tramite mail ai dipendenti interessati al fine di evitare il ripetersi di tali episodi. In caso di recidiva l’UO RU

adotta i provvedimenti previsti per tali abusi con segnalazione all’Ufficio Procedimenti Disciplinari.

6.1.5 Inserimento delle assenze

La gestione delle assenze avviene con modalità differenti a seconda della tipologia dell’assenza

trattata.

L’applicativo “Angolo del dipendente” permette ai dipendenti la trasmissione in modo informatizzato sia

delle richieste di inserimento di mancate timbrature sia delle richieste relative ai seguenti istituti

contrattuali/normativi:

- richiesta di congedo ordinario (ferie);

- richiesta di congedo per rischio radiologico e anestesiologico;

- richiesta di recupero ore eccedenti accantonate;

- richiesta di permesso retribuito per motivi personali/familiari, visite ed esami personali, legge 104/92.

Il dipendente accede al software formulando una richiesta al proprio Responsabile gerarchico diretto

che autorizza o nega il consenso (nel secondo caso indicando la motivazione). Sono presenti iter

autorizzativi che prevedono un secondo livello autorizzativo qualora ciò sia previsto dal tipo di assenza.

Dopo l’ultimo livello autorizzativo la richiesta positivamente accolta viene trasferita direttamente nel

software delle presenze-assenze e inserita automaticamente nel cartellino delle presenze. Il sistema

permette di tracciare la data e l’utente (dipendente e autorizzatore) che ha avuto accesso al processo.

Ogni utente può visualizzare l’esito della propria richiesta.

Le restanti assenze vanno richieste mediante modulo cartaceo e, successivamente alle relative

autorizzazioni, vengono inserite manualmente nel cartellino dal settore rilevazione presenze - assenze.

La registrazione delle tipologie di assenza di seguito indicate, viene gestita dal Settore sulla base delle

informazioni trasmesse dalle UU.OO:

- missioni: i moduli di missione, compilati a cura dei dipendenti e validati dai responsabili come da

specifico regolamento, pervengono al Settore Rilevazione Presenze – Assenze il quale, operate le

necessarie verifiche, provvede al caricamento dei dati e alla liquidazione degli eventuali rimborsi spese;

- malattia: acquisizione del certificato telematico tramite portale INPS; lo stesso viene caricato

manualmente in procedura presenze-assenze;

- congedi di maternità, congedi parentali, permessi per malattia del figlio, congedi straordinari per grave

handicap ex art. 42 D.Lgs. 151/2001, aspettative, conservazioni posto, comandi: l’informazione viene

caricata nel sistema.

6.1.6. Eccedenze orarie

Per il personale del comparto le ore straordinarie vengono autorizzate, sulla base del Regolamento

Aziendale, dal Referente/Coordinatore di riferimento attraverso il software in dotazione.

Il Settore Rilevazione Presenze invia mensilmente a ciascun Referente/Coordinatore un prospetto

elaborato dal sistema denominato “stampa statistica” che riporta un dettaglio della situazione oraria dei

dipendenti loro afferenti contenente vari dati tra cui l’eccedenza progressiva al mese precedente e

l’eccedenza del mese di riferimento. Il Referente/Coordinatore, sentiti i vari dipendenti interessati e/o

sulla base di accordi definiti e valevoli per l’intero anno, annota sulla stampa statistica se le ore in

eccedenza debbano essere poste a recupero nei mesi successivi oppure poste in liquidazione. Le


Stampe Statistiche devono essere sottoscritte dal Referente/Coordinatore (se nella stampa sono

compresi anche loro stessi è necessaria anche la firma del Capo Area) e fatta pervenire al Settore

Rilevazione Presenze - Assenze entro il termine fissato di volta in volta e indicato sulla stampa statistica.

Quest’ultimo provvede infine al caricamento in procedura la quale provvede, in caso di liquidazione

delle ore, alla loro valorizzazione secondo le fasce di pregio previste con contestuale controllo della

disponibilità del budget assegnato annualmente all’U.O. di afferenza del dipendente.

Nelle ipotesi in cui il personale effettui nell’anno un numero di ore di lavoro straordinario annuo (inteso

come straordinario in pagamento ed eccedenze accantonate per il recupero) superiore alle 180 (nel

rispetto del limite massimo delle 250) la relativa autorizzazione al pagamento deve essere formalizzata da

parte del Responsabile/Coordinatore con specificazione delle motivazioni che hanno determinato la

necessità di effettuazione del lavoro straordinario oltre il limite di legge.

6.1.7 Recupero ore

Il dipendente del comparto può richiede Il recupero ore eccedenti accantonate a tale scopo.

L’autorizzazione avviene sulla base di quanto previsto dalla regolamentazione aziendale ed avuto

riguardo dell’eventuale obiettivo dedicato allo smaltimento delle ferie accantonate. Al personale

dirigente e del comparto titolare di posizione organizzativa non è consentito, come da specifica

disposizione, l’assenza a giornate intere in recupero ore. E’ fatta eccezione per la fruizione di un riposo

festivo lavorato. Per il personale dirigente e per i titolari di posizione organizzativa, a chiusura d’anno, si

provvede all’azzeramento delle ore eccedenti.

6.1.8 Modalità di emissione dei cartellini dei dipendenti e relativi controlli

Ogni mese il Settore Rilevazione Presenze-Assenze provvede al controllo ed alla contabilizzazione delle

informazioni contenute nei cartellini. I dipendenti, per il tramite dell’applicativo “Angolo del dipendente”,

possono accedere in qualsiasi momento al proprio cartellino al fine di operare i controlli circa la

completezza delle informazioni contenute e, se vengono riscontrati errori o dati mancati, deve

provvedere ad effettuare correzioni e/o integrazioni che dovranno essere successivamente autorizzate

dal Responsabile gerarchico diretto.

Il Settore Rilevazione Presenze – Assenze effettua controlli mirati a verificare la completezza dei cartellini

orari. Vengono mensilmente estratti i casi di omessa timbratura (sequenza entrata-uscita non corretta) e

di giornata non coperta da timbratura o da giustificativo di assenza (vengono esclusi i casi di recupero

giornata festiva per i dirigenti e di riposo per i dipendenti del comparto turnisti). Per le situazioni anomale

riscontrate viene inviata una segnalazione via mail al Responsabile gerarchico diretto del dipendente,

con l’invito a provvedere per la sistemazione dei cartellini. In caso di recidiva l’UO Risorse Umane adotta

i provvedimenti previsti per tali abusi con segnalazione all’Ufficio Procedimenti Disciplinari.

Al termine di ciascun anno solare (nel rispetto delle tempistiche di elaborazione e chiusura della

situazione complessiva dell’anno) il Settore Rilevazione Presenze - Assenze provvede ad estrapolare i

nominativi dei dipendenti che presentano un saldo orario negativo. I saldi negativi sono posti

all’attenzione dei Referenti/Responsabili di riferimento.

Sulla base della nota operativa del 4 marzo 2016 “PAREGGIO NEGATIVI – NOTE OPERATIVE” si procede

con l’invio di una lettera ai dipendenti appartenenti alla dirigenza medica che presentano un saldo

negativo nelle ore da recuperare pari o superiore alla mezza giornata di ferie e ai dipendenti del

comparto con saldo negativo pari o superiore ad un giorno. La lettera contiene un invito a contattare il

Settore Rilevazione Presenze-Assenze per concordare le modalità di compensazione dei saldi negativi. Il

pareggio può avvenire soltanto tramite compensazione con giorni di ferie o tramite trattenuta

stipendiale. In assenza di indicazioni in merito da parte dei dipendenti si procede al pareggio utilizzando

il residuo ferie dell’anno precedente. Qualora non vi sia residuo ferie o tale residuo non sia sufficiente, si

provvede a compensare il debito orario mediante trattenuta stipendiale. Il Settore Rilevazione Presenze-

Assenze prepara un’istruttoria a firma del Direttore dell’UO RU con l’elenco dei dipendenti per i quali

deve essere effettuata la trattenuta stipendiale e l’entità della trattenuta stessa e la trasmette al Settore

Economico-Previdenziale.

6.1.9 Controlli per liquidazione libera professione

Ogni mese il Responsabile area a pagamento trasmette al Settore Rilevazione Presenze-Assenze l’elenco

dei dipendenti che hanno svolto attività libero professionale con debito orario.

Il Settore Rilevazione Presenze-Assenze:

- verifica, per prima cosa, che, al termine del mese di competenza della liquidazione, il dipendente

abbia assolto il debito orario istituzionale;


- se sussiste questa condizione provvede a decurtare le ore indicate sull’elenco dal cartellino orario del

mese di competenza della liquidazione;

- in caso contrario segnala al Responsabile area a pagamento i nominativi dei dipendenti che non

possono avere compensi in liquidazione in quanto in negativo;

- in caso di eccedenza oraria positiva, ma non sufficiente a coprire il debito orario di cui alla liquidazione,

provvede a decurtare le ore di eccedenza oraria e comunica al Responsabile area a pagamento ore e

minuti che non sono state decurtati, al fine di consentire il ricalcolo del compenso spettante.

6.1.10 Controlli per liquidazione attività in regime di AVA-APA

Con cadenza trimestrale il Direttore dei Servizi Socio-Sanitari e Territoriali trasmette al Settore Rilevazione

Presenze-Assenze l’elenco dei dipendenti che hanno svolto attività in regime di AVA-APA.

Il Settore Rilevazione Presenze-Assenze:

- verifica, per prima cosa, che, al termine del trimestre di competenza della liquidazione, il dipendente

abbia assolto il debito orario istituzionale;

- se sussiste questa condizione provvede a decurtare le ore indicate sull’elenco dal cartellino orario

dell’ultimo mese del trimestre di competenza della liquidazione;

- in caso contrario segnala al Direttore dei Servizi Socio-Sanitari e Territoriali i nominativi dei dipendenti

che non possono avere compensi in liquidazione in quanto in negativo;

- in caso di eccedenza oraria positiva, ma non sufficiente a coprire il debito orario di cui alla liquidazione,

provvede a decurtare le ore di eccedenza oraria e comunica al Direttore dei Servizi Socio-Sanitari e

Territoriali ore e minuti che non sono state decurtati.

6.1.11 Archiviazione

I cartellini orari mensili, unitamente ad alcuni documenti giustificativi di assenza (es. attestato di

aggiornamento facoltativo – attestato di avvenuta effettuazione di donazione sangue per AVIS –

documentazione a giustificazione di permessi retribuiti) vengono conservati dal Settore Rilevazione

Presenze - Assenze per il tempo di conservazione previsto dal massimario di scarto adottato presso

l’Azienda.

I documenti relativi ad altre tipologie di assenze (congedi di maternità, congedi parentali, permessi per

malattia del figlio, congedi straordinari per grave handicap ex art. 42 D. Lgs. 151/2001, aspettative,

conservazioni posto, comandi) vengono archiviati nel fascicolo personale informatizzato.

6.1.12 Passaggio delle informazioni mensili dall’Ufficio Rilevazione Presenze – Assenze al Settore

Economico- previdenziale

La determinazione delle indennità accessorie mensili da riconoscere al personale dipendente collegate

alla presenza in servizio (indennità di turno, reperibilità, orario aggiuntivo, ecc..) e la liquidazione delle ore

straordinarie viene trasferita mensilmente al Settore Economico-Previdenziale al fine di consentire la

determinazione delle competenze stipendiali e dei relativi oneri attraverso un flusso elaborato

informaticamente denominato “travaso definitivo”.

6.2 Determinazione delle competenze stipendiali e relativi oneri

6.2.1Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla determinazione delle competenze stipendiali fisse

e variabili e relativi oneri

ATTIVITÀ PRELIMINARE

Il trattamento economico del personale dipendente è costituito dal trattamento tabellare e dalle

componenti accessorie stabilite e determinate dai C.C.N.L. di riferimento, dai provvedimenti regionali,

dagli accordi ed i regolamenti aziendali, dal contratto individuale e dall’applicazione dei provvedimenti

aziendali (redatti ed approvati in conformità a quanto previsto dai C.C.N.L.).

Ogni qualvolta il trattamento economico degli interessati varia a seguito di rinnovi di C.C.N.L. / C.C.I.A.,

di normative oppure a fronte di provvedimenti aziendali o regionali, il Settore Economico dell’UO Risorse

Umane predispone le nuove tabelle economiche attraverso la lettura e l’interpretazione del documento

ed interviene sul sistema informatico correggendo i parametri necessari o ne richiede l’aggiornamento

agli operatori del software gestionale SIGMA.


Preliminarmente alla fase di elaborazione degli stipendi il Settore Economico Previdenziale e Valutazione

e Flussi UO Risorse Umane provvede a caricare nel sistema informatico SIGMA le variazioni intervenute nel

trattamento economico, nei dati anagrafici/economici/fiscali/contributivi e le variabili economiche degli

interessati;

Si ha una variazione anagrafica/economica/fiscale/contributiva nei seguenti casi:

Causa di variazione Responsabilità Modalità della

determinazione Tempistica

Inserimento nuovi assunti/dati

anagrafici/economici/contrib

utivi/fiscali UO RU

Decreto di

assunzione

Contratto

individuale

C.C.N.L.

C.C.I.A.

ACCORDI

AZIENDALI

normativa INPS

normativa

ONAOSI

T.U.I.R.

Alla data

indicata nel

contratto

individuale con

inizio entro il 15

del mese

Richiesta/modifica detrazioni Interessato

mediante

autodichiarazione

T.U.I.R. Alla ricezione

della richiesta

Dati retributivi individuali (es.

Retribuzione di Posizione-

Indennità di Funzione-ad

personam, ecc)

UO RU

C.C.N.L.

C.C.I.A.

ACCORDI

AZIENDALI

Alla

pubblicazione

del

Provvedimento

Amministrativo

Deleghe / Disdette sindacali Organizzazione

sindacale

Interessato

Organizzazione

sindacale

Decorrenza

economica dal

mese successivo

alla ricezione

Cessioni del quinto Finanziaria private Finanziaria private

Alla decorrenza

indicata dalla

Finanziaria

Prestiti pluriennali/ Piccoli

prestiti

INPS Gestione

dipendenti

pubblici

Atto INPS

Gestione

dipendenti

pubblici

Alla decorrenza

indicata

dall’INPS

Previdenza complementare

Organizzazione

Fondo Previdenza

Complementare

Interessato

Organizzazione

Fondo Previdenza

Complementare

Decorrenza

economica dal

mese successivo

alla ricezione

della

sottoscrizione

Delega assicurativa

Assicurazione

privata

convenzionata

Interessato

Assicurazione

privata

convenzionata

Alla decorrenza

indicata dalla

Assicurazione

Rimborsi/Trattenute mod. 730 Agenzia delle

Entrate

Risultati 730/4 da

Agenzia delle

Entrate

Alla ricezione

del flusso 730/4


Pignoramenti Tribunale/Agenzia

di riscossione

Terzo pignorato

Tribunale/agenzia

di riscossione

Decorrenza

immediata alla

notifica

Riscatti e/o ricongiunzioni INPS Gestione

dipendenti

pubblici

Decreto INPS

Gestione

dipendenti

pubblici

Alla decorrenza

indicata nel

Decreto

dall’INPS

Quote associative Associazione

Interessato

Comunicazione

dell’Associazione

Alla decorrenza

indicata nella

comunicazione

Si ha il caricamento di una variabile economica (compenso/rimborso/trattenuta) nei seguenti casi:

Variabile economica Responsabilità Modalità della

determinazione Tempistica

Rimborso per missioni - corsi

aggiornamento

Responsabili UU.OO

UO RU

UO EF

Interessato (su

modulo predisposto

dal Servizio)

C.C.N.L.

Regolamento

aziendale

Nel secondo mese

successivo

all’effettuazione

Assegno nucleo familiare

Interessato (su

modulo predisposto

dal Servizio)

UO RU

Normativa INPS

Alla ricezione della

richiesta

dell’interessato

previo controllo e

accettazione

domanda

Attività didattica

UO FORM

UO EF

Comunicazione/

Quantificazione da

UO EF e/o UO FORM

CCNL

Nel secondo mese

successivo

all’effettuazione

/alla ricezione

della

comunicazione

Compensi per

partecipazione a

commissioni/ comitati

UO AGL

UO EF

Comunicazione/qua

ntificazione da UO

EF

Regolamenti

aziendali


comunicazione

Consulenze non sanitarie UO EF

Comunicazione/qua

ntificazione da UO

EF

Decreto/Convenzion

e


comunicazione da

UO EF

Libera professione ed attività

in area pagamento

Supporto diretto ed indiretto

UO SSST

C.C.N.L.

Regolamento

aziendale

Decreti aziendali


comunicazione da

UO SSST

Docenza Scuola Assistenti

Sanitari UO EF Disposizioni Regionali


comunicazione

della Scuola AS


Risorse Aggiuntive Regionali

– Comparto e aree

dirigenziali

UO CD

UO RU

Determinazione

importi individuali in

base alle DGR -

Intesa Regionale ed

ai successivi Accordi

aziendali

Alle date fissate

nella DGR-Intesa

Regionale

Retribuzione di Risultato

Dirigenza e Produttività

Comparto

UO CD

UO RU

D.Lgs. n. 150/2009

D.Lgs. n. 165/2001

C.C.N.L.

Regolamento

aziendale

C.C.I.A.

Alla Pubblicazione

del relativo

Provvedimento

Amministrativo

Indennità Sostitutiva del

Preavviso

UO RU C.C.N.L.

Alla

comunicazione

dell’aliquota

fiscale da parte

dell’INPS

Ferie non godute

UO RU

C.C.N.L.

Nota MEF 9/11/2012

e parere Funzione

Pubblica

Alla Pubblicazione

del

provvedimento

Amministrativo

Compenso “Funzione

Prelievo Organi”

DAPS

Regolamento/

Accordo Aziendale

Nel secondo mese

successivo

all’effettuazione

/alla ricezione

della

comunicazione

Compenso “Trasporto

Neonatale” miglioramento

quantitativo-qualitativo

dell’attività di prelievo organi

a scopo di trapianto

DAPS

Regolamento/

Accordo Aziendale

Nel secondo mese

successivo

all’effettuazione

/alla ricezione

della

comunicazione

Indennità varie: Terapia

Intensiva, Sala Operatoria,

Nefrologia e Dialisi, Malattie

Infettive, Assistenza

domiciliare, Sanità

Penitenziaria, Indennità

turno, telemedicina, gettoni

di presenza, ecc.

DAPS

C.C.N.L.

Regolamento

aziendale

C.C.I.A..

Passaggio

automatico dai

Settore Presenze/

Inserimento

manuale nel

secondo mese

successivo

all’effettuazione

/alla ricezione

della

comunicazione

Compenso Premiante 118

AREU 118

SEGRETERIA 118 ASST

CREMONA

D.G.R. Regione

Lombardia 6/45819

del 22/10/1999

Deliberazione Giunta

Regione Lombardia

IX/1964 del

06/07/2011


comunicazione

con decorrenza

economica nel

secondo mese

successivo

all’effettuazione

Utilizzo Foresteria UO SS

Regolamento

aziendale


comunicazione


Compensi Sperimentazioni

Cliniche

UO EF

Comunicazione/qua

ntificazione da UO

EF

Regolamento/

Accordo Aziendale


comunicazione

Esposizione

temporanea/discontinua/

rotazione a radiazioni

ionizzanti

UOC Direzione

Medica Presidio

C.C.N.L.


comunicazione

Le UU.OO., Servizi, Uffici, responsabili delle variabili mensili, inviano, di norma entro il dieci di ogni mese, al

Settore Economico-Previdenziale UO Risorse Umane, le variabili da inserire mediante modulo

debitamente firmato o mail, unitamente all’allegato file di import se necessario.

L’UO Risorse Umane è coinvolta nel processo all’atto dell’elaborazione degli emolumenti stipendiali,

attraverso l’inserimento nel gestionale stipendiale di tutti i dati economici.

La procedura informatica paghe in uso (SIGMA) si alimenta anche delle informazioni inserite da:

Settore Valutazione e Flussi UO RU: variazioni di qualifica, categoria, fascia economica in godimento,

incarico dirigenziale in atto, unità operativa presso la quale presta il servizio, riconoscimento

raggiungimento esperienza professionale superiore, cambiamenti nel rapporto di lavoro (full-time/part-

time), ecc.

Settore Presenze e delle Assenze UO RU: passaggio delle assenze/presenze con rilevanza economica

(riferimento procedura Fase 6.1)

UO Economico Finanziaria: per l’inserimento dei rimborsi al personale dipendente relativi alla formazione

/aggiornamento.

6.2.2 Responsabilità in merito ai debiti informativi in materia previdenziale, assistenziale e fiscale

DENUNCE PERIODICHE E FLUSSI INFORMATIVI

E’ compito del Settore Economico-Previdenziale provvedere alle denunce di legge secondo le modalità

e la periodicità sotto riportate:

DENUNCE MENSILI

Denuncia retributiva mensile UniEmens individuale integrato – INPS completa di sezione ListaPosPA

La legge 24 novembre 2003, n. 326 stabilisce che i datori di lavoro devono comunicare mensilmente

all’INPS i dati retributivi e le informazioni utili al calcolo dei contributi.

La denuncia è di tipo mensile e deve essere inviata in via telematica all'INPS entro l’ultimo giorno del

mese successivo quello di competenza.

E’ di tipo integrato e si compone di una sezione denominata ListaPosPA (ex Denuncia Mensile Analitica

Inpdap) per la dichiarazione individuale dei contributi mensili Inps-Gestione dipendenti pubblici di tutte le

posizioni a tempo determinato e indeterminato e della parte ex Emens, che comprende i dati retributivi

per il calcolo dei contributi accessori riferiti ad ogni lavoratore dipendente a tempo

determinato(contribuzione DS) e le donazioni sangue(ex DM10), nonché i parasubordinati in gestione

separata Legge 335/95.

Comprende inoltre le informazioni necessarie all’aggiornamento delle posizioni assicurative individuali.

Copia della ricevuta di invio on-line è conservata presso il Settore Economico Previdenziale.

GESTIONE CREDITI INPDAP - cartolarizzazione

Circolare INPDAP n. 30 del 26 novembre 2003 e seguenti.


Consiste nella comunicazione all’INPS Gestione dipendenti pubblici, tramite flussi informativi, dei dati

anagrafici e contabili relativi ai prestiti diretti pluriennali/piccoli prestiti. La trasmissione dei flussi deve

avvenire dal giorno 17 del mese stesso al giorno 6 del mese successivo a quello di competenza delle

trattenute. La “lista pagamenti” che scaturisce dalla procedura della cartolarizzazione viene trasmessa,

contestualmente alle competenze stipendiali del mese di competenza, a UO Economico Finanziaria per

il versamento.

DENUNCIA FONDO PERSEO/SIRIO – PREVIDENZA COMPLEMENTARE

La denuncia è di tipo mensile e consiste nell’invio on-line al Fondo Pensione Complementare dei

Lavoratori della Pubblica Amministrazione e della Sanità della distinta di contribuzione dei dipendenti

aderenti al Fondo. La trasmissione avviene il primo giorno non festivo del mese successivo a quello di

competenza dei contributi. La procedura on-line attiva i controlli formali sul file inviato: il superamento

positivo dei controlli e la corretta trasmissione sono indicati dalla conferma “Invio eseguito

correttamente”. Una volta che la denuncia si presenta lo stato di “caricata” è possibile stampare il

contenuto di ogni distinta; è prevista l’opzione di stampa del modulo di bonifico precompilato. La

distinta di contribuzione ed il modulo di bonifico scaturiti dalla procedura vengono trasmessi, alla UO EF

per il versamento, da effettuarsi il giorno 16 del mese successivo a quello di competenza dei contributi

(posticipato se festivo)

DENUNCE SEMESTRALI

Denuncia O.N.A.O.S.I.

Legge 7 luglio 1901, n. 306 e s.m.i.; Circolari annuali dell’Istituto O.N.A.O.S.I.

Tale attività è da ritenersi applicabile per i soli dipendenti assunti in qualità di: medico, veterinario,

farmacista.

La denuncia contributiva deve essere eseguita generalmente (salvo diversa disposizione dell’Istituto) con

cadenza semestrale, entro il 15 luglio dell’anno ed il 15 gennaio dell'anno successivo.

La circolare applicativa è trasmessa annualmente dall’O.N.A.O.S.I. e viene protocollata.

La denuncia viene elaborata mediante sistema informatico gestionale.

Effettuati gli opportuni controlli, vengono predisposti i tracciati così come previsti nella circolare

O.N.A.O.S.I. A mezzo e-mail con posta certificata i file vengono inviati all'O.N.A.O.S.I.; la ricevuta di

spedizione è conservata nella pratica. Entro il 15 luglio/15 gennaio la pratica deve essere inviata alla UO

Economico Finanziaria per il pagamento rispettivamente della prima e seconda rata. La pratica è poi

conservata presso UO RU o magazzini debitamente predisposti dall’Azienda.

DENUNCE ANNUALI


In qualità di sostituto d’imposta, l’Azienda deve provvedere annualmente alla redazione della

Certificazione Unica (CU) per attestare i redditi di lavoro dipendente e assimilati (dipendenti che hanno

percepito somme o valori soggetti a ritenuta alla fonte, contributi previdenziali e assistenziali e/o premi

assicurativi dovuti all’INAIL.)

La Certificazione unica va rilasciata al dipendente, utilizzando il modello "sintetico" mentre la trasmissione

all'Agenzia delle Entrate, utilizzando il modello "ordinario" è in via telematica, nei termini di legge.

Il dipendente, in caso di cessazione del rapporto di lavoro, può richiedere anche la CU “anticipata”

relativa ai redditi da lavoro dell’anno in corso, a cui l’Azienda adempie entro i termini di legge.

Le Certificazioni vengono prodotte tramite il software gestionale SIGMA.

A seguito dell’analisi approfondita delle istruzioni ministeriali, il Settore Economico-Previdenziale procede

alla verifica dei dati disponibili in report e stampe di controllo generate dalla procedura, intervenendo

manualmente ove necessario ed effettuando le quadrature di tutti i dati dichiarati.

Le CU definitive vengono inviate dall’UO Economico Finanziaria all’Agenzia delle Entrate e trasmesse agli

interessati nei termini di legge previsti, mediante pubblicazione sul portale web Angolo del Dipendente,

in alternativa via e-mail o posta ordinaria.


AUTOLIQUIDAZIONE INAIL

Testo unico delle disposizioni per l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie

professionali - D.P.R. 30 giugno 1965, n. 1124.

Tale attività è da ritenersi applicabile ai dipendenti a tempo determinato e indeterminato, agli assimilati

e ad altre categorie particolari (ad esempio ai medici specializzandi e agli inserimenti lavorativi se

presenti) assicurati all’INAIL.

È’ cura del Settore Economico-Previdenziale predisporre i dati per il versamento dei premi, che deve

essere effettuato di norma entro il 16 Febbraio dell’anno a cura della UO Economico Finanziaria; la

denuncia annuale INAIL deve essere eseguita generalmente (salvo diversa disposizione di legge) entro il

28 Febbraio dell'anno.

La denuncia è inoltrata direttamente all'INAIL tramite procedura on-line: la ricevuta dell’invio viene

protocollata e conservata nella pratica.

Modifiche categorie di rischio o individuazione nuovo rischio: qualora si individui la necessità di

modificare o istituire nuove categorie di rischio, è cura del Settore Economico Previdenziale trasmettere

all’INAIL la pratica mediante procedura on-line.

MODELLO 770

In qualità di sostituto d’imposta, l’Azienda deve comunicare in via telematica all’Agenzia delle Entrate,

le ritenute operate su redditi di lavoro dipendente ed assimilati, redditi di lavoro autonomo, provvigioni e

redditi diversi, somme liquidate a seguito di pignoramento presso terzi. L’UO Economico Finanziaria

predispone il modello 770 (“CU Aziendale”) con l’ausilio del software gestionale del personale e

provvede all’invio entro i termini di legge.

CONTO ANNUALE

Ogni anno, in seguito alla predisposizione del Bilancio d’esercizio, Regione Lombardia indica la data di

trasmissione del flusso informativo denominato “Conto Annuale”. Il Conto Annuale riguarda i dati relativi

alla consistenza del personale, delle relative spese sostenute, dei compensi ai professionisti ed altri

lavoratori autonomi in genere e al personale presente in azienda correlato a contratti di

somministrazione.

Per quanto riguarda il personale dipendente e iscritto a ruolo, le variabili rilevate sono:

-consistenza e struttura del personale in servizio

-consistenza del lavoro part-time e del lavoro flessibile

-assenze retribuite e non retribuite

-turn-over e mobilità

-età anagrafica e anzianità di servizio

-titoli di studio

-distribuzione geografica

-costo del lavoro

-consistenza ed utilizzo dei fondi per la contrattazione integrativa.

L’UO Risorse Umane provvede annualmente, secondo la scadenza comunicata da Regione Lombardia,

ad elaborare e redigere il tracciato record da inviare per ottemperare all’obbligo informativo.

L’UO Economico Finanziaria, entro dieci giorni antecedenti la scadenza, invia all’UO Risorse Umane i dati

relativi al costo relativo alle presenze di personale somministrato e professionisti, in modo che gli operatori

dell’UO Risorse Umane provvedano al loro caricamento sul tracciato di cui sopra.

L’invio finale del flusso informativo del Conto Annuale è in capo all’UO Risorse Umane.

ANAGRAFE DELLE PRESTAZIONI

Secondo quanto previsto dall’art. 53 del D. Lgs n. 165 del 30.3.2001, vige l’obbligo di comunicare al

Dipartimento della Funzione Pubblica, entro 15 giorni dal conferimento, gli incarichi conferiti o autorizzati

ai dipendenti dell’Amministraione, nonchè i dati relativi ai compensi liquidati agli stessi da parte degli Enti

esterni per i suddetti incarichi.

L’UO Economico Finanziaria provvede periodicamente all’inserimento degli incarichi extra istituzionali

autorizzati sul portale PERLA PA del Dipartimento della Funzione Pubblica.

MODALITÀ DI CONTROLLO DELLE AUTOCERTIFICAZIONI

Il settore Economico Previdenziale provvede, al controllo delle autocertificazioni rese dal dipendente in

merito all’Assegno Nucleo Familiare (ANF). L’operatore, prima di convalidare la domanda, verifica che i


dati reddituali esposti sulla autocertificazione siano coerenti con gli anni precedenti (e ove possibile

effettua la verifica con i documenti fiscali presentati dal dipendente es. Mod. 730), chiedendo

eventualmente giustificazioni dello scostamento al medesimo, soprattutto nel caso di importi

notevolmente inferiori.

Inoltre a campione (stabilito di anno in anno in relazione al numero di domande e approssimativamente

pari al 10%) e viene chiesto al datore di lavoro del coniuge dell’interessato di confermare che il loro

dipendente, per il periodo oggetto dell’istanza, non abbia richiesto alcun trattamento di famiglia per il

proprio nucleo familiare. Il riscontro alle richieste inviate per verifica viene costantemente monitorato dal

Settore Economico Previdenziale, fino a completamento.

6.3 Controlli del processo di elaborazione dei cedolini 6.3.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative ai controlli del processo di elaborazione dei cedolini

Completate le attività preliminari di cui alla procedura 6.2 – Determinazione delle competenze stipendiali

e relativi oneri, entro il 20 del mese il Settore Economico Previdenziale avvia dal sistema informatico

l’elaborazione provvisoria dei cedolini di pagamento. Dalla stessa, l’operatore provvede ai seguenti

controlli, totali o su base campionaria (il campione è determinato di volta in volta, casualmente e in

relazione alla popolazione da controllare e valutando le situazioni con maggior rischio di errore):

controllo del cedolino di tutti i dipendenti assunti del mese, con verifica dei dati tabellari, fiscali,

contributivi e del netto a pagare: si procede all’elaborazione del cedolino e successiva verifica della

correttezza dei dati anagrafici, dell’inquadramento retributivo e degli assoggettamenti contributivi e

fiscali; il tutto viene effettuato da un operatore diverso da quello che ha provveduto all’inserimento.

controllo del cedolino a campione dei dipendenti cessati nel mese, con verifica dei ratei di

tredicesima mensilità, del conguaglio fiscale e contributivo;

verifica a campione del cedolino per competenze accessorie arretrate relativo a dipendenti cessati

nei mesi precedenti,

estrazione da procedura del report “aspettative con rilevanza economica” del mese di competenza

e verifica con i provvedimenti di concessione; controllo a campione della corretta conseguente

decurtazione delle competenze stipendiali del mese;

verifica delle variazioni di d’inquadramento, fiscali/contributive;

verifica campione delle trattenute personali/sindacali ricevute nel mese di riferimento;

verifica e ricalcolo mensile della trattenuta in cedolino relativamente a cessioni del quinto, prestiti

pluriennali e piccolo prestito INPS e ai pignoramenti presso terzi;

verifica dell’esito del passaggio automatico variabili mensili da Settore Presenze e verifica della

determinazione ed imputazione di tutte le competenze accessorie caricate manualmente con la

documentazione giustificativa di supporto;

verifica massiva dei rimborsi 730/4 se in pagamento(estrazione dei dati 730 e verifica con complessivo

delle voci stipendiali); verifica della capienza complessiva per il recupero dell’IRPEF da F24EP; verifica

mensile delle trattenute 730 rateizzate e degli interessi; verifica degli incapienti e degli acconti di

novembre;

verifica a campione nel mese di Dicembre del numero dei ratei di 13ma riconosciuti ai dipendenti e

verifica a campione per qualifica della valorizzazione degli stessi;

verifica a campione nel mese di Dicembre dei conguagli fiscali e contributivi del personale in forza;

verifica del corretto riconoscimento in cedolino dell’importo per assegno Nucleo Familiare

relativamente alle richieste ricevute nel mese;

verifica del corretto inserimento dei giustificativi d'assenza: il Settore Presenze-Assenze, verifica il

corretto inserimento dei giustificativi d'assenza nel gestionale “Presenze e Assenze” e la corrispondenza

con i relativi provvedimenti (o documentazione di supporto). Il Settore Economico-Previdenziale, verifica i

giustificativi che possono dar luogo al non integrale pagamento delle competenze stipendiali,

verificandone il riflesso di tali inserimenti sul cedolino, unitamente alla verifica della corretta riduzione

delle competenze variabili mensili sui primi 10 giorni di malattia (D.L. 112/2008 convertito in Legge

133/2008);

controllo dei rimborsi per attività di trasferta e aggiornamento: il Settore Presenze Assenze e l’UO

Economico Finanziaria, limitatamente ai rimborsi per i corsi di aggiornamento, provvedono al controllo

dei rimborsi per attività di trasferta e aggiornamento e alla corrispondenza alle spese documentate e

all’apposito regolamento;


controllo risultato/produttività e Risorse Aggiuntive Regionali (RAR): nel mese di erogazione il Settore

Economico-Previdenziale provvede all’estrazione da procedura del report per voce stipendiale di

pagamento e verifica per:

- risultato-produttività: l’UO Controllo Direzionale effettua le verifiche indicate nella fase 6.8.5 e invia

un report al settore Economico Previdenziale con gli importi da attribuire per matricola. Il Settore

Economico Previdenziale importa il file nel gestionale stipendiale e verifica che il totale liquidato

suddiviso per Comparto e aree dirigenziali, corrisponda ai report inviati. Effettua una ulteriore

verifica a campione degli importi individuali corrisposti in conformità ai report della UO CD;

- RAR: l’UO Controllo Direzionale invia un report al settore Economico Previdenziale con gli importi da

attribuire per matricola. Il Settore Economico Previdenziale importa il file nel gestionale stipendiale

e verifica che il totale liquidato suddiviso per Comparto e aree dirigenziali, corrisponda ai report

inviati. Effettua una ulteriore verifica a campione degli importi individuali corrisposti in conformità ai

report della UO CD;

libera professione/area a pagamento/supporto diretto ed indiretto:

- la congruenza dei compensi rispetto ai ricavi del periodo e la corretta ripartizione tra le figure

coinvolte, a termini di Regolamento, viene effettuata da Ufficio Area a Pagamento e CUP della UO

SSST, previo invio dei dati di incasso da parte della UO Economico Finanziaria, in via preliminare alla

disposizione di pagamento;

- il Settore Rilevazione Presenze UO RU verifica che la prestazione sia stata resa dal dipendente al di

fuori dell’orario di servizio istituzionale (vedi procedura Fase 1) e a seguito dei controlli effettuati

predispone riscontro all’Ufficio Area a Pagamento e CUP della UO SSST, nella quale indica, nel

caso di assenza di anomalie, l’integrale erogazione agli interessati degli importi comunicati, o, in

caso contrario, la rideterminazione del compenso;

- l’Ufficio Area a Pagamento, CUP della UO SSST si accerta della corretta imputazione dei compensi

alle voci stipendiali specifiche (libera professione, area pagamento, supporto diretto e supporto

diretto) nonché del rispetto dell’impegno di spesa deliberato e provvede all’invio del file alla UO

RU Settore Economico Previdenziale;

- Il Settore Economico Previdenziale procede all’inserimento nel gestionale del personale dei

compensi e al controllo dello sviluppo degli eventuali oneri riflessi (IRAP e Cassa Pensione). Verifica

inoltre gli importi individuali liquidati con la documentazione giustificativa di supporto;

A supporto della procedura il Settore Economico-Previdenziale adotta una “Check-list” in cui è riportato

di mese in mese l’elenco esaustivo delle variabili da inserire o da verificare per l’elaborazione stipendiale

del mese di riferimento.

6.3.2 Modalità di risoluzione di errori rilevati nell’ambito delle verifiche dei cedolini cosiddetti di prova

L’elaborazione provvisoria dei cedolini genera apposite stampe/report di riepilogo/controllo:

Voci eccezionalmente usate o errate;

Controllo coerenza Banca Dati;

Riepilogo conguagli automatici;

Nominativi con busta negativa;

Verifica situazioni anomale:

- dipendenti con classificazione funzionale non corretta in anagrafica

- Voci stipendiali presenti in cedolino e non in anagrafica voci

- Correttezza posizione INAIL

- Coerenza fra tipo dimissione e tipo cessazione

- Matricole senza nessun giustificativo

- Liquidazione a cessati da 2 mesi

- Verifica ore part-time

che riguardano segnalazioni non necessariamente riconducibili ad errore, ma danno evidenza di

situazioni che richiedono un approfondimento.

Le stampe/report sono esaminate per verificare la correttezza dei dati inseriti e delle modifiche

apportate.


Se dall’esame di tutto quanto fino ad ora specificato emergono errori, le opportune correzioni sono

introdotte nel sistema informatico e l’iter sopra descritto è nuovamente ripercorso per la parte interessata

dalla modifica.

Prima dell’elaborazione definitiva, il Settore Economico-Previdenziale procede, per i dipendenti

percipienti una retribuzione netta mensile superiore ad € 5.000,00 alle debite verifiche di eventuali

inadempimenti verso Equitalia, ai sensi dell’art. 48 bis del DPR 602/73 e s.m.i.. Si procede al caricamento

massivo nel portale dedicato (Acquistinretepa) restando in attesa dell’Esito. In caso di esito positivo

(Soggetto non inadempiente) si recepisce la liberatoria. Nel caso di esito negativo (Soggetto

inadempiente), si provvede a trattenere un quinto dello stipendio in attesa della formale comunicazione

di pignoramento del credito da parte dell’Agente della Riscossione, rideterminando il relativo

pagamento. Si procede inoltre a comunicare l’esito negativo al dipendente.

Nel caso di risposta negativa da parte di Agenzia delle Entrate dopo l’invio in banca degli stipendi

(possono essere necessari cinque giorni per l’esito), si provvede a comunicare immediatamente l’esito al

dipendente e a trattenere sulla retribuzione del mese successivo il quinto (limite di impignorabilità dello

stipendio).

A questo punto è possibile procedere con l’elaborazione definitiva dei cedolini.

6.4 Elaborazione definitiva dei cedolini e autorizzazione al pagamento 6.4.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative all’elaborazione definitiva dei cedolini e alla stampa

relativa ai riepiloghi delle ritenute e dei contributi

Preliminarmente all’elaborazione definitiva, si procede manualmente all’inserimento nel gestionale del

personale della data di valuta di accreditamento dei cedolini (di norma il 27 di ogni mese, o se festivo, il

primo giorno antecedente non festivo, salvo che per il pagamento della mensilità stipendiale di

dicembre, in cui l’accreditamento è anticipato per il pagamento unificato di stipendio e tredicesima),

oltre all’inserimento della data di pubblicazione degli stessi sul portale del dipendente.

Successivamente a seguito delle procedure previste nella fase 6.1 - 6 .2 e l’esito positivo dei controlli

previsti dalla fase 6.3, vengono effettuate dal Settore Economico-Previdenziale dell’UO RU, le

elaborazioni definitive, con la generazione degli oneri riflessi, le stampe di chiusura ed il flusso SEPA per il

Tesoriere.

Anzitutto si procede alla quadratura del totale complessivo delle competenze e delle ritenute con le

stampe di riepilogo del tesoriere.

Gli oneri vengono verificati con l’estrazione degli imponibili complessivi e la quadratura analitica per

tributo. Viene anche verificata la quadratura dei ruoli mensili con i contributi da versare per i contributi

INPS gestione Dipendenti pubblici (ListaPosPA), i contributi di gestione separata Legge 335/95, dell’ex

DM10 e dei contributi di previdenza complementare Perseo/Sirio.

Il netto a pagare è quadrato con le stampe riepilogative per il Tesoriere e il totale risultante dal flusso

SEPA degli stipendi mensili.

Al fine di assicurare i rispetto dei tempi necessari per l’accredito, l’elaborazione definitiva deve

concludersi entro tre giorni lavorativi antecedenti la data valuta.

6.4.2 Responsabilità e modalità di autorizzazione al pagamento

L’autorizzazione alla liquidazione, riportante la cifra complessiva delle competenze da pagare nel mese

e degli oneri complessivi, avviene a firma del Responsabile dell’UO Risorse Umane.

Con almeno due o tre giorni lavorativi di anticipo sulla data di pagamento degli stipendi, il Settore

Economico-Previdenziale dell’UO RU, previa autorizzazione UO Economico Finanziaria per la disponibilità

di cassa, provvede ad inviare il file tracciato SEPA per l’accredito degli stipendi al Tesoriere, il quale

provvede a vincolare le somme per il pagamento degli stipendi e a generare il sospeso di uscita.

Le stampe prodotte, i riepiloghi ed i flussi, suddivisi in base alla competenza, vengono trasmesse alla UO

Economico Finanziaria, nei giorni immediatamente successivi.


In particolare, mensilmente, vengono inoltrate alla UO Economico Finanziaria:

- Riepilogo retribuzioni del mese di pagamento;

- Riepilogo contributi previdenziali denuncia ListaPostPa/INPS;

- Riepilogo contributi previdenza complementare;

- Riepilogo trattenute prestiti dipendenti (cartolarizzazione);

- Riepilogo trattenute pignoramenti dipendenti.

Ulteriori stampe (es. riepilogo del mod. F24EP, 730, trattenute sindacali dipendenti) necessarie per il

versamento dei contributi e/o per la contabilizzazione degli stipendi, sono acquisite d’ufficio dalla UO

Economico Finanziaria attraverso il gestionale del personale. L’UO Economico Finanziaria provvede a

richiedere ulteriori chiarimenti in caso di necessità.

Copia cartacea di tutta la documentazione ricevuta e prodotta, comprensiva delle quietanze di

versamento dei contributi, relativa agli stipendi mensili è archiviata come da procedura di

conservazione, in base al massimario di scarto.

Gli operatori del software gestionale SIGMA provvedono, alla data di valuta, alla pubblicazione del

cedolino mensile sul portale web Angolo del Dipendente, ove sono pubblicati anche i cartellini orari.

6.4.3 Modalità di risoluzione di eventuali errori rilevati a elaborazione stipendiale definitiva già effettuata

Qualora a elaborazione definitiva dei cedolini si rilevasse un errore nell’elaborazione stipendiale (relativo

ad un pagamento superiore o inferiore allo spettante), la procedura prevede che:

se non è ancora stato trasmesso il flusso SEPA al Tesoriere, il Settore Economico-Previdenziale UO RU

provvede alla correzione, alla rielaborazione definitiva degli stipendi e delle stampe;

se è già stato trasmesso il flusso SEPA al Tesoriere il Settore Economico-Previdenziale UO RU provvede

immediatamente a contattare il dipendente e a comunicare, per iscritto l’errato accredito. In caso di

pagamento di minori/maggiori emolumenti, si provvede, in occasione della prima elaborazione utile del

successivo cedolino, a integrare/recuperare le somme non riconosciute/corrisposte. Nel caso di

pagamento notevolmente superiore, il recupero delle somme avviene ratealmente in più mensilità,

tramite comunicazione scritta al dipendente e informando l’UO Economico Finanziaria. Nel caso di

dipendente già cessato o in aspettativa senza assegni per lunghi periodi, si invia specifica

comunicazione al soggetto interessato affinché provveda alla restituzione, secondo le modalità in essa

indicate. La stessa comunicazione è inoltrata alla UO Economico Finanziaria affinché provveda alla

registrazione del credito e alla rettifica del costo precedentemente registrato. Nel caso invece di

pagamento notevolmente inferiore, il Settore Economico-Previdenziale UO RU provvede a quantificare

la differenza e previa autorizzazione del Responsabile UO RU, autorizza l’UO Economico Finanziaria ad

effettuare un accredito aggiuntivo. A livello contabile si registrerà una squadratura fra quanto

contabilizzato e quanto disposto in pagamento. Nell’elaborazione dei cedolini del mese successivo si

procederà al conguaglio retributivo relativo al mese precedente, che andrà a chiudere la squadratura

contabile pregressa.

6.5 Rilevazione dei costi e delle ritenute 6.5.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla rilevazione del costo del personale e delle

relative ritenute

L’elaborazione dei cedolini nel gestionale degli stipendi non determina ancora registrazioni contabili di

costo. Infatti, dopo la chiusura definitiva degli stipendi, l’operatore UO Economico Finanziaria lancia,

nella sezione dedicata del programma degli stipendi, la contabilizzazione mensile per l’elaborazione

provvisoria delle tabelle di transcodifica. Tali tabelle aggregano tutte le informazioni relative ai cedolini

del personale dipendente, inseriti e messi in pagamento nel mese di competenza, trasformandole in dati

contabili pronti per essere importati nelle OAPPS.

Prima dell’import definitivo nelle OAPPS, l’operatore della UO Economico Finanziaria esegue delle fasi di

controllo durante le quali il sistema rileva se mancano degli abbinamenti tra le voci stipendiali e le

partite/conti di bilancio. In tal caso, l’operatore UO Economico Finanziaria procede ad integrare

l’apposita tabella con i dati mancanti e a lanciare la tabella di transcodifica definitiva; questo

passaggio viene effettuato con il gestionale dell’UO Risorse Umane.


Successivamente l’operatore UO Economico Finanziaria procede al lancio delle varie fasi previste nelle

OAPPS per l’importazione definitiva del flusso nel programma di contabilità, secondo i seguenti passaggi:

- 1^ Fase: viene importato in un ambiente intermedio di controllo il flusso che arriva dal gestionale degli

stipendi;

- 2^ Fase: lo stesso flusso, se supera tutti i blocchi automatici della 1^ fase, viene importato in

un’interfaccia intermedia. In caso contrario l’operatore della UO Economico Finanziaria interviene

con correzioni manuali e integrazioni della tabella di base direttamente nel gestionale della UO

Risorse Umane.

- 3^ Fase: viene prodotto un file in formato xls che consente i controlli relativi alle quadrature delle

partite da importare in contabilità con i riepiloghi delle competenze stipendiali pagate, prodotti

dall’applicativo della UO Risorse Umane. Se vengono rilevate delle anomalie, l’operatore della UO

Economico Finanziaria provvede a segnalarlo alla UO Risorse Umane per la successiva sistemazione.

- 4^ Fase: viene prodotto un ulteriore file xls nel quale viene evidenziata la competenza degli

emolumenti erogati con la conseguente attribuzione al costo (partite di competenza anno corrente)

o con lo storno del conto di accantonamento (partite di competenza anni precedenti).

- 5^ Fase: l’operatore della UO Economico Finanziaria effettua le correzioni di cui alla fase 2 anche

nelle OAPPS per allineare le tabelle di base dei due ambienti.

- 6^ Fase: il file xls creato nella 4^ fase viene importato in modo non definitivo nelle OAPPS. Il software di

contabilità, tramite procedura automatica, rileva gli importi da imputare ai singoli conti di bilancio,

creando dei documenti contabili per il versamento delle competenze e delle ritenute mensili.

- 7^ Fase: superata la fase 6, l’operatore della UO Economico Finanziaria procede alla importazione

definitiva dei dati. Per le funzionalità e i collegamenti informatici non automatizzati, l’operatore UO

Economico Finanziaria deve procedere manualmente alla correzione ed integrazione dei dati

contabili non rilevati.

- 8^ Fase: eseguite tutte le quadrature, l’operatore UO Economico Finanziaria convalida in contabilità

le scritture ed i documenti creati sia per la rilevazione definitiva dei costi e delle ritenute che per

poter procedere al pagamento degli stessi.

ALIMENTAZIONE DELLA CONTABILITA’ ANALITICA

Al momento dell’inserimento di ogni dipendente nel sistema informatico SIGMA, l’UO Risorse Umane

provvede ad assegnare il Centro di Costo cui il dipendente stesso è destinato. Al momento della

determinazione delle competenze stipendiali fisse e variabili i dati vengono importati mediante un

automatismo nel gestionale di Contabilità Analitica.

L’alimentazione della Co.An avviene secondo quanto indicato nelle Linee Guida Regionali di Contabilità

Analitica.

6.6 Pagamento degli stipendi, delle ritenute fiscali e degli oneri contributivi e riflessi Le modalità di regolarizzazione del provvisorio di uscita emesso dal Tesoriere e di emissione del relativo

documento contabile sono descritte nella procedura 4.4 Gestione Tesoreria dell’Area G) Disponibilità

liquide.

6.7 Rilevazioni di fine esercizio 6.7.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative all’effettuazione delle rilevazioni di fine esercizio, nel

rispetto del principio di competenza e prudenza

A) Flussi informativi in merito alle modalità di determinazione e comunicazione dei costi non contabilizzati

nel corso dell’esercizio ma di competenza dell’esercizio stesso al fine della relativa rilevazione del costo e

del debito

Ai fini del rispetto del principio della competenza, in sede di chiusura del bilancio d’esercizio, la UO

Economico Finanziaria procede alla rilevazione delle scritture contabili di completamento, per far

confluire correttamente in bilancio i costi di competenza dell’esercizio in chiusura.

Il Settore Economico-Previdenziale della UO RU in relazione alla consuntivazione dell’esercizio, comunica

alla UO EF:


- le competenze maturate, di competenza dell’anno di riferimento e non pagate relative alle

competenze fisse (erogazione successivamente alla chiusura dell’esercizio, di norma al 31.12 di ogni

anno);

- le competenze maturate, di competenza dell’anno di riferimento e non pagate relative ai fondi della

contrattazione integrativa (residui dei fondi CCNL ecc.);

- la stima degli oneri e dell’IRAP che graveranno sulle competenze ancora da pagare.

Nel momento in cui Regione Lombardia comunica la chiusura del bilancio con la compilazione del

conto economico definitivo tra febbraio/marzo, l’UO Economico Finanziaria procede alla rilevazione

delle competenze riferite all’anno X non ancora erogate.

L’operatore dell’UO EF provvede alla registrazione in contabilità al 31/12 (anno X) come scrittura

contabile in DARE del relativo Costo (sui diversi conti del Piano dei Conti) e in AVERE del Debito

“Personale c/retribuzioni ordinarie da accantonamento” e del “Debito v/istituti di previdenza da

accantonamento”. Mentre sull’anno X+1 verrà chiuso il conto di Debito in DARE e in AVERE aperto il

Debito v/personale dipendente o verso gli Istituti Previdenziali ed Assistenziali, nel mese di erogazione dei

compensi.

FONDI PER RINNOVI CONTRATTUALI

Ai fini del rispetto del principio della competenza, in sede di chiusura del bilancio d’esercizio, la UO

Economico Finanziaria procede alla rilevazione delle quote relative ai rinnovi contrattuali non ancora

erogati al personale dipendente.

Regione Lombardia, sulla base degli importi definitivi dal MEF, comunica in sede di chiusura del bilancio

d’esercizio gli importi oggetto di accantonamento.

L’operatore della UO Economico Finanziaria procede alla rilevazione della quota annuale da erogare

iscrivendo in Dare la quota degli Accantonamenti relativi al personale dipendente nella voce

“Accantonamenti rinnovi contrattuali Dirigenza Medica”, “Accantonamenti rinnovi contrattuali Dirigenza

Non Medica”, “Accantonamenti rinnovi contrattuali Comparto” e in Avere viene movimentato il conto

“Fondo per rinnovi contrattuali” della macrovoce “Altri fondi per oneri e spese”.

B) Flussi informativi in merito alla Libera Professione e alle modalità di accantonamento al fondo

perequativo e Fondo Balduzzi

RILEVAZIONE DEI COSTI PER LE QUOTE DA RETROCEDERE AL PERSONALE DIPENDENTE NEL RISPETTO DEL

PRINCIPIO DELLA COMPETENZA

Ai fini della corretta contabilizzazione dei ricavi e dei costi dell’attività di Libera professione, secondo la

logica della competenza economica, l’operatore della UO Economico Finanziaria procede alle seguenti

verifiche:

- Relativamente alle quote da retrocedere al personale derivanti da ricavi dell’attività di Libera

Professione contabilizzati attraverso il gestionale del CUP, i ricavi vengono correttamente contabilizzati

nel gestionale amministrativo contabile al momento dell’incasso quindicinale dei ticket e dei proventi

incassati in contanti, rilevando contestualmente il costo per la quota da corrispondere al personale;

non ci sono pertanto ritardi nella rilevazione dei costi in quanto gli importi a favore del personale

sanitario vengono retrocessi a quest’ultimo in busta paga nel mese successivo all’incasso. Le

prestazioni in AVA APA vengono liquidate trimestralmente e riconosciute in busta paga il secondo

mese successivo alla chiusura del trimestre;

- Per gli importi fatturati direttamente ai Poliambulatori, alle Aziende pubbliche e private in

Convenzione e per le prestazioni occasionali l’operatore della UO Economico Finanziaria predispone

un report extracontabile con il quale procede all’estrazione, in sede di chiusura del bilancio

d’esercizio, delle fatture attive emesse e non ancora riscosse alla data del 31.12, per le quali vengono

successivamente calcolati i costi non ancora sostenuti e per i quali si procede alla rilevazione della

scrittura di accantonamento. Viene pertanto rilevata contabilmente in Dare la quota di costi da

corrispondere al personale dipendente nell’esercizio successivo e in Avere viene movimentato il

conto “Debito da accantonamento Libera professione”.

FONDO DI PEREQUAZIONE E FONDO BALDUZZI


In sede di chiusura del Bilancio d’esercizio, dal gestionale per la liquidazione delle competenze relative

all’attività di Libera Professione viene estratto un report riepilogativo con tutti gli incassi effettuati nel

corso dell’esercizio e nel quale vengono rilevate le ripartizioni delle quote incassate secondo le

percentuali definite nel “Regolamento per l’organizzazione della libera professione dell’ASST di

Cremona” approvato con Decreto Direttore Generale n. 444 del 28.12.2018.

All’interno di tale report sono indicate per ogni incasso di Libera Professione anche due colonne relative

al conteggio del:

- Fondo di perequazione (5%)

- Fondo Legge Balduzzi (5%).

L’operatore della UO Economico Finanziaria procede al conteggio complessivo della quota annuale da

erogare e contestualmente rileva contabilmente in Dare la quota di costi da corrispondere al personale

dipendente nell’esercizio successivo (nella voce Altri Accantonamenti) e in Avere vengono movimentati

il conto “Fondo Legge Balduzzi” e “Fondo perequazione LP” della macrovoce “Altri fondi per oneri”.

L’UO Risorse Umane, al momento della liquidazione delle competenze al personale dipendente,

comunica alla UO Economico Finanziaria gli importi relativi che devono essere stornati dai Fondi

accantonati.

6.8 Controlli periodici 6.8.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla quadratura delle singole competenze rilevate

nel sistema di contabilità generale nel periodo con i cedolini dello stesso periodo

Modalità: mensilmente un operatore dell’UO Economico Finanziario verifica che le partite debitorie e di

costo corrispondano ai cedolini liquidati nel mese, attraverso le seguenti operazioni:

- viene prodotto un file in formato xls che consente i controlli relativi alle quadrature delle partite da

importare in contabilità con i riepiloghi delle competenze stipendiali pagate, prodotti

dall’applicativo della UO Risorse Umane. Se vengono rilevate delle anomalie, l’operatore della UO

Economico Finanziaria provvede a segnalarlo alla UO Risorse Umane per la successiva sistemazione.

- viene prodotto un ulteriore file xls nel quale viene evidenziata la competenza degli emolumenti

erogati con la conseguente attribuzione al costo (partite di competenza anno corrente) o con lo

storno del conto di accantonamento (partite di competenza anni precedenti).

Responsabile del controllo è l’UO Economico Finanziario

Tempistiche: ogni mese, dopo la chiusura dei cedolini.

6.8.2 Modalità, responsabilità e tempistiche relative ai controlli in merito alla consistenza dei debiti verso

dipendenti per retribuzioni, nonché dei debiti verso gli enti assistenziali e previdenziali, verso l’Erario e

verso eventuali altri soggetti

Modalità:

Mensilmente, l’operatore della UO Economico Finanziaria verifica che il totale dei debiti verso dipendenti

per retribuzioni, nonché dei debiti verso gli enti assistenziali e previdenziali, verso l’Erario e verso eventuali

altri soggetti quadri con i mandati di pagamento emessi.

Annualmente, prima di procedere all’approvazione del bilancio d’esercizio, anche a seguito di espressa

richiesta da parte del Collegio Sindacale, un operatore della UO Economico Finanziaria procede

all’estrazione delle partite debitorie ancora aperte alla data del 31.12 relative al personale dipendente,

nonché dei debiti verso gli enti assistenziali e previdenziali, verso l’Erario e verso eventuali altri soggett i,

per verificare che corrispondano con quanto versato nel corso del mese di gennaio dell’anno

successivo.


Tempistiche:

- annualmente, in sede di chiusura del bilancio d’esercizio.

- mensilmente alla chiusura dei cedolini dopo il pagamento delle competenze stipendiali e degli oneri

fiscali e previdenziali


6.8.3 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla quadratura / riconciliazione tra i debiti verso

personale dipendente rilevati negli esercizi precedenti e quanto rilevato e pagato nel corso dell’esercizio

al fine di verificare l’esattezza del saldo

Modalità: in sede di chiusura di bilancio, sulla base di quanto comunicato dall’UO Risorse Umane,

l’operatore dell’UO Economico Finanziario verifica che le partite debitorie ancora aperte corrispondano

al saldo di quanto ancora da erogare. In caso di discrepanze si procede alla rilevazione delle eventuali

sopravvenienze/insussistenze nella sezione dedicata del conto economico.

Responsabile del controllo è l’UO Economico Finanziario.

Tempistiche: annualmente, in sede di chiusura del bilancio d’esercizio.

6.8.4 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla quadratura della movimentazione finanziaria

avvenuto in ogni mese con la variazione del “debito verso personale dipendente” e dei debiti verso gli

enti assistenziali e previdenziali, verso l’Erario e verso eventuali altri soggetti

Modalità: a seguito della creazione mensile da parte del Tesoriere dei provvisori di uscita relativi a

emolumenti stipendiali, versamenti erariali e previdenziali, l’operatore della UO Economico Finanziaria

regolarizza, mediante emissione dei mandati di pagamento, le movimentazioni finanziarie.

Contestualmente, l’operatore dell’UO Economico Finanziaria verifica la corrispondenza dei movimenti

contabili registrati sui conti di Debito.


Tempistiche: mensilmente, in sede di regolarizzazione dei provvisori di Tesoreria.

6.8.5 Modalità, responsabilità e tempistiche relative ai controlli, anche a campione, sulla corretta

applicazione degli istituti relativi alla retribuzione di risultato e di posizione rispetto all’inquadramento

giuridico del dipendente

ISTITUTO DELLA RETRIBUZIONE DI POSIZIONE:

Modalità:

L’applicazione dell’istituto della posizione, avviene a norma di CCNL e Regolamento Aziendale, a cura

del Settore Valutazione e Flussi della UO RU, che verifica l’inquadramento del dipendente.

Il Settore Valutazione e Flussi della UO RU, in caso di variazione procede, se necessario, al cambio di

qualifica nonché a comunicare la variazione dell’inquadramento al Settore Economico Previdenziale,

per l’inserimento di eventuali integrazioni economiche dei “dati retributivi particolari”. Contestualmente,

l’operatore del Settore Economico Previdenziale verifica il corretto inquadramento stipendiale.

Ulteriore controllo, viene effettuato in caso di richiesta da parte del dipendente del certificato di servizio

con trattamento economico, congiuntamente dai due settori.

Responsabile del controllo: UO Risorse Umane.

Tempistiche: per l’istituto di posizione a ogni variazione di inquadramento/alla redazione del certificato di

servizio con trattamento economico

ISTITUTO DELLA RETRIBUZIONE DI RISULTATO/PRODUTTIVITA’:

Modalità:

L’applicazione dell’istituto di risultato/produttività, avviene a norma di CCNL e Regolamento

Aziendale/CCIA, a cura dell’UO Controllo Direzionale.

La UO Controllo Direzionale effettua i seguenti controlli:

-verifica di attribuzione del premio a tutti i dipendenti risultanti dalle presenze/assenze;

-verifica di non superamento della percentuale del 100% sui dati di presenza, dovuto e raggiungimento

obiettivi di budget;

-verifica della presenza di votazione per tutti i dipendenti mediante l’incrocio della tabella di presenza

con la tabella delle votazioni;


-verifica a campione su almeno 3 CDR della correttezza metodologica delle formule applicate.

Al termine del processo l’UO Controllo Direzionale predispone un file con gli importi da riconoscere per

singola matricola, che invia al Settore Economico Previdenziale della UO. Il Settore Economico-

Previdenziale UO RU provvede a caricare nel gestionale stipendiale gli importi assegnati per matricola e

a verificarne la quadratura con quanto comunicato dalla UO Controllo Direzionale.

Responsabile del controllo: UO Controllo di Direzione

Tempistiche: al pagamento annuale dell’istituto della retribuzione di risultato/produttività all’erogazione.

6.8.6 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla verifica della corretta classificazione delle

passività tra debiti e correlati costi del personale, da un lato, e fondi e correlati accantonamenti

dall’altro

Modalità: in sede di redazione del bilancio d’esercizio un operatore della UO Economico Finanziaria

procede alla verifica della corretta contabilizzazione dei costi e dei debiti confrontandoli con quanto

comunicato dall’UO Risorse Umane e procede alla compilazione della tabella “Debiti verso Personale”

da allegare al Bilancio d’esercizio e da pubblicare sul portale SCRIBA di Regione Lombardia

Responsabile del controllo è UO Economico Finanziaria.

Tempistiche: In sede di chiusura del Bilancio d’Esercizio.

6.8.7 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alle analisi comparate dei costi del periodo corrente,

dell’anno precedente e del bilancio di previsione

Modalità: Il Settore Economico-Previdenziale della UO RU monitora in occasione delle rilevazioni regionali

del costo del personale (Bilancio Preventivo, Conto Economico Trimestrale, Bilancio Consuntivo ecc.):

- l’andamento del costo del personale in relazione alle cessazioni note e alle assunzioni programmate

in raffronto all’Assegnazione Regionale (Bilancio Preventivo, Assestamento ecc.);

- i Fondi Aziendali Comparto e Dirigenza: in relazione agli utilizzi e alla proiezione annua della spesa.

Le medesime informazioni sono utilizzate per la redazione del “Modello A – Dettaglio Costi del

Personale”.

Responsabile del controllo: UO Risorse Umane

Tempistiche: monitoraggio mensile/trimestrale/annuale/alle scadenze regionali

6.8.8 Modalità, responsabilità e tempistiche relative al controllo del rispetto dei debiti informativi verso il

lavoratore e gli Enti esterni (es. CU e Modello 770)

Modalità:

- Verso il lavoratore: l’UO Risorse Umane procede a pubblicare apposita nota informativa sull’”Angolo

del dipendente” e la relativa CU; ai dipendenti cessati viene inviata la CU a mezzo mail o tramite

invio postale;

- Verso gli Enti esterni: l’operatore della UO Economico Finanziaria procede, mediante il download delle

ricevute di attestazione sul portale dell’Agenzia delle Entrate, alla verifica del corretto invio delle CU

e del modello 770 entro le scadenze di legge.

Responsabile del controllo UO Risorse Umane e UO Economico Finanziaria.

Tempistiche: annualmente.

6.8.9 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla verifica del corretto utilizzo dei conti dedicati alla

contabilità separata della Libera Professione e ai sezionali di Bilancio e verifica della corretta

alimentazione dei sistemi di contabilità analitica

Modalità: La corretta imputazione dei costi ai sezionali di bilancio Sanità/Territorio/AREU vengono definiti

al momento della compilazione del segmento CDC della chiave contabile e riportati nei relativi report

(schede conto, Nota integrativa, Stato Patrimoniale) grazie alla definizione a sistema di Centri di Costo

Padre riferiti ai diversi sezionali.

Responsabile del controllo è l’UO Economico Finanziaria.

Tempistiche: trimestralmente.


6.8.10 Modalità, responsabilità e tempistiche relative ai controlli sulla corretta applicazione della

normativa in materia di anticorruzione e trasparenza

Modalità: il Responsabile Prevenzione e Corruzione procede periodicamente alla verifica degli obiettivi

definiti nel Piano Triennale Prevenzione e Corruzione adottato entro il 31 gennaio di ogni anno ed

approvato con atto del Direttore Generale.

Responsabile del controllo è il Responsabile Prevenzione e Corruzione

Tempistiche: secondo quanto previsto dalla normativa.

6.12 Conservazione della documentazione

6.11.1 Tipologia di documentazione e tempistica di conservazione

La tipologia di documento da conservare e il termine di conservazione sono specificati dal Massimario

regionale, cui si rinvia.

Le carte di lavoro sono conservate agli atti dei servizi interessati riportati in procedura.

6.11.2 Responsabilità e modalità di conservazione della documentazione

6.11.2.a Responsabilità di conservazione della documentazione

Responsabilità dei Responsabili di servizio è stabilire la tipologia dei documenti utilizzati e la loro gestione.

E’ cura del Responsabile dell’AGL coordinare la raccolta, archiviazione e smaltimento della

documentazione aziendale.

6.11.2.b Modalità di conservazione della documentazione

La documentazione deve essere conservata e smaltita secondo le modalità previste dal vigente

“Titolario di classificazione e massimario di scarto della documentazione del sistema sanitario e socio-

sanitario regionale lombardo”

7.TABELLA MATRICIALE

Funzione Attività UO

RU

UO

EF

UU.OO

/Reparti

/Servizi

UO

SSST

Direz.

Med.

DAPS UO

SS

UO

UO

CD

RPCT

1.Rilevazione delle presenze e delle

assenze

a) rilevazione presenze assenze

-consegna badge al dipendente

-controlli di presenza in servizio del

personale

-controlli sull’attività effettuata in Libera

Professione

b)validazione/ autorizzazione del lavoro

straordinario

-Piano annuale pronta disponibilità

-inserimento calendari pronta disponibilità

-guardia

c)variazione sede di lavoro

d) acceso servizio mensa (controlli)

-rilevazione accessi tramite timbrature

-comunicazione ulteriori accessi (pasti in

reparto, utilizzo card locali convenzionati,

ecc)

-controllo corretto accesso

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R


e) inserimento assenze

f) eccedenze orarie

-invio prospetto dettaglio situazione oraria

-autorizzazione

-caricamento in procedura

g) recupero ore (autorizzazione)


-controllo cartellini

-verifica dipendenti con saldo orario

negativo

-elenco dipendenti per i quali si deve

procedere alla ritenuta stipendiale


i)controlli liquidazione Libera Professione

-elenco attività svolta con debito orario


l)controlli liquidazione attività in regime

AVA/ APA

- elenco attività svolta in regime AVA

/APA


m) archiviazione

n) passaggio informazioni per indennità

accessorie mensili

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

2.Determinazione delle competenze

stipendiali e relativi oneri

-variazioni trattamento economico

tabellare

-variazioni anagrafica /fiscale

/contributiva

-caricamento variabili economiche

Debiti informativi in materia previdenziale,

assistenziale e fiscale


-controlli

-invio Agenzia delle Entrate

Modello 770

Conto annuale

Anagrafe tributaria


R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

I) 3.Controlli del processo di elaborazione

dei cedolini

J) A)Verifica delle elaborazioni dei cedolini

R


su una congrua campionatura per

qualifica /categoria

K)

L) B)Controlli specifici su tutti i dipendenti

cessati e su eventuali aspettative o

assenze prolungate

M)

N) C) Controlli sui rimborsi spese da erogare

ai dipendenti

O)

P) D) Controlli sulle trattenute stipendiali:

verifica su un campione di retribuzioni

calcolate, della correttezza del totale

imponibile fiscale e previdenziale e del

netto da pagare, come elaborati dal

sistema informatico

Q)

E) Controlli sulle indennità di risultato e/o

altri sistemi incentivanti(RAR)

-comunicazione importi da liquidare

-importazione file nel gestionale

stipendiale

F) Controlli sui compensi relativi all’attività

libero professionale

-verifica congruenza con i ricavi e corretta

ripartizione tra le figure coinvolte

-verifica dell’attività fuori orario di servizio

-corretta imputazione alle voci stipendiali

specifiche

-inserimento nel gestionale del personale

G) Controlli sull’eventuale sussistenza di

condizioni che impediscono l’integrale

pagamento delle somme

Generazione report /stampe di controllo e

riepilogo

Correzione degli eventuali errori

Verifiche Equitalia (art. 48 bis DPR 602/73)

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

4.Elaborazione definitiva dei cedolini e

autorizzazione al pagamento

-elaborazione definitiva

-generazione flusso SEPA per il Tesoriere

-autorizzazione al pagamento

-invio flusso al Tesoriere

-creazione stampe, riepiloghi, flussi

-Errori rilevati dopo elaborazione definitiva

a) correzione se non è ancora stato

inviato il flusso al tesoriere

b)se il flusso al Tesoriere è già stato inviato,

recupero nei mesi successivi

R

R

R

R

R

R

R

I

I


-iscrizione del credito

-accredito aggiuntivo

R

R

5.Rilevazione dei costi e delle ritenute R

6.Pagamento degli stipendi, delle ritenute

fiscali e deli oneri contributivi e riflessi

R

7.Rilevazioni di fine esercizio

A) costi e debiti non contabilizzati

-conteggio competenze fisse maturate

ma non pagate

-conteggio fondi non pagati

-rilevazioni contabili dei debiti

-fondi rinnovi contrattuali

B) Libera professione – Fondo

perequazione – Legge Balduzzi

R

R

R

R

R

8.Controlli periodici

-quadratura delle singole competenze

rilevate nel sistema di contabilità generale

nel periodo con i cedolini dello stesso

periodo;

-controlli in merito alla consistenza dei

debiti verso dipendenti per retribuzioni,

nonché dei debiti verso gli enti assistenziali

e previdenziali, verso l’erario e verso

eventuali altri soggetti;

- quadratura /riconciliazione tra i debiti

verso personale dipendente rilevati negli

esercizi precedenti e quanto rilevato e

pagato nel corso dell’esercizio al fine di

verificare l’esattezza del saldo;

-quadratura della movimentazione

finanziaria avvenuta in ogni mese con la

variazione del “Debito verso personale

dipendente” e dei debiti verso gli enti

assistenziali e previdenziali, verso l’erario e

verso eventuali altri soggetti (tutte le

trattenute e i relativi versamenti devono

quadrare e trovare una riconciliazione);

-controlli, anche a campione, sulla

corretta applicazione degli istituti relativi

alla retribuzione di risultato e di posizione

rispetto all’inquadramento giuridico del

dipendente:

a)Istituto della posizione

b) Istituto della retribuzione di risultato/

produttività

-verifica della corretta classificazione delle

passività tra debiti e correlati costi del

personale, da un lato, e fondi e correlati

accantonamenti dall’altro;

R

R

R

R

R

R

R

R


-analisi comparate dei costi del periodo

corrente, dell’anno precedente e del

bilancio di previsione;

-controllo del rispetto dei debiti informativi

verso il lavoratore e gli enti esterni (per

esempio Certificazioni Uniche e modello

770):

a)verso il lavoratore

b) verso gli Enti esterni

-verifica del corretto utilizzo dei conti

dedicati alla contabilità separata della

libera professione e ai sezionali di bilancio;

verifica della corretta alimentazione dei

sistemi di contabilità analitica;

-controlli sulla corretta applicazione della

normativa in materia di anticorruzione e

trasparenza.

R

R

R

R

R

9.Conservazione documentazione

-fascicolo personale dipendente

-contabile, fiscale e versamenti

obbligatori

R

R

R=Responsabile C=coinvolto I=informato A=autorizza

8.DIAGRAMMA DI FLUSSO

FASI FASI PER NATURA UO RU UO EF UU.OO / Reparti / Servizi UO SSST UO CD RPCT

F1 Rilevazione delle

presenze e delle

assenze

Consegna badge

Controllo timbrature

Inserimento calendariopronta disponibilità

Elenchi visite in libera professioneControllo libera professione

Gestione rilevazione presenze

Controllo pronta disponibilità

Rilevazione turni di guardiaVerifica congruità turni di

guardia

Comunicazione variazioni sede lavoro

Inserimento variazione assegnazioni dipendente

Controllo accessi pasto

Autorizzazione assenzeInserimento assenze non

automatizzate

Autorizzazione orestraordinarie

Invio / caricamento"stampa statistica"

Verifica completezza cartellini orari

Sistemazione cartellini da Responsabile

Emissione cartellini orari

Elaborazione flusso"travaso definitivo"

Predisposizione / controllo


F2 Determinazione delle

competenze stipendiali

e relativi oneri

F3 Controlli del processo di

elaborazione dei

cedolini

Predisposizione / controllo tabelle stipendiali

Inserimento variazioni trattamento economico

tabellare

Inserimento variazioni anagrafica / fiscale /

contributiva

Caricamento variabili economiche

Invio CU / 770 aAgenzia Entrate

Invio denunce periodiche previdenziali / assistenziali /

fiscali


Avvio elaborazione provvisoria cedolini

Controllo assunzioni / cessazioni / aspettative

Controllo variazioni anagrafiche / fiscali / contributive

Controllo rimborsi / trattenute

Controllo indennità /incentivi / LP

Controllo condizioni pagamento integrale

Generazione report / stampe di controllo e riepilogo

Correzione errori

Verifiche Equitalia


F4 Elaborazione definitiva

dei cedolini e

autorizzazione al

pagamento

F5 Rilevazione dei costi e

delle ritenute

F6 Pagamento degli

stipendi, delle ritenute

fiscali e degli oneri

contributivi e riflessi

PROCEDURA PAC AREA G) DISPONIBILITA' LIQUIDE 4.4

Gestione Tesoreria

Inserimento valuta nel gestionale

Elaborazione definitiva cedolini

Quadrature riepiloghi stipendi / stampe Tesoreria

Generazione flussi SEPA

Autorizzazione alla liquidazione dal Responsabile

Autorizzazione disponibilità di cassa

Invio flussi al Tesoriere

Elaborazione definitiva stampe / report

Acquisizione report / stampe

Verifica / correzione errori

Elaborazione provvisoria

Lancio fasiimportazione flussi

Controllo / correzione errori

Integrazione dati contabili

Elaborazione definitiva

Convalida scritture contabili

Assegnazione centro di costo


F7 Rilevazioni di fine

esercizio

F8 Controlli periodici

F9 Conservazione della

documentazione TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE E MASSIMARIO DI SCARTO DELLA DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA SANITARIO E SOCIO-SANITARIO REGIONALE LOMBARDO

Analisi comparate andamentodebiti / costi

Verifica applicazione

retribuzione di risultato /

produttività

Controllo applicazionenormativa

anticorruzione / concorrenza

Quadratura movimentazioni finanziarie / variazioni debiti

Controlli imputazione sezionalibilancio / contabilità analitica

Quantificazione competenze / fondi non pagati

Rilevazione contabile costi / debiti importi da erogare

Quantificazione competenzeLP/ fondi non pagati

Quadratura contabilità / cedolini

Quadratura consistenza debiti / mandati pagamento

Riconciliazione saldopartite debitorie

Verifica applicazione retribuzioni di posizione

Verifica classificazionedebiti / fondi

Controllo rispetto debiti informativi

PROCEDURA AREA I) DEBITI E COSTI 6.6 GESTIONE DEL ... · - Procedura interna timbrature inserite...

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